Кожен керівник знає, що відділ продажу - головна рушійна сила компанії. І керівник відділу продажів, звичайно, є одним із найважливіших людей у компанії - від нього залежить наскільки відділ продажів успішно працюватиме і приноситиме дохід компанії.
Керівник відділу продажів – одна з найважливіших та затребуваних посад. І нехай це – лише перший щабель у кар'єрі талановитого менеджера з продажу, але він – один із найважливіших на його життєвому шляху.
На посаді керівника відділу продажів, колишній менеджер з продажу несе відповідальність не лише за себе та свої результати, а й за рішення, які він ухвалює, а також за вчинки власних співробітників.
Від роботи відділу продаж залежить робота компанії в цілому. Є дохід у відділі – є дохід у компанії.
Яким має бути керівник відділу продажу?
Керівник відділу продажу має бути харизматичною особистістю (що не малою мірою сприяє грамотному спілкуванню з підлеглими та клієнтами), цілеспрямованою людиною, орієнтований насамперед на результат. І, звичайно, начальником відділу продажів може бути лише той, хто сам працював із клієнтами, досконало володіє навичками спілкування та має успішний досвід у продажах.
Бути начальником відділу продажів - означає мати досвід роботи з клієнтами, мати знання про те, як збільшити обсяг продажів, вміти працювати з клієнтською базою та успішно її поповнювати.
Начальник відділу продажів – унікальна людина! Він повинен мати відмінний власний досвід у продажах і бути хорошим управлінцем одночасно!
Ще одна особливість роботи керівника відділу продажів полягає в тому, що він має бути дуже мотивований бути ефективним, пристрасно бажати, щоб його відділ продажу був найрезультативнішим.
Для цього він повинен цікавитися не лише доходом та виконанням плану, а й показниками роботи кожного співробітника відділу продажу. Аналізувати та прагнути покращувати показники співробітників - теж його турбота!
Також дуже важливо постійно займатися освітою та підвищенням кваліфікації начальника відділу продажу.
Така людина зможе в подальшому проводити тренінги з продажу та вчити ще «зелених» продавців прийомів продажу. Провести такий тренінг зможе лише людина з величезним досвідом, задатками тренера та відповідною підготовкою. Таку підготовку можуть надати тренінги.
Тренінги з продажу, телемаркетингу та ефективності керівника допомагають розібратися особливо управління відділом та успішному завершенні угод, зокрема по телефону, де продавати набагато складніше через відсутність особистого контакту.
І, звичайно, в умовах конкуренції створення бойової команди у відділі продажів – найкращий спосіб боротьби, але водночас і найважчий. Для цього справді потрібний по-справжньому талановитий професіонал, здатний продавати, керувати та навчати.
Щодо мотивації керівника відділу продажу. Думаєте це просто?
Аж ніяк!
Адже при оцінці роботи керівника потрібно оцінювати не лише результати його продажу, а й незліченну кількість додаткових факторів — таких, як взаємодія співробітників усередині відділу, якість утримання клієнта тощо.
Керівника відділу продажів дуже важливо мотивувати постійно, адже він відповідає не лише за свої результати, а й за фінансові результати компанії. І мотивувати, звісно, потрібно не лише матеріально.
У своїй компанії, наприклад, ми надаємо сертифікати та подяки, влаштовуємо спільні заходи та відправляємо у відрядження, у тому числі міжнародні виставки, до ключових клієнтів, на відкриття магазинів та заходи щодо просування. Пам'ятайте, мотивація - ключ до успіху та постійного збільшення доходу!
Керівник відділу продаж є ключовою фігурою в будь-якій компанії. Виконати якісний продукт – питання внутрішній, його можна налагоджувати зі своїми співробітниками постійно, і цей процес не стає надбанням громадськості. А продаж є зовнішнім значущим питанням. Від налагодження торгових процесів залежить добробут фірми. Тому вибір співробітника на цю посаду, вступ до справи, є дуже важливим завданням.
Про те, як знайти професіонала, ми розповідали в одній із наших статей. Тут же ми допоможемо вам скласти правильну посадову інструкцію, щоб ваш керівник відділу продажів зміг повною мірою уявити, в чому полягатиме його робота, як він повинен поводитися, за що він відповідає, які знання він повинен мати, які документи користуватися в роботі . Чим докладніше ви пропишете в інструкції обов'язки фахівця, тим менше проблем у вас і у нього виникатиме в роботі.
У нашій статті ми не наводимо готової форми. У кожній компанії свої обсяги продажу, свої правила та порядки. Шапка посадової інструкції відома всім, а ось її внутрішній зміст викликає багато питань, як правило. Ми приготували вам максимально можливе наповнення посадової інструкції. Ви можете вибрати з розділів ті пункти, які вам знадобляться в роботі. Вони стануть основою вашого документа.
Важливі розділи будь-якої інструкції
Кожна інструкція, особливо посадова інструкція керівника відділу продажів, повинна містити такі основні розділи. У загальних положеннях докладно описується зміст функціонування фахівця на даній посаді. У розділі «Посадові обов'язки» викладаються всі види діяльності, якими займатиметься фахівець. І чим докладніше ви опишете їх, тим чіткіше здійснюватиметься робота. Права та відповідальність керівника відділу продажу також перераховуються в інструкції у вигляді самостійних розділів. Керівник такого високого рангу у своїй роботі має керуватися певними стандартами та документами, вони перераховуються у розділі «Що має знати фахівець».
Не забудьте, що посадова інструкція пишеться безвідносно до конкретної людини, вона має відображати вимоги компанії. Наприкінці документа передбачаються рядки для підпису всіх, хто будь-коли обійматиме цю посаду, також тут проставляється дата ознайомлення з інструкцією та ставиться підпис співробітника.
Загальні положення інструкції
- Керівник відділу продаж відноситься до категорії директорів.
- Керівник відділу продажів призначається та звільняється з посади наказом керівника всього підприємства (вказуйте найменування свого).
- Керівник відділу продажу підпорядковується безпосередньо керівнику підприємства або комерційному директору (якщо є).
- Керівник відділу продажів вибудовує роботу відповідно до Трудового договору та даної посадової інструкції.
