În timpul aplicării de noi facturi, companiile au primit documente cu zeci de semnături diferite. Contrapartidele își schimbă pozițiile, tachează numele sau nu pun deloc stenograme și, uneori, în loc de două semnături, introduc patru, cinci, etc. Mostrele vizuale vor ajuta la asigurarea deducerilor de TVA în cele mai frecvente șapte situații.
Situația #1
Factura este semnată pentru șef de către un angajat autorizat, dar în stenogramă inițialele și numele șefului
Furnizorii în facturi nu furnizează o transcriere a semnăturii angajaților care semnează factura pentru șef. Ca urmare, pe factură semnătura unui angajat și foaia matricolă a celuilalt (vezi exemplul cu o semnătură incorectă).
Semnătură nevalidă
Există două motive pentru aceasta. În primul rând, așa este configurat programul. La imprimare, apar automat numele de familie și inițialele șefului și contabilului șef al companiei. Dacă doriți să modificați informațiile, trebuie să ștergeți manual un nume de familie și să introduceți altul. În al doilea rând, cumpărătorul însuși cere să introducă datele managerului. În opinia sa, numele liderului înseamnă că autograful îi aparține. Prin urmare, compania nu se îndoiește de autoritatea angajatului care a semnat documentul. Uneori, un astfel de argument funcționează în instanță (decretul Curții Federale de Arbitraj din Districtul Siberiei de Vest din 14 mai 2010 Nr. A27-12556 / 2009).
Cu toate acestea, decriptarea altcuiva, dimpotrivă, poate ridica îndoieli cu privire la autenticitatea semnăturii. Potrivit Ministerului de Finanțe, după semnătura unui angajat autorizat, trebuie să rămână numele de familie și parafa acestuia, și nu șeful sau contabilul-șef (scrisoarea din 23.04.12 nr. 03-07-09 / 39). Pentru a exclude pretențiile, puteți solicita furnizorului în dublu exemplar să adauge numele de familie și inițialele corecte cu un stilou peste transcrierea incorectă. Mai puteti adauga ca un alt specialist a semnat documentul pentru director (vezi mostra cu semnatura corecta). Oficialii consideră că metoda combinată de completare a unei facturi și două transcriere ale semnăturii este acceptabilă (scrisoarea Ministerului Finanțelor al Rusiei din 28.04.09 nr. 03-07-09 / 23).
Semnătura adevărată
Situația #2
Factura este semnată pentru șef de către un angajat autorizat al cărui post se înscrie în locul șefului
Într-o factură semnată nu de un manager, ci de un alt angajat, unii furnizori șterg numele „Șeful organizației sau altă persoană împuternicită” și trec în poziția specialistului care și-a pus autograful în document. De exemplu, „Șef departament de vânzări” (vezi exemplul cu semnătură incorectă).
Semnătură nevalidă
Este mai sigur să ceri furnizorului să refacă un astfel de document. În vechea formă a facturii, Ministerul Finanțelor nu a considerat o greșeală să înlăture „Șeful organizației” obligatoriu și să consemneze o altă funcție (scrisoare din 26.07.06 Nr. 03-04-11 / 127). Dar în această inscripție nu era nicio mențiune despre un angajat autorizat. Prin urmare, specialistul a fost obligat să semneze în locul șefului, deși nu este unul. Atât șeful, cât și persoana împuternicită sunt denumite în noul formular. Prin urmare, această intrare este obligatorie și nu poate fi ștearsă. După cum am aflat, așa gândește Ministerul de Finanțe. Puteți adăuga informații suplimentare la factură, dar nu modificați numele liniilor solicitate.
Poziția angajatului care a semnat factura, societatea are dreptul de a clarifica. Dar este mai sigur să-l verifici. De exemplu, lângă numele de familie al angajatului sau în partea de jos a documentului după toate detaliile (vezi eșantionul cu semnătura corectă). Alături de post, puteți reflecta și data și numărul procurii sau ordinului, în baza căreia angajatul a semnat factura. Atunci autoritățile fiscale cu siguranță nu vor avea întrebări pentru un autograf.
Situația #3
Factura este semnată pentru șef de către un angajat autorizat, a cărui funcție se înscrie pe un rând separat
Unele companii consideră că adjunctul șefului sau alt angajat nu are dreptul să semneze în câmpul de semnătură al directorului. Prin urmare, se adaugă o linie separată la factură cu pozitia unui specialist, un loc pentru semnătură și decodarea acesteia. Însuși linia cu inscripția „Cap sau altă persoană autorizată” cu numele și inițialele capului este lăsată goală (vezi exemplul cu o semnătură incorectă).
