Forma scrisorii
Formularul scrisorii, în funcție de documentele constitutive ale organizației, include următoarele detalii:
01 - Emblema de stat a Federației Ruse (02 - stema unei entități constitutive a Federației Ruse sau 03 - emblema unei organizații sau a unei mărci comerciale (marca de serviciu))
04 - cod de organizare
05 - numărul principal de înregistrare de stat (OGRN) al unei persoane juridice
15 – destinatar
18 - titlul textului
19 - marca de control
20 - textul documentului
Forma scrisorii poate fi realizată pe baza aranjamentului longitudinal sau unghiular al detaliilor.
Orez. 1. Locația detaliilor (versiunea de colț) a formularului scrisorii (dimensiunile sunt indicate în milimetri)
Orez. 2. Locația detaliilor (versiunea longitudinală) a formei scrisorii (dimensiunile sunt indicate în milimetri)
Cel mai convenabil pentru prelucrare și economic în ceea ce privește utilizarea suprafeței foii este forma de colț. În acest caz, partea dreaptă din partea de sus a foii poate fi folosită pentru a plasa detaliile Destinatar, Rezoluție
Utilizarea unei scrisori longitudinale este recomandabilă în cazurile în care numele organizației conține un număr mare de caractere tipărite, de exemplu, poate fi cazul când detaliile formularului sunt date în două sau mai multe limbi. În acest caz, detaliile ar trebui să fie tipărite în limba rusă în stânga și în limba națională în dreapta, la același nivel. Dacă numărul de limbi naționale utilizate este mai mult de una, detaliile trebuie indicate în limba rusă în partea de sus și în limba națională de mai jos, extinzând linia până la granița marginii din dreapta.
Formularul de scrisoare poate fi pregătit pentru o organizație, o unitate structurală sau un funcționar.
Exemple de design de formulare de scrisori:
Orez. 3. Formular de scrisoare de la organizație cu locația unghiulară (centrată) a detaliilor.
Orez. 4. Formular de scrisoare de la organizație cu locația colțului (drapelului) a detaliilor.
Orez. 5. Forma unei scrisori din partea organizației cu o aranjare longitudinală a detaliilor.
Exemple de formular de document general sunt, de asemenea, furnizate în următoarele documente:
GOST R 6.30-2003 Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru pregătirea documentelor (Anexa B, Figurile B.2, B.3, B.4)
Instrucțiuni standard pentru munca de birou în autoritățile executive federale, aprobate prin ordin al Ministerului Culturii și Comunicațiilor de Masă al Federației Ruse din 8 noiembrie 2005 nr. 536 (Anexele nr. 13, 14, 15, 16, 17, 18).
Scrisoare oficială
Este important să înțelegeți că o scrisoare este doar o cochilie pentru informațiile transmise. Și dacă trebuie să scrieți o scrisoare bună, pe lângă forma scrisorii, este important să acordați atenție conținutului. În această recenzie ne vom limita la a descrie forma scrisorii.
Scrisorile oficiale sunt scrise pe formulare speciale care îndeplinesc standardul. Pentru astfel de formulare a fost stabilit un set de elemente (detalii) obligatorii, care trebuie dispuse într-o anumită ordine.
Mai jos sunt exemplele de scrisori cele mai frecvent utilizate:
Forma unei scrisori oficiale este adesea o foaie de hârtie cu elemente permanente imprimate pe ea. Dar, în ultima vreme, formularele standard au fost folosite din ce în ce mai puțin, pentru că o scrisoare cu toată formatarea poate fi tipărită pe o imprimantă. Putem spune că o scrisoare oficială constă dintr-un „cadru” al scrisorii și al textului principal și conține, pe lângă textul principal, informații despre destinatar: numele complet și prescurtat al organizației expeditoare, adresa poștală și telegrafică a acesteia. , numere de telefon, fax și teletip, numărul acelei litere sau telegrame , care a servit drept motiv pentru corespondență și multe altele. Formele pot fi fie cu aranjare unghiulară, fie longitudinală a detaliilor.
Designul formei trebuie să respecte principiile esteticii tehnice, care, la rândul său, are un efect pozitiv asupra percepției conținutului său. Având în vedere capacitatea ochiului uman de a fixa mai ușor partea superioară a oricărui obiect, la întocmirea documentelor, partea superioară a acestora ar trebui să fie mai saturată, iar partea inferioară mai „stabilă”.
Standardele pentru formularele de eșantion stabilesc formatele și dimensiunile câmpurilor de documente care fac parte din sistemul de documentare unificat, precum și cerințele pentru construirea grilei structurale a formularului de eșantion, detaliile și regulile de amplasare a acestora. Documentele incluse în sistemele de documentare unificate constau din trei părți principale, care sunt situate în zone clar delimitate. Această aranjare a documentului asigură viteza necesară de percepere a textului său.
Detaliile sunt caracteristici obligatorii stabilite prin lege sau reglementări pentru anumite tipuri de documente. Compoziția și aranjarea detaliilor privind formele documentelor organizatorice și administrative trebuie să respecte standardele relevante. Anterior, aceste standarde erau reglementate de GOST 6.38-90, în prezent este utilizat GOST R.30-2003.
Introducerea unui standard pentru formular, care, la rândul său, definește cerințele pentru forma unei scrisori oficiale, a fost cauzată de necesitatea de a unifica procesul de înregistrare a acesteia, ceea ce permite:
Exemplul de formular este baza pentru proiectarea formularelor și șabloanelor pentru toate tipurile de documentație de management. Zona alocată formularelor de eșantion pentru locația fiecărui detaliu corespunde volumului optim al acestui detaliu în caractere tipărite.
Conform GOST 6.38-90, documentele pot conține (în funcție de scopul lor) până la 31 de detalii. Cu toate acestea, nu este pregătit niciun document cu un set complet de detalii. Pentru fiecare tip de document, componența acestora este determinată în funcție de scopul documentului. Deci, pentru o scrisoare oficială sunt recomandate următoarele detalii:
- Emblema de stat (pentru întreprinderile de stat)
- Sigla sau emblema organizației
- Cod întreprindere conform OKPO (pentru corespondența intra-republicană), dacă este disponibil
- Cod document OKUD (dacă este disponibil)
- Numele organizației (complet și prescurtat)
- Adresa postala si legala
- Numere de telefon
- Numar de fax
- detalii bancare
- Indexul documentului (număr de înregistrare)
- Link către indexul și data documentului primit
- Destinaţie
- Titlu în text
- Text
- Semnătură
- Numele și numărul de telefon al interpretului.
Dacă este necesar, pot fi furnizate și adresele de e-mail și adresele site-urilor web ale organizației.
Setul de detalii ale unei scrisori oficiale se numește formular. Detaliile (1)-(9) sunt tipărite, de regulă, în mod tipografic.
O scrisoare oficială este singurul document care nu poartă numele tipului său. Toate celelalte documente au nume, de exemplu „Ordin”, „Act”, „Decizie”, „Memorandum”, etc.
Numele organizației - destinatarul documentului este dat în formă completă și prescurtată, de exemplu, Institutul de Cercetare Științifică All-Russian pentru Managementul Documentelor și Afaceri de Arhivă - VNIIDAD. Este de remarcat faptul că cerințele pentru scrisorile oficiale variază de la organizație la organizație, în același timp, agențiile guvernamentale trebuie să urmeze GOST-urile în proiectarea scrisorilor oficiale.
Scrisoarea de afaceri: reguli de redactare și metode de livrare
06/01/2010 | S.V. Ivanova
Pentru a-și îndeplini munca, un contabil al unei instituții bugetare trebuie să cunoască nu numai planul de conturi a contabilității bugetare și ce tranzacții reflectă tranzacțiile comerciale, ci să fie și un specialist. O abilitate importantă a unui contabil calificat este abilitatea de a pregăti și executa scrisori de afaceri către organizații superioare sau apeluri oficiale către autoritățile guvernamentale. Vă vom spune cum să faceți acest lucru și de ce ar trebui să țină cont un contabil în acest articol.
Îți scriu&hellip
La prima vedere, se pare că nu este nimic complicat în scrierea unei scrisori de afaceri. Dar adesea ajungem într-o fundătură după ce am scris primele cuvinte &ldquoDragă Ivan Ivanovici. &rdquo. Și apoi rămânem în chin creativ mult timp, contemplând ecranul gol al monitorului.
Cu toate acestea, există atât reguli publice, adică acceptate oficial în societate și la nivel de stat, cât și reguli nespuse pentru scrierea scrisorilor de afaceri.
Dar înainte de a vă așeza să scrieți o scrisoare, ar trebui să faceți niște lucrări pregătitoare.
În primul rând, trebuie să știți exact cui va fi adresată scrisoarea. Trebuie să știu:
Numele exact al organizației
Poziția destinatarului
Numele, prenumele și patronimul destinatarului.
Nu vă bazați pe memorie sau pe vechile intrări din agenda telefonică, deoarece acestea pot fi un deserviciu. Așadar, de exemplu, secretarul unei mari întreprinderi a făcut o greșeală scriind numele de mijloc rar și destul de complex al managerului, drept urmare a dobândit un alt sens, nu complet decent.
În plus, în timpul nostru de schimbare și reformă, multe se schimbă nu numai în activitățile instituțiilor bugetare, ci și între contrapartidele acestora, adică în organizațiile comerciale. Ca exemplu, să dăm un caz real care s-a întâmplat cu managerul unei companii de transport rusești. I s-a cerut să întocmească o scrisoare către șeful societății partenere, iar acesta, bazându-se pe memoria sa, a indicat în scrisoare funcția șefului societății și denumirea acesteia, neștiind că în societate s-au produs schimbări structurale grave. într-o perioadă relativ scurtă de timp. Drept urmare, s-a dovedit că autorul scrisorii l-a „retrogradat” neintenționat pe managerul în funcția sa.
Evident, astfel de „gafe” nu conduc la stabilirea de parteneriate de încredere între instituție și organizațiile contrapartide.
Prin urmare, asigurați-vă că sunați compania și clarificați politicos toate informațiile necesare.
Un început bun este jumătate din succes
În „știința” scrierii scrisorilor de afaceri, s-au format deja anumite tradiții cu privire la ce expresie ar trebui să fie expresia „de pornire”.
Este obișnuit să folosiți următoarele expresii tipice pentru a începe o scrisoare de afaceri:
Confirmăm prin prezenta primirea scrisorii dumneavoastră nr. 24/1 din 18/07/07.
Vă mulțumim cu recunoștință că am primit cataloagele de produse de la stimata dumneavoastră companie
Ne referim la negocierile anterioare pe această temă.
Vă vom trimite o confirmare a solicitării noastre.
Ne face plăcere să vă informăm că.
pe lângă scrisoarea noastră nr. 12 din 12/12/05, vă informăm despre detaliile Beneficiarului
Conform solicitării dumneavoastră, vom livra mărfurile săptămâna viitoare.
În acest caz, frazele finale ar putea fi:
Aștept răspunsul tău
Rămânem cu profund respect
Vă mulțumim pentru atenția acordată produselor noastre
Vă rugăm să ne iertați pentru necazurile pe care vi le-am provocat.
Astfel, considerăm că această problemă este rezolvată
Sperăm că am putut să vă ajutăm să rezolvați această problemă.
În speranța de a dezvolta relații bune de afaceri cu dvs
În încheiere, am dori să vă exprimăm încă o dată sincera noastră recunoştinţă
Cu profund respect
Cu profund respect
Cu sinceritate.
În funcție de cui este adresată scrisoarea, care este conținutul acesteia, ar trebui să alegeți una sau alta frază pentru a începe scrisoarea și a o încheia.
Despre oficiali și parteneri
La pregătirea textului unei scrisori de afaceri, o atenție deosebită trebuie acordată locului în care va fi trimisă: autorităților guvernamentale (fisc, parchet, administrații locale, instanțe, etc.) sau furnizorilor, contractanților cu care am stabilit sau intenționează să stabilească parteneriate.
Pentru oficiali
Scrisorile către autoritățile de stat și municipale de la orice nivel necesită o pregătire mai atentă.
Astfel de scrisori trebuie scrise strict în forma prescrisă. Forma liberă și stilul liber de scriere sunt inacceptabile, deoarece o astfel de scrisoare pur și simplu nu va fi acceptată pentru execuție. Adesea, organismele oficiale comunică organizațiilor de nivel inferior forma scrisorilor care ar trebui urmată atunci când le scriu.
Stilul scrisorilor adresate reprezentanților guvernului și altor organisme oficiale ar trebui să fie exclusiv oficial și de afaceri. În același timp, nu sunt inacceptabile „libertăți” precum „bună ziua”, „salutări prietenești”, „așteptăm o rezolvare rapidă a acestei probleme”, „așteptăm acordul dumneavoastră”, etc. În serviciile guvernamentale oficiale, acest lucru va fi perceput ca proaste maniere.
Acest stil se caracterizează prin claritate, concizie și acuratețe a prezentării. În esență, limbajul documentelor oficiale este un fel de set de clișee și clișee. Expresiile standardizate facilitează perceperea textului și chiar pregătirea unei scrisori oficiale. Următoarele expresii sunt tipice pentru corespondența oficială:
ia măsuri imediate, sesizează, sesizează cât mai curând posibil, asigură execuția corespunzătoare
stabilirea unei monitorizări regulate a calității produselor
atribuie responsabilitatea executării lui.
conform ordinului. pe baza unui ordin oral.
în legătură cu punerea în funcţiune a unui nou complex
din cauza absenţei.
din cauza expedierii premature a unui lot de mărfuri etc.
Într-o scrisoare oficială, în primul rând, ar trebui să depuneți eforturi pentru o declarație clară și concisă a esenței problemei, menținând un ton neutru. Nu încerca să-ți arăți extraordinara personalitate creativă și să demonstrezi un nivel intelectual ridicat folosind o propoziție subordonată după alta. Construind propoziții complexe, riști să pierzi sensul literei.
În plus, dacă scrisoarea necesită prezența atașamentelor, atunci nu ar trebui să vă limitați la a indica pur și simplu numărul acestora, de exemplu, „Anexe: pe 18 foi”. Toate atașamentele la scrisoare ar trebui să fie listate, atribuindu-le un număr de serie corespunzător.
Nu economisiți timp și energie prin conectarea la aplicații! Este foarte important să scrieți numele complet al documentului așa cum apare în originalul atașat. Nici abrevierile nu sunt permise aici. În dreptul numelui documentului trebuie să indicați numărul de pagini. Apoi, după lista completă a documentelor din cerere, este indicat numărul total de pagini ale tuturor cererilor.
Toate aceste măsuri vor permite, dacă este necesar, să controlați funcționarii și să nu le dea șansa de a vă amâna scrisoarea, invocând unele inexactități sau lipsa unui document necesar.
Ca exemplu de scrisoare către agențiile guvernamentale, poate fi dat următorul text:
Dragă Arkadi Semenovici!
Vă informăm că, pe baza unei cereri din partea Comitetului de la Moscova pentru înregistrarea drepturilor imobiliare și a tranzacțiilor cu acesta, înregistrarea de stat a contractului de închiriere pentru spații la adresa: Moscova, strada Krasnogvardeyskaya, bldg. 8 pentru Nr. 77-01/00-02/29741 (contract de închiriere anexat).
Vă rugăm să faceți modificările corespunzătoare la cardul de înregistrare.
Anexe: Contract de închiriere Nr.77-01/00-02/29741 pe 12 pagini.
Cu sinceritate,
Director al unei agenții guvernamentale A.I. Zaitsev
Pentru parteneri
Scrisorile de afaceri către persoane juridice (întreprinderi, companii etc.) sunt de obicei scrise fie de la a treia persoană a unei singure persoane, de exemplu: organizatia informeaza, sesizeaza, va lua toate masurile necesare&hellip etc sau la persoana I plural: te anuntam, trimitem un lot de cataloage la adresa ta, trimitem la cererea ta.
Multe organizații, încercând să-și creeze propriul stil corporativ recunoscut, pe lângă standardele de stat pentru pregătirea documentelor, își dezvoltă propriile instrucțiuni interne pentru munca de birou. De exemplu, mulți măresc marginea inferioară a documentelor în care sunt tipărite antetul și subsolul, ceea ce, la rândul său, vă permite să găsiți rapid acest document în formă electronică. În plus, recent practica s-a răspândit atunci când, la pregătirea contractelor, contractelor și acordurilor, acestea lasă o marjă de jos a documentului mai mare decât de obicei. Această practică se datorează faptului că, conform regulilor muncii de birou, fiecare foaie individuală a unui document trebuie vizată de părțile care semnează un astfel de document.
O scrisoare de afaceri trebuie să fie însoțită de următoarele detalii:
1. Antet scrisorii (numele organizației destinatare, INN/KPP, adresa poștală, numerele de telefon și de fax, detalii bancare (dacă este necesar)).
2. Data și numărul documentului.
3. Indicarea destinatarului (numele companiei, funcția, numele complet al funcționarului).
4. Titlul textului scrisorii sau motivul principal al conținutului acesteia.
5. Recurs.
6. Textul scrisorii.
7. Formula finală a politeței.
8. Semnătura (înainte de semnătură, indicați numele companiei și funcția persoanei împuternicite care a semnat scrisoarea. Dacă scrisoarea a fost întocmită de un alt angajat, atunci trebuie indicate numele complet și numărul de telefon de contact al interpretului) .
9. Aplicare. Prezența aplicației (aplicațiilor) este indicată în partea stângă jos a scrisorii. În continuare, se raportează tipul de aplicație, se indică numele aplicațiilor și numărul de pagini.
Un singur scop - o scrisoare
Dacă mai multe scrisori de afaceri sunt trimise unui singur destinatar în același timp, este recomandabil să pregătiți scrisori separate pentru fiecare număr.
De exemplu, o instituție a primit o comandă de mobilier de birou. La descărcarea mărfii au fost descoperite unele defecte de calitate a mărfii. Instituția intenționează să contacteze furnizorul pentru a corecta defectele (înlocuirea defectelor), și dorește, de asemenea, să solicite ca următorul lot de mărfuri să ajungă cu 10 zile mai devreme. În acest caz, sunt pregătite două scrisori separate. Prima scrisoare va fi, în consecință, o plângere, iar a doua - o cerere. Este pur și simplu necesar să separați astfel de subiecte, deoarece acest lucru nu vă va permite numai să urmăriți soarta oricărei probleme, ci va facilita și rezolvarea acesteia, deoarece o cerere de livrare anticipată sau, dimpotrivă, o plângere de calitate nu se va pierde în corespondența, dar va fi văzut și, cel mai probabil, mulțumit de cealaltă parte.
Dacă într-o singură scrisoare este necesar să acoperiți mai multe probleme interdependente, atunci este mai bine să prezentați fiecare problemă într-un paragraf separat.
De la simplu la complex
Potrivit GOST, se face o distincție între scrisorile de afaceri simple și complexe.
Scrisorile simple, de regulă, nu necesită aprobare juridică sau administrativă specială. Volumul unei astfel de scrisori nu trebuie să depășească una - maximum două foi dactilografiate.
Scrisorile complexe sunt de obicei dedicate problemelor care necesită o prezentare detaliată a situației, analiza, evaluarea, argumentarea detaliată și formularea concluziilor. O astfel de scrisoare poate avea mai multe pagini, dar nu mai mult de patru.
Despre sora talentului și politeței
La toate cele de mai sus, putem adăuga că scrisoarea de afaceri ideală este o scrisoare scrisă pe o singură pagină. Trebuie să ne străduim pentru asta.
În plus, dacă scrisoarea conține un link către comenzi, pretenții, plăți, documente, specificații etc. trimise/efectuate anterior, atunci este indicat să atașați la scrisoare copii ale acestor documente. Astfel, vei da dovadă de politețe față de destinatarul tău, salvându-l de efort inutil. La urma urmei, după ce a primit o astfel de scrisoare, nu va trebui să scoată arhivele sau să caute documentul necesar în dosarele sale. Excepție fac acele cazuri în care documentul, scrisoarea etc. la care se face referire este la fel de bine cunoscut de ambele părți din corespondența anterioară, convorbirile telefonice etc. În acest caz, nu va fi necesar să atașați din nou o copie a acestui document. .
Și acum - livrare și hellip
După ce ați scris o scrisoare, trebuie să vă gândiți cum va fi livrată destinatarului. În prezent, cele mai accesibile modalități de trimitere a corespondenței sunt: trimiterea unei scrisori prin fax (fax), prin oficiul poștal, prin curier și prin servicii speciale de curierat.
Fiecare metodă are propriile sale avantaje și dezavantaje. Să le aruncăm o privire mai atentă.
Trimitere prin fax
Faxurile sunt în esență doar scrisori rapide, așa că li se aplică toate cerințele pentru scrisori. Faxurile sunt documente oficiale care trebuie înregistrate și executate ca și cum ar fi o scrisoare comercială obișnuită.
În lumea afacerilor moderne, aproximativ 80% din toată corespondența este efectuată prin fax, ceea ce asigură o eficiență ridicată.
În practică, de foarte multe ori faxurile sunt acceptate prin trimiterea scrisorii originale. Acest lucru este necesar, de exemplu, la rezolvarea problemelor financiare, a solicitărilor către bancă, pentru furnizarea documentelor de raportare stricte, adică în toate cazurile în care este necesară o scrisoare originală cu sigiliul și semnăturile persoanelor autorizate, care se depune la dosar.
Scrisoarea originală poate fi trimisă prin scrisoare recomandată cu notificare. Termenul de livrare pentru o astfel de scrisoare în Rusia este de una până la două săptămâni. O săptămână mai târziu veți primi o notificare că documentul a fost livrat destinatarului. În acest caz, termenele atât de lungi nu au o importanță deosebită, deoarece lucrările asupra documentului (execuția documentului) se efectuează pe bază de fax. Documentul original este doar o „urmă” necesară în afaceri.
Trimitere prin posta
Acest tip de livrare este convenabil deoarece nu trebuie să stați la coadă la oficiul poștal. Tot ce trebuie să faceți este să lipiți ștampilele și să aruncați scrisoarea în cutia poștală. Și deși serviciile poștale au funcționat destul de eficient în ultimul timp, nu recomandăm trimiterea unei scrisori comerciale importante fără garanție și fără confirmarea primirii expedierii și livrării.
Dar, în anumite cazuri, această metodă este foarte convenabilă. De exemplu, pentru a trimite felicitări, certificate semnate de lucru finalizat (vorbim despre serviciile organizațiilor terțe: livrarea apei, traducere, depozitare arhivă, servicii telefonice), care, la rândul lor, ne vin și prin poștă.
Folosirea unui curier pentru corespondența de afaceri este o modalitate foarte convenabilă care vă permite să livrați rapid și ieftin scrisori și pachete de afaceri.
Principalul lucru aici este să oferiți curierului instrucțiuni precise și cuprinzătoare, deoarece curierii, de regulă, sunt fie persoane foarte tinere, care sunt puțin interesate de munca lor, fie pensionari care lucrează pentru un venit suplimentar. Mulți dintre ei nu cunosc bine orașul, alții nu au suficiente abilități de comunicare pentru a rezolva în mod independent orice problemă care a apărut în legătură cu livrarea unei scrisori (persoana de contact nu a fost acolo, nu poate trece prin telefon, a amestecat adresa sau numele companiei etc.) .
Prin urmare, pregătiți instrucțiuni detaliate pas cu pas pentru curier, desenați un plan al zonei, furnizați numărul maxim de numere de contact, discutați cu acesta posibilele opțiuni pentru acțiunile sale în diferite cazuri: plan A, plan B... Da , plictisitor. Dar dacă nu sunt date instrucțiuni clare, curierul poate petrece întreaga zi fără a livra scrisoarea destinatarului.
Serviciu de curierat rapid (expediere si livrare urgenta a documentelor, marfa) (TNT, DHL, UPS)
Aceste mari companii internaționale de livrare rapidă au birouri în Moscova și în multe alte orașe mari din Rusia.
O astfel de livrare este indispensabilă și extrem de necesară atunci când trimiteți documente urgente în străinătate sau în alte orașe îndepărtate. Poșta rapidă poate fi, de asemenea, încredințată cu documente deosebit de importante, cum ar fi contractele de împrumut.
S.V. Ivanova,
psiholog, antrenor de afaceri, Moscova
Studiu
Un antet de companie este o coală de hârtie, de obicei de dimensiunea A4 (210x297 mm), pe care sunt tipărite detaliile companiei, inclusiv:
1. numele companiei,
2. logo (dacă este disponibil),
3. informații de contact (adresă, telefon, e-mail. site web (dacă este disponibil),
4. detalii bancare (optional).
Antetul este un atribut foarte important al oricărei organizații. De fapt, acesta este unul dintre mijloacele de publicitate. La urma urmei, uneori, aici un potențial client sau partener începe să se familiarizeze cu compania ta. Prin urmare, se crede că fiecare companie, indiferent de dimensiunea sa, ar trebui să aibă propriul antet.
Crearea unui antet este primul pas în crearea unei identități corporative. Este indicat să faceți acest lucru, chiar dacă compania are un singur angajat și cuvântul „corporate” în acest caz vi se pare nepotrivit.
Textul de pe antetul indică seriozitatea scrisorii. Formularele de înaltă calitate indică faptul că compania este atentă la propria imagine.
În prezent, există un număr foarte mare de tipografii în care poți dezvolta rapid un aspect al unui antet, alegând un design ținând cont de specificul afacerii tale. Costul minim de dezvoltare a designului este de la 1000-2500 de ruble. Aici poate fi fabricat modelul rezultat.
Costul producerii unui antet depinde de metoda de imprimare. Aproape peste tot vi se vor oferi cel puțin 2 opțiuni: imprimare digitală sau offset.
Costul producerii formularelor digital va fi mai mare pe copie, dar este mai profitabil pentru comenzile mici (până la 3.000 de exemplare). În acest caz, timpul de producție pentru formulare este semnificativ mai mic decât în cazul tipăririi offset - de la 1 oră la 1 zi, în funcție de volumul de muncă al tipografiei.
Metoda de imprimare offset este justificată din punct de vedere economic doar pentru tirajele mari de formulare. În ceea ce privește timpul de producție pentru formulare, acesta este, de asemenea, semnificativ inferior tipăririi digitale - de la 6-10 zile.
Antetele sunt tipărite atât pe hârtie de birou obișnuită, cât și pe hârtie originală de designer, care poate avea o densitate mai mare, diverse opțiuni de culoare, filigrane, ștanțare texturată etc. Aici, zborurile de lux sunt de obicei limitate doar de preț.
Dar nu disperați dacă nu aveți bani pentru a vă produce antet profesional. În acest caz, vă oferim mai multe mostre de bază de formulare de companie, folosindu-vă în mod independent să vă dezvoltați propriul formular în 10-20 de minute și îl puteți imprima oricând pe o imprimantă obișnuită. Amintiți-vă: concizia este sora talentului.
Este important ca antetul dvs. să conțină informații de bază despre companie și ca contrapartea dvs. să poată găsi întotdeauna informații despre acesta pentru a vă contacta.
Formatarea unei scrisori oficiale
Bună, dragă cititor!
Nu este un secret pentru nimeni faptul că abilitatea de a compune și formata în mod competent scrisori oficiale este o parte integrantă a profesionalismului unui angajat, fie că acesta este director sau manager de mijloc. Acest lucru este valabil mai ales în acele companii ale căror contrapartide sunt organizații mari cu aproximativ 500 de oameni în personal. O scrisoare bine scrisă este imaginea companiei, este una dintre componentele etichetei în afaceri. aceasta este cartea de vizită a întreprinderii și din acest document aparent nesemnificativ se pot trage concluzii semnificative.
Modul de formatare a scrisorii sunt definite detaliile și conținutul
Instrucțiuni standard pentru munca de birou în autoritățile executive federale (M. 2001) și standardul de stat GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare.”
Regulile uniforme pentru pregătirea documentelor prevăd:
Forța juridică a scrisorii
Redactarea și executarea scrisorilor de înaltă calitate și la timp
Organizarea căutării prompte a literelor.
Reguli pentru scrierea scrisorilor oficiale:
1. Scrisoarea este întocmită pe antetul organizației. Veți spune, ei bine, regula este deja clară. Da. Zilele trecute am primit un mesaj foarte important pe email, in body, nu pe antet. Dar cum rămâne cu forța juridică a documentului?
2. În colțul din stânga sus sunt indicate numărul documentului de ieșire și data întocmirii celui mai recent document. Fiecare organizație stabilește în mod independent regulile pentru atribuirea unui număr de ieșire unui document.
3. În colțul din dreapta sus scriem cui îi este destinată scrisoarea: directorul general al SRL Romashka sau directorul comercial al aceluiași SRL. Dacă nu cunoașteți numele corect al postului, atunci scrieți pur și simplu șefului întreprinderii, iar apoi el însuși va decide cui să-l scrie.
4. Asigurați-vă că indicați subiectul scrisorii în colțul din stânga: despre o rambursare, despre o întârziere în livrarea materialelor etc.
4. Începem litera cu cuvintele: Dragă IO (prenume și patronimic). Verificăm cu atenție greșelile de ortografie. Dacă aveți îndoieli, verificați, Google vă va ajuta.
5. Încheiem scrisoarea cu cuvinte de recunoștință: cu respect pentru tine și afacerea ta, mulțumesc anticipat, cu respect, sperăm într-o cooperare reciproc avantajoasă etc.
6. Sub semnătura funcționarului, indicăm executorul documentului cu un număr de contact.
Lucruri de reținut când scrieți o scrisoare oficială:
Când scrii o scrisoare, sarcina ta este să o saturi cu informații, nu cu emoții. Exprimați-vă gândurile în mod neutru, cu fapte și concluzii logice.
Dacă vă adresați personal destinatarului într-o scrisoare, pronumele personal este Tu, Tu, Tu, etc. scriem cu majuscule,
Trebuie să scrieți la plural: întrebăm, informăm, indicăm, reamintim etc. Scrisoarea reprezintă interesele organizației, nu interesele personale.
