УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.
1. Общие положения
Исполнителей.
1.2. Делопроизводитель назначается на должность и освобождается от нее приказом .
1.3. Делопроизводитель подчиняется непосредственно генеральному директору / начальнику документационного обеспечения организации / .
1.4. На время отсутствия делопроизводителя его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность делопроизводителя назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование - высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание делопроизводства, программ Microsoft Office.
1.6. Делопроизводитель руководствуется в своей деятельности:
— нормативными правовыми актами, положениями, инструкциями, другими руководящими материалами и документами по ведению делопроизводства на предприятии;
— Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии;
— , Правилами внутреннего трудового распорядка;
— приказами и распоряжениями руководства;
2. Должностные обязанности делопроизводителя
Делопроизводитель выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.
2.2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.
2.3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль над их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.
2.4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.
2.5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.
2.6. Обеспечивает удобный и быстрый поиск документов.
2.7. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.
2.8. Принимает документы на подпись заведующего канцелярией / начальника отдела документационного обеспечения, проверяет правильность их составления и оформления.
2.9. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.
2.10. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
3. Права делопроизводителя
3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
3.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3.3. Запрашивать лично или по поручению своего непосредственного руководителя от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
3.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
4. Ответственность делопроизводителя
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, п и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЯ
Утверждаю
_________________________
уполномоченное утверждать
должностную инструкцию)
» » ____________ 20__г.
Должностная инструкция
делопроизводителя
I. Общие положения
1.1. Делопроизводитель относится к категории технических
(заведующего канцелярией,
иного должностного лица)
стажу работы.
(заведующему
________________________________________________________________________.
должностному лицу)
выполняемой работы;
— уставом предприятия;
— настоящей должностной инструкцией.
предприятии;
делопроизводства;
документации;
материалов;
— основы организации труда;
II. Функции
адресатам.
и хранение документов.
III. Должностные обязанности
или создавать банк данных.
в архив.
Делопроизводитель имеет право:
касающимися ее деятельности.
настоящей инструкцией.
компетенцию.
V. Ответственность
Делопроизводитель несет ответственность:
(наименование,
номер и дата документа)
(инициалы, фамилия)
_________________________
(подпись)
» » _____________ 20__г.
» » ________________ 20__г.
(инициалы, фамилия)
_________________________
(подпись)
» » _____________ 20__г.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЯ
Утверждаю
_________________________
___________________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, _________________________
предприятия и т.п., его (директор или иное
организационно-правовая форма) должностное лицо,
уполномоченное утверждать
должностную инструкцию)
» » ____________ 20__г.
Должностная инструкция
делопроизводителя
______________________________________________
(наименование организации, предприятия и т.п.)
» » ____________ 20__г. N__________
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на
основании трудового договора с __________________________________________
(наименование должности лица, на которого
______________________________________________________ и в соответствии с
составлена настоящая должностная инструкция)
положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных
актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.
I. Общие положения
1.1. Делопроизводитель относится к категории технических
исполнителей, принимается на работу и увольняется с нее приказом
директора предприятия по представлению __________________________________
(заведующего канцелярией,
________________________________________________________________________.
иного должностного лица)
1.2. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее
начальное профессиональное образование, без предъявления требований к
стажу работы, или среднее (полное) общее образование и специальную
подготовку по установленной программе, без предъявления требований к
стажу работы.
1.3. Делопроизводитель непосредственно подчиняется _________________
(заведующему
________________________________________________________________________.
канцелярией, начальнику отдела документационного обеспечения, иному
должностному лицу)
1.4. Во время отсутствия делопроизводителя (отпуск, болезнь и пр.)
его обязанности выполняет в установленном порядке назначаемый
заместитель, несущий полную ответственность за надлежащее исполнение
возложенных на него обязанностей.
1.5. В своей деятельности делопроизводитель руководствуется:
— нормативными документами и методическими материалами по вопросам
выполняемой работы;
— уставом предприятия;
— правилами трудового распорядка;
— приказами и распоряжениями директора предприятия
и непосредственного руководителя;
— настоящей должностной инструкцией.
