Щоб направити співробітника у відрядження, насамперед необхідно оформити відповідний наказ. Для цього краще використати уніфіковану форму№ Т-9. Складання наказу у вільній формі також можливе (з цього приводу див. листи Роструда від 23.01.2013 № ПГ/10659-6-1, від 14.02.2013), але на практиці може викликати питання перевіряльників.
А от посвідчення про відрядження, службове завдання та звіт про його виконання з 08.01.2015 не є обов'язковими. Положення про особливості направлення працівників у службові відрядження, затверджене Постановою Уряду РФ (далі - Положення № 749), не містить вказівок на обов'язковість оформлення цих документів. Розберемося, чи можна повністю відмовитись від них.
Навіть якщо компанія оформить посвідчення про відрядження, особа, до якої відряджений співробітник, відмітку в посвідченні може не поставити, оскільки такого обов'язку теж більше немає. Єдина мета посвідчення про відрядження — підтвердження того, що співробітник дійсно був там, куди його направили. Але це можна підтвердити і безпосередньо документами, що свідчать виконання цілі відрядження. Наприклад, якщо інженера направили до клієнта полагодити обладнання, він повинен привезти акт виконаних робіт, підписаний клієнтом. Якщо на семінар – матеріали цього семінару. Виходить, що посвідчення про відрядження в більшості ситуацій не містить цінних даних і його можна не оформлювати.
Те саме можна сказати про службове завдання та звіт про його виконання. Адже безпосередньо мета поїздки відображається у наказі про направлення працівника у відрядження, а виконання завдання також можна підтвердити іншими документами. Та й керівник не затвердить авансового звіту, якщо завдання не виконане.
Таким чином, видається, що від обох документів можна цілком безпечно відмовитися. І тут потрібно внести зміни у положення про відрядження чи інший локальний нормативний акт, який визначає порядок направлення працівників у відрядження. Оскільки форми первинних облікових документів затверджуються одночасно з обліковою політикою(«Облікова політика організації»), потрібно також внести зміни до затвердженого переліку форм і виключити з нього посвідчення про відрядження та службове завдання.
Якщо організація не відмовляється від оформлення посвідчення про відрядження і службового завдання, обов'язковість їх оформлення також потрібно закріпити в локальному нормативному акті. Оскільки раніше вони оформлялися з прямої вказівки в , а тепер такої вказівки немає.
Нагадаємо, після повернення з відрядження працівник зобов'язаний подати авансовий звіт і зробити остаточний розрахунок за виданим йому авансом на витрати на відрядження ( Положення № 749).
Відрахування ПДВ з витрат на відрядження
Податок приймається до відрахування після використання квитка та затвердження авансового звіту, де цей квиток буде відображено. До цього моменту не можна підтвердити, що послуги з перевезення дійсно надані та прийняті до обліку. Ну а ПДВ щодо послуг посередника приймається до відрахування загалом: по рахунку-фактурі, після прийняття цих послуг до обліку.
Квитки: як їх відобразити в обліку
Щоб виконати завдання роботодавця, працівник повинен доїхати до місця відрядження та повернутися з нього. Витрати на проїзд роботодавець має або компенсувати працівникові, або сплатити сам.
Для бухгалтера найпростіше, коли працівник купує квитки самостійно. Тоді вони вказуються в авансовому звіті, а їхня вартість після затвердження авансового звіту відноситься на витрати на відрядження. У бухгалтерському обліку у разі відображаються лише витрати виходячи з авансового звіту.
Однак якщо працівники їздять у відрядження регулярно, для компанії дешевше купувати квитки від свого імені. Порядок обліку у цій ситуації змінюється. Придбаний квиток - це грошовий документ, який вже на момент отримання необхідно відобразити в обліку організації. При цьому відразу віднести його вартість на витрати не можна: оплата квитка - це передоплата перевізнику за поїздку в майбутньому.
