Pentru a ține seama de timpul efectiv lucrat de angajații din organizație, legislația muncii prevede completarea unei fișe de pontaj. Această obligație se aplică și întreprinzătorilor privați și entitati legale orice formă de organizare.
În vederea organizării procesului de contabilitate, Comitetul de Stat de Statistică a elaborat și aprobat formularele speciale de contabilitate nr. T-12 și nr. T-13.
Dragi cititori! Articolul vorbește despre modalități tipice de a rezolva problemele juridice, dar fiecare caz este individual. Daca vrei sa stii cum rezolva exact problema ta- contactati un consultant:
APLICAȚIILE ȘI APELURILE SUNT ACCEPTATE 24/7 și 7 zile pe săptămână.
Este rapid și ESTE GRATUIT!
Menținerea unei foi de pontaj este o procedură simplă, însă, implementarea necesită respectarea anumitor reguli privind modul de reflectare a datelor, deoarece calculele pentru remunerarea angajaților depind de executarea corectă a raportului. În plus, contabilitatea va permite organizației să evite costurile suplimentare pentru plata timpului efectiv neprocesat.
Ce este acest document și pentru ce este?
Prin Hotărârea Comitetului de Stat de Statistică nr. 1 din 5 ianuarie 2004 a fost aprobat un formular special, care este administrat de departamentul personal și contabilitate.
Acest formular vă permite să faceți următoarele:
- tine evidenta orelor lucrate, precum si reflecta informatii despre orele nelucrate de angajat;
- exercita controlul asupra respectării disciplinei de lucru, reflectă apariția/absența, faptele de întârziere la serviciu;
- să aibă suficiente informații despre volumul de muncă prestată de angajat pentru a calcula corect salariile și a introduce informații pentru statistici.
Formularele nr. T-12 și T-13 servesc drept justificare pentru contabil pentru acumularea fiecărui angajat salariile, compensație suplimentară. Pentru departamentul de personal, buletinul de evaluare vă va permite să controlați prezența angajaților și, dacă sunt detectate încălcări, să impuneți penalități angajatului care a contravenit.
Legislația fiscală prevede dreptul unui angajat la concediere de a solicita o fișă de pontaj împreună cu eliberarea altor documente personale, inclusiv a unui carnet de muncă. Această prevedere este consacrată în art. 84,1 NK.
Șefii întreprinderii ar trebui să știe că din 2013 a avut loc o anulare a formularelor unificate. În ciuda eliminării formularelor strict stabilite, obligația de a ține evidența timpului de muncă al angajaților din organizație rămâne în conformitate cu partea 4 a art. 91 TK. Astfel, întreprinderea are posibilitatea de a face ajustări la execuția documentului pentru înregistrarea timpului de lucru al angajaților.
Deoarece formularul introdus de Comitetul de Stat de Statistică este convenabil pentru introducerea datelor și prelucrarea ulterioară, multe organizații continuă să îl folosească.
Dacă calculul salariilor se efectuează separat, a doua secțiune a formularului T-12 este lăsată necompletată.
Cine este responsabil de managementul documentelor?
Conform Instrucțiunilor de aplicare și completare a documentației contabile primare în vigoare în anul 2019, formularele sunt întocmite de un angajat individual căruia i s-a încredințat această acțiune. Documentul trebuie să poarte semnătura de atestare a șefului și a ofițerului de personal.
Nu este necesară o poziție separată pentru ținerea evidenței la întreprindere; această activitate poate fi efectuată de orice angajat care este autorizat de conducere să facă acest lucru. Acest lucru se întâmplă prin emiterea unui ordin de numire a unui angajat din funcția stabilită responsabil cu înregistrarea timpului de lucru.
În plus, va fi necesară introducerea unei clauze distincte în contractul de muncă privind împuternicirea salariatului cu asemenea atribuții. Dacă acest lucru nu se face, conducerea nu este îndreptățită să ceară angajatului să îndeplinească sarcini contabile.
Funcționarul desemnat introduce datele în termen de o lună, apoi depune documentul spre semnare șefului departamentului și unui angajat al departamentului de personal. Ofițerul de personal verifică datele, preia cele necesare pentru execuție munca de personal informațiile din raportul transmis, apoi semnează formularul și îl înaintează pentru lucrări ulterioare departamentului de contabilitate.
Dacă organizația nu este mare, urmărirea timpului este introdusă în atribuțiile unui ofițer de personal, care apoi dă documentul unui contabil pentru a calcula salariile.
Exemplu de formular de completare T-13:
Reguli de completare a fișei de pontaj
Productivitatea serviciului de contabil și ofițer de personal va depinde de cât de convenabil este să lucrați cu raportul, iar reflectarea corectă a informațiilor despre timpul efectiv petrecut la locul de muncă vă va permite să faceți calcule corecte ale remunerației angajaților, ceea ce este benefic. ambelor părți – angajatul și angajatorul acestuia.
Pe de o parte, angajatorul are dreptul de a face o deducere dacă timpul efectiv lucrat nu corespunde cu timpul specificat în contract. Pe de altă parte, un paznic care a venit la muncă într-o zi liberă are dreptul să ceară compensații suplimentare pentru volumul efectuat.
Documentul este un act asupra muncii efectiv prestate de fiecare salariat si asupra regimului de functionare in vigoare la intreprindere cu introducerea eventualelor abateri de la programul de lucru stabilit.
