Nu a fost dezvoltată o singură instrucțiune pentru capsarea documentelor. Dar recomandările pentru cazurile intermitente sunt cuprinse în Recomandările metodologice ale Arhivelor Federale, ordinul Ministerului Culturii din Rusia pentru 2005 nr. 536, instrucțiuni. Banca centrala privind gestionarea înregistrărilor și în GOST 51141, care reglementează regulile de stocare a documentelor.
Luați în considerare principiile de bază ale cusăturii corecte a diferitelor documente.
Acoperi
Înainte de a afișa documente, ar trebui să vă gândiți la o copertă de carton pentru fiecare dosar. Sunt:
Informatiile de pe coperta sunt:
- Numele organizației.
- Numele departamentului organizației (de exemplu, departamentul de resurse umane).
- Index de caz.
- Titlul cazului.
- Termen de valabilitate.
- Numar de volum.
- Numărul de foi din liant.
- Data întocmirii liantului.
inventar
Fiecare set de documente este furnizat cu un inventar. Acesta conține informații:
- Numele documentului.
- Data liantului.
- Termen de valabilitate.
- Adnotare (adică o explicație a ceea ce este conținut în document și de ce este necesară stocarea acestuia).
- Lista tuturor documentelor incluse în liant, indicând paginile din fiecare document.
- Datele persoanei responsabile - compilatorul liantului.
La numerotare nu se ia în calcul inventarul. Inventarul poate fi depus într-un folder comun, poate fi lipit în copertă sau stocat separat. Dar funcționarii preferă totuși să-l flash: probabilitatea siguranței sale este mai mare.
Numerotarea foilor
Numerotarea este aplicată cifre arabe(în cazuri rare - roman), ascendent. De obicei, numerotarea nu este dificilă, dar trebuie luate în considerare o serie de subtilități:
Modalități de a flash documente
Există mai multe moduri de a lega documentele:
- Cu ac și ață. Potrivit pentru documente mici. Cusatura se face in doua intepaturi, pe spate capetele firului sunt prinse intre ele. Pe fir este atașată o bucată de hârtie cu o inscripție de confirmare și un sigiliu.
- Cu ață și un perforator. Metoda este asemănătoare cu cea anterioară, dar astfel puteți fixa o carcasă mai mare la un moment dat. Capacul nu este de obicei afectat.
- Cu un burghiu sau o șurubelniță.În acest fel, carcasele la scară largă sunt cusute împreună. O frânghie groasă sau un șnur poate fi folosită ca fir. De asemenea, această metodă este folosită dacă este necesar să coaseți carcasa împreună cu husa.
- Cu ajutorul unei mașini de legare și a unui numărător automat. Această metodă este disponibilă numai în tipografii.
Jurnalele caietelor de lucru trebuie sigilate cu un sigiliu înainte de capsare.
Instrucțiuni foto pentru intermiterea documentelor cu fire
Schema generală a firmware-ului documentului
Cum să flash documente pentru arhivare
Documentele trebuie predate arhivei întreprinderii la un an după ce sunt finalizate în muncă de birou. După ce sunt stocate pentru un anumit timp în organizație, acestea trebuie transferate la arhiva de stat, regională sau municipală. Termenele limită sunt următoarele:
- 75 de ani - pentru documente privind personalul, cărțile de uz casnic, evidența actelor notariale și o serie de altele.
- 20 de ani - pentru proiecte de construcție capitală, documentație tehnologică și de proiectare, brevete.
- 15 ani pentru documentare științifică.
- 5 ani - pentru documente de film.
- 3 ani - pentru documente video și foto.
Documentele sunt predate arhivei de către angajații serviciului suport de documentare management. Dacă nu există o astfel de unitate specifică în organizație, atunci secretarul, specialistul serviciului de personal sau adjunctul șefului, în cazuri rare, contabilul, se ocupă de arhivă.
Înainte de a pregăti documentele pentru arhivă, este necesar să găsiți o copertă potrivită pentru acestea și să adăugați informații suplimentare la inventar, cum ar fi:
- Data inventarierii.
- Numărul volumului (dacă carcasa este formată din mai multe volume).
- Numele și funcția inventatorului.
Executarea cauzei în sine constă în următoarele etape:
- Controlul grupării documentelor în cauză.
- Depunerea.
- Numerotarea foilor.
- Fixarea și întocmirea unei inscripții de confirmare cu sigiliu.
- Compilarea unei descrieri de caz.
Video: Cum să flash documente pentru arhivare
Cum să flash documente pentru taxe
Firmware-ul documentelor pentru serviciul fiscal este ușor diferit de firmware-ul documentelor pentru arhivă. Caracteristicile sale sunt:
- Documentele sunt prinse în 3 perforații, distanța dintre ele nu este mai mică de 3 cm.
- Carcasa poate fi cusuta cu un ac de cusut cu fire, sfoara bancara sau fir de nailon.
- Documentele trebuie sigilate prin lipirea de hârtie de 3x5 cm pe nod.Capetele firelor trebuie să rămână libere.
- Pe autocolant este o inscripție de confirmare cu un sigiliu.
- Rapoartele contabile trebuie cusute în 5 găuri, nodul este lipit cu hârtie absorbantă.
În iulie 2013, Serviciul Fiscal a clarificat că declarațiile și acte fondatoare permis să fie predat fără căptușeală.
Video: Cum să flashați corect documentele pentru impozitare
Inscripția de certificare
Se face după ce toate documentele sunt depuse și numerotate. Este o bucată de hârtie de 5x6 centimetri. Inscripția se lipește pe spatele ultimei foi în așa fel încât să se fixeze nodul firului care ține carcasa împreună.
Acesta afirmă:
- Numărul de foi din dosar (în cifre și în cuvinte).
- Caracteristicile documentelor imbricate (de exemplu, dacă unele dintre ele sunt rupte).
- Numele, funcția și semnătura redactorului dosarului.
