Email-ul a fost întotdeauna și rămâne principalul mod de comunicare în lumea afacerilor. O scrisoare bine scrisă este deja jumătate din succes. Dar nu oricine poate compune astfel de scrisori. Uneori, când citiți o scrisoare cu o propunere de afaceri, nu devine complet clar ce anume vor să vă ofere, ce fel de beneficii veți obține din aceasta și de ce v-ați petrecut chiar și timp citind și înțelegând această scrisoare.
Capacitatea de a scrie scrisori corecte, persuasive vine cu practică. Și este bine când experiența acumulată este împărtășită, permițând astfel altor oameni să nu calce pe aceeași greblă. Jeffrey James, autorul cărții Business to Business Selling: Power Words and Strategies From the World's Top Sales Experts, oferă sistemul său simplu în 6 pași pentru a scrie scrisori persuasive.
Drepturi de autor Shutterstock
1. Fii mereu clar despre ce vei scrie.
Scopul principal al scrisorii este de a determina destinatarul să ia o anumită decizie. Prin urmare, înainte de a începe să scrieți o scrisoare, întrebați-vă din nou despre ce doriți exact de la destinatar? Ce decizie ar trebui să ia după ce a citit scrisoarea dumneavoastră?
LA acest caz, incertitudinea este dușmanul tău jurat. Cu cât obiectivul tău este mai clar, cu atât scrisoarea ta va fi mai convingătoare.
2. Începeți scrisoarea cu concluzia dvs
Concluzia ta este o declarație a deciziei pe care destinatarul ar trebui să o ia pe baza conținutului scrisorii tale.
La școală, am fost învățați să începem întotdeauna cu o introducere. În cazul compilării scrisorilor persuasive, această afirmație este incorectă. În lumea afacerilor, toată lumea este prea ocupată pentru a-ți judeca capacitatea literară. Prin urmare, trebuie să vă puneți imediat la treabă.
De exemplu, doriți să obțineți permisiunea superiorilor dvs. pentru a instala o sală de sport într-unul dintre sediile companiei dvs.
Necorespunzător:
„Jim,
După cum știți, lipsește absenteismul angajaților acest moment este o problemă majoră care are un impact financiar destul de puternic atât asupra companiei noastre, cât și asupra altor companii din industria noastră... bla bla bla... Așa că ar trebui să luăm în considerare alocarea de bani pentru a înființa o sală de sport la sediul companiei noastre. »
Corect:
„Jim,
Vreau să aprobi instalarea unei săli de sport în biroul nostru.”
3. Împărțiți-vă argumentele în mai multe paragrafe ușor de digerat
Pentru ca argumentele în sprijinul ideii tale să fie ușor de citit și de înțeles, împărțiți-le în mai multe paragrafe.
Necorespunzător
„Conform unui raport guvernamental recent lansat, grupurile de activitate fizică sunt extrem de importante, chiar dacă puține companii își demonstrează angajamentul față de astfel de stimulente pentru angajați. Multe firme definesc aceste grupuri ca active subevaluate, dar nu au niciun plan de a introduce astfel de grupuri în industrie, chiar dacă fitness-ul este strâns legat de succesul corporativ și personal. Cred că dacă nu introducem astfel de grupuri fizice în compania noastră, vom rămâne cu mult în urmă concurenței.”
Corect
„O sală de sport la birou va permite:
- reducerea absenteismului
- Creșteți productivitatea generală
4. Susține fiecare argument cu dovezi
Dacă scrieți o scrisoare constând din argumente continue, aceasta poate fi percepută ca o opinie personală continuă și nimic mai mult. Fiecare argument are nevoie de o dovadă. Altfel, cum să înțelegi că funcționează cu adevărat?
Necorespunzător
„O sală de sport la birou ar fi soluția potrivită pentru că oamenii preferă să meargă la muncă decât să stea acasă. De asemenea, va ajuta la reducerea incidenței generale în birou.”
Corect
„Reducerea numărului de absenteism. Potrivit unui sondaj realizat de National Institutes of Health în rândul a 1.000 de firme care au săli de sport în birourile lor, absenteismul angajaților în aceste companii este cu 20% mai mic decât în acele companii care nu au astfel de echipamente.
5. Repetați concluzia ca un îndemn la acțiune
La sfârșitul scrisorii, repetă din nou concluzia menționată chiar la început. Abia acum, ca un apel la acțiune concretă. În acest fel, îl conduci pe destinatar la o concluzie specifică pe care ar trebui să o facă după ce a citit scrisoarea ta. Acest apel ar trebui să fie simplu și specific.
Necorespunzător
„Vă vom fi foarte recunoscători dacă susțineți acest proiect”.
Corect
„Dacă răspundeți da la această scrisoare, voi iniția imediat procesul”.
6. Indicați beneficiul în linia de subiect al e-mailului
Subiectul scrisorii este aproape cea mai importantă parte. Deoarece ar trebui să anticipeze subiectul principal al scrisorii și să seteze destinatarul așa cum doriți. Și de aceea ar trebui să o completezi ultimul după ce ai scris toate argumentele și dovezile care susțin concluzia ta principală.
În mod ideal, subiectul scrisorii ar trebui să rezolve două sarcini importante: să-l intereseze atât de mult pe destinatar încât acesta a deschis și a citit scrisoarea; și ar trebui să conțină concluzia pe care doriți să o transmiteți destinatarului.
În cele mai multe cazuri, cel mai bun mod de a le face pe amândouă simultan este să scrieți despre beneficiile care vin odată cu luarea deciziei pe care o doriți.
Necorespunzător
„Impactul asupra sănătății angajaților programului de echipamente săli de sportîn birouri"
Corect
Cum putem reduce absenteismul angajaților?
Parerea ta este interesanta. Cum ați reacționa la ambele opțiuni și ce reguli urmați atunci când scrieți astfel de scrisori?
Dacă crezi că genul epistolar s-a scufundat în uitare, te înșeli profund. În viața de zi cu zi, nu te poți certa, a devenit obișnuit să faci apeluri telefonice sau să schimbi mesaje instant ICQ - simplu și rapid. Cu toate acestea, scrisorile joacă încă un rol important în relațiile de afaceri: o convorbire telefonică, corespondența prin ICQ nu pot fi conectate la caz: aici sunt necesare documente mai serioase.
Este necesar să tratați scrierea scrisorilor de afaceri cu scrupulozitate și responsabilitate. Pentru orice scrisoare de afaceri, inclusiv cele trimise prin e-mail, se recomandă utilizarea antet, unde sunt indicate detaliile organizației. Acest lucru subliniază faptul că în spatele scrisorii există o companie de renume și este posibil să se ocupe de ea. Asigurați-vă că includeți data la care a fost scrisă scrisoarea. Este de dorit să scrieți luna cu litere, abrevierile, cum ar fi 01/20/02, sunt acceptate numai în Rusia și în practica internationala nu sunt folosite.
Scrisoarea de afaceri trebuie să conțină antet, dezvăluind conținutul textului. Acest lucru facilitează foarte mult procesarea și sortarea scrisorilor de către destinatar. În primul rând, trebuie să vă asigurați că scrisoarea dvs. este separată din masa celor similare și trimisă angajatului potrivit. Subiectul scrisorii este subliniat sau scris cu majuscule.
Adresa destinatarului se scrie de două ori: pe plic în partea dreaptă jos și în colțul din stânga sus al scrisorii. Dacă scrisoarea este închisă într-un plic cu o fereastră transparentă, atunci adresa este scrisă o dată - în scrisoare și este pliată astfel încât adresa destinatarului să fie în fereastră. Adresa se scrie in urmatoarea ordine: numarul locuintei, strada, numele orasului, regiune, republica (stat, judet, canton etc.), cod postal, tara.
După adresă - inițialele și prenumele destinatarului. Inițialele sunt precedate de abrevierile „Domnul”, „Doamna” sau „Doamna”. Dacă destinatarul are un rang sau un titlu, este mai bine să îl indicați în loc să vă adresați „Dl. În toate țările Europei de Vest și în Statele Unite, se consideră nepoliticos să omiteți titluri. Cu toate acestea, a scrie și a spune „Domnul + titlu + prenume” este obișnuit doar în Germania. În Franța și Anglia, titlul de nobilime al destinatarului este întotdeauna indicat în adresă, dar nu se obișnuiește să se menționeze în textul scrisorii.
Cuvintele „Domnul” și „Doamna” nu sunt de obicei folosite fără nume de familie și sunt întotdeauna prescurtate la „Domnul” sau „Doamna”, în timp ce este de dorit să scrieți titlurile și titlurile în întregime. În Anglia, după numele destinatarului, se scrie adesea tratamentul politicos „Esquire” (Esquire – Esq.) și nu este niciodată folosit împreună cu cuvântul „Mr”. Dacă doriți să trimiteți o scrisoare personal, atunci după nume, indicați: „Personal” (Privat – pentru Anglia, Personal – pentru SUA).
Dacă scrisoarea este adresată unei firme și ar trebui citită de o anumită persoană, se folosește expresia „Atenția...”. Puteți trimite o scrisoare la adresa companiei unei persoane a cărei adresă este necunoscută, iar compania în care lucrează, întreține o relație de afaceri cu aceasta, indicând „Prin” (Care of sau C/O).
Adresa de deschidere constă în mod tradițional din cuvintele „ Dragă domnule(Doamna) + nume” sau „Stimate domnule (Doamna) + nume”. În scrisorile formale, nu se obișnuiește să te adresezi „ție”, chiar dacă în viață ești scund. În funcție de gradul de apropiere cu corespondentul dvs., contestația poate începe cu cuvintele „Dragă + prenume” sau „Dragă + prenume”.
Nu este necesar să se scrie în recurs: „Uv. Domnule director! În acest caz, abrevierile sunt nepotrivite. Cuvintele „respectat”, „domnule”, „doamnă”, „director adjunct”, „șef de departament” și altele asemenea ar trebui scrise integral. În caz contrar, destinatarul are dreptul să creadă că nu îl respecți prea mult.
O impresie bună o fac scrisorile de afaceri în care, după salut, conțin câteva introducere compliment. De obicei ei spun că sunt bucuroși să primească o companie atât de cunoscută, că va fi o mare onoare pentru dvs. să oferiți servicii unui partener atât de solid etc. Ne putem exprima speranța pentru o cooperare pe termen lung și reciproc avantajoasă.
Impresiile proaste se fac prin scrisori de afaceri care conțin gunoi verbal („Desigur, suntem siguri că cooperarea cu noi va fi cu siguranță benefică pentru dumneavoastră.", politețe excesivă (" Vă rugăm să citiți această scrisoare""), adjective goale ( extraordinar, uimitor, minunat), pronume suplimentare (" suntem cu toții bucuroși să cooperăm cu tine și compania ta »).
Când scrieți scrisori de afaceri, nu folosiți directive. fraze de instrucție (« ar trebui sa ne contactati la telefon..."). Cu o astfel de frază, ai pus oamenii împotriva ta din punct de vedere psihologic. Nu le spuneți cu aroganță partenerilor cum ar trebui să se comporte. Mai bine scrie: Pentru a discuta detaliile ofertei noastre, ne puteti contacta telefonic..”. Sensul este același, dar tonul literei te pregătește pentru o atitudine mai prietenoasă față de tine.
Când scrieți despre activitățile firmei dvs., pentru a crea impresia de realizări concrete, acordați atenție alegerea verbelor. Verbele perfective vorbesc despre rezultate reale: completat, dezvoltat, crescut, creat, realizat etc.. Verbele imperfective creează mai mult nedefinit în raport cu rezultatul activității: produce, lucrează, execută, participă. Ele dau o idee mai degrabă despre funcțiile îndeplinite decât despre rezultatele obținute. Folosirea verbelor perfective va crea impresia de succes concret, ceea ce înseamnă că va crea impresia de soliditate și respectabilitate a companiei dumneavoastră.
LA scrisoare de cerere, daca este posibil, indicati pe scurt motivul, formulati in sine cererea clar, multumesc anticipat pentru executare. Ca semn de recunoștință pentru răspuns, ca expresie a pregătirii pentru cooperare sau ca mesaj informațional, scrieți scrisori de notificare. Sub o astfel de scrisoare este suficient să puneți semnătura referentului.
Scrisoare de reamintire trimise în cazurile în care convorbirile telefonice sau contactul personal nu reușesc să obțină rezultatul dorit. Scopul unei astfel de scrisori este de a vă aminti cu tact de necesitatea de a vă îndeplini obligațiile.
Scrisoare de confirmare este o garanție a promisiunilor date anterior sau a condițiilor deja convenite. O astfel de scrisoare este o expresie a curtoaziei și a respectului față de partener. LA scrisoare de revendicare trebuie să conțină revendicarea în sine, temeiul prezentării acesteia și cerințe specifice.
Ca răspuns la o reclamație scrieți scrisori de respingere. Este mai bine să începeți și să încheiați o astfel de scrisoare cu informații pozitive: de exemplu, enumerați cu ce sunteți de acord, apoi explicați motivul refuzului. Scrisoarea va ajuta, în ciuda refuzului, să susțină relație normală cu un client sau partener.
scrisoare de scuze de obicei conține o declarație a motivelor pentru care un acord preliminar este încălcat brusc. În unele cazuri, o astfel de scrisoare este trimisă după notificarea telefonică. Scrisoare de garantie trimisă ca obligație de plată pentru ceva, indicând tipul operațiunii de efectuat. Scrisoarea se termină cu expresia „Garantăm plata” și o indicație a noastră detalii bancareși are două semnături - șef și contabil șef.
Felicitări, mulțumesc, condoleanțe este mai bine să scrieți de mână pentru a sublinia o atitudine sinceră și individuală față de un partener.
O scrisoare de afaceri trebuie să conțină formula finală de curtoazie: „Cu respect”, „Cu respect”. LA scrisoare oficialăîn străinătate, de regulă, foarte cu adevărat al tău este folosit („Cu sinceritate al tău”). Mai mult, în scrisoarea de răspuns este de dorit să se folosească aceeași formulă de curtoazie ca și în cea primită.
După cum puteți vedea, totul este foarte simplu, deși există convenții mai mult decât suficiente. A scrie scrisori!
Amintiți-vă de celebrul Pușkin „Îți scriu...” Ce ar putea fi mai plăcut decât să primești scrisori și să le primești de la o persoană dragă este de două ori plăcut. O scrisoare de dragoste... Acum sună cam demodat, dar cât de romantic! Sunt sigură că aproape orice femeie visează să i se scrie măcar o dată în viață o astfel de scrisoare. Și nu este necesar să așteptați până pe 8 martie sau Ziua Îndrăgostiților, dacă iubiți, puteți face o surpriză plăcută tocmai așa, fără niciun motiv. Deși, ce spun, pentru că Iubirea este deja motivul, cel mai mare și cel mai important.
O scrisoare este un monolog, vorbești fără să fii întrerupt. Aceasta este una dintre cele mai bune moduri de a-ți exprima sentimentele. Și pentru asta nu este necesar să fii Pușkin sau Blok. Principalul lucru este să exprimi sinceritatea și profunzimea sentimentelor tale. Scrierea unei scrisori necesită întotdeauna o dispoziție specială, o stare de spirit specială. La urma urmei, este foarte greu de exprimat în cuvinte Iubire și Tandrețe, Tristețe sau Singurătate. Scrie orice te gândești. Nu-ți ascunde sentimentele. Nu-ți fie teamă să-ți deschizi sufletul, spune-i persoanei dragi cât de mult înseamnă pentru tine. Dacă nu se găsesc cuvintele potrivite, poți folosi câteva rânduri poetice despre dragoste.
Cineva va spune că în curtea secolului 21 - epoca tehnologiei și a lenei umane - este mult mai ușor să suni sau doar să scrii un SMS. Desigur, este mai ușor, dar nu poți scrie mult în SMS, dar la telefon „îți poți spune sufletului?” Și, apoi, cuvântul este un sunet (a zburat - nu îl veți prinde), iar cuvântul scris pe hârtie este deja ceva material. Îl poți vedea, îl mângâi, chiar are propriul miros. Acesta este ceva care îți aparține numai ție. Acesta este „I Love” la care te poți uita în fiecare zi, poți chiar să-l săruți și să-l pui noaptea sub pernă. Această „Dragoste” este diferită pentru fiecare: pentru unii este uniformă și grațioasă, pentru alții este dansantă și dezordonată, pentru alții este ilizibilă și ondulată. Dar se adresează doar ție, motiv pentru care este atât de scump. Aceasta este o bucată de suflet, închisă într-un plic, o bucată de hârtie plină cu sens doar pentru doi.
Se știe de mult că doar cu ajutorul literelor îți poți forma o opinie despre o persoană, îți poți inspira respect pentru tine și chiar te poți îndrăgosti. Amintiți-vă de uimitoarea relație a lui P.I. Ceaikovski cu Nadezhda von Meck, surprinși în corespondența lor, care a durat treisprezece ani. Nu s-au întâlnit niciodată, dar ce dragoste și tandrețe unul pentru celălalt reiese din scrisorile lor.
De secole, bărbații și femeile au căutat moduri diferite de a-și exprima sentimentele și de a le transmite celor dragi. Scrierea unei scrisori frumoase era considerată dificilă. Atât de greu încât mulți oameni bogați chiar și-au angajat secretari speciali pentru asta. Ritmul vieții noastre moderne ne lasă din ce în ce mai puțin timp pentru dragoste. Genul epistolar nu este la modă acum, cei mai mulți dintre noi am uitat deja cum să ne exprimăm gândurile și sentimentele pe hârtie. Dar dacă iubești - nu-ți fie rușine să scrii despre asta. Așează-te chiar acum și scrie o scrisoare celor dragi. Și nu contează dacă îl scrieți pe hârtie sau îl trimiteți pe e-mail, principalul este să fie sincer.
În ultimul deceniu, e-mailul a devenit, probabil, unul dintre cele mai populare mijloace comunicare de afaceri. Astăzi este destul de dificil să găsești o persoană care să nu folosească e-mailul în practica sa de comunicare interpersonală și interculturală. Scanând rapid adresele și subiectele mesajelor primite cu o privire, decidem ce litere să citim și pe care să le ștergem fără a le dezvălui. Corespondența poate fi de afaceri sau privată în funcție de relația dintre corespondenți. Dacă scrisoarea este privată, atunci nu există cerințe stricte din punct de vedere al eticii - stilul de scriere și modul de prezentare depind în principal de gradul de cunoaștere a destinatarului.
Astăzi, este destul de dificil să găsești o companie care să nu folosească e-mailul în practica de comunicare interpersonală. Trebuie remarcat faptul că, în corespondența comercială obișnuită prin e-mail, există reguli general acceptate pe care trebuie să le cunoașteți și să le urmați. Să aruncăm o privire mai atentă la cele mai importante.
Regula 1 Când trimiteți un e-mail, asigurați-vă că completați toate câmpurile. În general, structura unui e-mail de afaceri poate fi reprezentată astfel:
Adresa și numele expeditorului.
Adresa destinatarului (sau adresele destinatarului atunci când este nevoie de a trimite o scrisoare cu un singur text către mai mulți destinatari).
Importanța scrisorii (aceasta este dacă este necesar).
Subiectul scrisorii.
Aplicație.
O scrisoare constând dintr-un salut; textul textului scrisorii; concluzii; și semnături.
Regula 2 Adresa și numele expeditorului trebuie să fie recunoscute. Prin urmare, atunci când porniți o cutie poștală, introduceți întotdeauna numele și prenumele în coloana cu numele expeditorului. Adresa cea mai de încredere este cea care conține numele dvs. real, precum și numele organizației dvs. în numele domeniului, de exemplu: Această adresă E-mail protejat de spamboți. Trebuie să aveți JavaScript activat pentru a vizualiza. .
Regula 3 Asigurați-vă că completați câmpul „Subiect”. Subiectul scrisorii este un atribut special al scrisorii, a cărui prezență facilitează foarte mult lucrul cu corespondența electronică. Soarta unei scrisori depinde foarte des de Subiectul acesteia, mai ales dacă numele și adresa expeditorului nu vă spun nimic. Subiectul scrisorii trebuie să fie scurt - nu mai mult de 50 de caractere - și la obiect. Cu cât subiectul scrisorii este mai simplu și mai clar, cu atât este mai probabil ca scrisoarea să fie citită și să aibă un răspuns. Este necesar mai ales să te gândești cu atenție la subiect atunci când scrii cuiva pentru prima dată.
Regula 4 Folosiți pictograma ("Re:") numai pentru răspuns. Folosind pictograma plasată în câmpul de adresă al scrisorii la care răspundeți, deschideți formularul pentru compilarea unui răspuns. Acest formular conține deja adresa interlocutorului dvs., textul scrisorii sale și Subiectul. Pictograma (Re) este o abreviere a cuvântului englezesc „Răspuns:” sau „Răspuns:” și înseamnă „Răspunsul meu la:”. Prin urmare, dacă subiectul literei se modifică, modificările subiectului trebuie făcute folosind săgeata în jos situată în dreapta pictogramei Re. În lista derulantă care se deschide, selectați comanda „schimbați tema”.
Dacă, atunci când răspundeți la e-mailul cuiva, schimbați ideea principală a dialogului, schimbați subiectul în consecință, dar este mai bine să începeți o discuție despre o nouă întrebare prin crearea unei noi scrisori.
Regula 5 Pentru a evita trimiterea prematură, introduceți adresa destinatarului numai atunci când scrisoarea este completată, verificată și gata de trimis. Atenție la butonul „Trimite”: asigurați-vă că trimiteți scrisoarea persoanei pe care doriți să o trimiteți.
Regula 6 Asigurați-vă că scrieți un salut, constând dintr-un cuvânt de bun venit și numele destinatarului, înainte de corpul scrisorii. Unii utilizatori cred că salutul dintr-un e-mail nu trebuie scris, deoarece se presupune că este o relicvă lipsită de sens a corespondenței de hârtie, că nu conține nicio informație semnificativă și conține doar cuvinte obișnuite.
Salutul conține informații despre creșterea persoanei care scrie scrisoarea. Ca salut, utilizați următoarea formă de adresă: „Bună ziua, dragă (respectată) + numele, patronimul destinatarului!” sau „Dragă (draga) + nume, patronimicul destinatarului, salut!” și abia apoi treceți la scopul mesajului dvs.
În Europa se obișnuiește să se adreseze întotdeauna „Stimate domnule/doamnă” sau mai puțin formal, mai ales dacă sunteți familiarizat cu destinatarul, „Stimate + nume”. În Statele Unite, unde ritmul de viață și corespondența este mai intens, un e-mail începe cu un titlu format dintr-un nume și un scurt „Hi + name”. În rusă, un semn de exclamare este plasat după o adresă scrisă în orice gen de corespondență: de afaceri, privat, oficial etc., în timp ce în Limba englezăîn toate aceste genuri se pune virgulă.
Regula 7 Structurați-vă corect scrisoarea. Deoarece citirea de pe un ecran de monitor este mult mai dificilă decât citirea suport de hârtie. Împărțiți textul e-mailului în paragrafe logice. Încercați să păstrați propoziții de cel mult 15-20 de cuvinte. Separați paragrafele unul de celălalt cu o indentație sau o linie goală.
Regula 8 Fii concis și exprimă gândurile la obiect. Textul principal al scrisorii din primul paragraf ar trebui să atragă atenția cititorului nu mai puțin decât subiectul său. Fiți conștienți de timpul limitat al potențialului cititor. Începeți cu scopul scrisorii, ar trebui să fie precizat clar în prima propoziție. Dacă primele propoziții sunt formulate corect, atunci există o probabilitate foarte mare ca destinatarul scrisorii să o citească până la sfârșit. Un e-mail este conceput pentru a transmite rapid informații. Dacă trebuie să trimiteți informații importante care conțin o cantitate mare, este mai bine să scrieți un scurt text de însoțire într-un e-mail și să aranjați informațiile în sine ca atașament.
Regula 9 Atașați un atașament înainte de a începe să vă scrieți e-mailul. De câte ori a trebuit să primești o scrisoare, al cărei scop era să trimiți un atașament, fără acest atașament în sine?! O astfel de neglijență poate să nu aibă cel mai bun efect asupra reputației afacerii tale.
Regula 10 Când îi scrieți cuiva pentru prima dată, nu atașați niciun atașament. Dacă tot trimiteți un fel de atașament fără acordul destinatarului, atunci asigurați-vă că scrieți în textul scrisorii despre ce fel de fișier este acesta. Nu atașați atașamente mai mari de 5MB, deoarece o astfel de situație neplăcută este posibilă: vă veți trimite fișierul la serverul de e-mail într-o secundă, iar destinatarul îl va descărca timp de o oră.
Regula 11 Când compuneți o scrisoare de răspuns, răspundeți la TOATE întrebările adresate. Dacă vă este greu să răspundeți, atunci scrieți direct.
Regula 12Înainte de a trimite un e-mail, verificați ortografia, gramatica și semnele de punctuație. Doar pentru că e-mailul este o modalitate rapidă de comunicare nu înseamnă că trebuie să fie neglijent. Construiește-ți frazele cât mai inteligent posibil în ceea ce privește ortografie și gramatică. Acest lucru este important nu numai pentru că o scrisoare scrisă analfabet vă poate strica impresia, ci pentru că este foarte dificil să citiți textul fără virgule și puncte.
Regula 13 La e-mailuri trebuie să se răspundă. E-mailul înseamnă conectarea cu alte persoane, iar puțină curtoazie nu strică niciodată. Conform regulilor de etichetă, la e-mailuri trebuie să se răspundă, iar timpul de răspuns nu trebuie să depășească trei zile. Dacă nu răspundeți la un e-mail în această perioadă, acesta este un refuz clar de a comunica. Dacă aveți nevoie de mai mult timp pentru a răspunde la scrisoare, merită să explicați motivele întârzierii. Când primiți un e-mail care conține un atașament, asigurați-vă că ați confirmat că atașamentul a sosit și s-a deschis normal. Când primiți scrisori de la persoane necunoscute, nu le puteți răspunde. Ele pot fi șterse fără citire. Dacă primiți un e-mail nesolicitat cu un fișier atașat, ar trebui să ștergeți fișierul fără a-l despacheta: aceasta este cel mai probabil sursa unui virus informatic.
Regula 14 Nu cereți o chitanță de citire. Puteți scrie următoarea frază după textul scrisorii principale și înaintea semnăturii dvs.: „Vă rugăm să confirmați primirea scrisorii prin scrisoare de retur sau sunând la numerele de mai jos.”
Regula 15 Literele mari nu trebuie folosite niciodată în corpul mesajului. TEXTUL ÎN MAJUSCULE este tratat ca un strigăt. În cel mai bun caz, se numește analfabetism în chestiuni de etichetă în rețea. Acest lucru poate provoca iritații sau alte reacții nedorite în cititorul dvs.
Regula 16 Nu furnizați niciodată informații confidențiale prin e-mail. Fiți foarte atenți când redirecționați numerele dvs carduri bancare sau alte informații confidențiale din corpul unui e-mail. E-mail-ul în timpul transmiterii poate fi interceptat și folosit pentru câștig personal. În plus, e-mailul trimis de dumneavoastră rămâne pentru totdeauna în memoria computerului.
Regula 17 Nu abuzați de abrevieri și design emoțional. În e-mailurile de afaceri, evitați să utilizați abrevieri precum BTW (apropo) sau LOL (râde cu voce tare), cunoscute și sub denumirea de emoticoane („fețe zâmbitoare”). Sunt nepotrivite în corespondența de afaceri, mai ales că destinatarul scrisorii poate să nu le cunoască sensul.
Regula 18 Asigurați-vă că vă puneți semnătura la sfârșitul scrisorii. O semnătură este un mic bloc de text adăugat la sfârșitul mesajelor dvs. care vă identifică și vă conține informatii de contact. Păstrați semnătura scurtă: nu mai mult de patru până la șapte rânduri. O semnătură lungă ocupă mult spațiu și poate fi enervantă. Includeți mai multe modalități posibile de a vă contacta (de obicei numere de telefon și de fax), precum și un link către site-ul web al companiei dvs.
Pe baza articolelor:
1. Cele mai importante 32 de sfaturi privind eticheta prin e-mail. [ Resursa electronica] http://www.emailreplies.com/ Preluat la 19.09.2015.
2. Top 26 Cele mai importante reguli de etichetă prin e-mail. [Resursă electronică] http://email.about.com/od/emailnetiquette/tp/core_netiquette.htm Verificat pe 20/09/2015.
Materialul a fost pregătit de Shutilina L.A., metodolog al GMC DOgM
Luați în considerare cât de formală ar trebui să fie scrisoarea. Aceasta este determinată de relația cu destinatarul scrisorii. De exemplu:
- Dacă îi scrieți unui funcționar, unui viitor angajator, unui supervizor sau altcuiva cu care aveți o relație pur profesională și de afaceri, atunci scrisoarea ar trebui să fie formală.
- Dacă îi scrieți actualului angajator, coleg, rudă și cuiva pe care nu o cunoașteți foarte bine, atunci scrierea semi-formală este acceptabilă.
Gândește-te cum vei trimite scrisoarea, prin e-mail sau pe hârtie. Acest lucru afectează și gradul de formalitate al scrisorii.
- Cele mai formale scrisori ar trebui să fie tastate pe computer, tipărite și trimise prin poștă, cu excepția, desigur, când problema este urgentă sau când destinatarul preferă e-mailul.
- Pentru scrisorile informale, este potrivită și un e-mail sau o scrisoare scrisă de mână.
- În cazul scrisorilor semi-formale, trebuie efectuat un apel telefonic. Dacă în timpul conversației ați decis că corespondența trebuie efectuată prin e-mail - ei bine, de aceea. Dacă nu sunteți sigur de acest lucru, scrieți scrisori obișnuite.
Utilizați un formular tipărit sau scrieți-vă adresa în partea de sus a paginii (în cazul scrisorilor formale). Dacă scrieți o scrisoare de afaceri și compania are propriile sale antet, folosiți-le. Dacă nu există formulare, dar doriți ca scrisoarea să arate cumva mai solidă, creați singur astfel de formulare într-un editor de text. În caz contrar, puteți doar să scrieți adresa de domiciliu completă în partea de sus a paginii, justificată la stânga. Ordinea în care este scrisă adresa variază de la țară la țară, așa că fiți conștienți de mediul cultural al destinatarului.
Pune data. Dacă ați scris deja adresa, apoi indentați două rânduri și notați data. Dacă adresa nu a fost încă scrisă, scrieți mai întâi data, aliniind-o la stânga.
- Scrieți data completă. Amintiți-vă că, de exemplu, „1 ianuarie 2012” pare mult mai formal decât 1/1/2012.
- Dacă trimiteți o scrisoare non-formală prin e-mail, atunci data nu este necesară, aceasta va fi indicată în datele e-mailului propriu-zis.
Scrieți numele, funcția și adresa persoanei căreia îi scrieți scrisoarea (în cazul scrisorilor formale). Indentați două rânduri după dată și notați numele complet și poziția destinatarului scrisorii. Pe al doilea rând, notați numele organizației (dacă se cunoaște). Pe a treia linie, scrieți strada, pe a patra - orașul, regiunea și codul poștal.
- Cu toate acestea, în cazul e-mailurilor, acest lucru este redundant.
- În cazul tuturor scrisorilor scrise de mână non~ și semi-formale - de asemenea. Numele și adresa destinatarului de pe plic sunt suficiente.
- Dacă scrisoarea dvs. este o cerere, dar nu o trimiteți unei anumite persoane, ci pur și simplu la adresa unei organizații, atunci scrieți pur și simplu numele organizației și adresa acesteia.
Începe cu un salut. Tipul de salut, din nou, este determinat de relația pe care o ai cu destinatarul scrisorii, precum și, de fapt, de formalitatea scrisorii. Iată câteva opțiuni:
- Dacă scrieți o scrisoare oficială către un destinatar necunoscut, puteți începe cu cuvintele „Pentru informarea tuturor părților interesate”, cu două puncte după „persoane”.
- Dacă destinatarul este încă necunoscut, dar sunteți sigur că este el (sau ea), atunci există mai multe opțiuni. "Stimati domni", " Stimate doamne", "Doamnelor si domnilor". Totuși, fii atent la astfel de urări - nu vrei să jignești pe nimeni, nu?
- Dacă scrieți o scrisoare oficială și știți cui o scrieți, puteți începe cu cuvântul „Dragă #”. Cu toate acestea, dacă vi se pare că acest lucru este într-un fel prea neafacetor, atunci puteți folosi cuvântul „Dragă / al-lea #”.
- Dacă scrieți o scrisoare semi-formală, opțiuni precum „Bună” sau „Dragă” vor fi potrivite.
- Dacă scrisoarea nu este deloc formală, atunci există mult mai multe opțiuni. Aici și „bună”, aici și „super”, aici și „bună” și așa mai departe.
Specificați numele destinatarului după salut.
- Într-o scrisoare formală, utilizați așa-numitul. titlul de curtoazie (domnul, doamna) sau funcția/titlul urmat de numele de familie al destinatarului.
- Dacă scrisoarea este semi-formală, atunci va trebui să decideți dacă vă adresați numelui destinatarului sau nu. Cel mai sigur lucru de făcut, dacă nu ești sigur, este să te descurci cu un titlu de curtoazie.
- În cazul unei scrisori informale, la rândul său, se presupune că vă puteți adresa destinatarului pe nume. Cu excepția, desigur, a scrisorilor către rude care sunt mai în vârstă decât tine. Apoi ar trebui să scrieți ceva de genul, de exemplu, „Bună, bunica #” sau „Bună, unchiul #”.
Începeți scrisoarea în sine. Indentați două rânduri din salut sau pur și simplu începeți pe un rând nou dacă este scris de mână.
- Dacă scrieți o scrisoare personală, veți începe cu o întrebare despre afaceri, sănătate și toate astea. Există multe opțiuni, de la formale la nu așa, așa că alegeți-vă.
- Dacă scrieți o scrisoare de afaceri, atunci mergeți direct la subiect. Timpul înseamnă bani și nu vrei să pierzi timpul destinatarului, nu-i așa?
Gândiți-vă despre ce să scrieți. Scopul principal al scrisorii este comunicarea, comunicarea, schimbul de informații. Prin urmare, întreabă-te ce informații ar trebui să învețe destinatarul din scrisoare, despre ce trebuie să-i spui. Despre noile prețuri ale bunurilor pro? Că ți-e dor de el? Despre să-ți mulțumesc pentru cadoul tău de ziua ta? Indiferent de subiect, amintiți-vă scopul scrisului: împărtășirea informațiilor.
- Amintiți-vă că puteți scrie nu despre tot. O scrisoare scrisă cu furie, de exemplu, nu este o scrisoare care merită trimisă. Dacă scrisoarea a fost deja scrisă, dar ezitați dacă o trimiteți sau nu, atunci este mai bine să o lăsați deoparte pentru câteva zile. Poate că vei avea timp să te răzgândești și să privești situația într-un mod nou.
Verifică-ți scrisoarea.Înainte de a trimite o scrisoare, citiți-o de câteva ori și asigurați-vă că nu există erori. Dacă doriți, lăsați pe altcineva să verifice scrisoarea sau folosiți modulele de verificare a gramaticii din editorii de text. Și, desigur, corectați toate erorile.
Completează corect scrisoarea. In acest fel, iti poti lua ramas bun de la destinatarul scrisorii intr-un mod decent. Indentați două rânduri din ultimul paragraf și scrieți o expresie adecvată de politețe cu care se termină literele.
- Pentru scrisorile formale, opțiuni precum „Cu respect” sau „Cu respect” sunt potrivite.
- Mai potrivit pentru scrisorile semi-formale versiuni scurte formule formale de politeţe.
- Pentru scrisorile informale, formulele de curtoazie, cum ar fi „Dragoste”, „A ta” și așa mai departe.
- Dacă doriți, puteți folosi formule de politețe de modă veche în scrisori formale (sau dacă scrieți o scrisoare prieten apropiat cine o poate aprecia). Pentru a face acest lucru, introduceți formula în ultima propoziție. Apoi, indentând două rânduri, scrie ceva de genul „Cu adevărat al tău/al tău/al tău/al tău”. Aici puteți deveni puțin creativ și puteți crea un sfârșit de literă cu adevărat unic.