Для поїздки квиток видається співробітнику. В обліку в цей момент вартість квитка потрібно віднести на розрахунки зі співробітником як із підзвітною особою, оскільки квиток також видається працівникові під звіт, а після повернення з відрядження включається до авансового звіту. Витрати у разі визнаються на дату затвердження авансового обліку (зокрема у податковому обліку).
Ця схема застосовна щодо електронних квитків. Адже це теж документи, які б підтверджували право пасажира на проїзд. Більше того, маршрут-квитанція та контрольний купон є бланками. суворої звітності(Додатки до Наказу Мінтрансу Росії від 08.11.2006 № 134; п. 2 Наказу Мінтрансу Росії).
Чи зміниться щось, якщо квиток купується через посередника? І тут відображення в обліку самого квитка залишається таким, як описано вище. А ось витрати на оплату комісії посередника, якщо вони оплачуються окремо від вартості квитка, можна списати одразу після отримання від посередника відповідних документів.
Оскільки вартість квитка — це оплата за договором перевезення, вона не може включатись у витрати раніше, ніж перевезення відбулося. А послуги агента, через якого придбано квиток, будуть вважатися повністю наданими вже в момент отримання квитка, отже, його винагороду можна одразу включити до складу витрат як у бухгалтерському, так і у податковому обліку.
Розглянемо приклад.
Працівник направлений у відрядження у період з 6 по 9 квітня. Для цього роботодавець ( торгова організація) придбав через посередника електронні авіаквитки вартістю 11 800 руб. (В тому числі ПДВ 1 800 руб.), Які отримав 30 березня і в той же день передав працівникові. Винагорода агента становило 590 руб. (У тому числі ПДВ 90 руб.), Звіт агента затверджений одночасно з отриманням квитків. ПДВ виділено у маршрут-квитанції кожного квитка окремим рядком, від агента отримано рахунок-фактура з його винагороду. Авансовий звіт затверджено 10 квітня.
Як відобразити ситуацію в бухобліку, дивіться у таблиці. У податковому обліку витрати на проїзд визнаються 10 квітня (на дату затвердження авансового обліку), а витрати у вигляді винагороди агента – 30 березня (на дату надання послуг).
Працівник відпочиває у місці проведення відрядження
Припустимо, працівник проводить деякий час у місці відрядження, використовуючи його для відпочинку: залишається для проведення відпустки після відрядження або, навпаки, спочатку використовує відпустку, а потім у цьому місці виконує службове завдання. Чи можна в даному випадкувизнати у податковому обліку витрати на проїзд співробітника та чи потрібно утримати ПДФО із суми таких витрат?
Облік витрат на відрядження: як усе зробити за правилами
Як прямо записано в Податковому кодексі, суми добових враховуються у складі інших витрат, пов'язаних із виробництвом та реалізацією (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Вони включаються до складу витрат у розмірі, передбаченому колективним договоромабо локальними нормативними актами підприємства, наказами, положенням про оплату праці, положенням про відрядження тощо. Іншими словами, з метою оподаткування прибутку добові не нормуються.
Часто, щоб із добових не утримувати ПДФО, організація встановлює їх у розмірі, що не перевищує на день 700 руб. по Росії та 2500 руб. із закордонних відряджень. Але підкреслимо, що з метою обчислення розмір добових може бути будь-якому розмірі. Крім того, граничного розміру неоподатковуваної суми добових не встановлено і для внесків у позабюджетні фонди. Добові не оподатковуються страховими внесками у розмірі, визначеному в колективному договорі або в локальному нормативному акті (лист ФСС РФ від 17 листопада 2011 р. № 14-03-11/08-13985, лист МОЗ соціального розвитку Росії від 6 серпня 2010 р. № 2538- 19).
При способі нарахування добові визнаються у складі витрат на дату затвердження авансового звіту відрядженого працівника (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
При касовому методі визнання витрат необхідно підтвердити факт оплати. Проте за видачі працівникові авансу на відрядження (з урахуванням приблизного розміру добових) витрати немає. Визначити суму добових можна, тільки після того, як співробітник представить авансовий А отже, витрати потрібно визнавати не раніше дати затвердження авансового розрахунку (підп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ).