Sigiliul firmei este pus pe inscripție astfel încât amprenta acesteia să fie atât pe autocolant (adică pe inscripția propriu-zisă), cât și pe coală.
Cum să remediați erorile
Principala cerință pentru documentele depuse este inviolabilitatea. Dacă undeva este făcută o inexactitate - de exemplu, au uitat să atașeze un document, atunci este necesar fie să-l depuneți ca volum separat, fie să dezasamblați întregul fișier și să-l refacă din nou. Nu sunt permise atașări sau completări în cazul legat.
Dacă au apărut erori la numerotare, atunci se permite utilizarea numerotării cu litere. Aceasta înseamnă că același număr este pus pe foaia care lipsește, dar i se adaugă o literă, de exemplu: 15, 16, 16a, 16b, 17 ...
Dacă numerotarea este ruptă mai serios, atunci va trebui făcută din nou. Pentru a face acest lucru, trebuie să tăiați cu atenție numerele aplicate incorect și să introduceți altele noi.
De asemenea, vor trebui făcute modificări ale inscripției de certificare: tăiați datele vechi și puneți-le pe cele noi alături.
Câți ani a existat o dispută cu privire la soarta cărților, a ziarelor, a documentelor pe hârtie? Nu devine mai puțin, nici primul, nici al doilea, nici al treilea. Poate doar că ritmul de creștere încetinește. Uneori devine necesară fixarea documentelor pe mai multe coli. Nu puteți face acest lucru cu un capsator, lipiți-l și. Dar ce zici? Nevoie documente de bază. Da, cusătură! Adică, cu fire, un ac, trebuie să-l luați și să fixați toate documentele. DAR cum se coase un document s? Niciunul dintre organismele care o solicită nu oferă instrucțiuni, reguli și modele. Deși, s-ar părea, ei bine, fă o fotografie cum se coase documenteleși toată lumea va fi mai bine. Și, la urma urmei, trebuie să coaseți documentele corect și nu așa cum doriți, ci „corect” - din cuvântul „regulă”. Capsarea corectă a documentelor oferă cea mai mare dificultate pentru contrafacere și, prin urmare, este considerată cea mai fiabilă modalitate de a salva un document cu mai multe pagini (cu mai multe foi).
Din păcate, nu există instrucțiuni și reglementări clare (aceleași „reguli”) pentru firmware-ul documentelor. Dar există cerințe generale proprii ale diferitelor cazuri, de exemplu, recomandari generale pe firmware-ul A4 documentele pot fi culese din recomandări metodologice privind elaborarea instrucțiunilor pentru munca de birou în autoritățile executive federale, aprobat. Prin ordinul Arhivei Federale din 23 decembrie 2009 N 76 și din GOST R 51141-98 „Lucrări de birou și arhivare”. Iar la înregistrarea unui SRL, documentele care reglementează astăzi firmware-ul documentelor sunt „Cerințe pentru executarea documentelor utilizate în înregistrarea de stat a persoanelor juridice, precum și indiviziiîn calitate de întreprinzători individuali din 26 februarie 2004 N-110 și „Explicații metodologice privind procedura de completare a formularelor de documente utilizate pentru înregistrarea de stat entitate legală» (Articolul 1, paragraful 3). Ei bine, și așa mai departe, dar majoritatea acestor reglementări se aplică documentelor stocate mai mult de 10 ani.
În general, pricepere legați corect documentele poate fi nevoie de mai multe ori. De exemplu, atunci când trimiteți rapoarte, trebuie să capsați documente la FIU, precum și documente capsate pentru biroul fiscal (de exemplu, poate fi o carte de venituri și cheltuieli *), etc. Uneori trebuie să faceți cusătura documentelor în bancă angajaților departamentelor relevante. În cele din urmă, trebuie să îmbinați în mod constant contabilitatea și documente de numerar, să facă acest lucru la întocmirea documentelor pentru licitație, precum și la depunerea documentelor pentru păstrare arhivă.
În principiu, toți contabilii lucrează cu programe de contabilitate, fără ele acum nu există nimic. Dar semnificație juridică cel mai adesea au acte, pentru că documente pe e-mail au efect juridic numai dacă sunt semnate semnatura digitala. Și în acest caz, nu este necesară duplicarea pe hârtie. Acest lucru se aplică facturilor și multor alte documente. În principiu, dacă doriți să încercați să lucrați fără hârtie sau să o reduceți și, de asemenea, să faceți toate calculele cu ușurință 🙂, atunci puteți apela la departamentul de contabilitate online numărul unu din Rusia - „Circuitul de contabilitate” de la toți contabilii din cunoscuta companie SKB Kontur. Cea mai populară zonă de contabilitate pentru care se utilizează contabilitatea online este salarizarea - are cea mai accesibilă rată - 1.500 de ruble pe trimestru (inclusiv raportarea)! Aceasta este o alternativă foarte interesantă la 1C și puteți lucra cu baze de date descărcate din 1C! Mulți vor fi surprinși, dar munca în Circuitul Contabilității nu necesită studii, mai ales să urmeze cursuri plătite etc. Este foarte ușor să începi să te cunoști/lucrezi, după o înregistrare rapidă și simplă pentru o lună întreagă de muncă, poți folosi serviciul:
Dar toate acestea sunt bune și frumoase, dar departamentul de contabilitate va trebui să lucreze cu hârtii mult timp și trebuie făcut acum! Și din moment ce trebuie să capsați diferite documente care au semnificații diferite, forma foilor, grosimea carcasei (pachete de foi), atunci recomandările / regulile / practicile au mai multe opțiuni instrucțiuni pas cu pas. Probabil, pentru comoditate, trebuie să împărțiți obiectele de cusătură:
1) mai multe coli A4
2) contabilitate, inclusiv documente de casă, documente
O diferență pur externă - primii sunt capsați singuri (de regulă, fiecare document este capsat separat), cei din urmă pot fi capsați în fișiere (fiecare fișier poate fi format din orice număr de documente), respectiv, pot avea cruste de carton .
