При всей простоте бланка трудовой книжки грамотно его заполнить сможет не каждый кадровик. О типичных ошибках нам рассказала государственный инспектор труда – Кудрина Елена Алексеевна
– Добрый день, Елена Алексеевна. В последнее время нашей редакции читатели задают множество вопросов, касающихся заполнения трудовой книжки. Им хотелось бы получить грамотную консультацию. Начнем с нюансов приема на работу. Часто звучит вопрос: что писать в графе «Профессия, специальность» трудовой, если у работника есть только аттестат о среднем образовании?
Ничего. В этом случае бухгалтер должен оставить поле незаполненным. Ведь запись о профессии и специальности нужно вносить на основании документов о наличии квалификации. Так сказано в разделе II Правил ведения и хранения трудовых книжек (утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Документ же, который подтверждает квалификацию работника, – это диплом о высшем или среднеспециальном образовании. Само собой, если его нет, то запись не делают.
– В таком случае правомерно ли делать запись о незаконченном высшем образовании в строке «Образование»? Ведь диплома-то у сотрудника пока еще нет.
Вы совершенно правильно подметили: диплома у такого сотрудника нет. Однако возможность вносить запись о неполном высшем образовании все же есть. Основанием для нее может быть справка из института, зачетная книжка или даже студенческий билет. Об этом сказано в разделе 2 «Заполнение сведений о работнике» инструкции по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). Главное – попросить у сотрудника копии этих документов, заверенные печатью учебного заведения. Если работник их представит, можно вносить запись. Обратите внимание, теперь записи о времени обучения в трудовую книжку не вносят.
– С этим все ясно. Елена Алексеевна, подскажите, как фирме правильно оформить на постоянную работу сотрудника, если он до этого работал там же, но совместителем.
Наверное, вас интересует, нужно ли увольнять сотрудника с должности совместителя и брать на работу уже на основное место. Да, так поступить можно. Однако есть возможность обойтись и без увольнения. Нужно лишь оформить приказ о переводе работника с должности совместителя на основную работу. На основании этого приказа бухгалтер и должен внести запись в трудовую книжку.
– И с этим все ясно. Теперь разберем вопросы, связанные с увольнением. Когда фирма должна выдать уволенному сотруднику трудовую книжку?
В тот же день, когда он уволен. Если сотрудник по какой-то причине не забрал трудовую, вы можете с его согласия отправить документ по почте. Держать у себя трудовую книжку уволенного работника вы не имеете права. За такое нарушение организация может поплатиться. Если работник подаст в суд, то вас могут обязать выплатить этому сотруднику заработок, который не был получен им за все время, когда вы держали этот документ у себя. Чтобы такого не произошло, нужно в день увольнения передать трудовую либо отправить этому сотруднику уведомление с просьбой явиться или с предложением отправки документа по почте. Если вы это сделаете, платить бывшему работнику ничего не придется.
– Скажите, в каких случаях нужно, чтобы сотрудник расписался в трудовой книжке?
Во-первых, работник ставит свою подпись, когда ему заводят трудовую книжку впервые. Свою подпись он должен поставить на титульном листе документа после того, как работник кадровой службы заполнит данные работника (фамилия, имя, отчество, дата рождения, паспортные данные и т. д.). Такие правила установлены в пункте 2.2 инструкции по заполнению трудовых книжек.
Во-вторых, работник должен расписаться в трудовой при увольнении. Причем поставить подпись он должен напротив каждой записи, которую внес кадровик. Предположим, Иван Петров был принят на работу менеджером, затем его повысили в должности до старшего менеджера, а потом он уволился. В этом случае Петров должен расписаться под тремя записями в трудовой книжке (п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Если в трудовую книжку вносились исправительные записи, то при увольнении сотрудник должен расписаться и под ними.
Впрочем, если сотрудник не распишется, то организацию за это не накажут.
– Как вы прокомментируете ситуацию, когда на протяжении нескольких лет организации увольняли работников, ссылаясь на статью 80 Трудового кодекса? А теперь законодатели утверждают, что нужно указывать статью 77.
Действительно, из текста Трудового кодекса четко не следует, какую статью указывать, когда сотрудник увольняется по собственному желанию. Например, в статье 80 идет речь о расторжении трудового договора по инициативе работника. Казалось бы, она подходит под основание увольнения, и так считали большинство бухгалтеров. Однако это мнение ошибочно, так как в статье 80 указана процедура увольнения работника. А вот перечень оснований, по которым можно уволить сотрудника, перечислен как раз в статье 77.
К сожалению, разъяснить эту ситуацию Минтруд России взялся лишь в октябре прошлого года (постановление от 10 октября 2003 г. № 69). Только тогда он черным по белому написал в примере: «уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
– А как быть фирмам, которые ссылались в трудовых книжках именно на статью 80 Трудового кодекса? Им нужно вносить исправительные записи?
Да, в трудовых книжках нужно указать, что запись об увольнении по статье 80 недействительна, а ниже вписать верную запись. При этом неправильную запись зачеркивать не нужно. Исправления должна вносить компания, которая указала неверное основание увольнения. Однако если уволенный работник уже работает в другой организации, то исправить ошибку вправе и сама эта организация. Внести правку она сможет, если вы направите на ее имя официальное письмо, в котором попросите изменить запись в трудовой книжке вашего бывшего сотрудника.
Однако в некоторых случаях статью 80 на 77 менять не придется. Это касается фирм, которые уволили сотрудника не по той статье до 29 апреля 2003 года (до даты вступления в силу Правил ведения и хранения трудовых книжек; утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).
– Что грозит организации, если она не внесет исправительную запись?
