YO APROBÉ
CEO
Apellido I.O. ________________
"________"_____________ ____ G.
1. Disposiciones generales
Artistas intérpretes o ejecutantes.
1.2. El secretario es designado para el cargo y destituido del mismo mediante orden.
1.3. El secretario reporta directamente al director general / jefe de soporte documental de la organización /.
1.4. Durante la ausencia del secretario, sus derechos y obligaciones se transfieren a otro funcionario, según lo anunciado en la orden de la organización.
1.5. Para el cargo de secretario se designa a una persona que cumpla con los siguientes requisitos: educación superior, superior incompleta o secundaria especializada, experiencia en trabajos similares durante al menos seis meses, conocimiento del trabajo de oficina, programas de Microsoft Office.
1.6. El secretario se guía en sus actividades por:
— actos jurídicos reglamentarios, reglamentos, instrucciones, otros materiales de orientación y documentos sobre el mantenimiento de registros en la empresa;
— Instrucciones para el trabajo de oficina y de archivo en la empresa;
— , Reglamento interno de trabajo;
— órdenes e instrucciones de la dirección;
2. Responsabilidades laborales del empleado
El Secretario desempeña las siguientes funciones:
2.1. Recibe y registra correspondencia y la envía a unidades estructurales.
2.2. De acuerdo con la resolución de la dirección de la empresa, transfiere documentos para su ejecución, emite tarjetas de registro o crea un banco de datos.
2.3. Mantiene un fichero de tarjetas para registrar el paso de materiales documentales, ejerce control sobre su ejecución y emite los certificados necesarios sobre los documentos registrados.
2.4. Envía la documentación completa a los destinatarios.
2.5. Mantiene registros de la correspondencia recibida y enviada, sistematiza y almacena documentos en el archivo actual.
2.6. Proporciona una búsqueda de documentos cómoda y rápida.
2.7. Prepara y envía al archivo de la empresa materiales documentales completados por trabajos de oficina, fichas de registro o bancos de datos informáticos, elabora inventarios de los casos transferidos para su almacenamiento en el archivo.
2.8. Acepta documentos para la firma del jefe de oficina / jefe del departamento de soporte documental, verifica la corrección de su elaboración y ejecución.
2.9. Garantiza la seguridad de la documentación oficial en curso.
2.10. Realiza asignaciones oficiales individuales de su superior inmediato.
3. Derechos del secretario
3.1. Familiarizarse con los proyectos de decisiones de la dirección de la empresa sobre sus actividades.
3.2. Presentar propuestas de mejora del trabajo relacionadas con las responsabilidades previstas en este instructivo para consideración de la dirección.
3.3. Solicitar personalmente o en representación de su superior inmediato a jefes de departamento y especialistas información y documentos necesarios para el desempeño de sus funciones laborales.
3.4. Exigir a la dirección de la empresa que brinde asistencia en el desempeño de sus deberes y derechos oficiales.
4. Responsabilidad del secretario
4.1. Por incumplimiento y/o desempeño extemporáneo o negligente de sus deberes oficiales.
4.2. Por incumplimiento de las instrucciones vigentes, p e información confidencial.
4.3. Por infracción de la normativa laboral interna, disciplina laboral, normas de seguridad y protección contra incendios.
DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO DE UN ABRIDOR
lo apruebo
_________________________
autorizado para aprobar
descripción del trabajo)
» » ____________ 20__
Descripción del trabajo
oficinista
I. Disposiciones generales
1.1. El empleado pertenece a la categoría de técnico.
(jefe de la Oficina,
otro funcionario)
Experiencia laboral.
(al gestor
________________________________________________________________________.
oficial)
trabajo realizado;
— los estatutos de la empresa;
- esta descripción del trabajo.
empresa;
trabajo de oficina;
documentación;
materiales;
— fundamentos de la organización laboral;
II. Funciones
destinatarios.
y almacenamiento de documentos.
III. Responsabilidades laborales
o crear un banco de datos.
al archivo.
El secretario tiene derecho:
relativas a sus actividades.
esta instrucción.
competencia.
V. Responsabilidad
El secretario es responsable de:
(Nombre,
número de documento y fecha)
(iniciales, apellido)
_________________________
(firma)
» » _____________ 20__
» » ________________ 20__
(iniciales, apellido)
_________________________
(firma)
» » _____________ 20__
DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO DE UN ABRIDOR
lo apruebo
_________________________
___________________________________ (Apellido, iniciales)
(nombre de la compañía, _________________________
empresas, etc., él (director u otro
forma organizativa y jurídica) oficial,
autorizado para aprobar
descripción del trabajo)
» » ____________ 20__
Descripción del trabajo
oficinista
______________________________________________
(nombre de la organización, empresa, etc.)