Pentru a înțelege acest lucru, puteți vedea o fotografie cu capsarea documentelor folosind cel mai simplu exemplu - pentru un document de mai multe coli A4:
Dar dacă doriți să vizionați instrucțiunile video, atunci vă puteți referi la el. Pentru ca videoclipul să nu dubleze fotografia, se va da o altă situație când documentele pot/trebuie să fie capsate în partea de sus stânga colţ:
Deci, ce trebuie să pregătiți înainte de a capsa documentele:
- documentele)
- imprimare (dacă există, nu este întotdeauna necesară, dar este puțin probabil să fie de prisos)
- fire (aspre)
- un ac
- perforator
- adeziv pentru papetărie
- hârtie autocolantă cu dimensiunea de aproximativ 4 * 6 cm
Apoi, în stânga pe foaie, la o distanță de aproximativ jumătate din câmp fără text, se fac găuri cu un ac în cantitate de trei până la cinci bucăți. Puncturile trebuie situate simetric la o distanta de 3 cm si strict verticale.
Deci, să ne ocupăm de totul în ordine.
1) Întocmirea documentelor.
Mai întâi trebuie să faceți găuri (găuri), pentru majoritatea documentelor este suficient să faceți trei. Puncturile (gauri/gauri) trebuie amplasate simetric si strict vertical. Dacă trebuie să coaseți documente cu fire, iar documentele constau din mai multe foi, atunci puteți face găuri cu un ac, adică imediat „coaseți”, deși puteți lucra și cu un perforator. Pentru mai ales documente importante este mai bine să faci cinci găuri. Există o părere că cusarea documentelor cu fire prin trei găuri nu este suficient de fiabilă, rămâne posibilitatea înlocuirii. Și firmware-ul prin 5 găuri este limita de protecție a documentelor de care este capabil firmware-ul. Găurile ar trebui să fie situate în stânga, de regulă, toată lumea are experiența de a „perfora” foi și de a le introduce în mape, deci nu ar trebui să existe dificultăți, deoarece, de fapt, locația găurilor pentru capsarea documentelor este identică. .
De asemenea, trebuie menționat că este ușor să faci găuri pentru mai multe coli A4, dar perforatorul este conceput pentru o anumită grosime a unui pachet de coli. Dar dacă trebuie să capsați documente de numerar într-un pachet gros, de exemplu? În acest caz, ar trebui să utilizați o punte (probabil că nu este ușor de găsit la birou) sau, dacă cazul este foarte dificil, de exemplu, trebuie să capsați documentele contabile cu un pachet foarte gros, atunci puteți utiliza un ascuțit. cui și un ciocan. Domeniul de aplicare nu este clerical, dar ce poți face.
Apoi, în document(e), va trebui să numerotați foile: mai întâi trebuie să scoateți agrafele, apoi să aranjați documentele în ordine și să le numerotați de la prima foaie până la ultima.
2) Cusătură.
De obicei, trebuie să capsați documentele cu fir, dar uneori puteți folosi bandă subțire (așa cum se arată în videoclipul de mai sus). Deși, mulți contabili preferă să coasă documentele nu cu orice fire, ci cu sfoară de bancă sau fire de cusut LSh-210. Acesta este de dorit, totuși, un fir dur.
Documentele sunt cusute de două ori, pentru rezistență, iar restul firului este scos pe partea din spate din orificiul central și tăiat, dar ar trebui să rămână aproximativ 6 cm din capătul liber. După aceea, firele sunt înnodate astfel încât o bucată de hârtie imprimată să poată fi lipită pe ele (vezi foto/video de mai sus)
3) Certificarea documentului legat
Mai întâi trebuie să pregătiți o hârtie autocolantă, puteți face acest lucru, de exemplu, într-un Word, creând un tabel și completându-l. Apoi tipărim foaia și decupăm masa. Probă:
Cusut, numerotat, semnat
și sigilați ___ (_______________________) foaie ___
CEO
CJSC „CJSC”
I.I. Ivanov
Trebuie să alegeți hârtie absorbantă, deoarece nodul ar trebui să fie clar vizibil, respectiv hârtie groasă nu poate fi folosită. Lipiți hârtia autocolantă în așa fel încât să acopere nodul și o parte din lungimea firelor care ar trebui să fie libere (vezi foto/video). Trebuie să lipiți această hârtie pe lipici de papetărie (sticlă lichidă). Apoi se pune un sigiliu și se pune o semnătură (de către șeful organizației sau o persoană autorizată), în timp ce marginile semnăturii și sigiliului ar trebui să depășească limitele hârtiei autocolante. După aceea, amprenta de imprimare și nodul de fire sunt unse cu lipici deasupra. Acesta din urmă nu este întotdeauna necesar, de exemplu, un extras din registru va fi depus la fisc, dar nu vor completa sigiliul și semnătura cu lipici. Deci, trebuie să determinați în mod independent gradul de importanță al documentelor care trebuie capsate. Rigoare maximă la capsarea documentelor este de obicei acordată celor mai importante documente contabile. La urma urmei, auditorii, auditorii sunt oameni fără milă în ochi și fără inimă 🙂 Și așa cum se coase documentele nimeni nu învață pe nimeni, atunci când verifică pot găsi cu ușurință greșelile.
Până la urmă, există situații controversate.
Uneori vorbim nu despre cum se coase documenteleși dacă ar trebui făcută deloc. Faptul este că autoritățile de reglementare solicită uneori certificarea copiilor. Și opțiunea cu o alternativă - când toate documentele sunt depuse, s-ar putea să nu vă placă. De exemplu, a existat un astfel de caz.
