При проверке кассовых операций инспекторы обращают особое внимание на заполнение авансового отчета и выдачу денег в подотчет, поскольку из-за неправильного оформления подотчета, налоговики вправе доначислить НДФЛ, и соответственно, штрафы и пени.
Рассмотрим основные нюансы, с которыми может столкнуться компания при оформлении подотчета. Как оформить подотчет правильно в 2015 году?
Кому можно выдать суммы в подотчет? Подотчетными лицами могут быть сотрудники компании или физлицо, с которым заключен договор гражданско-правового характера (п. 5 Указаний ЦБ РФ № 3210-У от 11 марта 2014 г.).
Для начала перед выдачей подотчетной суммы нужно проверить сотрудника на ранее полученные подотчетные суммы. Если у сотрудника есть долг по ранее не отчитавшейся сумме по подотчету, деньги ему выдавать нельзя (п. 6.3 Указаний № 3210-У).
При отсутствии долга, подотчетное лицо может написать заявление с просьбой выдать ему деньги под отчет. В какой форме пишется заявление на подотчет? Форма заявления произвольная. Но нужно обратить внимание на то, чтоб в заявлении были указаны цели, на которые сотрудник получает деньги, сумма и срок, в течение которого работник за них отчитается.
Какую максимальную сумму можно выдать сотруднику в подотчет? В законе нет четких указаний на это. Будет ли действовать лимит в 100 тысяч? Лимит действует в том случае, если работник рассчитывается с клиентами по договорам компании. Если сотрудник оплачивает суммы за услуги, оказанные ему лично, лимит не действует.
На какой срок можно выдавать суммы в подотчет? Данный срок не ограничивается законом. Но в случае выдачи денег на длительный срок, инспекторы могут подотчетную сумму расценить как заем или зарплату, и, соответственно, начислить все необходимые налоги и взносы.
Если сотрудник забыл указать срок, в течение которого он должен отчитаться по подотчету, инспекторы могут решить, что подотчет выдан на один день, и, следовательно, отчитаться по нему работник обязан в течение трех дней с момента получения денег на руки (п. 6.3 Указаний № 3210-У).
После написанного заявления на подотчет, руководитель или иной уполномоченный работник должен его подписать, после чего деньги выдаются в подотчет путем оформления РКО. Оформление подотчета можно производить и в безналичном порядке путем перечисления денег на зарплатные или подотчетные карты сотрудников. Это официально разрешил Минфин в письме № 03-11-11/42288 от 25.08.2014г., но при этом должны быть соблюдены определенные условия.
Чтобы перечислить суммы подотчета на зарплатные карты, необходимо, чтобы данная возможность была предусмотрена договором с банком. Если в договоре указано, что компания имеет право перечислять на зарплатные карты только зарплату, то перечислять туда подотчетные суммы нельзя. Поэтому нужно быть внимательными при заключении договора с банком и предусмотреть в нем условия перечисления подотчетных сумм на карту. Если договором данное условие не предусмотрено, можно заключить с банком дополнительное соглашение.
На что обращают внимание налоговики при проверке авансового отчета?
В какой срок сотрудник должен отчитаться по подотчетным суммам? Работник обязан предоставить авансовый отчет в течение трех дней с момента срока возврата подотчета, написанного работником в заявлении. Форма авансового отчета может быть разработана компанией самостоятельно. Но в большинстве случаев компании используют унифицированную форму № АО-1, утвержденную постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.
Заполнение авансового отчета требует большого внимания, поскольку каждый расход, описанный в авансовом отчете, должен быть подтвержден документально, т.е. к нему должны прикладываться подтверждающие этот расход документы.
Для начала нужно проверить, чтобы цели расхода в заявлении работника и авансовом отчете совпадали. Затем к каждой операции в авансовом отчете должны быть приложены соответствующие документы. В указаниях Госкомстата по заполнению авансового отчета числятся следующие документы: командировочное удостоверение (отменено с 08 января 2015 года), квитанции, транспортные документы, кассовые и товарные чеки. Сюда же можно отнести накладные и бланки строгой отчетности. Данные документы должны быть правильно оформлены. Что проверяют инспекторы? Это заполнение всех обязательных реквизитов. Поскольку, если в документе, например, не будет указан ИНН поставщика, данные расходы могут быть не приняты к учету.