Если фирма откажет работнику внести правку в трудовую книжку, то этот работник может обязать вас это сделать через суд. При этом судьи могут принять решение о выплате этому сотруднику компенсации. Такое может произойти, когда из-за неверной записи в трудовую книжку сотрудник не смог устроиться на новую работу.
– Предусмотрены ли какие-нибудь штрафы за неверно оформленную трудовую?
Конечно, за такое нарушение мы штрафуем по статье 5.27 КоАП. Наказание по этой статье грозит директору фирмы. Размер штрафа зависит от допущенной ошибки и может составить от 500 до 5000 рублей.
Мы благодарим Елену Алексеевну за сотрудничество. В завершение беседы подведем итог. Итак, заполнять трудовые книжки нужно строго по правилам, утвержденным Правительством РФ (постановление от 16 апреля 2003 г. № 225). Малейшую неточность (например, вместо слова «приказ» в книжке указано «пр.») инспекторы вправе классифицировать как «нарушение законодательства о труде и об охране труда». Соответственно будет штраф. Оспорить его вы не сможете. Другое дело, что не все трудовые инспекторы ярые формалисты... К мелким недостаткам обычно они относятся снисходительно. Как видите, все зависит от инспектора, который придет с проверкой.
Беседовала Е. Озерская, эксперт ПБ
Источник материала -
Трудовая книжка в привычном для нас виде в нашей стране существует с 1938 года. На сегодняшний день можно встретить несколько видов трудовых книжек установленного образца: книжки 1938, 1973, 2003 года и книжка колхозника 1975 года. Такая книжка являлась и является одним из наиболее важных документов, содержащих информацию о трудовой деятельности людей.
Кому и зачем нужны трудовые книжки
В трудовой книжке отражаются не только периоды сотрудничества с разными организациями и должности, которые занимал человек на протяжении своей жизни, но и его отношение к работе, а также его заслуги. Принимая сотрудника в компанию, специалисты кадровых служб, безусловно, интересуются причинами увольнений с предыдущих мест работы. А записи в разделе «Поощрения» свидетельствуют о том, что работник добросовестно относился к исполнению своих трудовых обязанностей. Выходит, что трудовая книжка является своего рода мини-характеристикой работника. Вот почему так важно, и в первую очередь для её владельца, чтобы она была оформлена в соответствии с требованиями российского законодательства.
Кроме того, в настоящее время учет периодов работы необходим для определения разного вида стажа. Он важен при предоставлении работнику социальных льгот, гарантий и в конечном итоге для назначения пенсий. И всю эту информацию также можно получить из трудовой книжки.
Работник кадровой службы, назначенный ответственным за ведение трудовых книжек, должен четко понимать, что ошибки или неточные записи, внесенные им в трудовую книжку, послужат не только причиной замечаний в ходе трудовой проверки. Но, прежде всего, такие ошибки могут негативно повлиять на дальнейшую судьбу самого работника. Поэтому все специалисты отдела кадров, ответственные за ведение, учет и хранение трудовых книжек, должны изучить и всегда иметь под рукой необходимые законодательные акты РФ, содержание которых так или иначе связано с оформлением трудовых книжек.
В правилах подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам (утв. приказом Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 6 февраля 2007 г. N 91) указано, что основным документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору, а также периоды различной службы и замещения государственных и муниципальных должностей, является трудовая книжка.
При этом «записи в трудовой книжке, учитываемые при подсчете страхового стажа, должны быть оформлены в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день их внесения в трудовую книжку». Из этого следует, что неверные и неточные записи о периодах работы не должны учитываться при подсчете страхового стажа.
При отсутствии трудовой книжки, а также в случае неверно указанных данных или отсутствия записей об отдельных периодах работы, подтвердить эти периоды можно письменными трудовыми договорами, справками от работодателей или соответствующих государственных (муниципальных) органов, выписками из приказов, лицевыми счетами и ведомостями на выдачу заработной платы .
На основе трудовой книжки устанавливаются все виды трудового стажа для назначения государственных пенсий (в том числе на льготных условиях и в льготных размерах), пособий по социальному страхованию, а также должностных окладов (в случаях, если это зависит от продолжительности трудового стажа), выплаты вознаграждения за выслугу лет, процентных надбавок за работу в районах Крайнего Севера и в приравненных к ним местностях и т.д. Так, в соответствии с Правилами подсчета и подтверждения страхового стража для установления трудовых пенсий, утв. постановлением Правительства РФ от 24 июля 2002 г. N 555 (с изм. от 8 августа 2003 г.), основным документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору, является трудовая книжка установленного образца.
Страховой стаж до регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета, то есть до 01.01.2002 г., подтверждается трудовой книжкой, а если в трудовой книжке содержатся неполные сведения – справками работодателей и другими документами, подтверждающими трудовую деятельность.
Как видим, именно от сотрудников кадровых служб зависит, насколько своевременно и в каком размере будут предоставлены работнику различные надбавки, компенсации и пенсия; придется ли человеку собирать справки и другие документы, подтверждающие его периоды работы и страховой стаж для получения пособия по временной нетрудоспособности и для назначения пенсии, или необходимый стаж будет подсчитан по его трудовой книжке.
Перечень нормативно-правовых актов, регламентирующих работу с трудовыми книжками включает в себя:
- Трудовой кодекс РФ (статьи 65, 66, 80, 84.1, 165, 234, 309, 392, 394);
- Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года № 225 (далее – Правила);
- Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Министерства труда и социального развития от 10 октября 2003 года № 69 (далее – Инструкция).
С 6 октября 2006 г. наряду с работодателями – юридическими лицами трудовые книжки обязаны вести и индивидуальные предприниматели (федеральный закон от 30.06.06 N 90-ФЗ)
Виды ошибок в трудовых книжках
Ошибки в трудовых книжках можно разделить на три группы:
- ошибки, исправление которых описано в Правилах и Инструкции;
- ошибки, которые не подлежат исправлению;
- ошибки, исправление которых не регламентировано.
