Василий ДЕМИН,
руководитель проекта «Складская логистика»
Координационного совета по логистике
В данной публикации мы рассмотрим методы оптимизации четырех взаимосвязанных стадий складского технологического процесса: идентификацию поступившей продукции, размещение товаров на хранение и комплектацию заказов.
I . Идентификация . Безусловно, нет необходимости объяснять значимость такой операции, как идентификация поступающей продукции. Без проведения данной операции любой склад просто «задохнется», так как в дальнейшем невозможно будет осуществлять ни учет и контроль за движением и состоянием продукции на складе, ни его поиск при проведении комплектации и инвентаризации. Однако к выбору метода идентификации следует подходить, тщательно взвесив задачи, стоящие перед складом, его технико-технологические и финансовые возможности, природу товарного ассортимента и многое другое. В своей практике мы встречали объекты, в которых идентификация практически не производилась вообще, точнее к периодически присутствующим ярлыкам производителя на коробах и паллетах грузчики подручными средствами «дорисовывали» одним им понятные символы и обозначения, что естественно в дальнейшем приводило к путанице. Как правило, данную проблему пытались разрешить резким, необдуманным введением штрихового кодирования, что в 80 процентов случаев приводило к неэффективным затратам, так как данные склады изначально не были подготовлены к внедрению штрихового кодирования и не имели технико-технологических возможностей для выполнения данных операций, не было подготовлено должное программное обеспечение и т.д. Эффективность операций по идентификации продукции на данных складах сводилась к нулю. В связи с этим мы рассмотрим три основные метода идентификации в складском технологическом процессе, каждый из которых может быть эффективен в зависимости от возможностей конкретного склада, целей и задач, стоящих перед ним.
1. Индивидуальное кодирование . Это наиболее примитивный метод идентификации, при этом предполагающий минимальное количество затрат на его внедрение и использование. Сущность индивидуального кодирования заключается в следующем: каждой товарной позиции присваивается индивидуальный код, который может содержать в себе информацию («смысловой» код), так и не нести никакой информации («несмысловое» кодирование). При разработке «смыслового» кода необходимо определить, какая информация является важнейшей и требует сохранения в коде. Например, создается девятизначный код, который включает в себя информацию о поставщике (первые 3 цифры), информацию о товарной группе (2 цифры) и товарной позиции (3 цифры), о статусе данного товара (например, о его ценности, порядке хранения и пр.). Пример структуры индивидуального смыслового кода приведен на рисунке 1.
Рис. 1. Пример структуры индивидуального смыслового кода
Абсолютно не обязательно наличие знания структуры кода оперативными работниками: грузчиками, комплектовщиками и т.д. - важно, чтобы структура кода и значение каждой цифры были зафиксированы в нормативном документе предприятия, и руководитель склада, его заместители или другие лица при необходимости всегда могли определить информацию по конкретной грузовой единице. Основной целью данного вида идентификации является возможность учета продукции на складе, ее индивидуализации при комплектации заказов. Аналогичную функцию носит и «несмысловое» кодирование, когда каждой товарной позиции присваивается свой индивидуальный номер, что позволяет индивидуализировать ее среди другой продукции при однородном внешнем виде.
Стоимость внедрения и использования данного метода невысока. Как правило, в затраты на введение индивидуального кодирования включается только закупка этикеточной ленты и печать на ней кодов товаров, а также закупка нескольких этикет-пистолетов.
Ярлык (этикетка) с напечатанной на ней кодом товарной позиции наклеивается с помощью этикет-пистолета на каждую грузовую единицу, после завершения операций по приемке продукции и ее сортировке.
2. Штриховое кодирование (ШК ). Внедрение ШК на складе позволяет существенно ускорить процесс приемки продукции (в случае, если на поступающих грузовых единицах уже имеется штрих-код), значительно снизить риск «человеческих» ошибок в процессе выполнения технологических операций и при проведении инвентаризации, а также упростить поиск (определение) нужного товара на стеллаже или в стеллажной ячейке. Внедрение ШК также обосновывается и тем, что все чаще крупные клиенты торговых и производственных компаний ставят обязательным условием при закупках продукции наличие штрих-кода. Однако внедрение системы ШК влечет за собой достаточно серьезные прямые и косвенные затраты. К прямым затратам относится закупка оборудования (терминалы сбора данных, сканеры, сервер, принтер для печати этикеток), программного обеспечения, совместимого с системой ШК, оплата услуг и взносов в Ассоциацию Юнискан EAN. К косвенным затратам можно отнести обучение персонала, услуги консультантов по подготовке склада к внедрению ШК и пр.
3. Радиочастотная идентификация (RFID ). Система RFID появилась сравнительно недавно и в настоящее время на российских складах практически не используется. Однако успешный опыт внедрения данной системы рядом крупных компаний в Европе (в частности Италией и Германией) позволяет делать выводы о том, что в среднесрочной перспективе широкое применение системы RFID начнется и в России.
Система RFID состоит из трех элементов - метка (tag), антенна (reader) и компьютер.
Работа системы. В метку заносятся необходимые данные о грузовой единице, после чего данные метки могут передаваться в компьютер с помощью антенны.
Преимущества RFID :
- данные идентификационной метки могут изменяться и дополняться;
- на метку можно записать гораздо больше данных, по сравнению с штрих-кодом;
- данные на метке могут быть засекречены;
- радиочастотные метки более долговечны;
- расположение метки не имеет значения для считывания (метка может находиться внутри короба или паллеты);
- метка лучше защищена от воздействия окружающей среды;
- метки могут иметь многоразовое использование;
- при использовании RFID появляется возможность контроля за перемещениями груза.
