Aflați cum să întocmiți și să aprobați programul unei organizații, precum și să faceți modificările necesare în document fără a încălca legea. Instrucțiuni pas cu pas, recomandări pentru completarea formularului T-3 și o mostră completată sunt în articol.
In articol
Descărcați un document popular pe această temă. Găsiți alte mostre în articol!
Cine elaborează programul de personal?
Tabelul de personal al întreprinderii reflectă structura acestuia, componența personalului, numărul de personal și salariile pentru toate posturile. Este unul dintre documentele de reglementare obligatorii condiționate: pe de o parte, Codul Muncii al Federației Ruse nu necesită întocmirea unui tabel de personal, pe de altă parte, există argumente puternice în favoarea pregătirii acestuia.
Exemplu de completare a tabelului de personal
Când e nevoie:
De ce ai nevoie de personal?
Pe baza tabelului de personal se determină numărul de angajați necesari organizației pentru ocuparea posturilor și mărimea bugetului pentru întreținerea personalului; se confirma costul de productie.
De asemenea, apelează la el atunci când evaluează volumul de muncă al departamentelor sau al angajaților individuali, elaborează și clarifică fișele postului și rezolvă problemele strategice de personal.
Formarea tabelului de personal este de obicei încredințată ofițerului de cadre sau un funcționar, uneori un contabil șef.
Atenţie! Instituțiile guvernamentale federale întocmesc în mod obligatoriu personalul (a se vedea reglementările aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse nr. 583 din 5 august 2008) și cele regionale - în conformitate cu standardele stabilite de autoritățile locale.
Cum să creați un program de angajare: instrucțiuni pas cu pas
Tabelul de personal conține informații despre structura personalului organizației, inclusiv posturile vacante. Atunci când elaborați un document, nu îl confundați cu aranjamentul de personal, care, de cele mai multe ori, reflectă doar unități de personal ocupate indicând numele complete, numerele de personal și alte informații despre angajații specifici care le ocupă.
Urmează instrucțiunile:
Pasul 1: Selectați o formă. Puteți utiliza formularul unificat T-3 sau puteți dezvolta propriul formular, completat și adaptat nevoilor unei anumite companii (Legea nr. 402-FZ din 6 decembrie 2011, scrisoarea Ministerului Finanțelor al Rusiei nr. PZ- 10/2012 din 4 decembrie 2012).
Pasul 2. Specificați diviziunile structurale, inclusiv sucursale separate și reprezentanțe. Asigurați-vă că documentul reflectă toate serviciile, departamentele, atelierele, șantierele și alte unități structurale disponibile în organizație. Ce anume ar trebui luat în considerare ca diviziune separată este indicat în rezoluția Plenului Curții Supreme a Federației Ruse nr. 2 din 17 martie 2004.
Pasul 3. Determinați nivelurile de personal. Luați în considerare standardele de muncă din industrie și intersectoriale, precum și structura, domeniul de aplicare și funcțiile companiei. Pentru a determina numărul de personal pe baza standardelor actuale, se utilizează o formulă simplă:
Pasul 4. Introduceți titlurile postului: trebuie să corespundă funcțiilor de muncă ale angajaților (Articolul 57 din Codul Muncii al Federației Ruse). Dacă indicați posturi vacante pentru care admiterea va fi deschisă în câteva luni sau ani, raportați-le la serviciul de ocupare a forței de muncă o dată pe lună (a se vedea Legea nr. 1032-1 din 19 aprilie 1991).
Pasul 5. Indicați numărul de posturi de personal pentru fiecare post. Numărul de posturi de personal nu trebuie să fie reflectat în numere întregi. De exemplu, puteți furniza 0,5, 0,7 unități de personal.
Pasul 6. Reflectați sumele salariale (ratele tarifare). Documentul indică salariul lunar pentru fiecare funcție, luând în considerare toate indemnizațiile necesare în ruble. Uneori indica salariu în ruble este imposibil - de exemplu, dacă se stabilește un tarif orar. În acest caz, mărimea tarifului orar este prescrisă, iar în coloana „Note” este necesar să se indice că tariful orar a fost stabilit.
Pasul 7. Semnează și aprobă documentul. Certificați formularul completat cu semnătura persoanei responsabile de evidența personalului și a contabilului șef, apoi transmiteți-l șefului organizației pentru aprobare.
Întrebare din practică
Cum se scrie corect în documentele oficiale: conform „tabelului de personal” sau „tabelului de personal”?
Opțiunea corectă este conform programului de personal
După prepoziția „după” un cuvânt este întotdeauna plasat în cazul dativ (răspunde la întrebări la care? ce?). Utilizarea cazului genitiv, care, din păcate, este adesea folosit de ofițerii de personal și funcționarii, în acest caz încalcă normele limbii ruse.
➤ Să completeze detaliile documentelor de personal conform noului GOST fără erori , citiți recomandările Sistemului de Personal.
Cum se aprobă programul de personal
Documentul, certificat prin semnăturile șefului departamentului de resurse umane și contabilului șef, se aprobă de către conducătorul societății. Emiteți o comandă sub orice formă, respectând cerințele GOST R 7.0.97-2016.
Ordin de aprobare a tabloului de personal
Legea nu impune ca personalul să fie familiarizat cu tabelul de personal sau cu ordinul pentru aprobarea acestuia. Cu toate acestea, o astfel de regulă poate fi prevăzută acord comun sau regulile interne ale societatii (vezi scrisoarea Rostrud Nr. PG/4653-6-1 din 15 mai 2014).
Pentru a evita confuziile, notați procedura de aprobare în actele locale: cine semnează tabelul de personal, este emis un ordin separat, cui este delegat dreptul de a semna dacă funcționarul responsabil este absent etc.
Cum arată masa de personal: umplerea probei
Angajatorul însuși decide ce să folosească ca bază - formularul unificat T-3 sau propriul formular.
În practică, formularul unificat este cel mai des folosit, deoarece conține toate detaliile necesare, iar procedura de completare a acestuia este explicată în detaliu în Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică nr. 1 din 5 ianuarie 2004 și alte recomandări aprobate de organismele abilitate.
Mai întâi completați „antetul”. Introduceți informații despre companie, numărul de înregistrare și data întocmirii documentului și indicați, de asemenea, perioada de valabilitate a acestuia. Adesea „personalul” este întocmit pentru un an, dar puteți stabili o altă perioadă sau nu limita valabilitatea documentului. Apoi treceți la completarea părții principale, concepută sub forma unui tabel.
Câmpuri de completat
- Numele diviziei. Nu există reguli clare pentru listarea departamentelor, dar ținând cont de practica consacrată, acestea sunt indicate în ordinea subordonării: mai întâi departamentul administrativ, care include conducerea companiei, și apoi toate celelalte.
- Cod departament. De asemenea, reflectă ordinea de subordonare: departamentului de management i se atribuie codul 01, departamentului de contabilitate - 02 și așa mai departe. Dacă un departament mare include altele mai mici, codul poate consta din numere separate printr-un punct. De exemplu, departamentul financiar este desemnat prin codul 02, iar departamentul său de contabilitate și departamentul economic sunt desemnați prin codurile 02.1 și, respectiv, 02.2.
- Poziție (specialitate, profesie), rang sau clasă (categorie), calificare. Indicat la caz nominativ, fără abrevieri și prefixe „i.o.” sau „interimar”.
Legea nu interzice utilizarea alfabetului latin la introducerea posturilor în tabelul de personal: de exemplu, „manager de resurse umane”, „specialist IT”. Dar toate înregistrările în carnetele de muncă trebuie să fie în limba rusă, conform regulilor aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse nr. 225 din 16 aprilie 2003. Pentru a vă asigura că titlurile posturilor din carnetele de muncă, contractele și tabelele de personal se potrivesc exact, utilizați formularea „manager de resurse umane”, „administrator de sistem” etc. Puteți adăuga categoriile „junior”, „lead”, „șef” și „senior” pentru a reflecta domeniul și natura postului.
Vă rugăm să indicați titlurile postului ținând cont standarde profesionale sau cărți de referință pentru calificare, dacă vorbim de muncă legată de acordarea de beneficii sau restricții.
Notă pentru ofițerul de personal. Pentru ce posturi din personal vă va amenda Inspectoratul Fiscal de Stat?
- Numărul de unități de personal. Pentru a vă asigura că Inspectoratul Fiscal de Stat nu are plângeri împotriva angajatorului, indicați numărul exact de unități pentru fiecare post, iar dacă angajați personal peste norma, ajustați tabelul de personal. Specificați unități incomplete în fracții, de exemplu, 0,5 sau 0,75.
- Rata tarifară (salariu). Când plătiți pe oră, indicați costul unei ore de muncă, iar în coloana 10 scrieți „salariile pe oră”. Dacă nu există un indicator fix, de exemplu, salariile sunt calculate conform unui sistem la bucată sau netarifare, puneți o liniuță, iar în coloana 10 indicați ce sistem de salarizare folosește angajatorul. Nu se recomandă stabilirea unui așa-zis interval de salariu (de la minim la maxim). Acest lucru este posibil numai cu condiția ca diferența de salarii să se datoreze diferențelor de rang sau calificări ale angajaților (articolul 143 din Codul Muncii al Federației Ruse), dar intervalul de salarii va provoca cel mai probabil plângeri din partea autorităților de inspecție.
- Alocații. De exemplu, pot fi stabilite bonusuri pentru o diplomă academică. Acestea sunt plătite personalului științific și didactic pentru un candidat sau o diplomă de doctorat. Sau bonusuri pentru lucrul în condiții periculoase. Toate indemnizațiile permanente trebuie să fie reflectate în tabelul de personal.
- Suma totală a plății lunare. Este prescris pentru fiecare post și reprezintă suma plăților indicată în coloanele 5-8. Dacă acest indicator nu poate fi completat, de exemplu, într-o situație în care se stabilește un salariu pe oră sau se utilizează un sistem de salarizare la bucată, coloana rămâne necompletată.
- Note. Această coloană conține caracteristicile sistemelor de remunerare aplicate cu legături către reglementările relevante, temeiurile legale pentru plata bonusurilor regionale și alte clarificări.
Completați ultimul rând de jos al tabelului. Aceasta reflectă numărul total de posturi de personal și mărimea fondului de salarii lunare.
Când e nevoie: Organizația ar trebui să aibă întotdeauna un tabel de personal. Acesta definește o listă de posturi ale angajaților companiei, indicând numărul de unități de personal și nivelurile salariale. De asemenea, stabilește cuantumul alocațiilor și suprataxelor.
Cum să faci modificări în tabelul de personal
Modificările la tabelul de personal pot fi făcute în două moduri. Dacă modificările sunt izolate, emiteți un ordin scris de modificare a documentului, dacă sunt larg răspândite, aprobați „personalul” în noua ediție; Acest lucru se poate face după cum este necesar (vezi scrisoarea Rostrud nr. 428-6-1 din 22 martie 2012).
Pat de copil. Cum se schimbă personalul
Ce trebuie reflectat în document
Reducerea numărului sau a personalului de angajați, desființarea sau crearea unităților structurale, redenumirea posturilor, creșterea salariilor, anularea bonusurilor și alte modificări semnificative ar trebui reflectate în tabelul de personal. Dar aceste proceduri de personal necesită o documentație specială.
Atenţie! Modificările aduse tabloului de personal trebuie să fie însoțite de modificări ale contractului de muncă de fiecare dată când sunt afectate condițiile de muncă: denumirea funcției ocupate de angajat, procedura de calcul a salariului și cuantumul bonusului.
Ce trebuie să faceți dacă trebuie să angajați un nou venit într-o poziție care este schimbată
Ce se întâmplă dacă, în perioada de ajustare a programului, trebuie să angajezi un nou angajat pentru o poziție care este schimbată? Situația nu este ușoară.
Dacă nu există alți angajați în organizație care dețin această funcție, faceți modificări cât mai curând posibil și abia apoi oficializați angajarea noului venit. În cazul în care alți angajați lucrează în aceeași funcție, drepturile și interesele acestora vor trebui să fie luate în considerare.
Angajatorul are trei variante:
Opțiunea 1. Acceptați noul venit în condițiile actuale și indicați în contractul de muncă că de la o anumită dată vor intra în vigoare modificările planificate privind condițiile de muncă sau salarizare. Acest lucru nu contrazice articolul 72 din Codul Muncii al Federației Ruse.
Opțiunea nr. 2. Solicitați solicitantului să aștepte până la intrarea în vigoare a modificărilor contractelor de muncă cu alți angajați și a noului tablou de personal.
Opțiunea #3. Nu efectuați modificări la posturile existente, ci introduceți altele noi pentru a accepta noi veniți și a transfera angajații angajați anterior (nu mai devreme de expirarea perioadei de avertizare cu privire la modificările condițiilor de muncă) pe posturi nou create.
Aprobați tabelul de personal pentru a documenta structura și personalul organizației. Utilizați formularul unificat T-3 sau dezvoltați singur formularul. Când completați, luați în considerare cerințele legislației actuale: scrieți toate sumele în ruble, nu stabiliți intervale de salariu, includeți toate posturile în tabelul de personal - inclusiv posturile la distanță, la domiciliu, cu fracțiune de normă. Dacă în personal sunt posturi vacante, nu uitați să le raportați la serviciul de ocupare a forței de muncă.
organizatii (formularul T-3) este unul dintre documentele obligatorii de personal care trebuie să fie prezente la fiecare întreprindere. Puteți utiliza formularul T-3 ca formular de angajare sau puteți dezvolta independent un formular convenabil pentru organizația dvs., care va ține cont de caracteristicile individuale ale activităților dvs. Puteți descărca tabelul de personal T-3 de mai jos. Cum să completezi corect acest formular?
Exemplu de program de personal
Formularul T-3 conține informații despre personalul organizației. Acestea includ informații despre diviziile întreprinderii, numele unităților de muncă și numărul acestora. De asemenea, pentru fiecare post sunt indicate tariful, diverse bonusuri si indemnizatii. În continuare, se calculează costurile lunare totale pentru toate pozițiile. Astfel, tabelul de personal vă permite să evaluați nivelul bugetului lunar de salarii.
Acest document de personal este aprobat, poate fi întocmit, de exemplu, la începutul anului, sau de la începutul activităților organizației. Organizația alege perioada de valabilitate în mod independent. Dacă organizația se dezvoltă dinamic, atunci este logic să se întocmească un nou tabel de personal în fiecare an și să se indice perioada de valabilitate a acestuia - 1 an. Dacă organizația nu este mare, atunci poate că programul tău va dura câțiva ani. În orice caz, pe formularul T-3 trebuie să indicați data de începere a documentului și perioada de valabilitate.
Dacă, în cursul activităților sale, au loc unele schimbări minore în personalul întreprinderii (se modifică numărul de unități de personal, se modifică salariul unei unități de muncă, se schimbă numele postului), atunci este logic să nu se aprobe un nou tablou de personal, dar pentru a-l schimba pe cel actual. Pentru a face acest lucru, managerul întocmește o comandă corespunzătoare și se fac modificările necesare în formularul actual T-3. Dacă modificările sunt larg răspândite din cauza, de exemplu, , atunci este mai bine să întocmești un nou tabel de personal.
Întocmirea acestui document este încredințată angajaților departamentului personal, iar în lipsa acestuia, angajaților departamentului contabilitate.
Formularul T-3 în sine este completat destul de simplu: trebuie să completați un antet și un tabel cu poziții.
Tabelul de personal în formularul T-3 conține informații despre diviziunile structurale ale întreprinderii indicând codurile acestora conform clasificării interne a organizației; nume de posturi conform clasificatorului OKPDTR și numărul acestora. Se reflectă și sistemul de remunerare pentru această funcție (salariu, indemnizații).
Salariul total pentru fiecare unitate de muncă se înmulțește cu numărul acestor unități, valoarea rezultată va reflecta bugetul lunar pentru angajații acestui post. În continuare, se adună salariile lunare ale tuturor posturilor și se obține un buget lunar pentru întreg personalul organizației.
După ce formularul T-3 este completat, acesta este înaintat spre aprobare managerului, care pune o marcă a aprobării sale în partea de sus a formularului.
Pentru a organiza evidența personalului într-o companie, ofițerii de resurse umane și contabilii începători se potrivesc perfect cu cursul de autor al Olga Likina (contabil M.Management video) ⇓
|
Tabelul de personal, sau abreviat ca ШР, este un act de reglementare local care determină structura întreprinderii, componența și numărul personalului acesteia. Este dezvoltat, de regulă, pe baza formularului unificat T-3 (oferim un exemplu de completare în acest articol). În tabelul de personal, pe lângă denumirile profesiilor și posturilor, este indicată și cuantumul salariilor pentru fiecare dintre acestea.
Puteți descărca mai jos programul de personal pentru 2020, dar acum să vorbim despre ce este acesta.
După cum s-a spus deja, formularul de tabel de personal (2020) poate fi aprobat conform unui formular unificat standard, dar asta nu înseamnă că angajatorul este constrâns de acest formular. Șeful întreprinderii își poate dezvolta propria formă și eșantion, ușor de înțeles și convenabil pentru el. Dacă nu vrea să facă el însuși dezvoltarea, poate încredința aceasta unei persoane responsabile, de exemplu un contabil.
Exemplu de program de personal pentru 2020, descărcare
Vă rugăm să rețineți că documentul în cauză trebuie să includă:
- denumirea unității;
- titluri de post;
- numărul de unități de personal;
- mărimea salariului;
- indemnizații, dacă sunt prevăzute în reglementările salariale.
Este imposibil să ascundeți orice informație în ShR. Dacă există o unitate, aceasta trebuie indicată în formular. Puteți vedea mai jos un exemplu de completare a tabelului de personal pentru 2020.
De ce aveți nevoie de personal într-o organizație?
Acest act de reglementare local este necesar datorită faptului că:
- face posibilă compararea clară a departamentelor după numărul de angajați, calificările acestora și nivelul remunerației lor;
- utilizat în evaluarea eficacității structurii existente a întreprinderii;
- util pentru analizarea volumului de muncă al angajaților, evaluarea cantității de muncă pe care o prestează, clarificarea și modificarea fișelor posturilor;
- necesare atunci când interacționați cu autoritățile de inspecție. De obicei, este necesar să fie furnizat de inspectoratele de muncă și fiscale în timpul inspecțiilor: absența poate fi considerată o încălcare a legislației muncii și a protecției muncii, care implică o amendă, care, potrivit, este de 1000-5000 de ruble - de la un funcționar și de la 30.000. până la 50 000 de ruble - de la organizație;
- obligat să justifice concedierea salariaților din cauza reducerii personalului în cazul în care un caz este examinat în instanță. Fără aceasta, este dificil pentru angajator să dovedească justificarea concedierii și lipsa locurilor de muncă disponibile pentru angajații disponibilizați (obliga angajatorul să ofere salariatului disponibilizat un post vacant adecvat la întreprindere, dacă există).
Exemplu de tabel de personal pentru 2020: îl întocmim conform tuturor regulilor
Pasul 1. Completați antetul
Totul este standard: indicăm numele complet al organizației în conformitate cu documentele statutare. În aceeași etapă, indicăm perioada pentru care se întocmește acest document. Perioada este indicată fie printr-un an, fie pur și simplu scriu că se aplică de la o astfel de dată, fără a preciza perioada terminală.
Pasul 2. Specificați unitățile de personal
Toate denumirile profesiilor și posturilor care există în companie sunt introduse aici. Aici sunt supuse unui fel de contabilitate și aranjare pe divizii, dacă există, desigur. Vă rugăm să rețineți că, dacă profesia presupune aplicarea unui standard profesional sau funcția este indicată în lista care dă dreptul la atribuirea anticipată a unei pensii, atunci în acest document denumirea funcției sau profesiei trebuie să fie strict identică cu cea a profesiei. standard sau listă.
Pasul 3. Înregistrăm salariile și indemnizațiile oficiale
Indicăm numerele. Vă rugăm să rețineți că dacă utilizați numai salarii, ca, de exemplu, în acest exemplu, atunci secțiunile indemnizații și compensații nu sunt completate. Nu lăsa celulele goale să te deranjeze, legea o permite. Acesta este sistemul dvs. de salarizare.
Pasul 4. Semnează
Informațiile rezumate sunt de obicei semnate de două persoane: un ofițer de personal și un contabil. Dar în companiile mici, o persoană, de exemplu, același contabil, poate semna pentru doi.
Pasul 5. Aprobați
Aprobat de Directorul General prin ordinul acestuia, care se întocmește în formă liberă. În viitor, toate modificările la ShR se fac exclusiv prin comenzi.
Când este compilat și cum se face modificări
Orarul se întocmește și se aprobă, de regulă, la deschiderea întreprinderii. În viitor, ajustările și modificările, dacă este necesar, pentru stabilirea de noi salarii sau adăugarea de noi unități, se fac la acesta prin noi comenzi.
Modificările se fac de obicei în următoarele cazuri:
- redenumirea unităților structurale sau a pozițiilor,
- modificari salariale,
- în timpul reorganizării întreprinderii,
- în cazul reducerii numărului sau personalului salariaţilor.
Diferența dintre ultimele două puncte este că atunci când personalul este redus, unitățile individuale de personal sunt eliminate (adică are loc o reorganizare), iar când personalul este redus, unitățile individuale sunt eliminate. În acest caz, angajații care ocupă posturi reduse sunt supuși concedierii în conformitate cu articolele relevante.
Modificările se fac exclusiv în același mod în care au fost aprobate, adică prin comenzi. Unul dintre următoarele motive poate fi indicat ca bază:
- îmbunătățirea structurii organizatorice a companiei;
- îmbunătățirea activității unităților structurale individuale;
- reorganizarea companiei;
- extinderea sau contractarea companiei;
- modificări ale legislației;
- optimizarea proceselor organizatorice;
- planificarea și calculele economice ale departamentului de personal;
- eliminarea dublării funcțiilor.
Toți angajații afectați de modificări sunt obligați să citească comanda și să o semneze. Dar înainte de aceasta, angajatorul este obligat să facă un anunț oficial despre schimbările viitoare și să-și notifice angajații despre schimbările viitoare cu cel puțin două luni înainte. Acest lucru este valabil mai ales pentru situațiile cu concedieri ale angajaților, în care fiecare acțiune este supusă confirmării documentare.
Este necesar să folosiți un exemplu de tabel de personal?
În prezent, prezența acestui document este obligatorie, conform, unde este menționat de două ori: la articolul 15, care conține definiția raporturilor de muncă, și la articolul 57, potrivit căruia o condiție importantă a contractului de muncă este funcția de muncă. , și anume munca în funcție de post în conformitate cu tabloul de personal, profesie, specialitate - indicând calificările, tipul specific de muncă atribuit salariatului. Prin urmare, un eșantion despre cum să întocmești corect un program de personal pentru 2020 vă va fi util în munca dumneavoastră.
- un document, desi nu este obligatoriu, prezenta lui ajuta in managementul personalului. Este adesea cerut de autoritățile de reglementare în timpul inspecțiilor. Acest document poate fi necesar și într-o situație de conflict, când conducerea companiei trebuie să justifice deciziile de reducere a unei părți a personalului angajat sau de lichidare (reorganizare) divizii structurale.
Tabelul de personal: când se întocmește și se aprobă?
Atunci când creează orice companie sau întreprindere, proprietarul sau managerul dezvoltă inițial structura de personal prevăzută. Odată ce volumele aproximative de muncă efectuate de fiecare unitate de personal angajat devin cunoscute, puteți începe să întocmiți un tabel de personal.
Acest document este elaborat sub formă de tabel și include informații despre:
- diviziuni structurale;
- numărul de posturi similare;
- remunerație, inclusiv diverse indemnizații.
Tabelul de personal include nu numai acele posturi care sunt deja ocupate de muncitorii angajați, ci și posturile așteptate.
De exemplu, la crearea unei companii, se știe deja cine va îndeplini atribuțiile de contabil șef, director și marketer. Dar pentru funcționarea normală a companiei este necesară angajarea mai multor manageri, o secretară și un administrator într-un timp scurt. Este necesar să se includă toate aceste posturi în tabelul de personal în curs de întocmire, iar în notă să se precizeze care dintre ele sunt vacante și data aproximativă de angajare a unui specialist.
Nu există un singur document exemplu, dar puteți lua ca bază formularul T-Z, care a fost elaborat de agenția de statistică. Poate include coloane și secțiuni suplimentare necesare pentru o descriere completă a personalului companiei și a nuanțelor formării fondului de salarii.
Elaborarea și finalizarea programului poate fi efectuată de orice angajat căruia i se încredințează munca de personal în cadrul companiei.
Documentul poate fi intocmit de:
- serviciul de personal;
- contabilitate;
- Specialist resurse umane;
- avocat;
- seful companiei.
Înainte de aprobarea programului de personal, acesta este verificat și semnat de șefii departamentelor de personal și contabilitate. Dacă nu au comentarii și documentul corespunde realității, atunci este necesar să se pregătească un ordin pentru aprobarea tabelului de personal.
Cum să aprobi în mod corespunzător tabelul de personal
Procedura de aprobare a tabloului de personal este destul de simplă. Împreună cu documentul semnat, se întocmește un ordin sau o instrucțiune pentru aprobarea și intrarea în vigoare a acestuia. Când documentul este creat pentru prima dată, textul ordinului aprobă programul și oferă instrucțiuni serviciilor relevante cu privire la utilizarea acestuia în muncă. Programul în sine este o anexă la comandă.
Este imposibil să se aprobe tabelul de personal fără a emite un ordin corespunzător din partea conducerii.
După semnarea ordinului de aprobare și înregistrarea acestuia, partea de titlu a programului este completată cu informații despre când și prin ce document a fost pus în aplicare.
Atunci când o întreprindere trebuie să elaboreze un nou tabel de personal, ordinul de aprobare trebuie să includă suplimentar informații că documentul anterior nu mai este valabil. Ordinul de aprobare este stocat în serviciul de personal al companiei împreună cu graficul de personal.
Cine aprobă tabelul de personal
Un astfel de ordin (instrucțiune) este semnat de șeful companiei sau adjunctul acestuia, ale cărui funcții includ gestionarea personalului organizației.
Puteți desemna un anumit oficial care poate aproba acest document prin ordin:
- reglementări privind remunerarea sau managementul personalului;
- contracte de munca cu conducerea societatii;
- fișele postului directorului sau adjuncților acestuia.
Documentul poate fi aprobat nu numai de șeful organizației, ci și de angajatul care îndeplinește atribuțiile directorului în timpul absenței acestuia.
Această situație este posibilă atunci când este necesară punerea în vigoare a unui nou document într-un timp scurt și nu există timp de așteptat pentru revenirea directorului sau proprietarului. De exemplu, dacă o inspecție a autorităților de reglementare a scos la iveală abateri semnificative în structura efectivă a personalului angajat și a documentului aprobat, iar inspectorii au acordat câteva zile pentru a pune în ordine documentele care reglementează numărul.
Cât de des și când este aprobat programul de personal?
Tabelul de personal nu este un document static pus în vigoare o singură dată. După cum este necesar, se fac modificări sau se elaborează un nou program. În companiile mari în care se produc periodic modificări în structura personalului, graficul este elaborat și aprobat anual.
Perioada de valabilitate este de obicei indicată în partea de titlu, de exemplu, un an sau cinci ani.
Dacă este necesar, masa de personal poate fi înlocuită înainte de data expirării acestuia.
Această situație este posibilă cu o schimbare majoră a structurii de personal, extinderea sferei de activitate sau reducerea unor departamente, din cauza unor probleme financiare.
De exemplu, o companie de comerț cu ridicata a aprobat personal pentru o perioadă de doi ani, dar după un an a apărut oportunitatea de a se extinde și de a ocupa o nișă pe piața serviciilor de retail din regiunea sa. Acest pas presupune crearea unei divizii separate dedicate comertului cu amanuntul si angajarii de personal la magazinul cu amanuntul.
Totodată, structura de personal se va modifica semnificativ și se vor adăuga un număr semnificativ de noi angajați. Tabelul de personal trebuie schimbat cu unul nou.
În același timp, dacă în perioada de valabilitate a programului este nevoie de modificări minore, de exemplu, creșterea numărului de angajați într-unul dintre departamente cu câteva persoane sau modificarea salariului de bază (oficial) al unuia. a specialiștilor, atunci nu este nevoie de eliberarea și aprobarea unui nou document.
Într-o astfel de situație, este suficient un ordin din partea managerului de a face modificări la tabelul actual de personal.
Când se aprobă programul de personal pentru anul următor?
În principiu, un nou tabel de personal pentru un an calendaristic sau universitar poate fi aprobat cu câteva zile înainte de începerea acestuia. Uneori, acest document este întocmit și acceptat în avans, de exemplu, în noiembrie sau începutul lunii decembrie. În acest caz, ar trebui luate în considerare o serie de nuanțe.
În primul rând, mărimea salariilor de bază (oficiale). Dacă pentru unele categorii de lucrători această parte a câștigului este legată de salariul minim, atunci trebuie să așteptați un document oficial care reglementează salariul minim în regiune. Situația este similară cu indexarea salariilor în funcție de nivelul inflației.
În al doilea rând, propunerea de modificări în legislația care reglementează condițiile de muncă, titlurile postului și alte modificări în sfera muncii. Pentru a nu reface în ultimul moment tabelul de personal, trebuie să îl întocmiți și pentru noul an calendaristic, ținând cont de inovațiile legiuitorilor.
În al treilea rând, documentul este întocmit numai după aprobarea planurilor pentru indicatorii financiari și de producție pentru anul următor. De exemplu, într-o instituție de învățământ nu are rost să se întocmească un program de personal pentru anul universitar în luna mai, dacă documentele de studiu sunt acceptate până la sfârșitul lunii iulie. La urma urmei, volumul exact de muncă al personalului didactic și numărul de profesori la fiecare disciplină pot fi calculate numai după primirea cererilor de la viitorii studenți.
Tabelul de personal este întocmit și aprobat pentru prima dată la înființarea firmei. Frecvența modificărilor acestuia poate fi stabilită în documentele interne care reglementează managementul personalului. Se fac modificări sau se creează un nou program după cum este necesar. În procedura de aprobare a acestui document, este necesar să se emită un ordin sau un ordin corespunzător din partea șefului (unul dintre adjuncții săi).
Tabelul de personal este unul dintre principalele documente menite să rezolve problemele de personal la o întreprindere. Acesta specifică posturile vacante și numărul acestora, tariful pentru o anumită specialitate și posibilele indemnizații. Doar cu ajutorul acestei lucrări proprietarul sau directorul unei întreprinderi poate încheia contracte de muncă sau poate concedia angajați.
De ce ai nevoie de document de personal?
Întocmirea acestui document este obligatorie, deoarece protejează angajații de concedierea nejustificată (vezi și -), garantează plata corectă. În plus, fără program, este imposibil să se efectueze reduceri în conformitate cu art. 81 din Codul Muncii al Federației Ruse și angajează specialiști și lucrători.
Pe baza acestui document, conducerea ia următoarele decizii:
- Semnarea cererii de angajare;
- Îndepărtarea unui angajat dintr-o funcție;
- Sumele plăților salariale;
- Stabilirea tarifului unui anumit angajat.
Ghidat de același document, departamentul HR:
- Selectează forța de muncă necesară;
- Intocmeste documentele necesare in domeniul personalului;
- Analizează componența calitativă a angajaților;
- Face propuneri de reorganizare a personalului;
- Întocmește documentația necesară.
Lipsa de personal este considerată o încălcare a Codului Muncii și se pedepsește cu amenzi
Extrase din documentul de personal pot fi solicitate de către serviciul fiscal, inspectoratul de muncă, diverse fonduri - pensii și asigurări sociale și chiar Centrul de ocupare a forței de muncă.
Cine face compilația?
Responsabilitatea pentru compilare poate fi atribuită diferitelor departamente, în funcție de structura întreprinderii. Deci, poate fi compusă:
- Specialisti din departamentul HR;
- Contabil sau contabil șef;
- Economist;
- Şeful întreprinderii.
Documente pentru programare
Atunci când se elaborează un program, este necesar să se bazeze pe o serie de documente de reglementare, care includ:
- Clasificatori de profesii;
- Codul Muncii al Federației Ruse;
- Grafic tarifar aprobat de stat.
În plus, la întocmirea lucrării, se recomandă să luați ca bază formularul de documentație nr. T-3. Este adevărat, această formă de fixare a orarului nu este obligatorie pentru utilizare și servește ca șablon sau exemplu pe baza căruia fiecare întreprindere își poate crea propriul formular pentru elaborarea unui program. Este de remarcat faptul că formularul conține detaliile de bază pentru completare.
Documentul privind numărul de lucrători și salariile acestora este întocmit independent de întreprindere și reflectă toate informațiile despre angajați, cu excepția celor liber profesioniști.
Dacă forma stabilită nu se potrivește conducerii întreprinderii, aceasta poate fi întotdeauna adaptată la cerințele organizației.
Ce se notează în document?
Tabelul de personal conține următoarele informații:
- Informații despre componența personalului organizației și salariul fiecărui angajat;
- Structura întreprinderii - departamente, sucursale, alte subsecții;
- Posturi în conformitate cu clasificări speciale, inclusiv posturi vacante și locuri pentru persoane cu handicap. Postul specificat în document se consemnează în carnetul de muncă la angajare;
- Volumul unităților de personal pentru fiecare post vacant. In cazul unui post vacant care presupune munca cu fractiune de norma, in randul corespunzator se inregistreaza valoarea de 0,5 sau 0,75;
- Salariu pentru fiecare post. Când completați acest rând, trebuie să vă amintiți salariul minim. Cu ajutorul acestui document, se înregistrează plăți suplimentare - în formă procentuală sau bănească. Astfel de bonusuri sunt adesea acordate pentru vechimea în muncă, vechimea în muncă, condițiile de muncă dificile sau periculoase și prestigiul unității.
La întocmirea graficelor pentru posturi identice cu niveluri diferite de remunerare, pentru fiecare unitate sunt prescrise o profesie, o calificare și un tarif tarifar.
Numărul de specialiști necesari depinde de structura întreprinderii, standardele stabilite anterior pentru personal și servicii. Aceasta ia în considerare volumul de muncă la întreprindere.
Vă oferim un exemplu de structură de personal conform Formularului nr. T-3.
Următoarele date sunt indicate în antetul tabelului de personal sau pe pagina de titlu:
- Numele organizației – denumirea completă a întreprinderii, dacă există o variantă prescurtată, se indică între paranteze imediat după numele complet;
- Cod OKPO – numărul de identificare al întreprinderii. Îl puteți găsi folosind „Clasificatorul întreg rusesc al întreprinderilor și organizațiilor”. Citiți mai multe despre codul OKPO;
- numarul documentului – se atribuie un număr de serie al orarului;
- Data pregătirii – indicați ziua, luna și anul în care a fost întocmit documentul;
- Aprobat . Această linie necesită, de asemenea, spațiu pentru numărul și data comenzii. Se completează după aprobarea orarului;
- Pentru o perioadă de – acest rând indică data intrării în vigoare a programului și data expirării acestuia;
- Personal (unități) – numărul total de lucrări afișate în document.
Partea principală a documentului este un tabel care precizează:
- Numele secțiunii – departamente, sucursale, reprezentanțe. De obicei, departamentele administrative vin pe primul loc, apoi departamentele și atelierele;
- Cod departament – numărul în structura organizatorică. La întreprinderile mici este posibil să nu fie umplut;
- Poziția și calificările angajatului . Pentru a completa această coloană, puteți utiliza clasificatorii de profesii OK 016-94, clasificatorul de ocupații OK 010-93 și alte directoare de clasificare;
- Numărul de unități de personal ;
- Tarif, salariu ;
- Alocații – sunt stabilite atât de lege, cât și de însuși angajator. Sumă fixă sau procent;
- Total – se indica cuantumul salariului cu toate indemnizatiile. În plus, dacă toate plățile sunt indicate în ruble, atunci se calculează suma lor totală. În caz contrar, este plasată o liniuță, sunt indicate note și sunt enumerate reglementările pentru alocații;
- Note – adăugarea de informații și explicații suplimentare.
Pe baza datelor introduse privind salariul și indemnizațiile, precum și numărul de unități de personal, se calculează bugetul de salarii al organizației. Această sumă este indicată pe tabelul de personal. Mai jos, sub graficul finalizat, sunt necesare semnăturile conducătorilor întreprinderii, departamentului de personal și departamentului de contabilitate. Documentul finit nu este ștampilat.
Această structură poate fi utilizată la întocmirea tabelului de personal pentru orice întreprindere.
Perioade de aprobare și valabilitate
Adesea, un nou program este creat la începutul anului. Documentul finit este aprobat de manager prin intermediul unei comenzi. După aceasta, numărul și data comenzii sunt introduse în linia „Aprobat” de pe documentul finalizat.
Datorită faptului că personalul este direct legat de salarii, cel mai bine este să introduceți o nouă opțiune la începutul lunii.
Documentul finalizat este publicat în trei exemplare. Unul este cu șeful întreprinderii, al doilea este în departamentul de personal, al treilea este în departamentul de contabilitate.
Șefii unităților structurale primesc extrase din tabelul de personal.
Perioada de valabilitate a documentului nu este strict standardizată. Adesea, programul este întocmit pentru un an, dar în unele cazuri poate fi valabil mai mulți ani sau poate fi modificat după câteva luni din cauza reorganizării întreprinderii. De obicei, conducerea întreprinderii în sine stabilește perioada de valabilitate a programului și o indică pe documentul propriu-zis.
Corectarea documentului
În unele situații poate fi nevoie de un document valabil. Unele dintre cele mai comune motive sunt:
- Apariția de noi poziții;
- Ajustare salarială;
- Modificări în lista posturilor vacante și a posturilor cu fracțiune de normă;
- reduceri de locuri de muncă;
- Redenumirea subsecțiunilor și a pozițiilor.
Există două moduri de a modifica un document curent:
- Creați un nou program;
- Emiteți un decret privind efectuarea modificărilor unui document deja pregătit.
Conducerea are obligația de a notifica angajații modificările care implică o deteriorare a condițiilor de muncă la întreprindere - o creștere a timpului de lucru etc. - cu 2 luni înainte de intrarea în vigoare a acestora.
Video: Cum se completează tabelul de personal folosind 1C?
Una dintre cele mai simple moduri de a întocmi un tabel de personal este să utilizați o varietate de programe de calculator pentru a-l crea. Una dintre ele este 1C. Acest tutorial video oferă informații despre cum să utilizați programul pentru a crea un tabel de personal și a-l formata corect.
Tabelul de personal este documentul de bază pe baza căruia se efectuează angajări, disponibilizări și se calculează salariul final pe lună. Orice angajat autorizat de conducere este responsabil de pregătirea acestuia. Nu există cerințe uniforme pentru execuția documentelor, dar majoritatea întreprinderilor folosesc formularul nr. T-3 pentru a-l crea.