AM APROBAT
CEO
Numele de familie I.O. ________________
„_________”_____________ ____ G.
1. Dispoziții generale
Interpreți.
1.2. Grefierul este numit în funcție și eliberat din aceasta prin ordin.
1.3. Funcționarul raportează direct directorului general / șefului suport documentație al organizației /.
1.4. În absența grefierului, drepturile și responsabilitățile acestuia sunt transferate altui funcționar, așa cum este anunțat în ordinul organizației.
1.5. În funcția de funcționar este numită o persoană care îndeplinește următoarele cerințe: studii - superioare, superioare incomplete sau secundare de specialitate, experiență în muncă similară de cel puțin șase luni, cunoștințe de birou, programe Microsoft Office.
1.6. Funcționarul este ghidat în activitățile sale de:
— acte juridice de reglementare, reglementări, instrucțiuni, alte materiale de orientare și documente privind evidența în întreprindere;
— Instrucțiuni pentru munca de birou și munca de arhivă la întreprindere;
— , Reglementări interne de muncă;
— ordine și instrucțiuni de la conducere;
2. Responsabilitățile de serviciu ale funcționarului
Grefierul îndeplinește următoarele atribuții:
2.1. Primește și înregistrează corespondența și o transmite către unitățile structurale.
2.2. În conformitate cu rezoluția conducerii întreprinderii, transferă documente pentru execuție, emite carduri de înregistrare sau creează o bancă de date.
2.3. Menține un dosar card pentru înregistrarea trecerii materialelor documentare, exercită controlul asupra executării acestora și eliberează certificatele necesare pe documentele înregistrate.
2.4. Trimite documentația completată destinatarilor.
2.5. Păstrează evidența corespondenței primite și trimise, sistematizează și stochează documentele în arhiva curentă.
2.6. Oferă căutarea convenabilă și rapidă a documentelor.
2.7. Intocmeste si depune la arhiva intreprinderii materiale documentare completate prin munca de birou, fise de inregistrare sau banci de date informatice, intocmeste inventarele dosarelor transferate spre depozitare la arhiva.
2.8. Acceptă documente spre semnare de către șeful biroului/șeful compartimentului suport documentație, verifică corectitudinea întocmirii și executării acestora.
2.9. Asigură siguranța documentației oficiale în curs de desfășurare.
2.10. Îndeplinește sarcini oficiale individuale de la superiorul său imediat.
3. Drepturile grefierului
3.1. Familiarizați-vă cu proiectele de hotărâri ale conducerii întreprinderii cu privire la activitățile acesteia.
3.2. Trimiteți propuneri de îmbunătățire a activității legate de responsabilitățile prevăzute în aceste instrucțiuni spre examinare de către conducere.
3.3. Solicitați personal sau în numele supervizorului dvs. imediat de la șefii de departamente și specialiști informații și documente necesare pentru a vă îndeplini sarcinile de serviciu.
3.4. Solicitați conducerii întreprinderii să ofere asistență în îndeplinirea îndatoririlor și drepturilor sale oficiale.
4. Responsabilitatea grefierului
4.1. Pentru neexecutarea și/sau îndeplinirea prematură, neglijentă a îndatoririlor oficiale ale cuiva.
4.2. Pentru nerespectarea instrucțiunilor curente, p și informații confidențiale.
4.3. Pentru încălcarea reglementărilor interne de muncă, a disciplinei muncii, a regulilor de siguranță și de securitate la incendiu.
DESCRIEREA POSTULUI UNUI DESCHIS
sunt de acord
_________________________
autorizat să aprobe
Descrierea postului)
» » ____________ 20__
Descrierea postului
funcționar
I. Dispoziţii generale
1.1. Grefierul face parte din categoria tehnicienilor
(șeful biroului,
alt oficial)
experiență de muncă.
(către manager
________________________________________________________________________.
oficial)
lucrările efectuate;
— statutul întreprinderii;
- această fișă a postului.
afacere;
munca de birou;
documentație;
materiale;
— bazele organizării muncii;
II. Funcții
destinatarii.
și stocarea documentelor.
III. Responsabilitatile locului de munca
sau creați o bancă de date.
la arhivă.
Grefierul are dreptul:
legate de activitățile sale.
această instrucțiune.
competență.
V. Responsabilitate
Grefierul este responsabil pentru:
(Nume,
numărul și data documentului)
(inițiale, prenume)
_________________________
(semnătură)
» » _____________ 20__
» » ________________ 20__
(inițiale, prenume)
_________________________
(semnătură)
» » _____________ 20__
DESCRIEREA POSTULUI UNUI DESCHIS
sunt de acord
_________________________
___________________________________ (nume, inițiale)
(Numele companiei, _________________________
întreprinderi etc., el (director sau alt
forma organizatorica si juridica) oficial,
autorizat să aprobe
Descrierea postului)
» » ____________ 20__
Descrierea postului
funcționar
______________________________________________
(numele organizației, întreprinderii etc.)
» » ____________ 20__ N__________
Această fișă a postului a fost elaborată și aprobată de
in baza unui contract de munca cu ________________________________________________
(numele funcției persoanei pentru care
________________________________________________________________ și în conformitate cu
această fișă a postului a fost compilată)
prevederile Codului Muncii al Federației Ruse și alte reglementări
acte de reglementare a relațiilor de muncă în Federația Rusă.
I. Dispoziţii generale
1.1. Grefierul face parte din categoria tehnicienilor
interpreți, este angajat și concediat prin ordin
director al întreprinderii la recomandarea lui _________________________________
(șeful biroului,
________________________________________________________________________.
alt oficial)
1.2. O persoană care are
educație profesională inițială, fără cerințe pt
experiență de muncă sau studii medii (complete) generale și educație specială
instruire conform programului stabilit, fără a prezenta cerinţe pt
experiență de muncă.
1.3. Grefierul raportează direct la _________________
(către manager
________________________________________________________________________.
birou, sef compartiment suport documentatie, altele
oficial)
1.4. În absența funcționarului (vacanță, boală etc.)
atribuțiile sale sunt îndeplinite în conformitate cu procedura stabilită de către cel numit
deputat care poartă întreaga responsabilitate pentru buna execuție
îndatoririle care îi sunt atribuite.
1.5. În activitatea sa, grefierul este ghidat de:
— documente de reglementare și materiale metodologice pe probleme
lucrările efectuate;
— statutul întreprinderii;
— reglementările muncii;
- ordinele și instrucțiunile directorului întreprinderii
și supervizorul imediat;
- această fișă a postului.
1.6. Grefierul trebuie să știe:
— acte normative, regulamente, instrucțiuni, altele
materiale de îndrumare și documente privind păstrarea evidenței
afacere;
— prevederile de bază ale Sistemului Unificat de Stat
munca de birou;
— structura întreprinderii și diviziile acesteia;
— standardele unui sistem organizatoric și administrativ unificat
documentație;
— procedura de monitorizare a trecerii documentelor oficiale și
materiale;
— bazele organizării muncii;
— reguli de operare a echipamentelor informatice;
— aspecte de bază ale legislației muncii;
— regulamentul intern al muncii;
— regulile și reglementările privind protecția muncii.
II. Funcții
Grefierului îi sunt atribuite următoarele funcții:
2.1. Recepția, înregistrarea și transmiterea corespondenței către structurale
divizii ale intreprinderii, transmiterea documentatiei completate pt
destinatarii.
2.2. Contabilitatea corespondenței primite și trimise, sistematizare
și stocarea documentelor.
2.3. Monitorizarea executării la timp a documentelor, emiterea
certificatele necesare pe documentele înregistrate.
III. Responsabilitatile locului de munca
Pentru indeplinirea atributiilor care i-au fost atribuite, grefierul este obligat sa:
3.1. Primiți și înregistrați corespondența și transmiteți-o către
unități structurale relevante.
3.2. În conformitate cu hotărârea managerilor companiei
depun acte pentru executare, emit carnete de inmatriculare
sau creați o bancă de date.
3.3. Menține un dosar de înregistrări ale trecerii materialelor documentare,
exercită controlul asupra implementării acestora, eliberează certificatele necesare
documente înregistrate.
3.4. Trimiteți documentația completată destinatarilor.
3.5. Păstrați evidența corespondenței primite și trimise,
sistematizați și stocați documentele în arhiva curentă.
3.6. Lucrați la crearea unui aparat de referință pentru documente,
oferiți-le o căutare convenabilă și rapidă.
3.7. Întocmește și transmite documente documentare la arhivele întreprinderii
materiale completate cu munca de birou, fisa de inscriere sau
bănci de date informatice, întocmesc inventare ale cazurilor transferate pentru depozitare
la arhivă.
3.8. Asigurați siguranța documentației oficiale în curs de desfășurare.
3.9. ______________________________________________________________.
Grefierul are dreptul:
4.1. Faceți cunoștință cu proiectele de hotărâri ale conducerii întreprinderii,
legate de activitățile sale.
4.2. Trimiteți propuneri spre examinarea conducerii
îmbunătăţirea muncii aferente responsabilităţilor prevăzute
această instrucțiune.
4.3. Primește de la șefii diviziilor structurale,
specialiştii informaţii şi documente cu privire la problemele cuprinse în acesta
competență.
4.4. Solicitați conducerii întreprinderii să ofere asistență în
îndeplinirea îndatoririlor și drepturilor lor oficiale.
4.5. ______________________________________________________________.
V. Responsabilitate
Grefierul este responsabil pentru:
5.1. Pentru neexecutarea (executarea necorespunzătoare) a atribuțiilor lor
atributii prevazute in prezenta fisa postului, in
în limitele stabilite de legislația muncii a Federației Ruse.
5.2. Pentru cei angajati in cursul desfasurarii activitatii lor
infracţiuni - în limitele determinate de administrativ, penal şi
legislația civilă a Federației Ruse.
