Чтобы получить подотчетные средства, работник каждый раз должен писать заявление. Руководитель компании на этом заявлении должен написать суммы, сроки выдачи подотчетных средств и поставить свою подпись и дату. Издавать приказ с перечнем подотчетных лиц не нужно.
Выдача подотчетных сумм
Чаще всего под отчет наличные деньги выдаются:
- в качестве аванса на командировочные расходы;
- на хозяйственные нужды (на приобретение канцелярских и хозяйственных товаров, бензина через АЗС, на оплату мелкого ремонта и т. п.).
Выдавая деньги под отчет, помните, что нельзя выдавать подотчетные суммы работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным деньгам (п. 6.3 Указания о ведении кассовых операций, утв. Банком России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).
Если вы выдали работнику из кассы деньги под отчет, сделайте проводку по дебету счета 71:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
– выдана работнику из кассы подотчетная сумма.
Размер выдаваемых сумм
Каких-либо ограничений на суммы, выдаваемые работникам под отчет, законодательство не устанавливает.
Однако, оплачивая расходы, подотчетное лицо действует от имени фирмы. Следовательно, работник, получивший деньги под отчет, должен соблюдать предельный размер расчетов наличными (100 000 руб. по одному договору). Это установлено Указанием Банка России от 7 октября 2013 года № 3073-У.
Если работник нарушит установленный лимит расчетов, ваша организация может быть оштрафована. Сумма штрафа – от 40 000 до 50 000 рублей.
За это же нарушение на руководителя вашей организации может быть наложен штраф от 4000 до 5000 рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).
Если работник из подотчетных денег заплатил другой организации наличными по одному договору 100 001 руб. (при лимите расчетов 100 000 руб.), ваше предприятие могут оштрафовать на сумму от 40 000 до 50 000 руб., а руководителя – на сумму от 4000 до 5000 руб.
Если же сумму, превышающую 100 000 руб., ваш работник внесет в кассу другой организации не по одному, а по разным договорам (например, по договору купли-продажи товаров – 50 000 руб., а по договору поставки – 51 000 руб.), никакого нарушения не будет.
Таким образом, подотчетное лицо не может заплатить по одному договору более 100 000 руб., но может иметь под отчетом и более 100 000 руб.
Погашение задолженности по подотчетным суммам
Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, представить в бухгалтерию авансовый отчет (с приложением документов, подтверждающих расходы), а неизрасходованные средства вернуть в кассу организации (суммы, обоснованно истраченные сверх выданной подотчетной суммы, могут быть возмещены работнику).
Целесообразность расходов должна быть проверена и подтверждена руководителем организации.
Работник, получивший подотчетную сумму на командировочные расходы, должен представить авансовый отчет и сдать в кассу неизрасходованный остаток подотчетных сумм не позднее чем через три рабочих дня после истечения срока, на который выданы наличные деньги, или со дня выхода на работу.
Списание израсходованных подотчетных сумм отражайте по кредиту счета 71 на основании авансового отчета работника:
ДЕБЕТ 20 (26, 10, 08, …) КРЕДИТ 71
– произведены расходы за счет денег, выданных ранее под отчет.
Возврат неизрасходованных сумм
Если работник вернул в кассу неизрасходованный остаток подотчетной суммы, сделайте проводку:
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71
– возвращены неиспользованные деньги.
Работник АО «Актив» получил под отчет 1000 руб. для покупки канцтоваров. Он купил в магазине канцтовары на сумму 980 руб., сдал их на склад, а остаток денежных средств (20 руб.) вернул в кассу.
Бухгалтер «Актива» сделал проводки:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
– 1000 руб. – выданы средства под отчет;
ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 71
– 980 руб. – оприходованы канцтовары на основании авансового отчета работника;
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71
– 20 руб. – принят в кассу неизрасходованный остаток подотчетных средств.
После выполнения всех операций долга за работником нет, поэтому сальдо по счету 71 по данному работнику равно нулю.
Если работник купил материальные ценности в розничном магазине, налоговая инспекция при проверке может потребовать в качестве подтверждения произведенных расходов не только товарный, но и кассовый чек.