- На посаду керівника відділу продажів призначається особа, яка відповідає наступним вимогам (вибирайте): середня професійна освіта, вища освіта (будь-яка або за спеціальністю), обов'язковий досвід продажів не менше 2 років (якщо це для вас важливо), співбесіда та конкурсний відбір (якщо це пройшли) такий у вас у планах).
- Керівник відділу продажів повинен мати системне мислення, аналітичні здібності, підприємливість, комунікабельність, організаторські здібності, навички в галузі управління персоналом самоорганізацією, відповідальністю.
- На час відсутності керівника відділу продажу його обов'язки переходять до іншого фахівця, оголошеного у наказі директора.
- Основним завданням керівника відділу продажів є організація роботи щодо реалізації всього асортименту продукції підприємства за максимальними цінами.
- цивільне та фінансове законодавство, що регламентують ведення підприємницької діяльності щодо продажу;
- особливості структури підприємства;
- перспективи розвитку підприємства;
- основні засади фінансового та комерційного планування;
- ринкову економіку, основи підприємництва та ведення бізнесу;
- особливості профільного ринку;
- методи, стратегію та тактику ціноутворення;
- основи формування ціни профільний товар;
- закономірності розвитку ринку та попиту на товари;
- теорію менеджменту та управління колективом;
- основи ведення рекламних компаній, акцій;
- порядок розроблення комерційних пропозицій та умов угод, договорів, контрактів;
- психологічні основи та принципи продажів;
- техніки мотивації клієнтів та співробітників;
- етику ділового спілкування;
- навички встановлення ділових контактів;
- методи роботи з інформацією, особливості сучасних технічних засобів зв'язку, навички користування ПК та різним ПЗ.
- законодавством РФ;
- Правилами внутрішнього трудового розпорядку, іншими нормативними актами підприємства;
- наказами та розпорядженнями керівництва;
- справжньою посадовою інструкцією.
Посадові обов'язки керівника відділу продажу
- Бере участь у реалізації планів відділу продажів, спрямованих на організацію збуту продукції у визначені терміни, у плановій кількості та асортименті. Своєчасно повідомляє вищестояще керівництво про ризики та передумови невиконання плану.
- Бере участь у формуванні планів розвитку збуту. Вносить пропозиції на затвердження керівнику.
- Бере участь у розробці та впровадженні нових програм щодо збільшення обсягів продажу підприємства.
- Дотримується режиму роботи офісу відповідно до правил внутрішнього розпорядку та контролює їх виконання своїми підлеглими.
- Забезпечує виконання планів продажу, поставлених керівником.
- Постійно удосконалює свій професійний рівень, бере участь у корпоративному навчанні та сторонніх семінарах та тренінгах за дорученням керівництва.
- Визначає та доводить до підлеглих інформацію щодо індивідуальних планів з продажу, дистрибуції, залучення нових клієнтів.
- Контролює правильність оформлення документації за скоєними угодами (не більше своєї компетенції).
- Контролює взаємодію між клієнтами та компанією.
- Налагоджує взаємовигідні відносини з клієнтами різних груп та рівнів.
- Періодично супроводжує підлеглих на зустрічах із ключовими клієнтами, за необхідності бере участь у переговорах із клієнтами.
- Спільно з бухгалтерією контролює надходження коштів від клієнта за товар. Аналізує та контролює дебіторську заборгованість відділу.
- Розробляє та впроваджує заходи щодо скорочення дебіторської заборгованості.
- Сприяє клієнтам у вирішенні проблем, пов'язаних із торговельною діяльністю (інформаційно-правове забезпечення, консультації та інші питання).
- Вирішує скарги на товар, спілкується з клієнтами, складає необхідні документи щодо рекламацій.
- Розвиває професійні знання та вміння співробітників відділу продажу.
- Організовує та керує проведенням внутрішніх зборів відділу продажу.
- Проводить навчання підлеглих під час роботи з клієнтом та при розборі конкретних ситуацій.
- Контролює ефективність роботи супервайзерів, спрямовану навчання торгових представників.
- Спільно з транспортною службою організовує доставку товару клієнту, удосконалює схеми доставки товару власним транспортом чи через транспортні компанії.
- Узагальнює отриману від підлеглих інформацію про ситуацію на торговій території (про товари, про дії конкурентів, їх ціни, про нові ідеї, про зміни у потребах клієнтів), аналізує дані та виносить пропозиції щодо реагування на ситуацію.
- Відстежує дотримання цінової політики та викладення у роздрібних торгових точках.
- Щомісяця готує дані щодо динаміки, обсягів продажу та своєчасно надає перспективні планові показники директору та підлеглим.
- Виїжджає у відрядження з метою вирішення складних завдань та маркетингового вивчення регіонального ринку.
- Бере участь в організації та проведенні виставок.
- Завжди має акуратний зовнішній вигляд відповідно до стандартів офісу.
Права керівника відділу продажу
- Представляти інтереси підприємства перед державними органами, зовнішніми партнерами, організаціями та установами щодо комерційних питань.
- Встановлювати службові обов'язки для підлеглих працівників.
- Отримувати від відділів підприємства інформацію та документи, необхідні для виконання його посадових обов'язків.
- Брати участь у прийнятті рішень, формуванні наказів, інструкцій, а також кошторисів, договорів та інших комерційних документів, а також у нарадах з питань розвитку підприємства.
- Вносити пропозиції щодо вдосконалення форм та методів комерційної роботи підлеглих свого відділу, а також усієї фірми.
- Брати участь у роботі спеціалізованих заходів: ярмарків, презентацій та виставок.
- Вносити на розгляд керівництва пропозиції щодо оптимізації комерційної роботи.
- Вимагати від керівництва підприємства організації технічних умов роботи та оформлення необхідних документів на виконання посадових обов'язків, а також всю інформацію, необхідну для комерційної роботи.
- Самостійно планувати робочий день, приймати відповідальні рішення у межах своєї компетенції.
- Користуватися пільгами та бонусами, що надаються всім працівникам підприємства.
- Своєчасно одержувати заробітну плату за результатами роботи.