Недостатки RFID :
- относительно высокая стоимость;
- невозможность размещения под металлическими и электропроводными поверхностями;
- подверженность помехам в виде электромагнитных полей;
- локальное использование RFID.
II . Размещение товаров на хранение необходимо производить таким образом, чтобы при последующих технологических операциях количество перемещений складских служащих было минимальным. С этой целью производится деление всех товарных позиций на 3 группы, после чего для их хранения выделяются «горячие» и «холодные» складские зоны. Для того чтобы произвести оптимальное деление всей номенклатуры, необходимо воспользоваться методикой ABC, XYZ анализа. В данном случае, т.е. применительно к технологическому процессу, основным критерием деления товарных позиций на группы будет выступать количество подходов/перемещений складского персонала при выполнении технологический операций, в частности, при процедуре комплектации заказов в производство или клиентам.
Таблица 1. ABC анализ товарных позиций
? | Код(артикул) | Количество заказов | Группа | |
1 | Степлер SAX 49 | 1238 | 455 | А |
2 | Степлер SAX 51 | 1245 | 410 | А |
3 | Ручка Senator Spring | 4589 | 398 | В |
4 | Ручка Pilot BPGP-10R-F | 4593 | 355 | В |
5 | Ручка Parker Sonet | 4599 | 223 | В |
6 | Ручка Parker Insignia | 4600 | 131 | С |
7 | Ручка Parker Frontier | 4611 | 110 | С |
8 | Ручка Ico Omega | 4678 | 95 | С |
9 | Тонер-картридж HP C71 1 5X | 5889 | 23 | С |
10 | Тонер-картридж HP C8061A | 5890 | 4 | С |
Таблица 2. XYZ анализ товарных позиций
? | Наименование товарной позиции | Код (артикул) | Кол-во отгруженных универсальных коробов | Группа |
1 | Тонер-картридж HP C8061A | 5889 | 1800 | X |
2 | Степлер SAX 51 | 1245 | 1550 | X |
3 | Ручка Parker Insignia | 4600 | 580 | Y |
4 | Ручка Senator Spring | 4589 | 530 | Y |
5 | Ручка Ico Omega | 4678 | 525 | Y |
6 | Ручка Pilot BPGP-10R-F | 4593 | 335 | Z |
7 | Степлер SAX 49 | 1238 | 325 | Z |
8 | Тонер-картридж HP C71 15X | 5890 | 305 | Z |
9 | Ручка Parker Frontier | 4611 | 123 | Z |
10 | Ручка Parker Sonet | 4599 | 115 | Z |
Для проведения ABC, XYZ анализа необходимо собрать статистические данные, предпочтительно, не менее чем за предыдущий год. Информация должна содержать: наименование по каждой товарной позиции, количество заказов и количество отгруженных универсальных грузовых единиц помесячно по каждой товарной позиции. После составления статистической базы производится деление всего товарного ассортимента по ABC анализу на три группы. Как правило, деление производится в классических пропорциях: группа А - 20 процентов, группа В - 30 процентов, группа С - 50 процентов. Критерием деления ABC анализа является количество заказов по каждой товарной позиции. Пример деления товарных позиций по ABC анализу см. в таблице - 1.
Таким образом, в группу А вошли 20 процентов товарных позиций (степлер SAX 49 и степлер SAX 51), которые встречались в заказах чаще всего; в группу В - 30 процентов товарных позиций, которые встречались реже, и в группу С - 50 процентов товарных позиций, которые встречались в заказах гораздо реже по сравнению с первой группой. На первый взгляд, можно сделать вывод о том, что наибольшее количество подходов/передвижений будет осуществляться к позициям группы А, однако это не совсем так, ведь необходимо учесть еще и такой критерий, как количество отгружаемой продукции. Несмотря на то что заказов на такую позицию, как «тонер-картридж HP С8061А», было всего четыре, количество отгруженных коробов, а, следовательно, и количество подходов к месту хранения этого товара могло быть гораздо больше.
Рассмотрим методику проведения XYZ анализа, критерием деления в котором будет количество отгруженных универсальных единиц. Пропорциональное деление аналогично делению при проведении ABC анализа, т.е. 20/30/50 процентов. Пример деления товарных позиций по XYZ анализу см. в таблице - 2.
Таблица 3
Для того чтобы решить конечную задачу о размещении товаров в «горячие» и «холодную» зоны, необходимо составить матрицу результатов ABC, XYZ анализа (см. таблицу - 3). Обычно сопоставление результатов проведенного анализа производится в MS Excel с помощью функции сортировки и занимает минимальное количество времени, в данной же публикации мы представим матрицу в виде таблицы (см. таблицу - 3).
Таким образом, после расстановки всех позиций по соответствующим категориям можно сделать вывод, что к «горячей» зоне хранения будут отнесены позиции, находящиеся в квадратах АХ, AY, BX (в данном случае только одна позиция с кодом 1245), к «средней» зоне хранения - позиции, находящиеся в квадратах AZ, BY, CX, и к «холодной» зоне хранения -позиции, находящиеся в квадратах BZ, CZ, CY.
При проведении ABC, XYZ анализа следует придерживаться, по крайней мере, двух правил: первое - статистические данные должны быть взяты не менее чем за предыдущий год с разделением по кварталам и месяцам, т.к. именно в течение всего годового цикла можно выделить сезоны спроса по каждой товарной позиции и размещать продукцию по зонам хранения не статично весь год, а перемещать ее между зонами в соответствии с сезонностью спроса; второе - единицы измерения должны быть унифицированы. Если на склад продукция приходит и хранится, допустим, в 15 видах различных коробов, следует измерить геометрические параметры каждого из них и выбрать размеры унифицированного короба, в котором и будет измеряться количество отгружаемой продукции.
