Видатковий касовий ордер використовується для оформлення видачі готівки з каси організації. Видатковий касовий ордер виписується в одному примірнику працівником бухгалтерії, як правило, касиром, підписується керівником організації та головним бухгалтером або особами, ними уповноваженими.
Сформований видатковий касовий ордер реєструється в журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових документів(Форма № КО-3).
Помарок і виправлення, хоча б і обумовлені, у видатковому касовому ордері не допускаються. Видача грошей за видатковим касовим ордером може проводитися тільки в день його складання.
Нижче наведено правила заповнення полів видаткового касового ордера:
Організація- Вказується найменування організації.
Структурний підрозділ- Вказується структурний підрозділ організації, в якому сформовано видатковий касовий ордер.
Номер документа- Містить порядковий номер видаткового касового ордера. При формуванні видаткових касових ордерів має забезпечуватись безперервна нумерація документів.
Дата складання- Вказується дата формування видаткового касового ордера.
Код структурного підрозділу- Вказується код підрозділу, з якого витрачаються кошти.
Кореспондуючий рахунок, субрахунок– вказується дебетовий рахунок бухгалтерського проведення, що формується на підставі ордера.
Код аналітичного обліку– вказується об'єкт аналітичного обліку кореспондуючого рахунку.
Кредит- Вказується кредитовий рахунок бухгалтерської проводки, що формується на підставі ордера. Зазвичай, у цьому полі вказується бухгалтерський рахунок 50.1 «Каса».
Сума, руб. коп.– вказується сума витрачених із каси грошей цифрами.
Видати- Вказується особа (прізвище, ім'я, по батькові), якому видаються готівка.
підстава- Вказується зміст господарської операції (призначення використання грошових коштів).
Сума- вказується з початку рядка з великої літери сума надходження прописом у рублях, при цьому слово "рубль" ("рублів", "рубля") не скорочується, копійки вказуються цифрами, слово "копійка" ("копійки", "копійок") також не скорочується. Якщо сума приходу номінована у валюті "рубль" замінюється на найменування валюти.
додаток– містить перерахування первинних та інших документів, що додаються, із зазначенням їх номерів і дат складання.
Отримав– вказується сума виданих коштів прописом. Поле заповнюється особою, яка отримує кошти за видатковим касовим ордером.
за– вказується найменування, номер, дата та місце видачі документа, що засвідчує особу одержувача.
За рух коштів у касі організації відповідає касир. Часто буває, що потрібно видача з каси грошей заробітну плату працівникам, на позику співробітнику, на розрахунок з підзвітною особою тощо. У цьому випадку касир оформляє видатковий касовий ордер (форма КО-2), що є первинним документомобліку касових операцій.
Сформований видатковий касовий ордер реєструється в журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових документів, причому кожен ордер повинен мати свій реєстраційний номер. Будь-які помарки та виправлення у видатковому касовому ордері не допускаються. Видача грошей за видатковим касовим ордером може проводитися тільки в день його складання.
Видатковий касовий ордер повинен бути підписаний головним бухгалтером і повинен містити розпорядний підпис керівника організації або особи, уповноваженої на це письмовим розпорядженням керівника.
При видачі грошей за видатковим касовим ордером окремій особі, касир повинен вимагати пред'явлення документа, що засвідчує особу одержувача, записати найменування та номер документа, ким і коли він виданий, та отримати розписку одержувача. Розписка в отриманні грошей може бути зроблена одержувачем лише власноруч чорнилом або кульковою ручкою із зазначенням отриманої суми: рублів – прописом, копійок – цифрами.
Видачу грошей касир здійснює лише особі, зазначеній у видатковому касовому ордері.
Якщо видача грошей провадиться за довіреністю, у тексті ордера після найменування одержувача грошей бухгалтерією вказується прізвище, ім'я, по батькові особи, якій довірено отримання грошей. Якщо видача грошей проводиться за відомостями, перед розпискою отримання грошей касир робить напис: "За довіреністю". Довіреність залишається у документах дня як додаток до видаткового касового ордера чи відомості.
Розглянемо порядок заповнення полів видаткового касового ордера:
- Організація – вказується найменування організації.
- Структурний підрозділ – вказується структурний підрозділ організації, у якому сформовано видатковий касовий ордер.
- Номер документа містить порядковий номер видаткового касового ордера. При формуванні видаткових касових ордерів має забезпечуватись безперервна нумерація документів.
- Дата складання – вказується дата формування видаткового касового ордера.
- Код структурного підрозділу – вказується код підрозділу, з якого витрачаються кошти.
- Кореспондуючий рахунок, субрахунок - вказується дебетовий рахунок бухгалтерської проводки, що формується на підставі ордера.
- Код аналітичного обліку – вказується об'єкт аналітичного обліку кореспондуючого рахунку.
- Кредит – вказується кредитовий рахунок бухгалтерської проводки, формованої виходячи з ордера. Зазвичай, у цьому полі вказується бухгалтерський рахунок 50.1 «Каса».
- Сума, руб. коп. – вказується сума витрачених із каси грошей цифрами.
- Видати – вказується особа (прізвище, ім'я, по батькові), якому видаються готівка.
- Підстава – вказується зміст господарську операцію (призначення використання коштів).
- Сума - вказується з початку рядка з великої літери сума надходження прописом у рублях, при цьому слово "рубль" ("рублів", "рубля") не скорочується, копійки вказуються цифрами, слово "копійка" ("копійки", "копійок") також не скорочується. Якщо сума приходу номінована у валюті "рубль" замінюється на найменування валюти.
- Додаток – містить перерахування первинних та інших документів, що додаються, із зазначенням їх номерів і дат складання.
- Отримав – вказується сума виданих коштів прописом. Поле заповнюється особою, яка отримує кошти за видатковим касовим ордером.
- По – вказується найменування, номер, дата та місце видачі документа, що засвідчує особу одержувача.
Видачу готівки з каси здійснюють виходячи з розхідника. Його заповнення, як і заповнення будь-якого іншого документа, має свої особливості, про які ви зможете дізнатися з цієї статті.
Витратник необхідно оформляти у таких випадках:
- Перерахування доходів підприємства на її банківський рахунок;
- Видача готівки співробітнику організації з його особисті витрати;
- Видача працівникові готівки під звіт;
- Зняття готівки підприємцем для потреб, якщо він здійснює свою діяльність без співробітників.
При заповненні ордера на витрати необхідно керуватися такими правилами:
- У рядку «код ОКПО» вказують код, який організація отримала під час проходження реєстрації.
- Якщо гроші видаються з каси філії, вказується код, якщо кошти видаються з каси головного офісу – ставиться прочерк.
- У полі номер документа прописується порядковий номер ордера.
- Обов'язково має бути зазначена дата складання ордера, яка має співпадати з датою видачі коштів.
- У рядках «кредит» та «дебіт» зазначаються відповідні номери рахунків бух. обліку. Якщо компанія знаходиться на спрощеній системі, вона може не заповнювати ці розділи.
- Сума прописується і прописом, і цифрами. При вказанні суми цифрами копійки пишуться через кому.
- У полі «видати» пишуться ініціали людини, яка отримує готівку.
- У графі «основа» вказується зміст операції (на що видаються кошти).
- У рядку «додаток» зазначаються реквізити первинних документів, що додаються до расходнику.
- Поле "отримав" заповнюється безпосереднім одержувачем готівки. Він пише, яку суму він отримав, дату отримання та підкріплює це своїм підписом.
Особливості заповнення РКО
- Складати розхідник потрібно до видачі готівки з каси - готувати заздалегідь і використовувати при необхідності не можна.
- Якщо кошти видаються з каси виходячи з довіреності, це обов'язково прописується в ордері.
- Оформити ордер за витратою можна лише в одному екземплярі. При цьому в документі не повинно бути помарок та виправлень.
- Ордер має бути сформований на основі виправдувальної документації.
- Штамп на ордері ставити необов'язково.
- Ордер, сформований для інкасації чи винагороди співробітника, керівництвом організації не засвідчується.
Якщо гроші видаються під звіт
Якщо гроші видаються відповідальному працівникові під звіт, складання видаткового ордера є обов'язковим. Він формується відповідно до заяви підзвітного працівника письмово. Ця заява може бути написана у довільній формі. Головне, щоб у ньому містилися відомості про суму готівки, що видається, про період, на який видаються гроші, дата і підпис керівника організації.
Витратник на видачу заробітної плати
При видачі зарплати складати РКО також потрібно. Якщо видача здійснюється за відомостями, ордер оформляється на касира, як у отримувача коштів. У рядку "отримав" прописуються ініціали касира, а в рядку "підстава" - видача зарплати працівникам. Додатком до документа є платіжна відомість.
В отриманні готівки розписується касир. Він є відповідальною особою за одержану суму. Відповідно до цього документа зарплату видає касир.
РКО: завантажити бланк (Word, Excel)
Бланк видаткового касового ордера можна завантажити як у форматі Word, так і у форматі Excel. Кожен із них має як свої переваги, так і недоліки.
З документами формату Word може працювати набагато більше програм. З файлами Excel працює не так багато рішень.
Якщо завантажити бланк розхідника Excel формату, він більш унікальний. Тобто він без проблем розпізнається у всіх версіях Excel та інших сторонніх програмах. А якщо завантажити бланк рко в Word, є ризик, що він не зможе відкритися в програмах, що відрізняються від тієї, в якій він був створений.
Ще однією перевагою Excel бланка є зручніше заповнення. Осередки для введення інформації виділені, тому помилитися із введенням практично неможливо. При заповненні документа WordІснує можливість випадково внести інформацію не в потрібне поле, через що структура бланка може бути порушена.
РКО: зразок заповнення
Видатковий касовий ордер (РКО). Форма КО-2 – це документ бухгалтерської звітності, з допомогою якого здійснюється видача коштів із каси підприємства (організації). Форма бланка уніфікована, затверджено на законодавчому рівні Постановою Держкомстату РФ від 18.08.1998 №88 (у редакції від 03.05.2000), код за ОКУД 0310002. Оформлення документа здійснюється в залежності від порядку проведення касових операцій на підприємстві. Ордер заповнюється в єдиному примірнику співробітником бухгалтерії чи іншим уповноваженим те що лицем.
Після заповнення документ реєструється (також, як і ) в журналі реєстрації за формою № КО-3. Як правило, до видаткового касового ордера додаються документи, що є основою видачі коштів. Однак, варто зазначити, що якщо на документах, що додаються до ордера, стоїть підпис керівника, то на РКО вона вже не потрібна.
У заповненні видаткового касового ордера беруть участь кілька працівників підприємства, що стосуються видачі та отримання коштів. Так, заповнюючи ордер, слід дотримуватися наступної інструкції:
- поле «Організація» має містити найменування суб'єкта господарської діяльності, А графа «Структурний підрозділ» - його підрозділи, що видав ордер. Якщо такий структурний підрозділ відсутня, то графі ставиться прочерк;
- у рядках «Номер документа» та «Дата складання» проставляється номер ордера згідно з журналом реєстрації за формою КО-3, а також дата його складання у форматі ДД.ММ.РРРР;
- графа «Дебет» містить код структурного підрозділу, у якому здійснюється видача коштів (за відсутності такого – ставиться прочерк), номер кореспондуючого рахунки, субрахунки, за дебетом якого відображається витрата коштів з каси, а також код аналітичного обліку за кореспондуючим рахунком (прочерк – якщо застосування таких кодів в організації не здійснюється);
- Рядок «Кредит» відображає номер бухгалтерського рахунку, за кредитом якого здійснюється видача коштів. Як правило, це рахунок 50 "Каса";
- у полі «Код цільового призначення» вноситься код, який відображає мету використання виданих з каси коштів. Якщо такі коди для підприємства не застосовуються – ставиться прочерк;
- рядок «Видати» містить прізвище, ім'я, по батькові особи, якій видаються ці гроші;
- Рядок «Підстава» відображає зміст господарської операції. Наприклад, аванс на витрати на відрядження, видача матеріальної допомогиі т.п.
- сума коштів, що видаються, відображається в рядку «Сума» і має бути проставлена прописом. Якщо після проставлення у рядку залишається вільне місце, слід поставити прочерк;
- поле «Додаток» відображає реквізити первинних документів, які є підставою для видачі коштів з каси.
Після заповнення вищезазначеної інформації проставляються підписи головного бухгалтера та керівника підприємства з їх розшифровками. Потім слідують рядки, що заповнюються особою, яка отримує ці кошти. У рядку «Отримав» прописом зазначається сума грошових коштів, отриманих з каси, під нею проставляється дата отримання та підпис цієї особи.
Після видачі грошей касир підприємства у відведених для цього рядках вказує найменування, номер, дату, місце видачі документа, що засвідчує особу особи, яка отримала гроші з каси. Нижче ставиться підпис касира з її розшифровкою. Касир підприємства зобов'язаний перевірити документ на правильність складання та погасити додатки щодо нього штампом «Оплачено» або штампом підприємства із проставленням дати. Після погашення видатковий касовий ордер залишається у касі підприємства. При погашенні перевитрати на підставі видачі грошової суми по РКО з каси служить звіт підзвітної особи.
Видатковий касовий ордер є первинним документом, який обов'язково оформляється при видачі з каси. Витратник має уніфіковану формуКО-2. Як правильно заповнити видатковий касовий ордер? Завантажити бланк форма КО-2 можна наприкінці статті. Пропонуємо також вашій увазі приклад оформлення документа, завантажити який можна за посиланням унизу статті.
Видатковий касовий ордер форма КО-2
Документу надається індивідуальний номер згідно з журналом реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів, ставиться дата заповнення бланка, яка дорівнює даті видачі грошей з каси.
Вгорі форми пишеться найменування організації та її код ОКПО.
Далі потрібно вказати кореспондуючі рахунки бухгалтерського обліку, що беруть участь в операції видачі готівки У графі «дебет» ставиться номер рахунку залежно від призначення видачі грошей з каси (рахунок 71 при видачі коштів підзвітній особі, рахунок 70 – при видачі зарплати працівникам, рахунок 76 (60) – при оплаті послуг, робіт, ТМЦ стороннім організаціям). Якщо за вказаним рахунком ведеться аналітичний облік, його також потрібно вказати у відповідній графі бланка. У графі "кредит" пишемо рахунок 50 "Каса".
У графі «сума» - пишеться сума грошових коштів, що видається цифрами.
Графи «код структурного підрозділу» та «код цільового призначення» заповнюються у тому випадку, якщо на підприємстві є відповідні системи кодування.
Під таблицею у рядку «видати» пишемо ПІБ особи, якій видаються гроші по даному бланку ордера.
"Підстава" - вказуємо зміст операції.
«Сума» — прописом, з великої літери пишеться сума, що подається, порожнє місце заповнюється прочерком, копійки цифрами.
У «Додатку» до бланку ордера вказуються документи, що додаються до бланку видаткового касового ордера та обґрунтуванням видачі готівки.
Підписує розхідник головний бухгалтер, керівник підприємства. Завантажити зразок заповнення ордера можна нижче.
Тепер на підставі заповненого таким чином бланку форми КО-2 можна видати гроші з каси. Після цього співробітник компанії або представник сторонньої організації, який отримав гроші, повинен підтвердити факт видачі суми, для цього він заповнює рядки "отримав", "дата", "підпис".
У рядку «по» пишуться реквізити документів, що підтверджують його особу (наприклад, паспорт).
Внизу видаткового касового ордера КО-2 касир, який видав гроші, ставить підпис.
Всі видаткові касові ордери підлягають обов'язковій реєстрації в журналі прибуткових та видаткових касових документів форма КО-3, завантажити яку можна по .
Зразок заповнення прибуткового касового ордера, який оформляється при надходженні грошей до каси, можна подивитися та завантажити у , там же можна завантажити і сам бланк прибуткового ордера.
Відео-урок. Як заповнити розрахунково касовий ордер у 1С Бухгалтерія 8.3: покрокова інструкція
Практичний відео урок із заповнення розрахунково касового ордера в 1С Бухгалтерія 8.3. Урок веде експерт сайту «Бухгалтерія для чайників» Ольга Лікіна, бухгалтер заробітної платиТОВ "М.відео менеджмент". По етапах розуміється ключові аспекти заповнення ордера.