- Підписувати документи, які дозволяють відпустку товару клієнту.
За що несе відповідальність керівник відділу продажу
- За чітке виконання всіх своїх обов'язків, викладених у посадовій інструкції, та обов'язків своїх полагоджених;
- за своєчасне отримання коштів від клієнтів, які працюють на умовах передоплати та відстрочення платежу;
- За повну безпеку довірених матеріальних цінностей;
- За конфіденційність інформації довіреної підприємством.
- За виконання показників плану роботи всього відділу продажу підприємства.
- За недотримання діючих інструкцій, наказів та розпоряджень.
- За порушення правил внутрішнього трудового розпорядку, трудової дисципліни, правил техніки безпеки та протипожежної безпеки.
- Організацію торгівельної діяльності підприємства зі збуту продукції;
- Асортимент та особливості товарів, що реалізуються підприємством;
- Соціально-економічну та географічну характеристику регіону та міст окремо, ємність місцевих ринків збуту, шляхи просування товару, основних конкурентів, що постачають аналогічний товар у регіон;
- Основи процесу активного продажу, холодних дзвінків, психологічні принципи у сфері спілкування з клієнтами;
- Організацію та методи проведення рекламних заходів, акцій щодо просування товару;
- Чинне законодавство РФ, що стосується торгівлі продукцією, що випускається;
- Основи оформлення первинних бухгалтерських (товарних, платіжних) документів; програмне забезпечення для ведення комерційної діяльності;
- Принципи організації відділу продажу, його роботи, планування, контролю, обліку показників та звітності.
Є.Щугорьова
Як скласти посадову інструкцію для співробітника:
Facebook Twitter Google+ LinkedIn
Належне планування у відділі продажу має на увазі появу докладного документа з декомпозованими загальними цілями. Необхідно деталізувати активність менеджерів у розрізах дня, тижня, місяця, кварталу тощо.
Особистий план продажів співробітника з реперними точками контролю проміжних результатів є найсильнішим інструментом. Саме такі плани дозволяють досягти спільних цілей компанії.
Для того, щоб ефективно здійснювати таке планування, необхідно враховувати чимало загальнолюдських аспектів та працювати над ними.
1. Психологія співробітника
Найкраще розглядати сприйняття співробітника через призму: майбутнє/минуле/теперішнє. Як саме найманий працівник сприймає свою діяльність і яких при цьому припускаються помилок?
Помилка співробітника №1 "Жити майбутнім". Щоб почати працювати як належить:
- співробітник може очікувати на сезонний сплеск
- співробітник може очікувати на впровадження CRM-системи
- співробітник може очікувати на новий мотиваційний стимул
- співробітник може очікувати, коли закінчиться криза тощо.
Помилка співробітника №2 "Жити минулим". Якщо співробітник працює в компанії більше 3-х років, то він може постійно згадувати про старі добрі часи та демотивувати себе працювати зараз.
- Зараз продажі зовсім не ті, ось 5 років тому.
- Зараз ліди не такі зацікавлені, ось 4 роки тому…
- Зараз прибутки вже не так легко дістаються, ось 6 років тому ... і т.д.
До обов'язків керівника продажів входить обов'язок скоригувати таке бачення підлеглого. РВП повинен постійно повертати своїх підопічних у позицію «зараз».
Як дієвий інструмент повернення співробітника на позицію «зараз» можна використовувати техніку Брайана Трейсі
- Поставити цілі на 1,3,5,10 років
- Усвідомлення позиції сьогодення
- Які дії слід вжити, щоб виконати мету року
2. Особисті цілі співробітника поSMART
Продовжуючи техніку Брайна Трейсі потрібно застосовувати до співробітників технологію SMART. SMART – це інструмент встановлення цілей, який дозволяє зробити майбутні результати відчутними.
Абревіатура розшифровується в такий спосіб, маючи на увазі кілька етапів оцінки цілей:
- Specific(Конкретизація мети),
- Measurable(вимірювання мети, щоб зрозуміти, коли вона буде досягнута),
- Achievable(здійсненність мети),
- Relevant(Забезпеченість ресурсами),
- Timebound(Терміновість мети, її досягнення має бути обмежено за строками).
До обов'язків керівника відділу продажу входить обговорення особистих планів співробітника з техніки SMART для виконання конкретних цілей
- Купити квартиру
- Погасити кредит
- Купити машину
- Весілля на Мальдівах
- Надіслати дитину вчитися до престижного навчального закладу
3. Фрази маркери
Після опрацювання мети співробітника з SMART, вона фіксується. Потім керівник відділу продажів апелює до кожного із співробітників за допомогою фрази-маркера, щоб актуалізувати мету. Фраза-маркер – це ключові слова із сформульованої менеджером мети: «квартира», «весілля», «машина» тощо.
4. Розтяжка
Щодо маніпулятивної технології зі стимулювання співробітників до виконання планів. Вона грає на почутті фінансового «голоду» підлеглих. Керівник відділу продажів на особистому прикладі показує матеріальні плоди своєї роботи, які стосуються елементів «солодкого» життя. Співробітник може захотіти потрапити туди. Нехай і кредит. Тобто розширити, розтягнути свої грошові потреби, вийшовши із зони комфорту. При цьому він буде змушений багато працювати і досягати високого фінансового результату.
5. Зменшення доходів працівників
За критичного падіння доходів власника такий інструмент управління цілком виправданий. Не йдеться про фактичне зменшення зарплат. Необхідно оптимізувати робочий день працівників із метою ущільнити його, наповнивши новими обов'язками. Тобто співробітник має робити більше, щоб отримувати стільки ж.
Обов'язки керівника відділу продажу: визначення щоденних показників активності
Визначення щоденних показників активності входить до обов'язків керівника відділу продажу та є особливою формою планування для досягнення фінансової мети щодо виручки. Результатом такого планування є особливі показники — «лічильники», які має виконувати 1 рядовий продавець відділу на щоденній основі, наприклад:
- щоденна кількість дзвінків;
- щоденна кількість зустрічей;
- щоденна кількість виставлених рахунків;
- щоденна кількість оплат.
Планування «лічильників» здійснюється шляхом декомпозиції за планом.