Розмір добових для відряджених працівників компанія визначає самостійно (ст. 168 ТК РФ). Він може бути встановлений колективним (трудовим) договором або наказом. Такий порядок поширюється як на внутрішні, так і на відрядження.
Добові працівникам виплачують:
- за кожен день перебування у відрядженні, включаючи вихідні та святкові дні;
- за всі дні перебування в дорозі (включаючи день від'їзду та приїзду).
Такий порядок передбачено пунктом 11 Положення, затвердженого постановою Уряду РФ від 13 жовтня 2008 № 749.
Розмір добових за час перебування співробітника у відрядженні підтверджується документами, що оформляються при його направленні в поїздку (наприклад, посвідченням на відрядження). Підтверджувати, на що саме працівник витрачав добові, не потрібно. Такий висновок підтримують і контролюючі відомства (листи Мінфіну Росії від 24 листопада 2009 р. № 03-03-06/1/770 та від 3 грудня 2009 р. № 3-2-09/362).
Днем від'їзду вважається день відправлення транспортного засобу, на якому співробітник виїжджає у відрядження із населеного пункту, де знаходиться місце його постійної роботи. Якщо транспортний засіб відправляється до 24 години включно, днем від'їзду вважається поточна доба. Якщо ж транспортний засіб відправляється після 0 годин – наступна доба.
Доба, що включає час відправлення транспортного засобу, є першим днем відрядження. Добові за цей день сплачують у повному розмірі.
Іноді працівника направляють у місцевість, звідки він щодня може повертатися до свого постійного місця проживання. Якщо мова йдепро відрядження Росією, то добові йому не належить. Питання доцільності щоденного повернення співробітника вирішує керівник організації.
При цьому він має врахувати:
- віддаленість місця відрядження від місця проживання;
- умови транспортного сполучення;
- характер завдання, що виконується;
- необхідність створення співробітнику умов відпочинку.
Такі вимоги передбачені пунктом 11 Положення, затвердженого постановою Уряду РФ від 13 жовтня 2008 № 749.
При закордонних відрядженнях добові потрібно виплатити, навіть якщо співробітник виїхав із Росії і повернувся назад у той самий день. Виплатити їх треба у розмірі, що становить 50 відсотків від норм добових, які визначаються колективним договором або локальним нормативним актомдля закордонних відряджень(П. 20 Положення, затвердженого постановою Уряду РФ від 13 жовтня 2008 № 749).
Якщо перед тим, як виїхати за кордон, працівник переміщається територією Росії, добові виплачують за нормою, встановленою для внутрішніх відряджень. З дня перетину кордону при виїзді з Росії діє норма, встановлена для країни, до якої прямує співробітник. А з дня перетину кордону при в'їзді до Росії знову потрібно застосовувати норму для відряджень по Росії. Про це йдеться у пункті 18 Положення, затвердженого постановою Уряду РФ від 13 жовтня 2008 р. № 749.
Якщо за час відрядження працівник відвідує кілька країн, добові за день перетину кордону між державами потрібно сплачувати за нормами тієї країни, до якої направлений працівник. Такий порядок встановлює пункт 18 Положення № 749.
Приклад
Компанія, розташована в м., направляє економіста А. С. Константинова у службове відрядження у м. Дюссельдорф (Німеччина). Час вильоту з Москви – 14 годин 25 хвилин 8 квітня. Щоб встигнути на цей рейс, співробітник повинен виїхати до Москви поїздом, який відправляється з Брянська 7 квітня о 18 годині 35 хвилин.
Зворотний літак, яким Костянтинов повертається з Дюссельдорфа, прибуває до Москви о 22 годині 12 хвилин 13 квітня.
Першим днем відрядження слід рахувати 7 квітня. За цей день працівникові повинні виплатити добові за нормами, встановленими для відряджень у межах Росії. При вильоті до Дюсельдорфа Костянтинов перетинає кордон Росії 8 квітня. За цей день йому покладено добові за нормою, встановленою для відряджень до Німеччини.
