Știți să indicați corect scopul călătoriei de afaceri? Un exemplu poate fi, desigur, ușor de găsit pe tot felul de forumuri profesionale pentru contabili sau specialiști în munca de personal. Dar copierea experienței altcuiva nu este întotdeauna justificată.
Reglementările nu conțin o listă a scopurilor călătoriilor de afaceri. Cu toate acestea, merită să formulăm motivul pentru care angajatul pleacă într-o călătorie în așa fel încât costurile de călătorie și diurnă să se reflecte în contabilitate pentru a reduce
Pentru a face acest lucru, este important să țineți cont de o serie de puncte.
Care?
Contabilii practicanți citează cu ușurință diverse și subliniază următoarele:
- Călătoria de afaceri a unui angajat trebuie să fie în mod clar în interesul companiei. Scopul călătoriei de afaceri este formulat în așa fel încât să fie clar: „călătoria” este benefică pentru companie, contribuie direct sau indirect la obținerea profitului companiei, la creșterea volumului activităților și la îmbunătățirea calității mărfurilor și Servicii. Un angajat al unei organizații nu poate fi trimis într-o călătorie de afaceri, punându-i sarcina de „odihna”, „recuperarea puterii” sau „vindecare”. Pentru aceasta se acordă concediu – anual sau din motive de sănătate.
- Scopul călătoriei nu trebuie să intre în conflict cu Descrierea postului muncitor. Deci, un contabil nu poate fi trimis într-o călătorie de afaceri pentru a negocia cu clienții. Iar firmele nu pot fi detașate în alt oraș în scopul „transportului de angajați”.
- Motivul pentru care face o călătorie de afaceri ar trebui să fie în concordanță cu durata „călătoriei” și traseul acesteia. Dacă scopul călătoriei de afaceri este, de exemplu, participarea la o expoziție, angajatul organizației este obligat să „se miște” în direcția opusă în termen de 24 de ore de la încheierea evenimentului.
- Ar trebui să fii extrem de atent când justificați călătoriile de afaceri în weekend. Dacă un angajat al companiei merge într-un alt oraș, de exemplu, pentru a negocia luni, iar timpul de călătorie este de o zi, atunci puteți pleca nu mai devreme de sâmbătă seara. În caz contrar, costul biletelor sau al combustibilului nu poate fi atribuit costurilor.
- Este mai bine să evitați formulările generale. Este important să indicați de ce exact un angajat al organizației este trimis să lucreze în afara locului de serviciu permanent. În caz contrar, controlorii pot avea îndoieli cu privire la legalitatea contabilității fiscale.
- Scopul călătoriei trebuie formulat astfel încât să se poată face o concluzie clară dacă sarcina atribuită a fost îndeplinită sau nu. După călătorie, angajatul va trebui să prezinte un raport cu privire la rezultate, să atașeze documente care confirmă finalizarea sarcinii. Apropo, este posibilă o situație când scopul călătoriei nu este atins. În acest caz, angajatorul solicită angajatului să furnizeze o „notă explicativă” care să indice motivele pentru care sarcina de muncă nu a putut fi îndeplinită. Dacă aveți acest document, cheltuielile de călătorie pot fi acceptate pentru contabilitate fiscală.
- Dacă scopul călătoriei este voluminos, constă din mai multe sarcini, este, de asemenea, important să se prescrie sarcini individuale de călătorie, finalizarea fiecăreia dintre ele va trebui, de asemenea, confirmată.
- Dacă munca unui specialist este călătorește în natură și mutarea în altă localitate este asociată cu desfășurarea treburilor de zi cu zi, atunci o astfel de „călătorie”, conform Codului Muncii, nu este deloc recunoscută ca o călătorie de afaceri.
Pot fi trimiși angajați în călătorii de afaceri?
Acest lucru este la fel de important ca și întrebarea cum să determinați scopul călătoriei. Exemplele de cazuri în care un angajator a fost amendat pentru că a trimis un angajat care nu a putut fi trimis într-o călătorie în alt oraș nu sunt izolate.
Înainte de a trimite un angajat într-un alt oraș sau țară, este important să luați în considerare următoarele:
- Este strict interzisă „echiparea pe drum” a femeilor însărcinate și a lucrătorilor minori (cu excepția personalului angajat în domeniul creativității).
- Un angajat trimis într-o călătorie de afaceri trebuie să fie a relaţiile de muncă cu un angajator. La momentul plecarii trebuie deja incheiat un contract de inchiriere, intocmit in conformitate cu legile in vigoare.
- Există categorii de cetățeni care au dreptul de a refuza călătoriile de afaceri. Trimiterea lor într-un alt oraș sau țară pentru afaceri oficiale este permisă numai cu acordul lor scris.
Astfel de persoane includ:
- Mamele copiilor sub 3 ani.
- Părinții sau tutorii persoanelor cu dizabilități sub 18 ani.
- Cetăţeni care îngrijesc membrii familiei bolnavi, în conformitate cu raportul medical.
- Mame și tați care cresc copii sub 5 ani fără soți.
Ce documente precizează scopul călătoriei?
Până în 2015, deplasarea unui angajat a fost emisă:
- Ordin.
- Atribuirea serviciului.
- Certificat de comandă.
- Raport.
În prezent, toate caracteristicile „călătoriei” sunt indicate în comandă. Forme uniforme„atribuirea serviciului”, „certificatul de călătorie” și „raportul” au fost anulate.
Pentru a confirma faptul călătoriei și pentru a îndeplini comanda sunt: bilete, borderouri, verificări pentru plata combustibilului și lubrifianților, rapoarte, note explicative, protocoale de negocieri, certificate de pregătire, contracte încheiate, inventare.
Din compoziția și conținutul acestor documente, ar trebui să fie clar dacă scopul desemnat al călătoriei a fost atins.
Să luăm în considerare modul în care sarcinile de călătorie de afaceri sunt definite pentru diferite categorii de angajați.
Director
Munca primelor persoane ai întreprinderilor este adesea asociată cu „călătoriile”.
Călătoria de afaceri a directorului companiei, de regulă, este emisă nu printr-un ordin, ci printr-un ordin care conține sintagma: „Plec într-o călătorie de afaceri cu scopul de a...”.
Șeful companiei poate pleca într-o călătorie de afaceri, în special, pentru a cuceri noi piețe de vânzare, a căuta clienți, a încheia contracte de furnizare de produse. Care ar fi scopul călătoriei regizorului în acest caz? Exemple:
- negocierea si incheierea unui contract cu Firma SRL;
- desfășurarea de negocieri cu participanții la conferința „Produsele viitorului” în orașul N-sk „___”________ 20__;
- demonstrație de mostre ale produsului „Articol-1” al companiei SRL „Client mare”;
- pentru JSC Good Client.
Prima persoană a companiei poate, de asemenea, să călătorească într-un alt oraș sau țară pentru a se întâlni cu clienții existenți ai companiei. Pentru acest caz, specialiștii HR și-au dat deja seama cum să scrie scopul călătoriei în certificatul de călătorie. Exemple:
- discutarea termenilor contractului de furnizare a echipamentelor de producție către Nash Friend LLC;
- aprobarea planului de achiziții pentru a doua jumătate a ____ cu SA „Preocuparea”.
Directorii companiei sunt trimiși din când în când în alte orașe sau țări pentru a „deschide o nouă sucursală a companiei”. O astfel de formulare a rezultatului dorit este, de asemenea, acceptabilă în documente. Cu toate acestea, în acest caz, merită să desemnați călătorii de afaceri. Exemplu:
„Plec în orașul Nsk pentru a organiza lucrările unei noi unități structurale.
- Studiul pietei tinta.
- Testarea si angajarea unui angajat pentru postul de director de sucursala.
- Coordonarea cu șeful filialei planuri de lucru pe ___ an.
De asemenea, șeful unei companii mici, ca un specialist, poate merge într-un alt oraș sau țară pentru a achiziționa echipamente noi, pentru a încheia contracte de furnizare de materii prime, materiale, componente și pentru a negocia condițiile de cooperare cu furnizorii. În acest caz, documentele ar trebui să indice corect și scopul călătoriei directorului. Exemple:
- negociere cu SRL „Partener” cu privire la achiziționarea unui lot de mărfuri „Lucru”;
- încheierea unui acord pentru achiziționarea de produse de către Pomoshnik LLC;
- achiziționarea de echipamente „Mașină”;
- studiul mostrelor de produs „Shtuka” de la Producer LLC.
Cum altfel poate fi formulat scopul călătoriei de afaceri a primei persoane a companiei? Exemple:
- Instruire;
- participarea la o expoziție, seminar, conferință” (vizitare evenimente legate de activitățile financiare și economice ale întreprinderii);
- dezvoltare profesională;
- dezvoltarea de noi tehnologii;
- verificarea calitatii muncii departamentului.
Director de vânzări
În departamentele angajate în vânzarea de bunuri și servicii, scopul călătoriilor de afaceri, de regulă, este prescris în detaliu. Angajații primesc instrucțiuni detaliate în scris, indicând ce sarcini trebuie îndeplinite și ce indicatori cantitativi sunt atinși.
În primul rând, este stabilit scopul principal al călătoriei de afaceri a managerului de vânzări. Exemple:
- creșterea volumelor de vânzări în regiune;
- cercetare de piata;
- negocieri cu potentialii clienti.
O sarcină „mare” este împărțită în etape, după finalizarea fiecăreia dintre care angajatul întocmește un raport scris. Următoarele „sub-obiective” sunt adesea stabilite înaintea managerului de vânzări:
- efectuați vizite la clienții existenți, conform programului de vizite;
- vizitați potențialii clienți în conformitate cu planul de întâlnire;
- colectează informații despre o nouă piață pentru departamentul de marketing;
- vizitați punctele de vânzare ale concurenților, efectuați o analiză comparativă.
Ingineri, personal de producție
Călătoriile de afaceri ale acestor categorii de angajați sunt de natură lungă, deoarece sunt de obicei asociate cu furnizarea munca eficienta masini-unelte linii automate, roboți.
Pentru ingineri și muncitori, este, de asemenea, foarte important să se formuleze corect scopul călătoriei în certificatul de călătorie. Exemple:
- instalarea, reglarea echipamentelor;
- instruirea angajaților responsabili pentru a lucra cu linia de producție;
- inspecția, testarea mașinilor-unelte;
- reparații în garanție, service întreținere a dispozitivelor furnizate în baza Contractului nr. ___ din data de „___” __________;
- întreținere de rutină, întreținere preventivă a echipamentelor.
Mulți ingineri merg în călătorii de afaceri pentru a comunica cu colegii și pentru a obține noi cunoștințe practice. Acesta este un scop foarte comun al unei călătorii de afaceri. Exemplu:
- schimb de experiență cu dezvoltatorii de dispozitive „Puternic”.
Contabil
Contabilii șefi merg în alte orașe pentru a verifica calitatea muncii specialiștilor contabili, a instrui angajații, a colecta informații și a rezuma activitățile financiare și economice ale companiei.
Un contabil obișnuit poate merge într-o călătorie pentru a-și îmbunătăți abilitățile, poate face schimb de experiență cu colegii și poate lua parte la o întâlnire.
Cum poate fi formulat scopul călătoriei de afaceri a unui contabil? Exemplu:
- efectuarea unui audit intern, verificarea corectitudinii reflectarii in contabilitatea operatiunilor financiare si economice ale filialei.
De asemenea, este acceptabil orice alt scop al călătoriei care corespunde fișei postului contabilului. Exemplu:
- vizita de afaceri.
Muncitori agricoli
Fermierii, agronomii, operatorii de mașini, crescătorii de animale, crescătorii de păsări se confruntă cu nevoia de a pleca în călătorii de afaceri, poate mult mai des decât specialiștii „urbani”. Lucrând în mediul rural, trebuie să fie în permanență în contact cu „civilizația”: cumpără semințe, hrană pentru animale, participă la expoziții de realizări economie nationala, faceți cunoștință cu noile tehnologii și, în sfârșit, vindeți produse întreprinderilor din oraș și persoanelor fizice, vizitatorilor pieței.
În conformitate cu obiectivele unei anumite călătorii, se formulează scopul călătoriei de afaceri a lucrătorilor agricoli. Exemple:
- achiziționarea de îngrășăminte;
- obținerea permiselor;
- performanţă proiect de investitii la o expoziție de specialitate;
- participarea la conferința fermierilor, schimbul de experiență;
- achiziționarea de echipamente speciale;
- vânzarea produselor la târgul orașului;
- livrarea unui lot de mărfuri către fabrica SA „Client”.
Conducător auto
Depinde de sarcina specifică cum să scrieți scopul călătoriei în ordine. Exemple de drivere:
- livrarea mărfurilor către compania „Clientul nostru” SRL (adresă);
- transportul directorului comercial;
- livrarea bunurilor si materialelor, primirea facturilor.
Cum altfel poate „să arate” scopul călătoriei de afaceri a unui șofer? Exemple:
- Achizitie de piese de schimb pentru reparatii auto;
- diagnosticare auto programată;
- livrarea documentelor originale pentru tranzacție.
Cercetător
Oameni de știință, cercetători, experți, teoreticieni din diverse industrii, profesori de liceu și superior institutii de invatamant mergeți în călătorii de afaceri pentru a participa la conferințe și concursuri, a împărtăși experiența, a studia surse unice, a vizita expoziții și muzee specializate, a participa la săpături arheologice.
Cum poate fi formulat scopul călătoriei? Exemplu:
- Colectarea de informatii pentru munca stiintifica pe subiect (nume).
- Examinarea documentelor originale.
Concluzie
Nu este deloc necesar să folosiți „termenii” standard în care este descris de obicei scopul călătoriei de afaceri. Exemplele facilitează doar procesul de alegere a cuvintelor „potrivite”. Experiența multor angajați demonstrează că formularea sarcinii poate fi gratuită.
Pentru a trimite un angajat într-o călătorie de afaceri sau de afaceri, șeful trebuie să întocmească o comandă, care reflectă în mod necesar scopul călătoriei. În acest articol, veți afla mai multe despre procesul de înregistrare a unui angajat pentru o călătorie de afaceri și, de asemenea, veți vedea exemple concrete scopuri de călătorie.
Cum să rezervați un angajat într-o călătorie de afaceri
Legislația este în continuă schimbare, iar cele mai recente reglementări de până acum datează din 2015. Potrivit legii, pentru a trimite un angajat într-o călătorie de afaceri, șeful trebuie să semneze o comandă în formularul nr. T-9, în unele cazuri este permisă o formă arbitrară. Scopul călătoriei este reflectat în această ordine, iar până la data de 29 decembrie 2014, scopul călătoriei a fost reflectat în repartizarea postului. Puteți afla mai multe despre cum să aranjați un angajat într-o călătorie de afaceri în următorul videoclip:
De regulă, departamentul de personal sau un secretar asistent se ocupă de înregistrarea unui angajat într-o călătorie de afaceri. Dar dacă îl veți aranja singur, atunci nu uitați că trebuie, printre altele, să obțineți acordul angajatului pentru o călătorie de afaceri.
Exemple de scopuri de călătorie
Comanda trebuie să indice scopul călătoriei. În practică, se pare că un scop comprimat este scris în document, adesea este indicat formal. Și verbal sau sub forma unei instrucțiuni sau instrucțiuni scrise, scopul călătoriei sale este explicat în detaliu angajatului. Totuși, conform legii, trebuie să indicați scopul călătoriei de afaceri, iar această formalitate trebuie respectată. Obiectivele pot varia, iată o listă parțială de exemple de obiective:
- Negociere;
- Achizitionarea de bunuri, materii prime etc.;
- Reprezentare publicitară și prezentare a unui produs sau serviciu;
- Cercetare de piata si obiective de marketing;
- Participarea sau organizarea de evenimente, conferințe etc.;
- Formare sau schimb de experiență;
Există, de asemenea, obiective universale - dezvoltarea afacerii companiei. În acest caz, trebuie neapărat să îi explicați în detaliu angajatului sarcinile sale. De exemplu, negocierile pot fi atât pentru a atrage clienți, cât și pentru a atrage noi parteneri sau investitori. Exemplele de obiective de mai sus sunt unele dintre cele mai comune, există și sarcini foarte specializate:
- Verificarea ramurilor;
- franciza;
- Audit și alte verificări;
- Intretinerea filialelor si diviziilor in regiuni;
Scopul călătoriei este scris concis și sec. Nu este nevoie să explicați detaliile și caracteristicile acestei călătorii în ordine. Cu toate acestea, recomandările de călătorie ale angajatului și obiectivele exacte ar trebui făcute și în scris. Poate fi chiar un simplu e-mail sau un document de serviciu care conține sarcini și obiective specifice. În acest document, este necesar să se reflecte pe deplin sarcinile, deoarece tocmai pentru ele vor fi îndeplinite obiectivele stabilite. Briefing-ul oral este, de asemenea, acceptabil, dar fiți atenți la obligațiile legale.
O caracteristică importantă a legislației ruse este că nu pot exista ținte de-a lungul traseului, ele pot fi doar la destinație. Aceasta înseamnă că, dacă angajatul tău are o sarcină la mijlocul călătoriei, atunci o astfel de călătorie de afaceri trebuie emisă separat, iar apoi următoarea călătorie de afaceri către obiectivul final ar trebui procesată separat. Singura excepție de la această regulă este dacă trimiteți un șofer într-o călătorie de afaceri. Atribuțiile directe ale unui astfel de angajat sunt livrarea mărfurilor sau transportul altor angajați, caz în care scopul călătoriei de afaceri poate fi călătoria în sine.
Nu este neobișnuit când un contabil, plătind cutare sau cutare sumă unui angajat, își pune întrebarea: această plată este supusă impozitului pe venitul personal și a primelor de asigurare? Contează în scopuri fiscale?
Planul de călătorie și scopul: exemple
Scopul trimiterii unui angajat într-o călătorie de afaceri este indicat într-o decizie (ordin) scrisă a angajatorului, în baza căreia angajatul este trimis într-o călătorie de afaceri și care trebuie să conțină o misiune oficială care urmează să fie îndeplinită de angajat. într-o călătorie de afaceri (partea 1 a articolului 166 din Codul Muncii al Federației Ruse, clauza 3 din regulament). Scopul călătoriei (mai jos sunt date exemple de scopuri) se formulează în funcție de natura sarcinii oficiale atribuite salariatului.
Exemple de scopuri de călătorie de afaceri includ următoarele:
- participarea la negocieri cu ____ (indicați contrapartea) pe problema ____ (indicați subiectul negocierilor);
- participarea la o ședință de judecată instanța de arbitraj ___ (indicarea denumirii instanței) în cauza ___ (indicarea numărului cauzei);
- efectuarea unei inspecții a activității unei sucursale (oficiu de reprezentanță) în ____ (este indicată locația sucursalei (oficiul de reprezentanță) a organizației);
- participarea la o conferință internațională ___ (numele conferinței), etc.
Scopul călătoriei și autorizației de călătorie
De la 01.08.2015, întocmirea unui certificat de călătorie nu este obligatorie (Decretul Guvernului Federației Ruse din 29.12.2014 N 1595), dar poate fi asigurată de către local reguli angajator. În acest caz, scopul călătoriei în certificatul de călătorie (exemple de scopuri enumerate mai sus) este indicat numai dacă reglementările locale ale angajatorului prevăd obligația eliberării unui certificat de călătorie care să indice scopul călătoriei de afaceri.
Realizarea unui plan de călătorie
Un plan de călătorie de afaceri este întocmit în cazurile în care pregătirea unui astfel de plan este prevăzută de reglementările locale ale angajatorului (articolele 8, 22 din Codul Muncii al Federației Ruse). În unele cazuri, necesitatea întocmirii unui plan de călătorie de afaceri este prevăzută de reglementări intradepartamentale (a se vedea ordinul Agenției Federale de Administrare a Proprietății din 03/02/2009 N 51, ordinul Ministerului Afacerilor Interne al Federației Ruse din 11 /15/2011 N 1150, ordin al Departamentului Judiciar de pe lângă Curtea Supremă a Federației Ruse din 12/05/2007 N 152).
Planul de călătorie (din care un eșantion este de obicei indicat în reglementările locale) este semnat de șeful organizației sau de un alt funcționar căruia îi este acordat un astfel de drept prin reglementările locale ale angajatorului. Este necesar să se familiarizeze angajatul trimis într-o călătorie de afaceri cu planul călătoriei de afaceri.
Planul de călătorie de afaceri conține informații despre angajații trimiși într-o călătorie de afaceri, scopul călătoriei de afaceri, locul (organizația) unde este trimis angajatul, activitățile (problemele) care urmează să fie efectuate (deciziile) într-o călătorie de afaceri, durata a călătoriei de afaceri.