- Визначення прибутку
- Обчислення виручки
- Визначення кількості оплат
- Розрахунок показника
- Отримання загальної кількості дій на кожному етапі бізнес-процесу на відділ для всього запланованого періоду
- Отримання загальної кількості дій на кожному етапі бізнес-процесу на відділ на 1 день
- Розподіл загальної кількості дій за 1 день між менеджерами
Обов'язки керівника відділу продажу: організація
До обов'язків керівника відділу продажу з організації роботи співробітників входить проведення зборів. Загальні принципи роботи РОПу на цих заходах
- Фіксація всіх обіцянок співробітників
- Наявність аркуша обіцянок з минулих зборів
- Резюмування обіцянок у вигляді планів та пересилання підсумків зборів кожному з учасників з метою підвищення відповідальності за сказане
Збори, проведення яких входить до обов'язків керівника відділу продажу, бувають кількох видів.
1. Щотижневі збори тривалістю до 60 хвилин
Мета – задати настрій на тиждень та скоригувати результати попередньої. На щотижневих зборах проходять наступні контрольні точки
- Підсумки тижня
- Групове навчання за кейсами тижня (труднощі, заперечення, зворотний зв'язок з телефонних переговорів)
- Плани на тиждень з оплати та завдань
- Проміжні підсумки конкурсів між співробітниками відділу продажу (якщо такий вид мотивації запроваджено)
2. Щоденна планерка
Мета – поставити план на день та мотивувати для його виконання. Контролюємо такі показники
- Факт за вчорашній день (окремо по кожному співробітнику та всьому відділу)
- План на завтра окремо по кожному співробітнику та всьому відділу)
- Що зробити, щоб повторити/не повторити результатів учорашнього дня
- Підсумки за проміжними показниками ефективності
- Невеликий блок з навчання та мотивації (якщо планерка відбувається вранці)
3. П'ятихвилинка
Проводиться раз на три години. Приблизно 2-3 рази на день: 11:00, 14:00, 16:00. Проводиться не зовсім відділом продажу, а 1-3 співробітниками вибірково в залежності від поточної зайнятості. При цьому обговорюємо:
- Виконання завдань з операцій
- Здійснення оплат
Час проведення та кількість п'ятихвилин наведено умовно. У будь-якому випадку вам необхідно орієнтуватись на свій бізнес-процес.
Обов'язки керівника відділу продажу: мотивація
Важливо пам'ятати, існують різні типи та способи мотивації, впровадження яких повинні бути зобов'язані керівником відділу продажів:
- Мотивація досягнення – вимоги виконуються з метою отримати привілеї/винагороду
- Мотивація уникнення - вимоги виконуються з метою уникнути неприємностей
Яким інструментом користуватись залежить від типу особистості співробітника.
Існує ще один алгоритм персональної мотивації, що реалізується у трьох напрямках
Переважає егоїстичний інтерес співробітника отримати від компанії максимум. Людина хоче для себе: більше заробити, набути досвіду, просунутися кар'єрними сходами.
Це мотивація, спрямовану підвищення колективної свідомості. Її можна проілюструвати твердженням: «Не виконаєш ти план – не виконає весь відділ. Відділ та керівник не отримає свої бонуси. Що ти про це думаєш?"
Мотивація вищого порядку та широкого спектру. Розуміється в контексті досягнення/недосягнення цілей усієї компанії із захоплення ринку, освоєння нової території, імпортозаміщення. Підняти мотивацію до такого рівня досить складно. Але якщо вам це вдасться, результати будуть найкращими.
Обов'язки керівника відділу продажу: контроль
Крім налаштування системи звітності, керівник відділу продажів для виконання своїх обов'язків з контролю активності співробітників повинен використовувати сучасні засоби комунікації:
- Skype
Використовуючи ці додатки як засоби контролю, можна легко здійснювати функції:
- нагадування
- обговорення плану робіт з клієнта/угоди
- звіту за фактом оплат
- контроль розташування співробітників
РВП не може списувати невдачі на неквапливих співробітників. Адже він бере участь у підборі персоналу, а також організовує та проводить навчання та тестування. Він повинен пам'ятати про систему мотивації: якщо керівник правильно її розробить, це стане серйозним стимулом для менеджерів працювати на повну віддачу.
Ми розповіли про окремі засоби реалізації своїх обов'язків керівником відділу продажу. Це далеко не повний перелік інструментів. Але застосування навіть кількох з них не забариться позначитися на вашому фінансовому результаті.
Ще більше інформації на цю тему ви можете отримати на наших від компанії Ой-Лі. Ми розповідаємо про понад 50 функцій керівника відділу. Реєструйтеся прямо зараз.
Начальник начальнику ворожнечу (Народна мудрість)
Тема вже не нова, але, як і раніше, актуальна: успішність організації залежить від компетентності її керівників. Не тільки в період кризи дуже важливо спиратися на вміння менеджерів концентруватися на ефективності досягнення цілей, в період державних ускладнень до навички ефективності додається потреба в навичці управління емоційним станом колективу (емоційний інтелект). Ці навички важливі у будь-який час, але зараз без них особливо складно досягти будь-яких результатів.
І при цьому великий відсоток керівників не завжди може чітко мету сформулювати, не те, що оцінити ефективність процесу її досягнення. Я вже не говорю про наявність емоційного інтелекту. На жаль, в українських компаніях донедавна приділяли мало уваги розвитку управлінських навичок керівників. Можливо, настав час зростання.
Якщо ви думаєте так само, обговоримо той ідеальний образ Керівника, якого б хотіла мати будь-яка компанія. Безумовно, є особливості керівників у різних галузях (керівник на виробництві відрізнятиметься від керівника відділу продажу чи сервісного відділу), різними будуть вимоги до керівника ТОП-рівня та керівника середньої ланки. Тому пропоную обговорити зараз лише загальні тенденції на прикладі керівника середньої ланки. Залежно від рівня посади чи галузевих вимог, цю модель компетенцій можна доповнити або спростити.