Как показывает судебная практика, если в первичке есть ошибки, суды встают на сторону компании, но в этом случае вам придется тратить свое время и нервы. Лучше документ с ошибками заменить.
Какие реквизиты проверяют налоговики?
Кассовый чек. Например, в кассовом чеке нет расшифровки покупок или реквизиты пропечатаны нечетко. В этом случае чек можно принять к учету, если к нему прилагаются и другие документы, например, товарный чек. Если в другом документе недостающие реквизиты есть, у инспекторов претензий не должно возникнуть (письмо УФНС России № 20–12/29007 от 12 апреля 2006 г.). Может ли кассовый чек являться первичкой? Подробности
Если сотрудник купил товар в нерабочее время, инспекторы могут задать вопрос: почему данные расходы имеют место в нерабочее время, поскольку за переработку сотруднику полагаются дополнительные выплаты по зарплате.
Товарный чек. Часто на товарном чеке нет печати или номера. Данный документ налоговики могут не принять к учету. Но вышеперечисленные реквизиты не являются обязательными для заполнения (постановление ФАС Московского округа № КА-А40/5456–06 от 19 июня 2006 г.).
В товарном и кассовом чеках не совпадают суммы или даты. Лучше всего привести документы в соответствие. Хотя, если в них не совпадают даты, вы можете отстоять данные расходы в суде (постановление ФАС Западно-Сибирского округа № Ф04-1827/2007(32937-А75-42 от 2 апреля 2007 г.). Что же касается суммы, то такие документы лучше заменить.
Накладная по форме № ТОРГ-12 или форме № 1-Т. Часто в ТТН не указывают грузополучателя, адреса пунктов погрузки и выгрузки, номера путевых листов, марки и номера автомобилей. Данные реквизиты не являются критичными, если компания на самом деле получила данный товар (постановление № Ф04-2121/2007(33241-А27-14) ФАС Западно-Сибирского округа).
В товарной накладной отсутствуют должность лица, отпустившего товар, печать организации-грузополучателя или номер, дата документа. Отсутствие этих реквизитов считается серьезными ошибками. Суды считают так же (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа № А19-27878/05-52-Ф02-2783/06-С1 от 24 мая 2006 г.).
Бланк строгой отчетности. Если в бланке указан ошибочный ИНН или не несуществующий номер, данные нарушения все равно подтверждают расход (определение ВАС РФ № 306-КГ14-1504 от 10 октября 2014 г.). Суд решил, что даже если поставщик несуществующий, товар все равно может быть получен.
Достаточно ли в качестве подтверждающего документа только кассового чека с расшифровкой? Как объясняют налоговики в письме № ЕД-4-3/11515 от 25 июня 2013 г., расходы подотчетного лица можно подтвердить только кассовым чеком. Но чтобы включить данные расходы в целях налогообложения, необходим еще один документ, поскольку в чеке нет всех обязательных реквизитов первичного документа, а именно: Ф.И.О должностных лиц и их подписи. А кассовый чек лишь подтверждает факт расчета покупателя с продавцом.
После проверки авансового отчета, нужно передать его на подпись руководителю. Если работник потратил денег больше или меньше, чем ему выдано было в подотчет, компания ему обязана возместить перерасход, либо работник возвращает не потраченные деньги. Сроки, в которые это нужно сделать, компания утверждает самостоятельно (п. 6.3 Указаний № 3210-У). Данное правило должно быть закреплено в положении о работе с подотчетниками.
Как работник может вернуть деньги? Это может быть возврат наличными в кассу или перечисление с карты на счет компании.
На практике бухгалтера оформляют часто авансовые отчеты так, что работник сначала вкладывает свои деньги, а потом компания возмещает ему расходы. Это уже вряд ли можно назвать подотчетом, скорее займом. Поэтому работнику следует написать заявление о возмещении служебных расходов.
Проводки по оформлению подотчета смотрите .