Inspectorii au cerut documente de la companie. Contribuabilul și-a depus copiile împreună, și a pus pe ultima foaie o inscripție indicând numărul de foi, sigiliul companiei și semnătura reprezentantului. Inspectorii nu au luat dosarul - spun ei, a fost necesar să se asigure fiecare exemplar separat. Contribuabilul s-a adresat instanței de judecată cu cerere de obligare a inspectoratului să accepte documente certificate prin metoda firmei.
Instanța a menținut cea fiscală (decretul Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Moscova din 05.11.09 nr. КА-А41/11390-09). Chiar dacă toate foile au fost cusute și numerotate, judecătorii au decis asta Codul fiscal cere ca fiecare document să fie certificat separat.
Așadar, înainte de a coase, ar trebui să aflați exact ce vor să obțină autoritățile de reglementare. Mai ales în cazul unui control (trafic care se apropie, etc.)
Actualizat 11.01.2015
Există o altă situație când trebuie să capsați documente - aceasta este furnizarea de oficiu fiscal copii pe hârtie ale documentelor pe hârtie. Această opțiune este discutată în scrisoarea Ministerului Finanțelor din 29 octombrie 2015 Nr. 3-02-RZ / 62336.
Acesta definește o copie ca o copie care reproduce integral informațiile originalului. O copie, desigur, trebuie certificată, într-o scrisoare o copie legalizată este o copie a unui document, pe care, în conformitate cu procedura stabilită, sunt aplicate detalii pentru a-i asigura semnificația juridică. De fapt, totul este logic și simplu.
În plus, litera indică în mod direct cerințele pentru capsarea documentelor de hârtie (copii) - nu puteți capsa mai mult de 150 de coli, se aplică numerotarea continuă a foilor, începând de la una (în cifre arabe). În același timp, „toate foile din cusătură sunt cusute pentru 2-4 înțepături cu un fir puternic, ale căror capete sunt scoase pe dosul ultimei foi și legate. Pe reversul ultimei foi, la punctul de lipire este lipit un autocolant de hârtie (sub forma unui dreptunghi care măsoară aproximativ 40–60 mm pe 40–50 mm). Autocolantul trebuie să acopere complet locul unde este fixat firmware-ul, numai capetele firelor de cusut pot depăși autocolantul, dar nu mai mult de 2–2,5 cm. Pe autocolantul de hârtie este aplicată o inscripție de confirmare, care indică numărul ( în cifre şi cuvinte arabe) foi numerotate. Inscripția de certificare este semnată de șeful sau alt reprezentant al organizației, indicându-i numele de familie și parafa, funcția, data semnării. Inscripția de certificare este sigilată cu sigiliul organizației (dacă există). Sigiliul este plasat astfel încât să prindă parțial autocolantul de hârtie care sigilează capetele firului, semnătura personală, prenume, parafa persoanei care a certificat actele (copii acte), data atestarii acestora. Dacă ați observat, atunci în scrisoare se menționa posibilitatea ca organizația să nu aibă sigiliu... Ministerul de Finanțe le citește scrisorile, și asta e bine!
Ce este util să știe un contabil:
* Ordinul Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 30 decembrie 2005 N 167n „Cu privire la aprobarea formularului Registrului de contabilitate a veniturilor și cheltuielilor organizațiilor și întreprinzătorilor individuali care utilizează sistemul de impozitare simplificat și procedura de completare a acestuia afară":
1.5. Registrul de contabilitate a veniturilor și cheltuielilor trebuie să fie dantelat și numerotat. Ultima pagină a Cărții de Venituri și Cheltuieli, numerotată și împletită de contribuabil, indică numărul de pagini conținut în aceasta, care este confirmat de semnătura șefului organizației (antreprenor individual) și sigilat de organizație (persoană fizică). antreprenor - dacă există), și, de asemenea, certificat prin semnătura unui funcționar al organului fiscal și sigilat de organul fiscal înainte de menținerea acestuia. Pe ultima pagină a Registrului de contabilitate a veniturilor și cheltuielilor, numerotat și dantelat de contribuabil, care a fost ținut în în format electronic, și ieșire la sfârșit perioada fiscala pe suport de hârtie, este indicat numărul de pagini conținut în acesta, care este confirmat de semnătura șefului organizației (antreprenor individual) și sigilat de organizație (antreprenor individual - dacă există), și, de asemenea, certificat prin semnătura unui funcționar al organul fiscal și sigilat de organul fiscal.
Astăzi voi arăta în practică cum să capsați documentele în 4 perforații. Ofer explicații cu fotografii. Trebuie să spun imediat că aceasta nu este o legare profesională. Proiectată profesional într-o copertă din carton, carcasa arată ca o carte obișnuită. Dar pentru o organizație care nu este o sursă de achiziție a arhivei de stat (municipale), această metodă de capsare a documentelor este destul de potrivită: respectă regulile de arhivare.
Cum să cusezi documentele pentru impozit, spune. Este descris cum să flash reviste și care dintre ele.
Subliniez: arăt cum se capsează documentele unei organizații care intenționează să stocheze aceste documente pentru stocare permanentă sau pe termen lung exclusiv în propria arhivă. În arhivele unor astfel de companii, de regulă, nu există o găleată cu adeziv special și o perie de vopsea, o presă de liant și un dispozitiv pentru nivelarea teancurilor de hârtie, iar colegii mei care lucrează în birouri, dacă și au auzit, cu siguranță nu este despre documente. Așadar, clasa mea de master despre capsarea documentelor este destinată exclusiv amatorilor care au la dispoziție o pereche de mâini drepte și în creștere de unde au nevoie și câteva obiecte și materiale. Scopul nostru este să aranjam cutii într-o husă de carton a) corect, b) rapid, c) la buget, d) cât mai frumos.
Pentru documente mai serioase care vor fi stocate pentru o perioadă lungă de timp, și cu atât mai mult în arhiva statului, această metodă este cu greu potrivită. Pentru a face acest lucru, va trebui să invitați profesioniști.