Первые легко исправить, следуя указаниям в регламентирующих документах. Ошибки второго типа исправлять запрещено, они приводят к порче или недействительности трудовых книжек. Решение по поводу возможности и способа исправления ошибок третьего типа часто приходится самостоятельно принимать специалистам отдела кадров.
Существует несколько основополагающих принципов, которые необходимо использовать во время исправления ошибок в трудовой книжке.
1. Исправлению подлежат неправильные и неточные записи в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении».
2. Зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. Неправильная или неточная запись отменяется путем признания ее недействительной.
3. Предложение о признании записи недействительной и последующая правильная запись составляют единое смысловое целое и стоят под одним номером в трудовой книжке.
К ошибкам в разделе «Сведения о работе» относятся такие ошибки, как неправильно указанная дата приема или увольнения (перевода и пр.), ошибочная запись в графе 3 (название должности или подразделения), ошибка в дате или номере приказа (графа 4).
Рассмотрим для примера некоторые исправления, внесенные в трудовую книжку, в соответствии с указанными выше правилами.
Пример 1: В трудовой книжке неверно указали дату приема на работу.
Эта ошибка относится к категории ошибок, исправление которой предусмотрено Правилами и Инструкцией, так как допущена в разделе «Сведения о работе». Её исправление производится путем признания записи недействительной. Признание прежней записи в трудовой книжке недействительной и правильная запись вносятся под одним порядковым номером и составляют единое целое.
Пример 2: Ошибка допущена в наименовании подразделения.
Для исправления ошибочной записи применяем тот же алгоритм исправления, что и в предыдущем случае.
Аналогичным образом производится исправление записей о переводах на другую работу, присвоении квалификации и т.д. По такому же правилу исправления вносятся и в запись об увольнении в случае, если она еще не заверена подписью должностного лица и печатью работодателя.
Важно, что дата внесения исправленной записи не всегда соответствует дате приема на работу. Датой исправления является дата обнаружения ошибки.
Запись о наименовании организации порядкового номера не имеет. Поэтому при внесении исправлений в наименование организации также не следует нумеровать эту запись
Данная ситуация не описана в официальных регламентах. Поэтому, на наш взгляд, эту запись нельзя рассматривать как неточную или ошибочную. Здесь мы видим порядок внесения записей и их реквизитов. И так как, по сути, эта последовательность нигде не нарушена, мы рекомендуем под заголовком в графе 1 повторить порядковый номер вносимой записи, далее в графе 2 указать дату приема на работу, в графе 3 сделать запись об этом приеме, а в графу 4 занести дату и номер приказа (распоряжения), согласно которому работник принят на работу.
Должность лица, ответственного за ведение трудовых книжек, а также его фамилия, согласно Правилам, не имеют порядкового номера и не относятся к сведениям о работе или о поощрениях. Следовательно, отменять эту запись и вносить верную, на наш взгляд, будет неправильным. В данном случае следует поступить так же, как при исправлении ошибок, допущенных в наименовании организации: сделать запись об ошибке без номера и внести правильную запись.
Из-за отсутствия бланков вкладышей трудовых книжек или по невнимательности часто кадровые службы используют разделы книжки «Сведения о награждениях» и «Сведения о поощрениях» для внесения записей о работе. В этом случае такие записи можно оставить без изменений, а работнику выдать справку о периодах работы в организации, подтверждающую сделанные записи в указанных разделах. Но дальнейшие записи следует производить во вкладыше к трудовой книжке. Также можно отменить запись, внесенную в этот раздел, и сделать верную запись во вкладыше.
Исправления вносятся либо работодателем, допустившим ошибку, либо текущим работодателем, обнаружившим её. В таком случае организация отправляет запрос на старое место работы своего сотрудника и исправляет ошибку на основании официального ответа. Если организация, допустившая ошибку, реорганизована, исправление производится ее правопреемником. Если же она вообще ликвидирована или работодатель/индивидуальный предприниматель прекратил свою деятельность, исправление производится по новому месту работы на основании соответствующего документа.
Исправление чужих ошибок производится по тем же правилам, что и исправление ошибок, допущенных работодателем по новому месту работы.
Ошибки, не подлежащие исправлению
Если при приеме нового сотрудника отдела кадров обнаружил ошибки на титульном листе его трудовой книжки, то такая книжка считается недействительной. Следует различать понятия «недействительный» и «неправильный». Если трудовая книжка недействительна – никакие исправления не помогут вернуть ей статус официального документа. Важно помнить, что на титульный лист трудовой книжки и вкладыша можно вносить изменения или дополнения сведений о работнике, но не исправления имеющихся записей (согласно п.26 Правил и п.2.3 и 2.4 Инструкции).
Что же делать специалисту-кадровику в таком случае? Ведь, с одной стороны, человек обязан предоставить свою трудовую книжку работодателю при приеме на работу, а работодатель обязан ее принять и зарегистрировать в книге учета движения трудовых книжек. С другой стороны недействительную книжку принимать нельзя. Отказать работнику в приеме на работу в связи с тем, что его трудовая книжка признана недействительной, также нельзя. Кроме того, компании не выгодно терять ценного работника из-за ошибок прошлых работодателей. В этом случае рекомендуется взять с сотрудника заявление следующего содержания: «Прошу оформить мне новую трудовую книжку в связи с тем, что трудовая книжка, оформленная на предыдущем месте работы, является недействительной». И затем обязанностью работодателя будет оформление новой трудовой книжки в течение пяти дней с даты приема сотрудника на работу. При этом следует понимать, что новая книжка – это не дубликат, и правила оформления дубликата на нее не распространяются. Это значит, что в нее не могут быть внесены записи о предыдущих местах работы.
