ECSD 2018. Revizie din 9 aprilie 2018 (inclusiv cele cu modificări care au intrat în vigoare la 1 iulie 2018)
Pentru a căuta standarde profesionale aprobate de Ministerul Muncii al Federației Ruse, utilizați directorul standardelor profesionale
Specialist în documente
Responsabilitatile locului de munca. Elaborează și implementează procese tehnologice de lucru cu documente și informații documentare bazate pe utilizarea tehnologiei organizaționale și informatice (contabilitatea, controlul execuției, stocarea operațională, lucrări de referință). Participă la planificarea, organizarea și îmbunătățirea activităților serviciului de suport pentru documentația de management și monitorizează starea muncii de birou. Intocmeste propuneri pentru asigurarea conditiilor ergonomice de munca, rationalizarea locurilor de munca ale angajatilor serviciului suport documentatie de management. Elaborează sisteme de documentare unificate și foi de pontaj ale documentelor pentru diverse scopuri și niveluri de management, clasificatoare ale informațiilor documentelor. Organizează implementarea sistemelor de documentare. Ia măsuri pentru a eficientiza componența documentelor și a indicatorilor de informații, a reduce numărul acestora și a optimiza fluxurile de documente. Participă la selecția documentelor transferate pentru depozitarea de stat, organizarea depozitării și examinarea valorii documentelor. Participă la stabilirea sarcinilor, proiectarea, operarea și îmbunătățirea (în ceea ce privește suportul informațional) a sistemelor informatice automatizate și a sistemelor de management, precum și la dezvoltarea celor mai noi tehnologii informaționale (inclusiv fără hârtie), bazate pe utilizarea tehnologiei computerului și a microprocesoarelor , proiectarea si actualizarea bazelor de date si a bancilor de date. Studiază și rezumă experiența avansată națională și străină în domeniul suportului documentației pentru management, elaborează documente normative și metodologice privind aspectele suportului documentației. Participă la selecția, plasarea și pregătirea avansată a personalului pentru serviciul de documentare suport al managementului.
Trebuie știut: acte normative legislative și de reglementare, decrete, directive, ordine, alte documente de guvernare și de reglementare ale autorităților superioare referitoare la documentația suport pentru management, procedura de planificare, proiectare și tehnologia muncii bazată pe tehnologia organizatorică și informatică a serviciilor de suport documentație pentru management, metode de cercetare, analiză, proiectare și dezvoltare a sistemelor de documentare, proceduri de înregistrare, clasificare, stocare, examinare a valorii documentelor, organizare de arhivare, documente normative și metodologice privind proiectarea și funcționarea sistemelor automate de management al informațiilor, bazele programării, metode de proiectare și actualizare a bazelor de date și a băncilor de date, baze de ergonomie, psihologie socială, sociologie, management de documente, experiență internă și străină în domeniul documentației suport pentru management, fundamente ale economiei, organizarea și managementul muncii, legislația muncii, reglementările interne ale muncii , regulile și reglementările privind protecția muncii.
Cerințe de calificare.
Specialist documente: studii profesionale superioare fără cerințe de experiență în muncă.
Locuri vacante pentru postul de Manager de documente în baza de date a posturilor vacante din toată Rusia
I. Dispoziţii generale
1. Un specialist în documente aparține categoriei specialiștilor.
2. Pentru postul:
Un specialist în documente este desemnat de o persoană care are studii profesionale superioare fără a prezenta cerințe pentru experiență în muncă;
3. Numirea în funcția de gestionar document și demiterea din aceasta se fac
4. Un specialist în documente trebuie să știe:
4.1. Rezoluții, instrucțiuni, ordine, alte documente de guvernare și de reglementare ale autorităților superioare referitoare la documentația de susținere a conducerii.
4.2. Procedura de planificare, proiectare și tehnologie de lucru pe baza tehnologiei organizatorice și informatice pentru serviciile de suport documentație de management.
4.3. Metode de cercetare, analiză, proiectare și dezvoltare a sistemelor de documentare.
4.4. Procedura de înregistrare, clasificare, păstrare, examinare a valorii documentelor.
4.5. Organizarea afacerilor de arhivă.
4.6. Documente normative și metodologice privind proiectarea și funcționarea sistemelor automate de management al informațiilor.
4.7. Bazele programării.
4.8. Metode de proiectare si actualizare a bazelor de date si a bancilor de date.
4.9. Fundamente ale managementului, ergonomie, psihologie socială, sociologie.
4.10. Documentație.
4.12. Experiență internă și străină în domeniul suport documentar pentru management.
4.13. Fundamente ale economiei, organizarii si managementului muncii.
4.14. Legislația muncii.
4.15. Reglementări interne ale muncii.
4.16. Reguli și reglementări privind protecția muncii.
6. În absența unui administrator de documente (vacanță, boală etc.), atribuțiile acestuia sunt îndeplinite de o persoană desemnată prin ordin al directorului întreprinderii, care dobândește drepturile corespunzătoare și răspunde de îndeplinirea corespunzătoare a atribuțiilor. atribuite lui.
II. Responsabilitatile locului de munca
Specialist documente:
1. Elaborează și implementează procese tehnologice de lucru cu documente și informații documentare bazate pe utilizarea tehnologiei organizaționale și informatice (contabilitatea, controlul execuției, stocarea operațională, lucrări de referință).
2. Participa la planificarea, organizarea si imbunatatirea activitatilor departamentului de suport documentatie al managementului.
3. Monitorizează starea muncii de birou.
4. Intocmeste propuneri pentru asigurarea conditiilor ergonomice de munca, rationalizarea locurilor de munca ale angajatilor din compartimentul suport documentatie.
5. Elaborează sisteme de documentare unificate și fișe de pontaj ale documentelor pentru diverse scopuri și niveluri de management, clasificatoare ale informațiilor documentelor.
6. Organizează implementarea sistemelor de documentare.
7. Ia măsuri pentru eficientizarea compoziției documentelor și indicatorilor de informații, reducerea numărului acestora și optimizarea fluxurilor de documente.
8. Participă la selecția documentelor transferate pentru păstrarea de stat, organizarea depozitării și examinarea valorii documentelor.
9. Participa la stabilirea sarcinilor, proiectarea, operarea si imbunatatirea (in ceea ce priveste suportul informatic) a sistemelor informatice automatizate si a sistemelor de management, precum si la dezvoltarea celor mai noi tehnologii informatice (inclusiv fara hartie), bazate pe utilizarea calculatorului si microprocesorului tehnologie, proiectarea și actualizarea bazelor de date și a băncilor de date.
10. Studiază și rezumă experiența avansată națională și străină în domeniul suportului documentației pentru management, elaborează documente normative și metodologice privind aspectele suportului documentației.
11. Participă la selecția, plasarea și pregătirea avansată a personalului din departamentul suport documentație.
12. Îndeplinește sarcini oficiale individuale ale superiorului său imediat.
III. Drepturi
Specialistul în documente are dreptul:
1. Familiarizați-vă cu proiectele de hotărâri ale conducerii întreprinderii cu privire la activitățile acesteia.
2. Faceți propuneri de îmbunătățire a muncii legate de responsabilitățile prevăzute în aceste instrucțiuni.
3. În limitele competenței dumneavoastră, informați supervizorul dumneavoastră imediat despre toate deficiențele din activitățile întreprinderii (unitate structurală, angajați individuali) identificate în procesul de îndeplinire a drepturilor și responsabilităților lor oficiale și faceți propuneri pentru eliminarea acestora.
4. Solicitați personal sau în numele conducătorului imediat de la șefii de departament și de la alți specialiști informații și documente necesare îndeplinirii atribuțiilor de serviciu.
5. Implicați specialiști din toate direcțiile (individuale) structurale în rezolvarea sarcinilor care îi sunt încredințate (dacă acest lucru este prevăzut de reglementările privind diviziile structurale, dacă nu, atunci cu permisiunea șefului organizației).
6. Solicitați de la conducerea întreprinderii, supervizorul dumneavoastră imediat, să vă acorde asistență în îndeplinirea atribuțiilor prevăzute în prezenta fișă a postului.
IV. Responsabilitate
Specialistul în documente este responsabil pentru:
1. Pentru îndeplinirea necorespunzătoare sau neîndeplinirea sarcinilor de serviciu prevăzute în această fișă a postului - în limitele determinate de legislația muncii în vigoare a Federației Ruse.
2. Pentru infracțiunile săvârșite în cursul desfășurării activității lor - în limitele determinate de legislația administrativă, penală și civilă în vigoare a Federației Ruse.
3. Pentru cauzarea de prejudicii materiale - în limitele determinate de legislația civilă și de muncă în vigoare a Federației Ruse.
1. DISPOZIȚII GENERALE
1.1. Această fișă a postului definește îndatoririle funcționale, drepturile și responsabilitățile Managerului de documente.
1.2. Un specialist în documente este numit într-o funcție și eliberat dintr-o funcție în modul stabilit de legislația muncii în vigoare prin ordin al directorului întreprinderii.
1.3. Managerul de documente raportează direct la __________________.
1.4. O persoană care are:
Specialist document: studii profesionale superioare fără cerințe de experiență în muncă.
1.5. Un specialist în documente ar trebui să știe:
Acte legislative și de reglementare, rezoluții, ordine, ordine, alte documente de guvernare și de reglementare ale autorităților superioare referitoare la documentația de sprijin pentru conducere;
Procedura de planificare, proiectare și tehnologia muncii bazată pe tehnologie organizatorică și informatică pentru serviciile de suport pentru documentația de gestiune;
Metode de cercetare, analiză, proiectare și dezvoltare a sistemelor de documentare;
Procedura de înregistrare, clasificare, păstrare, examinare a valorii documentelor;
Organizarea de afaceri de arhivă;
Documente normative și metodologice privind proiectarea și funcționarea sistemelor automate de management al informațiilor;
Bazele programării;
Metode de proiectare si actualizare a bazelor de date si a bancilor de date;
Fundamente ale ergonomiei, psihologiei sociale, sociologiei;
Documentație;
Experiență internă și străină în domeniul suport documentar pentru management;
Fundamente ale economiei, organizarii si managementului muncii;
Legislația muncii;
Reglementări interne de muncă;
Reguli și reglementări privind protecția muncii.
1.6. În perioada de absență temporară a Managerului de documente, atribuțiile acestuia sunt atribuite ________________________________.
2. RESPONSABILITĂȚI FUNCȚIONALE
2.1. Responsabilitățile funcționale ale Document Manager sunt determinate pe baza și în măsura caracteristicilor de calificare pentru funcția de Document Manager și pot fi completate și clarificate la întocmirea unei fișe a postului în funcție de circumstanțe specifice.
2.2. Specialist documente:
2.2.1. Elaborează și implementează procese tehnologice de lucru cu documente și informații documentare bazate pe utilizarea tehnologiei organizaționale și informatice (contabilitatea, controlul execuției, stocarea operațională, lucrări de referință).
2.2.2. Participă la planificarea, organizarea și îmbunătățirea activităților serviciului de suport pentru documentația de management și monitorizează starea muncii de birou.
2.2.3. Intocmeste propuneri pentru asigurarea conditiilor ergonomice de munca, rationalizarea locurilor de munca ale angajatilor serviciului suport documentatie de management.
2.2.4. Elaborează sisteme de documentare unificate și foi de pontaj ale documentelor pentru diverse scopuri și niveluri de management, clasificatoare ale informațiilor documentelor.
2.2.5. Organizează implementarea sistemelor de documentare.
2.2.6. Ia măsuri pentru a eficientiza componența documentelor și a indicatorilor de informații, a reduce numărul acestora și a optimiza fluxurile de documente.
2.2.7. Participă la selecția documentelor transferate pentru depozitarea de stat, organizarea depozitării și examinarea valorii documentelor.
2.2.8. Participă la stabilirea sarcinilor, proiectarea, operarea și îmbunătățirea (în ceea ce privește suportul informațional) a sistemelor informatice automatizate și a sistemelor de management, precum și la dezvoltarea celor mai noi tehnologii informaționale (inclusiv fără hârtie), bazate pe utilizarea tehnologiei computerului și a microprocesoarelor , proiectarea si actualizarea bazelor de date si a bancilor de date.
2.2.9. Studiază și rezumă experiența avansată națională și străină în domeniul suportului documentației pentru management, elaborează documente normative și metodologice privind aspectele suportului documentației.
2.2.10. Participă la selecția, plasarea și pregătirea avansată a personalului pentru serviciul de documentare suport al managementului.
3. DREPTURI
3.1. Specialistul în documente are dreptul:
3.1.1. Faceți propuneri de îmbunătățire a organizării fluxului de documente al întreprinderii, raționalizarea acesteia în conformitate cu standardele stabilite.
3.1.2. Solicitați serviciile întreprinderii și angajații care pregătesc documentația pentru a respecta standardele și cerințele stabilite.
3.1.3. Dezvoltați și implementați sisteme de documentare unificate, foi de pontaj ale documentelor pentru diverse scopuri și niveluri de management, clasificatoare ale informațiilor documentelor.
4. RESPONSABILITATE
4.1. Specialistul în documente este responsabil pentru:
4.1.1. Neîndeplinirea îndatoririlor sale funcționale.
4.1.2. Informații inexacte despre stadiul îndeplinirii sarcinilor și instrucțiunilor primite, încălcarea termenelor limită pentru executarea acestora.
4.1.3. Nerespectarea ordinelor, instrucțiunilor directorului întreprinderii, instrucțiunilor și sarcinilor șefului de departament.
4.1.4. Încălcarea reglementărilor interne de muncă, a normelor de securitate și siguranță la incendiu stabilite la întreprindere.
5. CONDIȚII DE MUNCĂ
5.1. Programul de lucru al managerului de documente este stabilit în conformitate cu reglementările interne de muncă stabilite la întreprindere.
5.2. Datorită nevoilor de producție, Managerul de documente poate fi trimis în călătorii de afaceri (inclusiv cele locale).
Alte instrucțiuni în secțiune:
-
Director unificat de calificare pentru posturile de manageri, specialiști și alți angajați (ONU), 2019
Director de calificare pentru posturile de manageri, specialiști și alți angajați
Secțiuni « Caracteristicile de calificare la nivel de industrie ale posturilor lucrătorilor angajați în întreprinderi, instituții și organizații" Și " Caracteristicile de calificare ale posturilor angajaților angajați în instituții de cercetare, organizații de proiectare, tehnologie, proiectare și sondaje", aprobat prin Rezoluția Ministerului Muncii al Federației Ruse din 21 august 1998 N 37
(editat pe 15 mai 2013)
Dispecer |
Specialist în documente
Responsabilitatile locului de munca. Elaborează și implementează procese tehnologice de lucru cu documente și informații documentare bazate pe utilizarea tehnologiei organizaționale și informatice (contabilitatea, controlul execuției, stocarea operațională, lucrări de referință). Participă la planificarea, organizarea și îmbunătățirea activităților serviciului de suport pentru documentația de management și monitorizează starea muncii de birou. Intocmeste propuneri pentru asigurarea conditiilor ergonomice de munca, rationalizarea locurilor de munca ale angajatilor serviciului suport documentatie de management. Elaborează sisteme de documentare unificate și foi de pontaj ale documentelor pentru diverse scopuri și niveluri de management, clasificatoare ale informațiilor documentelor. Organizează implementarea sistemelor de documentare. Ia măsuri pentru a eficientiza componența documentelor și a indicatorilor de informații, a reduce numărul acestora și a optimiza fluxurile de documente. Participă la selecția documentelor transferate pentru depozitarea de stat, organizarea depozitării și examinarea valorii documentelor. Participă la stabilirea sarcinilor, proiectarea, operarea și îmbunătățirea (în ceea ce privește suportul informațional) a sistemelor informatice automatizate și a sistemelor de management, precum și la dezvoltarea celor mai noi tehnologii informaționale (inclusiv fără hârtie), bazate pe utilizarea tehnologiei computerului și a microprocesoarelor , proiectarea si actualizarea bazelor de date si a bancilor de date. Studiază și rezumă experiența avansată națională și străină în domeniul suportului documentației pentru management, elaborează documente normative și metodologice privind aspectele suportului documentației. Participă la selecția, plasarea și pregătirea avansată a personalului pentru serviciul de documentare suport al managementului.
Trebuie știut: acte legislative și de reglementare, rezoluții, ordine, ordine, alte documente de guvernare și de reglementare ale autorităților superioare referitoare la documentația suport pentru conducere; procedura de planificare, proiectare și tehnologie de lucru pe baza tehnologiei organizatorice și informatice pentru serviciile de suport pentru documentația de gestiune; metode de cercetare, analiză, proiectare și dezvoltare a sistemelor de documentare; procedura de înregistrare, clasificare, păstrare, examinare a valorii documentelor; organizarea afacerilor de arhivă; documente normative și metodologice privind proiectarea și funcționarea sistemelor automate de management al informațiilor; elementele de bază ale programării; metode de proiectare și actualizare a bazelor de date și a băncilor de date; fundamente ale ergonomiei, psihologiei sociale, sociologiei; documentație; experiență internă și străină în domeniul suport documentar pentru management; fundamente ale economiei, organizarii si managementului muncii; legislatia muncii; regulamentul intern al muncii; regulile și reglementările privind protecția muncii.
Cerințe de calificare.
Specialist document: studii profesionale superioare fără cerințe de experiență în muncă.
Acest angajat este reflectat în instrucțiuni speciale. Fiecare instituție de învățământ are o astfel de poziție. Să aruncăm o privire mai atentă asupra puterilor și responsabilităților unui astfel de specialist.
Puncte de instrucție
Responsabilitățile postului unui manager de documente într-o instituție de învățământ constau din mai multe puncte:
- pozitia generala;
- responsabilități profesionale;
- drepturi;
- responsabilitate.
Să luăm în considerare fiecare punct separat. Să identificăm principalele domenii de activitate.
Responsabilitățile postului unui manager de documente
Să începem cu punctele principale. Responsabilitățile postului unui manager de documente într-o instituție:
1. Acest angajat este angajat în dezvoltarea și implementarea proceselor tehnologice pentru activități cu lucrări importante, informații bazate pe acestea folosind tehnologia computerizată. El este obligat să țină evidența și să păstreze documente. Monitorizați execuția, implicați-vă în activități de referință.
2. Este specialistul documentar care face propuneri de modernizare a condițiilor de muncă. Responsabilitățile postului acestui angajat implică planificarea și îmbunătățirea managementului în cadrul organizației.
3. Acest angajat ia măsuri eficiente pentru sistematizarea compoziției indicatorilor de informații și a lucrărilor importante, reducerea numărului acestora și optimizarea fluxului.
4. Responsabilitățile postului de gestionar de documente la școală includ eliberarea de certificate pentru ca elevii să circule în trenuri de lungă distanță și prezentarea acestora la locul solicitării.
5. Participă la selecția lucrărilor care sunt transferate în depozitul de stat, organizează siguranța și examinarea valorii acestora.
6. Studiază și sistematizează posibilitatea utilizării sistemelor automate de management și tehnologiilor informaționale în munca modernă de birou.
7. Elaborarea actelor normative și metodologice legate de organizare se realizează de către un specialist în documente.
Responsabilitățile postului acestui specialist sunt dezvoltate individual în fiecare organizație, ținând cont de specializarea acesteia.
Ce este important de știut
Pentru a face față cu succes responsabilităților cerute angajaților, este necesar să dețină anumite informații. Fișa postului unui specialist în documente conține mai multe puncte legate de nivelul de pregătire al unor astfel de specialiști. Acest:
- deținerea de acte normative și legislative, ordine, hotărâri, ordine și alte documente de conducere ale organelor legate de documentația de suport pentru conducere;
- cunoașterea ordinii de planificare, proiectare, tehnologie a activităților bazate pe management;
- aplicarea metodelor de cercetare, proiectare, analiza, formarea sistemelor de documentare;
- cunoștințe de bază ale programării, metode de actualizare a bazelor de date;
- cunoașterea elementelor de bază ale psihologiei sociale, sociologiei;
- utilizarea experienței interne și externe în domeniul suportului documentar al managementului;
- cunoașterea elementelor de bază ale economiei și legislației muncii;
- respectarea reglementărilor interne în organizație;
- cunoașterea standardelor și reglementărilor privind siguranța muncii.
Cerințe de bază de calificare
Să aruncăm o privire mai atentă la întrebarea: specialist în documente - responsabilitățile postului? Directorul de calificări sugerează două categorii de astfel de angajați în instituții de învățământ (și alte).
Dispoziții generale
Fișa postului unui manager de documente este elaborată individual în fiecare organizație pe baza unui șablon standard.
- Acest angajat aparține categoriei de specialiști.
- Pentru un astfel de post este angajată o persoană cu studii superioare profesionale. În absența concurenței, nu există cerințe speciale pentru experiența în muncă.
- Șeful (directorul) organizației acceptă angajatul și îl concediază din funcție.
- În activitățile sale, specialistul în documente se ghidează după legislația actuală a Federației Ruse, Carta, ordinele și ordinele directorului (directorul general) al organizației și fișele postului.
- Specialistul în documente raportează direct directorului (șefului) organizației. În lipsa unui manager, acest specialist execută ordinele deputatului sau altei persoane împuternicite de șeful organizației.
Drepturi
Ce drepturi are un specialist în documente? Am discutat mai devreme despre responsabilitățile postului. Acum să aruncăm o privire mai atentă asupra drepturilor acestei categorii de angajați.
- Acest angajat poate înainta următoarele propuneri spre examinare de către manager:
- să modernizeze activitățile de muncă legate direct de responsabilitățile postului;
- privind bonusurile pentru subordonații care au demonstrat un nivel ridicat de calificare în îndeplinirea anumitor sarcini;
- privind tragerea la răspundere disciplinară și financiară a angajaților care au încălcat disciplina muncii
Responsabilitatea specialistilor
Managerul de documente este responsabil în următoarele situații:
- în cazul îndeplinirii necorespunzătoare (neexecutarea) a atribuțiilor lor oficiale directe, care sunt prevăzute în instrucțiuni în limitele stabilite de legislația muncii în vigoare a Federației Ruse;
- în cazul infracțiunilor săvârșite în cursul activității profesionale - în cadrul stabilit de legislația penală, civilă, administrativă în vigoare a Federației Ruse;
- atunci când se cauzează pagube materiale organizației - în limitele stabilite prin actele civile de muncă ale Federației Ruse.
Concluzie
Orice agenție guvernamentală are în personalul său un specialist în documente. Responsabilitățile sale directe includ menținerea întregii documentații a organizației, eliberarea certificatelor, tipărirea proiectelor de ordine și instrucțiuni. Este specialistul în documente din școlile rusești care exercită controlul asupra gestionării dosarelor personale ale elevilor și furnizării la timp a copiilor certificatelor solicitate de angajați de la șeful organizației.
Programul de lucru al managerului de documente: durata, pauza de masă, zilele libere sunt stabilite prin ordin al directorului organizației, în conformitate cu normele legislației muncii în vigoare în Federația Rusă. Într-un cuvânt, munca nu este ușoară, dar destul de interesantă.