Fișa de pontaj este necesară pentru funcționarea următoarelor structuri organizatorice:
Urmând reguli simple, un angajat poate întocmi rapid și competent un raport privind timpul efectiv lucrat timp de o lună de către angajații companiei:
- Fișa este completată într-un singur exemplar.
- Puteți completa manual formularul conform eșantionului sau puteți introduce informații printr-un computer.
- Pentru ca un salariat să aibă dreptul de a efectua contabilitate, conducătorul întreprinderii trebuie să emită un ordin corespunzător de împuternicire a salariatului cu atribuțiile necesare. Această obligație ar trebui inclusă în fișa postului.
- Întocmirea foii de pontaj începe în ajunul lunii de raportare.
- Pagina de titlu conține informații despre numele complet al întreprinderii, diviziei, precum și data de începere a contabilității. La sfârșitul lunii și la închiderea foii de pontaj, se introduce data de încheiere a raportului.
- Următoarea fișă este concepută sub forma unui tabel cu informații de completare despre angajați. Este necesar să se monitorizeze indicarea corectă a numelor și prenumelor angajaților, evitând posibilitatea de confuzie între angajații cu același nume.
- Pentru fiecare angajat se introduc informatii despre numarul dosarului sau personal.
- Fiecare coloană a foii de calcul corespunde unei anumite zile a lunii.
- Celulele de lângă nume conțin informații despre orele lucrate, numărul de schimburi, dacă sunt zile libere și sărbători legale sunt introduse marcajele corespunzătoare.
- Informațiile despre munca efectiv efectuată sunt introduse în fiecare zi, pe baza celor furnizate documente oficiale(liste de incapacitate de muncă, comenzi, declarații, instrucțiuni ale conducerii).
- Cazurile de întârziere și absenteism sunt, de asemenea, supuse reflectării sub formă de coduri alfabetice, numerice.
Documentul este considerat valabil dacă este semnat de autorități. Responsabilitatea pentru introducerea corectă a informațiilor revine în întregime angajatului desemnat.
Caracteristici pentru organizațiile bugetare
În întreprinderile care lucrează la buget a fost introdusă o formă diferită de contabilitate, aprobată sub forma formularului nr. 0504421. Formularul diferă de formularele generale T-12 și T-13, datorită reflectării specificului munca angajatilor de stat. În tabelul de completat sunt introduse noi denumiri de cod: o zi liberă pentru studiu, înlocuirea grupelor de zi prelungite, vacanțe de studiu.
Titlu și parte tabulară are cateva diferente:
- pagina de titlu, pe lângă informații despre numele organizației, conține un cod digital;
- în lipsa modificărilor, în coloană se pune denumirea „0”;
- dacă s-au făcut ajustări, se indică numărul de serie al modificărilor;
- coloanele 20, 37 conțin informații despre totalurile intermediare și lunare ale timpului de lucru;
- nu se fac calcule suplimentare în formular.
În caz contrar, regulile de completare a acestui formular diferă puțin de formularele unificate.
Exemplu de formular de completare T-12:
Exemple de formulare T12 și T13
Folosind eșantionul, puteți introduce rapid și corect informații care vor fi apoi citite și utilizate cu ușurință de departamentul de personal și departamentul de contabilitate.
Completarea fișei de pontaj conform eșantionului prevede utilizarea desemnărilor digitale și alfabetice, cu decodare obligatorie pe pagina de titlu a raportului. Deoarece în unele cazuri codurile stabilite nu sunt suficiente, conducerea ar trebui să emită un ordin separat pentru aprobarea denumirilor suplimentare (de exemplu, pauze pentru hrănirea copilului).
Principalele coduri introduse de Comitetul de Stat pentru Statistică Nr. 20 din 24 martie 1999 sunt următoarele:
Index | Cod alfanumeric |
Orele de zi | Eu (01) |
Lucrați noaptea | H (02) |
Lucrați în sărbători și în weekend | RV (03) |
Peste orar | S (04) |
Călătorie de afaceri | K (06) |
Concediu plătit pentru TC | OT (09) |
Concediu suplimentar (plătit) | OD (10) |
Concediu din cauza sarcinii și a nașterii | R (14) |
Îngrijirea unui copil de până la 3 ani | lichid de răcire (15) |
Concediu suplimentar pe cheltuiala proprie | DB (18) |
Concediu medical (plătit) | B (19) |
Invaliditate fără plata indemnizațiilor | T (20) |
Referindu-ne la proba de umplere, ar trebui să acordați atenție celor mai frecvente erori de umplere:
- se înscrie doar numele de familie cu inițiale, fără funcție;
- indicarea unei zile nelucrătoare de sărbătoare ca zi lucrătoare;
- indicând ca plină durata zilei de pre-vacanță („8” în loc de „7”).
Atunci când se ține cont de munca unui lucrător cu fracțiune de normă, trebuie reținută durata exactă a muncii. Orele și minutele petrecute de un astfel de angajat pentru îndeplinirea atribuțiilor sale sunt indicate în rândul de jos în coloanele 4, 6 (în formularul T-12) sau în rândurile 2 și 4 din coloana 4 (în T-13). formă). La combinație internă durata muncii transportă informații pe post.
În cazul în care salariatul este detașat, în foaia de pontaj se înscriu litera „K” sau codul numeric „06” fără a indica orele de lucru.
Sancțiuni pentru manipulare greșită
Executarea corectă a buletinului este controlată de organele de supraveghere ale statului. În cazul depistarii unor încălcări în timpul oricărui audit (financiar sau fiscal), organizația va fi pedepsită.
Cele mai frecvente inconsecvențe sunt:
- datele din foaia de pontaj și raportarea primară diferă;
- datele salariale nu corespund calculelor din documentele de plată;
- au fost introduse coduri cu erori, au fost folosite coduri incorecte, excluzând orele suplimentare și orele suplimentare;
- calcularea incorectă a indemnizațiilor de concediu medical.
La stabilirea faptului de încălcare, compania poate fi amendată cu până la 5 mii de ruble. O pedeapsă mult mai gravă așteaptă dacă nu s-a păstrat deloc foaia de pontaj obligatorie. Valoarea amenzii poate fi de până la 50 de mii de ruble, percepută de la un manager în baza art. 5.27 din Codul contravențiilor administrative.
Fișa de pontaj T-12 - un formular aprobat de Comitetul de Stat pentru Statistică și este una dintre opțiunile de înregistrare pentru înregistrarea orelor de lucru. De unde să descărcați formularul foii de pontaj și care este specificul aplicării sale practice, vom spune în articol.
Care este formularul T-12 (foaia de pontaj)
Pe baza formularului T-12, introdus în practica gestionării documentelor de către Comitetul de Stat de Statistică prin rezoluția din 01/05/2004 nr. 1, se formează o fișă de pontaj, care este destinată utilizării în următoarele scopuri :
- ținerea evidenței vizitelor angajaților la locul lor de muncă în conformitate cu programul stabilit;
- determinarea indicatorilor pentru calcularea salariilor salariatilor;
- formarea anumitor date statistice privind personalul (de exemplu, trimise către Rosstat sau agenții de cercetare).
Trebuie menționat că formularul în cauză trebuie completat manual (pe un computer folosind Word sau un program similar, sau tipărit cu un pix). Iar fișa de pontaj, concepută pentru a fi completată automat la activarea sistemelor de control al accesului, este întocmită pe baza unei alte forme a Comitetului de Stat pentru Statistică - T-13. Forma selectată a fișei de pontaj pentru anul 2017 trebuie să fie indicată în politica contabilă.
Citiți despre ce este formularul T-13 în articol. „Formular unificat nr. T-13 - formular și eșantion” .
Când ar trebui să se folosească formularul de pontaj 0504421 conform OKUD
Forma fișei de pontaj corespunzătoare numărului OKUD 0504421 (T-12 are un nume foarte asemănător cu acesta, prin urmare poate apărea uneori confuzii la aplicarea unuia sau acela document) a fost introdusă în circulația comercială de către Ministerul Finanțelor al Federației Ruse , care a emis ordin din 30.03.2015 nr.52n. Acest document este folosit în aceleași scopuri ca și T-12, dar poate fi utilizat în agențiile guvernamentale.
Foaia de pontaj corespunzătoare formularului 0504421 are, de asemenea, o structură destul de similară cu formularul T-12. Așadar, pentru un angajat al departamentului HR, de regulă, nu este o problemă să se adapteze la un document aprobat de Ministerul Finanțelor dacă obișnuiește să folosească formularul de la Comitetul de Stat de Statistică și invers.
Este permis în firmele private să folosească foaia de pontaj f. 0504421
Utilizarea unei foi de pontaj în formularul 0504421 nu este interzisă companiilor private. Cert este că de la 01.01.2013, firmele care nu sunt obligate direct prin lege să utilizeze anumite forme unificate surse primare, este permisă utilizarea oricăror altele. Prin urmare, o companie privată are dreptul de a utiliza, pentru a monitoriza timpul petrecut la muncă de către angajați, o fișă de pontaj pe formularul T-12, și formularul 0504421, sau un alt formular dezvoltat independent. Într-un fel sau altul, societatea trebuie să aibă un astfel de document - datorită faptului că, în conformitate cu prevederile art. 91 din Codul Muncii al Federației Ruse, fiecare angajator trebuie să monitorizeze timpul petrecut la locul de muncă de către angajații angajați.
Citiți mai multe despre completarea formularului T-12 în material „Formular unificat nr. T-12 - formular și eșantion” .
Unde formularul T-12 este disponibil pentru descărcare
Puteți descărca fișa de pontaj - un formular al unui formular simplu T-12 - de pe portalul nostru.
Foaie de pontaj, formular 0504421 (descărcare formular)
Formularul 0504421 este disponibil și pentru descărcare pe site-ul nostru.
Cum sunt afișate vacanțele pe foaia de pontaj?
Formularele unificate pentru menținerea unei foi de înregistrare a vizitelor angajaților la întreprinderile rusești T-12 și T-13 presupun că informațiile despre sărbători sunt reflectate folosind codurile date pe pagina de titlu a formularului T-12.
Aceste coduri sunt prezentate în două variante: alfabetice și numerice. Utilizarea ambelor este aceeași. Mai mult, în standardul local al organizației, poate fi fixată o anumită versiune mixtă a aplicației sau care implică utilizarea de coduri complet diferite. Angajatorul are, de asemenea, dreptul de a dezvolta și aplica în mod independent o formă de foaie de pontaj cu simboluri în ea.
Să vedem ce denumiri se aplică vacanțelor.
Vacanță de bază și suplimentară
Când un angajat pleacă într-o vacanță obișnuită plătită, iar compania utilizează formularul T-12 sau T-13, în tabelul contabil, care este dat în foaia de pontaj, se înregistrează pentru fiecare litera cod OT sau codul numeric 09. ziua de concediu a angajatului.
Dacă restul este suplimentar, atunci se pune un alt cod: OD (10).
Concediu educațional și fără plată (concediu administrativ)
În prevederile art. 128 din Codul Muncii al Federației Ruse, concediul pe cheltuiala angajatului este împărțit în 2 tipuri:
- furnizate de angajator în mod voluntar la cererea salariatului - în acest caz, codul DO (16) este reflectat în buletinul de evaluare;
- obligatoriu furnizat de angajator la cererea salariatului - se foloseste codul OZ (17).
concediu de studii, de asemenea dreptul muncii are 2 soiuri (articolul 173 din Codul Muncii al Federației Ruse):
- concediu de studiu cu păstrarea câștigurilor - se reflectă folosind codul U (11);
- concediu fără plată pentru promovarea examenelor de admitere, ședințe, examene de stat - se consemnează în buletinul cu ajutorul codului UD (13).
Despre reglementarea legislativă a acordării concediului de studii puteți afla mai multe în articolul „Concediul de studii conform articolului 173 din Codul muncii (nuanțe)”.
Concediul de maternitate și parental
Concediul de maternitate prevăzute în conformitate cu art. 255 din Codul Muncii al Federației Ruse, se reflectă în raportul cu codul P (14). Concediul pentru creșterea copilului acordat în temeiul art. 256 din Codul Muncii al Federației Ruse, este fixat folosind codul lichidului de răcire (15).
Este posibil un scenariu în care un angajat care se află în concediu pentru creșterea copilului va lucra cu jumătate de normă. Dacă da, atunci când se iau în considerare vizitele ei în buletinul de evaluare, se vor folosi codul „dublu” I (01) și JO (15). Aceste coduri pot fi indicate într-o celulă a foii de pontaj folosind simbolul „/” (de exemplu, I / OZh sau 01/15), sau o linie suplimentară poate fi adăugată la forma foii de pontaj.
Teoretic, pot exista trei coduri într-o celulă. De exemplu, dacă un angajat a fost de acord să plece într-o călătorie de afaceri și a lucrat o zi liberă acolo. În acest caz, tabelul va înregistra: K / RV / OZH (06/03/15).
Ce să puneți în buletinul de calificare dacă vacanța cade într-o vacanță
În conformitate cu art. 120 din Codul Muncii al Federației Ruse, sărbătorile nelucrătoare care se încadrează în perioada concediului anual principal sau anual suplimentar plătit nu sunt incluse în numărul de zile calendaristice de concediu și nu sunt luate în considerare.
Sărbătorile stabilite de legislația regională sunt, de asemenea, excluse din concediu (vezi Rezoluția Prezidiului Curții Supreme a Federației Ruse din 21 decembrie 2011 nr. 20-PV11).
Rezultă că sărbătorile care se încadrează în concediu în buletinul de calificare trebuie să fie indicate prin codul „B” sau 26.
Și dacă doriți, puteți instala propriul cod pentru asta. Acest lucru a fost indicat de Ministerul Muncii într-o scrisoare din 27 aprilie 2017 nr. 14-2 / V-370.
Rezultate
Legiuitorul rus a pus în circulație formulare de monitorizare a prezenței angajaților la locul de muncă, adaptate pentru angajatorii de orice formă (inclusiv firme, atât private, cât și publice). Angajatorii care nu au legătură cu agențiile guvernamentale au dreptul de a utiliza orice formă de documente contabile relevante. Cu toate acestea, formularul T-12 continuă să fie unul dintre cele mai convenabile.
În orice organizație, o fișă de pontaj este obligatorie. Regulile pentru proiectarea acestui document, scopul său și un exemplu gata făcut care poate fi folosit ca eșantion - toate acestea sunt discutate mai jos.
Un exemplu de formular poate fi descărcat la sfârșitul articolului.
Durata planificată a schimbului și numărul total de zile lucrătoare din lună vor diferi aproape întotdeauna de orele și zilele care au fost efectiv lucrate. Pentru înregistrarea faptului, se păstrează o fișă de pontaj: vă permite să colectați toate informațiile despre timpul de lucru care a fost efectiv calculat.
Scopul acestui document este dublu:
- Obțineți informații despre întreaga perioadă de timp lucrată.
- Obțineți date despre absenteism pentru aceeași perioadă.
Astfel de informații sunt utile, în primul rând, unui contabil. De asemenea, unii inspectori vor avea nevoie de informații - o descriere corespunzătoare este dată în tabel.
contabil calcularea tuturor plăților care trebuie să fie transferate angajaților: salariu, plăți de concediu, indemnizație de călătorie etc. reprezentant al Serviciului Fiscal Federal inspectorii sunt interesați de corectitudinea calculului plăților și impozitelor de la acestea: adesea compania este verificată pentru a vedea dacă baza de impozitare a fost subestimată ofițer FSS orele lucrate sunt de interes pentru fond în legătură cu calculul beneficii sociale(de exemplu, îngrijirea copiilor) inspector de muncă inspectorii sunt interesați dacă au fost încălcate drepturile lucrătorilor Reprezentantul Rosstat angajații Rosstat colectează date statistice - de exemplu, conform informațiilor din raportul, ei întocmesc un singur Formă: martor și probă
Fiecare companie are dreptul de a utiliza atât propriul eșantion, cât și de a ține evidența orelor de lucru folosind un formular special. T-12. Îi poți lua forma ca bază (este prezentată mai jos) și o poți adapta la nevoile companiei.
Documentul constă din 3 părți principale:
- Pagina de titlu conține un sistem unificat de coduri, care indică, de exemplu, zile libere suplimentare (din cauza orelor suplimentare), concediu medical, pauză din vina angajatorului etc. Fiecare împrejurare are un cod alfabetic și numeric.
- A doua parte (tabelară) este contabilitatea efectivă a orelor de lucru. Se desfășoară zilnic (inclusiv zile libere și sărbători).
- Și a treia parte este prezentată și sub forma unui tabel. Oferă informații despre plata salariilor (sume, ore și zile, tarif).
Așa arată un formular gol T-12.
Alături de formularul T-12, există și un T-13. Lipsește ultima (a treia) parte - adică acest document este o simplă fișă de pontaj pentru fixarea orelor de lucru, fără calcule de salarizare. Exemplu terminat documentul este prezentat mai jos.
Ordinea de conduită
Documentul este păstrat de angajați special desemnați: ei înregistrează timpul de lucru pentru fiecare zi. De regulă, persoana responsabilă pentru proiectarea corectă este directorul unității structurale (de exemplu, departamentul de vânzări). Responsabilitatea poate fi împărțită de adjunctul său. Dacă firma este suficient de mare, ei introduc un post special de cronometru, care înregistrează toate informațiile.
În orice caz, persoanele responsabile sunt întotdeauna desemnate de către șef, ceea ce este indicat de comanda corespunzătoare (probă gratuită) - de exemplu, documentul prezentat mai jos.
NOTĂ. Toate persoanele responsabile trebuie să se familiarizeze cu textul comenzii și să își pună semnătura și data.
În general, ordinea arată astfel:
- Persoana responsabilă înregistrează informațiile pentru fiecare zi.
- După completare (după o lună), documentul este transferat la departamentul de personal.
- După departamentul de personal intră în departamentul de contabilitate.
- Ultima semnătură rămâne la șeful unității structurale.
NOTĂ. Când documentul este completat și semnat de către toate persoanele responsabile, acesta este arhivat și trimis la arhivă pentru păstrare. Perioada minimă de depozitare este de 5 ani. Dar dacă munca la întreprindere se desfășoară în condiții periculoase și dăunătoare, timpul de depozitare crește semnificativ - cel puțin 75 de ani.
Cum se completează o fișă de pontaj: instrucțiuni pas cu pas
La completare, se folosește un singur sistem de notare. Fișa de pontaj înregistrează orele lucrate în conformitate cu regula „un post este destinat unui post”. Sunt luați în considerare doar acei angajați care au un contract de muncă, inclusiv lucrătorii interni cu fracțiune de normă - pentru ei, în special, este necesară înregistrarea informațiilor de două ori.
Nu sunt luați în considerare următorii angajați:
- muncitori neoficial;
- parteneri externi;
- lucrează pe bază de contract civil.
Ordinea de umplere prevede proiectarea corectă Pagina titluși partea tabelară propriu-zisă.
Pagina titlu
Următoarele informații sunt înregistrate aici:
- Numele companiei (este permisă o versiune scurtă, de exemplu, Alpha LLC).
- Codurile pentru OKUD și OKPO.
- Număr - compania alege sistemul de numerotare în mod independent. De exemplu, o variantă de atribuire secvențială a numerelor în timpul anului calendaristic este comună.
- Perioada de raportare - i.e. luna cu datele de începere și de sfârșit pentru menținerea documentului.
- Data compilarii se refera la ultima zi dupa care trebuie semnata de toti angajatii responsabili. Documentul este apoi transferat în depozitul de arhivă.
parte tabulară
Aici trebuie să completați toate coloanele:
Informații despre salarizare
Dacă formularul T-12 este menținut, atunci se completează și această secțiune. Aici se înregistrează informații în principal despre 2 forme de plată:
- Salariul propriu-zis (indicat prin codul din 4 cifre 2000).
- Plăți pentru zilele de concediu (indicate prin codul 2012).
Toate sumele sunt debitate din așa-numitul cont de compensare - va fi la fel, indiferent de tipul de plată.
Ca de obicei, orele de lucru sunt fixe ținând cont de numărul total de zile și ore.
La finalul documentului, toți angajații autorizați semnează:
- persoana care detine documentul (daca este cazul)
- reprezentant al departamentului de personal;
- sef sectie.
Instrucțiuni video pentru înregistrare
Comentariu video despre umplere:
Foaie suplimentară
Există mai multe cazuri în care foaia de pontaj în sine nu este suficientă, deoarece contabilitatea presupune înregistrarea unor informații suplimentare. Apoi ar trebui să emiteți o altă foaie:
- Dacă un angajat renunță la mijlocul lunii sau la început. În acest caz, toate zilele și orele efectiv lucrate sunt înregistrate pe o foaie suplimentară. Și în formular fac mențiunea „Fired” exact la data la care a avut loc concedierea. Apoi documentul este depus împreună cu o foaie suplimentară.
- Va fi nevoie și atunci când angajatul nu lucra, dar în același timp nu a luat legătura și nu a sesizat motivele absenței sale. Dacă nu s-a prezentat (sau nu a luat documente care să confirme validitatea motivului) și a sosit momentul predării documentului, se pune codul 30 (litera „НН”).
În astfel de cazuri, este mai bine să faceți toate semnele cu un creion. Dacă ulterior se dovedește că angajatul, de exemplu, a primit concediu medical, ar trebui să puneți un semn pe codul 19 (litera „B”).
Contabilitate sumară: caracteristici de calcul
Dacă numărul normal de ore (8 ore pe zi și 40 ore pe săptămână) nu poate fi respectat, atunci durata totală a timpului efectiv lucrat este determinată ca o sumă simplă. Această procedură există în întreprinderile care:
- munca non-stop, in ture;
- utilizați un program flexibil;
- organiza munca in ture.
Apoi perioada contabilă devine conceptul principal. – luna calendaristică, 1 trimestru sau întregul an. Intervalul specific este selectat în funcție de caracteristicile întreprinderii. De exemplu, dacă se așteaptă munca în condiții periculoase și dăunătoare, atunci se ia ca bază o perioadă de 1 trimestru.
Dacă de ceva timp angajatul nu a prestat muncă din motive întemeiate, atunci acest timp nu este luat în considerare (adică este exclus complet).
Situații non-standard: ce să faci
În cele mai multe cazuri, este destul de simplu să întocmești un document, deoarece contabilitatea se bazează pe o distribuție uniformă și egală a timpului de lucru pentru fiecare angajat. Cu toate acestea, această procedură este adesea încălcată din anumite circumstanțe, de exemplu:
- Dacă un coleg cere timp liber, iar managerul nu se deranjează, atunci sunt înregistrate doar orele efectiv lucrate (întreg). Absența este indicată de semnul „I” sau de două numere „01”.
- Dacă este bolnav, atunci pun „B” și lasă fundul câmpului gol. Desigur, prezența unui concediu medical este o cerință obligatorie pentru o astfel de marcă.
- Dacă a fost planificat, iar angajatul a luat-o conform acordului, în conformitate cu procedura actuală, a pus denumirea „NV” (în versiunea digitală, codul „28”). Sunt momente când adevăratele motive ale absenței sunt temporar necunoscute. Apoi puteți pune „НН”, dar în cazul clarificării situației, este selectată denumirea corespunzătoare, iar „НН” este tăiată.
- Dacă un coleg a plecat într-o călătorie de afaceri, marcați „K”. Când se întoarce oficial și își începe îndatoririle obișnuite, ei pun litera „I”.
Cum să faci modificări
Contabilitatea timpului de lucru presupune fixarea unor informatii care se pot modifica in timpul zilei sau saptamanii, prin urmare, pontajul prevede si posibilitatea de a face modificari. Trebuie făcute ajustări pentru a reflecta situația reală, al cărei adevăr este documentat.
Există 2 moduri de a face corecturi:
- Sunt permise inexactități, dar documentul este completat de așa-numitul formular corector. Ambele lucrări sunt depuse împreună pentru verificare.
- Documentul original este corectat, iar un formular suplimentar nu este întocmit. Apoi, trebuie să tăiați cu atenție toate datele incorecte. Acest lucru se face cu o bară orizontală. Dacă informațiile eronate sunt conținute în câmpurile adiacente, o singură linie este tăiată.
În acest caz, se face neapărat o înregistrare corespunzătoare, care explică situația în detaliu, de exemplu.
Foaia de pontaj- acesta este un document care contine informatii despre orele efective lucrate si numarul de absenteism pe luna pentru fiecare angajat al organizatiei. Pe baza acesteia, calculul și calculul salariilor.
În cazul în care foaia de pontaj este întreținută manual, aplicați forma standard T-12, dacă controlul prezenței-absentism se efectuează automat (turnichet) - folosiți formularul T-13.
Completarea foii de pontaj
Fișa de pontaj se păstrează în fiecare zi lucrătoare timp de o lună, în ultima zi a lunii se însumează numărul total de ore lucrate și absențe de către fiecare salariat.
Acest document este compilat într-un singur exemplar și transferat departamentului de contabilitate.
Vom oferi instrucțiuni pentru completând foaia de pontajși calculul salariilor pe exemplul formularului T-12 ( formularul T-12și formularul T-13 aproape identice ca compoziţie).
- În partea de sus, indicați numele organizației în conformitate cu acte fondatoareși denumirea unității structurale, dacă există, din companie.
- Completam celulele „Numărul documentului” și „Data compilației” (de obicei, aceasta este ultima zi a lunii de raportare).
- În celula „Perioada de raportare”, specificați perioada de la prima zi până la ultima a lunii de raportare.
- În prima coloană a primei secțiuni a fișei de pontaj (1. Contabilitatea orelor de lucru), indicăm numărul de ordine al salariatului.
- Coloanele a 2-a și a 3-a sunt completate pe baza informațiilor de la carduri personale angajații (formular nr. T-2) care sunt angajați pe bază de ordin (instrucțiune) de angajare.
- În coloanele a 4-a și a 6-a introducem codul pentru costul orelor de lucru (luăm din simbolurile foii de pontaj) și informații despre numărul de ore lucrate pentru fiecare zi a lunii.
- În coloanele a 5-a și a 7-a notăm rezultatele intermediare pentru jumătatea I/II a lunii: în celula superioară introducem numărul de zile lucrate, iar în celula inferioară numărul de ore lucrate pentru perioada contabilă.
- La sfârșitul lunii de raportare se completează 8-17 coloane din formularul fișei de pontaj.
Numărul total de zile lucrate nu le include pe cele în care salariatul a lipsit de la locul de muncă (weekend-uri, zile de boală, călătorii de afaceri, absenteism etc.). Valoarea din coloana 8 se formează prin însumarea valorilor din celulele superioare ale coloanelor 5 și 7, valoarea coloanei a 9-a se formează prin însumarea valorilor din celulele inferioare ale coloanei 5 și 7.- În coloanele a 14-a și a 16-a introducem numărul de zile și de ore.
- În coloana a 15-a, indicăm motivul absenței (il luăm din simbolurile fișei de pontaj).
- În coloana a 17-a introducem numărul total de zile libere și concedii pentru fiecare angajat pentru luna de raportare.
A doua secțiune a fișei de pontaj (2. Calculul personalului de salarizare, coloanele 18-55) este întreținută de departamentul de contabilitate.
Acest document este semnat de persoana responsabilă cu completarea foile de pontaj, precum si seful unitatii structurale, un angajat al compartimentului de personal sau directorul societatii.
Legea muncii obligă angajatorii să țină evidența orelor lucrate de angajați. Organizațiile trebuie să înregistreze orele lucrate indiferent de statutul lor legal și antreprenori individuali. În special pentru aceasta, Comitetul de Stat de Statistică a elaborat și aprobat formularele Fișei de pontaj N T-12 și N T-13.
Iată instrucțiuni pentru completare, care vă vor ajuta să reflectați corect datele și să utilizați rațional fișa de pontaj.
De ce ai nevoie de o foaie de pontaj
Fișa de pontaj, aprobată prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică din 01/05/2004 nr. 1, ajută serviciul personal și departamentul de contabilitate al întreprinderii:
- ia in calcul timpul lucrat sau nelucrat angajat;
- monitorizează respectarea programului de lucru (prezență, neprezentare, întârziere);
- să aibă informații oficiale despre timpul lucrat de fiecare angajat pentru calcularea salariilor sau întocmirea rapoartelor statistice.
El îl va ajuta pe contabil să confirme legitimitatea acumulării sau neacumulării de salarii și compensații fiecărui angajat. Ofițer de personal - să urmărească prezența la vot și, dacă este necesar, să justifice sancțiunea aplicată angajatului.
Foaia de pontaj se referă la formele de documente care sunt eliberate angajatului la concediere împreună cu cartea de munca la cererea sa (articolul 84.1 din Codul fiscal al Federației Ruse).
De menționat că formularele unificate de pontaj N T-12 și N T-13 din 1 ianuarie 2013 nu sunt obligatorii pentru utilizare. Cu toate acestea, angajatorii sunt obligați să țină evidențe (partea 4 a articolului 91 din Codul Muncii al Federației Ruse). Organizațiile și antreprenorii individuali pot folosi alte modalități de a controla timpul petrecut de angajați la locul de muncă. Dar, de fapt, formatul formularului elaborat de Comitetul de Stat pentru Statistică este destul de convenabil și continuă să fie folosit peste tot.
Cine păstrează foaia de pontaj în organizație
Conform Ghidurilor pentru aplicarea și completarea formularelor de documente contabile primare:
- fișa de pontaj pentru anul 2019 este întocmită și menținută de o persoană autorizată;
- documentul este semnat de șeful de compartiment și de angajatul serviciului de personal;
- după care se transferă la departamentul de contabilitate.
După cum vedem, regulile nu stabilesc poziția angajatului care menține pontajul. Conducerea are dreptul de a numi pe oricine să îndeplinească această sarcină. Pentru a face acest lucru, se emite un ordin care indică funcția și numele persoanei responsabile. Dacă ordinul de numire a unui astfel de angajat nu este emis, atunci obligația de a păstra evidența ar trebui specificată în contract de muncă. În caz contrar, este ilegal să ceri unui angajat să țină evidențe. În organizațiile mari, fiecare departament are un angajat desemnat. Acesta completează formularul în termen de o lună, îl dă șefului secției spre semnare, care, la rândul său, după verificarea datelor, transmite formularul ofițerului de cadre. Un angajat al departamentului de personal verifică informațiile, completează documentele necesare activității sale pe baza acesteia, semnează foaia de pontaj și o transferă contabilului.
În firmele mici, un lanț atât de lung nu este respectat - foaia de pontaj este păstrată de un lucrător al personalului și apoi transferată imediat la departamentul de contabilitate.
Care este diferența dintre formularele N T-12 și N T-13 ale Foii de pontaj
Cele două formulare aprobate diferă ca subiecte, unul dintre ele (T-13) este utilizat în instituții și firme în care este instalat un turnichet special - sistem automat controlul prezenței angajaților. Iar formularul T-12 este considerat universal și conține, în plus, o Secțiune 2 suplimentară. Poate reflecta decontări cu angajații pentru salarii. Dar dacă firma ține evidența cu personalul ca vedere separată contabilitate, secțiunea 2 rămâne pur și simplu goală.
Completarea foii de pontaj
Există două moduri de a completa foaia de calcul:
- umplere continuă - în fiecare zi se notează toate aparițiile și absențele;
- completarea prin abateri - se notează doar întârzierea, absenteismul.
De exemplu, oferim instrucțiuni pentru completarea formularului T-13 folosind metoda de umplere continuă.
Pasul 1 - denumirea organizației și unității structurale
În partea de sus, introduceți numele companiei (numele complet al IP) și numele unității structurale. Acesta ar putea fi un departament de vânzări, un departament de marketing, un departament de producție etc.
Pasul 2 - Cod OKPO
OKPO - clasificator integral rusesc intreprinderi si organizatii. Conținut în bazele de date Rosstat, este format din:
- 8 cifre pentru persoane juridice;
- 10 cifre pentru IP.
Pasul 3 - numărul documentului și data întocmirii
- Numărul documentului este atribuit în ordine.
