Prezența unui autoturism într-o persoană juridică impune anumite obligații privind ținerea evidenței la utilizarea mașinii. Unul dintre documentele necesare într-o astfel de situație este o scrisoare de parcurs pentru un autoturism formular-3.
Documentul este obligatoriu pe perioada organizarii transportului prin transportul firmei. Este necesar la planificarea, contabilizarea și efectuarea oricăror operațiuni de transport. Lista comună documente obligatorii, care sunt necesare unui șofer obișnuit, constau din următoarele elemente:
- acte de înmatriculare pentru mașină și, dacă este cazul, pentru remorcă;
- permis de conducere cu categoria actuala;
- borderoul, care indică parametrii mărfii transportate (în formularul nr. 1-T);
- permisiunea specială în timpul deplasării mărfurilor periculoase, voluminoase sau grele;
- formular completat al foii de parcurs (formularul nr. 3).
Pe baza acestuia din urmă, se realizează contabilitatea resurselor de combustibil pentru întreprindere, iar parametrul afectează și câștigurile șoferilor cu normă întreagă. Aceste costuri afectează direct nivelul de impozitare. Pe baza acestei dependențe, se obișnuiește să se facă referire la scrisoarea de transport ca fiind principalele documente primare.
Gestionare și contabilitate corespunzătoare
Legislația actuală presupune existența următoarelor relevante forme standard:
- spec. nr. 3. și nr. 3 - forma foii de parcurs pentru o mașină;
- Nr. 4 - folosit cu taxiuri de pasageri;
- Nr.4-P si Nr.4-S - in cazurile cu autocamioane;
- spec. nr. 6. și nr. 6 - folosit pentru autobuze.
Toate aceste fișe trebuie completate conform unor reguli prevăzute de Ordinul nr. 152 al ministerului de resort din 18 septembrie 2008. Act normativ presupune eliberarea unui document pentru tura sau ziua de lucru curentă. Cu toate acestea, practica arată că documentele sunt adesea necesare pentru o perioadă mai lungă, de exemplu, pentru distanțe lungi calatorii de afaceri sau călătorii lungi.
Angajații responsabili își pot pregăti singuri un model de scrisoare de parcurs pentru o lună, ceea ce nu este interzis de lege. aceasta termen maxim permise de lege. Documentul trebuie sa indice datele de plecare/sosire in garaj. Avizul se eliberează pe baza ordinului primului șef.
Controlul asupra menținerii foilor de parcurs la întreprindere se realizează prin înregistrarea lor într-un jurnal dantelat. Fiecare pagină a acestei cărți este numerotată manual, iar „cozile” de la șireturi sunt sigilate cu un pătrat de hârtie care are amprenta sigiliului. Următoarele grafice sunt menținute în interior:
- număr în ordine;
- numele documentului;
- firma care furnizează vehiculul;
- parametrii vehiculului (placa de inmatriculare, marca etc.);
- cameră permis de conducereși numele complet al șoferului;
- parametrii documentelor de licență, dacă există, sunt furnizați pentru un anumit transport;
- ordinul șoferului (sarcina).
Citeste si: Formular de procură pentru primirea mărfurilor
Partea dreaptă a paginii ar trebui să conțină informații de la contorul de parcurs al vehiculului, rezultatul consumului de combustibil/depășire, o descriere a stării tehnice a mașinii. Prezența unui sigiliu pe partea din față confirmă autenticitatea originalului. Vă oferim o mostră de completare a scrisorii de transport pentru o mașină formularul 3.
Executarea acestui document, de regulă, este efectuată de către dispecer sau un angajat care este autorizat prin ordinul sau ordinul respectiv al șefului. În organizațiile mici, această muncă este efectuată de un contabil sau de asistentul acestuia.
Șoferul nu este implicat în umplere. Acesta este obligat să verifice corectitudinea datelor introduse, care confirmă semnăturile în timpul recepției/livrării vehiculului și primirii scrisorii de parcurs. Un nou bilet trebuie eliberat șoferului numai după returnarea exemplarului anterior la singular.
În timpul completării, nu sunt permise câmpuri goale. Trebuie introduși toți parametrii. Perioada în care întreprinderea trebuie să păstreze aceste documente este limitată. Este limitat la cinci ani.