Рис. 4.
Схема комплектации заказа
После проведения ABC, XYZ анализа вычисляется норма запаса по каждой товарной позиции, находящаяся на складе единовременно, далее определяется количество мест хранения для каждой товарной позиции и производится размещение на основе проведенного анализа. «Горячая» зона, как правило, располагается ближе к зоне отгрузки, на стеллажах, находящихся в центральном проезде, в нижних ярусах стеллажей. Данное размещение позволяет существенно сократить время на выполнение технологических операций (размещение на хранение, комплектацию и т.д.). Следует также отметить, что в настоящее время большинство информационных систем класса ERP или WMS имеют функцию проведения ABC, XYZ анализа по различным задаваемым критериям.
Второй задачей при размещении продукции на хранение является оптимальное разделение складских запасов. Безусловно, оптимальным является такой вариант, когда весь товарный запас хранится на стеллажах (исключая наливные, насыпные и «негабаритные» грузы), при котором отбираемый запас находится в нижних ярусах стеллажей, а резервный в верхних.
Однако склады с недостаточным финансированием, часто не имеют возможности приобретения стеллажного оборудования для хранения всего товарного запаса. Для складов данной категории возможно применение варианта с разделением товарного запаса на две категории и хранение их в двух зонах. В зоне отбираемого запаса на стеллажах хранится только минимальный одно-двухдневный запас по каждой товарной позиции, в резервной зоне хранения весь оставшийся запас хранится штабельным способом. Пополнение запаса отбираемой зоны хранения производится, как правило, в третью смену с целью упразднения пересечения потоков. Применение данного способа позволяет в несколько раз сократить количество стеллажного оборудования и сократить площадь комплектации, а, следовательно, и количество перемещений между местами отборки.
Рис. 5. Зональное деление склада при комплексной сборке заказов
III . Комплектация заказов . На большинстве складов оптовых торговых и производственных предприятий, а также на складах логистических центров данная операция является ключевой, так как именно от нее зависит уровень логистического обслуживания (скорость выполнения заказа, отсутствие ошибок при сборе и т.д.). При этом данная операция является одной из трудоемких в складском технологическом процессе.
Существует две системы выполнения технологических операций по комплектации: «человек к товару» и «товар к человеку».
Система -товар к человеку? является полностью автоматизированной (см. рис. 3). Управление передвижением товара осуществляется оператором при помощи пульта управления, при этом сам оператор не производит никаких перемещений, товар поступает к окну выдачи автоматически. В настоящее время применение таких систем в России нашло небольшое применение.
Система -человек к товару? . По результатам хронометража работы комплектовщика, проводимого на 23 складах предприятий оптовой торговли, были получены следующие усредненные результаты: 50 процентов времени комплектовщика расходуется на перемещение между местами отборки, 20 процентов - вынужденный простой (ожидание), 20 процентов - работа с документами, 10 процентов - изъятие с места отборки. Однако существуют методы оптимизации процедуры комплектации, при применении которых сокращается общее время сборки заказа за счет полного упразднения простоя и сокращения времени на перемещения между местами отборки.
Рассмотрим типовую схему процесса комплектации заказов (см. рис. 4.)
1. Процедура комплектации начинается с получения накладной на отпуск товара (заявка, лист комплектации и т.д.), обязательным условием является расположение в документе товарных позиций в соответствии с размещением продукции на складе, иначе образуется ситуация, когда накладная составляется в таком порядке, в котором она существует в информационной системе, и комплектовщик вынужден совершать неэффективный путь, то есть неоднократно возвращаться к ранее пройденным местам и т.д.
2. Составление маршрутной карты. В работе большинства складов данная процедура не используется совсем. Однако оптимальное составление пути движения комплектовщика позволяет существенно сократить время на сборку заказа. Критерием составления маршрутной карты будет являться не только размещение адресов нахождения товара в соответствии с их расположением на складе, но и, что более важно, учет принципа «товарного соседства». Например, на складе компании, занимающейся оптовой продажей канцелярских товаров, комплектовщике платформенной тележкой отбирает в соответствии с заказом несколько видов ватмана, после чего у него в листе комплектации находится позиция -Бумага для принтера «Снегурочка», это приводит к тому, что комплектовщик вынужден тратить значительное время на перекладку товара в тележке, кроме того, как правило, данная пересортировка производится в неподготовленных условиях (пыль от бетонного пола и пр.), что часто приводит к нарушению внешнего вида упаковки.
3. Отборка груза с мест хранения.
4. Комплектация собранного заказа, его упаковка и маркировка.
Дифференциация в выполнении последних двух операций будет зависеть от вида комплектации - индивидуальной или комплексной. Индивидуальная комплектация заказа заключается в последовательной отборке одного заказа одним сборщиком. Комплексная комплектация - сборка одного заказа по частям разными комплектовщиками в отдельных секторах склада. При индивидуальной сборке комплектовщик вынужден проходить значительные расстояния, а, следовательно, и затрачивать большое количество времени при перемещениях между местами отборки, кроме того, возрастает вероятность пересечения потоков, а, следовательно, возникновения ситуаций ожиданий освобождения технологической зоны другими служащими.
Комплексный способ сборки заказов более эффективен. При таком способе склад разделяется на несколько зон в каждой, из которых работает один комплектовщик. При этом геометрические размеры зон могут быть различны, важно рассчитать одинаковое количество операций, приходящееся на каждую зону, а точнее время для их выполнения. Например, зона - 7 по геометрическим параметрам будет значительно меньше, чем зона - 1, однако она находится на значительном удалении от зоны приемки/разгрузки, а, следовательно, и время на выполнение операций по доставке заказа будет больше и т.д. Пример зонального деления приведен на рисунке 5.
