Лист про зміну реквізитів - це один з найбільш важливих документівбудь-якого підприємства. Воно несе у собі інформацію, без якої неможливе подальше нормальне здійснення виробничої чи іншої діяльності компанії. Щоб правильно скласти такий лист, треба мати перед собою його зразок. Повідомлення про зміну реквізитів має містити інформацію, необхідну для взаємодії між партнерами.
Вид документу
Реквізити - це перелік даних, одержуваних будь-яким підприємством (чи організацією) під час реєстрації, з допомогою яких можна легко ідентифікувати. Вони бувають загальні та банківські. Ці відомості, як правило, використовуються при складанні договорів та проведенні платежів. Іноді деякі дані з об'єктивних причин доводиться змінювати. Керівництво підприємства має обов'язково повідомити про це своїх контрагентів та кредиторів. Для оформлення такої кореспонденції існує певний зразок. Повідомлення про зміну реквізитів є листом, в якому повинна бути відображена наступна необхідна інформація:
- П.І.Б. та посаду відповідальної особи, якій вона направлена;
- реквізити підприємства (старі та нові);
- текст поводження із зазначенням причин даних змін;
- дата, з якої планується запровадити зміну реквізитів;
- підпис керівника підприємства та дата складання листа.
Якщо компанії раніше не доводилося займатися подібними справами, вона може запозичити у своїх партнерів зразковий зразок. "Повідомлення про зміну реквізитів" має бути надіслано заздалегідь, щоб адресат встиг відреагувати на нього відповідним чином. Передати такий лист можна різними способами:
- вручити особисто;
- відправити поштою;
- передати телефонограмою.
Щоб інформація була максимально повною та зрозумілою для партнерів, краще використовувати для складання таких листів орієнтовний зразок. Повідомлення про зміну реквізитів має містити лише достовірні дані. Інакше у роботі підприємства можуть бути серйозні проблеми.
Правила складання
Зазвичай лист-повідомлення про зміну реквізитів насамперед надсилається всім контрагентам та кредиторам. Для його складання немає якоїсь спеціальної уніфікованої форми. Як правило, текст такого документа складається довільно залежно від завдань, які ставить відправник. Для оформлення такого листа застосовуються стандартні правила складання ділових паперів. Воно може бути написане:
- на аркуші формату А4;
- на фірмовому бланку компанії.
Останній варіант свідчить про офіційний характер кореспонденції, тому є кращим. Вся інформація у листі викладається послідовно. Це полегшує її сприйняття.
Як і будь-який інший діловий папір, цей лист має складатися з кількох частин:
- "Шапка". У ній міститься повна інформація про те, кому призначено це послання.
- Найменування документа, яке чітко говорить про його цільову спрямованість.
- Інформаційна частина
При складанні такого листа необхідно обов'язково згадати, як позначаться зміни, що відбуваються, на подальшій співпраці між контрагентами. Це є свого роду запобіжним заходом, який допоможе в подальшому уникнути можливих розбіжностей і небажаних наслідків.
За будь-якої зміни банківських даних компанії слід повідомити контрагентів про це. Якщо цього не зробити, то банк може не зарахувати на ваш розрахунковий рахунок грошові коштивід покупців та замовників або кошти підуть на недіючий. У кращому разі доведеться тривалий час чекати на їх повернення платнику, а потім перераховувати заново. А при відкликанні ліцензії гроші можуть загубитись і повернути їх буде дуже складно навіть у судовому порядку.
Інформаційне повідомлення пишуть у довільній формі. У ньому слід зазначити причину зміни розрахункового рахунку та обслуговуючого банку, дату, з якої їх слід застосовувати, а також вказати нові. Для того, щоб контрагент врахував усі коригування правильно, у повідомленні слід відобразити:
- найменування підприємства;
- найменування та адресні дані одержувача листа;
- номер та дату договору з контрагентом;
- нові платіжні дані.
Зразок листа про зміну банківських реквізитів організації
Зразок інформаційного повідомлення
Зміна найменування чи організаційно-правової форми
При зміні найменування чи організаційно-правової форми компанії також необхідно повідомити контрагентів. Адже в цій ситуації можуть змінюватися такі платіжні дані підприємства:
- тільки організаційно-правова форма (наприклад при зміні форми ВАТ на АТ або ПАТ відповідно до Федеральним закономвід 05.05.2014 (№ 99);
- найменування підприємства;
- ІПН (наприклад при зміні організаційно-правової форми із ЗАТ на ТОВ).
Оскільки ці дані підприємства є значущими для зарахування та списання коштів з розрахункового рахунку організації банком, про їх зміну також важливо негайно повідомити контрагентів. До повідомлення доцільно докласти лист запису в ЄДРЮЛ, що видається ІФНС.
Як саме постачальник повинен повідомляти покупця про зміну своїх реквізитів. Надійні способи повідомити клієнтів про новий розрахунковий рахунок.
Питання:У постачальника змінилися банківські реквізити.1) Чи обов'язково укладати додаткову угоду або достатньо листа (у договорі про це нічого не сказано)? не сказано)?3) Якщо в постачальника змінилися банківські реквізити, чи він назвати причину ((у договорі про це нічого не сказано)?4) Чи несе покупець якусь відповідальність (від податкової чи інших інспекцій), якщо в постачальника перші банківські реквізити було заблоковано (але постачальник якимось чином відкрив інший рахунок у іншому банку)?
Відповідь:Як саме постачальник повинен повідомляти покупця про зміну своїх реквізитів сторони узгоджують у договорі (ст. 421 ЦК України). Це може бути оформлено як додаткову угоду до договору, і як лист-повідомлення.
старим реквізитам.
При цьому обґрунтовувати причину зміни реквізитів не потрібно.
Якщо кредитор не повідомив боржника про зміну своїх банківських реквізитів, то боржник має право виконати своє грошове зобов'язання за відомими йому реквізитами кредитора. І тут всі можливі проблеми, пов'язані, наприклад, із перебуванням коштів у рахунку непрацюючого банку, ляжуть на кредитора. Тому на користь кредитора належним чином повідомляти своїх боржників про зміну своїх реквізитів.
У той же час якщо кредитор повідомив боржника про зміну своїх банківських реквізитів, а боржник все одно перерахував гроші за колишніми реквізитами, то в цьому випадку боржник не вважатиметься таким, що виконав своє грошове зобов'язання перед кредитором, а значить, від нього можна буде вимагати виконання зобов'язання новим реквізитам та стягнути санкції за прострочення платежу.
За дії контрагента щодо відкриття нового рахунку боржник відповідальності не несе. Правомірність перерахування на нові реквізити постачальника буде підтверджуватись отриманим від кредитора повідомленням.
Обґрунтування
У кредитора змінилися банківські реквізити. Він не повідомив про це боржника, який виконав грошове зобов'язання за колишніми реквізитами. Чи зможе кредитор вимагати від контрагента сплатити борг за новими реквізитами та стягнути санкції за прострочення оплати
Ні, не зможе.
Якщо кредитор не повідомив боржника про зміну своїх банківських реквізитів, то боржник має право виконати своє грошове зобов'язання за відомими йому реквізитами кредитора. І тут всі можливі ризики, пов'язані, наприклад, із перебуванням коштів у рахунку непрацюючого банку, ляжуть на кредитора. Тому на користь останнього належним чином повідомляти своїх боржників про зміну своїх реквізитів, а також переконатися, що адресати ці повідомлення отримали. Наприклад, якщо кредитор повідомив боржників поштою, потрібно отримати повідомлення про вручення рекомендованих листів кожному з боржників.
У той самий час, якщо кредитор повідомив боржника про зміну своїх банківських реквізитів, а боржник однаково перерахував гроші за колишніми реквізитами, то боржник нічого очікувати вважатися таким, що виконав своє грошове зобов'язання перед кредитором. Отже, від нього можна буде вимагати виконати зобов'язання щодо нових реквізитів, а також стягнути санкції за прострочення платежу.
Надійні способи повідомити клієнтів про новий розрахунковий рахунок
Який спосіб вибрати
Є два способи повідомити контрагента про новий рахунок — підписати з ним додаткову угоду до договору або просто надіслати одностороннє повідомлення. Який із них вибрати насамперед, залежить від умов ваших договорів.
Подивіться, які в договорах є застереження щодо цього. Наприклад: «Будь-які зміни та доповнення до Договору дійсні лише за умови оформлення їх у письмовому вигляді та підписання обома сторонами». Якщо в договорі є схожі умови, безпечніше підписати з контрагентом додаткову угоду про зміну платіжних реквізитів (ухвала Одинадцятого арбітражного апеляційного суду від 29 грудня 2012 р. у справі № А72-6245/2012). Також радимо підписувати додаткову угоду як «покупець зобов'язується сплатити товар за зазначеними у договорі банківським реквізитам». Адже інакше покупець має право платити за старими реквізитами.
Якщо у договорі немає таких умов, то надішліть контрагенту повідомлення про зміну банківських реквізитів. Тим більше, якщо в договорі є прямі застереження, що достатньо лише повідомлення. Наприклад: «При зміні банківських реквізитів сторони повідомляють одна одну протягом 5 (п'яти) робочих днів поштою рекомендованим листом, факсом або іншими доступними засобами зв'язку. Укладання додаткової угоди в цьому випадку не потрібне». Хоча додаткова угода теж не завадить, тому що повністю виключить суперечки щодо платежів.
Повідомлення про зміну розрахункового рахунку
Форма повідомлення – довільна. У ньому повідомте актуальні реквізити розрахункового рахунку – найменування банку, номер розрахункового рахунку, номер кореспондентського рахунку банку, БІК. Якщо з одним контрагентом укладено кілька договорів, то можна надіслати йому лише один лист із повідомленням, що за всіма договорами (по можливості перерахуйте їх номери та дати) платити потрібно за новими банківськими реквізитами.
Лист про зміну реквізитів - це документ, який знижує ризик неотримання грошей за товари або послуги у разі зміни даних організації у процесі виконання держконтракту. Зі статті ви дізнаєтеся, як правильно повідомити покупця, а також зможете скачати зразок інформаційного листа про зміну реквізитів, а також зразок повідомлення про зміну реквізитів організації.
Навіщо складати листа про зміну реквізитів
За даними, зазначеними у контракті, замовник перераховує кошти за виконані виконавцем зобов'язання, спрямовує кореспонденцію, перевіряє дійсність документів. Якщо виявлено нестиковки та відсутність повідомлення про нововведення проблеми, у першу чергу виникнуть у постачальника. Справа в тому, що, з юридичної точки зору, покупець робить все правильно, а значить, не несе відповідальності за неодержання кінцевим адресатом грошей та паперів.
Тому постачальник зобов'язаний у найкоротші терміни повідомити замовника про будь-які зміни у своїх даних шляхом надсилання відповідного документа.
Що стосується реквізитів
Розберемо, які основні дані слід зазначити, складаючи зразок листа про зміну банківських реквізитів організації. Поділяють загальні та банківські відомості. До першої групи відомостей відносяться:
- найменування;
- ІПН та КПП;
- ОГРН;
- місце знаходження;
- Поштова адреса;
- відомості про керівника.
Платіжні дані є наступним переліком:
- розрахунковий рахунок;
- Назва банку;
- кореспондентський рахунок.
Зразок листа про зміну банківських реквізитів
Як скласти лист
Уніфікованої форми у законі № 44-ФЗ не встановлено. Тим не менш, слід звернути увагу на низку особливостей.
Зразок інформаційного листа зміни банківських реквізитів організації бажано оформляти на бланку організації. У цьому випадку кореспонденція матиме більш офіційний характер, на відміну від простого листаА4.
У самому бланку послідовно викладається таке:
- Найменування одержувача, П.І.Б. та посаду відповідальної особи.
- Назва документу.
- Місто, в якому складено документ, дата та вихідний номер (за наявності).
- Повідомлення про нові дані.
- Дата, з якої зміни набирають чинності.
- Додаткова інформація.
- Підпис керівника постачальника, друк (за наявності).
Форма листа для заповнення
Як скласти повідомлення
Ви можете завантажити наш зразок сповіщення про зміну реквізитів банку за посиланнями нижче або розробити свій. Для цього вкажіть:
- причину зміни реквізитів Наприклад, що ви закриваєте рахунок та відкриваєте новий;
- день, коли закрився старий рахунок;
- день, коли відкрито новий рахунок;
- дату, з якої слід проводити платежі за актуальними відомостями;
- відомості про новий рахунок (найменування банку, його БІК, номер р/рах та кор/рах у банку).
Підписати зразок повідомлення про зміну банківських реквізитів організації може керівник компанії або уповноважена ним особа за довіреністю.
Завантажити бланк повідомлення про зміну банківських реквізитів
Завантажити заповнений зразок повідомлення про зміну реквізитів
Як повідомити замовника про зміни
Після того, як виконавцю стало відомо про дату початку дії нової інформації, він становить зразок повідомлення про зміну банківських реквізитів організації.
Надіслати її замовнику можна особисто або скористатися послугами пошти. Для того щоб оперативно повідомити покупця, можна додатково відправити йому копію в електронному вигляді. Проте дійсною вважатиметься та форма документа, яка визначена у держконтракті (наприклад, письмова).
Отримання повідомлення на таку адресу свідчить про отримання повідомлення самим контрагентом, доки він не доведе протилежне.
У разі надсилання повідомлення уточніть, чи узгоджено у договорі виняткову адресу контрагента для надсилання юридично значущих повідомлень. У тому числі це може бути адреса електронної пошти. Якщо адреса узгоджена, надішліть повідомлення по ній. Виняток - якщо вам відомо (має бути відомо), що він недостовірний (п. 64 Постанови Пленуму ЗС РФ від 23.06.2015 № 25).
Якщо в договорі така адреса не закріплена, надішліть повідомлення на адресу, вказану:
- у ЄДРЮЛ, якщо контрагент — юридична особа;
- у ЄГРІП, якщо контрагент – індивідуальний підприємець.
Якщо повідомлення доправлять за цією адресою, воно вважається отриманим, навіть якщо особа там не знаходиться (п. 3 ст. 54, п. 3 ст. 23 ЦК України).
У разі надсилання додаткової угоди керуйтеся такими самими правилами, як для надсилання повідомлення. Однак якщо у договорі як виняткова адреса для надсилання юридично значущих повідомлень узгоджена електронна адреса, вам все одно доведеться надіслати контрагенту кур'єром або поштою проект додаткової угоди, підписаний з вашого боку. На електронну поштуу цьому випадку рекомендуємо надіслати повідомлення про зміну банківських реквізитів та вказати, що ви підготували, підписали та направили на адресу контрагента кур'єром (поштою) додаткову угоду до договору.
Виконавець повинен упевнитися у прийомі покупцем цього документа. Зробити це можна, запросивши в адресата вхідний номер і дату чи розписку отримання. Інакше в період доставки повідомлення він може перерахувати гроші на старий розрахунковий рахунок.
Коли можна обійтися без листа про зміну реквізитів
Ще на етапі подання заявки для участі у державних закупівлях потенційний постачальник зобов'язаний вказати загальні та банківські відомості. Це необхідно для складання договору після проведення торгів. Відповідно, якщо організація під час підготовки тендерної пропозиції перебуває на стадії зміни будь-яких із зазначених вище даних, то в заявці їй варто вказати нові дані. Тим більше, що замовнику така інформація стане доступна тільки після відкриття конвертів (відкриття доступу до електронним документам), коли вносити редагування вже буде неможливо. Слід пам'ятати, що до закінчення терміну подання конкурсних, аукціонних заявок учасник може відкликати пропозицію, внести корективи та подати її заново.
У разі коли заявку вже подано, учасник виграв тендер і необхідність зміни реквізитів виникла на етапі укладання контракту, замість повідомлення складається