Отсутствие на титульном листе печати организации, заполнившей трудовую книжку впервые, также делает её недействительной. Но в данном случае есть возможность спасти положение: работнику следует посоветовать обратиться в организацию, оформившую трудовую книжку без печати, чтобы печать была поставлена. Однако, если организация, выдавшая такую трудовую книжку, ликвидирована, и ее правопреемник отсутствует, то в соответствии с ч. 5 ст. 65 ТК РФ, работодатель будет обязан выдать новую трудовую книжку по заявлению сотрудника.
Работнику в этом случае следует собрать справки с предыдущих мест работы для подтверждения стажа работы. В новую трудовую книжку сведения о работе на основании собранных справок не вносятся. Это касается и случаев, когда трудовую книжку выдал прекративший свою деятельность индивидуальный предприниматель.
Ещё раз поясним: в случаях оформления новой трудовой книжки дубликат не оформляется, так как, исходя из Правил, дубликаты выдаются в случае утери трудовой книжки или внесения в нее записи, признанной впоследствии недействительной, а также в случае, если трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, испачкана и т.д.).
Ответственность работодателя за нарушение правил работы с трудовыми книжками
От правильности работы с трудовой книжкой зависит не только судьба её владельца: работодатель, неправильно заполняющий трудовые книжки тоже несёт за это ответственность, в том числе материальную и административную. Во-первых, работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться. Такая обязанность, в частности, наступает, если заработок не получен в результате задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника.
Во-вторых, неправильная запись, препятствующая поступлению на работу, влечет взыскание с работодателя среднего заработка за все время вынужденного прогула. А в-третьих, неправильная запись в трудовой книжке может служить основанием для привлечения организации и ее должностных лиц к административной ответственности.
Под дисциплинарной ответственностью (или дисциплинарным взысканием) понимается ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых -обязанностей (ч. 1 ст. 192 ТК РФ).
Окончание статьи, начало в №9, 2010
Рассмотрим данный вид ответственности с учетом положений п. 45 Правил 1 .
Кто несет дисциплинарную ответственность за нарушения в работе с трудовыми книжками?
Ответ на этот вопрос содержится все в той же ст. 192 ТК РФ - дисциплинарной ответственности подлежит только работник организации. А п. 45 Правил добавляет к этому необходимость возложения приказом (распоряжением) на должностное лицо тех обязанностей, за -неисполнение / ненадлежащее исполнение которых его хотят наказать.
Итак, применить дисциплинарное взыскание можно только к ответственному за соответствующий участок работы сотруднику. При этом необходимо наличие следующих обстоятельств и подтверждающих их документов:
- осуществление действий с трудовыми книжками, вкладышами в них и/или бланками указанных документов возложено на -работника согласно приказом (распоряжением) работодателя;
- нарушение связано с неисполнением или ненадлежащим исполнением указанным должностным лицом своих трудовых -обязанностей, отраженных в:
- заключенном с данным работником трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ) и/или
- его должностной инструкции, на которую есть ссылка в -трудовом договоре;
- неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на -работника трудовых обязанностей произошло по вине работника;
- соблюден порядок применения дисциплинарного взыскания, который установлен ст. 193 ТК РФ (в том числе и сроки - по общему правилу, дисциплинарное взыскание можно наложить за проступок, если со дня его обнаружения прошло не более 1 месяца, а со дня совершения - не более 6 месяцев).
За какие нарушения возможно привлечение к дисциплинарной ответственности?
Нарушения в данном случае аналогичны тем, за которые виновные лица подлежат административной ответственности, - любое нарушение установленных Инструкцией 2 , Правилами и ТК РФ требований в отношении ведения, хранения, учета и выдачи трудовых книжек и вкладышей в них, а равно неправильное осуществление действий с бланками указанных документов, когда осуществление подобных действий отнесено к -трудовым обязанностям соответствующего работника.
Виды дисциплинарных взысканий
В силу ч. 1 ст. 192 ТК РФ к применяемым видам дисциплинарных -взысканий относятся:
- замечание;
- выговор;
- увольнение по соответствующим основаниям.
При наложении конкретного дисциплинарного взыскания работодатель должен учитывать тяжесть совершенного проступка и обстоятельства, при которых он был совершен, а также предшествующее поведение работника 3 .
Сразу уволить за нарушение в сфере работы с трудовыми книжками, вкладышами в них или бланками этих документов не должны. Обычно все начинается с выговора или замечания . Работодатель до истечения года со дня применения дисциплинарного взыскания имеет право снять его с работника по собственной инициативе, просьбе самого работника, ходатайству его непосредственного руководителя или представительного -органа работников (в силу ч. 2 ст. 194 ТК РФ).
А вот увольнение применяется реже. Оно возможно, например, по основанию, предусмотренному п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (неоднократное неисполнение работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание). Обратите внимание на следующий нюанс: если в течение года со дня применения дисциплинарного взыскания работник не будет подвергнут новому дисциплинарному взысканию, то он считается не имеющим дисциплинарного взыскания (ч. 1 ст. 194 ТК РФ). Таким образом, неоднократность неисполнения работником без уважительных причин трудовых обязанностей может быть выявлена только в течение одного года с даты применения предыдущего -дисциплинарного взыскания в виде замечания или выговора.
Кто и как налагает дисциплинарное взыскание?
Ответ на этот вопрос также содержится в ч. 1 ст. 192 ТК РФ - осуществить выбор меры дисциплинарной ответственности и применить к работнику дисциплинарное взыскание вправе работодатель, т.е. сама организация.