Semnătură nevalidă
Această intrare nu este critică. Detaliile suplimentare din facturi nu sunt interzise (scrisoarea Ministerului de Finanțe al Rusiei din 27 iulie 2012 nr. 03-07-09 / 93). Și inexactitatea nu împiedică autoritățile fiscale să determine vânzătorul, cumpărătorul, numele mărfurilor, costul acestora, rata și valoarea impozitului (clauza 2 a articolului 169 din Codul fiscal al Federației Ruse). Cu toate acestea, pe teren, inspectorii pot face pretenții că semnătura din cerința principală a fost lăsată necompletată. Prin urmare, este mai ușor să convingi contrapărțile să folosească o altă opțiune - semnătura angajatului în rândul care se află inițial în formularul de factură (vezi exemplul cu semnătura corectă).
Argumentul principal este că, spre deosebire de vechiul formular de factură, noul formular conține deja mențiunea unui angajat autorizat în numele cerinței. Deci nu este nevoie de linii suplimentare. Principalul lucru este că specialistul are autoritatea de a semna. Dacă furnizorul insistă ca factura să conțină o anumită poziție, aceste informații pot fi furnizate pentru referință.
Semnătura corectă în situațiile #2 și #3
Situația #4
Factura este semnată de șef, dar nu există transcriere a semnăturii
Se întâmplă ca furnizorii să lase un spațiu gol pentru decodarea semnăturii în factură. Acest lucru se întâmplă de obicei prin neatenție. De exemplu, o companie nu imprimă nume de familie dacă mai multe persoane au dreptul de a semna facturi. Cu toate acestea, angajații, după ce au semnat, uită să-l descifreze sau să pună o ștampilă cu numele de familie și inițialele (vezi exemplul cu o semnătură incorectă).
Semnătură nevalidă
Codul fiscal nu impune șefului și contabilului șef să descifreze semnătura din factură. Adică, cerința nu este obligatorie (clauza 6 a articolului 169 din Codul fiscal al Federației Ruse). Cu toate acestea, formularul de factură (aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 decembrie 2011 nr. 1137) include atât semnătura în sine, cât și transcrierea. Deci, cu un câmp gol, disputele nu sunt excluse. Și în practică, inspectorii folosesc acest lucru pentru a refuza deducerile. Mai mult, în unele cazuri, judecătorii sprijină companiile (Decretul Curții Federale de Arbitraj din Districtul Moscova din 19 mai 2011 nr. КА-А40/4521-11), iar în altele, susțin autoritățile fiscale. Argumentul principal este că este imposibil să se stabilească cine a semnat de fapt documentul și dacă angajatul are autoritatea de a face acest lucru (decretul Curții Federale de Arbitraj din Districtul Caucaz de Nord din 13 martie 2012 nr. A53-4199 / 2011) . Însăși existența practicii judiciare sugerează că este puțin probabil să se poată primi o deducere pe o factură defectuoasă fără probleme.
Așadar, este mai sigur să ceri furnizorului să înlocuiască factura sau să adauge manual o transcriere (vezi eșantionul cu semnătura corectă). Și nu amânați corectarea facturii. În timp, pot apărea schimbări în personalul furnizorului. Iar angajații pur și simplu nu recunosc semnătura unui fost coleg.
Semnătura adevărată
Ca și în situația #1, metoda combinată - parțial pe computer, parțial manuală - nu este o încălcare. Cu alte cuvinte, decriptarea poate fi introdusă chiar de cumpărător. Principalul lucru este că înregistrările sunt identice în două copii ale facturilor - furnizorul și cumpărătorul.
Situația #5
Factura conține doar semnătura șefului, iar în loc de semnătura contabilului șef scrie „nu este furnizat”
Firmele mici care nu au contabil șef sau au în personal doar un contabil obișnuit lasă locul pentru semnătura contabilului șef gol pe factură, pun liniuță sau tipăriți „neprevăzut” (vezi exemplul cu semnătură incorectă).
Formal, o astfel de umplere nu este o eroare. Dacă într-adevăr nu există contabil șef în companie, atunci nu își va putea pune semnătura pe document. În astfel de situații, inspectorii refuză deducerile. Cu toate acestea, companiile reușesc să demonstreze în instanță că nu este necesară semnătura. Argumentele sunt următoarele. Potrivit legii, șeful poate înființa un serviciu de contabilitate sau, în funcție de volumul tranzacțiilor, poate conduce personal contabilitatea (articolul 6 din Legea federală din 21 noiembrie 1996 nr. 129-FZ). Dacă se folosește a doua opțiune și șeful întocmește el însuși facturile, atunci semnătura lui este suficientă, iar în linia pentru semnătura contabilului șef puteți lăsa inscripția „nu este furnizată” (rezoluția Curții Federale de Arbitraj a Districtul Caucaz de Nord din data de 23.04.10 Nr. A53-3903 / 2009 ).
Cu toate acestea, având în vedere jurisprudența dominantă, transcrierea nestandard va duce la dispute cu inspectorii. Este mai sigur să folosiți o altă opțiune - deoarece directorul ține el însuși contabilitatea, are și dreptul de a semna în locul contabilului șef (vezi mostra cu semnătura corectă). După cum am aflat, același lucru este considerat și în Ministerul de Finanțe. La urma urmei, conform legii, factura este semnată de doi angajați - șef și Contabil șef sau specialiști autorizați (clauza 6, articolul 169 din Codul fiscal al Federației Ruse). Așadar, nerespectarea acestor cerințe constituie temeiul refuzului de deducere a TVA-ului.
Cu o semnătură dublă, este mai sigur să ceri furnizorului documente care confirmă autoritatea șefului. În special, ordinea prin care își asumă responsabilitatea contabilității. Sau tabelul de personal, din care reiese clar că nu există post de contabil șef în firmă.
Apropo, nu sunt probleme cu semnătura contabilului șef cu facturi electronice. În aceste documente, indicatorul „Contabil șef sau altă persoană autorizată” nici măcar nu este format (clauza 8 din Anexa 1 la Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 decembrie 2011 nr. 1137).
Situația #6
Factura emisă de agent este semnată atât de vânzător, cât și de agent
Agentul care cumpără bunuri pentru principal trebuie să scrie în factură ca vânzător nu însuși, ci furnizorul real al produselor. Își completează numele, adresa, TIN și KPP în rândurile 2, 2a și 2b. Dar, pentru ca cumpărătorul să nu se încurce cine este cine, intermediarul include și datele sale în factură. Și completează suplimentar rândul cu semnătura șefului companiei vânzătorului, în care acesta semnează, deși acest lucru este incorect (vezi exemplul cu o semnătură incorectă).
Semnătură nevalidă
Completarea unei facturi cu semnăturile a două companii nu este direct interzisă nici prin Codul Fiscal, nici prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 decembrie 2011 nr. 1137. Mai mult, nu se spune nimic despre regulile de semnare a facturilor de către intermediari în aceste documente. Dar, potrivit oficialilor, agentul trebuie să semneze factura intermediară (scrisori ale Ministerului de Finanțe al Rusiei din 31/07/12 nr. Semnătura vânzătorului de pe acest document nu este necesară. Se pare că aceasta este o recuzită suplimentară. Și nu se amestecă în declararea unei deduceri de TVA.
Cu toate acestea, regulile de întocmire a facturilor de către intermediari au apărut abia anul acesta. Și este posibil ca, în practică, inspectorii să facă pretenții împotriva facturilor cu semnături multiple. Practica judiciară nu s-a dezvoltat încă. Prin urmare, este mai sigur ca un cumpărător care cumpără bunuri printr-un intermediar să scape de facturile cu semnături suplimentare. Și pentru aceasta trebuie să-i cereți agentului să le reedite.
Cea mai sigură variantă de umplere este cea recomandată chiar de oficiali. Adică, intermediarul trebuie să semneze singur factura, dar să noteze furnizorul real ca vânzător. Pentru a evita confuzia, intermediarul se poate înscrie suplimentar în factura însăși, dar numai pentru referință și mai bine ca un rând separat la sfârșitul documentului. Oficialii admit, de asemenea, că factura poate include informații despre contract de agentieîn temeiul căruia agentul se obligă să cumpere bunuri. De exemplu, numărul și data contractului (scrisoarea Ministerului de Finanțe al Rusiei din 21 iunie 2012 nr. 03-07-15 / 66). De asemenea, este mai sigur să includeți toate informațiile suplimentare pentru referință după toate informațiile obligatorii (vezi exemplul cu semnătura corectă).
Semnătura adevărată
Situația #7
Factura pentru antreprenor este semnată de un angajat autorizat și de contabilul șef
În practică, facturile de afaceri sunt adesea semnate de reprezentanți. Acest lucru se întâmplă din motive obiective. De exemplu, un antreprenor are mai multe magazine angro în diferite regiuni. Prin urmare, într-o regiune semnează el însuși facturile, iar în alta delegă angajaților. Este prea riscant (vezi exemplul cu semnătură incorectă).
Potrivit Ministerului Finanțelor, întreprinzătorul trebuie să semneze toate facturile cu propria sa mână și nu are dreptul de a transfera dreptul de semnătură (scrisoarea din 24.07.12 Nr. 03-07-14 / 70). Uneori, cumpărătorii reușesc să demonstreze în instanță că factura este valabilă, chiar dacă angajatul său a semnat pentru întreprinzător (decretul Curții Federale de Arbitraj din Districtul Caucaz de Nord din 11 martie 08 Nr. F08-949 / 08-334A). La urma urmei, un om de afaceri are dreptul de a participa la relațiile fiscale prin reprezentantul său (articolul 26 din Codul fiscal al Federației Ruse). Dar, pentru a nu contrazice, este mai ușor să returnezi factura și să ceri nu reprezentantului, ci antreprenorului însuși să semneze (vezi modelul cu semnătura corectă).
Antreprenorii permit alte libertăți. Unii trimit facturi atât cu semnătură proprie, cât și cu semnătura contabilului șef, deși este nevoie doar de firme. Alții consideră că liniile pentru semnătura șefului și contabilului șef sunt de prisos și le șterg. După cum am constatat la Ministerul Finanțelor, o astfel de completare nestandardă nu privează cumpărătorul de deduceri de TVA. Dar pentru a evita disputele, este mai sigur să lăsați linii goale la locul lor și să nu le ștergeți.
Permite nu numai șefului și contabilului șef să semneze factura: pot semna și „alte persoane”.
Motivul consacrării acestei posibilități în lege este evident: dacă în organizațiile mari cu o cifră de afaceri mare șeful și contabilul-șef vor semna fiecare factură, atunci putem presupune că vor trebui să facă doar asta și să facă totul. timpul de lucru. În plus, în companiile mici, în anumite circumstanțe (boală, călătorie de afaceri etc.), șeful organizației și contabilul șef pot da instrucțiuni unei alte persoane să semneze acest document și alte documente similare. Cu toate acestea, la semnarea facturilor de către alte persoane decât șeful organizației și contabilul șef, este necesar să se execute corect atât delegarea dreptului de semnătură, cât și semnătura însăși în factură.
Adesea, o eroare făcută în factură de către furnizorul de bunuri (lucrări, servicii) poate duce la pierderi financiare grave pentru cumpărător: acesta nu va putea deduce TVA-ul indicat în acest document (și cuantumul acestuia, de regulă, este de la 10 la 18 %). În cazul în care o societate încalcă cerințele legii, atunci nu poate evita situațiile conflictuale atât cu organele fiscale, cât și cu contrapărțile acesteia, care vor solicita emiterea de facturi corect executate cu copii ale documentelor care confirmă autoritatea semnatarilor.
Prin urmare, în practică, apar întrebări:
- în ce cazuri și cui poate fi transferat dreptul de a semna facturi?
- cum se face o astfel de delegare?
- care sunt caracteristicile reflectării în factură a faptului semnării acesteia de către alte persoane (cu excepția șefului organizației și a contabilului șef)?
Acum să răspundem la aceste întrebări și la întrebările conexe unul câte unul.
Cui îi delegăm dreptul de a semna facturi?
Reguli de proiectare și compoziție detaliile cerute facturile sunt stabilite prin articolul 169 din Codul fiscal al Federației Ruse.
Fragment de document
Alineatul 6 al articolului 169 Codul fiscal Federația Rusă
Factura este semnată de șeful și contabilul șef al organizației sau de alte persoane autorizate în acest sens printr-un ordin (alt document administrativ) pentru organizație sau o procură în numele organizației.
Astfel, pe factură, de regulă, trebuie să fie prezente două semnături: șeful organizației și contabilul-șef.
Daca contabilul sef nu exista in principiu?
Uneori firme mici personal care nu au funcția de contabil șef, ignoră cu nesăbuință detaliile semnăturii contabilului șef. Această abordare este greșită și poate duce la dispute cu autoritățile fiscale. Lipsa oricăreia dintre cele două semnături de pe factură o anulează.
Acest lucru este indicat, de exemplu, de scrisoarea Ministerului de Finanțe al Rusiei din 29 noiembrie 2004 nr. 03-04-11 / 212, care este răspunsul la o întrebare privată a contribuabilului: „Dacă una dintre cele de mai sus semnăturile lipsesc pe factură, în acest caz- persoană împuternicită să semneze facturi pentru contabilul-șef, o astfel de factură este recunoscută ca fiind întocmită cu încălcarea procedurii stabilite și nu poate servi drept bază pentru deducerea sumelor corespunzătoare ale taxei pe valoarea adăugată.
Dar instanțele de arbitraj nu iau întotdeauna o poziție atât de categorică. La urma urmei, responsabilitatea pentru organizație contabilitate- în organizații sunt manageri care, la discreția lor, pot:
- sau introduceți funcția de contabil șef,
- sau să țină contabilitatea personal (articolul 6 lege federala- „Despre contabilitate”).
Astfel, legislația admite că organizația poate să nu aibă deloc funcția de contabil.
Dacă păstrarea evidenței este încredințată șefului organizației, atunci el însuși trebuie să-și pună semnătura în spațiul prevăzut pentru aceasta. Astfel, legea permite posibilitatea de a avea aceeași semnătură pe facturi pentru șeful organizației și contabilul-șef. În același timp, faptul că atribuțiile contabilului șef sunt atribuite șefului trebuie confirmat prin ordinul relevant pentru organizație.
Transferăm dreptul de a semna angajaților noștri și „străinilor”
După cum sa menționat deja, Codul Fiscal al Federației Ruse permite delegarea dreptului de a semna facturi. Totodată, cercul persoanelor cărora le este transferat dreptul de semnătură nu este limitat de lege. Deci ar putea fi:
- ca angajati ai organizatiei
- și terți în legătură cu societatea.
În plus, din formularea Codului Fiscal al Federației Ruse nu este clar dacă o astfel de „cealaltă persoană” poate fi entitate. Până la urmă, există cazuri când contabilitatea este externalizată către o altă companie specializată în furnizarea de servicii de contabilitate. Dar o entitate juridică în sine nu poate semna nimic; o anumită persoană dă întotdeauna o lovitură personală. Prin urmare, în astfel de cazuri, vă recomandăm să delegați dreptul de a semna acestei persoane (un angajat al unei organizații terțe).
„Figaro este aici, Figaro este acolo”
Atunci când se decide delegarea dreptului de semnătură, poate apărea o altă întrebare: este posibil să se încredințeze punerea ambelor semnături - (atât pentru șeful organizației, cât și pentru contabilul șef) unei singure persoane?
Analiză legislatia actuala despre impozite și taxe ne permite să concluzionam că este posibil. După cum am menționat deja, Codul Fiscal al Federației Ruse nu conține nicio restricție privind transferul dreptului de a semna o factură: prin încredințarea unei persoane să pună ambele semnături pe factură simultan, organizația nu va încălca nimic.
Cum se documentează delegarea semnării?
Delegarea dreptului de a semna facturi este oficializată (există o indicație directă în acest sens în paragraful 6 al articolului 169 din Codul Fiscal al Federației Ruse):
- sau prin ordin (alt document administrativ) privind organizația,
- sau o procură în numele organizației.
Din documentele executate trebuie să reiese fără echivoc că într-o anumită perioadă anumite persoane erau obligate să semneze facturi pentru șeful organizației și/sau pentru contabilul-șef.
Ordin sau procura?
Se pune întrebarea: în ce caz ar trebui să fie oficializată delegarea dreptului de semnare printr-un ordin (un alt document administrativ pentru organizație) și când ar trebui eliberată o împuternicire?
Codul fiscal al Federației Ruse nu conține un răspuns la acesta. Singurul lucru pe care le subliniază legiuitorul este că actele sunt alternative: unul dintre ele este suficient.
În practică, există mai multe puncte de vedere asupra acestei chestiuni.. - Iată principalele:
Acest punct de vedere se bazează pe abordarea conform căreia repartizarea puterilor în cadrul organizației este formalizată prin documentele sale interne (comenzi, alte documente administrative), care nu se aplică persoanelor din afara organizației (nu din personalul acesteia).
Cu o astfel de interpretare, se pune accent pe scopul direct al procurii - confirmarea autorității tuturor terților (contrapărților cărora le sunt emise facturi) a acelor persoane care nu sunt manageri sau contabili șefi ai organizației, nu își îndeplinesc atribuțiile, dar în același timp sunt instruiți să semneze facturi, facturi în numele organizației. În timpul înlocuirii unui angajat temporar absent, înlocuitorul nu își îndeplinește drepturile și obligațiile, ci angajatul înlocuit (șeful organizației, contabil șef), prin urmare, în acest caz, nu este necesară o procură din partea organizației: înlocuitorul angajatul actioneaza in baza unui ordin (alt document administrativ) pe organizatie.
După cum puteți vedea, ambele puncte de vedere par convingătoare în anumite circumstanțe. Totuși, să vedem care este oportunitatea procesării acestor documente pentru companie. corect documentarea delegarea dreptului de a semna facturi în organizație concepute pentru a aborda următoarele probleme cheie:
- evitarea situatiilor de conflict cu organele fiscale si contraagentii - nu este exclusa posibilitatea depunerii, la cererea acestora, a documentelor care sa confirme autoritatea persoanelor care au semnat facturile;
- odata cu stabilirea transferului dreptului de semnare a facturilor, in acelasi timp atribuie responsabilitatea unor persoane pentru continutul si executarea corecta a facturilor semnate de acestea.
Conducerea companiei, desigur, este interesată de stabilirea răspunderii personale a persoanelor care își pun semnătura pe facturi. O procură formalizează doar acordarea unui „drept”, dar nu și delegarea directă a atribuțiilor și răspunderii relevante pentru neîndeplinirea acestora. Aceste circumstanțe sunt fixate printr-un ordin (alt document administrativ) pentru organizație, iar din punct de vedere al dreptul muncii atribuirea de noi sarcini este posibilă, de regulă, prin includerea acestora în contractul de muncă (art. 57). Codul Muncii Federația Rusă) și/sau fișa postului angajatului. Dacă dreptul de a semna este delegat unui non-angajat al organizației, atunci obligațiile și responsabilitatea corespunzătoare pentru neîndeplinirea acestora ar trebui precizate clar în textul unui contract de drept civil (contract provizion plătit servicii etc.).
