Lista documentelor care trebuie prezentate cumpărătorului la vânzare produse terminate, diferă în funcție de faptul dacă organizația îl vinde cu amănuntul sau cu ridicata.
Vânzări cu amănuntul de produse finite
Este necesar să se înregistreze vânzarea produselor finite cu amănuntul în același mod ca și înregistrarea vânzării mărfurilor cu amănuntul. Pentru mai multe informații, consultați Cum să documentați vânzarea de bunuri.
Comert cu ridicata al produselor finite
Vânzarea cu ridicata a produselor finite se realizează pe baza oricărui contract de vânzare (acord de furnizare), cu excepția unui contract de vânzare cu amănuntul. Cumpărătorul conform contractului poate fi o organizație sau un antreprenor. Forma de plată conform contractului poate fi, de asemenea, orice - atât numerar, cât și fără numerar. Aceasta rezultă din paragraful 5 al articolului 454, paragraful 1 al articolului 492, articolul 506 din Codul civil al Federației Ruse.
Situație: ce documente primare să folosiți pentru a procesa expedierea produselor finite către cumpărător în vrac
Nu există formulare unificate care să reflecte expedierea produselor finite către cumpărător.
În aceste scopuri, organizația poate folosi „Factura pentru eliberarea materialelor către parte” în formularul nr. M-15 sau o altă scrisoare de parcurs într-o formă elaborată independent (clauza 208 din Ghidul aprobat prin ordin al Ministerului Finanțelor din Rusia din 28 decembrie 2001 Nr. 119n) în aceste scopuri.
Cu toate acestea, în practică, este mai convenabil să se înregistreze vânzarea produselor finite în vrac în același mod ca și expedierea mărfurilor în vrac. Adică, folosind o scrisoare de trăsură în formularul Nr. TORG-12 și borderourile (în funcție de tipul de transport), dacă produsele sunt livrate companie de transport(de exemplu, conform formularului nr. 1-T la transport Cu mașina). Formularele acestor documente contin toate detaliile necesare inregistrarii expedierii si transportului produselor. Procedura de înregistrare a acestora depinde de modul în care sunt expediate (livrate) produsele:
- expediat direct din depozitul vânzătorului (autolivrare);
- livrat la depozitul cumparatorului cu implicarea unei firme de transport;
- livrat la depozitul cumpărătorului transport propriu organizatii.
În plus, înregistrarea vânzării produselor finite în vrac cu o scrisoare de trăsură în formularul nr. TORG-12 și borderourile vor proteja organizația de posibile cereri fiscale din partea autorităților de reglementare. De exemplu, utilizarea formularului nr. M-15 poate provoca neînțelegeri ale inspectorilor fiscali din cauza numelui său („Factură pentru eliberarea materialelor către parte”), din care concluzionează că acesta poate fi utilizat numai pentru eliberarea de materiale. materiale (dar nu produse finite).
Implementarea rezultatelor muncii prestate (servicii prestate)
Faptul de a efectua lucrări (prestare servicii) trebuie documentat (clauza 1, articolul 9 din Legea din 21 noiembrie 1996 nr. 129-FZ, clauza 1, articolul 252 din Codul fiscal al Federației Ruse).
Situație: este necesară întocmirea unui act în temeiul unui contract de drept civil pentru prestarea de servicii (prestarea de servicii)
Întocmirea unui act privind prestarea de servicii (efectuarea lucrărilor) este obligatorie numai dacă o astfel de cerință este prevăzută de legea civilă sau de un contract încheiat. Această opinie este împărtășită de Ministerul de Finanțe al Rusiei (scrisoarea din 13 noiembrie 2009 nr. 03-03-06/1/750). La rândul său, Codul civil al Federației Ruse prescrie direct să se întocmească un act privind prestarea de servicii (execuția lucrărilor) numai atunci când se execută lucrări în baza unui contract de construcție (clauza 4, articolul 753 din Codul civil al Federației Ruse). . În același timp, forma unificată a actului a fost dezvoltată numai pentru lucrările de reparare, reconstrucție și modernizare a mijloacelor fixe (formularul nr. OS-3, aprobat prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 21 ianuarie 2003). Nr. 7), precum și lucrări în construcții capitale și lucrări de construcție și instalare (formularul nr. KS-2, aprobat prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 11 noiembrie 1999 nr. 100). Redactarea actului este menționată și în articolul 720 din Codul civil al Federației Ruse, care se aplică tuturor tipurilor de contracte de muncă. Totuși, se spune că odată cu actul, părțile pot întocmi un alt document care să ateste acceptarea.
Actele în baza unui contract de drept civil pot fi întocmite după cum urmează:
- actul de acceptare și transfer al muncii efectuate;
- actul de a presta servicii.
