Să luăm în considerare ce verifică inspectoratul de muncă în timpul unei inspecții programate și cât de des pot fi efectuate.
Inspecții programate ale inspectoratului de muncă: procedură
Inspectoratul Muncii efectuează inspecții de conformitate cu legislația muncii în organizații în baza articolelor 353 și 356 din Codul Muncii. Nu există acte juridice specializate care să reglementeze în mod specific inspecțiile legislației muncii în Federația Rusă. Prin urmare, în activitățile lor, inspectorii sunt ghidați de:
- Convenția OIM nr. 81, întocmită în 1974;
- Legea „Cu privire la protecția drepturilor persoanelor juridice și ale întreprinzătorilor individuali în exercitarea controlului (supravegherii) de stat” din 19 decembrie 2008 Nr. 294-FZ.
Frecvența inspecțiilor programate
Programul de audit este întocmit anual. Adică, planul de inspecție al inspectoratului de muncă pentru anul 2020 a fost întocmit în 2016. Oricine se poate familiariza cu el pe site-ul oficial al Rostrud.
Programul se întocmește ținând cont de faptul că respectarea legislației muncii poate fi verificată la întreprindere nu mai devreme de 3 ani după:
- Înregistrarea de stat a unei persoane juridice sau a întreprinzătorului individual;
- Finalizarea ultimei inspecții.
Notificarea inspecției
Înainte de începerea inspecției, șeful inspectoratului de muncă de la sediul organizației emite un ordin corespunzător. Acesta afirmă:
- Data publicării;
- Funcționari autorizați să inspecteze organizația;
- Numele complet și adresa juridică a organizației inspectate;
- Data exactă a inspecției, scopurile și obiectivele acesteia.
O copie a ordinului se transmite șefului obiectului de audit, pentru ca acesta să fie înștiințat de audit cu cel puțin 3 zile înainte de începerea acestuia. Notificarea poate fi trimisă prin fax, poștă sau livrată manual.
Atenţie! Inspectorii nu pot:
- Solicitați informații și mostre care nu au legătură cu obiectul inspecției;
- Sechestrați originalele oricăror documente.
Perioada verificata
Pe parcursul auditului sunt examinate documentele din ultimii 3 ani. Astfel, în cadrul inspecției planificate a inspectoratului de muncă în anul 2017 vor fi examinate documente din 2015 până în 2017.
Ce documente verifică inspectoratul de muncă?
Legea nu limitează inspectorul în acțiunile sale. El poate solicita spre verificare orice document care, într-un fel sau altul, se referă la respectarea legislației muncii. În orice caz, înainte de sosirea inspectorilor, organizația trebuie să pună în ordine următoarele documente.
Tratate
- Contractele de muncă cu salariații trebuie să respecte cerințele articolului 57 din Codul muncii.
- Acorduri privind răspunderea individuală sau colectivă. Ele pot fi încheiate cu salariați a căror listă de funcții este specificată în Rezoluția Ministerului Muncii nr.85 din 31 decembrie 2002.
- Acorduri de ucenicie, dacă organizația practică ucenicia.
Actele constitutive
- Cartă;
- Certificat de înregistrare de stat.
Acte juridice locale
- Reglementări interne ale muncii.
- Acord comun.
- Reglementări care reglementează salariile și bonusurile pentru angajați (acesta este un document opțional; aceleași informații pot fi conținute în contractul colectiv).
- Reglementări privind datele personale ale angajaților în conformitate cu articolul 88 din Codul muncii.
- Alte posibile acte locale ale organizației de stabilire a unui program de schimb, modalitate de rotație, program neregulat de lucru sau împărțire a zilei de lucru pentru angajați.
Documente de securitate a muncii
- Instructiuni de securitate a muncii;
- Jurnal de instruire și instrucțiuni privind protecția muncii;
- Alte documente: jurnalul de pregătire de inițiere, carnet de pregătire personal pentru angajați, lista posturilor scutite de pregătirea inițială etc.
Comenzi
- Despre angajare;
- Despre concediere;
- La atragerea răspunderii disciplinare etc.
Legislația nu conține o listă închisă de ordine pe care șeful unei organizații le poate emite, prin urmare toate ordinele referitoare la dreptul muncii trebuie păstrate în departamentul de personal.
Informații importante
Pe lângă documente, trebuie să țineți cont de respectarea tuturor standardelor legislației muncii. Certificatele la timp și siguranța angajaților la locul lor de muncă sunt, de asemenea, importante. Dacă lucrătorii au nevoie de îmbrăcăminte sau accesorii speciale, măști de protecție sau mănuși și multe altele, depinde de tipul de muncă pe care îl desfășoară.
Documente contabile
Inspectoratul de muncă verifică contractele de muncă pentru informații despre zilele de plată a salariilor, iar apoi verifică aceste date cu datele efective ale plăților. Inspectorii studiază:
- Forme de plată;
- Aviz de plată a salariului, întocmit în conformitate cu art. 136 din Codul muncii.
Acte de vacanta
Notificări către angajați cu privire la acordarea concediului. Potrivit articolului 123 din Codul muncii, salariatul trebuie să fie anunțat despre următoarea vacanță cu cel puțin 2 săptămâni înainte de începere.
Documentație de timp și prezență
- Fișa de evidență (întocmită conform art. 91 din Codul muncii);
- Tabloul de personal (document optional).
Alte documente
Aceasta poate include:
- Înregistrări de lucru;
- Cartele personale ale angajaților (formular T-2);
- Notificări către angajați cu privire la transferul timpului de muncă, reduceri de personal, încetarea contractelor de muncă etc.;
- Cereri de la salariați pentru concedii, încetarea contractelor de muncă etc.;
- Concediu medical;
- Jurnalele contabile diverse (călătorii de afaceri, deplasarea carnetelor de muncă, accidente industriale etc.).
Tipuri de inspecții programate
În funcție de metoda de studiere a documentației, inspecțiile programate sunt împărțite în la fața locului și documentare.
Inspecție la fața locului
Prin această metodă de inspecție, funcționarii autorizați vin direct la organizația inclusă în programul de inspecție al inspectoratului de muncă pentru anul 2020 pentru a examina documentele.
Antreprenorul individual sau șeful organizației în care se efectuează inspecția este obligat să:
- Oferă inspectorilor posibilitatea de a se familiariza cu documentele legate de subiectul inspecției;
- Oferiți-le acces la biroul, clădirile și structurile întreprinderii inspectate.
Tabelul arată durata maximă a scanării
Verificare documentară
Inspectorul efectuează o astfel de verificare la locul său de muncă, adică la organul teritorial de inspecție a muncii. Documentele pentru studiu îi sunt furnizate de către organizația auditată după primirea notificării inspecției.
Pentru verificare, trebuie să trimiteți inspectoratului copii ale documentelor certificate prin sigiliul și semnătura șefului organizației. Ştampila de pe copii poate fi orice: „pentru documente”, „pentru departamentul HR”, etc. Dacă întreprinzătorul individual sau organizația nu are propriul sigiliu, semnătura de certificare a managerului este suficientă pe copie.
Detalii precum semnătura de autentificare includ:
- Legendă - Adevărat; sau - copia este corectă;
- Poziția persoanei care a certificat copia;
- Semnătura sa cu o transcriere (nume și inițiale);
- Data.
Întrucât lista cu ceea ce verifică inspectoratul de stat de muncă nu este exhaustivă, în timpul controlului inspectorul poate solicita documente suplimentare pe care le consideră necesare pentru studiu. Pentru aceasta, el trimite o cerere corespunzătoare subiectului auditului. Șeful organizației trebuie să furnizeze inspecției documentele solicitate în termen de 10 zile lucrătoare (clauza 5, art. 11 din Legea nr. 294).
Un specialist povestește în detaliu despre inspecțiile inspectoratului de stat de muncă
Cât durează verificarea?
Perioada generală pentru efectuarea unei inspecții de către inspectoratul de muncă este de 20 de zile. Dar există excepții de la această regulă pentru întreprinderile mici:
- La o întreprindere mică, o inspecție programată la fața locului poate fi efectuată pentru cel mult 50 de ore în total;
- O inspecție similară a unei microîntreprinderi - 15 ore.
Această excepție se aplică numai inspecțiilor programate la fața locului. Inspecțiile neprogramate sau documentare se efectuează conform regulii generale.
În Rusia, există un moratoriu asupra inspecțiilor micilor întreprinderi până la sfârșitul anului 2018, aceste organizații sunt scutite de inspecțiile programate de către inspectoratul de muncă.
Cum se efectuează o inspecție programată la fața locului?
Algoritmul acțiunilor inspectorului este aproximativ același în toate organizațiile.
- Conform programului inspecției muncii pentru anul 2020, inspectorul vine la întreprindere. Prezintă legitimația sa oficială și ordinul de a efectua o inspecție.
- Efectuează verificarea documentelor HR: contracte de muncă, carnete de muncă, comenzi HR etc.
- Verifică documentația contabilă (toate actele legate de salarii).
- Documente de studiu privind protecția muncii.
- Întocmește un raport de inspecție indicând eventualele încălcări constatate. Documentul se intocmeste in 2 exemplare: primul - pentru inspector, al doilea - pentru organizatia inspectata.
Mai ai întrebări? Întrebați-i în comentariile articolului
Un control al inspecției muncii nu este întotdeauna un eveniment plăcut. Indiferent dacă este planificat sau neplanificat, trebuie să vă pregătiți corespunzător pentru asta. În ce cazuri ar trebui să așteptați inspectorii și cum să vă pregătiți singur, vă vom spune în articolul nostru.
Din articol vei afla:
Ce verifică inspectoratul de muncă?
Răspundeți fără ambiguitate la întrebarea „Ce verifică inspectoratul de muncă?” nu va funcționa. Pentru că totul depinde, în primul rând, de tipul verificării și de baza acesteia.
Există două tipuri de inspecții: programate și neprogramate. Supravegherea planificată se realizează în conformitate cu Legea federală nr. 294-FZ din 26 decembrie 2008 „Cu privire la protecția drepturilor persoanelor juridice și ale antreprenorilor individuali în exercitarea controlului de stat (supravegherea) și controlului municipal” (denumit în continuare: ca Legea nr. 294-FZ). Astfel de evenimente nu pot avea loc mai des decât termenele stabilite de lege.
Inspecțiile programate sunt reflectate într-un program special pentru anul, care este aprobat anual înainte de sfârșitul anului care precede anul inspecției. Un astfel de program este postat pe site-urile GIT regionale, precum și pe site-ul Rostrud. Dar îl puteți descărca în articolul nostru >>>
În timpul unei vizite programate, inspectorii pot verifica orice domeniu de activitate al organizației care este într-un fel sau altul legat de dreptul muncii.
Din 13 decembrie 2019, Inspectoratul Fiscal de Stat nu poate amenda compania doar cu 50 de mii de ruble. pentru salariile întârziate, dar și pentru a încasa datorii fără instanță. Experții din revista HR Directory au povestit cum acum inspectorii colectează salariile într-o manieră simplificată și în ce situații este posibil să se realizeze recunoașterea deciziei de colectare ca fiind ilegală.
Dacă vorbim de o inspecție neprogramată a GIT, atunci are o specializare mai restrânsă. Motivul poate fi fie o plângere a unui angajat, fie o situație extraordinară survenită la locul de muncă (accident, grevă etc.).
Inspecțiile pot fi efectuate la fața locului sau în formă documentară. Durata totală nu este mai mare de 20 de zile lucrătoare (Partea 1, Articolul 13 din Legea nr. 294-FZ). Legea prevedea o perioadă specială doar pentru inspecțiile programate la fața locului la întreprinderile mici - nu mai mult de 50 de ore, microîntreprinderi - nu mai mult de 15 ore.
Noi reglementări pentru inspecțiile GIT
În iunie 2019, a fost aprobat un nou Regulament administrativ pentru implementarea de către Serviciul Federal pentru Muncă și Ocuparea Forței de Muncă a supravegherii statului federal asupra respectării legislației muncii și a altor acte juridice de reglementare care conțin norme de drept al muncii (aprobat prin Ordinul Rostrud din 13 iunie 2019). Nr. 160, denumit în continuare Regulamente) . Inspectorii lucrează la el din 22 octombrie 2019.
Acum, companiile vor avea mai mult timp să se pregătească pentru activitățile de inspecție, deoarece, conform noilor Regulamente, programul acestora trebuie postat pe site-urile inspecțiilor regionale până la 10 noiembrie. Anterior, astfel de informații erau postate până la 1 decembrie.
În noul an, GIT pregătește un calendar, bazându-se în continuare pe o abordare bazată pe risc (clauza 2 a articolului 8.1 din Legea nr. 294-FZ). La aplicarea acestei abordări, frecvența vizitelor de inspecție pentru diferite categorii de angajatori nu va fi aceeași. Cu cât riscul de încălcare a drepturilor de muncă într-o companie este mai mare, cu atât vă pot vizita mai des.
Frecvența este influențată de 3 factori:
- Integritatea companiei față de personalul său. Aici estimăm numărul înregistrat de plângeri ale cetățenilor cu privire la încălcarea drepturilor lor în ultimii 3 ani, precum și numărul de accidente industriale. Dacă inspecția nu are astfel de date despre companie, atunci coeficientul este considerat egal cu 0.
- Daune potențiale. Acest indicator este calculat nu pentru un anumit angajator, ci pentru industrie în ansamblu, astfel încât angajatorul nu este capabil să-l schimbe în niciun fel.
- Amploarea răspândirii consecințelor negative. Depinde, in primul rand, de marimea firmei, si anume de numarul de angajati. Cu cât este mai mare, cu atât este mai mare coeficientul.
Astfel, cu cât coeficientul final este mai mare, cu atât mai des vă vor vizita inspectorii. Pentru companiile cu risc ridicat aceasta este o dată la 2 ani, iar pentru companiile cu riscuri moderate - doar o dată la 6 ani. În timp ce angajatorii care aparțin unui grup cu risc scăzut nu vor fi controlați deloc.
În cadrul programului de pregătire pentru recalificare profesională „Organizarea muncii cu personalul” veți învăța cum să întocmiți documentația de personal conform noilor reguli, cum să evaluați candidații și să angajați un nou angajat, cum să implementați standardele profesionale și ce să faceți dacă calificările angajaților nu corespund cerințelor acestora și multe altele. După finalizarea cursului de formare, veți primi o diplomă oficială.
În Regulament, Rostrud a stabilit ce documente verifică inspectoratul de muncă în timpul unei inspecții (clauza 13). Lista include 26 de tipuri de documente. Totuși, aceasta nu înseamnă că inspectorul poate solicita orice document din această listă. Documentația nu trebuie furnizată dacă:
- nu are legătură cu subiectul revizuirii;
- opțional, întrucât nu corespunde specificului activităților companiei;
- poate fi obținut de către inspector în cadrul cooperării interdepartamentale (clauza 14 din Regulament);
- a fost deja furnizat în timpul verificării documentare anterioare.
De asemenea, inspectorii au acum o mai mare libertate. Ei pot încasa restanțele salariale de la angajator fără o hotărâre judecătorească. În primul rând, atunci când se constată o încălcare, inspectorul emite un ordin de eliminare a acesteia cu un anumit termen pentru executarea acesteia. Dacă cerința nu este îndeplinită sau contestată în termen de 10 zile, atunci se ia o decizie de încasare forțată a salariilor.
Dacă o astfel de decizie este ignorată de societate, materialele cauzei sunt transferate executorilor judecătorești.
Ce verifică inspectoratul de muncă în timpul unei inspecții de rutină?
Programul de inspecție GIT pentru 2020 reflectă scopul vizitei inspectorilor. De regulă, puteți găsi următoarea formulare: „Verificarea respectării legislației muncii și a altor acte juridice de reglementare care conțin norme de drept al muncii”.
Aceasta înseamnă că în timpul auditului inspectorul poate aborda orice probleme legate de gestionarea evidenței personalului și respectarea drepturilor de muncă ale personalului. Dar numai în cadrul întrebărilor enumerate în lista de verificare.
În acest caz, inspectorii pot verifica:
- încheierea contractelor de muncă și corectitudinea executării acestora;
- prezența reglementărilor locale obligatorii și a personalului;
- completarea corecta, pastrarea si emiterea carnetelor de munca;
- prezența semnăturilor în documente cu care angajatul trebuie să fie familiarizat în scris;
- înregistrarea corectă a ieșirilor angajaților în weekend, sărbători și ore suplimentare;
- respectarea drepturilor categoriilor privilegiate de cetățeni;
- respectarea standardelor de securitate a muncii etc.
Puteți afla dacă firma dumneavoastră este inclusă în programul de inspecții de către inspectoratul de stat de muncă pe anul 2020 în materialul nostru: Planul de inspecții ale inspectoratului de muncă pentru anul 2020.
La desfășurarea activităților de supraveghere, inspectorii GIT vor trebui să utilizeze liste de verificare (liste de verificare), dincolo de care nu este permis. Un total de 107 dintre ele au fost dezvoltate. Puteți citi mai multe despre liste de verificare în materialul nostru: Liste de verificare GIT.
Inspecție neprogramată de către inspectoratul de muncă
Se efectuează o inspecție neprogramată pentru a identifica, confirma și înregistra încălcările legislației muncii de către angajator. Prin urmare, chiar dacă compania dumneavoastră nu este inclusă în program sau perioada de vacanță de supraveghere este încă în vigoare, nu puteți evita o vizită a inspectorilor.
O inspecție neprogramată de către inspectoratul de muncă poate fi la fața locului sau de natură documentară și se efectuează în următoarele cazuri:
- primirea unei plângeri de la un angajat, inclusiv una concediată;
- expirarea unui ordin emis anterior de eliminare a încălcărilor;
- primirea de informații către parchet despre faptele existente de încălcare a cerințelor legale în organizație.
Șeful companiei trebuie anunțat despre desfășurarea evenimentelor în afara locului cu cel puțin 24 de ore înainte de începerea evenimentului. Totuși, legea nu stabilește modul în care este înștiințat angajatorul. Ei nu vor avertiza numai dacă încălcarea amenință viața și sănătatea lucrătorilor.
În timpul unei inspecții documentare, inspectorul trimite organizației o cerere de a furniza documentele necesare pentru a acoperi problema de interes. În timpul unui eveniment la fața locului, inspectorii efectuează acțiuni de supraveghere direct la sediul companiei.
- Concedierea forțată este responsabilitatea angajatorului
Inspecție neprogramată de către inspectoratul de muncă pe baza plângerii unui angajat
Cel mai frecvent motiv pentru o vizită neprogramată a inspectorilor GIT este o plângere a angajaților. Desfășurarea activităților la fața locului va fi legală dacă inspectorii prezintă buletinele de identitate și o copie certificată a ordinului către manager (articolul 12 din Legea nr. 294-FZ).
Managerul are dreptul de a se familiariza cu textul comenzii și de a face o copie a acestuia. Ordinul reflectă nu numai documentele care fac obiectul verificării, ci și momentul implementării sale.
Atenţie! Potrivit noilor Regulamente, dacă se efectuează o inspecție la fața locului a Inspectoratului Fiscal de Stat de comun acord cu parchetul, inspectorul este obligat, pe lângă ordin și certificat, să furnizeze copii ale documentelor de aprobare.
În această perioadă, inspectorii au dreptul de a rămâne pe teritoriul angajatorului atât timp cât este necesar (Partea 1 a articolului 357 din Codul Muncii al Federației Ruse). De regulă, le este alocată o cameră separată pentru a limita interacțiunea cu personalul. Ei au dreptul să ceară managerului să elimine imediat încălcările.
Nu trebuie să furnizați inspectorilor documente pe care ei nu le solicită, deoarece acest lucru poate duce la consecințe negative dacă sunt pregătite incorect.
Pregătirea pentru verificarea GIT
Când managerul devine conștient de viitoarea vizită a inspectorilor, este necesar să se efectueze auto-monitorizarea documentației interne a personalului. Acest lucru va ajuta la evitarea amenzilor suplimentare.
Dacă este puțin probabil ca angajatorul să aibă timp să facă ajustări la contractele de muncă sau reglementările locale, atunci este posibil să se verifice prezența tuturor semnăturilor necesare.
Pentru autocontrol, este recomandabil ca ofițerul de personal să folosească un instrument precum listele de verificare. Listele de verificare sunt disponibile gratuit pe portalul Onlineinspektsiya.rf. După ce răspundeți la întrebări, veți primi o concluzie care indică erorile și deficiențele existente care trebuie eliminate. De asemenea, vi se va oferi un temei legal care va confirma eroarea.
