- Синонимы к кадровому учёту – это , ведение кадровой документации.
- Кадровый учёт представляет собой регламентирование трудовых отношений между рабочим и самим работодателем. Все движения рабочих в какой-либо организации или же у ИП будут учитываться по Трудовому кодексу в России в основе первых кадровых деловых бумаг.
- К кадровому учёту относится:
- создание трудовых соглашений, специальных инструкций;
- фиксирование разных приказов (к примеру, приём рабочего на должность);
- оформление карточек, которые будут составлены для каждого рабочего;
- ведение, так называемых, регистров кадрового учёта;
- ведение табеля по учетному времени.
Необходимые кадровые документы для ООО
Чтобы не попасть под ответственность перед законом, нужно обязательно знать какие же документы должна иметь организация.
Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.
Это быстро и бесплатно !
Что должно быть:
- Протоколы о том, что Общество было создано.
- Решение самих учредителей о том, что ООО было создано.
- Заключения от органов по контролю.
- Деловую бумагу, которая фиксирует государственную регистрацию созданной фирмы.
- Документы, которые устанавливают право и подтверждают наличие имеющегося имущества у Общества.
- Специальные бумаги, которые связаны с производством ценных бумаг, в том числе и облигаций.
- Положения о созданных филиалах организации.
- Список аффилированных лиц.
- Специальные протоколы о заседаниях и собраниях органов ООО.
- Иные деловые бумаги, которые предусмотрены законодательством.
Группы кадровых документов
Кадровые документы, по целевой принадлежности, делятся на 2 обширные группы:
- Деловые бумаги, которые закреплены с воплощением способов по управлению предприятием труда и персоналу (к примеру, пункты о структурных подразделениях и правила о трудовом распорядке в предприятии, а также другие).
- Деловые бумаги, которые связаны с учётом личного количества рабочих (относятся к ним: приказы о приёме на должность или переводе на иную и другие).
Виды
Все кадровые документы делятся, в основном, на 5 видов:
- Деловые бумаги, которые удостоверяют трудовую деятельность (такие бумаги хранятся в кадровом отделении предприятия, а туда входит: трудовая книжка рабочего, трудовой договор и другое).
- Распорядительные деловые бумаги (сюда относятся распоряжения и приказы самого руководящего лица).
- Переписки по службе (внутренние).
- Журналы по учёту и по регистрации (сюда входят: о приёме новых рабочих или их переводе, журнал, фиксирующий трудовые договоры).
- Информативно-расчетные деловые бумаги (сюда входят: табель учёта времени работы, карточка рабочего и другие).
Помните! Учёт всей кадровой документации наблюдается отделом по кадрам в организации.
Документы, которые действительно необходимы для кадрового учёта ООО:
- Положение о структуре предприятия.
- Установленные стандарты в работе.
- Цель создания ООО.
- Инструкции для каждой должности, которые разработаны должны быть по правилам.
- Указание о командировках.
- Пункт о персонале организации, об отпуске, о порядке получения справок, о найме или увольнении рабочих, о коммерческой тайне, о табельном учёте времени, о льготах, которые предоставляются рабочим, о материальной ответственности, об обучении рабочих и их аттестации.
- Положения о подборе конкретного персонала (плюс схема к этому).
- Инструкции по работе.
- Пункты об оплате листов по временной нетрудоспособности сотрудников и служащих в организации, а также об оплате труда, выплаты премий и др.
- Положения о порядке прохождения по испытательному периоду, о программном обеспечении и допусках к интернету, а также по уже существующим отделениям (для бухгалтерии в том числе).
Унифицированные формы по учету кадров
Основные унифицированные формы по учёту кадров:
- T-1 «Указ о приеме рабочего на работу».
- T-2 «Карточка рабочего, его собственные данные».
- T-3 «Штатное расписание».
- T-4 «Карточка по учёту научного, научно-педагогического рабочего».
- T-5 «Указ о переводе рабочего на иную работу».
- T-6 «Указ о предоставлении отпуска работнику».
- T-7 «График отпусков».
- T-8 «Указ о прекращении трудового соглашения с рабочим».
- T-9 «Указ о направлении работника в командировку».
- T-10 «Командировочное удостоверение».
- T-11 «Указ о поощрении работника».
- T-1а «Указ о приеме рабочих на работу».
- T-2ГС (МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего».
- T-5а «Указ о переводе работников на другую работу».
- T-9а «Указ о направлении работников в командировку».
- T-11а «Указ о поощрении рабочих».
- T-10а «Служебная задача для направления в командировку и отчет о воплощении его в действие».
- T-6а «Указ о предоставлении отпуска работникам».
- T-8а «Указ о прекращении трудового соглашения с рабочими».
Пошаговая инструкция по созданию кадрового учёта в ООО с нуля
- Прежде чем вы возьметесь за кадровую документацию, запаситесь специальными пособиями (можно воспользоваться порталами «Консультант +» или «Гарант»). Там имеются актуальные нормативные акты.
- Здесь нужно обратить внимание на учредительные деловые бумаги организации. Нужно будет начинать с приема на работу директора предприятия. Изучите Устав самой организации (здесь ведется порядок приема на должность директора, зарплата, срок трудовых книжек и др.)
- Какие обязательные деловые бумаги нужны для работодателя?
- Правила по внутреннему трудовому распорядку, штатное расписание предприятия.
- График всех отпусков, трудовые книжки, а также определенные трудовые договоры.
- и в неё, а также специальная книга, где фиксируется доходы и расходы.
- Табель учёта по рабочему времени, карточки рабочих (личные),форма расчетной бумаги, которая утверждена руководителем предприятия.
- Деловые бумаги по обработке персональных данных рабочих, расчётные ведомости и все приказы, и др.
- Процесс оформления директора. Из решений учредителей вы узнали дату, с которой директор вступил в должность и принялся выполнять обязанности, следовательно, дата не должна быть другой в итоге. Потом конструируется трудовой договор.
- Создание основных правил трудового распорядка в организации, а также штатное расписание и другие локальные акты (для этого воспользуйтесь определенным программой). Главное всё проверьте на наличие описок или ошибок!
- Здесь идёт заполнение бланков по трудовому договору с рабочими и другая документация (уже должны быть сведения о должностях, зарплате и количестве времени на работу).
- Рассмотреть нужно задачи о ведении самих трудовых книжек (кроме директора ещё никто не трудоустроен, следовательно, вся ответственность по ведению книжек лежит на нём).
- Здесь уже идет процесс принятия новых рабочих на работу.
Штрафы за неведение кадрового учёта
Прежде всего, всё зависит от должности проверяющего и от тяжести этого нарушения. При нарушении определенного законодательства штраф может составлять от 5-ти МРОТ до 50-ти МРОТ. Вообще, при повторном нарушении будет возможно отстранение ответственной личности с периодом от 1-го года до 3 лет.
На этом, статья будет закончена. Спасибо за прочтение!
Кадровый учет и делопроизводство с нуля - пошаговые инструкции 2018 года теперь доступны и нашим читателям. Организация кадрового документооборота на предприятии с марта 2014 года регламентируется новым ГОСТом, которому должны следовать все кадровики.
Кадровый учет: кто ответственен за ведение кадрового делопроизводства
Кадровое делопроизводство ведется на каждом предприятии, где используется наемный труд. С чего начать кадровый учет на предприятии, которое только зарегистрировалось? На вновь созданном предприятии ведение кадрового делопроизводства с нуля обычно ложится на плечи руководителя. Для того чтобы закрепить за собой такие функции, директор, утвержденный участниками (акционерами) общества, издает приказ о назначении себя ответственным за ведение кадрового учета.
Впоследствии, при найме специалиста, которому будет поручен кадровый учет в организации, включающий работу с персоналом, ему можно будет вменить в обязанности соответствующий объем работ. Это делается путем издания приказа, которым ответственность за ведение данного участка работы возлагается на конкретного сотрудника. Также данные обязанности прописываются в должностной инструкции, с которой сотрудник знакомится под роспись.
Кадровое делопроизводство 2018 года, как и прежде, должно вестись с соблюдением Трудового кодекса, инструкций по делопроизводству и прочих законодательных и локальных документов. Ответственность за кадровый учет в случае нарушения закона и/или внутренних приказов руководства возлагается на виновное лицо в виде дисциплинарных взысканий.
Инструкция по кадровому делопроизводству 2018 — скачать или разработать самостоятельно?
Инструкция по кадровому делопроизводству нормативно не утверждена, поэтому для ведения кадрового учета и документооборота рекомендуется следовать ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержденному приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст и введенному в действие с 01.03.2014.
Единого шаблона инструкции по кадровому учету и делопроизводству не существует, но есть кадровый учет с нуля пошагово с рекомендуемыми этапами организации кадрового документооборота и учета на предприятии. Благодаря данному поэтапному плану легко обозначить последовательность действий и сориентироваться с объемом работы.
Рекомендуем ознакомиться с предложенной ниже пошаговой инструкцией, которая поможет вам организовать кадровый учет с нуля. В дальнейшем, основываясь на изученном материале, можно разработать собственный план действий и следовать ему.
Как выглядит пошаговая инструкция по кадровому делопроизводству
Итак, переходим к рассмотрению пошаговой инструкции по кадровому делопроизводству с нуля. Приведем подробный поэтапный план, который позволит создать собственную кадровую службу, начиная с оформления первого сотрудника на предприятии — директора. И потому важно с самого начала деятельности компании упорядочить кадровый учет.
Этапы организации кадрового учета на предприятии:
- Создание нормативной и информационной базы.
Для начала стоит определиться с тем, какие нормативные акты будут востребованы в работе кадровика. Безусловно, это:
- Трудовой кодекс — в нём содержатся основные моменты по нормированию рабочего времени (гл. 15-16, 22), продолжительности и периодичности отпусков (гл. 19), начислению зарплаты (гл. 21), расписаны основные права и обязанности работников и работодателей;
- постановление Госкомитета статистики от 04.01.2001 № 1 — здесь представлены все формы первичных документов, необходимых в кадровом учете; их использование сегодня не является обязательным, но всё же желательно, поскольку в них учтены все необходимые графы и реквизиты; по желанию любой пользователь может внести в данные формы изменения, сохранив лишь обязательные реквизиты;
- правительственное постановление от 16.04.2003 № 225, которое поможет в работе с трудовыми книжками; этот документ является основным для работника, поскольку подтверждает его трудовой стаж;
- методичка по ведению воинского учета на предприятиях, утвержденная Генштабом ВС России 11.04.2008, — данные рекомендации помогут кадровым работникам освоиться с обязательным ведением воинского учета работников на предприятиях;
- приказ Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст, постановление Госстандарта от 03.03.2003 № 65-ст (это постановление действует до 01.07.2017, с 01.07.2017 применяется ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденный приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст), приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558 и правительственное постановление от 15.06.2009 № 477 — эти документы помогут узнать, какие существуют стандарты в российском делопроизводстве и архивном деле.
Каждому сотруднику, ответственному за кадровое делопроизводство, нужно обеспечить доступ не только к указанным нормативным актам, но и к другим законодательным актам, которые могут потребоваться в процессе работы. Также кадровик должен следить за последними изменениями и обновлениями в нормативных актах. Для этого необходимо либо обеспечить самостоятельный мониторинг законодательства, либо приобрести пакеты доступа к различным информационным базам.
Для того чтобы обеспечить высокий уровень кадрового делопроизводства на предприятиях с большим штатом, также может потребоваться специальное HR-программное обеспечение для организации системы управления персоналом и ведения кадрового учета.
Об одной из таких программ вы сможете прочитать в нашей статье «Где скачать программу для персонифицированного учета?» .
- Ознакомление с уставной документацией компании.
В уставе обязательно подробно расписываются условия оформления на работу директора (гендиректора, совета директоров) — исполнительного органа компании. Также в данной учредительной документации прописываются основные условия по сроку работы руководителя. Кроме того, кадровик должен быть в курсе последних изменений, вносимых в устав, на случай принятия собственниками компании кадровых вопросов.
- Оформление на работу руководителя.
Первый сотрудник, оформление которого производится на только что созданном предприятии, — это, конечно же, руководитель. Так, на основании утвержденного собственниками компании протокола издается приказ, в котором указывается дата, когда руководитель приступает к своим обязанностям. Это будет первый приказ по кадрам, изданный на предприятии.
В дальнейшем кадровик должен обеспечить хронологический порядок издаваемых приказов. Контролирующие органы при проверке условий работы и кадровых вопросов обращают пристальное внимание на нумерацию приказов, чтобы не было случаев, когда приказы издавались задним числом.
- Составление перечня кадровых документов, которые будут участвовать в кадровом делопроизводстве на предприятии.
Перечислим основные документы, которые участвуют в кадровом учете на любом предприятии с наемными работниками:
- правила, касающиеся внутриорганизационного трудового распорядка;
- кадровая структура организации;
- штатное расписание;
- график отпусков;
- документы, связанные с защитой персональных данных работников.
В число обязательных документов входят и такие создаваемые для каждого сотрудника первичные учетные документы, а также регистры, как:
- трудовые контракты;
- книга по учету движения трудовых книжек;
- книга по учету бланков трудовых книжек и сами бланки этих документов, которые зачастую оформляются на предприятии при поступлении сотрудника на первое место работы;
- табель по учету времени работы;
- персональные карточки сотрудников;
- кадровые приказы, которые хранятся обычно вместе с основаниями на их выдачу (заявлениями, служебными (докладными) записками, актами и пр.);
- должностные инструкции и другие документы;
- журнал учета проверок контролирующими органами.
Форма трудового контракта доступна на нашем сайте — «Унифицированная форма № ТД-1 — Трудовой договор» .
Также могут издаваться следующие документы:
- коллективный договор;
- положения о премировании, аттестации, коммерческой тайне и пр.
- Утверждение кадровых документов и их бланков у руководителя предприятия.
При наличии замечаний по форме документации кадровик должен их устранить и согласовать формы документов заново. Документы, которые влияют не только на ведение кадрового учета, но и бухучета, должны также быть отражены в учетной политике предприятия.
Вся необходимая информация по кадровому учету доступна на нашем сайте в разделе «Зарплаты и кадры» .
- Назначение ответственного лица за ведение и учет трудовых книжек.
Это может быть одно лицо, ответственное за ведение кадрового учета, либо может быть определен отдельный сотрудник, отвечающий за хранение и учет выдаваемых и поступающих трудовых книжек. О назначении ответственного лица издается соответствующий приказ.
- Прием сотрудников на работу.
Это завершающий этап при ведении кадрового учета с нуля. Теперь на каждого принимаемого на работу сотрудника создается пакет кадровой документации, обычно включающий трудовой договор, приказ о приеме на работу, должностную инструкцию; принимается/оформляется трудовая книжка, заполняется персональная карточка, подписывается соглашение о неразглашении персональных данных и прочие документы.
Затем оформляются прочие кадровые документы по нормированию рабочего дня, начислению и выплате заработной платы, учету отпусков, оформлению больничных, командировок и т. д.
О сроке хранения кадровых документов вы сможете узнать из нашей статьи
Кадровый учет должен вестись на любом предприятии в независимости от формы собственности и количества сотрудников. На ведение кадрового делопроизводства не влияет количество персонала. Ко всем организациям предъявляются одинаковые требования, основанные в первую очередь на Трудовом Кодексе РФ. Поэтому компании, только прошедшие регистрацию, должны хорошо ориентироваться в трудовом праве и квалифицированно вести делопроизводство.
Для чего он нужен
Ни одно, даже самое высоко технологичное предприятие не может обойтись без работников. Следовательно, их передвижение необходимо контролировать . Организация квалифицированного контроля над штатным составом предприятия – одна из основных задач руководителя.
Кадровый учет – это набор процедур, организационных моментов, связанных с мониторингом любых действий персонала предприятия. Такое делопроизводство позволяет четко регламентировать любые взаимоотношения между нанимателем и трудящимися организации .
Любое передвижение трудящихся внутри организации должно быть задокументировано. Штатное делопроизводство обеспечивает правовую регистрацию трудовых взаимоотношений между организацией и ее работниками.
Российское законодательство обязывает вести контроль персонала на каждом предприятии. В зависимости от количества штатных сотрудников в организации может работать один кадровик или целый отдел. Также количество менеджеров по персоналу зависит от специфики работы компании. Предприятия с вредными, опасными условиями труда, требуют более громоздкого учета, следовательно, кадровиков в штате будет больше.
Если не вдавятся в мелкие нюансы, обобщенно кадровый учет решает следующие задачи:
Каждая организация имеет право наделять сотрудников отдела по работе с персоналом определенными полномочиями. Функциональные обязанности могут отличаться в зависимости от количественного состава и особенностей деятельности компании.
Пошаговая инструкция организации учета с нуля
При организации предприятия перед его ответственными сотрудниками стоит сложная задача – налаживание рабочего процесса, вместе с ним и всего необходимого документооборота .
Это во многом зависит от квалификации персонала. Следовательно, на должность лица, ответственного за кадровый учет, должен назначаться человек хорошо знакомый с российским трудовым законодательством, имеющий опыт подобной работы.
На первоначальном этапе, совместно с руководителем компании нужно определиться со списком необязательной, но необходимой для работы, документации.
Перед составлением плана действий по организации документооборота, менеджер по персоналу или другое ответственное за работу со штатными единицами лицо, должен изучить действующую на данный момент нормативную базу и учредительные документы предприятия. Вся кадровая документация оформляется в соответствии с ними.
Пошаговая инструкция формирования кадрового учета с нуля имеет следующие этапы:
- Прием на работу руководителя. Этот пункт первый, потому что все правила трудового распорядка, контракты, штатное расписание и прочие обязательные документы должны подписываться ответственным лицом, которым является директор или уполномоченный им орган.
- Затем необходимо сформировать правила внутреннего распорядка.
- На третьем этапе комплектуется штатное расписание.
- В соответствии с российским законодательством оформляются образец трудового контракта.
- Перед приемом на работу персонала необходимо разработать согласие работника на предоставление персональных данных, а также положение об их защите.
- Официальное оформление работников, путем заключения контрактов.
- Разработка приказов о материальной ответственности, положений об охране труда и прочей документация.
После принятия в штат всех сотрудников, отдел кадров начинает работать в обычном режиме. Основное правило – любое событие, связанное с рабочими взаимоотношениями оформляется первичной документацией.
Правила составления, оформления, подписания документов регламентируются внутренними инструкциями предприятия . За все делопроизводство, связанное с личным составом, несет ответственность менеджер по персоналу либо другой сотрудник, на которого возлагаются функции по ведению кадрового документооборота.
Необходимые документы
Для организации штатного контроля необходимо ведение документации по учету персонала. Это совокупность приказов, служебных записок и прочего, фиксирующих все рабочие взаимоотношения внутри компании между администрацией и трудящимися.
Правовой контроль личного состава обеспечивает юридическое оформление и закрепление трудовых взаимоотношений между работодателем и персоналом.
Законодательно не запрещено оформление на предприятии внутренних документов для удобства работы со штатом. Их объем и оформление зависит от специфики работы учреждения.
На законодательном уровне требуется обязательное ведение следующих нормативных актов:
- правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР). Они регламентируют оформление всех трудовых отношений внутри организации: прием и увольнение, заключение трудовых договоров, решение споров. Опираясь на него, формируются должностные обязанности трудящихся, их рабочий график с четко указанным временем работы и перерыва. Наличие правил обязательно по КЗОТу;
- штатное расписание. Устанавливает численность персонала, отражает структуру предприятия. В нем перечислены все имеющиеся должности и соответствующие оклады и надбавки. Из штатного расписания можно получить информацию об имеющихся вакансиях. Расписание вступает в силу после подписания руководителем или уполномоченным им органом;
- трудовой договор. Данный документ четко определяет все трудовые взаимоотношения между нанимателем и штатными единицами. В нем четко прописываются должностные обязанности работника, права и обязанности сторон и общие положения. Содержание трудового контракта должно полностью соответствовать требованиям ТК РФ ст. 56;
- личные карточки. Данный документ отражает всю информацию о сотруднике. Его можно еще назвать личным делом. Четких законодательных установок о правилах ведения личных дел нет. Главное, что в карточку должна вноситься вся информация о передвижении, отпуске, поощрениях трудящегося и тому подобное. Дело формируется за счет анкетных данных, фотографий и копий сопроводительных документов;
- приказы, связанные с приемом, увольнением или переводом на другую работу, предоставлением отпуска;
- график отпусков. Составляется с учетом пожелания сотрудников, мнения профсоюзной организации и прав, имеющихся у отдельных категорий трудящихся;
- табель учета рабочего времени. Оформляется для контроля за фактически отработанным временем каждого сотрудника. Особенно он актуален для работников с гибким графиком;
- трудовые книжки. В них фиксируется общий рабочий стаж человека. В соответствии со ст. 66 ТК РФ, она должна предъявляется трудящимся при преступлении на работу. Трудовые книжки хранятся и заполняются в соответствии с Инструкцией, утвержденной Министерством Труда РФ;
- приказы по охране труда;
- положение о защите персональных данных. Данное требование закона очень часто нарушается работодателем. Обязательное наличие положения определено в федеральном законодательстве и трудовом кодексе.
К ведению, заполнению и хранению всей кадровой документации необходимо походить ответственно.
За отсутствие обязательных документов или их неправильное ведение предусмотрена административная ответственность. Сумма штрафа для юридических лиц может достигнуть 50 тысяч рублей.
Восстановление кадрового учета
Не всегда получается вести кадровую документацию надлежащим образом. Причин этому несколько:
- отсутствие квалифицированного сотрудника по контролю за персоналом;
- в организации не была сформирована кадровая служба, а сотрудник, которому дали в «нагрузку» кадровое делопроизводство, физически не справился с возложенными обязанностями;
- руководство компании не уделяло данному отделу должного внимания и тому подобные причины.
Если кадровый учет в запущенном состоянии его можно восстановить. Чем более долгий период не велась нормальная работа, тем тяжелее это будет сделать. Для начала, нужно найти опытного, ответственного работника, хорошо знающего российское трудовое законодательство.
Восстановление проходит следующие этапы:
- Тщательное изучение имеющихся документов и сортировка их по подразделениям и хронологии. Анализ стоит начинать с уставной документации с момента открытия компании, затем следует проверить непосредственно кадровую документацию.
- Исследуется наличие обязательных для ведения учета документов.
- Проверка содержания имеющейся документации. Начинать следует с трудовых книжек. В них обязательно должна быть сделана запись о начале трудовых отношений.
- Проводится анализ соответствия содержимого штатного расписания, трудовых договоров и ведомостей по расчету заработной платы. Проводился ли расчет на основании табеля учета рабочего времени.
- Изучение правильного заполнения табелей. Есть ли все необходимые служебные записки на работы в праздничные или выходные дни, получено ли согласие от сотрудника, согласованы ли данные действия с профсоюзной организацией.
- Проверка графика отпусков и отражения его в табельном учете.
- Анализ штатного расписания. Любое изменение в профессиях, надбавках, вакансиях должно отражаться новым штатным расписанием.
- Приступаем к изучению наличия трудовых договоров, приказов и прочих документов.
- Составляем поэтапный план восстановления документов. Приступаем к восстановлению.
Работник, назначенный на такой сложный участок, должен после изучения состояния документации принять дела. На этом этапе он описывает, какие конкретно документы и в каком состоянии им приняты. Только после этого начинается восстановление.
Начинать следует с восстановления трудовых договоров . Бывает тяжело объяснить сотрудникам необходимость подписания контрактов, приказов «задним числом», еще тяжелее пригласить в компанию уже не работающего сотрудника для дооформления документов.
Хронология событий имеет важное значение в кадровом учете. Можно попробовать заключить трудовой контракт с текущей даты, и указать в нем фактическую дату приемки на работу. Но трудовая инспекция, такой документ не посчитает верно оформленным.
Поэтому во избежание наложения существенных штрафов оформление кадровой документации необходимо заниматься своевременно.
Нужен ли для малых организаций
На любом предприятии, даже имеющем в своем составе всего одного наемного сотрудника необходим контроль за персоналом. В независимости от формы налогообложения, вида деятельности или специфики производства должен присутствовать человек, отвечающий за полноту и правильность оформления учетной документации. Это требование российского трудового законодательства распространяется на индивидуальных предпринимателей (ИП) .
То есть, если в штате появляется наемный сотрудник, у индивидуального предпринимателя возникает необходимость в ведении кадрового учета. Если ИП, осуществляет свою деятельность самостоятельно, кадровый учет не нужен.
Руководитель вправе самостоятельно выбрать способ осуществления контроля:
- собственными силами. Для этого нанимается специалист соответствующей квалификации;
- привлечение сторонних организаций, предоставляющих услуги аутсорсинга;
- использование платных интернет-сервисов.
За ненадлежащую регистрацию штатного состава ИП может понести как административную, так и уголовную ответственность .
Список обязательных для ведения документов одинаков как для индивидуального предпринимателя, так и для юридического лица.
Отличия появляются, когда ИП становиться работодателем впервые. Он обязан зарегистрироваться в территориальных органах:
- в Пенсионном фонде в течение 30 дней с момента появления первого сотрудника;
- в фонде социального страхования в течение 10 дней.
Неисполнение данного требования влечет за собой серьезные штрафные санкции со стороны проверяющих органов.
Программы, помогающие вести кадровый учет
Если в штате всего один наемный работник, кадровый учет не представляет ничего сложного. Законодательство не ограничивает штатную численность трудящихся у индивидуального предпринимателя . Поэтому с расширением бизнеса понадобится автоматизация рабочего процесса.
Предприниматель вправе самостоятельно выбирать специальную программу. В последнее время наибольшее распространение получило программное обеспечение «1С: Зарплата и Кадры» . Оно помогает автоматизировать не только кадровое делопроизводство, но и облегчает ведение бухгалтерии.
Кроме данной программы предприниматель может воспользоваться следующими платформами для автоматизации работы с персоналом :
- Корс-Кадры;
- Кадры Плюс;
- Отдел Кадров;
- Сотрудники предприятия и прочие.
Программ разработано множество. Одни платные, но позволяют использовать смотровые версии для ознакомления, другие совершенно бесплатны, но имеют ряд ограничений. Существуют некоторые программы в «облаке», использование которых, требует ежемесячной оплаты.
Стоит учесть, что ни одна программа не снимает ответственности за правильное оформление и заполнение документов . Программное обеспечение позволяет упростить работу и предоставляет шаблоны большинства необходимых документов.
Кадровый учет имеет большое значение для функционирования любой организации. Он позволяет четко отследить хронологию любых рабочих событий, защитить права, как сотрудников, так и администрации компании. Кадровая служба – это лицо предприятия, по работе, которой судят о деятельности компании в целом.
В данном видео наглядная и подробная инструкция о том, как пошагово организовать кадровый учет в организации.
В этой статье мы не будем приводить образцы заполнения форм, оформления других документов или тексты нормативных документов, которые должны быть в организации. Остановимся только на последовательности выполнения работы по организации кадрового делопроизводства в компании с нуля.
Нормативная база
При организации кадрового делопроизводства с нуля вам понадобятся следующие нормативные документы:
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Трудовой кодекс Российской Федерации (чтобы не запутаться в изменениях и дополнениях, имеет смысл примерно раз в полгода приобретать новый текст Трудового кодекса с изменениями – если, конечно, у вас в организации не установлена справочная правовая система, которая регулярно обновляется).
Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.
Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (в ред. от 19.05.2008).
Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
Перечень типовых управленческих документов, образующийся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000 (в ред. от 27.10.2003).
Кроме того, полезной окажется книга Я.Е. Варламовой и Е.А. Кошелевой «Кадровое делопроизводство с нуля» (М.: Профессиональное издательство, 2008).
Обратите внимание
Многие формы документов в кадровом делопроизводстве унифицированы постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Найти его можно в любой справочной правовой системе (Консультант Плюс, Гарант, Кодекс) или в интернете, там же есть уже готовые формы из этого постановления, которые нужно просто скопировать на жесткий диск. Документы, для которых нет унифицированных форм, необходимо оформлять в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Шаг 1: разрабатываем документы, которые в обязательном порядке должны быть в компании
Чаще всего организация кадрового дело производства начинается с разработки всевозможных положений и инструкций, и это правильно. К нормативным документам, которые в обязательном порядке должны быть в компании, относятся:
правила внутреннего трудового распорядка;
положение о защите персональных данных работника;
положение об охране труда и противопожарной безопасности.
Все остальное подождет: браться за разработку документов, которые носят факультативный характер, можно только тогда, когда оформлены обязательные документы.
Шаг 2: корректируем штатное расписание
Скорее всего, в компании уже разработано штатное расписание, есть штат сотрудников, успешно выполняющих поставленные задачи, с которыми заключены трудовые договоры, оформлены приказы о приеме на работу и внесены записи в трудовые книжки. Но, как показывает практика, не всегда эти документы оформлены правильно.
Запросите в бухгалтерии информацию о заработной плате сотрудников и наименовании их должностей – на основании этих данных нужно выверить штатное расписание.
Следует учесть, что названия должностей в штатном расписании не всегда совпадают с реальными должностями сотрудников. Бухгалтерии эта информация для перечисления платежей и налогов не очень нужна, но программы типа 1С требуют заполнение раздела с такой информацией, и иногда бывает введена должность, не соответствующая действительной. Поэтому до утверждения штатного расписания необходимо уточнить наименования должностей сотрудников у начальников отделов, руководства компании или самих сотрудников.
У бухгалтеров можно запросить также табельные номера сотрудников. Если бухгалтерский учет автоматизирован, то табельные номера присваиваются программой, если нет, то вам придется их присваивать самостоятельно, начиная с того сотрудника, которые работает дольше всех, и заканчивая тем, кто пришел в организацию позже всех. После увольнения сотрудника его табельный номер лучше никому не передавать: пусть все номера будут уникальны и закреплены только за одним человеком, когда-либо работавшим в компании.
Пока бухгалтеры готовят вам сводку по работникам нужно проверить состояние личных дел работников и их личных карточек, если они велись, а также выяснить, каких документов не хватает в личном деле каждого работника. Каждому работнику нужно написать памятку о том, копии каких документов необходимо донести.
Шаг 3: проверяем соответствие информации в штатном расписании и трудовых договорах
После того как штатное расписание составлено, необходимо сверить информацию в нем с данными в трудовых договорах. Если информация расходится (обычно неверно указывается заработная плата или указывается просто «Заработная плата согласно штатному расписанию», что является нарушением Трудового кодекса Российской Федерации и может повлечь за собой штрафные санкции; даты подписания договора приходятся на выходной день; подпись представителя Работодателя не соответствует лицу, заявленному как представитель – например, вместо генерального директора расписался его заместитель), то договоры необходимо переделать. При этом следует исходить из того, что договор, подписанный неполномочным лицом, по сути, не является договором; другими словами, трудовой договор в письменной форме отсутствует. Поэтому он должен быть оформлен, разумеется, текущей (подлинной) датой. Во всех остальных случаях делаются дополнительные соглашения к трудовому договору, которыми трудовой договор дополняется новыми условиями либо уточняются (изменяются) те условия, которые были указаны неверно.
Если договор оформлен правильно, но позже были внесены изменения (повышение оклада, перевод сотрудника на другую работы), то необходимо оформить дополнительные соглашения для каждого случая по каждому работнику. Трудовые договоры и дополнительные соглашения готовятся в двух экземплярах, один из которых остается в компании, а второй выдается на руки сотруднику.
Шаг 4: проверяем правильность оформления кадровых приказов
Далее необходимо проверить наличие и правильность оформления приказов о приеме на работу, перемещении сотрудников (если они были) и др. (даты, подписи, информация, содержащаяся в них). Приказы должны соответствовать содержанию трудового договора, заключенного с работниками, и штатному расписанию. В них должна стоять подпись не только руководителя компании, но и самого сотрудника. Если отсутствуют какие-либо приказы о приеме на работу или переводе работающих сотрудников или они оформлены с нарушениями, их необходимо восстановить, переделать или «доподписать». По закону вы не несете ответственности за то, что было до вас, однако сотрудник имеет право потребовать копию такого приказа, и ему необходимо ее предоставить.
Шаг 5: проверяем правильность ведения трудовых книжек
Следующим этапом работы является проверка наличия трудовых книжек. Книжки всех оформленных на работу сотрудников должны храниться в компании. Если вы найдете книжки уволившихся сотрудников, то нужно в адрес владельцев книжек направить заказное письмо с уведомлением о вручении с просьбой явиться за трудовой книжкой или дать адрес, по которому ее можно отправить. После получения ответа трудовую книжку необходимо отправлять заказной бандеролью с уведомлением о вручении. Если ответа нет, просто вложите уведомление о вручении письма в трудовую книжку. Трудовые книжки неработающих сотрудников нужно хранить отдельно от остальных до востребования, но не менее 50 лет.
Если в трудовой книжке нет записи о приеме на работу или переводе – не спешите ее делать. Сначала внимательно ознакомьтесь с обоими документами, регламентирующими заполнение трудовых книжек: Инструкцией по заполнению трудовых книжек и Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. И только когда вы будете уверены в своих знаниях, можно приступать к внесению записей в трудовую книжку. Помните: неверно оформленная запись может привести к тому, что работнику могут не засчитать стаж работы в компании, в которой была сделана неправильная запись.
Шаг 6: оформляем личные дела или личные папки сотрудников (если до вас их не вели)
Обязательно следует оформить на работников личные карточки по форме № Т-2. Сегодня многие программы позволяю заполнять форму № Т-2 на компьютере и распечатывать на обычной бумаге, чем и пользуются некоторые кадровики. Однако государственные архивы пока принимают личные карточки только на плотной, «полукартонной» бумаге. Поэтому если ваша организация является источником комплектования государственного архива, купите формы № Т-2 в магазине канцтоваров в необходимом количестве либо приобретите соответствующую бумагу для их распечатки.
Заполняются личные карточки кадровиком – такое предписание содержится в указаниях по применению унифицированных форм (постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).
Полученные от сотрудников копии документов (паспорта, страхового свидетельства и др.) необходимо поместить в папки-«файлы», после чего делается опись каждого дела, – и личные папки у вас сформированы. В них же можно вложить и копии приказов и договоров, чтобы вся информация о работнике была в одном месте, но это не обязательно. К личным карточкам можно приклеить фотографии работников.
Часто личные дела вкладывают внутрь формы № Т-2, что неверно: личные карточки должны храниться отдельно от всех других документов.
Новые документы и копии добавляются в личную папку по мере поступления.
Шаг 7: оформляем необходимые учетные книги или журналы
Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее можно вести только в бумажном виде. Так как это журналы учета бланков строгой отчетности, каждая страница книги нумеруется, а сама она прошивается и скрепляется печатью организации.
Шаг 8: составляем график отпусков
За две недели до наступления нового года в организации должен быть утвержден график отпусков. Работу над ним нужно начинать уже в ноябре. Если компания небольшая, можно опросить сотрудников на предмет того, когда бы они хотели уйти в отпуск, если крупная – направьте начальникам отделов письмо с просьбой предоставить такую информацию по их отделу.
При составлении графика отпусков следите за тем, чтобы во время ухода в отпуск сотрудников небольшого отдела направление не оставалось бы незакрытым. Например, если в компании всего два менеджера по продажам, то их отпуска не должны совпадать по времени даже частично, более того, между этими отпусками должен быть период совместной работы – для передачи дел от одного менеджера к другому.
Если вы сами опрашиваете сотрудников о времени ухода в отпуск и возникает конфликт из-за того, кто и когда идет, не пробуйте его решить сами – доведите информацию до сведения руководства и оформите график в соответствии с решением руководства. Если вы запрашиваете информацию через начальников отделов, доверьте решение спорных вопросов им. На сбор информации для составления графика отпусков обычно уходит от одной до трех недель.
После оформления график отпусков необходимо отдать на утверждение руководителю.
За две недели до начала отпуска необходимо уведомить сотрудника о его наступлении и издать приказ о предоставлении отпуска. Время начала отпуска может быть изменено по согласованию сотрудника с руководителем. Если на время начала отпуска сотрудник заболел и предоставил больничный лист, необходимо по его заявлению перенести отпуск на другое, удобное для него, время. Все эти изменения вносятся в соответствующие графы графика отпусков. И не забывайте о том, что работник не может не ходить в отпуск два года подряд и обязательный оплачиваемый отпуск может быть заменен денежной компенсацией только в случае увольнения сотрудника.
Шаг 9: формируем кадровые дела
Дела можно комплектовать по следующим темам:
«Приказы по личному составу (прием, увольнение, перевод, премирование, поощрение, отпуска без сохранения заработной платы, направления в длительные командировки и командировки за рубеж)» (срок хранения – 75 лет);
«Приказы по личному составу (очередные и учебные отпуска, дежурства, взыскания, краткосрочные внутри российские командировки)» (срок хранения – 5 лет);
«Трудовые договоры»;
«Личные дела»;
«Личные карточки»;
«Нормативные документы компании (положения, инструкции)»;
«Переписка по кадровым вопросам с государственными органами и коммерческими организациями» и др.
График отпусков, график дежурств, штатные расписания удобнее выделить в отдельные дела и хранить в тонких папках.
Личные дела и личные карточки удобнее хранить в алфавитном порядке в соответствии с фамилиями работников, все остальные документы – в хронологическом порядке по мере поступления документа.
Приказы по личному ставу имеют два срока хранения: 5 и 75 лет, поэтому разделяются как минимум на два дела (все приказы, которые не перечислены в перечне с 5-летним сроком хранения, имеют срок хранения 75 лет).
Если компания достаточно большая и в деле в течение одного года образуется более 250 листов, то его нужно разбить на несколько дел или на тома (например: «Трудовые договоры (А–К)», «Трудовые договоры (Л–Я)»; «Приказы по личному составу (очередные и учебные отпуска)», «Приказы по личному составу (дежурства, взыскания, краткосрочные внутри российские командировки)»).
При формировании дел необходимо пользоваться разделами 7 и 8 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения.
Шаг 10: оформляем номенклатуру дел
Номенклатура дел может быть оформлена отдельно по кадровым документам или включена в общую номенклатуру дел организации.
В целом процесс формирования дел и составления номенклатуры в кадровом делопроизводстве ничем не отличается от формирования дел и составления номенклатуры в общем делопроизводстве.
И только после всех этапов можно приступать к разработке должностных инструкций, положения о персонале и прочих факультативных (не обязательных с точки зрения Трудового кодекса Российской Федерации) локальных нормативных актов.
Ю.В. Еремеева,
руководитель канцелярии, член Клуба профессиональных секретарей
Организация кадрового учета на предприятии является не сложной, но кропотливой задачей. Решается она путем последовательного запуска кадровых процессов, которые регламентируются действующим законодательством.
В целом правильное ведение кадровой документации не просто уберегает предприятие от проверок контролирующими органами, но и позволяет работникам избежать проблем, к примеру, с оформлением пенсий или возможностью претендовать на других социальные гарантии. Часто бывает, что из-за неправильного ведения делопроизводства на рабочем месте людям приходится тратить огромное количество времени, финансов и нервов на то, чтобы доказать каким-либо органам свое право на получение льгот, пособий и иных выплат. Поэтому каждый руководитель должен помнить о том, что ведение кадрового учета и правильная организация делопроизводства - это одна из основных задач, за которую он несет ответственность перед своим персоналом и государством.
Данная статья расскажет о правильности налаживания этого процесса, а также обо всех его нюансах. Далее можно будет получить ответ на вопрос о том, как правильно организовать кадровый учет с нуля пошагово и не допустить при этом ошибок.
Понятия и определения
Прежде чем разбираться в наладке этого процесса, следует дать определения основным понятиям. Итак, кадровый учет - это процесс организации учета сотрудников, который связан с официальным оформлением приема на работу, перемещения с одной должности на другую и высвобождения персонала, а также учет трудовых отношений предприятия и его персонала.
Кадровое делопроизводство - это деятельность, которая обеспечивает ведение документации и организацию работы с кадровыми документами.
Таким образом, становится понятно, что кадровое делопроизводство и кадровый учет - это два взаимосвязанных явления, которые направлены на реализацию кадровой политики предприятия.
Цели и задачи
Целью кадрового учета является налаживание эффективной, работающей системы кадрового делопроизводства и оформления надлежащим образом трудовых отношений между работодателем (предприятием) и непосредственно самим работником (персоналом).
А вот задачами, которые призван решать кадровый учет, являются следующие - регламентация взаимоотношений между работодателем и работниками предприятия и создание организационно-правовой основы трудовых отношений.
Поняв, что представляет собой кадровый учет, можно приступить к рассмотрению вопроса о том, как правильно организовать кадровый учет с нуля пошагово.
Этапы организации учета кадров
Итак, прежде чем приступить к организации кадрового учета пошагово с нуля, потребуется четкий план действий, разбитый на этапы. Это поможет не упустить важные моменты в этом процессе.
Итак, организация ведения кадрового учета в целом подразумевает прохождения следующих этапов:
- Создание кадровой службы (отдела) в случае, если предприятие планирует трудоустраивать большое количество работников, или возложение обязанностей по ведению учета на определенного специалиста, если предприятие планирует иметь небольшое количество персонала.
- Разработка основной регламентирующей документации (в области управления кадрами предприятия).
- Организация делопроизводства (определение того, кто и как будет оформлять документацию, разработка форм приказов по кадровым вопросам, ведение журналов отчетности пр.).
- Автоматизация кадрового учета (при необходимости).
- Определение способов контроля за правильностью ведения учета (регламентация и возложение полномочий на должностных лиц, отвечающих за надлежащий учет).
Каждый из этих этапов имеет в себе определенные задачи и подзадачи. Необходимо рассмотреть все из них.
Кто должен вести учет?
Как уже было отмечено ранее, существует два способа определения того, кто будет заниматься ведением учета кадров на предприятии. В целом это зависит от того, сколько человек планируется трудоустроить для достижения целей (как правило, цель предприятия - организация коммерческой деятельности для получения прибыли).
Для крупных компаний рекомендуется создание службы по персоналу или полноценного отдела кадров. Для предприятий небольшого размера допустимо возложение обязанностей кадровика на бухгалтера или секретаря. Однако существует и третий вариант - передача дел по ведению учета на аутсорсинг специализированным организациям.
При создании службы или отдела понадобится создать определенные регламентирующие документы, а именно положение о службе (отделе) и должностные инструкции работников. В случае возложения обязанностей на бухгалтера или секретаря понадобится прописать функции кадровика в должностную инструкцию выбранного работника. Если существует такая необходимость, рекомендуется направить бухгалтера или секретаря на курсы кадрового делопроизводства. Это поможет повысить квалификацию работников, на которых будут возложены обязанности по кадровым вопросам. А вот если было принято решение сотрудничать со сторонними организациями по вопросу передачи им обязанностей по ведению учета, то обязательным образом требуется заключение договора.
Разработка обязательной кадровой документации
Существует ряд документов, которыми обязательным образом руководствуются те, кто ведет кадровый учет и делопроизводство. В первую очередь таким документом является штатное расписание. Оно представляет собой документ, в котором отображается состав, численность в штатном расписании и заработная плата работников, а также наименование должностей. В штатном расписании должности работников распределены по подразделениям, что дает возможность делать количественный и качественный анализ всего предприятия.