Поступивший заказ разделяется на части, соответствующие зонам склада. После сборки в каждом участке собранная часть передается на участок приемки в квадрат, номер которого обозначен в листе комплектации у каждого комплектовщика, собирающего единый заказ. После сборки всего заказа кладовщик проверяет правильность собранного заказа, далее производятся предотгрузочные операции. Преимущества данного метода очевидны: во-первых, скорость выполнения заказа сокращается в несколько раз, за счет сокращения количества перемещений между местами отборки и упразднения вынужденного простоя; во-вторых, каждый комплектовщик, «прикрепленный» к конкретной зоне, гораздо быстрее узнает номенклатуру, хранящуюся в ней и фактически имеет возможность работать без маршрутного листа; в-третьих, появляется возможность закрепления индивидуальной ответственности за состоянием каждой складской зоны. Минусом данной системы некоторые руководители складов называют возможность внезапного невыхода на работу части складского персонала и отсутствие в зоне комплектовщика. Однако это уже вопрос административно-организационный, большинство руководителей крупных складов, вводящие данную систему, смогли справиться с данным негативным фактором методами мотивации и административных взысканий. Во всяком случае, остается возможность «аварийной» переброски персонала из другой зоны.
В современных экономических условиях складская логистика приобрела черты самостоятельного вида хозяйственной деятельности. Правильно организованная складская логистика позволяет внедрить новейшие решения в работу склада, в управление всеми относящимися к нему логистическими процессами и минимизировать складские издержки. Качественная работа в этом направлении повышает конкурентоспособность бизнеса в условиях рынка.
Складская логистика как понятие
Складская логистика относится к одному из направлений менеджмента. Под процесс управления попадает все перемещения материальных ценностей на территории склада и за ее пределами. Складская логистика также является составным понятием. Его составляющими можно считать:
Понятия «склад» и «складской комплекс», их типы и функции;
Технологии, позволяющие совершать операции на конкретном участке склада;
Применяемые в складской логистике технические средства;
Анализ потребности в складских площадях: определение потребности организации в складе, его вида и размеров, планировки;
Работы по оптимизации и стандартизации составляющих элементов складской логистики;
Организация труда, присущего этому виду деятельности.
Следует отметить, что в складской логистике необходимо обращать внимание на две главные категории: запасы и процессы. Запасы - остатки продукции, товаров, материальные ценности, для хранения, распределения и транспортировки которых и работает складская логистика. Складские процессы - это группы действий, которые совершаются над запасами, чтобы обеспечить их приемку, хранение, перераспределение и транспортировку. Именно обеспечение оптимизации складских запасов и складских процессов позволяет повысить эффективность логистических бизнес-процессов, которые неразрывно связаны с общими бизнес-процессами организации.
Организация складской логистики
Организация складской логистики подразумевает создание единой эффективной складской системы. Для этого нужно определиться с решением об использовании складов, имеющихся в собственности, или сдаваемых в наем, а также проработать основные направления функционирования складской системы. К ним относится:
Определение количества складских помещений;
Определение места нахождения складских помещений;
Создание системы складирования, которая обеспечит наилучшее размещение потоков материальных ценностей и управление этими потоками.
Система складирования включает в себя несколько элементов, для каждого из которых необходима внимательная проработка. Определяется наилучший вид складирования, грузовая единица, подбирается подходящая для обслуживания техника, система комплектации товаров.
Поскольку процесс управления потоком материалов тесно связан с информационным потоком, особого внимания требует система обработки информации. Ее элементами являются: формирование первичных документов, обработка входящей документации, передача данных, оперативное отслеживание единиц товара при перемещении. Система обработки и управления информацией в складской логистике основывается на применении компьютерной техники и прочих технических устройств.
Окончательное решение о выборе одного из вариантов организации склада принимается на основе экономических критериев. Например, наилучшим вариантом будет признан тот, который обеспечивает минимальные издержки в расчете на единицу товара.
Необходимость оптимизации складских запасов
Значительная часть средств организации, особенно торговой, заложена в запасах, поэтому их движение и нахождение на складе требует пристального внимания руководства. При правильно проведенной оптимизации запасов можно существенно снизить издержки компании и повысить рентабельность.
Когда нужно задуматься об оптимизации складских запасов? Причин бывает несколько:
Ассортимент продукции постоянно растет или часто обновляется;
Не хватает квалифицированных работников или наблюдает избыток таких кадров;
Снижается прибыль;
Новый руководитель или собственник желает сделать все бизнес-процессы прозрачными;
Требуется привести организацию бизнеса в соответствие с международными нормами.
Для оптимизации запасов важно определение их объемов. Если объем продаж компании соответствует складским запасам, то управление складской логистикой осуществляется эффективно. Планирование запасов рассматривается неразрывно от планирования продаж компании. Необходимый объем запасов может вычисляться плановым методом или исходя из спроса Для ведения запасов на складе необходимо учитывать три главных фактора: их вид, количество, время закупки. Их сочетание должно обеспечивать наличие буферного запаса до следующей закупки и поддержание продаж на одном уровне.
Среди методов оптимизации складских запасов следует отметить:
Анализ затрат и поиск путей их снижения;
Поиск поставщиков стратегического характера;
Снижение расходов на товары;
Инвестирование в электронные закупки.
Оптимизация предполагает сбор данных, их анализ, формирование моделей, построения прогнозов.