În alte cazuri, nu este necesară întocmirea unui act. Prin urmare, faptul prestarii de munca (prestarii de servicii) in scopuri de contabilitate si fiscalitate poate fi confirmat printr-un alt document (clauza 1, art. 9 din Legea din 21 noiembrie 1996 nr. 129-FZ, clauza 1, art. 252). din Codul Fiscal al Federației Ruse). De exemplu, pentru un contract de transport, faptul prestării de servicii este confirmat de al treilea exemplar al foii de parcurs în formularul nr. 1-T, certificat prin semnăturile și sigiliul destinatarului. Aceasta rezultă din instrucțiunile aprobate prin Decretul Goskomstat al Rusiei din 28 noiembrie 1997 nr. 78. Dacă transportul mărfurilor pe camion se plătește de către client la un tarif bazat pe timp, apoi documentul care confirmă faptul că au fost efectuate servicii de transport, pe lângă scrisoarea de trăsură, este un cupon de rupere pentru borderoul de parcurs Formular nr. 4-P. În cazul în care plata se face la bucată, atunci documentul justificativ este un bilet detașabil pentru scrisoarea de transport din formularul nr. 4-C. Aceasta rezultă din instrucțiunile aprobate prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 28 noiembrie 1997 nr. 78. Faptul de a furniza servicii în baza unui acord de comision este confirmat de raportul comisionarului (articolul 999 din Codul civil). al Federației Ruse). De contract de agentie- raportul unui agent (articolul 1008 din Codul civil al Federației Ruse). În cadrul contractelor de comision (dacă este prevăzut de contractul însuși) - raportul avocatului (paragraful 5 al articolului 974 din Codul civil al Federației Ruse).
Totodată, pentru recunoașterea cheltuielilor în temeiul contractului de impozitare se poate cere un act în cazuri neprevăzute de legea civilă. LA Codul fiscal Federația Rusă spune că actul este necesar pentru organizațiile care folosesc metoda angajamentelor pentru a recunoaște costurile materiale în cadrul contractelor de executare a lucrărilor (prestarea de servicii) de natură de producție (subclauza 6, clauza 1, articolul 254, clauza 2, articolul 272). din Codul Fiscal al Federației Ruse). Precizări similare sunt cuprinse în scrisoarea Serviciului Federal de Taxe al Rusiei din 29 decembrie 2009 nr. 3-2-09 / 279.
Contabilul-șef sfătuiește: în cazurile în care întocmirea unui act nu este obligatorie, lucrările (servicii, drepturi) pot fi luate în considerare în contabilitate și fiscalitate pe baza unui acord (sau a altor documente care confirmă faptul de a efectua lucrări, furnizarea de servicii, înstrăinarea drepturilor) (clauza 1 articolul 9 din Legea din 21 noiembrie 1996 nr. 129-FZ, paragraful 1 al articolului 252 din Codul fiscal al Federației Ruse).
Pentru a face acest lucru, de exemplu, scrieți următoarea condiție în contract. În cazul în care clientul, în momentul prestării serviciilor specificate în contract, nu face pretenții împotriva antreprenorului, serviciul se consideră prestat (lucrare efectuată). În acest caz, ca documente care confirmă faptul prestării serviciilor, în special, pot acționa următoarele:
- contracta;
- o factură de plată;
- documente de plată.
Această abordare este confirmată de Ministerul de Finanțe al Rusiei în scrisorile din 4 mai 2012 nr. 03-03-06/1/226 și din 17 noiembrie 2006 nr. 03-03-04/1/778.
În același timp, acest lucru nu se aplică lucrărilor (serviciilor) pentru care acceptarea trebuie formalizată ca document separat. De exemplu, pentru un contract de construcție, pentru care actul este obligatoriu (clauza 4, articolul 753 din Codul civil al Federației Ruse).
Dacă o organizație este plătitoare de TVA, atunci, pe lângă documentele care confirmă expedierea produselor finite (execuția lucrărilor, prestarea de servicii), aceasta trebuie să emită o factură către organizația-cumpărător (client) (clauza 3 din articolul 168 din Codul Fiscal al Federației Ruse). Pentru mai multe informații, consultați Cum se emite o factură către un client.
Faptul livrării (adică transferul mărfurilor către cumpărător) este confirmat prin documente contabile primare, pe baza faptului că orice tranzacție comercială necesită documentație (Partea 1 Art. 9 lege federala din data de 06.12.11 Nr 402-FZ „Cu privire la contabilitate”, în continuare - Legea nr.402-FZ). Anterior, toate companiile erau obligate să aplice forme unificate de documente contabile primare, dar de la 1 ianuarie 2013 nu există o astfel de cerință și Legea nr.402-FZ indică doar detaliile necesare, care trebuie să fie prezent în primar document contabil. Fiecare companie poate aproba acum forma acestui document în sine. Cu toate acestea, afacerile sunt obișnuite forme unificate, iar dezvoltarea de noi forme necesită nu numai timp, ci și reconfigurarea unor programe speciale pentru contabilitate. În plus, este incomod pentru cifra de afaceri atunci când furnizorul și cumpărătorul folosesc diferite forme de documente contabile primare. Prin urmare, în practică, în cele mai multe cazuri, se folosesc în continuare forme unificate.
Instanța evaluează probele conform convingerii sale interioare, prin urmare, furnizorii de bună-credință, atunci când depun o cerere de recuperare a unei creanțe pentru livrare și fac dovada faptului transferului de bunuri, de regulă, nu se limitează la facturi, dar să prezinte toate documentele posibile legate de livrare, inclusiv actele de reconciliere a decontărilor reciproce, scrisori de garanție etc. (decrete Curtea de Arbitraj Districtul Siberiei de Vest din data de 25 septembrie 2014 în dosarul nr. A45-18478 / 2013, Districtul Volga-Vyatka din 5 noiembrie 2014 în dosarul nr. А43-19303/2013, Serviciul Federal Antimonopol al Districtului Nord-Vest din 24 septembrie 2013 în dosarul nr. А56-55978/2012).
În mod ideal, faptul transferului de mărfuri însoțește un întreg set de documente primare: o scrisoare de trăsură (formularul nr. TORG-12), iar dacă furnizorul livrează și mărfurile, atunci o scrisoare de trăsură (formularul nr. 1-T) , un act de acceptare a mărfurilor (în forma Nr. TORG-1 sau în altă formă stabilită de părțile la tranzacție). De asemenea, furnizorul întocmește și transferă cumpărătorului o factură care, deși nu este un document contabil primar (acest document fiscal), dar apare adesea în dispute cu privire la fiabilitatea faptului livrării. Dar un set complet nu este disponibil în fiecare situație. În plus, documentele disponibile nu sunt întotdeauna executate corespunzător - uneori le lipsesc orice informație, semnături, sigilii etc.
Absența unor documente primare poate îngreuna sau chiar priva furnizorul de posibilitatea de a dovedi în instanță că livrarea a avut loc. Dar tendința generală a practicii arbitrajului poate fi descrisă după cum urmează: dacă există o scrisoare de însoțire executată corespunzător, atunci în majoritatea cazurilor instanțele vor lua în considerare livrarea mărfurilor dovedită. În același timp, dacă cumpărătorul, în ciuda prezenței facturii, neagă faptul transferului de mărfuri și poate furniza orice dovadă că livrarea nu a putut fi, atunci instanța va cere cel mai probabil furnizorului să furnizeze documente suplimentare care să confirme livrarea. Lista dovezilor necesare poate depinde de termenii contractului de furnizare în sine (uneori contractele conțin indicații privind anumite tipuri de documente care oficializează livrarea, de exemplu, părțile convin asupra unei forme speciale a certificatului de recepție) sau de tipul de bunurile furnizate.
o Factură de plată (generată de un inginer de service)
o Certificat de finalizare si factura (formata de referent).
Când pregătirea înainte de vânzare a echipamentelor este efectuată de o organizație terță: furnizorul de servicii emite o factură de plată și pregătește un pachet de documente (certificat de finalizare și factură).
Managerul (inginer de service) transferă documentele semnate departamentului de contabilitate.
Factura de plata a serviciilor prestate se semneaza de catre seful si contabilul sef si se vireaza spre plata la compartimentul de control.
Dacă expedierea are loc direct de la producător sau din depozitul de tranzit, atunci pregătirea echipamentelor pentru transport nu se realizează, deoarece. mărfurile nu au fost scoase din starea de expediere.
3.2.2. Ambalarea produsului
Pe baza cererii de expediere, angajatul de la depozit ridica si ambaleaza marfa expediata.
3.3. Formarea unui pachet de documente de expediere.
În conformitate cu termenii contractului, departamentul de vânzări controlează oportunitatea expedierii mărfurilor către cumpărător.
În cazul în care suma admisibilă a datoriei conform contractului și termenele de plată sunt depășite, transporturile către acest cumpărător sunt suspendate. Acest mecanism de blocare funcționează pe baza condițiilor aprobate prin contract. Dacă este necesar, managerul de proiect are dreptul de a face o excepție (înlăturarea blocului) cu permisiunea conducerii.
Pe baza cererii de expediere agreate (comanda cumparatorului), se pregateste un pachet de documente de expediere. Când echipamentul este expediat, se pregătesc următoarele:
· Lista de ambalare,
· Factura fiscala,
・Act de transfer și acceptare
precum si o cerere de expediere pentru TVC (in cazul expedierii echipamentelor dintr-un depozit). Același pachet de documente se formează și la vânzarea echipamentelor la o expoziție (comisie), cu o copie a TCP. Documentele de expediere sunt generate de referent. Managerul de vânzări pregătește restul documentelor (PTS/PSM și alte documentații tehnice).
La expedierea pieselor de schimb, referentul formează un set de documente pe baza comenzii cumpărătorului:
· O factură de plată,
· Lista de ambalare,
· Factura fiscala,
3.4. Expedierea mărfurilor.
Expedierea se poate efectua din depozitul companiei, precum si din depozitele de tranzit si depozitele de pastrare. La expediere, bunurile sunt transferate cumpărătorului sau reprezentantului acestuia, precum și un pachet de documente de expediere. La transferul de echipamente, se întocmește un Act de acceptare și transfer. Echipamentul este expediat: sub controlul unui inginer de service și, dacă este posibil, în prezența unui manager. La expedierea din depozitele de tranzit sau direct din fabrică către cumpărător, un inginer de service este trimis să expedieze și să pregătească echipamentul pentru punere în funcțiune la locul specificat în contract. Controlul plecarii efective a marfurilor din depozit se realizeaza de catre seful depozitului.
Serviciul de pază este anunțat despre eliberarea mărfurilor din depozit pentru controlul mărfurilor exportate. Serviciul de securitate primește date certificate de AUP al Proiectului despre nomenclatura care se exportă de pe teritoriul companiei, cantitatea acesteia și momentul posibilei eliberări a acestuia din teritoriu, pe baza cărora verifică mărfurile exportate.
Muncitorul depozitar înregistrează pierderea mărfurilor din depozit. Totodată, soldurile mărfurilor din depozite se modifică (decontări reciproce cu clientul nu se modifică), iar la înregistrarea unei aviz de însoțire se modifică decontări reciproce cu clientul (nu are loc mișcarea mărfurilor). Livrarea mărfurilor este confirmată în scris de către client. Data acestei confirmări este data de înregistrare a radierii articolului.
Angajatul depozitului colectează toate documentele pentru care au avut loc transporturile efective și întocmește un raport de marfă, la care anexează Documente necesare(o scrisoare de trăsură cu împuternicirea clientului, o factură, certificat de acceptare (doar pentru echipamente)). Angajatul depozitului trimite aceste documente la departamentul de contabilitate. Departamentul de contabilitate verifică disponibilitatea și corectitudinea tuturor documentelor și face o notă de primire în raportul de marfă. Documente sursă stocate în contabilitate. Potrivit acestora, toate mișcările mărfurilor reflectate în contabilitate și contabilitatea financiară sunt verificate.
4. Livrarea mărfurilor către client
Contractul cu clientul poate prevedea livrarea bunurilor. În acest caz, angajatul de vânzări comandă livrarea mărfurilor către client la TTO. Condițiile de livrare sunt convenite cu TTO: timpii de livrare posibil realist, necesitatea unui PRR, costurile de livrare sunt specificate.
4.1. Alegerea transportatorului și asigurarea mărfurilor
Pe baza informațiilor convenite cu departamentul de vânzări, specialistul TTO stabilește compania de transport optimă (din punct de vedere al prețului și al calității livrării) și plasează o comandă la aceasta. Plata serviciilor firmei de transport se face pe baza facturii. Necesitatea efectuării unei plăți este convenită cu șeful TTO, plata este permisă de către directorul departamentului de logistică, după care cererea de plată, cu facturile anexate, se înregistrează de către analistul logistic și se trece la controlling. departament pentru plata.
Toate bunurile transportate sunt asigurate. În acest scop, după alegerea unui transportator și plasarea unei comenzi de transport cu acesta, specialistul TTO responsabil cu organizarea acestui transport întocmește o cerere de asigurare a mărfurilor. Cererea se face pe un formular special al companiei de asigurări. Cererea este semnată de directorul departamentului de logistică, înregistrată de un analist logistic și transmisă prin fax către compania de asigurări.
Compania de asigurări prezintă o poliță de asigurare pentru marfă și o factură pentru servicii. Specialistul TTO responsabil de acest transport verifică corectitudinea descrierii din polița echipamentului, costul acestuia și condițiile de asigurare. Plata facturii se face în același mod ca și plata serviciilor transportatorului.
4.2. Pregatirea documentelor pentru procesul de livrare
Pentru livrarea mărfurilor se folosesc documente suplimentare, care sunt formate de referent la comanda TTO:
o Conosamentul (TTN) în formularul 1-T cu completarea obligatorie a secțiunii de transport, care indică numărul mașinii, numele complet al șoferului și alte informații pentru transport, se emite în 3 (în cazul livrare de către o firmă de transport - în 4) exemplare. O copie a TTN rămâne în TTO, două urmează Clientului (inclusiv copia semnată de client trebuie returnată vânzătorului). În cazul livrării de către o firmă de transport, un exemplar rămâne la ei.