Привлечение к дисциплинарной ответственности оформляется приказом (распоряжением) организации, который должен быть объявлен работнику под личную подпись в течение 3 рабочих дней со дня его издания либо, если дисциплинарным взысканием является увольнение - не позднее дня увольнения , не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под личную подпись, то составляется соответствующий акт (ч. 6 ст. 193 ТК РФ).
Образец оформления приказа о выговоре работнику, ответственному за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, приведен в Примере 6. При этом в случае избрания в качестве меры дисциплинарного -воздействия замечания можно воспользоваться этим же образцом.
Для того чтобы оформить дисциплинарное взыскание в виде увольнения работника, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, необходимо воспользоваться унифицированной формой приказа (распоряжения), утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. О том, как правильно заполнить такую форму для увольнения по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (неоднократное неисполнение работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание), вы сможете узнать из Примера 7.
Пример 6
Пример 7
Обратите внимание! Если в организации выявлен случай нарушения правил ведения, хранения, учета и выдачи трудовых книжек и вкладышей в них и/или хранения, учета и выдачи бланков указанных документов, целесообразно незамедлительно принять меры к устранению последствий такого нарушения, а при необходимости - применить меры дисциплинарной ответственности к виновным должностным лицам, не дожидаясь плановой или внеплановой проверки со стороны инспекции по труду и/или судебного разбирательства по иску пострадавшего владельца трудовой книжки (вкладыша в нее). Своевременное принятие мер, скорее всего, будет расценено в пользу организации при рассмотрении дела об административном правонарушении и/или в ходе слушания дела по иску работника - владельца трудовой книжки, хотя нельзя сказать, что это позволит исключить саму возможность привлечения организации к другим видам -ответственности в -случае серьезности нарушения, допущенного ее должностным лицом.
Если работник не согласен с примененными к нему замечанием или -выговором , он имеет право обжаловать его в:
- государственную инспекцию труда и(или)
- органы по рассмотрению индивидуальных трудовых споров:
- комиссию по трудовым спорам (если она образована в -организации) и/или
Порядок такого обжалования установлен главой 60 ТК РФ.
Обратите внимание: срок обжалования в таких случаях составляет 3 месяца со дня, когда работник узнал или должен был узнать о нарушении своего права (ч. 1 ст. 386, ч. 1 ст. 392 ТК РФ). Однако при пропуске данного срока по уважительной причине (например, вследствие болезни работника) он может быть продлен соответствующим органом, -рассматривающим спор (ч. 2 ст. 386, ч. 3 ст. 392 ТК РФ).
Отдельно следует упомянуть обжалование увольнения как меры дисциплинарного взыскания. Оно осуществляется путем подачи иска в суд в срок не позднее 1 месяца со дня вручения работнику копии приказа об увольнении либо со дня выдачи трудовой книжки (ч. 1 ст. 392 ТК РФ). Однако и этот срок может быть продлен, если был пропущен работником по -уважительной причине (ч. 3 ст. 392 ТК РФ).
В подобных спорах «арбитры» обычно выступают на стороне обиженного работника, если только работодатель не сможет предоставить убедительные доказательства факта совершения работником виновных -действий, «достойных» увольнения.
Материальная ответственность
В соответствии с ч. 1 ст. 233 ТК РФ материальная ответственность - это ответственность за ущерб, причиненный одной стороной трудового договора другой стороне в результате ее виновного противоправного поведения (действий или бездействия), если иное не предусмотрено ТК РФ или иными федеральными законами.
За какие нарушения возможно привлечение к материальной ответственности?
Применительно к настоящей статье в качестве нарушений мы будем рассматривать ситуации (ст. 234 ТК РФ):
- задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки;
- внесения в трудовую книжку неправильной или не -соответствующей законодательству формулировки причины увольнения.
Дело в том, что в перечисленных ситуациях возникает обязанность возместить работнику не полученный им заработок (материальный ущерб) в том случае, если он был незаконно лишен возможности трудиться.
Задержка выдачи трудовой книжки работнику может иметь место по разным причинам. В этой связи надо различать ситуации, когда задержка происходит по вине работодателя (его ответственного должностного лица) - например, когда в день увольнения отсутствует лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек работникам, и ситуации, когда сам владелец трудовой книжки несет ответственность за неявку для ее получения. Подробнее о том, какие действия необходимо осуществить лицу, ответственному за выдачу трудовых книжек в последней из описываемых нами ситуаций и какие документы необходимо при этом составить, мы -говорили в предыдущей статье цикла «Учет и хранение трудовых книжек».
К задержке выдачи трудовой книжки по вине работодателя относятся следующие наиболее часто встречающиеся ситуации:
- невыдача трудовой книжки в день увольнения работника в случаях, когда имелась возможность осуществить такую выдачу (ч. 4 ст. 84ТК РФ, п. 35 Правил);
- невыдача трудовой книжки после увольнения по письменному обращению работника в течение 3 рабочих дней со дня обращения (ч. 6 ст. 84 ТК РФ);
- отказ от выдачи дубликата трудовой книжки в случаях, когда это должно было быть сделано (п. 31, 35 Правил).
В отношении внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения следует отметить, что для возникновения материальной ответственности необходимо наличие факта того, что внесенная в трудовую книжку формулировка причины увольнения реально препятствовала поступлению владельца -трудовой книжки на новую работу и получению им в связи с этим заработка.
В отличие от этой ситуации, факт невыдачи организацией--работодателем трудовой книжки прямо обуславливает для работника невозможность трудиться, так как в силу ст. 65 ТК РФ при приеме на -новую работу от работника потребуют предоставления его трудовой книжки.
Обратите внимание! Согласно п. 35 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» (ред. от 28.12.2006) обязательным является наличие вины работодателя в качестве неотъемлемого условия его обязанности оплатить вынужденный прогул -работника за невыдачу трудовой книжки.
Кто несет материальную ответственность?
Применительно к перечисленным в настоящей статье нарушениям в сфере работы с трудовыми книжками мы будет говорить о непосредственной материальной ответственности организации--работодателя как стороны трудового договора с работником--владельцем трудовой книжки.
Размер материальной ответственности
Размер такой ответственности установлен законодательно в ч. 2, 8 ст. 394 ТК РФ - организация--работодатель возмещает работнику материальный ущерб в размере среднего заработка работника за все время -вынужденного прогула .
Исчисление подлежащего уплате среднего заработка производится в порядке и с учетом правил, установленных ст. 139 ТК РФ, Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (ред. от 11.11.2009).
Кто уполномочен применить материальную ответственность?
В отношении применения материальной ответственности отметим следующие ключевые моменты:
- организация--работодатель может сама (добровольно ) возместить работнику не полученный им заработок (материальный ущерб) в том случае, если он был незаконно лишен возможности трудиться. Делается это на основании приказа (распоряжения) работодателя. Например, возмещение заработка может быть осуществлено наряду с признанием недействительной ранее неправильно внесенной записью об увольнении и внесением следом за этим -правильной -записи;
- в случае отказа работодателя в добровольном порядке возместить указанный ущерб работнику последний может обратиться в орган по рассмотрению индивидуальных трудовых споров (например, в суд) с соответствующим иском и потребовать взыскать средний заработок за время вынужденного прогула.
В случае обращения в суд существует угроза, что работник также заявит требование и о компенсации морального вреда . Согласно ст. 151 Гражданского кодекса РФ под моральным вредом понимаются нравственные или физические страдания, причиненные действиями, нарушающими личные неимущественные права гражданина либо посягающими на -принадлежащие ему другие нематериальные блага.
В случае возникновения спора факт причинения работнику морального вреда и размеры его возмещения определяются судом независимо от подлежащего возмещению имущественного ущерба (ст. 237 ТК РФ). Однако в этой ситуации работник должен будет доказать факт причинения ему допущенными работодателем нарушением физических и/или нравственных страданий (например, возникшее в связи с этим заболевание, тяжелое материальное положение работника и его семьи, угнетенное психологическое состояние, вызванное невозможностью найти работу и т.п.).
Суд будет оценивать обоснованность размера заявленной работником компенсации морального вреда (минимальный или максимальный размер законодательно не ограничен, однако традиционно в нашей стране большие денежные компенсации взыскивать не принято) с учетом степени вины организации--работодателя, степени причиненного работнику морального вреда, индивидуальных особенностей работника и других -заслуживающих внимание обстоятельств.
Кроме того, в силу ст. 208 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации по заявлению работника суд может рассмотреть -вопрос об индексации взыскиваемых денежных сумм.
Нелишним будет отметить, что при рассмотрении спора в суде работник может привлечь к участию в слушания дела своего представителя и в последующем при вынесении решения потребовать возместить ему расходы на услуги представителя . Размер взыскиваемого возмещения определяется судом с учетом представленных работником доказательств понесенных им на представителя расходов, других обстоятельств (в том числе сложности) конкретного дела.
Соответственно, добровольное возмещение работодателем причиненного работнику материального ущерба сроком не ограничено. А для обращения обиженного работника в органы, рассматривающие индивидуальные трудовые споры, с требованием о взыскании компенсации за время вынужденного прогула, установлен ограниченный срок - три месяца со дня, когда работник узнал или должен был узнать о нарушении своего права. Как и в ранее описанных случаях, указанный срок может быть продлен в случае наличия уважительной причины его пропуска.
Если организация--работодатель считает ее привлечение к материальной ответственности, взыскание с нее компенсации морального вреда и т.п. незаконными, она может оспорить решение суда в -вышестоящий суд.
Уголовная ответственность
Сразу оговоримся, что применение уголовной ответственности в случае нарушения требований по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек крайне маловероятно. Дело в том, что уголовная ответственность как таковая предусмотрена Уголовным кодексом Российской -Федерации (далее - УК РФ) только для деяний, представляющих особую общественную опасность. Поэтому в настоящей статье, учитывая, что порядок возбуждения уголовного дела и уголовное судопроизводство имеют свои многочисленные особенности, ограничимся лишь перечислением -видов -нарушений и соответствующих им вариантов уголовных наказаний 4:
- ст. 140 УК РФ (Отказ в предоставлении гражданину информации
) - неправомерный отказ должностного лица в предоставлении собранных в установленном порядке документов и материалов (например, оформленной трудовой книжки), непосредственно затрагивающих права и свободы гражданина, либо предоставление гражданину неполной или заведомо ложной информации, если эти деяния причинили вред правам и законным интересам граждан, влечет наказание в виде:
- штрафа в размере до 200 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 -месяцев либо
- лишения права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от 2 до 5 лет;
- ст. 292 УК РФ (Служебный подлог) - внесение должностным лицом в официальные документы заведомо ложных сведений, а равно внесение в указанные документы исправлений, искажающих их действительное содержание, если эти деяния совершены из корыстной или иной личной заинтересованности, - влечет -уголовное -наказание в виде:
- штрафа в размере до 80 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 6 месяцев,
- либо обязательных работ на срок от 180 до 240 часов,
- либо исправительных работ на срок от 1 года до 2 лет,
- либо ареста на срок от 3 до 6 месяцев,
- либо лишения свободы на срок до 2 лет.