Оптимизация складских процессов
Проведение оптимизации логистических процессов предполагает обеспечение клиентов компании максимально комфортным уровнем сервиса и достижение определенного уровня затрат. Чтобы провести оптимизацию складских процессов, необходимо четко понимать направления материальных потоков в пределах склада и перечень действий рабочего персонала, которые это перемещение запасов обеспечивает. То есть оптимизации подвергаются процессы закупки, транспортировки до склада, поступления на склад, перемещение внутри склада и между складами, формирование и комплектация заказов, транспортировка заказов, непосредственно процесс продажи.
Каждый из перечисленных процессов обеспечивается определенным штатом сотрудников, выполняющих свои функции, документальным оформлением, отражением всех операций в учетной системе. Рассмотрение каждого элемента всех процессов и подробный анализ позволяет прийти к оптимальной модели организации складского хозяйства. Оптимизация складских процессов включает в себя расположение складов, нормирование запасов, формирование ассортимента продукции, штата сотрудников, единой системы учета и менеджмента.
Использование информационных систем и новых технологий
Складское хозяйство не может функционировать без привлечения особых технических и информационных средств. Выбор технологий складской обработки грузов должен быть основан на применимости данных средств в конкретном бизнесе, а не веяниям моды. Кроме подъемно-транспортной техники применяются гравитационные системы подбора, конвейеры, ротоматы и другие средства. Современная логистика переходит от принципа «человек к товару» к принципу «товар к человеку».
Создание эффективной системы складской логистики невозможно без применения программного обеспечения и информационных систем. Рынок программных продуктов предлагает большой ассортимент программ складского учета, которые помогает не просто вести запасы, но и проводить анализ. С их помощью можно формировать различные отчеты, отражающие данные складов в нужном разрезе, строить графики и анализировать динамические ряды. Стандартные офисные программы позволяют применять стандартные статистические методы анализа. Оптимизация всех складских процессов и запасов возможна только при наличии качественной аналитической работы управляющего персонала.
Организация складского хозяйства и оптимизация всей совокупности материальных потоков, существующих на складе, представляет собой довольно кропотливое занятие. Каждое решение основывается на глубоком анализе, производимом с помощью математических и статистических методов. Критериями оптимальной организации складского логистики для каждого бизнеса могут выступать разные показатели: от затрат на единицу продукции до эффективности использования квадратного метра площади склада. Своевременный анализ данных о работе складского хозяйства и оптимизация складских процессов помогают снизить издержки бизнеса, повысить рентабельность и оказаться впереди своих конкурентов.
Оптимизация складского хранения
Определяя способ размещения товарного запаса, нужно ориентироваться на основные задачи, которые возлагаются на склад . А также брать во внимание, такие факторы, как скорость определения местонахождения нужного товара, способ его хранения, оптимальную расстановку стеллажного оборудования , дающую максимальную заполняемость грузового объема склада и эффективное его использование, защита хранимого товарного запаса от механических повреждений. Время, потраченное на размещение товара на места хранения и время, затраченное на отбор для комплектации заказов, является важным показателем работы склада. Чем оно меньше, тем лучше. Для достижения этого, а также поддержания определенных условий хранения товара, необходимо создать схему размещения товарного запаса. В плане определить постоянное место под хранение, для каждой группы товара, с возможностью контроля сохранности товара . Разрабатывая схему, учитывают ритмичность прихода партий грузов на склад, периодичность отгрузок со склада, в каких объемах это происходит, требования к хранению тех или иных групп товаров, возможные способы складирования, укладки. Иногда, при необходимости по объективным причинам, допускается перемена мест хранения. Товары на складе должны быть размещены, таким образом, чтобы самые востребованные, к которым чаще всего подходят комплектовщики в течение рабочего дня, находились ближе всего к зонам комплектации. Такой принцип позволяет значительно сократить пройденное комплектовщиком расстояние, при выполнении заданий по отбору товаров. Соответственно, товар, который не очень востребован и подходы к нему крайне редки, разумно разместить подальше от зон выдачи товара и комплектации заказов.
Особая роль отведена системе адресации
Не важно, какой у вас склад – огромный складской комплекс или совсем маленькое складское помещение , для предотвращения хаоса в размещении товарного запаса, пересортицы товаров, потерь и, как следствие, неотвратимых убытков, в обязательном порядке необходимо применить систему адресного хранения. Каждая ячейка хранения должна быть адресована и каждый товар должен быть приписан к конкретному адресу, находиться только там и нигде больше. Введение системы адресного хранения на складе позволяет увеличить оборот, избежать ошибок при отборе и при размещении грузов, облегчает поиск нужного артикула. Места хранения кодируются (адресуются), им присваивается определенный код (адрес) включающий номер стеллажа, номер вертикальной секции, номер яруса и номер ячейки хранения. Адресный код может состоять их четырех-пяти и более символов. При распечатке накладных на отбор товара, адреса автоматически привязываются к конкретному артикулу, посредством автоматизированных систем управления складом . Применение системы адресации подразумевает обозначение разметки на схемах расстановки стеллажного оборудования, нумерацию мест хранения (табличками или краской), занесение в спецификацию артикулов конкретных адресов хранения, перемещение адресов из спецификации в базу данных компьютера. Адреса ячеек хранения должны быть хорошо видны и выделяться на фоне общей цветовой гаммы. Любой сотрудник склада, даже не представляя, как выглядит товар, должен без проблем его находить по адресу. При распечатке накладных для комплектации заказа происходит сортировка адресов хранения. Благодаря этому отбор происходит по порядку от стеллажа к стеллажу, от ряда к ряду. Исключается хаотичная беготня из конца в конец склада. Все это в итоге отражается на производительности комплектовщиков, сокращается время на выполнение каждой операции и как следствие, повышается уровень сервиса для клиентов компании. Маршрутизация отборов в накладной составлена не в соответствии с алфавитом, а в соответствии возрастанию адресов хранения товара. Этот момент положительно влияет на скорость сборки заказов.