1.6. Делопроизводитель должен знать:
— нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие
руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на
предприятии;
— основные положения Единой государственной системы
делопроизводства;
— структуру предприятия и его подразделений;
— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной
документации;
— порядок контроля за прохождением служебных документов и
материалов;
— основы организации труда;
— правила эксплуатации вычислительной техники;
— основные вопросы законодательства о труде;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда.
II. Функции
На делопроизводителя возлагаются следующие функции:
2.1. Прием, регистрация и направление корреспонденции в структурные
подразделения предприятия, отправка исполненной документации по
адресатам.
2.2. Учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизация
и хранение документов.
2.3. Контроль за своевременным исполнением документов, выдача
необходимых справок по зарегистрированным документам.
III. Должностные обязанности
Для выполнения возложенных на него функций делопроизводитель обязан:
3.1. Принимать и регистрировать корреспонденцию, направлять ее в
соответствующие структурные подразделения.
3.2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия
передавать документы на исполнение, оформлять регистрационные карточки
или создавать банк данных.
3.3. Вести картотеку учета прохождения документальных материалов,
осуществлять контроль за их исполнением, выдавать необходимые справки по
зарегистрированным документам.
3.4. Отправлять исполненную документацию по адресатам.
3.5. Вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции,
систематизировать и хранить документы текущего архива.
3.6. Вести работу по созданию справочного аппарата по документам,
обеспечивать их удобный и быстрый поиск.
3.7. Готовить и сдавать в архив предприятия документальные
материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или
компьютерные банки данных, составлять описи дел, передаваемых на хранение
в архив.
3.8. Обеспечивать сохранность проходящей служебной документации.
3.9. ______________________________________________________________.
Делопроизводитель имеет право:
4.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия,
касающимися ее деятельности.
4.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по
совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными
настоящей инструкцией.
4.3. Получать от руководителей структурных подразделений,
специалистов информацию и документы по вопросам, входящим в его
компетенцию.
4.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в
исполнении своих должностных обязанностей и прав.
4.5. ______________________________________________________________.
V. Ответственность
Делопроизводитель несет ответственность:
5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных
обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в
пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности
правонарушения — в пределах, определенных административным, уголовным и
гражданским законодательством Российской Федерации.
5.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных
трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
Должностная инструкция разработана в соответствии с ________________
(наименование,
_____________________________.
номер и дата документа)
Руководитель структурного подразделения _________________________
(инициалы, фамилия)
_________________________
(подпись)
» » _____________ 20__г.
Согласовано:
Начальник юридического отдела
_____________________________
(инициалы, фамилия)
_____________________________
(подпись)
» » ________________ 20__г.
С инструкцией ознакомлен: _________________________
(инициалы, фамилия)
_________________________
(подпись)
» » _____________ 20__г.
Анна Самойдюк Каждый, кто когда-то занимался рекрутингом, знает, насколько это времязатратно. Одна позиция может привлекать сотни и даже тысячи резюме, и возможности внимательно ознакомиться с ними всеми нет. Поэтому организации все чаще стали обращаться к...
Должностная инструкция делопроизводителя утверждается сотрудником отдела кадров или лицом, ответственным за охрану труда в организации. Для работника должностная инструкция является своеобразной настольной книгой и указывает на основные направления деятельности и обязанности. О том, как правильно составить документ, мы расскажем в статье.
Делопроизводитель
Делопроизводитель - это работник, который отвечает за документооборот в организации. В его обязанности входит, как правило, принятие, обработка, отправка и хранение документов.
В квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, который утвержден постановлением Минтруда РФ 21.08.1998 № 37, указано, что к делопроизводителю при трудоустройстве не должны предъявляться требования о наличии определенного уровня образования и стажа работы по профессии. Соискателю достаточно иметь начальное профессиональное или среднее полное образование и пройти специальную подготовку.