- штрафом в размере от 100 000 до 500 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от 1 года до 3 лет,
- либо лишением свободы на срок до 4 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься -определенной деятельностью на срок до 3 лет или без -такового;
- ст. 325 УК РФ (Похищение или повреждение документов, штампов, печатей...) - должностное лицо организации--работодателя, по вине которого были допущены (совершены)
похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов (к числу которых относятся бланки трудовой книжки и вкладыша в нее), совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности, может быть наказано:
- штрафом в размере до 200 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев,
- либо обязательными работами на срок от 180 до 240 часов,
- либо исправительными работами на срок до 2 лет,
- либо арестом на срок до 4 месяцев,
- либо лишением свободы на срок до 1 года.
- штрафом в размере до 80 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 6 месяцев,
- либо обязательными работами на срок от 120 до 180 часов,
- либо исправительными работами на срок до 1 года,
- либо арестом на срок до 3 месяцев.
Отметим, что уголовной ответственности подлежат исключительно физические лица - должностные лица организации--работодателя , винов-ные в соответствующих преступных деяниях, и только по решению суда. Хотя автор статьи на личной практике не сталкивался со случаями привлечения к уголовной ответственности по обозначенным выше статьям, однако полностью исключить возможность их применения нельзя.
Итак, мы закончили цикл статей, посвященный различным аспектам работы с трудовыми книжками. Автор выражает надежду, что проведенное масштабное исследование вопросов оформления, ведения, хранения, учета и выдачи трудовых книжек и вкладышей в них, бланков указанных -документов, а равно особенностей оформления дубликатов трудовых книжек и ответственности в указанной сфере поможет нашим читателям избежать ошибок в работе, а также своевременно выявить и исправить допущенные в ваших трудовых книжках нарушения требований действующих нормативных правовых актов.
1 Здесь и далее по тексту это Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых -книжках».
2 Здесь и далее по тексту это Инструкция по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.
3 Ч. 5 ст. 192 ТК РФ, п. 53 постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» (ред. от 28.12.2006).
4 Каждая из приведенных здесь статей УК РФ содержит несколько вариантов наказаний (от более мягкого до более сурового). Суд по своему усмотрению оценивает обстоятельства дела и тяжесть совершенного проступка, подбирая ему «достойное» наказание из -предусмотренных статьей.
Трудовая книжка является главным документом, подтверждающим трудовую деятельность работника: в ней фиксируется весь трудовой опыт, по ее данным начисляются льготы в случае временной безработицы, а также рассчитывается пенсия при достижении пенсионного возраста. Утеря трудовой книжки несет большие трудности для работника, в частности прохождение сложной процедуры по восстановлению документа, а также невозможность получить рабочее место до восстановления книжки и, в связи с этим, материальный ущерб за вынужденно невыработанные дни.
Трудовые книжки всех работников учреждения или предприятия хранятся в отделе кадров или в бухгалтерии, поэтому ответственность за утерю документа несет лицо, за которым, согласно должностной инструкции, закреплено ведение трудовых документов – обычно это работник отдела кадров или бухгалтерии. Если учет и хранение трудовых книжек официально не закреплены ни за одним из должностных лиц, ответственность за утерю несет сам работодатель.
Предусмотрены разные виды ответственности за утерю трудовой книжки. В зависимости от обстоятельств утери документа, а также на усмотрение руководителя, ответственное должностное лицо может понести дисциплинарное наказание, а именно выговор или увольнение. Кодексом об Административных Правонарушениях Российской Федерации предусмотрена административная ответственность за нарушение порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек. Административная ответственность может налагаться в следующих формах:
- штраф от 1 тысячи до 5 тысяч рублей для должностного лица, впервые совершившего подобное нарушение;
- должностная дисквалификация сроком до 3 лет для должностного лица, повторно привлекающегося за подобное нарушение;
- штраф от 1 тысячи до 5 тысяч рублей или приостановление деятельности сроком до 90 суток для лица предпринимательской деятельности без статуса юридического лица;
- штраф от 30 тысяч до 50 тысяч рублей, приостановление деятельности сроком до 90 суток для юридического лица.
Порядок действий в случае утери трудовой книжки
Факт утери работодателем трудовой книжки обычно выясняется в процессе увольнения работника и необходимости выдачи ему документов. В этом случае работник, в первую очередь, должен написать заявление на имя руководителя об утере документа. Руководитель, в свою очередь, обязан в течение 15 дней после получения заявления, выдать работнику дубликат трудовой книжки.
Работник также имеет право получить материальную компенсацию. Она рассчитывается на основе средней заработной платы и выплачивается за все дни утери, считая со дня заявления и до дня выдачи работнику дубликата или оригинала трудовой книжки. Выплата компенсации может быть осуществлена работодателем добровольно на основании заявления работника или принудительно на основании решения соответствующих органов, в которые пострадавший субъект имеет право обратиться.
Пока трудовые книжки так и не отменили, этот документ является основным свидетельством трудовой деятельности и трудового стажа работника. Однако с ведением, учётом и хранением таких документов по-прежнему возникают проблемы, а большинство ошибок при ведении кадровой документации связано именно с порядком заполнения трудовых книжек. Халатное отношение к трудовым книжкам может иметь негативные последствия как для работника, так и для работодателя.
Нормативная база
Хорошие новости: от многих проблем и вопросов может избавить чёткое представление о правилах работы с трудовыми книжками. Основные нормативные акты, которые помогут в этом:
1. Трудовой кодекс РФ;
2. Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»);
3. Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 года № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»;
4. Приказ Минфина РФ от 22 декабря 2003 года №117н «О трудовых книжках» (вместе с «Порядком обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку»).
Есть также ряд актов, в которых освещаются специфические вопросы оформления трудовых книжек для различных профессий или категорий граждан, например, Постановление Минтруда РФ от 11 июня 1992 года №21Г «О порядке пересмотра записей в трудовых книжках о причинах увольнения работников с предприятий военно-промышленного комплекса», Письмо Роструда от 15 июня 2005 года №908-6-1 «Об оформлении трудовой книжки для иностранного работника».
