Utworzenie działu personalnego w przedsiębiorstwie rozpoczyna się od zatwierdzenia Regulaminu dotyczącego jednostki strukturalnej, który zawiera opis obsługi personalnej:
- W jaki sposób obowiązki służbowe są rozdzielone między pracowników?
- Jakie są obowiązki Działu Kadr?
- główne funkcje jednostki;
- procedura interakcji z innymi działami strukturalnymi przedsiębiorstwa.
Ten dokument jest opcjonalny. Jednak to on pozwala stworzyć obsługę personalną, która spełnia wymagania przedsiębiorstwa i ma wysoki poziom odpowiedzialność urzędowa. Za przepis modelowy o dziale personalnym w przedsiębiorstwie możesz pobrać próbkę, która znajduje się w załączniku nr 1 do zarządzenia Archiwum Federalnego z 27 czerwca 2018 r. Nr 71. Możesz również skorzystać z naszej próbki.
Jakie są obowiązki działu HR?
Obecnie zatwierdzony i wprowadzony w życie. profesjonalny standard zawiera opis i opis funkcji wchodzących w zakres działań zarządzania personelem, na podstawie których można sformułować wymagania do pracy do konkretnych profesjonalistów.
Istnieje również Katalog Kwalifikacji na stanowiska kierowników, specjalistów i innych pracowników (Uchwała Nr 37 z 21 sierpnia 1998 r.). Zawiera cechy kwalifikacyjne przeznaczone do prawidłowego doboru, rozmieszczenia i wykorzystania pracowników, zapewniające jedność w określaniu oficjalne funkcje oficerów personalnych i przedstawiane im wymagane kompetencje.
Dokumenty te są podstawą do określenia funkcji i obowiązków służbowych działu personalnego oraz określenia wymagań kwalifikacyjnych dla pracowników serwisu.
Ogólnie obowiązki zawodowe można podzielić na odrębne funkcje:
- Prowadzenie dokumentacji dotyczącej księgowości i przemieszczania się personelu:
- rejestracja przyjęć, przeniesień, zwolnień, urlopów, skierowań do delegacje pociągnięcie do odpowiedzialności dyscyplinarnej;
- tworzenie i prowadzenie akt osobowych pracowników;
- konserwacja i przechowywanie zeszyty pracy;
- prowadzenie karty czasu pracy;
- rozliczanie zapewniania urlopów pracowniczych, kontrola przygotowania i przestrzegania regularnych harmonogramów urlopów;
- księgowość, weryfikacja poprawności rejestracji orzeczeń o niepełnosprawności;
- dostarczanie informacji o bieżącej i przeszłej aktywności zawodowej pracowników.
- Działania kadrowe:
- zbieranie informacji o potrzebach przedsiębiorstwa u pracowników;
- poszukiwanie, przyciąganie, selekcja i selekcja personelu.
- Działania na rzecz oceny, certyfikacji i rozwoju pracowników:
- organizacja i prowadzenie oceny, certyfikacji i szkolenia personelu;
- organizowanie i prowadzenie imprez dla rozwoju i budowy profesjonalna kariera pracownicy.
- Tworzenie i składanie ustalonych raportów do odpowiednich władz.
- Wdrożenie rejestracji wojskowej i rezerwacji obywateli w rezerwie.
Jakie są obowiązki pracownika
Definicja tego, czym zajmuje się oficer personalny, obowiązki powierzone mu do wykonania, określają wymagania dla kandydatów. Do realizacji działalność zawodowa dział personalny w przedsiębiorstwie, możliwe jest rozdzielenie obowiązków służbowych między pracowników zgodnie z zasadą funkcjonalną, to znaczy obowiązki pracownika personelu w przedsiębiorstwie odpowiadają określonej funkcji.
Albo pracownikowi przydzielono całość praca personelu w określonym obszarze.
Efektywne działanie działu personalnego w dużej mierze zależy od prawidłowego podziału pracy między jego specjalistów, za co odpowiada kierownik działu personalnego.
Wymagania kwalifikacyjne, za które odpowiada oficer personalny organizacji, prawa i obowiązki są określone w opisach stanowisk pracy opracowanych dla każdego specjalisty. Podczas opracowywania opisów stanowisk dla każdego specjalisty określana jest lista prac i ustalane są wymagania dotyczące niezbędnego szkolenia specjalnego.
Jak określić liczbę działów personalnych?
To, co dzieje się w dziale kadr, którego obowiązki mogą być różne, wpływa na obsadę i strukturę jednostki. Obecne nowoczesne standardy nie zawierają instrukcji dotyczących obliczania liczby personelu działu personalnego w przedsiębiorstwie, ale można skorzystać z dekretu Ministerstwa Pracy ZSRR z dnia 14 listopada 1991 r. Nr 78 „O zatwierdzeniu międzysektorowych zagregowanych normy czasowe rekrutacji i rozliczania personelu”. Pracodawca ma prawo samodzielnie określić jego liczbę, na podstawie liczby personelu przedsiębiorstwa, a także zakresu funkcji przypisanych do działu.
Oddzielnie istnieją normy dla pracowników dokonujących rejestracji wojskowej w organizacjach (Dekret Rządu Federacji Rosyjskiej z 27 listopada 2006 r. Nr 719):
- 1 pracownik na część etatu - na 500 pracowników;
- 1 pracownik zwolniony - dla liczby pracowników od 500 do 2000;
- 2 pracowników o zatrudnieniu od 2000 do 4000 i dalej - na każde kolejne 3000 plus jeszcze jeden pracownik na ten kierunek.
Prawa i obowiązki
Do podstawowych praw pracownika HR należą:
- składanie propozycji usprawnień pracy do rozpatrzenia przez kierownika;
- uzyskiwanie informacji i dokumentów niezbędnych do wykonywania funkcji urzędowych.