5.3. Pentru producerea de daune materiale - în limitele specificate
legislația muncii, penală și civilă a Federației Ruse.
Fișa postului a fost elaborată în conformitate cu ________________
(Nume,
_____________________________.
numărul și data documentului)
Șeful unității structurale _________________________
(inițiale, prenume)
_________________________
(semnătură)
» » _____________ 20__
De acord:
Șeful departamentului juridic
_____________________________
(inițiale, prenume)
_____________________________
(semnătură)
» » ________________ 20__
Am citit instrucțiunile: _________________________
(inițiale, prenume)
_________________________
(semnătură)
» » _____________ 20__
Anna Samoydyuk Oricine a fost implicat vreodată în recrutare știe cât de consumator de timp este. O poziție poate atrage sute sau chiar mii de CV-uri și nu există nicio modalitate de a le revizui cu atenție pe toate. Prin urmare, organizațiile apelează din ce în ce mai mult la...
Fișa postului funcționarului este aprobată de un angajat al departamentului de resurse umane sau de persoana responsabilă cu protecția muncii din organizație. Pentru un angajat, fișa postului este un fel de carte de referință și indică principalele domenii de activitate și responsabilități. Vă vom spune cum să compuneți corect un document în acest articol.
Funcționar
Un funcționar este un angajat care este responsabil de fluxul de documente într-o organizație. Responsabilitățile sale includ, de regulă, acceptarea, prelucrarea, trimiterea și stocarea documentelor.
Directorul de calificare al posturilor pentru manageri, specialiști și alți angajați, care a fost aprobat prin Rezoluția Ministerului Muncii al Federației Ruse la 21 august 1998 nr. 37, precizează că la angajarea unui funcționar nu ar trebui să existe cerințe pentru a avea un un anumit nivel de educație și experiență de muncă în profesie. Este suficient ca solicitantul să aibă studii primare profesionale sau secundare și să urmeze o pregătire specială.
Un funcționar poate folosi diverse mijloace tehnice în munca sa. Vorbim de calculatoare, imprimante și scanere, precum și de telefonie. Angajatul este responsabil financiar pentru toate bunurile încredințate.
Diferența dintre un funcționar și un secretar este că secretarul, de regulă, este responsabil de documentația unui anumit manager, în timp ce funcționarul se ocupă de actele întregii companii. Recent, tendința de a combina aceste două profesii într-una singură a luat amploare - secretar-grefier. De regulă, acest fenomen se observă în organizațiile mici, unde fluxul de documente este mic.
Mai jos vom analiza un exemplu de întocmire a unei fișe a postului pentru un secretar și caracteristicile muncii unui secretar-grefier.
Cum se aprobă fișa postului unui funcționar?
Fișa postului unui funcționar este elaborată de un angajat al departamentului de resurse umane sau de un angajat responsabil cu protecția muncii la întreprindere. Documentul trebuie să fie aprobat de șeful imediat al angajatului; Dacă este necesar, șeful are dreptul de a face modificări textului. Instrucțiunile sunt aprobate de conducătorul instituției și prezentate grefierului spre revizuire la momentul încheierii unui contract de muncă cu acesta. Angajatul trebuie să-și pună semnătura pe document: aceasta va însemna că este informat cu privire la drepturile și obligațiile sale și este de acord că le va îndeplini. Dacă, dintr-un motiv oarecare, persoana autorizată nu îl familiarizează pe angajat cu instrucțiunile, atunci va fi imposibil să îi cerem să îndeplinească orice puncte specificate în lucrare, deoarece se va dovedi că nu știa despre acestea.
Dacă este necesar, se pot face modificări textului documentului. Cu toate acestea, angajatul trebuie să fie înștiințat despre acest lucru; Fără acordul acestuia, nicio inovație în fișa postului nu va avea forță legală.
Nu-ți cunoști drepturile?
Important! Dacă funcționarul, din orice motiv, refuză să semneze documentul, se întocmește un act corespunzător, semnat de un angajat al departamentului de resurse umane, care reflectă reticența angajatului de a se familiariza cu fișa postului. O copie a actului este depusă în dosarul personal al angajatului.
Fișa postului unui funcționar constă din următoarele secțiuni.
- Dispoziții generale.
Această parte a documentului indică numele postului și al unității structurale - locul de muncă al funcționarului, în conformitate cu programul de personal aprobat de organizație. Aici trebuie, de asemenea, să specificați cerințele de calificare pentru un solicitant pentru un post vacant și procedura de numire și revocare dintr-o funcție, precum și opțiunile de înlocuire a unui angajat în cazul absenței acestuia. - Funcții și sarcini.
Secțiunea conține o listă a principalelor activități ale funcționarului. De regulă, acestea includ recepția și procesarea documentației. În plus, putem vorbi despre organizarea depozitării și evidenței documentelor. - Responsabilitatile locului de munca.
Responsabilitățile postului unui funcționar depind în cea mai mare parte de dimensiunea întreprinderii și de prezența/absența sistemelor automate, a mijloacelor tehnice etc. Cu cât organizația este mai mare, cu atât este mai probabil să aibă mai multe posturi de funcționar în personalul său, fiecare dintre ele. care are propriul domeniu de activitate. De exemplu, unul este responsabil doar de documentația primită, al doilea de arhivare etc. Vom generaliza responsabilitățile angajatului, ținând cont de faptul că în instituție există un singur astfel de post.Principalele responsabilități ale unui funcționar, în opinia noastră, includ:
- primirea și înregistrarea corespondenței primite;
- executarea hotărârii managerului asupra documentului;
- eliberarea legitimațiilor de înregistrare pe hârtii sau menținerea bazei de date a întreprinderii;
- menținerea unui dosar de documentație și eliberarea unei adeverințe privind localizarea unui anumit document;
- trimiterea corespondenței către destinatari;
- organizarea depozitarii si arhivarii documentelor;
- asigurând siguranța tuturor documentației care trece prin acesta.
- Drepturi.
Pentru a pune în aplicare atribuțiile care îi sunt atribuite, grefierul este înzestrat cu un set de drepturi. În special, angajatul are dreptul la:- cerința angajaților organizației de a implementa rezoluțiile managerului la timp;
- solicitarea informațiilor necesare;
- obținerea accesului la toate sistemele informaționale ale instituției necesare implementării activităților acesteia;
- familiarizarea cu proiectele de decizie ale managerului care, într-un fel sau altul, se referă la direcția muncii angajatului;
- alte asistențe din partea managerilor și angajaților întreprinderii.
- Responsabilitate.
Această secțiune specifică tipurile de răspundere la care poate fi ținut un angajat în cazul neîndeplinirii sau îndeplinirii necorespunzătoare a atribuțiilor oficiale. Vorbim, în special, despre răspunderea disciplinară și materială, administrativă, și în unele cazuri chiar penală.
Important! Datorita faptului ca functionarul lucreaza cu aproape toate actele societatii, la angajare, se poate incheia cu acesta un acord privind nedivulgarea secretelor comerciale care ii sunt cunoscute. Nerespectarea prevederilor prezentului document poate avea ca rezultat pedepsirea angajatului, inclusiv aplicarea de pedepse penale.
Pentru referință: legislația Federației Ruse nu conține cerințe obligatorii pentru pregătirea fișelor de post pentru un funcționar cu privire la numărul și numele secțiunilor documentelor. De aceea, persoanele autorizate au dreptul de a aduce modificări textului instrucțiunilor, eliminând sau adăugând diferite părți ale acestuia la propria discreție.
Responsabilitățile postului de secretar de serviciu
Organizațiile care desfășoară o gamă largă de activități, de regulă, își permit să angajeze atât un secretar, cât și un funcționar. Cu toate acestea, întreprinderile mici care nu au un număr mare de angajați, de regulă, combină aceste două poziții într-una singură - secretar-grefier.
Secretarul este un angajat a cărui principală responsabilitate este să asigure munca conducătorului întreprinderii din punct de vedere organizatoric și al documentației. Aici puteți vedea specificul responsabilităților postului. Dacă adăugați funcțiile unui funcționar la munca unui secretar, gama de activități se va extinde: angajatul va trebui să fie responsabil de procesarea documentației întregii instituții.
În fișa postului secretarului-grefier, pe lângă principalele responsabilități în domeniul muncii de birou, pe care le-am enumerat în paragraful anterior, sunt indicate și următoarele domenii de activitate:
- primirea și procesarea apelurilor primite;
- lucrul cu rezoluțiile managerului;
- intocmirea unui plan de lucru pentru sef;
- rezolvarea problemelor organizatorice etc.
Secretarul biroului trebuie să cunoască elementele de bază ale arhivării, deoarece responsabilitățile sale vor include înregistrarea și păstrarea documentației, precum și transferul ulterioar a acesteia în arhivă. Dacă organizația nu are un angajat responsabil de acest domeniu, atunci secretarul-grefier va trebui să se ocupe de arhivare.
Astfel, fișa postului funcționarului este un document cu caracter organizatoric și administrativ, care, după familiarizarea cu acesta, devine obligatoriu pentru executare de către angajat. Recomandăm ca responsabilitățile de serviciu ale angajatului să fie consemnate cât mai detaliat, acoperind toate domeniile de activitate ale acestuia, astfel încât în timpul procesului de muncă să nu apară întrebări cu privire la corectitudinea acțiunilor angajatului.
CONFIRM:
[Denumirea funcției]
_______________________________
_______________________________
[Numele companiei]
_______________________________
_______________________/[NUMELE COMPLET.]/
„_____” _______________ 20___
DESCRIEREA POSTULUI
Funcționar
1. Dispoziții generale
1.1. Această fișă a postului definește și reglementează atribuțiile, responsabilitățile funcționale și ale postului, drepturile și responsabilitățile funcționarului [Numele organizației în cazul genitiv] (denumită în continuare Compania).
1.2. Grefierul face parte din categoria executanților tehnici, este numit în funcție și eliberat din funcție în modul stabilit de legislația muncii în vigoare prin ordin al conducătorului Societății.
1.3. Funcționarul raportează direct la [denumirea funcției supervizorului imediat în cazul dativ] al Societății.
1.4. O persoană care are studii profesionale primare fără cerințe pentru experiență de muncă sau studii medii (complete) generale și pregătire specială conform unui program stabilit fără cerințe pentru experiență de muncă este numită în funcția de funcționar.
1.5. Grefierul este responsabil pentru:
- efectuarea eficientă a muncii care i-au fost încredințate;
- respectarea cerințelor de performanță, a muncii și a disciplinei tehnologice.
- siguranța documentelor (informațiilor) aflate în custodia sa (care i-au devenit cunoscute) care conțin (constituie) secretul comercial al Societății.
1.6. Grefierul trebuie să știe:
- acte juridice de reglementare, reglementări, instrucțiuni, alte materiale de orientare și documente privind păstrarea evidenței la întreprindere;
- principalele prevederi ale Sistemului Unificat de Stat de Management al Înregistrărilor;
- structura întreprinderii și diviziile acesteia;
- standarde pentru un sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă;
- procedura de monitorizare a trecerii documentelor și materialelor oficiale;
- bazele organizării muncii;
- reguli pentru operarea echipamentelor informatice;
- bazele legislației muncii;
- regulamentul intern al muncii;
- regulile si regulamentele de protectie a muncii.
1.7. Funcționarul în activitățile sale este ghidat de:
- actele locale și documentele organizatorice și administrative ale Societății;
- regulamentul intern al muncii;
- reguli de protectie si securitate a muncii, asigurand salubritatea industriala si apararea impotriva incendiilor;
- instrucțiuni, ordine, decizii și instrucțiuni de la supervizorul imediat;
- această fișă a postului.
1.8. În perioada de absență temporară a grefierului, atribuțiile acestuia sunt atribuite [denumirea funcției de adjunct].
2. Responsabilitățile postului
Grefierul îndeplinește următoarele funcții de muncă:
2.1. Primește și înregistrează corespondența și o transmite către unitățile structurale.
2.2. În conformitate cu rezoluția conducerii întreprinderii, transferă documente pentru execuție, emite carduri de înregistrare sau creează o bancă de date.
2.3. Menține un dosar card pentru înregistrarea trecerii materialelor documentare, urmărește execuția acestora și eliberează certificatele necesare pentru documentele înregistrate.
2.4. Trimite documentația completată destinatarilor.
2.5. Păstrează evidența corespondenței primite și trimise, sistematizează și stochează documentele în arhiva curentă.
2.6. Efectuează lucrări pentru a crea un aparat de referință pentru documente, asigură căutarea comodă și rapidă a acestora.
2.7. Intocmeste si depune la arhiva intreprinderii materiale documentare completate prin munca de birou, fise de inregistrare sau banci de date informatice, intocmeste inventarele dosarelor transferate spre depozitare la arhiva.
2.8. Asigură siguranța documentației oficiale în curs de desfășurare.
În caz de necesitate oficială, grefierul poate fi implicat în îndeplinirea îndatoririlor sale oficiale, ore suplimentare, în modul prevăzut de prevederile legislației federale a muncii.
3. Drepturi
Grefierul are dreptul:
3.1. Solicitați și primiți materialele și documentele necesare aferente activităților grefierului.
3.2. Intră în relații cu departamentele instituțiilor și organizațiilor terțe pentru rezolvarea problemelor operaționale ale activităților de producție din competența funcționarului.
3.3. Reprezintă interesele întreprinderii în organizații terțe în probleme legate de activitățile sale profesionale.
4. Evaluarea responsabilității și performanței
4.1. Grefierul poartă răspundere administrativă, disciplinară și materială (și în unele cazuri prevăzute de legislația Federației Ruse, penală) pentru:
4.1.1. Nerespectarea sau executarea necorespunzătoare a instrucțiunilor oficiale de la supervizorul imediat.
4.1.2. Neexecutarea sau îndeplinirea necorespunzătoare a funcțiilor și sarcinilor atribuite cuiva.
4.1.3. Utilizarea ilegală a puterilor oficiale acordate, precum și utilizarea acestora în scopuri personale.
4.1.4. Informații inexacte despre starea lucrării care i-au fost atribuite.
4.1.5. Eșecul de a lua măsuri pentru a suprima încălcările identificate ale reglementărilor de siguranță, siguranța la incendiu și alte reguli care reprezintă o amenințare pentru activitățile întreprinderii și ale angajaților săi.
4.1.6. Neasigurarea respectării disciplinei muncii.
4.2. Evaluarea muncii grefierului se efectuează:
4.2.1. De către supervizorul imediat - în mod regulat, în cursul îndeplinirii zilnice de către angajat a funcțiilor sale de muncă.
4.2.2. Comisia de certificare a întreprinderii - periodic, dar cel puțin o dată la doi ani, pe baza rezultatelor documentate ale muncii pentru perioada de evaluare.
4.3. Principalul criteriu de evaluare a muncii unui funcționar este calitatea, completitudinea și promptitudinea îndeplinirii sarcinilor prevăzute în aceste instrucțiuni.
5. Conditii de munca
5.1. Programul de lucru al functionarului se stabileste in conformitate cu reglementarile interne de munca stabilite de Societate.
Am citit instrucțiunile ___________/___________/ „____” _______ 20__
Aprob: Funcția managerului care aprobă fișa postului: __________________ Nume complet. "__" ____________ 200_ anDescrierea postului de funcționar
1. Dispoziții generale
1.1. Această fișă a postului definește îndatoririle, drepturile și responsabilitățile funcționarului.
1.2. În funcția de funcționar este numită persoana care are studii profesionale primare, fără cerințe de experiență în muncă, sau studii medii (complete) generale și pregătire specială conform unui program stabilit de cel puțin 3 luni, fără cerințe de experiență în muncă.
1.3. Funcționarul aparține categoriei de salariați, este angajat și concediat în conformitate cu procedura stabilită de legislația muncii în vigoare prin ordin al directorului general al organizației.
1.4. În activitățile sale, funcționarul este ghidat de legislația actuală a Federației Ruse, Carta organizației, această fișă a postului, regulamentele, ordinele și instrucțiunile conducerii superioare a organizației.
1.5. În activitățile sale, grefierul raportează direct șefului compartimentului de sprijin administrativ și economic și este subordonat operațional șefului de birou.
1.6. În absența funcționarului (călătorie de afaceri, vacanță, boală), atribuțiile sale pot fi îndeplinite de o persoană desemnată în modul prescris, care dobândește drepturile corespunzătoare și răspunde de îndeplinirea corespunzătoare a atribuțiilor care îi sunt atribuite.
2. Caracteristici de calificare
2.1. Grefierul trebuie să știe:
Acte juridice de reglementare, reglementări, instrucțiuni, alte materiale de orientare și documente privind păstrarea evidenței la întreprindere;
Prevederi de bază ale Sistemului Unificat de Stat de Management al Înregistrărilor;
Structura întreprinderii și diviziile acesteia;
Standarde pentru un sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă;
Procedura de monitorizare a trecerii documentelor și materialelor oficiale;
Fundamentele organizării muncii;
Reguli de funcționare a echipamentelor informatice și de birou;
Fundamentele legislației muncii;
Reglementări interne de muncă;
Reguli și reglementări de protecție a muncii, siguranță, salubritate industrială și securitate la incendiu.
2.2. Grefierul trebuie să fie capabil să:
Utilizați mijloace tehnice moderne de prelucrare a informațiilor, comunicații și comunicații, tehnologia informatică.
3. Responsabilitățile postului
3.1. În activitatea sa, grefierul este obligat să:
3.2. Respectați documentele de reglementare specificate în clauza 1.4.
3.3. Respectați cerințele de protecție a muncii stabilite de lege și alte acte legislative, precum și regulile și instrucțiunile privind protecția muncii.
3.4. Anuntati imediat managerul dumneavoastra imediat sau superior despre orice situatie care ameninta viata si sanatatea oamenilor, despre fiecare accident care are loc la locul de munca sau despre o deteriorare a sanatatii dumneavoastra.
3.5. Efectuați sarcinile oficiale de la managerul dvs. cu acuratețe și la timp.
3.6. Primiți și înregistrați corespondența și transmiteți-o către unitățile structurale.
3.7. În conformitate cu rezoluția managerilor întreprinderii, depuneți documente pentru execuție, emiteți carduri de înregistrare sau creați o bancă de date.
3.8. Menține un dosar de evidență a trecerii materialelor documentare, monitorizează execuția acestora, eliberează certificatele necesare pe documentele înregistrate.
3.9. Trimiteți documentația completată destinatarilor.
3.10. Păstrați evidența corespondenței primite și trimise, sistematizați și stocați documentele în arhiva curentă.
3.11. Lucrați la crearea unui instrument de referință pentru documente, asigurând căutarea convenabilă și rapidă a acestora.
3.12. Întocmește și depune la arhiva întreprinderii materiale documentare completate prin muncă de birou, fișe de înregistrare sau bănci de date informatice, întocmește inventarele cazurilor transferate spre depozitare la arhivă.
3.13. Asigurați siguranța și confidențialitatea documentației oficiale în curs de desfășurare.
3.14. Organizați primirea vizitatorilor, facilitați luarea în considerare promptă a cererilor și sugestiilor angajaților.
3.15. Asigurați ordinea în birou, solicitați angajaților să asigure ordinea și liniștea.
3.16. Formează dosarele în conformitate cu nomenclatorul aprobat, asigură siguranța acestora și trimite-le la arhivă în termenul stabilit.
3.17. Copiați documentele necesare pentru lucru.
4. Drepturi
Grefierul are dreptul:
4.1. Solicitați, în limita atribuțiilor sale, de la supervizorul imediat să creeze condiții de muncă și să asigure tot ceea ce este necesar pentru îndeplinirea atribuțiilor sale.
4.2. Familiarizați-vă cu deciziile conducerii întreprinderii cu privire la activitățile acesteia.
4.3. Trimiteți propuneri de îmbunătățire a activității legate de responsabilitățile prevăzute în aceste instrucțiuni spre examinare de către conducere.
4.4. Primește de la șefii de divizii structurale, specialiști informații și documente necesare îndeplinirii atribuțiilor de serviciu.
4.5. Solicitați conducerii întreprinderii să ofere asistență în îndeplinirea îndatoririlor și drepturilor sale oficiale.
5. Responsabilitate
Grefierul este responsabil pentru:
5.1. Pentru neîndeplinirea (executarea necorespunzătoare) a sarcinilor de serviciu prevăzute în prezenta fișă a postului, în limitele stabilite de legislația muncii în vigoare a Federației Ruse.
5.2. Pentru atingerea scopurilor si obiectivelor stabilite pentru el.
5.3. Pentru nerespectarea comenzilor, instrucțiunilor și instrucțiunilor de la conducerea superioară în ceea ce privește acestea.
5.4. Pentru săvârșirea unei infracțiuni în cursul desfășurării activităților sale în limitele stabilite de legislația administrativă, penală și civilă în vigoare a Federației Ruse.
5.5. Pentru cauzarea de prejudicii materiale în limitele stabilite de legislația în vigoare a muncii, penală și civilă a Federației Ruse.
5.6. Pentru nedezvăluirea secretelor comerciale.
5.7. Pentru informații false furnizate conducerii.
6. Criterii pentru eficacitatea activităților unui funcționar
6.1. Primirea și expedierea la timp a corespondenței către departamente și terți.
6.2. Performanța de înaltă calitate a sarcinilor de serviciu.
7. Relații
Funcționar:
7.1. Interacționează cu toți angajații, șefii de departamente și conducerea organizației pe probleme de competența sa.
7.2. Interacționează cu reprezentanții întreprinderilor terțe, organizațiilor, instituțiilor pe probleme de competența sa.
Elaborat de: Titlul funcției _____________________ Numele complet semnătură De acord:
Aprobarea instrucțiunii depinde de cine a aprobat-o. În cazul în care DI este aprobat de directorul general, atunci, de regulă, acesta este convenit cu directorul de resurse umane acordul poate fi cu șeful departamentului juridic;
Am citit instrucțiunile: Funcționar: _________________ /Nume complet/ "__" _____________ 200_ ani semnătură
Recent, una dintre cele mai populare specialități este considerată funcționar. Responsabilitățile acestui angajat includ procesarea unui număr mare de documente. Ce face mai exact și de ce este atât de important să ai în personal un lucrător de această meserie? Acest lucru trebuie tratat în detaliu.
Bazele profesiei
Fiecare companie mai mult sau mai puțin mare are nevoie cu siguranță de un funcționar. Responsabilitățile care cad pe umerii unui astfel de angajat includ, în principal, hârtii. La prima vedere, pare plictisitor și inutil. Dar numai cei care nu au absolut nicio idee despre întregul flux de documente al unei întreprinderi gândesc astfel.
Pentru a înțelege acest flux de informații, este nevoie de un funcționar. Atribuțiile și funcțiile pe care trebuie să le îndeplinească sunt următoarele:
- Mentinerea circulatiei tuturor documentelor in intreprindere.
- Apeluri telefonice și conversații cu clienții.
- Prelucrarea și înregistrarea corespondenței primite.
- Monitorizarea documentelor procesate de alti angajati.
- Arhivarea documentelor.
Toate acestea necesită cunoașterea adecvată a normelor și regulilor de păstrare a evidenței. Astfel de abilități, desigur, pot fi dobândite în practică, dar este mai bine să aveți în plus o bună pregătire teoretică.
Caracteristici importante
Cum ar trebui să fie un funcționar adevărat? Responsabilitățile și condițiile de muncă își lasă întotdeauna amprenta. Acest lucru este valabil pentru absolut orice. Pentru început, merită să vorbim separat despre calitățile personale. Într-un astfel de loc de muncă, angajatul va fi obligat să:
- Minte analitică pentru a naviga cu ușurință în fluxul de informații și a lua deciziile corecte.
- Capacitatea de a-și concentra atenția asupra unei anumite probleme pentru o perioadă lungă de timp.
- Abilitatea de a face mai multe lucruri deodată.
- O memorie bună pentru a păstra în mod constant informațiile necesare în cap.
- Decenţă.
- Sociabilitatea și prietenia.
- Rezistența la stres și capacitatea de a face față emoțiilor tale.
- Abilități de comunicare.
- Atitudine calmă față de critică.
- Capacitatea de a conduce negocieri de afaceri.
- Cunoașterea culturii comunicării și a vorbirii corecte.
Dacă toate aceste cerințe sunt îndeplinite, grefierul își va putea face treaba în mod corespunzător. Dar această profesie are și unele contraindicații medicale. Printre ei:
- boli respiratorii (tuberculoză, astm și altele);
- probleme cardiace (hipertensiune, aritmie, defect);
- tulburări nervoase.
Dacă nu există, atunci angajatul poate începe munca în siguranță și poate spera la rezultate bune.
Gama de sarcini
Aproape fiecare oraș are o întreprindere sau organizație care angajează un funcționar. Responsabilitățile postului unui astfel de angajat, de regulă, sunt următoarele:
- Recepția și procesarea corespondenței primite. Specialistul trebuie să înregistreze scrisoarea, să o transfere destinatarului și apoi să monitorizeze implementarea instrucțiunilor notate în rezoluție. Astfel de informații sunt introduse în jurnale sau carduri speciale și formează o bancă de date.
- Insoteste parcurgerea fiecarui document prin toate etapele: pregatire - inregistrare - prelucrare - depozitare. În orice moment, grefierul trebuie să poată furniza un program complet la cerere.
- Contabilitatea documentelor trimise și primite.
- Arhivarea documentelor.
- Organizarea corectă a contabilității și crearea unei baze de date de referință pentru căutare rapidă și ușoară.
- Monitorizează corectitudinea executării și semnării documentelor, precum și aplicarea vizelor corespunzătoare.
- Responsabil pentru siguranța tuturor documentației întreprinderii.
Doar un funcționar special instruit se poate ocupa de toate acestea. Responsabilitățile sale de serviciu sunt concepute în așa fel încât munca prestată să fie cât mai eficientă.
Profesii conexe
Doar întreprinderile mari își pot permite să aibă un funcționar în personal. Pentru organizațiile cu un număr mic de unități de lucru, acesta este un lux. Un volum mic de flux de documente face posibilă economisirea salariilor. Iar secretara preia o muncă simplă cu acte. Acest lucru permite specialistului să profite la maximum de ziua sa de lucru. Prin urmare, atribuțiile unui secretar-grefier sunt o combinație armonioasă de funcții corespunzătoare ambelor posturi.
Acestea trebuie colectate într-o singură instrucțiune și trebuie urmate. Particularitatea este că ambele profesii (funcționar și secretar) sunt foarte asemănătoare între ele. Ambele implică lucrul cu documente și comunicarea telefonică. Aici este chiar dificil să se determine care sarcini sunt cele mai potrivite pentru ce specialitate. Principalele domenii de activitate ale acestora rămân:
- lucrați cu corespondența de intrare și de ieșire;
- monitorizarea executării documentelor;
- preluarea apelurilor telefonice și redirecționarea acestora pentru a comunica cu alți specialiști;
- arhivare.
Toate acestea constituie atribuțiile secretarului-grefier.
Impactul specificului locului de muncă
Munca oricărei întreprinderi este asociată cu fluxul diferitelor documente. Funcționarul este cel care trebuie să o sistematizeze și să o transforme într-un mecanism armonios. La grădiniță, responsabilități de acest fel există și în cantități suficiente.
În plus, trebuie să luăm în considerare faptul că instituțiile preșcolare, pe baza Legii Federației Ruse „Cu privire la educație”, au devenit recent destul de independente și au primit drepturi destul de largi. Acest lucru se aplică activităților științifice, financiare, de personal, economice și de altă natură. Conducerea unor astfel de instituții poate lucra într-o varietate de direcții, încheind în mod independent acorduri și conducând negocieri relevante. Toate acestea se reflectă în fluxul de hârtie din cadrul organizației, care necesită procesare și sistematizare în timp util. Grefierul nu trebuie doar să studieze, ci și să clasifice documentele, împărțindu-le în funcție de scopul lor:
- administrativ;
- informații și referințe;
- organizatoric;
- personal (de către personal);
- financiar;
- tehnic.
Toate documentele primite trebuie aduse într-un sistem strict și apoi prezentate pentru executare și răspuns.
Caracteristici importante
Când începeți să întocmiți o fișă a postului, trebuie să acordați o atenție deosebită responsabilităților funcționale ale funcționarului. Unii îi confundă cu oficialii. Dar există o diferență serioasă între aceste concepte.
În primul caz, ne referim la acele funcții principale pe care trebuie să le asume un specialist funcționar:
- Lucrați cu documentele primite, înregistrarea și distribuirea acestora între unitățile structurale.
- Contabilitatea circulatiei valorilor mobiliare si monitorizarea executiei acestora.
- Transferul corespondenței procesate către destinatari.
- Organizarea depozitării documentelor.
Acestea sunt principalele direcții pe care ar trebui organizată munca unui specialist de acest fel. Când vorbim despre responsabilitățile postului, ne referim la ceea ce un angajat trebuie să facă într-o anumită întreprindere. Acțiunile enumerate sunt concepute pentru structura specifică a companiei și particularitățile interacțiunii secțiunilor și diviziilor sale individuale.