Виды ошибок
При первичном оформлении трудовых книжек
Важно помнить, что по действующему законодательству работодатель – физическое лицо, являющееся индивидуальным предпринимателем, обязан вести трудовые книжки на всех работников, а работодатель – физическое лицо не имеет права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.
Частой ошибкой при оформлении трудовой книжки является невнесение в неё сведений об образовании работника, а также ошибки в написании его имени и отчества. Это связано с игнорированием работодателями требования о внесении соответствующих сведений в трудовую книжку на основании надлежащим образом оформленных документов, в том числе документов, удостоверяющих личность работника, и документов об образовании. Недопустимо внесение каких-либо сведений со слов работника.
В процессе ведения трудовых книжек
Наибольшее количество ошибок допускается при внесении сведений о работе, и прежде всего записи о трудовой функции, порученной работнику в соответствии с трудовым договором. В записи о приёме на работу должны указываться следующие сведения:
– дата приёма на работу;
– наименование структурного подразделения, в которое принят работник (если такое условие содержится в трудовом договоре);
– наименование должности, специальности, профессии, при наличии – с указанием квалификации.
Чаще всего в трудовых книжках отсутствует полное и сокращённое наименование организации перед внесением записи о приёме работника, а в записях встречаются сокращения каких-либо слов.
При внесении в трудовую книжку работника ошибочной записи исправление её возможно только в порядке, установленном Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» и Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках». Такое исправление производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. В разделе трудовой книжки, содержащем сведения о работе, зачёркивание неточных или неправильных записей не допускается. Изменение записей производится путём признания их недействительными и внесения правильных записей.
Оформляя перевод работника на другую должность, работодатель зачастую вносит в трудовую книжку соответствующую запись и при этом заверяет её подписью руководителя и печатью организации. Это является нарушением порядка ведения трудовых книжек, поскольку подпись руководителя и печать организации должны быть внесены в трудовую книжку работника только после записи об увольнении работника. Фактически такая запись не является записью в трудовой книжке, и признать её недействительной нельзя, а значит, исправить запись также не представляется возможным.
При оформлении дубликата и вкладыша трудовой книжки
Дубликат – это надлежащим образом оформленный документ, соответствующий по содержанию оригиналу трудовой книжки, за исключением совершённых в ней ранее неверных записей, а также записей, восстановить которые не представляется возможным из-за отсутствия соответствующих документированных сведений.
Вкладыш – составная часть трудовой книжки, вшиваемая в неё в случае, если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов. Вкладыш оформляется и ведётся в том же порядке, что и трудовая книжка.
Основными ошибками, допускаемыми при оформлении дубликата трудовой книжки, являются:
– перенос в дубликат ошибочных записей (записей, признанных недействительными);
– перенос в дубликат записей на основании ненадлежащих документов;
– перенос в дубликат записей не в полном объёме;
– отсутствие отметки (отметок) об оформлении дубликата.
Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы, поэтому «новый» работодатель, столкнувшийся с просьбой о выдаче дубликата при оформлении на работу, выдавать его работнику не должен.
Оформление вкладыша чревато следующими ошибками:
– неполное заполнение сведений на титульном листе;
– отсутствие отметки об оформлении вкладыша в трудовой книжке;
– ненадлежащее удостоверение сведений, внесённых во вкладыш при оформлении.
Не связанной с оформлением, но очень распространённой ошибкой работодателей является отказ в своевременной выдаче работнику его трудовой книжки.
Возможные риски
Для работника все проблемы с неправильно оформленными трудовыми книжками можно свести к двум:
– проблемы при дальнейшем трудоустройстве, связанные с некорректной формулировкой причин об увольнении (а это в том числе финансовые потери из-за невозможности своевременно приступить к новой работе), невозможность подтвердить свою работу на конкретной должности;
– невозможность впоследствии доказать свой трудовой стаж (особенно учитывая периодические сбои в информационной системе Пенсионного фонда РФ) при оформлении пенсии. Практика знает случаи отказа ПФР гражданам в назначении пенсии даже на основании того, что сведения в трудовой книжке не соответствуют паспортным данным, а значит, трудовая книжка выдана другому гражданину. Это возможно, если Ф.И.О., указанные в трудовой книжке, в точности не соответствуют паспортным данным (классический случай: в имени Наталия буква «и» заменена на «ь»). Чтобы доказать своё право на пенсию, работнику потребуется представить многочисленные справки из архивов, а зачастую единственным выходом будет восстановление своих прав через суд.
Для работодателя и лиц, ответственных за ведение трудовых книжек, их халатность может обернуться административной и материальной ответственностью:
– по ст. 5.27 КоАП РФ нарушение законодательства о труде влечёт наложение административного штрафа, который для юридических лиц сейчас составляет от 30 000 до 50 000 рублей, или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
– в случае неоправданной задержки выдачи трудовой книжки при увольнении (в том числе по причине несвоевременно исправленных ошибок в её записях) по ст. 234 ТК РФ работодатель обязан возместить работнику не полученный им за период незаконного лишения возможности трудиться заработок.
Нюанс: при выдаче новой трудовой книжки работнику организация взимает с работника стоимость трудовой книжки (п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Однако из этого правила есть 3 исключения, когда плату брать запрещено, это:
– неправильное первичное заполнение трудовой книжки или вкладыша к ней;
– порча трудовой книжки не по вине работника;
– массовая утрата трудовых книжек работодателем в чрезвычайных ситуациях.
Кстати, мы завели канал в Telegram, где публикуем самые интересные новости о недвижимости и риэлторских технологиях. Если вы хотите одним из первых читать эти материалы, то подписывайтесь: