Munca de birou este o activitate care acoperă documentarea și organizarea muncii cu documente.
Un document este un certificat scris de execuție legală sau confirmare a implementării efective a unei tranzacții comerciale, în care sunt completate detaliile necesare.
Organizarea muncii de birou a Household Chemistry LLC este unul dintre cele mai importante momente din întreprindere. La urma urmei, procesul de management include planificare, probleme organizatorice, probleme de personal, finanțare. Toate acestea sunt colectate, procesate și transferate într-o cantitate imensă de informații, purtătorul cărora este documentul. Toate etapele de lucru ar trebui reglementate, în instrucțiuni individuale pentru munca de birou pentru fiecare întreprindere. Fundamentele afacerii includ următoarele:
Lucrul cu corespondența de intrare și de ieșire (primirea, prelucrarea și sortarea scrisorilor primite (inclusiv prin e-mail), înregistrarea și trimiterea documentației de ieșire);
Lucrul cu fluxul de documente intern (programe, rapoarte pentru raportul către conducere, ordine, scrisori privind soluționarea problemelor de natură de serviciu și producție, reguli de utilizare a proprietății întreprinderii etc.);
Colectarea, formarea, sistematizarea și stocarea ulterioară a dosarelor (aceasta ar trebui să includă documente care sprijină direct activitățile întreprinderii (cartă, regulamente, reguli, instrucțiuni, protocoale, documente organizatorice și administrative);
Lucrări de tipărire și copiere;
Organizarea controlului asupra conducerii afacerilor (stabilirea documentelor pentru control, verificarea livrării la timp a documentelor către executanți, informarea managerilor cu privire la încălcarea termenelor);
Managementul personalului.
Pregătirea unui document în Chimie de uz casnic începe cu pregătirea proiectului său, care, de regulă, necesită mult timp pentru a fi de acord. Pentru a accelera procesul de pregătire a unui document, acesta este duplicat, iar copiile rezultate sunt transmise simultan tuturor autorităților (oficialelor) implicate în coordonare.
Antreprenorul colectează copii vizate, rapoarte asupra modificărilor, comentarii, clarificări aduse acestora. Ordinea de aprobare și de aprobare a documentelor, de regulă, este reglementată în mod clar de instrucțiunile pentru munca de birou din organizație. Atunci antreprenorul este obligat să verifice corectitudinea pregătirii și executării acestuia, disponibilitatea vizelor și cererilor necesare.
Proiectele întocmite ale documentelor de ieșire, împreună cu materialele pe baza cărora au fost întocmite, se depun spre semnare directorului sau șefilor diviziilor structurale care au dreptul de a semna documentele relevante.
Documentele semnate sunt trimise spre trimitere. Prelucrarea corespondenței trimise constă în sortarea acesteia pe adrese și tipuri trimiteri poștale, punerea unei adrese pe un plic, plierea documentelor și introducerea lor în plicuri, sigilarea plicurilor, determinarea costului de trimitere, întocmirea unei liste pentru scrisoare recomandată.
Documentele trebuie depuse la birou complet completate cu o notă de la emitent privind tipul trimiterii poștale. Biroul verifică corectitudinea corespondenței, prezența anexelor indicate în documentul principal.
Documentele executate incorect se returnează antreprenorului pentru înlăturarea deficiențelor.
Documentele sunt procesate și trimise în aceeași zi în care sunt depuse pentru expediere.
Înregistrarea se face sub rezerva documentelor trimise autorităților superioare, a documentelor de ieșire inițiate, precum și a necesității executării unui răspuns. Documentele sunt înregistrate în Registrul Documentelor de Ieșire.
După înregistrare, documentele interne sunt transmise spre execuție. Copiile documentelor sunt depuse la dosar. În cauză sunt de asemenea depuse documentele executate după punerea marcii. Ordinele și alte documente administrative, protocoalele care conțin instrucțiuni către diverși funcționari sau departamente ale organizației sunt transferate destinatarilor sub formă de copii duplicate sau extrase din acestea.
Separat de comenzile pentru activitatea principală, se emit comenzi pentru personal. Comanda trebuie să conțină următoarele detalii obligatorii: denumirea organizației care emite documentul, codul organizației, denumirea tipului de document, data și număr de înregistrare, locul publicării, titlul textului, text, vize, semnătură.
Comenzile pentru personalul „Chimie de uz casnic” se întocmesc în departamentul de personal de către un specialist de personal.
Ordinul de angajare este întocmit corect (Anexa 6). Se indică numele complet al persoanei angajate, denumirea postului pentru care este angajat salariatul, denumirea unității structurale în care va lucra angajatul angajat, data admiterii, tipul admiterii, tariful sau salariul. Înregistrarea documentelor - atribuirea unui index (număr) și aplicarea acestuia pe document, urmată de înregistrarea în jurnal a unor scurte date despre acesta. Este necesară înregistrarea pentru cautare rapida documentele, contabilitatea și controlul acestora. Este interzisă trimiterea documentelor către diviziile structurale fără înregistrare.
În jurnalul de înregistrare a documentelor primite, executorul își aplică semnătura și data primirii documentului.
După înregistrare, cele mai importante documente legate de domeniul de activitate al organizației în ansamblu sunt transferate șefului spre considerare. Urgent, mai ales documente importante transferat la șef înainte de înregistrare. Documentele trebuie luate în considerare de către șef, de regulă, în ziua în care sunt primite de organizație. Liderul determină executantul documentului, dă instrucțiuni clare sub forma unei rezoluții. Informațiile despre rezoluție sunt introduse în jurnalul de înregistrare. După examinarea de către șef, documentele sunt transferate spre execuție către diviziile structurale. După executarea documentelor aflate sub control, se face un marcaj asupra executării în jurnalul de înregistrare.
Pentru ca documentele să intre în arhivă, se efectuează înregistrarea totală sau parțială a cazurilor. Cazurile de depozitare temporară (peste 10 ani), permanentă și personal sunt supuse înregistrării complete.
Organizare contabilitate In organizatie
Scopul principal al organizării contabilității la întreprinderea „Chimie de uz casnic” este formarea informațiilor, gruparea datelor pentru analiza ulterioară a acestora, pregătirea, justificarea și adoptarea deciziilor de management adecvate, determinarea tacticii și strategiei întreprinderii într-o economie de piață. În același timp, trebuie menționat că în prezent contabilitatea este o știință foarte ramificată, care combină o serie de domenii. Printre acestea: - istoria contabilității, care presupune familiarizarea cu dezvoltarea gândirii contabile și formarea profesiei contabile; - teoria contabilitatii, care stabileste conceptele fundamentale, principiile, metodele contabilitatii; - contabilitatea financiara contabila, care are in vedere procedura contabila pentru obiectele individuale in conformitate cu cerintele legislatiei si reglementarilor in vigoare in domeniul contabilitatii; - Contabilitate contabilă de gestiune, dedicată studiului metodelor și tehnicilor Conform raportării, conducătorii organizației raportează colectivelor de muncă, organelor guvernamentale. Indicatorii de raportare sunt utilizați pentru analiză activitate economicăîn anumite domenii de producție, să identifice rezultatele pozitive și negative ale muncii, motivele abaterilor de la plan, să identifice rezervele interne pentru îmbunătățirea eficienței organizației.
Raportarea corectă și la timp contribuie la păstrarea proprietății, la căutarea modalităților de reducere a costurilor, la consolidarea stării financiare a organizației, la colectarea la timp a creanțelor și la rambursarea conturilor de plătit.
Sarcina principală a raportării este de a găsi rezerve pentru creșterea și îmbunătățirea în continuare a activităților organizației, stabilitatea pe piață.
În conformitate cu Legea Republicii Belarus „Cu privire la contabilitate și raportare” și Decretul Ministerului Finanțelor al Republicii Belarus „Cu privire la aprobarea formularelor de declarații contabile”, principalele cerințe pe care trebuie să le îndeplinească situațiile contabile sunt următoarele: :
formarea de informații complete și fiabile despre activitățile sucursalei, starea proprietății acesteia, veniturile primite și cheltuielile efectuate, necesare conducerii și managementului operațional;
furnizarea de informații în timp util cu privire la prezența și mișcarea proprietăților și pasivelor, precum și asupra utilizării resurselor materiale, de muncă și financiare în conformitate cu normele, standardele și devizele aprobate, atunci când sucursala efectuează operațiuni de afaceri ale utilizatorilor interni și externi;
prevenirea rezultatelor negative ale activităților economice ale sucursalei și identificarea rezervelor pentru stabilitatea financiară a acesteia.
Toate sarcinile contabililor sunt repartizate între ei. Fiecare contabil lucrează cu propriile conturi.
Responsabilitatea menținerii contului „Casier” la această întreprindere „Produse chimice de uz casnic” este atribuită casieriei. În conformitate cu fișa postului a casierului, atribuțiile sale includ:
Efectuarea operațiunilor de primire, contabilizare, emitere, stocare Baniși valorile mobiliare cu respectarea obligatorie a regulilor de asigurare a siguranței acestora;
Mentinerea unui registru de numerar pe baza comenzilor de numerar primite si iesite;
Emiterea de fonduri conform raportului;
Întocmirea extraselor de numerar;
Transferul fondurilor către colectori în conformitate cu procedura stabilită.
La vânzarea articolelor de inventar, întreprinderea Chimie de uz casnic emite facturi pentru vânzarea articolelor de inventar din formularele TTN-1 (Anexa 7) sau TN-2. Acestea indică destinatarul, expeditorul, motivul vacanței. Formele formelor ТТН-1 și ТН-2 sunt forme strict responsabile.
După finalizarea tranzacției de afaceri, documentele executate și semnate corespunzător sunt transferate departamentului de contabilitate. Departamentul de contabilitate stabilește și o anumită procedură de prelucrare a documentelor. Aici, documentele sunt verificate în formă și conținut, grupate după caracteristici omogene și servesc drept bază pentru înscrierile în registrele contabile.
Principalele registre contabile sunt:
· carte principală;
reviste-comenzi;
foi de rulaj;
liste de grupare.
Registrele contabile sunt concepute pentru a sistematiza și acumula informațiile conținute în contabilitate acceptată documente primare, reflectarea acesteia asupra conturilor contabile și în situațiile financiare.
ADNOTARE
Manualul discută problemele suportului de documentare pentru management, tehnologia informatică în instituțiile de învățământ preșcolar, sistemele de documentare, organizarea fluxului de lucru și analiza acestuia. Sunt descrise caracteristicile și regulile de lucru cu documentația personalului și documentele confidențiale. Sunt date întrebări de control și sarcini pentru lucrări practice.
Conceput pentru studenți Facultatea de Economie forme de învățământ de zi, seară și cu frecvență redusă la disciplina „Munca de birou și fluxul documentelor”.
Tutorialul este o versiune electronică a cărții:
Siganova T.V. Munca de birou si managementul documentelor. Ediția OmGU. Omsk, 2004.
1. Baza terminologică a documentării
1.1. Concepte și termeni de bază de bază
1.2. Funcțiile documentului
1.3. Sisteme de documentare
2. Cerințe de reglementare pentru compoziția principalelor detalii și proiectarea acestora
2.1. Cerințe pentru compoziția recuzitei
2.2. Cerințe generale la pregătirea detaliilor
3. Forme de documente
4. Clasificarea documentelor
4.1. Clasificarea generală a documentelor
5. Documente organizatorice
6. Documente administrative
6.1. Comanda pentru activitatea principală
6.2. Extras din comanda
6.3. Decret, ordin și instrucțiuni
7. Documente de referință și informare
7.1. act
7.2. Protocol
7.3. memorandum
7.4. notificare
7.5. Notă explicativă și explicativă
7.6. Scrisoare
7.7. Referinţă
8. Documente privind personalul
8.1. Comanda asupra personalului
8.2. rezumat
8.3. Afirmație
8.4. Sistem de stocare a documentelor HR
8.5. Istoria Angajărilor
9. Organizarea muncii cu documente
10. Organizarea fluxului de lucru și etapele sale principale
10.1. Recepția și procesarea documentelor primite
10.2. Luarea în considerare a documentelor de către șef (rezoluție)
10.3. Lucrul cu documentele trimise
11. Analiza fluxului de lucru și metode de îmbunătățire a acestuia
12. Lucrul cu documente confidențiale
13. Tehnologia informatică în munca de birou
14. întrebări de testare
15. Sarcini pentru lucrări practice
Concluzie
Lista bibliografică
Introducere
Documentele formează baza mediului informațional al oricărei întreprinderi, organizații sau instituții. Informațiile conținute în acestea vor fi obligatorii din punct de vedere juridic și pot fi utilizate în activitate profesională numai dacă se respectă un număr de operațiuni comerciale obligatorii. Când lucrați cu documente, zilnic, trebuie să rezolvați o gamă largă de probleme legate de înregistrarea documentelor de intrare, de ieșire și interne, cu semnarea, aprobarea, trimiterea, formarea lor în fișiere, determinarea perioadelor de stocare, transferarea lor către arhiva sau distrugerea. Fără o organizare adecvată a muncii, este imposibil să faceți față fluxului de documente, să găsiți rapid documentul necesar, să faceți întrebări despre acesta și, de asemenea, să controlați execuția acestuia sau să asigurați siguranța.
realități producție modernă iar afacerile dictează anumite cerințe în domeniul suportului documentar al managementului (DOM). Cu sistemul mixt existent de muncă de birou, când toate fluxurile de documente din organizație sunt dispersate între diviziile structurale pentru executarea lor obligatorie, cunoștințele în domeniul educației preșcolare sunt necesare pentru toată lumea. Un tânăr specialist care a venit pentru prima dată la muncă, pe lângă cunoștințele și abilitățile de redactare a documentelor, trebuie să aibă o idee despre caracteristicile interacțiunii și mișcării documentelor în întreprindere. Pentru managerii care nu sunt, de regulă, executori specifici ai actelor, este important să cunoască nu numai structura documentului în sine, ci și să aibă o idee prin ce emitere a documentului și cum poate fi rezolvată una sau alta situație administrativă.
Astfel, astăzi toți angajații sunt participanți la un singur proces clerical. Astăzi, împreună cu abilitățile profesionale, un angajat trebuie să fie capabil să creeze documente în conformitate cu normele, standardele de stat și legile existente. Federația Rusă, instrucțiuni Rosarchive, ministere, departamente și organizații. Nu uitați, de asemenea, că crearea și execuția unui document, de regulă, înseamnă îndeplinirea unei sarcini specifice de producție de către un angajat, iar informațiile conținute într-un anumit document predetermina uneori dezvoltarea unui proces de producție sau de management. Un document executat corect asigură nu numai eficiența muncii, ci creează și imaginea unui partener de afaceri serios. În legătură cu introducerea noilor tehnologii în munca de birou, cunoștințele despre organizarea muncii de birou fără hârtie sunt foarte importante, a căror organizare necesită nu numai utilizarea mijloacelor tehnice moderne (calculatoare, retele de calculatoareși programe), dobândirea de cunoștințe suplimentare despre crearea, utilizarea, stocarea documentelor pe suporturi de mașină. Cel mai important lucru este dezvoltarea unor abordări fundamental noi pentru organizarea managementului documentelor, îmbunătățirea culturii generale și dezvoltarea standardelor morale universale pentru lucrul într-o rețea colectivă.
De asemenea, este necesar să se schimbe psihologia atitudinii față de document și fluxul de lucru, pentru a defini clar criteriile valorile documentuluiÎn cele din urmă, creați reguli noi pentru lucrul cu documente și învățați cum să le urmați. Nu este suficient să dobândești softwareși pentru a uni întregul parc de calculatoare al întreprinderii într-o rețea comună, este necesar ca toți participanții la „joc” să învețe regulile generale, procedurile și normele, care în multe privințe încă nu au fost create și implementate. În prezent, pe rafturile magazinelor și în biblioteci s-a acumulat o mulțime de literatură educațională și de referință despre munca de birou. Informațiile conținute în acestea nu sunt întotdeauna actualizate și corecte. Publicațiile individuale conțin informații și exemple care contrazic standardele de stat Federația Rusă, instrucțiunile Arhivelor Federale și încalcă tradițiile naționale ale muncii de birou rusești. O astfel de „diversitate” de opinii și informații în mijloace didactice face dificil să le studiezi pe cont propriu.
Justificată în practică. formele şi metodele raţionale de creare a prelucrării documentelor pot fi aduse la nivelul unei norme generale numai cu condiţia ca toţi cei implicaţi în aceste procese să adere în activităţile lor la regulile şi normele uniforme de suport documentar al activităţilor de management. Cu alte cuvinte, DOW este un „joc după reguli”, iar toți participanții săi ar trebui să cunoască aceste reguli.
În acest sens, sarcina urgentă este de a studia normele de bază ale muncii de birou. Și din moment ce universitatea pregătește viitori manageri și interpreți, se pune din ce în ce mai des întrebarea că un specialist cu studii superioare ar trebui să dobândească cunoștințe și abilități moderne în domeniul managementului documentelor, indiferent de specialitatea aleasă. Această împrejurare determină importanța studierii unei astfel de discipline precum „Munca de birou și managementul documentelor”.
Versiunea electronică a cărții: [Descărcare, PDF, 563.01 KB].
Pentru a vizualiza cartea în format PDF necesită Adobe Acrobat Reader, a cărui versiune nouă poate fi descărcată gratuit de pe site-ul web Adobe.
Un secretar-funcționar la o întreprindere este un post destul de solicitat, al cărui post vacant este destul de des plasat în anunțurile angajatorilor. Acest angajat îndeplinește funcții destul de importante pentru procesarea unor volume mari de diverse documentații. Fiecare întreprindere are un flux de documente care necesită ordinea contabilizării și stocării documentelor.
Direcția specifică a fiecărei întreprinderi individuale depinde de tipurile activităților sale și de numărul de documente interne și externe care trec. Tipurile de activitate ale întreprinderii sunt determinate în Statutul acesteia. În structurile de stat - în sfera juridică și municipală, chiar și în domeniul educației (grădinițe, școli) și al medicinei (clinici, spitale) există o cantitate imensă de flux de documente. În mod similar, acest lucru se aplică activităților științifice și de personal.
Pentru o organizație, o parte importantă a activităților sale este menținerea Corespondență de afaceri, negocierea, semnarea contractelor. Acești factori determină volumul intern al fluxului de documente. Prin urmare, cererea și gradul de importanță al muncii unui secretar-grefier este destul de mare.
La prima vedere, această profesie este destul de plictisitoare și de rutină. Cu toate acestea, sarcinile directe ale secretarului grefierului nu sunt doar lucrul cu documente, ci și comunicarea cu partenerii, clienții și angajații. Mai mult, în firmele mari, volumul fluxului de documente este suficient de mare și doar un profesionist îl poate gestiona eficient și rapid. Prin urmare, aproape orice întreprindere conține unitatea de personal secretar de afaceri. Sarcinile sale principale:
- structura, procesează și ține evidența fluxului de lucru;
efectuați și primiți apeluri, negociați cu clienții;
se ocupă de corespondența de intrare și de ieșire; - controlează documentația întocmită de alți angajați;
- trimite documentația pentru stocare în arhivă.
Un solicitant care aplică pentru postul de secretar-grefier trebuie să îndeplinească următoarele cerințe de calificare:
- să aibă studii corespunzătoare - studii primare profesionale sau medii complete, pregătire teoretică specială, să cunoască normele și regulile muncii de birou;
- posedă abilități profesionale în managementul documentelor;
- să poată manipula echipamente de birou, să cunoască fluent calculatorul, să cunoască programe de birou;
- comunica politicos și competent cu clienții, partenerii și angajații.
Asemenea cerințe se aplică funcționarului. Responsabilitățile pentru un CV sunt de obicei stabilite de către angajator într-un anunț pentru ocuparea unui post vacant.
Pe lângă cunoștințe și aptitudini, un candidat pentru postul de secretar-grefier trebuie să aibă calități personale adecvate acestui job. Opțiunea ideală poate fi o persoană care, prin natură și calități, îndeplinește următoarele cerințe:
- o mentalitate analitică care va permite viteza maxima analizați o cantitate mare de documentație și luați deciziile corecte;
- capacitatea de a se concentra pe o singură problemă pentru o perioadă lungă de timp;
- capacitatea de a efectua mai multe sarcini în același timp, de exemplu, efectuarea de apeluri către clienți și procesarea documentelor;
- amintire bună de reținut volum mare informație;
- înalt simț al responsabilității;
- bunăvoință;
- sociabilitate;
- vorbire clară competentă;
- caracter calm si rezistenta la stres, in cazul in care munca necesita un ritm rapid si volume mari;
- acceptarea calmă a criticilor.