La efectuarea oricărei tranzacții, un rol foarte important, pe lângă documentele secundare (chitanțele, cecuri, extrase), îl joacă așa-numitele documente de închidere, prezența și corectitudinea executării acestora.
Contrapărțile companiilor la efectuarea oricărei tranzacții trebuie să prezinte astfel de titluri de valoare de ambele părți. În acest articol, vom lua în considerare în detaliu specificul documentelor de închidere, ce includ acestea și alte nuanțe de lucru.
Ce sunt documentele de închidere
Astfel de documente se numesc acte speciale, în care se precizează cu precizie că actul tranzacției a fost finalizat în totalitate de ambele părți. În special, că toți partenerii care au intrat în cooperare au îndeplinit toate condițiile tranzacției convenite în prealabil. Prezența unei astfel de documentații este garantul unei tranzacții corecte. În departamentul de contabilitate, documentele de închidere sunt atent înregistrate, întocmite și urmărite în continuare dacă este necesar.
Pentru a evita neînțelegerile din partea contrapărților, se acordă întotdeauna o atenție deosebită executării corecte a documentației. Toate nuanțele și condițiile trebuie evident precizate cu atenție în contract. Nu va fi de prisos să se indice și acolo ce declarații și verificări sunt necesare pentru finalizarea cu succes a cazului, pentru ca acesta să fie considerat în final finalizat.
De ce sunt necesare actele?
Pentru ca tranzacția să fie considerată legal finalizată, și nu doar plătită, sunt necesare tot felul de documente de închidere.
Atunci când faceți orice tranzacție juridică, este, de asemenea, extrem de important ca aceste tranzacții să fie în scris. Dacă unele fonduri au fost primite în contul companiei, atunci departamentul de contabilitate trebuie să înregistreze acest lucru în scris.
Documentația de închidere este de diferite tipuri și depinde în primul rând de natura tranzacției. În continuare, vom analiza această problemă mai detaliat.
Tipuri de documente
Lista standard de lucrări de închidere include:
- un act care indică finalizarea cu succes a unei acțiuni;
- factura fiscala;
- scrisoare de trăsură cu caracter de marfă-transport sau pur și simplu de marfă.
Tranzacțiile de livrare de bunuri necesită încheierea unei facturi. Separat, este de remarcat faptul că numai copiile acestor documente au cea mai importantă forță juridică. Din acest motiv, chiar și pentru utilizare temporară, o copie nu este potrivită pentru efectuarea legală a acțiunilor.
detaliile facturii
Factura este creată în două exemplare: de către furnizor pentru el însuși și pentru cumpărător. Astfel de act juridic la vânzarea sau transportul mărfurilor. Detalii principale ale facturii:
- prescrierea datei și denumirii documentului;
- numele furnizorului;
- o descriere detaliată sau superficială a subiectului tranzacției;
- suma totală a obiectului tranzacției;
- unitate de măsură în termeni monetari;
- semnătura autorității responsabile cu parafa.
Oficial prin lege Federația Rusă nu a fost stabilit un anumit tip de factură. Prin urmare, adesea diferite organizații își dezvoltă propriul tip de factură. Cu toate acestea, toate elementele de mai sus trebuie specificate în documentul de închidere.
Dacă încă nu înțelegeți pe deplin cum arată factura, am dezvoltat un formular aproximativ pentru dvs.
Exemplu de factura:
Expeditor: BukhgaltGarant LLC.
Beneficiar: OmegaRealt LLC.
A fost lansat un singur titlu.
Suma: zece mii de ruble 00 copeici.
A expediat directorul de mărfuri: ____________ D. I. Nesterov.
A primit marfa: _________ M. N. Hlestakov.
MP
Dacă obiectul principal al tranzacției este o lucrare sau un serviciu, atunci actul va deveni documentul de încheiere. Acesta din urmă nu este doar un document care confirmă că ambele părți și-au îndeplinit acțiunile, ci și că nu au pretenții una față de cealaltă. Actul este tipărit în două exemplare, ele fiind păstrate de fiecare parte.
Dacă documentele lipsesc
Tranzacția este considerată finalizată și completă din toate punctele de vedere numai atunci când documentele de închidere sunt prezente cu ea. Deși uneori se poate întâmpla ca documentele să fi fost pierdute sau întocmite greșit din cauza neglijenței personalului contabil. Acest lucru poate avea un efect foarte rău nu numai asupra reputației companiei, ci și o lovitură mare pentru portofelul proprietarului dacă, în timpul auditului companiei fiscale și a altor autorități de reglementare, cheltuielile au fost incluse în declarație, dar nu au fost documentate.
O astfel de neglijare poate duce la o mulțime de consecințe negative. Una dintre ele este impozitarea. Drept urmare, impozitul pe venit este redus și trebuie plătit suplimentar, inclusiv toate penalitățile și dobânzile.
Printre altele, poți fi pedepsit și pentru că nu deții actele în sine.
Orice tranzacție este de obicei documentată. Experții recomandă să acordați o atenție deosebită închiderii documentelor. Posibilitatea de a prezenta pretenții de la o parte la alta, dacă este necesar, depinde în mare măsură de corectitudinea executării acestora.
Adesea, documentele de închidere sunt documente care confirmă plata pentru bunuri sau servicii (ordine de plată, chitanțe, cecuri, extrase bancare). De fapt, astfel de lucrări nu sunt clasificate ca fiind de închidere. Ele sunt cu siguranță importante. Dar confirmările de plată nu înlocuiesc documentele de închidere.
Esența documentului de încheiere
Încheierea tranzacției este un document care fixează confirmarea de către părțile la contract a faptului finalizării tranzacției, adică a îndeplinirii obiectului contractului. Semnarea unui astfel de document elimină apariția neînțelegerilor, neînțelegerii asupra detaliilor operațiunii.
În documentul de închidere, precum și în contract, se recomandă prescrierea în detaliu a tuturor nuanțelor tranzacției. Diferența constă în faptul că în documentul de încheiere nu sunt indicate obligațiile părților, ci munca efectivă efectuată.
Diferite tipuri de tranzacții implică utilizarea diferitelor forme de închidere. Acestea din urmă sunt relevante atât pentru furnizor, cât și pentru cumpărător. Contabilitatea persoanei juridice folosește documentele de închidere pentru:
- confirmarea faptului de primire a plății în cadrul tranzacției;
- confirmarea operațiunii de transfer de fonduri către contrapartidă;
- confirmarea subiectului primirii sau transferului de fonduri.
Încheierea tranzacției pentru furnizarea de bunuri
Orice tranzacție de furnizare trebuie să fie închisă în mod corespunzător. Documentul de închidere este factura. Doar originalul acestui document are forță legală. În calitate de document de raportare, poate fi acceptată o copie a facturii. Acest lucru este de obicei indicat în contract. Dar documentul original trebuie plasat sub registrul contabil. O tranzacție încheiată cu o copie a facturii este considerată legal incompletă.
Factura este un document tip, care se intocmeste in conformitate cu regulile stabilite. Trebuie să conțină anumite detalii. Un set dintre acestea include numele, data documentului, numele și detaliile furnizorului, o descriere a transferului, unitățile de măsură în termeni cantitativi și monetari. Foaia de parcurs este semnată de persoana responsabilă, vizată de sigiliul organizației furnizoare.
În ceea ce privește forma facturii, aceasta poate fi arbitrară. Formularul, de regulă, este elaborat de firma furnizor. Conținutul detaliilor de pe factură este supus cerințelor Legii federale „Cu privire la contabilitate”. Absența detaliile cerute pe document este o condiție suficientă pentru invalidarea acestuia.
Certificate de finalizare ca documente de închidere pentru companie
Tranzacția pentru prestarea de servicii și prestarea muncii se încheie prin actul corespunzător. Ea, ca si factura, poate fi intocmita sub orice forma. În acest caz, actul trebuie să conțină detaliile firmei executante, sau munca prestată (în principal detaliată).
Documentul de încheiere se eliberează în formă tipărită, semnat de persoana responsabilă (reprezentantul antreprenorului), specialist autorizat să accepte lucrarea. Un act bine executat elimină neînțelegerea. Documentul prescrie diverse nuanțe care au apărut în timpul efectuării muncii sau prestării de servicii. Actul semnat servește ca document de încheiere reciprocă a tranzacției. Confirmă faptul prestării serviciilor și primirea acestora.
În contabilitate, unul dintre cele mai importante tipuri de documentație este documentele de închidere pe care contrapărțile trebuie să le furnizeze atunci când efectuează orice tranzacție. Acest articol va discuta ce sunt documentele de închidere, precum și cum și când ar trebui să fie obținute.
Documentația de închidere este o hârtie specială care confirmă actul tranzacției de către ambele părți la finalizare parteneri de afaceri obiectul acestei tranzacții. O astfel de documentație este obligatorie menținută de către departamentul de contabilitate și înregistrată. Prin urmare, atunci când se efectuează absolut orice tranzacție, trebuie acordată o atenție deosebită nu numai furnizării unei astfel de documentații, ci și corectitudinii executării acesteia. ÎN acest caz puteți verifica nu atât de atent doar extrasele bancare, chitanțele și plățile, deși prezența lor ar trebui să fie și ea obligatorie.
Pentru a evita neînțelegerile sau situațiile neplăcute cu contrapărțile în viitor, este necesar să se prescrie în prealabil toate caracteristicile și nuanțele procedurilor din contract. Acolo se recomanda indicarea intregii liste de documente necesare in vederea incheierii tranzactiei la indeplinirea de catre parteneri a obligatiilor ce le revin.
Fiecare organizație solicită departamentului de contabilitate să înregistreze și să urmărească strict toate procedurile în curs, precum și disponibilitatea documentelor relevante. Orice tranzacție legată de transferurile de bani trebuie să fie documentată și înregistrată. Prezența documentelor relevante confirmă faptul primirii banilor în contul companiei. În acest caz, organizația contrapartidă este obligată să închidă procedura de transfer Bani documente similare.
Prezenta documentelor de inchidere este necesara pentru ca contabilul sa aiba confirmare ca cu latura legala tranzacția este finalizată și, de asemenea, plătită. Este confirmarea fizică (scrisă) a acestui fapt că acest tip de documentație este.
Deoarece tranzacțiile sunt de natură cea mai diversă, documentele care le închid pot fi foarte diferite. Cel mai adesea, lista standard a titlurilor de valoare de închidere pentru o factură include:
La încheierea tranzacţiilor de furnizare diverse bunuri, contrapartea trebuie să transfere factura.
Acesta trebuie să conțină următoarele detalii:
- denumirea documentului și data emiterii acestuia;
- lista și descrierea mărfurilor transferate;
- unitate de măsură și cantitate de mărfuri (date în echivalent monetar și natural);
- Numele furnizorului;
- semnătura persoanei responsabile de livrare. De asemenea, trebuie indicate inițialele și poziția lui.
Legislația nu prevede un formular obligatoriu pentru emiterea unei facturi. Prin urmare, orice organizație își poate dezvolta propria formă pentru ea însăși. Dar toate detaliile de mai sus trebuie să fie afișate în el.
Dacă obiectul tranzacției au fost anumite tipuri de lucrări și servicii, atunci contrapartea trebuie să furnizeze un act. La furnizarea serviciilor, există anumite nuanțe. Ele constau în faptul că actele de închidere pentru servicii care nu sunt incluse în condițiile obligatorii din contractul încheiat pot să nu fie furnizate în original. Apoi este permisă depunerea copiilor actelor în registrele contabile. Aceasta situatie este posibila la incheierea unei oferte sau contract de inchiriere.
Actul, ca documentație finală, confirmă nu numai faptul tranzacției, ci și absența pretențiilor din partea clientului. Prin act, puteți include costurile tranzacțiilor finalizate în declarațiile fiscale. Actul este emis în dublu exemplar și păstrat de ambele părți la tranzacție.
Forma actului nu este standardizată, dar următoarele detalii trebuie indicate în el:
- Titlul documentului;
- numerotarea acestuia;
- numele clientului și al contractantului;
- lista acțiunilor întreprinse;
- indicarea costurilor și a indicatorilor naturali;
- semnătura tuturor participanților la tranzacție, indicând parafa și pozițiile.
De asemenea, la finalizarea tranzacției, contrapărțile pot transfera documente primare. Totodată, orice tranzacție trebuie să fie întotdeauna confirmată printr-o factură și un act corespunzător.
Când trebuie depuse documentele de închidere?
Orice contabil trebuie să știe când o contraparte trebuie să livreze documentele de închidere pentru o tranzacție finalizată. Este important ca acestea să fie depuse fără întârziere sau eroare, altfel vor fi trecute în registru abia în trimestrul următor. Ca urmare, cheltuielile vor fi înregistrate cu întârziere, iar acest lucru va atrage după sine o deducere prematură a TVA-ului la ieșire. Astfel de complicații pot apărea în următoarele situații:
- întârzierea documentelor de către furnizor;
- întârzierea de către cumpărător a documentației primare;
- atitudinea necinstită a uneia dintre părți față de îndatoririle lor.
Transferul acestor valori mobiliare are loc numai la implementarea esenței tranzacției. Până în prezent, transferul poate fi efectuat în următoarele moduri:
- din mână în mână;
- prin e-mail;
- prin poștă obișnuită.
Vă rugăm să rețineți că numai originalele sunt valabile. Contabilitatea se face, de asemenea, numai dacă sunt disponibile originale. Prin urmare, dacă ți-au fost transferate numai copii în momentul tranzacției, atunci în viitorul apropiat contrapartea trebuie să-și trimită originalele. Această cerință este obligatorie, și nu se va putea ocoli, nici măcar făcând rezervele corespunzătoare la încheierea contractului.
Cum să obțineți un
Opțiunile pentru obținerea acestui gen de lucrări au fost discutate puțin în paragraful anterior. Aici vom analiza în detaliu condițiile de obținere și cine poate transfera o astfel de documentație.
Numai entitati legaleși întreprinzători privați care au plătit factura în numerar chiar la birou. De asemenea, un antreprenor privat poate plăti prin transfer bancar.
Documentația de închidere este primită în luna următoare (la începutul sau înainte de a 15-a zi) după primirea plății.
Datarea pe hârtii ar trebui să fie ultima zi a lunii în care a fost efectuată plata.
Documentatia de inchidere este obligatorie pt înregistrarea contabilă si contabilitate. Trebuie să respecte regulile de formatare stabilite și să nu conțină erori. În caz contrar, compania poate avea probleme cu serviciul fiscal. Prin urmare, designul său ar trebui abordat în mod responsabil.
Videoclip „Cum să emiti documente de închidere folosind internetul”
Instrucțiuni video despre cum emite o factură și primește documentele de închidere în sistemul Direct Manager.