Бесплатная книга
Скорее в отпуск!
Для того, чтобы получить бесплатную книгу, введите данные в форму ниже и нажмите кнопку "Получить книгу".
Может ли подотчетное лицо отчитаться накладной и чеком, если в одном чеке и накладной, в сумме есть еще использование денег, не для организации?Ответ
Законодательство не запрещает принять у сотрудника чек, где есть личные покупки подотчетника. На основании этого чека и других оправдательных бумаг отражайте в учете только те товары, которые работник приобрел для нужд компании.
Сумма затрат, которую вы отразите в учете, не будет совпадать с общим итогом по кассовому чеку. Чтобы у проверяющих в связи с этим не появились вопросы, попросите подотчетника сразу дать письменные объяснения о расхождениях. Образец -- см. ниже.
В объяснении подотчетник пусть перечислит, какие товары он приобрел для себя, их общую стоимость. Этот документ пригодится вам впоследствии — когда инспекторы будут проверять расходы. Если сотрудник к тому моменту уволится, без записки будет сложно объяснить расхождения между чеком и суммой в учете.
Авансовый отчет. Предупредите сотрудника, что ему необходимо отчитаться лишь по расходам компании. То есть личные покупки в авансовом отчете упоминать не требуется. Ведь их сотрудник приобрел на собственные деньги. Напомним: авансовый отчет можно составить по унифицированной форме № АО-1 (утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55). Но можно также применять бланк, разработанный в компании.
Накладная, товарный чек или иная первичка. Не забудьте проверить, что в первичке есть все обязательные реквизиты (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Пять действенных способов обнулить накопленный подотчет директора, представленных в нашей статье, помогут бухгалтерам справиться с постоянно растущими и не дающими им покоя подотчетными суммами. Переходим к их подробному изучению.
Как грамотно обнулить подотчет директора?
Подотчет директора, как и любого другого подотчетного сотрудника, можно в любом объеме списывать на уменьшение налога на прибыль (относить на расходы по УСН) и при этом не платить с него НДФЛ и/или взносы в бюджет. Но такое возможно при условии, что выданный подотчет тратится только на нужды фирмы, а бухгалтерия своевременно получает документы, подтверждающие целевое использование подотчетных сумм (кассовые и товарные чеки, накладные и т. п.).
Предположим, что по Дт 71 на конец очередного месяца накопилась сумма, выданная директору под отчет, в размере 700 000 руб. Оправдательные документы и авансовые отчеты под эту сумму отсутствуют и их появление маловероятно.
Если действовать по правилам НК РФ, то эта сумма должна быть учтена как доход директора с уплатой по ней следующих налогов и взносов:
- НДФЛ — 91 000 руб. (700 000 × 13%);
- страховые взносы — 211 400 руб. (700 000 × ).
Итого в бюджет с полученного директором дохода придется заплатить 302 400 руб.
К уменьшению по налогу на прибыль можно поставить сумму в 911 400 руб. (700 000 + 211 400). Значит, налога на прибыль к уплате будет меньше на 182 280 руб. (911 400 × 20%).
В целом с подотчетной суммы в 700 000 руб. вы заплатите налогов и сборов на сумму 120 120 руб. (302 400 - 182 280). А если у организации нет прибыли, то придется все 302 400 руб.
Рассмотрим теперь, сколько же налогов надо будет заплатить, если применить иные способы обнуления подотчета.
Способ 1. Начисление дивидендов
Кто может применять : организации, у которых по итогам отчетного периода есть прибыль.
: после окончания квартала, полугодия или года составляем протокол учредителей и справку о начислении промежуточных (или годовых) дивидендов. Проводим следующие операции:
: 91 000 руб. (НДФЛ). Страховые взносы уплачивать не нужно (письмо ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985). На уменьшение налога на прибыль дивиденды поставить нельзя (п. 1 ст. 270 НК РФ).
ВАЖНО! Выплачивать дивиденды наличными могут только ООО и только из сумм, которые не являются выручкой от реализации товаров, услуг (п. 2 указания Банка России «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У). Например, из возвращенных подотчетных сумм. В АО выплата дивидендов должна производиться строго в безналичной форме (п. 8 ст. 42 закона «Об АО» от 26.12.1995 № 208-ФЗ).
Совет : при начислении и выплате дивидендов не забывайте про сроки.
Способ 2. Начисление компенсации за использование имущества директора
Кто может применять : ограничений нет.
Процедура обнуления подотчета : составьте обоснованный расчет размера компенсации за использование имущества директора, расходы по которому можно учесть в деятельности фирмы. Например, его автомобиля. Для этого запросите у директора документы, показывающие, сколько он тратит на обслуживание своего авто в год (месяц, квартал). Затем оформите от имени директора заявление на компенсирование расходов по использованию автомобиля и впишите в него рассчитанную сумму по обслуживанию машины. В бухучете фиксируете следующие операции:
Сумма налогов и взносов к уплате : 0,00 руб. НДФЛ и страховые взносы уплачивать не нужно. Но только при условии достаточного документального обоснования выплаты компенсации за имущество (ст. 188 ТК РФ, п. 3 ст. 217 НК РФ). На уменьшение налога на прибыль траты на компенсацию за использование личного транспорта можно отнести только в размере от 600 до 1 500 руб. в месяц (постановление Правительства РФ «Об установлении норм расходов на компенсацию за использование личного транспорта» от 08.02.2002 № 92).
Совет : размеры компенсации должны быть реальными, т. е. соразмерными с рыночными. При оформлении документов следите за тем, чтобы в них отсутствовало слово «аренда». С доходов, полученных директором от аренды имущества, придется платить НДФЛ.
Способ 3. Начисление материальной помощи
Кто может применять : ограничений нет, но этот способ подойдет лишь при списании маленьких сумм подотчета — до 4 000 руб. за 1 год. Далее покажем на цифрах почему.
Процедура обнуления подотчета : сформируйте от имени директора заявление на выплату материальной помощи. В бухучете отметьте следующие операции:
Сумма налогов и взносов к уплате : 300 672 руб. (НДФЛ, взносы). Не облагается НДФЛ и взносами только материальная помощь в размере до 4 000 руб., выданная в пределах 1 года. На уменьшение налога на прибыль выплаченную матпомощь ставить нельзя (п. 23 ст. 270 НК РФ).
Совет : ознакомьтесь с особенностями обложения материальной помощи НДФЛ и взносами в наших статьях:
- .
Способ 4. Договор займа
Кто может применять : ограничений нет.
Процедура обнуления подотчета : подготовьте договор о предоставлении директору беспроцентного займа с автоматической пролонгацией. В бухучете отметьте следующие операции:
Операция |
Сумма, руб. |
||
Возврат подотчета (фиктивный) |
|||
Выдача займа (фиктивная) |
|||
Ежемесячный НДФЛ по доходам директора в виде материальной выгоды от экономии на процентах (подп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ, письмо Минфина от 27.06.2016 № 03-04-06/37295) |
= (700 000 × 2/3 × 10% [ставка рефинансирования]) / 365 × 30 (количество дней в месяце) × 35% (ставка НДФЛ) |
||
Уплата НДФЛ за месяц |
Сумма налогов и взносов к уплате : 1 342,46 руб. в месяц или 16 333,33 руб. в год (700 000 × 2/3 × 10% × 35%). Взносы с материальной выгоды не уплачиваются.
Совет : злоупотреблять этим способом не надо, так как выданный заём тоже нужно будет когда-то возвращать. Возможен и такой вариант: списать сумму предоставленного займа на расходы фирмы после истечения срока исковой давности. Но здесь есть свои нюансы.
О подробностях читайте в статье .
Способ 5. Личные расходы директора
Кто может применять : ограничений нет.
Процедура обнуления подотчета : попросите директора принести кассовые и товарные чеки, накладные, полученные при покупке им имущества в личное пользование или получении услуг. Отберите из них те, которые можно отразить в расходах фирмы (канцтовары, мебель, отделочные материалы, ремонтные работы и др.). Составьте по ним авансовый отчет. В бухучете отметьте следующие операции:
Операция |
Сумма, руб. |
||
Отражение расходов на основании авансового отчета |
10, 20, 26, 41, 44, 91 |
Сумма налогов и взносов к уплате : 0,00 руб. Некоторые личные расходы директора вполне подойдут на роль расходов по основной деятельности фирмы. А значит, их можно поставить на уменьшение налога на прибыль.
Совет : тщательно соотносите произведенные траты с деятельностью организации. Например, чек из ветеринарной клиники не совсем подойдет для фирмы, занимающейся строительством домов.
Итоги
При обнулении крупных подотчетов директора не следует применять какой-то 1 способ и списывать всю сумму за 1 день. Избегайте ситуаций, когда на расчетный счет фирмы или в ее кассу возвращается полная сумма выданного ранее подотчета. Особенно если она была выдана в крупных размерах и на вполне достижимые цели. Нужно, чтобы хотя бы часть этого подотчета была потрачена. В противном случае не исключена вероятность начисления НДФЛ с материальной выгоды по беспроцентному использованию подотчетных средств.
Оптимальный вариант обнуления подотчета — равномерно на протяжении нескольких месяцев (возможно и лет) списывать подотчет всеми предложенными выше способами.
Несмотря на то что существует немало возможностей обнуления подотчета, мы настоятельно вам советуем бороться с практикой неконтролируемой траты денежных средств руководством с помощью языка цифр и наглядного представления убытков, которые несет фирма в связи с действиями директора. Для этого следует периодически составлять расчет налогов, связанных с подотчетными суммами, в 2 сравнительных вариантах: если директор отчитывается по подотчетам и если он не делает этого. Этот расчет представляйте директору в качестве предложения по оптимизации налогообложения (в данный расчет можно ввести и другие статьи, кроме подотчета, чтобы ваши действия не воспринимались руководителем назидательно). Таким способом постепенно можно добиться своевременного предоставления документов по выданным подотчетам и не допустить дальнейшего нарастания неподтвержденных подотчетных сумм.
Подотчетное лицо потеряло кассовый чек и представило авансовый отчет без него. Принимать ли бухгалтеру такой документ? Какие последствия ждут компанию в случае положительного решения? Ответы на эти и другие вопросы обсудим в данной статье.
Какими документами можно оправдать оплату?
С ситуацией, когда подотчетное лицо потеряло кассовый чек, сталкиваются многие практикующие бухгалтеры. Принять к налоговому и бухгалтерскому учету расходы, неподтвержденные документально, нельзя. Об этом гласят нормы налогового законодательства (ст. 252 НК РФ) и закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ (ст. 9). При этом первичные документы должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 закона 402-ФЗ. Кроме того, неподтвержденные первичкой расходы нельзя учесть в базе при расчете прибыли (письмо УФНС по Москве от 12.04.2006 № 20-12/29007).
При совершении операций с денежной наличностью все юридические лица и ИП (за исключением случаев, предусмотренных пп. 2, 3, 5-7 ст. 2 закона «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ) обязаны выдать чек ККТ или БСО покупателю (п. 2 ст. 1.2 закона 54-ФЗ).
Чек ККТ (БСО) — первичный учетный документ, отпечатанный с применением специально предназначенной автоматизированной техники или же сформированный в электронной форме в момент расчета между продавцом и клиентом.
Документ должен содержать данные о расчете, а также обязательные реквизиты, предусмотренные п. 4.7 закона 54-ФЗ. Однако действующее законодательство не говорит о том, что чек ККМ является единственным первичным документом, подтверждающим факт расходования средств, а налоговый кодекс не устанавливает перечня таких подтверждающих бумаг. Следовательно, если подотчетник предоставил иные подтверждающие документы, например: товарный чек, акт выполненных работ, товарную накладную и прочие бумаги, оформленные в соответствии с нормами законодательства, то они могут быть приняты к учету.
Пример 1
Сотруднику Никитину О. А. было выдано 83 548 руб. на закупку товаров от поставщика за наличный расчет. Товары он сдал на склад, о чем свидетельствует приходная накладная, подписанная кладовщиком. Авансовый отчет с приложением документов — ТОРГ-12, ТТН, счета-фактуры и квитанции к ПКО — передан в бухгалтерию. При этом кассовый чек был утерян.
При проверке авансового отчета бухгалтер запросил у поставщика подписанный акт сверки. Сумма оплаты в нем была отражена. Авансовый отчет был принят у работника.
Образец заполнения авансового отчета см. в статье .
Сложнее обстоит дело в ситуации, когда утерян весь пакет подтверждающих первичных документов.
Что делать, если утерян весь пакет подтверждающих документов?
В данном случае налогоплательщик может выбрать один из 3 вариантов:
- Если сотрудник фактически предоставил закупленные товары, а сами документы потерял, то такие затраты можно принять на основании бумаг, косвенно подтверждающих понесенные затраты (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Однако есть вероятность спора с налоговиками и необходимости отстаивать свою позицию в суде.
В данном случае понадобится приложить к авансовому отчету следующие бумаги:
- Объяснительную записку работника с указанием даты покупки, количества товара, суммы и места действия, а также с описанием причин утраты документов.
- Дубликат квитанции к ПКО, товарной накладной, заверенную копию листа книги кассира-операциониста и (или) z-отчета кассира-операциониста за день покупки, а также акт сверки, то есть копии и дубликаты документов, прямо или косвенно подтверждающих факт покупки (постановление ФАС Московского округа от 07.09.2010 № КА-А40/10200-10-2 по делу № А40-106307/09-4-729, постановление ФАС Поволжского округа от 31.07.2008 по делу № А06-7444/07).
Пример 2
Офис-менеджеру было выдано 1 340 руб. на закупку канцтоваров. Канцелярию работник сдал, а первичку потерял, в связи с чем написал объяснительную записку. Бухгалтер запросил у продавца дубликат товарной накладной, копию z-отчета кассира-операциониста и акт сверки. Подотчетная сумма фигурировала во всех документах, и авансовый отчет был принят.
- С целью минимизации налоговых рисков можно принять косвенно подтвержденные расходы к бухучету за счет чистой прибыли компании, не учитывая их при подсчете налогооблагаемой прибыли.
ВАЖНО! Если же подтвердить расходы документально не получится, то выданная в подотчет сумма будет считаться доходом сотрудника. С нее необходимо удержать НДФЛ, а также страховые взносы.
Пример 3
Программисту компании «Флагман» было выдано 5 380 руб. на оплату интернета для компании. Он оплатил услугу в размере 4 980 руб. и комиссию в сумме 400 руб. через терминал. Однако при заполнении авансового отчета обнаружил, что чек терминала утерян.
Работник написал объяснительную записку с указанием даты, места и потраченной суммы, а также обстоятельств утери чека. Бухгалтер запросил акт выполненных работ и акт сверки у провайдера. В документах фигурировала сумма в 4 980 руб. Чтобы не спорить с налоговиками, руководитель предприятия решил учесть расходы за счет чистой прибыли организации, а сумму комиссионных включить в доход сотрудника.
Бухгалтер удержал НДФЛ в размере 52 руб. (400 × 13%) и рассчитал страховые взносы в сумме 136 руб. (26% — страховая часть, 5,1% — ФФОМС и 2,9% — страховые взносы на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством).
- Удержать сумму, выданную в подотчет, из заработной платы сотрудника.
Если сотрудник не представил документов или косвенного подтверждения целевого расходования средств, организация вправе потребовать возврата подотчетных сумм. Выбрав данный способ, работодатель избавит себя от необходимости оплаты налогов. К такому мнению пришли судьи в постановлении ВАС РФ от 05.03.2013 № 13510/12.
Пример 4
Директору ООО «Мериада» в течение 2015 года выдавались суммы в подотчет на закупку ГСМ. Однако по истечении срока представления авансового отчета документов он никаких не предоставил и подотчетные денежные средства не вернул. В результате проверки налоговики переквалифицировали всю сумму в доходы работника и рассчитали НДФЛ. Суд в данном вопросе поддержал проверяющих (см. постановление ФАС Северо-Западного округа от 09.06.2014 № А26-5684/2013).
Итоги
Принимать или не принимать авансовый отчет у сотрудника, потерявшего чек ККМ, — решать только работодателю. Приняв расходы к учету без документов, подтверждающих факт покупки, предприятию придется отстаивать свою позицию в суде.
Получив деньги под отчет, сотрудники фирм частенько забывают вовремя за них отчитаться. Из-за этого и у бухгалтера, и у самого работника могут возникнуть проблемы. Как же с ними справиться?
Вообще-то срок, на который можно выдать наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, законодательством не установлен. Его может (но вовсе не обязан) установить руководитель фирмы. И если такое положение в организации есть, то сотрудник должен отчитаться о потраченных суммах не позднее, чем через три рабочих дня после установленной даты. Об этом говорится в пункте 11 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40 (далее – Порядок).
На первый взгляд кажется, что, издавая подобный приказ, руководитель собственноручно создает лишние проблемы своему бухгалтеру. Но на самом деле этот внутренний документ все же помогает организовать работу с наличными и как-то приструнить людей.
В наших рассуждениях будем исходить из того, что такой приказ на фирме существует и работник нарушил установленный в нем срок. А тут и налоговики пожаловали.
Был бы повод
Отметим, что проверка авансовых отчетов на фирме – одна из любимейших частей ревизии у чиновников. Как показывает практика, бухгалтеры частенько смотрят на этот участок работы сквозь пальцы. А зря.
Как считают налоговики, раз деньги в срок не возвращены, то правомерно признать их доходом сотрудника со всеми вытекающими налогами – НДФЛ, ЕСН и взносами на обязательное пенсионное страхование. В своих рассуждениях чиновники ссылаются на пункт 1 статьи 210 Налогового кодекса. Из него следует, что при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы, полученные сотрудником в денежной, натуральной форме или право на распоряжение которыми у него возникло.
Таким образом, получается, что если сотрудник вовремя не отчитался по подотчетным деньгам, то выданные суммы или купленный на них товар становятся его собственностью. Подотчетная сумма превращается в доход, с которой нужно заплатить налог на доходы физлиц.
Иногда налоговиков поддерживают и суды (например, постановление ФАС Уральского округа от 6 октября 2003 г. № Ф09-3253/03-АК). Арбитры решили, что «денежные средства, выданные под отчет и не возвращенные в срок, признаются выплатами в пользу работников».
Но поспорить с чиновниками можно. Свою позицию следует обосновать так. Статья 208 Налогового кодекса поясняет, какие выплаты являются доходом для расчета НДФЛ. Не возвращенной в срок подотчетной суммы в представленном перечне просто нет. Правда, список доходов открытый. Формулировка подпункта 10 пункта 1 этой статьи звучит так: «иные доходы, получаемые налогоплательщиком в результате осуществления им деятельности в Российской Федерации». Однако в данном случае работник получил деньги не за какую-то свою деятельность и не в собственность. Деньги были или будут потрачены на нужды организации. Распоряжаться этой суммой сотрудник не имеет права. Значит, признать ее доходом нельзя.
Эти же аргументы можно привести и в вопросе по ЕСН. В налоговую базу по этому налогу попадают выплаты и иные вознаграждения, начисленные работнику за выполнение трудовых обязанностей (ст. 236 НК). Согласитесь, под определение «вознаграждения» подотчетная сумма никак не подпадает. Следовательно, она не облагается и этим налогом, а также пенсионными взносами (ст. 10 Закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ).
Сотрудник-кредитор
Другая ситуация – сотрудник сначала тратит свои деньги, а потом фирма компенсирует его расходы. Вроде бы это удобно. Но и у данной схемы есть свои недостатки.
В подобной ситуации налоговики считают, что, во-первых, сотрудник продал свой товар фирме. А значит он «попал» на НДФЛ. Во-вторых – организация получила материальную выгоду (при условии, что работник совершает покупку по доверенности от имени фирмы).
Конечно, восстановить справедливость можно через суд. Пример тому – постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 9 октября 2003 г. № А56-11085/03. Но подобных неприятностей можно легко избежать, если заранее позаботиться о некоторых формальностях.
В приказе, где руководитель утверждает круг подотчетных лиц, можно прописать, что в исключительных случаях работники могут использовать личные деньги для покупки необходимых товаров. И далее указать, что потраченные деньги будут компенсированы после представления сотрудником авансового отчета.
Еще один совет. Для того чтобы работник мог расходовать собственные большие суммы, желательно наличие хотя бы маленькой «заначки» от фирмы. Тогда истраченные деньги можно оформить как перерасход.
Раз бумажка, два бумажка…
Также бывает, что авансовый отчет сдан вовремя, а вот оправдательных документов к нему недостаточно. Прежде всего должен быть чек ККТ. Именно его проверяющие считают главным оправдательным документом (см. письмо УМНС по г. Москве от 12 августа 2003 г. № 29-12/44158). Кассовый чек может заменить лишь слип, если покупка оплачивалась кредитной карточкой. Именно этим документам налоговики уделяют особое внимание. И в случае их отсутствия наказание, как правило, следует незамедлительно. Однако сдаваться бухгалтеру не стоит. Шансы выиграть спор в суде велики.
Вот, например, постановление Федерального арбитражного суда Дальневосточного округа от 27 января 2004 г. № Ф03-А51/03-2/3440.
В ходе проверки налоговая инспекция обнаружила, что бухгалтер фирмы неправомерно списал с подотчетных лиц суммы без оправдательных документов (речь шла о представительских расходах). Представленных счетов ресторанов и актов, составленных фирмой и подтверждающих целесообразность затрат, чиновникам показалось недостаточно. По их мнению, организация должна была подтвердить представительские расходы квитанциями к приходным ордерам и кассовыми чеками. Однако судьи сделали вывод, что суммы, полученные под отчет, использованы по назначению. А значит, доходом сотрудников они не являются.
Иванов, Петров, Сидоров
Люди, особо не сведущие в делах бухгалтерии, часто легкомысленно относятся к документам. И, к примеру, ситуация, когда деньги под отчет дали одному человеку, а оплатил товары другой, достаточно распространенная. Это можно установить по корешку к приходному кассовому ордеру. Как в этом случае быть с авансовым отчетом? Можно ли незадачливому помощнику составить его от своего имени?
Обратимся к порядку ведения кассовых операций. Пункт 11 этого документа запрещает передавать подотчетные деньги другому сотруднику. Кроме того, получается, что работник, взявший деньги, прикладывает к авансовому отчету чужие документы. Поэтому у налоговиков есть все основания начислить ему соответствующие налоги.
Чтобы избежать такой ситуации, нужно оформить возврат суммы от первого работника и выдать эту же сумму второму. Он же и составит авансовый отчет. Тогда проблем с налоговиками не будет.
Бюрократизм растет
Совсем недавно на официальном сайте налоговиков nalog.ru чиновники давали ответы на вопросы по применению ККТ. Как это ни странно, речь зашла о том: надо ли при возврате подотчетных сумм выдавать кассовый чек подотчетному лицу? И вот что ответили уважаемые налоговики.
Согласно пункту 13 Порядка, при приеме наличных денег через кассу фирмы нужно выдать квитанцию к приходному кассовому ордеру, заверенную печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.
Кроме того, Закон от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ гласит, что кассовая техника применяется всеми организациями и предпринимателями при наличных расчетах в случае продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг. Сложив приведенные два обстоятельства, налоговики решили, что применение ККТ при возврате подотчетных сумм обязательно.
Отметим, что раньше в своих объяснениях чиновники придерживались другого мнения. Они просто пользовались статьей 38 Налогового кодекса. В ней даны определения товара, работы и услуги. Товаром признается любое имущество, реализуемое либо предназначенное для реализации. Работой является деятельность, результаты которой имеют материальное выражение. А под услугой понимается деятельность, результаты которой не имеют материального выражения, реализуются и потребляются в процессе осуществления этой деятельности. Из приведенных определений следует, что фирма, приняв неиспользованные денежные средства от подотчетного лица, не реализовала товары, не выполнила работы и не оказала услуги. Значит, ККТ она применять не обязана.
А.С. Поляков, аудитор АГ «РАДА»