Это требование не распространяется на товары, продажа которых разрешена в розницу без применения ККМ.
В определении ВС РФ от 9 марта 2016 года № 302-КГ16-450 сделан вывод, который должен убедить налог плательщиков в необходимости внимательнее относиться к таким широко распространенным подтверждающим расходы и затраты документам, как товарные чеки.
Небрежно оформленные товарные чеки могут послужить причиной тому, что трату не признают производственной, деньги включат в доход сотрудника и удержат с него НДФЛ.
Какие ошибки бывают на практике? Нет информации, по которой можно определить, кто подписал чеки. Часто не указывают дату составления чека, не заполняют графы «цена товара», «количество», «подпись продавца». Причем не обязательно, чтобы все эти недостатки были допущены в одном документе.
Списание невозвращенных сумм
Если работник не возвратил подотчетную сумму в установленный срок, сделайте проводку по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»:
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 71
– отражена не возвращенная в срок подотчетная сумма.
Вы можете удержать эту сумму из заработной платы работника:
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 94
– невозвращенная подотчетная сумма удержана из зарплаты работника.
Решение о таком удержании фирма может принять не позднее одного месяца после окончания установленного срока возврата аванса, и только с согласия подотчетного лица.
Если долг будет списан за счет средств организации, эту сумму придется включить в совокупный доход работника (ст. 209 НК РФ).
Кроме этого, с этой суммы необходимо удержать НДФЛ, начислить взносы во внебюджетные фонды и взносы «по травме».
В судебном порядке подотчетную сумму можно взыскать в течение срока исковой давности, равного трем годам (ст. 196 ГК РФ).
Лучшее решение для бухгалтера
Бератор «Практическая энциклопедия бухгалтера» - это электронное издание, которое найдет лучшее решение для любой бухгалтерской задачи. По каждой конкретной теме есть все необходимое: подробный алгоритм действий и проводки, примеры из практики реальных компаний и образцы заполнения документов
В ряде случаев расходование наличных денег осуществляетсяподотчетными лицами , которые получают деньги из кассы под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы.
Так, суммы командировочных расходов включают в себестоимость продукции (работ, услуг). В течение трех дней после возвращения из командировки подотчетное лицо обязано отчитаться за полученные и израсходованные суммы. Составляется авансовый отчет с приложением оправдательных документов (билетов на проезд, счетов на проживание в гостинице и др.). Авансовый отчет утверждается руководителем организации. Неиспользованный остаток подотчетных сумм сдается подотчетным лицом в кассу по приходному кассовому ордеру. Перерасход выдается из кассы по расходному кассовому ордеру. Если подотчетное лицо не представило авансовый отчет либо не возвратило в кассу неиспользованного остатка подотчетных сумм, то из начисленной заработной платы эта сумма удерживается.
Учет подотчетных сумм ведется на активном счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами" . Дебетовое сальдо этого счета означает сумму задолженности подотчетных лиц организации. Дебетовый оборот означает выданные под отчет суммы, либо возмещение перерасхода. Кредитовый оборот показывает величину сумм, использованных в соответствии с авансовыми отчетами, а также не использованных и сданных в кассу сумм.
Учет всех подотчетных сумм ведется в журнале-ордере, где отражаются записи по кредиту счета 71 в корреспонденции с дебетом соответствующих счетов. Основанием для заполнения этого учетного регистра являются расходные и приходные кассовые ордера, а также авансовые отчеты. Последние должны быть проверены арифметически и по существу, т. е. должна быть установлена необходимость и целесообразность расходов. При обработке авансового отчета бухгалтер проставляет на нем и на приложенных к нему документах корреспондирующие счета в соответствии с направлениями расходов.
По дебету активного счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" отражаются следующие операции
Выдача из кассы подотчетных сумм оформляется проводками:
кредит счета 50 "Касса".
Аналогичным образом отражается выдача сумм в возмещение перерасхода.
Перевод денежных средств по месту нахождения подотчетного лица отражается записью:
дебет счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами",
кредит счета 51 "Расчетные счета".