Насамперед керівник має бути професіоналом своєї справи та володіти професійними знаннями . Саме за професіоналізм його поважатимуть підлеглі. Тому часто саме професіоналів своєї справи підвищують у керівники. Мовляв, «добре робить сам, чи зможе добре організувати інших». На жаль, це правило не завжди спрацьовує. Тому що професійні та менеджерські навички знаходяться у різних площинах. І іноді вміння добре організувати процес важливіший за навички гарного виконання окремих підпроцесів.
Слабкий керівник – потенційна загроза для компанії: він не може не тільки підвищити ефективність підрозділу, часто йому складно утримати той рівень продуктивності, який був перед ним. Іноді новопризначений керівник починає застосовувати різко авторитарні методи - роздаючи команди та доручення, чим сильно демотивує підлеглих. Іноді, навпаки, керівник боїться ускладнити стосунки з підлеглими та йде у них на поводі. Часто зустрічаю керівників, які настільки бояться втратити передані йому кадри, що в результаті потрапляють під «управління» через маніпуляції співробітників, що стоять нижче. Зрозуміло, що коли в компанії потрібно провести зміни, або переглянути процеси, або скоротити кількість операцій (що може вести до скорочення людей), такі керівники активно перешкоджають змінам. Слабкі керівники бояться приймати рішення та брати на себе відповідальність і, відповідно, затягують або саботують необхідні зміни, що може призвести до фінансових втрат усієї компанії. І, нарешті, слабкі керівники бояться здатися слабкими – часто вони не готові вчитися у колег, вони швидше змагаються і прагнуть показати, що колеги помиляються. Це веде до хворої конкурентної обстановці всередині компанії та посилює втрати, описані вище.
Як оздоровити колектив та посилити своїх керівників? По-перше, потрібно чітко розуміти, яких менеджерів ми хочемо бачити у себе в компанії, і для цього нам може стати у нагоді модель компетенцій керівника.
Отже, крім володіння своєю професією, добрий керівник середньої ланки повинен знати :
- Основи фінансової грамотності, економіки. Він повинен розуміти, що таке оборот, прибуток, ФОП, ROI, EBITDA та ін.
— інструменти для аналізу «справжньої ситуації» та планування «бажаної»
Керівник повинен застосовувати такі навички :
— навик планування (глибина планування залежить від бізнесу, структури компанії та місця керівника у структурі) та бюджетування майбутніх періодів;
—навички організації процесу досягнення поставленої мети. У цю навичку входять, зокрема, такі вміння:
- постановка завдань
- Контроль та зворотний зв'язок співробітнику
- Коригування планів
- прийняття рішень
— навичка досягнення очікуваного результату із оптимальними витратами ресурсів. До цієї навички також входять навички тайм-менеджменту та самоменеджменту
— навички управління людьми:
- Формування працездатного підрозділу (прийняття ефективних кадрових рішень, підбір, розвиток, управління комунікаціями)
- мотивації та натхнення підлеглих, вибір правильного управлінського стилю
- комунікативні навички
- для зовнішніх комунікацій: проведення переговорів, зустрічей, презентацій
- І для внутрішніх: проведення зборів, вибудовування міжособистісних взаємин, взаємодія з іншими структурами компанії
І наостанок, хороший керівник має наступні особистісні якості :
- Він відповідальний - приймаючи завдання, він бере на себе відповідальність за її виконання, за знаходження всіх ресурсів для її виконання, він чітко позначає термін виконання завдання, орієнтуючись на реальні можливості;
— він ініціативний та орієнтований на результат (А не на процес). Це означає, що він шукає шляхи досягнення поставленої мети, пропонує нові рішення та шляхи їх впровадження, у той момент, коли він зустрічається з ускладненнями — змінює тактику, але не змінює мету;
- Він гнучкий і мислить позитивно , Що означає - у будь-якій ситуації він готовий побачити можливості для свого розвитку та розвитку свого підрозділу. Така людина готова до змін та постійного самовдосконалення, навчання;
- Він - командний гравець -Він знає мети колег, у пріоритетах командні цілі він ставить вище, ніж свої особисті, готовий встановлювати працюючі зв'язки між підрозділами, цінує і надає взаємодопомогу;
- У нього високо розвинений емоційний інтелект - Він розуміє почуття колег, керує своїми емоціями, вибираючи конструктивні для цієї ситуації, вміє давати і приймати зворотний зв'язок та впливає на емоційний стан колег.
Безперечно, це не всі необхідні навички для керівника. Кожна організація може мати свої додаткові вимоги до керівників. Також за рамками огляду залишилися такі якості, як чесність, порядність та ін.
І, дивлячись на цей перелік навичок та особистих якостей, природно виникає запитання: «а де його взяти?». У наступних статтях розглянемо принципи підбору керівників та способи розвитку всередині компанії.
Коментарі експертів:
Марина добре розкрила ключові компетенції керівника.
Я хотів би додати трохи деталей до компетенції «професіоналізм».
Мені подобається називати цю компетенцію дещо інакше – «Азарт у роботі». Я вважаю, що керівник має любити свою роботу більше, ніж життя. Для нього бажання реалізуватися у кар'єрі має бути першим життєвим пріоритетом. Чому так? Енергії у керівника має бути більше, ніж у всіх його співробітників. Саме він має бути їхнім «вітром у вітрилах».
Це не обов'язково повинне виражатися в тому, що керівник проводить на роботі більше 12 годин. Але думати про роботу такий керівник буде справді 24 години та 7 днів на тиждень.
Михайло Притула,
В.о. HR- директора СТБ
Ця стаття якнайкраще відображає загальний портрет керівника середньої ланки.
Згодна з автором, що управлінець – це насамперед лідер, який вміє стратегічно мислити та вести за собою команду. А в другу — добрий професіонал у своїй галузі. Не кожен висококваліфікований фахівець зможе грамотно поставити завдання, мотивувати колег і досягти завдяки цьому позитивних результатів. Для цього у нього мають бути особисті якості, які дозволять йому зробити це успішно. Чи можна розвинути у собі якості лідера? Це вже інше питання.
Марина також наголошує на важливості Емоційного інтелекту для керівника. І в цій точці зору готова підтримати автора. Адже менеджер, будучи людиною, яка приймає рішення, регулярно стикається з ситуаціями, що вимагають контролю емоційного власного стану і підлеглих.