Cum să capsați documentele: pregătiți-vă
Avem o carcasă terminată și gata de cusut. Pentru a-l flash, avem nevoie de:
• un burghiu obisnuit sau un perforator puternic (puternic este cel care se potriveste a 150 sau mai multe coli odata);
• husă carton „Nr. carcasă.” (cea mai ieftină opțiune; dacă puteți găsi carton de aceeași calitate în format A4, vă va fi și mai ușor: nu trebuie să îl tăiați);
• o foaie de carton pt creativitatea copiilor;
• rigla;
• pix (pentru a trasa linii pentru pliere; cine se simte confortabil cu foarfeca - deseneaza cu foarfeca);
• foarfece;
• fire groase sau sfoară;
• ac mare;
• Lipici PVA;
• autocolant pe cotorul volumului.
Este posibil să aveți nevoie și de agrafe de hârtie sau de orice alte mijloace pentru a fixa tomul, astfel încât să nu se destrame.
Gătirea capacului
Din dosarul de carton „Case No.” tăiem două foi de format A4 sau luăm foi gata făcute.
Lipim o coală de carton pentru creativitatea copiilor pe una dintre foile A4 de marginea stângă. Foaia de acoperire ar trebui să fie îndreptată spre noi. Cartonul trebuie lipit cu fața în jos. Aceasta este coloana vertebrală viitoare. Facem o bandă de lipici nu lată, câțiva centimetri sunt de ajuns. Pune-l sub presă și lasă-l să se usuce corespunzător
Atenție la cât de mult este mai mică foaia de carton pentru copii decât coperta. Insa pe ambalaj scrie ca formatul sau este A4... Ai grija cand cumperi. Nu am avut noroc de data asta, dar poate e mai bine: iese mai clar.
Pentru ca coloana vertebrală să parcurgă bine și uniform volumul, marcam trei linii de pliere de-a lungul riglei cu un stilou: primele două după 2 și 4 cm de marginea stângă (neapărat la o distanță egală una de cealaltă) și a treia - plecând de la a doua linie o astfel de distanță care este egală cu volumele de lățime. Nu regretăm forțele, trasăm liniile adânc. De fapt, folosesc de obicei un stilou care a rămas fără pastă cu mult timp în urmă, apoi primesc o linie de pliere incoloră. Dar pentru MK este mai bine să fie mai vizibil.
Luminăm
Găurim (găurim, perforam) împreună: volumul carcasei, capacul inferior (nu uitați să îl puneți corect, fața viitoare pe masă), capacul superior direct cu foaia lipită și căptușită. Găurile ar trebui să cadă strict pe prima fâșie a capacului pe care am separat-o. Pagina de titlu nu este străpunsă!!!
Încărcăm firul sau sfoara în ac și coasem volumul. În acest caz, avem nevoie de cozile firelor să cadă pe spatele volumului. Cum să capsați documentele cu un ac și unde exact să introduceți acul este mai ușor de arătat decât de descris:
Din față arată așa:
Legam cozile firelor. Nu trebuie să-l strângeți prea mult, altfel va fi foarte dificil să deschideți volumul pentru a face o copie a documentelor. Trebuie lăsat o cantitate mică de fir pentru deschidere.
Luăm volumul nostru cusut și îndoim înapoi foaia de carton lipită:
• pe prima linie - firele sunt închise;
• de-a lungul celei de-a doua linii - cartonul se întoarce în jos, formând o coloană vertebrală;
• pe a treia linie - cartonul ne îmbrățișează volumul și în același timp închide nodul din spate.
Toate pliurile sunt călcate cu foarfece.
Lipim restul cartonului pe spatele exteriorului husei, ascunzând firul și înnodând sub el. Nu regretăm lipiciul și îl ungem pe ambele suprafețe într-un strat uniform.
Trimitem volumul sub presă să se usuce.
Scoaterea volumului
Acum luăm în mână Pagina titluși tăiați 2 cm din marginea sa stângă. Numai pentru frumusețe, nu poți face asta. Lipim foaia de volum și din nou sub presă (în fotografie coperta este încă udă, deci nu arată foarte îngrijită; când este uscată, va deveni albă și uniformă).
Rămâne doar să lipim coloana vertebrală.
Volum deschis:
Datorită faptului că nu strângem foarte mult firul, acesta poate fi deschis și copiat liber.
Ca presa, este foarte bine sa folosesti o cutie noua cu rame de hartie: este destul de grea si are dimensiunea perfecta. Se pare ca cusatura este un proces indelungat datorita faptului ca de multe ori trebuie sa pui volumul sub presa. Dar dacă procesați mai multe volume în același timp, atunci nu trebuie să așteptați până când fiecare se usucă: în timp ce unele volume sunt sub presiune, pregătim altele și așa mai departe în cerc. Dacă pregătiți husele în avans, atunci într-o zi lucrătoare, fără a vă încorda în mod deosebit, puteți coase 20 de volume.
Când lucrați cu documentație, mai devreme sau mai târziu vă confruntați cu nevoia de a conduce Bun, dacă aceste cunoștințe nu sunt obținute în timpul următoarei inspecții a oricăror organisme autorizate. Firmware-ul este un element important în munca de birou, care este mai bine să nu fie lăsat nesupravegheat pentru a nu „primi o amendă”. Dacă documentul este cusut incorect, atunci în viitor va fi problematic să se dovedească că înlocuirea informațiilor nu a avut loc. În această publicație este descris modul în care se luminează corect, numărul revistei.
O responsabilitate
Unele documente au un grad crescut de importanță, așa că necesită mai multă atenție la stocare și formatare. Firmware-ul și numerotarea documentației nu este deloc un capriciu, ci protecție împotriva modificărilor ilegale, prin ruperea/adăugarea de pagini și alte acțiuni neautorizate.
Trebuie să fac reviste într-un birou privat? Raspunsul este da. Nu contează deloc ce formă de proprietate are organizația, verificarea poate ajunge cu ușurință la obișnuit antreprenor individual pentru că legea este aceeași pentru toată lumea.
