Autorul spune în detaliu cum să întocmească în mod competent instrucțiuni, ordine și să controleze executarea lor.
Specialiștii în management consideră că 75% din eficiența unei întreprinderi depinde de administrarea oficială, adică de capacitatea de a întocmi cu competență instrucțiuni, ordine și de a controla execuția acestora.
Pentru ca o comandă să fie eficientă, aceasta trebuie să conțină cel puțin trei elemente principale pentru fiecare articol din comandă și anume: ce trebuie făcut, pentru cât timp și care angajat este responsabil pentru aceasta.
Majoritatea managerilor nu aderă la aceste adevăruri comune, prin urmare, comenzilor le lipsește adesea fie un termen limită, fie un executant. Într-o companie de turism, o comandă a fost pusă spre revizuire de către angajați și clienți: „Pentru a îmbunătăți serviciul pentru clienți, ne propunem să efectuăm toate etapele la calitate înaltă”. Șeful unei alte companii, fiind în străinătate, a decis să introducă codul vestimentar la locul de muncă, în conformitate cu standardele occidentale. Ordinul semnat de el suna astfel: „Pentru a îmbunătăți cultura muncii, oblig toți angajații să adere la stilul vestimentar corporativ”. Dar această cerere a liderului a rămas fără răspuns. În primul rând, nimeni nu le-a explicat angajaților ceea ce managerul consideră „codul vestimentar corporativ”. În al doilea rând, ordinul nu specifică momentul trecerii la acest stil și persoana responsabilă care monitorizează execuția.
Există trei tipuri de comenzi:
- ordine pe probleme administrative și economice;
- comanda pentru activitatea principală;
- ordine de personal.
Comanda pentru activitatea principală
Luați în considerare metodologia de compilare a unei comenzi pentru activitatea principală.
Comenzile pentru activitatea principală sunt acte normative juridice care implementează controlabilitatea obiectelor de sus în jos, adică de la organul de conducere la cel gestionat.
Pregătirea comenzii include mai multe etape:
- inițierea emiterii unui ordin;
- colectarea informațiilor necesare;
- pregătirea unui proiect de document;
- acord;
- verificarea corectitudinii designului;
- semnare;
- aducând ordinul executorilor.
Prelucrarea documentelor administrative poate fi reglementată prin regulamentul privind procedura de întocmire și intrare în vigoare a documentelor administrative ale organizației sau prin introducerea unei secțiuni adecvate în instrucțiunile pentru munca de birou a organizației.
Textul ordinului este format din două părți interdependente: constatatoare și administrative. Partea constatatoare indică motivele care au stat la baza emiterii ordinului. De obicei, această parte începe cu următoarele expresii: „Pentru a...”, „Pe baza...”, „În legătură cu...”.
Dacă baza pentru emiterea unei comenzi este oricare act normativ al unui organism superior, apoi în partea de constatare este necesar să se indice tipul actului, autorul acestuia, numele complet (titlu), numărul și data, adică sunt date toate datele de căutare. Dacă nu este nevoie de clarificări, atunci partea de constatare poate fi absentă.
Partea administrativă este separată de partea de afirmare prin verbul „comand”, care se scrie cu majuscule dintr-un rând nou, fără paragraf și ghilimele, la sfârșitul verbului se pun două puncte. Partea administrativă este împărțită în paragrafe și subparagrafe, care sunt numerotate cu cifre arabe. Fiecare paragraf al părții administrative indică executantul, acțiunea prescrisă și termenul de executare. Atât oficialii individuali, cât și organizațiile pot acționa ca executori. Numărul de interpreți pentru fiecare articol nu este limitat. Interpretul este indicat în cazul dativ. De exemplu: „Către directorii de fabrici ...”, „Șeful departamentului de personal Ivanov V.P ...”, etc. Acțiunea prescrisă este exprimată prin verbe în formă nedeterminată „pregătește”, „înscrie”, „ oferi”, „aprobă”. Termenul trebuie să fie realist, să corespundă domeniului de aplicare al lucrării propuse. De obicei, pentru fiecare sarcină este stabilită o dată limită separată. Ultimul articol din comenzi indică persoana căreia i se încredințează controlul asupra executării documentului (funcția și numele complet). Documentele administrative pot avea anexe, la care se face referire în paragrafele relevante ale părții administrative. Cu toate acestea, "aplicația" prop în acest caz neformalizate, trimiterile la anexe sunt date între paranteze în paragrafele relevante. De exemplu: „Aprobați instrucțiunile pentru munca de birou” (Anexa 1).
Pe cererea propriu-zisă, în colțul din dreapta sus al primei foi, este tipărit cuvântul „Cerere” (dacă sunt mai multe cereri, acestea sunt numerotate) și se indică cărei ordine sau paragraf al comenzii aparține cererea, pt. exemplu:
Dicţionar de management al evidenţei personalului. Ordin - act juridic eliberat de șeful organului de conducere, care acționează pe bază de unitate de comandă pentru asigurarea activităților principale și operaționale.
Anexă la comandă - materiale suplimentare de referință, documentație sau de altă natură la textul principal al comenzii.
Dacă anexa la ordin este un document aprobat (regulament, reguli, instrucțiuni etc.), se face o notă în paragraful corespunzător al părții administrative: „(anexat)”, și se pune ștampila de aprobare a documentului. pe apendicele din colțul din dreapta sus.
În proiectele de comenzi care au una sau mai multe aplicații, trebuie să existe o singură paginare care să acopere textul principal și toate aplicațiile.
Anexele la proiectele de ordine trebuie vizate de către executorul care le-a întocmit, șefii diviziilor structurale. La proiectul de comandă este atașată o listă de corespondență.
Comanda este emisă pe o formă comună de format A4. În continuare, în cursul lucrărilor la proiectul ordinului, urmează etapele de aprobare și semnare. Proiectele de ordine pregătite pentru aprobare se întocmesc pe foi standard cu toate detaliile necesare și cu indicarea câmpului de sus al documentului din dreapta - „Proiect”.
