ЗАТВЕРДЖУЮ
Генеральний директор
Прізвище І.Б. ________________
«________»_____________ ____ р.
1. Загальні положення
Виконавців.
1.2. Діловод призначається посаду і звільняється від неї наказом .
1.3. Діловод підпорядковується безпосередньо генеральному директору / начальнику документаційного забезпечення організації / .
1.4. На час відсутності діловода його права та обов'язки переходять до іншої посадової особи, про що оголошується в наказі щодо організації.
1.5. На посаду діловода призначається особа, яка відповідає таким вимогам: освіта - вища, неповна вища або середня спеціальна, стаж аналогічної роботи від півроку, знання діловодства, програм Microsoft Office.
1.6. Діловод керується у своїй діяльності:
- нормативними правовими актами, положеннями, інструкціями, іншими керівними матеріалами та документами щодо ведення діловодства на підприємстві;
- Інструкцією з діловодства та роботи архіву на підприємстві;
- , Правилами внутрішнього трудового розпорядку;
- Наказами та розпорядженнями керівництва;
2. Посадові обов'язки діловода
Діловод виконує такі посадові обов'язки:
2.1. Приймає та реєструє кореспонденцію, направляє її до структурних підрозділів.
2.2. Відповідно до резолюції керівників підприємства передає документи на виконання, оформляє реєстраційні картки або створює банк даних.
2.3. Веде картотеку обліку проходження документальних матеріалів, здійснює контроль за їх виконанням, видає необхідні довідки щодо зареєстрованих документів.
2.4. Надсилає виконану документацію за адресатами.
2.5. Веде облік одержуваної та відправленої кореспонденції, систематизує та зберігає документи поточного архіву.
2.6. Забезпечує зручний та швидкий пошук документів.
2.7. Підготовляє та здає до архіву підприємства документальні матеріали, закінчені діловодством, реєстраційну картотеку або комп'ютерні банки даних, складає описи справ, що передаються на зберігання до архіву.
2.8. Приймає документи на підпис завідувача канцелярії / начальника відділу документаційного забезпечення, перевіряє правильність їх складання та оформлення.
2.9. Забезпечує збереження службової документації, що проходить.
2.10. Виконує окремі службові доручення свого безпосереднього керівника.
3. Права діловода
3.1. Знайомитись з проектами рішень керівництва підприємства, що стосуються його діяльності.
3.2. Вносити на розгляд керівництва пропозиції щодо вдосконалення роботи, пов'язаної з передбаченими цією інструкцією обов'язками.
3.3. Запитувати особисто чи за дорученням свого безпосереднього керівника від керівників підрозділів та спеціалістів інформацію та документи, необхідні для виконання своїх посадових обов'язків.
3.4. Вимагати від керівництва підприємства сприяння у виконанні своїх посадових обов'язків та прав.
4. Відповідальність діловода
4.1. За невиконання та/або несвоєчасне, недбале виконання своїх посадових обов'язків.
4.2. За недотримання діючих інструкцій, п та конфіденційної інформації.
4.3. За порушення правил внутрішнього трудового розпорядку, трудової дисципліни, правил техніки безпеки та протипожежної безпеки.
ПОСАДА ІНСТРУКЦІЯ ДІЛОВИРОБНИКА
затверджую
_________________________
уповноважене затверджувати
посадову інструкцію)
» » ____________ 20__р.
Посадова інструкція
діловода
I. Загальні положення
1.1. Діловод відноситься до категорії технічних
(завідувача канцелярії,
іншої посадової особи)
стажу роботи.
(завідувачу
________________________________________________________________________.
посадовій особі)
виконуваної роботи;
- Статутом підприємства;
- Справжньою посадовою інструкцією.
підприємстві;
діловодства;
документації;
матеріалів;
- основи організації праці;
ІІ. Функції
адресатам.
та зберігання документів.
ІІІ. Посадові обов'язки
чи створювати банк даних.
до архіву.
Діловод має право:
що стосуються її діяльності.
справжньою інструкцією.
компетенцію.
V. Відповідальність
Діловод несе відповідальність:
(найменування,
номер та дата документа)
(ініціали, прізвище)
_________________________
(Підпис)
» » _____________ 20__р.
» » ________________ 20__р.
(ініціали, прізвище)
_________________________
(Підпис)
» » _____________ 20__р.
ПОСАДА ІНСТРУКЦІЯ ДІЛОВИРОБНИКА
затверджую
_________________________
___________________________________ (Прізвище, ініціали)
(найменування організації, _________________________
підприємства тощо, його (директор чи інше
організаційно-правова форма) посадова особа,
уповноважене затверджувати
посадову інструкцію)
» » ____________ 20__р.
Посадова інструкція
діловода
______________________________________________
(найменування організації, підприємства тощо)
» » ____________ 20__р. N__________
Справжня посадова інструкція розроблена та затверджена на
на підставі трудового договору з __________________________________________
(найменування посади особи, на яку
______________________________________________________ та відповідно до
складено справжню посадову інструкцію)
положеннями Трудового кодексу Російської Федерації та інших нормативних актів
актів, регулюючих трудові правовідносини Російської Федерації.
I. Загальні положення
1.1. Діловод відноситься до категорії технічних
виконавців, приймається працювати і звільняється з неї наказом
директора підприємства за поданням __________________________________
(завідувача канцелярії,
________________________________________________________________________.
іншої посадової особи)
1.2. На посаду діловода призначається особа, яка має
початкова професійна освіта, без пред'явлення вимог до
стажу роботи, або середню (повну) загальну освіту та спеціальну
підготовку за встановленою програмою, без пред'явлення вимог до
стажу роботи.
1.3. Діловод безпосередньо підпорядковується _________________
(завідувачу
________________________________________________________________________.
канцелярією, начальнику відділу документаційного забезпечення, іншому
посадовій особі)
1.4. Під час відсутності діловода (відпустка, хвороба та ін.)
його обов'язки виконує в установленому порядку призначений
заступник, який несе повну відповідальність за належне виконання
покладених на нього обов'язків.
1.5. У своїй діяльності діловод керується:
— нормативними документами та методичними матеріалами з питань
виконуваної роботи;
- Статутом підприємства;
- Правилами трудового розпорядку;
— наказами та розпорядженнями директора підприємства
та безпосереднього керівника;
- Справжньою посадовою інструкцією.
1.6. Діловод повинен знати:
- нормативні правові акти, положення, інструкції, інші
керівні матеріали та документи з ведення діловодства на
підприємстві;
- Основні положення Єдиної державної системи
діловодства;
- Структуру підприємства та його підрозділів;
- Стандарти уніфікованої системи організаційно-розпорядчої
документації;
— порядок контролю за проходженням службових документів та
матеріалів;
- основи організації праці;
- Правила експлуатації обчислювальної техніки;
- Основні питання законодавства про працю;
- Правила внутрішнього трудового розпорядку;
- правила та норми охорони праці.
ІІ. Функції
На діловода покладаються такі функції:
2.1. Прийом, реєстрація та направлення кореспонденції до структурних
підрозділи підприємства, відправка виконаної документації з
адресатам.
2.2. Облік кореспонденції, що отримується і надсилається, систематизація
та зберігання документів.
2.3. Контроль за своєчасним виконанням документів, видача
необхідних довідок щодо зареєстрованих документів.
ІІІ. Посадові обов'язки
Для виконання покладених на нього функцій діловод зобов'язаний:
3.1. Приймати та реєструвати кореспонденцію, направляти її до
відповідні структурні підрозділи.
3.2. Відповідно до резолюції керівників підприємства
передавати документи на виконання, оформляти реєстраційні картки
чи створювати банк даних.
3.3. Вести картотеку обліку проходження документальних матеріалів,
здійснювати контроль за їх виконанням, видавати необхідні довідки щодо
зареєстрованих документів.
3.4. Надсилати виконану документацію за адресатами.
3.5. Вести облік одержуваної та відправленої кореспонденції,
систематизувати та зберігати документи поточного архіву.
3.6. Вести роботу щодо створення довідкового апарату за документами,
забезпечувати їх зручний та швидкий пошук.
3.7. Готувати та здавати в архів підприємства документальні
матеріали, закінчені діловодством, реєстраційну картотеку або
комп'ютерні банки даних, складати описи справ, що передаються на зберігання
до архіву.
3.8. Забезпечувати збереження службової документації, що проходить.
3.9. ______________________________________________________________.
Діловод має право:
4.1. Знайомитись з проектами рішень керівництва підприємства,
що стосуються її діяльності.
4.2. Вносити на розгляд керівництва пропозиції щодо
вдосконалення роботи, пов'язаної з обов'язками, передбаченими
справжньою інструкцією.
4.3. Отримувати від керівників структурних підрозділів,
фахівців інформацію та документи з питань, що входять до нього
компетенцію.
4.4. Вимагати від керівництва підприємства сприяння
виконанні своїх посадових обов'язків та прав.
4.5. ______________________________________________________________.
V. Відповідальність
Діловод несе відповідальність:
5.1. За невиконання (неналежне виконання) своїх посадових осіб
обов'язків, передбачених цією посадовою інструкцією,
межах, визначених трудовим законодавством України.
5.2. За скоєні у процесі здійснення своєї діяльності
правопорушення — у межах, визначених адміністративним, кримінальним та
цивільним законодавством Російської Федерації.
5.3. За заподіяння матеріальних збитків — у межах, визначених
трудовим, кримінальним та цивільним законодавством Російської Федерації.
Посадова інструкція розроблена відповідно до ________________
(найменування,
_____________________________.
номер та дата документа)
Керівник структурного підрозділу _________________________
(ініціали, прізвище)
_________________________
(Підпис)
» » _____________ 20__р.
Узгоджено:
Начальник юридичного відділу
_____________________________
(ініціали, прізвище)
_____________________________
(Підпис)
» » ________________ 20__р.
З інструкцією ознайомлено: _________________________
(ініціали, прізвище)
_________________________
(Підпис)
» » _____________ 20__р.
Анна Самойдюк Кожен, хто колись займався рекрутингом, знає, наскільки цей час є витратним. Одна позиція може залучати сотні та навіть тисячі резюме, і можливості уважно ознайомитись з ними всіма немає. Тому організації все частіше почали звертатися до...
Посадова інструкція діловода затверджується співробітником відділу кадрів або особою, відповідальною за охорону праці в організації. Для працівника посадова інструкція є своєрідною настільною книгою та вказує на основні напрямки діяльності та обов'язки. Про те, як правильно скласти документ, ми розповімо у статті.
Діловод
Діловод - це працівник, який відповідає за документообіг в організації. До його обов'язків входить, як правило, прийняття, обробка, відправка та зберігання документів.
У кваліфікаційному довіднику посад керівників, фахівців та інших службовців, який затверджений постановою Мінпраці РФ 21.08.1998 № 37, зазначено, що до діловода при працевлаштуванні не повинні пред'являтися вимоги про наявність певного рівня освіти та стажу роботи за фахом. Здобувачеві достатньо мати початкову професійну або середню повну освіту та пройти спеціальну підготовку.
Діловод у своїй роботі може використовувати різні технічні засоби. Йдеться як про комп'ютери, принтери та сканери, так і про телефонію. За все довірене майно працівник несе матеріальну відповідальність.
Відмінність діловода від секретаря полягає в тому, що секретар, як правило, відповідає за документацію певного керівника, тоді як діловод займається паперами всієї компанії. Останнім часом набирає обертів тенденція поєднання цих двох професій в одну - секретар-діловод. Як правило, це явище спостерігається у невеликих організаціях, де документообіг невеликий.
Нижче ми розглянемо приклад складання посадової інструкції секретаря та особливостей роботи секретаря-діловода.
Як стверджується посадова інструкція діловода?
Посадова інструкція діловода розробляється службовцем відділу кадрів або працівником, який відповідає за охорону праці на підприємстві. Документ обов'язково має бути узгоджений із безпосереднім начальником співробітника; за необхідності начальник має право вносити до тексту зміни. Інструкція затверджується керівником установи та подається діловоду на ознайомлення в момент укладання з ним трудового договору. Працівник повинен поставити на документі свій підпис: це означатиме, що він повідомлений про свої права та обов'язки і дає згоду на те, що їх виконуватиме. Якщо з якихось причин уповноважена особа не ознайомить службовця з інструкцією, то вимагати від нього виконання будь-яких прописаних у папері пунктів буде неможливо, оскільки виявиться, що він про них не знав.
У разі потреби в текст документа можна внести зміни. Однак співробітник повинен бути повідомлений про це; без його згоди жодні новації посадової інструкції не матимуть юридичної сили.
Чи не знаєте свої права?
Важливо! Якщо діловод з якихось причин відмовляється підписувати документ, про це за підписом співробітника відділу кадрів складається відповідний акт, в якому відображається небажання співробітника ознайомлюватися з посадовою інструкцією. Копія акта підшивається в особисту справу службовця.
Посадова інструкція діловода складається з наступних розділів.
- Загальні положення.
У цій частині документа вказується найменування посади та структурного підрозділу - місця роботи діловода відповідно до затвердженого в організації штатного розкладу. Ще тут потрібно прописати кваліфікаційні вимоги до претендента на вакансію та порядок призначення та зняття з посади, а також варіанти заміщення співробітника у разі його відсутності. - Функції та завдання.
Розділ містить перелік основних напрямів діяльності діловода. Як правило, до таких відноситься прийом та обробка документації. Крім цього може йтися про організацію зберігання та обліку паперів. - Посадові обов'язки.
Посадові обов'язки діловода залежать здебільшого від розмірів підприємства та наявності/відсутності автоматизованих систем, технічних засобів і т.д. Наприклад, один відповідає лише за вхідну документацію, другий за архівування і т. д. Ми узагальнимо обов'язки службовця з урахуванням того, що така посада в установі одна.До основних обов'язків діловода, на наш погляд, належать:
- прийом та реєстрація вхідної кореспонденції;
- виконання резолюції керівника документі;
- оформлення реєстраційних карток на папери чи ведення бази підприємства;
- ведення картотеки обліку документації та видача довідки з питання знаходження конкретного документа;
- розсилання кореспонденції за адресатами;
- організація зберігання та архівування документів;
- забезпечення безпеки всієї проходить через нього документації.
- Права.
Задля реалізації покладених нею обов'язків діловод наділяється комплексом прав. Зокрема, співробітник має право на:- вимога від працівників організації виконання резолюцій керівника у строк;
- запит необхідної інформації;
- отримання доступу до всіх інформаційних систем установи, необхідних здійснення його діяльності;
- ознайомлення з проектами рішень керівника, які тим чи іншим чином стосуються спрямування роботи співробітника;
- інше сприяння з боку керівників та співробітників підприємства.
- Відповідальність.
У цьому розділі зазначаються види відповідальності, до яких може залучатися працівник у разі невиконання чи неналежного виконання посадових обов'язків. Йдеться, зокрема, про дисциплінарну та матеріальну відповідальність, адміністративну, а в деяких випадках навіть кримінальну.
Важливо! У зв'язку з тим, що діловод працює практично з усіма документами компанії, при працевлаштуванні з ним може бути укладена угода про нерозголошення комерційної таємниці, яка стане відома йому. Недотримання пунктів цього документа може призвести до того, що службовця буде покарано аж до застосування заходів кримінальної відповідальності.
Для довідки: законодавство РФ не містить обов'язкових вимог до складання посадових інструкцій діловода щодо кількості та назви розділів документа. Саме тому уповноважені особи мають право вносити зміни до тексту інструкції, прибираючи або додаючи різні його частини на свій вибір.
Посадові обов'язки секретаря-діловода
Організації, які здійснюють широкий спектр діяльності, як правило, можуть собі дозволити утримувати в штаті і секретаря, і діловода. Однак невеликі підприємства, які не відрізняються великою кількістю працівників, як правило, об'єднують ці дві посади в одну – секретар-діловод.
Секретар - це службовець, основним обов'язком якого є забезпечення роботи керівника підприємства з організаційної та документаційної точки зору. Тут простежується конкретика у посадових обов'язках. Якщо роботи секретаря додати функції діловода, то коло діяльності розшириться: співробітник повинен буде відповідати за обробку документації всієї установи.
У посадовій інструкції секретаря-діловода, крім основних обов'язків у сфері діловодства, які були перераховані нами у попередньому пункті, зазначаються також такі напрямки діяльності:
- прийом та обробка вхідних дзвінків;
- робота з резолюціями керівника;
- складання робочого плану начальника;
- вирішення організаційних питань тощо.
Секретар-делопроизводитель повинен знати основи архівної справи, оскільки у його обов'язки входитиме облік і збереження документації, і навіть її подальша передача в архів. Якщо організації немає працівника, відповідального за цю сферу, то займатися архівуванням доведеться саме секретарю-делопроизводителю.
Таким чином, посадова інструкція діловода є документом організаційно-розпорядчого характеру, який після ознайомлення з нею стає обов'язковим для виконання співробітником. Ми рекомендуємо прописати посадові обов'язки службовця докладніше, охопивши всі напрями його діяльності, щоб у процесі роботи не виникало питань щодо правильності дій співробітника.
ЗАТВЕРДЖУЮ:
[Назва посади]
_______________________________
_______________________________
[Найменування організації]
_______________________________
_______________________/[П.І.Б.]/
«______» _______________ 20___ р.
ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ
Діловода
1. Загальні положення
1.1. Дана посадова інструкція визначає та регламентує повноваження, функціональні та посадові обов'язки, права та відповідальність діловода [Найменування організації у родовому відмінку] (далі - Компанія).
1.2. Діловод належить до категорії технічних виконавців, призначається на посаду та звільняється з посади у встановленому чинним трудовим законодавством порядку наказом керівника Компанії.
1.3. Діловод підпорядковується безпосередньо [найменування посади безпосереднього керівника в давальному відмінку] Компанії.
1.4. На посаду діловода призначається особа, яка має початкову професійну освіту без пред'явлення вимог до стажу роботи або середню (повну) загальну освіту та спеціальну підготовку за встановленою програмою без пред'явлення вимог до стажу роботи.
1.5. Діловод відповідає за:
- ефективне виконання доручається йому роботи;
- дотримання вимог виконавчої, трудової та технологічної дисципліни.
- збереження які у нього зберіганні (які стали йому відомими) документів (відомостей), містять (складають) комерційну таємницю Компанії.
1.6. Діловод повинен знати:
- нормативні правові акти, положення, інструкції, інші керівні матеріали та документи щодо ведення діловодства на підприємстві;
- основні засади Єдиної державної системи діловодства;
- структуру підприємства та його підрозділів;
- стандарти уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації;
- порядок контролю за проходженням службових документів та матеріалів;
- основи організації праці;
- правила експлуатації обчислювальної техніки;
- основи законодавства про працю;
- правила внутрішнього трудового порядку;
- правила та норми охорони праці.
1.7. Діловод у своїй діяльності керується:
- локальними актами та організаційно-розпорядчими документами Компанії;
- правилами внутрішнього трудового розпорядку;
- правилами охорони праці та техніки безпеки, забезпечення виробничої санітарії та протипожежного захисту;
- вказівками, наказами, рішеннями та дорученнями безпосереднього керівника;
- справжньою посадовою інструкцією.
1.8. У період тимчасової відсутності діловода його обов'язки покладаються на [найменування посади заступника].
2. Посадові обов'язки
Діловод здійснює такі трудові функції:
2.1. Приймає та реєструє кореспонденцію, направляє її до структурних підрозділів.
2.2. Відповідно до резолюції керівників підприємства передає документи на виконання, оформляє реєстраційні картки або створює банк даних.
2.3. Веде картотеку обліку проходження документальних матеріалів, здійснює контроль за їх виконанням, видає необхідні довідки щодо зареєстрованих документів.
2.4. Надсилає виконану документацію за адресатами.
2.5. Веде облік одержуваної та відправленої кореспонденції, систематизує та зберігає документи поточного архіву.
2.6. Веде роботу зі створення довідкового апарату за документами, забезпечує зручний та швидкий їх пошук.
2.7. Підготовляє та здає до архіву підприємства документальні матеріали, закінчені діловодством, реєстраційну картотеку або комп'ютерні банки даних, складає описи справ, що передаються на зберігання до архіву.
2.8. Забезпечує збереження службової документації, що проходить.
У разі службової необхідності діловод може залучатися до виконання своїх посадових обов'язків понаднормово, у порядку, передбаченому положеннями федерального законодавства про працю.
3. Права
Діловод має право:
3.1. Запитувати та отримувати необхідні матеріали та документи, що належать до питань діяльності діловода.
3.2. Вступати у взаємовідносини з підрозділами сторонніх установ та організацій для вирішення оперативних питань виробничої діяльності, що входить до компетенції діловода.
3.3. Представляти інтереси підприємства у сторонніх організаціях з питань, пов'язаних із його професійною діяльністю.
4. Відповідальність та оцінка діяльності
4.1. Діловод несе адміністративну, дисциплінарну і матеріальну (а окремих випадках, передбачених законодавством РФ, — і кримінальну) відповідальність за:
4.1.1. Невиконання чи неналежне виконання службових вказівок безпосереднього керівника.
4.1.2. Невиконання чи неналежне виконання своїх трудових функцій та доручених йому завдань.
4.1.3. Неправомірне використання наданих службових повноважень, а також використання їх у особистих цілях.
4.1.4. Недостовірна інформація про стан виконання дорученої йому роботи.
4.1.5. Невжиття заходів щодо припинення виявлених порушень правил техніки безпеки, протипожежних та інших правил, що становлять загрозу діяльності підприємства та його працівникам.
4.1.6. Чи не забезпечення дотримання трудової дисципліни.
4.2. Оцінка роботи діловода здійснюється:
4.2.1. Безпосереднім керівником – регулярно, у процесі повсякденного здійснення працівником своїх трудових функцій.
4.2.2. Атестаційною комісією підприємства - періодично, але не рідше 1 разу на два роки на підставі документованих підсумків роботи за оціночний період.
4.3. Основним критерієм оцінки роботи діловода є якість, повнота та своєчасність виконання ним завдань, передбачених цією інструкцією.
5. Умови роботи
5.1. Режим роботи діловода визначається відповідно до правил внутрішнього трудового розпорядку, встановлених у Компанії.
З інструкцією ознайомлено ___________/____________/ «____» _______ 20__ р.
Стверджую: Посада керівника, який затверджує посадову інструкцію: __________________ П.І.Б. "__" _____________ 200_ рікПосадова інструкція діловода
1. Загальні положення
1.1. Справжня посадова інструкція визначає обов'язки, правничий та відповідальність діловода.
1.2. На посаду діловода призначається особа, яка має початкову професійну освіту, без пред'явлення вимог до стажу роботи, або середню (повну) загальну освіту та спеціальну підготовку за встановленою програмою не менше ніж 3 місяці, без пред'явлення вимог до стажу роботи.
1.3. Діловод належить до категорії службовців, приймається та звільняється у встановленому чинним трудовим законодавством порядку наказом генерального директора організації.
1.4. У своїй діяльності діловод керується чинним законодавством РФ, Статутом організації, справжньою посадовою інструкцією, положеннями, наказами та розпорядженнями вищого керівництва організації.
1.5. У своїй діяльності діловод підпорядковується безпосередньо начальнику управління адміністративно-господарського забезпечення та перебуває в оперативному підпорядкуванні офіс-менеджера.
1.6. На час відсутності діловода (відрядження, відпустка, хвороба) його обов'язки може виконувати особа, призначена в установленому порядку, яка набуває відповідних прав і несе відповідальність за належне виконання покладених на неї обов'язків.
2. Кваліфікаційні характеристики
2.1. Діловод повинен знати:
Нормативні правові акти, положення, інструкції, інші керівні матеріали та документи щодо ведення діловодства на підприємстві;
Основні положення Єдиної державної системи діловодства;
Структуру підприємства та його підрозділів;
Стандарти уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації;
Порядок контролю за проходженням службових документів та матеріалів;
Основи організації праці;
Правила експлуатації обчислювальної та оргтехніки;
Основи законодавства про працю;
правила внутрішнього трудового розпорядку;
Правила та норми охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії та протипожежної безпеки.
2.2. Діловод повинен вміти:
Користуватись сучасними технічними засобами обробки інформації, комунікацій та зв'язку, обчислювальної техніки.
3. Посадові обов'язки
3.1. У своїй діяльності діловод зобов'язаний:
3.2. Дотримуватись регламентуючих документів, зазначених у п. 1.4.
3.3. Дотримуватись вимог охорони праці, встановлених законодавством та іншими правовими актами, а також правилами та інструкціями з охорони праці.
3.4. Негайно повідомляти свого безпосереднього або вищого керівника про будь-яку ситуацію, яка загрожує життю та здоров'ю людей, про кожен нещасний випадок, що стався на виробництві або про погіршення свого здоров'я.
3.5. Виконувати службові доручення свого керівника точно та у встановлений термін.
3.6. Приймати та реєструвати кореспонденцію, направляти її до структурних підрозділів.
3.7. Відповідно до резолюції керівників підприємства передавати документи на виконання, оформляти реєстраційні картки або створювати банк даних.
3.8. Вести картотеку обліку проходження документальних матеріалів, здійснювати контроль за їх виконанням, видавати необхідні довідки щодо зареєстрованих документів.
3.9. Надсилати виконану документацію за адресатами.
3.10. Вести облік одержуваної та відправленої кореспонденції, систематизувати та зберігати документи поточного архіву.
3.11. Вести роботу зі створення довідкового апарату за документами, забезпечувати зручний та швидкий їх пошук.
3.12. Готувати та здавати до архіву підприємства документальні матеріали, закінчені діловодством, реєстраційну картотеку або комп'ютерні банки даних, складати описи справ, що передаються на зберігання до архіву.
3.13. Забезпечувати безпеку та конфіденційність службової документації, що проходить.
3.14. Організовувати прийом відвідувачів, сприяти оперативності розгляду прохань та пропозицій працівників.
3.15. Забезпечувати порядок у канцелярії, вимагати від працівників забезпечення порядку та тиші.
3.16. Формувати справи відповідно до затвердженої номенклатури, забезпечувати їх збереження та у встановлені терміни здавати їх до архіву.
3.17. Копіювати необхідні для роботи документи.
4. Права
Діловод має право:
4.1. Вимагати в межах покладених на нього обов'язків від безпосереднього керівника створення умов для роботи та забезпечення всім необхідним для виконання своїх обов'язків.
4.2. Знайомитись з рішеннями керівництва підприємства, що стосуються його діяльності.
4.3. Вносити на розгляд керівництва пропозиції щодо вдосконалення роботи, пов'язаної з обов'язками, передбаченими цією інструкцією.
4.4. Отримувати від керівників структурних підрозділів, спеціалістів інформацію та документи, необхідні для виконання своїх посадових обов'язків.
4.5. Вимагати від керівництва підприємства сприяння у виконанні своїх посадових обов'язків та прав.
5. Відповідальність
Діловод несе відповідальність:
5.1. За невиконання (неналежне виконання) своїх посадових обов'язків, передбачених справжньою посадовою інструкцією, не більше, визначених чинним трудовим законодавством РФ.
5.2. За досягнення поставлених перед ним цілей та завдань.
5.3. За невиконання наказів, розпоряджень та вказівок вищестоящого керівництва у частині, що його стосується.
5.4. За скоєння процесі здійснення своєї діяльності правопорушення не більше, визначених чинним адміністративним, кримінальним і цивільним законодавством РФ.
5.5. За заподіяння матеріальних збитків не більше, визначених чинним трудовим, кримінальним і цивільним законодавством РФ.
5.6. За нерозголошення комерційної таємниці.
5.7. За недостовірну інформацію, що надається керівництву.
6. Критерії ефективності діяльності діловода
6.1. Своєчасне отримання та відправлення кореспонденції підрозділам та стороннім організаціям.
6.2. Якісне виконання посадових обов'язків.
7. Взаємини
Діловод:
7.1. Взаємодіє з усіма працівниками, керівниками підрозділів та керівництвом організації з питань, що входять до його компетенції.
7.2. Взаємодіє з представниками сторонніх підприємств, організацій, установ з питань, що належать до його компетенції.
Розробив: Найменування посади _____________________ П.І.Б. підпис Узгоджено:
Погодження інструкції залежить від того, хто її затверджував. Якщо ДІ затверджує генеральний директор, то, як правило, вона узгоджується з директором з персоналу, можливе узгодження з начальником юридичного управління.
З інструкцією ознайомлений: Діловод: ___________________ /П.І.Б./ "__" _____________ 200_ рік підпис
Останнім часом однією з найбільш популярних спеціальностей вважається діловод. Обов'язки цього працівника полягають у обробці величезної кількості документів. Чим саме він займається і чому так важливо мати в штаті працівника такої професії? Із цим треба розібратися докладно.
Основи професії
Кожній більш-менш великій компанії неодмінно потрібен діловод. Обов'язки, які лягають на плечі такого співробітника, включають переважно чисто паперову роботу. На перший погляд, вона здається нудною і нікому не потрібною. Але так гадають лише ті, хто зовсім не уявляє собі весь документообіг підприємства.
Щоб розібратися в цьому потоці інформації, і потрібний діловод. Обов'язки та функції, які він повинен виконувати, полягають у наступному:
- Ведення всього обороту документів для підприємства.
- Телефонні дзвінки та розмови з клієнтами.
- Обробка та реєстрація вхідної кореспонденції.
- Здійснення контролю за документами, що перебувають на виконанні в інших співробітників.
- Архівація документів.
Усе це вимагає відповідного знання і правил ведення діловодства. Подібні навички, звичайно, можна здобути на практиці, але краще додатково мати хорошу теоретичну підготовку.
Важливі особливості
Яким же має бути справжній діловод? Обов'язки та умови роботи завжди накладають свій відбиток. Це стосується абсолютно всього. Для початку варто окремо сказати про особисті якості. На такому робочому місці від співробітника знадобиться:
- Аналітичний розум, щоб легко орієнтуватися в потоці інформації та приймати правильні рішення.
- Здатність тривалий час концентрувати свою увагу на конкретній проблемі.
- Здатність займатися кількома справами одночасно.
- Хороша пам'ять, щоб постійно пам'ятати потрібну інформацію.
- Порядність.
- Товариська та доброзичливість.
- Стресостійкість та вміння справлятися зі своїми емоціями.
- Комунікабельність.
- Спокійне ставлення до критики на свою адресу.
- Вміння вести ділові переговори.
- Знання культури спілкування та правильне мовлення.
За наявності всіх цих вимог діловод зможе як слід виконувати свою роботу. Але така професія має й деякі медичні протипоказання. Серед них:
- захворювання органів дихання (туберкульоз, астма та інші);
- проблеми із серцем (гіпертонія, аритмія, порок);
- нервові розлади.
Якщо таких немає, то співробітник може сміливо приступати до роботи і сподіватися хороші результати.
Коло обов'язків
Майже в кожному місті є підприємство або організація, на якій працює діловод. Посадові обов'язки такого працівника, як правило, полягають у наступному:
- Прийом та обробка вхідної кореспонденції. Спеціаліст повинен зареєструвати листа, передати його адресату, а потім проконтролювати виконання вказівок, зазначених у резолюції. Така інформація заноситься до спеціальних журналів або карток і складає банк даних.
- Супроводжує проходження кожного документа на всіх стадіях: підготовка - оформлення - обробка - зберігання. У будь-який момент діловод повинен мати можливість надати на запит повний розклад.
- Облік відправлених та отриманих паперів.
- Архівація документів.
- Правильна організація обліку та створення довідкової бази для швидкого та зручного пошуку.
- Контролює правильність оформлення та підписання документів, а також накладення відповідних віз.
- Відповідає за збереження всієї документації підприємства.
З усім цим може впоратися лише спеціально підготовлений діловод. Посадові обов'язки його складені таким чином, щоб робота, що виконується, була максимально ефективною.
Споріднені професії
Утримувати у штаті діловода можуть собі дозволити лише великі підприємства. Для організацій із малою чисельністю робочих одиниць це розкіш. Невеликий обсяг документообігу дає змогу заощаджувати фонд оплати праці. А нескладну роботу з документами перебирає секретар. Це дозволяє фахівцеві максимально завантажити свій робочий день. Тому обов'язки секретаря-справотворця є гармонійним поєднанням функцій, що відповідають обом посадам.
Вони мають бути зібрані в одну інструкцію та обов'язкові для виконання. Особливість полягає в тому, що обидві ці професії (діловод і секретар) дуже схожі між собою. Обидві вони передбачають роботу з документами та спілкування телефоном. Тут навіть складно визначити, який обов'язок якої спеціальності підходить найбільше. Як і раніше, залишаються основні напрямки їх діяльності:
- робота з вхідною та вихідною кореспонденцією;
- здійснення контролю за виконанням документів;
- відповіді на телефонні дзвінки та їх перенаправлення для спілкування з іншими фахівцями;
- ведення архіву.
Все це й складає обов'язки секретаря-діловода.
Вплив специфіки роботи
Робота будь-якого підприємства пов'язані з потоками різних документів. Систематизувати її і перетворювати на стрункий механізм повинен саме діловод. У дитячому садку обов'язки такого плану також існують у достатньому обсязі.
Крім того, треба врахувати, що дитячі дошкільні заклади, на підставі закону Російської Федерації «Про освіту», останнім часом стали досить самостійними та отримали досить широкі права. Це стосується наукової, фінансової, кадрової, господарської та інших видів діяльності. Керівництво таких установ може вести роботу в різних напрямах, самостійно укладаючи договори і ведучи відповідні переговори. Усе це відбивається на паперовому потоці всередині організації, який потребує своєчасної обробки та систематизації. Діловоду доводиться не лише вивчати, а й класифікувати документи, поділяючи їх за призначенням:
- розпорядчі;
- інформаційні та довідкові;
- організаційні;
- кадрові (за особовим складом);
- фінансові;
- технічні.
Всі папери, що надходять, необхідно привести в строгу систему, а потім передати для виконання та реагування.
Важливі функції
Приступаючи до складання посадової інструкції, необхідно звернути особливу увагу на функціональні обов'язки діловода. Дехто плутає їх із посадовими. Але між цими поняттями є серйозна відмінність.
У першому випадку маються на увазі ті головні функції, які повинен взяти на себе фахівець-діловод:
- Робота з вхідними документами, їх реєстрація та розподіл за структурними підрозділами.
- Облік руху паперів та контроль їх виконання.
- Передача обробленої кореспонденції адресатам.
- Організація зберігання документів.
Це головні напрямки, за якими має бути організована робота такого фахівця. Коли йдеться про посадові обов'язки, то мають на увазі те, чим повинен займатися співробітник на конкретному підприємстві. Перелічені дії розраховані на певну структуру компанії та особливість взаємодії її окремих ділянок та підрозділів.