Atunci când angajați o secretară sau un funcționar, este mai bine să clarificați imediat dacă candidatul știe să coase cărți și cum o face? Dacă există dificultăți în a răspunde la această întrebare, rețineți: acest solicitant nu va deveni un partener de încredere, deoarece abilitățile de firmware nu sunt mai puțin importante decât abilitatea de a scrie litere corect sau de a tasta rapid texte pe computer folosind „zece oarbe”. metoda degetelor”. Și vestea bună este că aceste cunoștințe pot fi obținute cu ușurință, odată ce s-a rezolvat această problemă.
În unele structuri, precum organele de drept, serviciul de audit intern efectuează întotdeauna un audit cu o predilecție deosebită și, în primul rând, se uită la proiectarea corectă a revistelor, chiar verifică șiretul notelor de personal!
Toate casele de marcat ar trebui să fie cusute în primul rând, tot ce ține de finanțe este întotdeauna în centrul atenției serviciilor de control. Este necesar să flashați și să înregistrați comenzile și reviste pentru marcarea corespondenței de intrare/ieșire și alte lucruri.
Unele reviste au fost întreținute la întreprinderi de ani de zile, în aceste cazuri se întâmplă ca firul firmware-ului să ajute cartea pur și simplu să nu se destrame în părțile sale constitutive de la bătrânețe.
Cum să flashiți și să numerotați o revistă: instrucțiuni pas cu pas
De fapt, este dificil să flashezi doar primul tău document. La urma urmei, nu știi de unde să începi și cum să flashezi corect o revistă, cum să o abordezi. Dar lucrul cu documentele ulterioare va fi o manipulare obișnuită de rutină și nu mai mult.
Cum să flash o revistă? O mostră poate fi văzută mai jos în fotografie, un ajutor vizual funcționează întotdeauna mai bine decât scris mii de cuvinte.
Numerotare
Dacă cel puțin o foaie lipsește din jurnal, atunci acest lucru va conduce imediat organismul de inspecție la ideea unui fals oficial la întreprindere. Dacă foile au fost rupte, atunci unele informații au fost ascunse și atunci își vor da seama cine beneficiază de ele și de ce. Dacă inspectorul dorește cu siguranță să pedepsească compania pentru ceva, atunci documentele nestrânse vor fi un „cârlig” excelent în activitățile sale.
Puteți numerota cartea manual, iar foile sunt numerotate, nu paginile. Coperta nu este o foaie, de obicei plasată în colțul din dreapta jos. Dacă a fost făcută o greșeală la numerotarea manuală, atunci puteți corecta numărul cu un pix și puteți pune lângă el semnătura unui funcționar, de exemplu, o secretară care este responsabilă cu intermiterea revistelor la întreprindere.
Piața modernă este suprasaturată cu mărfuri, puteți cumpăra cu ușurință imediat o revistă frumos numerotată. Acest lucru, fără îndoială, este convenabil, deoarece prescrierea numerelor de la unu la o sută nu este cea mai interesantă experiență.
Thread pentru firmware
Un fir obișnuit, precum cel pe care îl coasem nasturii și îl folosim în mod obișnuit în viața de zi cu zi, nu este potrivit pentru muncă. Dacă luați o probă subțire, atunci, în timp, firul se poate rupe și apoi va trebui să fulgerați din nou revista, iar acest lucru este departe de a fi o chestiune de minute.
Cel mai adesea, funcționarul din arsenal are unul atât de puternic încât este pur și simplu imposibil să îl rupi cu mâinile goale, cu siguranță va ține toate foile împreună, chiar dacă revista cade accidental.
Cum să faci găuri?
Într-o revistă sau caiet subțire se pot face găuri cu o punte, treptat, pas cu pas, pagină cu pagină, străpunge toate foile. Dar dacă trebuie să aveți de-a face cu o copie de mai multe pagini, atunci de obicei iau un exercițiu pentru a vă ajuta. Este deosebit de fascinant să urmărești cât de priceput poate manipula o unealtă o contabilă fragilă. Și totuși, recurgând la astfel de artilerie grea, este mai bine să obțineți sprijin masculin.
Pentru ca revista ta să arate îngrijită, nu străpunge coperta, chiar dacă vrei neapărat. Găurile ar trebui făcute cât mai aproape de coloana vertebrală (legare), apoi, la deschiderea paginilor, firele practic nu vor fi vizibile și nu vor ocupa zona utilizabilă a coloanei.
De obicei se fac două găuri, distanța dintre ele este de 6-10 centimetri. Găurile sunt situate aproximativ în mijlocul cărții.
După ce sunt făcute găurile, firul este introdus într-un ac mare și tras prin găuri. Ambele cozi ale firului trebuie să rămână în spatele revistei (între ultima pagină și spatele coperții).
Lungimea firului
De asemenea, este necesar să vă dați seama imediat cât timp să tăiați firul, ambele „cozi” vor trebui să rămână libere cu aproximativ 15 centimetri, dar este mai bine să acționați cu o marjă, milimetrii suplimentari pot fi întotdeauna tăiați. Capetele sunt necesare pentru ca deasupra lor să poată fi lipită o foaie de control cu numărul de pagini numerotate.
Lista de verificare
Scopul intermitentului revistelor este de a fixa în permanență numărul de foi care ar trebui să fie prezente într-un anumit document în orice circumstanțe, cu ajutorul unui fel de „sigiliu” făcut în casă.
Vom avea nevoie de o bucată tăiată dintr-o foaie, de aproximativ 10 * 10 cm, pe ea trebuie să scrieți manual sau să tipăriți următorul text pe computer: „În această revistă, „….” este numerotat și dantelat. pagini. Șeful întreprinderii trebuie să își pună rezoluția pe un pătrat de hârtie, se pune suplimentar data operațiunii.