» » ____________ 20__ NORTE__________
Esta descripción de trabajo fue desarrollada y aprobada por
basado en un contrato de trabajo con __________________________________________
(nombre del puesto de la persona para quien
______________________________________________________________ y de conformidad con
esta descripción del trabajo ha sido compilada)
disposiciones del Código del Trabajo de la Federación de Rusia y otras normas
leyes que regulan las relaciones laborales en la Federación de Rusia.
I. Disposiciones generales
1.1. El empleado pertenece a la categoría de técnico.
artistas intérpretes o ejecutantes, es contratado y despedido por orden
director de la empresa por recomendación de __________________________________
(jefe de la Oficina,
________________________________________________________________________.
otro funcionario)
1.2. Una persona que tiene
formación profesional inicial, sin requisitos de
experiencia laboral, o educación general secundaria (completa) y educación especial
capacitación de acuerdo al programa establecido, sin presentar requisitos para
Experiencia laboral.
1.3. El secretario reporta directamente a _________________
(al gestor
________________________________________________________________________.
oficina, jefe del departamento de soporte de documentación, otros
oficial)
1.4. Durante la ausencia del secretario (vacaciones, enfermedad, etc.)
sus funciones se desempeñan de acuerdo con el procedimiento establecido por el designado
diputado que asume la plena responsabilidad de la correcta ejecución
deberes que le sean asignados.
1.5. En sus actividades, el secretario se guía por:
— documentos regulatorios y materiales metodológicos sobre temas
trabajo realizado;
— los estatutos de la empresa;
— regulaciones laborales;
- órdenes e instrucciones del director de la empresa
y supervisor inmediato;
- esta descripción del trabajo.
1.6. El secretario debe saber:
— actos jurídicos normativos, reglamentos, instrucciones, otros
materiales de orientación y documentos sobre el mantenimiento de registros
empresa;
— disposiciones básicas del Sistema Estatal Unificado
trabajo de oficina;
— estructura de la empresa y sus divisiones;
— estándares de un sistema organizativo y administrativo unificado
documentación;
— el procedimiento para controlar el paso de documentos oficiales y
materiales;
— fundamentos de la organización laboral;
— reglas para el funcionamiento de equipos informáticos;
— cuestiones básicas de legislación laboral;
— reglamentos laborales internos;
— normas y reglamentos de protección laboral.
II. Funciones
Al secretario se le asignan las siguientes funciones:
2.1. Recepción, registro y envío de correspondencia a estructuras.
divisiones de la empresa, enviando la documentación completa para
destinatarios.
2.2. Contabilidad de correspondencia recibida y enviada, sistematización.
y almacenamiento de documentos.
2.3. Seguimiento de la ejecución oportuna de los documentos, emisión.
certificados necesarios en documentos registrados.
III. Responsabilidades laborales
Para el desempeño de las funciones que le sean asignadas, el secretario está obligado a:
3.1. Recibir y registrar correspondencia y remitirla a
unidades estructurales relevantes.
3.2. De acuerdo con la resolución de los administradores de la sociedad
presentar documentos para ejecución, emitir tarjetas de registro
o crear un banco de datos.
3.3. Mantener un archivo de registros del paso de materiales documentales,
ejercer el control sobre su implementación, emitir los certificados necesarios
documentos registrados.
3.4. Enviar la documentación completa a los destinatarios.
3.5. Mantener registros de la correspondencia recibida y enviada,
sistematizar y almacenar documentos en el archivo actual.
3.6. Trabajar en la creación de un aparato de referencia para documentos.
proporcionarles una búsqueda cómoda y rápida.
3.7. Preparar y presentar documentos documentales a los archivos de la empresa.
materiales completados con trabajo de oficina, tarjeta de registro o
bancos de datos informáticos, compilar inventarios de casos transferidos para su almacenamiento
al archivo.
3.8. Garantizar la seguridad de la documentación oficial en curso.
3.9. ______________________________________________________________.
El secretario tiene derecho:
4.1. Familiarizarse con los proyectos de decisiones de la dirección de la empresa,
relativas a sus actividades.
4.2. Presentar propuestas para la consideración de la gerencia.
mejora del trabajo relacionado con las responsabilidades previstas
esta instrucción.
4.3. Recibir de los jefes de divisiones estructurales,
información y documentos especializados sobre temas incluidos en su
competencia.
4.4. Exigir a la dirección de la empresa que proporcione asistencia en
cumplimiento de sus deberes y derechos oficiales.
4.5. ______________________________________________________________.
V. Responsabilidad
El secretario es responsable de:
5.1. Por incumplimiento (desempeño inadecuado) de sus funciones
deberes previstos en esta descripción de trabajo, en
dentro de los límites determinados por la legislación laboral de la Federación de Rusia.