При поверненні із відрядження співробітник перетинає кордон Росії 13 квітня. За цей день йому мають бути виплачені добові за нормами, встановленими для відряджень у Росії.
До Брянська Константинов прибуває 15 квітня о 8 годині 5 хвилин (час прибуття поїзда). Отже, за 14 та 15 квітня йому покладено добові за нормою, встановленою для внутрішніх відряджень.
Середній заробіток за час відрядження
За час відрядження за штатним працівником зберігається середній заробіток(Ст. 167 ТК РФ).
Середній заробіток з відрядження виплачується за всі дні роботи працівника за графіком, встановленим для нього. У тому числі за дні, коли відряджений перебуває в дорозі або затримується (п. 9 Положення № 749).
Зверніть увагу: якщо працівник перебуває у відрядженні, виплачувати йому за ці дні звичайну зарплату не можна. На час відрядження за працівником зберігається середній заробіток.
Звісно, виплачувати працівникові за час відрядження звичайну заробітну плату простіше. Не треба робити складних обчислень, якими багатий розрахунок середнього заробітку. Проте у своєму листі від 5 лютого 2007 р. № 275-6-0 фахівці Роструда, апелюючи до норм трудового законодавства, однозначно виступили проти оплати часу відрядження на основі окладу.
Дійсно, згідно зі статтею 167 Трудового кодексу РФ, при направленні працівника у відрядження за ним зберігається саме середній заробіток. Тому «виплата працівнику… заробітної платиза дні перебування у відрядженні суперечитиме положенням Трудового кодексу». Саме такий висновок зробили у Роструді.
Таким чином, просто виплачувати працівникові оклад за той місяць, коли він їхав у службові справи, не можна. Втім, як правило, середній заробіток дещо вищий за поточну заробітну плату, оскільки включає у тому числі й премії, виплачені працівникові в розрахунковому періоді. Тож такий порядок навіть працівникові, який їздив у відрядження. Якщо ж середній заробіток, що зберігається на час відрядження, виявиться нижчим за оклад співробітника за цей період, організація має право компенсувати цю різницю.
У статті 167 Трудового кодексу РФ сказано, що за час перебування співробітника у відрядженні за ним зберігаються місце роботи та середній заробіток, а також йому відшкодовуються витрати, пов'язані зі службовою поїздкою. Тобто положення цієї статті гарантують працівникові мінімальний розмір виплат за його перебування у відрядженні (середній заробіток), але з встановлюють у своїй верхню межу таких виплат.
Крім того, Трудовий кодекс РФ забороняє погіршувати становище співробітників у порівнянні з діючим законодавством(Ст. 8, 9 ТК РФ). А покращувати становище працівників організація має право на свій розсуд.
Тому компанія може компенсувати співробітнику різницю між середнім заробітком, що зберігається на час відрядження, та окладом за цей період. Головне – передбачити таку доплату у колективному (трудовому) договорі. Оформити її можна, наприклад, як матеріальне заохоченняза підсумками роботи протягом місяця.
Суму середнього заробітку, виплачену працівникові під час відрядження, можна враховувати під час розрахунку оподатковуваного прибутку. Нюанс: ці витрати проходять не за статтею «інші витрати», а за статтею «витрати на оплату праці».
Витрати на проживання (найм житлового приміщення) у відрядженні
Документально підтверджені витрати на найм житла відрядженим працівником враховуються у складі інших витрат, пов'язаних із виробництвом та реалізацією (подп. 12 п. 1. ст. 264 НК РФ).
Крім витрат на оплату приміщення при оподаткуванні прибутку, можна врахувати вартість додаткових послуг, наданих у готелі. Виняток становлять витрати, пов'язані:
- з обслуговуванням працівника у барах та ресторанах;
- додаткове обслуговування в номері;
- користування рекреаційно-оздоровчими об'єктами.
Якщо вартість таких послуг виділено у рахунку, організація немає права включити їх у розрахунок податкової бази (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Однак якщо харчування надається в їдальні або кафе, воно під перераховані винятки не підпадає. Такого ж висновку дійшов ФАС Московського округу в ухвалі від 7 листопада 2012 р. № А40-112186/11-20-455.