Использование терминалов
На больших складских комплексах, комплектовщики пользуются электронными терминалами, на которые поступают данные от сервера с использованием радиоканалов. Информация проходит оперативно, сервер может регулировать очередность отборов, назначать отборнаиболее важного и срочного заказа. Использование электронных терминалов обеспечивает возможность проведения инвентаризации товарного запаса, не останавливая работу складского комплекса. Например, комплектовщик выполнил заказы и остался без работы, на терминале высвечивается задача - инвентаризировать товар в ячейке номер такой-то, недалеко от комплектовщика. Портативные терминалы помогают обеспечить возможность учета выполненных работ по каждому комплектовщику, оценить производительность труда, время занятости непосредственно работой, качество выполненной работы и прочее. Мы убедились, что есть множество решений и методик помогающих оптимизировать систему складирования, и их необходимо задействовать для повышения эффективности
Сергей Бубнов, Управляющий партнер компании Bestlog, Москва; кандидат экономических наук
- Как проанализировать и оптимизировать склад
- На какие узкие места обратить внимание в первую очередь
- Как быстро навести порядок на складе
- Как провела оптимизацию склада компания «Декёнинк Рус»
- Какие меры позволили компании «Совтрансавтоэкспедиция» увеличить оборот по складским операциям более чем на 30%
В деятельности практически любой компании может обнаружиться узкое место, из-за которого снижается производительность всей логистической системы. Часто таким проблемным звеном становится склад, причем как внешняя, так и внутренняя его инфраструктура. В этой статье я дам рекомендации по выявлению проблем, оптимизации склада и наведению порядка.
Типичные недостатки внешней инфраструктуры связаны со следующими элементами логистической системы и аспектами работы (см. также: Как оптимизировать работу склада и выявить узкие места в его работе) :
- дороги, проезды (в том числе пожарный), заезды, экстакады, рампы, докшелтеры (системы герметизации проема между стеной складского помещения и кузовом транспортного средства), доклевеллеры (устройства для выравнивания уровня пола здания с уровнем пола автофургона) и пр.;
- конфигурация земельного участка и складского комплекса, неудобные стоянки для автотранспорта, наличие разворотной площадки;
- расположение и конфигурация вспомогательных складских объектов (котельная, административно-бытовой комплекс, зарядная комната, резервуары для воды и пр.).
Узкие места внутренней инфраструктуры, как правило, обусловлены следующим:
- неподходящая частота сетки колонн, высота потолков на складе, наличие мезонина, нагрузка на пол склада, уровень пола склада и рамп и пр.;
- несовершенная складская технология в части приемки, маркировки, хранения, комплектации, набора, а также отгрузки продукции;
- неподходящие специализированные механизмы, оборудование, приспособления, используемые на складе (например, устройства захвата груза).
Приведу пример из практики. В марте 2013 года одному из наших клиентов потребовалось найти новую площадку для аренды. За месяц исследовали рынок существующих складских предложений в Московской области. В результате из 38 предложений 25 были отсеяны – в основном из-за неправильной сетки колонн (7 предложений) и низкой высоты потолка склада (10 предложений). Хотя такие складские комплексы сдаются по среднерыночной цене, включающей базовую арендную ставку, сумму налогов и коммунальных платежей, из-за непродуманных складских технологий арендаторы в дальнейшем вынуждены нести до 15–20% дополнительных логистических издержек ежемесячно, пытаясь самостоятельно исправить недочеты внешней и внутренней инфраструктуры арендуемого склада.
Оптимизация работы склада производится в три этапа.
Оптимизация склада: 3 этапа наведения порядка
Этап 1. Анализ склада и материальных потоков компании
Для его проведения нужно определить текущее состояние материальных потоков и сформулировать прогноз на будущее. В первую очередь следует анализировать:
- принадлежность товара к товарной группе (вид товара);
- запас товара (в штуках), причем как минимальный, так и максимальный;
- стоимость запаса товара (в рублях) – как минимального, так и максимального;
- вместимость палет (в штуках товара);
- количество палет (в штуках);
- прогноз максимального роста объема товаров (по количеству палет);
- размер поддона товара;
- вес, высота и другие характеристики палеты.
Этап 2. Оценка взаимодействия склада с другими подразделениями
Складские работники постоянно контактируют с сотрудниками отделов продаж, маркетинга, логистики и сервиса. Очень часто информационный разрыв в цепочке взаимодействия подразделений продаж, логистики и маркетинга приводит к образованию различающихся ассортиментных матриц в каждом подразделении, что в дальнейшем ведет к двойному учету, избытку или дефициту продукции на складе.
Чтобы понять, слаженно ли работают все службы, нужно сделать следующее.
- Опросить руководителей и работников склада, выяснить, какие проблемы и трудности у них возникают при взаимодействии со смежными отделами (IT, маркетинга, продаж, бухгалтерией, финансовой службой и производством). Например, между отделом маркетинга и складом часто возникают споры относительно учета, наличия, использования, регулярности уценки и утилизации рекламных образцов.
- Установить зоны ответственности сотрудников за складскую логистику по всем видам товарных запасов. Можно взять за основу так называемый цикл Деминга (модель непрерывного улучшения процессов PDCA, от англ. Plan – Do – Check – Act, «планируй – выполняй – проверяй – корректируй»). К примеру, возьмем отдел закупок. Оцените, насколько четко и сбалансированно распределены работы и ответственность сотрудников, проанализируйте проблемы. Подумайте, как можно организовать бесперебойное поступление закупаемых материалов на склад, как проконтролировать их приходование, провести анализ остатков и оборачиваемости товаров на складе.