Делопроизводитель в своей работе может использовать различные технические средства. Речь идет как о компьютерах, принтерах и сканерах, так и о телефонии. За все вверенное имущество работник несет материальную ответственность.
Отличие делопроизводителя от секретаря заключается в том, что секретарь, как правило, отвечает за документацию определенного руководителя, в то время как делопроизводитель занимается бумагами всей компании. В последнее время набирает обороты тенденция объединения этих двух профессий в одну - секретарь-делопроизводитель. Как правило, это явление наблюдается в небольших организациях, где документооборот небольшой.
Ниже мы рассмотрим пример составления должностной инструкции секретаря и особенностей работы секретаря-делопроизводителя.
Как утверждается должностная инструкция делопроизводителя?
Должностная инструкция делопроизводителя разрабатывается служащим отдела кадров или работником, отвечающим за охрану труда на предприятии. Документ обязательно должен быть согласован с непосредственным начальником сотрудника; при необходимости начальник вправе вносить в текст изменения. Инструкция утверждается руководителем учреждения и представляется делопроизводителю на ознакомление в момент заключения с ним трудового договора. Работник должен поставить на документе свою подпись: это будет означать, что он уведомлен о своих правах и обязанностях и дает согласие на то, что будет их исполнять. Если по каким-то причинам уполномоченное лицо не ознакомит служащего с инструкцией, то потребовать с него выполнения каких-либо прописанных в бумаге пунктов будет невозможно, так как окажется, что он о них не знал.
При необходимости в текст документа можно внести изменения. Однако сотрудник должен быть уведомлен об этом; без его согласия никакие новшества должностной инструкции не будут иметь юридической силы.
Не знаете свои права?
Важно! Если делопроизводитель по каким-либо причинам отказывается подписывать документ, об этом за подписью сотрудника отдела кадров составляется соответствующий акт, в котором отражается нежелание сотрудника знакомиться с должностной инструкцией. Копия акта подшивается в личное дело служащего.
Должностная инструкция делопроизводителя состоит из следующих разделов.
- Общие положения.
В этой части документа указывается наименование должности и структурного подразделения - места работы делопроизводителя в соответствии с утвержденным в организации штатным расписанием. Еще здесь нужно прописать квалификационные требования к соискателю на вакансию и порядок назначения и снятия с должности, а также варианты замещения сотрудника в случае его отсутствия. - Функции и задачи.
Раздел содержит перечисление основных направлений деятельности делопроизводителя. Как правило, к таковым относится прием и обработка документации. Помимо этого речь может идти об организации хранения и учета бумаг. - Должностные обязанности.
Должностные обязанности делопроизводителя зависят в большинстве своем от размеров предприятия и наличия/отсутствия автоматизированных систем, технических средств и т. д. Чем организация больше по размерам, тем вероятнее, что в ее штате несколько должностей делопроизводителей, за каждым из которых закреплена своя сфера деятельности. Например, один отвечает только за входящую документацию, второй за архивирование и т. д. Мы обобщим обязанности служащего с учетом того, что такая должность в учреждении одна.К основным обязанностям делопроизводителя, на наш взгляд, относятся:
- прием и регистрация входящей корреспонденции;
- исполнение резолюции руководителя на документе;
- оформление регистрационных карточек на бумаги или ведение базы предприятия;
- ведение картотеки учета документации и выдача справки по вопросу нахождения конкретного документа;
- рассылка корреспонденции по адресатам;
- организация хранения и архивирования документов;
- обеспечение сохранности всей проходящей через него документации.
- Права.
Для реализации возложенных на него обязанностей делопроизводитель наделяется комплексом прав. В частности, сотрудник имеет право на:- требование от работников организации исполнения резолюций руководителя в срок;
- запрос необходимой информации;
- получение доступа ко всем информационным системам учреждения, необходимым для осуществления его деятельности;
- ознакомление с проектами решений руководителя, которые тем или иным образом касаются направления работы сотрудника;
- иное содействие со стороны руководителей и сотрудников предприятия.
- Ответственность.
В этом разделе указываются виды ответственности, к которым может привлекаться работник в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения должностных обязанностей. Речь, в частности, идет о дисциплинарной и материальной ответственности, административной, а в некоторых случаях даже уголовной.
Важно! В связи с тем, что делопроизводитель работает практически со всеми документами компании, при трудоустройстве с ним может быть заключено соглашение о неразглашении коммерческой тайны, которая станет ему известна. Несоблюдение пунктов этого документа может привести к тому, что служащий будет наказан вплоть до применения мер уголовной ответственности.
Для справки: законодательство РФ не содержит обязательных требований к составлению должностных инструкций делопроизводителя относительно количества и названия разделов документа. Именно поэтому уполномоченные лица вправе вносить изменения в текст инструкции, убирая или добавляя различные его части по своему выбору.
Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя
Организации, осуществляющие широкий спектр деятельности, как правило, могут себе позволить содержать в штате и секретаря, и делопроизводителя. Однако небольшие предприятия, которые не отличаются большим количеством работников, как правило, объединяют эти две должности в одну - секретарь-делопроизводитель.
Секретарь - это служащий, основной обязанностью которого является обеспечение работы руководителя предприятия с организационной и документационной точки зрения. Здесь прослеживается конкретика в должностных обязанностях. Если к работе секретаря прибавить функции делопроизводителя, то круг деятельности расширится: сотрудник должен будет отвечать за обработку документации всего учреждения.
В должностной инструкции секретаря-делопроизводителя, помимо основных обязанностей в сфере делопроизводства, которые были перечислены нами в предыдущем пункте, указываются также следующие направления деятельности:
- прием и обработка входящих звонков;
- работа с резолюциями руководителя;
- составление рабочего плана начальника;
- решение организационных вопросов и т. д.
Секретарь-делопроизводитель должен знать основы архивного дела, так как в его обязанности будет входить учет и сохранность документации, а также ее последующая передача в архив. Если в организации нет работника, ответственного за эту сферу, то заниматься архивированием придется именно секретарю-делопроизводителю.
Таким образом, должностная инструкция делопроизводителя является документом организационно-распорядительного характера, которая после ознакомления с ней становится обязательной для исполнения сотрудником. Мы рекомендуем прописать должностные обязанности служащего самым подробным образом, охватив все направления его деятельности, для того чтобы в процессе работы не возникало вопросов относительно правильности действий сотрудника.
УТВЕРЖДАЮ:
[Наименование должности]
_______________________________
_______________________________
[Наименование организации]
_______________________________
_______________________/[Ф.И.О.]/
«______» _______________ 20___ г.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Делопроизводителя
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность делопроизводителя [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Компания).
1.2. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей, назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании.
1.3. Делопроизводитель подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Компании.
1.4. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
1.5. Делопроизводитель отвечает за:
- эффективное исполнение поручаемой ему работы;
- соблюдение требований исполнительской, трудовой и технологической дисциплины.
- сохранность находящихся у него на хранении (ставших ему известными) документов (сведений), содержащих (составляющих) коммерческую тайну Компании.
1.6. Делопроизводитель должен знать:
- нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;
- основные положения Единой государственной системы делопроизводства;
- структуру предприятия и его подразделений;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;
- основы организации труда;
- правила эксплуатации вычислительной техники;
- основы законодательства о труде;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда.
1.7. Делопроизводитель в своей деятельности руководствуется:
- локальными актами и организационно-распорядительными документами Компании;
- правилами внутреннего трудового распорядка;
- правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;
- указаниями, приказаниями, решениями и поручениями непосредственного руководителя;
- настоящей должностной инструкцией.
1.8. В период временного отсутствия делопроизводителя его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя].
2. Должностные обязанности
Делопроизводитель осуществляет следующие трудовые функции:
2.1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.
