Gestión de documentos electrónicos entró en conflicto con el principio de que un contrato u otro texto importante debe ser verificado por un autógrafo legible e inequívocamente identificable. Durante mucho tiempo no hubo solución a este problema. Poco a poco, la tecnología de EDS, firma digital electrónica, se ha vuelto demandada e incluso necesaria en algunas áreas. Y aunque no todos los usuarios comunes la conocen y la usan, Microsoft ha incorporado soporte para esta tecnología en sus aplicaciones para trabajar con documentos.
Los documentos oficiales deben estar autografiados.
Además de la ratificación de contratos, EDS también se utiliza como herramienta para verificar la autenticidad de correos electrónicos, macros, etc. El mecanismo de verificación se implementa a través de tecnologías de cifrado de clave privada, lo que agrega puntos de seguridad y estabilidad criptográfica. Su uso garantiza la identificación inequívoca de la persona que lo utilizó. Además, el "sellado" del archivo recibido, porque es imposible realizar cambios en el texto sin volver a firmar. Y la "irrevocabilidad". El significado de esto último es que el autor del documento no podía negar su participación en él. Esto es importante en un entorno corporativo (y no solo).
Insertar en un documento
Puede certificar el contenido del documento con su EDS si no está caducado y su certificado o propietario no está comprometido. Entonces no hay barreras para usar esta herramienta. Las aplicaciones del paquete de Office que soportan esta tecnología, y estas son Word y Excel, verifique la firma insertada para todos estos signos. Solo con un resultado positivo, le permiten verificar un archivo de texto con su ayuda. Tal verificación sirve como prueba de la autenticidad del autógrafo no solo para el autor del documento, sino también para la persona a quien está destinado. El principio de seguridad mutua e hizo esta tecnología en demanda.
Antes de insertar una firma digital en Word, asegúrese de que cumpla con todos los requisitos establecidos. Para insertar un área especial destinada a insertar una firma digital, abra un documento en Word, coloque el cursor en la ubicación deseada y vaya a la pestaña "Insertar" en la cinta de configuración. Allí necesita el grupo "Texto", solo tendrá el botón "Línea de firma". Al hacer clic en él, se abrirá un menú desplegable en el que debe seleccionar "Línea de firma de Microsoft Office". Se pegará el área donde se colocó el cursor. Al mismo tiempo, aparecerá el cuadro de diálogo de configuración en la pantalla, en el que será posible especificar el nombre de la persona, si es necesario. Esta persona debe verificar el archivo de texto, la posición y la dirección. Correo electrónico. Además, si tiene comentarios o instrucciones para la persona que firma, debe ingresarlos en el campo "Instrucciones" en el mismo cuadro de diálogo. En el momento en que haga clic en la línea de la firma, los comentarios que ingresó se mostrarán en una ventana emergente. Esto es muy útil cuando no desea estropear el formato de su documento escribiendo texto adicional en él o creando otro archivo o nota con explicaciones. Si necesita que el firmante le deje una respuesta, en el mismo cuadro de diálogo, marque la casilla con el permiso adecuado. En el momento en que inserte un autógrafo en el documento, Word le dará la oportunidad de ingresar el suyo junto a su comentario. Por lo tanto, Microsoft está ampliando las capacidades de su procesador de textos para el procesamiento por lotes de archivos.
Todo en la misma ventana, puede agregar una fecha, se mostrará en la línea de la firma. Si debe haber varias áreas de este tipo, deberá repetir este procedimiento tantas veces como sea necesario, completando cada vez los campos obligatorios si es necesario.
Ahora abordemos este tema desde el lado del firmante. Para insertar su firma digital en el área de firma, después de abrir el documento, haga clic en él con el botón izquierdo del mouse. Este clic resaltará la línea y le dará un campo de entrada de autógrafo. Ahora puede escribir su nombre para insertar una versión impresa de la firma digital o especificar una imagen autografiada en el disco duro en el cuadro de diálogo de selección. Ambos iniciarán el proceso de verificación de la firma especificada, como comentábamos al principio del artículo, y si el resultado es positivo, aparecerá un botón de confirmación justo en la ventana de Word. Al hacer clic en él, firmará el documento. Para los propietarios de tabletas, hay otra opción. Usando las ventajas de la pantalla táctil, coloque una firma electrónica, como de costumbre, con un golpe de lápiz, solo que en este caso será reemplazado por un lápiz óptico. Sin embargo, tenga en cuenta que la pintura en este caso no debe diferir de la que especificó durante el registro, lo que puede ser difícil. Tecnología moderna La autorización de huellas dactilares también está comenzando a usarse gradualmente en el mecanismo de firma digital, pero Word aún no ha recibido una actualización correspondiente.
Una firma es algo que puede proporcionar una apariencia única a cualquier documento de texto, ya sea un documento comercial o una historia ficticia. Entre la rica funcionalidad del programa Microsoft Word, también está disponible la posibilidad de insertar una firma, y esta última puede ser tanto manuscrita como impresa.
En este artículo, hablaremos sobre todos los métodos posibles para colocar una firma en Word, así como también cómo preparar un lugar especialmente designado para ello en un documento.
Para agregar una firma manuscrita a un documento, primero debe crearla. Para hacer esto, necesitará una hoja de papel en blanco, un bolígrafo y un escáner conectado a su computadora y configurado.
Insertar una firma manuscrita
1. Tome un bolígrafo y firme en una hoja de papel.
2. Escanea la página con tu firma usando un escáner y guárdala en tu computadora en uno de los formatos gráficos comunes (JPG, BMP, PNG).
Nota: Si tiene dificultades para usar su escáner, consulte el manual que vino con el escáner o visite el sitio web del fabricante para obtener instrucciones detalladas sobre cómo configurar y usar el equipo.
- Consejo: Si no tiene un escáner, la cámara de un teléfono inteligente o tableta también puede reemplazarlo, pero en este caso, es posible que deba esforzarse para asegurarse de que la página con la firma en la foto sea blanca como la nieve y no se destaque en comparación con la página del documento electrónico de Word.
3. Agregue una imagen con un título al documento. Si no sabe cómo hacerlo, utilice nuestras instrucciones.
4. Lo más probable es que la imagen escaneada deba recortarse, dejando solo el área en la que se encuentra la firma. Además, puede cambiar el tamaño de la imagen. Nuestra guía le ayudará con esto.
5. Mueva la imagen escaneada, recortada y redimensionada con la firma a la ubicación deseada en el documento.
Si necesita agregar texto escrito a máquina a su firma manuscrita, lea la siguiente sección de este artículo.
Adición de texto a una firma
Muy a menudo, en los documentos que requieren una firma, además de la firma en sí, debe indicar el cargo, los datos de contacto o alguna otra información. Para hacer esto, debe guardar la información de texto junto con la firma escaneada como Autotexto.
1. Debajo de la imagen insertada oa la izquierda de la misma, ingrese el texto deseado.
2. Usando el mouse, seleccione el texto ingresado junto con la imagen de la firma.
3. Ir a la pestaña "Insertar" y presiona el boton “Bloques Exprés” ubicado en el grupo "Texto".
5. En el cuadro de diálogo que se abre, ingrese la información requerida:
- Colección - seleccione un artículo "Texto automático".
- Deje el resto de los elementos sin modificar.
6. Haga clic en "OK"
7. La firma manuscrita que creó con el texto que la acompaña se guardará como Autotexto, lista para su posterior uso e inserción en el documento.
Inserción de una firma manuscrita con texto mecanografiado
Para insertar una firma manuscrita con el texto que creó, debe abrir y agregar el bloque rápido que guardó en el documento "Texto automático".
1. Haga clic en el lugar del documento donde debe estar la firma y vaya a la pestaña "Insertar".
2. Presione el botón “Bloques Exprés”.
3. En el menú desplegable, seleccione el elemento "Texto automático".
4. Seleccione el bloque requerido en la lista que aparece y péguelo en el documento.
5. Aparecerá una firma manuscrita con el texto adjunto en el lugar que especificó en el documento.
Insertar una línea de firma
Además de una firma manuscrita, también puede agregar una línea de firma a un documento de Microsoft Word. Esto último se puede hacer de varias maneras, cada una de las cuales será óptima para una situación particular.
Nota: El método para crear una línea de firma también depende de si el documento se imprimirá o no.
Agregar una línea de firma subrayando espacios en un documento regular
Anteriormente escribimos sobre cómo subrayar texto en Word y, además de las letras y las palabras en sí, el programa también te permite subrayar los espacios entre ellas. Directamente para crear una línea de firma, necesitamos subrayar solo los espacios.
Para simplificar y acelerar la solución del problema, es mejor usar tabulaciones en lugar de espacios.
2. Pulse la tecla "PESTAÑA" una o más veces, según la longitud de la cadena de firma que desee.
3. Active el modo de visualización de caracteres no imprimibles haciendo clic en el botón con el signo "pi" en el grupo "Párrafo", pestaña "Hogar".
4. Resalte el carácter o las pestañas que desea subrayar. Se mostrarán como pequeñas flechas.
5. Realice la acción requerida:
6. En lugar de los espacios que estableció (caracteres de tabulación), aparecerá una línea horizontal, una línea para la firma.
7. Desactive la visualización de caracteres no imprimibles.
Agregar una línea de firma subrayando espacios en un documento web
Si necesita crear una cadena de firma subrayada no en un documento imprimible sino en un formulario web o documento web, debe agregar una celda de la tabla donde solo se vea el borde inferior. Es ella quien actuará como línea para la firma.
En este caso, cuando ingrese texto en el documento, el subrayado que agregó permanecerá en su lugar. Una línea agregada de esta manera puede ir acompañada de un texto introductorio, por ejemplo, "La fecha", "Firma".
inserción de línea
1. Haga clic en el documento donde desea agregar una línea de firma.
2. Pestaña "Insertar" presiona el botón "Mesa".
3. Cree una tabla con un tamaño de una celda.
4. Mueva la celda agregada a la ubicación deseada en el documento y cambie su tamaño para que se ajuste al tamaño requerido de la línea de firma que se está creando.
5. Haga clic derecho en la tabla y seleccione "Bordes y sombreado".
6. En la ventana que se abre, ve a la pestaña "La frontera".
7. Sección "Tipo de" seleccione un artículo "No".
8. Sección "Estilo" seleccione el color de línea requerido para la línea de firma, su tipo, grosor.
9. Sección "Muestra" haga clic entre los marcadores de visualización del margen inferior en el gráfico para mostrar solo el borde inferior.
Nota: El tipo de borde cambiará a "Otro", en lugar de la previamente seleccionada "No".
10. Sección "Aplicar para" Seleccionar opción "Mesa".
11. Haga clic en "OK" para cerrar la ventana.
Nota: Para mostrar una tabla sin líneas grises que no se imprimirá en papel al imprimir un documento, en la pestaña "Diseño"(capítulo “Trabajando con tablas”) Seleccione una opción "Cuadrícula de visualización", que se encuentra en la sección "Mesa".
Insertar una línea con texto adjunto para una línea de firma
Este método se recomienda para aquellos casos en los que no solo necesita agregar una línea de firma, sino también especificar un texto explicativo al lado. Dicho texto puede ser la palabra "Firma", "Fecha", "Nombre", cargo ocupado y mucho más. Es importante que este texto y la firma misma, junto con la línea correspondiente, estén al mismo nivel.
1. Haga clic en el lugar del documento donde debería estar la línea de firma.
2. Pestaña "Insertar" haga clic en el botón "Mesa".
3. Agregue una tabla de 2 x 1 (dos columnas, una fila).
4. Cambie la ubicación de la mesa, si es necesario. Cambie su tamaño arrastrando el controlador en la esquina inferior derecha. Ajusta el tamaño de la primera celda (para el texto explicativo) y la segunda (la línea de título).
5. Haga clic con el botón derecho en la tabla, seleccione el elemento en el menú contextual "Bordes y sombreado".
6. En el cuadro de diálogo que se abre, vaya a la pestaña "La frontera".
7.En la sección "Tipo de" Seleccionar opción "No".
8. Sección "Aplicar para" Seleccione "Mesa".
9. Haga clic en "OK" para cerrar el cuadro de diálogo.
10. Haga clic derecho en el lugar de la tabla donde debería estar la línea para la firma, es decir, en la segunda celda, y seleccione el elemento nuevamente "Bordes y sombreado".
11. Ir a la pestaña "La frontera".
12. Sección "Estilo" elija el tipo de línea, el color y el grosor apropiados.
13. Sección "Muestra" haga clic en el marcador que muestra el margen inferior para que solo se vea el borde inferior de la tabla; esta será la línea para la firma.
14. Sección "Aplicar para" Seleccionar opción "Célula". Hacer clic "OK" para cerrar la ventana.
15. Ingrese el texto explicativo necesario en la primera celda de la tabla (sus bordes, incluida la línea inferior, no se mostrarán).
Nota: El borde punteado gris que rodea las celdas de la tabla que creó no se imprime. Para ocultarlo o, por el contrario, mostrarlo si está oculto, haga clic en el botón "Fronteras" ubicado en el grupo "Párrafo"(pestaña "Hogar") y seleccione una opción "Cuadrícula de visualización".
Eso, de hecho, es todo, ahora conoces todos los métodos posibles para poner una firma en un documento de Microsoft Word. Puede ser una firma manuscrita o una línea para agregar una firma manualmente en un documento ya impreso. En ambos casos, la firma o espacio de firma puede ir acompañada de un texto explicativo, que también te contamos cómo añadir.
Firma de archivos usando firma digital se ha convertido en un lugar común para los empresarios. Pero aún así, muchos principiantes tienen dudas sobre cómo firmar un documento de Word con un EDS. La mayoría de las veces, cuando tenemos que trabajar con EDS, nos enfrentamos a MS Office. Pero primero, vale la pena entender qué es este elemento en los documentos informáticos.
Este concepto incluye un objeto virtual, con la ayuda de la cual es posible establecer la identidad del autor que lo creó. En consecuencia, ayuda a verificar la validez e integridad del archivo digital. Según la firma digital que utilice, también podrá realizar un seguimiento de los cambios posteriores en el contenido del informe con esta moderna herramienta de protección de derechos de autor. Por eso merece la pena saber cómo hacer una firma electrónica en Word.
Antes de descubrir cómo firmar un documento de Word con un EDS, primero debe crearlo. Después de eso, seguirá la creación de la línea de firma, y solo después aparecerá la firma.
Según el software que utilice, el proceso de firma de un archivo de Word puede tener algunas diferencias, pero la esencia sigue siendo la misma. Considere la secuencia de acciones que se recomienda para la versión 2007 del programa.
Para agregar la línea necesaria en Microsoft Office, necesita:
- Mueva el cursor para que esté en el lugar donde desea insertar la línea que contiene la firma de su computadora.
- Abra la ventana "Insertar" y haga clic en el grupo "Texto". Después de eso, el cursor se coloca junto a la columna de menú "Línea de firma". Seleccione y haga clic en Línea de firma de Microsoft Word.
- Después de eso, deberá realizar configuraciones en la ventana que se abre, es decir, especificar información sobre la persona que firma el archivo.
- Si es necesario, es posible que deba crear otra línea para indicar una firma adicional (manteniendo los puntos anteriores).
Caso especial: avistamiento de hileras
Para firmar una línea, deberá seleccionar la línea para ingresar una firma digital directamente. Para realizar una acción como firmar documento electronico EDS, debe abrir la ventana "Firma" y realizar cualquiera de las siguientes acciones:
- Seleccione el nombre deseado al lado de la X.
- Además, al hacer clic en la función "Seleccionar imagen", puede aplicar la imagen de su EDS.
- Siempre que esté utilizando una tableta, tendrá la opción de agregar una firma manuscrita.
- Si tienes un especial software para firmas digitales, simplemente haga clic en el botón "Firmar".
- Si te preguntas de qué otra forma puedes firmar firma electronica documento de Word, debe tener en cuenta una opción más. Puedes convertirte en el creador de una firma invisible que no se mostrará. Pero, si abre la línea "Firma", que se encuentra en la parte inferior de la pantalla en la barra de estado, se mostrará.
Además de la información sobre cómo firmar un documento electrónico, debe conocer el software especialmente desarrollado, cuya tarea es controlar los certificados de tipo digital y realizar operaciones criptográficas. Dicho software puede facilitar el proceso de firma de archivos con un trazo digital. La ventaja de este programa es que se puede utilizar para firmar archivos de varios formatos, así como archivos o paquetes de archivos. Con su ayuda, también es posible colocar un EDS mejorado y adicional.
Por primera vez, en muchos años, tuve que usar en mi trabajo de texto en Word firma digital. Si no fuera por la necesidad urgente, nunca hubiera sabido de la existencia de tal oportunidad. He estado usando Microsoft Word durante aproximadamente 10 años y nunca me he encontrado con un EDS (firma digital electrónica). Tuve que pasar por todas las opciones del documento. Después de 15 minutos de búsqueda, encontré una función para hacer una firma en Word. Ahora voy a compartir con ustedes.
Puede poner una firma digital en Word en cualquier parte del documento. Para hacer esto, debe activar la zona requerida con el cursor del mouse y luego proceder a realizar las acciones que he indicado a continuación.
Método 2. Cómo insertar una firma en un documento de Word
Este proceso se muestra más claramente en este video:
Hacer una firma en Microsoft Word 2010
- Ahora, en cuanto a Microsoft Office
- Seleccione la opción "Archivo", luego haga clic en "Detalles".
- Marque la pestaña "Agregar firma digital".
- Después de eso, debe seleccionar un certificado de firma y confirmar su elección.
- Todo, la firma aparecerá en el documento de Word 2010.
Hay una segunda opción para hacer una firma en Word 2010
- Vaya a la pestaña "Insertar", luego en el panel acceso rapido Seleccione el icono "Línea de firma de Microsoft Office".
- En el campo de qué, se abrirá la ventana de configuración de firma. En el mismo debe ingresar sus iniciales, cargo y dirección de correo electrónico.
- A continuación, haga clic en "Aceptar" y aparecerá la firma digital en el documento.
Puedes ver este proceso en detalle en este video.