- Оценить влияние каждого смежного отдела на потерю производительности работы склада. Например, в одной компании невнимание IT-службы к потребностям склада приводило к еженедельным восьмичасовым потерям производительности: не функционировали принтеры и периферийные устройства, с перебоями работали Интернет и учетная система.
- Определить объемы и периодичность поступления входящих, исходящих и возвращаемых грузов. Цифры, которые должны получиться в результате, расскажут Вам о частоте, характере и общей пропускной способности склада при получении грузов, их переработке, а также о возможности отгрузки. Приведу пример. Всего за сутки на склад поступает три фуры с грузом, при этом перерабатывается и отгружается лишь десять «газелей». Это может говорить о том, что по каким-то причинам происходят сбои в отгрузке, на которые нужно обратить внимание.
- Определить исходную причину потери производительности склада и принять меры для ее устранения. Например, в одной торговой компании эту роль сыграл тот факт, что товарный учет в ERP-системе вели сотрудники отдела продаж. Они сами не находились на складе, не были материально ответственными за приход товара, и все это не препятствовало хищениям. После того как в компании провели логистический аудит, работа была полностью перестроена. Так, учетную функцию передали складским работникам, которых сделали материально ответственными за товар. Отдел продаж разделили на две части: продающую и поддерживающую. Впоследствии вторую часть также решили отнести к службе логистики (в которую входит склад). Кроме того, склад оснастили видеокамерами во всех зонах: погрузка, выгрузка, входы, выходы, зона комплектации и дальние участки склада.
Этап 3. Анализ работы самого склада
Очень важно оценить работу склада с точки зрения оборачиваемости товара (то есть уровня запасов и занимаемой площади). Анализ этого параметра позволит понять, насколько быстро на складе осуществляются основные операции (приемка, отгрузка, сортировка продукции). К примеру, загруженность склада по ячейкам более чем на 90% приводит к потере производительности на 15% из-за трудностей с поиском грузов и места для размещения вновь пришедшего товара.
Кроме того, отсутствие четкого временного плана приемки и обслуживания заказов приводит к огромным потерям в производительности.
Стоит обратить внимание еще на ряд моментов.
1. Параметры внешней и внутренней инфраструктуры. Так, на одном складе одинаковый с улицей уровень пола делал невозможной быструю механизированную отгрузку товара (идеальный вариант – ситуация, когда пол склада поднят на уровень от 1000 до 1200 мм от земли (улицы), чтобы после парковки фуры в док пол прицепа находился на одном уровне с полом склада). Другие примеры: частая сетка колонн (6 × 6 м, 7 × 7 м, 10 × 10 м), разбитый и слабый (в отношении выдерживаемой нагрузки) пол склада, небольшая высота помещения (до 5 м) затрудняют рациональное размещение стеллажного оборудования и оптимизацию внутреннего пространства склада. Плохо спланированные системы освещения, вентиляции, отопления и кондиционирования склада также приводят к потерям производительности. Неправильно установленное оборудование в доках приводит к очень значительным потерям тепла, если приемка и отгрузка малотоннажного транспорта происходят там же, где разгружаются большегрузные машины.
Что касается внешней инфраструктуры, то довольно часто недостаточное количество доков приводит к потерям от простоя транспорта в очереди перед складом.
2. Системы идентификации: надпись, штрихкод, радиочастотный идентификатор (RFID). Отсутствие системы идентификации палет может привести к частым проблемам с возвратами продукции, ошибкам в формировании заказов, а также к истечению сроков годности продукции. Если не применяется разделение труда и не используются специальные приспособления при маркировке, демаркировке, идентификации и упаковке продукции, это тоже замедляет работу склада.
3. Все закоулки склада. Они, как правило, заняты неликвидами, упаковкой, старьем, остатками выставочных образцов продукции и прочими ненужными вещами. Много неликвидов появляется, если плохо налажены система учета и работа с возвратами и претензиями, а также если на складе нет ротации продукции (годная продукция стареет и становится неликвидом).
На складе должны быть определенные зоны для хранения каждого вида продукции. О беспорядке часто говорит несоблюдение принципов ее хранения в закрепленной зоне, а также отсутствие системы визуального обозначения товара (это приводит к более чем 25-процентным потерям общей производительности склада). Одна из применяемых на практике систем такова:
- зеленый цвет – проверенный и годный товар;
- желтый – неопределенный статус;
- красный – брак.
4. Работа механизмов и оборудования. Известен случай, когда на складе компании было занято более 80% ячеек стеллажей. Из-за увеличения товаропотока руководству компании было рекомендовано перейти на узкопроходную технологию (применение специализированной техники с минимальным расстоянием между стеллажами), докупить фронтальные стеллажи, перепрофилировать существующую технику (электропогрузчик был переведен из зоны хранения в зону отгрузки). Реконструировали рампу, переставили стеллажи и увеличили количество постов отгрузки для малотоннажного транспорта. В результате на складе удалось разместить в два раза больше товара, увеличить быстроту отгрузки и число отгружаемых заказов в четыре раза.
Как быстро провести операционные улучшения и оптимизировать склад
- указать ожидаемые окна отгрузки для постоянных клиентов;
- разграничить время отгрузки и самовывоза.
Суть второго мероприятия в том, чтобы разделить время прибытия транспорта под погрузку и самовывоз. Именно самовывоз, как показывает практика, вызывает до 80% всех проблем с отгрузкой на складе.