Pełnomocnik ds. personalnych odpowiada za wyrządzenie szkody materialnej w mieniu pracodawcy, za ujawnienie danych osobowych pracowników, nieprzestrzeganie wewnętrznych przepisów pracy, a także za niewykonanie lub nienależyte wykonanie tych czynności, których wykonanie jest częścią funkcjonalności pracownika personalnego.
Codzienne obowiązki oficera personalnego reguluje Ministerstwo Pracy Federacji Rosyjskiej w dekrecie z dnia 21 sierpnia 1998 r. Określa on obszary odpowiedzialności specjalisty, granice podporządkowania, ramy prawne niezbędne dla pracownika dział personalny, procedurę składania i prowadzenia dokumentacji. Ujednolicony Podręcznik Kwalifikacji definiuje 17 zawodów, które podczas wykonywania obowiązki służbowe kierują się opisem pracy pracownika personelu. Struktura działu regulującego działalność pracowników znajduje odzwierciedlenie w odpowiednim Rozporządzeniu „O Dziale Zasobów Ludzkich”.
Obowiązki specjalisty ds. HR
Opis stanowiska specjalisty w dziale personalnym określa procedurę stosunków pracy, zakres odpowiedzialności, funkcje przypisane pracownikowi, wymagania dla niego, wymagany poziom wykształcenia i podporządkowanie. Osoba z wystarczającym przygotowaniem zawodowym, wykształceniem i doświadczeniem co najmniej 12 miesięcy jest klasyfikowana jako specjalista.
Za opracowanie i treść instrukcji odpowiada kierownik działu personalnego, który jest zatwierdzany przez kierownika firmy. Odzwierciedla wszystkie obowiązki specjalisty w dziale personalnym. Ich skład, zasady wykonania, uprawnienia szczegółowo określają akty administracyjne przedsiębiorstwa, przepisy wewnętrzne, przepisy federalne i regionalne. Obejmują one następujące zadania:
- dokumentowanie zatrudniania i zwalniania pracowników, przekazywania personelu do innych jednostki pracownicze zgodnie z normami Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej i instrukcjami kierownictwa;
- rozliczanie czynności i zmian danych osobowych pracowników wszystkich szczebli - od dyrektora do stróża - zgodnie ze standardami dokumentów księgowych z wprowadzeniem zmian w bazach informacyjnych;
- zbieranie danych do certyfikacji i zaawansowanych szkoleń;
- opracowanie mechanizmu nagród i kar;
- przygotowywanie i prowadzenie akt osobowych, gromadzenie i przetwarzanie danych osobowych;
- ewidencja ksiąg pracy – dokonywanie wpisów, ewidencja, księgowość i przechowywanie;
- kształtowanie doświadczenia zawodowego;
- monitorowanie świąt i kontrola realizacji harmonogramu;
- terminowy wybór dokumentacji do archiwum i jej wykonanie;
Działalność specjalisty personalnego zapewnia dostęp do poufnych danych – akt osobowych, tajemnic handlowych. Jeżeli działania pracownika spowodowały szkodę majątkową lub finansową dla organizacji, zostanie on pociągnięty do odpowiedzialności zgodnie z prawem.
Specjalista ds. Zasobów Ludzkich może wykonywać swoje obowiązki w godzinach nadliczbowych. Zgodnie z art. 152 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej stawkę za nadgodziny ustala przedsiębiorstwo.
Obowiązki pracy inspektora ds. zasobów ludzkich
Co to znaczy w jednym? podręcznik kwalifikacji, na stanowisko inspektora HR brani są kandydaci z wykształceniem średnim, obecność doświadczenia zawodowego nie ma znaczenia. Cały zakres obowiązków inspektora HR określony jest w instrukcjach wewnętrznych. Obejmuje następujące zadania biznesowe:
Do obowiązków inspektora HR, poza pracą biurową, należy również dobór pracowników na wolne stanowiska zgodnie z wymagania zawodowe i poziom komunikacji. Oficer personalny zamieszcza ogłoszenia w prasie, portalach internetowych, składa podanie do urzędu pracy, przeprowadza rozmowę kwalifikacyjną. Jego zadaniem jest nie tylko wybór profesjonalisty, ale znalezienie osoby, która z łatwością wejdzie do zespołu i nie stanie się źródłem konfliktu. Kierownictwo może nałożyć na inspektora obowiązek przeprowadzenia konkursu wśród wnioskodawców. Zdarzenia selekcji i kontrola przejścia leżą w gestii oficera personalnego.
Obowiązki kierownika działu kadr
Tylko pracownik z dyplomem wyższa edukacja który pracował na podobnym stanowisku przez co najmniej 3 lata. O jego kandydaturze decyduje wyłącznie szef firmy. Działania zarządcze prowadzone są na podstawie wewnętrznego statutu firmy, ściśle w ramach rosyjskiej siły roboczej i prawo cywilne i zgodnie z opisem pracy pracownika personelu. Szef OK odpowiada tylko przed najwyższym kierownictwem firmy.
Obowiązki Kierownika Działu Kadr są następujące:
- opracowywanie regulacji dotyczących polityki personalnej;
- ocena zapotrzebowania organizacji na odnowę kadrową;
- zarządzanie personelem zgodnie z uprawnieniami i kompetencjami;
- wsparcie metodologiczne i informacyjne certyfikacji, organizacji i analizy jej wyników;
- debugowanie procesów przenoszenia, zwalniania lub zatrudniania personelu;
- działanie naprawcze;
- regularne monitorowanie wykonywania obowiązków przez specjalistów działu personalnego;
- kontrola nad realizacją zleceń premiowania i promocji.
Do obowiązków naczelnego oficera personelu należy wdrażanie środków mających na celu ustalenie dyscypliny pracy, zwiększenie motywacji zespołu. Szef zajmuje się przygotowaniem, zatwierdzaniem oficjalnych informacji przeznaczonych dla dyrektora. Do kompetencji władz należy konsultowanie się z personelem w bieżących sprawach kadrowych.
Znajomość prawa pracy i prawa cywilnego Federacji Rosyjskiej, metod oceny pracowników, struktury przedsiębiorstwa, wymagań dotyczących dokumentacji, standardów świadczy o profesjonalnym poziomie szefa OK bezpieczeństwo przeciwpożarowe i ochrona pracy.
Dyspozycja określająca obowiązki oficera personalnego – szefa, inspektora lub specjalisty – jest podpisywana przez kandydata przy ubieganiu się o pracę. Dokument jest sporządzany dla każdej kategorii pracowników według standardowego modelu.
Obecnie chyba żaden zawód nie ma takiego wachlarza nazw, jak zawód oficera kadrowego. W Unified Qualification Directory można znaleźć siedemnaście stanowisk, które są w jakiś sposób związane z pracą personelu. Ta okoliczność każe nam myśleć o różnicach między tymi pozycjami od siebie, o obciążeniu funkcjonalnym każdej z nich. Szczególnie istotne i dotkliwe jest dziś pytanie, co zwykły inspektor personelu powinien przepisać sobie w opisie stanowiska. Postaramy się jak najdokładniej rozważyć obowiązki tego pracownika.
Znaczenie zasobów ludzkich
Wielu szefów organizacji nadal uważa, że powołanie działu personalnego ma charakter wąsko skoncentrowany, związany wyłącznie z pracą biurową. Jednak dzisiaj nasz kraj, idąc za Zachodem, rozpoczął przekształcanie służby personalnej w pion zajmujący się zarządzaniem zasoby pracy bo to oficer personalny jest najważniejszym ogniwem łączącym pracownika z pracodawcą.
Obecnie specjalista ds. zasobów ludzkich to przede wszystkim kierownik, to samo można powiedzieć o takim stanowisku, jak inspektor ds. zasobów ludzkich, którego obowiązki dziś często obejmują nie tylko przetwarzanie i prowadzenie dokumentacji. Dotyczy to zwłaszcza małych firm, w których inspektor HR może być odpowiedzialny za rekrutację, szkolenia i wiele innych funkcji.
Liczba pracowników personelu
Nazwy i liczba działów służby zarządzania personelem zależą od wielkości przedsiębiorstwa, jego tradycji oraz specyfiki jego działalności. Powinno to uwzględniać wielkość organizacji, kierunek działalności, cele strategiczne przedsiębiorstwa, etap jego rozwoju, liczbę pracowników i priorytetowe zadania w pracy z personelem.
W dużych organizacjach dział HR może obejmować kilka działów. Na przykład dział wynagrodzenie, dział pracy, dział szkoleń i rozwoju, dział pracy biurowej i księgowości. W małych organizacjach wszystkie funkcje obsługi personalnej może pełnić tylko jeden specjalista – inspektor personalny, do którego obowiązków powinien należeć tak naprawdę minimalny wykaz funkcji: zarządzanie dokumentacją kadrową i rekrutacja.
Specjaliści Serwisu
Na czele departamentów lub służb personalnych stoi zazwyczaj menedżer średniego szczebla: szef służby, departamentu, który podlega dyrektorowi personalnemu. Działy można podzielić na mniejsze jednostki - grupy lub sektory, na czele których stoją menedżerowie podlegli szefom służb.
W średnich przedsiębiorstwach (liczba pracowników wynosi 100-1000 osób) organizacja obsługi kadrowej najczęściej wiąże się z obecnością takich pracowników:
- specjalista ds. prac biurowych;
- specjalista prawa pracy;
- Specjalista ds. rekrutacji;
- kierownik ds. rozwoju i szkoleń
- trener lub kierownik szkolenia;
- menedżer ds. świadczeń i odszkodowań;
- kierownik imprez firmowych.
W mniejszych organizacjach (liczba pracowników do 100 osób) prawie wszystkie funkcje tych pracowników należą do obowiązków inspektora personalnego.
wymagania kadrowe
Oczywiście wszystkie powyższe stanowiska nie są w stanie połączyć jednego specjalisty - inspektora działu personalnego. Obowiązki tego pracownika związane są przede wszystkim z prowadzeniem dokumentacji kadrowej. Dlatego starając się o pracę, potencjalny kandydat na to stanowisko ma stosunkowo niskie wymagania zawodowe.
Przewodnik kwalifikacyjny informuje, że inspektor HR musi mieć specjalistyczne wykształcenie średnie (gdy jego staż pracy nie ma znaczenia) lub średnie (wymaga to specjalnego przeszkolenia i co najmniej trzyletniego doświadczenia zawodowego).
Inspektor ds. Zasobów Ludzkich: Obowiązki
Tak więc funkcje tego specjalisty są następujące:
- prowadzenie ewidencji personelu przedsiębiorstwa;
- rejestracja różnych operacji personalnych (rekrutacja, przeniesienie, zwolnienie);
- rejestracja i prowadzenie akt osobowych pracowników, dokonywanie w nich zmian;
- księgowość, przechowywanie i wypełnianie ksiąg pracy;
- zapis stażu pracy;
- rejestracja świadectw pracy pracowników (przeszłych i obecnych);
- rejestracja kart ubezpieczenia emerytalnego i innych dokumentów niezbędnych do przydziału emerytur pracownikom i ich rodzinom, odszkodowań i świadczeń;
- rozliczanie zapewniania urlopów, monitorowanie sposobu sporządzania i przestrzegania harmonogramów urlopów.
Rekrutacja
Do obowiązków inspektora HR często należy dobór personelu na wolne stanowiska. Praca ta związana jest z umieszczaniem w różnych źródłach informacji o istniejących wolne stanowisko, w tym współpraca w tej sprawie ze służbą zatrudnienia, wyznaczanie i przeprowadzanie rozmów kwalifikacyjnych z wyjaśnieniem wnioskodawcy charakteru wakatu, warunków pracy i wynagrodzenia, określenie ogólnego poziomu wnioskodawcy wolne stanowisko, jego doświadczenie i stopień profesjonalizmu.