По кредиту счета 71 показывается главным образом списание выданных подотчетных сумм
Так, например, списание командировочных расходов оформляется записью:
дебет счета 20 "Основное производство",
дебет счета 26 "Общехозяйственные расходы",
Аналогичным образом отражается списание подотчетных сумм, использованных на производственные нужды.
Если подотчетные суммы использованы на покрытие расходов по отгрузке и реализации продукции:
дебет счета 44 "Расходы на продажу",
кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами".
Если подотчетные суммы направлены на покрытие расходов по заготовлению и приобретению материальных ценностей:
дебет счета 07 "Оборудование к установке",
дебет счета 10 "Материалы",
дебет счета 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей",
дебет счета 41 "Товары",
кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами".
Возврат в кассу неиспользованного остатка подотчетных сумм:
дебет счета 50 "Касса",
кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами".
Отражение в учете сумм, не возвращенных работниками в установленные сроки:
дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей",
кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами".
Удержаны не возвращенные подотчетные суммы:
дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда",
кредит счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".
Сотрудник, которому выдали деньги в подотчет, должен отчитаться по ним в установленные сроки и при необходимости сдать остаток подотчетных сумм в кассу.
Т.к. в законодательстве Российской Федерации никаких ограничений о длительности срока, на который выдаются деньги в подотчет нет, то руководитель организации имеет право самостоятельно назначить сроки возврата подотчетных сумм. Например, несколько дней, месяц, квартал и т.д. В общем случае: в соответствии
с п.4.4 гл.4 «Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетами банка России на территории Российской Федерации» от 12 октября 2011г. (далее Положение), подотчетное лицо обязано не позднее трех рабочих дней по истечении утвержденного руководителем предприятия срока, на который выдаются деньги, или со дня выхода на работу предъявить авансовый отчет по израсходованной подотчетной сумме.
Пример . Офис-менеджер ООО «Березка» И.В.Беликова 1 марта 2013 года получила в кассе организации 2000 руб. в подотчет на оплату ремонта принтера. В резолюции руководителя на заявлении о предоставлении денег в подотчет указано, что деньги выданы ей на 20 дней. Т.о. срок, на который Беликовой выданы подотчетные деньги, истечет 20 марта 2013года.
В течение трех рабочих дней, то есть не позднее 23 марта 2013года, Беликова должна будет представить в бухгалтерию авансовый отчет.
На практике работник из полученных денег в подотчет может оплатить хозяйственные расходы предприятия в меньшей сумме, чем та, которую ему выдали, либо в течение срока, на которые ему были выданы наличные деньги в подотчет, не осуществить и не оплатить никаких хозяйственных расходов. В первом случае работник составляет и предоставляет в бухгалтерию организации авансовый отчет и производит окончательный расчет, т.е. возвращает остаток подотчетных сумм. Во втором случае работник возвращает в кассу остаток подотчетных сумм и авансовый отчет не составляет.
Вполне возможна ситуация, когда работник не отчитывается в установленный срок по подотчетным суммам и уходит в отпуск.
Ситуация1. Работник не отчитался в установленный срок ушел в отпуск, после окончания отпуска вышел на работу.
В этом случае, когда он вернется с отпуска, предельный срок, установленный руководителем, для отчета, может закончиться. Налоговых последствий по НДФЛ данная ситуация не несет, т.к. право собственности на полученную в подотчет сумму к работнику не переходит и данные подотчетные деньги его доходом являться не будут. (ст.41 и ст.210 НК РФ). После выхода сотрудника на работу необходимо потребовать, что бы он отчитался за неиспользованные подотчетные деньги и остаток подотчетных сумм сдал в кассу.
Пока сотрудник не отчитается по ранее полученным средствам и не вернет остаток неиспользованного аванса, ему нельзя выдавать новые суммы под отчет согласно Положению о порядке ведения кассовых операций.
Если сотрудник не возвращает деньги добровольно, то организация может вернуть их путем принятия решения об удержании из заработной платы указанного сотрудника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса. При этом должно выполняться условие, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания (ч.3 ст.137 Трудового кодекса).