5.2. Para aquellos comprometidos en el desarrollo de sus actividades.
delitos - dentro de los límites determinados por las normas administrativas, penales y
legislación civil de la Federación de Rusia.
5.3. Por causar daños materiales - dentro de los límites especificados
Legislación laboral, penal y civil de la Federación de Rusia.
La descripción del puesto se desarrolló de acuerdo con ________________
(Nombre,
_____________________________.
número de documento y fecha)
Jefe de unidad estructural _________________________
(iniciales, apellido)
_________________________
(firma)
» » _____________ 20__
Acordado:
jefe del departamento legal
_____________________________
(iniciales, apellido)
_____________________________
(firma)
» » ________________ 20__
He leído las instrucciones: _________________________
(iniciales, apellido)
_________________________
(firma)
» » _____________ 20__
Anna Samoydyuk Cualquiera que haya estado involucrado alguna vez en el reclutamiento sabe lo que requiere mucho tiempo. Un puesto puede atraer cientos o incluso miles de currículums y no hay forma de revisarlos todos detenidamente. Por ello, las organizaciones recurren cada vez más a...
La descripción del puesto de empleado es aprobada por un empleado del departamento de recursos humanos o el responsable de la protección laboral en la organización. Para un empleado, una descripción del puesto es una especie de libro de referencia e indica las principales áreas de actividad y responsabilidades. Le diremos cómo redactar correctamente un documento en este artículo.
Oficinista
Un empleado es un empleado responsable del flujo de documentos en una organización. Sus responsabilidades incluyen, por regla general, aceptar, procesar, enviar y almacenar documentos.
El directorio de calificación de puestos para gerentes, especialistas y otros empleados, aprobado por Resolución del Ministerio de Trabajo de la Federación de Rusia del 21 de agosto de 1998 No. 37, establece que al contratar a un empleado no debe haber requisitos para tener un cierto nivel de educación y experiencia laboral en la profesión. Es suficiente que el solicitante tenga educación primaria vocacional o secundaria y haya recibido una formación especial.
Un empleado puede utilizar diversos medios técnicos en su trabajo. Hablamos de ordenadores, impresoras y escáneres, además de telefonía. El empleado es financieramente responsable de todos los bienes confiados.
La diferencia entre un empleado y una secretaria es que la secretaria, por regla general, es responsable de la documentación de un gerente específico, mientras que el secretario se ocupa de los papeles de toda la empresa. Recientemente, la tendencia a combinar estas dos profesiones en una sola: secretaria-empleada está ganando impulso. Como regla general, este fenómeno se observa en organizaciones pequeñas donde el flujo de documentos es pequeño.
A continuación veremos un ejemplo de cómo redactar una descripción del trabajo de una secretaria y las características del trabajo de una secretaria-empleado.
¿Cómo se aprueba la descripción del trabajo de un empleado?
La descripción del puesto de empleado la desarrolla un empleado del departamento de recursos humanos o un empleado responsable de la protección laboral en la empresa. El documento deberá ser aprobado por el superior inmediato del empleado; Si es necesario, el jefe tiene derecho a realizar cambios en el texto. Las instrucciones son aprobadas por el director de la institución y presentadas al secretario para su revisión al momento de celebrar un contrato de trabajo con él. El empleado deberá poner su firma en el documento: esto significará que se le notifican sus derechos y obligaciones y se compromete a cumplirlos. Si por alguna razón la persona autorizada no familiariza al empleado con las instrucciones, entonces será imposible exigirle que cumpla con los puntos especificados en el documento, ya que resultará que no los conocía.
Si es necesario, se pueden realizar cambios en el texto del documento. Sin embargo, esto debe notificarse al empleado; Sin su consentimiento, ninguna innovación en la descripción del puesto tendrá fuerza legal.
¿No conoces tus derechos?
¡Importante! Si el empleado, por cualquier motivo, se niega a firmar el documento, se redacta un acta correspondiente al respecto, firmada por un empleado del departamento de recursos humanos, que refleja la renuencia del empleado a familiarizarse con la descripción del puesto. Una copia del acta se archiva en el expediente personal del empleado.
La descripción del trabajo de un empleado consta de las siguientes secciones.
- Provisiones generales.
Esta parte del documento indica el nombre del puesto y la unidad estructural: el lugar de trabajo del empleado de acuerdo con la plantilla de personal aprobada por la organización. Aquí también es necesario especificar los requisitos de calificación para un solicitante de una vacante y el procedimiento de nombramiento y destitución de un puesto, así como las opciones para reemplazar a un empleado en caso de su ausencia. - Funciones y tareas.
La sección contiene una lista de las principales actividades del secretario. Por regla general, estos incluyen la recepción y tramitación de la documentación. Además, podemos hablar de organización del almacenamiento y contabilidad de papeles. - Responsabilidades laborales.
Las responsabilidades laborales de un empleado dependen principalmente del tamaño de la empresa y de la presencia/ausencia de sistemas automatizados, medios técnicos, etc. Cuanto más grande sea la organización, más probable es que tenga varios puestos de empleado en su personal, cada uno de ellos que tiene su propia área de actividad. Por ejemplo, uno es responsable únicamente de la documentación entrante, el segundo del archivo, etc. Generalizaremos las responsabilidades del empleado, teniendo en cuenta que solo existe un puesto de este tipo en la institución.Las principales responsabilidades de un empleado, en nuestra opinión, incluyen:
- recibir y registrar correspondencia entrante;
- ejecución de la resolución del administrador sobre el documento;
- expedir tarjetas de registro en papel o mantener la base de datos de la empresa;
- mantener un archivador de documentación y emitir un certificado sobre la ubicación de un documento específico;
- envío de correspondencia a destinatarios;
- organización de almacenamiento y archivo de documentos;
- garantizando la seguridad de toda la documentación que pase por él.
- Derechos.
Para el cumplimiento de las funciones que le son asignadas, el secretario está dotado de un conjunto de derechos. En particular, el empleado tiene derecho a:- exigencia por parte de los empleados de la organización de implementar las resoluciones del gerente a tiempo;
- solicitar la información necesaria;
- obtener acceso a todos los sistemas de información de la institución necesarios para el desempeño de sus actividades;
- familiarización con los proyectos de decisión del gerente que de una forma u otra se relacionan con la dirección del trabajo del empleado;
- otra asistencia de gerentes y empleados de la empresa.
- Responsabilidad.
Esta sección especifica los tipos de responsabilidad que puede tener un empleado en caso de incumplimiento o desempeño inadecuado de sus funciones oficiales. Estamos hablando, en particular, de responsabilidad disciplinaria y material, administrativa y, en algunos casos, incluso penal.
¡Importante! Debido a que el empleado trabaja con casi todos los documentos de la empresa, al contratarlo se puede llegar a un acuerdo con él sobre la no divulgación de los secretos comerciales que llegue a su conocimiento. El incumplimiento de lo dispuesto en este documento podrá dar lugar a que el empleado sea sancionado, incluyendo la aplicación de sanciones penales.
Como referencia: la legislación de la Federación de Rusia no contiene requisitos obligatorios para la preparación de descripciones de trabajo para un empleado con respecto al número y nombres de las secciones del documento. Es por eso que las personas autorizadas tienen derecho a realizar cambios en el texto de las instrucciones, eliminando o agregando varias partes del mismo a su propia discreción.
Responsabilidades laborales de un secretario administrativo
Las organizaciones que llevan a cabo una amplia gama de actividades, por regla general, pueden permitirse el lujo de contratar tanto a una secretaria como a un empleado. Sin embargo, las pequeñas empresas que no tienen una gran cantidad de empleados, por regla general, combinan estos dos puestos en uno: secretario-empleado.
Una secretaria es un empleado cuya principal responsabilidad es velar por el trabajo del director de la empresa desde el punto de vista organizativo y documental. Aquí puede ver los detalles de las responsabilidades laborales. Si al trabajo de una secretaria se le suman las funciones de un empleado, el espectro de actividades se ampliará: el empleado deberá ser responsable de procesar la documentación de toda la institución.
En la descripción del puesto de secretario-empleado, además de las principales responsabilidades en el ámbito del trabajo de oficina, que enumeramos en el párrafo anterior, también se indican las siguientes áreas de actividad:
- recibir y procesar llamadas entrantes;
- trabajar con las resoluciones del gerente;
- elaborar un plan de trabajo para el jefe;
- resolver problemas organizativos, etc.
El secretario de la oficina debe conocer los conceptos básicos del archivo, ya que entre sus responsabilidades se incluirá el registro y conservación de la documentación, así como su posterior traslado al archivo. Si la organización no tiene un empleado responsable de esta área, entonces el secretario-secretario tendrá que ocuparse del archivo.
Así, la descripción del puesto de empleado es un documento de carácter organizativo y administrativo que, una vez familiarizado con él, pasa a ser de obligatoria ejecución por parte del empleado. Recomendamos que las responsabilidades laborales del empleado se detallen con el mayor detalle, abarcando todas las áreas de su actividad, para que durante el proceso de trabajo no surjan dudas sobre la corrección de las acciones del empleado.
CONFIRMO:
[Título profesional]
_______________________________
_______________________________
[Nombre de la compañía]
_______________________________
_______________________/[NOMBRE COMPLETO.]/
"_____" _______________ 20___
DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO
Oficinista
1. Disposiciones generales
1.1. Esta descripción de funciones define y regula los poderes, responsabilidades funcionales y laborales, derechos y responsabilidades del secretario [Nombre de la organización en el caso genitivo] (en adelante, la Compañía).