Poate apărea o situație când contrapartea poate obiecta că ordinul (un alt document administrativ pentru organizație) reglementează doar relațiile din cadrul organizației, iar pentru reprezentarea în fața persoanelor „externe” este necesară o împuternicire. Dar, în practică, este puțin probabil ca autoritățile fiscale să acorde atenție lipsei unei procuri, dacă există un ordin executat corespunzător.
Deci se pot face următoarele concluzii:
Emitem o comandă
Un ordin (un alt document administrativ) trebuie întocmit în modul corespunzător:
- de regulă, pe antetul organizației (când se utilizează formulare aprobate în circulația documentelor) și
- semnat de șeful organizației (o persoană care îl înlocuiește sau care acționează pe baza actelor constitutive).
Acest document este organizatoric și administrativ și este mai bine să îl întocmiți în conformitate cu prevederile GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru documente.
Textul unui astfel de document poate fi redactat sub orice formă. Vă recomandăm să reflectați în el:
După cum sa menționat mai sus, într-o astfel de comandă (un alt document administrativ) este posibil să se stabilească îndatoririle și responsabilitățile corespunzătoare ale angajaților cărora li se încredințează semnarea facturilor.
Nu este necesar să se emită o comandă separată pentru organizație, dedicată doar delegării dreptului de semnare a facturilor. Desigur, puteți include o astfel de indicație într-un ordin „general”, care stabilește repartizarea puterilor și acordarea dreptului de semnătură în diferite domenii de activitate (producție, vânzări, finanțe, direcție juridică, contabilitate etc.).
Dar executarea delegării dreptului de a semna facturile ca document administrativ separat este mult mai convenabilă, deoarece copii ale acestuia vor trebui furnizate atât la cererea autorităților fiscale, cât și a numeroaselor contrapărți. Și nu va fi întotdeauna benefic pentru organizația dvs. să le arătați distribuția altor puteri între angajați.
Și acum oferim mostre de comenzi pe care le puteți folosi atunci când delegați dreptul de a semna facturi:
- pe durata îndatoririlor șefului absent al organizației (vezi Exemplul 1);
- pentru șeful organizației și contabilul șef „în mod permanent” (vezi Exemplul 2);
- mai multi angajati care pot semna facturi pentru seful organizatiei si contabilul sef (vezi Exemplul 3).
Exemplul 1
Exemplul 2
*2) ... Între timp, la paragraful 6 al art. 169 din Codul Fiscal al Federației Ruse stabilește în mod expres că factura este semnată de această „cealaltă persoană”
*3) ... Adevărat, în acest caz va fi necesar să se țină cont de faptul că instrucțiunile pentru o anumită funcție se vor aplica tuturor angajaților angajați pentru acest post, și nu numai unui anumit angajat căruia i s-a delegat dreptul de a semnează facturi.
*4) ... Deși pentru organele fiscale, în virtutea paragrafului 6 al art. 169 din Codul Fiscal al Federației Ruse, un document va fi suficient: fie un ordin (un alt document administrativ) pentru organizație, fie o procură. LA contract de muncăși Descrierea postului angajatorul este mai interesat.
*5) ... Conform acte fondatoare ar putea fi " CEO”, „director”, „președinte”, etc.
Funcționarii fiscali refuză adesea organizațiilor să accepte TVA-ul deductibil, referindu-se la absența semnăturii contabilului șef de pe factură. Trebuie să admitem că în cele mai multe cazuri acţionează legal. Cu toate acestea, există nuanțe.
Regula generala
Cerința pentru semnătura contabilului-șef este cuprinsă în paragraful 6 (o explicație a poziției fiscale, în special, este cuprinsă în).
În cazul în care contribuabilul a dedus TVA pe baza unor astfel de facturi nesemnate, atunci organele fiscale vor solicita refacerea acestuia și achitarea la buget, aplicând penalități (clauza 1). În plus, contribuabilul va fi obligat să plătească penalități pentru fiecare zi calendaristică de întârziere pentru TVA-ul neplătit în valoare de 1/300 din rata actuală de refinanțare a Băncii Centrale a Federației Ruse (clauza 4).
Deci: ca regula generala, este imposibil sa se deduca TVA pe o factura care nu contine semnatura contabilului sef.
Nu există reguli fără excepție
Viața economică se dovedește adesea a fi mai complicată decât structura descrisă de Codul Fiscal.
Practica a scos la iveală următoarele excepții de la regula noastră generală.
- Factura a fost emisă de un antreprenor individual.În cazul în care factura este emisă de un antreprenor individual care indică detaliile înregistrării de stat a acestui antreprenor individual, semnătura contabilului în document nu ar trebui să fie. IP nu semnează în locul contabilului șef - linia rămâne goală. Cu toate acestea, prezența unei semnături „în plus” pentru contabilul șef nu va sta la baza refuzului deducerii.
- Factura este semnată de o altă persoană autorizată. O factura poate fi semnata pentru contabilul-sef de catre o persoana autorizata in acest sens printr-un ordin, alt document administrativ al organizatiei sau o imputernicire.
Conform cerinței de la paragraful 2 al clauzei 7 din Reguli, la efectuarea corecțiilor la facturi, organizația întocmește o fișă suplimentară din carnetul de achiziții pentru trimestrul în care TVA-ul pe factură a fost acceptat ilegal. Într-o astfel de fișă suplimentară se face o înregistrare despre anularea facturilor completate incorect. Aici apare necesitatea depunerii unui decont de TVA actualizat. Pentru a evita penalitățile, organizațiile ar trebui să plătească TVA suplimentar și, dacă este necesar, penalități.
Cu toate acestea, există o practică de arbitraj conform căreia TVA-ul pe factura corectată este acceptat nu la data corectării, ci în perioada tranzacției comerciale:
- Decretul FAS SKO din 30 aprilie 2009 nr.
- Decretul FAS MO din 21 februarie 2008 nr.)
Așadar, completarea semnăturii facturii trebuie tratată cu mare atenție. Dacă este necesar, puteți corecta situația făcând o corecție în aceeași perioada fiscala, care este efectuarea unei tranzacții comerciale. Acest lucru va evita disputele cu impozitul.
După cum știți, numai persoanele autorizate pot acționa în numele organizației, adică să-i reprezinte interesele și să semneze documente. Luați în considerare cine și din ce motive are dreptul de a semna contabilitatea „primară”, facturile, precum și declarațiile fiscale și calculele.
Documente sursă
Facturi, acte, facturi, plăți, comenzi în numerarși alte documente primare constituie principalul flux de lucru al contabilității. Foarte des sunt emise în diferite divizii ale companiei, așa că este destul de logic ca acestea să fie semnate de persoane diferite. Cu toate acestea, dreptul de a semna documente trebuie atribuit acestor persoane.
Procedura de semnare documente primare reglementate de două reglementări:
- Legea federală nr. 402-FZ „Cu privire la contabilitate” din 06.12.15;
- Regulamentul privind contabilitatea și situațiile financiareîn Federația Rusă, aprobat prin ordin al Ministerului Finanțelor din 29 iulie 1998 nr. 34n.
Normele mentionate impun ca conducatorul organizatiei, de comun acord cu contabilul-sef, sa aprobe lista persoanelor care au dreptul de a semna anumite documente. Astfel, pentru a împuternici un angajat să semneze un „primar” contabil, este suficient ca directorul să emită un ordin sau un ordin corespunzător. Acest lucru se aplică și documentelor de decontare și monetare.
Notă! Funcția persoanei autorizate să semneze trebuie să corespundă cu funcția indicată în documentul primar. Cu alte cuvinte, dacă, de exemplu, formularul de factură prevede semnătura contabilului-șef, un alt angajat nu are dreptul să semneze acest document, chiar dacă acesta este inclus în ordinea corespunzătoare a șefului. Prin urmare, experții recomandă companiilor să dezvolte în mod independent forme de documente primare și să indice, de exemplu, „Șeful sau altă persoană autorizată” în detaliile semnatarului.
Facturi
Se deosebesc de restul documentației, deoarece sunt folosite pentru a calcula una dintre principalele plăți către rus sistemul fiscal- TVA. Procedura de semnare a acestor documente este consacrată în paragraful 6 al articolului 169 din Codul fiscal. Difera in functie de forma in care se intocmeste factura - pe hartie sau electronic. De asemenea, menționăm că legea nu obligă compania să informeze Serviciul Federal de Taxe cu privire la delegarea dreptului de a semna facturi către o altă persoană.
Semnătura unei facturi pe hârtie
Norma specificată a legii impune ca facturile clasice pe hârtie să fie semnate de șeful și contabilul șef al organizației sau alte persoane autorizate. Poate fi orice persoană și nu contează deloc dacă lucrează sau nu pentru companie. Principalul lucru este ca autoritatea de a semna facturile să le fie transferată în conformitate cu legea.
Organizațiile au două modalități de a face acest lucru: include această persoană în ordin sau întocmește o împuternicire pentru aceasta. Dacă vorbim despre un antreprenor individual, atunci pentru a transfera dreptul de a semna facturi către o altă persoană este necesară întocmirea unei împuterniciri notariale.
Întrucât, în conformitate cu cerințele Codului fiscal, documentul trebuie să fie semnat de șef și contabilul șef, ordinul sau procură ar trebui să indice pentru care dintre ele va semna persoana autorizată. Rețineți că o persoană poate semna documente atât în numele șefului, cât și în numele contabilului șef. În practică, de multe ori doar contabilul șef pune semnătura pe factură. În acest caz, el trebuie să fie împuternicit să semneze aceste documente în numele șefului.
Facturi electronice
Spre deosebire de omologii de hârtie, facturile în în format electronic semnat cu o singură semnătură - calificat îmbunătățit semnatura electronica(UKEP) conducătorului sau altei persoane autorizate. Puteți transfera dreptul de a semna unei alte persoane conform acelorași reguli care se aplică unei facturi pe hârtie.
declaratiilor fiscale
Regulile de semnare a declarațiilor și decontărilor fiscale sunt prevăzute la articolul 80 din Codul fiscal. Aceștia precizează că aceste documente trebuie semnate de contribuabil sau de reprezentantul acestuia. Un contribuabil este conducătorul unei companii sau antreprenor individual, adică persoana care poate acționa fără împuternicire. Semnătura acestei persoane trebuie să fie aplicată pe declarație sau calcul. Dacă documentul este semnat, să zicem, de contabilul-șef, atunci este necesar să-i acordăm astfel de împuterniciri cu o procură.
Notă! Autoritățile fiscale ar trebui să fie informate cu privire la transferul acestor competențe. Înainte de a transmite un raport semnat de o persoană autorizată la Serviciul Fiscal Federal, o copie a procurii trebuie trimisă acolo. În plus, detaliile acesteia trebuie să fie înscrise în câmpul corespunzător al declarației, iar la aceasta trebuie atașată o copie a procurii.
Raportarea TVA
După cum știți, de anul trecut, toate companiile . Excepție fac agenții fiscali care nu sunt plătitori de TVA. Declarația electronică este semnată de UKEP și transmisă prin canale de telecomunicații (TCS) cu ajutorul unui operator managementul documentelor electronice(EDO).
Cum pot delega autoritatea de a semna o declarație de TVA unei alte persoane? În general, totul este la fel - este necesar să se întocmească o procură și să se informeze autoritatea fiscală despre transferul de autoritate. Singura diferență este că acest lucru se poate face electronic, iar de fiecare dată la declarație este atașat un mesaj informativ despre împuternicire. Această procedură se aplică oricărui raport fiscal(calcul), care este alimentat prin canalele TCS.
Transfer de autoritate de a comunica cu Serviciul Fiscal Federal
Necesitatea raportării electronice atrage după sine obligația contribuabilului de a asigura comunicarea electronică cu Serviciul Fiscal Federal, inclusiv primirea mesajelor de la inspecție. Acest lucru se face prin operatorii EDI. Totodată, este necesară depunerea la organul fiscal a unui acord cu operatorul și a unui document care să-l autorizeze să primească mesaje care sunt destinate contribuabilului. În cazul în care operatorul asigură un canal între inspectorat și persoană fizică, atunci este, de asemenea, necesară depunerea unui document care să confirme dreptul persoanei fizice de a primi notificări de la organul fiscal. O procură pentru o persoană căreia îi este încredințată autoritatea de a comunica cu autoritatea fiscală trebuie transferată Serviciului Fiscal Federal în termen de 3 zile de la data executării.
În practică, nu este neobișnuit ca o companie sau un antreprenor să externalizeze funcțiile de evidență contabilă, inclusiv de arhivare raportare electronică, o organizație terță. În acest caz, veți avea nevoie și de o împuternicire pentru a delega aceste puteri. Este întocmit în conformitate cu regulile generale de întocmire a împuternicirilor. Dacă o organizație este aleasă ca reprezentant, atunci aceasta, la rândul său, trebuie să delege și puterile transferate unui anumit angajat. Adică, o companie de contabilitate trebuie să întocmească o procură pentru unul dintre angajații săi care va comunica cu Serviciul Fiscal Federal în numele clientului contribuabil.
Reguli pentru întocmirea împuternicirilor
În funcție de cine îi delegă puterile - o organizație sau un antreprenor - regulile pentru întocmirea unei procuri vor diferi.
Procura în numele organizației trebuie să îndeplinească cerințele articolelor 185-187 din Codul civil al Federației Ruse. În conformitate cu acestea, împuternicirea trebuie întocmită în scris, indicând data emiterii și data expirării și semnată de șef. Dacă nu există o dată de expirare, atunci împuternicirea va fi considerată eliberată pentru un an. Poate fi întocmit atât pentru legală cât și individual indiferent dacă lucrează sau nu în organizația de încredere. O astfel de împuternicire nu necesită nici un eșantion de semnătură a unei persoane autorizate, nici legalizare.
Dacă autoritatea este delegată de un antreprenor individual, atunci împuternicirea trebuie să fie legalizată (Rezoluția Plenului Curții Supreme de Arbitraj a Federației Ruse din 30 iulie 2013 nr. 57).