Решение оформляется, как правило, в форме приказа или распоряжения. Унифицированной формы такого приказа нормативными правовыми актами не установлено. В данной ситуации лучше руководствоваться Письмом Роструда от 9 августа 2007 г. N 3044-6-0.и получить письменное согласие работника на удержание.
При этом ст.138 Трудового Кодекса РФ ограничивает размеры удержания до 20% от заработной платы работника. Поэтому неизрасходованные подотчетные суммы будут удерживаться ежемесячно при каждой выплате заработной платы работнику, пока не будут погашены полностью.
Пример. Прораб ООО "Стройинвест" П.Н. Кузьмин получил 20 января 2013 г. в подотчет 6000 руб. на приобретение инструмента. Согласно распоряжения руководителя деньги выданы на срок 10 дней. Согласно п. 4.4 Положения отчитаться по израсходованным суммам следует в течение трех рабочих дней. Таким образом, сдать авансовый отчет в бухгалтерию и неизрасходованные подотчетные суммы в кассу ООО "Стройинвест" Кузьмин должен до 1 февраля 2013 г. включительно. 27 января 2012 г. Кузьмин приобрел необходимый инструмент. В бухгалтерию он сдал авансовый отчет, к которому приложил кассовый чек на сумму 4500. При этом остаток неизрасходованной подотчетной суммы - 1500 руб. (6000-4500) Кузьмин добровольно не вернул, а 28 января ушел в отпуск на 14 календарных дней. После выхода из отпуска деньги так же не были им возвращены.
16 февраля руководитель организации издал приказ об удержании 1500 руб. неизрасходованных подотчетных сумм из заработной платы Кузьмина. Кузьмин дал свое письменное согласие, что не оспаривает размера и оснований удержания из заработной платы. Заработная плата Кузьмина за февраль составила 20000 руб. Т.к. 1500 руб. меньше чем 20% заработной платы Кузьмина за февраль (20000*20%= 4000руб.), то из февральской заработной платы Кузьмина удержания неиспользованных подотчетных сумм были произведены в размере 1500 руб.
Решение об удержании из заработной платы работника остатка подотчетных сумм руководитель может принять только в течении месяца. Если руководитель пропустил этот срок или сотрудник не согласен с основанием и размерами удержания и сумма превышает среднемесячный заработок сотрудника, то в этом случае организации на основании ч.2 ст.248 ТК РФ может вернуть деньги только через суд. Обратиться в суд с иском о взыскании долга с работающего сотрудника можно в течение одного года со дня, когда этот сотрудник обязан был отчитаться за полученные деньги в подотчет (ч. 2 ст. 392 ТК РФ).
Конечно, работник может и сам обратиться к руководителю с заявлением об удержании из зарплаты долга по подотчетным суммам. В этом случае размер задолженности не важен, то есть сумма долга, удерживаемого из зарплаты, может превышать средний месячный заработок сотрудника. В этом случае нарушений положений статьи 248 Трудового Кодекса РФ не произойдет. Так же работник имеет право попросить об отсрочке или рассрочке платежа.
Ситуация 2. По окончании отпуска работник уволился, не погасив долг по подотчетным суммам.
Возможна ситуация, когда все расчеты с увольняющимся работником уже произведены, а его задолженность выявлена после окончательного расчета, поэтому организация не может удержать сумму долга по подотчетным суммам из его зарплаты. В данной ситуации взыскать задолженность с бывшего сотрудника работодатель сможет только через суд. Если работник устроился на другую работу, то погашать задолженность он будет по исполнительному листу.
Механизм возврата задолженности через суд достаточно сложный, затратный и не гарантирует организации положительного для нее решения. Поэтому достаточно часто при небольшой сумме долга организации отказываются от ее взыскания, т.е. «прощают» работнику долг. Статья 415 Гражданского Кодекса РФ предусматривает такой вариант освобождения должника от лежащих на нем обязательств. Так как ГК РФ не содержит специальных требований к форме прощения долга, то обычно такое решение оформляется приказом или распоряжением руководителя организации. Необходимо так же сообщить и бывшему работнику о том, какой долг, в каком размере и когда ему прощен.
В случае, когда организация не производит «прощения» долга и пытается его вернуть, то данная задолженность отражается в бухгалтерском учете организации. По окончанию срока исковой давности задолженность работника признается безнадежной к взысканию и списывается на финансовые результаты деятельности организации. Затем такая задолженность отражается за балансом в течении пяти лет.
Срок исковой давности по подотчетным суммам, которые бывший сотрудник не вернул, начинают отсчитывать по окончании срока, на который были выданы деньги. Это следует из п. 2 ст. 200 Гражданского кодекса. Срок исковой давности составляет три года (ст. 196 ГК РФ). При наличии оснований для прерывания срока исковой давности названный срок начинают отсчитывать заново (ст. 203 ГК РФ).
Пример. ООО "Стройинвест" выдало в подотчет 10 июня 2012г. завхозу И.И.Петрову 8000руб. на покупку хозяйственного инвентаря. Согласно, распоряжения руководителя подотчетные деньги на срок я на срок 30 дней.20 июня Петров уволился и по подотчетным суммам не отчитался, денежные средства в кассу предприятия не вернул.
Срок исковой давности по подотчетным суммам, которые Петров не вернул, ООО "Стройинвест" начало отсчитывать по окончании срока, на который были выданы деньги, - с 9 июля 2012 г.9 июня 2014 г. ООО "Стройинвест" закончит отсчитывать срок исковой давности при отсутствии причин для его прерывания и признает задолженность безнадежной к взысканию.
Удержание НДФЛ с уволившегося сотрудника.
Организация признается на основании ст.226 Налогового кодекса РФ налоговым агентом по НДФЛ, и при увольнении работника и наличии у него задолженности в виде ранее выданного аванса она обязана исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить сумму налога в бюджет.
Для этого она должна предпринять все меры, предусмотренные действующим законодательством для возвращения денежных средств, которые были выданы работнику подотчет. В случае, когда это оказалось невозможным: например, с истечением срока исковой давности; принятием организацией решения о прощении долга работника, то датой получения бывшим работником организации дохода в виде невозвращенных сумм, выданных под отчет, будет дата, с которой такое взыскание стало невозможно, или дата принятия соответствующего решения о прощении долга.
Если организация не может удержать исчисленную у бывшего работника сумму НДФЛ, то в соответствии с п. 5 ст. 226 Налогового кодекса налоговый агент обязан не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода, в котором возникли соответствующие обстоятельства, письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме налога.
Учитывая все вышеизложенное рекомендую организациям регулярно проводить инвентаризацию задолженностей работников по подотчетным суммам. При выявлении просроченной задолженности требовать от работника в срочном порядке сдать авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы, либо если авансовый отчет сдан, а излишки денежных средств нет, то сдачу денежных средств в кассу. При начислении отпускных желательно проверять состояние расчетов с данным работником по подотчетным суммам и принимать соответствующие меры.
Не потратили – верните
Возврат подотчетных сумм – процедура, с которой приходится сталкиваться многим организациям. Такая ситуация происходит тогда, когда подотчетным лицом после выдачи ему денежных средств предприятием не расходуются все имеющиеся финансы. В этом случае уполномоченный сотрудник обязан вернуть неизрасходованную сумму в кассу и представить бухгалтерский отчет о проделанных расходах. Но как вернуть подотчетные деньги? И какие подводные камни могут встретиться на пути предприятия? Обо всем по порядку в статье.
Общие сведения
Если же уволенным сотрудником уже была получена зарплата либо он не согласен с размером удержанных финансовых средств, взыскание задолженности производится через суд.
Ответственность
Руководителю необходимо знать, что возврат неизрасходованных подотчетных сумм обязательно должен сопровождаться соответствующими проводками в бухучете во избежание проблем с налоговым органом. Кроме того, не стоит забывать, что заявление сотрудника – это основание для удержания задолженности из его заработной платы. При отсутствии такого документа руководитель не имеет права удерживать долг из оклада работника. В противном случае ответственное лицо может понести за это наказание. Зная эти особенности возврата, можно избежать многих трудностей в этом деле.