2.2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.
2.3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.
2.4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.
2.5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.
2.6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.
2.7. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.
2.8. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.
В случае служебной необходимости делопроизводитель может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.
3. Права
Делопроизводитель имеет право:
3.1. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности делопроизводителя.
3.2. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию делопроизводителя.
3.3. Представлять интересы предприятия в сторонних организациях по вопросам, связанным с его профессиональной деятельностью.
4. Ответственность и оценка деятельности
4.1. Делопроизводитель несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:
4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.
4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.
4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.
4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.
4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.
4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.
4.2. Оценка работы делопроизводителя осуществляется:
4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.
4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.
4.3. Основным критерием оценки работы делопроизводителя является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.
5. Условия работы
5.1. Режим работы делопроизводителя определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Компании.
С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ «____» _______ 20__ г.
Утверждаю: Должность руководителя, утверждающего должностную инструкцию: __________________ Ф.И.О. "__" _____________ 200_ годДолжностная инструкция делопроизводителя
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность делопроизводителя.
1.2. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе не менее 3 месяцев, без предъявления требований к стажу работы.
1.3. Делопроизводитель относится к категории служащих, принимается и увольняется в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом генерального директора организации.
1.4. В своей деятельности делопроизводитель руководствуется действующим законодательством РФ, Уставом организации, настоящей должностной инструкцией, положениями, приказами и распоряжениями вышестоящего руководства организации.
1.5. В своей деятельности делопроизводитель подчиняется непосредственно начальнику управления административно-хозяйственного обеспечения и находится в оперативном подчинении офис-менеджера.
1.6. На время отсутствия делопроизводителя (командировка, отпуск, болезнь) его обязанности может исполнять лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
2. Квалификационные характеристики
2.1. Делопроизводитель должен знать:
Нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;
Основные положения Единой государственной системы делопроизводства;
Структуру предприятия и его подразделений;
Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
Порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;
Основы организации труда;
Правила эксплуатации вычислительной и оргтехники;
Основы законодательства о труде;
Правила внутреннего трудового распорядка;
Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной безопасности.
2.2. Делопроизводитель должен уметь:
Пользоваться современными техническими средствами обработки информации, коммуникаций и связи, вычислительной техники.
3. Должностные обязанности
3.1. В своей деятельности делопроизводитель обязан:
3.2. Соблюдать регламентирующие документы, указанные в п. 1.4.
3.3. Соблюдать требования охраны труда, установленные законодательством и иными правовыми актами, а также правилами и инструкциями по охране труда.
3.4. Немедленно извещать своего непосредственного или вышестоящего руководителя о любой ситуации, угрожающей жизни и здоровью людей, о каждом несчастном случае, происшедшем на производстве или об ухудшении своего здоровья.
3.5. Выполнять служебные поручения своего руководителя точно и в установленный срок.
3.6. Принимать и регистрировать корреспонденцию, направлять ее в структурные подразделения.
3.7. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передавать документы на исполнение, оформлять регистрационные карточки или создавать банк данных.
3.8. Вести картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществлять контроль за их исполнением, выдавать необходимые справки по зарегистрированным документам.
3.9. Отправлять исполненную документацию по адресатам.
3.10. Вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива.
3.11. Вести работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивать удобный и быстрый их поиск.
3.12. Готовить и сдавать в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составлять описи дел, передаваемых на хранение в архив.
3.13. Обеспечивать сохранность и конфиденциальность проходящей служебной документации.
3.14. Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
3.15. Обеспечивать порядок в канцелярии, требовать от сотрудников обеспечения порядка и тишины.
3.16. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать их в архив.
3.17. Копировать необходимые для работы документы.
4. Права
Делопроизводитель имеет право:
4.1. Требовать в пределах возложенных на него обязанностей от непосредственного руководителя создания условий для работы и обеспечения всем необходимым для выполнения своих обязанностей.
4.2. Знакомиться с решениями руководства предприятия, касающимися его деятельности.
4.3. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.
4.4. Получать от руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
4.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
5. Ответственность
Делопроизводитель несет ответственность:
5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ.
5.2. За достижение поставленных перед ним целей и задач.
5.3. За невыполнение приказов, распоряжений и указаний вышестоящего руководства в части, его касающейся.
5.4. За совершение в процессе осуществления своей деятельности правонарушения в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.
5.5. За причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ.
5.6. За неразглашение коммерческой тайны.
5.7. За недостоверную информацию, предоставляемую руководству.
6. Критерии эффективности деятельности делопроизводителя
6.1. Своевременное получение и отправление корреспонденции подразделениям и сторонним организациям.
6.2. Качественное выполнение должностных обязанностей.
7. Взаимоотношения
Делопроизводитель:
7.1. Взаимодействует со всеми работниками, руководителями подразделений и руководством организации по вопросам, входящим в его компетенцию.
7.2. Взаимодействует с представителями сторонних предприятий, организаций, учреждений по вопросам, относящимся к его компетенции.
Разработал: Наименование должности _____________________ Ф.И.О. подпись Согласовано:
Согласование инструкции зависит от того, кто ее утверждал. Если ДИ утверждает генеральный директор, то, как правило, она согласовывается с директором по персоналу, возможно согласование с начальником юридического управления.
С инструкцией ознакомлен: Делопроизводитель: ___________________ /Ф.И.О./ "__" _____________ 200_ год подпись
В последнее время одной из наиболее популярных специальностей считается делопроизводитель. Обязанности этого сотрудника состоят в обработке огромного количества документов. Чем именно он занимается, и почему так важно иметь в штате работника такой профессии? С этим надо разобраться подробно.
Основы профессии
Каждой более или менее крупной компании непременно требуется делопроизводитель. Обязанности, которые ложатся на плечи такого сотрудника, включают в себя в основном чисто бумажную работу. На первый взгляд она кажется скучной и никому не нужной. Но так думают только те, кто совершенно не представляет себе весь документооборот предприятия.
Чтобы разобраться в этом потоке информации, и нужен делопроизводитель. Обязанности и функции, которые он должен исполнять, заключаются в следующем:
- Ведение всего оборота документов на предприятии.
- Телефонные звонки и беседы с клиентами.
- Обработка и регистрация входящей корреспонденции.
- Осуществление контроля документов, находящихся на исполнении у других сотрудников.
- Архивация документов.
Все это требует соответствующего знания норм и правил ведения делопроизводства. Подобные навыки, конечно, можно получить на практике, но лучше дополнительно иметь хорошую теоретическую подготовку.
Немаловажные особенности
Каким же должен быть настоящий делопроизводитель? Обязанности и условия работы всегда накладывают свой отпечаток. Это касается абсолютно всего. Для начала стоит отдельно сказать о личных качествах. На таком рабочем месте от сотрудника потребуется:
- Аналитический ум, чтобы легко ориентироваться в потоке информации и принимать правильные решения.
- Способность долгое время концентрировать свое внимание на конкретной проблеме.
- Способность заниматься несколькими делами одновременно.
- Хорошая память, чтобы постоянно держать в голове нужную информацию.
- Порядочность.
- Общительность и доброжелательность.
- Стрессоустойчивость и умение справляться со своими эмоциями.
- Коммуникабельность.
- Спокойное отношение к критике в свой адрес.
- Умение вести деловые переговоры.
- Знание культуры общения и правильная речь.
При наличии всех этих требований делопроизводитель сможет как следует выполнять свою работу. Но у такой профессии есть и некоторые медицинские противопоказания. Среди них:
- заболевания органов дыхания (туберкулез, астма и другие);
- проблемы с сердцем (гипертония, аритмия, порок);
- нервные расстройства.
Если таковых не имеется, то сотрудник может смело приступать к работе и надеяться на хорошие результаты.
Круг обязанностей
Практически в каждом городе есть предприятие или организация, на которой трудится делопроизводитель. Должностные обязанности такого работника, как правило, заключаются в следующем:
- Прием и обработка входящей корреспонденции. Специалист должен зарегистрировать письмо, передать его адресату, а затем проконтролировать исполнение указаний, отмеченных в резолюции. Такая информация заносится в специальные журналы или карточки и составляет банк данных.
- Сопровождает прохождение каждого документа по всем стадиям: подготовка - оформление - обработка - хранение. В любой момент делопроизводитель должен иметь возможность предоставить по запросу полный расклад.
- Учет отправленных и полученных бумаг.
- Архивация документов.
- Правильная организация учета и создание справочной базы для быстрого и удобного поиска.
- Контролирует правильность оформления и подписания документов, а также наложения соответствующих виз.
- Отвечает за сохранность всей документации предприятия.
Со всем этим может справиться только специально подготовленный делопроизводитель. Должностные обязанности его составлены таким образом, чтобы выполняемая работа была максимально эффективной.
Родственные профессии
Содержать в штате делопроизводителя могут себе позволить только крупные предприятия. Для организаций с малой численностью рабочих единиц это роскошь. Небольшой объем документооборота дает возможность экономить фонд оплаты труда. А несложную работу с документами берет на себя секретарь. Это позволяет специалисту максимально загрузить свой рабочий день. Поэтому обязанности секретаря-делопроизводителя представляют собой гармоничное сочетание функций, соответствующих обеим должностям.
Они должны быть собраны в одну инструкцию и обязательны для исполнения. Особенность состоит в том, что обе эти профессии (делопроизводитель и секретарь) очень схожи между собой. Обе они предусматривают работу с документами и общение по телефону. Здесь даже сложно определить, какая обязанность какой специальности подходит больше всего. По-прежнему остаются основные направления их деятельности:
- работа с входящей и исходящей корреспонденцией;
- осуществление контроля исполнения документов;
- ответы на телефонные звонки и их перенаправление для общения с другими специалистами;
- ведение архива.
Все это и составляет обязанности секретаря-делопроизводителя.
Влияние специфики работы
Работа любого предприятия связана с потоками различных документов. Систематизировать ее и превращать в стройный механизм должен именно делопроизводитель. В детском саду обязанности такого плана тоже существуют в достаточном объеме.
Кроме того, надо учесть, что детские дошкольные учреждения, на основании закона Российской Федерации «Об образовании», в последнее время стали достаточно самостоятельными и получили довольно широкие права. Это касается научной, финансовой, кадровой, хозяйственной и других видов деятельности. Руководство таких учреждений может вести работу в самых разных направлениях, самостоятельно заключая договора и ведя соответствующие переговоры. Все это отражается на бумажном потоке внутри организации, который требует своевременной обработки и систематизации. Делопроизводителю приходится не только изучать, но также классифицировать документы, разделяя их по назначению:
- распорядительные;
- информационные и справочные;
- организационные;
- кадровые (по личному составу);
- финансовые;
- технические.
Все поступающие бумаги необходимо привести в строгую систему, а затем передать для исполнения и реагирования.
Важные функции
Приступая к составлению должностной инструкции, необходимо особое внимание обратить на функциональные обязанности делопроизводителя. Некоторые путают их с должностными. Но между этими понятиями есть серьезное различие.
В первом случае имеются в виду те главные функции, которые должен взять на себя специалист-делопроизводитель:
- Работа с входящими документами, их регистрация и распределение по структурным подразделениям.
- Учет движения бумаг и контроль их исполнения.
- Передача обработанной корреспонденции адресатам.
- Организация хранения документов.
Это главные направления, по которым должна быть организована работа специалиста подобного рода. Когда речь идет о должностных обязанностях, то имеется в виду то, чем обязан заниматься сотрудник на конкретном предприятии. Перечисленные действия рассчитаны на определенную структуру компании и особенность взаимодействия ее отдельных участков и подразделений.