Proiectul înainte de semnare este supus acordului cu toate părțile interesate, precum și cu unitățile structurale și funcționarii cărora le privește. Coordonarea se realizează prin observare. Vizele sau ștampila de aprobare, de regulă, sunt aplicate pe primul exemplar al proiectului. În caz de dezacord cu proiectul, se scrie o concluzie motivată. Înainte de semnare, proiectul este atent verificat pentru greșeli de ortografie sau stilistice. Ordinul este semnat de șeful sau adjunctul șefului întreprinderii.
Pentru a vă familiariza cu comanda, pot fi pregătite extrase din comandă pentru fiecare articol.
Ordinul pentru activități administrative și economice se întocmește în același mod ca și ordinul pentru activitatea principală.
Angajatorul trebuie să organizeze întreținerea corectă și la timp a carnetelor de muncă, iar responsabilitatea păstrării, păstrării, evidenței și emiterii carnetelor de muncă revine unei persoane special împuternicite, desemnată prin ordin (instrucțiune) al angajatorului. Emiterea unui astfel de ordin pentru activitatea principală este obligatorie, în ciuda faptului că îndatoririle de lucru cu carnetele de muncă sunt întotdeauna incluse în descrierea postului si in contracte de munca angajații responsabili de lucrul cu carnetele de muncă. În legătură cu schimbarea periodică a ofițerilor de personal, precum și posibila absență temporară a acestora, nu pare de dorit să se indice în textul ordinului de numire a persoanei responsabile de lucrul cu carnetele de muncă numele angajatului care lucrează în prezent și dvs. vă puteți limita la titlul postului (dacă îi este repartizată o unitate de personal).
Comanda asupra personalului
Comenzile pentru personal constituie un grup separat de documentație de personal și necesită anumite reguli de întocmire care sunt diferite de comenzile pentru activitățile de bază. Ei stabilesc angajarea. mutare loc de muncă, concediere, stabilire salariile oficiale, vacanțe, călătorii de afaceri, schimbarea numelui, stimulente, penalități etc.
În prezent, formele unificate ale majorității comenzilor pentru personal sunt în vigoare (Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 05.01.2004 N 1). Au caracteristici de redactare și execuție: aceste ordine sunt emise nu pentru mai multe acțiuni, ci pentru una, adică un ordin este emis independent pentru angajare, independent pentru transfer, concediere, detașare. Fiecare comandă poate fi emisă nu pentru un angajat individual, ci pentru mai mulți deodată, ceea ce este foarte convenabil pentru un număr mare de angajați.
Introducerea formularelor unificate a provocat o varietate de opinii: unii consideră că astfel de formulare sunt convenabile și necesare pentru serviciul de personal, alții consideră că noile formulare cresc complexitatea menținerii evidenței personalului.
Cu toate acestea, trebuie avut în vedere faptul că documentația modernă de personal prezintă astfel de neajunsuri precum: neadecvarea unor documente pentru prelucrarea prin intermediul calculatoarelor electronice, o varietate nejustificată de formulare care întocmesc sarcini similare pentru organizarea managementului personalului, lipsa unui singur document. document normativ pentru întocmirea documentaţiei de personal.
Dezvoltatorii formelor unificate de documentare a personalului au urmărit două scopuri: eficientizarea și unificarea setului tradițional de documente care întocmesc o serie de sarcini pentru organizarea managementului personalului și adaptarea acestor documente la prelucrarea computerizată.
Introducerea formelor unificate de comenzi pentru personal a făcut posibilă introducerea uniformității în structura textului documentului și a scutit ofițerii de personal de îndoielile cu privire la alegerea uneia sau a altei variante de redactare a părții administrative.
Datorită faptului că nu au fost elaborate formulare unificate pentru toate comenzile pentru personal, vom lua în considerare caracteristicile generale ale proiectării comenzilor pentru personal care nu sunt incluse în lista formularelor unificate.
Executarea comenzilor pentru personal nu are instrucțiuni clare de la GOST pentru executarea documentației administrative (GOST R 6.30-2003 „USD. USORD. Cerințe pentru executarea documentelor”), însă, pentru a se introduce uniformitatea în pregătirea acest tip de document, este necesar să se respecte o serie de reguli care sunt specificate în instrucțiunile de organizare a muncii cu documente într-o anumită organizație.
Comenzile pentru personal se emit pe formulare A4 și au următoarea componență de detalii:
- numele organizației - autorul documentului;
- denumirea tipului de document - „Comandă”;
- data, numarul;
- locul publicării, titlul textului;
- text;
- semnătură;
- aprobarea vizei;
- o notă de familiarizare cu ordinea angajatului;
- un semn asupra executării documentului și direcția acestuia în cauză.
Comenzile sunt numerotate în timpul anului calendaristic. Numărul (index) este scris cu litera „k”, ceea ce înseamnă o comandă pentru personal, sau l / s (o comandă pentru personal), sunt posibile alte denumiri de litere. Principalul lucru de reținut este că comenzile cu perioade de stocare diferite nu pot fi formate într-un singur caz. Ordinele sunt de obicei aprobate de directorul adjunct pentru personal, un angajat al departamentului de personal, șeful departamentului la care este trimis angajatul și ordinele care au o clauză privind răspundere, trebuie vizat de un contabil. Salariatul care mentine documentatia de personal trebuie sa familiarizeze fiecare salariat cu comanda, dupa care salariatul isi aplica viza, formata din urmatoarele elemente: „Cunosc comanda”, semnatura, decodarea semnaturii si data familiarizarii.
Ordinele intră în vigoare din momentul semnării lor, dar uneori textul ordinului poate indica o dată diferită a intrării sale în vigoare. De exemplu, ordinul a fost semnat pe 22 aprilie, iar angajatul a fost numit în funcție pe 27 aprilie.
Textelor ordinului asupra personalului se impun cerințe speciale: formularea trebuie să fie clară, precisă, deoarece reflectă drepturile muncii muncitor. Un ordin pentru personal, spre deosebire de un ordin pentru activități de bază, poate să nu conțină o parte indicativă și cuvântul de comandă „comand” (nu este conținut în comenzile pentru personal, spre deosebire de un ordin pentru activitățile de bază). Cuvântul de comandă în comenzile pentru personal sunt cuvintele: „Accept”, „Revoca”, „Atribuie”, „Schimba”, „Atribuie”, etc.
Textul ordinului, în legătură cu practica stabilită, poate fi întocmit în două moduri.
Prima opțiune, când partea administrativă începe de obicei cu verbul: „Schimbare”, „Atribuire”, „Declarare”, etc., tipărită cu majuscule, fără un paragraf dintr-un rând nou după antetul textului. Titlul textului ordinelor răspunde la întrebarea „despre ce?”: despre admitere, despre concediere, despre schimbarea numelui de familie, despre mustrare, despre trecerea la un alt loc de muncă etc. Mai departe, dintr-un rând nou, din alineat, sunt scrise prenumele complet, prenumele, patronimul salariatului căruia i se emite ordinul și căruia îi este supus ordinul.
Anunțați:
Ivanova Irina Sergeevna, expert senior al departamentului de vânzări, a mustrat pentru
atitudine neglijentă față de atributii oficiale care a produs pagube
echipament tehnic.
În a doua variantă, cuvântul de comandă este scris pe aceeași linie cu acțiunea. Luați în considerare întocmirea unui ordin de modificare a documentelor care conțin datele personale ale angajatului în legătură cu căsătoria angajatului. Acest ordin nu are o formă unificată și este întocmit conform regulilor de eliberare a actelor administrative. Textul unui astfel de ordin trebuie să conțină în mod necesar informații atât despre datele vechi, cât și despre cele noi ale angajatului, detaliile documentelor pe baza cărora sunt introduse informații noi despre acesta. Numele recomandat pentru o astfel de comandă este „Comandă privind modificările la documentele care conțin datele personale ale angajatului”.
Nu este recomandat să folosiți o formulare obișnuită precum „De la o astfel de dată, luați în considerare Ivanova Lebedeva în legătură cu înregistrarea căsătoriei ...”, deoarece aceasta este analfabetă. Ai putea crede că fără un ordin de la angajator, Ivanov nu ar fi considerat Lebedeva? Ea este considerată Lebedeva pe baza unui certificat de înregistrare a căsătoriei și nu pe baza unui ordin de la angajatorul ei.
O altă formulare comună este, de asemenea, incorectă - „Efectuați modificări la datele personale ale angajatului”. Modificarea datelor personale ale unui angajat este autoritatea organelor speciale ale statului, și nu departamentul de personal al angajatorului. Serviciul de personal efectuează modificări documentelor care conțin date cu caracter personal doar pe baza documentelor de modificare a datelor cu caracter personal ale salariaților emise de organele speciale ale statului.
Data comenzii este primirea unei copii a pașaportului de către departamentul de personal.
Inregistrarea si stocarea comenzilor
O comandă de modificare a documentelor care conțin date cu caracter personal este înregistrată în registrul de comenzi relevant.
Odată cu ordinul de modificare a documentelor care conțin date cu caracter personal, toate părțile interesate sunt familiarizate împotriva semnăturii: angajatul însuși, angajații relevanți ai serviciului de personal și ai departamentului de contabilitate.
Pe baza unei astfel de comenzi se vor face modificări la cartea de munca muncitor, card personal angajat, contul personal al angajatului și alte documente ale departamentului de personal, departamentului de contabilitate, serviciului de securitate și altor divizii structurale.
Comenzile pentru activitățile de bază au o perioadă de păstrare „permanentă”. Comenzi pe probleme administrative si economice - o perioada de depozitare de 5 ani.
Ordinele privind personalul privind admiterea, concedierea, deplasarea angajaților se păstrează timp de 75 de ani. Cu toate acestea, comenzile pentru acordarea de concedii de studii, taxe, penalități, călătorii de afaceri pe termen scurt în Rusia au o perioadă de valabilitate de 5 ani în conformitate cu art. 6 din Lista documentelor standard de management generate în activitățile organizației, indicând perioadele de păstrare. Comenzile din carcasă sunt aranjate în funcție de numerele de serie ale comenzilor.
Bibliografie
1. Sistemul de stat suport de documentare management (GSDOU). Arhiva principală. 1991.
3. Doronina L. A. Organizarea fluxului de lucru: Manual educațional și metodologic. M.: GUU, 2005.
4. O listă a documentelor standard de management generate în activitățile organizației, cu indicarea perioadelor de păstrare. Moscova: Rosarhiv; VNIIDAD, 2002.
L. Doronina K. e. dr., conferențiar, director adjunct al Institutului de Sisteme de Management Informațional al Universității de Stat de Management
Semnat pentru tipărire la 20.06.2010 „Ofițer de personal. Managementul înregistrărilor HR„, 2010, nr. 7
forme unificate de comenzi pentru personal
Exemplu de comandă pentru a schimba numele unui angajat
- HR și dreptul muncii
Un ordin este un document administrativ legal emis de șeful unei organizații pentru a rezolva sarcini strategice și tactice care apar în cursul activităților. Procesul de pregătire a unui ordin prevede etapa de elaborare a unui proiect, coordonarea acestuia cu toți funcționarii interesați, diviziile structurale, întocmirea și semnarea unui document.
Comenzile pentru activitatea principală se întocmesc pe formulare generale. Detaliile comenzii includ: detalii ale formularului longitudinal (sau unghiular) care indică denumirea tipului de document, data emiterii și numărul comenzii, titlul textului, textul comenzii cu semnătura capului, detalii de aprobare si de ochire, marcaje pe executarea documentului, marcaje pt căutare automată document.
Textul ordinului, de regulă, este format din două părți: constatatoare și administrative.
Partea constatatoare stabilește motivele sau motivele care au determinat șeful organizației să emită acest ordin, indică scopurile și obiectivele ordinului.
Partea administrativă începe cu cuvântul I ORDER (fără ghilimele), tipărit cu o nouă linie din marginea din stânga (poziția zero a filei) cu majuscule. După cuvântul I ORDER se pun două puncte.
Deoarece ordinul prevede adesea mai multe acțiuni diverse, partea sa administrativă este împărțită în paragrafe și uneori în subparagrafe.
Fiecare paragraf începe cu o indicare în cazul dativ a funcționarului sau unității structurale responsabile, apoi, într-o formulare concisă, clară, sunt stabilite acțiunile prescrise și sunt indicate termenele de implementare a măsurilor. Ultimul alineat al ordinului numește un oficial sau o unitate structurală însărcinată cu controlul asupra executării ordinului. Modelul de realizare a unei comenzi pe o formă longitudinală este prezentat în fig. zece!.
La emiterea de comenzi și alte activități operaționale de circulație internă pe o foaie albă de hârtie folosind un computer, aranjarea unghiulară a detaliilor permanente este utilizată pe scară largă. În acest caz, se utilizează numărul minim al acestora: numele organizației, tipul documentului, data, numărul de înregistrare și titlul textului. Detaliile sunt făcute folosind metoda flag (din linia câmpului din stânga) conform exemplului dat. Restul detaliilor sunt emise identic cu comanda de pe formular cu dispunerea lor longitudinala.
STAT
UNIVERSITATE
Iu.04.2003 Nr 22
Despre munca de cercetare pentru contul 2003/2004. an.
Un exemplu de ordine pentru activitatea principală pe o formă longitudinală este prezentat în fig. unsprezece.
1 Layout - un model al documentului, afișat prin textul care stabilește metodologia de proiectare și zona de plasare a detaliilor acestuia. Copii de restricție pentru vulture.
№NUMELE ORGANIZATIEI date de referinta despre organizatie
00.00.0000 Nr. 00 locul întocmirii
Titlul în text începe | cu prepoziția „despre”, răspunde la întrebarea „despre ce”
Partea constatatoare stabilește temeiurile, scopurile care au determinat conducerea organizației să emită un ordin. În unele cazuri, când motivele sunt evidente, partea de declarare este omisă. Partea administrativă începe cu cuvântul:
COMAND: 1.
La începutul paragrafului, se indică numele postului interpretului, numele complet al acestuia sau numele unității structurale (în cazul dativ), apoi se precizează clar conținutul acțiunilor propuse (începe cu un verb nehotărât) și se indică termenul limită. 2.
Structura următoarelor paragrafe este similară. Articolele pot fi împărțite în sub-articole (1.1, 2.3 etc.). În unele cazuri, textul poate fi prezentat sub forma unui tabel. 3.
Ultimul paragraf al ordinului conține o indicație de control asupra executării ordinului: A impune controlul asupra executării ordinului la ... (indicați funcția, numele complet sau denumirea unității structurale).
Fiecare întreprindere în cursul ei activitatea muncii, sunt folosite destul de activ comenzi pentru activitatea de bază, întrucât este corect să se întocmească acest document astfel încât să îndeplinească standardele muncii de birou.
Pentru a întocmi o decizie de reglementare și administrativă, este necesar să se întocmească. Aceste ordine se întocmesc de către specialiştii direcţiilor întreprinderii în condiţiile competenţei lor oficiale prin ordin al conducerii. Responsabilitatea întocmirii unei comenzi pentru activitatea principală revine conducătorului acestei unități structurale, cu toate acestea, serviciul de evidență este responsabil pentru executarea corectă a acestui document.
Formular de comandă pentru activitatea principală a întreprinderii
Acest document este compilat pe, care are formă unificată. Este bine dacă la întreprinderea dvs., instrucțiunea pentru munca de birou are un formular de comandă. Fiecare foaie a formularului de comandă are margini limitate ca dimensiune de jos, sus, stânga - 20 mm, câmpul din dreapta are dimensiunea - 10 mm. Dacă textul comenzii este prea mare, acesta este numerotat din a doua foaie, începând de sus sau centru.
Cum se face o comandă
- Titlu
Textul comenzii trebuie să aibă un titlu scurt care trebuie aliniat la centrul paginii. Titlul răspunde la întrebarea: „despre ce?” În text este scris fără ghilimele, de exemplu, despre numirea unui responsabil..., despre aprobarea postului.
- Declarația de comandă
De regulă, textul ordinului începe cu o descriere a motivelor, pregătirea principală a ordinului se numește preambul. Cele mai comune opțiuni cu care puteți începe textul sunt „În execuție”, „În conformitate”, „În ordine”, etc. În ordin, cuvântul comand completează textul, este indicat să-l prescrieți în descărcare și, de asemenea, să nu treceți la frunză nouă Nu se recomandă.
- Partea administrativa
Textul ordinului include enumerări ale acțiunilor prescrise. În acest caz, acuratețea și posibilitatea unui control viitor asupra execuției sunt foarte importante. Acțiunile care sunt enumerate în partea administrativă sunt cel mai bine împărțite în puncte, dar aceasta nu este o condiție prealabilă.
Executorul ordinelor poate fi unități structurale sau persoane fizice. Termenele sunt stabilite de necesitate; sunt stabilite prin ordine de natură reglementară sau regulată.
Textul comenzii nu trebuie să conțină o expresie precum „a se familiariza cu comanda”. Concomitent cu proiectul de ordin, executorul în orice formă întocmește o listă de corespondență, în care sunt enumerate persoanele sau unitățile structurale specifice necesare care trebuie familiarizate.
Cum se emit comenzile pentru principalele activități ale întreprinderii
Unele rețele de informații, datorită volumului lor impresionant, sunt de obicei întocmite sub forma unor anexe speciale la comenzi, de exemplu, alte documentații aprobate prin ordin (regulamente, tabele de personal, diagrame, grafice, instrucțiuni etc.). Dacă în ordine sunt mai multe cereri, acestea trebuie numerotate.
În vremea noastră, întrebarea a devenit relevantă, care este Ordinul pentru activitatea principală și cum să o redactăm corect, în articolul nostru, am încercat să analizăm în detaliu toate aspectele acestui subiect, am dat regulile și exemplele de înregistrare a acest document.
Un ordin este un act juridic emis exclusiv de conducătorul unei instituții, organizații, întreprinderi în scopul soluționării problemelor de producție.
În orice organizație, există două grupuri de comenzi: comenzi pentru activități de bază și comenzi pentru personal. Ordinul pentru activitatea principală este un document de reglementare care reflectă decizii de management pe probleme de producție și activități economice, planificare, raportare, finanțare, creditare, vânzări de produse, activitatea economică externă, îmbunătățirea structurii și organizării întreprinderii (crearea, modificarea dimensiunii activităților, lichidarea unei unități structurale, aprobarea sau modificarea regulamentelor, instrucțiunilor, regulilor, planurilor, structurii, numirii comisiilor etc.).
Ordinele se elaborează în numele conducătorului unei instituții, organizații, întreprinderi, șefilor diviziilor structurale sau al unui funcționar de a cărui activitate va fi legată sau ale cărui activități sunt legate de executarea acesteia.
Comanda este emisă pe un formular special și conține următoarele detalii:
- detalii permanente ale formularului „singur”:
- emblema (03);
- denumirea organizației (06);
- denumirea tipului de document (08) (COMANDA);
- detalii variabile ale formei „singure”:
- data (09);
- numărul de înregistrare (10);
- locul întocmirii sau publicării documentului (12);
- titlul (17);
- text (19);
- marca pe prezența aplicației (20);
- semnătură (21);
- vize (23).
Titlul ordinului (17) răspunde la întrebarea „despre ce?”. De exemplu: Cu privire la numirea unei persoane responsabile cu lucrul cu apelurile cetățenilor. Titlul trebuie să reflecte pe scurt și cu acuratețe conținutul textului comenzii. Nu există niciun punct la sfârșitul titlului.
Pregătirea comenzii include următorii pași:
- studierea esenței problemei și colectarea informațiilor necesare;
- intocmirea unui proiect de comanda;
— coordonarea proiectului;
- semnat de șef.
Textul ordinului este format din 2 părți:
- constatatoare, în care se dă rațiunea acțiunilor administrative. Justificarea poate fi fie nevoia de a atinge obiectivele propuse și rezolvarea sarcinilor stabilite pentru întreprindere, fie orice act normativ - intern sau emis de o autoritate superioară (de exemplu, o decizie a consiliului de administrație, un document de reglementare a statului). sau autorităţile municipale). Dacă acțiunile prescrise nu necesită explicații, partea de declarație poate fi omisă;
- administrativ, care conține instrucțiuni. Partea administrativă începe cu cuvântul I COMANDĂ, care este întotdeauna indicat cu majuscule pe o linie separată de marginea marginii din stânga.
Partea administrativă este împărțită în paragrafe, care sunt numerotate cu cifre arabe. Fiecare item ar trebui să răspundă la întrebările „cui? ce? cand sa o fac? Ca răspuns la întrebarea „cui?” indicați funcția (în cazul dativ), prenumele (în cazul dativ), inițialele interpretului. De exemplu:
1. Directorului comercial Ivanov I.I….
Dacă un ordin este dat mai multor executori care au aceeasi pozitie, apoi după denumirea generalizată a postului sunt trecute între paranteze numele interpreților (în cazul dativ) și inițialele acestora. De exemplu:
1. Şefii de departamente (Ivanov I.I., Petrov P.P., Sidorov S.S.) ...
În calitate de executori în ordin, sunt indicați numai adjuncții de persoana I sau șefii de divizii structurale.
Acțiunea prescrisă este exprimată printr-un verb într-o formă nedefinită, de exemplu: pregătiți, furnizați / organizați, dezvoltați și supuneți spre examinare (dacă proiectul urmează să fie semnat) sau ... pentru aprobare (dacă documentul urmează să fie aprobat). ).
Termenul de executare a unui ordin este fixat doar de trei perechi de cifre arabe. De exemplu: Termen limită 20.07.2010 sau ... până la 20.07.201 0 sau ... până la 20.07.2010.
Un articol de ordin poate fi împărțit în sub-articole dacă: unui executor i se dau mai multe instrucțiuni; mai mulți interpreți au un termen limită comun pentru performanță; se formulează în acelaşi mod un ordin dat mai multor interpreţi.
Ultimul alineat al părții administrative poate conține informații despre unitatea sau funcționarul căruia i se încredințează controlul asupra executării ordinului. De exemplu:
3. Să impună controlului asupra executării ordinului directorului adjunct de producție Ivanov G.I.
3. Îmi rezerv controlul asupra executării comenzii.
Persoanele al căror rang oficial este mai mare decât rangul oficial al artiștilor interpreți trebuie să fie indicate ca controlori.
Dacă ordinul aprobă sau pune în aplicare reguli, atunci partea administrativă poate să nu indice executanții, termenele și controlorii. De exemplu:
EU COMAND:
- Aprobați instrucțiunile de afaceri.
- Pentru a intra în vigoare instrucțiunea din 15.11.2010
Dacă contractantului i se dă o comandă permanentă, atunci în loc de termenul limită, este indicată frecvența implementării acestuia. De exemplu:
unu…. oferiți un rezumat săptămânal...
Ordinul intră în vigoare din momentul semnării.
Formularea ordonanței trebuie să fie exhaustiv precisă, specifică, nepermițând diverse interpretări. Nu este permisă folosirea verbelor „crește”, „îmbunătățiți”, „activați”, „întăriți”, „acordați atenție”, adjectivul „necesar” și construcții ale limbajului precum „dacă..., atunci...” , "când ...".
În etapa de pregătire a Ordinului se efectuează următoarele operațiuni
- pregătirea proiectului de Ordin;
- redactarea Ordinului.
Pregătirea și executarea proiectelor de Ordine se realizează de către funcționari - șefi de departamente (specialiști) în numele șefului întreprinderii.
1. Întocmirea proiectului de Ordin
La pregătirea unui proiect de Ordin se studiază problema și se întocmește textul proiectului de Ordin.
Textul Ordinului, de regulă, este format din două părți: constatatoare și administrative.
În partea constatatoare, se precizează temeiurile (fapte, evenimente, documente etc.) și motivează în scopul emiterii Ordinului.
Partea de declarare a Ordinului este omisă dacă partea sa administrativă nu necesită clarificări (adică motivul emiterii Ordinului este evident).
Partea constatatoare a Ordinului este separată de partea administrativă prin cuvântul despărțitor „COMAND:”, care este tipărit pe o linie separată de poziția zero a tabulatorului, cu majuscule cu două puncte, fără spațiu și ghilimele.
În partea administrativă a Ordinului, ele precizează „cui” (antreprenorul sau unitatea structurală - cei responsabili de implementare), „ce trebuie să facă” (se indică lucrarea specifică), „până la ce dată” (termenele pentru realizarea acesteia). completare). Dacă instrucțiunea către executant este dată permanent, atunci termenul de executare poate lipsi.
Partea administrativă a textului Ordinului, de regulă, este împărțită în paragrafe, care sunt numerotate cu cifre arabe. Ultimul paragraf indică persoana sau unitatea structurală căreia i se încredințează controlul asupra executării Ordinului în ansamblu.
Dacă este necesar, un paragraf separat la sfârșitul Ordinului enumeră documentele emise anterior (Ordine, Hotărâri etc.) sau părți din acestea, care sunt anulate, modificate sau completate prin prezentul Ordin.
Sarcini separate (de exemplu, o sarcină care conține date digitale) sau documente de reglementare puse în aplicare prin Ordin (Instrucțiuni, Regulamente, Reguli etc.), de regulă, sunt întocmite sub forma unui apendice la Ordin cu referință. acestora în paragrafele relevante ale Ordinului. Pe prima pagină a Anexei din colțul din dreapta sus este realizată inscripția: „Anexă la ordinul șefului SA „NUMELE FIRMEI” din data de 00.00.00 Nr. 000”.
Paginile Comenzii și Aplicațiile sunt numerotate ca un singur document.
2. Înregistrarea proiectului de Ordin
Executarea proiectului de Ordin constă în depunerea în locuri strict definite a unui formular sau a unei fișe standard a setului de detalii necesar (definit pentru acest tip de document) (conform GOST 6.38-90). În această etapă, pe proiectul de ordin sunt atașate următoarele detalii:
- emblema organizației;
- cod de organizare conform OKPO;
- cod document conform OKUD;
- Numele companiei;
- denumirea tipului de document;
- locul de compilare sau publicare;
- titlul textului;
- text;
- un marcaj privind prezența aplicației;
- numele artistului și numărul de telefon.
Comenzile pentru activitatea principală (prima foaie) se întocmesc, de regulă, pe antetul general al întreprinderii.
Semnarea Ordinului
- aprobarea proiectului de Ordin;
- transferul proiectului de Ordin către serviciul DOW;
- verificarea corectitudinii executării proiectului de Ordin;
- ajustarea proiectului de Ordin;
- aplicarea cerinței „ștampilei de restricționare a accesului la document”;
- semnarea proiectului de ordin.
3. Aprobarea proiectului de Ordin
Semnarea proiectului de Ordin începe cu aprobarea acestuia. Funcționarul care pregătește proiectul de ordin îl coordonează cu:
- șefii diviziilor structurale;
- un avocat;
- contabil șef;
- alți funcționari interesați.
O astfel de aprobare se face sub forma aplicării „vizei” necesare într-un loc strict definit Forma generală sau o fișă tip pe care se întocmește proiectul de Ordin (denumit în continuare „pe Formularul de Comandă”). Dacă apar comentarii în timpul coordonării, atunci acestea sunt indicate fie în viză în sine (dacă comentariul este scurt), fie pe o foaie separată cu o notă corespunzătoare pe Formularul de comandă („Comentariile sunt atașate” lângă viză). Vizele sunt colectate pe ultima pagină a proiectului de Ordin.
4. Transferul proiectului de Ordin către serviciul DOW
După finalizarea aprobării, proiectul de Ordin este înaintat de către Funcționarul care l-a întocmit la serviciul DOW pentru semnare de către șeful întreprinderii (sau adjunctul acestuia care are drepturile corespunzătoare - denumit în continuare „adjunctul său”).
5. Verificarea corectitudinii executării proiectului de Ordin
Înainte de a transfera proiectul de ordin spre semnare șefului întreprinderii (adjunctul acestuia), angajatul serviciului DOW verifică corectitudinea executării acestuia în conformitate cu actualul standardele de stat privind documentația organizatorică și administrativă. Un proiect de ordin executat incorect este returnat Oficialului care l-a pregătit pentru revizuire.
6. Rectificarea proiectului de Ordin
Șeful întreprinderii (adjunctul său) poate face modificări și completări la proiectul de Ordin primit de la specialistul serviciului DOW pentru semnare. Astfel de modificări și completări devin parte integrantă a proiectului de Ordin și nu încalcă forța sa juridică.
7. Introducerea cerinței „Ștampila de restricționare a accesului la document”
În cazul în care proiectul de Ordin conține informații incluse în Lista informațiilor care constituie un secret comercial al întreprinderii, șeful (adjunctul acestuia) va înscrie recuzita „restricționarea accesului la document” pe proiectul de Ordin.
8. Semnarea proiectului de Ordin
Ordinul este semnat (se pune „semnătura” necesară pe Formularul de comandă) de către șeful întreprinderii (sau adjunctul acestuia, care are drepturile corespunzătoare). Prima copie a Ordinului este semnată (original). Ordinul intră în vigoare din momentul semnării sale, dacă nu se prevede altfel în textul său.
Înregistrarea comenzii
În această etapă se efectuează operațiuni tehnologice legate de:
- înregistrarea Ordinului;
- aplicarea obligatorie „Marca de control”.
9. Înregistrarea Ordinului
O Comanda complet pregatita, executata si semnata, inainte de a o transfera Antreprenorului pentru lucrare (executie), este inregistrata de catre specialistii serviciului DOW. Înregistrarea este necesară pentru a asigura siguranța documentelor, căutarea promptă, contabilizarea și controlul acestora. Există mai multe forme de înregistrare a documentelor: centralizată, descentralizată și mixtă (în acest material nu ne vom opri asupra caracteristicilor detaliate ale acestora).
Înregistrarea unei Comenzi este o fixare a faptului creării acesteia prin punerea pe aceasta a detaliilor „index” și „data” (pe Formularul de Comandă) cu înregistrarea ulterioară a informațiilor necesare despre Comandă în formulare de înregistrare (reviste și/ sau carduri).
Comanda se inregistreaza o singura data - in ziua semnarii acesteia. La transferul unui Ordin înregistrat de la o unitate structurală a întreprinderii la alta, acesta nu este reînregistrat.
„Data” necesară este aplicată pe Comandă după semnarea acesteia (de către specialiștii serviciului DOW).
„Indexul” necesar al Ordinului, de regulă, sunt cifrele arabe fără litere, înscrise în ordine cronologică (numerotare simplă în serie) de la începutul anului calendaristic. Această cerință este aplicată pe Ordin (pe Fișa de comandă) de către specialiștii direcțiilor structurale relevante (serviciul instituției de învățământ preșcolar, direcția structurală al cărei șef a întocmit proiectul de Ordin), în funcție de forma de înregistrare a documentelor adoptată la intreprinderea.
Indecii nu sunt atașați la Anexele la Ordin.
Comenzile pentru activitatea principală se înregistrează în formulare de înregistrare separate (Jurnalele de înregistrare a comenzilor pentru activitatea principală). Forma jurnalului de înregistrare nu este reglementată, adică compoziția și aranjarea optimă a coloanelor de înregistrare (detalii) este determinată de serviciul DOW al întreprinderii, la discreția sa. Forma și procedura de menținere a unor astfel de jurnale este fixată în „Instrucțiunile de menținere a unui jurnal (fișuri) pentru înregistrarea Comenzilor pentru activitățile de bază” în curs de dezvoltare de întreprindere. De regulă, următoarele câmpuri de înregistrare sunt utilizate în formularele de înregistrare:
- index și data;
- autor (dezvoltator);
- cine a semnat;
- titlu și/sau rezumat;
- aplicații;
- rezoluție (conținutul comenzii, executantul, autorul comenzii, data);
- chitanța contractantului de primire a Comenzii;
- perioada de executie;
- marca de control;
- progresul executiei;
- nota de performanta;
- Numărul cazului;
- transferul de date către un suport de mașină
In cazul in care Comanda contine informatii incluse in Lista informatiilor care constituie secret comercial al intreprinderii, Comanda se inregistreaza intr-un formular special de contabilitate (inregistrare). Tehnologia transmiterii documentelor care conțin secrete comerciale la întreprindere nu este luată în considerare în acest material.
10. Introducerea „Marcă de control” necesară
Înregistrarea Ordinului poate fi considerată ca Primul stagiu control asupra implementării acestuia. După ce șeful (adjunctul său) întreprinderii a indicat că Ordinul urmează să fie plasat sub control, specialistul instituției de învățământ preșcolar pune pe marginea stângă a Ordinului „marcajul de control” necesar, vizavi de „rubrica necesară la textul” (mai rar – vizavi de punctele controlate ale acestui Ordin).
Executarea și controlul executării ordinului
În această etapă se efectuează operațiuni tehnologice legate de:
- reproducerea Ordinului;
- certificarea copiilor duplicate ale Ordinului;
- distribuirea Ordinului (copiilor) către interpreți;
- plasarea unei Comenzi pentru control;
- verificarea primirii la timp a Ordinului (copiilor) de catre executori;
- executarea Ordinului;
- verificarea și reglementarea executării Ordinului;
- raportează șefului întreprinderii cu privire la implementarea Ordinului;
- acceptând modificarea termenilor și procedurii de executare a Ordinului;
- modificarea termenilor și procedurii de executare a Ordinului;
- finalizarea executării ordinului.
Ordinul, semnat de șef (adjunctul acestuia) și înregistrat de specialiștii serviciului DOW, se transferă Antreprenorilor indicați în acesta contra chitanță pentru lucrările de implementare a acestuia.
11. Reproducerea Ordinului
Dacă în Ordin sunt indicați mai mulți Executori, atunci pentru a asigura executarea promptă a Ordinului este permisă reproducerea acestuia în numărul necesar de copii. Necesitatea reproducerii Ordinului și a numărului de exemplare (lista de corespondență) este determinată de persoana care organizează executarea acestuia (Executor responsabil). Lista de corespondență indică numele Ordinului, numele executantului, unitatea structurală, numărul de exemplare transferate, data. Responsabilitatea pentru determinarea circulației și întocmirii corecte a listei de corespondență revine funcționarului care a întocmit prezentul Ordin.
12. Certificarea copiilor duplicate ale Ordinului
Copiile replicate ale Ordinului sunt certificate de specialiștii serviciului DOW. Pentru a certifica o copie a Ordinului, un specialist al serviciului DOW aplică pe Formularul Ordinului, pe care se eliberează fiecare copie a Ordinului, recuzita „certificarea copiei”.
Toate copiile reproduse și certificate ale Comenzii fie sunt transferate de către specialiștii serviciului DOW către Executorul Responsabil pentru autodistribuire către Antreprenori, fie specialiștii serviciului DOW înșiși le distribuie fiecărui Contractant. Copii ale Ordinului sunt transferate Executorilor sub semnătura personală, care este atașat de aceștia pe lista de corespondență (de obicei, pe spatele ultimei pagini a Comenzii originale). În primul caz, Executorul Responsabil va semna, indicând numărul de copii primite, în al doilea caz, toți Executorii care au primit o copie a Ordinului vor semna.
Procesarea Comenzilor și transferul acestora pentru lucru (execuție) către Antreprenori trebuie să fie efectuate în termen de o zi lucrătoare din momentul în care sunt primite după semnarea la serviciul DOW.
14. Declarație de Ordin de control
Executarea tuturor Comenzilor înregistrate este supusă controlului.
Responsabil de organizarea controlului asupra executării Ordinului este șeful (adjunctul său) al întreprinderii. Scopul principal al organizării controlului este de a asigura executarea la timp și de înaltă calitate a Ordinului. Controlul asupra executării Ordinului este efectuat de specialiștii serviciului DOW și de funcționarul care a pregătit acest Ordin.
Pentru a pune Ordinul sub control, specialiștii instituției de învățământ preșcolar completează coloanele corespunzătoare în formularele de înscriere (reviste și/sau cartonașe).
15. Verificarea primirii la timp a Ordinului (copiilor) de catre executori
În cazul în care distribuirea Comenzii (copiile acesteia) către Antreprenori a fost efectuată în mod independent de către Antreprenorul Responsabil, atunci specialiștii serviciului DOW trebuie să verifice primirea lor la timp de către Antreprenori pentru a începe lucrările la executarea instrucțiunilor consemnate în aceasta.
16. Executarea Ordinului
Efectuarea de lucrări specifice de către Antreprenor în conformitate cu sarcina (sarcina) înregistrată în Comanda.
17. Verificarea și reglementarea executării Ordinului
Executorul responsabil controlează în mod independent personal progresul executării Ordinului.
Specialiștii serviciului DOW controlează termenul limită pentru executarea Comenzii. Termenul de executare a Ordinului este perioada de timp alocată executării Ordinului sau data calendaristică până la care este programată executarea. Termenii de executare a Comenzii pot fi standard sau individuali.
Termenele tipice de executare a documentelor sunt stabilite prin acte ale celor mai înalte organe ale puterii și administrației de stat. Se acordă 10 zile pentru examinarea și raportarea privind executarea Ordinelor la termenele standard de executare, dacă termenul de executare nu este specificat în Ordin.
Termenii individuali de executare sunt indicați de autorul Ordinului în textul acestuia sau sunt stabiliți de șeful (adjunctul său) al întreprinderii. Termenii tipici și individuali sunt calculati în zile calendaristice din momentul semnării (intrării în vigoare) a Ordinului. Dacă termenul limită individual de executare a Ordinului diferă de cel standard, atunci termenul limită individual este considerat termenul limită de executare. Dacă este necesar să se îndeplinească punctele Ordinului în momente diferite, fiecare articol are propriul termen limită de executare.
Controlul executării Ordinului se efectuează zilnic, dacă au mai rămas de la 1 până la 5 zile înainte de termenul de executare, și de două ori în timpul perioadei - dacă au rămas de la 5 până la 10 zile până la termenul de executare.
18. Raportează Șefului întreprinderii cu privire la implementarea Ordinului
Executorul responsabil și specialiștii serviciului DOW, pe baza rezultatelor controlului, informează Șeful (adjunctul său) al întreprinderii despre progresul executării Ordinului, rezultatele obținute și circumstanțele apărute care împiedică executarea. a Ordinului la timp.
19. Coordonarea modificărilor în calendarul și procedura de executare a Ordinului
Dacă este necesar, șeful (adjunctul său) al întreprinderii și executorul responsabil vor conveni asupra unei modificări a calendarului și a procedurii de executare a Ordinului. La baza acestui lucru se află memoriul Executivului Responsabil cu motivarea necesității unor astfel de schimbări. Decizia de modificare a calendarului și a procedurii de executare a Ordinului este reflectată în rezoluția șefului (adjunctul său) al întreprinderii.
Modificarea termenilor și procedurii de executare a Ordinului trebuie să fie executată cu cel puțin două zile înainte de expirarea Ordinului.
20. Modificarea termenilor si procedurii de executare a Ordinului
În baza rezoluției șefului (adjunctul acestuia) al întreprinderii, specialiștii serviciului DOW modifică termenii și procedura de executare a Ordinului prin efectuarea ajustărilor necesare la coloanele corespunzătoare din formularele de înregistrare (reviste și/sau carduri).
21. Finalizarea executării Ordinului
Ordinul se consideră executat dacă măsurile prevăzute în acesta sunt efectiv îndeplinite (se realizează o anumită sarcină, se întocmește un răspuns scris etc.) sau se întocmește un alt document în vederea executării lui.
Transferul ordinului executat în cauză
În această etapă se efectuează operațiuni tehnologice legate de:
- returnarea Ordinului executat către serviciul DOW;
- o înregistrare a executării Ordinului;
- scoaterea de sub control a Ordinului executat si clasarea acestuia in cauza.
22. Returnarea Ordinului executat către serviciul DOW
Ordinul inregistrat de catre specialistii serviciului DOW, dupa executare, trebuie returnat de catre Directorul executiv la serviciul DOW pentru clasare in cauza (formarea dosarelor).
23. Înregistrarea executării Ordinului
Rezultatul executării Ordinului este prezentat într-un raport scris sau notat în forma scurta asupra Ordinului propriu-zis (Executorul responsabil și/sau specialiștii serviciului DOW completează pe Formularul de Comandă câmpul „informații succinte despre executarea” cerinței „marcarea executării documentului și trimiterea acestuia în cauză”) . În plus, specialiștii serviciului PEI realizează notele (înregistrările) necesare în coloanele corespunzătoare din formularele de înregistrare (reviste și/sau carduri).
24. Scoaterea de sub control a Ordinului executat si depunerea lui la dosar
Ordinul este scos de sub control după executarea sa. Dacă nevoia de a executa Ordinul a dispărut, atunci acesta este scos de sub control de către persoana care l-a pus sub control. Totodată, specialiștii instituției de învățământ preșcolar realizează notele (înregistrările) necesare în coloanele corespunzătoare din fișele de înscriere (reviste și/sau cartonașe).
Depunerea unui Ordin într-un caz (formarea dosarelor) este o grupare a Ordinelor executate în dosare în conformitate cu Nomenclatorul afacerilor unei întreprinderi. Formarea cazurilor se realizează de către un specialist în serviciul instituției de învățământ preșcolar sub directa supraveghere a șefului întreprinderii.
Pe Formularul Ordinului depus în cauză, specialiștii serviciului DOW înscriu obligatoriu „marca la executarea actului și transmiterea lui în cauză” și fac marcajele (înregistrările) necesare în coloanele corespunzătoare din formulare de înregistrare (reviste și/sau carduri).
La crearea cazurilor, trebuie respectate următoarele cerințe:
- în carcasă sunt plasate numai Ordinele executate și executate corect;
- Comenzile pentru activitățile de bază sunt grupate separat de Comenzile pentru personal;
- de regulă, Ordinele de un an sunt grupate în caz (cu excepția celor trecătoare);
- o copie (original) a Ordinului este inclusă în caz;
- Ordinele din carcasă sunt aranjate în ordine numerică (în ordinea crescătoare a numerelor de înregistrare (secvențiale) a acestora);
- Anexele (documentul este marcat „Anexă”) la Ordin se depun la dosar împreună cu Ordinul corespunzător;
- documentele pentru Ordine sunt grupate și depuse separat și păstrate de persoana care le-a întocmit proiectele;
- Ordinele care conțin informații incluse în Lista informațiilor care constituie secret comercial al întreprinderii sunt grupate și depuse într-un dosar separat.