Często obowiązki inspektora działu personalnego polegają na konkurencyjnej selekcji specjalistów ubiegających się o wolne stanowisko. Oficer personalny opracowuje środki rekrutacyjne i kontroluje przejście przyszłych pracowników testów ustalonych przy zawarciu z nimi umowy o pracę.
Dodatkowe obowiązki funkcjonalne inspektora HR
Istnieje kilka dodatkowych funkcji, które najczęściej przypisuje się pracy personelu. Jakie inne zadania powinien wykonywać inspektor HR? Obowiązki mogą obejmować:
- przygotowanie niezbędnych materiałów do atestacji, kwalifikacji, prowizji konkursowych, prezentacji pracowników do nagród i zachęt;
- badanie przyczyn rotacji personelu, opracowywanie i wdrażanie środków mających na celu jej ograniczenie;
- przygotowywanie dokumentów do archiwizacji;
- kontrola nad dyscypliną pracy;
- organizacja zaawansowanych szkoleń i przekwalifikowania zawodowego;
- organizacja egzaminów kwalifikacyjnych;
- opracowanie systemu oceny cech osobistych i biznesowych pracowników, motywowania ich do rozwoju kariery;
- rejestracja certyfikatów usług i ich wydawanie;
- tworzenie i efektywne wykorzystanie rezerwy kadrowej.
rejestracja wojskowa
Wielu pracodawców uważa, że obowiązki funkcjonalne inspektorzy działu personalnego obejmują wojskową rejestrację pracowników przedsiębiorstwa. Zgodnie z dekretem rządu Federacji Rosyjskiej nr 719 z dnia 27 listopada 2006 r. „Po zatwierdzeniu regulaminu rejestracji wojskowej” liczba pracowników zaangażowanych w tę działalność powinna być wprost proporcjonalna do liczby pracowników podlegających rejestracji.
W szczególności w przedsiębiorstwie, w którym mniej niż pięciuset obywateli jest zarejestrowanych w wojsku, ewidencję prowadzi jeden pracownik, który pełni te funkcje w niepełnym wymiarze godzin. Tak więc inspektor personelu w organizacji, w której liczba zarejestrowanych wojskowych nie przekracza pięciuset osób, może być zaangażowany w rejestrację wojskową, ale tylko pod warunkiem połączenie wewnętrzne. A przy większej liczbie osób do zarejestrowania, do tych celów należy wydzielić osobną jednostkę kadrową.
Praca funkcjonariuszy kadrowych w sytuacji kryzysowej
W ubiegłym roku kierownictwo przedsiębiorstw znalazło się w smutnych okolicznościach kryzysu finansowego, kiedy musiało zmniejszyć wielkość produkcji towarów i usług, zmniejszyć koszty własne, w tym zmniejszając liczbę pracowników. Na tym tle rośnie potrzeba pracownicy personelu w posiadaniu cech psychologów etatowych, którzy zmuszeni są do radzenia sobie z tłem emocjonalnym w zespole i znajdowania słów pocieszenia, na przykład poprzez wydawanie kolegom wypowiedzeń.
Wraz ze wzrostem wartości rośnie rola obsługi personelu zasoby ludzkie aby organizacja osiągnęła sukces finansowy. W związku z tym nie znikają tradycyjne obowiązki oficerów personalnych. Działy personalne nadal zajmują się prowadzeniem dokumentacji kadrowej, wynagradzaniem, zatrudnianiem i szkoleniem specjalistów. Dział HR jest jednak element składowy kompetentne zarządzanie przedsiębiorstwem. Powodzenia w pracy!
OBOWIĄZKOWE PRZEPISY LOKALNE
Przede wszystkim trzeba pamiętać, że obecny Kodeks Pracy Federacja Rosyjska(zwany dalej Kodeksem pracy Federacji Rosyjskiej) wymaga utworzenia w organizacji szeregu lokalnych (tj. lokalnych) dokumentów regulacyjnych.
Obowiązkowe przepisy lokalne to:
- Regulamin wewnętrznych przepisów pracy (PWTR).
- Rozporządzenie (lub pouczenie) o ochronie danych osobowych pracownika.
- Instrukcje bezpieczeństwa.
- Tabela personelu (ujednolicony formularz T-3).
Wszystkie te dokumenty są ważne do czasu zastąpienia ich nowymi.
- Harmonogram urlopów (jednolity formularz T-7), zgodnie z art. 123 Kodeksu pracy, sporządzany jest corocznie, nie później niż na dwa tygodnie przed rozpoczęciem roku kalendarzowego i jest dokumentem obowiązkowym zarówno dla pracodawcy a pracownikiem (z wyjątkiem uprzywilejowanych kategorii pracowników) .
- Harmonogram zmianowy jest niezbędny w tych organizacjach, w których stosowana jest praca zmianowa.
- W tych organizacjach, w których stosuje się akordową formę wynagradzania pracowników, należy opracować rozporządzenie w sprawie racjonowania siły roboczej oraz rozporządzenie w sprawie norm produkcyjnych.
OPCJONALNE PRZEPISY LOKALNE
Oprócz wymienionych dokumentów organizacja, według własnego uznania, może tworzyć inne dokumenty - opcjonalne przepisy lokalne. W szczególności mogą to być:
- regulamin podziałów strukturalnych zatwierdzony przez dyrektora organizacji;
- opisy stanowisk pracy dla pracowników i instrukcje pracy (lub pracy) dla pracowników;
- instruktaż z zakresu prowadzenia dokumentacji kadrowej jest bardzo przydatnym narzędziem dla pracownika pełniącego funkcje oficera personalnego, gdyż znacznie ułatwia jego interakcję z liniowym i menedżerowie funkcjonalni;
- album formularzy dokumentów w aktach osobowych;
- rozporządzenie w sprawie certyfikacji – jeżeli organizacja prowadzi certyfikację okresową lub certyfikację na podstawie wyników badań;
- regulamin pracowniczy;
- układ zbiorowy.
Wszystkie te dokumenty są również ważne do czasu zastąpienia ich nowymi.
DOKUMENTY TWORZĄCE RELACJE Z PRACOWNIKAMI I ZAWIERAJĄCE INFORMACJE O NICH
Dokumenty te obejmują:
- przede wszystkim jest to umowa o pracę, sporządzona zgodnie z art. 57 i 67 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej na piśmie, w dwóch egzemplarzach. Jeden egzemplarz umowy o pracę jest wydawany pracownikowi za pokwitowaniem, a drugi jest przechowywany przez pracodawcę - albo w Akta osobowe pracownik, lub w przypadku „Umowy o pracę z pracownikami”;
- następnie dla każdego pracownika wydawana jest karta osobista (ujednolicony formularz T-2). Karty osobiste mogą być przechowywane tylko w oddzielnym pliku;
- akta osobowe pracowników nie są wymagane, ale ponieważ jest to bardzo wygodne dossier dla każdego pracownika, większość oficerów personalnych je sporządza. Powtarzamy, że nie jesteśmy zobowiązani do przechowywania akt osobowych, ale jeśli taka decyzja zostanie podjęta, to konieczne jest ich przechowywanie na ściśle określonych zasadach przetwarzania akt osobowych. Możesz jednak po prostu uporządkować pliki lub foldery dla każdego pracownika dla wygody kierownika ds. personalnych. Te foldery zawierają kopie wszystkich dokumentów związanych z konkretnymi pracownikami;
- księgi pracy pracowników są dokumentami o ścisłej księgowości i sprawozdawczości, dlatego muszą być przechowywane w bezpiecznym, trwale zamkniętym. Zeszyty pracy są sporządzane w ścisłej i ścisłej zgodności z Zasadami prowadzenia i przechowywania zeszytów ćwiczeń, przygotowywania formularzy zeszytów ćwiczeń i dostarczania ich pracodawcom, zatwierdzonych dekretem rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 16 kwietnia 2003 r. Nr 2003. nr 69.
ZAMÓWIENIA PERSONELU
Pracownik odpowiedzialny za prowadzenie dokumentacji kadrowej jest zobowiązany do przygotowania projektów zarządzeń dla personelu oraz zorganizowania ich zatwierdzenia przez odpowiednich urzędników i podpisania przez kierownika organizacji. Rozkazy personalne muszą być przechowywane i rejestrowane oddzielnie od rozkazów personalnych. Należą do nich zamówienia, dla których opracował Państwowy Komitet Statystyczny ujednolicone formularze:
- o zatrudnieniu pracownika - formularz T-1;
- o zatrudnianiu pracowników - formularz T-1a;
- o przeniesieniu pracownika do innej pracy - formularz T-5;
- W sprawie przeniesienia pracowników do innej pracy - formularz T-5a;
- w sprawie udzielenia pracownikowi urlopu - formularz T-6;
- o udzieleniu urlopu pracownikom - formularz T-6a;
- o wypowiedzeniu (wypowiedzeniu) umowy o pracę z pracownikiem (zwolnieniu) - formularz T-8;
- o rozwiązaniu (unieważnieniu) umowy o pracę z pracownikami (zwolnienie) - formularz T-8a;
- o wysłaniu pracownika w podróż służbową - formularz T-9;
- o wysłaniu pracowników w podróż służbową - formularz T-9a;
- w sprawie awansu pracownika - formularz T-11;
- w sprawie zachęt dla pracowników - formularz T-11a.
Oprócz tych rozkazów oficerowie personalni muszą sporządzić w dowolnej formie (lub stworzyć dla nich własne ujednolicone formularze) następujące rodzaje zamówień:
- o łączeniu stanowisk (zawodów);
- w sprawie zastąpienia czasowo nieobecnego pracownika bez zwolnienia z podstawowych obowiązków;
- w sprawie nakładania kar;
- w sprawie wcześniejszego wycofania kar;
- o zmianach danych osobowych pracownika;
- w sprawie przyznania stopnia;
- o przyciąganiu Praca po godzinach;
- o przyciąganiu do pracy w weekendy (święta);
- o obowiązku;
- w sprawie ustanowienia lub zniesienia dodatków osobistych;
- o zmianie trybu pracy.
ZAMÓWIENIA NA GŁÓWNE DZIAŁANIA I INNE DOKUMENTY
Chciałbym szczególnie powiedzieć, że kadra oficerska musi przygotować szereg rozkazów dla swojej podstawowej działalności. Oczywiście zlecenia te będą rejestrowane i przechowywane wraz z innymi zleceniami tej kategorii, ale za ich przygotowanie i dalszą pracę z nimi odpowiada oficer personalny. Są to w szczególności zamówienia:
- w sprawie zatwierdzenia tabeli personelu;
- w sprawie poprawek do personel;
- o dokonywaniu zmian (uzupełnień) harmonogramu urlopów;
- w sprawie zmian (uzupełnień) przepisów lokalnych;
- w sprawie anulowania bezprawnie lub błędnie wydanych poleceń dotyczących personelu itp.
Wymieniliśmy już kilka ujednoliconych formularzy dokumentacji personalnej, które powinny znajdować się w każdej organizacji. (Zauważ, że w artykule skierowanym do czytelników zajmujących się pracą kadrową nie bierzemy pod uwagę dokumentów płacowych. To temat do rozmowy z księgowymi). Jednak oprócz nich każdy oficer personelu powinien być w stanie sporządzić
- świadectwo podróży - formularz T-10;
- przydział pracy - formularz T-10a;
- kalkulacja noty o udzieleniu pracownikowi urlopu - formularz T-60 (strona przednia);
- naliczanie notatek po rozwiązaniu (rozwiązaniu) umowy o pracę z pracownikiem (zwolnienie) - formularz T-61 (strona przednia);
- ustawa o przyjęciu pracy wykonywanej na podstawie umowy o pracę zawartej na czas wykonywania określonej pracy – wzór T-73 (ten typ umowy o pracę na czas określony jest niezwykle rzadki, dlatego nawet doświadczeni oficerowie kadrowi z wieloletnim stażem pracy często nie miał do czynienia z formą T-73).
REJESTRACJA DOKUMENTÓW
Obecnie istnieją trzy sposoby rejestracji:
- najprostszy - w czasopismach;
- doskonalszy - za pomocą szafki na dokumenty;
- i najdoskonalszy, wygodny, szybki - przy pomocy odpowiednich programów komputerowych.
Sekretarze mają swobodę wyboru najbardziej odpowiedniego dla nich sposobu rejestracji dokumentów dotyczących głównej działalności firmy w każdym konkretnym przypadku. Ale rejestracja dokumentów personalnych może odbywać się tylko za pomocą dzienników. W przypadku sporu pracowniczego sąd lub państwowa inspekcja pracy mogą nie uznać rejestracji komputerowej. Ale konieczne jest udowodnienie, że ten lub inny dokument został utworzony naprawdę w dniu wskazanym w rekwizytach „daty”! Od tego zależy wynik sprawy.
A więc, jakie rejestry rejestracji dokumentów personalnych muszą znajdować się w organizacji:
- Dziennik rejestracji umowy o pracę(które można rejestrować jako zamówienia - w ciągu roku kalendarzowego, rozpoczynając numerację ponownie od nowego roku. Lub można np. rejestrować tabele kadrowe - na cały okres działalności organizacji, czyli od pierwszego umowa o pracę zawarta raz potem z pierwszym pracownikiem, a do ostatniego, która kiedyś zostanie zawarta, podobno na krótko przed likwidacją firmy);
- rejestr rejestracji karty osobiste(T-2);
- rejestr akt osobowych pracowników (jeśli są prowadzone);
- logi do rejestracji zleceń (liczba logów ustalana jest w zależności od wielkości przepływu pracy personelu. Wszystkie zlecenia personelu mogą być rejestrowane w jednym lub kilku logach - aż do momentu rejestracji różne rodzaje zamówienia, można korzystać z różnych magazynów);
- dziennik rejestracji aktów (w sprawie odmowy zapoznania się z dokumentami, absencji, naruszeń wewnętrznych przepisów pracy itp.);
- księga rachunkowa dotycząca przemieszczania ksiąg pracy i wkładek do nich (jest przechowywana, podobnie jak zeszyty pracy, w sejfie).
Na zasadzie opcjonalnej (ale jest to bardzo przydatne z punktu widzenia dowodu) prowadzone są rejestry oświadczeń pracowników, raportów i notatki wyjaśniające związane z personelem.
Księgi rachunkowe są potrzebne do ewidencji:
- Praca po godzinach;
- wykorzystane i niewykorzystane dni corocznego płatnego urlopu
- czas wolny dla pracowników itp.
Indeks kart z ostrzeżeniami
W wielu przypadkach Kodeks Pracy wymaga, aby pracownicy byli na czas ostrzegani o wystąpieniu określonych zdarzeń. Dlatego niezwykle przydatne jest przechowywanie pliku ostrzeżeń (papierowych lub w w formie elektronicznej) o tych wydarzeniach:
- wygaśnięcie okresu testowego (zwolnienie pracowników, którzy nie zdali testu, jest możliwe tylko wtedy, gdy zostali o tym ostrzeżeni na piśmie, wskazując przyczyny z co najmniej trzydniowym wyprzedzeniem - art. 71 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej);
- wygaśnięcie umowy o pracę (konieczne jest również pisemne powiadomienie pracownika co najmniej trzy dni przed zwolnieniem - art. 79 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej);
- coroczne płatne urlopy (pracownik musi zostać powiadomiony o rozpoczęciu urlopu nie później niż dwa tygodnie przed jego rozpoczęciem - art. 123 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej);
- dodatkowo możesz robić „przypomnienia” o wszelkich innych wydarzeniach (urodziny pracowników itp.) dla wygody pracy.
Każdy oficer personalny dostaje pracę w nowa organizacja, nieuchronnie stanie przed koniecznością szybkiego ustalenia dokumentacji kadrowej. Dobrze, jeśli poprzedni specjalista pozostawił dokumenty w porządku. Ale zdarzają się też przypadki, kiedy prace kadrowe trzeba zaczynać niemal od zera. Jakie dokumenty regulują główne zagadnienia pracy personelu? Jak sprawdzić, czy w firmie jest wystarczająco dużo lokalnych aktów? Dlaczego lepiej jest pobierać próbki do rejestracji decyzji personalnych z uchwały Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 5 stycznia 2004 r. Nr 1?
Jakie przepisy powinien znać oficer personalny
W większości organizacji praca pracownika działu personalnego nie ogranicza się do konieczności prowadzenia dokumentacji kadrowej (rejestr przyjęcia, przeniesienia, zwolnienia, urlopów, podróży służbowych itp.). Często funkcjonariusze personelu muszą być bezpośrednio zaangażowani w tworzenie lokalnych przepisów regulujących stosunki pracy między pracownikiem a pracodawcą. Ponadto oficerowi personalnemu często przypisuje się odpowiedzialność za przygotowanie do kontroli przez różne organy (państwowa inspekcja pracy, prokuratura, wojskowy urząd rejestracji i rekrutacji, Roskomnadzor, fundusz emerytalny Rosji itp.). W tym zakresie musi znać nie tylko Kodeks pracy, ale także szereg przepisów, które bezpośrednio lub pośrednio odnoszą się do pracy personelu.
Wszystkie te akty można warunkowo podzielić na pewne grupy (tabela na str. 60). Większość z nich jest obowiązkowa dla wszystkich organizacji, niezależnie od formy prawnej czy formy własności. Za ich naruszenie pracodawca może zostać pociągnięty do odpowiedzialności administracyjnej.
Jakie akty lokalne powinny znajdować się w organizacji Oprócz aktów na poziomie federalnym działalność działu personalnego każdej firmy regulują przepisy lokalne (art. 8 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). Ustawa nie zawiera wykazu aktów lokalnych dotyczących Dokumentację personelu, który musi znajdować się w organizacji. Część z nich jest jednak wymieniona w Kodeksie pracy, co czyni je obowiązkowymi.
- wewnętrzne przepisy pracy (ust. 3 drugiej części art. 21 ust. 5 pierwszej części art. 22 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej);
- personel (art. 15 ust. 3 część druga, art. 57 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, ust. 1 pisma Rostrud z dnia 22 marca 2012 r. Nr 428-6-1, ust. 11 pisma Rostrud z dnia 31 października 2007 r. nr 4414-6);
- harmonogram urlopów (art. 123 kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej).
Ponadto prawo wyraźnie stanowi, że pracodawca musi opracować lokalne akty dotyczące wynagrodzeń (część druga art. 135 kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej), przetwarzanie danych osobowych pracowników (art. 87 kodeksu pracy rosyjskiego Federacji) oraz zatwierdzenie instrukcji ochrony pracy (paragraf 23 części 2 drugiego artykułu 212 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). W razie potrzeby firma musi posiadać akty ustalające listę pracowników o nieregularnych godzinach pracy (art. 101 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej), procedurę podziału pracowników na dodatkowe kształcenie zawodowe(część druga artykułu 196 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej).
Każda firma samodzielnie określa konkretną listę lokalnych dokumentów regulacyjnych (diagram na stronie 63). Lista aktów przewidzianych w schemacie nie jest wyczerpująca. Specyfika organizacji może sugerować istnienie innych lokalnych dokumentów. Z reguły wykaz aktów zatwierdzany jest postanowieniem (przykład na str. 62).
Powiązane dokumenty
Lista przepisów, na których opiera się praca personelu
Zakres regulacji | Nazwa aktu normatywnego |
Ogólne problemy prawo pracy | |
Podstawowe zasady i zasady relacji pracownika z pracodawcą, tryb formalizowania procedur kadrowych, udzielanie gwarancji, odszkodowań, w tym niektórych kategorii pracowników | Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej nr 197-FZ z dnia 30 grudnia 2001 r. (zwany dalej Kodeksem pracy Federacji Rosyjskiej) |
Zarządzanie dokumentacją kadrową | |
Procedura przetwarzania dokumentów kadrowych (zlecenia nr 402-FZ „W sprawie księgowości” dla personelu, personelu, harmonogramu urlopów itp.) | Artykuł 9 ustawy federalnej z dnia 6 grudnia 2011 r. |
Jednolite formy podstawowy dokumentacja księgowa w sprawie rozliczania pracy i jej wypłaty, zatwierdzony dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 5 stycznia 2004 r. Nr 1 (jeśli pracodawca nadal je stosuje zgodnie z lokalną ustawą) |
|
GOST R 6.30-2003 „Ujednolicony system dokumentacji organizacyjnej i administracyjnej. Wymagania dotyczące dokumentacji”, zatwierdzony dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 3 marca 2003 r. Nr 65. | |
Zasady prowadzenia, przechowywania i rozliczania ksiąg pracy | Zasady prowadzenia i przechowywania ksiąg pracy, sporządzania formularzy książeczek pracy i udostępniania ich pracodawcom, zatwierdzone Dekretem Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 16 kwietnia 2003 r. nr 225 |
Instrukcja wypełniania zeszytów roboczych, zatwierdzona dekretem Ministerstwa Pracy Rosji z dnia 10 października 2003 r. Nr 69 | |
Utworzenie archiwum w organizacji zgodnie z zasadami księgowania, przechowywania, pozyskiwania i wykorzystywania dokumentów archiwalnych | prawo federalne z dnia 22.10.2004 nr 125-FZ „On archiwizacja W Federacji Rosyjskiej |
Wykaz standardowych zarządczych dokumentów archiwalnych generowanych w toku działalności organów państwowych, organów samorząd i organizacje, wskazujące okresy przechowywania, zatwierdzone rozporządzeniem Rosji z dnia 25 sierpnia 2010 r. Nr 558 | |
Procedura wypełniania karty czasowej niezdolności do pracy, rejestracja urlopu |
Ustawa federalna nr 255-FZ z dnia 29 grudnia 2006 r. „Obowiązkowe ubezpieczenie społeczne w przypadku czasowej niezdolności do pracy oraz w związku z macierzyństwem" |
Rozporządzenie Ministerstwa Zdrowia i Rozwoju Społecznego Rosji z dnia 26 kwietnia 2011 r. Nr 347n „O zatwierdzeniu formularza zwolnienia chorobowego” |
|
Dane osobiste | |
Praca z danymi osobowymi pracowników organizacji |
Ustawa federalna z dnia 27 lipca 2006 r. Nr 152-FZ „O danych osobowych” |
rejestracja wojskowa | |
Prowadzenie ewidencji wojskowej w organizacjach, prawa i obowiązki kierowników i osób odpowiedzialnych w zakresie ewidencji wojskowej | Ustawa federalna z dnia 28 marca 1998 r. Nr 53-FZ „O służbie wojskowej i służbie wojskowej” |
Regulamin rejestracji wojskowej, zatwierdzony dekretem rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 27 listopada 2006 r. Nr 719 | |
Wytyczne w sprawie prowadzenia ewidencji wojskowej w organizacjach zatwierdzonych przez Sztab Generalny Sił Zbrojnych Federacji Rosyjskiej w dniu 11 kwietnia 2008 r. | |
Interakcja z FIU | |