На практиці також часто виникає питання: чи можна при розрахунку податку на прибуток врахувати вартість послуг із бронювання місць у готелі? Так, оплату послуг з бронювання номера можна включити до складу витрат на відрядження як додаткові послуги, Надані готелями (абз. 3 підп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, лист від 4 квітня 2005 р. № 03-03-01-04/1/148).
Підтверджують цей погляд деякі арбітражні суди(див., наприклад, постанова ФАС Волго-Вятського округу від 24 березня 2006 р. № А28-10790/2005-233/15).
Зверніть увагу: при розрахунку прибуток враховуються лише документально підтверджені витрати (п. 1 ст. 252, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Витрати, що не підтверджені первинними документами, До податкового обліку не приймаються.
Витрати по найму житлового приміщення у відрядженні працівник може підтвердити:
- бланками суворої звітності (які повинні відповідати вимогам Положення, затвердженого постановою Уряду РФ від 6 травня 2008 р. № 359);
- касовими чеками.
Дуже часто бухгалтери ставлять і таке питання: якими документами можна підтвердити оплату проживання у відрядженні, якщо працівник оплатив послуги готелю корпоративною карткою через Інтернет?
Тут слід враховувати наступне. При оплаті послуг готелю за допомогою картки необхідні документи:
- що підтверджують використання картки працівником (сліпи електронних терміналів, квитанції банкоматів, виписка за рахунком корпоративної картки, надана установою);
- що свідчать про оплату послуг готелю та про отримання нею грошей ( касовий чекабо інший документ, що підтверджує виконану оплату, оформлений на затвердженому бланку суворої звітності).
Такі висновки випливають, зокрема, з листів Мінфіну Росії від 10 листопада 2011 р. № 03-03-07/51 та ФНП Росії від 22 червня 2011 р. № ЕД-4-3/9876.
У ситуації, що розглядається, у співробітника не буде сліпів електронних терміналів або квитанції банкомату, оскільки оплата проводиться через Інтернет. Тому слід запросити у банку виписку за рахунком корпоративної картки.
При сплаті за проживання через Інтернет готель не зможе надати співробітнику касовий чек. Замість нього вона має право видати співробітнику бланк суворої звітності (рахунок або квитанцію) (п. 2 ст. 2 Закону від 22 травня 2003 р. № 54-ФЗ). Організаціям та підприємцям, які надають послуги населенню, дозволяється використовувати самостійно розроблені бланки суворої звітності (інформаційний лист Мінфіну Росії від 22 серпня 2008 р.). При цьому допускається використовувати тільки бланки, які відповідають вимогам Положення, затвердженого постановою Уряду РФ від 6 травня 2008 № 359. Зокрема, бланки суворої звітності повинні бути виготовлені друкарським способом (з використанням автоматизованих систем) і утримувати ряд обов'язкових реквізитів(П. 3, 4 Положення, затвердженого постановою Уряду РФ від 6 травня 2008 р. № 359). Якщо бланк складено з порушенням вимог Положення, затвердженого постановою Уряду РФ від 6 травня 2008 р. № 359, такий документ не може бути основою документального підтвердження витрат.
Аналогічні роз'яснення містяться у листах Мінфіну Росії від 18 серпня 2010 р. № 03-03-06/1/556, від 16 жовтня 2009 р. № 03-03-06/1/666.
Таким чином, в ситуації, що розглядається, оплату проживання підтвердить рахунок або квитанція, видані готелем і оформлені відповідно до вимог Положення, затвердженого постановою Уряду РФ від 6 травня 2008 р. № 359. На додаток до цього документа потрібно докласти виписку за рахунком корпоративної картки.