Варто додати, що нестабільність поточного економічного стану країни вимагає від сьогоднішнього керівника розвивати навички кризового менеджменту. Він повинен мати не просто гарне аналітичне мислення, а вміння оперативно приймати рішення в складній обстановці, вміння «слухати і чути» співрозмовників у конфліктних ситуаціях і не бояться приймати непопулярні жорсткі рішення.
Юлія Кирилова
старший консультант
АНКОР Персонал Україна
Питання про наявність глибоких професійних знань у своїй спеціальності для керівника є риторичним і не має єдиного рішення. Мабуть все залежить від сфери діяльності. Наприклад, на керівній посаді в технічній або IT-сфері складно уявити собі людину, яка не має глибоких предметних знань. Адже з одного боку, йому потрібно мати можливість оцінити ефективність роботи своїх підлеглих, а це неможливо без професійних знань, з іншого боку, завоювати їх авторитет, а з третього боку, виступати посередником між своїм відділом та іншими, які, як правило, нічого не розуміють специфіку роботи технічних фахівців. Такому керівнику іноді доводиться виступати адвокатом своїх підлеглих та пояснювати іншим відділам всю значущість роботи свого підрозділу. У той самий час є функціональні напрями, у яких значно більшу роль відіграють комунікативні та управлінські навички керівника. У нашій практиці був приклад дуже успішного керівника юридичного напряму, який мав дещо менші знання законодавства, ніж його підлеглі. Але при цьому цей менеджер умів дуже грамотно вибудувати їхню роботу, врахувати інтереси всіх stakeholders і зробити так, щоб внутрішній клієнт був задоволений, а це буває дуже нелегко зробити в масштабах великої компанії, де інтереси різних груп та відділів можуть суперечити один одному. Це зразок блискучого комунікатора та переговорника.
Крім того, дуже важливо, щоб керівник добре орієнтувався у бізнесі компанії та розумів, яким чином робота його підрозділу впливає на картинку загалом. Керівник має бути гнучким і дуже чуйно реагувати на будь-які зміни довкілля. Він повинен бути готовий приймати нестандартні, а іноді непопулярні рішення в умовах високої конкуренції та обстановки, що швидко змінюється.
Керівники бувають кількох типів (про це писав Адізес і не лише). В одних дуже сильна процесно-менеджерська компонента. Такий типаж керівника необхідний компанії у період стабільного, спокійного зростання, коли потрібно забезпечити системність та планомірність усіх процесів. В інших дуже яскраво виражений інноваційний компонент. Без таких людей не обійтись, коли компанії потрібно вийти на нові горизонти чи вийти із кризи. Виходячи з цілей компанії, компетенції керівника будуть дещо різними. Також свій відбиток на вимоги до керівника накладає сфера його керівництва. Наприклад, директор з продажу чи фінансовий директор матимуть у своєму профайлі як загальноменеджерські компетенції, так і ті, що будуть продиктовані специфікою професії.
Марія Михайлюк
Старший консультант
Рекрутингова агенція PERSONNEL Executive
генеральний директорЛьюїс Керрол, «Аліса в Задзеркаллі»
Перекоси в управлінні – результат нерівномірного розвитку управлінських компетенцій керівника
кому:власникам, топ-менеджерам, керівникам та тим, хто хоче ними стати
Як дивитися в дзеркало, щоб воно приносило Вам більше грошей
У статті наведено вичерпний список компетенцій керівника для ефективного управління підлеглими Олександром Фрідманом. Після прочитання Ви зможете сформувати вектор свого управлінського розвитку та як закономірний підсумок – заробляти більше грошей для себе особисто та своєї компанії. Незабаром казка складається, та не скоро справа робиться. Для початку трохи лірики...
«Керівник! Як багато цього звуку...»
“Керівник! Як багато в цьому звуці серця російського злилося! Як багато в ньому озвалося…”- дозволю собі скоригувати фразу із відомого вірша Олександра Пушкіна.
“Бути керівником славно та почесно. Знай собі, віддай розпорядження та надувай щоки”, - із цими думками в голові багато хто мріє стати керівниками. Найстрашніше, що багато хто так і поводяться, обійнявши керівну посаду.
Знайомі симптоми: "Простіше зробити самому", "Пробуксовка", "Ігнорування стандартів"?
Упаси Вас Бог, дивлячись на свої управлінські компетенції, обманювати себе!
Правда, при такому підході одного прекрасного дня у вашій компанії/підрозділі з'являються такі неприємні симптоми: "простіше зробити самому, ніж доручати підлеглим", Вирішення елементарних завдань йде зі значною “пробуксуванням”, підлеглими ігноруються стандарти якості та технології виконання робіт.
Як я вже згадував у своїй попередній статті “ ”, у такій ситуації насамперед необхідно дивитися у дзеркалота робити висновки.
«Я б керував іншими, хай мене навчать»
Добре, допустимо Ви згодні (після прочитання статті з попереднього абзацу), що керівник несе повну відповідальністьза всі дії своїх підлеглих. “Ну добре – несе. Але що робити щось із цим? Як виправити ситуацію, що склалася в компанії / підрозділі?- лунають нетерплячі вигуки із зали.
Чи замислювалися Ви колись про те, що для ефективного керівництва Вам потрібна наявність певних управлінських компетенцій? На жаль, вони не передаються разом із портфелем. І варіанта лише два - або покладатися виключно на свій досвід (як багато хто і робить), або - цілеспрямовано розвивати свої компетенції(досвід у цьому випадку стане гарним доповненням).
Варіанту лише два: або покладатися виключно на свій досвід (як багато хто і робить), або цілеспрямовано розвивати свої компетенції
Але!.. Щоби щось цілеспрямовано розвивати, це спочатку необхідно визначити. У своїй професійній діяльності намагаюся уникати "винаходи велосипедів". Тому за основу розвитку керівників у “Відкритій Студії” взяв систему Олександра Фрідмана“Набір компетенцій керівника для управління роботою підлеглих”.
Управлінські компетенції: чи багато від них залежить?
Мій скромний управлінський досвід показав, що схема є робочою на 100%. За допомогою неї я визначив свої найслабше розвинені (а деякі, боюся сказати, і відсутні зовсім) компетенції. А далі - все одночасно просто і складно - зайнявся їх цілеспрямованим розвитком. Власне, продовжую це робити на регулярній основі.
Чек-лист «Три групи компетенцій керівника для ефективного управління роботою підлеглих за Олександром Фрідманом»
Має сенс працювати з групами послідовно. Насамперед почати працювати над своїми компетенціями з “Групи №1”, потім – з “Групи №2”, і лише після цього – взятися серйозно за “Групу №3”.
Як зробити поданий нижче матеріал максимально корисним для себе? Використовуйте його як своєрідний чек-лист. Занесіть собі у таблицю всі навички/компетенції. Оцініть ступінь володіння кожним за п'ятибальною шкалою. Проставте навпроти кожного пункту ваші найближчі дії щодо розвитку цієї компетенції.
Для тих, хто захоче отримати мою особиступоточну таблицю, я підготував невеликий сюрприз наприкінці статті.
Група №1 "Управління власною ефективністю"
- Вироблення рішень
- Подання рішень
- Планування
- Саморозвиток
Компетенції цієї групи визначають насамперед особисту ефективністькерівника. Пропоную докладно розібрати кожну.
1.1. Вироблення рішень
Найголовніше - перш ніж виробляти якесь рішення, визначте цілі, які Ви плануєте досягти. Уникайте першого рішення, що спало на думку (завжди беріть тайм-аут на роздуми).
Продумайте кілька альтернативних варіантів рішення. Складіть список значних критеріїв
Продумайте кілька альтернативних варіантіврішення. Складіть список значних критеріїв, за якими Ви вирішуватимете “який із варіантів вибрати”. Для підвищення якості управлінських рішень корисно освоїти основи логічного мислення та методи якісного аналізу інформації.
1.2. Подання рішень
Фактично це "продаж" свого рішення: підлеглим, колегам, вищим керівникам. Навіщо це потрібно? "Продані" рішення виконуються з набагато більшим ентузіазмом (ефективністю).
У справі розвитку цієї компетенції стануть у нагоді матеріали щодо проведення, створення та логічне структуруванняпрезентацій.
1.3. Оперативне планування
Йдеться як про планування власної роботи, так і про використання планування для всіх підлеглих. Однак не варто забувати, що важливим є ще й контроль виконання планів. Про це нижче у компетенції “Контроль” із “Групи №2”.
1.4. Саморозвиток
Тут все просто. Потрібно постійно вдосконалюватись (усі знають, але ніхто не робить) як в управлінні людьми, так і в цілеспрямованому розвитку своїх управлінських компетенцій. Працювати на регулярній основі над купіруваннямсвоїх недоліків.
Вчитеся уважно прислухатися до конструктивної критики. Тільки не переплутайте цілі: Вам потрібно знаходити свої слабкі місцяз метою подальшого їх розвитку, а не займатися самокопанням. У рамках компетенції рекомендую використовувати хороші цінності від Володимира Тарасова: "Вибирай горизонтальну кар'єру" та "Говори собі правду". Можете почати зі статті.
Група №2 "Управління вчинками підлеглих"
- Управління групою
- Регламентація
- Делегування
- Координація
- Контроль
- Оперативна мотивація
Компетенції з цієї групи дозволяють досягти необхідної поведінки підлеглихз погляду системи управління рахунок формування “правил гри” і контролю їх дотримання.
2.1. Компетенція «Управління групою»
Необхідно вивчити правила та закономірності як групової поведінки, так і організації групової роботи. Де знадобиться? Проведення зборів, групових обговорень, управління колективною роботою підлеглих тощо.
Крайності, що регулярно зустрічаються: директивний метод управління групою або тотальна анархія. Якщо так і у Вас - це свідчить про те, що керівнику необхідно серйозно "прокачувати" цю компетенцію.
2.2. Регламентація
Необхідно розвивати як у себе, так і у своїх підлеглих. Поки що у вашій компанії залишаються нерегламентовані бізнес-процеси – їх виконання залежить лише від якості пам'яті, знань та доброї волі ваших співробітників.
Усі секрети налаштування системи регламентів"палю" у статті "".
2.3. Делегування
Делегування - це постановка детально описаної задачі з урахуванням сфери найближчого розвитку підлеглого, а не лише короткі слова "зроби це..."
Делегування- передача підлеглим роботи, а також відповідальності та повноважень. При делегуванні необхідно враховувати 2 важливі фактори:
- складність завдання, її новизну, критичність/важливість результату.
- знання, досвід, особистісні особливості підлеглого (тобто - область найближчого розвитку співробітника).
Важливий момент: якщо ситуація така, що Ви не можете делегувати більшість завдань через низький рівень конфігурації зазначених факторів у підлеглого, то його чи треба розвиватидо необхідного рівня; або - якщо він не хоче і / або не може розвиватися, - звільнити. Припиніть займатися самообманом – дива не станеться!
На мій погляд, для ефективного застосування делегування дуже корисно мати впровадженіу своїй компанії/підрозділі “”. Інакше делегувати можна ефективно, тільки результати виконаної роботи Вас будуть розчаровувати знову і знову.
2.4. Координація
Вміння підтримувати режим “зворотного зв'язку”під час виконання завдань підлеглими, надавати їм підтримку у процесі роботи. Рекомендую відрізняти підтримку від спроб підлеглих "пересадити мавпу" (повернути повністю або частково делеговану ним раніше роботу).
Переміщення "мавп" треба припиняти на корені. Не варто виключати, що ваші підлеглі "пересаджують мавп", тому що так звикли (Ви ж їм самі раніше дозволяли!). Проста рекомендація: як тільки зіткнулися з подібною проблемою, ставте прямолінійне питання: Ти хочеш мені пересадити мавпу або, можливо, я якось неправильно зрозумів поточну ситуацію?
Докладніше про те як не стати "жертвою мавп".