Tryb i wysokość naliczania składek ubezpieczeniowych w Fundusz emerytalny o obowiązkowe ubezpieczenie emerytalne pracowników | Ustawa federalna z dnia 15 grudnia 2001 r. Nr 167-FZ „O obowiązkowym ubezpieczeniu emerytalnym w Federacji Rosyjskiej” |
Interakcja z FMS Rosji | |
Procedura wydawania zezwolenia na pracę, regulamin pracy z pracownikami zagranicznymi | Ustawa federalna z dnia 25 lipca 2002 r. Nr 115-FZ „O statusie prawnym cudzoziemców w Federacji Rosyjskiej” |
Ustawa federalna z dnia 18 lipca 2006 r. Nr 109-FZ „O rejestracji cudzoziemców i bezpaństwowców w Federacji Rosyjskiej” | |
Zarządzenie Federalnej Służby Migracyjnej Rosji nr 147 z dnia 28 czerwca 2010 r. Tryb i warunki wykonywania Przepisy administracyjne zatwierdzone zarządzeniem Federalnej Służby Migracyjnej Ministerstwa Spraw Wewnętrznych Rosji nr 338, Federalna Migracja Serwis Rosji nr 97 z dnia 30 kwietnia 2009 r. | |
Czeki | |
Procedura przeprowadzania kontroli przez państwo i władze miejskie | Ustawa federalna z dnia 26 grudnia 2008 r. nr 294-FZ „O ochronie praw” osoby prawne oraz indywidualni przedsiębiorcy w sprawowaniu kontroli państwowej (nadzoru) i kontroli gminnej” |
Akty lokalne można nazwać na różne sposoby: rozporządzenia, instrukcje, zasady, przepisy itp. Najważniejsze jest to, że normy tych aktów nie są sprzeczne z obowiązującym prawem pracy i nie pogarszają pozycji pracowników. Ponadto ważne jest przestrzeganie procedury ich przyjmowania (część druga, trzecia, art. 8 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). W przeciwnym razie takie dokumenty nie podlegają obowiązkowi (część czwarta artykułu 8 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). Zmiany w lokalnym akt normatywny złożony w tej samej kolejności, w jakiej został zatwierdzony.
Lepiej powierzyć opracowywanie aktów lokalnych nie jednemu pracownikowi, ale grupie roboczej. Skład grupy i jej uprawnienia należy ustalić w kolejności (przykład na str. 64). Pracownicy muszą zapoznać się z dokumentem za podpisem (paragraf 10, część druga, art. 22 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej).
Od czego zacząć audyt lokalnych aktów firmy
Najpierw musisz sprawdzić, czy wszystko dokumenty obowiązkowe dostępne i sporządź ich listę. Jeśli firma nie ma nawet obowiązkowych aktów lokalnych, to trzeba je najpierw opracować.
Po drugie, należy zwrócić uwagę na poprawność przygotowania dokumentów pod kątem pracy biurowej oraz zgodność z obowiązującymi przepisami.
Po trzecie, należy sprawdzić, czy przestrzegana jest procedura przyjęcia aktu lokalnego. Tak więc, jeśli firma ma organizacja związkowa, wówczas dokument musi mieć znak zgody (z uwzględnieniem opinii) ze związkiem zawodowym (art. 372 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej).
Po czwarte, musisz dowiedzieć się, jakich dokumentów brakuje. Bardzo łatwo jest określić takie działania, jeśli najpierw sporządzisz i zatwierdzisz na zamówienie listę dokumentów, które są obowiązkowe dla danej organizacji.
Weryfikacji podlegają nie tylko postanowienia, instrukcje i rozkazy, ale również wszelkie dokumenty dotyczące dokumentacji kadrowej i zarządzania personelem. Oceniana jest obecność i zgodność z ustawodawstwem umów o pracę, poprawność prowadzenia akt osobowych pracowników, wypełnianie ksiąg pracy i wkładek do nich, czasopisma rejestracja zleceń dla personelu itp.
Nie próbuj ogarniać od razu całego zakresu prac. Ustalaj priorytety i działaj stopniowo. Dla wygody zalecane jest grupowanie standardowych dokumentów w foldery elektroniczne i papierowe.
Zapamiętaj najważniejsze
Eksperci, którzy brali udział w przygotowaniu notatki merytorycznej:
Alexander TIMOSHENKO, kierownik działu zasobów ludzkich, radca prawny Aral Plus CJSC (Odincowo, obwód moskiewski):
– Podstawowym dokumentem w pracy każdej służby personalnej jest Kodeks Pracy Federacji Rosyjskiej. Biorąc pod uwagę specyfikę działalności organizacji, od oficera personalnego może być wymagana znajomość innych przepisów prawnych i regulaminów, umiejętność śledzenia i uwzględniania praktyka sądowa oraz aktualne zmiany w prawie pracy.
Maria MASYUTINA, Starszy Prawnik, Praktyka Prawa Pracy, ANKOR Human Resources Holding (Moskwa):
- Oficer personalny musi zapoznać się z uchwałą Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 5 stycznia 2004 r. Nr 1. Zawiera szablony większości podstawowych dokumentów personalnych, które będą przydatne przy przetwarzaniu zamówień, obsadzie personelu itp.
Natalia RYZHKOVA, HR and HR Documentation Manager, BDO Unicon Outsourcing (Moskwa):
- więc lokalne akty, ponieważ wewnętrzny regulamin pracy, personel, harmonogram urlopów, przepisy dotyczące danych osobowych, przepisy dotyczące premii (w przypadkach, gdy organizacja ma system motywacyjny), wszystkie oznaki regulacyjnych aktów prawnych są nieodłączne. Ich obecność w organizacji i wiedza jest obowiązkowa.
Alena SHEVCHENKO, prawnik, ekspert magazynu Kadrovoe Delo:
– Kontrolując akty lokalne, zwracaj uwagę na zgodność ich przepisów z obowiązującym prawem pracy. Lokalne normy organizacji nie mają zastosowania, jeśli naruszają prawa pracowników w porównaniu z Kodeks pracy. Oznacza to, że inspekcja pracy ma prawo zażądać od firmy wyłączenia takich norm z dokumentu pracodawcy.