Firul este legat într-un nod, iar capetele rămân libere, foaia de control este lipită cu PVA pe nodul în sine și pe o parte a firelor. După ce lipiciul se usucă, managerul pune un sigiliu pe foaia de control, astfel încât aceasta să treacă dincolo de marginile acesteia, iar urma să fie prezentă pe capacul propriu-zis. Aceasta este schema elementară folosită pentru a proteja împotriva încălcării integrității buștenilor.
- Chiar și caietul celui mai obișnuit elev poate deveni revistă.
- Având lopată informații despre cum să flash o revistă, nu este întotdeauna posibil să dai peste următoarele sfat util. Atenție la tensiune, firmware-ul trebuie să fie suficient de slăbit, altfel șiretul / firul se va tăia în găuri și va rupe paginile, sau cartea nu se va putea deschide complet. Jurnalul strâns cusut împiedică scrierea în centrul împrăștierii.
- Și puteți găsi, de asemenea, pe internet forma dorită a eșantionului stabilit, tipăriți-o, perforați-o cu un perforator, coaseți, lipiți un „control”.
- Este recomandabil să atașați foaia de control cu un clei: PVA se usucă mult timp, iar umezeala estompează adesea semnătura și sigiliul pus de manager în grabă.
- Există situații când este încă necesar să faceți unele modificări în jurnal. De exemplu, din cauza unei neglijențe nefericite sau a iresponsabilității unui funcționar, au fost introduse date incorecte sau nu există deloc informații de înregistrare, caz în care uneori este necesar să rescrieți complet jurnalul.
De unde să cumpăr reviste?
Apropo, acum pe Internet există o mulțime de portaluri care se pot oferi să cumpere orice probă pentru bani puțini și într-un timp scurt. Avantajul unei astfel de achiziții este că revistele vă vor veni deja cu găuri de ață sau chiar complet cusute și nu va trebui să vă gândiți cum să flashizați singur revista.
Inginerii care protejează viața și sănătatea lucrătorilor sunt, de obicei, interesați de modul de a afișa o revistă de securitate a muncii, dar nu există o înțelepciune specială aici - toate aceste documente sunt împletite după același principiu. Apropo, revista de securitate a muncii este una dintre cele pe care angajatorul trebuie să le „pretuiască și să le prețuiască”, pentru că dacă i se întâmplă unui angajat din producție, primul lucru despre care îl vor întreba autoritățile de reglementare este cartea în care au făcut cunoștință acești angajați. cu semnătura
Informații către ofițerul de personal
Dar cartea de înregistrare a contabilității pentru cărțile de lucru și inserțiile în ele nu trebuie doar cusute, ci sigilate sau sigilate. O schemă standard pentru cum să flash o revistă pentru a introduce informații despre cărți de muncă, nu se potrivește aici.
Câteva rezultate
Să repetăm regulile de bază menționate mai sus:
- Înainte de muncă, studiați cu atenție instrucțiunile despre cum să flashizați revista.
- Decideți asupra unui instrument de „piercing”.
- Nu perforați capacul (doar foile în sine).
- Nu faceți găuri departe de capac - revista va fi incomod de deschis.
- Firul trebuie să fie puternic.
- Nu calculați greșit lungimea firului, pentru a nu reface totul din nou.
- Numărează revista.
- Lipiți o foaie de control, care va indica numărul de pagini de cusut, data firmware-ului.
- Atașați cu un sigiliu.
Sperăm că, după ce ați citit articolul, nu mai aveți întrebări despre cum să flashați un jurnal de înregistrare și documente similare.
Atunci când stochează, procesează sau furnizează documentație către diferite autorități, oamenii se confruntă adesea cu nevoia de a lega documente. Acest articol vă va spune cum să efectuați corect firmware-ul și cum să certificați munca efectuată.
Cel mai adesea, întrebarea cum să flashizați documentele apare la transferul documentelor de afaceri către autoritățile de înregistrare sau de control. Pregătirea corectă a documentației include nu numai conținutul informațiilor actualizate și de încredere din lucrări, respectarea ordinului de completare, ci și, se pare, o nuanță atât de nesemnificativă precum firmware-ul. De fapt, totul nu este atât de simplu. Capsarea este considerată cea mai fiabilă modalitate de a proteja documentele împotriva falsificării. Criteriile pentru cum să flash și apoi să certificați corect documentele, inclusiv copiile, sunt reglementate de o serie de reglementări și există motive pentru aceasta.
Important! Ca urmare a unui firmware executat necorespunzător, documentația poate fi desființată, urmată de înlocuirea foilor individuale. Dacă se întâmplă acest lucru, va fi aproape imposibil de demonstrat, iar consecințele pot fi catastrofale.
Intermiterea efectuată necorespunzător poate fi un motiv pentru refuzul de a accepta documentația, ceea ce înseamnă pierderi de efort, timp și adesea bani.
De exemplu, atunci când deschideți un IP, va trebui să flashați pagini pentru a oferi unul fiscal. Puteți încredința lucrările de pregătire oricărei firme intermediare care furnizează servicii în acest domeniu sau puteți încerca să o faceți singur, dar fără respectarea strictă a instrucțiunilor, cel mai probabil autoritățile de control vor returna toate documentele depuse. Pentru a evita acest lucru, ar trebui să învățați cum să efectuați în mod corespunzător această muncă simplă, dar pe de altă parte, minuțioasă pe cont propriu.
Cusătură cu 3 găuri
Pentru a flashiza documentația folosind trei găuri, trebuie să pregătiți următoarele elemente:
- Documentele în sine.
- Sulă. Dacă sunt puține documente, nu este nevoie de o punte.
- Ac gros.
- Fire puternice, de exemplu, mătase. Puteți folosi o panglică subțire, o sfoară sau fire speciale pentru fulgerarea LSh-210.
- Autocolant mic de hârtie, aproximativ 3*6 cm.
- Lipici de birou.
- Imprimați pentru a fi sigur.
Deci, mai întâi trebuie să pregătiți foile de hârtie, îndepărtând toate agrafele și capsele din capsator, stivuindu-le într-o grămadă. ordinea corectă. Apoi, pe partea stângă, pe verticală, observând simetria, se fac trei perforații la aceeași distanță una de cealaltă, cu un ac, o punte sau un perforator, așa cum se arată în eșantion:
După ce se fac puncțiile, se trece un fir în ac. Nu este nevoie să fileți un fir prea lung, deoarece tot trebuie să tăiați excesul. Pentru a îmbunătăți înțelegerea, orificiilor de pe foi li se atribuie numere de serie de la unu la trei de sus în jos. Inițial, un teanc de foi este trecut cu un ac prin orificiul nr. 2 spre partea din față. Este important să vă asigurați că vârful firului, de aproximativ 7 cm lungime, rămâne liber în spate până la sfârșitul procesului de firmware. Iată cum va arăta pe o imagine vizuală:
Următoarea cusătură se face pe partea din față, îndreptând acul în gaura nr. 1. Procesul este prezentat mai clar în fotografie:
În pasul următor, acul este trecut prin orificiul nr. 3 spre partea din față a pachetului, apoi se face o cusătură din gaura nr. 3 până la gaura nr. 2, ca urmare, acul este adus în spatele foile. Iată cum va arăta pe o imagine vizuală:
După efectuarea acestei acțiuni, firul în exces este tăiat, lăsând capetele lungi de aproximativ 7 cm, care se leagă împreună cu un nod cât mai strâns de hârtie. De fapt, firmware-ul este terminat, dar mai este un punct important. Rămâne să lipiți un autocolant de hârtie, care este pregătit în prealabil. O bucată mică de hârtie este decupată pentru autocolant. Nu există cerințe stricte pentru dimensiunea sa, deci este potrivită o bandă de hârtie de 3 * 5 cm. Plus sau minus un centimetru nu este semnificativ, principalul lucru este că piesa tăiată după lipire acoperă complet zona firmware-ului. Pe hârtia decupată este scris „numerotat și cusut”. Inscripția poate fi imprimată în prealabil pe imprimantă, apoi tăiați cu grijă un dreptunghi de dimensiunea dorită. Foile trebuie mai întâi numerotate în ordine cronologică introducând cifre arabe în colțul din dreapta sus al fiecărei pagini a documentului, inclusiv copiile, numărul total de pagini fiind apoi afișat pe autocolant. Iată un exemplu despre cum ar trebui să arate un astfel de autocolant:
Se aplică lipici pe spatele cotorului hârtiei, apoi autocolantul este atașat pe spate, acoperind nodul și majoritatea firelor, astfel încât să rămână doar vârfuri scurte de 1-2 cm. Cum arată este arătat în fotografie:
Rămâne doar să asigurăm. Se completează coloanele, indicând numărul de pagini, data și semnătura celui care a cusut paginile. O parte a semnăturii trebuie să se extindă dincolo de autocolant. În continuare, se pune sigiliul organizației, care ar trebui să iasă și parțial dincolo de autocolant. Iată cum arată documentația cusută corespunzător:
Pe aceasta, lucrarea de fulgerare în trei găuri este considerată finalizată.
Cum se efectuează un firmware cu patru găuri
Cusăturile cu patru găuri este la fel de ușoară ca și cusăturile cu trei găuri. Lista articolelor necesare pentru muncă nu diferă. Patru găuri sunt pregătite în prealabil în documente și copiile acestora. Începeți să coaseți de la prima gaură către a doua, apoi a treia, apoi a patra. Lăsând capătul firului în cea de-a patra gaură, manipulările se efectuează în ordine inversă, făcând cusături alternativ de la a patra la prima, după care firele sunt legate într-un nod pe partea din spate, prinse cu un autocolant. Autocolantul indică numărul de pagini, data, după care lucrarea poate fi certificată cu semnătură, sigiliu. Se crede că, cu cât numărul de găuri făcute este mai mare, cu atât munca efectuată este mai bună și gradul de fiabilitate al cusăturii este mai mare, ceea ce înseamnă că riscul ca documentele să poată fi înlocuite este minimizat. Nu există instrucțiuni legislative în acest moment - îl puteți flash în trei, patru și chiar cinci găuri.
Concluzie
Înainte de a efectua capsarea, trebuie avut grijă să aveți copii certificate ale paginilor individuale, în caz contrar, pentru a obține o copie, va fi necesară brodarea întregului folder. Atunci când trimiteți rapoarte, este mai bine să întrebați în prealabil despre conținutul pachetului, numărul de copii, inclusiv copiile certificate.
Separat, cum este cusut un document cu un număr mare de pagini. Când vine vorba de mai multe coli de hârtie, nu există probleme cu înțepăturile. Vă puteți descurca cu un ac, care va fi folosit pentru firmware. Pentru un pachet mai dens, va trebui să folosiți o punte sau un perforator. Dacă vorbim, de exemplu, despre documentația de numerar cu un număr mare de pagini, iar perforatorul nu este proiectat pentru un număr atât de mare de foi, puteți folosi modul vechi „de modă veche”, folosind un cui subțire și ascuțit. și un ciocan. Este necesar să fiți extrem de precauți pentru a nu deteriora foile individuale, pentru a face găuri în găuri uniforme, identice, pe toată înălțimea întregii rame de hârtie. De exemplu, Cartea de Contabilitate pentru Cheltuieli și Venituri dintr-o organizație va trebui să fie afișată în modul descris mai sus, indicând numărul total de pagini. Nu numai șeful organizației, ci și un funcționar autorizat de la biroul fiscal ar trebui să certifice Cartea de Conturi înainte de a fi menținută. Necesitatea flashării corecte a documentației poate apărea destul de des.
Următorul videoclip vă va spune cum să coaseți și să certificați corect hârtiile importante ale copiilor lor: