Aleksandar Glinskih (dr.sc.)
- Uvod
- Osnovni koncepti sistema elektronskog upravljanja dokumentima
- Svrha EDMS-a
- Glavna svojstva EDMS-a
- Opća klasifikacija EDMS-a
- Analiza trenutnog stanja globalnog EDMS tržišta
- generalni pregled
- Rusko EDMS tržište
- generalni pregled
- Primjeri upotrebe EDMS-a u svijetu
- EDMS u zdravstvu
- EDMS u farmaciji
- EDMS u oblasti kredita
- EDMS u oblasti patentiranja
- EDMS u oblasti dizajna
- Primjeri primjene OMS sistema
- Integracija EDMS-a sa drugim aplikacijama
- Osobine izbora i implementacije EDMS-a
- zaključci
Uvod
Razvoj ljudske civilizacije prati nevjerovatan porast obima stvorenih, obrađenih i pohranjenih informacija. Na primjer, prema magazinu ASAP, godišnje se u svijetu pojavi oko 6 milijardi novih dokumenata. Prema Delphi Consulting Group, trenutno se samo u Sjedinjenim Državama dnevno kreira više od milijardu stranica dokumenata, a više od 1,3 biliona je već pohranjeno u arhivama. razna dokumenta.
Treba napomenuti da su korporativni tokovi informacija izuzetno raznoliki u pogledu izvora i oblika njihovog predstavljanja. Međutim, oni se mogu uslovno klasifikovati prema obliku skladištenja: elektronski i papirni dokumenti. Procjenjuje se da je trenutno samo oko 30% svih korporativnih informacija pohranjeno u u elektronskom formatu(i strukturirani - u bazama podataka i nestrukturirani). Sve ostale informacije (oko 70%) pohranjene su na papiru, što stvara znatne poteškoće u njihovom pronalaženju. Ipak, ovaj odnos se postepeno menja u korist elektronskog oblika skladištenja (posebno kroz razvoj elektronskih arhivskih sistema). Prema Delphi Consulting Group, obim korporativnih elektronskih tekstualnih informacija se udvostručuje svake 3 godine. Prema prognozi istog magazina ASAP, do 2004. godine samo oko 30% korporativnih informacija ostat će u papirnom obliku, a 70% informacija će biti pohranjeno u elektronskom obliku. Malo je vjerovatno, naravno, da će jednog dana svi dokumenti postati samo elektronski, ali nema sumnje da će elektronski oblik čuvanja dokumenata prevladati u budućnosti.
Ove impresivne brojke i podaci samo govore da su za svako preduzeće ili organizaciju pitanja optimizacije toka dokumenata i kontrole nad obradom informacija od ključne važnosti. Ovu tvrdnju mogu potvrditi sljedeći podaci. Prema Siemens Business Services, menadžer provodi do 80% svog radnog vremena radeći sa informacijama, do 30% radnog vremena zaposlenih troši se na kreiranje, pretraživanje, odobravanje i slanje dokumenata, svaki interni dokument se u prosjeku kopira. , do 20 puta i do 15% korporativnih dokumenata je nepovratno izgubljeno (istovremeno, prema magazinu ASAP, prosječan zaposlenik godišnje potroši i do 150 sati svog radnog vremena tražeći izgubljene informacije). Postoje i procjene da morate potrošiti do 40% na rad sa dokumentima. radne resurse i do 15% prihoda preduzeća.
Zbog toga efikasnost upravljanja preduzećima i organizacijama na kraju, ali ne i najmanje važno, ovisi o ispravnom rješavanju problema operativnog i kvalitetnog formiranja elektronski dokumenti, kontrolu njihovog izvršenja, kao i promišljenu organizaciju njihovog čuvanja, pretraživanja i upotrebe. Treba u efektivno upravljanje elektronskih dokumenata i dovela do stvaranja elektronski sistemi za upravljanje dokumentima (EDMS) kojoj je posvećena Ovaj članak. Osnovna svrha članka je da čitateljima Jet Info-a pruži retrospektivu trenutnog stanja globalnog EDMS tržišta, perspektiva njegovog razvoja, kao i prilično veliki broj primjera korištenja EDMS-a u svijetu. Možete saznati više o svim pitanjima vezanim za EDMS koristeći prilično veliki broj specijaliziranih web resursa (i ruski i engleski), na primjer, www.document.ru, www.docflow.ru, web stranice programera EDMS-a itd. .
Osnovni koncepti sistema elektronskog upravljanja dokumentima
Svrha EDMS-a
Prema analitičarima industrije, elektronsko upravljanje dokumentima uključuje: kreiranje dokumenata, njihovu obradu, prenos, skladištenje, izlaz informacija koje kruže u organizaciji ili preduzeću, na osnovu korišćenja računarskih mreža. Pod upravljanjem elektronskog upravljanja dokumentima, u opštem slučaju, uobičajeno je da se podrazumeva organizacija kretanja dokumenata između odeljenja preduzeća ili organizacije, grupa korisnika ili pojedinačnih korisnika. Pri tome, kretanje dokumenata ne podrazumeva njihovo fizičko kretanje, već prenos prava na njihovo korišćenje uz obaveštavanje određenih korisnika i kontrolu nad njihovim izvršenjem.
IDC definiše koncept ERMS-a na sljedeći način (pozivajući se na EDMS - Sistemi za upravljanje elektronskim dokumentima): "EDMS omogućava proces kreiranja, upravljanja pristupom i distribucije velikih količina dokumenata u računarskim mrežama, a takođe omogućava kontrolu toka dokumenata u organizaciji. Često se ovi dokumenti čuvaju u posebnim skladištima ili u hijerarhiji fajl sistema. Vrste datoteka koje, po pravilu, podržavaju ERMS uključuju: tekstualne dokumente, slike, proračunske tabele, audio podatke, video podatke i web dokumente. Uobičajene karakteristike ERMS-a uključuju kreiranje dokumenata, kontrolu pristupa, konverziju podataka i sigurnost podataka."
Osnovna svrha EDMS-a je organizacija skladištenja elektronskih dokumenata, kao i rad sa njima.(posebno njihovo pretraživanje i po atributima i po sadržaju). EDMS treba automatski pratiti promjene u dokumentima, rokove za izvršenje dokumenata, kretanje dokumenata, kao i kontrolu svih njihovih verzija i podverzija. Sveobuhvatan EDMS treba da pokrije čitav ciklus kancelarijskog rada preduzeća ili organizacije - od postavljanja zadatka za kreiranje dokumenta do otpisivanja u arhivu, da obezbedi centralizovano skladištenje dokumenata u bilo kom formatu, uključujući složene složene dokumente. EDMS bi trebao kombinovati različite tokove dokumenata iz geografski udaljenih preduzeća u jedan sistem. Moraju obezbijediti fleksibilno upravljanje dokumentima, kako kroz rigidnu definiciju saobraćajnih ruta, tako i kroz slobodno rutiranje dokumenata. EDMS mora provesti striktno razgraničenje pristupa korisnika različitim dokumentima u zavisnosti od njihove kompetencije, položaja i ovlaštenja koja su im dodijeljena. Pored toga, EDMS mora biti konfigurisan za postojeću organizacionu strukturu i sistem kancelarijskog rada preduzeća, kao i integrisan sa postojećim korporativnim sistemima.
Glavni korisnici EDMS-a su veliki državne organizacije, preduzeća, banke, velika industrijska preduzeća i sve druge strukture čije aktivnosti prati veliki obim kreiranih, obrađenih i pohranjenih dokumenata.
Glavna svojstva EDMS-a
otvorenost
Svi EDMS su izgrađeni na modularnoj osnovi, a njihovi API-ji su otvoreni. Ovo vam omogućava da dodate nove karakteristike EDMS-u ili poboljšate postojeće. Trenutno je razvoj aplikacija integrisanih sa EDMS-om postao posebna vrsta poslovanja u industriji. industrijska proizvodnja Softver i mnoge treće strane su spremne da ponude svoje usluge u ovom segmentu tržišta. Mogućnost relativno lakog dodavanja u EDMS mnogih modula trećih strana uvelike proširuje njihovu funkcionalnost. Na primjer, za EDMS su razvijeni moduli za unos dokumenata sa skenera, komunikaciju sa e-poštom, programi za prosljeđivanje faksova itd.
Visok stepen integracije sa aplikativnim softverom
Ključna karakteristika EDMS-a je visok stepen integracije sa različitim softverskim aplikacijama korišćenjem tehnologija OLE automatizacija, DDE, ActiveX, ODMA, MAPI i dr.. I direktno pri radu sa dokumentima nema potrebe da se uopšte koriste EDMS uslužni programi. Korisnici se bave samo običnim aplikativnim programima: u trenutku instalacije klijentskog dijela EDMS-a, aplikativni programi se dopunjuju novim funkcijama i stavkama menija. Na primjer, korisnik MS Word procesora teksta, otvarajući datoteku, odmah vidi biblioteke i foldere sa EDMS dokumentima (odakle bira dokument koji mu je potreban). Kada snimite dokument, on se automatski stavlja u EDMS bazu podataka. Isto važi i za druge kancelarijske i specijalizovane programe.
Takođe treba napomenuti da je u najčešćim EDMS implementirana integracija sa najpoznatijim ERP sistemima (posebno sa SAP R/3, Oracle aplikacijama itd.). Upravo je sposobnost integracije sa različitim aplikacijama jedna od karakterističnih osobina EDMS-a. Zahvaljujući njemu, EDMS može djelovati kao spona između različitih korporativnih aplikacija, stvarajući tako osnovu za organizaciju kancelarijskog rada u preduzeću. Neki analitičari industrije čak smatraju da EDMS može postati osnova korporativnog informacionog sistema preduzeća ili organizacije (postoje i druga mišljenja).
Karakteristike skladištenja dokumenata
EDMS rade uglavnom na bazi distribuiranih arhitektura i koriste različite kombinacije tehnologija za prikupljanje, indeksiranje, skladištenje, pretraživanje i pregled elektronskih dokumenata. Većina EDMS implementira hijerarhijski sistem skladištenja dokumenata (prema principu „orman/polica/folder”). Svaki dokument se nalazi u fascikli, koja se, pak, nalazi na polici itd. Broj nivoa ugnježđenja prilikom skladištenja dokumenata nije ograničen. Isti dokument se može uključiti u nekoliko fascikli i polica korišćenjem mehanizma povezivanja (u ovom slučaju originalni dokument ostaje nepromenjen i čuva se na lokaciji koju odredi administrator EDMS). Brojni EDMS implementiraju još moćnije mogućnosti skladištenja organiziranjem veza između dokumenata (ove veze se mogu postaviti i uređivati grafički).
Svaki dokument u EDMS-u ima određeni skup atributa (na primjer, njegov naziv, autor dokumenta, vrijeme nastanka itd.). Skup atributa se može mijenjati iz jedne vrste dokumenta u drugu (ostaje nepromijenjen unutar jedne vrste dokumenta). U EDMS-u, atributi dokumenta se pohranjuju u relacijsku bazu podataka. Za svaku vrstu dokumenta kreira se predložak kartice pomoću vizualnih alata, gdje su nazivi atributa dokumenta predstavljeni u razumljivom grafičkom obliku. Kada se dokument unese u EDMS, uzima se traženi šablon i popunjava se kartica (unose vrijednosti atributa). Kada se završi, kartica se povezuje sa samim dokumentom.
U većini slučajeva serverski dio EDMS-a se sastoji od sljedećih logičkih komponenti (koje se mogu nalaziti na jednom ili više servera):
- Skladišta atributa dokumenata (kartica);
- Pohrana dokumenata;
- Usluge indeksiranja cijelog teksta.
Skladište dokumenata obično se podrazumijeva kao skladište sadržaja dokumenta. Skladište atributa i skladište dokumenata često se kombinuju pod uobičajeno ime"arhiva dokumenata". Za skladištenje atributa u većini EDMS-a koriste se Oracle, Sybase, MS SQL Server i Informix DBMS koji omogućavaju pretragu dokumenata po atributima.
Za skladištenje stvarnog sadržaja dokumenata u većini EDMS-a koriste se serveri datoteka MS Windows NT, Novell NetWare, UNIX itd. U ovom slučaju se mogu implementirati i heterogene kombinacije mrežnih okruženja. Na primjer, baza podataka sa atributima dokumenta može raditi na UNIX-u na TCP/IP mreži, dok sami dokumenti mogu biti pohranjeni na Novell NetWare OS na IPX/SPX mreži. Treba napomenuti da su velike prednosti EDMS-a skladištenje dokumenata u njihovom originalnom formatu i automatsko prepoznavanje mnogih formata datoteka.
Nedavno je pohranjivanje dokumenata zajedno sa atributima u bazi podataka postalo sve popularnije. Ovaj pristup ima svoje prednosti i nedostatke. Prednost je značajno povećanje sigurnosti pristupa dokumentima, a glavni nedostatak je niska efikasnost rada sa dokumentima sa velikom količinom pohranjenih informacija. Ovaj pristup takođe zahteva upotrebu moćnih servera sa velikim količinama RAM-a i čvrstih diskova. Osim toga, u slučaju kvara baze podataka, biće vrlo teško vratiti dokumente pohranjene u njoj. Također je potrebno biti striktno vezan za određeni DBMS.
Karakteristike usmjeravanja dokumenata
EDMS moduli odgovorni za tok dokumenata se obično nazivaju moduli za usmjeravanje dokumenata. U opštem slučaju, koriste se koncepti "slobodnog" i "tvrdog" rutiranja dokumenata. Sa "besplatnim" rutiranjem, svaki korisnik koji učestvuje u toku rada može, prema vlastitom nahođenju, promijeniti postojeću rutu za prolazak dokumenata (ili postaviti novu rutu). Kod "tvrdog" rutiranja, rute za prolaz dokumenata su strogo regulisane, a korisnici nemaju pravo da ih menjaju. Međutim, sa "tvrdim" rutiranjem, logičke operacije se mogu obraditi kada se ruta promijeni kada se ispune neki unaprijed definirani uvjeti (na primjer, slanje dokumenta menadžmentu kada određeni korisnik prekorači svoja službena ovlaštenja). U većini EDMS-a modul za usmjeravanje je uključen u paket, u nekim EDMS-ima se mora kupiti posebno. Potpuno funkcionalne module za rutiranje razvijaju i isporučuju treća lica.
Kontrole pristupa
EDMS implementira pouzdana sredstva razgraničenja ovlaštenja i kontrole pristupa dokumentima. U većini slučajeva, uz njihovu pomoć, definiraju se sljedeće vrste pristupa (skup dodijeljenih dozvola ovisi o konkretnom EDMS-u):
- Potpuna kontrola nad dokumentom;
- Pravo na uređivanje, ali ne i uništavanje dokumenta;
- Pravo na kreiranje novih verzija dokumenta, ali ne i na njegovo uređivanje;
- Pravo na označavanje dokumenta, ali ne i njegovo uređivanje ili kreiranje novih verzija;
- Pravo čitanja dokumenta, ali ne i uređivanja;
- Pravo pristupa kartici, ali ne i sadržaj dokumenta;
- Potpuno odsustvo prava pristupa dokumentu (u radu sa EDMS-om svaka radnja korisnika se evidentira, pa se tako lako može kontrolisati čitava istorija njegovog rada sa dokumentima).
Praćenje verzija i subverzije dokumenata
Kada više korisnika istovremeno radi sa dokumentom (naročito kada ga treba koordinirati u različitim slučajevima), vrlo zgodna funkcija EDMS-a je korištenje verzija i subverzija dokumenta. Pretpostavimo da je izvođač kreirao prvu verziju dokumenta i proslijedio je sljedećem korisniku na pregled. Drugi korisnik je izmijenio dokument i napravio novu verziju na osnovu njega. Zatim je svoju verziju dokumenta proslijedio na sljedeću instancu trećem korisniku koji je kreirao treću verziju. Nakon određenog vremena, pročitavši komentare i ispravke, prvi izvršilac dokumenta odlučuje da modifikuje originalnu verziju i na osnovu toga kreira subverziju prve verzije dokumenta. Prednost EDMS-a je mogućnost automatskog praćenja verzija i podverzija dokumenata (korisnici uvijek mogu odrediti koja je verzija/podverzija dokumenta najrelevantnija po redoslijedu ili vremenu njihovog kreiranja).
Uslužni programi za pregled dokumenata različitih formata
Većina EDMS-a uključuje uslužne programe za pregled dokumenata (tzv. pregledači), koji razumiju mnoge desetine formata datoteka. Uz njihovu pomoć, vrlo je zgodno raditi, posebno s grafičkim datotekama (na primjer, s datotekama za crtanje u CAD sistemima). Pored osnovnog skupa uslužnih programa za gledanje (uključenih u svaki EDMS), dodatni uslužni programi se mogu kupiti od trećih strana koji se dobro integriraju sa EDMS-om.
Napomena o dokumentu
Prilikom organizovanja grupnog rada na dokumentima, mogućnost njihovog označavanja je obično vrlo korisna. Budući da su u nekim slučajevima korisnici lišeni prava da unose bilo kakve izmjene u dokument u postupku njegovog odobravanja, mogu iskoristiti priliku da ga zabilježe. U većini EDMS-a, bilješka se implementira uključivanjem atributa za bilješku u karticu dokumenta i prijenosom prava na uređivanje takvog polja kartice na korisnike. Ali takvo rješenje nije uvijek prihvatljivo (naročito kada se označava grafički dokument). S tim u vezi, u nekim EDMS-ima postoji tzv. "crvena olovka" funkcija, pomoću koje možete grafički označiti nedostatke na samoj slici. Softverski alati koji implementiraju funkciju "crvene olovke" su široko dostupni od trećih strana.
Podrška za različite klijentske programe
Većina EDMS klijenata mogu biti računari koji koriste MS Windows, Windows NT. Neki EDMS također koriste UNIX i Macintosh platforme. Osim toga, svi moderni EDMS vam omogućavaju rad sa dokumentima putem standardnih Web-navigatora. Budući da web pretraživači mogu biti smješteni na različitim klijentskim platformama, to olakšava rješavanje problema podrške ERMS-a u heterogenim mrežnim okruženjima. Prilikom korištenja Internet tehnologija, EDMS ima još jednu serversku komponentu odgovornu za pristup dokumentima putem Web navigatora.
Opća klasifikacija EDMS-a
ECM koncept
Pitanje klasifikacije EDMS-a je prilično komplikovano zbog brzog razvoja tržišta ovih sistema. Štaviše, od 2001. godine koncept "Upravljanje sadržajem preduzeća (ECM)", a ne elektronsko upravljanje dokumentima (prema "Forrester TechRankings"). Termin ECM pojavio lakom rukom trgovačkog udruženja AIIM International i pokriva sve korporativne sisteme upravljanja informacijama.
U isto vrijeme, ako Forrester Research definira ECM kao integrirani pristup upravljanju dokumentima i web sadržajem, za konsultantsku firmu Doculabs, ECM je "kategorija koja kombinuje mogućnosti sistema za upravljanje dokumentima preduzeća i sistema za upravljanje sadržajem sa mogućnošću upravljanja punim životnim ciklusom sadržaja preduzeća (kako broj tipova sadržaja nastavlja da raste)".
Iz perspektive industrijskih analitičara, ECM koncept nudi mnoge poslovne prednosti. ECM sistem koji integriše sve tehnologije orijentisane na sadržaj i procese unutar preduzeća obezbeđuje zajedničku infrastrukturu za upravljanje njegovim radnim tokom, minimizirajući potrebu za implementacijom i podrškom više tehnologija za implementaciju različitih poslovnih funkcija. Suština ovog pristupa (naziva se i infrastruktura) je da korporativni sadržaj ne treba da pripada samo jednoj aplikaciji ili sistemu. Trebao bi biti dostupan mnogim aplikacijama i slobodno distribuiran između njih. Važno svojstvo ECM infrastrukture (koja uključuje relevantne aplikacije većine dobavljača u industriji) je njena nezavisnost od jedne univerzalne prodavnice sadržaja. ECM infrastruktura integriše mnoga specijalizovana (ili naslijeđena) spremišta podataka (čak i od konkurentskih dobavljača), uključujući, ali ne ograničavajući se na, elektronske spremišta dokumenata proizvoda, e-poštu, spremišta web sadržaja, sisteme datoteka, pa čak i DBMS. Na ovaj način, ECM infrastruktura pruža zajednički sloj integracije (ili virtuelizacije) za svako spremište podataka(omogućujući im da se postavljaju upiti s bilo kojeg mjesta u cijelom preduzeću), čime se minimizira potreba za integracijom sistema za elektronsko upravljanje dokumentima i sistema za upravljanje sadržajem od više dobavljača. Osim toga, korištenjem ECM infrastrukture implementiraju se usluge upravljanja sadržajem preduzeća kao što su personalizacija, kontrola pristupa, upravljanje korisničkim dozvolama itd. (što pojednostavljuje administraciju i održavanje ECM sistema).
Mogućnosti ECM sistema mogu se podijeliti u nekoliko glavnih kategorija:
Opće funkcije upravljanja sadržajem, koji se odnosi na sposobnost upravljanja raznim elektronskim objektima (slike, kancelarijski dokumenti, grafike, crteži, web sadržaj, e-mail, video, audio i multimedija). ECM sistem obezbeđuje spremište za sve ove vrste elektronskih objekata sa različitim bibliotečkim uslugama (profiliranje sadržaja, funkcije prijave/odjave, kontrola verzija, istorija revizija, sigurnost pristupa dokumentima, itd.), kao i mogućnost upravljati objektima podataka u cijelom njihovom životni ciklus.
Funkcije upravljanja procesom, što se odnosi na sposobnost automatizacije i upravljanja poslovnim procesima i radnim tokovima.
Integracija sa drugim ECM sistemima, što podrazumijeva mogućnost integracije ECM sistema sa eksternim ERP sistemima, kancelarijskim aplikacijama, repozitorijumima sadržaja i drugim EDMS-om. Integracija se može obaviti korištenjem različitih pristupa, uključujući korištenje objektno orijentiranih sučelja (kao što su EJB), konektora, API-ja, tehnologija integracije poslovnih aplikacija EAI (integracija poslovnih aplikacija) i sl.
Treba napomenuti da je ECM do sada postojao samo kao koncept, i ECM infrastruktura danas u velikoj mjeri je samo pogled na izglede za razvoj EDMS tržišta. Na primjer, neki proizvođači u industriji mnogo govore o upravljanju sadržajem, ali svoje sisteme fokusiraju samo na upravljanje web sadržajem ili uredskim dokumentima. Pored toga, nedostaje im jasna vizija kako da kreiraju otvorenu ECM infrastrukturu koja integriše specijalizovana spremišta u celom preduzeću. Prema analitičarima iz Doculabsa (koji su proučavali rješenja vodećih EDMS programera), iako dobavljači prepoznaju važnost ECM koncepta, još uvijek su daleko od toga da ga u potpunosti implementiraju u svoje sisteme.
EDMS klasifikacija
Prema analitičarima IDC-a, trenutno postoje sljedeće glavne vrste EDMS-a (istovremeno, neki od EDMS-a mogu istovremeno pripadati nekoliko tipova, budući da imaju odgovarajuće funkcije za njih):
EDMS fokusiran na poslovne procese (business-process EDM). Oni su u srcu ECM koncepta. Sistemi ovog tipa (EDMS) su dizajnirani za specifične vertikalne i horizontalne primjene (ponekad imaju i industrijske primjene). EDMS sistemi obezbeđuju kompletan životni ciklus dokumenta, uključujući snimanje slika, evidenciju i upravljanje tokom rada, upravljanje sadržajem i još mnogo toga. EDMS sistemi obezbeđuju skladištenje i preuzimanje 2-D dokumenata u izvornim formatima (slike, CAD datoteke, tabele itd.) sa mogućnošću grupisanje u foldere. Postoji mišljenje nekih industrijskih analitičara da (u zavisnosti od šeme indeksiranja i korišćenih aplikacija) ovaj pristup orijentisan na dokumente može obezbediti do 80% funkcionalnosti PDM sistema u nizu EDMS sistema uz niže troškove implementacije. Najpoznatiji programeri EDMS-a su Documentum (Documentum sistem), FileNet (Panagon i Watermark sistemi), Hummingbird (PC DOCS sistem) i drugi njegove aktivnosti na implementaciji u EDMS funkcija kao što su upravljanje šablonima, upravljanje dinamičkim prezentacijama i objavljivanje web sadržaja. Treba napomenuti da iako gotovo svi EDMS sistemi pružaju dobar nivo implementacije repozitorija i bibliotečkih usluga za upravljanje elektronskim sadržajem (na primjer, slikama i kancelarijskim dokumentima), svaki od njih je najjači u svojoj oblasti. Na primjer, u sistemima kompanija Open Text i iManage najviše je razvijeno upravljanje kancelarijskim dokumentima. Zauzvrat, sistemi iz Tower Technology, FileNet, IBM i Identitech posebno su jaki u upravljanju slikama proizvoda velikog obima.
Korporativni EDMS (enterprise-centric EDM). Sistemi ovog tipa obezbeđuju korporativnu infrastrukturu (dostupnu svim korporativnim korisnicima) za kreiranje dokumenata, saradnju na njima i njihovo objavljivanje. Osnovne funkcije korporativnog EDMS-a slične su funkcijama EDMS-a usmjerenih na poslovne procese. Po pravilu, korporativni EDMS nisu fokusirani na upotrebu samo u određenoj industriji ili na rješavanje uskog problema. Implementiraju se kao tehnologije cijele kompanije. Lotus (Domino.Doc sistem), Novell (Novell GroupWise), Open Text (LiveLink sistem), Keyfile, Oracle (Context sistem), iManage, itd. bave se razvojem i promocijom korporativnog EDMS-a. Na primjer, Open Text Livelink sistem omogućava kolektivni rad na projektnim dokumentima za eksterne i interne korisnike, online diskusije, distribuirano planiranje i rutiranje dokumenata itd.
Sistemi za upravljanje sadržajem. Sistemi ovog tipa omogućavaju kreiranje sadržaja, pristup i upravljanje sadržajem, isporuku sadržaja (do nivoa sekcija dokumenata i objekata za njihovo naknadno ponovo koristiti i kompilacija). Dostupnost informacija ne u obliku dokumenata, već u obliku manjih objekata olakšava proces razmjene informacija između aplikacija. Upravljanje web sadržajem zahtijeva sposobnost upravljanja različitim objektima sadržaja koji se mogu uključiti u web prezentaciju (npr. HTML stranice i web grafike). Osim toga, upravljanje web sadržajem zahtijeva mogućnost kreiranja predložaka prezentacije koji predstavljaju dinamički sadržaj i personaliziranja (na osnovu korisničkih preferencija, profila, itd.). Na svjetskom tržištu poznati su sistemi za upravljanje sadržajem Adobe, Excalibur, BroadVision, Documentum, Stellent, Microsoft, Divine, Vignette i dr. FileNet, Tower i Identitech također nude određeni nivo upravljanja web sadržajem. Zauzvrat, IBM implementira funkcije upravljanja web sadržajem zasnovane na rješenjima iz Interwoven i Open Market (kroz partnerstvo s njima), a Tower je integrirao svoj softver za upravljanje elektronskim dokumentima sa Stellentovim rješenjima za upravljanje web sadržajem. .
Sistemi upravljanja informacijama - portali. Takvi sistemi obezbeđuju agregaciju informacija, upravljanje informacijama i njihovu isporuku putem Interneta/intraneta/ekstraneta. Uz njihovu pomoć ostvaruje se sposobnost akumulacije (i primjene) iskustva u distribuiranom korporativnom okruženju na osnovu korištenja poslovnih pravila, konteksta i metapodataka. Portali takođe omogućavaju pristup brojnim aplikacijama putem standardnog Web pretraživača. ecommerce(obično, preko interfejsa ERP sistema). Primeri portala su Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes, K-Station) sistemi.
Sistemi za upravljanje slikom/slikom (sustavi slikanja). Uz njihovu pomoć, informacije skenirane sa papirnih nosača se pretvaraju u elektronski oblik(obično u TIFF formatu). Ova tehnologija je u osnovi digitalizacije informacija iz svih naslijeđenih papirnih dokumenata i mikrofilmova. Osnovne funkcije standardnog sistema za obradu slika uključuju skeniranje, skladištenje, niz mogućnosti pretraživanja slika i još mnogo toga.
Sistemi upravljanja tokovima rada. Sistemi ovog tipa su dizajnirani da obezbede rutiranje radnih tokova bilo kog tipa (određivanje putanja za usmeravanje datoteka) unutar korporativnih strukturiranih i nestrukturiranih poslovnih procesa. Koriste se za poboljšanje efikasnosti i kontrolisanja korporativnih poslovnih procesa. Sistemi toka posla se obično kupuju kao dio rješenja (npr. EDMS ili PDM sistemi). Ovdje možemo spomenuti programere kao što su Lotus (Domino / Notes i Domino Workflow sistemi), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware, itd. Dobar nivo upravljanja tokovima rada također je osiguran u svojim rješenjima od strane FileNet-a, IBM-a (kroz integraciju sa MQ-om). Series Workflow), Identitech, Tower (kroz integraciju sa softverom Plexus i Staffware), Gauss (kroz integraciju sa softverom Staffware) itd.
Klasifikacija EDMS-a koju je predložio IDC može se dopuniti kao i korporativni sistemi za upravljanje elektronskim dokumentima. Tržišni segment softvera za upravljanje dokumentima je star oko 5 godina. Korporativni zapisi su vremenski fiksni i nepromjenjivi. Oni su dokazi o poslovnim transakcijama, raznim pravima i obavezama itd. Korporativni korisnici moraju sami da odrede koji sadržaj treba napraviti u korporativnom zapisu (takva odluka zahteva procenu budućih potreba njihovog poslovanja). Rešenja za preduzeća koja zahtevaju zadržavanje sadržaja uključuju glavne poslovne sisteme, uključujući ERP i računovodstvene sisteme, sisteme pošte (kao što je MS Exchange), sisteme za izveštavanje i upravljanje rezultatima, sisteme e-trgovine, softver za saradnju (sistemi za upravljanje projektima, , onlajn konferencije, itd. ). Primjeri sistema za upravljanje dokumentima uključuju softver uhvatiti od Tower Software iRIMS iz OpenText-a i Prije svega od TrueArc.
Mnoge važne funkcije upravljanja dokumentima u EDMS-u ranije nisu postojale (na primjer, funkcije klasifikacije). Metode za fizičko brisanje zapisa i indeksa na kraju njihovog životnog ciklusa (ako je potrebno) također nisu implementirane. Prema Gartner Grupi, korporativni korisnici treba da prošire svoje web stranice sa karakteristikama sistema za upravljanje dokumentima. Brojni programeri sistema za upravljanje web sadržajem koji podržavaju zapise web stranice već proširuju svoju funkcionalnost uz pomoć sistema za upravljanje dokumentima. Rad u ovom pravcu postao je posebno uočljiv 2002. godine. Na primjer, Stellent je integrirao svoj softver za upravljanje sadržajem sa Foremost sistemom za upravljanje dokumentima iz TrueArc-a (treba napomenuti da je integracija softvera za upravljanje dokumentima sa EDMS-om veoma teška, jer je potrebno riješiti problemi dupliciranja funkcija i spremišta). Sa ovom integracijom, postalo je moguće napraviti "snimke" web stranice i upravljati njima kao zapisima. Zanimljive karakteristike su takođe implementirane, kao što je snimanje ekrana na koje se naiđe tokom onlajn transakcije (na primer, u softveru WebCapture kompanije Tower Technology). Open Text je kupio PS Software (programer sistema za upravljanje dokumentima) i ugradio svoj iRIMS softver kao modul u svoj LiveLink softver. Documentum, IBM i Interwoven (između ostalih dobavljača za upravljanje sadržajem, između ostalih dobavljača softvera za upravljanje sadržajem) također dopunjuju svoj softver za upravljanje sadržajem sa funkcionalnošću sistema za upravljanje dokumentima.
Mnogi poslovni korisnici žele prikupljati podatke iz različitih aplikacija koje rade u heterogenom okruženju i generirati izvještaje elektronski. Ova mogućnost je posebno neophodna kompanijama koje koriste ERP sisteme (koji uvek prikupljaju i čuvaju mnogo informacija, ali nemaju uvek mogućnost da generišu sve potrebne izveštaje na fleksibilan način).
Zato je tzv sistemi za upravljanje rezultatima (OMS), čija je glavna svrha generiranje izlaznih dokumenata. U nekim OMS-sistemima dodatno je implementirana mogućnost arhiviranja i dugoročnog čuvanja izlaznih izvještaja i dokumenata. U tom smislu, mnoge OMS sisteme Gartner grupa klasifikuje kao integrisani sistemi za arhiviranje i pronalaženje dokumenata (IDARS). Međutim, glavni razlog popularnosti OMS sistema i dalje je tržišna niša koju oni zauzimaju – generisanje dokumenata i izveštaja u informacionim sistemima preduzeća i organizacija izgrađenim korišćenjem ERP sistema. Prema analitičarima Gartner Grupe, jedna od slabosti modernih ERP sistema je upravo loše upravljanje generisanjem izlaznih dokumenata (programeri ERP sistema su više fokusirani na poboljšanje funkcionalnosti ključnih modula svog softvera nego na „manje“ probleme obezbeđivanje generisanja izveštaja o rezultatima koji po njihovom mišljenju nemaju dobre tržišne izglede). Ovaj nedostatak ERP sistema poslužio je kao glavni faktor u nastanku i brzom razvoju tržišta OMS sistema. Jedan broj OMS-sistema je odgovoran samo za distribuciju i isporuku izlaznih dokumenata (u elektronskom obliku - u HTML, XML i PDF formatima). Vrlo često su OMS sistemi integrisani sa softverskim paketima za skeniranje dokumenata i slika. Korisna karakteristika nekih OMS sistema je interakcija sa starim sistemima preduzeća.
Takođe se može primetiti posebni moduli za upravljanje elektronskim dokumentima ugrađen u ERP sisteme (SAP R/3, Baan, itd.). Međutim, mogućnosti ovih modula su prilično ograničene, jer je gotovo nemoguće stvoriti univerzalan i potpuno funkcionalan ERP sistem.
Prednosti korištenja EDMS-a
Prema Forrester Research-u, 38% kompanija sa liste Fortune 500 vjeruje da je kupovina modernog EDMS ključna za uspjeh njihovog poslovanja. U skladu sa mišljenjem analitičara industrije (ima dosta ovakvih mišljenja koja se u određenim tačkama međusobno razlikuju), koristi za korporativne korisnike pri implementaciji EDMS-a su prilično različite. Na primjer, prema Siemens Business Services, kada koristite EDMS:
- Produktivnost osoblja se povećava za 20-25%;
- Troškovi arhivskog skladištenja elektronskih dokumenata su 80% niži u odnosu na troškove čuvanja papirne arhive.
Također je općenito prihvaćeno da se taktičke i strateške koristi stiču implementacijom EDMS-a. Taktičke prednosti određuju se smanjenjem troškova implementacije EDMS-a u vezi sa: oslobađanjem fizičkog prostora za skladištenje dokumenata; smanjenje troškova kopiranja i dostave dokumenata u papirnom obliku; smanjenje troškova osoblja i opreme itd. K strateški uključuju koristi povezane sa poboljšanjem efikasnosti preduzeća ili organizacije. Ove pogodnosti uključuju:
- Pojava mogućnosti kolektivnog rada na dokumentima (što je nemoguće kod papirnog kancelarijskog rada);
- Značajno ubrzanje pretraživanja i odabira dokumenata (po različitim atributima);
- Povećanje sigurnosti informacija zbog činjenice da je rad u EDMS-u sa neregistrovane radne stanice nemoguć, a svakom korisniku EDMS-a se dodeljuju svoja prava pristupa informacijama;
- Povećanje sigurnosti dokumenata i pogodnosti njihovog skladištenja, budući da se elektronski pohranjuju na serveru;
- Unapređenje kontrole nad izvršenjem dokumenata.
Analiza trenutnog stanja globalnog EDMS tržišta
generalni pregled
Globalno tržište EDMS uskoro će napuniti 20 godina. Veoma je fragmentiran, jer uključuje kako svjetski poznate diversificirane IT kompanije, tako i relativno malo poznate (ili poznate samo u svojoj tržišnoj niši) firme. Prema različitim procjenama, danas u svijetu postoji nekoliko stotina softverskih aplikacija (koje se mogu svrstati u EDMS) koje se međusobno razlikuju kako po funkcionalnosti tako i po tehnološkim rješenjima. U svetu postoje stotine kompanija koje razvijaju aplikacije u oblasti elektronskog upravljanja dokumentima, od kojih su najpoznatije (po abecednom redu): ACS Software, Action Technologies, Adobe, Artesia, AXS-One, BroadVision, Cyco, Cypress, Datamax Technologies, Datawatch, Divine, Documentum, Dynamic Imaging, Eastman Software, Excalibur, FileNet, Hyland Software, HP/Dazel, Hummingbird, Gauss Interprise, IBM, Ideal, Identitech, iManage, Interlucent Internet Solutions, Interwoven, InterTech, Ixos Software, Jetform, Keyfile, Kofax, Lotus Development, Microsoft, Mobius Management Systems, Novell, OIT, OpenText, Optio Software, Optika, Oracle, OTG, Plexus, Radnet, RedDot Solutions, Siemens Nixdorf, SER Macrosoft, SER Solutions, Saperion, Saros, Staffware plc, Stellent, Symantec, Tower Software, Tower Technology, TrueArc, TSP; Unisys, Vignette, Westbrook Technologies, itd.
Analitičari IDC-a razmatraju izglede za globalno tržište tehnologija za upravljanje dokumentima i sadržajem ( tehnologije dokumenata i sadržaja - DCT) prilično povoljan (izvještaj „Prognoza i analiza aplikacija tehnologija dokumenata i sadržaja, 2000-2004.“) zbog kontinuiranog rasta potrebe korporativnih korisnika da poboljšaju efikasnost svog zajedničkog rada sa korporativnim dokumentima (prema GartnerGroup-u, do kraja 2001. bilo je oko 40 miliona korisnika EDMS-a). U ovom izvještaju, IDC ističe sljedeće segmente DCT tržišta: sam EDMS; sistemi za upravljanje sadržajem za portale preduzeća i sistemi za upravljanje sadržajem za e-trgovinu. Prema IDC-ovoj prognozi, veličina globalnog DCT tržišta bi se trebala povećati sa 1,1 milijarde dolara u 1999. na skoro 4,4 milijarde dolara u 2004. sa prosječnom godišnjom stopom rasta od 32% (za poređenje, prema IDC-ovom izvještaju "Pregled tržišta upravljanja dokumentima"). i prognoza: 1998-2003", 1998. godine obim svjetskog tržišta EDMS iznosio je oko 750 miliona dolara, uključujući 200 miliona dolara za zapadnoevropsko tržište). Razvoj tržišta DCT-a također je vođen kontinuiranim širenjem e-trgovine i sve većom potrebom poduzeća za integriranim alatima za pristup informacijama kompatibilnim s web-om. Istovremeno, potražnja potrošača za alatima za prikupljanje, pretraživanje i analizu informacija posebno brzo raste, uz pomoć kojih je moguće brže obraditi heterogene kolekcije tekstualnih, grafičkih, video i audio datoteka. Prema IDC-u, prodaja EDS-a trenutno čini osnovu prihoda na DCT tržištu. Međutim, segment aplikacija za e-trgovinu i dalje raste brže. U 1998-1999 obim ovog segmenta je porastao za 143,1%. Poređenja radi, obim EDMS segmenta u posmatranom periodu povećan je za samo 19,5%, a obim segmenta aplikacija za portale preduzeća - za 64,6%.
Novija prognoza IDC-a (Rezime tržišne prognoze i analize tehnologije dokumenata i sadržaja, 2001-2005) procjenjuje izglede za globalno tržište sistema za upravljanje dokumentima i sadržajem tokom ekonomske krize (i sa ponovnom procjenom nakon 9/11). I, iako globalno tržište ovih sistema nije ponovilo svoj izuzetan rast od 89% (kao 2000. godine), IDC predviđa dobre razvojne izglede za njega. Početna prognoza IDC-a zasnovana je na podacima prikupljenim u 2000. i prvom kvartalu 2001. Predviđa se da će ovo tržište rasti po godišnjoj stopi od 47,2% (sa 2 milijarde dolara u 2000. na preko 14 milijardi dolara u 2005.). Nakon tragedije 11. septembra, prognoza je revidirana naniže. Analitičari IDC-a vjeruju da će planovi za poslovne korisnike da nabave sisteme za upravljanje dokumentima i sadržajem biti stavljeni na čekanje za prva tri kvartala 2002. godine. Očekuje se da će se tržište oporaviti do kraja 2002. i tokom 2003-2005. Prema Gartner Grupi, potražnja za korporativnim sistemima za upravljanje dokumentima će se nastaviti, ali njihovi programeri su pod pritiskom tržišnih uslova (koji zahtijevaju daljnje snižavanje cijena), kontinuirane diferencijacije proizvoda i potrebe za VAR mogućnostima. Popularnost portala će nastaviti da raste. Prema prognozi IDC-a (izvještaj "Prognoza i analiza softvera svjetskih poslovnih informacijskih portala, 2001-2006"), veličina svjetskog tržišta softvera za kreiranje korporativnih informacijskih portala ( Informativni portal preduzeća - EIP) će se povećati sa 550,4 miliona dolara u 2001. na 3,1 milijardu dolara u 2006. Zauzvrat, prema prognozi Gartner grupe, prosječna godišnja stopa rasta segmenta tržišta portala u narednih 5 godina iznosit će 30% (dok analitičari Ovuma vjeruju da će u trenutna teška situacija u globalnoj ekonomiji, mnoge inicijative „portala“ će jednostavno biti „na policama“). Takođe raste interesovanje za sisteme za upravljanje slikama.
Analitičari IDC-a nisu zaobišli ni tržište usluga u oblasti upravljanja sadržajem i dokumentima (izvještaj „Prognoza tržišta usluga upravljanja sadržajem i dokumentima, 2001-2006“). Prema predviđanjima IDC-a, ovo tržište će rasti godišnje uz prosječnu stopu rasta od 44% kako bi dostiglo 24,4 milijarde dolara do 2006. IDC-ova lista takvih usluga uključuje usluge planiranja i dizajna, kao i usluge implementacije, obuke i podrške koje se pružaju korisnicima kako bi pomogli u efikasnom upravljanju sadržajem preduzeća.
Prema opštem mišljenju analitičara, značaj uvođenja savremenog EDMS-a za uspešno poslovanje je ostao, a u dogledno vreme njihov značaj će samo rasti.
Glavni trendovi u razvoju globalnog EDMS tržišta
Dalji razvoj tržišta, njegova konsolidacija, pojava novih učesnika na tržištu, diferencijacija ponude od učesnika na tržištu
Na tržištu EDMS nastavljaju se spajanja i preuzimanja, i to u velikoj mjeri - od strane svjetski poznatih IT kompanija (Oracle, Microsoft, SAP, Baan itd.) koje su ušle u novo polje djelovanja. Uočljiv je proces preuzimanja EDMS programera od strane velikih IT firmi i ugrađivanja njihovih tehnologija u vlastita rješenja. Na primjer, u aprilu 2001. Microsoft je kupio Ncompass Labs iz Vancouvera, Kanada, programera Resolution sistema za upravljanje web sadržajem, koji je postao osnova za Microsoft Content Management Server 2001, objavljen početkom augusta 2001. Prodavci sistema za upravljanje webom -sadržaji kreiraju saveze sa programerima portala (ili ih steći). Ovo stvara neku vrstu sinergije između sistema upravljanja web sadržajem i portala (ova konvergencija sistema za upravljanje web sadržajem i portala stvara novi oblik timskog rada). Partnerstva su takođe počela da se formiraju između programera sistema za upravljanje dokumentima i sadržajem i dobavljača sistema za upravljanje slikama (na primer, Artesia i Vignette).
Mnogi dobavljači razlikuju svoju ponudu, razvijaju ili poboljšavaju sopstvene komponente toka posla. Ovako, na primjer, radi kompanija Oracle, koja je dodala komponentu toka posla u softver Oracle Applications Suite. JBA International (www.jbaworld.com), programer ERP sistema za srednja preduzeća, takođe je dodao modul toka posla svom sistemu. Istovremeno, Lotus Development nudi sistem toka posla koji se može koristiti za automatizaciju Domino aplikacija za korisničku podršku. U septembru 2001. Vignette je izdao Vignette Content Suite V6, koji objedinjuje prethodno samostalno upravljanje web sadržajem, personalizaciju, integraciju aplikacija, agregaciju i sindikaciju sadržaja, te analizu i izvještavanje o prometu web stranice.
EDMS integracija sa uobičajenim korporativnim aplikacijama
Integracija poslovnih podataka i aplikacija je jedna od njih najveći problemi sa kojima se preduzeća suočavaju danas, a ozbiljnost ovog problema će ostati iu budućnosti. Prema analitičarima IDC-a (izvještaj „Preživljavanje tranzicije e-poslovanja: strategije upravljanja informacijama u preduzeću“), u eri e-poslovanje samo ona preduzeća koja najpažljivije artikulišu svoju strategiju upravljanja korporativnim informacijama će uspeti. Upravljanje informacijama poduzeća - EIM). Cilj EIM strategije za bilo koje poduzeće je da omogući lako i brz pristup na sva korporativna znanja i podatke i mogućnost upravljanja korporativnim informacijama s bilo kojeg mjesta (moraju biti ažurne i dostupne u bilo kojem kontekstu). Ovim preduzećima će biti potrebna duboka integracija svih njihovih poslovnih aplikacija koje međusobno komuniciraju.
U tom smislu, mogućnost integracije EDMS-a sa drugim korporativnim aplikacijama (kako sopstvenim tako i drugim programerima) je od posebnog značaja. Prema IDC-u (izvještaj „Enterprise Integration Software Forecast & Analysis, 2001-2005“), globalno tržište softvera za integraciju preduzeća poraslo je za 88,4% od 1999. do 2000. godine, čime je potvrđena važnost integrisanih rješenja za preduzeća. Iako će njegova stopa rasta opasti u narednih 5 godina zbog izazovnih globalnih ekonomskih uslova, IDC vjeruje da će ovo tržište nastaviti da nadmašuje cjelokupnu industriju razvoja softvera do 2005. godine (sa godišnjom stopom rasta od 43,9%).
Uprkos trenutnoj ekonomskoj krizi, analitičari IDC-a smatraju da će preduzeća nastaviti da učestvuju u integracijskim projektima iz sledećih razloga:
- Integracija poslovnih aplikacija omogućava bolje korištenje složenih heterogenih sistema;
- Ostala je potreba za naslijeđenim sistemima za rad s novim aplikacijama;
- Tekući proces spajanja i akvizicija na globalnom IT tržištu primorava preduzeća da integrišu aplikacije u svoje heterogene informacione sisteme preduzeća.
Treba reći da industrija aktivno rješava pitanja objedinjavanja razvoja EDMS-a i njihove integracije sa zajedničkim operativnim sistemima, aplikacijama, različitim okruženjima interfejsa (posebno to radi konzorcij Koalicija za upravljanje tokovima rada naporno radeći na stvaranju odgovarajućih standarda). Trenutno, desetine IT kompanija nude svoja rješenja za integraciju poslovnih aplikacija zasnovana na različitim (i ponekad nekompatibilnim) tehnologijama. Ova raznolikost ponuda često otežava poslovnim korisnicima izbor prave strategije integracije i dobavljača rješenja za integraciju.
Zanimljivo je primijetiti da se mijenjaju i metode integracije koje nude dobavljači rješenja za integraciju. Trenutno, glavni integracioni sloj (virtualizacija) je prvenstveno API koji obezbeđuje jedan provajder infrastrukture za upravljanje sadržajem preduzeća. To jest, čak i ako su repozitorijumi sadržaja iz mnogih kompanija integrisani, API provajder postaje primarni dobavljač infrastrukture za celo preduzeće. ali u budućnosti se planira prelazak sa integracije preko API-ja(koji su zavisni od sistema) na integraciju putem Web servisa zasnovanih na komunikaciji putem XML poruka koristeći sistemski nezavisne rječnike i protokole (jedan od prvih - još 2000. godine - ideju o web servisima promovirao je Microsoft u svom .NET-u rješenje, ovu ideju sada podržavaju Sun Microsystems, HP i Oracle, koji uključuju alate i komponente za web usluge u svojim vlastitim J2EE platformama). Ovo će eliminisati zavisnost preduzeća od jednog dobavljača (ako je potrebno, integrisati korporativne aplikacije), iako će zahtevati kreiranje novih standarda. Programeri infrastrukture za upravljanje sadržajem preduzeća planiraju da izlože svoj softver kao Web usluge počevši od 2002. godine koristeći standarde kao što su SOAP, ebXML ili UDDI. Industrijski analitičari vjeruju da bi IBM i Documentum mogli postati vodeći dobavljači infrastrukture poslovnih sadržaja u budućnosti. Obje kompanije su već implementirale integrisanu funkciju pretraživanja i upravljanja sadržajem za više repozitorija. Na primjer, Documentum je integrirao softver Lotus Domino, dok je IBM integrirao i softver Documentum 4i i softver FileNet Panagon.
Primjer integracije je saradnja između Documentuma i PricewaterhouseCoopersa. Ugradili su svu funkcionalnost Documentum 4i eBusiness Edition softvera u SAP/R3 ERP sistem i mySAP.com softver. Ova integracija omogućava korisnicima SAP R/3 da kreiraju dvosmjerne veze između informacija i sadržaja između SAP R/3 softvera i korporativne web stranice. Dodatno, integracija omogućava korisnicima SAP R/3 da arhiviraju sadržaj za Documentum 4i platformu kako bi optimizirali performanse SAP R/3. Softver koji se koristi za integraciju eConnector za SAP razvio Documentum - integrirani skup usluga upravljanja sadržajem za SAP R / 3 okruženje. Postoji i primjer "bešavne" integracije softvera Documentum 4i eBusiness platforma sa softverom Siebel eBusiness aplikacije 7, koji omogućava da se pruži jedinstven pogled na podatke o klijentu i dokumente koji odražavaju istoriju odnosa sa njim (kao što su pisma, komercijalne ponude, ugovori, finansijski dokumenti, itd.), kao i upravljanje ovim distribuiranim informacijama.
Zauzvrat, Informativna grafika je integrisala Brava! (Java Viewing and Annotation Solution) sa softverom Documentum 4i eBusiness Edition, koji vam omogućava pregled dokumenata i crteža pohranjenih u bazi podataka Documentum putem standardnih web pretraživača. IBM je integrirao svoju Corepoint aplikaciju za obradu poziva sa MQSeries Workflow softverom.
IDC vjeruje da će programeri softvera za integraciju poslovnih aplikacija nastaviti imati snažne mogućnosti rasta prihoda na ovom tržištu u narednih 5 godina. Lideri među njima biće prodavci poslovnog softvera, aplikativnih servera i baza podataka.
Stalna potražnja za OMS sistemima
Pošto većina korisnika ERP sistema ne želi da ima problema sa formiranjem i izlazom raznih izveštaja i dokumenata, onda potražnja za OMS sistemima će ostati jaka u srednjem roku. Prema prognozi Gartner Grupe, u narednim godinama prosječna godišnja stopa rasta tržišnog segmenta sistema za upravljanje izvještajima i izlaznih sistema iznosiće 30%. Određeni podsticaj razvoju OMS-sistema daće dalje širenje elektronskog poslovanja, koje je veoma zahtevno za dostupnost distribuiranog generisanja izlaznih dokumenata u informacionim sistemima preduzeća.
Tehnološke promjene u industriji
EDS je doživio neke tehnološke promjene u posljednjih nekoliko godina. Na primjer, EDMS sa dvoslojnom arhitekturom "klijent-server" sada se zamjenjuje sistemi sa troslojnom arhitekturom. Ovakve sisteme je mnogo lakše integrisati sa drugim korporativnim aplikacijama preko API-ja (iako ostaju mogućnosti CORBA, COM/DCOM, itd. interfejsa).
Još jedna značajna promjena je pojednostavljenje upravljanja dokumentima u mnogim SED-ovima. Ovaj trend je započeo prije nekoliko godina kada je Lotus Development objavio Domino softver, koji pruža jeftino upravljanje revizijama osnovnih dokumenata. 2000. godine, kompanija Microsoft je počela da radi isto, radeći na poboljšanju funkcionalnosti upravljanja dokumentima i znanjem (kao dio projekta Tahoe). Kao rezultat realizacije projekta, besplatno je obezbeđena osnovna funkcionalnost upravljanja dokumentima za Microsoft office aplikacije (ista funkcionalnost je implementirana u MS Site Server i MS Exchange softveru). Zauzvrat, softver Oracle iFS (Internet File System) također pruža besplatnu osnovnu provjeru verzije i funkcionalnost prijave/odjave zasnovane na Oracle8i DBMS-u.
Prema analitičarima IDC-a i GartnerGroup-a, u bliskoj budućnosti tradicionalni EDMS će se suočiti sa određenim poteškoćama zbog činjenice da će dobavljači infrastrukturnog softvera (Lotus i/ili Microsoft) ponuditi EDMS funkcionalnost na osnovu svojih osnovnih tehnologija bez potrebe za dodatnim ulaganjima u implementacija aplikacija za upravljanje dokumentima (koji imaju vlastiti trošak). Osim toga, IDC predviđa (izvještaj "Prognoza tržišta i analiza tržišta zajedničkih aplikacija, 2000-2004") da će u budućnosti doći do pomjeranja fokusa sa "čistog" EDMS-a na tehnologije za kolaborativni rad s elementima elektronskog upravljanja dokumentima, upravljanjem znanjem i sadržajem upravljačka rješenja i informacije (portali).
Također treba napomenuti da sada u velikoj većini EDS-a, u cilju postizanja tržišne atraktivnosti, višejezičnost.
Promjene u preferencijama potrošača
Povećana funkcionalnost EDMS-a sada u mnogim slučajevima jednostavno nije tražena od strane potrošača. Prilično veliki broj EDMS-a jednostavno je prezasićen funkcionalnošću koja često nije potrebna u tipičnom preduzeću. Zbog ove okolnosti (kao što je gore navedeno), jeftina osnovna funkcionalnost upravljanja dokumentima(primijenjeno, na primjer, u brojnim softverskim proizvodima iz Microsofta, Lotusa, Oraclea, itd.) postaju sve privlačniji potrošačima.
Istovremeno, tržište kontinuirana potražnja za složenim vertikalnim EDMS rješenjima za farmaceutsku, građevinsku, osiguranje i druge industrije. Brojne industrije (kao što su proizvodnja medicinske opreme, vazduhoplovstvo, transport, pravo, itd.) generalno zahtevaju posebno strogu kontrolu nad određenim dokumentima i njihovim sadržajem.
Analitičari predviđaju intenzivna potražnja za tehnologijom toka posla, uglavnom za njihovu upotrebu u integraciji aplikacija i automatizaciji poslovnih procesa.
Ideja o nabavci EDMS-a od strane korporativnih korisnika od malih kompanija postaje sve manje popularna. Kao rezultat toga, na ovom tržištu postoje povoljne mogućnosti za brzi razvoj velikih i poznatih dobavljača u industriji razvoja softvera.
Razvoj internet orijentisanog EDMS-a
Ključni uslov za uspjeh EDMS-a na svjetskom tržištu je njihova web orijentacija. Sistemi za upravljanje web sadržajem počinju da igraju centralnu ulogu, a njihova funkcionalnost će se samo povećavati u budućnosti. Analitičari Gartner grupe predviđaju da će globalno tržište softvera za upravljanje web sadržajem porasti sa 4 milijarde dolara u 2001. na 6 milijardi dolara u 2003. Do kraja 2002. godine, 80% kompanija Global 2000 će imati sisteme za upravljanje web sadržajem.
Razvoj Web-orijentisanog EDMS-a će biti promovisan i sve većom popularnošću mobilnog pristupa internetu – za isporuku različitih sadržaja putem ovih sistema na mobilne uređaje. Stoga se funkcije mobilnog pristupa sada implementiraju u ove sisteme. Osim toga, razvoj sistema za upravljanje web sadržajem će biti ubrzan kontinuiranom specijalizacijom i integracijom industrije. Postoji i postepeni prelazak sa tehnologija upravljanja sadržajem na tehnologije upravljanja znanjem.
Brza promjena tržišne orijentacije EDMS programera
Dinamična promjena tržišne orijentacije EDMS programera postala je red dana. Na primjer, Documentum je počeo kao kompanija za sistem upravljanja dokumentima, zatim je evoluirao u kompaniju za sistem upravljanja znanjem, a potom i sisteme za upravljanje sadržajem (sljedeći korak je implementacija ECM koncepta). I sve ove metamorfoze dogodile su se za samo 18 mjeseci. Treba napomenuti da se sam izraz "upravljanje dokumentima" sada može naći na web stranicama samo nekoliko EDMS dobavljača (većina EDMS programera više ne koristi ovu terminologiju). Ali bez obzira kako se ovi sistemi zvali - upravljanje dokumentima, upravljanje znanjem ili upravljanje sadržajem (sa prefiksom "e" ispred njih), njihov glavni zadatak ostaje rješavanje problema upravljanja kritičnim korporativnim informacijama.
Tradicionalni EDMS dobavljači sada preispituju svoju poziciju na tržištu. Neke kompanije su počele da proizvode rešenja za vertikalna tržišta, druge nastavljaju da razvijaju jezgro svojih sistema i nude drugim programerima softvera da ga ugrade u svoje proizvode, treće se bave razvojem međuvera koji obezbeđuje integraciju različitih aplikacija (sistema računovodstvo, razni MRP/ERP sistemi, CAD sistemi, itd.). Brojni poznati dobavljači EDMS-a mogli bi se vratiti na vertikalna tržišta niša. Drugi dobavljači će proširiti funkcionalnost svojih sistema proširivanjem na Internet.
Ponuda vodećih EDMS programera univerzalnih rješenja za velika poduzeća za upravljanje svim svojim korporativnim informacijama
EDMS dobavljači izlaze iz svojih vertikalnih niša i pokušavaju ponuditi zajedničko rješenje za upravljanje sadržajem preduzeća. Oni prelaze sa isporuke kancelarijskih rješenja (i dalje prilično profitabilnih za njih) do implementacije kompletnog poslovnog rješenja (u rasponu od obrade dolazne e-pošte do intranet/ekstranet sadržaja i Interneta). Industrijski analitičari napominju da je maštovit projekat stvaranja "potpuno kolaborativnog" preduzeća (čiji svi zaposleni koriste mogućnosti EDS-a) još uvijek samo na nivou lijepe ideje. Najbliža stvar njegovoj implementaciji je sada Zapadna Evropa.
Povećanje intenziteta aktivnosti programera na kreiranju i promociji zajedničkih rješenja
Primjer za to je izlazak 2000. godine zajedničkog rješenja za upravljanje informacijskim sadržajem u B2B rješenjima, baziranog na softveru Documentum 4i eBusiness Edition i softveru ATG Dynamo (razvijen od strane Art Technology Group).
Zajednički razvoj industrijskih standarda
Ovo je održiv trend u razvoju industrije. Posebno možemo istaći rad na stvaranju otvorenog protokola za sinhronizaciju podataka SyncML, u kojem učestvuju kompanije kao što su IBM, Lotus Development, Motorola, Nokia, Palm, Psion i Starfish Software.
Razvoj ESM koncepta
Ovo je novi trend u razvoju cjelokupne industrije (posebno je uočljiv 2002. godine). Istovremeno, ECM postaje tehnologija na nivou preduzeća, a ne odeljenja. Najpoželjniji način da se dođe do korisnika (isporuči im informacije) u implementaciji ECM tehnologija biće portali.
Rusko EDMS tržište
generalni pregled
Potreba ruskih preduzeća i organizacija da optimizuju svoj radni tok i dalje je velika i nastavlja da raste. Posljednjih godina u Rusiji se pojavilo na desetine kompanija koje se bave razvojem i isporukom EDMS-a, kako stranih, tako i vlastitog dizajna. Prve velike implementacije EDMS-a (iako, uglavnom, pilotske) već su u Rusiji. Možemo pretpostaviti da su se formirali temelji ruskog tržišta softvera za upravljanje dokumentima. Prema IDC-u, veličina ruskog EDMS tržišta (domaćeg EDMS-a zajedno sa stranim EDMS-om) u 1999. iznosila je oko 2 miliona dolara. Prema analitičarima, od 1999. godine godišnja stopa rasta ruskog EDMS tržišta iznosila je najmanje 30 %. Postoji i mišljenje da je od 1998. godine došlo do skoro dvostrukog godišnjeg povećanja obima ruskog EDMS tržišta. Izgledi za rusko tržište EDMS poboljšani su usvajanjem zakona o elektronskom digitalni potpis, čime se stvara pravni osnov za distribuciju EDMS-a u međukorporativnoj interakciji. Postoji mišljenje brojnih industrijskih analitičara da je potencijalni obim ruskog tržišta EDMS-a stotine miliona dolara (uz uspješan razvoj ruske ekonomije).
Treba napomenuti da je trenutno uočena mala veličina ruskog tržišta EDMS-a povezana ne samo sa relativnim beznačajnošću udjela elektronskog upravljanja dokumentima u ukupnom protoku dokumenata ruskih preduzeća i organizacija (koje mogu sebi priuštiti kupovinu EDMS-a po cijeni od nekoliko desetina do nekoliko stotina hiljada dolara). U velikoj većini slučajeva ruskim preduzećima dominiraju papirna dokumenta. Ova se okolnost objašnjava ne samo tradicijama i određenim konzervativizmom, već i teškim finansijskim i tehničkim stanjem većine ruskih preduzeća i organizacija. Treba reći da je na ruskom tržištu prisutan niz poznatih stranih sistema (Documentum, DOCS Open/Fusion, Staffware, Panagon, DocuLive, Lotus Notes itd.). Od domaćeg softvera, najpoznatiji su u Rusiji: softverski sistemi i njihovi dobavljači: BOSS-Referent (IT); Šifra: Tok dokumenata (Konzorcijum "Šifra"); Veliki dok (granit), Eufrat (kognitivne tehnologije); Case (EOS); LanDocs (Lanit); Kron (Ankey); OfficeMedia (InterTrust); Effect Office (Garant International); N.System (Centar za računarsku tehnologiju), LS Flow (Lotsiya-Soft), Optima (Optima Workflow), ESKADO (InterprocomLan), 1C:Upravljanje dokumentima i 1C:Archive (1C), Circular i VisualDOC (CentreInvest Soft), Document- 2000 (TelcomService), Irida (IBS), RS-Document (R-Style Software Lab) i niz drugih.
Treba napomenuti da su neki domaći EDMS kreirani u okruženju Lotus Domino / Notes (iz raznih objektivnih i subjektivnih razloga, koje je postalo prilično rašireno u Rusiji): BOSS-Referent (IT), porodica proizvoda Cinderella i DIS-Assistant ( Moskovski razvojni institut), CompanyMedia i OfficemMedia (InterTrust), N.System (Centar za računarsku tehnologiju), Papirologiju (KSK) itd.
Prema IDC klasifikaciji, većina domaćih EDMS spada u klasu sistema fokusiranih na poslovne procese (često sa kontrolama toka posla). Razni izvori navode da su u većini domaćih EDMS implementirane sljedeće funkcije:
- Obrada/čuvanje dokumenata;
- Upravljanje tokovima rada (prijenos dokumenata između izvođača);
- Kontrola izvršenja dokumenata;
- Pretraga dokumenata po atributima i pretraživanje po cijelom tekstu;
- Rad sa povezanim dokumentima;
- Regulacija prava pristupa;
- Otpis dokumenata;
- Integracija sa eksternim email sistemima itd.
Glavna prednost domaćeg EDMS-a je određeno uvažavanje ruskih specifičnosti i tradicije rada sa dokumentima (u početku zacrtane u njihovoj poslovnoj logici).
Glavni trendovi u razvoju ruskog tržišta EDMS
Izlazak na domaće tržište EDMS-a raznolikih IT kompanija
Među stotinama ruskih IT kompanija koje čvrsto zauzimaju svoje mjesto na domaćem IT tržištu, brojne velike raznolike firme ozbiljno shvataju EDMS tržište i diverzificiraju svoje aktivnosti nudeći vlastita rješenja u oblasti automatizacije toka posla. Ovdje možemo spomenuti kompanije kao što su IBS, Aquarius (her podružnica Aquarius Consulting), R-Style, Lanit, itd. (da ne spominjemo IT Co.).
Zajednički rad na standardizaciji EDMS-a
Brojne ruske kompanije (STC IRM, InterTrust, EOS) rade zajedno na polju standardizacije EDMS protokola interakcije. U aprilu 2002. godine osnovali su posebnu stalnu "Radnu grupu za standardizaciju protokola" u tu svrhu.
Rast interesa na ruskom tržištu stranih programera i dobavljača EDMS-a
Ovaj interes se očituje u ulasku stranih EDMS dobavljača na rusko tržište preko partnerskih kompanija. Kao primjer možemo spomenuti kanadsku kompaniju Hummingbird, koja preko svog partnera - ruske kompanije HBS - promovira DOCS Open/Fusion sistem, Fulcrum sistem upravljanja znanjem, Genio alat za integraciju podataka i Hummingbird EIP portal. Kompanija FileNet je također odlučila da uđe na rusko tržište (posebno uz pomoć kompanije Galaktika, koja je postala partner FileNet-a u promociji Panagon EDMS-a na rusko tržište).
Razvoj integriranih rješenja
Prisustvo nekoliko desetina EDMS-a na ruskom tržištu prisiljava programere da kreiraju alate za njihovu integraciju. Primjer za to je izdavanje od strane IT Co. u martu 2002. XML gateway-a u svom EDMS BOSS-Referentu, koji će omogućiti integraciju EDMS-a izgrađenog na različitim platformama i korištenjem različitih formata podataka u jedinstveni informacijski prostor.
Saradnja i zajednička promocija integrisanih rješenja
Zanimljivo je da neke ruske kompanije nude svoje EDMS u obliku OEM verzija unapred instaliranih na računarima koje sastavlja njihov partner. Primer za to je saradnja ruskih kompanija IT Co. i Inel-Data, koje svojim klijentima nude integrisano rešenje, a to je OEM verzija BOSS-Referent EDMS-a unapred instaliranog na računaru Excimer.
Primjeri upotrebe EDMS-a u svijetu
EDMS u zdravstvu
Sa sjedištem u Danvilleu, Geisinger Health System pruža zdravstvenu njegu za 2 miliona ljudi u 31 okrugu Pensilvanije, od prve pomoći na selu do složenih dijagnostičkih i tretmanskih procedura u Geisinger Medical Center.
Geisinger Health System je implementirao EDMS TOWER IDM(umjesto Document Imaging System) koju je razvila kompanija TOWER Technology, koji je integriran sa Ambulatornim sistemom raspoređenim u mreži klinika Geisinger Health System u zapadnoj, centralnoj i sjeveroistočnoj Pensilvaniji. Relevantne Geisingerove službe dobile su stabilan i pouzdan pristup finansijskim, medicinskim, osiguravajućim i izvještajnim dokumentima. Pre uvođenja softvera TOWER, sistem kojim je upravljao Geisinger godišnje je obrađivao i čuvao do 2 miliona slika dokumenata i 12.000 COLD izveštaja. Nakon implementacije TOWER softvera, očekuje se povećanje radnog opterećenja sistema na 4 miliona slika (već u prvoj godini). Dokumentovan je rad više od 7.000 zaposlenih u kompaniji Geisinger, skoro 24.000 godišnjih hospitalizacija i 1,4 miliona poseta pacijenata lekarima.
Pored toga, Geisinger Health System je implementirao softver TOWER Document Portal, putem kojeg su ljekari dobili pristup Internetu podacima o hiljadama pacijenata. Otkako je sistem proširen na Web, tradicionalni papirni dokumenti su spojeni sa informacijama na Internetu. I to omogućava Geisingeru da objedini procedure za pohranjivanje i korištenje informacija.
EDMS u farmaciji
Novartis je velika farmaceutska kompanija nastala 1996. godine kao rezultat spajanja svjetski poznatih švicarskih kompanija Sandoz i Ciba. Jedna od glavnih aktivnosti Novartisa je istraživanje stvaranja novih lijekova (Godišnje Novartis u ovu oblast ulaže više od 2,9 milijardi švicarskih franaka).
Nakon spajanja, Novartis je imao problem - potrebu da kombinuje informacione resurse i znanje dve ranije nezavisne kompanije i efikasno upravlja njima. Treba napomenuti da za svaku farmaceutsku kompaniju pitanje upravljanja dokumentima za kreirane lijekove zahtijeva posebnu pažnju. Za Novartis je cijena pitanja bila još veća, budući da se menadžment Novartisa s pravom bojao da bi nakon spajanja kompanija, informacijski resursi velikog obima mogli biti izgubljeni (ili pretjerano duplicirani) (posebno u nedostatku interakcije između geografski udaljenih projekata timovi koji ranije nisu međusobno sarađivali).
Prije spajanja, Sandozovo osoblje je pohranjivalo istraživačku dokumentaciju u papirnatom obliku, na računarima, korporativnim mrežnim serverima i aplikacijama koje rade pod VMS operativnim sistemom. Mnogi zaposleni u Sandozu nisu bili u mogućnosti da efikasno rade sa VMS-om zbog njegove složenosti. korisnički interfejs. Dakle, da bi dobili pristup informacijama drugog naučnika ili grupe istraživača, ovi zaposleni su bili primorani da kontaktiraju njene autore telefonom, šalju zahtjeve e-mailom ili zatraže ove podatke faksom. Često projektnu dokumentaciju duplicirano. Osim toga, kada su zaposleni iz bilo kojeg razloga napustili kompaniju, informacije (znanje) koje su stvorile postale su teško razumljive (ili čak izgubljene).
Slična situacija je i u Cibi. Zaposleni su takođe koristili papirnate i elektronske dokumente pohranjene na lokalnim računarima. Kada je postalo potrebno opisati novi lijek, morali smo čitave dane tražiti relevantne informacije (ili ih stvarati iznova). Time je značajno produženo ukupno vrijeme ulaska novog lijeka na tržište, što je umanjilo njegovu konkurentnost.
Stoga je Novartis želio pronaći sredstva za spajanje i upravljanje informacijskom imovinom dvije ranije nezavisne kompanije. Pored spremišta znanja, Novartisu je bio potreban EDMS koji bi omogućio vrhunskom menadžmentu da vidi informacije o istraživanju i donese odluke o tome koliko će financirati. Osim toga, EDMS bi trebao biti jednostavan za korištenje zaposlenima u kompaniji.
Novartis je odabrao EDMS kao rješenje za svoje probleme documentum(koji je počela koristiti još 1994. kao prototip za SED). Organiziranjem zajedničkog korporativnog repozitorija - docbase- (za sve istraživačke i projektne dokumente) Documentum EDMS je omogućio pristup informacijama o korporativnom istraživanju za Novartisove divizije širom svijeta. Nakon spajanja dvije kompanije, svi dokumenti vezani za Cibu i Sandoz prebačeni su u Docbase repozitorij. Mnogo desetina hiljada dokumenata je trenutno pohranjeno u Docbase-u. Do kraja 1998. broj korisnika Documentuma u Novartisu dostigao je 1.000.
Kada je novi lijek spreman za opis, sve informacije od proizvođača koje su potrebne za to su već katalogizirane i pohranjene u Docbase-u (treba ih samo prenijeti u opći sistem pretplate). Svi istraživački izvještaji se također dostavljaju na standardan način putem Docbase-a (što im uvelike olakšava pristup). Kada je potrebno revidirati istraživačke radove, sve prethodne verzije radova mogu se pregledati kako bi se izbjeglo dupliranje rada.
Novartis je imao velike koristi od uvođenja Documentum EDMS-a. Prvo, eliminiše se sama mogućnost umnožavanja izveštaja i smanjuju troškovi distribucije dokumenata i upravljanja informacijama vezani za izradu godišnjih istraživačkih programa. Drugo, uštede su ostvarene i zbog dekomisije zastarjelog VMS sistema, koji je zahtijevao znatne troškove za njegovo održavanje (uzimajući u obzir i da je relativno mali broj zaposlenih u kompaniji stalno koristio njegove mogućnosti). Ipak, Novartisova najveća korist dolazi od ukupnog povećanja produktivnosti istraživačkog i razvojnog osoblja kompanije i menadžera istraživačkih programa, koji imaju trenutni pristup informacijama koje su im potrebne.
Menadžment Novartisa je procijenio puni povrat ulaganja u Documentum EDMS na tri godine.
EDMS u oblasti kredita
GMAC Commercial Mortgage (GMACCM) pruža osigurane komercijalne kredite i jedan je od najvećih u svom području djelovanja u SAD-u (60 ureda, koji servisiraju više od 47.000 kredita). Došao je trenutak kada je GMACCM odlučio da implementira EDMS, jer je obrada velikog obima dokumenata, kako u papirnom tako iu elektronskom obliku, znatno otežala njihovu kontrolu.
Da bi riješio probleme upravljanja dokumentima, GMACCM je instalirao EDMS na bazi razvoj kompanije Hyland Software, koji upravlja svim korporativnim informacijama (MS Word dokumenti i njihove slike, Excel tabele, e-mail poruke, PDF datoteke i preko 1800 tipova AS/400 izvještaja). Pored toga što je kompaniji dao globalni Web pristup svojoj mreži skladišta podataka u OnBase-u, GMACCM je kreirao sopstveni sloj za pristup podacima (sa prilagodljivim interfejsom) za niz svojih specijalnih odeljenja. Oko 2000 zaposlenih u kompaniji ima pristup sistemu širom sveta (njihova autentifikacija se vrši u Windows NT okruženju).
Trenutno, kompanija obrađuje oko 100.000 dokumenata dnevno (više od 20 tokova posla). Istovremeno, oko 3.600 vrsta dokumenata (90% primljenih dokumenata) se skenira i obrađuje na dan prijema i registracije. Softver se koristi za skeniranje, čišćenje slika dokumenata, čitanje bar kodova, prepoznavanje znakova i indeksiranje Ascent Capture razvoj kompanije Kofax. Tehnologija se koristi u svakoj fazi odobravanja dokumenta elektronski potpis ApproveIt iz kompanije Silanis. Već u avgustu 2001. godine, više od 2,3 miliona elektronskih dokumenata (ukupno više od 16 miliona stranica) upravljano je pomoću OnBase EDMS-a.
EDMS u oblasti komunalnih usluga
Alliant Energy (sa sjedištem u Madisonu, Virginia) pruža komunalne usluge i opslužuje više od milion kupaca na srednjem zapadu SAD-a. Za efikasno upravljanje informacijama potrebnim za obavljanje ključnih poslovnih operacija, Alliant Energy je nabavio EDMS documentum, na osnovu kojeg je kreiran zajednički korporativni repozitorij.
Uz Documentum EDMS, Alliant Energy je centralizirao upravljanje informacijama i kritičnim poslovnim dokumentima. Prije uvođenja Documentuma, Alliant Energy nije mogao indeksirati online pretragu. U mnogim slučajevima, njegovi zaposlenici su bili primorani da traže papirne kopije dokumenata. Da bi propagirao promjene u dokumentima, Alliant Energy je implementirao prilagođeni tok posla (dizajniran u Visual Basicu) kroz koji se dolazni i odlazni dokumenti mogu provjeriti, označiti i usmjeriti. Pregledani dokumenti se upućuju na odobrenje. Odobreni dokumenti se pohranjuju u bazu podataka Documentum, a zatim distribuiraju elektronski.
Budući planovi Alliant Energy-a za korištenje Documentuma uključuju upravljanje ugovorima, korespondencijom, razno opisi poslova i svi drugi dokumenti koji zahtijevaju redovne revizije.
EDMS u oblasti patentiranja
Zakonska grupa Seed Intellectual Property Law Group, sa sjedištem u Seattleu, bavi se patentima. Jedan od razloga za njegovo uvođenje novih tehnologija kao što su kolaboracija (collaboration) i obrada slika dokumenata (document imaging), bila je potreba za smanjenjem troškova fotokopiranja i faksiranja. Treba reći da je ranije, kako bi smanjila zavisnost od papirne dokumentacije, Seed Law Group već uložila stotine hiljada dolara u sistem za upravljanje sadržajem. iManage WorkSite za pravna pitanja razvoj kompanije iManage. Međutim, iz sigurnosnih razloga (i niza drugih razloga), veliki korporativni klijenti Seed Law Group i dalje radije šalju neke dokumente (na primjer, patente i robne marke) na papiru. Kako bi poboljšao efikasnost obrade ovih dokumenata, Seed je odlučio da svoje digitalne skenirane slike učini dostupnim na webu svuda (pomoću softvera iManage). Za to su korišteni digitalni fotokopirni uređaji. Canon Image Runner zajedno sa tehnologijom skeniranja eCopy, koji uključuje dodirni panel malog formata koji se povezuje direktno na ImageRunner. Koristeći ovaj panel, moguće je pregledati i zamijeniti loše skenirane digitalne slike, kao i upravljati (preko menija) kopiranjem, radom sa e-poštom i/ili izvozom slika dokumenata u back-end spremište (Lotus Domino.Doc, PC dokumenti ili iManage). Nakon skeniranja, digitalne slike dokumenata postaju Web-dostupne svim korisnicima iManage EDMS-a (advokatima kompanije, njenim klijentima, itd.). Dokumenti u iManage-u se indeksiraju i pretražuju prema imenu klijenta i broju predmeta.
Upravljanje sadržajem pomoću iManage-a osiguralo je sigurnost elektronske interakcije korporativnih korisnika (za pregled dokumenata - često nakon prijema e-maila sa vezom do dokumenta - korisnici ulaze u EDMS preko lozinke), smanjilo je broj problema povezanih sa verzijom kontrola dokumenata i slanje/prijem e-pošte. Po prijemu dokumenti se skeniraju na ImageRunner uređajima opremljenim eCopy tehnologijom. Nakon skeniranja, papirni originali dokumenata šalju se u posebne prostorije za njihovo skladištenje, a digitalne slike dokumenata odmah postaju dostupne (putem web pretraživača) svim korporativnim korisnicima sa odgovarajućim pravima pristupa.
Koristeći dva digitalna fotokopir aparata sa mogućnošću skeniranja, Seed Law Group sada obrađuje između 500 i 800 dokumenata dnevno, neki i do 300 stranica. U budućnosti se planira i integracija iManage EDMS-a sa softverom za upravljanje dokumentima preduzeća. Takođe treba napomenuti da je uvođenje eCopy-ja omogućilo Seedu zgodnu i jeftinu alternativu elektronskom naplati. Seed je već imao rešenje za generisanje štampanih faktura prema specifikacijama kupaca. Dupliranje ovog rješenja elektronskim sistemom naplate sa istim stepenom prilagođavanja postalo bi prilično skupo i oduzelo bi dosta vremena. Umjesto toga, Seed skenira sve odštampane fakture i sprema ih kao PDF datoteke, šaljući (na zahtjev) elektronske račune putem e-pošte svojim klijentima.
EDMS u oblasti dizajna
BOC Gases, sa sjedištem u Murray Hillu, New York, projektira i gradi postrojenja za preradu prirodnog plina u 60 zemalja. Godine 1997. BOC Gases je odlučio standardizirati svoj rad. Kompanija je uspjela smanjiti troškove izgradnje kroz korištenje tzv proizvodni paketi("paketi dokumenata potrebnih za izgradnju"). Svaki "paket" uključuje stotine stavki sadržaja, uključujući 2-D i 3-D CAD datoteke, fotografije, standardne operativne procedure, finansijske i marketinške dokumente, prezentacije i još mnogo toga. Za upravljanje složenim procesom sklapanja takvog "paketa" za svako novo postrojenje, njegovo usmjeravanje i odobrenje, BOC je implementirao Documentum EDMS. I prije uvođenja Documentuma, većina informacija potrebnih za projektovanje i izgradnju tvornica postojala je u elektronskom obliku, ali je bila raspršena na mnogim mjestima i pohranjena na različitim platformama. Implementacija Documentuma u cijeloj kompaniji ima standardizirani radni tok, poboljšan radni tok i verzioniranje dokumenata, te ponovnu upotrebu informacija u novom dizajnu postrojenja.
Web-bazirana verzija Documentuma uvedena je od samog početka. U proleće 2000. nadograđen je na Documentum 4i EDMS sa MS Windows NT. U 2000. godini, više od 90.000 dokumenata (oko 30 GB) bilo je pohranjeno u spremištu (Oracle baza podataka).
Kao rezultat uvođenja Documentum EDMS-a, BOC je smanjio troškove rada za razvoj projekta srednje veličine za oko 50% (sa 4140 sati na 2033 sata). Standardizacija projektantskih i građevinskih radova smanjila je troškove BOC-a u izgradnji postrojenja u prosjeku za 20%.
Primjeri primjene OMS sistema
Pilot Travel Centers upravlja sa 235 turističkih centara i 70 skladišta razne robe. Pilot Travel Centri morali su bolje reagirati na cijene i potrebe za zalihama. Istovremeno, Pilot Travel Centri morali su generirati od 250 do 350 izvještaja svakog mjeseca iz svog ERP sistema. Lawson, koji je integrisan sa specijalizovanim vertikalnim aplikacijama. Pilot Travel Centers je trebao rješenje koje bi olakšalo generiranje izvještaja koristeći Internet za isporuku informacija.
Implementiran je softver za generiranje izvještaja ViewDirect razvoj kompanije Mobius Management Systems. Sa ViewDirect softverom, Pilot Travel Centers sada generiše dva velika izveštaja, automatski odvaja određene odeljke tih izveštaja (na osnovu unapred definisanih uslova pristupa korisnika) i šalje korisnicima e-poruke sa hiperlinkovima do delova izveštaja koji su im potrebni. Eliminacijom velikog obima posla na izveštavanju, sortiranju podataka, štampanju i dostavljanju štampanih primeraka izveštaja (distribucija), Pilot Travel Centri štede značajna finansijska i vremenska sredstva (procenjuje se da će za 3 godine ušteda biti do 200.000$ ). Izvještajima se pristupa pomoću standardnih web pretraživača.
Professional Service Industries, sa sjedištem u Oakbrook Terrace, Illinois, pruža usluge geoinženjeringa i verifikacije građevinskog dizajna. Sa više od 140 ureda u SAD-u i Kanadi, Professional Service Industries (PSI) smatra da je previše rasipnički i dugotrajno za kompaniju da gotovo ručno generiše različite izvještaje sedmično (na osnovu informacija iz svog ERP sistema), kao i štampa i distribuirati ih u svim svojim uredima. Da bi riješio ovaj problem, PSI je implementirao softver Monarch/ES Report Portal razvoj kompanije datawatch. Stotine zaposlenih i desetine regionalnih menadžera kompanije putem standardnih Web-navigatora dobili su pristup izveštajima sa različitih lokacija (kancelarije, građevinske prikolice, kućni računari, hoteli itd.). Softver Monarch/ES Report Portal također je omogućio pristup arhiviranim korisničkim datotekama, analitičkim i računovodstvenim informacijama pohranjenim u naslijeđenoj aplikaciji Texas Instrumentsa. Osim toga, softver Monarch/ES Report Portal omogućava pristup informacijama o radnom vremenu, omogućavajući menadžerima kompanija da analiziraju vrijeme provedeno na određenom projektu od strane inženjera i podizvođača s različitim radnim iskustvom (možete pratiti i dinamiku samog posla) . Podaci su dostupni korisnicima u Excel ili Seagate Crystal Reports (bez povećanja opterećenja na ERP sistemu).
Professional Service Industries sada može generirati privremene fakture koje se mogu pregledati i ispraviti prije nego što se pošalju svojim kupcima. Vrlo je zgodno da se podaci prenose na Monarch/ES Portal za izvještaje iz ERP sistema svake noći, pružajući korisnicima aktuelne informacije. Povrat ulaganja (ROI) za profesionalne uslužne industrije procjenjuje se na 800.000 dolara (zbog smanjenih troškova upravljanja projektom, eliminacije troškova slanja papirnih izvještaja, itd.).
Newport News Shipbuilding je najveća privatna brodograditeljska kompanija u Sjedinjenim Državama za Ministarstvo odbrane SAD-a. Prilikom uvođenja SAP R/3 ERP sistema u kompaniju 1998. godine, otkriveno je da je potrebno unaprijediti tehnologiju za generiranje i distribuciju korporativnih izvještaja. Zapravo, bilo je potrebno stvoriti korporativno okruženje za generiranje i distribuciju izvještaja. Osim toga, pojavio se i niz drugih problema. Prvo, neke od potrebnih informacija su još uvijek bile u naslijeđenim sistemima. Dugogodišnji zaposlenici kompanije bili su navikli na pristup ovim informacijama, ali su novi zaposleni radije radili samo sa SAP R/3 sistemom. Osim toga, utvrđeno je da alati za izvještavanje u SAP R/3 nisu zadovoljili sve potrebe kompanije.
Zbog toga je 1999. godine Newport News Shipbuilding počela implementirati softver za upravljanje rezultatima i izvještajima iz kompanije. Cypress(Rochester Hills, Michigan), preko koje je Newport News namjeravao eliminirati ručno štampanje i distribuciju izvještaja. Ako je u novembru 1999. godine 2000 zaposlenih iz različitih sektora kompanije radilo sa Cypress sistemom, onda je do oktobra 2001. njihov broj dostigao 3700.
Preko jedinstvenog interfejsa, zaposleni u kompaniji dobijaju pristup svim generisanim korporativnim izveštajima, bez obzira na njihov izvor. Hiljade izveštaja se automatski generišu u sistemu (samo jednom) i isporučuju se korisnicima po rasporedu pomoću Cypress softvera. U toku svog rada, Cypress softver hvata tok izveštaja koji se štampa i omogućava vam da odredite primaoca svakog konkretnog izveštaja i način njegovog dostavljanja korisniku (udaljeni štampač ili faks, red posla, e-mail, itd. .). Implementacijom Cypress, Newport News štedi do 500.000 dolara godišnje (zbog eliminacije troškova štampanja i distribucije izvještaja). Newport News Shipbuilding trenutno prelazi na MS Windows NT i Cypress Web, modul za isporuku web dokumenata koji korisnicima pruža personaliziranu stranicu portala (kojoj se pristupa preko MS Internet Explorer web pretraživača). Očekuje se da će cijeli projekat implementacije biti završen do jula 2002. godine.
Velika američka kompanija Hill's Pet Nutrition (Topeka, Kanzas), koja ima više od 250 distributivnih centara, svoj posao je izgradila na isporuci raznih proizvoda za kućne ljubimce veterinarskim stanicama širom zemlje. Naravno, važnu ulogu u uspjehu Hill's poslovni model "s Pet Nutrition igra isporuku na vrijeme i bez zastoja Vozilo. Softver za upravljanje izlaznim dokumentima koji je razvio kompanija koristi se za obavještavanje distributivnih centara o nalozima za utovar HP/Dazel, koji ima standardni interfejs sa ERP sistemima (ako preduzeće ne koristi ERP sistem, dokumenti se šalju e-mailom ili faksom). Prema HP/Dazel-u, oko 30% kvarova poslovnih procesa preduzeća i organizacija nastaje upravo zbog problema s isporukom dokumenata. Ovi neuspjesi gotovo uvijek rezultiraju gubitkom vremena i novca.
Upotreba ovog softvera sprečava da kvar štampača (štampanje narudžbe za preuzimanje) u bilo kojem od 250 distributivnih centara Hill's Pet Nutrition ne ostane neprimijećen od strane centralne kancelarije, koja će sutradan poslati kombi za dostavu u ovaj centar po narudžbu. Da se ispostavilo da kvar štampača nije uočen, narudžba ne bi bila pripremljena na vrijeme i let bi bio prazan (sa odgovarajućim gubicima za kompaniju). HP/Dazel softver ima funkciju slanja potvrde na centrala o stvarnom ispisu narudžbe na mrežni štampač distributivnog centra.centar nije uspeo, onda se nalog šalje u fax centar.Ako nalog nije poslat i faksom, onda se štampa u centrali ured sa naznakom o potrebi slanja narudžbe putem e-maila.
Zauzvrat, e.ComPresent Web Portal softver koji je razvila kompanija Optio softver omogućava kupcima i poslovnim partnerima da upravljaju procesom dostave dokumenata (uključujući dostavu dokumenata u elektronskom obliku). Klijent definiše ne samo adresu e-pošte primaoca, već i format isporuke, kao i pravila autentifikacije. Informacije iz ERP sistema prate preko softvera Web portala. Kada se odredi odredište, informacije se usmjeravaju prema uputama pošiljatelja. Optio Software takođe nudi OMS sistem Optiošto uvelike olakšava rad sa dokumentima. Na primjer, može generirati popisne liste koje su razumljive čak i korisnicima koji nisu upoznati sa šiframa artikala ili brojevima računa (Optio dopunjuje ove liste opisima artikala preuzetim iz drugih aplikacija i priprema potpuno razumljiv dokument). Često postoje situacije kada kompanija - dobavljač na veliko treba da na određeni način izmijeni neke standardne izlazne dokumente (na primjer, fakture, prateća dokumenta, itd.) na zahtjev kupaca-kupaca koji žele da sačine ove dokumente u način koji im odgovara (i kako su nekada). Sa ovakvom situacijom često se suočavaju kompanije robe široke potrošnje koje svoje proizvode isporučuju velikom broju maloprodajnih kupaca. Na primjer, trgovac može insistirati da se prateća naljepnica (isporuka) dizajnira na način na koji on želi. U velikoj većini slučajeva, dobavljačev ERP sistem ne pruža takvu mogućnost. U ovom slučaju, funkcije kombinovanja i formiranja svih potrebnih informacija na otpremnoj etiketi (na osnovu podataka izvađenih iz ERP sistema i drugih aplikacija) preuzima OMS sistem (posebno Optio).
Sistemi poput e.ComPresent Web Portala pružaju nove mogućnosti za izgradnju korisničkih aplikacija zasnovanih na webu zasnovanih na samoposluživanju korisnika. Dostava putem interneta se već pokazala efikasnom u smanjenju troškova štampanja i poštarine. Umjesto slanja izvještaja na više stranica stotinama ureda, korisnici mogu pregledati izvještaj putem Interneta/intraneta. Neki sistemi upravljanja izlazom vam također omogućavaju da definirate određene stranice ili sekcije koje korisnik želi. Pored toga, pošto korisnici obično ne moraju da vide ceo izveštaj, koristeći softver Cypress Web možete slati informacije stranicu po stranicu u komprimiranom obliku. Slična tehnika se može koristiti za distribuirano izvještavanje putem e-pošte. Umjesto samog izvještaja, primalac dobija obavijest da je spreman za pregled. Klikom na HTML link on započinje sesiju sa softverom Cypress Docuvault i pogledajte izvještaj.
Informacije koje korisnik želi da uključi u izveštaj mogu se dobiti ne samo iz ERP sistema. Prije prikazivanja izvještaja, korisnici mogu zatražiti od OMS sistema (uključujući i preko Interneta) sve indeksirane informacije pohranjene u zajedničkom spremištu. Ako korisnici trebaju redovno generirati izvještaje, mogu generirati upite tako da se tražene informacije automatski prikupljaju, pohranjuju i isporučuju na korisnikov PC (ova karakteristika OMS sistema se često naziva "batch obrada"). NEN Life Science Products, kompanija koja isporučuje hemikalije proizvođačima lijekova, koristi ovu funkciju (posebno u Optio OMS sistemu) za praćenje spremišta i traženje takozvanih "trigger pointa" (trigger-points) koje vode do stvaranja određenih zahtjeva (na primjer, o radijacijskoj sigurnosti isporučenog hemijski). Takav zahtjev se generiše ako ukupna radioaktivnost isporučene hemikalije premašuje određenu graničnu vrijednost. Slično, Optio softver mogu koristiti osiguravajuća društva koja prikupljaju statističke podatke o bolestima svojih potencijalnih klijenata.
Integracija EDMS-a sa drugim aplikacijama
Govoreći o praktičnoj primeni EDMS-a, ne može se detaljnije ne razmotriti problem njihove integracije sa drugim korporativnim aplikacijama. Rješavanje ovog problema je veoma važno za savremeno preduzeće, posebno ako se na njemu istovremeno koristi nekoliko korporativnih aplikacija. Trenutno je EDMS najčešće integrisan sa sledećim tipovima aplikacija: ERP sistemi, kancelarijske aplikacije i front-end aplikacije (na primer, CRM).
Što se tiče ERP sistema, jedna od njihovih slabosti je izvesna redundantnost dokumenata koji se generišu u glavnim modulima ERP sistema (pored gore navedenih nedovoljno razvijenih mogućnosti za fleksibilno generisanje izveštaja). Uvođenje centraliziranog repozitorija (baziranog na EDMS-u), koje svakom modulu ERP sistema obezbjeđuje dokumentaciju koja mu je potrebna, pomaže u smanjenju operativnih troškova preduzeća i ubrzava povrat ulaganja. Odnosno, integracija EDMS-a i ERP sistema daje višu IRR vrijednost nego što se može dobiti samostalnom upotrebom ovih sistema. Kako bi osigurali ovu integraciju, određeni broj EDMS programera (na primjer, FileNet, IBM, Hyland, Identitech, itd.) ulazi u partnerstvo sa programerima vodećih ERP sistema (SAP R/3, PeopleSoft i Oracle).
Kada je EDMS integrisan sa uredskim aplikacijama, korisnicima se nudi mogućnost pristupa bibliotečkim uslugama direktno iz uobičajenih uredskih aplikacija (na primjer, MS Word, MS Excel i MS PowerPoint). Osim toga, u gotovo svim uobičajenim EDMS-ima postoji mogućnost rada preko MS Internet Explorer Web navigatora.
Integracija sa front office aplikacijama je također prilično česta. Primjeri uključuju Documentum i IBM, koji nude integraciju sa Siebelovim CRM razvojnim sistemom.
Industrijski analitičari primjećuju da neki od arhitektonskih pristupa implementiranih u brojnim modernim EDMS-ima pojednostavljuju integraciju. Na primjer, EDMS bazirani na Java ili COM objektnim modelima pružaju najbolje rješenje za integraciju s poslovnim aplikacijama na više platformi. Dodatno, J2EE usaglašeni ERMS se može postaviti na J2EE aplikacione servere (kao što su BEA WebLogic ili IBM WebSphere), što olakšava integraciju ERMS-a sa aplikacijama e-poslovanja koje su raspoređene u okruženju poslužitelja aplikacija. Objektno orijentisani pristup olakšava upotrebu EAI servera (npr. Tibco, Vitria i webMethods) koji minimiziraju integraciju od tačke do tačke kada komuniciraju sa mnogim pojedinačnim aplikacijama. Podrška za industrijske standarde (kao što je XML) takođe može olakšati deljenje sadržaja i razmenu podataka između poslovnih aplikacija, kako unutar tako i izvan preduzeća.
Treba napomenuti da se većina EDMS-a u svom razvoju kreće ka otvorenim standardima. Na primjer, FileNet je posvećen pružanju API-ja zasnovanog na Javi u svom Panagon EDMS-u. iManage se takođe fokusira na Javu, što će mu omogućiti da pokrene svoj EDMS na više platformi. XML podrška je izvorno ugrađena u aplikaciju Open Text. OTG je implementirao COM orijentisan API u svoj softver i nedavno je započeo rad na pružanju XML mogućnosti u svojim softverskim alatima. Identitech također planira implementirati Java-bazirane API i XML mogućnosti u svoj softver u budućnosti. Softver koji je razvio OIT prvobitno je kreiran u C, ali ima mogućnost integracije putem XML-a. Većina drugih EDMS-a ima C API-je koji se također mogu koristiti za integraciju s poslovnim aplikacijama, ali objektno orijentirani pristupi su manje intenzivni.
Integracija EDMS-a sa ERP sistemima
Prema analitičarima, trenutno se više od 80% informacijske imovine preduzeća i organizacija čuva u obliku nestrukturiranih dokumenata koji su nedostupni savremenim ERP sistemima (tj. većina ERP sistema pokriva samo oko 20% svih aspekata aktivnosti preduzeća sa svojom funkcionalnošću). Sa obradom nestrukturiranih informacija, EDMS se sada najbolje rukuje.
Integracija ERP sistema sa EDMS pruža podršku poslovnim procesima čitavog preduzeća - kroz operativno upravljanje dokumentima, slikama, radnim tokovima, korporativnim izveštajima itd. Uz pomoć EDMS-a sve potrebne informacije i podaci postaju dostupni unutar ERP sistema - fakture, zahtjevi kupaca, faksovi i e-mailovi), nacrti itd. U ovom slučaju EDMS djeluje kao svojevrsni koncentrator koji korisnicima omogućava pristup potrebnim informacijama. Velika prednost EDMS integracije sa ERP sistemima je mogućnost da korisnici rade u okruženju svojih poznatih aplikacija.
Trenutno je veliki broj stranih EDMS-a već integriran preko API-ja sa najčešćim stranim ERP sistemima (uključujući SAP, PeopleSoft, J.D. Edwards, Baan, itd.). Istovremeno, neki programeri ERP sistema nude svoje sučelje za integraciju (na primjer, SAP AG - standardni interfejs SAP ArchiveLink, pružajući pristup SAP R / 3 repozitorijumima) i čak certificiraju EDMS za integraciju sa njihovim sistemima.
Postoje različiti pristupi implementaciji i dijeljenju EDMS i ERP sistema. Ako neka preduzeća integrišu tehnologije elektronskog upravljanja dokumentima nakon uvođenja ERP sistema, onda mnoga druga primenjuju ERP sisteme koji već koriste različite EDMS. Međutim, često kada preduzeće odluči da implementira ERP sistem, ove zastarele aplikacije za upravljanje dokumentima ostaju (obično na nivou odeljenja). Na primjer, to je upravo ono što je kompanija uradila Sherwin-Williams iz grada Klivlenda, bavi se proizvodnjom boja. Softver je ostao u Sherwin-Williamsu Hyland OnBase, čije su mogućnosti korišćene za upravljanje generisanjem korporativnih izveštaja u novoinstaliranom ERP sistemu SAP R/3(zamjena naslijeđenog sistema za obradu podataka). Time je Sherwin-Williams zadržao prednost korištenja jednog EDMS-a za pristup svim dokumentima (bez potrebe za dodatnom obukom svojih zaposlenika za rad sa SAP R/3).
Gotovo ista situacija je uočena iu kompaniji Kyocera Industrial Ceramics iz Vancouvera. Pre implementacije SAP R/3, kompanija je takođe uveliko koristila OnBase (posebno, računovodstvo je koristilo OnBase za skeniranje dolaznih faktura i njihovo skladištenje na korporativnom serveru). Nakon uvođenja SAP R/3 (čiji je cilj bio automatizacija proizvodnih i back-office procesa kompanije), računovodstvo je proširilo svoje mogućnosti dodavanjem funkcija upravljanja korporativnim izvještavanjem. Istovremeno, poseban server je dodijeljen za softver OnBase. Odlazne provjere za plaćanja sada se izvršavaju u SAP R/3 računovodstvenoj aplikaciji, upisuju se u datoteku koja se postavlja na OnBase. Kada se obradi u OnBase-u, faksimilna slika originalnog računa može se ponovo generisati za štampanje ili slanje e-poštom.
Kompanija oštra elektronika zamijenio naslijeđene sisteme u svim svojim uredima sa SAP R/3 ERP sistemom. Tokom ovog projekta, Sharp Electronics je redizajnirao operacije iznajmljivanja/leasinga kako bi poboljšao efikasnost procedura naplate. Sharpovi procesi naplate su redizajnirani tako da su svi potpisani dokumenti povezani sa zapisima pohranjenim u ERP sistemu za automatizirano naplatu kupaca i praćenje plaćanja dilera. Da bi to učinili, zaposlenici Sharp-a su kreirali poseban sistem (uz pomoć Accenturea, IBM-a i Kofax Image Products). Razvijena je automatska procedura koja obrađuje pristigle finansijske dokumente na osnovu potpisanih ugovora. Kada se izvrši narudžba, generiraju se upute i dokument sa bar kodom SAP R/3. Nakon što kupac potpiše dokument, šalje se natrag Sharp-u putem faksa ili e-pošte. Ovim dokumentima (i faksiranim i skeniranim) upravlja softver Kofax Ascent Capture, koji čita bar kodove dokumenta i provjerava ih u odnosu na informacije pohranjene u bazi podataka. Slike dokumenata i indeksirani podaci se zatim šalju pomoću softvera Ascent preko sistema za upravljanje sadržajem IBM Common Store u skladištu podataka SAP R/3, gdje se odvija njihova serijska obrada. Dokumentima u SAP R/3 se u mnogim slučajevima pristupa za manje od 3 sekunde. Sharp je napravio veliku investiciju u ERP sistem, a IBM Common Store softver je relativno jeftin dodatak koji štedi ulaganje.
Hrišćanska neprofitna organizacija Fokusirajte se na porodicu(sa sjedištem u Colorado Springsu) proizvodi radijske programe, objavljuje knjige, časopise, video zapise i filmove srodnog sadržaja (sa ukupnim brojem pretplatnika od oko 2,5 miliona ljudi), a također aktivno komunicira sa raznim vladinim organizacijama. Focus on the Family implementirao je tehnologije upravljanja sadržajem i grupnog rada istovremeno sa ERP sistemom kako bi povećao efikasnost svog poslovanja. J.D. Edwards OneWorld. OneWorldov ERP sistem upravlja pretplatom i ispunjavanjem naloga, praćenjem pretplatnika i donacija, evidentiranjem događaja, kao i back-office računovodstvenim izvještavanjem i upravljanjem raznim poslovnim funkcijama. Zauzvrat, udio softvera za upravljanje sadržajem Acorde(razvijanja kompanije Optika) moraju kontrolirati ulaznu papirnatu korespondenciju, e-mail i telefonski promet.
Za Focus on the Family, štednja nije prva briga. finansijskih sredstava(iako je i to važno), ali najefikasnije koriste svoje ljudske resurse (posebno zaposleni na „vrućim“ telefonskim linijama), koji moraju da se nose sa velikim obimom dolaznih poziva i zahteva. Imajte na umu da ljudi koji zovu ili pišu Focus on the Family ne naručuju uvijek pretplatu ili knjigu. Vrlo često jednostavno traže pomoć, savjet ili običnu ljudsku simpatiju za svoje probleme.
U ovom primjeru, kombinacija mogućnosti upravljanja sadržajem i usmjeravanja poziva rezultirala je značajnim povećanjem efikasnosti osoblja Focus on the Family. Prilikom obrade dolaznog poziva, softver Acorde čita telefonski broj i traži sve informacije povezane s njim (možda ovo nije prvi poziv od dati broj telefon) u bazi podataka kojom također upravlja Acorde. Ako takva informacija postoji, ona se trenutno prikazuje na ekranu monitora računara zaposlenog u fokusu na porodicu koji upravlja pozivom. Dakle, softver Acorde oslobađa zaposlenike Focus on the Family potrebe za dugom traženjem dokumenata prilikom rješavanja pitanja osobe koja je pozvala kršćansku organizaciju. Osim toga, kada koristite softver Acorde, potrebno je u prosjeku 30 sekundi za obradu jednog telefonskog poziva. Sa do 5.000 poziva dnevno, Focus on the Family rezultira značajnim uštedama vremena za svoje zaposlenike.
U nastavku ćemo ukratko pregledati opće informacije o integraciji nekih stranih EDMS-a sa uobičajenim ERP sistemima.
Datamax Technologies
SED VisiFlow(razvijanja kompanije Datamax Technologies) je distribuirano rješenje koje se kreće od malih radnih grupa do velikih poduzeća. Integrisan je sa većinom stranih ERP sistema i sertifikovan je za SAP ArchiveLink interfejs. Integriše sljedeće funkcije: upravljanje tokovima rada, upravljanje dokumentima, COLD-ERM, CTI i prepoznavanje obrazaca izvještaja.
Kada je integrisan sa ERP sistemom, VisiFlow upravlja svim vrstama dokumenata izvan i unutar ERP sistema. Uvodi se relaciona baza podataka (repozitorijum) u kojoj obrada informacija ide paralelno sa ERP sistemom. Dokumenti se mogu pretraživati i pregledavati od klijenta ERP sistema pomoću posebnih programa (iz Datamax-a). Također je moguće pretraživati i pregledavati informacije izvan ERP sistema putem Windows i Web interfejsa. Podržano je indeksiranje cijelog teksta i pretraživanje.
FileNet
Kompanija FileNet takođe je integrisao svoj EDMS Panagon sa vodećim ERP sistemima i razvijenim prilagođenim integracijskim rješenjima. Ova rješenja uključuju softver Panagon Document Warehouse za SAP R/3 i web orijentisan Panagon za J.D. softver Edwards OneWorld.
Softver Panagon Document Warehouse je samostalni softverski proizvod koji radi zajedno sa ERP sistemom. Panagon Document Warehouse softver za SAP R/3 omogućava pristup bilo kojem dokumentu sa bilo koje radne površine u vašoj organizaciji. Omogućava snimanje, indeksiranje, arhiviranje i upravljanje svim R/3 objektima, uključujući dokumente generisane u SAP R/3, kao i različite vrste slika (uključujući faksirane i skenirane).
Korisnici Panagon Document Warehouse-a mogu se povezati s poslovnim tokovima SAP R/3 kako bi distribuirali dokumente unutar datog ERP sistema. Sistem pruža jedinstven interfejs za upravljanje eksternim i internim dokumentima (generisanim u okviru ERP sistema) za klijent-server i web orijentisane R/3 korisnike. Brojne funkcije (prijava/odjava, uređivanje i distribucija dokumenata u cijelom preduzeću) dostupne su korisnicima MS Office, Lotus Notes i drugih poslovnih aplikacija.
Sistem ne pohranjuje informacije u bazi podataka ERP sistema. Repozitoriji dokumenata su dostupni putem upravljane relacijske baze podataka (Oracle ili MS SQL Server) koja se održava u Panagon skladištu dokumenata. Kao rezultat, korisnici mogu fleksibilno upravljati dokumentima i objektima izvan ERP sistema. Podaci u ERP sistemu se mogu povezati sa relevantnim dokumentima. Panagon Document Warehouse također podržava indeksiranje cijelog teksta i pretraživanje dokumenata.
Jednostavan softver
Integracija sa ERP sistemima je osnovna delatnost kompanije Jednostavan softver. SED Easy Archive njegov razvoj je integrisan kroz sertifikovani SAP ArchiveLink interfejs, kao i kroz API interfejs (sa Baan, Sage, J.D. Edwards i Navision ERP sistemima). Pored toga, Easy Archive sistem je integrisan sa Lotus Notes softverom i softverom Staffware.
Kada je integrisan sa SAP R/3, Easy Archive EDMS vam omogućava da pretražujete podatke i dokumente u bilo kom od modula ovog ERP sistema (uključujući upravljanje materijalima, prodaju i distribuciju i proizvodnju i planiranje). Easy Archive sadrži kompletne podatke i snimanje dokumenata, arhiviranje, upravljanje dokumentima i grupni rad preko Interneta. Kroz Easy Archive moguće je pristupiti i dokumentima sa mobilnih uređaja putem WAP protokola.
Dokumenti i podaci (i van i unutar ERP sistema) dostupni su preko klijentskog programa ERP sistema. Repozitorijum je baza podataka punog teksta iz Verityja. Eksterni dokumenti (skenirani, faksirani, elektronski) se automatski indeksiraju i povezuju sa specifičnim transakcijama unutar ERP sistema (što eliminiše potrebu za ručnim indeksiranjem). Easy Archive EDMS se može integrirati sa SAP Business Workflow(da dodijele dokumente njihovim primaocima).
Hyland Software
U SED na bazi proizvodnja kompanije Hyland Software implementirano upravljanje slikama, COLD-ERM, upravljanje tokom rada i pristup Webu. Može se integrirati sa većinom ERP sistema preko njihovih API-ja. Pored toga, Hyland je nedavno objavio softver OnBase Archive Server za SAP R/3, integrisan sa ovim ERP sistemom preko SAP ArchiveLink interfejsa i dizajniran da obezbedi funkcije arhiviranja i pretraživanja u SAP R/3 (koristeći mogućnosti OnBase EDMS-a).
Kada se koristi softver Archive Server, dokumentima generisanim u okviru SAP R/3 (liste za štampanje, odlazni dokumenti, arhivirani podaci, itd.) može se upravljati putem OnBase EDMS-a na isti način kao skeniranim dokumentima, fajlovima desktop aplikacija i e-poštom. OnBase pruža mogućnost rada sa svim vrstama dokumenata unutar ERP sistema. Svi podaci i dokumenti dostupni su preko jednog interfejsa kako eksternim aplikacijama tako i aplikacijama u ERP sistemu.
Na osnovu OnBase EDMS-a, može se implementirati potpuno upravljanje tokovima rada u ERP sistemu. Može se koristiti i kao pretraživač za front-end aplikacije. Zasnovano na OnBase-u, postavljeno je spremište koje podržava MS SQL Server, Oracle i Sybase SQL Anywhere. Repozitorijum je integrisan sa ERP sistemom preko OnBase API-ja, a korisnici mogu pristupiti distribuciji, skladištenju i preuzimanju informacija unutar i izvan ERP sistema. OnBase alati ili klijentski program u ERP sistemu se koriste kao klijentski interfejs. Podržano je indeksiranje cijelog teksta i pretraživanje dokumenata.
IBM
Kompanija IBM nudi rješenje Content Manager, dizajniran za upravljanje elektronskim dokumentima u SAP R/3 i koji vam omogućava arhiviranje, distribuciju i upravljanje podacima. IBM Content Manager CommonStore za SAP je certificiran za najnoviju verziju sučelja SAP ArchiveLink. Uz pomoć CommonStore-a, veličina baze podataka SAP R/3 je pojednostavljena, pristup poslovnim dokumentima je ubrzan, poslovni procesi su poboljšani, rutinski zadaci i distribucija dokumenata su automatizirani. Poslovni dokumenti koji dolaze iz SAP R/3 i drugih poslovnih aplikacija (fakture, narudžbe, otpremnice, pisma, faksovi, proračunske tablice, e-pošta, itd.) mogu se povezati, indeksirati i pohraniti u zajedničke elektronske mape kako bi im se omogućio pristup od strane svim korisnicima preduzeća. Implementirana je i mogućnost pohranjivanja podataka iz drugih aplikacija.
CommonStore arhivira podatke koristeći softver Tivoli Storage Manager. Također postoji opcija spremanja slika i dokumenata direktno u IBM Content Manager. Jednom kada se dokument arhivira pomoću CommonStore-a, može se preuzeti u bilo koje vrijeme putem SAP R/3 ili CommonStore Content Managera. Pohranjene informacije su također dostupne putem Lotus Notesa, Internet/intranet navigatora ili bilo koje druge poslovne aplikacije integrirane s IBM Content Managerom.
Spremište (IBM Content Manager, Content Manager OnDemand ili Tivoli Storage Manager) radi paralelno s ERP sistemom. Na strani klijenta, dokumenti se pretražuju kroz SAP R/3 GUI, IBM Content Manager ili Content Manager OnDemand. Sistem podržava pretraživanje punog teksta.
Ixos softver
Vodeći dobavljač tehnologija za arhiviranje podataka i dokumenata za SAP R/3 je kompanija Ixos softver. Posebno treba napomenuti da su interfejs SAP ArchiveLink (sučelje između R/3 ERP sistema i repozitorija dokumenata i podataka trećih strana) zajednički razvili Ixos i SAP AG. ON Ixos Archive je kreiran posebno za poboljšanje funkcionalnosti R/3. Umjesto integracije dva sistema preko API-ja (kao što je učinjeno za brojne EDMS), SAP ArchiveLink podržava brzu integraciju između R/3 i Ixos Archive. Kao rezultat toga, Ixos Archive ne zahtijeva namjenski preglednik, dodatni tok posla i kodiranje sistema za upravljanje dokumentima, niti dodatno programiranje.
Ixos Archive softver pruža rješenja za upravljanje dokumentima na nivou preduzeća za standardne klijente, servere i intranete. Automatizira obradu slika i dokumenata, arhiviranje, preuzimanje, distribuciju, isporuku i ponovnu upotrebu. Zauzvrat, koristeći softver Ixos-Mobile/3 Implementiran daljinski pristup dokumentima u SAP R/3.
Ixos Archive pruža mogućnost rada sa papirnim dokumentima, elektronskim fajlovima, standardnim R/3 izveštajima, eksterno generisanim objektima i R/3 objektima. Dokumenti se rutiraju pomoću softvera R/3 Business Workflow, pregledavaju se kroz preglednik i upravljaju direktno iz R/3. Preko Ixos Archive možete upravljati i arhiviranjem podataka i konverzijom R/3 objekata za web prezentacije.
Ixos takođe nudi niz aplikacija koje se mogu integrisati u grupni softver (Lotus, MS Exchange) i druge integrisane EDMS. Dokumentima se pristupa i njima se upravlja preko SAP R/3 klijentskog interfejsa. Postoji i mogućnost sinhronizacije određenih podskupova podataka iz ERP sistema sa eksternom aplikacijom za obradu dokumenata.
Ixos Archive EDMS sam po sebi ne podržava pretragu dokumenata u punom tekstu, ali ova funkcija se može implementirati kroz integraciju sa Verity softverom.
EDMS integracija sa CRM aplikacijama
Istaknuto mjesto u moderno tržište poslovne aplikacije zauzimaju i upravljanje odnosima s klijentima (CRM). Konkretno, CRM aplikacije nude kompanije kao što su Siebel Systems, Clarify, Vantive, IBM, Janna Systems, itd. Čak i programeri ERP sistema (na primjer, Oracle, SAP, Peoplesoft i Baan) objavljuju (ili planiraju izdati) CRM aplikacije kao dodatak njihovim sistemima.
Naravno, programeri EDMS-a nisu zanemarili ovaj obećavajući segment tržišta. Prema preovlađujućem mišljenju na tržištu, EDMS bi trebao djelovati kao poseban integracioni sloj koji omogućava da se mnoga skladišta podataka i back-end aplikacije povezuju sa istim poslovnim procesima sa kojima komunicira front-office CRM aplikacija. ERMS mora podržavati širok spektar formata podataka i komunikacijskih standarda koji se mogu koristiti u CRM aplikacijama. Korisniku nije bitno kako komunicira sa prodavcem: registracijom na sajtu, slanjem e-mail poruke, korišćenjem automatizovanog telefonskog sistema, slanjem faksa ili pismenog zahteva ili razgovorom sa predstavnikom prodavca u pozivnom centru. .
Za integraciju EDMS i CRM aplikacija koriste se različite metode. Široko rasprostranjena upotreba komponentnih modela(COM, CORBA i JavaBeans). Tako, na primjer, posluju Staffware, Identitech i Plexus. Drugi pristup je kreiranje šablonskih aplikacija, koji se može koristiti u različitim scenarijima. Ovako rade FileNet i Lucent (www.mosaix.com), nudeći šablonske aplikacije koje se mogu ponovo koristiti u različitim sistemima od CRM do ERP-a.
EDMS koji se koristi zajedno sa CRM aplikacijama takođe mora da obezbedi pouzdanu obradu velikih količina informacija i skalabilnost u aplikacijama za e-trgovinu. Brojne kompanije (Keyfile, Plexus, Staffware, IBM i Oracle) implementirale su ovaj zahtjev putem primjena midware komponenti(Serveri web aplikacija, monitori za obradu transakcija i usluge naručivanja poruka u redu čekanja). Na primjer, Keyfile (www.keyfile.com) je integrirao svoj EDMS sa softverom MS Commerce Server. Plexus i Staffware su integrisali svoje proizvode sa Tuxedo i WebLogic platformama za transakcije iz BEA Systems. Oracle je integrirao svoj modul toka posla sa svojim vlastitim uslugama za razmjenu poruka Advanced Queues. IBM je integrirao svoje MQSeries Workflow rješenje za radni tok u vlastiti MQSeries međuover.
U bliskoj budućnosti se očekuje da će EDMS biti više integrisan sa CRM aplikacijama. Mnogi programeri EDMS-a općenito vjeruju da je CRM tržište glavna prilika za njihov razvoj. Stoga oni ili "otvaraju" svoje sisteme trećim stranama, ili formiraju partnerstvo sa CRM dobavljačima. Na primjer, FileNet i Siebel Systems potpisali su sporazum prema kojem FileNet-ov Panagon VisualWorkFlo softver upravlja radnim tokom između različitih jedinica Siebel Systems-a (proizvodnja, pozivni centar i korisnički servis). Staffware takođe ima ugovore sa mnogim CRM dobavljačima (uključujući Siebel i Vantive) koji ugrađuju funkcionalnost softvera Staffware u ove CRM aplikacije.
Osobine izbora i implementacije EDMS-a
Glavne karakteristike izbora EDMS-a
Prema analitičarima industrije, EDMS postaje neophodan kada ukupan obim dokumenata koji se obrađuju godišnje u preduzeću ili organizaciji dostigne 4000-5000. Treba reći da uvođenje EDMS nije lijek za sve probleme poduzeća. Osnovni cilj njegove implementacije je povećanje efikasnosti toka rada preduzeća ili organizacije, a samim tim, donekle, i efikasnosti njihovog rada u celini. Takođe postoji mišljenje da je glavni cilj uvođenja EDMS-a stvaranje efektivnog okruženja za upravljanje i funkcionisanje preduzeća ili organizacije.
Prije nego što odaberete EDMS, neophodno je formulirati listu zadataka koji bi trebali pomoći u rješavanju njegove implementacije. Pored toga, potrebno je izraditi detaljan organizacioni plan za njegovu implementaciju. Isporuku i implementaciju EDMS-a treba da izvrši eksterna kompanija koja snosi punu zakonsku odgovornost prema preduzeću za uspeh projekta implementacije. Izboru dobavljača i implementatora EDMS-a mora se pristupiti veoma pažljivo, jer nakon potpisivanja ugovora, uplate sredstava i početka implementacije EDMS-a, neće biti lako prekinuti odnose sa ovom kompanijom ako kompanija ne zadovolji u potpunosti kvalitet svog rada. Naime, u slučaju pogrešnog izbora izvođača, gubit će se novac, vrijeme i živci. Naravno, prilikom odabira EDMS-a potrebno je pažljivo proučiti sve ponude dostupne na tržištu, te obavezno održati tender. Takođe je veoma važno razmotriti da li dobavljač EDMS-a ima iskustva sa uspešnim implementacijama i koliko ono odgovara specifičnostima preduzeća ili organizacije. Prilikom odabira EDMS-a potrebno je uzeti u obzir niz sljedećih važnih tačaka:
- Prilično veliki izbor EDMS (domaći i strani razvoj) predstavljen na ruskom tržištu;
- Pouzdanost kompanije dobavljača EDMS-a i uslova isporuke, implementacije i održavanja koje nudi (u nekoliko godina postojanja domaćeg IT tržišta, već je bilo slučajeva da su prilično poznate i spolja prosperitetne kompanije ili napustile tržište - primjer je povlačenje u proljeće 2002. godine sa domaćeg tržišta poslovanja NikosSoft softvera - ili prestanak razvoja i modernizacije njegovog softvera, što znači, u stvari, napuštanje tržišta - primjer je prestanak razvoja softvera BOSS-Corporation od strane IT Co. u proleće 2002.);
- Mogućnost finalizacije EDMS-a u razumnom roku (uz prihvatljive uslove cene) za specifičnosti preduzeća.
Općenito, pri odabiru dobavljača i implementatora EDMS-a treba uzeti u obzir sljedeće zahtjeve:
- Ozbiljnost kompanije (prisustvo poznatog imena na tržištu, stalna kancelarija, želja da se održi i ojača tržišni imidž kroz uspešnu realizaciju narednog projekta implementacije EDMS, itd.);
- Veličina preduzeća, dostupnost dovoljnih resursa za realizaciju projekta implementacije u okviru ugovorenih uslova;
- Prisustvo u kompaniji dovoljno velikog i stabilnog tima programera i implementatora EDMS-a;
- Iskustvo kompanije u razvoju i implementaciji EDMS-a u sličnim preduzećima i organizacijama (najbolje, ako je moguće vidjeti implementirani EDMS u radu i komunicirati sa njihovim korisnicima);
- Da li kompanija za razvoj ima tehnološke i programske standarde, kako su formalizirani (legalizirani) i podržani;
- Da li kompanija koja implementira tehnologiju implementacije i kako je dokumentirana.
Istovremeno, EDMS odabran za implementaciju mora ispunjavati sljedeće opšte zahtjeve:
- Arhitektura sistema je zasnovana na poslovnim procesima(tokovi rada) u toku kojih se kreiraju i premeštaju dokumenti;
- SED mora imati uzimaju se u obzir specifičnosti ruskog toka dokumenata i kancelarijskog rada(vertikalna organizacija toka posla, usklađenost sa ruskim GOST-ovima, itd.);
- SED je trebao implementirane mogućnosti saradnje(zakazivanje grupa, razmjena informacija, oglasne ploče, forumi, itd.);
- Mora biti realizovao funkcije operativne kontrole izvršenja dokumenata i radova(transfer poslova između izvođača u skladu sa određenom tehnologijom, praćenje statusa tekućeg procesa, utvrđivanje odstupanja od normativnog toka procesa, predviđanje uticaja ovih odstupanja na verovatni datum završetka čitavog procesa u celini, itd.);
- Jednostavnost i fleksibilnost u instalaciji, konfiguraciji i radu;
- Korišćenje zajedničkih platformi za organizovanje grupnog rada sa dokumentima;
- Dostupnost sredstava za organizovanje povjerljivog toka rada sa zaštitom informacija od neovlaštenog pristupa;
- Kompatibilnost sa certificiranim alatima za sigurnost informacija;
- Mogućnost istovremene upotrebe elektronskih i papirnih dokumenata;
- Sposobnost integracije sa uobičajenim platformama;
- Dobra skalabilnost;
- Dostupnost automatizovanog prikupljanja i analize statističkih podataka o kretanju dokumenata;
- EDMS je zasnovan na otvorenoj klijent-server arhitekturi;
- Mogućnost integracije sa drugim aplikacijama (CAD sistemi, MRP/ERP sistemi, finansijski i upravljačko računovodstvo, email sistemi, itd.);
- Dostupnost EDMS baze podataka za druge aplikacije;
- Modularnost EDMS-a i mogućnost povećanja njegovih osnovnih mogućnosti korištenjem ugrađenih alata;
- Mogućnost distribuirane obrade dokumenata, "transparentno" za sve korisnike EDMS-a;
- Prisutnost u EDMS modula za skeniranje dokumenata (ili mogućnost integracije sa profesionalnim sistemima za upravljanje slikama);
- Mogućnost rada putem interneta/intraneta;
- Sposobnost rada sa mobilnim (udaljenim) korisnicima i korisničkim grupama;
- Podrška za ruski jezik, uključujući poruke i savjete na ekranu, sortiranje podataka i traženje informacija o različitim riječima i izrazima;
- Pristupačnost u smislu isporuke, implementacije i održavanja.
Glavne karakteristike implementacije EDMS-a
Zauzvrat, prilikom implementacije EDMS-a, potrebno je suočiti se sa sljedećim glavnim problemima, čije rješenje određuje uspjeh cjelokupnog projekta implementacije:
- u većini slučajeva, potreba za velikom reorganizacijom preduzeća;
- slaba formalizacija poslovnih procesa i nedostatak korporativnih standarda;
- EDMS se mora implementirati i koristiti u cijelom preduzeću (svuda gdje se informacije kreiraju, ispravljaju i pohranjuju), inače će uspjeh njegove implementacije biti minimalan (ako uopće bude);
- prisustvo određenog otpora prema uvođenju EDMS-a od strane zaposlenih u preduzeću ( "otpor promjenama"), često uzrokovane nespremnošću na bilo kakvu "transparentnost" njihovih aktivnosti;
- nedostatak potrebnog nivoa obuke zaposlenih u preduzeću (uključujući menadžere nižeg, srednjeg i višeg nivoa) za rad sa EDMS.
Uvođenje EDMS-a treba se odvijati postepeno, počevši od najvažnije karike u toku rada (dobro opisane i razumljive), čija će automatizacija brzo dobiti pozitivan efekat. U procesu implementacije EDMS-a potrebno je osigurati mogućnost rada kako sa novom tako i sa starom tehnologijom, kako se ne bi ometale svakodnevne aktivnosti preduzeća. Veoma važnu ulogu igra stvarna podrška menadžmenta preduzeća implementacijskom projektu (tzv "faktor prve osobe"). U nedostatku takve podrške (na primjer, čak iu organizaciji pribavljanja svih potrebnih informacija tokom anketiranja preduzeća), u najboljem slučaju, sistem će biti implementiran samo u određenim odjelima preduzeća (malo je vjerovatno da će bilo koji primjetni iz ovoga se može očekivati povrat ulaganja).
Problem „otpora promjenama“ može se riješiti postupnim i sistematičnim uvođenjem elemenata elektronskog upravljanja dokumentima, počevši od najjednostavnijih (npr. obuka zaposlenih za rad sa elektronskom poštom i intranetom, organizovanje elektronske arhive itd. ) i obavljanje potrebnog objašnjavanja. Prilikom implementacije EDMS-a neophodno je organizovati obuke za zaposlene u preduzeću, kao i konsultacije za njegovo rukovodstvo o organizovanju prelaska na elektronski oblik kancelarijskog rada.
Velikoj implementaciji EDMS-a nužno mora prethoditi pilot projekat, tokom kojeg se razjašnjavaju glavni problemi koji mogu naići direktno tokom implementacije. glavni zadatak Pilot projekat treba da utvrdi da li postoji (ili bi trebalo da postoji) opipljiv efekat od implementacije EDMS-a. U slučaju uspjeha pilot projekta (tzv. „pilot“), donosi se konačna odluka o implementaciji EDMS-a, izrađuje se pravi implementacioni projekat uz kompletan plan implementacije. Tipično, cijena pilot projekta dostiže 10% cijene stvarnog projekta.
Po pravilu, implementacija EDMS-a u preduzeću uključuje sledeće glavne faze:
- Detaljna analiza poslovnih procesa preduzeća, stanja opreme i tehnologija koje se koriste;
- Razvoj informaciono-funkcionalnog modela preduzeća, reinženjering njegovih poslovnih procesa;
- Analiza moguće konfiguracije hardvera i softvera potrebnog za implementaciju EDMS-a.
- Implementacija pilot projekta;
- Odobrenje rezultata pilot projekta i izrada plana implementacije za EDMS;
- Izbor i nabavka hardvera i softvera neophodnog za implementaciju EDMS-a;
- Isporuka i ugradnja EDMS;
- Adaptacija i prilagođavanje EDMS-a;
- Prijenos i konverzija podataka iz naslijeđenih sistema;
- Obuka sistem administratora i korisnika za rad sa EDMS;
- Priprema kontrolnog primjera, programa i metoda ispitivanja, kompletno testiranje EDMS-a;
- Izrada projektne, softverske, tehničke i korisničke dokumentacije.
- Završetak implementacije EDMS-a, stavljanje u komercijalni rad;
- Prateći SED.
zaključci
- Budućnost je za EDMS, u kojem je ECM koncept najpotpunije implementiran. Istovremeno, prema mišljenju analitičara, rješenja koja su najbliža ECM konceptu sada nude Documentum i FileNet.
- U narednih nekoliko godina nastaviće se povoljni izgledi za dalji razvoj tržišta sistema za upravljanje sadržajem. Prema istraživanju Forrester Research iz 1999. godine, 38% kompanija sa liste Fortune 500 reklo je da je kupovina sistema za upravljanje sadržajem ključna za njihovo poslovanje. Prema Meta Grupi, tržište sistema za upravljanje sadržajem će porasti na 10 milijardi dolara do 2004. (sa godišnjom stopom rasta od 20%).
- Istovremeno, prema analitičarima Ovuma, Tehnologije za upravljanje papirnim dokumentima će biti tražene na tržištu dugi niz godina.
- Nastavit će se razvijati aplikacije koje integriraju mogućnosti generiranja izvještaja i traženja informacija u korporativnim bazama podataka uz objavljivanje dokumenata i grafičkih slika na Internetu.
- Mogućnosti za progresivni razvoj će zadržati samo najveći i tržišno orijentisani EDMS programeri. Kompanije koje se ne prilagode novim tržišnim uslovima ili će stagnirati ili će biti iznuđene sa tržišta.
Informaciono-analitički centar TAdviser-a objavio je tradicionalni godišnji izvještaj o tržištu elektronskih sistema za upravljanje dokumentima (EDMS) i upravljanja sadržajem (ECM). Ovog puta pokriva projekte započete i završene 2016. i 2017. godine.
Procjena ruskog tržišta EDMS-a u monetarnom smislu
Prema podacima TAdviser-a, u 2016. godini obim domaćeg tržišta EDMS/ECM sistema iznosio je oko 41,6 milijardi ₽. Tržište je raslo tokom godina na 10%. Ista dinamika 10% ) stručnjaci očekuju rezultate i za 2017. godinu.
Maksimalan profit od prodaje, implementacije i održavanja sistema elektronskog upravljanja dokumentima u 2016. godini ostvarila je mreža 1C franšize. Ukupni prihodi prodavača i partnera iznosili su 2,75 milijardi ₽. Gde više od 2 milijarde ₽ Kompanija 1C i njeni primaoci franšize zaradili su na uslugama implementacije i održavanja EDMS-a, dok je prodaja licenci privukla sve 650,5 miliona ₽. Međutim, rezultati affiliate mreže predstavljeni su izvan rejtinga, jer se ne radi o jednom, već o ogromnom broju tržišnih igrača.
Prvu liniju zvanične rang liste zauzela je kompanija Logic of Business sa godišnjim prihodom 1,86 milijardi ₽, drugi - "Krok" sa 1,38 milijardi ₽, treći TerraLink sa 964 miliona ₽. Naš EOS partner u prodaji, implementaciji i održavanju EDMS-a "DELO" i EOS-a za SharePoint u 2016. godini zaradio je 793,5 miliona ₽ i osigurao 4. mjesto u ukupnom plasmanu.
Sastavljači rejtinga napominju da je većina učesnika u SED/ECM rejtingu pokazala pozitivan trend prihoda u 2016. Samo 2 od 16 kompanija pogoršale su svoje finansijske performanse - i to su integratori, a ne dobavljači. Sve firme-programeri EDMS-a su ostale u plusu.
EDMS ocjena prema broju projekata
Po broju započetih i završenih projekata u 2016. godini Directum je vodeći ( 739 ). Naši partneri EOS ( 593 javnih projekata godišnje) i 1C ( 178 projekti) zauzimaju 2. odnosno 4. red.
Industrijska distribucija projekata
Ove godine TAdviser nije prikazao statistiku o distribuciji EDMS projekata po djelatnostima. Međutim, za njega je to učinila međunarodna istraživačka kompanija IDC. Prema njenim proračunima, u 2016. ruska preduzeća industrijskog, javnog i finansijskog sektora najviše su investirala u ECM. Ali oni su pristupili problemu na različite načine. Industrijalci s najvećim tržišnim udjelom ( 25% ) fokusiran na automatizaciju internog toka posla: proširenje funkcionalnosti EDMS-a u smislu upravljanja projektima, automatizaciju tipičnih scenarija rada preduzeća i integraciju EDMS-a sa transakcionim sistemima (, CPM, BI). Okupirajuće 23% tržištu, javni sektor je u 2016. godini uglavnom rješavao zadatke razvoja MEDO-a i povezivanja novih učesnika u međuresornu interakciju. Finansijske institucije sa udjelom 16% bili su fokusirani na automatizaciju eksternog toka dokumenata: kreiranje elektronskih dosijea klijenata, mobilnih aplikacija, automatizaciju procesa izdavanja kredita.
Ključni pokretači rasta tržišta EDMS
Tržište EDMS/ECM u Rusiji raste iz godine u godinu na 10%. Tome doprinosi niz faktora:
- Idemo prema digitalnoj ekonomiji. Država sistematski pokreće elektronske usluge (Gosuslugi, Nalog.ru), komercijalne kompanije i . Prenošenje poslovnih procesa u elektronsko okruženje je efikasan način da se smanje troškovi robe i usluga, optimizuju radni, vremenski i finansijski troškovi.
- Brzi razvoj novih tehnologija. Kako se razvijaju novi alati za obradu i skladištenje podataka (blockchain, veliki podaci, umjetna inteligencija), tako se razvijaju i sistemi za upravljanje elektronskim dokumentima. Njihova funkcionalnost se širi, pojavljuju se novi alati za standardizaciju, vizualizaciju i analizu informacija (BI). EDMS se sve više koristi kao korporativna skladišta podataka.
- Potreba za automatizacijom SWEDO. U periodu 2016–2017. pojavila se hitna potreba za automatizacijom pravno značajnog toka posla (YUZEDO) u organizacijama različitih veličina i delatnosti. Štaviše, ne govorimo samo o upotrebi kvalifikovanog elektronskog potpisa i onlajn razmjeni sertifikovanih dokumenata, već io potrebama na nivou punopravnih mehanizama integracije koji omogućavaju minimiziranje ručnih operacija i osiguravanje kontinuiteta od kraja do kraja. -završetak procesa.
- Potpuna mobilizacija. Trenutno, ne samo menadžeri, već i obični izvođači trebaju pristup radnim programima s mobilnih uređaja. Mogućnost povezivanja na korporativni EDMS sa ličnog telefona ili tableta omogućava zaposleniku da brzo nauči o novim zadacima i brže ih završi. Potpuna tranzicija korporativnih komunikacija u mobilno okruženje dovela je do pojave čitave industrije koja služi mobilnom za posao. Uključuje pružanje sadržaja, usluge za razvoj alata za zaštitu korporativnih podataka, dizajniranje i kreiranje mobilnih aplikacija.
- Distribucija cloud servisa. Cloud EDMS tehnologije se aktivno koriste na državnom nivou. Danas možete podnijeti zahtjev za promjenu vozačke dozvole ili pasoša, platiti porez, dobiti potvrde za komunalne usluge u digitalnom okruženju - putem web stranica javnih servisa. Što se tiče komercijalne sfere, za srednja i mala preduzeća, ECM platforma svakako mora biti bazirana na oblaku. Ekonomski je neisplativo za organizacije u segmentu malih i srednjih preduzeća da kupe upakiranu verziju EDMS-a. Upotreba sistema za upravljanje sadržajem zasnovanih na oblaku je takođe veoma zgodna za velika preduzeća. Takvi ECM-ovi nisu ograničeni u smislu skaliranja, centralizirani su, pružaju sveprisutan pristup zaposlenima sa bilo koje vrste uređaja 24/7.
- Povećanje broja virusnih napada. Nedavni talas virusnih napada izazvao je porast interesovanja za EDMS kao sistem centralizovanog skladištenja korporativnih informacija.
Teška ekonomska situacija. Dugotrajna kriza naterala je preduzeća da ozbiljnije razmišljaju o smanjenju investicija i pooštravanju finansijskih kontrola. Mnogi su, zbog napete ekonomske situacije, prvi put razmišljali o evaluaciji i optimizaciji svojih poslovnih procesa. I našli su efikasno rešenje - EDMS/ECM sisteme.
Proces zamjene uvoza. Vlada Ruske Federacije je 2016. godine izdala Uredbu br. 1588-r kojom se savezna izvršna tijela i državni vanbudžetski fondovi obavezuju da pređu na ruski softver. Od tada, proizvođači domaćih elektronskih sistema za upravljanje dokumentima bilježe stalnu potražnju za njihovim rješenjima. Moguće je da će, nakon državnih organizacija i državnih organa, velike industrijske kompanije sa državnim učešćem biti u obavezi da pređu na domaće platforme. A to je glavni segment kupaca EDMS i ECM sistema. Međutim, kao iu sadašnjoj situaciji, tranzicija neće biti nagla. Zamjena informacionih sistema velikih razmjera uvijek je povezana s visokim troškovima i rizicima, tako da nadogradnja mora biti neometana. Možete započeti nadogradnjom baze podataka i prelaskom na softver otvorenog koda, kao što je prelazak na PostgreSQL.
Prognoze za blisku budućnost
Dalji rast tržišnih stručnjaka povezuju sa razvojem YuZEDO-a, finansijske arhive i unapređenjem mehanizama za integraciju EDMS-a sa drugim informacionim sistemima preduzeća. Čak i danas, EDMS je neprimetno integrisan sa analitičkim uslugama i računovodstvenim programima. U bliskoj budućnosti, elektronski sistemi za upravljanje dokumentima će biti još čvršće integrisani u IT pejzaž organizacija. Stručnjaci čak dozvoljavaju izdavanje konvergiranih rješenja za složen rad sa svim vrstama podataka i sadržaja kompanije.
Chatbotovi i mehanizmi umjetne inteligencije će postati sve rašireniji u sistemima za upravljanje elektronskim dokumentima. Od usluge registracije dokumenata, EDMS će se pretvoriti u multifunkcionalni sistem za dokumentovanje celokupne poslovne aktivnosti preduzeća, informacioni dispečerski centar, uzimajući u obzir podatke iz različitih informacionih sistema. Osim toga, EDMS će postati glavni dobavljač podataka za duboku sveobuhvatnu analitiku u BI sistemima.
Sputavajuci faktori
Među glavnim preprekama za razvoj EDMS tržišta stručnjaci navode:
- Zakonska ograničenja. Elektronsko upravljanje dokumentima se i dalje koristi ne kao glavno, već kao rezervno papirno.
- Nedovoljno ujednačavanje EDMS-a, nedostatak jedinstvenog standarda i propisa. Na primjer, zaposleni u industrijskim preduzećima rade ne samo sa standardnim izvještajima, već i sa specijalizovanom inženjerskom dokumentacijom (crteži iz AutoCAD-a). Odsustvo ovakvih dokumenata u standardnim oblicima onemogućava mnoge od uvođenja EDMS-a.
Iskustvo u implementaciji EDMS "SoftExpert"
RUSKO EDMS TRŽIŠTE: PROBLEMI I PERSPEKTIVE RAZVOJA OBELEŽENA SISTEMA ELEKTRONSKOG PROMETA: PROBLEMI I PERSPEKTIVE RAZVOJA
Maščenko I.S., Černiševa N.V.
Južnoruski institut za menadžment - ogranak Ruska akademija Nacionalna ekonomija i javne službe
Maščenko I.S., Černiševa N.V.
Južno-Ruski institut za menadžment - ogranak ruskog Predsedništva
Nacionalna privreda i javna uprava
Sažetak: U članku se analiziraju problemi i izgledi za razvoj tržišta EDMS u Rusiji. Razmatraju se koncepti sistema za upravljanje elektronskim dokumentima, njihova namena i aktualizacija u savremenom svetu, prikazani su statistički podaci o razvoju i upotrebi specifičnih sistema za upravljanje elektronskim dokumentima, kako u komercijalnoj strukturi tako iu javnom sektoru. Izvode se zaključci o problemima EDMS-a i potrebi njihovog razvoja, unapređenja i upotrebe u organizacijama i državnim organima u cilju povećanja njihove efikasnosti i efektivnosti.
Ključne riječi: elektronsko upravljanje dokumentima, elektronski sistem upravljanja dokumentima, EDMS tržište, EDMS funkcionalnost, EDMS u javnom sektoru.
Napomena: U članku se analiziraju problemi i perspektive razvoja tržišta sistema elektronskog prometa u Rusiji. Reč je o sledećim pojmovima: sistemima elektronskog dokumenta prometa, njihovim ciljevima i aktualizaciji u savremenom svetu, dati su statistički podaci o razvoju i korišćenju konkretnih sistema e-dokumentoprometa kako u komercijalnom tako iu javnom sektoru. Daju se zaključci o problemima sistema elektronskog prometa o neophodnosti njihovog unapređivanja i korišćenja u organizaciji i državnim jedinicama za podizanje njihove efikasnosti i rezultativnosti.
Ključne reči: elektronski dokumentarni promet, sistem elektronskog dokumenta prometa, tržište sistema e-dokumento prometa, sistemi prometa e-dokumenta u javnom sektoru.
U savremenom svijetu razvoj tehnologija i njihovo široko uvođenje doveli su do toga da elektronsko upravljanje dokumentima i arhivski rad zauzimaju vodeću poziciju u odnosu na papirnate. Danas možemo uočiti porast broja i obima dokumenata koji se koriste u svijetu. Štaviše, odnos elektronskih i papirnih dokumenata se tokom vremena menja u korist potonjeg.
2014. godine tržište EDMS-a proslavilo je 20. godišnjicu postojanja. Njegov nastanak i formiranje uzrokovano je prvenstveno potrebom da se automatizuje rad državnih organa - po njihovom nalogu stvoreni su prvi domaći elektronski sistemi za upravljanje dokumentima.
Sistem za upravljanje elektronskim dokumentima (EDMS) je organizaciono-tehnički sistem koji obezbeđuje proces kreiranja, upravljanja pristupom i distribucijom elektronskih dokumenata u računarskim mrežama, kao i kontrolu toka dokumenata u organizaciji.
EDMS na tržištu informacione tehnologije ostaju među najpopularnijim sistemima, jer omogućavaju:
Povećati efikasnost upravljanja kompanijom tako što će menadžmentu pružiti sve potrebne informacije za donošenje odluka;
Optimizirati rad zaposlenih sa dokumentima;
sredstva kompanije (informacije koje mogu biti izgubljene kao rezultat otpuštanja ili smanjenja zaposlenih), odnosno da bi se osigurao kontinuitet poslovanja ili poslovnih procesa.
U 2013. rusko tržište EDMS-a, uključujući usluge u implementaciji, poraslo je za 20% u odnosu na obim iz 2012. godine na 30,72 milijarde rubalja. Zadržao je visoke stope rasta u periodu od 2011. do 2013. godine: od 20 do 35%.Za razliku od ostalih segmenata tržišta poslovnog softvera, gdje je, prema TLöyBer-u, počeo blagi pad (B1 sistemi) ili zaustavljen (BIR sistemi), EDMS tržište i na kraju 2014. godine trebalo bi da pokaže dvocifreni rast: glavni pokretač ovog tržišta je javni sektor, gde se projekti iz oblasti automatizacije elektronskog upravljanja dokumentima realizuju velikim intenzitetom. U broju projekata, učešće javnog sektora na tržištu EDMS iznosi do 25%, u novčanom smislu - do 40%. .
Pozitivnu dinamiku tržišta u 2013. potvrđuju i podaci o prihodima integratora. Među kompanijama koje su dostavile podatke o prihodima na tržištu EDMS-a, uključujući usluge implementacije (u rubljama sa PDV-om), povećanje u 2013. godini u odnosu na prethodnu godinu bilo je 15% ili više za većinu kompanija. (Tabela 1) .
Tabela 1. Prihodi sistem integratora na tržištu EDMS u
Rusija, 2012-2013, hiljada rubalja
Kompanija V a ruchka 2013 Projekti 2013 Prihod 2012 Projekti 2012 Rast prihoda 2012-2013
1S (u svim primateljima franšize) 1.240.742.103 3 1.041.691.948 19,1%
Poslovna logika 760.000 88.534.900 86 42,1%
KRO K 545.970 51.473.553 50 15,3%
EOS 516 029 777 3 263 997 - 95,5%
InterTrust 420 864 478 406 759 289 3,5%
ID Control Technologies 380.970 - 238.035 - 60%
Lani t 188.000 80 180.000 70 4,4%
ELM A 56.000 105 38.000 - 47,4%
Izvlačenje 50 54 28 49 73,6%
mont (Holemont) 000 800
0 FTS (FTS) 38.000 9 34.500 5 10,1%
1 PITAJ NA 23.200 57 17.600 35 31,8%
Ukupno 4.219.775 3.257.835 29,5%
Najaktivnije uvođenje EDMS-a u Rusiji provodi se u javnom sektoru, prije svega, to se odnosi na organe vlasti, ali i na kompanije sa državnim učešćem.
Među državnim preduzećima za period od početka 2013. do septembra 2014. godine, sistem elektronskog upravljanja dokumentima u okviru GAS Justice, koji funkcioniše na bazi platforme Delo (EOS) (više od 67 hiljada korisnika), takođe kao implementacija EMC Documentuma u Rosatomu (30 hiljada) i uvođenje Etlasa (EDO) u Odeljenju za zdravstvo i socijalni razvoj Orlovske oblasti za 10 hiljada radnih stanica. U komercijalnom sektoru, najveći EDMS projekat je implementacija DocsVision-a u Sberbanci Ruske Federacije, replikacija sistema je još uvijek u toku: prema vlastitim procjenama banke, sada u EDMS-u na ovoj platformi već radi 100.000 zaposlenika banke. (Tabela 2) .
Tabela 2. Top 5 EDMS/ESM projekata u ruskom javnom sektoru prema broju korisnika u 2013. - prva tri kvartala 2014.
GAS Justice Case EOS 67 835
Korisnički sistem integrator Broj korisnika
Rosatom EMC Documentum CROC 30.000
Odeljenje za zdravstvo i socijalni razvoj Orlovske oblasti Etlas (EDO) Atlas-Soft (AtlasSoft) 10.000
Glavno tužilaštvo Ruske Federacije AIK nadzor EOS 9 123
Vlada Rostovske oblasti Delo (EOS) EOS 7.639
U industriji EDMS razvila se paradoksalna situacija: obično
zakonodavstvo je kočnica za primjenu novih tehnologija. Danas je pravni okvir ispred tehničkih mogućnosti većine implementiranih sistema. S druge strane, mogućnosti samih ECM platformi, na kojima su izgrađeni EDMS (uvezeni i domaći), u principu omogućavaju rješavanje svih novih zadataka. Danas razvoj najčešće koči nedostatak kompetentnosti funkcionalnih kupaca, koji se i dalje drže konzervativnih pogleda na upravljanje dokumentima.
Očigledno, na nivou sistema postoji razumijevanje važnosti ovog zadatka: Uredbom Vlade Ruske Federacije od 09.06.2012. N 890 "O mjerama za poboljšanje elektronskog upravljanja dokumentima u državnim organima" utvrđeno je da je tranzicija do EDI-a u državnim organima moraju biti završeni do 31. decembra 2017. godine
Ali trenutno stanje ostavlja prostor za sumnju - velika ulaganja u ICT u javnom sektoru, više od 1 bilion. rub., dok ne daju opipljiv praktični rezultat.
Nažalost, danas ne postoji niti jedan pravno značajan javni servis koji podrazumijeva obavljanje nekih pravno značajnih radnji - izdavanje isprave, promjenu statusa građanina i sl. - preveden u elektronski oblik. Sve usluge koje pruža EPGU su informativne prirode.
EDMS sistemi imaju za cilj poboljšanje aktivnosti određene organizacije, ali svaka od njih ima svoju široku funkcionalnost, koja uključuje niz karakteristika. Tokom istraživanja bili smo
■ Directum ■ Docs Vision ■ Globus Professional
■ PayDox ■ 1C:Upravljanje dokumentima* Referent šefa
■ SLUČAJ ■ EUFRA T ■ MOTIV
Identifikovano je 9 sistema. Prikazaćemo njihovu funkcionalnu opremljenost, na osnovu čega ćemo istaći prednosti i nedostatke sistema (slika 1.2). Rice. 1. Tehničke mogućnosti savremenog EDMS-a
Rice. 2. Cijena licenci za 100 korisnika, isključujući cijenu DBMS-a, dodatne module i popuste
Prilikom upoređivanja funkcionalnosti EDMS-a, prihvaćene su sljedeće oznake: "+" - mogućnost je implementirana; "+/-" - funkcija je dostupna sa ograničenom funkcionalnošću ili je potrebno kupiti dodatni softver; "-" - mogućnost nije implementirana.
Po funkciji „Rad sa dokumentima“ vodeće pozicije zauzimaju EDMS kao što su: Boss-referent, Delo i Efrat. Osnovni nivo je zauzeo PayDox (tabela 3).
RAD SA DOKUMENTIMA Sa Directum DocsVision Globus PayDox 1S: Dokument Boss-CASE EUPHRATS MOTIVE
Ugrađeni alati
pogledajte priložene fajlove
Promjena priloga
Rad sa nacrtima dokumenata /- /- /-
Tabela 3. Rad sa dokumentima
Prema razvoju funkcije "Traženje i analiza informacija" lideri su EDMS kao što su: Efrat, Delo i DocsVision. Poslednje pozicije zauzimaju 1C, Directum, GlobusProfessional (tabela 4).
PRETRAGA I ANALIZA INFORMACIJA Directum DocsVision Globus PayDox 1S:Documentoo
Pretraživanje atributa (pretraga po detaljima dokumenta)
Traženje zadataka i uputa (uključujući po rokovima, izvođačima, kontrolorima)
Pretraživanje cijelog teksta uzimajući u obzir morfologiju ruskog jezika /- /- /- /- /-
Izvođenje različitih vrsta pretraživanja u jednom upitu /-
Tabela 4. Pretraga analize informacija
Tabela 5. Sigurnost informacija
SIGURNOST INFORMACIJA Directum DocsVision Globus PayDox 1S:Documento
Podrška za različite metode provjere autentičnosti /- /- /- /- /- /- /-
Dodjela korisničkih prava
Dodjela prava korisničkim grupama
Podrška za korisničke uloge
Po razvoju funkcije „Informaciona sigurnost“ na vodećim pozicijama su Boss-Referent, Eufrat, Delo i DocsVision. Na zadnjim pozicijama: 1C i Globus Professional (tabela 5).
Na osnovu analize može se izdvojiti nekoliko EDMS sa najvišom funkcionalnom opremljenošću. Tu spadaju: Eufrat, koji je neupitni lider, takođe Delo i DocsVision. Od 9 EDMS-a, 1C, Globus Professional, PayDox istakli su se nedovoljno funkcionalnom opremom. Ostatak EDMS-a zauzimao je srednju nišu.
U zaključku možemo reći da je EDMS neophodan u savremenom svijetu i da je njegovo kontinuirano unapređenje također važan kriterij. Sistemi elektronskog upravljanja dokumentima dobro su poznati na ruskom tržištu. Danas je njihova implementacija postala široko rasprostranjena i dostigla je vrhunac produktivnosti. Dalji rast
tržište nije moguće zbog rasta broja korisnika ECM-a, već zbog poboljšanja njihove funkcionalnosti. Danas su među glavnim razlozima za zamjenu postojećih rješenja problemi s performansama, nedostatak funkcionalnosti, visoka cijena razvoja i podrške postojećeg rješenja, zatvoreni kod platforme, nezgodan interfejs, problemi sa teritorijalnom distribucijom i integracijom, kao i vezivanje za zastarjeli softver. i hardverske platforme.
Bibliografija:
1. Mansurova N.A., Veselov P.S. Preduslovi i faze implementacije sistema elektronskog upravljanja dokumentima za mala i srednja preduzeća / / Ekonomska istraživanja 2010 br. 1 - str. 2
2. Gaisinsky I.E., Vostrikova T.V., Perova M.V. Elektronsko upravljanje dokumentima u sistemu obuke i usavršavanja specijalista // Država i opštinske vlasti. Naučne beleške SKAGS-a. 2009. br. 4. S. 66-75
3. [Elektronski izvor]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php
4. [Elektronski izvor]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php
5. [Elektronski izvor]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php
6. Khasheva I. A. Praksa korištenja informacijskih i komunikacijskih tehnologija u pružanju javnih usluga // Državno i općinsko upravljanje. Naučne beleške SKAGS-a. 2009. br. 4. S. 99-108
7. Bakushev V.V., Grigoriev E.S. Elektronske tehnologije u državno-političkom i sistemskom upravljanju djelatnostima aparata: procjena preduvjeta // Državno i općinsko upravljanje. Naučne beleške SKAGS-a. 2009. br. 1. S. 56-61.
8. [Elektronski izvor]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php
Mnogi od vas već duže vrijeme koriste EDMS u svom radu, neki su u procesu implementacije, ali ima onih koji još gledaju. Ipak, poznavanje savremenih kompanijskih evidencija i sistema za upravljanje informacijama biće korisno i za početnike i za iskusne korisnike. Kriterijumi za odabir EDMS
Nije tajna da su dobro osmišljeni i optimizirani poslovni procesi ključ uspjeha kompanije. Jedan od najvažnijih i resursno intenzivnih procesa je proces podrške upravljanju dokumentacijom. Prije svega, to su troškovi vremena (koordinacija, odobrenje, potpisivanje, kontrola izvršenja), troškovi rada (potreba da u osoblju bude specijalista za upravljanje dokumentima), a da ne govorimo o troškovima potrošnog materijala i kancelarijske opreme. EDMS su dizajnirani da optimiziraju ovaj proces i samim tim značajno smanje troškove njegovog pružanja.
Uprkos teškom ekonomskim uslovima, EDMS na tržištu informacionih tehnologija ostaju među najpopularnijim sistemima, jer omogućavaju:
- povećati efikasnost upravljanja kompanijom pružajući menadžmentu sve potrebne informacije za donošenje odluka;
- optimizirati rad zaposlenih sa dokumentima;
- sačuvati kritične informacije i nematerijalnu imovinu kompanije (informacije koje mogu biti izgubljene usled otpuštanja ili otpuštanja zaposlenih), odnosno obezbediti kontinuitet poslovanja ili poslovnih procesa.
Naravno, informacije o korisnosti modernih tehnologija za službenike nisu nove. Ako čitate ove redove, onda vam je ova tema bliska. Možda mnogi od vas već duže vrijeme koriste EDMS u svom radu, neko je u procesu implementacije, ali ima onih koji još gledaju.
Ipak, poznavanje savremenih kompanijskih evidencija i sistema za upravljanje informacijama biće korisno i za početnike i za iskusne korisnike.
Tržište se aktivno razvija, postoji mnogo proizvoda, poslovnih rješenja, dodatnih opcija dizajniranih za rješavanje raznih problema. Pa čak i ako vaša kompanija već ima rješenje za automatizaciju ureda i timski rad zaposlenih, onda vjerovatno sada razmišljate kako ga optimizirati.
Važno je shvatiti da sistemi elektronskog upravljanja dokumentima koji su implementirani u kompaniji nisu zamrznuti subjekt, već živi organizam koji zahtijeva značajnu pažnju, kontrolu i razvoj. Ako se sistem ne razvije na vrijeme, vrlo brzo će zastarjeti i zaposlenici ga više neće koristiti.
DOW usluga - EDMS korisnik
Možda sada postavljate pitanje: "Zašto mi - službenici - razumijemo EDMS tržište, ako postoje "informatičari" i njihov je kruh birati programe?".
Naivno je vjerovati da će informatičari riješiti ovaj problem umjesto vas! Većina dokumenata danas se kreira, obrađuje i pohranjuje elektronski. Zaposleni koordiniraju dosta dokumenata koristeći ICQ, Skype, e-mail. Osim toga, dokumenti se kreiraju i spremaju u različitim formatima. A zadatak je službenika da upravljaju ovim informacijama.
Znam mnogo slučajeva kada su službenici zapravo postali programeri sistema za elektronsko upravljanje dokumentima, propisujući zahtjeve za sistem od nule. Ovo je bio početak njihovog putovanja kroz muke i duge procese razvoja, usavršavanja i implementacije sistema.
U početku su djelovali kao poslovni analitičari – opisujući sve procese cirkulacije dokumenata. Zatim u ulozi testera koji prihvataju rezultate. Pa, i onda u ulozi nastavnika, koji podučavaju zaposlene u svojoj organizaciji kako da rade sa sistemom. Naravno, svi ovi procesi su veoma dugotrajni i traju značajno vreme – u najboljem slučaju nekoliko meseci, u najgorem, godine. Kasnije su mi priznali da bi, da su mogli ranije da učestvuju u procesu selekcije, uštedeli mnogo truda i vremena, i pristojan novac za svoju kompaniju! Ali najvažnije je da bi već odavno u sistemu organizovali zajednički rad - sopstveni i zaposleni u kompaniji.
Programeri prilagođenih rješenja u većini slučajeva se rukovode zahtjevima korisnika. Samo oni ne uzimaju u obzir da korisnici često ne znaju koje zahtjeve treba postaviti i koji su načini za implementaciju svojih zadataka.
Poznavanje proizvoda predstavljenih na tržištu, razumijevanje principa njihovog rada daje prednost pri odabiru i, u konačnici, omogućava vam da odaberete najefikasnije rješenje i uštedite snagu, živce i novac za kompaniju.
Koje rješenje odabrati?
Dakle, odlučili ste da razumete situaciju na tržištu EDMS i pronađete odgovarajući sistem za rešavanje vaših problema. Otvoriš internet i tamo...
A ima toliko imena, opisa, grafikona analitičkih kompanija, raznih poređenja da se jednostavno možete utopiti u ovom moru informacija. Evo samo nekih brojki o broju proizvoda na ruskom tržištu.
Za februar 2010. godine u katalogu sistema za elektronsko upravljanje dokumentima na sajtu TAdviser-a bilo je oko 179 naziva, lista Docflow kataloga sadrži 170 proizvoda, takođe postoje različiti nezavisni portali o sistemima za upravljanje dokumentima gde lista rešenja sadrži 45 imena. DSS Consulting ističe rešenja oko 15-20 kompanija koje imaju višestruke i uspešne projekte implementacije u više perioda.
Kao što vidite, rusko tržište ima širok izbor rješenja vezanih za klasu elektronskih sistema za upravljanje dokumentima.
Sistemi se mogu nazvati na različite načine: "sistem za automatizaciju ureda", "elektronski ured", "sistem operativnog upravljanja kompanijom", "sistem upravljanja sadržajem", "ECM sistem" itd.
Čini se, u čemu je razlika? Na kraju krajeva, svi sistemi rade skoro istu stvar - pružaju elektronsko upravljanje dokumentima. A upravljanje dokumentima je prilično formalizirana oblast i sva rješenja za njegovu automatizaciju trebala bi biti vrlo slična jedno drugom.
Međutim, tržište softverskih proizvoda je vrlo raznoliko - postoje skupi sistemi i rješenja ekonomske klase, postoje visoko specijalizirani sistemi i konstruktori koji vam omogućavaju da realizujete bilo koju ideju klijenta. Sva ova tržišna raznolikost proizilazi iz činjenice da se isti funkcionalni zahtjevi implementiraju na različite načine, na različitim platformama, koristeći različite tehnologije.
Trenutno je tržište dostiglo određenu fazu zrelosti, među EDMS-ima su se pojavili njihovi lideri, nastavljaju da se pojavljuju nova rješenja, što ukazuje da se proces razvoja sistema nastavlja. Za razliku od tržišta računovodstvenog softvera, gdje je 1C nesumnjivo vodeći, tržište EDMS-a nije toliko polarizirano, kupac ima izuzetno širok izbor: od vodećih svjetskih proizvođača do razvoja po mjeri koji uzimaju u obzir specifičnosti određenog kupca. Teško je to shvatiti, zar ne?
Problem izbora EDMS-a
Obilje ponuda na tržištu uredskog softvera stvara problem izbora. Ali zbog nedostatka objektivnih kriterijuma i opšteprihvaćenih metoda za procenu kvaliteta predloženog EDMS-a i njihove usklađenosti sa stvarnim potrebama organizacije, postoji rizik od dobijanja „pogrešnog“ sistema: preslabog ili, naprotiv. , suvišan za rješavanje specifičnih problema. Rizik se može povećati tokom faze implementacije, jer se čak i dobar sistem može postaviti tako da ne funkcioniše efikasno.
Kao rezultat toga, većina organizacija bira softverska rješenja u oblasti elektronskog upravljanja dokumentima na vlastitu odgovornost i rizik, vodeći se vlastitim kriterijima, intuicijom ili vjerujući obećanjima programera i stručnjaka koji implementiraju sistem.
Najčešće razlog neuspjeha nije toliko kvalitet softversko rješenje, koliko je njegov pogrešan izbor i greške napravljene tokom implementacije zbog nedostatka dobro formulisanih zahtjeva za EDMS.
Krajem 2008 - početkom 2009. DSS Consulting je sproveo istraživanje među kompanijama - korisnicima EDMS-a koje su implementirale EDMS 2008. godine. Na pitanje: "Kako kompanije biraju EDMS?" najpopularniji odgovori su bili:
- odabrani prema preporukama;
- analizirane informacije na Internetu;
- izabrao prvo dostupno rješenje;
- odluka "spuštena odozgo".
Iskustvo mnogih kompanija pokazuje da posledice neuspešnog izbora EDMS nisu samo materijalni, privremeni, organizacioni gubici, već i, što je najvažnije, neuspeh organizacije da ostvari svoje ciljeve i zaostajanje u razvoju.
Stoga postoji realna potreba za informacijama koje bi omogućile: na osnovu analize sistema dokumentacione podrške za upravljanje i poslovne procese organizacije, formulisati zahteve za EDMS, na osnovu objektivnih kriterijuma za ocenjivanje i poređenje EDMS-a na tržištu, da odabere odgovarajući proizvod i osigura njegovu efikasnu upotrebu.
Kriterijumi za odabir EDMS
Prije nego što pređemo na prilično opsežnu temu pregleda trenutne situacije na ruskom i međunarodnom tržištu informacijskih rješenja ove klase, kao i analize konkretnih rješenja, zadržimo se na glavnim kriterijima na koje treba obratiti pažnju bez obzira na klasu softverskog proizvoda i tržišnog udjela.
EDMS organizacije mora rješavati širok spektar zadataka i istovremeno biti zgodan i fleksibilan u prilagođavanju kako bi mogao biti podržan od strane korisnika. Naravno, možete uzeti ECM platformu i dobiti fino podešeno rješenje koje uzima u obzir sve poslovne procese kompanije, ali implementacija ovakvih sistema po pravilu traje od nekoliko mjeseci do godinu dana ili više i zahtijeva znatne finansijske troškove. . Međutim, uvijek želite da vrijeme implementacije bude minimalno, a obuka osoblja brza i po mogućnosti bez prekida u proizvodnim aktivnostima.
Najčešće se odabir EDMS-a vrši na osnovu sljedećih kriterija:
- troškovi EDMS licenci i drugih potrebnih komponenti (hardver, DBMS);
- troškovi implementacije i podrške EDMS-a;
- mogućnost proširenja sistema kroz dodatne module i integracije sa drugim proizvodima;
- Sigurnost informacija;
- platforma i korištene tehnologije;
- reputacija programera i dobavljača (organizacije koja implementira sistem);
- funkcionalna kompletnost.
Razmotrite značenje gore navedenih kriterija.
Cijena licenci je uvijek bila jedan od glavnih kriterija pri odabiru sistema. Korisnici EDS-a odavno znaju da jeftin proizvod nije uvijek dobar.
Sistem bi trebao biti dostupan tako da korisnik može sam izvršiti neke sistemske postavke, na primjer, samostalno povezati i konfigurirati rječnike, direktorije, standardne rute dokumenata itd., bez ponovnog pribjegavanja uslugama programera ili sistemskih integratora. Troškovi rada sistema će biti niži.
Sistem bi trebao biti rješenje koje omogućava njegovo dalje proširenje dodavanjem novih modula i mogućnosti.
Opseg mogućnosti proširen dodatnim modulima može uključivati i integraciju sa određenim aplikacijama i proširenje funkcionalnosti sistema.
Prilikom odabira sistema posebna pažnja se poklanja njegovoj informacionoj sigurnosti, kako se implementiraju principi zaštite povjerljivih podataka, kako je organizovan sistem kontrole pristupa, da li sistem podržava upotrebu elektronskog potpisa i enkripcije.
Prilikom odabira sistema, u pravilu se vodi računa na kojoj je platformi izgrađen i koje tehnologije se koriste. I ovdje se prioritet ne daje novosti, već stabilnosti i pouzdanosti. Ne posljednju ulogu u izboru imaju korišteni sistem upravljanja bazom podataka (DBMS) i razvojni alati.
Ako organizacija već ima korporativni standard za DBMS, onda je logičnije da ga EDMS prati. Nepoželjno je proširivati listu podržanih DBMS-a osim ako je to apsolutno neophodno. Isto važi i za razvojne alate. Što su poznatiji i rašireniji, to je više stručnjaka koji ih poseduju i koji će moći da razviju dodatne komponente za EDMS, a to je manji rizik od prekida projekta zbog nedostatka takvih stručnjaka.
Prilikom odabira programera EDMS-a, po pravilu se ocjenjuju faktori kao što su period rada na tržištu EDMS-a, reputacija među korisnicima i konkurencijom, kvalitet tehničke podrške, te učestalost objavljivanja ažuriranja sistema. Jednako je važan izbor pouzdane kompanije - dobavljača EDMS-a, ako kompanija za razvoj ne radi direktno sa kupcima.
U fazi selekcije potrebno je detaljno procijeniti iskustvo uspješnih projekata i implementacija, nivo kvalifikacije osoblja. Upravo od kompanije dobavljača mogućnost finalizacije informacionog sistema u razumnom roku (uz prihvatljive uslove cene) zavisi od specifičnosti preduzeća.
Možda je najvažniji kriterijum funkcionalna kompletnost sistema. Koliko god da je sistem dobar u svim ostalim aspektima, njegov glavni zadatak je da obezbedi obavljanje funkcija elektronskog upravljanja dokumentima.
Kupci su do sada rijetko koristili sistematski pristup procjeni funkcionalne kompletnosti EDMS-a, oslanjajući se na svoje subjektivno mišljenje zasnovano na proučavanju marketinških materijala ili, u najboljem slučaju, na površno upoznavanje proizvoda na eksperimentalnom štandu. Ovo nije dovoljno za uspješnu praktičnu upotrebu EDMS-a.
Praktično je nemoguće napraviti pravi izbor bez sprovođenja sveobuhvatne procene i poređenja sistema, pre svega u pogledu funkcionalnih parametara, bez uzimanja u obzir strateških ciljeva i trenutnih zadataka naručioca.
Preliminarna analiza tržišta može pomoći u rješavanju ovog problema: početno upoznavanje sa njegovim glavnim učesnicima, proizvodima na tržištu, ključnim tehnologijama i sistematizacijom prema glavnim parametrima.
Razvoj ljudske civilizacije prati nevjerovatan porast obima stvorenih, obrađenih i pohranjenih informacija. Na primjer, prema magazinu ASAP, godišnje se u svijetu pojavi oko 6 milijardi novih dokumenata. Prema Delphi Consulting Group, trenutno se samo u Sjedinjenim Državama dnevno kreira više od milijardu stranica dokumenata, a više od 1,3 biliona je već pohranjeno u arhivama. razna dokumenta.
Treba napomenuti da su korporativni tokovi informacija izuzetno raznoliki u pogledu izvora i oblika njihovog predstavljanja. Međutim, oni se mogu uslovno klasifikovati prema obliku skladištenja: elektronski i papirni dokumenti. Postoje procjene da je trenutno samo oko 30% svih korporativnih informacija pohranjeno u elektronskom obliku (i strukturirano u bazama podataka i nestrukturirano). Sve ostale informacije (oko 70%) pohranjene su na papiru, što stvara znatne poteškoće u njihovom pronalaženju. Ipak, ovaj odnos se postepeno menja u korist elektronskog oblika skladištenja (posebno kroz razvoj elektronskih arhivskih sistema). Prema Delphi Consulting Group, obim korporativnih elektronskih tekstualnih informacija se udvostručuje svake 3 godine. Prema prognozi istog magazina ASAP, do 2004. godine samo oko 30% korporativnih informacija ostat će u papirnom obliku, a 70% informacija će biti pohranjeno u elektronskom obliku. Malo je vjerovatno, naravno, da će jednog dana svi dokumenti postati samo elektronski, ali nema sumnje da će elektronski oblik čuvanja dokumenata prevladati u budućnosti.
Ove impresivne brojke i podaci samo govore da su za svako preduzeće ili organizaciju pitanja optimizacije toka dokumenata i kontrole nad obradom informacija od ključne važnosti. Ovu tvrdnju mogu potvrditi sljedeći podaci. Prema Siemens Business Services, menadžer provodi do 80% svog radnog vremena radeći sa informacijama, do 30% radnog vremena zaposlenih troši se na kreiranje, pretraživanje, odobravanje i slanje dokumenata, svaki interni dokument se u prosjeku kopira. , do 20 puta i do 15% korporativnih dokumenata je nepovratno izgubljeno (istovremeno, prema magazinu ASAP, prosječan zaposlenik godišnje potroši i do 150 sati svog radnog vremena tražeći izgubljene informacije). Postoje i procene da se do 40% radnih resursa i do 15% korporativnih prihoda mora potrošiti na rad sa dokumentima.
Zbog toga efikasnost upravljanja preduzećima i organizacijama Na kraju, ali ne i najmanje važno, to zavisi od pravilnog rešavanja problema brzog i kvalitetnog formiranja elektronskih dokumenata, kontrole njihovog izvršenja, kao i promišljene organizacije njihovog čuvanja, pretraživanja i korišćenja. Potreba za efikasnim upravljanjem elektronskim dokumentima dovela je do stvaranja elektronski sistemi za upravljanje dokumentima (EDMS) kojoj je posvećen ovaj članak. Osnovna svrha članka je da čitateljima Jet Info-a pruži retrospektivu trenutnog stanja globalnog EDMS tržišta, perspektiva njegovog razvoja, kao i prilično veliki broj primjera korištenja EDMS-a u svijetu. Možete saznati više o svim pitanjima vezanim za EDMS koristeći prilično veliki broj specijaliziranih web resursa (i ruski i engleski), na primjer, www.document.ru, www.docflow.ru, web stranice programera EDMS-a itd. .
Osnovni koncepti sistema elektronskog upravljanja dokumentima
Svrha EDMS-a
Prema analitičarima industrije, elektronsko upravljanje dokumentima uključuje: kreiranje dokumenata, njihovu obradu, prenos, skladištenje, izlaz informacija koje kruže u organizaciji ili preduzeću, na osnovu korišćenja računarskih mreža. Pod upravljanjem elektronskog upravljanja dokumentima, u opštem slučaju, uobičajeno je da se podrazumeva organizacija kretanja dokumenata između odeljenja preduzeća ili organizacije, grupa korisnika ili pojedinačnih korisnika. Pri tome, kretanje dokumenata ne podrazumeva njihovo fizičko kretanje, već prenos prava na njihovo korišćenje uz obaveštavanje određenih korisnika i kontrolu nad njihovim izvršenjem.
IDC definiše koncept ERMS-a na sljedeći način (pozivajući se na EDMS” Sistemi za upravljanje elektronskim dokumentima): „EDMS omogućava proces kreiranja, upravljanja pristupom i distribucije velikih količina dokumenata u računarskim mrežama, a takođe omogućava kontrolu toka dokumenata u organizaciji. Često se ovi dokumenti čuvaju u posebnim repozitorijumima ili u hijerarhiji sistema datoteka. Tipovi datoteka koje obično podržava ERMS uključuju: tekstualne dokumente, slike, tabele, audio podatke, video podatke i web dokumente. Uobičajene karakteristike EDMS-a uključuju kreiranje dokumenata, kontrolu pristupa, konverziju podataka i sigurnost podataka.”
Osnovna svrha EDMS-a je organizacija skladištenja elektronskih dokumenata, kao i rad sa njima.(posebno njihovo pretraživanje i po atributima i po sadržaju). EDMS treba automatski pratiti promjene u dokumentima, rokove za izvršenje dokumenata, kretanje dokumenata, kao i kontrolu svih njihovih verzija i podverzija. Sveobuhvatan EDMS treba da pokrije čitav ciklus kancelarijskog rada preduzeća ili organizacije, od postavljanja zadatka kreiranja dokumenta do otpisivanja u arhivu, da obezbedi centralizovano skladištenje dokumenata u bilo kom formatu, uključujući složene složene dokumente. EDMS bi trebao kombinovati različite tokove dokumenata iz geografski udaljenih preduzeća u jedan sistem. Moraju obezbijediti fleksibilno upravljanje dokumentima, kako kroz rigidnu definiciju saobraćajnih ruta, tako i kroz slobodno rutiranje dokumenata. EDMS mora provesti striktno razgraničenje pristupa korisnika različitim dokumentima u zavisnosti od njihove kompetencije, položaja i ovlaštenja koja su im dodijeljena. Pored toga, EDMS mora biti konfigurisan za postojeću organizacionu strukturu i sistem kancelarijskog rada preduzeća, kao i integrisan sa postojećim korporativnim sistemima.
Glavni korisnici EDMS-a su velike državne organizacije, preduzeća, banke, velika industrijska preduzeća i sve druge strukture čije aktivnosti prati veliki obim kreiranih, obrađenih i pohranjenih dokumenata.
Glavna svojstva EDMS-a
otvorenost
Svi EDMS su izgrađeni na modularnoj osnovi, a njihovi API-ji su otvoreni. Ovo vam omogućava da dodate nove karakteristike EDMS-u ili poboljšate postojeće. Trenutno je razvoj aplikacija integrisanih sa EDMS-om postao poseban posao u industriji proizvodnje softvera, a mnoge treće strane spremne su da ponude svoje usluge u ovom segmentu tržišta. Mogućnost relativno lakog dodavanja u EDMS mnogih modula trećih strana uvelike proširuje njihovu funkcionalnost. Na primjer, za EDMS su razvijeni moduli za unos dokumenata sa skenera, komunikaciju sa e-poštom, programi za prosljeđivanje faksova itd.
Visok stepen integracije sa aplikativnim softverom
Ključna karakteristika EDMS-a je visok stepen integracije sa različitim softverskim aplikacijama korišćenjem tehnologija OLE automatizacija, DDE, ActiveX, ODMA, MAPI i dr.. I direktno pri radu sa dokumentima nema potrebe da se uopšte koriste EDMS uslužni programi. Korisnici se bave samo običnim aplikativnim programima: u trenutku instalacije klijentskog dijela EDMS-a, aplikativni programi se dopunjuju novim funkcijama i stavkama menija. Na primjer, korisnik MS Word procesora teksta, otvarajući datoteku, odmah vidi biblioteke i foldere sa EDMS dokumentima (odakle bira dokument koji mu je potreban). Kada snimite dokument, on se automatski stavlja u EDMS bazu podataka. Isto važi i za druge kancelarijske i specijalizovane programe.
Takođe treba napomenuti da je u najčešćim EDMS implementirana integracija sa najpoznatijim ERP sistemima (posebno sa SAP R/3, Oracle aplikacijama itd.). Upravo je sposobnost integracije sa različitim aplikacijama jedna od karakterističnih osobina EDMS-a. Zahvaljujući njemu, EDMS može djelovati kao spona između različitih korporativnih aplikacija, stvarajući tako osnovu za organizaciju kancelarijskog rada u preduzeću. Neki analitičari industrije čak smatraju da EDMS može postati osnova korporativnog informacionog sistema preduzeća ili organizacije (postoje i druga mišljenja).
Karakteristike skladištenja dokumenata
EDMS rade uglavnom na bazi distribuiranih arhitektura i koriste različite kombinacije tehnologija za prikupljanje, indeksiranje, skladištenje, pretraživanje i pregled elektronskih dokumenata. Većina EDMS implementira hijerarhijski sistem skladištenja dokumenata (prema principu „orman/polica/folder”). Svaki dokument se nalazi u fascikli, koja se, pak, nalazi na polici itd. Broj nivoa ugnježđenja prilikom skladištenja dokumenata nije ograničen. Isti dokument se može uključiti u nekoliko fascikli i polica korišćenjem mehanizma povezivanja (u ovom slučaju originalni dokument ostaje nepromenjen i čuva se na lokaciji koju odredi administrator EDMS). Brojni EDMS implementiraju još moćnije mogućnosti skladištenja organiziranjem veza između dokumenata (ove veze se mogu postaviti i uređivati grafički).
Svaki dokument u EDMS-u ima određeni skup atributa (na primjer, njegov naziv, autor dokumenta, vrijeme nastanka itd.). Skup atributa se može mijenjati iz jedne vrste dokumenta u drugu (ostaje nepromijenjen unutar jedne vrste dokumenta). U EDMS-u, atributi dokumenta se pohranjuju u relacijsku bazu podataka. Za svaku vrstu dokumenta kreira se predložak kartice pomoću vizualnih alata, gdje su nazivi atributa dokumenta predstavljeni u razumljivom grafičkom obliku. Kada se dokument unese u EDMS, uzima se traženi šablon i popunjava se kartica (unose vrijednosti atributa). Kada se završi, kartica se povezuje sa samim dokumentom.
U većini slučajeva serverski dio EDMS-a se sastoji od sljedećih logičkih komponenti (koje se mogu nalaziti na jednom ili više servera):
- Skladišta atributa dokumenata (kartica);
- Pohrana dokumenata;
- Usluge indeksiranja cijelog teksta.
Skladište dokumenata obično se podrazumijeva kao skladište sadržaja dokumenta. Skladište atributa i skladište dokumenata često se kombinuju pod opštim nazivom "arhiva dokumenata". Za skladištenje atributa u većini EDMS-a koriste se Oracle, Sybase, MS SQL Server i Informix DBMS koji omogućavaju pretragu dokumenata po atributima.
Za skladištenje stvarnog sadržaja dokumenata u većini EDMS-a koriste se serveri datoteka MS Windows NT, Novell NetWare, UNIX itd. U ovom slučaju se mogu implementirati i heterogene kombinacije mrežnih okruženja. Na primjer, baza podataka sa atributima dokumenta može raditi na UNIX-u na TCP/IP mreži, dok sami dokumenti mogu biti pohranjeni na Novell NetWare OS na IPX/SPX mreži. Treba napomenuti da su velike prednosti EDMS-a skladištenje dokumenata u njihovom originalnom formatu i automatsko prepoznavanje mnogih formata datoteka.
Nedavno je pohranjivanje dokumenata zajedno sa atributima u bazi podataka postalo sve popularnije. Ovaj pristup ima svoje prednosti i nedostatke. Prednost je značajno povećanje sigurnosti pristupa dokumentima, a glavni nedostatak je niska efikasnost rada sa dokumentima sa velikom količinom pohranjenih informacija. Ovaj pristup takođe zahteva upotrebu moćnih servera sa velikim količinama RAM-a i čvrstih diskova. Osim toga, u slučaju kvara baze podataka, biće vrlo teško vratiti dokumente pohranjene u njoj. Također je potrebno biti striktno vezan za određeni DBMS.
Karakteristike usmjeravanja dokumenata
EDMS moduli odgovorni za tok dokumenata se obično nazivaju moduli za usmjeravanje dokumenata. U opštem slučaju, koriste se koncepti „slobodnog” i „tvrdog” rutiranja dokumenata. Sa „besplatnim“ rutiranjem, svaki korisnik koji učestvuje u toku posla može, po sopstvenom nahođenju, promeniti postojeću rutu za prolazak dokumenata (ili postaviti novu rutu). Kod “tvrdog” rutiranja, rute za prolazak dokumenata su strogo regulirane, a korisnici nemaju pravo mijenjati ih. Međutim, sa "tvrdim" rutiranjem, logičke operacije se mogu obraditi kada se ruta promijeni kada se ispune neki unaprijed definirani uvjeti (na primjer, slanje dokumenta menadžmentu kada određeni korisnik prekorači svoja službena ovlaštenja). U većini EDMS-a modul za usmjeravanje je uključen u paket, u nekim EDMS-ima se mora kupiti posebno. Potpuno funkcionalne module za rutiranje razvijaju i isporučuju treća lica.
Kontrole pristupa
EDMS implementira pouzdana sredstva razgraničenja ovlaštenja i kontrole pristupa dokumentima. U većini slučajeva, uz njihovu pomoć, definiraju se sljedeće vrste pristupa (skup dodijeljenih dozvola ovisi o konkretnom EDMS-u):
- Potpuna kontrola nad dokumentom;
- Pravo na uređivanje, ali ne i uništavanje dokumenta;
- Pravo na kreiranje novih verzija dokumenta, ali ne i na njegovo uređivanje;
- Pravo na označavanje dokumenta, ali ne i njegovo uređivanje ili kreiranje novih verzija;
- Pravo čitanja dokumenta, ali ne i uređivanja;
- Pravo pristupa kartici, ali ne i sadržaj dokumenta;
- Potpuno odsustvo prava pristupa dokumentu (u radu sa EDMS-om svaka radnja korisnika se evidentira, pa se tako lako može kontrolisati čitava istorija njegovog rada sa dokumentima).
Praćenje verzija i subverzije dokumenata
Kada više korisnika istovremeno radi sa dokumentom (naročito kada ga treba koordinirati u različitim slučajevima), vrlo zgodna funkcija EDMS-a je korištenje verzija i subverzija dokumenta. Pretpostavimo da je izvođač kreirao prvu verziju dokumenta i proslijedio je sljedećem korisniku na pregled. Drugi korisnik je izmijenio dokument i napravio novu verziju na osnovu njega. Zatim je svoju verziju dokumenta proslijedio na sljedeću instancu trećem korisniku koji je kreirao treću verziju. Nakon određenog vremena, pročitavši komentare i ispravke, prvi izvršilac dokumenta odlučuje da modifikuje originalnu verziju i na osnovu toga kreira subverziju prve verzije dokumenta. Prednost EDMS-a je mogućnost automatskog praćenja verzija i podverzija dokumenata (korisnici uvijek mogu odrediti koja je verzija/podverzija dokumenta najrelevantnija po redoslijedu ili vremenu njihovog kreiranja).
Uslužni programi za pregled dokumenata različitih formata
Većina EDMS-a uključuje uslužne programe za gledanje dokumenata (tzv. pregledači) koji razumiju mnoge desetine formata datoteka. Uz njihovu pomoć, vrlo je zgodno raditi, posebno s grafičkim datotekama (na primjer, s datotekama za crtanje u CAD sistemima). Pored osnovnog skupa uslužnih programa za gledanje (uključenih u svaki EDMS), dodatni uslužni programi se mogu kupiti od trećih strana koji se dobro integriraju sa EDMS-om.
Napomena o dokumentu
Prilikom organizovanja grupnog rada na dokumentima, mogućnost njihovog označavanja je obično vrlo korisna. Budući da su u nekim slučajevima korisnici lišeni prava da unose bilo kakve izmjene u dokument u postupku njegovog odobravanja, mogu iskoristiti priliku da ga zabilježe. U većini EDMS-a, bilješka se implementira uključivanjem atributa za bilješku u karticu dokumenta i prijenosom prava na uređivanje takvog polja kartice na korisnike. Ali takvo rješenje nije uvijek prihvatljivo (naročito kada se označava grafički dokument). S tim u vezi, u nekim EDMS-ima postoji takozvana funkcija “crvena olovka” pomoću koje možete grafički označiti nedostatke na samoj slici. Softverske alate koji implementiraju funkciju "crvene olovke" naširoko nude treće strane.
Podrška za različite klijentske programe
Većina EDMS klijenata mogu biti računari koji koriste MS Windows, Windows NT. Neki EDMS također koriste UNIX i Macintosh platforme. Osim toga, svi moderni EDMS vam omogućavaju rad sa dokumentima putem standardnih Web-navigatora. Budući da web pretraživači mogu biti smješteni na različitim klijentskim platformama, to olakšava rješavanje problema podrške ERMS-a u heterogenim mrežnim okruženjima. Prilikom korištenja Internet tehnologija, EDMS ima još jednu serversku komponentu odgovornu za pristup dokumentima putem Web navigatora.
Opća klasifikacija EDMS-a
ECM koncept
Pitanje klasifikacije EDMS-a je prilično komplikovano zbog brzog razvoja tržišta ovih sistema. Štaviše, od 2001. godine koncept “Upravljanje sadržajem preduzeća (ECM)”, a ne elektronsko upravljanje dokumentima (prema "Forrester TechRankings"). Termin ECM pojavio lakom rukom trgovačkog udruženja AIIM International i pokriva sve korporativne sisteme upravljanja informacijama.
U isto vrijeme, ako Forrester Research definira ECM kao integrirani pristup upravljanju dokumentima i web sadržajem, zatim za konsultantsku firmu Doculabs, ECM je „kategorija koja kombinuje mogućnosti sistema za upravljanje dokumentima preduzeća i sistema za upravljanje sadržajem sa mogućnošću upravljanja punim životnim ciklusom sadržaja preduzeća (kako broj tipova sadržaja nastavlja da raste)”.
Iz perspektive industrijskih analitičara, ECM koncept nudi mnoge poslovne prednosti. ECM sistem koji integriše sve tehnologije orijentisane na sadržaj i procese unutar preduzeća obezbeđuje zajedničku infrastrukturu za upravljanje njegovim radnim tokom, minimizirajući potrebu za implementacijom i podrškom više tehnologija za implementaciju različitih poslovnih funkcija. Suština ovog pristupa (naziva se i infrastruktura) je da korporativni sadržaj ne treba da pripada samo jednoj aplikaciji ili sistemu. Trebao bi biti dostupan mnogim aplikacijama i slobodno distribuiran između njih. Važno svojstvo ECM infrastrukture (koja uključuje relevantne aplikacije većine dobavljača u industriji) je njena nezavisnost od jedne univerzalne prodavnice sadržaja. ECM infrastruktura integriše mnoga specijalizovana (ili naslijeđena) spremišta podataka (čak i od konkurentskih dobavljača), uključujući, ali ne ograničavajući se na, elektronske spremišta dokumenata proizvoda, e-poštu, spremišta web sadržaja, sisteme datoteka, pa čak i DBMS. Na ovaj način, ECM infrastruktura pruža zajednički sloj integracije (ili virtuelizacije) za svako spremište podataka(omogućujući im da se postavljaju upiti s bilo kojeg mjesta u cijelom preduzeću), čime se minimizira potreba za integracijom sistema za elektronsko upravljanje dokumentima i sistema za upravljanje sadržajem od više dobavljača. Osim toga, korištenjem ECM infrastrukture implementiraju se usluge upravljanja sadržajem preduzeća kao što su personalizacija, kontrola pristupa, upravljanje korisničkim dozvolama itd. (što pojednostavljuje administraciju i održavanje ECM sistema).
Mogućnosti ECM sistema mogu se podijeliti u nekoliko glavnih kategorija:
Opće funkcije upravljanja sadržajem, koji se odnosi na sposobnost upravljanja raznim elektronskim objektima (slike, kancelarijski dokumenti, grafike, crteži, web sadržaj, e-mail, video, audio i multimedija). ECM sistem obezbeđuje spremište za sve ove vrste elektronskih objekata sa različitim bibliotečkim uslugama (profiliranje sadržaja, funkcije prijave/odjave, kontrola verzija, istorija revizija, sigurnost pristupa dokumentima, itd.), kao i mogućnost upravljati objektima podataka tokom cijelog njihovog životnog ciklusa.
Funkcije upravljanja procesom, što se odnosi na sposobnost automatizacije i upravljanja poslovnim procesima i radnim tokovima.
Integracija sa drugim ECM sistemima, što podrazumijeva mogućnost integracije ECM sistema sa eksternim ERP sistemima, kancelarijskim aplikacijama, repozitorijumima sadržaja i drugim EDMS-om. Integracija se može obaviti korištenjem različitih pristupa, uključujući korištenje objektno orijentiranih sučelja (kao što su EJB), konektora, API-ja, tehnologija integracije poslovnih aplikacija EAI (integracija poslovnih aplikacija) i sl.
Treba napomenuti da je ECM do sada postojao samo kao koncept, i ECM infrastruktura danas u velikoj mjeri je samo pogled na izglede za razvoj EDMS tržišta. Na primjer, neki proizvođači u industriji mnogo govore o upravljanju sadržajem, ali svoje sisteme fokusiraju samo na upravljanje web sadržajem ili uredskim dokumentima. Pored toga, nedostaje im jasna vizija kako da kreiraju otvorenu ECM infrastrukturu koja integriše specijalizovana spremišta u celom preduzeću. Prema analitičarima iz Doculabsa (koji su proučavali rješenja vodećih EDMS programera), iako dobavljači prepoznaju važnost ECM koncepta, još uvijek su daleko od toga da ga u potpunosti implementiraju u svoje sisteme.
EDMS klasifikacija
Prema analitičarima IDC-a, trenutno postoje sljedeće glavne vrste EDMS-a (istovremeno, neki od EDMS-a mogu istovremeno pripadati nekoliko tipova, budući da imaju odgovarajuće funkcije za njih):
EDMS fokusiran na poslovne procese (business-process EDM). Oni su u srcu ECM koncepta. Sistemi ovog tipa (EDMS) su dizajnirani za specifične vertikalne i horizontalne primjene (ponekad imaju i industrijske primjene). EDMS sistemi obezbeđuju kompletan životni ciklus dokumenta, uključujući snimanje slika, evidenciju i upravljanje tokom rada, upravljanje sadržajem i još mnogo toga. EDMS sistemi obezbeđuju skladištenje i preuzimanje 2-D dokumenata u izvornim formatima (slike, CAD datoteke, tabele itd.) sa mogućnošću grupisanje u foldere. Postoji mišljenje nekih industrijskih analitičara da (u zavisnosti od šeme indeksiranja i korišćenih aplikacija) ovaj pristup orijentisan na dokumente može obezbediti do 80% funkcionalnosti PDM sistema u nizu EDMS sistema uz niže troškove implementacije. Najpoznatiji programeri EDMS-a su Documentum (Documentum sistem), FileNet (Panagon i Watermark sistemi), Hummingbird (PC DOCS sistem) i drugi njegove aktivnosti na implementaciji u EDMS funkcija kao što su upravljanje šablonima, upravljanje dinamičkim prezentacijama i objavljivanje web sadržaja. Treba napomenuti da iako gotovo svi EDMS sistemi pružaju dobar nivo implementacije repozitorija i bibliotečkih usluga za upravljanje elektronskim sadržajem (na primjer, slikama i kancelarijskim dokumentima), svaki od njih je najjači u svojoj oblasti. Na primjer, u sistemima kompanija Open Text i iManage najviše je razvijeno upravljanje kancelarijskim dokumentima. Zauzvrat, sistemi iz Tower Technology, FileNet, IBM i Identitech posebno su jaki u upravljanju slikama proizvoda velikog obima.
Korporativni EDMS (enterprise-centric EDM). Sistemi ovog tipa obezbeđuju korporativnu infrastrukturu (dostupnu svim korporativnim korisnicima) za kreiranje dokumenata, saradnju na njima i njihovo objavljivanje. Osnovne funkcije korporativnog EDMS-a slične su funkcijama EDMS-a usmjerenih na poslovne procese. Po pravilu, korporativni EDMS nisu fokusirani na upotrebu samo u određenoj industriji ili na rješavanje uskog problema. Implementiraju se kao tehnologije cijele kompanije. Lotus (Domino.Doc sistem), Novell (Novell GroupWise), Open Text (LiveLink sistem), Keyfile, Oracle (Context sistem), iManage, itd. bave se razvojem i promocijom korporativnog EDMS-a. Na primjer, Open Text Livelink sistem omogućava kolektivni rad na projektnim dokumentima za eksterne i interne korisnike, online diskusije, distribuirano planiranje i rutiranje dokumenata itd.
Sistemi za upravljanje sadržajem. Sistemi ovog tipa omogućavaju kreiranje sadržaja, pristup i upravljanje sadržajem, isporuku sadržaja (do nivoa sekcija dokumenata i objekata za njihovu naknadnu ponovnu upotrebu i kompilaciju). Dostupnost informacija ne u obliku dokumenata, već u obliku manjih objekata olakšava proces razmjene informacija između aplikacija. Upravljanje web sadržajem zahtijeva sposobnost upravljanja različitim objektima sadržaja koji se mogu uključiti u web prezentaciju (npr. HTML stranice i web grafike). Osim toga, upravljanje web sadržajem zahtijeva mogućnost kreiranja predložaka prezentacije koji predstavljaju dinamički sadržaj i personaliziranja (na osnovu korisničkih preferencija, profila, itd.). Na svjetskom tržištu poznati su sistemi za upravljanje sadržajem Adobe, Excalibur, BroadVision, Documentum, Stellent, Microsoft, Divine, Vignette i dr. FileNet, Tower i Identitech također nude određeni nivo upravljanja web sadržajem. Zauzvrat, IBM implementira funkcije upravljanja web sadržajem zasnovane na rješenjima iz Interwoven i Open Market (kroz partnerstvo s njima), a Tower je integrirao svoj softver za upravljanje elektronskim dokumentima sa Stellentovim rješenjima za upravljanje web sadržajem. .
Sistemi upravljanja informacijama “portali. Takvi sistemi obezbeđuju agregaciju informacija, upravljanje informacijama i njihovu isporuku putem Interneta/intraneta/ekstraneta. Uz njihovu pomoć ostvaruje se sposobnost akumulacije (i primjene) iskustva u distribuiranom korporativnom okruženju na osnovu korištenja poslovnih pravila, konteksta i metapodataka. Portali takođe omogućavaju pristup brojnim aplikacijama za e-trgovinu putem standardnog veb pretraživača (obično preko interfejsa ERP sistema). Primeri portala su Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes, K-Station) sistemi.
Sistemi za upravljanje slikom/slikom (sustavi slikanja). Uz njihovu pomoć, informacije skenirane s papirnog medija se pretvaraju u elektronički oblik (obično u TIFF formatu). Ova tehnologija je u osnovi digitalizacije informacija iz svih naslijeđenih papirnih dokumenata i mikrofilmova. Osnovne funkcije standardnog sistema za obradu slika uključuju skeniranje, skladištenje, niz mogućnosti pretraživanja slika i još mnogo toga.
Sistemi upravljanja tokovima rada. Sistemi ovog tipa su dizajnirani da obezbede rutiranje radnih tokova bilo kog tipa (određivanje putanja za usmeravanje datoteka) unutar korporativnih strukturiranih i nestrukturiranih poslovnih procesa. Koriste se za poboljšanje efikasnosti i kontrolisanja korporativnih poslovnih procesa. Sistemi toka posla se obično kupuju kao dio rješenja (npr. EDMS ili PDM sistemi). Ovdje možemo spomenuti programere kao što su Lotus (Domino / Notes i Domino Workflow sistemi), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware, itd. Dobar nivo upravljanja tokovima rada također je osiguran u svojim rješenjima od strane FileNet-a, IBM-a (kroz integraciju sa MQ-om). Series Workflow), Identitech, Tower (kroz integraciju sa softverom Plexus i Staffware), Gauss (kroz integraciju sa softverom Staffware) itd.
Klasifikacija EDMS-a koju je predložio IDC može se dopuniti kao i korporativni sistemi za upravljanje elektronskim dokumentima. Tržišni segment softvera za upravljanje dokumentima je star oko 5 godina. Korporativni zapisi su vremenski fiksni i nepromjenjivi. Oni su dokazi o poslovnim transakcijama, raznim pravima i obavezama itd. Korporativni korisnici moraju sami da odrede koji sadržaj treba napraviti u korporativnom zapisu (takva odluka zahteva procenu budućih potreba njihovog poslovanja). Rešenja za preduzeća koja zahtevaju zadržavanje sadržaja uključuju glavne poslovne sisteme, uključujući ERP i računovodstvene sisteme, sisteme pošte (kao što je MS Exchange), sisteme za izveštavanje i upravljanje rezultatima, sisteme e-trgovine, softver za saradnju (sistemi za upravljanje projektima, , onlajn konferencije, itd. ). Primjeri sistema za upravljanje dokumentima uključuju softver uhvatiti od Tower Software iRIMS iz OpenText-a i Prije svega od TrueArc.
Mnoge važne funkcije upravljanja dokumentima u EDMS-u ranije nisu postojale (na primjer, funkcije klasifikacije). Metode za fizičko brisanje zapisa i indeksa na kraju njihovog životnog ciklusa (ako je potrebno) također nisu implementirane. Prema Gartner Grupi, korporativni korisnici treba da prošire svoje web stranice sa karakteristikama sistema za upravljanje dokumentima. Brojni programeri sistema za upravljanje web sadržajem koji podržavaju zapise web stranice već proširuju svoju funkcionalnost uz pomoć sistema za upravljanje dokumentima. Rad u ovom pravcu postao je posebno uočljiv 2002. godine. Na primjer, Stellent je integrirao svoj softver za upravljanje sadržajem sa Foremost sistemom za upravljanje dokumentima iz TrueArc-a (treba napomenuti da je integracija softvera za upravljanje dokumentima sa EDMS-om veoma teška, jer je potrebno riješiti problemi dupliciranja funkcija i spremišta). Sa ovom integracijom, postalo je moguće napraviti "snimke" web stranice i upravljati njima kao zapisima. Zanimljive karakteristike su takođe implementirane, kao što je snimanje ekrana na koje se naiđe tokom onlajn transakcije (na primer, u softveru WebCapture kompanije Tower Technology). Open Text je kupio PS Software (programer sistema za upravljanje dokumentima) i ugradio svoj iRIMS softver kao modul u svoj LiveLink softver. Documentum, IBM i Interwoven (između ostalih dobavljača za upravljanje sadržajem, između ostalih dobavljača softvera za upravljanje sadržajem) također dopunjuju svoj softver za upravljanje sadržajem sa funkcionalnošću sistema za upravljanje dokumentima.
Mnogi poslovni korisnici žele prikupljati podatke iz različitih aplikacija koje rade u heterogenom okruženju i generirati izvještaje elektronski. Ova mogućnost je posebno neophodna kompanijama koje koriste ERP sisteme (koji uvek prikupljaju i čuvaju mnogo informacija, ali nemaju uvek mogućnost da generišu sve potrebne izveštaje na fleksibilan način).
Zato je tzv sistemi za upravljanje rezultatima (OMS), čija je glavna svrha generiranje izlaznih dokumenata. U nekim OMS-sistemima dodatno je implementirana mogućnost arhiviranja i dugoročnog čuvanja izlaznih izvještaja i dokumenata. U tom smislu, mnoge OMS sisteme Gartner grupa klasifikuje kao integrisani sistemi za arhiviranje i pronalaženje dokumenata (IDARS "integrisani sistemi za arhiviranje i pronalaženje dokumenata)". Međutim, glavni razlog popularnosti OMS sistema i dalje je tržišna niša koju oni zauzimaju – generisanje dokumenata i izveštaja u informacionim sistemima preduzeća i organizacija izgrađenim korišćenjem ERP sistema. Prema analitičarima Gartner Grupe, jedna od slabosti modernih ERP sistema je upravo loše upravljanje generisanjem izlaznih dokumenata (programeri ERP sistema su više fokusirani na poboljšanje funkcionalnosti ključnih modula svog softvera nego na „manje“ probleme obezbeđivanje generisanja izveštaja o rezultatima koji po njihovom mišljenju nemaju dobre tržišne izglede). Ovaj nedostatak ERP sistema poslužio je kao glavni faktor u nastanku i brzom razvoju tržišta OMS sistema. Jedan broj OMS sistema je odgovoran samo za distribuciju i isporuku izlaznih dokumenata (u elektronskom obliku” u HTML, XML i PDF formatima). Vrlo često su OMS sistemi integrisani sa softverskim paketima za skeniranje dokumenata i slika. Korisna karakteristika nekih OMS sistema je interakcija sa starim sistemima preduzeća.
Takođe se može primetiti posebni moduli za upravljanje elektronskim dokumentima ugrađen u ERP sisteme (SAP R/3, Baan, itd.). Međutim, mogućnosti ovih modula su prilično ograničene, jer je gotovo nemoguće stvoriti univerzalan i potpuno funkcionalan ERP sistem.
Prednosti korištenja EDMS-a
Prema Forrester Research-u, 38% kompanija sa liste Fortune 500 vjeruje da je kupovina modernog EDMS ključna za uspjeh njihovog poslovanja. U skladu sa mišljenjem analitičara industrije (ima dosta ovakvih mišljenja koja se u određenim tačkama međusobno razlikuju), koristi za korporativne korisnike pri implementaciji EDMS-a su prilično različite. Na primjer, prema Siemens Business Services, kada koristite EDMS:
- Produktivnost osoblja se povećava za 20-25%;
- Troškovi arhivskog skladištenja elektronskih dokumenata su 80% niži u odnosu na troškove čuvanja papirne arhive.
Također je općenito prihvaćeno da se taktičke i strateške koristi stiču implementacijom EDMS-a. Taktičke prednosti određuju se smanjenjem troškova implementacije EDMS-a u vezi sa: oslobađanjem fizičkog prostora za skladištenje dokumenata; smanjenje troškova kopiranja i dostave dokumenata u papirnom obliku; smanjenje troškova osoblja i opreme itd. K strateški uključuju koristi povezane sa poboljšanjem efikasnosti preduzeća ili organizacije. Ove pogodnosti uključuju:
- Pojava mogućnosti kolektivnog rada na d