Следующим шагом является разработка типовой формы кадровых приказов, в которых будут отображены сведения о приеме, переводе на другую должность, направление в отпуск и увольнении работников предприятия.
Следующий обязательный документ - это правила внутреннего трудового распорядка. В них отображаются основные моменты, регламентирующие трудовую деятельность всех сотрудников предприятия. Согласно этому документу, если работник нарушает правила, описанные в документе, он может быть наказан путем привлечением его к дисциплинарной ответственности.
Также еще одним документом кадрового учета является типовой договор о заключении трудовых отношений между предприятием и работником. Трудовые договоры могут быть однотипными или прорабатываться под каждую должность отдельно. Помимо этого, на предприятии должен быть разработан табель учета рабочего времени, в котором будут отображаться фактические часы, за которые работник будет получать заработную плату.
Также следует помнить о графике отпусков на предприятии. Этот документ разрабатывается не позднее, чем за две недели до окончания года. График отпусков отображает календарный план направления людей в обязательные отпуска. При составлении такого плана следует помнить о том, что персонал должен направляться в отпуск таким образом, чтобы одновременное отсутствие определенных работников не повлекло за собой перерыв в трудовом процессе предприятия.
Не следует забывать и о разработке положения об оплате труда. Этот документ отображает процесс начисления заработной платы персоналу организации, а также регламентирует начисление дополнительных выплат, к примеру, надбавок, поощрений или премий. Заключительным этапом является разработка положений о подразделениях предприятия и должностных инструкций специалистов и работников. Помимо этого, рекомендуется разработать положение о персональных данных. После того как были готовы регламентирующие документы, можно приступать к организации делопроизводства.
Делопроизводство
Делопроизводство включает в себя ведение надлежащим образом документации, связанной с приемом, движением и высвобождением кадров.
Обязательным является ведение личных дел, которые заводятся на каждого сотрудника предприятия. Оно включает в себя личную карточку кадрового учета, заявление о приеме, копию паспорта, копии документов об образовании, справку о прохождении медицинского осмотра, копию военного билета (в случае, если таковой имеется) и прочие документы, которые образуется в ходе осуществления работником трудовой деятельности. А также еще одной и очень важной задачей является заполнение трудовых книжек.
Помимо всего вышеперечисленного, могут разрабатываться и другие документы, которые связаны непосредственно со спецификой предприятия, обеспечивающие правильность работы в области учета кадров.
Какие журналы должны быть в кадровом делопроизводстве?
В первую очередь необходимо завести следующие журналы:
- ознакомления с правилами внутреннего трудового распорядка;
- регистрации кадровых приказов;
- регистрации приказов о приеме на работу;
- регистрации приказов по очередным отпускам;
- учета больничных листов;
- регистрации трудовых договоров;
- учета командированных работников;
- учета рабочего времени;
- учета движения трудовых книжек;
- учета личных карточек;
- учета проверок.
Помимо самих журналов, в качестве дополнения к ним могут быть разработаны инструкции по их заполнению. А также вся документация, проходящая регистрацию в данных журналах, хранится в отдельных папках согласно утвержденной номенклатуре.
Автоматизация учета
Как уже стало понятно из изложенной выше информации, кадровый учет - это очень кропотливый процесс, требующий особого внимания от работников, на которых возложена ответственность за ведение этого вопроса. Поэтому на сегодняшний день его можно упростить путем автоматизации.
Существует множество программ, которые упрощают трудовую деятельность кадровикам и уменьшают вероятность допущения каких-либо ошибок. Как правило, на предприятии необходимо устанавливать лицензионные версии такого программного обеспечения. Однако стоит отметить, что покупка такой программы окупит себя в короткие сроки и не даст допустить серьезных ошибок в работе. В целом, такие программы решают такие задачи:
- ведение кадрового учета согласно трудовому законодательству;
- составление и формирование отчетности по вопросу кадров;
- произведение своевременных согласований всех кадровых процессов с расчетным отделом или бухгалтерией.
Одной из самых популярных и востребованных программ на сегодняшний день является 1С с конфигурацией «Управление персоналом».
Что делать, если невозможно самостоятельно организовать кадровый учет пошагово с нуля?
Если предприятию пришлось столкнуться с такой проблемой, когда нет возможности самостоятельно наладить кадровые процессы, то решить такую ситуацию не сложно. Для этих целей существуют компании, которые способны оказать такую услугу.
Специалисты консалтинговых компаний проведут аудит и разработают необходимый пакет документов. В целом такие организации призваны решить такие задачи:
- Подобрать оптимальную систему кадрового делопроизводства на предприятии.
- Разработать внутренние нормативные документы.
- Разработать необходимые инструкции и положения.
Помимо этого, такие специалисты могут, при необходимости, руководить созданием службы по управлению персоналом и отделом документооборота. В целом привлечение сторонних специалистов помогает руководству наладить работу в данном направлении. Это очень полезно для предприятия в целом, особенно при его создании.
Заключение
Подводя итог данной статье, стоит отметить, что кадровый учет и управление персоналом - это взаимосвязанные процессы, где от качества организации первого будет полностью зависеть кадровая политика предприятия.
Упускать из виду кадровые вопросы нельзя ни в коем случае, ведь от них зависит не только деятельность организации, но чаще всего и судьбы работников. Стоит только представить себе, как возмущены те люди, которые не могут получить свою заслуженную пенсию или какую-либо другую выплату из-за некачественного исполнения своих обязанностей кадровиком.
Рассмотрев вопрос о том, как правильно организовать кадровый учет с нуля пошагово, можно приступать к реализации программы по налаживанию этого процесса на предприятии. Самое главное - не пренебрегать рекомендациями Трудового Кодекса, постановлениями Министерства труда, Госкомстата, Росархива и других государственных ведомств.
После того как все кадровые процессы внутри были налажены, не стоит упускать их из виду. Важно помнить о том, что работников, которые занимаются учетом кадров, хотя бы изредка следует направлять на курсы кадрового делопроизводства, для повышения их квалификации. А также следует проводить плановый аудит процессов учета в области кадров. Это поможет поддерживать на должном уровне работу в данном направлении.