Чтобы лучше контролировать процесс улучшений, полезно составить план-график, в котором будут указаны возможная сумма затрат и ответственные лица (см. таблицу). Затем стоит проводить еженедельные совещания, чтобы контролировать соблюдение графика, а раз в месяц выезжать на склад вместе с теми, кто участвует в процессе (включая руководителей служб закупок, продаж, безопасности и бухгалтерии).
Улучшения обязательно должны быть увязаны со стратегией логистики, принятой в компании. Например, это может быть внедрение автоматизированной системы управления запасами товара. Такая система позволяет одновременно прогнозировать объем продаж и управлять процессом заказа товара у поставщика с учетом минимизации оборотных средств, использования складских площадей, расходов по доставке. С помощью такой системы можно также нормировать остатки продукции на складе.
Стратегические улучшения могут стать основой для инвестиционных предложений по кардинальному улучшению складской логистики в компании. Один из примеров – образование единого сервисного центра компании с филиальным разделением по региональным складам, обеспечивающим не только прием, обработку заказов, хранение, комплектацию и отгрузку продукции, но и обслуживание в части возвратов, претензий, обмена и выполнения гарантийных работ для оптовых и розничных клиентов. При этом восполнение расходной статьи бюджета логистики произойдет при улучшении уровня обслуживания клиентов и, как следствие, повышении объемов продаж компании (интенсивный рост продаж может составить 25%).
Рассказывает практик
Валерий Анохин, Начальник отдела логистики компании «Декёнинк Рус», Москва
Мы выявили несколько проблем, которые мешали оперативной работе. Расскажу подробнее о наших методах оптимизации склада.
Пересортица. На нашем складе вместе хранилось множество артикулов, из-за чего время от времени при отгрузке продукции заказчику возникала путаница. Это влекло и недовольство клиентов, у которых из-за несвоевременных поставок нарушался производственный процесс, и неточности в отчетности по остаткам. Мы ввели систему адресного хранения, адаптированную к нашему программному обеспечению. На подготовку и внедрение ушло около двух недель. Как только человеческий фактор был сведен к минимуму, проблема была решена.
Частые поломки техники. Высокие темпы амортизации машин влекли за собой регулярные поломки, частые срывы процесса отгрузки-погрузки, нарушение функционирования склада (вплоть до полной остановки работ). Подрядчик, обслуживавший технику, решал вопрос в течение трех дней или даже дольше. Справились мы с этой проблемой просто: заменили старого подрядчика на нового, который базируется ближе к складу. Теперь такая достаточно частая поломка, как разрыв гидромагистрали, ликвидируется у нас в течение полутора часов (раньше на ее устранение уходило несколько дней).
Низкая эффективность складской системы. Это довольно распространенная проблема многих складов. Мы решили ее технологически, переняв опыт коллег из нашего бельгийского подразделения и установив выдвижные платформы с палетами. Смена оборудования увеличила полезную площадь склада в 10 раз. Вложения в новую систему хранения окупились за два с половиной месяца.
Говорит Генеральный Директор
Леонид Шляпников, Генеральный Директор компании «Совтрансавтоэкспедиция», Москва
Наш складской комплекс состоит из нескольких зданий с разными системами хранения: напольной, стеллажной, мезонинной. Сейчас мы реорганизуем работу с разными грузами – продуктами питания, автомобильными компонентами и запасными частями для машиностроительных производств, а также запускаем терминал с новым оборудованием для обработки международных и внутренних экспресс-грузов (посылок и сборных партий).
Программа изменений рассчитана на два года и нацелена на повышение интенсивности и эффективности работы складского терминала за счет качественных изменений в ней. Начав реализовывать программу, мы уже за первый год сумели увеличить выручку от складских операций более чем на 30%. Опишу несколько ключевых проблем на складе, которые мы планируем решить или уже решили с помощью этой программы.
Перегруженность зоны быстрой обработки. Чтобы повысить пропускную способность складского терминала, мы разделили зону хранения на секции в соответствии с оборачиваемостью разных товарных групп. Например, для бесперебойной доставки продуктов питания в сетевые супермаркеты на двух отдельных складах была организована полная цепочка по приему, обработке, упаковке, хранению и доставке сборных партий продуктов. Подобные меры в разных блоках позволили разгрузить зону быстрой обработки – освободилось около 40% напольной площади.
Недостаточно высокая скорость отгрузки. Мы выделили специальные зоны для обработки грузов по их типу, графикам обработки и комбинациям клиентов. В каждой установлено специализированное оборудование для сбора заказов, наклеивания ярлыков и упаковки. Например, у клиента с большим количеством мелких партий, хранящихся в лотках на мезонине, зона для сборки и погрузки прилегает непосредственно к мезонину, что делает процесс сбора заказов и их отправки более удобным и быстрым. Благодаря этому скорость отгрузки увеличилась примерно на 15–20%.
Невысокая производительность центра обработки заказов . Раньше каждый оператор отвечал за работу только с одним, максимум с двумя клиентами. Мы организовали единую диспетчерскую службу, определили клиентские группы, которые объединили по номенклатуре, типу операций и графикам обработки. Таким образом выросла производительность каждого оператора – теперь он может отвечать за работу с тремя-пятью клиентами.
Недостаточно гибкая и эффективная организационная структура. Чтобы решить эту проблему, мы реформировали организационную структуру – теперь она привязана к отдельным клиентским проектам и их комбинациям. При этом мы стремились сохранить весь персонал. Начали с введения учета рабочего времени и поставили часть зарплаты в зависимость от показателя выполнения разных складских операций. Те из них, что требуют повышенного внимания сотрудников склада или специальной профессиональной подготовки, выполняются только допущенными к ним категориями работников и оплачиваются по более высокой ставке. Это позволило повысить не только эффективность, но и качество работы склада.