Un astfel de eveniment vă va permite să „strângeți coada” înainte de vizita inspectorilor și să vă ajutați să evitați amenzile, care ajung în prezent la 50.000 de ruble. pentru prima încălcare (articolul 5.27 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse).
În timpul unei inspecții programate, inspectorii de muncă sunt obligați să verifice acuratețea și actualitatea implementării legislației muncii de către angajatori. În timpul inspecției la fața locului, inspectorii guvernamentali vor analiza activitățile organizației controlate.
Pentru a verifica legalitatea acțiunilor și deciziilor angajatorului, funcționarii publici vor trebui să analizeze documentele întocmite pentru inspecția muncii de către conducătorul companiei.
Inspectoratul Muncii își bazează activitatea pe următoarele principii:
- respectarea, respectarea și protecția drepturilor civile;
- independența și transparența auditului;
- legalitatea şi obiectivitatea deciziilor luate pe baza rezultatelor studierii angajatorului.
În timpul pregătirii și desfășurării activităților de control în anul 2018, funcționarii inspectoratului de muncă au ca scop îndeplinirea unor sarcini precum:
- prevenirea și identificarea abaterilor de la standardele muncii sau regulile de securitate a muncii;
- informarea angajatorilor și angajaților cu privire la metodele moderne de respectare a reglementărilor în vigoare;
- notificarea către organele guvernamentale abilitate cu privire la depistarea faptelor de fapte ilegale (acțiuni sau inacțiuni), abuz de drept sau decizii luate care nu respectă instrucțiunile legislației muncii.
Documente necesare pentru inspecție
Legiuitorul deleagă inspectorilor de muncă drepturile de a:
- solicitarea angajatorilor și studierea gratuită a oricăror documentații, informații sau explicații care sunt necesare pentru studiul cât mai complet și cuprinzător al obiectului controlat;
- îndepărtarea pentru analiza probelor de substanțe și materiale care sunt prelucrate sau utilizate în alt mod de către lucrătorii din producție;
- transmiterea cererilor oficiale către angajator cu o cerere de furnizare a unor documente specifice. După ce a primit o astfel de cerere scrisă, managerul trebuie să transmită funcționarilor publici o copie a documentului solicitat, certificată de sigiliul întreprinderii, precum și semnătura personală a șefului sau a unui funcționar al organizației autorizat de acesta.
Legislația muncii nu le permite inspectorilor guvernamentali să facă cereri de documente sau să ridice mostre care nu sunt relevante pentru inspecția care se desfășoară. De asemenea, angajații inspectoratului de muncă nu au dreptul de a sechestra copiile originale ale niciunui document de la organizație.
Ce documente verifică inspectoratul de muncă în timpul unei inspecții de rutină?
Pentru un studiu cuprinzător al obiectului, inspectorii autorizați trebuie să analizeze:
- documentele constitutive ale organizației (cartă sau acord constitutiv);
- documente despre antreprenori individuali sau informații despre participanții unei persoane juridice;
- extras din Registrul unificat de stat al persoanelor juridice;
- reglementări locale aprobate de conducerea companiei;
- fișe oficiale de post în organizație, regulamente interne de muncă, precum și grafice de personal;
- continutul contractelor individuale si colective de munca incheiate cu salariatii si conducatorul societatii;
- acționează asupra procedurii de prelucrare a datelor cu caracter personal ale angajaților;
- reglementari privind organizarea muncii de protectia muncii, reglementari privind serviciul de protectia muncii;
- program de concediu aprobat de manager, cerut conform art. 123 Codul Muncii al Federației Ruse;
- prevederi privind remunerarea (Articolul 129 din Codul Muncii al Federației Ruse) și calcularea plăților de stimulare (Articolul 135 din Codul Muncii al Federației Ruse);
- fișă de salariu și program de lucru în ture;
- legitimații personale ale angajaților, eliberate în conformitate cu standardele în vigoare;
- cărți de muncă și un jurnal al mișcării cărților de muncă;
- jurnalul de timp;
- schema de management al productiei si activitatii economice;
- jurnalul de instruire introductivă și la locul de muncă, programe de formare la locul de muncă, instrucțiuni de siguranță a muncii;
- ordine privind procedura de efectuare a unui stagiu, ordine privind admiterea la munca independenta;
- acte de punere în funcțiune a clădirilor și structurilor, acte de acceptare a mecanismelor de producție;
- carduri personale pentru înregistrarea eliberării echipamentului individual de protecție, documente privind achiziționarea de îmbrăcăminte și încălțăminte speciale;
- protocoale de certificare a siguranței muncii, certificate de finalizare a pregătirii în normele de securitate a muncii;
- documente care confirmă examenele medicale.
În ce perioadă verifică inspectoratul de muncă în timpul unei inspecții programate?
Conform orientărilor legale, o inspecție planificată a angajatorului, efectuată de inspectorii de muncă, ar trebui să aibă loc nu mai mult de o dată la 3 ani.
În ce ani verifică de obicei inspectoratul de muncă?
Cel mai adesea, informațiile din ultimii 3 ani sunt supuse verificării. Inspectorul solicită un jurnal de inspecție de la reprezentantul angajatorului. Acest document vă permite să urmăriți frecvența activităților de control. În jurnal, agențiile de aplicare a legii muncii notează:
- denumirea organului de control;
- data începerii și încheierii inspecției;
- sarcinile și subiectul, temeiul legal pentru organizarea activităților de control;
- lista încălcărilor identificate și ordinele emise.
