Fiecare companie și antreprenor care acționează în calitate de angajator, atunci când utilizează forța de muncă a angajaților, trebuie să țină cont de programul de lucru al acestora. Legislația prevede utilizarea unui formular special în aceste scopuri, numit fișă de timp de lucru. Responsabilitatea pentru completarea acestuia revine oficialilor responsabili.
Codul Muncii al Federației Ruse stabilește că fiecare angajator, indiferent de forma sa de proprietate, trebuie să țină evidența orelor lucrate de angajații săi. Pentru lipsa pontajelor, sunt prevăzute sancțiuni administrative atât pentru organizație în sine, cât și pentru angajații săi responsabili.
O fișă de pontaj este un formular care conține informații despre zilele lucrătoare pentru fiecare angajat, precum și despre absențe de la serviciu din motive bune sau rele. Se poate face în două moduri:
- Toate datele privind prezența sau absența angajaților sunt păstrate zilnic.
- Datele sunt introduse în foaia de pontaj în caz de abatere, de ex. în caz de absență, neprezentare, întârziere etc.
Pe baza informațiilor din acest document, salariile sunt calculate pentru tot personalul companiei. Vă permite să monitorizați respectarea disciplinei muncii, precum și durata standard a săptămânii de lucru, durata și îndeplinirea sarcinilor în weekend.
Legislația stabilește o săptămână de 40 de ore pentru un loc de muncă de cinci zile și o săptămână de 36 de ore pentru un loc de muncă de șase zile. Cu o contabilitate rezumată, norma poate fi încălcată, principala cerință este ca aceasta să corespundă unei anumite sume pentru perioada de raportare, de exemplu, un trimestru.
Atunci când o companie primește o inspecție de la inspectoratul de muncă, principalul document pe care îl solicită este o fișă de lucru. Este, de asemenea, principala sursă de generare a rapoartelor statistice privind forța de muncă și personal.
Procedura de utilizare a buletinului de calificare
Foile de pontaj sunt atribuite unui anumit angajat, care este controlat de șeful unității sale structurale. Înregistrările în buletinul de calificare se fac în fiecare zi.
Conform normelor legii, o entitate comercială are dreptul de a utiliza un formular în formularul T-12 sau formularul T-13, aprobat de Rosstat. Prima opțiune este utilizată atât pentru contabilizarea perioadei de muncă, cât și pentru calcularea salariilor. Al doilea document poate fi folosit dacă timpul de lucru este reflectat automat.
De asemenea, compania își poate dezvolta propriul document ținând cont de nevoile existente. În același timp, trebuie să conțină o serie de detalii obligatorii. Programele de contabilitate a personalului conțin formulare unificate.
Completarea foii de pontaj se poate face manual sau folosind un computer. În acest din urmă caz, toate informațiile sunt introduse în program, iar formularul în sine este tipărit la sfârșitul lunii.
În acest caz, în buletinul de evaluare sunt utilizate denumiri speciale. Sunt alfabetice și numerice. De exemplu, munca unui angajat în intervalul normal este reflectată de litera Y sau codul 01. Documentul este introdus mai întâi cu codul, iar apoi cu durata muncii. Cifrele nu pot fi folosite chiar așa; ele trebuie completate pe baza documentelor justificative sau altfel.
Foaia de pontaj reflectă tot timpul, inclusiv călătoriile de afaceri, vacanțele, concediile medicale etc. Puteți introduce codul pentru tipul de remunerație în foaia de pontaj, care este un cod digital din patru cifre. De exemplu, codul 2000 este folosit pentru salarii, 2010 pentru contracte civile, 2012 pentru concediu și compensare, 2300 pentru concediu medical etc.
Foaia de pontaj este închisă în ultima zi a lunii sau în ziua următoare. Persoana responsabilă îl înaintează șefului departamentului pentru verificare și semnătură, apoi îl transmite departamentului de personal. Serviciul de personal verifică informațiile din foaia de pontaj furnizată cu documente despre personal. După aceasta, foaia de pontaj este trimisă la departamentul de contabilitate pentru calculul salariului.
Trebuie avut în vedere faptul că foaia de pontaj trebuie să fie prevăzută în două părți, din care prima jumătate a lunii este prevăzută pentru calcularea unui avans, iar a doua jumătate pentru calcularea salariului integral pe baza rezultatelor lunii lucrate. .
Documentul uzat este depus în dosare speciale, iar la sfârșitul anului este trimis la arhivă, unde poate fi păstrat până la cinci ani. Dacă firma, în conformitate cu o evaluare specială, are condiții de muncă dăunătoare și periculoase, acest formular trebuie păstrat până la 75 de ani.
Exemplu de foaie de timp
Vă rugăm să rețineți că pentru comoditate și pentru un conținut mai bun de informare al exemplului, am modificat ușor foaia de pontaj - unele linii au fost eliminate și unele au fost adăugate, dar sensul general nu a fost schimbat. La sfârșitul paginii puteți descărca exemple de foi de pontaj în format Excel.
Trebuie să începeți să completați din antetul documentului. Aici sunt indicate numele complet al companiei și codul acesteia conform directorului OKPO, pe rândul următor - pentru ce unitate structurală se întocmește acest raport.
Apoi se înregistrează numărul de serie al documentului, data întocmirii, precum și perioada pe care o acoperă (de obicei o lună calendaristică).
După aceasta, partea principală a documentului este completată.
Coloana 1 - numărul în ordinea rândurilor din acest tabel
Coloanele 2 și 3 - Numele complet. angajat, funcția acestuia, numărul de personal alocat.
Coloana 4 este folosită pentru a înregistra prezența sau absența angajatului în fiecare zi. Pentru fiecare zi, sunt alocate două celule, una sub cealaltă - cea de sus conține o denumire de cod, de obicei sub forma unei litere sau un număr, cea de jos conține numărul de ore lucrate sau poate fi lăsată necompletată.
Codurile de bază pentru completarea prezenței:
- I – dacă salariatul a lucrat o zi întreagă de lucru.
- K – dacă angajatul se află într-o călătorie de afaceri.
- B – acest cod marchează weekend-urile și sărbătorile.
- OT – când salariatul se află în concediu anual de bază plătit.
- B – În caz de boală a salariatului (concediu medical) sau invaliditate temporară.
- ÎNAINTE - dacă angajatul a luat concediu fără plată (pe cheltuiala proprie).
- P – concediu acordat unei angajate cu ocazia sarcinii si nasterii.
- OZH – concediu de îngrijire a unui copil sub 3 ani.
- NN - în cazul în care un angajat nu se prezintă la locul de muncă din motive necunoscute. Puteți fie să lăsați un spațiu gol, fie să indicați acest cod până când motivul absenței este clarificat, dacă acestea sunt valide, atunci va trebui să introduceți un cod corespunzător motivului;
Coloana 5 indică câte zile și ore au fost lucrate pentru fiecare jumătate a lunii - zile în sus, ore în jos.
Coloana 6 indică aceleași date, dar pentru întreaga lună.
Coloanele 7-9 sunt folosite pentru a indica informații destinate calculării salariului. Dacă toți angajații incluși în foaia de pontaj folosesc același cod de salariu și același cont corespunzător, atunci în antetul acestui tabel trebuie să completați coloanele corespunzătoare cu același nume. În acest caz, coloanele 7-8 direct din linia angajatului rămân goale și trebuie să indicați doar datele în coloana 9.
Dacă în cursul lunii codurile și conturile angajaților diferă, atunci în coloana 7 este indicat codul digital corespunzător tipului de remunerare solicitat. În continuare, în coloana 8 trebuie să introduceți numărul contului conform Planului de Conturi, care corespunde acestui tip de plată. Coloana 9 indică numărul de zile sau de ore care au fost lucrate conform tipului de plată înregistrat.
Codurile salariale de bază:
- 2000 – la plata salariilor în baza contractelor standard de muncă și a indemnizațiilor de călătorie.
- 2010 – în cazul plății pentru muncă în baza contractelor civile.
- 2012 – dacă salariatului i se plătește concediu de odihnă.
- 2300 – la plata concediilor medicale și a indemnizațiilor de invaliditate temporară.
În coloanele 10-13, sunt introduse informații despre absența angajatului de la locul de muncă - aici trebuie să indicați codul corespunzător motivului, precum și câte zile sau ore se aplică.
În partea de jos a foii de pontaj din stânga se află numele de familie, funcția și semnătura personală a persoanei care a completat-o. Vis-a-vis de el, în dreapta, documentul este semnat de șeful secției pentru care s-a întocmit buletinul și angajatul departamentului de personal indicând datele acestora. Data semnării de către fiecare dintre persoanele responsabile este indicată aici.
Nuanțe
La foaia principală de pontaj poate fi adăugată o foaie suplimentară, care trebuie completată pentru angajat la concedierea acestuia. La sfarsitul lunii, se ataseaza la fisa generala de pontaj, in care se face o inscriptionare pentru salariatul pensionar „Concedat”.
Absența angajatului de la serviciu
Dacă un angajat nu se prezintă la serviciu dintr-un motiv necunoscut, atunci în coloana 4 a foii de pontaj trebuie să introduceți codul „NN” sau „30” - „Absență din motive necunoscute”. După ce angajatul confirmă motivul absenței - concediu medical, absenteism etc., se fac corecții la foaia de pontaj și se schimbă codul „NN” cu cel corespunzător motivului absenței.
Boală în timpul vacanței
Dacă un angajat s-a îmbolnăvit în timpul concediului anual și la întoarcerea din acesta a adus concediu medical, în acest caz zilele de boală indicate în buletinul de evaluare sunt marcate cu codul (B) în locul zilelor marcate de concediu (OT). În acest caz, concediul va fi prelungit pe durata bolii salariatului.
Sărbătoare în timpul vacanței
Dacă, în conformitate cu calendarul de producție, sărbătorile cad în perioada vacanței, de exemplu sărbătoarea mai, atunci aceste zile nu sunt incluse în vacanță - trebuie introdus codul (B). Zilele rămase sunt, de asemenea, marcate cu codul corespunzător (OT). Deci, de exemplu, o vacanță poate cădea de Ziua Rusiei dacă este luată din 11 iunie până în 18 iunie. În acest caz, data de 13 iunie este marcată cu codul (B).
Angajatorul trebuie să țină evidența timpului lucrat pentru fiecare angajat. Acest fapt este menționat în articolul 91 partea 4 din Codul Muncii al Federației Ruse. În acest articol vă puteți descărca gratuit și vă puteți familiariza cu formularul de fișă de lucru (WTC) pentru 2016, precum și cu un exemplu de completare a acestei foi de timp
22.08.2016Se știe că foile de pontaj trebuie păstrate în următoarele forme:
- T-12 este un formular folosit pentru gestionarea muncii, precum și pentru calcularea salariilor.
- T-13 - buletinul URV.
Bilanțul ATC 2016 este disponibil pe această pagină. pentru descărcare gratuită:
Bilanțul URV pentru 2016 (probă)
Formularul nr. T-13:
Formularul nr. T-12:
Reguli de completare a buletinului URV în 2016.
Este imediat de remarcat faptul că formularele T-12/T-13 sunt folosite la înregistrarea timpului care a fost efectiv lucrat/nelucrat de fiecare angajat al companiei/organizației în mod individual. Acest lucru este necesar pentru a monitoriza respectarea de către angajați a programului general de lucru stabilit (WW), pentru a furniza informații cu privire la orele lucrate, pentru a calcula salariile și pentru a întocmi un raport statistic asupra muncii. Dacă se efectuează întreținerea separată a managementului muncii, precum și decontările cu personalul cu privire la salarii, atunci este posibil să utilizați secțiunea 1, care se numește „Contabilitatea orelor de lucru” din fișa de pontaj din formularul nr. T-12, ca document independent (nu este necesară completarea secțiunii 2 intitulată „Decontări cu personalul pentru plata forței de muncă” aici). În ceea ce privește formularul nr. T-13, acesta ar trebui utilizat pentru URA.
Bilanțul URV în 2016. trebuie întocmit într-un singur exemplar de către o persoană care are autoritatea necesară în acest sens. În continuare, se transmite șefului unității structurale, unui angajat de resurse umane, pentru semnătură, și merge la departamentul de contabilitate.
Marcajele din raportul privind motivele absenței de la locul de muncă, munca în regim de timp de lucru incomplet/depășirea timpului stabilit la cererea angajatului/angajatorului, durata redusă a Federației Ruse și altele asemenea trebuie făcute în conformitate cu cu acte întocmite corespunzător. Aceste documente sunt:
- Certificate de incapacitate de muncă.
- Adeverințe privind îndeplinirea atribuțiilor de stat/publice/muncă.
- Avertismente scrise privind timpul de nefuncționare.
- Declarații privind munca cu fracțiune de normă.
- Consimțământul scris al angajaților de a efectua ore suplimentare numai în cazurile stabilite de lege etc.
Pentru a reflecta costurile zilnice ale RV pentru luna pentru fiecare angajat în parte, foaia de pontaj are linii special desemnate:
- În formularul nr. T-12 există coloana 4, coloana 6 - două rânduri.
- În formularul nr. T-13 - aici este coloana 4 - patru rânduri (pentru fiecare jumătate a lunii - 2 rânduri), precum și coloana 15, coloana 16.
În formularele Nr. T-12 și Nr. T-13, și anume în coloanele 4.6, liniile superioare sunt folosite pentru a putea marca simbolurile (codurile) costurilor RV, iar cele inferioare - pentru a face înscrieri privind durata timpului lucrat/nelucrat (minute, ore) conform codurilor speciale de cost RV pentru o anumită dată. Dacă este necesar să creșteți numărul de coloane pentru a introduce detalii suplimentare în funcție de programul de lucru, acest lucru este destul de acceptabil. De exemplu, este necesar să se noteze orele de începere și de sfârșit a muncii în condiții care diferă de cele general acceptate.
La completarea coloanelor 5.7 din fișa de pontaj a formularului nr. T-12, numărul de zile lucrate trebuie introdus în rândurile de sus, iar numărul de ore lucrate individual de fiecare angajat în perioada contabilă în rândurile de jos.
Foaia de pontaj reflectă costurile RV. De asemenea, puteți utiliza metoda înregistrării complete a prezenței/absentismului la locul de muncă, înregistrând doar abaterile (târzieri, neprezentări, ore suplimentare etc.). La reflectarea absențelor de la serviciu, dacă acestea sunt înregistrate pe zi (vacanță, zile de invaliditate temporară, călătorii de afaceri, concedii pentru pregătire, timp pentru îndeplinirea sarcinilor de stat/publice etc.), în foaia de pontaj din rândul de sus în corespunzătoare coloane, ar trebui să introduceți exclusiv coduri de simbol, iar în partea de jos - lăsați necompletat.
Atunci când se întocmește o fișă de pontaj în conformitate cu formularul nr. T-12, în secțiunea 2, prevăzută pentru un singur tip de plată pentru toți angajații, precum și un cont corespunzător, trebuie completate coloanele de la 18 la 22, iar coloanele de la 18 la 34 trebuie să fie completate. pentru fiecare angajat separat.
Formularul Nr. T-13, denumit „Fila de raport”, este utilizat în timpul procesării automate a datelor contabile.
La compilarea unei foi de pontaj conform formularului nr. T-13:
- Dacă înregistrați datele contabile necesare pentru calcularea salariilor exclusiv pentru un singur tip de plată și un cont corespunzător, care sunt comune angajaților care sunt incluși în foaia de pontaj, atunci trebuie să completați detaliile „tipul codului de plată”, precum și ca „contul corespunzător” deasupra tabelului care are coloanele de la 7 la 9 și coloana 9 (nu este nevoie să completați coloanele 7 și 8 aici).
- Dacă înregistrați datele contabile necesare pentru calcularea salariilor pentru mai multe tipuri de plată și conturi corespunzătoare, trebuie să completați coloanele 7 până la 9. O secțiune suplimentară cu numere de coloane similare este prevăzută pentru completarea datelor corespunzătoare pentru tipurile de plată, dacă există sunt mai mult de patru dintre ele.
Formularele de pontaj în conformitate cu formularul nr. T-13, în care detaliile sunt completate parțial, pot fi produse folosind tehnologia informatică adecvată. Aceste detalii pot include:
Fiecare angajator are obligația de a ține evidența timpului efectiv lucrat de personal, în conformitate cu cerințele Codului Muncii al Federației Ruse. Nu există excepții pentru organizațiile cu diferite forme de proprietate și chiar pentru antreprenorii individuali.
Caracteristici de înregistrare a orelor de lucru
Departamentul de contabilitate al unei întreprinderi poate ține evidența orelor de lucru folosind una dintre cele 2 opțiuni:
- pe zi, în care se țin evidența fiecărei zile;
- rezumat, în cazul în care nu este posibilă determinarea duratei zilnice a zilei de lucru a salariatului.
Conform Codului Muncii, săptămâna de lucru ar trebui să fie de 40 de ore.
Dar tocmai pentru a doua opțiune contabilă acest indicator se poate abate de la standard. Dar, în perioada de raportare, toate procesările efective trebuie compensate prin deficiențe. În acest caz, perioada de raportare poate fi fie o lună, fie un trimestru.
Pentru lucrătorii adulți este prevăzută o săptămână de lucru de 40 de ore. Pentru cei care nu au împlinit încă 16 ani, aceasta este 24 de ore pe săptămână.
Pentru a începe să ținem evidențe rezumate ale timpului de lucru într-o companie, este suficient să emiti un ordin de la manager, care poate fi creat sub orice formă.
Pentru a vă asigura că fișele de pontaj ale personalului sunt păstrate corect și la timp, numiți o persoană responsabilă cu contabilitate. Astfel de responsabilități sunt prescrise de documentul de reglementare intern al companiei și sunt cel mai adesea atribuite ofițerului de personal, secretarului, departamentului de contabilitate etc.
Diferențele dintre formularele de fișă a timpului de lucru
Acest document important este păstrat pe formularul T12 sau T13. De asemenea, este posibil să vă dezvoltați propriul formular dacă acesta conține toate detaliile necesare (sunt specificate în Legea nr. 402-FZ).
Formularul selectat poate fi atașat ca anexă la comanda pentru întreprindere.
Dacă organizația nu înregistrează automat prezența personalului la locul de muncă, utilizați formularul standard T-12.
Cu ajutorul acestuia se oferă oportunități de monitorizare a timpului lucrat de angajați și înregistrarea plăților efectuate către aceștia.
Dacă păstrați acești indicatori separat, puteți completa doar prima secțiune numită „Contabilitatea timpului de lucru”. În acest caz, va fi o formă independentă.
Formularul T13 este utilizat în acele companii care au control automat al intrării și ieșirii personalului folosind sisteme de control acces.
Acest lucru vă permite să reduceți costurile de timp pentru contabilitate, iar formularul T13 este mai potrivit pentru aceste scopuri, deoarece nu prevede afișarea datelor privind salariile.
Foile de pontaj ale ambelor formulare conțin coloane care necesită introducerea obligatorie a datelor. Acesta este numărul de apariții la locul de muncă sau de absențe, indicând motivele absenței, informații despre orele suplimentare sau ore suplimentare, informații despre călătoriile de afaceri și timpii de nefuncționare în procesul de producție.
Pe baza Fișei de Contabilitate se calculează salariile pentru fiecare angajat.
In acest scop se folosesc tarife conform grilei de salarizare. Totodată, se ia în considerare numărul efectiv de ore lucrate.
Angajații tipurilor auxiliare de producție, precum și managerii de companie, sunt supuși salariilor bazate pe timp.
Aceeași situație se întâmplă și în cazul plății pentru lucrătorii cu normă parțială. Dar cu forma de remunerare la bucată, remunerația este calculată pe baza unei fișe de salariu, a unui ordin de muncă, a fișelor de traseu și a altor forme similare.
Datorita varietatii de oportunitati oferite pentru remunerare, fiecare departament de contabilitate poate alege una sau alta forma de angajare si plata pentru o anumita categorie de personal.
Completarea și procesarea foilor de pontaj
Formularul de pontaj pentru înregistrarea orelor de lucru lucrate este întocmit de o persoană autorizată într-un singur exemplar. Conține date despre prezența efectivă a angajatului la locul de muncă sau absențe de la locul de muncă, programul de lucru scurtat și așa mai departe.
Dacă este necesar, este permisă adăugarea unui număr de coloane pentru a afișa criterii suplimentare. Costurile timpului de lucru pot fi afișate pe foile de pontaj prin înregistrarea doar a absenteismului cu motive.
Formularele de foi de raport pot fi produse folosind tehnologia modernă de imprimare. În acest caz, unele detalii pot fi deja completate, de exemplu:
- diviziunea structurală a companiei;
- Numele complet al angajatului;
- profesia și specialitatea salariatului;
- Număr de personal.
Acestea sunt informații care sunt clasificate ca fiind permanente și, prin urmare, rareori pot fi modificate. Pe baza pontajului completat, se calculează salariile, se monitorizează respectarea programului de lucru de către personal și se întocmește raportări statistice.
În plus, formularul servește drept bază pentru inspecția de către inspectoratele de siguranță a muncii - pe baza acestuia, ele caută să vadă dacă au existat încălcări ale orelor de lucru permise și încălcări ale legislației muncii în general.
Necompletarea corectă a buletinului de evaluare va duce la amenzi pentru conducere în valoare de 1000-5000 de ruble și pentru întreprindere însuși în valoare de 30-50 mii de ruble (articolul 5.27 din Codul contravențiilor administrative).
Fișa de pontaj se completează, după cum s-a menționat mai sus, de către o persoană autorizată și se semnează de angajatul responsabil cu evidența personalului și de șeful unității structurale. După aceasta, documentul este trimis la departamentul de contabilitate pentru procesarea salariilor.
Timpul lucrat în companie în zilele de sărbători este reflectat prin intermediul codurilor speciale. Pentru mersul la muncă în astfel de zile, salariatul are dreptul la plata dublă, precum și o zi suplimentară de odihnă.
În buletinele de evaluare, astfel de situații sunt marcate cu codul РВ.
Nevoia de afișare a datelor în timp util
Să luăm un exemplu: un angajat al uneia dintre întreprinderi a mers la o unitate medicală, avertizând departamentul de personal că un certificat de concediu medical ar fi un document justificativ. Totuși, conform adeverinței furnizate de acesta, era vorba de primirea de sfaturi medicale.
În acest caz, motivul absenței de la locul de muncă nu a fost boala, ci propria inițiativă a angajatului. Aceasta înseamnă că o astfel de neprezentare poate fi considerată absenteism cu toate consecințele care decurg.
Pentru astfel de zile, pe buletinul de calificare va fi plasat un marcaj cu codul „NN”. Pentru perioadele de călătorii de afaceri, semnele „K” sunt introduse în foaia de pontaj.
Necesitatea completării corecte a buletinului de evaluare se datorează și faptului că Fondul de asigurări sociale nu poate contabiliza cheltuielile companiei pe certificatul de incapacitate de muncă. Va fi imposibil să se confirme numărul de zile lucrate de angajat, iar acest lucru este necesar pentru calcularea corectă a remunerației.
Modificări ale foilor de pontaj în 2016
În anul 2016 nu sunt planificate modificări în ceea ce privește formularele de formulare de înregistrare a orelor de lucru.
Fișa de pontaj pentru 2016: dificultăți cu concediul medical
La calcularea și procesarea concediului medical pentru copii, puteți întâlni oricând două situații. În primul rând, angajatul poate aduce un certificat de medic în loc de un certificat de incapacitate de muncă pentru zilele de boală a copilului. În al doilea rând, o sucursală a Fondului Federal de Asigurări Sociale al Federației Ruse poate refuza rambursarea concediului medical al copilului dacă angajata era în concediu de maternitate, dar lucra cu jumătate de normă. În ambele situații, nu este deloc clar cum să reflectați handicapul pe foaia de pontaj și să introduceți aceste zile în certificatul de câștig.
Foaie de pontaj, când în loc de concediu medical - un certificat
Numărul de zile de boală pe care compania trebuie să le plătească depinde de vârsta copilului. De exemplu, dacă un copil sub 7 ani este bolnav, atunci prestația se plătește pentru cel mult 60 de zile calendaristice pe an, dacă vârsta copilului este de la 7 la 15 ani - nu mai mult de 45 de zile calendaristice (articolul 6 din Legea federală din 29 decembrie 2006 nr. 255 -FZ). Dacă această limită este depășită, nu se acordă prestații pentru zilele de incapacitate peste limită. Pe baza acestui fapt, unii medici documentează zilele extralimitate de îngrijire a copiilor cu certificate, mai degrabă decât concedii medicale.
Cu toate acestea, legislația nu prevede un alt document privind invaliditatea temporară, altul decât certificatul de concediu medical (Partea 5 a articolului 13 din Legea din 29 decembrie 2006 nr. 255-FZ). Și chiar și oficialii cred că medicul trebuie să elibereze un certificat de concediu medical pentru întreaga perioadă de îngrijire a copilului, inclusiv pentru zilele în afara limită (scrisoare de la Fondul Federal de Asigurări Sociale din Rusia din 19 decembrie 2014 nr. 17-03-). 14/06–18772).
Cu toate acestea, un certificat de medic confirmă că munca a fost ratată dintr-un motiv întemeiat. Poate fi acceptat ca document justificativ. Dacă numărul de zile de îngrijire a unui copil nu a depășit încă limita, este necesar un certificat de incapacitate de muncă pentru prestație.
Introduceți aceleași coduri în foaia de pontaj ca și cum angajatul ar fi adus concediu medical în zilele cu limită suplimentară. Și anume, zilele de îmbolnăvire a copilului, confirmate printr-un certificat de incapacitate de muncă, sunt indicate în buletinul cu codul „B”. Iar zilele în care medicul a eliberat un certificat sunt codificate „T” (concediu medical fără atribuire de prestații).
Motivul absenței de la locul de muncă este valabil, iar acest lucru este confirmat de certificatul medicului. De aceea, nu te poți înregistra în aceste zile ca absenteism și nici nu are rost să trimiți un angajat în concediu pe cheltuiala lui și, în plus, acest lucru va scurta perioada de concediu a angajatului. La urma urmei, timpul concediului medical al copiilor, inclusiv cel înregistrat în buletinul pe baza certificatului medicului, este inclus în această perioadă de serviciu în întregime. Și concediul pe cheltuiala dvs. este doar în termen de 14 zile calendaristice pe an de lucru (articolul 121 din Codul Muncii al Federației Ruse).
Sunteți obligat să eliberați un astfel de certificat fiecărui angajat în ziua concedierii (subclauza 3, clauza 2, articolul 4.1 din Legea nr. 255-FZ). Printre altele, trebuie să indice timpul de îngrijire a copiilor bolnavi. Ar trebui să includă și acele zile pentru care nu ați plătit beneficii. Chiar dacă sunt eliberate nu ca concediu medical, ci ca certificat.
Fișa de pontaj atunci când angajatul este cu jumătate de normă
O angajată care se află în concediu de maternitate are dreptul de a lucra cu fracțiune de normă și în continuare să primească indemnizații lunare. Mai mult, dacă ea însăși se îmbolnăvește sau copilul ei se îmbolnăvește, medicul trebuie să elibereze concediu medical (clauza 23 din Ordinul nr. 624n), iar firma trebuie să plătească pentru acesta. În acest caz, salariata are dreptul simultan atât la indemnizații pentru îngrijirea copilului, cât și la concediu medical pentru boala sa. La urma urmei, aceste două beneficii au motive diferite de plată.
Dar specialiștii din unele ramuri ale Fondului Federal de Asigurări Sociale al Federației Ruse consideră că într-o astfel de situație angajatul nu are dreptul la indemnizații de concediu medical. În opinia acestora, pentru a beneficia de concediu medical, aceasta trebuie să-și întrerupă concediul de maternitate. FSS ne-a confirmat că o astfel de poziție este ilegală. Prin urmare, compania trebuie să atribuie beneficii. Și dacă o sucursală a fondului refuză să o ramburseze, vă puteți plânge șefului acestei sucursale sau sucursalei regionale a FSS a Federației Ruse.
Ce coduri să pun pe foaia de pontaj?
Concediul pentru îngrijirea unui copil cu vârsta de până la trei ani este desemnat de codul „OZH”. În zilele lucrătoare ale salariatului, lângă codul „JO”, puneți și codul „I” (aspect). Iar zilele în care angajatul trebuia să meargă la muncă, dar nu au venit din cauza bolii copilului, sunt codificate „B” (sau „T” dacă zilele de boală depășesc limita).
Exemplu
Angajat al Pioneer LLC Sviridova I.S. a îngrijit un copil bolnav în perioada 12 decembrie – 26 decembrie 2016 inclusiv (15 zile calendaristice în total). Dintre acestea, cinci zile sunt peste limita (de la 22 la 26 decembrie). Vârsta copilului la momentul îmbolnăvirii era de un an și cinci luni. Salariatul se află în concediu pentru îngrijirea acestui copil și a început să lucreze cu fracțiune de normă din 11 ianuarie 2016.
Întrucât angajata este în concediu de maternitate, contabila va desemna toate zilele lunii decembrie în foaia de lucru cu codul „OZH”. Totodată, zilele în care angajatul a plecat la muncă - 1 decembrie, 5 - 8 decembrie, 27 - 29 decembrie - contabilul a desemnat zilele de concediu medical plătit (din 12 până în 21 decembrie) drept cod „B” , și zilele de depășire (din 22 până în 26 decembrie) - cod „T”.
Vedeți exemplul pentru cum va fi foaia de pontaj pentru 2016.
Cum se completează un certificat de câștig
Dacă un angajat care a lucrat pe un program redus și a luat concediu medical pentru copii în 2015 renunță în 2016, atunci cu siguranță va apărea întrebarea: cum să completați un certificat de câștig și perioade excluse? În primul rând, în secțiunea 3 a certificatului trebuie să indicați întreaga sumă a salariului acumulat. Și în al doilea rând, în secțiunea 4 - toate zilele de concediu de maternitate, adică inclusiv acele zile în care angajatul a lucrat cu fracțiune de normă (scrisoare a Fondului Federal de Asigurări Sociale al Federației Ruse din 20 iunie 2013 nr. 25-03-14 /12–7942) .
În plus, ca regulă generală, este necesar să se arate timpul în care angajatul și-a luat concediu medical pentru îngrijirea unui copil. Cu toate acestea, în acest caz, acest lucru nu are niciun sens, deoarece încă nu va fi posibilă excluderea aceleiași perioade de două ori. Dar dacă, totuși, indicați în certificat perioade de invaliditate temporară care se suprapun cu perioada concediului de îngrijire, aceasta nu va fi o greșeală. În acest caz, numărul de zile excluse din certificat trebuie să corespundă cu cel efectiv.
De exemplu, pe tot parcursul anului 2015 angajata a fost în concediu de maternitate și a lucrat cu jumătate de normă. În plus, ea a acordat concediu medical pentru un total de 25 de zile. Apoi, certificatul ar trebui să indice 365 de zile excluse. Nu este nevoie să indicați suma (390 de zile). Dar dacă apoi descifrați toate perioadele excluse, adică afișați atât concediul de îngrijire, cât și perioadele de boală, certificatul nu trebuie refăcut.
Foaie de pontaj pentru 2016 (exemplu)
1. Înregistrarea utilizării timpului de lucru
Pe baza materialelor de la: blog.ksio.ru și glavbukh.ru
Fiecare organizație trebuie să țină evidența zilnică a prezenței angajaților la locurile lor de muncă, pentru aceasta, departamentul de resurse umane folosește o formă unificată de fișă de pontaj în formularul T-13; Vă permite să înregistrați prezența, întârzierea și absența acestora, motivele pentru care pot apărea din diverse motive, atât valide, cât și nevalide. Pe baza datelor din fișa de pontaj de la sfârșitul lunii, departamentul de contabilitate calculează salariile angajaților, în special pentru acei angajați ale căror salarii se bazează pe timpul în care sunt prezenți la locul de muncă.
Foaia de pontaj joacă un rol important în funcționarea întreprinderii, de la înregistrarea prezenței angajaților la locul de muncă până la calcularea salariului acestora. Fiecare eveniment are propriul cod special, care poate reflecta ora zilei de lucru, boala, călătoria de afaceri, vacanța, inclusiv întârzierea și absența angajatului de la serviciu. În plus, acest document vă permite să urmăriți normele săptămânii de lucru și să faceți anumite ajustări ale procesului de lucru.
Astfel, pe baza datelor din buletinul de calificare, managerul poate lua anumite decizii privind schimbarea săptămânii de lucru a angajatului dacă există ore suplimentare, acest lucru se poate întâmpla destul de des cu un program flexibil sau înlocuirea unui angajat bolnav; De asemenea, pe baza datelor din buletinul de calificare, puteți lua o decizie atât cu privire la bonusuri și stimulente pentru angajat, cât și cu privire la amortizarea și impunerea de penalități.
Vă rugăm să rețineți că prima parte a foii de pontaj, pentru prima jumătate a lunii, este depusă la departamentul de contabilitate pentru a calcula salariul în avans, iar pe baza foii de pontaj completată, se face un calcul complet al salariilor.
Exemplu de completare a unei foi de pontaj
Foaia de pontaj poate fi completată în două moduri, ar trebui să alegeți cel mai convenabil și mai ușor de înțeles:
- Datele sunt introduse zilnic - formularul indică date privind prezența angajaților la locul de muncă și absențe, dacă un astfel de fapt a fost detectat.
- Datele sunt introduse în formular numai în cazul abaterilor de la valorile standardizate, de exemplu, dacă un angajat brusc nu vine la muncă, în acest caz se notează absența acestuia.
Desemnări în foaia de pontaj
Eveniment | Cod digital | Cod literă |
Zi de lucru standard, angajatul este prezent la locul de munca | 01 | eu |
Sărbători și weekenduri. Cu un program standard de 5/2, acesta este de obicei sâmbătă și duminică. Cu un program individual, de exemplu, 2/2 poate fi orice zi | 26 | ÎN |
Angajatul se află în concediu anual plătit | 09 | DIN |
Lăsați să îngrijească un copil a cărui vârstă nu depășește 3 ani | 15 | lichid de răcire |
Vacanta asigurata pe cheltuiala dumneavoastra, fara plata | 16 | INAINTE DE |
Concediul de maternitate | 14 | R |
Concediu medical | 19 | B |
Călătorie de afaceri | 06 | LA |
Absenteismul unui angajat din circumstanțe necunoscute | 30 | NN |
Codul tipului de remunerare din foaia de pontaj
- Salariu și indemnizații de călătorie – 2000
- Plată către angajați în baza contractelor civile (redevențele nu includ) – 2010
- Plata de concediu – 2012
- Plata pentru invaliditate temporară – 2300
Umplerea eșantionului formularului T-13
Completarea foii de pontaj nu este deosebit de dificilă, selectați opțiunea de contabilitate care vă este convenabilă și introduceți datele și codurile corespunzătoare:
- ÎN „Numără 1” trebuie să specificați următorul număr de serie.
- ÎN „Numărare 2”– datele personale pentru fiecare angajat al organizației, în conformitate cu funcția și numele complet al acestuia.
- „Numărare 3” conține numărul de personal al angajatului.
- ÎN „Numără 4” Folosind coduri cu litere pentru fiecare angajat se introduc datele pentru fiecare zi de lucru, in celula de sus codul corespunzator, iar in celula inferioara este indicata durata de munca a salariatului. Deci, dacă se stabilește un program de 5/2, atunci ziua de lucru este de 8 ore, iar durata zilei de lucru cu un program de 2/2 va fi de 11 ore. Datele pentru prima jumătate a lunii și pentru a doua sunt introduse în coloane separate. Sus este pentru prima jumătate, iar mai jos pentru a doua jumătate. În cazul în care au loc ore suplimentare, angajatorul trebuie să compenseze salariatul pentru timpul suprasolicitat fie în numerar, fie cu timp liber.
- ÎN „Numără 5” Timpul total lucrat este indicat separat pentru prima jumătate a lunii și separat pentru a doua jumătate a lunii.
- „Număr 6” conține valoarea totală a timpului lucrat (suma coloanei 5).
- ÎN „Număr 7” se introduc datele despre codul salariului.
- „Număr 8” conține informații despre contul contabil pentru a înregistra costurile salariale.
- Coloanele 10-13 sunt utilizate pentru înregistrarea absențelor angajaților, indicând codul corespunzător și numărul de zile.
Situații non-standard
Pleacă fără plată
Potrivit legii, se pot distinge următoarele tipuri de astfel de concedii:
- Din motive de familie – „ÎNAINTE”
- Concediu fără plată, prevăzut în conformitate cu Codul Muncii al Federației Ruse, de exemplu, cu ocazia unei nunți - „OZ”
- Pe baza unei decizii în baza unui contract colectiv sau a unei decizii industriale - „DB”
Dacă în vacanță sunt sărbători
În cazul în care există sărbători în timpul vacanței alocate, în conformitate cu calendarul de producție pentru anul în curs, aceste zile sunt marcate cu codul „B”. Deci, de exemplu, dacă un angajat a plecat în vacanță din 9 iunie până în 16 iunie, iar în această perioadă există o vacanță pe 12 iunie, atunci în loc de cod (OT), trebuie să scrieți codul „B”. Această zi nu este inclusă în perioada concediului plătit.
Boală în timpul concediului anual
Dacă în timpul vacanței un angajat a suferit o boală și a oferit concediu medical drept confirmare, atunci în loc de codul „OT”, trebuie să notați codul „B”, în conformitate cu concediul medical. În acest caz, concediul va fi prelungit pe durata bolii.
Urmărirea timpului este o sarcină foarte importantă. Angajatul nu vrea să-și piardă banii câștigați cu greu, iar organizația, la rândul ei, nu caută să plătească pentru absenteism.
Întreținerea în timp util și corectă a documentației de raportare pentru înregistrarea orelor de lucru va ajuta la evitarea unor astfel de neînțelegeri.
Pentru ce este?
O fișă de timp de lucru este un document stabilit care conține informații despre respectarea programului de lucru al fiecărui angajat. Cu alte cuvinte, acesta este un tabel în care sunt introduse date despre prezența sau neapariția fiecărui angajat al organizației.
Pe baza acestui document se calculează salariile și sporurile sau se aplică penalități pentru întârziere, absenteism și alte abateri de la programul de lucru.
Un astfel de raport trebuie să existe într-un singur exemplar și să fie păstrat de angajatul care a fost desemnat responsabil cu întocmirea lui. Cel mai adesea, această muncă este încredințată departamentului de resurse umane și contabilitate, uneori șefului unui departament sau senior manager. Numirea în funcția de „cronometrare”, sau mai degrabă atribuirea atribuțiilor corespunzătoare, trebuie să se reflecte în contractul de muncă.
Opțiuni de formular
Puteți lua în considerare câte zile și ore a lucrat un angajat folosind diverse metode, dar Roskomstat a pregătit formulare speciale. Sunt simple și ușor de utilizat, cu ajutorul lor, vă puteți urmări în mod clar „prezența” la muncă și, ulterior, puteți utiliza în mod eficient datele obținute.
Pentru organizațiile bugetare a fost introdusă o formă specială de fișă de pontaj nr. 0504421.
Pentru toate celelalte organizații și întreprinderi au fost aprobate formularele T-12 și T-13. Acestea din urmă diferă unele de altele prin faptul că T-13 este folosit acolo unde aparițiile și absențele sunt controlate nu de oameni, ci de sisteme automate (tornichete). Am venit la serviciu, m-am înregistrat la punctul de control cu permis și am mers mai departe. În acest fel, este ușor de controlat întârzierile, absenteismul și alte abateri de la programul de lucru.
Formularele din formularul T-13 sunt cel mai adesea completate automat sau cu utilizarea parțială a mijloacelor tehnice.
Fișele de timp de lucru din formularul T-12 sunt, de asemenea, completate în scopul calculării salariilor, așa că este convenabil să încredințezi menținerea unui astfel de program unui contabil.
Cum să o completezi corect
Cele mai importante aspecte ale păstrării foilor de pontaj:
- tabelul există într-o singură copie;
- completate zilnic pe baza de documente oficiale (certificate de concediu medical, ordine, instructiuni etc.);
- Este interzisă eliminarea oricăror coloane sau câmpuri din tabelul general acceptat.
Cu toate acestea, puteți încă schimba tabelul. Uneori apar situații când trebuie să adăugați câmpuri suplimentare la un formular existent. De exemplu, să țină cont de anumite ore de lucru pentru ture nestandard. În acest caz, este posibilă efectuarea de modificări, dar numai după semnarea ordinului corespunzător al managerului.
Înainte de începerea lunii de raportare (2-3 zile înainte), angajatul responsabil deschide foaia de pontaj. Acum este momentul să decidem ce metodă de conduită va fi aleasă. Aceasta poate fi o înregistrare completă - note zilnice de prezență/neprezentare, sau doar introducerea abaterilor de la regim - întârzieri, ture de noapte, ore suplimentare etc.
Exemplu de completare a unei foi de pontaj folosind exemplul formularului T-12
În primul rând, se completează antetul și primele trei coloane. Aceste informații, de regulă, rămân constante - unitate structurală, numele complete ale angajaților, numerele de personal.
În coloanele de la 4 la 7, notele privind prezența, absența, zilele libere și concediile medicale sunt înscrise zilnic. În acest scop, sunt utilizate denumiri speciale pentru fiecare dintre motive. Deci, concediul medical este desemnat prin codul B, ziua liberă de lucru este codificată PB, iar concediul anual este codificat OT. Lista completă a denumirilor poate fi găsită în forma cea mai unificată pe prima foaie.
Este important să rețineți că orice semne sunt plasate pe foaia de pontaj numai pe baza oricărui document. Acesta poate fi un certificat de concediu medical, un ordin intern sau un ordin de muncă suplimentară semnat de un angajat familiar.
Adesea apar situații când nu este complet clar ce cod să introduci. De exemplu, un angajat este în concediu plătit și i se atribuie un cod OT. Dar în acest moment a avut imprudența să se îmbolnăvească și nu a mers la muncă la data stabilită.
Dacă angajatul nu ne-a avertizat, atunci este indicat să introduceți codurile NN (neprezentare din motive necunoscute), iar după primirea certificatului de concediu medical, corectați aceste desemnări la codul „B”. Dacă un angajat a găsit o modalitate de a-și raporta boala, el poate marca imediat codul „B”.
Poate într-o astfel de situație, este mai bine să notați mai întâi codurile „NN” și „B” în creion, pentru a nu strica aspectul documentului, care există într-o singură copie. Dacă formularul este menținut electronic, atunci astfel de probleme nu vor apărea.
Unele absențe sunt, de obicei, numărate în „zile”, deoarece un angajat nu poate fi doar în concediu de jumătate de zi sau nu poate merge în concediu medical timp de trei ore. În acest caz, o coloană goală este lăsată sub denumirea literei. Dacă angajatul a întârziat 30 de minute sau a lucrat 4 ore suplimentare, atunci timpul de abatere de la programul de lucru este indicat sub litera de desemnare.
Coloanele 5 și 7 oferă un total intermediar și final al zilelor lucrate, iar coloanele 8 până la 17 oferă un raport complet pentru fiecare angajat - cât a lucrat, cât s-a odihnit, cât a ratat și de ce. Din titlul antetului de deasupra fiecărei coloane, devine clar ce date trebuie rezumate.
Caracteristici ale menținerii foii de pontaj în organizațiile bugetare
Formularul nr. 0504421 este, de asemenea, utilizat pentru a monitoriza respectarea regimului de lucru, dar are o denumire ușor diferită „Contabilitatea utilizării timpului de lucru”, care reflectă specificul activității organizațiilor bugetare. În acest raport puteți găsi denumiri precum „zile libere pentru studii”, „înlocuire într-o grupă de zi extinsă”, „concediu pentru studii”.
Procedura de menținere a unei astfel de fișe de pontaj nu diferă de formularele contabile unificate T-12 și T-13:
- păstrate într-un singur exemplar;
- se deschide cu 2-3 zile înainte de începerea perioadei de facturare;
- utilizat fără modificări ale formularului standard.
De asemenea, au fost adoptate două proceduri de înregistrare - continuă (se notează toate aparițiile și neaparițiile) și cu indicarea abaterilor.
Există mai multe diferențe în tabelul în sine. În antetul buletinului de evaluare, pe lângă numele organizației, unitatea structurală și perioada de întreținere, tipul acesteia trebuie indicat cu un număr. Dacă foaia de pontaj este trimisă „ca atare” fără a face modificări, atunci se numește primară și este marcată în această coloană ca „0”. Cu fiecare ajustare ulterioară, trebuie să indicați numărul modificării în ordine.
Primele patru coloane sunt completate imediat - acestea sunt numele complete ale angajaților, numerele de personal și posturile. Următoarele coloane sunt completate pe măsură ce perioada progresează. În partea superioară a coloanelor se indică abaterile de la modul de funcționare în ore (dacă există), în partea inferioară există o desemnare cu litere a motivului abaterii. Coloanele 20 și 37 rezumă rezultatele intermediare și, respectiv, lunare.
Nu sunt furnizate calcule suplimentare în acest formular. La sfârșitul perioadei de facturare, acest document este transferat departamentului de contabilitate, unde, pe baza acestuia, vor fi calculate salariile angajaților organizației bugetare.
Lista simbolurilor utilizate în această fișă de lucru (formular nr. 0504421) poate fi găsită în tabel:
Numele indicatorului | Cod |
Weekend-uri și sărbători nelucrătoare | ÎN |
Munca de noapte | N |
Îndeplinirea sarcinilor guvernamentale | G |
Sărbători regulate și suplimentare | DESPRE |
Invaliditate temporară, invaliditate datorată sarcinii și nașterii | B |
Vacanță pentru îngrijirea copilului | SAU |
Ore suplimentare | CU |
Chiul | P |
Absențe din motive necunoscute (până la clarificarea circumstanțelor) | NN |
Absențe cu permisiunea administrației | A |
Weekend de studii | VU |
Concediu suplimentar pentru studii | OU |
Înlocuire în clasele 1 - 3 | ZN |
Înlocuirea în grupele după școală | Salariu |
Înlocuire în clasele 4 - 11 | ZS |
Lucrați în weekend și sărbătorile nelucrătoare | RP |
Orele efective lucrate | F |
Calatorii de afaceri | LA |
Cum este desemnată vacanța?
Cuvântul vacanță în chestiuni de personal combină multe concepte. Începând de la și terminând cu concediul de maternitate. Multe mame tinere nu vor fi de acord, dar aceasta este și o vacanță, deși este oferită pentru îngrijirea unui copil mic.
Fiecare dintre aceste vacanțe este marcată în felul său pe foaia de pontaj și merită să acordați o atenție deosebită celor mai frecvente tipuri de vacanță și înregistrării acestora.
La timp
Pe baza ordinului de vacanță, care trebuie să includă semnătura turistului însuși, foaia de pontaj este marcată cu codul „OT” dacă aceasta este vacanța principală, sau codul „OD” dacă este suplimentar.
Pe cheltuiala ta
Există momente când un angajat trebuie să-și ia mai multe zile de vacanță în afara programului său obișnuit. Motivele pot fi diferite, dar există o singură soluție - concediul fără plată.
Legislația prevede mai multe motive pentru un astfel de concediu - o nuntă, nașterea unui copil sau evenimente mai triste, cum ar fi moartea unei rude apropiate. În aceste cazuri, ar trebui să introduceți codul „OZ”.
Dacă angajatul are un alt motiv și primește un astfel de concediu de comun acord cu managerul, atunci se folosește codul „ÎNAINTE”. În ambele cazuri, marca se face pe baza ordinului corespunzător semnat de angajat.
Instruire
Îmbinarea muncii cu studiile în vremea noastră este mai mult o normă decât o excepție, iar legislația în acest domeniu sprijină astfel de lucrători prin garantarea concediului de studii. După ce ați acceptat cererea corespunzătoare de la angajat și ați primit ordinul semnat de student, puteți marca în siguranță codul „U” pe buletinul de calificare pentru întreaga perioadă de concediu de studii.