Logistica proclamă prioritatea consumatorului față de toate celelalte subiecte ale lanțului de aprovizionare. O comandă de consumator este un fel de semnal care declanșează diverse funcții logistice. Prin urmare, viteza și calitatea informațiilor furnizate de sistemul de management al comenzilor influențează costurile generale și nivelul de eficiență al întregului proces logistic. Comenzile sunt gestionate în cadrul ciclului de comandă. Din perspectiva consumatorului, ciclul comenzii este perioada de timp din momentul trimiterii comenzii până la primirea bunurilor. Din pozitia producatorului/vanzatorului, ciclul comenzii este perioada de timp din momentul in care comanda consumatorului este primita si pana la sosirea marfii spre descarcare. Structura acestui ciclu este prezentată în Fig. 3.1.
Gestionarea comenzilor începe cu primirea și procesarea comenzilor de la consumatori de resurse materiale sau produse finite. Comenzile sunt primite de organizație de la consumatori prin poștă, telefon, telegraf, e-mail, fax și curier. Ele pot fi verbale și documentate. Comanda de achiziție trebuie să conțină toate informațiile necesare: numărul comenzii, persoanele de contact ale ambelor părți, numărul modificării, desemnarea producătorului, desemnarea clientului, totalul primit de la prima livrare, confirmarea ultimei sosiri și numărul contractului. Acest formular vă permite să reduceți semnificativ timpul și costurile convorbirilor telefonice privind confirmarea acceptării comenzii.
Orez. 3.1. Ciclul logistic al managementului comenzilor
După procesarea preliminară, comenzile sunt transmise prin rețelele de telecomunicații către centrul de informare și calcul al organizației, unde un program special acceptă comanda și emite automat confirmarea acceptării acesteia pentru execuție. Diviziile specifice de producție sau vânzări ale întreprinderii acționează ca sursă de onorare a comenzii de cumpărare.
Planurile de onorare a comenzilor sunt elaborate pentru anumite surse. Indicatorii inițiali pentru planificare sunt specificații pentru producția de produse finite, indicatori de producție rafinați cu precizie în termen de o săptămână sau planuri de reaprovizionare a stocurilor. Acest lucru ne permite să producem și să livrăm bunuri la timp, în conformitate cu planurile de producție ale clienților. În procesul de monitorizare a comenzii se derulează proceduri pentru executarea și livrarea produselor comandate către consumatori. Acestea sunt însoțite de monitorizarea continuă a timpilor de livrare, a volumelor și a calității. Ciclul de gestionare a comenzii se încheie cu un raport privind finalizarea comenzii.
Sarcina principală a gestionării comenzilor la o întreprindere este de a reduce timpul ciclului logistic al comenzilor pentru a îmbunătăți calitatea serviciului clienți, a reduce nivelul stocurilor și a costurilor globale de logistică. Ciclul comenzilor logistice include:
1) timpul pentru a plasa o comandă în modul prescris;
2) timpul de livrare sau transfer al comenzii către furnizor;
3) timpul de onorare a comenzii (timpul de așteptare pentru plasarea unei comenzi pentru execuție, timpul de onorare a comenzii, timpul de nefuncționare, gama de servicii);
4) termenul de livrare a produselor fabricate către client;
5) timpul de pregătire a produselor pentru consum.
Durata maximă a ciclului de onorare a comenzii este determinată de timpul pe care consumatorul este dispus să aștepte din momentul plasării comenzii și până la primirea bunurilor (ore, zile). Timpul efectiv de executare a ordinului poate depăși acest timp. În acest caz, apare un „decalaj de timp de execuție a comenzii”. Scopul serviciului de logistică este de a reduce acest decalaj. Pentru a face acest lucru, ar trebui fie să reduceți timpul de execuție a comenzii de la furnizor, fie să măriți ciclul comenzii consumatorilor primind o cerere mai devreme. Acest lucru este posibil prin introducerea tehnologiei EDI, TBLȘi DPP.
Optimizarea duratei ciclului logistic al comenzilor este o functie extrem de importanta a organizatiei, intrucat rezultatele obtinute ii garanteaza un avantaj competitiv.
Întrebări și sarcini
1. Definiți conceptul de „ciclu de comandă” din perspectiva consumatorului și a furnizorului.
2. Descrieți structura ciclului logistic pentru gestionarea comenzilor.
3. Descrieți procesele de procesare a unei comenzi de consumator.
4. Ce procese sunt incluse în ciclul de onorare a comenzii?
5. Care este sarcina principală a gestionării comenzilor într-o întreprindere?
6. Elaborați o diagramă bloc a ciclului logistic al comenzii pe baza timpului petrecut.
Logistica proclamă prioritatea consumatorului față de toate celelalte subiecte ale sistemului logistic. O comandă de consumator este un fel de semnal care declanșează diverse funcții logistice. Din acest motiv, viteza și calitatea informațiilor furnizate de sistemul de management al comenzilor influențează costurile generale și nivelul de eficiență al întregului proces logistic. Astfel, comunicațiile lente și predispuse la erori pot duce la pierderea unor consumatori sau la costuri umflate pentru transport, inventar și depozitare. Din acest motiv, onorarea comenzilor consumatorilor trebuie efectuată în modul ASAP („cât mai curând posibil”).
Gestionarea comenzilor într-o organizație începe cu primirea și procesarea comenzilor de la consumatori de resurse materiale sau produse finite. Aceasta utilizează o abordare integrată a gestionării comenzilor. Presupune luarea deciziilor optime privind achizițiile și stocurile de resurse materiale, producția, depozitarea și distribuția produselor finite pe baza previziunii precise a cererii consumatorilor. Acest lucru este posibil sub rezerva gradului ridicat de pregătire a organizației de a furniza bunuri comandate, a unui serviciu de livrare de înaltă calitate, precum și a funcționării sistemului de informații logistice și a sistemelor logistice de bază (MRP II, DRP II).
Sarcina principală a gestionării comenzilor la o întreprindere este de a reduce timpul ciclului logistic al comenzilor pentru a îmbunătăți calitatea serviciului clienți, a reduce nivelul stocurilor și a costurilor globale de logistică. Ciclul comenzilor logistice în general include:
1) timpul pentru formularea comenzii și completarea acesteia în modul prescris.
2) timpul de livrare sau transfer al comenzii către furnizor.
3) timpul de onorare a comenzii (timpul de așteptare pentru plasarea unei comenzi pentru execuție, timpul de onorare a comenzii, timpul de nefuncționare, gama de servicii).
4) termenul de livrare a produselor fabricate către client.
5) timpul de pregătire a produselor pentru consum.
Durata maximă a ciclului de onorare a comenzii este determinată de timpul pe care consumatorul este dispus să îl aștepte din momentul plasării comenzii și până la primirea mărfii (ore, zile). Timpul efectiv de onorare a comenzii poate depăși acest timp. În acest caz, apare un „decalaj de timp de execuție a comenzii”. Scopul serviciului de logistică este reducerea acestui decalaj. Pentru a face acest lucru, ar trebui fie să reduceți timpul de execuție a comenzii de la furnizor, fie să măriți ciclul comenzii consumatorului primind o cerere mai devreme. De remarcat faptul că etapa de optimizare a ciclului logistic al comenzilor este extrem de importantă pentru activitățile organizației, întrucât rezultatele obținute îi garantează un avantaj competitiv. Este important de menționat că, pentru a reduce durata ciclului de comandă, este extrem de importantă îmbunătățirea planificării lanțului de medicamente sau de aprovizionare folosind procesarea electronică a datelor EDI și utilizarea sistemelor de informații logistice precum ERP.
Ciclul logistic de gestionare a comenzilor este un set de proceduri de procesare și onorare a unei comenzi (Fig. 4).
Orez. 4. Ciclul logistic al managementului comenzilor
Comenzile sunt primite de organizație de la consumatori de resurse materiale sau produse finite prin poștă, telefon, telegraf, e-mail, fax și curier. Οʜᴎ poate fi verbal și documentat. Comanda de achiziție trebuie să conțină toate informațiile necesare furnizorului: numărul comenzii, persoanele de contact ale ambelor părți, numărul modificării, denumirea producătorului, desemnarea clientului, totalul primit de la prima livrare, confirmarea ultimei sosiri și numărul contractului. Acest formular vă permite să reduceți semnificativ timpul și costurile convorbirilor telefonice privind confirmarea acceptării comenzii.
După procesarea prealabilă, comenzile sunt transmise prin rețelele de telecomunicații către centrul de informare și calcul al companiei, în care un program special acceptă comanda și emite automat confirmarea acceptării acesteia pentru execuție. Diviziile specifice de producție sau vânzări ale întreprinderii acționează ca sursă de onorare a comenzii de cumpărare. Planurile de onorare a comenzilor sunt elaborate pentru anumite surse. Indicatorii inițiali pentru planificare sunt specificații pentru producția de produse finite, indicatori de producție rafinați cu precizie în termen de o săptămână sau planuri de reaprovizionare a stocurilor. Acest lucru ne permite să producem și să livrăm bunuri la timp, în conformitate cu planurile de producție ale clienților. În procesul de monitorizare a comenzii sunt implementate proceduri de execuție și livrare a produselor comandate către consumatori. Οʜᴎ sunt însoțite de monitorizarea continuă a timpului, volumului și calității proviziilor. Ciclul de gestionare a comenzii se încheie cu un raport privind finalizarea comenzii.
Executarea ireproșabilă a comenzilor se realizează prin utilizarea tehnologiei informaționale și informatice SKALA. Sistemul informatic SAP R/3, dezvoltat în Germania, vă permite să urmăriți mișcarea materialelor și a numerarului într-un mod mai flexibil decât SCALA. Vă permite să efectuați planificarea zilnică a materialelor cu înregistrarea automată a unei comenzi de cumpărare și trimiterea acestuia în mod electronic furnizorului și, de asemenea, vă permite să flexibilizați sistemul de comandă la modificările programului clientului.
Gestionarea comenzilor într-o organizație începe cu primirea și procesarea comenzilor de la consumatori de resurse materiale sau produse finite. Aceasta utilizează o abordare integrată a gestionării comenzilor. Presupune luarea deciziilor optime privind achizițiile și stocurile de resurse materiale, producția, depozitarea și distribuția produselor finite pe baza previziunii precise a cererii consumatorilor. Acest lucru este posibil sub rezerva gradului ridicat de pregătire a organizației de a furniza bunuri comandate, a unui serviciu de livrare de înaltă calitate, precum și a funcționării sistemului de informații logistice și a sistemelor logistice de bază (MRP II, DRP II).
Sarcina principală a gestionării comenzilor la o întreprindere este de a reduce timpul ciclului logistic al comenzilor pentru a îmbunătăți calitatea serviciului clienți, a reduce nivelul stocurilor și a costurilor globale de logistică. Ciclul comenzilor logistice în general include Anikin, B.A. Logistica: manual pentru universități. INFRA-M, 2003. 327 p.:
1. timpul pentru formularea comenzii și completarea acesteia în modul prescris.
2. timpul de livrare sau transfer al comenzii către furnizor.
3. timp de onorare a comenzii (timp de așteptare pentru plasarea unei comenzi pentru execuție, timp de onorare a comenzii, timp de nefuncționare, gama de servicii).
4. termenul de livrare a produselor fabricate către client.
5. timpul de pregătire a produselor pentru consum.
Durata maximă a ciclului de onorare a comenzii este determinată de timpul pe care consumatorul este dispus să aștepte din momentul plasării comenzii și până la primirea bunurilor (ore, zile). Timpul efectiv de onorare a comenzii poate depăși acest timp. În acest caz, apare un „decalaj de timp de execuție a comenzii”. Scopul serviciului de logistică este de a reduce acest decalaj. Pentru a face acest lucru, ar trebui fie să reduceți timpul de execuție a comenzii de la furnizor, fie să măriți ciclul comenzii consumatorului primind o cerere mai devreme. De remarcat faptul că etapa de optimizare a ciclului logistic al comenzilor este extrem de importantă pentru activitățile organizației, întrucât rezultatele obținute îi garantează un avantaj competitiv. Pentru a reduce durata ciclului de comandă, este necesară îmbunătățirea planificării medicamentelor sau a lanțului de aprovizionare folosind procesarea electronică a datelor EDI și utilizarea sistemelor de informații logistice precum ERP.
Ciclul logistic al managementului comenzii este un ansamblu de proceduri de procesare și onorare a unei comenzi (Fig. 1) Formular I.A. Managementul unei întreprinderi comerciale. - M.: Tandem, 2001. 51 p. .
Orez. 1.
Comenzile sunt primite de organizație de la consumatori de resurse materiale sau produse finite prin poștă, telefon, telegraf, e-mail, fax și curier. Ele pot fi verbale și documentate. Comanda de achiziție trebuie să conțină toate informațiile necesare furnizorului: numărul comenzii, persoanele de contact ale ambelor părți, numărul modificării, denumirea producătorului, desemnarea clientului, totalul primit de la prima livrare, confirmarea ultimei sosiri și numărul contractului. Acest formular vă permite să reduceți semnificativ timpul și costurile convorbirilor telefonice privind confirmarea acceptării comenzii Naumov V.N. Marketing de vânzări, N. Novgorod, IRC, 2005. 402 p. .
După procesarea prealabilă, comenzile sunt transmise prin rețelele de telecomunicații către centrul de informare și calcul al companiei, în care un program special primește comanda și emite automat confirmarea acceptării acesteia pentru execuție. Diviziile specifice de producție sau vânzări ale întreprinderii acționează ca sursă de onorare a comenzii de cumpărare. Planurile de onorare a comenzilor sunt elaborate pentru anumite surse. Indicatorii inițiali pentru planificare sunt specificații pentru producția de produse finite, indicatori de producție rafinați cu precizie în decurs de o săptămână sau planuri de completare a stocurilor Danko T.A. Managementul marketingului. - M.: INFRA-M, 2001. 83 p. . Acest lucru ne permite să producem și să livrăm bunuri la timp, în conformitate cu planurile de producție ale clienților. În procesul de monitorizare a comenzii se derulează proceduri pentru executarea și livrarea produselor comandate către consumatori. Acestea sunt însoțite de monitorizarea continuă a timpilor de livrare, a volumelor și a calității. Ciclul de gestionare a comenzii se încheie cu un raport privind finalizarea comenzii.
Să începem cu gestionarea comenzilor într-o companie en-gros.
Începutul comenzii.
Un client apare la orizont. Managerul introduce clientul (dacă lipsește) și comanda în sine în baza de date. Când se formează o comandă, se formează și nevoia de resurse pentru a îndeplini comanda. Managerul emite o factură sau un contract către client. Indiferent dacă clientul are nevoie de o comandă, avem deja nevoia pieței de mărfuri, capacitatea noastră de utilizare a resurselor, precum și un anumit portret al clientului, nevoile acestuia, frecvența solicitărilor etc.
Conform ordinului, sunt planificate tranzacții de management: generarea de venituri și eventuale cheltuieli pentru producție și achiziții, precum și fluxul de numerar. Portofoliul de comenzi devine baza bugetului pe termen scurt, iar dacă ciclul comenzii este lung (de exemplu, R&D), atunci bugetul pe termen mediu.
Lucrați la comandă. Clientul este de acord cu termenii comenzii, managerul pune comanda în funcțiune. Unele articole sunt trimise la producție, altele la achiziție, altele sunt în stoc (rezervat). Acum fiecare articol de comandă începe să trăiască o viață independentă și devine o sarcină (sarcină, flux de lucru). Managementul sarcinilor este gestionarea fluxurilor nefinanciare din cadrul companiei, urmărirea finalizării lucrărilor, a termenelor limită și a utilizării resurselor Voronin A.A., Mishin S.P. Structuri ierarhice optime. - M.: IPU RAS, 2003. 27 p. .
Comenzile interne, comenzile de la un antreprenor la altul, joacă un rol important în gestionarea comenzilor.
Desigur, îndeplinirea unei comenzi va necesita un flux de numerar pentru a achiziționa inventarul necesar, pentru a plăti subcontractanții pentru muncă sau pentru a plăti muncitorii din avansul cumpărătorului. Dar, în general, aceste acțiuni sunt elemente ale îndeplinirii anumitor etape ale comenzilor și, în unele cazuri, nu afectează deloc îndeplinirea comenzii: mărfurile și materialele sunt în depozit, lucrătorii primesc salarii pentru lucru luna viitoare, subcontractanții sunt legat de sfârșitul comenzii în ansamblu. În consecință, o anumită etapă a gestionării comenzii implică primirea materialelor, și nu plata acestora.
În această etapă, scopul sistemului informațional de management este de a spune managerului ce să facă. Dacă un manager gestionează 10 comenzi în același timp și fiecare comandă are 10 poziții, atunci managerul trebuie să gestioneze 100 de sarcini simultan. Această cantitate de muncă din minte este imposibil de urmărit, așa că sistemul de management al comenzilor trebuie să concentreze atenția managerului asupra punctelor importante.
Sfârșitul comenzii. Dacă comanda este gata sau o parte din articole este gata pentru livrare parțială, managerul generează un document de vânzare și apoi informează clientul că comanda poate fi acceptată. Dacă începutul muncii este un plan în contabilitatea de gestiune, atunci sfârșitul lucrării este deja un fapt al contabilității de gestiune și, în consecință, date pentru contabilitate. În această etapă, principalele operațiuni devin fluxuri financiare și reflectarea lor în gestiune și contabilitate: vânzări și eliberare de mărfuri și materiale din depozit, flux de numerar, acumulare de bonusuri pentru muncă, formare de creanțe și datorii.
În primele două etape, managerul joacă rolul principal în ultima etapă, cea mai mare parte a responsabilității revine departamentului de planificare financiară și departamentului de contabilitate.
După ce articolele sunt gata de expediere, managerul sună clientul, iar după sosirea acestuia creează documente și expediază produsele.
Aceasta este o înțelegere modernă a comerțului și a depozitelor sau a gestionării comerțului, care poate fi reprezentată ca managementul comenzilor. Ce ar trebui să vadă un manager pentru a lua o decizie adecvată? El trebuie să vadă situații cu comenzi: dacă să plaseze sau nu o comandă în serviciu, să afle de la client dacă comanda este necesară după emiterea unei facturi, să stabilească dacă produsele necesare au fost produse, să informeze clientul despre pregătirea comenzii , etc.
Adică, managerul devine proprietarul procesului, monitorizează toate intrările acestuia pentru a primi o comandă finalizată la ieșire. Când gestionează comenzi, el știe ce trebuie făcut. Sistemul comercial și de depozit însuși determină acțiunile sale: sunați clientul, puneți-l în producție, determinați motivul întârzierii comenzii.
Deși unele dintre mișcările comenzii pot fi arbitrare și haotice, cele mai multe pot fi descrise și simplificate, deoarece sunt o descriere a proceselor de afaceri din cadrul companiei. Abordarea descrierii poate fi diferită descrierea poate apărea în timpul muncii managerilor, sau o puteți aborda din punct de vedere științific și să invitați o companie de consultanță. Odată ce procesele din companie sunt descrise, puteți începe să le optimizați. Puteți redistribui calendarul, puteți face unele procese mai detaliate, puteți elimina unele Anikeev S. Metodologie pentru elaborarea unui plan de marketing. - M.: Folium. 2003. 66 p. .
Scopul final al implementării managementului comenzilor este reducerea timpilor de onorare a comenzilor și creșterea eficienței managerilor. În plus, portofoliul de comenzi stă la baza planificării pe termen scurt și mediu a activităților companiei: planificarea veniturilor, cheltuielilor, fluxului de numerar. Managerii, în calitate de responsabili cu procesul de afaceri (comandă), monitorizează performanța interpreților interni (departamentele de producție și financiare) și a executanților externi (furnizori și subcontractanți), crescând astfel eficiența executanților și, în cele din urmă, eficiența companiei în sine. în ansamblu Vissem X Management în diviziile companiei. - M.: INFRA-M, 1998. 118 p. .
· Managementul activităților logistice în etapa de distribuție se realizează în următoarea secvență.
· Gestionarea comenzilor. Formarea unui portofoliu de comenzi.
· Stabilirea parametrilor cantitativi si calitativi ai produselor comandate, diferentierea acestora dupa criterii selectate.
· Elaborarea unui plan de receptie a produselor finite de la magazinele de productie la depozitele de distributie a sistemului logistic, implementarea si coordonarea acestuia.
· Gestionarea fluxurilor de materiale (mărfuri) în departamentele de transport și depozitare ale sistemului logistic (gestionarea raționalizării și stocurilor, procesarea depozitului, pregătirea pentru consumul producției în funcție de cerințele clienților, ambalare, etichetare etc.).
· Dezvoltarea si implementarea distributiei multivariate a produselor finite.
· Dezvoltarea planurilor de livrare. Formarea fluxurilor de mărfuri (marfă).
· Managementul fluxurilor de mărfuri (marfă) în afara sistemului logistic.
Managementul comenzilor este una dintre cele mai importante funcții ale logisticii distribuției. Ponderea sa în costurile de logistică în etapa de distribuție este semnificativ mai mică decât ponderea transportului și a gestionării stocurilor. Cu toate acestea, rolul acestei funcții este foarte important.
În esență, gestionarea comenzilor este cea care asigură promovarea eficientă a fluxurilor de materiale de-a lungul lanțurilor logistice pe drumul de la producător la consumator Gordon M. P., Karnaukhov S. B. Logistica distributiei marfurilor. - M.: Williams. 2005. 75 p. .
În sens larg, managementul comenzilor este o funcție sintetică inerentă managementului fluxurilor de materiale, atât la etapa de logistică, cât și la etapa de vânzare a produselor finite. Cu toate acestea, ea capătă importanță prioritară doar în strânsă integrare cu funcțiile de marketing, întrucât în condițiile relațiilor de piață această unire este decisivă pentru toate activitățile de producție și comerciale ale întreprinderii.
Principalul indicator cuprinzător în zona luată în considerare este portofoliul de comenzi.
Portofoliul de comenzi este un set de comenzi de la consumatori (cumpărători) disponibile la o anumită dată.
Acest indicator este utilizat atât în micro, cât și în macrologistica.
În micrologistică, se calculează la nivelul unei întreprinderi individuale (firma, sistem logistic).
În macrologistică - la nivelul regiunii, industriei și economiei naționale în ansamblu. Astfel, în Statele Unite, acest indicator este calculat în mod regulat de Departamentul de Comerț și publicat în buletinul corespunzător.
Volumul portofoliului de comenzi depinde de mulți factori externi și interni. De exemplu, privind situația economică generală, activitatea afacerii, cererea consumatorilor, nivelurile de încărcare și starea capacităților de producție și logistică etc. Gordon M.P., Karnaukhov S.B. Logistica distributiei marfurilor. - M.: Williams. 2005. 117 p. .
Portofoliul de comenzi este alcătuit pe baza solicitărilor relevante pentru furnizarea de produse, reflectând cererea consumatorilor. La formarea acestuia trebuie luate în considerare capacitățile de producție și logistică ale producătorilor. Ele creează baza pentru încheierea acordurilor pentru furnizarea de produse, care la rândul lor devin o bază oficială în procesul de gestionare a fluxurilor de materiale (mărfuri).
În ultimii ani, datorită dezvoltării rapide și cuprinzătoare a informatizării, introducerea sistemelor automate de gestionare a comenzilor care funcționează în timp real s-a extins. Ele fac posibilă crearea unui sistem de organizare a activităților logistice care este fundamental diferit de cel tradițional, acoperind nu numai sfera distribuției, ci și producția și achizițiile (plasarea comenzilor pentru resurse materiale). În acest sens, se deschid oportunități suplimentare pentru optimizarea operațiunilor de depozitare, depozitare și transport.
Adaptabilitatea sistemului automat de gestionare a comenzilor la condițiile reale este asigurată de module flexibile de marketing și logistică - un subsistem de colectare și un subsistem de procesare a comenzilor. Un alt modul care asigură eficiența logisticii în acest domeniu este subsistemul de prognoză a comenzilor Bagiev L.Yu. Marketing. - Sankt Petersburg: Piter-Kom, 2006. 274 p. .
O creștere semnificativă a eficienței gestionării proceselor de flux (material, informații) este realizată prin tehnologia de gestionare a comenzilor fără hârtie. Aceasta este o tehnologie de selectare a produselor pe baza comenzilor (cererilor) in sistemul de stocare si procesare al sistemului logistic fara utilizarea documentatiei pe hartie. Documentul pe hârtie este înlocuit cu unul electronic. Afișajul unui terminal portabil, care este utilizat, de exemplu, de un culegător, afișează informațiile necesare pentru lucru. Schimbul de date între terminalele de lucru și un computer local (de depozit) poate fi organizat în două moduri.
Prima metodă este ca seria și parametrii de comandă corespunzători să fie încărcați în memoria terminalelor tuturor diviziilor sistemului de stocare și procesare a produsului.
Detaliile fiecărei comenzi sunt afișate pe unul sau altul terminal secvențial, la solicitarea operatorului.
Imprimantele terminale situate în departamentele relevante pot imprima documentele de expediere necesare. La finalizarea întregii serii de comenzi, informațiile despre acestea sunt introduse în computerul central al sistemului logistic Dixon P. Marketing Management - M.: Binom, 1999. 74 p. .
A doua metodă este că schimbul de informații între terminalele de lucru și computere se realizează prin canale radio. Această metodă este mai potrivită în acele sisteme logistice în care există un procent mare de comenzi de urgență. Calculatorul poate întrerupe executarea comenzii curente și poate organiza execuția unei comenzi prioritare fără intervenția managerului sistemului de stocare și procesare.
Atât în primul cât și în al doilea caz, toate informațiile despre fluxul de material (despre plasare, mișcare, selecție etc.) sunt introduse de către operator direct în rețeaua locală fără hârtie. Apoi informațiile necesare din rețeaua locală sunt transferate automat către centrul de control al sistemului logistic Dichtl E., Hershgen H. Marketing practic. - M.: INFRA-M, 2004. 249 p. .
Cand se formeaza un flux de materiale corespunzator unei comenzi, pe terminale sunt afisate informatii despre cantitatea, tipul de produs, adresa de depozitare etc.
Utilizarea terminalelor portabile face posibilă efectuarea lucrărilor de inventariere a depozitelor sistemului logistic fără a opri activitățile depozitelor sistemului de depozitare și procesare. Periodic, după finalizarea mai multor comenzi, operatorul realizează un inventar al anumitor locații de depozitare. Utilizarea terminalelor portabile face posibilă stabilirea unei contabilități cuprinzătoare a muncii fiecărui operator în ceea ce privește productivitatea muncii, calitatea muncii, utilizarea timpului de lucru, asigurarea siguranței produselor comercializabile etc.
În plus, prin coordonarea rapidă a acțiunilor comune, eficiența generală a operatorilor este îmbunătățită.
Tehnologia de procesare a comenzilor fără hârtie vă permite să reduceți în medie de 5 ori numărul de erori ale angajaților departamentului de logistică în procesul de gestionare a fluxurilor de materiale, precum și să creșteți productivitatea muncii de 2-3 ori.
În general, tehnologia de gestionare a comenzilor include următoarele minime de muncă și operațiuni logistice Evans J.R., Berman B. Marketing. - M.: Economie, 2007. 59 p. .
· Prelucrarea comenzilor primite și clarificarea specificațiilor acestora.
· Formarea si structurarea unui portofoliu de comenzi.
· Elaborarea, coordonarea si aprobarea unui plan de onorare a comenzilor.
· Controlul operațional al producției și livrării produselor comerciale în conformitate cu comenzile.
· Intocmirea si inregistrarea fluxurilor de marfuri in conformitate cu ordinele acceptate pentru executare.
· Monitorizarea fluxurilor de mărfuri către clienți și analizarea evaluării acestora cu privire la calitatea onorării comenzilor.
· Mentinerea feedback-ului clientilor cu furnizorul.
În procesul de gestionare a comenzilor, timpul de livrare este de mare importanță. Dacă sunt foarte multe comenzi, atunci optimizarea acestora în ceea ce privește timpii de implementare stă la baza normalizării funcționării sistemului logistic. Variația timpilor de livrare afectează în mod direct cererea clienților pentru resursele aferente, precum și fiabilitatea sistemului de distribuție. Perioadele lungi de livrare pentru onorarea comenzilor duc la o creștere a stocurilor nu numai în rândul consumatorilor, ci și la toate nivelurile lanțului de aprovizionare. În același timp, un termen scurt de livrare pentru comenzi poate duce la erori în procesarea și implementarea acestora. Fluxurile de materiale pot să nu corespundă parametrilor cantitativi și calitativi declarați. Mai mult, pot fi generate pur și simplu fluxuri de materiale inutile.
În multe țări, timpii de onorare a comenzilor sunt standardizați în anumite limite. De exemplu, în SUA (inclusiv timpul de producție) în sistemul de distribuție este de minim 7 zile, maxim 72 de zile. În Germania, standardul pentru serviciul logistic pentru comenzile pentru livrarea de materiale și produse din gama disponibilă este considerat a fi de 24 de ore. Comenzile care țin cont de nevoile individuale ale clientului sunt finalizate în termen de 14 zile.
Datorită faptului că întreprinderile caută de obicei să-și extindă activitățile de producție și comerciale, conexiunile logistice se extind și ele. Acest lucru duce la o creștere exponențială a informațiilor actuale. Problema se înrăutățește și este nevoie de simplificarea procedurilor de control operațional al onorării comenzilor. Ajutorul în rezolvarea acestor probleme este oferit prin utilizarea metodelor computerizate de gestionare a comenzilor.
În ultimii ani, termenul de „afaceri ușor de făcut” a apărut în domeniul relațiilor de afaceri. Aceasta nu este doar o frază, ci o recunoaștere a avantajelor conceptului de logistică în sectorul distribuției. Sensul acestui termen este că producătorii pot primi comenzi fără prea mult efort dacă folosesc sisteme electronice de schimb de informații Uvarov, S.A. Logistica: general, concept, teorie, practică. St.Petersburg Invest-NP, 2005. 232 p. .
În sistemul logistic, modelele dinamice de planificare a producției și activităților comerciale sunt cele mai eficiente. Ele țin cont cel mai pe deplin de continuitatea procesului de acceptare a comenzilor noi, de modificările puterii mijloacelor tehnice implicate, de capacitatea de a controla situațiile emergente etc.
Aceste proceduri din orice sistem logistic li se acordă o atenție primordială, întrucât procesul de management în logistica distribuției este supus unor fluctuații aleatorii din cauza instabilității pieței și a specificului activităților de transport și expediere.
Cu cât sistemul logistic este mai mare, cu atât mai complexe, de regulă, procesele de gestionare a comenzilor. Cele mai eficiente abordări ale managementului comenzilor în sistemele logistice complexe sunt cele bazate pe teoria cozilor.
„Comanda” înseamnă formularul Nr. TORG-26 completat în două exemplare, care conține informații despre tipul, denumirea și volumul sau cantitatea mărfurilor, precum și condițiile de livrare. Din punct de vedere al sistemului de management, comanda clientului are o importanță decisivă: el este cel care „lansează” producția sau un lanț de activități logistice în companie.
Toți clienții dintr-o privire într-un singur sistem CRM.
Efectuați o muncă productivă cu comenzi, gestionați relațiile cu clienții!
Un sistem de management al comenzilor bine organizat vă permite să reduceți la minimum timpul și numărul de activități din momentul în care consumatorul plasează o comandă până în momentul procesării și vânzării acesteia.
De unde începe un sistem de management al comenzilor?
Atunci când se dezvoltă un sistem eficient de management al aplicațiilor, este necesar să se țină cont de tipul acestora. Cererile și comenzile pot fi clasificate după formă și timp de procesare, subiect și obiect al cererii. Rolul decisiv în dezvoltarea unui sistem de control îl joacă subiectul comenzii - consumatorul. Următoarele pot acționa în calitate de client:
- unul dintre departamentele, atelierele sau sucursalele întreprinderii (consumator „intern”);
- consumator „extern”: stat, municipiu, societate comercială sau întreprindere producătoare, persoană fizică.
Comanda trece prin mai multe etape de procesare:
1. documentatie;
2. trimiterea comenzii către producător sau furnizor;
3. onorarea directă a comenzii (producție, livrare de la un angrosist sau producător);
4. livrarea către client.
Fiecare dintre aceste etape necesită un studiu separat. Cu un sistem de management al comenzilor stabilit, timpul de așteptare al clienților și costurile producătorului sunt reduse la minimum.
În drum spre plasarea unei comenzi
Comanda se formează în document format Nr. TORG-26, unde sunt indicate toate datele necesare (denumirea mărfurilor sau serviciilor, volumul sau cantitatea; data și ora livrării; costul și condițiile de plată). Destinatarul completează două exemplare, dintre care unul îl păstrează pentru el, iar al doilea îl dă clientului.
Documentul se intocmeste in prezenta clientului, certificat prin semnatura acestuia, precum si semnaturile persoanelor responsabile cu procesarea comenzii. După aceasta, aplicația este introdusă în baza de date a întreprinderii și procesată în ordinea priorității sau în condițiile convenite cu clientul.
Este obligatoriu să se indice numele și detaliile organizației clientului dacă acesta este o entitate juridică sau pașaport și informații de contact dacă clientul este o persoană fizică. Toate informațiile necesare, inclusiv numărul de telefon, detaliile, numele sau numele clientului, sunt introduse în baza de date împreună cu datele despre tipul și ora livrării mărfurilor.
Executarea comenzii clientului
După generarea comenzii, aceasta este procesată de:
1. producție, dacă vorbim de produse realizate la dimensiuni sau modele individuale;
2. depozit, unde sunt selectate și produse mărfuri de tipul cerut în volumul comandat:
- echipamente
- examinare
- pachet
- expediere.
Livrarea este ultima etapă a onorării comenzii, care este implementată la un moment strict definit. La finalizarea livrării, mărfurile sunt expediate către client, care semnează documentele furnizate de transportator, efectuează plata dacă aceasta nu a fost făcută anterior și acceptă comanda.
Fără greșeală, fiecare etapă de procesare a comenzii, până la finalizarea ei completă, este înregistrată în documentație sau baza de date. Acest lucru este necesar pentru a urmări progresul comenzii, pentru a accelera implementarea acesteia și pentru a asigura siguranța acesteia.
În plus, având în mână date despre toate comenzile procesate pentru ultima perioadă de raportare, un manager sau analist financiar al unei întreprinderi poate prezice profiturile viitoare sau poate dezvolta un plan de afaceri eficient pentru perioada următoare (lună, trimestru sau an).
Este destul de dificil să sistematizați informații despre comenzile finalizate și curente dacă sunt stocate pe hârtie, introduse într-o foaie de calcul Excel sau înregistrate într-un alt mod ineficient.
Automatizați gestionarea comenzilor și a clienților în programul online Class365. Înscrie-te gratis!
Gestionarea eficientă a comenzilor în situația modernă este imposibilă fără utilizarea sistemelor automate. Folosind programul online de automatizare a afacerilor Class365, care vă permite să procesați și să controlați automat implementarea comenzilor, este posibil să:
- reducerea semnificativă a costurilor de timp pentru acceptarea, procesarea și analizarea comenzilor și, prin urmare, îmbunătățirea calității onorării comenzilor;
- să creeze o schemă eficientă de onorare a comenzilor;
- analizează onorarea comenzilor, profitabilitatea întreprinderii, întocmește o previziune și un plan de afaceri cu cele mai mici costuri cu forța de muncă;
- crește loialitatea clienților și încurajează achizițiile repetate
Class365 se caracterizează prin ușurință în administrare, fără nevoie de instalare și depanare la întreprindere, securitate ridicată și confort maxim. Programul are toate funcțiile necesare pentru automatizarea simplă și eficientă a muncii într-un depozit, contabilitate financiară și comercială, lucru cu clienții în modulul CRM încorporat și integrare cu un magazin online. Puteți începe să lucrați imediat după înregistrare, deoarece stăpânirea programului nu va dura mai mult de 15 minute.
Utilizați gratuit sistemul de gestionare a comenzilor cu Class365 și uitați de munca de rutină cu comenzile de astăzi!
Înscrieți-vă gratuit la Class365 astăzi.
Procesați comenzile de 2 ori mai repede!
Conectați-vă gratuit la Business.Ru
Necesitatea de a lucra „la comandă” pentru întreprinderile rusești moderne nu mai este pusă sub semnul întrebării. Tranziția la o economie de piață și nevoia de a vinde produse către consumatorul final, riscul de supraaprovizionare cu produse inutile sau necompetitive, au condus la schimbarea priorităților de la muncă „la depozit” la lucru „la comandă”. Chiar și întreprinderile care produc același tip de produs pentru piața de masă au un client intern, de exemplu, în persoana departamentului de marketing, care stabilește volumele de producție în funcție de fluctuațiile pieței. Este necesar de remarcat tendința din ultimii ani, când, în condiții de concurență acerbă, întreprinderile încearcă să segmenteze pe cât posibil piața și să ofere un produs unic unui grup restrâns de consumatori.
La Motovilikha Plants OJSC, trecerea de la un „plan de vânzări” la acceptarea comenzilor a fost primul pas în îmbunătățirea sistemului de management al producției. Există mai multe motive pentru aceasta:
- Întârzieri în expedierea produselor către cumpărător pe fondul suprastocului din depozitul de produse finite.
- Volume mari de lucru în curs datorită faptului că atelierele care încep producția de produse sunt motivate să lucreze la volumul „brut” de producție.
- Fără referire la comandă, este imposibil să utilizați instrumente Lean pentru a optimiza lanțul de producție.
- Nomenclatura programului de producție ar putea conține articole pentru care vânzările nu au fost planificate în perioada de planificare. La sfârșitul lunii, au existat întotdeauna dezacorduri între „producție” și „vânzări” în evaluarea implementării planurilor.
- Este imposibil să construiești un sistem vertical de management al producției într-un holding mare dacă lucrătorul însuși determină gama de producție fără a face referire la comenzile plasate.
Viziunea pentru un sistem eficient de primire a comenzilor.
Analizând problemele de programare discretă și pe baza succeselor companiilor care utilizează un sistem personalizat de management al producției, s-a format viziunea unui sistem eficient de primire a comenzilor.
În primul rând, baza pentru producția de produse (servicii) ar trebui să fie o comandă cu o anumită nomenclatură, volum, termen limită și client. Cu anumite ipoteze, o comandă poate fi considerată o specificație pentru un contract, cu toate acestea, datorită particularităților de lucru cu specificații, s-a decis să se creeze un obiect informațional independent. În special, o comandă este mai bună decât o specificație, deoarece gama de produse este legată de cartea de referință a designerului și nu doar de numele comercial. De asemenea, plasarea unei comenzi precede lansarea în producție, în timp ce specificația este un document de expediere și poate fi emisă după lansare, mai mult, efectuarea de modificări la specificație este o procedură mai complexă decât ajustarea comenzii;
Recepția comenzilor completează sistemul anterior de programare a volumului, care este utilizat pentru a determina volumul de resurse în producția de produse pentru perioada de planificare. Acceptarea și onorarea comenzilor nu se oprește pentru perioada de aprobare a planurilor calendaristice. Programele pot fi reduse cu numărul de poziții până la nivelul dorit de consolidare pe tip de produs.
Procesul de acceptare a comenzii trebuie să fie continuu și centralizat. Această funcție a fost atribuită serviciului nou creat în societatea de administrare a Holdingului. Timpul de procesare și aprobare a comenzii este consemnat în regulament. Sistemul de bonusuri pentru specialiștii acestui serviciu a fost determinat în funcție de două obiective competitive - de a îndeplini comenzile acceptate și de a maximiza capacitatea de producție.
Procedura de acceptare a comenzii în sine a fost înregistrată în reguli, care contine si metodologia de evaluare a onorării comenzilor- ceea ce este considerat o comandă finalizată. Reglementările includ și o anexă cu date medii privind ciclurile de producție ale principalelor tipuri de produse pentru plasarea la timp a comenzilor.
Suport IT pentru sistemul de primire a comenzilor
Specialiștii în servicii IT ai Holdingului au dezvoltat o bază de date de comenzi și o interfață pentru utilizatorii sistemului.
Deja în timpul implementării proiectului au fost identificate anumite probleme și au fost elaborate soluții adecvate:
1. Atelierul în sine nu poate determina nomenclatura pentru producție care nu este legată de comandă. În consecință, pentru a minimiza timpul de oprire a producției, este necesar să se dezvolte un sistem care să asigure primirea comenzilor pentru o perioadă nu mai mică decât ciclul de producție. Un astfel de sistem a fost dezvoltat și s-a bazat pe o evaluare lunară a procesului de afaceri „Vânzări” (serviciu comercial) pe baza volumului de comenzi plasate în comparație cu prognoza pentru o perioadă egală cu ciclul mediu de producție a produsului.
2. Pentru a garanta timpii de procesare a comenzilor, este necesar să le clasificăm ca minim:
- pentru produsele de serie, când nu este necesară elaborarea documentației de proiectare și tehnologice, precum și pregătirea producției;
- pentru „produse noi” atunci când este necesară pregătirea pentru producție.
(JSC Motovilikha Plants utilizează un tip suplimentar de comandă - produse „standard”, atunci când este necesar să se producă un produs cu abateri de la versiunea standard sau cu parametri variabili. Pentru produsele standard, de regulă, se utilizează un software special - un configurator de produs).
3. Lipsa unui sistem MRP și a unei baze complete de documentație normativă și de referință în sistemul informațional a impus dezvoltarea unor instrumente expert pentru evaluarea sarcinii de producție la acceptarea fiecărei comenzi.
Este de remarcat faptul că sistemul de management al comenzii, deși se bazează pe principii simple de procesare a cozilor, este, totuși, mai greu de înțeles și implementat din punctul de vedere al managerilor. Într-adevăr, cunoscând dinainte gama de produse, având producție ritmică stabilă și asigurare a resurselor, este mult mai ușor să organizezi o producție eficientă decât să faci același lucru în condiții de incertitudine. A fost necesară schimbarea abordării managementului producției: planificarea, evaluarea îndeplinirii comenzilor, pregătirea pentru producție și furnizarea de resurse sunt activitățile de rutină ale participanților la procesul de producție și se desfășoară pe măsură ce se primesc comenzile. În mod ideal, sistemul de planificare ar trebui să devină glisant fără referire la o perioadă calendaristică.
Introducerea unui sistem de comandă la comandă la Motovilikha Plants OJSC a condus la o scădere a stocurilor atât de produse finite, cât și de produse nefinisate cu cel puțin 20%. În plus, a devenit posibil următorul pas în îmbunătățirea sistemului de planificare - întocmirea planurilor de magazine de nomenclatură ( MRPplan), calculat în raport cu comenzile, luând în considerare ciclurile de avans de lansare.