Мінфін Росії вважає, що якщо відшкодування витрат на VIP-послуги передбачено локальним актомПідприємства, то такі витрати зменшують оподатковуваний прибуток відповідно до підпункту 12 пункту 1 статті 264 НК РФ. Підстава – положення статті 168 Трудового кодексу. Зокрема, чиновники не проти врахування таких витрат:
- на користування залом офіційних делегацій (листи від 25 жовтня 2013 р. № 03-04-06/45215 та від 15 серпня 2013 р. № 03-04-06/33238);
- проїзд у таксі, але тільки якщо компанія може довести економічну доцільність таких витрат (листи від 14 червня 2013 р. № 0303-06/1/22223 та від 11 липня 2012 р. № 03-03-07/33).
Щоб знизити податкові ризики, компанія у положенні про відрядження може прописати, який клас комфортабельності при направленні у відрядження належить тим чи іншим співробітникам.
Насправді також часто виникає питання: чи можна врахувати при розрахунку податку на прибуток витрати працівника на таксі до аеропорту, з якого він вилітав у відрядження?
Так можна. Ні підпункт 12 пункту 1 статті 264, ні стаття 270 Податкового кодексуРФ не забороняють включати до складу витрат вартість проїзду відрядженого на таксі. Єдина вимога: такі витрати мають бути економічно обґрунтовані та документально підтверджені (п. 1 ст. 252 НК РФ).
за Трудовий кодексРФ організація має відшкодувати співробітнику всі витрати на проїзд (ст. 168 ТК РФ). Порядок і розміри відшкодування витрат на відрядження визначаються в колективному договорі (локальному нормативному акті). До цього документа можуть бути включені положення про компенсацію витрат відряджених працівників на таксі. Аналогічна думка відображена у листах Мінфіну Росії від 31 липня 2009 р. № 03-03-06/1/505, від 22 травня 2009 р. № 03-03-06/1/339.
Інші витрати на відрядження
При направленні працівників у відрядження за кордон до складу додаткових витрат можуть включатися:
- витрати на оформлення та видачу закордонних паспортів, віз, ваучерів, запрошень та інших аналогічних документів;
- консульські, аеродромні збори, збори за право в'їзду, проходу, транзиту автомобільного та іншого транспорту, користування морськими каналами, іншими подібними спорудами та інші аналогічні платежі та збори.
Це прямо випливає з положень підпункту 12 пункту 1 статті 264 Податкового кодексу РФ та пункту 23 Положення, затвердженого постановою Уряду РФ від 13 жовтня 2008 № 749.
Іншим випадком додаткових витрат на відрядження можуть бути, наприклад, витрати на кур'єрську доставкувізи та смс-повідомлення про отримання візи. Незважаючи на те, що такі витрати прямо не названі в підпункті 12пункту 1 статті 264 Податкового кодексу РФ і пункті 23 Положення, затвердженого постановою Уряду РФ від 13 жовтня 2008 р. № 749, їх можна врахувати при оподаткуванні прибутку у складі витрат на командирів. За умови, що ці додаткові витрати:
- передбачені колективним договором чи локальним нормативним актом компанії;
- підтверджено відповідними первинними документами.
Аналогічний висновок випливає з пункту 24 Положення, затвердженого постановою Уряду РФ від 13 жовтня 2008 № 749, та листи ФНС Росії від 25 листопада 2011 № ЕД-4-3/19756.
На практиці також часто виникає питання: чи можна врахувати при розрахунку податку на прибуток витрати на медичну страховку під час перебування працівника у відрядженні за кордон? Так можна. Багато держав не дозволяють в'їзд до країни без оформлення медичного страхування. Тому витрати на її отримання при направленні співробітника у відрядження економічно обґрунтовані. Підтвердити їх можна страховим полісом та довідкою про те, що страховка є обов'язковою умовою видачі візи.
Якщо ці умови виконані, витрати на оформлення медичної страховки можна включити до складу витрат на відрядження і врахуйте при оподаткуванні прибутку. Підстава - підпункт 12 пункту 1 статті 264 таки Податкового кодексу РФ.
Облік витрат на відрядження працівників, з якими укладено цивільно-правові договори
Інспектори наполягають, що у відрядження можна відправляти лише тих, з ким ув'язнений трудовий договір. Таку точку зору підтверджує і Мінфін Росії у листах від 19 грудня 2006 р. № 03-03-04/1/844 та від 13 листопада 2006 р. № 03-03-04/1/755. На наш погляд, відрядження співробітникам, які в штаті не перебувають, краще не оплачувати: інспектори напевно розцінять це як помилку з усіма наслідками, що звідси випливають. Хоча заради справедливості зазначимо, що з цього приводу є арбітражна практика на користь, наприклад, постанову ФАС Поволзького округу від 16 березня 2006 р. № А72-5629/05-6/435. У ньому судді вказали, що витрати, понесені у відрядженні виконавцями цивільно-правових договорів, за своєю суттю мають таку саму правову природу, що й витрати на відрядження працівників, з якими укладено трудові договори. Отже, такі витрати можна враховувати при розрахунку прибуток. Однак повторимо: чинити так слід лише в тому випадку, якщо компанія готова відстоювати свою думку в суді.
Тому, якщо виникла потреба направити у службову поїздку співробітника, з яким не укладено трудовий договір, це слід інакше оформити. Заключаючи цивільно-правовий договір, можна передбачити один із трьох варіантів:
- компенсація витрат, пов'язаних з поїздкою, включається до загальної суми винагороди (тобто виплачується у складі винагороди за цивільно-правовим договором);
- компенсація витрат, пов'язаних із поїздкою, виплачується окремо;
- організація оплачує всі або частину витрат, пов'язаних із виконанням цивільно-правового договору, минаючи виконавця (наприклад, безпосередньо перераховує гроші готелю, в якому проживатиме позаштатний співробітник, направлений у службову поїздку).
Олександр Єлін,
Компанії "АКАДЕМІЯ АУДИТУ"
Багато компаній відправляють своїх співробітників у відрядження, для пригоди семінарів, для укладання нових контрактів, для вирішення проблем, пов'язаних з діяльністю компанії.
У кадрових спеціалістів, Як і бухгалтерів у зв'язку з цим виникає дуже багато питань, що стосуються оформленням відрядження, його розрахунком та оподаткуванням. Ця статтядопоможе вам вирішити ці проблеми та надасть відповіді на всі ваші запитання.
Кадрове супроводження службового відрядження
Службове відрядження - поїздка працівника за розпорядженням роботодавця на певний термін для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи (ст. 166 ТК РФ). У разі знаходження співробітника у відрядженні за ним зберігається його середній заробіток та місце його роботи. Оформлення відряджень обумовлено в Інструкції Мінфіну СРСР, Держкомпраці СРСР і ВЦРПС від 7 квітня 1988 р. № 62 “Про службових відрядженняхне більше СРСР” .
Відповідно до даної інструкції при направленні співробітника у службове відрядження керівник відділу, до якого належить співробітник (його безпосередній керівник) заповнює для нього «Службове завдання для направлення у відрядження та звіт про його виконання», в якому вказується мета відрядження, завдання, які необхідно вирішити під час цієї поїздки, назва компанії, до якої відряджається співробітник, дата поїздки. «Службове завдання» за формою № Т-10а має затвердити керівник компанії. Потім на підставі цього документа кадровиком складається «Посвідчення на відрядження» за формою № Т-10. У якому вказується назва компанії, місто в які відряджається співробітник, а також безпосередньо дати відрядження. Відповідно до цих дат співробітник робить відмітку у себе в компанії у відділі кадрів, що він убуває в день направлення у відрядження, після приїзду на місце відрядження співробітник зазначає у відділі кадрів компанії дату приїзду, далі в день від'їзду він робить позначку вибуває з місця відрядження та день прибуття на своє робоче місце у своїй компанії йому робить останню позначку-день прибуття. Усі позначки мають бути підтверджені підписами та печатками посадових осіб. Обґрунтованість витрат, понесених у відрядженні та відшкодованих компанією підтверджуються відповідними документами, у тому числі посвідченням на відрядження.
Після оформлення службового завдання та посвідчення про відрядження працівник йде в бухгалтерію, де йому видають аванс на добові витрати, на оплату проїзду, оплату проживання, а також на витрати, які роботодавець готовий погасити за рахунок компанії. Всі ці нюанси можна затвердити у внутрішньому локальному акті компанії чи положенні про оплату праці. Добові у межах норм, сума яких не оподатковуватиметься такими податками як ПДФО та страхові внески встановлені п.3 ст. 217 НК РФ у розмірі 700 рублів на добу за час перебування у відрядженні на території РФ, 2500 рублів на добу за час перебування у відрядженні закордоном. Добові вважаються за кожен день перебування у відрядженні, включаючи святкові та вихідні дні.
Бухгалтерський облік витрат на відрядження
Витрати на відрядження враховуються на 71 рахунку «Розрахунки з підзвітними особами» (План рахунків бухгалтерського облікуФХД організації, затверджений Наказом Мінфіну Росії від 31 жовтня 2000 № 94н). Усі витрати, понесені та документально підтверджені враховуються за Кт рахунку 71. Видача під авансові кошти видається співробітнику, лише у разі повного звіту та повернення не витрачених коштів за попереднім відрядженням. По приїзді з відрядження особа, що відряджає, повинна протягом 3 днів відзвітувати перед бухгалтерською службою за авансові гроші, а так само понесені витрати. Для цього він самостійно складає авансовий звіт з додатками всіх чеків, квитків, рахунків та актів, а також прикладає посвідчення про відрядження.
Трапляється, коли співробітникові довелося витратити більше коштів, ніж йому видали в касі компанії. У разі компанія зобов'язана відшкодувати йому цю суму через касу чи банк з його особистий рахунок. Якщо ж працівник витратив менше, ніж йому видали під звіт, то різницю він має повернути до каси бухгалтерії. Якщо протягом 1 місяця ця сума від такого працівника не надійшла, то бухгалтерія за погодженням з керівником та працівником мають право утримати її із заробітної плати працівника. Але в даному випадку необхідно мати на увазі, той факт, що сума утримань не повинна бути більше 20% від суми заробітної плати або 50% від цієї ж суми, якщо на співробітника вже є 2 або більше виконавчих документів. Якщо вам не вдалося отримати згоду співробітника, то ви зможете вирішити цю проблему в судовому порядку.
У бухгалтерському обліку відображаються такі проводки:
Д-т рах. 94 К-т рах. 71 - відображені неповернені грошові коштиу встановлений термін
Д-т рах. 70 К-т рах. 94 - утримуються із заробітної плати працівника не повернені у встановлені терміни кошти
Д-т рах. 73 К-т рах. 94 - стягнуто неповернені у встановлені терміни кошти у разі, коли вони не можуть бути утримані із заробітної плати працівника організації.
Оподаткування витрат на відрядження
ПДВ, який виділено в рахунках за послуги проживання в готелі можна прийняти до відрахування, якщо на цей рахунок видано рахунок-фактуру та є касовий чек, у якому ПДВ виділено окремим рядком або на підставі бланків суворої звітності. При чому спеціально для готелів Мінфін розробив бланки суворої звітності (Наказ Мінфіну Росії від 13 грудня 1993 № 121). Цими документами є рахунок №3-Г або №3-ГМ. Якщо при придбанні електронного авіаквитка до місця відрядження і назад окремим рядком виділено ПДВ, то його також можна врахувати до відрахування. Дана відповідь надала нам Мінфін РФ Листом від 10 січня 2013 р. N 03-07-11/01.
Податковий облік витрат на відрядження з податку на прибуток регулюється статтею 25 НК РФ. Для того, щоб прийняти всі ці витрати для обчислення податку на прибуток необхідно, щоб всі вони відповідали певним вимогам, а саме були економічно обґрунтовані, документально підтверджені, а також зроблені з метою підвищення бізнесу компанії. Витрати, пов'язані з відрядженням, відносяться до інших витрат і відносяться до часу затвердження авансового звіту.