- Sinonime pentru personnel records– aceasta este menținerea documentației de personal.
- Contabilitatea personalului este reglementarea relațiilor de muncăîntre muncitor şi angajatorul însuşi. Toate mișcările lucrătorilor din orice organizație sau întreprinzător individual vor fi luate în considerare conform Codului Muncii din Rusia, pe baza primelor documente de afaceri ale personalului.
- Evidențele personalului includ:
- crearea de contracte de muncă, instrucțiuni speciale;
- înregistrarea diverselor comenzi (de exemplu, angajarea unui muncitor pentru un post);
- pregătirea cardurilor care vor fi întocmite pentru fiecare lucrător;
- ținerea așa-numitelor registre de personal;
- păstrarea foilor de pontaj.
Documentele de personal necesare pentru SRL
Pentru a nu cădea sub răspundere în fața legii, trebuie să știi ce documente trebuie să aibă organizația.
Draga cititorule! Articolele noastre vorbesc despre modalități tipice de a rezolva problemele juridice, dar fiecare caz este unic.
Dacă vrei să știi cum să vă rezolvați exact problema - contactați formularul de consultant online din dreapta sau sunați telefonic.
Este rapid și gratuit!
Ce ar trebui să fie:
- Protocoale care afirmă că Societatea a fost creată.
- Decizia fondatorilor înșiși că SRL-ul a fost creat.
- Concluzii de la autoritățile de control.
- Hârtie de afaceri care înregistrează înregistrarea de stat a companiei create.
- Documente care stabilesc dreptul și confirmă existența proprietății existente ale Societății.
- Documente speciale care au legătură cu producția de valori mobiliare, inclusiv obligațiuni.
- Reglementări privind ramurile înființate ale organizației.
- Lista afiliaților.
- Proces-verbal special privind ședințele și ședințele organelor SRL.
- Alte documente de afaceri cerute de lege.
Grupuri de documente de personal
Documentele de personal, în funcție de scop, sunt împărțite în 2 grupuri mari:
- Documente de afaceri, care sunt fixate cu implementarea metodelor de gestionare a întreprinderii, a forței de muncă și a personalului(de exemplu, clauze privind diviziunile structurale și regulile privind reglementările muncii în întreprindere, precum și altele).
- Acte de afaceri legate de înregistrarea numărului personal de lucrători(acestea includ: ordine de admitere într-o funcție sau transfer în alta și altele).
feluri
Toate documentele de personal sunt împărțite în principal în 5 tipuri:
- Acte de afaceri care atestă activitatea de muncă (aceste documente sunt stocate în departamentul de personal al întreprinderii, iar acestea includ: carnetul de muncă al lucrătorului, contractul de muncă etc.).
- Documente administrative de afaceri (aceasta include instrucțiuni și ordine ale managerului însuși).
- Corespondență despre muncă (internă).
- Jurnalele de contabilitate și înregistrare (acesta include: cu privire la admiterea de noi lucrători sau transferul acestora, un jurnal de înregistrare a contractelor de muncă).
- Informații și documente de afaceri de decontare (acesta include: foi de pontaj, carduri de lucrător și altele).
Tine minte! Contabilitatea întregii documentații de personal este monitorizată de departamentul de personal din organizație.
Documente care sunt cu adevărat necesare pentru evidențele de personal ale unui SRL:
- Reglementări privind structura întreprinderii.
- Standarde stabilite în muncă.
- Scopul creării unui SRL.
- Instrucțiunile pentru fiecare poziție dezvoltată trebuie să respecte regulile.
- Instructiuni pentru calatorii de afaceri.
- O clauză referitoare la personalul organizației, la concediu, la procedura de obținere a certificatelor, la angajarea sau concedierea lucrătorilor, la secretele comerciale, la timp, la prestațiile acordate lucrătorilor, la responsabilitatea financiară, la pregătirea lucrătorilor și certificarea acestora.
- Reglementări privind selecția personalului specific (plus o diagramă pentru aceasta).
- Instrucțiuni de utilizare.
- Clauze privind plata foilor de invaliditate temporară a angajaților și angajaților din organizație, precum și privind remunerarea, plata primelor etc.
- Reglementări privind procedura de trecere a perioadei de probă, privind software-ul și accesul la Internet, precum și asupra departamentelor existente (inclusiv contabilitate).
Formulare unificate pentru evidența personalului
Formulare unificate de bază pentru evidența personalului:
- T-1„Decret privind angajarea unui muncitor”.
- T-2„Cartea de muncitor, propriile sale date.”
- T-3„Program de personal”.
- T-4„Card pentru înregistrarea lucrătorilor științifici, științifici și pedagogici.”
- T-5„Decret privind transferul unui lucrător la un alt loc de muncă.”
- T-6„Decret privind acordarea concediului unui salariat”.
- T-7„Program de vacanță”.
- T-8„Decret privind încetarea contractului de muncă cu un lucrător.”
- T-9„Decret privind trimiterea unui angajat într-o călătorie de afaceri.”
- T-10„Certificat de călătorie”.
- T-11„Decret privind stimulentele angajaților”.
- T-1a„Decret privind angajarea muncitorilor”.
- T-2GS(MS) „Cartea personală a unui angajat de stat (municipal)”.
- T-5a„Decret privind transferul lucrătorilor la un alt loc de muncă.”
- T-9a„Decret privind trimiterea lucrătorilor în călătorii de afaceri.”
- T-11a„Decret privind încurajarea muncitorilor”.
- T-10a„Sarcina oficială pentru trimiterea într-o călătorie de afaceri și a unui raport despre implementarea acesteia.”
- T-6a„Decret privind acordarea concediului salariaților”.
- T-8a„Decret privind încetarea contractului de muncă cu lucrătorii.”
Instrucțiuni pas cu pas pentru crearea înregistrărilor de personal într-un SRL de la zero
- Înainte de a prelua documentația de personal, aprovizionați cu manuale speciale(puteți folosi portalurile „Consultant +” sau „Garant”). Există reglementări actuale acolo.
- Aici trebuie să acordați atenție documentelor de afaceri constitutive ale organizației. Va trebui să începeți prin a angaja un director al întreprinderii. Studiați Carta organizației în sine (iată procedura de angajare a unui director, salariu, termenul cărților de muncă etc.)
- Ce acte comerciale obligatorii sunt necesare pentru un angajator?
- Reguli pentru reglementările interne ale muncii, programul de personal al întreprinderii.
- Un program cu toate vacanțele, carnetele de muncă, precum și anumite contracte de muncă.
- și în ea, precum și o carte specială în care sunt înregistrate veniturile și cheltuielile.
- Fișe de lucru, carduri (personale) ale lucrătorilor, formular de salarizare, care se aprobă de către șeful întreprinderii.
- Acte de afaceri pentru prelucrarea datelor cu caracter personal ale lucrătorilor, fișe de salariu și toate comenzile etc.
- Procesul de înregistrare a directorului. Din deciziile fondatorilor ați aflat data de la care directorul a preluat mandatul și a început să îndeplinească atribuții, prin urmare, data nu ar trebui să fie diferită până la urmă. Apoi se întocmește un contract de muncă.
- Crearea regulilor de bază de muncă în organizație, precum și a programelor de personal și a altor acte locale (utilizați un program specific pentru aceasta). Principalul lucru este să verificați totul pentru greșeli de scriere sau erori!
- Aici puteți completa formulare pentru contractele de muncă cu lucrătorii și alte documente(ar trebui să existe deja informații despre posturi, salarii și timpul de lucru).
- Este necesar să se ia în considerare sarcinile de menținere a cărților de muncă în sine(cu excepția directorului, nimeni nu a fost încă angajat, prin urmare, toată responsabilitatea pentru ținerea cărților îi revine lui).
- Procesul de angajare a noi lucrători este deja în derulare aici.
Amenzi pentru nepăstrarea evidenței personalului
În primul rând, totul depinde de poziția inspectorului și de gravitatea încălcării. Dacă se încalcă o anumită legislație, amenda poate varia de la 5 salarii minime la 50 de salarii minime. În general, în cazul încălcării repetate, va fi posibilă îndepărtarea persoanei responsabile pentru o perioadă de 1 până la 3 ani.
Aceasta încheie articolul. Multumesc pentru lectura!
Contabilitatea personaluluiși munca de birou de la zero - instrucțiunile pas cu pas pentru 2018 sunt acum disponibile pentru cititorii noștri. Organizarea fluxului de documente de personal la întreprindere din martie 2014 este reglementată de noul GOST, pe care toți ofițerii de personal trebuie să-l urmeze.
Evidența personalului: cine este responsabil pentru menținerea evidenței personalului?
Gestionarea evidențelor de personal se realizează la fiecare întreprindere în care este utilizată forța de muncă angajată. De unde să încep evidențele de personal la o întreprindere care tocmai sa înregistrat? Într-o întreprindere nou creată, gestionarea evidențelor de personal de la zero cade de obicei pe umerii managerului. Pentru asigurarea unor astfel de funcții, directorul, aprobat de participanții (acționarii) companiei, emite un ordin prin care se desemnează responsabil cu menținerea evidenței personalului.
Ulterior, la angajarea unui specialist căruia i se va încredința evidența personalului în organizație, inclusiv munca cu personalul, acesta poate fi taxat cu cantitatea de muncă corespunzătoare. Acest lucru se realizează prin emiterea unui ordin, care atribuie responsabilitatea pentru desfășurarea acestui domeniu de lucru unui anumit angajat. De asemenea, aceste responsabilități sunt specificate în fișa postului, pe care angajatul o citește la semnătură.
Gestionarea evidenței personalului în anul 2018, ca și până acum, trebuie efectuată cu respectarea Codului Muncii, instrucțiunilor de gestionare a evidenței și a altor documente legislative și locale. Raspunderea pentru evidenta personalului in cazul incalcarii legii si/sau ordinelor interne de conducere se atribuie persoanei vinovate sub forma sanctiunilor disciplinare.
Instrucțiuni pentru managementul evidenței personalului 2018 - descărcați sau dezvoltați-vă?
Instrucțiunile de gestionare a evidenței personalului nu au fost aprobate normativ, prin urmare, pentru menținerea evidenței personalului și a fluxului de documente, se recomandă respectarea GOST R 7.0.8-2013, aprobată prin Ordinul Rosstandart din 17 octombrie 2013 nr. 1185-st. și a intrat în vigoare la 1 martie 2014.
Nu există un șablon unic pentru instrucțiuni privind evidența personalului și munca de birou, dar există evidențe de personal de la zero pas cu pas cu etapele recomandate pentru organizarea fluxului de documente de personal și contabilitate într-o întreprindere. Datorită acestui plan pas cu pas, este ușor să identificați succesiunea de acțiuni și să navigați în cantitatea de muncă.
Vă recomandăm să citiți instrucțiunile pas cu pas de mai jos, care vă vor ajuta să organizați înregistrările HR de la zero. Pe viitor, pe baza materialului studiat, vă puteți dezvolta propriul plan de acțiune și îl puteți urma.
Cum arată o instrucțiune pas cu pas despre administrarea resurselor umane?
Deci, să trecem la luarea în considerare a instrucțiunilor pas cu pas pentru administrarea resurselor umane de la zero. Vă vom oferi un plan detaliat pas cu pas care vă va permite să vă creați propriul serviciu de personal, începând cu înregistrarea primului angajat la întreprindere - directorul. Și, prin urmare, este important încă de la începutul activităților companiei să eficientizezi evidența personalului.
Etapele organizării evidenței personalului la o întreprindere:
- Crearea unei baze de reglementare și informare.
Pentru început, merită să decideți ce reglementări vor fi solicitate în munca unui ofițer de personal. Desigur, acesta este:
- Codul Muncii - conține punctele principale privind reglementarea programului de lucru (Capitolele 15-16, 22), durata și frecvența concediilor (Capitolul 19), calculul salariilor (Capitolul 21) și conturează drepturile și obligațiile de bază. a angajaților și angajatorilor;
- Hotărârea Comitetului de Stat de Statistică din 4 ianuarie 2001 nr. 1 - aici sunt prezentate toate formele documentelor primare necesare pentru evidența personalului; utilizarea lor astăzi nu este obligatorie, dar este totuși de dorit, deoarece iau în considerare toate coloanele și detaliile necesare; Dacă dorește, orice utilizator poate face modificări datelor din formular, păstrând doar detaliile necesare;
- decretul guvernamental nr. 225 din 16 aprilie 2003, care va ajuta la lucrul cu carnetele de munca; acest document este de bază pentru angajat, deoarece îi confirmă experiența de muncă;
- manual privind menținerea evidențelor militare la întreprinderi, aprobat de Statul Major al Forțelor Armate Ruse la 11 aprilie 2008 - aceste recomandări vor ajuta angajații personalului să se simtă confortabil cu menținerea obligatorie a evidențelor militare ale angajaților din întreprinderi;
- ordinul Rosstandart din 17.10.2013 nr. 1185-st, rezoluția Gosstandart din 03.03.2003 nr. 65-st (aceasta rezoluție este valabilă până la 01.07.2017, din 01.07.2017 GOST R 7.0.697-201.697 aprobată prin ordin a Rosstandart din 08.12.2016, se aplică nr. 2004-st), ordinul Ministerului Culturii din 25 august 2010 nr. 558 și decretul guvernamental nr. 477 din 15 iunie 2009 - aceste documente vă vor ajuta să aflați ce standarde există în munca de birou și arhivare rusă.
Fiecare angajat responsabil cu evidența personalului trebuie să aibă acces nu numai la aceste reglementări, ci și la alte acte legislative care pot fi necesare în procesul de lucru. De asemenea, ofițerul de personal trebuie să monitorizeze cele mai recente modificări și actualizări ale reglementărilor. Pentru a face acest lucru, este necesar fie să se asigure monitorizarea independentă a legislației, fie să se achiziționeze pachete de acces la diferite baze de date de informații.
Pentru a asigura un nivel ridicat de gestionare a evidențelor de personal în întreprinderile cu personal mare, poate fi necesar și un software special de HR pentru organizarea unui sistem de management al personalului și menținerea evidențelor personalului.
Puteți citi despre unul dintre aceste programe în articolul nostru „De unde pot descărca programul pentru contabilitate personalizată?” .
- Familiarizarea cu documentația statutară a companiei.
Carta trebuie să detalieze condițiile de angajare a unui director (director general, consiliu de administrație) — organul executiv al companiei. De asemenea, această documentație constitutivă specifică condițiile de bază pentru durata muncii managerului. În plus, ofițerul de personal trebuie să fie la curent cu ultimele modificări aduse chartei în cazul în care proprietarii companiei decid asupra problemelor de personal.
- Aplicarea pentru un loc de muncă de manager.
Primul angajat care este înregistrat la o întreprindere nou creată este, desigur, managerul. Astfel, pe baza unui protocol aprobat de proprietarii firmei, se emite un ordin prin care se indică data la care managerul își asumă atribuțiile. Acesta va fi primul ordin de personal emis la întreprindere.
Pe viitor, ofițerul de personal trebuie să asigure ordinea cronologică a ordinelor emise. Atunci când verifică condițiile de muncă și problemele de personal, autoritățile de reglementare acordă o atenție deosebită numerotării comenzilor, astfel încât să nu existe cazuri în care comenzile sunt emise retroactiv.
- Întocmirea unei liste de documente de personal care vor fi implicate în gestionarea evidenței personalului la întreprindere.
Enumerăm principalele documente care sunt implicate în evidențele de personal în orice întreprindere cu angajați:
- reguli privind reglementările de muncă intraorganizaționale;
- structura personalului organizației;
- personal;
- programul de vacanță;
- documente legate de protecția datelor cu caracter personal ale angajaților.
Documentele obligatorii includ și documentele contabile primare create pentru fiecare angajat, precum și registre precum:
- contracte de munca;
- o carte privind înregistrarea mișcării cărților de muncă;
- o carte pentru înregistrarea formularelor de registre de muncă și a formularelor acestor documente în sine, care sunt adesea emise la întreprindere atunci când un angajat intră în primul său loc de muncă;
- foaia de lucru;
- carduri personale ale angajatilor;
- ordinele de personal, care sunt de obicei stocate împreună cu motivele emiterii lor (cereri, note oficiale (rapoarte), acte etc.);
- fișe de post și alte documente;
- jurnalul inspecțiilor efectuate de autoritățile de reglementare.
Formularul de contract de munca este disponibil pe site-ul nostru - "Formular unificat nr. TD-1 - Contract de munca" .
De asemenea, pot fi publicate următoarele documente:
- acord comun;
- prevederi privind bonusurile, certificarea, secretele comerciale etc.
- Aprobarea documentelor de personal și a formularelor acestora de către conducătorul întreprinderii.
Dacă există comentarii cu privire la formularul de documentare, ofițerul de personal trebuie să le elimine și să aprobe din nou formularele de documente. Documentele care afectează nu numai ținerea evidenței personalului, ci și contabilitatea, trebuie să se reflecte și în politicile contabile ale întreprinderii.
Toate informațiile necesare privind evidențele de personal sunt disponibile pe site-ul nostru în secțiunea „Salarii și personal” .
- Numirea unei persoane responsabile cu menținerea și înregistrarea carnetelor de muncă.
Aceasta poate fi o persoană responsabilă cu menținerea înregistrărilor personalului sau poate fi desemnat un angajat separat care este responsabil pentru stocarea și înregistrarea registrelor de muncă emise și primite. Un ordin corespunzător este emis la numirea unei persoane responsabile.
- Angajarea de angajați.
Aceasta este etapa finală în menținerea evidențelor personalului de la zero. Acum, pentru fiecare angajat angajat, se creează un pachet de documentație de personal, care include de obicei un contract de muncă, un ordin de angajare și o fișă a postului; se acceptă/emite un carnet de muncă, se completează un card personal, se semnează un acord de nedivulgare a datelor personale și a altor documente.
Apoi se întocmesc alte acte de personal privind standardizarea zilei de muncă, calculul și plata salariilor, contabilizarea concediilor, procesarea concediilor medicale, deplasările de afaceri etc.
Puteți afla despre perioada de păstrare a documentelor de personal din articolul nostru
Evidența personalului trebuie păstrată în orice întreprindere, indiferent de forma de proprietate și de numărul de angajați. Gestionarea înregistrărilor de personal nu este afectată de numărul de personal. Toate organizațiile sunt supuse acelorași cerințe, bazate în principal pe Codul Muncii al Federației Ruse. Prin urmare, companiile care tocmai au trecut de înregistrare trebuie să fie bine versate în dreptul muncii și să efectueze documentele într-o manieră calificată.
Pentru ce este?
Nici o singură întreprindere, chiar și cea mai high-tech, nu se poate lipsi de angajați. Prin urmare, lor mișcarea trebuie controlată. Organizarea controlului calificat asupra personalului unei întreprinderi este una dintre sarcinile principale ale unui manager.
Evidențele de personal sunt un set de proceduri și probleme organizaționale legate de monitorizarea oricăror acțiuni ale personalului întreprinderii. O astfel de muncă de birou permite reglementează clar orice relație dintre angajator și lucrătorii organizației.
Orice mișcare a lucrătorilor în cadrul organizației trebuie să fie documentată. Managementul evidenței personalului asigură înregistrarea legală a raporturilor de muncă dintre organizație și angajații săi.
Legislația rusă impune controlul personalului la fiecare întreprindere. În funcție de numărul de angajați cu normă întreagă, o organizație poate angaja un ofițer de resurse umane sau un întreg departament. De asemenea, numărul de manageri de HR depinde de specificul companiei. Întreprinderile cu condiții de muncă dăunătoare, periculoase necesită o contabilitate mai greoaie, prin urmare, vor fi mai mulți ofițeri de personal în personal.
Dacă nu intrați în mici detalii, în general, evidența personalului rezolvă următoarele probleme:
Fiecare organizație are dreptul de a atribui anumite puteri angajaților HR. Responsabilitățile funcționale pot varia în funcție de compoziția cantitativă și de caracteristicile activităților companiei.
Instrucțiuni pas cu pas pentru organizarea contabilității de la zero
Atunci când organizează o întreprindere, angajații ei responsabili se confruntă cu o sarcină dificilă - stabilirea unui flux de lucru, împreună cu tot fluxul de documente necesar.
Acest lucru depinde în mare măsură de calificările personalului. În consecință, o persoană care cunoaște bine legislația rusă a muncii și are experiență în astfel de muncă ar trebui să fie numită în funcția de persoană responsabilă cu evidența personalului.
În etapa inițială, împreună cu șeful companiei, trebuie să decideți asupra unei liste de documente opționale, dar necesare pentru muncă.
Înainte de a întocmi un plan de acțiune pentru organizarea fluxului de documente, managerul de resurse umane sau altă persoană responsabilă cu lucrul cu unitățile de personal trebuie să studieze cadrul de reglementare în vigoare și documentele constitutive ale întreprinderii. Toată documentația personalului este întocmită în conformitate cu acestea.
Instrucțiunile pas cu pas pentru crearea înregistrărilor de personal de la zero au următorii pași:
- Angajarea unui manager. Acest punct este primul, deoarece toate reglementările de muncă, contractele, graficele de personal și alte documente obligatorii trebuie să fie semnate de persoana responsabilă, care este directorul sau organismul său împuternicit.
- Apoi este necesar să se formuleze reguli interne.
- La a treia etapă, personalul este finalizat.
- În conformitate cu legislația rusă, se întocmește un model de contract de muncă.
- Înainte de a angaja personal, este necesar să se dezvolte consimțământul angajatului pentru furnizarea datelor cu caracter personal, precum și o prevedere privind protecția acestora.
- Inregistrarea oficiala a salariatilor prin incheierea de contracte.
- Elaborarea ordinelor privind răspunderea financiară, reglementărilor privind protecția muncii și alte documentații.
După angajarea tuturor angajaților, departamentul HR începe să lucreze ca de obicei. Regula de bază este că orice eveniment legat de relațiile de muncă este documentat în documentația primară.
Reguli pentru intocmirea, prelucrarea, semnarea documentelor reglementate prin instrucțiuni interne ale întreprinderii. Toate lucrările de birou legate de personal sunt responsabilitatea managerului de resurse umane sau a altui angajat căruia i se atribuie funcțiile de menținere a fluxului de documente de personal.
Documente necesare
Pentru a organiza controlul personalului, este necesar să se țină evidența personalului. Acesta este un set de comenzi, memorii și alte lucruri care înregistrează toate relațiile de lucru din cadrul companiei dintre administrație și lucrători.
Controlul legal al personalului asigură înregistrarea legală şi consolidarea raporturilor de muncăîntre angajator și personal.
Legea nu interzice pregătirea documentelor interne la o întreprindere pentru comoditatea lucrului cu personalul. Volumul și designul lor depind de specificul activității instituției.
La nivel legislativ, sunt necesare următoarele reglementări:
- regulamentul intern al muncii (ILR). Acestea reglementează formalizarea tuturor relațiilor de muncă din cadrul organizației: angajare și concediere, încheierea contractelor de muncă, soluționarea litigiilor. Pe baza acestuia, se formează responsabilitățile de serviciu ale lucrătorilor și programul lor de lucru cu timp de lucru și pauză clar indicat. Prezența regulilor este obligatorie conform Codului Muncii;
- masa de personal. Stabilește numărul de personal și reflectă structura întreprinderii. Acesta enumeră toate posturile disponibile și salariile și indemnizațiile corespunzătoare. Din tabelul de personal puteți obține informații despre posturile disponibile. Orarul intră în vigoare după semnarea de către conducător sau organismul său împuternicit;
- contract de muncă. Acest document definește în mod clar toate relațiile de muncă dintre angajator și personal. Ea precizează în mod clar responsabilitățile la locul de muncă ale angajatului, drepturile și obligațiile părților și dispozițiile generale. Conținutul contractului de muncă trebuie să respecte pe deplin cerințele Codului Muncii al Federației Ruse, art. 56;
- carduri personale. Acest document reflectă toate informațiile despre angajat. Poate fi numită și o chestiune personală. Nu există orientări legislative clare cu privire la regulile de desfășurare a afacerilor personale. Principalul lucru este că toate informațiile despre mișcarea lucrătorului, vacanța, stimulentele și altele asemenea trebuie să fie introduse pe card. Cazul se formează prin date personale, fotografii și copii ale documentelor însoțitoare;
- comenzi legate de angajare, concediere sau transfer la un alt loc de muncă, acordarea concediului;
- programul de vacanță. Se întocmește ținând cont de dorințele angajaților, de opinia organizației sindicale și de drepturile de care dispun anumite categorii de lucrători;
- foaia de pontaj. Pregătit să monitorizeze orele efective lucrate de fiecare angajat. Este relevant în special pentru lucrătorii cu program flexibil;
- cărți de muncă. Ele înregistrează experiența totală de muncă a persoanei. În conformitate cu art. 66 din Codul Muncii al Federației Ruse, trebuie să fie prezentat lucrătorilor atunci când solicită un loc de muncă. Cărțile de lucru sunt stocate și completate în conformitate cu instrucțiunile aprobate de Ministerul Muncii al Federației Ruse;
- ordine de protectie a muncii;
- prevederi privind protecția datelor cu caracter personal. Această cerință legală este foarte des încălcată de către angajator. Prezența obligatorie a prevederii este definită în legislația federală și în codul muncii.
Întreținerea, completarea și depozitarea tuturor documentației de personal trebuie să se facă în mod responsabil.
Răspunderea administrativă este prevăzută pentru absența documentelor solicitate sau pentru întreținerea incorectă a acestora. Valoarea amenzii pentru persoanele juridice poate ajunge la 50 de mii de ruble.
Restabilirea evidenței personalului
Nu este întotdeauna posibilă menținerea corectă a documentației de personal. Există mai multe motive pentru aceasta:
- lipsa unui ofițer calificat de control al personalului;
- organizația nu avea un serviciu de personal, iar angajatul căruia i s-a dat „încărcarea” gestionării evidențelor personalului nu a putut face față fizic responsabilităților atribuite;
- Conducerea companiei nu a acordat atenția cuvenită acestui departament și motive similare.
Dacă evidențele personalului sunt în stare de degradare, acestea pot fi restaurate. Cu cât este mai lungă perioada de timp în care munca normală nu a fost efectuată, cu atât va fi mai greu să faci asta. În primul rând, trebuie să găsiți un angajat cu experiență, responsabil, care să cunoască bine legislația muncii din Rusia.
Recuperarea trece prin următoarele etape:
- Studierea atentă a documentelor existente și sortarea lor pe departamente și cronologie. Analiza ar trebui să înceapă cu documentația statutară din momentul deschiderii companiei, apoi ar trebui să verificați direct documentația de personal.
- Se cercetează disponibilitatea documentelor necesare contabilității.
- Verificarea conținutului documentației existente. Ar trebui să începeți cu înregistrările de lucru. Acestea trebuie să conțină o înregistrare a începutului raportului de muncă.
- Se efectuează o analiză a conformității conținutului tabelului de personal, a contractelor de muncă și a declarațiilor de plată. Calculul a fost efectuat pe baza unei foi de pontaj?
- Învățați cum să completați corect foile de pontaj. Există toate memoriile necesare pentru munca în sărbători sau în weekend, a fost primit consimțământul de la angajat, au fost convenite aceste acțiuni cu organizația sindicală.
- Verificarea programului de vacanță și reflectarea acestuia în foaia de pontaj.
- Analiza personalului. Orice modificare a profesiilor, a indemnizațiilor sau a posturilor vacante trebuie să fie reflectată în noul tabel de personal.
- Începem să studiem disponibilitatea contractelor de muncă, a comenzilor și a altor documente.
- Întocmim un plan pas cu pas pentru recuperarea documentelor. Să începem restaurarea.
Un angajat desemnat într-o zonă atât de complexă trebuie, după ce a studiat starea documentației, să accepte cazul. În această etapă, el descrie ce documente specifice și în ce stare a acceptat. Abia după aceasta începe recuperarea.
Ar trebui să începi cu restabilirea contractelor de munca. Poate fi dificil să le explici angajaților nevoia de a semna contracte și comenzi „retroactiv” poate fi și mai dificil invitați un angajat care nu mai lucrează în companie pentru completarea documentelor.
Cronologia evenimentelor este importantă în evidențele de personal. Puteți încerca să încheiați un contract de muncă de la data curentă și să indicați în el data efectivă a acceptării la muncă. Dar inspectoratul de muncă nu va considera un astfel de document corect executat.
Prin urmare, pentru a evita aplicarea unor amenzi semnificative, întocmirea documentației de personal trebuie finalizată în timp util.
Este necesar pentru organizațiile mici
La orice întreprindere, chiar dacă are un singur angajat angajat, este necesar controlul personalului. Indiferent de forma de impozitare, tipul de activitate sau specificul producției, trebuie să existe o persoană responsabilă de completitatea și corectitudinea documentației de înregistrare. Această cerință a legislației muncii din Rusia se aplică întreprinzătorilor individuali (IP).
Adică, dacă un angajat angajat apare în personal, un antreprenor individual va trebui să păstreze evidența personalului. Dacă un antreprenor individual își desfășoară activitățile în mod independent, nu sunt necesare evidențe ale personalului.
Managerul are dreptul de a alege în mod independent metoda de exercitare a controlului:
- de unul singur. În acest scop, se angajează un specialist cu calificare corespunzătoare;
- atragerea de organizații terțe care oferă servicii de externalizare;
- utilizarea serviciilor de internet plătite.
Pentru înregistrarea necorespunzătoare a personalului Un antreprenor individual poate atrage atât răspundere administrativă, cât și penală.
Lista documentelor care trebuie păstrate este aceeași atât pentru un antreprenor individual, cât și pentru o persoană juridică.
Diferențele apar atunci când un antreprenor individual devine angajator pentru prima dată. Acesta este obligat să se înregistreze la autoritățile teritoriale:
- în Fondul de pensii în termen de 30 de zile de la data primului angajat;
- la casa de asigurări sociale în termen de 10 zile.
Nerespectarea acestei cerințe atrage sancțiuni grave din partea autorităților de control.
Programe care ajută la menținerea evidențelor personalului
Dacă există un singur angajat în personal, evidențele de personal nu sunt dificile. Legislație nu limitează numărul de angajați ai unui antreprenor individual. Prin urmare, pe măsură ce afacerea dvs. se extinde, va trebui să vă automatizați fluxul de lucru.
Antreprenorul are dreptul de a alege independent un program special. Recent, software-ul a devenit cel mai răspândit „1C: Salariu și personal”. Ajută la automatizarea nu numai a evidențelor personalului, ci facilitează și evidența contabilă.
Pe lângă acest program un antreprenor poate folosi următoarele platforme pentru a automatiza lucrul cu personalul:
- Kors-Personal;
- Frames Plus;
- Departamentul de Resurse Umane;
- Angajații întreprinderii și alții.
Au fost dezvoltate multe programe. Unele sunt plătite, dar vă permit să utilizați versiuni de previzualizare, altele sunt complet gratuite, dar au o serie de restricții. Există unele programe în cloud, a căror utilizare necesită o plată lunară.
Este demn de luat în considerare că nu un singur program nu exonerează responsabilitatea pentru executarea și completarea corectă a documentelor. Software-ul simplifică munca și oferă șabloane pentru majoritatea documentelor necesare.
Evidențele personalului sunt de mare importanță pentru funcționarea oricărei organizații. Vă permite să urmăriți în mod clar cronologia oricăror evenimente de lucru și să protejați drepturile atât ale angajaților, cât și ale administrației companiei. Departamentul HR este fața întreprinderii, după care se judecă activitățile companiei în ansamblu.
Acest videoclip oferă instrucțiuni vizuale și detaliate despre cum să organizați evidența personalului într-o organizație pas cu pas.
În acest articol, nu vom oferi exemple de completare a formularelor, întocmirea altor documente sau textele documentelor de reglementare pe care trebuie să le aibă o organizație. Să ne oprim doar asupra succesiunii lucrărilor privind organizarea de la zero a gestionării evidenței personalului într-o companie.
Baza normativă
Atunci când organizați înregistrările de resurse umane de la zero, veți avea nevoie de următoarele documente de reglementare:
GOST R 6.30-2003 „Sistem de documentare unificat. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare.”
Codul Muncii al Federației Ruse (pentru a nu fi confundat cu modificări și completări, este logic să achiziționați un nou text al Codului Muncii cu modificări aproximativ la fiecare șase luni - cu excepția cazului în care, desigur, organizația dvs. a instalat un sistem de referință legal care este actualizat regulat).
Instrucțiuni pentru completarea cărților de muncă, aprobate prin Rezoluția Ministerului Muncii al Rusiei din 10 octombrie 2003 nr. 69.
Reguli pentru păstrarea și păstrarea cărților de muncă, producerea formularelor de carte de muncă și furnizarea acestora către angajatori, aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003 nr. 225 (modificat la 19 mai 2008).
Rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Rusiei din 05 ianuarie 2004 nr. 1 „Cu privire la aprobarea formelor unificate de documentație contabilă primară pentru înregistrarea muncii și a plății acesteia”.
O listă a documentelor standard de management generate în activitățile organizațiilor, indicând perioadele de stocare, aprobată de Rosarkhiv la 10.06.2000 (modificată la 27.10.2003).
În plus, cartea lui Ya.E. Varlamova si E.A. Kosheleva „Gestionarea înregistrărilor HR de la zero” (M.: Editura Professional, 2008).
Notă
Multe forme de documente în gestionarea evidenței personalului sunt unificate prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 5 ianuarie 2004 nr. 1 „Cu privire la aprobarea formelor unificate de documentație contabilă primară pentru înregistrarea muncii și a plății acesteia”. Îl găsiți în orice sistem de referință legal (Consultant Plus, Garant, Cod) sau pe Internet, există și formulare gata făcute din această rezoluție pe care trebuie doar să le copiați pe hard disk. Documentele pentru care nu există formulare unificate trebuie întocmite în conformitate cu GOST R 6.30-2003 „Sistem de documentare unificat. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare.”
Pasul 1: dezvoltam documente pe care firma trebuie sa le detina
Cel mai adesea, organizarea producției de personal începe cu elaborarea a tot felul de reglementări și instrucțiuni și pe bună dreptate. Documentele de reglementare pe care compania trebuie să le dețină includ:
regulamentul intern al muncii;
regulament privind protecția datelor cu caracter personal ale angajaților;
reglementari privind protectia muncii si securitatea la incendiu.
Orice altceva poate aștepta: vă puteți asuma elaborarea documentelor care au caracter facultativ doar atunci când actele obligatorii au fost întocmite.
Pasul 2: ajustarea tabelului de personal
Cel mai probabil, compania a elaborat deja un tabel de personal, există un personal de angajați care îndeplinesc cu succes sarcinile repartizate, cu care s-au încheiat contracte de muncă, s-au emis ordine de angajare și s-au făcut înscrieri în carnetele de muncă. Dar, după cum arată practica, aceste documente nu sunt întotdeauna întocmite corect.
Solicitați informații de la departamentul de contabilitate despre salariile angajaților și numele posturilor acestora - pe baza acestor date, trebuie să verificați tabelul de personal.
De remarcat faptul că titlurile posturilor din tabelul de personal nu coincid întotdeauna cu pozițiile efective ale angajaților. Contabilitatea nu prea are nevoie de aceste informații pentru a transfera plăți și taxe, dar programe precum 1C necesită completarea unei secțiuni cu astfel de informații și, uneori, este introdusă o poziție care nu corespunde cu cea actuală. Prin urmare, înainte de aprobarea tabloului de personal, este necesar să se clarifice numele posturilor angajaților cu șefii de departament, conducerea companiei sau cu angajații înșiși.
De asemenea, puteți solicita numerele de personal ale angajaților de la contabili. Dacă contabilitatea este automatizată, atunci numerele de personal sunt atribuite de program, dacă nu, atunci va trebui să le atribuiți singur, începând cu angajatul care a lucrat cel mai mult și terminând cu cel care a venit la organizație mai târziu decât toți ceilalți. După concedierea unui angajat, este mai bine să nu împărtășiți nimănui numărul său de personal: lăsați toate numerele să fie unice și atribuite unei singure persoane care a lucrat vreodată în companie.
În timp ce contabilii pregătesc un rezumat al angajaților, trebuie să verificați starea dosarelor personale ale angajaților și a dosarelor lor personale, dacă acestea au fost păstrate și, de asemenea, să aflați ce documente lipsesc din dosarul personal al fiecărui angajat. Fiecare angajat trebuie să scrie o notă despre copii ale documentelor care trebuie livrate.
Pasul 3: verificăm conformitatea informațiilor din tabelul de personal și contractele de muncă
Dupa intocmirea tabelului de personal este necesara verificarea informatiilor din acesta cu datele din contractele de munca. Dacă informațiile sunt inconsecvente (de obicei, salariul este indicat incorect sau pur și simplu este indicat „Salariu conform tabelului de personal”, ceea ce reprezintă o încălcare a Codului Muncii al Federației Ruse și poate atrage penalități; datele semnării contractului se încadrează într-o zi off semnătura reprezentantului Angajatorului nu corespunde persoanei declarate ca reprezentant - de exemplu, adjunctul acestuia a semnat în locul directorului general), atunci contractele trebuie refăcute. În acest caz, ar trebui să se pornească de la faptul că un acord semnat de o persoană neautorizată nu este, de fapt, un acord; cu alte cuvinte, nu există un contract de muncă scris. Prin urmare, trebuie eliberat, desigur, cu data curentă (autentică). În toate celelalte cazuri, la contractul de muncă se fac acorduri suplimentare, cu care contractul de muncă este completat cu condiții noi sau acele condiții care au fost specificate incorect sunt clarificate (schimbate).
Dacă contractul este întocmit corect, dar s-au făcut modificări ulterioare (creștere de salariu, transfer al salariatului la un alt loc de muncă), atunci trebuie întocmite acorduri suplimentare pentru fiecare caz pentru fiecare angajat. Contractele de muncă și acordurile adiționale se întocmesc în două exemplare, dintre care unul rămâne în companie, iar al doilea este dat salariatului.
Pasul 4: verificați corectitudinea comenzilor de personal
În continuare, trebuie să verificați prezența și executarea corectă a comenzilor de angajare, transfer de angajați (dacă au existat), etc. (date, semnături, informații conținute în acestea). Comenzile trebuie să respecte conținutul contractului de muncă încheiat cu angajații și tabelul de personal. Acestea trebuie semnate nu numai de șeful companiei, ci și de angajatul însuși. Dacă nu există ordine de angajare sau transfer de angajați în muncă sau li se emite încălcări, acestea trebuie restaurate, refăcute sau „resemnate”. Prin lege, nu sunteți responsabil pentru ceea ce s-a întâmplat înaintea dumneavoastră, dar angajatul are dreptul de a cere o copie a unui astfel de ordin și trebuie să i se furnizeze.
Pasul 5: verificați corectitudinea înregistrărilor de lucru
Următoarea etapă de lucru este verificarea disponibilității cărților de muncă. Evidența tuturor angajaților înregistrați trebuie păstrată în companie. Dacă găsiți cărțile angajaților pensionari, atunci trebuie să trimiteți o scrisoare recomandată cu confirmare de primire solicitată proprietarilor cărților cu o cerere de a veni pentru cartea de muncă sau să dați o adresă la care poate fi trimisă. După primirea unui răspuns, carnetul de muncă trebuie trimis prin colet recomandat cu confirmare de primire. Dacă nu există niciun răspuns, includeți pur și simplu o notificare de livrare a scrisorii în cartea de muncă. Carnetele de muncă ale angajaților care nu lucrează trebuie păstrate separat de ceilalți până la cerere, dar cel puțin 50 de ani.
Dacă nu există nicio înregistrare în cartea de muncă despre angajare sau transfer, nu vă grăbiți să o faceți. În primul rând, citiți cu atenție ambele documente care reglementează completarea cărților de muncă: Instrucțiuni pentru completarea cărților de muncă și Regulile pentru păstrarea și păstrarea cărților de muncă, producerea formularelor de carte de muncă și furnizarea acestora către angajatori. Și numai atunci când ai încredere în cunoștințele tale, poți începe să faci înregistrări în cartea de muncă. Amintiți-vă: o înscriere incorectă poate avea ca rezultat ca angajatul să nu fie creditat cu vechimea în serviciu în compania în care a fost făcută înscrierea incorectă.
Pasul 6: întocmește fișierele personale sau dosarele personale ale angajaților (dacă nu le-ai păstrat înainte)
Este imperativ să se elibereze carduri personale pentru angajați în Formularul nr. T-2. Astăzi, multe programe vă permit să completați formularul nr. T-2 pe un computer și să-l tipăriți pe hârtie simplă, lucru pe care îl folosesc unii ofițeri de personal. Cu toate acestea, arhivele de stat până acum acceptă doar carduri personale pe hârtie groasă, „jumătate de carton”. Prin urmare, dacă organizația dvs. este sursa de achiziție a arhivei de stat, cumpărați formularele nr. T-2 la un magazin de articole de birou în cantitatea necesară sau cumpărați hârtie adecvată pentru tipărirea lor.
Cardurile personale sunt completate de un ofițer de personal - o astfel de instrucțiune este cuprinsă în instrucțiunile de utilizare a formularelor unificate (Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică din Rusia din 5 ianuarie 2004 nr. 1).
Copiile documentelor primite de la angajați (pașapoarte, certificate de asigurare etc.) trebuie plasate în dosare „dosar”, după care se face un inventar al fiecărui caz, și se creează dosarele dumneavoastră personale. De asemenea, puteți include copii ale comenzilor și contractelor, astfel încât toate informațiile despre angajat să fie într-un singur loc, dar acest lucru nu este necesar. Puteți atașa fotografii ale angajaților pe cardurile personale.
Adesea, fișierele personale sunt plasate în formularul nr. T-2, ceea ce este incorect: cardurile personale trebuie păstrate separat de toate celelalte documente.
Noi documente și copii sunt adăugate în folderul personal pe măsură ce devin disponibile.
Pasul 7: pregătiți cărțile sau jurnalele de contabilitate necesare
Caietul de contabilitate pentru deplasarea carnetelor de muncă și inserțiile în acestea și Caietul de încasări și cheltuieli pentru evidența formularelor de carnete de muncă și inserțiile în acestea pot fi păstrate numai pe hârtie. Deoarece acestea sunt jurnale cu forme stricte de raportare, fiecare pagină a cărții este numerotată și ea însăși este cusută și sigilată cu sigiliul organizației.
Pasul 8: creați un program de vacanță
Cu două săptămâni înainte de începerea noului an, organizația trebuie să aprobe un program de vacanță. Lucrările la el ar trebui să înceapă în noiembrie. Dacă compania este mică, puteți chestiona angajații despre când ar dori să plece în vacanță dacă este mare, trimiteți o scrisoare șefilor de departamente, cerându-le să furnizeze astfel de informații pentru departamentul lor;
Când întocmiți un program de vacanță, asigurați-vă că atunci când angajații unui departament mic pleacă în vacanță, direcția nu rămâne deschisă. De exemplu, dacă o companie are doar doi directori de vânzări, atunci vacanțele lor nu ar trebui să coincidă în timp, chiar și parțial, între aceste vacanțe ar trebui să existe o perioadă de lucru în comun - pentru a transfera cazurile de la un manager la altul;
Dacă tu însuți îi întrebi pe angajați despre timpul de vacanță și apare un conflict cu privire la cine pleacă și când, nu încercați să îl rezolvați singur - aduceți informațiile în atenția conducerii și aranjați programul în conformitate cu decizia conducerii. Dacă solicitați informații prin șefii de departament, aveți încredere în ei pentru a rezolva problemele controversate. Culegerea de informații pentru a crea un program de vacanță durează de obicei una până la trei săptămâni.
După înregistrare, programul de vacanță trebuie transmis managerului pentru aprobare.
Cu două săptămâni înainte de începerea vacanței, este necesar să se informeze angajatul despre apariția acesteia și să emită un ordin de acordare a concediului. Ora de începere a concediului poate fi schimbată prin acord între angajat și manager. În cazul în care la momentul începerii concediului salariatul s-a îmbolnăvit și a acordat concediu medical, este necesar, la cererea acestuia, să transfere concediul într-un alt moment convenabil acestuia. Toate aceste modificări se fac în coloanele corespunzătoare din programul de vacanță. Și nu uitați că un angajat nu poate să nu plece în concediu de doi ani la rând și concediul plătit obligatoriu poate fi înlocuit cu compensații bănești doar dacă angajatul este concediat.
Pasul 9: formarea dosarelor de personal
Cazurile pot fi completate pe următoarele subiecte:
„Comenzi de personal (angajare, concediere, transfer, bonusuri, promovări, concedii fără plată, misiuni în călătorii de afaceri de lungă durată și călătorii de afaceri în străinătate)” (durata de valabilitate - 75 de ani);
„Comenzi pentru personal (concedii obișnuite și educaționale, serviciu, penalități, călătorii de afaceri interne pe termen scurt în Rusia)” (perioada de valabilitate - 5 ani);
„Contracte de muncă”;
"Lucruri personale";
„Cartele personale”;
„Documentele de reglementare ale companiei (regulamente, instrucțiuni)”;
„Corespondență pe probleme de personal cu agențiile guvernamentale și organizațiile comerciale” etc.
Este mai convenabil să separați programele de vacanță, programele de serviciu, tabelele de personal în cutii separate și să le stocați în foldere subțiri.
Este mai convenabil să stocați fișierele personale și cardurile personale în ordine alfabetică, în conformitate cu numele de familie ale angajaților, toate celelalte documente - în ordine cronologică pe măsură ce documentul este primit.
Comenzile personale au două perioade de stocare: 5 și 75 de ani, prin urmare sunt împărțite în cel puțin două cazuri (toate comenzile care nu sunt enumerate în lista cu o perioadă de stocare de 5 ani au o perioadă de stocare de 75 de ani).
Dacă firma este suficient de mare și dosarul conține mai mult de 250 de foi într-un an, atunci trebuie împărțit în mai multe fișiere sau în volume (de exemplu: „Contracte de muncă (A-K)”, „Contracte de muncă (L-Z)”; „ Ordine pentru personal (concedii obișnuite și educaționale)”, „Comenzi pentru personal (sarcini de serviciu, penalități, călătorii de afaceri interne de scurtă durată)”).
La formarea cazurilor, este necesar să se utilizeze secțiunile 7 și 8 din Lista documentelor standard de management generate în activitățile organizației, indicând perioadele de stocare.
Pasul 10: întocmește o listă de cazuri
Nomenclatorul de afaceri poate fi întocmit separat conform documentelor de personal sau inclus în nomenclatorul general de afaceri al organizației.
În general, procesul de formare a dosarelor și de compilare a nomenclaturii în gestionarea evidenței personalului nu este diferit de formarea dosarelor și compilarea nomenclatorului în munca generală de birou.
Și numai după toate etapele se poate începe să se elaboreze fișe de post, regulamente de personal și alte reglementări locale opționale (nu sunt obligatorii din punctul de vedere al Codului Muncii al Federației Ruse).
Yu.V. Eremeeva,
şef de birou, membru al Clubului Secretarilor Profesionişti
Organizarea înregistrărilor de personal la o întreprindere nu este o sarcină dificilă, dar minuțioasă. Se rezolvă prin lansarea consecventă a proceselor de personal, care sunt reglementate de legislația în vigoare.
În general, întreținerea corectă a documentației de personal nu numai că protejează întreprinderea de inspecțiile efectuate de autoritățile de reglementare, dar le permite și angajaților să evite probleme, de exemplu, cu înregistrarea pensiilor sau capacitatea de a solicita alte garanții sociale. Se întâmplă adesea ca, din cauza păstrării necorespunzătoare a evidențelor la locul de muncă, oamenii să fie nevoiți să cheltuiască o cantitate imensă de timp, bani și nervi pentru a demonstra oricărei autorități dreptul lor de a primi beneficii, indemnizații și alte plăți. Prin urmare, fiecare manager trebuie să-și amintească că menținerea evidenței personalului și organizarea corectă a muncii de birou este una dintre sarcinile principale pentru care este responsabil față de personalul său și de stat.
Acest articol vă va spune despre corectitudinea stabilirii acestui proces, precum și despre toate nuanțele sale. În continuare, veți putea obține un răspuns la întrebarea cum să organizați corect evidențele de personal de la zero pas cu pas și să evitați greșelile.
Concepte și definiții
Înainte de a înțelege cum să configurați acest proces, ar trebui să definiți conceptele de bază. Deci, evidențele de personal sunt procesul de organizare a evidenței angajaților, care este asociat cu înregistrarea oficială a angajării, trecerea de la o poziție la alta și eliberarea personalului, precum și înregistrarea relațiilor de muncă ale întreprinderii și personalului acesteia.
Managementul evidenței personalului este o activitate care asigură menținerea documentației și organizarea muncii cu documentele de personal.
Astfel, devine clar că managementul evidenței personalului și evidența personalului sunt două fenomene interdependente care vizează implementarea politicii de personal a întreprinderii.
Teluri si obiective
Scopul evidențelor de personal este de a stabili un sistem eficient și de lucru de gestionare a evidențelor de personal și de a oficializa în mod corespunzător relațiile de muncă dintre angajator (întreprindere) și angajatul (personalul) înșiși.
Dar sarcinile pe care evidențele de personal sunt destinate să le rezolve sunt următoarele - reglementarea relației dintre angajator și angajații întreprinderii și crearea unei baze organizatorice și juridice pentru relațiile de muncă.
După ce ați înțeles ce sunt înregistrările de personal, puteți începe să vă gândiți la modul în care să organizați corect evidențele de personal de la zero pas cu pas.
Etapele organizării evidenței personalului
Așadar, înainte de a începe să organizați înregistrările HR pas cu pas de la zero, veți avea nevoie de un plan de acțiune clar, împărțit pe etape. Acest lucru vă va ajuta să nu pierdeți puncte importante în acest proces.
Deci, organizarea evidenței personalului în general presupune parcurgerea următoarelor etape:
- Crearea unui serviciu de personal (departament) dacă compania intenționează să angajeze un număr mare de angajați sau atribuirea responsabilităților contabile unui anumit specialist dacă compania intenționează să aibă un număr mic de personal.
- Elaborarea documentației de bază de reglementare (în domeniul managementului personalului întreprinderii).
- Organizarea muncii de birou (determinarea cine și cum va întocmi documentația, elaborarea formularelor de comenzi pe probleme de personal, menținerea jurnalelor de raportare etc.).
- Automatizarea evidențelor personalului (dacă este necesar).
- Determinarea modalităților de monitorizare a corectitudinii contabilității (reglementarea și atribuirea de competențe funcționarilor responsabili cu buna contabilitate).
Fiecare dintre aceste etape are sarcini și subsarcini specifice. Toate acestea trebuie luate în considerare.
Cine ar trebui să țină evidențele?
După cum sa menționat mai devreme, există două moduri de a determina cine va fi responsabil pentru menținerea evidențelor personalului într-o întreprindere. În general, depinde de câți oameni sunt planificați să fie angajați pentru a atinge obiectivele (de regulă, scopul întreprinderii este de a organiza activități comerciale pentru a obține profit).
Pentru companiile mari, se recomandă crearea unui serviciu de personal sau a unui departament de personal cu drepturi depline. Pentru întreprinderile mici, este permisă delegarea sarcinilor de resurse umane unui contabil sau secretar. Cu toate acestea, există o a treia opțiune - externalizarea problemelor contabile către organizații specializate.
Atunci când creați un serviciu sau un departament, va trebui să creați anumite documente de reglementare, și anume reglementările privind serviciul (departamentul) și fișele postului angajaților. Dacă sarcinile sunt atribuite unui contabil sau secretar, va trebui să includeți funcțiile unui ofițer de personal în fișa postului angajatului selectat. Dacă există o astfel de nevoie, se recomandă trimiterea unui contabil sau secretar la cursurile de HR. Acest lucru va ajuta la îmbunătățirea abilităților angajaților cărora li se vor atribui responsabilități în probleme de personal. Dar dacă s-a decis să coopereze cu organizații terțe cu privire la transferul responsabilităților contabile către acestea, atunci încheierea unui acord este obligatorie.
Elaborarea documentației obligatorii de personal
Există o serie de documente care sunt obligatorii pentru cei care țin evidența personalului și munca de birou. În primul rând, un astfel de document este tabelul de personal. Este un document care afișează componența, numărul de personal și salariile angajaților, precum și numele posturilor. În tabelul de personal, posturile de angajați sunt repartizate între departamente, ceea ce face posibilă efectuarea unei analize cantitative și calitative a întregii întreprinderi.
Următorul pas este elaborarea unui formular standard de ordine de personal, care va afișa informații despre admiterea, transferul într-o altă funcție, plasarea în concediu și concedierea angajaților întreprinderii.
Următorul document obligatoriu este regulamentul intern al muncii. Acestea prezintă principalele puncte care reglementează activitățile de muncă ale tuturor angajaților întreprinderii. Potrivit acestui document, în cazul în care un angajat încalcă regulile descrise în document, acesta poate fi pedepsit cu aducerea lui la acțiune disciplinară.
De asemenea, un alt document de resurse umane este un acord standard privind încheierea relațiilor de muncă între o întreprindere și un angajat. Contractele de muncă pot fi de același tip sau elaborate pentru fiecare post separat. În plus, întreprinderea trebuie să elaboreze o fișă de pontaj care va afișa orele efective pentru care angajatul va primi salarii.
De asemenea, ar trebui să vă amintiți despre programul de vacanță la întreprindere. Acest document este elaborat cu cel puțin două săptămâni înainte de sfârșitul anului. Programul de vacanță afișează planul calendaristic pentru trimiterea persoanelor în vacanță obligatorie. Atunci când se elaborează un astfel de plan, trebuie amintit că personalul trebuie trimis în vacanță astfel încât absența simultană a anumitor angajați să nu implice o întrerupere a procesului de muncă al întreprinderii.
Nu trebuie să uităm de elaborarea unor reglementări privind remunerarea. Acest document reflectă procesul de calcul al salariilor pentru personalul organizației și, de asemenea, reglementează calculul plăților suplimentare, de exemplu, indemnizații, stimulente sau bonusuri. Etapa finală este elaborarea reglementărilor privind diviziunile întreprinderii și fișele posturilor specialiștilor și lucrătorilor. În plus, se recomandă elaborarea unei declarații privind datele personale. Odată ce documentele de reglementare au fost pregătite, puteți începe să organizați munca de birou.
Munca de birou
Evidența include întreținerea corespunzătoare a documentației legate de primirea, deplasarea și eliberarea personalului.
Este obligatorie menținerea fișierelor personale care sunt create pentru fiecare angajat al întreprinderii. Include o fișă personală de înregistrare a personalului, o cerere de admitere, o copie a pașaportului, copii ale documentelor educaționale, un certificat de examinare medicală, o copie a actului de identitate militar (dacă există) și alte documente care sunt generate în timpul muncii angajatului. Activități . O altă sarcină foarte importantă este completarea cărților de muncă.
Pe lângă toate cele de mai sus, pot fi elaborate și alte documente care au legătură directă cu specificul întreprinderii, asigurând corectitudinea muncii în domeniul contabilității de personal.
Ce jurnale ar trebui să fie în evidențele HR?
În primul rând, trebuie să creați următoarele jurnale:
- familiarizarea cu reglementările interne ale muncii;
- înregistrarea comenzilor de personal;
- înregistrarea ordinelor de angajare;
- înregistrarea comenzilor pentru vacanțe regulate;
- evidența concediului medical;
- înregistrarea contractelor de muncă;
- contabilizarea lucrătorilor detașați;
- înregistrarea timpului de lucru;
- contabilizarea deplasării carnetelor de muncă;
- Contabilitatea cardurilor personale;
- contabilitatea inspectiilor.
În plus față de jurnalele în sine, instrucțiunile pentru completarea acestora pot fi dezvoltate ca supliment la acestea. De asemenea, toată documentația înregistrată în aceste reviste este stocată în dosare separate, în conformitate cu nomenclatorul aprobat.
Automatizarea contabilității
După cum a reieșit deja din informațiile prezentate mai sus, evidența personalului este un proces foarte minuțios care necesită o atenție specială din partea angajaților care sunt responsabili cu gestionarea acestei probleme. Prin urmare, astăzi poate fi simplificat prin automatizare.
Există multe programe care simplifică munca ofițerilor de resurse umane și reduc probabilitatea de a face greșeli. De regulă, o întreprindere trebuie să instaleze versiuni licențiate ale unui astfel de software. Cu toate acestea, merită remarcat faptul că achiziționarea unui astfel de program se va amortiza într-un timp scurt și vă va împiedica să faceți greșeli grave în munca dvs. În general, astfel de programe rezolvă următoarele probleme:
- ținerea evidenței personalului în conformitate cu legislația muncii;
- intocmirea si generarea de rapoarte pe probleme de personal;
- realizarea coordonării la timp a tuturor proceselor de personal cu departamentul de facturare sau departamentul de contabilitate.
Unul dintre cele mai populare și solicitate programe astăzi este 1C cu configurația „Managementul resurselor umane”.
Ce să faci dacă este imposibil să organizezi independent evidența personalului pas cu pas de la zero?
Dacă o întreprindere a trebuit să se confrunte cu o astfel de problemă atunci când nu este posibilă stabilirea independentă a proceselor de personal, atunci rezolvarea unei astfel de situații nu este dificilă. În aceste scopuri, există companii care sunt capabile să ofere un astfel de serviciu.
Specialiștii din companiile de consultanță vor efectua un audit și vor dezvolta pachetul de documente necesar. În general, astfel de organizații sunt concepute pentru a rezolva următoarele probleme:
- Selectați sistemul optim de resurse umane pentru întreprindere.
- Elaborarea documentelor de reglementare interne.
- Elaborați instrucțiunile și reglementările necesare.
În plus, astfel de specialiști pot conduce, dacă este necesar, crearea unui serviciu de management al personalului și a unui departament de management al documentelor. În general, implicarea unor specialiști terți ajută conducerea să organizeze munca în această direcție. Acest lucru este foarte util pentru întreprindere în ansamblu, mai ales în timpul creării acesteia.
Concluzie
Pentru a rezuma acest articol, este de remarcat faptul că evidențele personalului și managementul personalului sunt procese interconectate, în care politica de personal a întreprinderii va depinde complet de calitatea organizării primei.
În niciun caz nu trebuie să pierdeți din vedere problemele de personal, deoarece nu numai activitățile organizației, ci de cele mai multe ori soarta angajaților depind de ele. Nu trebuie decât să ne imaginăm cât de revoltați sunt acei oameni care nu își pot primi pensia binemeritată sau orice altă plată din cauza îndeplinirii proaste a sarcinilor lor de către un ofițer de cadre.
După ce ați luat în considerare întrebarea cum să organizați corect înregistrările personalului de la zero, pas cu pas, puteți începe să implementați un program pentru a stabili acest proces la întreprindere. Cel mai important lucru este să nu neglijăm recomandările Codului Muncii, rezoluțiile Ministerului Muncii, Comitetului de Stat pentru Statistică, Rosarkhiv și alte departamente guvernamentale.
După ce toate procesele interne de personal au fost stabilite, nu trebuie să le pierdeți din vedere. Este important de reținut că angajații care sunt implicați în contabilitatea personalului ar trebui, cel puțin ocazional, să fie trimiși la cursuri de HR pentru a-și îmbunătăți abilitățile. De asemenea, ar trebui efectuat un audit programat al proceselor de contabilitate HR. Acest lucru va ajuta la menținerea muncii în această direcție la nivelul corespunzător.