După ce ați scris o scrisoare, trebuie să o amânați pentru un timp - de preferință până mâine. Ei bine, dacă ceva este urgent, atunci timp de 20-30 de minute. Apoi luați documentul tipărit și citiți-l din nou. Cu siguranță, veți găsi mici erori, inexactități în formulare sau omisiuni.
Și cel mai important, amintiți-vă că există excepții de la orice regulă))).
Sper că acest articol a fost util, așa că vă voi fi recunoscător dacă apăsați butoanele sociale. retelelor.
Și în sfârșit, desert - o scrisoare către sultanul turc:
Anastasia Zakharova a ta
Deși antetul unei organizații nu este un document legal, este o formă oficială de corespondență comercială pe care o trimite o companie. Prin urmare, pentru pregătirea unui astfel de document sunt impuse anumite cerințe, consacrate în GOST R 6.30-2003 relevant.
Puteți descărca un exemplu de formular la sfârșitul articolului.
Formularul servește ca formă principală pentru corespondența comercială și este utilizat în următoarele cazuri:
- la pregătirea corespondenței de ieșire;
- pentru emiterea oricăror scrisori de informare de la contrapărți: notificări, felicitări, oferte comerciale și altele;
- intocmirea ordinelor si instructiunilor cu caracter intern;
- compilare de mulțumiri și felicitări angajaților;
- întocmirea de contracte cu antreprenorii şi cetăţenii privaţi.
De regulă, designul antetului oricărei organizații este elaborat în conformitate cu un eșantion pre-creat. Se presupune că tonurile, stilul și elementele artistice ale acestuia corespund mărcii comerciale, mărcii, siglei companiei sau culorilor corporative acceptate. Formularul este creat într-un program special sau cu implicarea unor firme speciale care oferă servicii de design și tipărire.
Este folosit în două versiuni:
- hârtie;
- electronic.
Ambele tipuri ar trebui să fie exact aceleași nu numai în conținut, ci și în parametrii paginii, proporții etc., pentru a nu crea senzația diferențelor lor.
Într-o măsură mai mare, forma joacă un rol reprezentativ. Este convenabil pentru o organizație să-și contacteze partenerii, clienții sau potențialii cumpărători folosind un antet specific în corespondență. În plus, acest lucru este convenabil din punct de vedere practic: printre multe documente, corespondența companiei poate fi găsită foarte repede prin însemne.
Ce conține antetul: eșantion
Formularul trebuie sa contina:
- denumirea completă a organizației;
- detalii de contact (adresă, numere de telefon, e-mail);
- detaliile de plată, site-ul companiei, numărul de identificare fiscală, punctul de control sunt indicate la cerere.
Documentele de reglementare nu obligă compania să creeze niciun logo, marcă comercială sau alte modele artistice. Cu toate acestea, cel mai adesea, forma nu este doar forma în sine cu detalii, ci și o imagine a siglei unui SRL, antreprenor individual sau altă companie, ceea ce îi permite să devină mai vizibil și, în consecință, să atragă mai mulți clienți.
Astfel, în cea mai simplă versiune, un exemplu de antet al unei organizații poate arăta astfel.
Și în cele mai multe cazuri, elemente artistice sunt folosite pentru a crea efectul unei forme unice: câteva exemple sunt prezentate mai jos.
Cerințe pentru înregistrarea antetului unei companii
Legislația nu conține conceptul de „antet de companie”, prin urmare, în multe feluri, la crearea acestui formular, o companie poate să adere la propriul punct de vedere și să implementeze orice idee de design. Cu toate acestea, GOST R 6.30-2003 oferă o descriere detaliată a cerințelor, care sunt consultative și nu obligatorii. Cele cheie sunt următoarele:
- Textul este scris lizibil și sunt necesare următoarele informații:
- numele complet al companiei;
- adresa – actuală și legală, indicând codul poștal și regiunea;
- forma organizatorica si juridica (antreprenor individual, SRL, PJSC, asociatie publica);
- jurisdicția structurii (în cazul organizațiilor bugetare și al organismelor guvernamentale).
- Format coală A4 sau A5, hârtie de calitate standard, albă sau cu un fundal slab, deschis, a cărei culoare este lăsată la latitudinea designerului.
- Marjele de marjă:
- stânga, jos și sus 2 cm;
- dreapta 1 cm.
Este mai bine să oferiți un spațiu în stânga, care este puțin mai mare decât norma - 25-30 mm, deoarece în multe organizații suporturile de hârtie sunt depuse în fișiere.
Există și alte clasificări de formulare - adesea astfel de formulare sunt folosite nu numai pentru o organizație, ci și pentru un departament sau un anumit funcționar, precum și pentru o sucursală (divizie locală) a unei companii. De asemenea, separarea tipurilor de documente este legată de scopul lor - de exemplu, uneori în aceeași organizație se creează mostre de antet pentru anumite documente. Toate tipurile de clasificare sunt prezentate schematic în figură.
Din punct de vedere practic, ar trebui să luați în considerare câteva sfaturi pentru a face utilizarea formularului cât mai convenabilă posibil:
- Puteți utiliza imagini de fundal pe suprafața hârtiei, dar dacă trebuie să trimiteți un document prin fax, trebuie să aveți în vedere că acestea nu vor fi tipărite și pot interfera cu reflectarea textului principal.
- Din nou, din punctul de vedere al trimiterii prin fax, ar trebui să țineți cont de faptul că fontul este suficient de mare și ușor de citit.
- Este mai bine să nu folosiți hârtie lucioasă sau stratificată, deoarece cerneala și imprimarea albastră se pot „împrăștia” pe suprafața sa.
- În versiunea electronică a documentului, cel mai bine este să plasați toate informațiile neschimbabile în subsol (nume, informații de contact, detalii de plată etc.), astfel încât să nu poată fi șterse sau editate din neglijență.
Din punct de vedere al designului și al elementelor artistice, nu există cerințe uniforme și nu pot exista. Cu toate acestea, există câteva sfaturi generale care vă pot ajuta să vă proiectați formularul mai frumos și să îl faceți atractiv.
1. Păstrați-o simplu
Pe de o parte, aceasta este o cerință evidentă, deși pe fundalul dezvoltării rapide a tehnologiilor moderne de design, aceasta devine deosebit de relevantă. Prin simplitate înțelegem folosirea unor motive artistice armonioase și combinarea unui număr mic (de la 1 la 3) de culori. Este o greșeală să credem că succesul designului formelor depinde de un număr mare de elemente sau de culori strălucitoare. De fapt, dacă acordați atenție mărcilor de logo din lume, grafica acestora se bazează pe motive simple.
Ar trebui luat în considerare faptul că formă, iar o marcă comercială nu este conținutul în sine, ci un mijloc de a-l prezenta în cea mai atractivă formă. Prin urmare, dacă utilizați un exces de culori și desene strălucitoare, atunci forma în sine va distrage atenția de la conținutul mesajului.
În plus, culorile groaznice introduc o oarecare frivolitate și chiar neîncredere în companie - în acest sens, nu uitați că acest document se referă la corespondența de afaceri pentru uz oficial.
Iată un exemplu de tip de antet de organizare cu un design simplu.
2. Utilizați editorul grafic potrivit
Cele mai simple și în același timp destul de atractive formulare pot fi dezvoltate în aplicația obișnuită Ms Office Word. Cu toate acestea, există multe alte programe care vă permit să procesați eficient informațiile grafice și să oferiți mai multe opțiuni de design:
- Photoshop;
- Ilustrator;
- InDesign.
Formula verbală pentru atractivitatea unei forme este aceasta: ar trebui să atragă atenția și să trezească dorința de a o ridica și de a citi conținutul.
NOTĂ. Dacă nu sunt disponibile programe profesionale, este foarte posibil să utilizați Photoshop - este important doar să setați rezoluția la cel puțin 300 dpi.
3. Prioritizează
Ar trebui să decideți inițial ce informații ar trebui să vă atragă mai întâi atenția și să le evidențiați folosind toate metodele posibile - font mai mare și/sau mai artistic, locație într-un loc mai vizibil.
În exemplul de mai jos, compania dorește să-și evidențieze numărul de contact - este tipărit mare în stânga, precum și marca sa înregistrată.
4. Folosiți instrumente suplimentare de personalizare
Originalitatea este întotdeauna un mijloc eficient de a ieși în evidență din fluxul general de informații. Prin urmare, utilizarea unei forme originale și a unei combinații neobișnuite de culori va atrage întotdeauna atenția și va crea o impresie mai plăcută decât un design tradițional, neremarcabil.
5. Dă viață desenului tău
În fluxul de informații zilnice, care în cele mai multe cazuri este de natură reglementată, adăugarea unui efect viu prin „umanizarea” unui desen poate fi o idee foarte fructuoasă.
6. Nu uita de marca ta
Desigur, formularul trebuie fie să conțină direct logo-ul produsului, fie să fie asemănător cu acesta în motivele sale: culoare și combinații de elemente grafice.
7. Nu vă zgârciți cu hârtie
Dacă economisiți prea mult pe hârtie, atunci pierderile de imagine se pot ridica la costuri mult mai mari. Cea mai corectă opțiune este hârtia groasă, cu o suprafață uniformă, texturată. Acesta este genul de cearșaf care va fi plăcut de ridicat.
8. Adăugați efecte speciale
Orice mijloc suplimentar de originalitate va ajuta documentul să iasă în evidență de restul. Se folosește o combinație de culori contrastante la suprafață cu modele frumoase.
9. Acordați atenție alinierii
Deși în cele mai multe cazuri sunt folosite forme de colț, regulile de formatare a textului nu sunt atât de evidente. O atenție deosebită trebuie acordată acestora. Puteți efectua un sondaj în rândul angajaților despre cât de reușită are această sau acea opțiune.
10. Nu „mânjiți” imaginea
Formularul este un document oficial, nu un desen, deci proporția elementelor artistice nu trebuie să depășească un sfert.
Crearea unui formular cu propriile mâini: video
Dacă aveți foarte puțin timp și doriți să faceți o formă frumoasă, dar în același timp simplă, puteți face treaba în aplicația Ms Word. Instrucțiunile video vă vor ajuta în acest sens.
Iată un tutorial video despre cum să faci o matriță în Photoshop.
Bună din nou dragii mei abonați și invitați de blog. Ce părere aveți despre documentele oficiale? Îți place să le completezi? Îndrăznesc să spun că majoritatea dintre voi veți răspunde negativ.
Scrisoarea trebuie citită
Este clar că scrisorile oficiale sunt documente întocmite folosind un anumit eșantion, uneori pe un formular special. Fiecare dintre voi a întocmit astfel de documente cel puțin o dată în viață. Aceasta ar putea fi o notă explicativă, o declarație, o scrisoare de mulțumire, o scrisoare de garanție, o plângere etc. Prin urmare, sunteți familiarizat cu procedura de completare a acestui tip de mesaj.
obiectivul principal scrisoare de afaceri – transmiterea informațiilor neschimbate către destinatar. Dacă scrieți o scrisoare de mulțumire, asigurați-vă că indicați motivul pentru care această sau acea persoană v-a ajutat. Nu uitați să îi includeți numele de familie și inițialele. O scrisoare trimisă în gol nu va fi niciodată citită, prin urmare, nu uitați să indicați adresele destinatarului și, în mod ideal, ale expeditorului.
Vă rugăm să rețineți cum sunt trimise scrisorile prin e-mail:
- apăsați butonul „Scrieți scrisoarea”;
- compune un mesaj;
- completați linia de adresă a destinatarului;
- faceți clic pe butonul „Trimite”.
Desigur, succesiunea de acțiuni poate fi schimbată (în primul rând completați linia de adresă, apoi creați o scrisoare), dar ultima acțiune va fi întotdeauna trimiterea. Sunteți de acord? Acum spune-mi: „Este posibil să trimiți un mesaj dacă nu există o adresă de e-mail?” Normal că nu. Prin urmare, asigurați-vă că aflați, amintiți-vă și notați datele, astfel încât să puteți contacta în orice moment pe cineva important pentru dvs.
Nu uita să te pui în pielea destinatarului mesajului tău. Astfel, puteți observa greșelile pe care le-ați făcut în timpul creării, puteți corecta mesajul în sine, puteți elimina cuvintele care au înțeles dublu etc. Crezi că destinatarul este încântat să deschidă plicul, să imprime scrisoarea și să vadă că acest mesaj este pentru el personal. Cum înțelege el asta? Pur și simplu: orice scrisoare ar trebui să înceapă cu o adresă și un salut (aceasta este ceea ce permite expeditorului să câștige destinatarul).
Dacă dintr-un motiv oarecare nu ați reușit să aflați numele și prenumele persoanei, înlocuiți-le cu altele: domnule, director, respectat etc. Sub nicio formă nu trebuie abreviate aceste cuvinte. În caz contrar, autorul mesajului își dezvăluie nemulțumirea, furia și alte trăsături negative de caracter. Prin urmare, nu merită să vorbim despre predispoziția destinatarului de a comunica și de a percepe informații.
Voi spune imediat că chiar și eu primesc o mare de scrisori de natură dubioasă prin e-mail, prin urmare, le monitorizez cu atenție conținutul. Când deschid o scrisoare pe care o primesc, încerc să o citesc rapid pentru a-i evalua importanța. Tu faci la fel? În timp ce așteptați o scrisoare specială, puteți petrece ore întregi studiind mesajele pe care le primiți, apoi de ce să nu învățați cum să le vizualizați rapid?
Mesajul trimis trebuie să conțină un titlu (în versiunea electronică, trebuie să indicați subiectul). O astfel de simplă formalitate permite destinatarului să aprecieze importanța mesajului. Și dacă ajunge în centrul de distribuție al unei organizații mari, atunci poate fi trimis cu calm, fără probleme inutile, destinatarului. Vrei ca mesajul tău să ajungă la destinatar cât mai repede posibil, nu?
Formatul și conținutul scrisorii
Acum știi cum să te asiguri că scrisoarea ta ajunge la destinatar în cel mai scurt timp posibil:
- cunoaște-i adresa;
- indica subiectul mesajului;
- Începeți scrisoarea salutând cititorul.
Cu toate acestea, acestea nu sunt toate caracteristicile creării de scrisori de afaceri. Un rol semnificativ îl au: stilul de prezentare, modalitatea de prezentare a informațiilor, execuția unor astfel de documente etc. Să ne dăm seama în continuare cum să ne asigurăm că destinatarul nu trimite scrisoarea în dosarul Spam în imensitatea e-mailului și nu vă aruncă mesajul la coșul de gunoi.
Primul ceea ce ar trebui să fie - un salut și o adresă către destinatar. Rețineți că ar fi bine să eliberați cititorul. Pentru a face acest lucru, începeți doar cu complimente, observați cât de ocupat este etc. Compune-ți mesajul astfel încât destinatarul să fie de acord cu fiecare cuvânt, pentru că în acest caz va fi destul de ușor să-l aduci la încheierea înțelegerii.
Ultimul comentariu este poate cel mai important. Aceasta se referă la utilizarea cuvintelor, expresiilor și expresiilor de natură ambiguă. Ideea este că expeditorul nu poate intra în capul destinatarului și nu poate afla nivelul său de conștientizare. Tocmai de aceea, înainte de a trimite un mesaj, acesta trebuie citit de mai multe ori și, dacă este necesar, corectat prin eliminarea dublelor sensuri.
Structura unei scrisori oficiale
Scrisorile oficiale sunt scrise pe formulare speciale, care au deja unele marcaje. În partea de sus a formularului (colțul din dreapta) există întotdeauna un „antet” care conține un set complet de detalii (numele și inițialele destinatarului, adresa companiei, numărul de telefon, numele departamentului, stema sau simbolurile companiei etc. ). Vă rugăm să rețineți că, cu cât toate câmpurile sunt completate mai clar, cu atât este mai mare probabilitatea ca mesajul să fie livrat și citit.
Dacă există mai mulți destinatari, atunci numele lor ar trebui să fie listate în ordine ierarhică de la poziția superioară la subordonați. Aceasta este o regulă pe care nu este indicat să o încălcați. Deoarece există spațiu rămas în partea din stânga sus, un semn este plasat acolo de către expeditor (inițialele și data lor) și destinatarul (același).
După cum știți, o scrisoare de afaceri, ca un eseu școlar, ar trebui să aibă 3 secțiuni: introducere, partea principală și concluzie. Așa este, după citirea primei părți, destinatarul va putea concluziona dacă acest mesaj este urgent sau dacă poate fi studiat puțin. Vă rugăm să rețineți că introducerea este scrisă pentru versiunea electronică, ca o completare la aplicație. Prin urmare, pentru a compune corect unul, aveți nevoie de:
- lăsați un mesaj și salutare;
- evidențiați o porțiune de complimente;
- Explicați pe scurt motivul solicitării dvs.
Un factor important în prezentarea materialului este modul de prezentare, completitudinea și onestitatea în prezentarea informațiilor (nu înșelați sub nicio formă destinatarul). Amintiți-vă, atunci când vă citiți contestația, destinatarul trebuie să furnizeze ceea ce este descris, astfel încât detaliile vor fi necesare, dar nu uitați să le susțineți cu fapte suplimentare, date etc.
Acordați atenție discursului și stilului de prezentare a materialului. Dacă acesta este un document oficial, atunci scrisoarea este scrisă într-un stil de afaceri. Merită să ghicim că destinatarul primește o mulțime de astfel de scrisori și nu va avea suficient timp pentru a le cunoaște pe fiecare în detaliu. Prin urmare, materialul trebuie prezentat pe scurt, compact, fără exagerări inutile și culoare. Numai în acest caz poți conta pe un răspuns rapid din partea destinatarului.
În concluzie, trebuie să vă indicați propriile dorințe (uneori cu o cerere), pentru a rezuma tot ceea ce a fost declarat. Se pare că, după ce a citit această parte a scrisorii oficiale, destinatarul ar trebui să vadă propunerea dvs. pentru o ieșire din situația actuală (problema). El poate doar să fie de acord cu asta sau să-și aleagă propria opțiune.
O scrisoare oficială se încheie cu o semnătură obligatorie și data întocmirii. Puteți vedea acest lucru studiind mai multe mostre de scrisori oficiale.
Înainte de a trimite, asigurați-vă că recitiți documentul, verificați dacă detaliile se potrivesc și dacă mesajul este formatat corect. Nu uitați să evaluați nivelul de alfabetizare al prezentării, în ce font este tipărit textul (este ușor de citit) etc.
Asta e tot. Se pare că întocmirea unui document oficial nu este atât de dificilă. Pentru a face acest lucru, trebuie doar să luați formularul solicitat, unde au fost deja aplicate anumite caracteristici, să îl completați în conformitate cu regulile descrise mai sus și să îl trimiteți destinatarului. Dacă mai aveți întrebări, puteți obține răspunsuri la ele postându-le în secțiunea „comentarii”.
Le-ați spus deja prietenilor și cunoștințelor despre cum să pregătiți corect documentele oficiale? Dacă nu, vă rugăm să distribuiți linkul către această recenzie cu ei. Pentru a face acest lucru, trebuie să faceți clic pe butoanele rețelelor sociale în care sunteți înregistrat și să fiți de acord să adăugați informații pe pagina dumneavoastră personală. Efectuând aceste manipulări, veți permite oamenilor să vadă această recenzie, să se familiarizeze cu ea și să învețe cum să completeze corect tot felul de documente.
Nu îmi iau rămas bun de la tine, ci spun: „La revedere”. Voi fi bucuros să vă revăd ca cititori ai creațiilor mele în domeniul informației. Sper că recenziile mele vă vor inspira să luați măsuri și să vă ajute să obțineți informații utile.
Cu stima, Elena Izotova.
- o denumire generalizată pentru diverse conținuturi care servesc ca mijloc de comunicare între instituții în procesul de desfășurare a activităților lor.
O scrisoare este cea mai comună modalitate de schimb de informații, ea unește un grup imens de documente cu conținut foarte diferit, care se disting prin metoda de transmitere a textului ( prin posta). Scrisorile reprezintă majoritatea documentelor de intrare și de ieșire ale oricărei instituții și au multe varietăți.
Tipuri de scrisori:
- instructiv;
- însoțitor;
- informativ;
- garanție;
- publicitate;
- creanțe;
- arbitraj;
- scrisori de confirmare;
- scrisori de reamintire;
- scrisori de notificare;
- scrisori de cerere.
Scrisorile exprimă felicitări, urări și salutări în ocazii speciale. Scrisorile sunt trimise ca semn de participare și exprimare a condoleanțelor în situații dramatice și tragice.
Scrisoarea este întocmită pe un format special conceput pentru acest tip de document A4. Dacă textul scrisorii nu depășește șapte rânduri, este permisă utilizarea formatului A5.
Data scrisorii este data semnării acestuia.
Textul scrisorii construit dupa schema:
- introducere (iată motivele alcătuirii scrisorii, referiri la evenimente, fapte, decizii ale instituțiilor superioare și alți factori care au stat la baza alcătuirii scrisorii);
- dovezi (aceasta stabilește rațiunea problemei menționate în scrisoare);
- concluzie (enumerarea concluziilor, cererilor, cererilor, propunerilor).
Adesea, în practica documentării, sunt folosite litere care conțin o ultimă parte a textului fără explicații.
Lungimea scrisorii, de regulă, nu trebuie să depășească o pagină.
Scopul compilarii și direcției literele se rezumă, de regulă, la motive de stimulare, de unde și cerințele de bază pentru text: claritatea, precizia, concizia prezentării. Practica corespondenței a dezvoltat câteva reguli generale care trebuie respectate la alcătuirea și formatarea scrisorilor.
Scrisoarea ar trebui să fie dedicată unei singure probleme, care simplifică operațiunile de procesare și accelerează execuția în organizația căreia îi sunt adresate.
Textul scrisorii, de regulă, este enunțat la persoana a III-a singular, de exemplu: „Școala nu are ocazia...”, „În anul următor școala nu propune...”, etc. .
Dreptul la scrisori oficiale, de regulă, aparține managerului, iar în timpul absenței acestuia (boală, vacanță, călătorie de afaceri) adjunctului său sau funcționarului care acționează în calitate de manager. În prezent, scrisorile sunt trimise nu numai prin poștă, ci și folosind telegrafe, faxuri și rețele de calculatoare (e-mail).
Indiferent de modalitatea de transmitere a documentului, se folosesc cerințe uniforme pentru întocmirea și executarea acestuia (vezi Fig. 3.7).
Orez. 3.7. Exemplu de format de scrisoareScrisoare de afaceri este un instrument de corespondență de afaceri care joacă un rol important în încheierea sau menținerea relațiilor reciproc avantajoase și prietenoase cu partenerii, furnizorii, clienții și angajații. O scrisoare de afaceri bine scrisă vă permite să creați o imagine pozitivă a organizației. Site-ul nostru web conține exemple de scriere și formatare a diferitelor tipuri de scrisori de afaceri.
Exemple de scrisori de afaceri
O scrisoare de garanție de plată este o scrisoare de afaceri care confirmă momentul și fapta plății pentru produsele primite, serviciile furnizate sau lucrările efectuate. O scrisoare de garanție pentru plată poate fi un răspuns la o scrisoare de revendicare. Cum se scrie o scrisoare de garanție pentru plata unei datorii Formularul de scrisoare de garanție conține următoarele detalii: numărul și data...
O scrisoare de garanție pentru angajare este o scrisoare de afaceri care conține o garanție a încheierii unui contract de muncă între angajator și angajat. Cel mai adesea, este necesar să-l depuneți la Serviciul Federal de Migrație atunci când un angajat se mută în altă țară. Cum se scrie o scrisoare de garanție pentru angajare Formularul de o scrisoare de garanție pentru angajare conține următoarele detalii: numărul și data...
O scrisoare de garanție pentru furnizarea unei adrese juridice este o scrisoare comercială care conține confirmarea faptului de încheiere a unui contract de închiriere cu o companie existentă sau a intenției proprietarului unui spațiu nerezidențial de a-l închiria după înregistrarea de stat a unui noua entitate juridica. Cu alte cuvinte, garantează dreptul de a încheia un viitor contract...
O scrisoare de recunoștință către un profesor este o scrisoare de afaceri care exprimă recunoștință față de profesor, profesor de clasă pentru munca depusă în creșterea și educarea copiilor în numele directorului instituției de învățământ sau al părinților copiilor elevilor. Cum să scrieți o scrisoare de mulțumire către un profesor O scrisoare de mulțumire către un profesor conține detaliile unei scrisori de afaceri: Antetul documentului - în el...
O scrisoare de recunoștință către un student este o scrisoare de afaceri care exprimă recunoștință față de student pentru succesul academic, activități sociale active, participarea la sport etc. Se întocmește o scrisoare de mulțumire în numele directorului școlii, rectorului universității. Cum să scrieți o scrisoare de mulțumire unui student Recunoștința față de un student este scrisă în...
O scrisoare de recunoștință către un angajat este o scrisoare de afaceri care exprimă recunoștința angajatului pentru munca sa, contribuția la dezvoltarea companiei, atitudinea conștiincioasă față de muncă etc. În numele șefului organizației este scrisă o scrisoare de mulțumire în cinstea unui eveniment semnificativ: aniversare, sărbătoare profesională etc. Cum să scrii o scrisoare de mulțumire unui angajat...
O scrisoare de recunoștință către părinți este o scrisoare de afaceri care exprimă recunoștința părinților absolvenților de școală sau de grădiniță pentru buna educație a copiilor lor, participarea activă la viața grupului, clasei și instituției de învățământ, asistență pentru școală, grădiniță, etc. Se întocmește o scrisoare de mulțumire în numele directorului, profesorului de clasă, profesorului sau directorului...
O scrisoare de mulțumire către o organizație este o scrisoare de afaceri care exprimă recunoștința pentru negocierile de succes, întâlnirea și timpul petrecut, ospitalitatea oferită în timpul unei călătorii de afaceri etc. Cum să scrieți o scrisoare de mulțumire către o organizație O scrisoare de mulțumire a companiei conține detaliile unei scrisori de afaceri: Antetul documentului - numele complet al oficialului...
O scrisoare de mulțumire pentru cooperare este o scrisoare de afaceri care exprimă recunoștința din partea șefului organizației față de partenerul său pentru livrarea de înaltă calitate și la timp a bunurilor, munca prestată și serviciile furnizate. Cum se scrie o scrisoare de mulțumire pentru cooperare O scrisoare de mulțumire pentru cooperare are aceleași detalii ca o scrisoare de afaceri:...
O scrisoare de recunoștință către un medic este o scrisoare de afaceri care exprimă recunoștința medicului pentru asistența acordată în recuperare. O scrisoare de recunoștință este scrisă în numele pacientului sau al rudelor acestuia. Cum să scrieți o scrisoare de mulțumire către un medic O scrisoare de mulțumire către un medic are aceeași formă ca o scrisoare de afaceri: antetul scrisorii este numele medicului sau al medicului șef...
O scrisoare de recunoștință către profesor este o scrisoare de afaceri care exprimă recunoștință față de profesorul de grădiniță pentru munca depusă în creșterea copiilor în numele directorului instituției preșcolare sau al părinților copiilor. Cum să scrii o scrisoare de mulțumire către un profesor O scrisoare de mulțumire către o profesoară de grădiniță are aceeași formă ca o scrisoare de afaceri obișnuită și...
O scrisoare de recomandare către un student este o evaluare a calităților personale ale studentului și a principalelor sale realizări în timpul studiilor sale la universitate de către curator, decan, supervizor etc. Acest document poate fi necesar în următoarele cazuri: pentru un stagiu, admitere la o școală superioară, o universitate străină, etc. Cum se scrie o scrisoare de recomandare către un student Recomandare...
O scrisoare de recomandare către un angajat este o evaluare a calităților, aptitudinilor și abilităților profesionale ale angajatului de către fostul său șef sau coleg. Acest document este folosit de obicei atunci când se caută un nou loc de muncă și este atașat CV-ului. A avea referințe bune face un CV mai atractiv și crește șansele solicitantului de a se angaja. Cum se scrie o scrisoare de recomandare...
Scrierea unei scrisori de afaceri
Înainte de a scrie o scrisoare de afaceri, gândiți-vă la ce rezultat final doriți să obțineți: creșteți vânzările, accelerați procesul de plată, oferiți cooperare, faceți pretenții, felicitați, invitați și multe altele. În conformitate cu aceasta, compuneți o scrisoare de afaceri, încercând să vă subliniați obiectivul cât mai mult posibil.
Formatarea unei scrisori de afaceri
Pe antetul companiei se întocmește o scrisoare de afaceri, care trebuie să indice numele organizației, adresa locației, numerele de contact, eventual e-mail, site web, logo.
O scrisoare de afaceri trebuie tipărită folosind margini: marginea din stânga trebuie să fie de cel puțin 3 cm (pentru depunerea documentelor), marginea din dreapta trebuie să fie de cel puțin 1,5 cm.
Antetul unei scrisori de afaceri trebuie să conțină numele companiei destinatare, indicând numele complet și funcția destinatarului (în colțul din dreapta sus).
În colțul din stânga sus, sub antetul scrisorii de afaceri, sunt indicate data scrierii și numărul de înregistrare (ieșire). Dacă o scrisoare de afaceri este o scrisoare de răspuns, atunci este necesar să indicați la ce document răspunde această scrisoare.
Dacă este necesar, titlul documentului este indicat după data și numărul documentului.
O scrisoare de afaceri trebuie să conțină un apel adresat destinatarului scrisorii.
La sfârșitul unei scrisori de afaceri trebuie să existe o semnătură a expeditorului (numele complet, funcția, semnătura).
Pentru corespondența formală de afaceri, fontul utilizat în mod obișnuit este Times New Roman, dimensiunea 12, cu spație unică.