- Data de compilare este de obicei ultima zi a lunii de raportare.
Pasul 4 - perioada de raportare
Fișa de pontaj se predă pentru o lună - perioada de la prima până la ultima zi a lunii august în cazul nostru.
Pasul 5 - Informații despre angajați
Se completează un rând separat pentru fiecare angajat al departamentului.
- Numărul ordinal din tabel.
- Numele și funcția angajatului.
- Fiecărui angajat i se atribuie un număr de personal și este utilizat în toate documentele contabile interne. Acesta este reținut de către angajat pe toată durata de muncă în organizație și nu este transferat unei alte persoane încă câțiva ani după concediere.
Pasul 6 - Prezență și detalii despre program
Simbolurile abreviate sunt folosite pentru a completa informații despre prezența și absența angajaților. O listă a acestora o veți găsi la sfârșitul articolului într-un paragraf separat. În exemplul nostru, pentru muncitorul Petrov A.A. 4 abrevieri folosite:
- I - prezența la vot (în cazul prezenței la vot se înregistrează numărul de ore lucrate în celula de jos);
- Într-un weekend;
- K - călătorie de afaceri;
- OT - vacanță.
Pasul 7 - numărul total de zile și ore pentru lună
- În coloana a 5-a indicați numărul de zile și ore lucrate pentru fiecare jumătate de lună.
- În coloana a 6-a - numărul total de zile și ore pentru lună.
Pasul 8 - Informații despre salarizare
Codul tipului de plată definește un anumit tip de plată în numerar, criptat în numere. Lista plina Vezi codurile la finalul articolului. Exemplul folosește:
- 2000 - salariu (salarii);
- 2012 - vacanta.
- Cont corespunzător - un cont din care sunt anulate costurile pentru tipul specificat de remunerație. În cazul nostru, contul pentru anularea salariilor, plățile de călătorie și plățile de concediu este același.
- Coloana 9 indică numărul de zile sau de ore lucrate pentru fiecare tip de salariu. În cazul nostru, zilele de prezență și călătoriile de afaceri sunt trecute în celula de sus, iar zilele de vacanță sunt în celula inferioară.
Dacă un singur tip de remunerație (salariu) este aplicabil tuturor angajaților pe parcursul lunii, atunci tipul de cod de plată și numărul de cont sunt trecute deasupra, coloanele 7 și 8 sunt lăsate necompletate, indicând doar zilele lucrate sau orele lucrate în coloana 9. . Ca aceasta:
Pasul 9 - detalii despre motivele și timpul neprezentării
Coloanele 10-12 conțin codul pentru motivul absenței și numărul de ore de absență. În exemplul nostru, angajatul a lipsit timp de 13 zile:
- 3 zile - în legătură cu o călătorie de afaceri;
- Am fost in vacanta de 10 zile.
Pasul 10 - semnăturile persoanelor responsabile
Foaia de pontaj se semnează la sfârșitul lunii:
- ofițerul responsabil cu întreținerea;
- sef sectie;
- muncitor de personal.
Cum să marchezi vacanța în foaia de pontaj
Înainte de a marca o vacanță în foaia de pontaj, este important să cunoașteți următoarele puncte:
- ce tip de vacanta sa lasi jos;
- perioada de concediu - de la ce data pana la ce data se odihneste angajatul;
- ce metodă se completează foaia de pontaj - se înregistrează solide sau numai abaterile.
Diferite tipuri de concediu sunt indicate în buletinul de evaluare prin următoarele abrevieri:
încă o vacanță plătită
suplimentar plătit
administrativ (fara economisirea salariului)
instruire cu salariu de economisire
formare la locul de muncă (zi scurtată)
antrenament fără a economisi salariul
pentru sarcină și naștere
îngrijirea unui copil de până la 3 ani
fără salvarea RFP în cazurile prevăzute de lege
suplimentar fără a salva RFP
Când utilizați ambele metode de completare a foii de pontaj simbol concediul se aplică pentru fiecare zi în care salariatul este absent. Doar că, atunci când se utilizează metoda continuă, zilele rămase sunt umplute cu prezențe (cod condiționat „I”), iar atunci când se utilizează metoda de contabilizare a abaterilor, acestea rămân goale.
Alte denumiri și coduri din tabel
Desemnările literelor utilizate în foaia de pontaj le oferim sub formă de tabele.
Prezența la locul de muncă:
Absența de la serviciu:
invaliditate temporară (concediu medical) cu plata indemnizaţiilor
incapacitate temporară de muncă fără plata indemnizaţiilor
program redus de lucru în cazurile prevăzute de lege
absenteism forțat în timpul suspendării ilegale (concediere)
neprezentarea în legătură cu îndeplinirea îndatoririlor de stat (publice).
absenteism fără motive întemeiate
muncă cu jumătate de normă
weekenduri și sărbători legale
concediu suplimentar platit
concediu suplimentar neplătit
grevă
motiv inexplicabil al absenței
oprire din vina angajatorului
timp de nefuncţionare din motive independente de controlul oricui
timp de nefuncţionare datorat angajatului
suspendare de la muncă (plătită)
suspendare fără plată
suspendarea lucrărilor cu întârziere în cererea de propuneri
Dăm doar principalele coduri digitale ale tipurilor de remunerare(Lista completă se află în Ordinul Serviciului Fiscal Federal al Rusiei din 13 octombrie 2006 N SAE-3-04 /):
Șablon de foaie de pontaj completat