Inspecția de către inspectoratul de muncă al unei întreprinderi mici
Scopul efectuării unei inspecții a întreprinderilor mici este de a căuta încălcări ale drepturilor de muncă ale angajaților. Dacă există solicitări adecvate, inspectorul îl familiarizează pe manager cu reglementările administrative ale inspecției. Apoi oficialii desfășoară activități de control și informează șeful organizației despre rezultatele inspecției.
Dacă un inspector de stat identifică abateri de la legea în vigoare, el:
- emite un ordin către reprezentantul persoanei juridice pentru eliminarea încălcărilor identificate într-un anumit interval de timp, precum și luarea măsurilor de prevenire a vătămărilor în rândul lucrătorilor;
- controlează executarea ordinelor emise.
Inspecțiile efectuate de agențiile guvernamentale ale companiilor cu diferite forme de proprietate pentru a determina dacă activitățile lor sunt conforme cu standardele legislației muncii sunt consacrate în legislația Federației Ruse în domeniul supravegherii. Există temeiuri, reglementări și proceduri adecvate pentru astfel de acțiuni ale agențiilor guvernamentale. Scopul principal Inspecțiile inspecției muncii monitorizează respectarea de către funcționari, antreprenori și organizații a normelor și cerințelor legislației muncii (articolele 353 și 356 din Codul Muncii al Federației Ruse).
Efectuarea inspecțiilor organizațiilor de către inspectoratele de muncă (diviziunile teritoriale din Rostrud) este reglementată de Codul Muncii al Federației Ruse, Legea federală nr. 294 „Cu privire la protecția drepturilor persoanelor juridice și ale antreprenorilor individuali în exercitarea controlului de stat și municipal. ”, Hotărârea Guvernului Federației Ruse nr. 875, care a stabilit Regulamentul privind supravegherea în domeniul legislației muncii și alte reglementări. Există, de asemenea, legi care reglementează astfel de inspecții la nivel regional și local.
Inspecțiile inspecției muncii reprezintă o perioadă dificilă în viața oricărei întreprinderi, o povară fizică și morală uriașă pentru management, servicii financiare și de personal.
Prin urmare, este atât de important să cunoașteți trăsăturile caracteristice ale unor astfel de evenimente și să fiți pregătit pentru ele în avans.
Motive pentru efectuarea inspecțiilor
Inspecțiile efectuate de inspectorii de muncă de stat în organizații pot fi planificate și neprogramate(care, la rândul lor, se împart în documentar și în vizită). Procedura de implementare auditurile sunt strict definite de lege. Pentru a începe acțiunile de verificare, atât prima cât și a doua opțiune necesită motive (motive, cazuri).
Inspecție programată este posibil pentru orice organizație și se efectuează o dată la trei ani.
Pentru a-l implementa, este suficient să ai chiar și unul temeiuri, din numita Legea nr.294-FZ:
- au trecut trei ani de la data înregistrării de stat a angajatorului;
- a trecut o perioadă de trei ani de la finalizarea ultimei inspecții programate;
- angajatorul își desfășoară efectiv activitățile de afaceri timp de trei ani (de la data depunerii unei notificări speciale la organismul autorizat).
Această listă de motive este închisă, adică inspectorii nu au dreptul să menționeze alte motive pentru efectuarea inspecțiilor planificate de conformitate cu standardele legislației muncii.
Pentru inspecție neprogramată este necesar un anumit motiv, care provine, de regulă, de la angajații întreprinderii și care semnalează diferite tipuri de încălcări (partea 7 a articolului 360 din Codul Muncii al Federației Ruse):
- cererea angajatului la inspectoratul de muncă cu privire la încălcarea drepturilor sale de muncă de către angajator;
- primirea unei cereri de audit al condițiilor de muncă la locul de muncă de la un angajat al unei organizații;
- primirea cererilor de la persoane, organizații, angajatori, organisme guvernamentale și mass-media cu privire la cazuri de încălcare a standardelor legislației muncii. Aceste acțiuni trebuie să reprezinte o amenințare pentru viața și sănătatea angajaților;
- împlinirea perioadei de remediere de către angajator a abaterilor dispuse de inspectoratul de muncă;
- emiterea unui ordin (instrucțiune) șefului unității de stat inspecția muncii de a efectua o inspecție neprogramată la cererea procurorului, instrucțiuni ale Președintelui sau Guvernului.
Informații utile pentru manager despre această procedură
Cereri anonime inspectoratul muncii, precum și alte organe guvernamentale, nu sunt luate în considerare. În Federația Rusă, această regulă este consacrată la nivel legislativ. Cererea angajatului la inspectoratul de muncă trebuie să indice informațiile sale de bază: numele complet, adresa și numărul de telefon.
Dacă plângere depusă de un angajat împotriva angajatorului, atunci acesta din urmă, de regulă, dorește să aibă informații în numele cui a fost semnalat faptul încălcărilor. Cu toate acestea, un angajat poate păstra informațiile personale secrete (asigurându-vă că menționați acest lucru în cerere), apoi inspectorii trebuie să acționeze strict confidențial (Articolul 358 din Codul Muncii al Federației Ruse).
Legea nu prevede obligatoriu notificări ale angajatorului la controale neprogramate. Dacă un avertisment cu privire la data începerii inspecției nu poate afecta calitatea inspecției în ansamblu, atunci inspectorul de muncă poate avertiza angajatorul cu cel puțin o zi înainte de sosirea inspectorilor la întreprindere, ceea ce se întâmplă cel mai adesea în practică.
Dacă nu există o inspecție cuprinzătoare, ci tematică a conformității cu cerințele legislației muncii, atunci inspectorii în acțiunile lor nu au dreptul de a depăși aspectele specificate, solicită informații în afara subiectului auditului. Deci, dacă subiectul inspecției sunt documente privind protecția muncii, atunci inspectorii nu pot aborda problemele activităților serviciului de personal.
În timpul auditului inspectori Inspectoratele de stat de muncă, pe lângă verificarea documentelor necesare, pot inspecta toate sediile întreprinderii, pot adresa întrebări personalului și pot solicita informațiile lipsă de la angajații responsabili.
La identificarea încălcărilor Răspunderea administrativă (amenda) poate fi impusă nu numai șefului organizației, ci și angajaților săi individuali, de exemplu, șeful departamentului de personal, un contabil. Totuși, angajații obișnuiți nu pot fi amendați.
Dacă nu ați înregistrat încă o organizație, atunci calea cea mai usoara Acest lucru se poate face folosind servicii online care vă vor ajuta să generați gratuit toate documentele necesare: Dacă aveți deja o organizație și vă gândiți cum să simplificați și să automatizați contabilitatea și raportarea, atunci următoarele servicii online vor veni în ajutor și va înlocui complet un contabil la întreprinderea dumneavoastră și va economisi o mulțime de bani și timp. Toate rapoartele sunt generate automat, semnate electronic și trimise automat online. Este ideal pentru antreprenorii individuali sau SRL-uri pe sistemul fiscal simplificat, UTII, PSN, TS, OSNO.
Totul se întâmplă în câteva clicuri, fără cozi și stres. Încearcă-l și vei fi surprins ce usor a devenit!
Documentatie pentru inspectie de catre inspectorat
Nu există o compoziție și o ordine aprobată oficial a documentelor care să fie verificate de către inspectorat. Nu contează ce tip de inspecții sunt efectuate în organizații - programate sau neprogramate, inspecție de muncă are dreptul de a solicita orice documente legate de activităţile organizaţiei în domeniul muncii. Mai ales când vine vorba de inspecții complexe. Sunt prezentate atât documentele originale pentru inspecție, cât și confirmarea faptului că angajații le-au fost familiarizați (semnături în jurnal). Este permisă realizarea de copii și extrase din originalele primite.
Întreaga gamă de documente inspectate poate fi împărțită în trei grupuri mari:
- Documente ale serviciului de personal: Actul constitutiv, contractul colectiv, cu inserții, carduri personale ale angajaților, diferite fișe de post (de exemplu, etc.) și, numeroase ordine de personal (despre, despre concediere, despre transfer, despre concediu, etc.) despre stimulente, despre călătorii de afaceri etc.), concedii medicale, și avizele relevante, reglementări privind salariile și sporurile, jurnalele și cărțile de contabilitate și familiarizare (carte de contabilitate pentru deplasarea cărților de muncă și inserturilor, jurnal de familiarizare cu reglementările locale , etc.).
- Documente contabile: numeroase documente legate de salarii - fișe de salariu, conturile personale ale angajaților etc.
- Documente privind protecția muncii: reglementări privind datele personale, instrucțiuni referitoare la protecția muncii, reglementări privind certificarea, documente privind pregătirea și examenele medicale ale cetățenilor, un jurnal de informare privind siguranța, ordinele (instrucțiunile) relevante ale angajatorului etc.
Efectuarea auditurilor in departamentele de contabilitate si resurse umane
departamente contabilitate si resurse umane - domenii-cheie acțiunile de audit ale organismelor abilitate. În aceste locuri din întreprindere este concentrată cea mai mare parte a documentației necesare.
Departamentul de contabilitate verifică conformitatea sistemului de salarizare al întreprinderii cu legislația în vigoare și stabilește dacă au fost încălcate drepturile economice ale lucrătorilor. Inspectorii pot solicita: fișe de plată, fișe de plată a angajaților, conturi personale ale angajaților, casa de marcat, carnete de cecuri.
Încălcări frecvente Acest domeniu de lucru poate include:
- ignorarea notificărilor către angajați cu privire la salarii folosind fișe de salariu;
- executarea incorectă a statelor de plată;
- lipsa semnăturilor angajaților pe documente, erori în conturile personale ale angajaților etc.
Subiectul controluluiîn departamentul de personal sunt: actele constitutive ale organizației, contractele colective și de muncă, carnetele de muncă și inserțiile acestora, documentele privind concediile și plata salariilor, actele locale ale organizației, documentele referitoare la protecția muncii, ordinele și instrucțiunile angajatorului, avize și notificări, declarații și certificate, jurnale și registre contabile cu semnăturile angajaților familiarizați cu regulile și evenimentele.