Reversul conține informații despre traseu. Informațiile se introduc în cea mai detaliată formă: adresa completă cu denumirea localității, sector, stradă, numere de imobil, casă, intrare. Dacă traseul implică mai multe puncte din oraș, atunci sunt introduse toate numele străzilor.
Documentul nu trebuie să conțină clarificări, precum „La indicația directorului...” sau „La ordinul șefului...”, care nu conțin informații de tip producție.
Cum să completați corect o scrisoare de transport pentru o mașină (eșantion de umplere)
Există anumite nuanțe asociate cu umplerea care trebuie luate în considerare în diferite organizații. Pentru companiile al căror transport nu este legat de activitatea de bază, scrisoarea de transport poate avea o formă arbitrară. Cu toate acestea, este de dorit să se reflecte în document toate informațiile necesare despre vehicul și șofer.
Șoferul într-o astfel de situație trebuie să aibă o împuternicire pentru a conduce un anumit vehicul. În caz contrar, poliția rutieră îl poate opri și trimite mașina în zona de pedeapsă, precum și emite o amendă.
Contul de transport al unei mașini - Acesta este un document primar care reflectă rezultatele muncii de transport într-o anumită organizație. Mai mult, acest document este necesar pentru calcul salariileșoferii. Cum să emiti o scrisoare de parcurs pentru o mașină, vei afla din articolul de mai jos.
Ce este o scrisoare de transport pentru o mașină
Foaia de parcurs este un document responsabilitate strictăși este necesar pentru fixarea consumului de combustibil, calcularea salariilor șoferilor, calcularea amortizarii unei mașini, contabilizarea costurilor parcului auto etc. Adică, necesitatea acestuia este argumentată de latura economică a problemei. Cel mai mult, este nevoie de departamentele de contabilitate și de angajații inspectoratului fiscal.
Conturile de transport din organizație trebuie să fie emise pentru toate mașinile pe care le folosește, inclusiv pentru cele închiriate.
Vorbind despre organizație în contextul acestui articol, ne referim și la antreprenori individuali, deoarece aceștia pot fi și proprietarii flotei.
Foaia de parcurs se emite, de regulă, pentru o tură sau pentru o zi lucrătoare. Legiuitorul a prevăzut însă opțiunea eliberării unui document pentru o lună, de exemplu, în cazul călătoriei de afaceri a unui șofer.
În plus, dacă mai mulți șoferi conduc o mașină, atunci fiecare trebuie să aibă propria foaie de traseu.
Pe baza celor de mai sus, concluzionăm că o scrisoare de parcurs este necesară numai pentru acele mașini care sunt utilizate în interesul organizației și aparțin flotei acesteia. Dacă mașina îi aparține unui individși este folosit doar în scopuri personale, atunci nu sunt necesare documente suplimentare.
În plus, conducerea unui vehicul fără scrisoare de parcurs este interzisă în următoarele cazuri:
- La transportul cetățenilor cu bagaje.
- Când transportați mărfuri cu autobuzul, tramvaiul, troleibuzul, mașinile sau camioanele.
Foaia de parcurs are dreptul să solicite și poliția rutieră. Pentru lipsa unui document de la conducătorul auto, partea 2 a art. 12.13 din Codul contravențiilor administrative prevede un avertisment sau o amendă - 500 de ruble.
În ciuda faptului că formularul a fost aprobat prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 28 noiembrie 1997 nr. 78, acesta conține o rezervă conform căreia organizațiile nu sunt obligate să utilizeze acest formular - au dreptul să-și dezvolte propriul eșantion și folosiți-l pentru a contabiliza consumul de combustibil și lubrifianți.
În plus, Decretul nr. 78 nu aprobă forma fișei pentru întreprinzătorii individuali, se recomandă doar entitati legale. Antreprenorii individuali își dezvoltă propria formă.
Cu toate acestea, aprobat de organizație exemplu de itinerar cu mașina trebuie să conțină detaliile necesare:
- denumirea și numărul documentului;
- informații despre datele de expirare;
- informații despre șofer;
- informatii despre masina;
- informații despre proprietarul mașinii.
Dezvoltatorii pot, pe lângă detaliile cerute includeți în bordeiul de parcurs alte informații care iau în considerare particularitățile funcționării unui autoturism la o anumită întreprindere.
Ministerul Finanțelor a explicat că utilizarea unei foi de parcurs „neautorizate” este posibilă doar pentru mașini, iar apoi dacă nu transportă marfă sau pasageri.
Exemplu de scrisoare de transport pentru o mașină
Ca exemplu de scrisoare de parcurs, vă aducem la cunoștință Formularul nr. 3 aprobat.
Asa de, borderoul auto conține 2 fețe ale unui document - față și spate. De regulă, scrisoarea de transport se face în tipografie.
Partea din față include următoarele detalii:
- seria, numărul și data înregistrării documentului;
- Numele companiei;
- marca mașinii și plăcuța de înmatriculare;
- datele conducatorului auto si drepturile acestuia;
- informații despre sarcină către șofer;
- informații despre starea tehnică a vehiculului.
Partea din spate borderoul auto constă dintr-un tabel în care sunt 6 coloane:
- număr în ordine;
- cod de client;
- locul de plecare/destinație;
- ora de plecare/întoarcere;
- kilometrajul parcurs;
- semnătura șoferului.
Cum se emite o scrisoare de parcurs pentru o mașină pentru o lună (eșantion)?
Trebuie emisă o scrisoare de parcurs pentru fiecare mașină care este utilizată în organizație. Legiuitorul a prevăzut că documentul poate fi completat atât pentru o zi, cât și pentru o lună.
Documentul este completat de o persoană autorizată. Șoferul are voie să înregistreze numai în partea care îl privește.
Titlul fișei trebuie să indice tipul de vehicul, de exemplu un autoturism. În plus, persoana autorizată a organizației aplică numărul de serie și ștampilează organizația.
De regulă, ora de plecare și de sosire a mașinii în parc, precum și kilometrajul acestuia, sunt aplicate de aceeași persoană autorizată semnată de aceasta.
Câteva cuvinte despre numirea persoanelor responsabile. Din ordinul șefului organizației, un anumit angajat este însărcinat cu responsabilitatea gestionării flotei. Poate fi introdusă o poziție specială, cum ar fi mecanic sau manager de garaj. Numele postului nu joacă un rol - principalul lucru este că în Descrierea postuluiîndatoririle angajatului au fost precizate în detaliu, inclusiv inspecția mașinii înainte de plecare și completarea foilor de transport.
Perioada de valabilitate a documentelor de transport este de 5 ani.
Întreprinderea trebuie să țină un jurnal al circulației foilor de parcurs. Este format din următoarele coloane:
- numărul de serie al documentului;
- data emiterii;
- Numele complet și numărul de personal al șoferului;
- numărul de garaj al mașinii;
- semnăturile conducătorului auto, persoanei autorizate și contabilului;
- note.
Toate borderourile emise de organizație trebuie să fie înregistrate în acest jurnal.
Astfel, ar trebui emisă o scrisoare de parcurs pentru toate mașinile disponibile în flota unei anumite organizații. Documentul se eliberează pentru o zi (în tură) sau pentru o lună. Dacă mașina este condusă de mai mulți șoferi, atunci se emite scrisoarea de transport pentru fiecare. Formularele sunt supuse unei raportări stricte, informațiile despre acestea sunt înregistrate într-un jurnal special.
Completează în fiecare zi borderouri... Ce poate fi mai plictisitor? Un contabil s-a săturat să facă asta, iar judecătorul l-a susținut.
„Fola de parcurs trebuie completată zilnic, conține un kilometraj, un act de anulare a combustibilului și lubrifianților, totul este pentru a elimina benzina pentru cheltuieli”, își argumentează în liniște un contabil care iubește documentele. Dar dacă te gândești bine, atunci, de fapt, de ce faci această rutină în fiecare zi? Pentru că inspectorii cer. Numai că, după cum se dovedește, ei nu pot justifica în mod competent această cerință. Federalul curtea de Arbitraj Districtul Nord-Vest (hotărârea din 5 aprilie 2004 în dosarul Nr. A56-22408 / 03).
În acest caz, judecătorul a considerat o situație tipică firmelor care folosesc mașini pentru a transporta management, a colecta documente, a întâlni pe cineva. Iar instanța nu a considerat rațional să scrie scrisori de parcurs pentru astfel de călătorii în fiecare zi. Iată cum a fost.
Nu în fiecare zi, ci o dată pe lună
În timpul verificării societate pe actiuni Inspectorii „Viena” au dezvăluit că foile de parcurs au fost emise nu pentru fiecare zi, ci una pentru întreaga lună. Ei au considerat că aceasta este o încălcare a regulilor de păstrare a foilor de parcurs, stipulate în rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 28 noiembrie 1997 nr. 78 (p. 2). De asemenea, se mai spune că „politica de parcurs este valabilă doar pentru o zi sau schimb”. Pe baza acestei sintagme, organele fiscale au decis că documentul primar a fost întocmit greșit. Și dacă da, costul de cumpărare a benzinei nu poate fi luat în considerare la impozitarea profiturilor. Și companiei i s-a plătit impozit pe venit.
Cu cât mai multe bucăți de hârtie, cu atât mai bine?
Șeful „Viena” a dat inspecția în judecată. Și, după cum s-a dovedit, nu în zadar. Judecătorul i-a dat dreptate. În decizia sa, acesta a indicat că foile de parcurs au fost întocmite corect, iar în general forma lor „este destinată în primul rând să înregistreze operațiunile de transport de mărfuri. companii de transportși înregistrarea tranzacțiilor comerciale cu terți.
Instanța a atins și motivele pentru anularea benzinei. Aceste „... de regulă, sunt foi de parcurs, precum și încasări în numerar benzinării, alte documente care vă permit să stabiliți costul carburanților și lubrifianților achiziționați. Firma, însă, putea prezenta ordine de plată și cecuri, prin urmare, a subliniat arbitrul, a format corect cheltuielile.
De ce ai nevoie de o scrisoare de parcurs
Acum vă puteți îndoi dacă este nevoie de o scrisoare de transport. Se pare că este posibilă anularea costurilor cu combustibilul pe baza documentelor care confirmă costurile ( încasări în numerar sau „plăți”). Iar natura de producție a mașinii este ușor de confirmat cu documente interne. De exemplu, o comandă privind utilizarea în producție a vehiculelor oficiale. Ar putea arăta astfel:
Dar tot nu vă sfătuim să renunțați complet la practica scrisului de scrisori de parcurs. Acest lucru este plin de probleme cu funcționarii fiscali. Foaia de parcurs este încă document primar privind contabilizarea exploatării vehiculelor de pasageri. Iar absența sa va stârni suspiciuni în rândul inspectorilor: mașina era exploatată în scopuri de producție? Este recomandabil să redactați borderourile doar o dată pe lună.
În concluzie, mai remarcăm o nuanță. De data aceasta este departe de contabilitate. Regulile de circulație impun ca „în cazuri stabilite” șoferul mașinii să aibă o scrisoare de parcurs (clauza 2.1.1). În timpul convorbirii, inspectorul de poliție rutieră, locotenentul Alkhasov V.N. a explicat: „Este necesară o scrisoare de parcurs dacă societatea nu a emis o împuternicire pentru șofer pentru dreptul de a conduce un vehicul. Deci, dacă nu are o procură sau o scrisoare de parcurs, vom impune o amendă de 50 de ruble și vom trimite mașina într-o parcare.” Pentru cei neinformați, subliniem: în capitală, la o astfel de parcare, „taxa de oaspeți” este de 300 de ruble pe zi.
document
Moscova CJSC Aktiv
Ordinul nr. 21
privind utilizarea vehiculelor companiei în scopuri comercialePentru a asigura utilizarea rațională Vehicul Eu comand:
(1) Exploatarea vehiculelor se efectuează numai în caz de necesitate oficială.
3. Atribuiți obligația de a controla utilizarea în producție a vehiculelor șefului garajului Mihyuk L.M.
4. Mihyuku L.M. se indruma sa se familiarizeze conducatorii auto din compartimentul transport cu acest ordin.