1.2. El empleado pertenece a la categoría de ejecutantes técnicos, es designado para el cargo y destituido del cargo en la forma que establece la legislación laboral vigente por orden del titular de la Compañía.
1.3. El Secretario reporta directamente a [nombre del cargo del supervisor inmediato en el caso dativo] de la Compañía.
1.4. Para el cargo de empleado se designa a una persona que tiene educación vocacional primaria sin requisitos de experiencia laboral o educación general secundaria (completa) y capacitación especial de acuerdo con un programa establecido sin requisitos de experiencia laboral.
1.5. El Secretario es responsable de:
- desempeño efectivo del trabajo que le sea asignado;
- cumplimiento de los requisitos de desempeño, disciplina laboral y tecnológica.
- la seguridad de los documentos (información) bajo su custodia (que le han llegado a ser conocidos) que contienen (constituyen) el secreto comercial de la Compañía.
1.6. El secretario debe saber:
- actos legales reglamentarios, reglamentos, instrucciones, otros materiales de orientación y documentos sobre el mantenimiento de registros en la empresa;
- las principales disposiciones del Sistema Estatal Unificado de Gestión de Registros;
- estructura de la empresa y sus divisiones;
- normas para un sistema unificado de documentación organizativa y administrativa;
- el procedimiento para controlar el paso de documentos y materiales oficiales;
- conceptos básicos de organización laboral;
- reglas para operar equipos informáticos;
- conceptos básicos de la legislación laboral;
- reglamento interno de trabajo;
- normas y reglamentos de protección laboral.
1.7. El empleado en sus actividades se guía por:
- actos locales y documentos organizativos y administrativos de la Compañía;
- reglamento interno de trabajo;
- normas de protección y seguridad laboral, asegurando el saneamiento industrial y la protección contra incendios;
- instrucciones, órdenes, decisiones e instrucciones del superior inmediato;
- esta descripción de trabajo.
1.8. Durante el período de ausencia temporal del secretario, sus funciones se asignan a [nombre del puesto adjunto].
2. Responsabilidades laborales
El secretario realiza las siguientes funciones laborales:
2.1. Recibe y registra correspondencia y la envía a unidades estructurales.
2.2. De acuerdo con la resolución de la dirección de la empresa, transfiere documentos para su ejecución, emite tarjetas de registro o crea un banco de datos.
2.3. Mantiene un archivo de tarjetas para registrar el paso de materiales documentales, monitorea su ejecución y emite los certificados necesarios para los documentos registrados.
2.4. Envía la documentación completa a los destinatarios.
2.5. Mantiene registros de la correspondencia recibida y enviada, sistematiza y almacena documentos en el archivo actual.
2.6. Realiza trabajos para crear un aparato de referencia para documentos, garantiza una búsqueda cómoda y rápida de ellos.
2.7. Prepara y envía al archivo de la empresa materiales documentales completados por trabajos de oficina, fichas de registro o bancos de datos informáticos, elabora inventarios de los casos transferidos para su almacenamiento en el archivo.
2.8. Garantiza la seguridad de la documentación oficial en curso.
En caso de necesidad oficial, el secretario podrá realizar horas extraordinarias en el desempeño de sus funciones oficiales, en la forma que prescriba la legislación federal del trabajo.
3. Derechos
El secretario tiene derecho:
3.1. Solicitar y recibir los materiales y documentos necesarios relacionados con las actividades del secretario.
3.2. Entablar relaciones con departamentos de instituciones y organizaciones de terceros para resolver cuestiones operativas de las actividades productivas que sean competencia del secretario.
3.3. Representar los intereses de la empresa ante organizaciones de terceros en temas relacionados con sus actividades profesionales.
4. Responsabilidad y evaluación del desempeño
4.1. El secretario asume la responsabilidad administrativa, disciplinaria y material (y en algunos casos prevista por la legislación de la Federación de Rusia, penal) por:
4.1.1. No cumplir o ejecutar indebidamente instrucciones oficiales del superior inmediato.
4.1.2. Incumplimiento o desempeño inadecuado de las funciones laborales y tareas asignadas.
4.1.3. Uso ilegal de poderes oficiales otorgados, así como su uso para fines personales.
4.1.4. Información inexacta sobre el estado del trabajo que se le ha asignado.
4.1.5. No tomar medidas para reprimir las violaciones identificadas de las normas de seguridad, seguridad contra incendios y otras reglas que representan una amenaza para las actividades de la empresa y sus empleados.
4.1.6. No velar por el cumplimiento de la disciplina laboral.
4.2. La valoración del trabajo del secretario se realiza:
4.2.1. Por el supervisor inmediato - periódicamente, durante el desempeño diario de las funciones laborales del empleado.
4.2.2. La comisión de certificación de la empresa, periódicamente, pero al menos una vez cada dos años, según los resultados documentados del trabajo durante el período de evaluación.
4.3. El criterio principal para evaluar el trabajo de un empleado es la calidad, integridad y puntualidad de su desempeño de las tareas previstas en estas instrucciones.
5. Condiciones de trabajo
5.1. El horario de trabajo del dependiente se determina de acuerdo con la normativa laboral interna establecida por la Empresa.
He leído las instrucciones ___________/___________/ “____” _______ 20__
Apruebo: Cargo del gerente que aprueba la descripción del puesto: __________________ Nombre completo. "__" _____________ 200_ añoDescripción del trabajo de un empleado
1. Disposiciones generales
1.1. Esta descripción del trabajo define los deberes, derechos y responsabilidades del secretario.
1.2. Para el cargo de secretario se designa a una persona que tenga educación vocacional primaria, sin requisitos de experiencia laboral, o educación general secundaria (completa) y formación especial de acuerdo con un programa establecido durante al menos 3 meses, sin requisitos de experiencia laboral.
1.3. El empleado pertenece a la categoría de empleados, es contratado y despedido de acuerdo con el procedimiento que establece la legislación laboral vigente por orden del director general de la organización.
1.4. En sus actividades, el empleado se guía por la legislación vigente de la Federación de Rusia, los Estatutos de la organización, esta descripción del puesto, reglamentos, órdenes e instrucciones de la alta dirección de la organización.
1.5. En sus actividades, el empleado depende directamente del jefe del departamento de apoyo administrativo y económico y está operativamente subordinado al director de la oficina.
1.6. Durante la ausencia del secretario (viaje de negocios, vacaciones, enfermedad), sus funciones pueden ser desempeñadas por una persona designada en la forma prescrita, quien adquiere los derechos correspondientes y es responsable del correcto desempeño de las funciones que le sean asignadas.
2. Características de calificación
2.1. El secretario debe saber:
Actos legales reglamentarios, reglamentos, instrucciones, otros materiales de orientación y documentos sobre el mantenimiento de registros en la empresa;
Disposiciones básicas del Sistema Estatal Unificado de Gestión de Registros;
La estructura de la empresa y sus divisiones;
Normas para un sistema unificado de documentación organizativa y administrativa;
El procedimiento para controlar el paso de documentos y materiales oficiales;
Fundamentos de organización laboral;
Reglas para el funcionamiento de equipos informáticos y de oficina;
Fundamentos de la legislación laboral;
Reglamento interno de trabajo;
Normas y reglamentos de protección laboral, seguridad, saneamiento industrial y seguridad contra incendios.
2.2. El secretario debe poder:
Utilice medios técnicos modernos de procesamiento de información, comunicaciones y comunicaciones, tecnología informática.
3. Responsabilidades laborales
3.1. En sus actividades, el secretario está obligado a:
3.2. Cumplir con los documentos regulatorios especificados en la cláusula 1.4.
3.3. Cumplir con los requisitos de protección laboral establecidos por la ley y otros actos legales, así como las normas e instrucciones en materia de protección laboral.
3.4. Notificar inmediatamente a su superior inmediato o superior sobre cualquier situación que amenace la vida y la salud de las personas, sobre todo accidente que ocurra en el trabajo o sobre un deterioro en su salud.
3.5. Realice las asignaciones oficiales de su gerente con precisión y puntualidad.
3.6. Recibir y registrar correspondencia y remitirla a unidades estructurales.
3.7. De acuerdo con la resolución de los administradores de la empresa, presentar documentos para su ejecución, emitir tarjetas de registro o crear un banco de datos.
3.8. Mantener un archivo de registros del paso de materiales documentales, monitorear su ejecución, emitir los certificados necesarios sobre los documentos registrados.
3.9. Enviar la documentación completa a los destinatarios.
3.10. Mantener registros de la correspondencia recibida y enviada, sistematizar y almacenar documentos en el archivo actual.
3.11. Trabajar en la creación de un aparato de referencia para documentos, asegurando una búsqueda cómoda y rápida.
3.12. Preparar y enviar al archivo de la empresa materiales documentales completados por trabajos de oficina, fichas de registro o bancos de datos informáticos, elaborar inventarios de los casos transferidos para su almacenamiento en el archivo.
3.13. Garantizar la seguridad y confidencialidad de la documentación oficial en curso.
3.14. Organizar la recepción de visitantes, facilitar la pronta consideración de las solicitudes y sugerencias de los empleados.
3.15. Asegurar el orden en la oficina, exigir a los empleados que garanticen el orden y el silencio.
3.16. Formar expedientes de acuerdo con la nomenclatura aprobada, velar por su seguridad y enviarlos al archivo dentro del plazo establecido.
3.17. Copiar los documentos necesarios para el trabajo.
4. Derechos
El secretario tiene derecho:
4.1. Exigir, dentro de los límites de sus funciones, al jefe inmediato crear las condiciones de trabajo y proporcionar todo lo necesario para el desempeño de sus funciones.
4.2. Conocer las decisiones de la dirección de la empresa sobre sus actividades.
4.3. Presentar propuestas de mejora del trabajo relacionadas con las responsabilidades previstas en este instructivo para consideración de la dirección.
4.4. Recibir de los jefes de divisiones estructurales, especialistas la información y los documentos necesarios para el desempeño de sus funciones laborales.
4.5. Exigir a la dirección de la empresa que brinde asistencia en el desempeño de sus deberes y derechos oficiales.
5. Responsabilidad
El secretario es responsable de:
5.1. Por incumplimiento (desempeño inadecuado) de las funciones laborales previstas en esta descripción del puesto, dentro de los límites determinados por la legislación laboral vigente de la Federación de Rusia.
5.2. Por la consecución de las metas y objetivos que se le propongan.
5.3. Por incumplimiento de órdenes, instrucciones e instrucciones de la alta dirección en lo que le atañen.
5.4. Por cometer un delito en el curso del desempeño de sus actividades dentro de los límites determinados por la legislación administrativa, penal y civil vigente de la Federación de Rusia.
5.5. Por causar daños materiales dentro de los límites que determina la legislación laboral, penal y civil vigente de la Federación de Rusia.
5.6. Por la no divulgación de secretos comerciales.
5.7. Por información falsa proporcionada a la gerencia.
6. Criterios para la eficacia de las actividades de un secretario
6.1. Recepción y envío oportuno de correspondencia a departamentos y terceros.
6.2. Desempeño de alta calidad de las funciones laborales.
7. Relaciones
Oficinista:
7.1. Interactúa con todos los empleados, jefes de departamento y dirección de la organización en temas de su competencia.
7.2. Interactúa con representantes de empresas, organizaciones e instituciones de terceros sobre temas de su competencia.
Desarrollado por: Título del puesto _____________________ Nombre completo firma Acordado:
La aprobación de la instrucción depende de quién la aprobó. Si el DI es aprobado por el director general, entonces, por regla general, se acuerda con el director de recursos humanos, el acuerdo puede ser con el jefe del departamento jurídico;
He leído las instrucciones: Secretario: ___________________ /Nombre completo/ "__" _____________ Firma de 200_ años
Recientemente, se considera que una de las especialidades más populares es la de empleado. Las responsabilidades de este empleado incluyen el procesamiento de una gran cantidad de documentos. ¿Qué hace exactamente y por qué es tan importante contar con un trabajador de esta profesión en su plantilla? Es necesario abordar esto en detalle.
Conceptos básicos de la profesión.
Sin duda, toda empresa más o menos grande necesita un empleado. Las responsabilidades que recaen sobre los hombros de un empleado de este tipo incluyen principalmente el papeleo. A primera vista parece aburrido e innecesario. Pero sólo piensan así aquellos que no tienen ni idea de todo el flujo de documentos de la empresa.
Para comprender este flujo de información, se necesita un empleado. Los deberes y funciones que deberá desempeñar son los siguientes:
- Mantener toda la circulación de documentos en la empresa.
- Llamadas telefónicas y conversaciones con clientes.
- Procesamiento y registro de correspondencia entrante.
- Seguimiento de los documentos tramitados por otros empleados.
- Archivar documentos.
Todo esto requiere un conocimiento adecuado de las normas y reglas de mantenimiento de registros. Por supuesto, estas habilidades se pueden adquirir en la práctica, pero es mejor tener además una buena formación teórica.
Características importantes
¿Cómo debería ser un verdadero empleado? Las responsabilidades y las condiciones de trabajo siempre dejan huella. Esto se aplica a absolutamente todo. Para empezar, vale la pena hablar por separado sobre las cualidades personales. En dicho lugar de trabajo, el empleado deberá:
- Mente analítica para navegar fácilmente por el flujo de información y tomar las decisiones correctas.
- La capacidad de concentrar la atención en un problema específico durante mucho tiempo.
- Capacidad para hacer varias cosas a la vez.
- Buena memoria para mantener constantemente la información necesaria en tu cabeza.
- Decencia.
- Sociabilidad y simpatía.
- Resistencia al estrés y capacidad de afrontar tus emociones.
- Habilidades de comunicación.
- Actitud tranquila ante las críticas.
- Capacidad para realizar negociaciones comerciales.
- Conocimiento de la cultura comunicativa y del habla correcta.
Si se cumplen todos estos requisitos, el secretario podrá realizar su trabajo correctamente. Pero esta profesión también tiene algunas contraindicaciones médicas. Entre ellos:
- enfermedades respiratorias (tuberculosis, asma y otras);
- problemas cardíacos (hipertensión, arritmia, defecto);
- trastornos nerviosos.
Si no hay ninguno, entonces el empleado puede comenzar a trabajar de manera segura y esperar buenos resultados.
Gama de funciones
Casi todas las ciudades tienen una empresa u organización que emplea a un empleado. Las responsabilidades laborales de dicho empleado, por regla general, son las siguientes:
- Recepción y procesamiento de correspondencia entrante. El especialista debe registrar la carta, transferirla al destinatario y luego monitorear el cumplimiento de las instrucciones señaladas en la resolución. Esta información se ingresa en diarios o tarjetas especiales y forma un banco de datos.
- Acompaña el paso de cada documento por todas las etapas: preparación - registro - tramitación - almacenamiento. En cualquier momento, el secretario debe poder proporcionar un cronograma completo si lo solicita.
- Contabilización de trabajos enviados y recibidos.
- Archivar documentos.
- Correcta organización de la contabilidad y creación de una base de datos de referencia para una búsqueda rápida y sencilla.
- Supervisa la exactitud de la ejecución y firma de documentos, así como la solicitud de las visas correspondientes.
- Responsable de la seguridad de toda la documentación de la empresa.
Sólo un empleado especialmente capacitado puede encargarse de todo esto. Sus responsabilidades laborales están diseñadas de tal manera que el trabajo realizado sea lo más efectivo posible.
Profesiones relacionadas
Sólo las grandes empresas pueden permitirse el lujo de tener un empleado en su plantilla. Para organizaciones con un número reducido de unidades de trabajo, esto es un lujo. Un pequeño volumen de flujo de documentos permite ahorrar salarios. Y la secretaria se encarga de un trabajo sencillo con los documentos. Esto permite al especialista aprovechar al máximo su jornada laboral. Por tanto, las funciones de un secretario-administrador son una combinación armoniosa de funciones correspondientes a ambos cargos.
Deben recopilarse en una instrucción y deben seguirse. La peculiaridad es que ambas profesiones (empleado y secretaria) son muy similares entre sí. Ambos implican trabajar con documentos y comunicarse por teléfono. Aquí es incluso difícil determinar qué tareas son las más adecuadas para cada especialidad. Las principales áreas de su actividad siguen siendo:
- trabajar con correspondencia entrante y saliente;
- monitorear la ejecución de documentos;
- atender llamadas telefónicas y redirigirlas para comunicarse con otros especialistas;
- archivado.
Todo esto constituye los deberes del secretario-secretario.
Impacto de los detalles del trabajo
El trabajo de cualquier empresa está asociado al flujo de diversos documentos. Es el dependiente quien debe sistematizarlo y convertirlo en un mecanismo armonioso. En el jardín de infancia también existen responsabilidades de este tipo en cantidad suficiente.
Además, hay que tener en cuenta que las instituciones preescolares, sobre la base de la Ley de la Federación de Rusia "sobre educación", recientemente se han vuelto bastante independientes y han recibido derechos bastante amplios. Esto se aplica a actividades científicas, financieras, de personal, económicas y de otro tipo. La dirección de dichas instituciones puede trabajar en una variedad de direcciones, concluyendo acuerdos de forma independiente y llevando a cabo negociaciones relevantes. Todo esto se refleja en el flujo de papel dentro de la organización, el cual requiere un procesamiento y sistematización oportunos. El secretario no sólo debe estudiar, sino también clasificar los documentos, dividiéndolos según su finalidad:
- administrativo;
- información y referencia;
- organizativo;
- personal (por personal);
- financiero;
- técnico.
Todos los documentos entrantes deben ingresarse en un sistema estricto y luego enviarse para su ejecución y respuesta.
Características importantes
Al comenzar a elaborar una descripción del trabajo, es necesario prestar especial atención a las responsabilidades funcionales del empleado. Algunas personas los confunden con funcionarios. Pero existe una seria diferencia entre estos conceptos.
En el primer caso nos referimos a aquellas funciones principales que debe asumir un secretario especialista:
- Trabajar con los documentos entrantes, su registro y distribución entre unidades estructurales.
- Contabilización del movimiento de valores y seguimiento de su ejecución.
- Transferencia de correspondencia procesada a los destinatarios.
- Organización del almacenamiento de documentos.
Estas son las principales direcciones según las cuales debe organizarse el trabajo de un especialista de este tipo. Cuando hablamos de responsabilidades laborales, nos referimos a lo que debe hacer un empleado en una empresa específica. Las acciones enumeradas están diseñadas para la estructura específica de la empresa y las peculiaridades de la interacción de sus secciones y divisiones individuales.