Se studiază ordinele de personal: comenzi de angajare, transfer, concediu, concediere, călătorie de afaceri, promovare, conform formularelor aprobate de Comitetul de Stat de Statistică al Federației Ruse în 2004. De asemenea, auditorii pot fi interesați de comenzi privind sancțiuni disciplinare, ore suplimentare, suspendare din muncă, transfer temporar din cauza nevoilor de producție etc.
Reglementări locale trebuie să aibă o formă și conținut în strictă conformitate cu legea, să nu permită contradicții între ele, precum și cu contractele de muncă și graficele de personal (programe de lucru diferite, sisteme de remunerare diferite etc.).
Încălcări frecvente ale documentelor in departamentul HR:
Pe baza rezultatelor unei inspecții programate se intocmeste un act special, iar dacă au existat încălcări - potrivit protocol. Angajatorului i se emite un ordin de eliminare a acestora într-un anumit termen.
Dacă acest lucru nu este respectat, atunci răspunderea administrativă intră în vigoare în raport cu managerul în baza Codului de Contraventii Administrative. Inspecția unei întreprinderi de către inspectoratul de muncă poate fi contestată fie la inspectorul șef de muncă de stat al Federației Ruse, fie prin depunere.
Perioada de inspecții programate
Inspecție programată a autorității de supraveghere a muncii inspectează perioada de trei ani de activitate a întreprinderii. În același timp, în prezent, pe site-ul web al Procuraturii Generale al Federației Ruse, puteți afla despre programul inspecțiilor planificate ale organizațiilor pentru un anumit an. Un astfel de plan trebuie postat pe site până la sfârșitul anului următor înainte de test.
Rostrud trebuie cu trei zile înainte de start anunta organizatia despre efectuarea unei inspecții programate pe teritoriul său. Efectuarea unei inspecții care nu este inclusă în programul general anual este interzisă, iar rezultatele acesteia sunt anulate.
În ciuda faptului că inspecțiile programate ar trebui să fie efectuate nu mai mult de o dată la trei ani, există câteva consecințe din această regulă: exceptii. În ceea ce privește organizațiile educaționale, medicale și întreprinderile sociale, activitățile de inspecție se desfășoară de două ori sau mai multe în decurs de trei ani.
O inspecție neprogramată poate fi efectuată în orice moment. Datele inspecțiilor sunt înregistrate în jurnalul de control.
Ca o regulă generală Termen limită o inspecție programată nu poate dura mai mult de 20 de zile lucrătoare pentru sucursale perioada totală nu este mai mare de 60 de zile lucrătoare; Totuși, dacă vorbim de afaceri mici, atunci pentru o întreprindere mică și o microîntreprindere această perioadă este egală cu 50 de ore, respectiv 15 ore. Aceste constatări nu se aplică inspecțiilor neprogramate. Dacă este necesar, se prelungește perioada pentru o inspecție programată la fața locului cu 20 de zile lucrătoare (dar nu mai mult), despre care angajatorul trebuie anunțat cu 3 zile înainte.
Cum să vă pregătiți corect pentru test
Inspecția unei organizații de către inspectoratul de muncă este o întreprindere pe scară largă pentru care este imposibil să o pregătiți dintr-o dată. Prin urmare, se recomandă ca periodic auditul intern al documentației întreprinderii astfel încât să existe o pregătire completă chiar și pentru un audit neprogramat.
Mai bine format corect documente imediat, „după fapt”, fără a amâna „pentru mai târziu”, și de asemenea faceți-le ordine periodic, verificați respectarea legislației muncii. Angajatorul trebuie să aibă toate documentele obligatorii de muncă disponibile și executate corespunzător.
În primul rând, specialiștii inspectoratului de muncă acordă atenție prezenței și executării corecte a diferitelor documente de titlu în organizație. Toate instrucțiunile și comenzile standard trebuie întocmite folosind formulare speciale; Declarațiile și chitanțele angajaților trebuie să fie semnate de aceștia; reviste - au coperți rigide, să fie legate și cu numerotarea paginilor, cu indicarea numărului total de foi, semnăturile persoanelor responsabile și sigiliul organizației.
De asemenea, atunci când se efectuează orice tip de inspecție, pentru a evita o amendă, trebuie acordată maximă atenție pregătirea documentelor lipsă. Acestea se dovedesc adesea a fi reglementări locale pe care firmele mici le place să le ignore. Nu se verifică doar prezența lor, ci și structura de proiectare și conformitatea cu acestea în practică.
Fiecare angajator trebuie să ofere angajaților săi condiții de muncă sigure. Acestea sunt precizate în documentele de protecție a muncii, a căror prezență este necesară în orice organizație. Acestea ar putea fi diverse instrucțiuni, documente care confirmă că angajații au fost instruiți în domeniul siguranței muncii. Documentele de acest fel trebuie să fie disponibile, indiferent de mărimea organizației și de numărul de angajați angajați.
Pentru comoditatea departamentului HR, este recomandat așezați separat o listă cu categorii speciale de lucrători: minori, cei angajați în muncă periculoasă, angajați cu dizabilități de dezvoltare, cetățeni străini etc. În cazul controalelor, inspectoratul de muncă acordă o atenție sporită respectării drepturilor lor în muncă.
Pentru informații despre regulile și caracteristicile inspecțiilor efectuate de inspectoratul de muncă, consultați următoarea prelegere video: