Formarea departamentului de personal la întreprindere începe cu aprobarea Regulamentului privind unitatea structurală, care conține o descriere a serviciului de personal:
- Cum sunt distribuite responsabilitățile postului între angajați?
- Care sunt responsabilitățile Departamentului de Resurse Umane?
- principalele funcții ale unității;
- procedura de interacţiune cu alte divizii structurale ale întreprinderii.
Acest document este opțional. Cu toate acestea, el este cel care vă permite să formați un serviciu de personal care îndeplinește cerințele întreprinderii și are nivel inalt responsabilitatea oficială. Pe prevedere model despre departamentul de personal din întreprindere, puteți lua un eșantion, care se află în Anexa nr. 1 la Ordinul Arhivei Federale din 27 iunie 2018 nr. 71. Puteți utiliza și eșantionul nostru.
Care sunt responsabilitățile departamentului HR?
În prezent aprobat și pus în aplicare. standard profesional conține o descriere și descriere a funcțiilor incluse în activitățile de management al personalului, pe baza cărora se poate formula cerințele pentru locul de muncă anumitor profesioniști.
Există, de asemenea, un Director de calificare pentru funcțiile de manageri, specialiști și alți angajați (Rezoluția nr. 37 din 21 august 1998). Conține caracteristici de calificare destinate selecției, plasării și utilizării corecte a angajaților, asigurând unitatea în determinarea funcții oficiale ofițerilor de cadre și prezentate acestora cerințe de calificare.
Aceste documente stau la baza definirii functiilor si responsabilitatilor postului din departamentul de personal si pentru determinarea cerintelor de calificare pentru angajatii serviciului.
În general, responsabilitățile postului pot fi împărțite în funcții separate:
- Mentinerea documentatiei privind contabilitatea si circulatia personalului:
- înregistrarea admiterii, transferuri, concedieri, concedii, trimiteri la calatorii de afaceri atragerea răspunderii disciplinare;
- formarea si intretinerea dosarelor personale ale angajatilor;
- întreținere și depozitare cărți de muncă;
- păstrarea unei foi de pontaj;
- contabilizarea acordării vacanțelor personalului, controlul întocmirii și respectării programelor regulate de concediu;
- contabilitate, verificarea corectitudinii inregistrarii certificatelor de handicap;
- furnizarea de informații despre activitatea de muncă actuală și trecută a angajaților.
- Activitati de angajare:
- colectarea de informații despre nevoile întreprinderii în angajați;
- căutarea, atragerea, selecția și selecția personalului.
- Activități de evaluare, certificare și dezvoltare a angajaților:
- organizarea și desfășurarea evaluării, certificării și formării personalului;
- organizarea si desfasurarea de evenimente pentru dezvoltare si constructie cariera profesionala angajati.
- Formarea și transmiterea raportărilor stabilite către autoritățile competente.
- Implementarea înmatriculării militare și a rezervării cetățenilor în rezervă.
Care sunt sarcinile unui membru al personalului
Definiția a ceea ce face ofițerul de personal, atribuțiile care îi sunt încredințate pentru executare, determină cerințele solicitanților. Pentru implementare activitate profesională departamentul de personal din întreprindere, este posibil să se distribuie responsabilitățile postului între angajați conform principiului funcțional, adică sarcinile unui lucrător de personal la întreprindere corespund unei anumite funcții.
Sau angajatului i se atribuie întregul munca de personalîntr-o anumită zonă.
Activitatea eficientă a departamentului de personal depinde în mare măsură de distribuția corectă a muncii între specialiștii săi, care este responsabilitatea șefului departamentului de personal.
Cerințele de calificare, care este responsabilitatea ofițerului de personal al organizației, drepturile și responsabilitățile sunt determinate în fișele postului elaborate pentru fiecare specialist. La elaborarea fișelor de post pentru fiecare specialist, se precizează lista lucrărilor și se stabilesc cerințele pentru pregătirea specială necesară.
Cum se determină numărul de personal al departamentului
Ceea ce se face în departamentul de resurse umane, ale cărui responsabilități pot varia, afectează personalul și structura unității. Standardele actuale actuale nu conțin instrucțiuni privind calcularea numărului de personal al departamentului de personal din întreprindere, dar puteți utiliza Decretul Ministerului Muncii al URSS din 14 noiembrie 1991 nr. 78 „Cu privire la aprobarea agregatelor intersectoriale. standarde de timp pentru recrutarea și contabilitatea personalului”. Angajatorul are dreptul să-și determine în mod independent numărul, pe baza numărului de personal al întreprinderii, precum și a domeniului de aplicare a funcțiilor atribuite departamentului.
Separat, există norme pentru angajații care efectuează înregistrarea militară în organizații (Decretul Guvernului Federației Ruse din 27 noiembrie 2006 nr. 719):
- 1 angajat cu fracțiune de normă - pentru 500 de angajați;
- 1 lucrator scutit - pentru numarul de salariati de la 500 la 2000;
- 2 angajați cu un număr de angajați de la 2.000 la 4.000 și mai departe - pentru fiecare 3.000 ulterioare plus încă un angajat pentru această direcție.
Drepturi și responsabilități
Drepturile de bază ale unui lucrător în resurse umane includ:
- transmiterea de propuneri de îmbunătățire a lucrărilor spre examinare de către șef;
- obţinerea de informaţii şi documente necesare îndeplinirii funcţiilor oficiale.
Ofițerul de personal este responsabil pentru producerea unor prejudicii materiale bunurilor angajatorului, pentru dezvăluirea datelor cu caracter personal ale angajaților, nerespectarea reglementărilor interne de muncă, precum și neefectuarea sau efectuarea necorespunzătoare a acelor acțiuni, efectuarea de care face parte din funcționalitatea unui angajat al personalului.
Atribuțiile zilnice ale unui ofițer de personal sunt reglementate de Ministerul Muncii al Federației Ruse printr-un decret din 21 august 1998. Acesta detaliază domeniile de responsabilitate ale unui specialist, limitele subordonării, cadrul legal necesar unui angajat al departamentul de personal, procedura de depunere și menținere a documentației. Manualul unificat de calificare definește 17 profesii care, atunci când sunt îndeplinite atributii oficiale se ghidează după fişa postului personalului. Structura departamentului care reglementează activitățile angajaților este reflectată în Regulamentul relevant „Cu privire la Departamentul de Resurse Umane”.
Responsabilitățile postului de specialist în resurse umane
Fișa postului unui specialist din departamentul de personal stabilește procedura pentru relațiile de muncă, domeniul de responsabilitate, funcțiile atribuite salariatului, cerințele pentru acesta, nivelul necesar de educație și subordonare. O persoană cu pregătire profesională suficientă, educație și experiență de cel puțin 12 luni este clasificată ca specialist.
Șeful departamentului de personal este responsabil pentru dezvoltarea și conținutul instrucțiunii, iar acesta este aprobat de șeful companiei. Acesta reflectă toate îndatoririle unui specialist în departamentul de personal. Compoziția acestora, regulile de executare, competențele sunt detaliate prin actele administrative ale întreprinderii, regulamentele interne, reglementările federale și regionale. Acestea includ următoarele sarcini:
- documentarea angajării și concedierii angajaților, transferul personalului către alții unități de personalîn conformitate cu normele Codului Muncii al Federației Ruse și instrucțiunile conducerii;
- contabilitatea activităților și modificările datelor personale ale angajaților de toate nivelurile - de la director la paznic - în conformitate cu standardele documentelor contabile cu introducerea modificărilor în bazele de date de informații;
- colectarea datelor pentru certificare și formare avansată;
- dezvoltarea unui mecanism de recompense și penalități;
- pregătirea și întreținerea fișierelor personale, colectarea și prelucrarea datelor cu caracter personal;
- inregistrarea carnetelor de munca - efectuarea de inscrieri, inregistrare, contabilitate si depozitare;
- formarea experienței de muncă;
- monitorizarea zilelor de sarbatori si controlul executarii programului;
- selectarea la timp a documentației pentru arhivă și execuția acesteia;
Activitatea unui specialist de personal oferă acces la date confidențiale - fișiere personale, secrete comerciale. Dacă acțiunile unui angajat au cauzat daune materiale sau financiare organizației, acesta va fi tras la răspundere în conformitate cu legea.
Specialistul în Resurse Umane își poate îndeplini sarcinile de serviciu cu ore suplimentare. Potrivit art. 152 din Codul Muncii al Federației Ruse, tariful orelor suplimentare este stabilit de întreprindere.
Responsabilitățile postului de inspector de resurse umane
Cum înseamnă în Unul manual de calificare, pentru postul de inspector HR sunt luați în considerare solicitanții cu studii medii, prezența experienței profesionale nu contează. Întreaga sferă a atribuțiilor inspectorului HR este definită în instrucțiunile interne. Include următoarele sarcini de afaceri:
Pe lângă munca de birou, atribuțiile inspectorului de resurse umane prevăd și selecția angajaților pentru posturile vacante în conformitate cu cerințe profesionaleși nivelul de comunicare. Ofițerul de personal plasează anunțuri în presă, portaluri de internet, depune o cerere la centrul de angajare și efectuează un interviu. Sarcina lui nu este doar să selecteze un profesionist, ci să găsească o persoană care să intre cu ușurință în echipă și să nu devină o sursă de conflict. Conducerea poate prevedea obligația inspectorului de a desfășura un concurs între candidați. Evenimentele de selecție și controlul trecerii sunt de competența ofițerului de cadre.
Responsabilitățile postului șefului Resurse Umane
Doar un angajat cu diploma de educatie inalta care a lucrat pe un post similar timp de cel puțin 3 ani. Candidatura sa este determinată doar de șeful companiei. Activitățile de management se desfășoară pe baza statutului intern al companiei, strict în cadrul forței de muncă și drept civilși în conformitate cu fișa postului a personalului. Șeful OK este responsabil doar în fața conducerii de vârf a companiei.
Responsabilitățile șefului de resurse umane sunt următoarele:
- elaborarea reglementărilor privind politica de personal;
- evaluarea nevoii organizației de reînnoire a personalului;
- managementul personalului în conformitate cu autoritatea și competența;
- suport metodologic și informațional al certificării, organizării și analizei rezultatelor acesteia;
- depanarea proceselor de transfer, concediere sau angajare de personal;
- activitate corectivă;
- monitorizarea periodică a îndeplinirii atribuțiilor de către specialiști ai departamentului de personal;
- controlul asupra executării comenzilor de recompensă și promovare.
Atribuțiile ofițerului-șef de personal includ implementarea măsurilor de stabilire a disciplinei de lucru, creșterea motivației echipei. Șeful este angajat în pregătirea, aprobarea informațiilor oficiale destinate directorului. Competența autorităților este de a consulta personalul cu privire la problemele actuale de personal.
Cunoașterea legislației muncii și a legislației civile a Federației Ruse, metodele de evaluare a angajaților, structura întreprinderii, cerințele pentru documente, standardele demonstrează nivelul profesional al șefului OK. Siguranța privind incendiile si protectia muncii.
O instrucțiune cu atribuțiile unui ofițer de personal - un șef, un inspector sau un specialist - este semnată de solicitant atunci când aplică pentru un loc de muncă. Documentul se intocmeste pentru fiecare categorie de lucratori dupa un model standard.
În prezent, probabil, nicio profesie nu are o asemenea gamă de nume precum profesia de ofițer de personal. În Unified Qualification Directory, puteți găsi șaptesprezece posturi care sunt oarecum legate de munca personalului. Această împrejurare ne face să ne gândim la diferențele dintre aceste poziții unul față de celălalt, la sarcina funcțională a fiecăreia dintre ele. Deosebit de relevantă și acută astăzi este întrebarea ce ar trebui să prescrie un inspector de personal obișnuit în fișa postului. Vom încerca să luăm în considerare atribuțiile acestui angajat cât mai detaliat posibil.
Importanța resurselor umane
Mulți șefi de organizații mai cred că numirea departamentului de personal este axată îndeaproape, legată doar de munca de birou. Cu toate acestea, astăzi țara noastră, urmând Occidentul, s-a angajat în transformarea serviciului de personal într-o divizie care se ocupă de management. resurselor de muncă deoarece ofiţerul de personal este cea mai importantă verigă între angajat şi angajator.
În prezent, un specialist în resurse umane este în primul rând un manager, același lucru se poate spune despre o astfel de poziție de inspector de resurse umane, ale cărui atribuții astăzi includ adesea nu numai prelucrarea și întreținerea documentației. Acest lucru este valabil mai ales pentru companiile mici, unde inspectorul HR poate fi responsabil de recrutare, instruire și multe alte funcții.
Numărul de angajați ai personalului
Numele și numărul de divizii ale serviciului de management al personalului depind de mărimea întreprinderii, de tradițiile acesteia și de specificul activităților sale. Aceasta ar trebui să ia în considerare dimensiunea organizației, direcția afacerii, obiectivele strategice ale întreprinderii, stadiul dezvoltării acesteia, numărul de angajați și sarcinile prioritare în lucrul cu personalul.
În organizațiile mari, departamentul HR poate include mai multe departamente. De exemplu, departamentul salariile, departamentul de ocupare a forței de muncă, departamentul de formare și dezvoltare, departamentul de muncă de birou și contabilitate. În organizațiile mici, toate funcțiile serviciului de personal pot fi îndeplinite de un singur specialist - inspectorul de personal, ale cărui atribuții ar trebui să includă de fapt o listă minimă de funcții: gestionarea evidenței personalului și recrutarea.
Specialisti in service
La șeful departamentelor sau serviciilor de personal este de obicei un manager de mijloc: șeful serviciului, departamentului, care raportează directorului de personal. Departamentele pot fi împărțite în unități mai mici - grupuri sau sectoare, conduse de manageri care raportează șefilor de servicii.
La întreprinderile mijlocii (numărul de angajați este de 100-1000 de persoane), organizarea serviciului de personal implică cel mai adesea prezența unor astfel de angajați:
- specialist în muncă de birou;
- specialist dreptul muncii;
- Specialist Recrutare;
- manager de dezvoltare și formare
- trainer sau manager de formare;
- manager de beneficii și compensații;
- manager de evenimente corporate.
În organizațiile mai mici (număr de angajați până la 100 de persoane), aproape toate funcțiile acestor angajați sunt îndatoririle unui inspector de personal.
Cerințe de resurse umane
Desigur, toate posturile de mai sus nu pot combina un singur specialist - inspectorul departamentului de personal. Atribuțiile acestui angajat sunt legate în primul rând de gestionarea evidențelor personalului. Prin urmare, atunci când aplică pentru un loc de muncă, un potențial candidat pentru acest post are cerințe profesionale relativ scăzute.
Ghidul de calificare informează că inspectorul HR este obligat să aibă studii medii de specialitate (în timp ce experiența sa de muncă nu contează) sau studii medii (aceasta necesită pregătire specială și experiență profesională de cel puțin trei ani).
Inspector Resurse Umane: Responsabilități
Deci, funcțiile acestui specialist sunt următoarele:
- ținerea evidenței personalului întreprinderii;
- înregistrarea diferitelor operațiuni de personal (recrutare, transfer, concediere);
- înregistrarea și menținerea dosarelor personale ale angajaților, efectuarea modificărilor acestora;
- contabilitate, pastrare si completare carnete de munca;
- palmares de vechime;
- înregistrarea certificatelor de activitate de muncă ale salariaților (trecuți și prezenti);
- înregistrarea cardurilor de asigurări de pensie și a altor documente necesare pentru atribuirea pensiilor salariaților și familiilor acestora, compensații și beneficii;
- contabilizarea acordarii concediilor de odihna, monitorizarea modului in care sunt intocmite si respectate orarele de concediu.
Recrutare
Atribuțiile inspectorului de resurse umane includ adesea selecția personalului pentru posturile vacante. Această lucrare este legată de plasarea informațiilor în diverse surse despre cele existente pozitie vacanta, inclusiv cooperarea pe această temă cu serviciul de ocupare a forței de muncă, numirea și desfășurarea interviurilor cu explicarea solicitantului a naturii postului vacant, a condițiilor de muncă și a salariilor, stabilirea nivelului general al solicitantului pentru pozitie vacanta, experiența și gradul său de profesionalism.
Adesea, atribuțiile unui inspector al departamentului de personal implică selecția competitivă între specialiștii care aplică pentru un post vacant. Ofițerul de personal elaborează măsuri de recrutare și urmărește trecerea testelor de către viitorii angajați stabilite la încheierea unui contract de muncă cu aceștia.
Atribuții funcționale suplimentare ale inspectorului HR
Există câteva caracteristici suplimentare care sunt cel mai adesea atribuite muncii personalului. Ce alte sarcini ar trebui îndeplinite de inspectorul de resurse umane? Sarcinile pot include:
- pregătirea materialelor necesare pentru atestare, calificare, comisii competitive, prezentarea angajaților pentru premii și stimulente;
- studiul motivelor pentru care se produce schimbarea personalului, elaborarea și implementarea măsurilor de reducere a acesteia;
- pregătirea documentelor pentru arhivare;
- controlul disciplinei muncii;
- organizarea de formare avansată și recalificare profesională;
- organizarea examenelor de calificare;
- dezvoltarea unui sistem de evaluare a calităților personale și de afaceri ale angajaților, motivându-i pentru creșterea carierei;
- înregistrarea certificatelor de serviciu și eliberarea acestora;
- formarea şi utilizarea eficientă a rezervei de personal.
înregistrare militară
Mulți angajatori cred asta responsabilități funcționale inspectorii departamentului de personal includ înregistrarea militară a angajaților întreprinderii. Conform Decretului Guvernului Federației Ruse nr. 719 din 27 noiembrie 2006 „Cu privire la aprobarea Regulamentului privind înregistrarea militară”, numărul de angajați implicați în această activitate ar trebui să fie direct proporțional cu numărul de angajați care urmează să fie înregistrați.
În special, la o întreprindere în care mai puțin de cinci sute de cetățeni sunt înregistrați în armată, evidențele sunt păstrate de un angajat care îndeplinește aceste funcții cu normă parțială. Astfel, un inspector de personal într-o organizație în care numărul militarilor înregistrați nu depășește cinci sute de persoane poate fi angajat în înregistrarea militară, dar numai cu condiția combinație internă. Și cu un număr mai mare de persoane care urmează să fie înregistrate, în aceste scopuri ar trebui alocată o unitate de personal separată.
Munca ofițerilor de personal într-o criză
În ultimul an, conducerea întreprinderilor s-a confruntat cu circumstanțele triste ale crizei financiare, când au fost nevoite să reducă volumul producției de bunuri și servicii, să își reducă propriile costuri, inclusiv prin reducerea numărului de personal. În acest context, există o nevoie tot mai mare muncitori de personalîn posesia calităților psihologilor cu normă întreagă care sunt nevoiți să gestioneze fondul emoțional din echipă și să găsească cuvinte de consolare, de exemplu, prin anunțarea colegilor cu privire la concediere.
Rolul serviciului de personal crește pe măsură ce crește valoarea resurse umane pentru ca organizația să obțină succes financiar. În acest sens, îndatoririle tradiționale ale ofițerilor de cadre nu dispar. Departamentele de personal sunt în continuare responsabile cu gestionarea evidenței personalului, remunerarea, angajarea și formarea specialiștilor. Cu toate acestea, departamentul de resurse umane este element constitutiv management competent al afacerii. Mult succes la job!
REGLEMENTĂRI LOCALE OBLIGATORII
În primul rând, trebuie să rețineți că actualul Cod al Muncii Federația Rusă(denumit în continuare Codul Muncii al Federației Ruse) impune crearea unui număr de documente de reglementare locale (adică locale) în organizație.
Reglementările locale obligatorii sunt:
- Regulile regulamentelor interne de muncă (PWTR).
- Regulamentul (sau instrucțiunea) privind protecția datelor cu caracter personal ale unui angajat.
- Instructiuni de siguranta.
- Tabloul de personal (formular unificat T-3).
Toate aceste documente sunt valabile până când sunt înlocuite cu altele noi.
- Programul de concediu (formular unificat T-7), în conformitate cu art. 123 din Codul muncii, se întocmește anual, cu cel puțin două săptămâni înainte de începerea anului calendaristic, și este un document obligatoriu atât pentru angajator. si salariatul (cu exceptia categoriilor privilegiate de salariati) .
- Un program de schimburi este necesar în acele organizații în care se utilizează munca în schimburi.
- Regulamentul privind raționalizarea forței de muncă și regulamentul privind standardele de producție ar trebui elaborate în acele organizații în care este utilizată forma de remunerare a lucrătorilor la bucată.
REGLEMENTĂRI LOCALE OPȚIONALE
Pe lângă documentele enumerate, organizația, la discreția sa, poate crea și alte documente - reglementări locale opționale. În special, acestea pot fi:
- reglementări privind diviziunile structurale aprobate de directorul organizației;
- descrierea postului pentru angajați și instrucțiuni de muncă (sau de muncă) pentru lucrători;
- instruirea privind gestionarea evidențelor de personal este un instrument foarte util pentru un angajat care îndeplinește funcțiile de ofițer de personal, deoarece îi facilitează foarte mult interacțiunea cu manageri funcţionali;
- album de formulare de documente din evidențele de personal;
- reglementare privind certificarea - dacă organizația efectuează certificare periodică sau certificare pe baza rezultatelor testelor;
- statutul personalului;
- acord comun.
Toate aceste documente sunt valabile și până la înlocuire cu altele noi.
DOCUMENTE CARE FORMEAZĂ RELATII CU ANGAJAȚII ȘI CUIN INFORMAȚII DESPRE EI
Aceste documente includ:
- în primul rând, este un contract de muncă, întocmit, în conformitate cu articolele 57 și 67 din Codul Muncii al Federației Ruse, în scris, în două exemplare. O copie a contractului de muncă se eliberează salariatului contra chitanță, iar a doua este păstrată de către angajator - fie în dosar personal angajat, sau în cazul „Contracte de muncă cu salariații”;
- apoi se eliberează un card personal pentru fiecare angajat (formular unificat T-2). Cardurile personale pot fi păstrate doar într-un dosar separat;
- Dosarele personale ale angajaților nu sunt necesare, dar deoarece acesta este un dosar foarte convenabil pentru fiecare angajat, majoritatea ofițerilor de personal le întocmesc. Repetăm că nu suntem obligați să păstrăm dosarele personale, dar dacă se ia o astfel de decizie, atunci este necesară păstrarea acestora conform regulilor stricte prevăzute pentru prelucrarea dosarelor personale. Cu toate acestea, puteți aranja pur și simplu fișiere sau dosare pentru fiecare angajat pentru confortul ofițerului de personal. Aceste dosare conțin copii ale tuturor documentelor legate de anumiți angajați;
- carnetele de muncă ale angajaților sunt documente de strictă contabilitate și raportare, de aceea trebuie păstrate într-un seif, încuiat permanent. Carnetele de muncă sunt întocmite în strictă și strictă conformitate cu Regulile pentru păstrarea și păstrarea cărților de muncă, pregătirea formularelor de carte de muncă și furnizarea acestora angajatorilor, aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003 nr. 2003. nr. 69.
COMANDE DE PERSONAL
Angajatul responsabil cu menținerea managementului evidenței personalului este obligat să întocmească proiecte de ordine pentru personal și să organizeze avizarea acestora de către oficialii relevanți și semnarea de către șeful organizației. Ordinele de personal trebuie păstrate și înregistrate separat de ordinele de personal. Acestea includ ordinele pentru care a elaborat Comitetul de Stat pentru Statistică forme unificate:
- la angajarea unui angajat - formular T-1;
- privind angajarea lucrătorilor - formular T-1a;
- privind transferul unui salariat la un alt loc de muncă - formularul T-5;
- Cu privire la trecerea salariaților la un alt loc de muncă - formular T-5a;
- privind acordarea concediului unui salariat - formular T-6;
- privind acordarea concediului salariaților - formular T-6a;
- la încetarea (încetarea) a unui contract de muncă cu un salariat (concediere) - formular T-8;
- la încetarea (anularea) unui contract de muncă cu salariații (concediere) - formular T-8a;
- despre trimiterea unui angajat într-o călătorie de afaceri - formularul T-9;
- privind trimiterea angajaților într-o călătorie de afaceri - formular T-9a;
- privind promovarea unui salariat - formular T-11;
- privind stimulentele angajaților - formularul T-11a.
Pe lângă aceste ordine, ofițerii de personal trebuie să întocmească sub orice formă (sau să creeze propriile formulare unificate pentru ei) următoarele tipuri de comenzi:
- privind combinarea posturilor (profesiilor);
- privind înlocuirea unui salariat temporar absent fără eliberare de sarcinile de bază;
- privind impunerea de sancțiuni;
- privind retragerea anticipată a penalităților;
- privind modificările în datele personale ale angajatului;
- privind atribuirea unui grad;
- despre atragere muncă peste program;
- asupra atracției pentru muncă în weekend (sărbători);
- despre datorie;
- privind stabilirea sau eliminarea alocațiilor personale;
- despre schimbarea modului de operare.
COMENZI PRIVIND PRINCIPALELE ACTIVITĂȚI ȘI ALTE DOCUMENTE
Aș dori în special să spun că ofițerii de personal trebuie să pregătească o serie de comenzi pentru activitățile lor de bază. Desigur, aceste comenzi vor fi înregistrate și stocate împreună cu alte comenzi din această categorie, dar pregătirea lor și colaborarea ulterioară cu acestea este responsabilitatea ofițerului de personal. Acestea sunt, în special, comenzi:
- privind aprobarea tabloului de personal;
- asupra amendamentelor la personal;
- privind efectuarea de modificări (completări) la programul de vacanță;
- privind modificările (completările) la reglementările locale;
- privind anularea ordinelor emise ilegal sau eronat asupra personalului etc.
Am denumit deja câteva formulare unificate pentru evidențele de personal care ar trebui să fie în fiecare organizație. (Rețineți că într-un articol adresat cititorilor care sunt angajați în munca de personal, nu luăm în considerare documentele de salarizare. Acesta este un subiect de conversație cu contabilii). Cu toate acestea, pe lângă acestea, orice ofițer de personal ar trebui să poată elabora
- certificat de călătorie - formular T-10;
- repartizare loc de muncă - formular T-10a;
- o notă-calcul privind acordarea concediului unui angajat - formularul T-60 (față);
- o notă-calcul la încetarea (încetarea) a unui contract de muncă cu un angajat (concediere) - formularul T-61 (față);
- un act privind acceptarea muncii prestate în baza unui contract de muncă încheiat pe durata unei anumite lucrări - formularul T-73 (acest tip de contract de muncă pe durată determinată este extrem de rar, prin urmare chiar și ofițerii de personal cu experiență cu mulți ani de experiență de muncă adesea nu a avut de-a face cu formularul T-73).
ÎNREGISTRAREA DOCUMENTELOR
În prezent, există trei moduri de înregistrare:
- cel mai simplu - în reviste;
- mai perfect - cu ajutorul unui dulap de fișiere;
- și cel mai perfect, convenabil, rapid - cu ajutorul programelor de calculator adecvate.
Secretarii sunt liberi să aleagă cea mai potrivită pentru ei în fiecare caz particular, metoda de înregistrare a documentelor referitoare la principalele activități ale companiei. Însă înregistrarea documentelor de personal poate fi efectuată numai folosind jurnalele. În cazul unui conflict de muncă, o instanță sau inspectoratul de stat de muncă poate să nu recunoască înregistrarea informatică. Dar este necesar să se dovedească că acest document sau acela a fost creat într-adevăr în ziua indicată în recuzita „date”! De asta depinde rezultatul cazului.
Deci, ce fel de registre de înregistrare a documentelor de personal trebuie să existe în organizație:
- Jurnal de înregistrare contracte de munca(care pot fi înregistrate ca comenzi - în cursul anului calendaristic, reîncepând numerotarea din noul an. Sau puteți, așa cum, de exemplu, se înregistrează tabele de personal - pe toată perioada de activitate a organizației, adică din prima contract de munca incheiat o data apoi cu primul angajat, si pana la ultimul, care va fi incheiat candva, se pare, cu putin timp inainte de lichidarea societatii);
- jurnalul de înregistrare carduri personale(T-2);
- registrul dosarelor personale ale angajaților (dacă sunt păstrate);
- jurnalele pentru înregistrarea comenzilor (numărul de jurnale este determinat în funcție de mărimea fluxului de lucru al personalului. Toate comenzile de personal pot fi înregistrate într-unul sau mai multe jurnale - până la punctul în care pentru înregistrare tipuri diferite comenzi, pot fi folosite diferite reviste);
- jurnalul de înregistrare a actelor (despre refuzurile de a se familiariza cu documente, despre absenteism, despre încălcări ale regulamentelor interne de muncă etc.);
- o carte de contabilitate pentru deplasarea cărților de muncă și inserții în acestea (este depozitată, ca și cărțile de muncă, într-un seif).
Opțional (dar acest lucru este foarte util din punct de vedere al dovezii), se păstrează jurnalele declarațiilor, rapoartelor și rapoartelor angajaților. note explicative legate de personal.
Cărțile de cont sunt necesare pentru a înregistra:
- muncă peste program;
- zile utilizate și neutilizate de concediu anual plătit
- concediu acordat angajaților etc.
Indexul cardului de avertismente
În multe cazuri, Codul Muncii impune angajaților să fie avertizați din timp cu privire la producerea anumitor evenimente. Prin urmare, este extrem de util să păstrați un fișier de avertismente (în hârtie sau în în format electronic) despre aceste evenimente:
- expirarea perioadei de testare (concedierea angajaților care nu au promovat testul este posibilă numai dacă au fost avertizați în scris despre acest lucru, indicând motivele cu cel puțin trei zile în avans - articolul 71 din Codul Muncii al Federației Ruse);
- expirarea contractului de muncă (de asemenea, este necesar să se informeze angajatul în scris cu cel puțin trei zile înainte de concediere - articolul 79 din Codul Muncii al Federației Ruse);
- concedii anuale plătite (angajatul trebuie să fie anunțat cu privire la ora de începere a vacanței cu cel puțin două săptămâni înainte de începerea acesteia - articolul 123 din Codul Muncii al Federației Ruse);
- în plus, puteți face „memento-uri” despre orice alte evenimente (ziua de naștere a angajaților etc.) pentru confortul muncii.
Orice ofițer de personal, care se angajează noua organizare, se va confrunta inevitabil cu nevoia de a stabili rapid evidența personalului. Este bine dacă specialistul anterior lasă în urmă documentele în ordine. Dar există și cazuri când munca personalului trebuie începută aproape de la zero. Ce documente reglementează principalele probleme ale muncii personalului? Cum să verific dacă există suficiente acte locale în companie? De ce este mai bine să luați mostre pentru înregistrarea deciziilor de personal din rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Rusiei din 5 ianuarie 2004 nr. 1?
Ce reglementări ar trebui să știe un ofițer de personal
În majoritatea organizațiilor, munca unui angajat al departamentului de personal nu se limitează la necesitatea de a gestiona înregistrările personalului (registru pentru admitere, transfer, concediere, vacanțe, călătorii de afaceri etc.). Adesea, ofițerii de personal trebuie să fie implicați direct în elaborarea reglementărilor locale care guvernează Relatii de munca intre angajat si angajator. În plus, ofițerului de personal i se atribuie adesea responsabilitatea pregătirii pentru inspecții de către diferite organisme (inspectoratul de stat de muncă, parchetul, biroul de înregistrare și înrolare militară, Roskomnadzor, Fondul de pensii al Federației Ruse etc.). În acest sens, el trebuie să cunoască nu numai Codul Muncii, ci și o serie de reglementări care se referă direct sau indirect la munca personalului.
Toate aceste acte pot fi împărțite condiționat în anumite grupuri (tabel de la pagina 60). Cele mai multe dintre ele sunt obligatorii pentru toate organizațiile, indiferent de forma juridică sau forma de proprietate. Pentru încălcarea acestora, angajatorul poate fi tras la răspundere administrativă.
Ce acte locale ar trebui să fie în organizație În plus față de actele la nivel federal, activitățile departamentului de personal al oricărei companii sunt reglementate de reglementările locale (Articolul 8 din Codul Muncii al Federației Ruse). Legea nu conține o listă a actelor locale privind evidența personalului, care trebuie să fie într-o organizație. Cu toate acestea, unele dintre ele sunt menționate în Codul Muncii, ceea ce le face obligatorii.
- reglementările interne ale muncii (paragraful 3 din a doua parte a articolului 21, alineatul 5 din prima parte a articolului 22 din Codul Muncii al Federației Ruse);
- personalul (articolul 15, alineatul 3, partea a doua, articolul 57 din Codul muncii al Federației Ruse, alineatul 1 din scrisoarea lui Rostrud din 22 martie 2012 nr. 428-6-1, alineatul 11 din scrisoarea lui Rostrud din 31 octombrie 2007 Nr. 4414-6);
- programul de vacanță (articolul 123 din Codul Muncii al Federației Ruse).
În plus, legea prevede în mod expres că angajatorul trebuie să elaboreze acte locale privind salariile (partea a doua a articolului 135 din Codul Muncii al Federației Ruse), prelucrarea datelor cu caracter personal ale angajaților (art. 87 din Codul Muncii al Rusiei). Federația Rusă) și aprobarea instrucțiunilor de protecție a muncii (paragraful 23 din partea 2 articolul 212 din Codul Muncii al Federației Ruse). Dacă este necesar, compania trebuie să aibă acte care să stabilească lista angajaților cu program neregulat (articolul 101 din Codul Muncii al Federației Ruse), procedura de împărțire a angajaților suplimentari. învăţământul profesional(partea a doua a articolului 196 din Codul Muncii al Federației Ruse).
Fiecare companie determină singură o listă specifică de documente de reglementare locale (diagrama de la pagina 63). Lista actelor prevăzute în schemă nu este exhaustivă. Specificul organizației poate presupune existența altor documente locale. De regulă, lista actelor este aprobată prin ordin (exemplu la pagina 62).
Documente relatate
Lista reglementărilor pe care se bazează munca personalului
Domeniul de aplicare al reglementării | Denumirea actului normativ |
Probleme generale dreptul muncii | |
Reguli și principii de bază ale relațiilor dintre un angajat și un angajator, procedura de formalizare a procedurilor de personal, acordarea de garanții, compensații, inclusiv anumite categorii de salariați | Codul Muncii al Federației Ruse nr. 197-FZ din 30 decembrie 2001 (denumit în continuare Codul Muncii al Federației Ruse) |
Managementul înregistrărilor HR | |
Procedura de procesare a documentelor de personal (comenzile nr. 402-FZ „Cu privire la contabilitate” pentru personal, personal, program de concediu etc.) | Articolul 9 din Legea federală din 6 decembrie 2011 |
Forme uniforme primar documentatia contabila privind contabilitatea muncii și plata acesteia, aprobat prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 5 ianuarie 2004 nr. 1 (dacă angajatorul continuă să le aplice în conformitate cu actul local) |
|
GOST R 6.30-2003 „Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru documente”, aprobat prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 3 martie 2003 nr. 65-st | |
Reguli pentru întreținerea, păstrarea și contabilitatea carnetelor de muncă | Reguli pentru păstrarea și păstrarea cărților de muncă, pregătirea formularelor de carte de muncă și furnizarea acestora angajatorilor, aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003 nr. 225 |
Instrucțiuni pentru completarea cărților de muncă, aprobate prin Decretul Ministerului Muncii al Rusiei din 10 octombrie 2003 nr. 69 | |
Crearea unei arhive în organizație în conformitate cu regulile de contabilitate, stocare, achiziție și utilizare a documentelor de arhivă | legea federală din 22 octombrie 2004 Nr 125-FZ „On arhivareÎn Federația Rusă |
Lista documentelor standard de arhivă managerială generate în derularea activităților organelor, organelor de stat administrația localăși organizații, indicând perioadele de depozitare, aprobate prin ordinul Rusiei din 25 august 2010 nr. 558 | |
Procedura de completare a unei fișe de invaliditate temporară, înregistrarea concediului |
Legea federală nr. 255-FZ din 29 decembrie 2006 „Cu privire la obligatoriu asigurări socialeîn caz de invaliditate temporară și în legătură cu maternitatea” |
Ordinul Ministerului Sănătății și Dezvoltării Sociale din Rusia din 26 aprilie 2011 nr. 347n „Cu privire la aprobarea formularului de formular de concediu medical” |
|
Date personale | |
Lucrul cu datele personale ale angajaților organizației |
Legea federală din 27 iulie 2006 nr. 152-FZ „Cu privire la datele cu caracter personal” |
înregistrare militară | |
Menținerea evidențelor militare în organizații, a drepturilor și obligațiilor managerilor și persoanelor responsabile în domeniul evidențelor militare | Legea federală din 28 martie 1998 nr. 53-FZ „Cu privire la serviciul militar și serviciul militar” |
Reglementări privind înregistrarea militară, aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 27 noiembrie 2006 nr. 719 | |
Instrucțiuni privind menținerea evidențelor militare în organizațiile aprobate de Statul Major al Forțelor Armate ale Federației Ruse la 11 aprilie 2008. | |
Interacțiunea cu UIF | |
Procedura și cuantumul calculului primelor de asigurare în Fond de pensie pentru asigurarea obligatorie de pensie a salariaților | Legea federală din 15 decembrie 2001 nr. 167-FZ „Cu privire la asigurarea obligatorie de pensie în Federația Rusă” |
Interacțiunea cu FMS din Rusia | |
Procedura de eliberare a permisului de munca, reglementarea muncii cu salariati straini | Legea federală din 25 iulie 2002 nr. 115-FZ „Cu privire la statutul juridic al cetățenilor străini în Federația Rusă” |
Legea federală din 18 iulie 2006 nr. 109-FZ „Cu privire la înregistrarea migrației cetățenilor străini și apatrizilor în Federația Rusă” | |
Ordinul Serviciului Federal de Migrație al Rusiei nr. 147 din 28 iunie 2010 Procedura și termenii de aplicare a Reglementărilor administrative aprobate prin ordinul de inspecție de către Serviciul Federal de Migrație al Ministerului Afacerilor Interne al Rusiei nr. 338, Federal Migrație Serviciul Rusiei nr. 97 din 30 aprilie 2009 | |
Cecuri | |
Procedura de efectuare a inspecțiilor de către stat și autorităţile municipale | Legea federală din 26 decembrie 2008 nr. 294-FZ „Cu privire la protecția drepturilor entitati legaleși antreprenori individualiîn exercitarea controlului de stat (supravegherea) și controlului municipal” |
Actele locale pot fi denumite în diferite moduri: regulamente, instrucțiuni, reguli, regulamente etc. Principalul lucru este că normele acestor acte nu contravin legislației actuale a muncii și nu înrăutățesc poziția lucrătorilor. În plus, este important să urmați procedura de adoptare a acestora (părțile a doua, trei, articolul 8 din Codul Muncii al Federației Ruse). În caz contrar, astfel de documente nu pot fi aplicate (partea a patra a articolului 8 din Codul Muncii al Federației Ruse). Modificări la local act normativ depus în aceeași ordine în care a fost aprobat.
Este mai bine să încredințați dezvoltarea actelor locale nu unui angajat, ci unui grup de lucru. Compoziția grupului și puterile acestuia ar trebui stabilite în ordine (exemplul de la pagina 64). Angajații trebuie să fie familiarizați cu documentul contra semnăturii (paragraful 10, partea a doua, articolul 22 din Codul Muncii al Federației Ruse).
De unde să începeți auditul actelor locale ale companiei
În primul rând, trebuie să verificați dacă sunt toate documente obligatorii disponibile și faceți o listă cu ele. Dacă firma nu are nici măcar acte locale obligatorii, atunci acestea trebuie dezvoltate mai întâi.
În al doilea rând, este important să se acorde atenție corectitudinii întocmirii documentelor în ceea ce privește munca de birou și respectarea legislației în vigoare.
În al treilea rând, este necesar să se verifice dacă se respectă procedura de adoptare a unui act local. Deci, dacă firma are organizatie sindicala, atunci documentul trebuie să aibă un semn de acord (ținând cont de opiniile) cu sindicatul (articolul 372 din Codul Muncii al Federației Ruse).
În al patrulea rând, trebuie să aflați ce documente lipsesc. Este foarte ușor să determinați astfel de acte dacă mai întâi întocmiți și aprobați prin ordin o listă de documente care sunt obligatorii pentru o anumită organizație.
Nu doar dispozițiile, instrucțiunile și comenzile sunt supuse verificării, ci și toate documentele privind evidența personalului și managementul personalului. Se evaluează prezența și respectarea legislației privind contractele de muncă, corectitudinea păstrării dosarelor personale ale angajaților, completarea carnetelor de muncă și a inserțiilor în acestea, reviste. înregistrarea comenzilor pentru personal etc.
Nu încercați să acoperiți întregul domeniu de activitate deodată. Prioritizează și acționează progresiv. Pentru comoditate, se recomandă gruparea documentelor standard în dosare electronice și de hârtie.
Amintește-ți principalul lucru
Experții care au participat la pregătirea notei materiale:
Alexander TIMOSHENKO, șeful departamentului de resurse umane, consilier juridic al CJSC Aral Plus (Odintsovo, regiunea Moscova):
– Documentul fundamental în activitatea oricărui serviciu de personal este Codul Muncii al Federației Ruse. Ținând cont de specificul activităților organizației, ofițerului de personal i se poate cere să cunoască alte legi și regulamente, capacitatea de a urmări și ține cont practica judiciarași modificările actuale ale legislației muncii.
Maria MASYUTINA, Senior Associate, Practica Dreptul Muncii, ANKOR Human Resources Holding (Moscova):
- Ofițerul de personal trebuie să se familiarizeze cu rezoluția Comitetului de Stat de Statistică al Rusiei din 5 ianuarie 2004 nr. 1. Acesta conține șabloane pentru majoritatea documentelor de personal primare care vor fi utile pentru procesarea comenzilor, personalului etc.
Natalia RYZHKOVA, HR and HR Documentation Manager, BDO Unicon Outsourcing (Moscova):
- asa de acte locale, precum Regulamentul Intern de Muncă, personalul, programul de concediu, Reglementările privind datele personale, Reglementările privind sporurile (în cazurile în care organizația are un sistem de motivare), toate semnele actelor juridice de reglementare sunt inerente. Prezența lor în organizație și cunoștințele sunt obligatorii.
Alena SHEVCHENKO, avocat, expert al revistei Kadrovoe Delo:
– La auditarea actelor locale, acordați atenție respectării prevederilor acestora cu legislația muncii în vigoare. Normele locale ale organizației nu se aplică dacă încalcă drepturile angajaților în comparație cu Codul Muncii. Aceasta înseamnă că inspectoratul de muncă are dreptul să ceară printr-un ordin ca societatea să excludă astfel de norme din documentul angajatorului.