2.5. Контроль
Суть контролю – оцінка відповідності параметрів поставленого завдання та отриманого результату. Контроль ділиться на 3 основних типи:
- Стартовий контроль:ще раз переконатися, що у підлеглого є все необхідне виконання завдання, і навіть він її правильно зрозумів.
- Проміжний контроль:оцінка правильності виконання завдання на проміжних етапах (важливо розставити ці етапи так, щоб не пізно було коригувати виявлені відхилення).
- Підсумковий контроль:оцінка одержаного підсумкового результату. Рекомендую звернути увагу, що виконаних завдань на 99% немає. У виконання завдання може бути лише 2 варіанти: або вона виконана повністю, або не виконана.
Звертайте особливу увагу на стартовий та проміжний контроль. На фініші дуже часто щось виправляти буває вже пізно
За підсумками контролю обов'язково має бути оціненоякість виконаної роботи, і навіть її результат. Що робити, якщо результат негативний? Спочатку знайдіть причину. А вже потім визначайте та карайте винних.
2.6. Оперативна мотивація
Керівник повинен розумітися на основних мотиваційних теоріях, а також у всіх особливостях системи корпоративної мотивації. Якщо підлеглі (а тим більше керівник) не розуміють систему мотивації, вона просто перестає працювати.
Тому завдання керівника донести до підлеглих (до стадії 100% розуміння). нюанси корпоративної системи мотивації+ додати особисті методи оперативної мотивації зі свого арсеналу як доповнюючі. Докладніше про один із дієвих методів мотивації " ".
До речі, питання на засипку "Хто такий вмотивований співробітник?" Повноті, батечку, ми не на іспиті. Мотивований співробітник- це людина, яка сама хоче виконувати свою роботу так, як це необхідно компанії.
Група №3 "Управління мисленням підлеглих"
- Оперативне лідерство
- Техніки комунікації
- Коучинг
Мрія будь-якого керівника - впливати на вчинки та дії підлеглих через їхнє мислення. І завдяки цьому досягати необхідного результату роботи. Ну, чим не казка?
Ан, ні! Не все так просто. Компетенції з "Групи №3"рекомендую освоювати та активно використовувати тільки після апгрейду в компетенціях з "Групи №1"і "Групи №2". Ні, ну Ви, звичайно, можете почати і звідси. Дайте я вгадаю, хто Ви: гіпнотизер чи геній?
3.1. Оперативне лідерство
Лідерство - це вміння впливати на підлеглого без застосування своїх службових повноважень. З метою нарощування компетенції є сенс розвивати свій емоційний коефіцієнт (EQ).
Впевнений, що багато хто хотів би детальніше розібратися, що ж таке лідерство. Про механізми лідерствадуже докладно розповідає Володимир Тарасов в аудіо-курсі "Персональне управлінське мистецтво". Вкрай рекомендую прослухати, законспектувати і ще раз прослухати.
Чи можна уникнути оперативного лідерства? Так можна. Проте з “лідерством” ефективність роботи вашої компанії/відділу буде передбачувано вищою, ніж без нього. До речі, слово "оперативне" означає обмежене професійними рамками ваших службових стосунків.
3.2. Техніки комунікації (спілкування)
Використовується для посилення решти компетенцій(те, як Ви спілкуєтеся з підлеглими, колегами, керівниками, які оточують). Саме комунікація визначать ефективність взаємодії (звідси випливає і результативність вашої роботи) з колегами, підлеглими керівництвом. Очевидний наслідок: чим краще Ви володієте техніками комунікації, тим краще більше Ви досягнете на роботі та в житті.
Безумовно, є люди у кого комунікації "від бога", але що робити, якщо це не про Вас. Нічого страшного. Ваше завдання – витягнути цю компетенцію хоча б на середній рівень. Для успішного виконання завдань керівника цього буде більш ніж достатньо. Рекомендую до прочитання " ".
3.3. Коучинг
Допомога підлеглим як у постановці, так і у досягненні поставлених професійних цілей. Але цією компетенцією необхідно користуватися вкрай обережно. Перш ніж “брати когось у коучинг”, необхідно врахувати дуже багато чинників: морально-психологічний стан людини, її можливості, сферу найближчого розвитку, наявність досвіду тощо.
Користь від компетенції - співробітник може добитися набагато більшої ефективності та результату роботи(Мало хто перемагає у серйозних змаганнях без тренера).
Виграє і співробітник, і компанія. Обидва більше заробляють грошей і конкурентні на ринку
На мою думку, при правильному підході отримуємо ситуацію "Win-Win": 1) Зростає вартість підлеглого ринку праці, може домогтися у житті більшого. 2) Компанія отримує додатковий прибуток рахунок більш досвідченого та ефективного співробітника.
Який же найважливіший обов'язок керівника?
Спорів з приводу, які з обов'язків керівника важливіші – багато. На мій погляд, один із важливих обов'язків керівника - займатися регулярним розвитком та покращенням своїх управлінських компетенцій.
Багато перекосів в управлінні вашою компанією/відділом (а вони обов'язково в тому чи іншому вигляді є завжди) – наслідок вкрай нерівномірного співвідношення між вашим ступенем володіння перерахованими компетенціями.
Припустимо, Вами добре налагоджено “Планування” у компанії/відділі. Однак, якщо при цьому у Вас немає компетенції “Контроль”, то вся користь від планування “піде на смарку”. А постійне невиконання планів та поставлених завдань, замість користі, буде підривати основу системи управліннята вашого авторитету.
Домашнє завдання для керівників
А тепер беріть в руку олівець і записуйте домашнє завдання:
- Складіть собі таблицю зі списком перерахованих вище управлінських компетенцій керівника.
- Оцініть володіння кожної з них за п'ятибальною шкалою.
- Проставте навпроти кожного пункту ваші найближчі дії щодо розвитку цієї компетенції. Так, бажано з конкретними термінами.
Віддам свою таблицю у добрі руки
Читали цю статтю, також читалиЯк оцінювати управлінські компетенції топ-менеджерів та керівників середньої ланки під час співбесіди на роботу
Стратегія просування та розвитку сайту та БІЗНЕСУ в Інтернеті для системи лідогенерації та постійних додаткових продажів