Vă vom spune cum să implementați un sistem electronic de management al documentelor într-o companie în 10 pași pe cont propriu.
Descărcați documente utile:
De ce aveți nevoie de un sistem electronic de gestionare a documentelor
Probabil, nu a mai rămas o singură companie care să nu folosească computere și rețele locale în sistemul de lucru de birou. Prin urmare, termenii EDI, document electronic cifra de afaceri, mai devreme sau mai târziu vor începe să menționeze în conversații despre planurile imediate chiar și ale organizațiilor mici.
Pe scurt, managementul electronic al documentelor este transferul fluxurilor de documente ale unei organizații în formă electronică digitală, automatizarea tuturor proceselor de procesare a documentelor.
Care sunt beneficiile introducerii și menținerii managementului electronic al documentelor cu ajutorul unui specialist software- sisteme electronice de gestionare a documentelor (EDMS)?
- Eficiența muncii și, ca urmare, productivitatea acesteia este în creștere. Căutarea automată a oricărei cereri poate reduce semnificativ timpul de procesare a documentelor, asigură controlul asupra oportunității executării acestora.
- Angajații au acces instantaneu la orice document creat și înregistrat în sistem. Devine posibilă efectuarea rapidă a corecțiilor, accesul la documente poate fi distins de interpreți.
- Influența „factorului uman” este minimizată, erorile asociate cu acesta sunt excluse.
- Costurile sunt reduse datorită creșterii eficienței forței de muncă, costurilor pentru echipamentele de birou și materiale consumabile.
- Interacțiunile se îmbunătățesc atât între interpreți individuali, cât și între departamentele companiei. Schimbul de informații și trecerea semnalelor de control se accelerează.
- Timpul pentru crearea, coordonarea și aprobarea documentației este redus prin asigurarea accesului colectiv și monitorizarea calendarului fiecărei etape.
- Costurile de organizare a depozitării documentelor în arhivă sunt reduse.
- Mărește gradul de protecție a documentației împotriva pierderii și deteriorarii, împotriva accesului neautorizat.
Deoarece toți cei care sunt într-un fel conectați cu munca de birou sunt familiarizați cu conceptele de „document electronic, gestionare electronică a documentelor”, nimeni nu trebuie să fie convins de necesitatea introducerii unui EDMS. Dar multe companii încă mai cred că este complicat și costisitor. Dar, între timp, este destul de posibil să o implementeze de către forțele organizației în sine, ceea ce va reduce semnificativ costurile.
Sistem electronic de management al documentelor (EDM): etape de implementare
Algoritmul de implementare a unui sistem electronic de management al documentelor constă din 10 pași.
Pasul 1. Decideți asupra scopurilor și obiectivelor automatizării. Analizați problemele managementului documentelor în întreprindere, luați în considerare dacă acestea vor fi rezolvate prin managementul documentelor electronice.
Pasul 2 Petrece sondaj pre-proiect. Studiați specificul evidenței în compania dvs., pentru aceasta:
- efectuarea unui audit al fluxurilor de documente între executanți și diviziile structurale;
- analiza reglementarilor actuale in vederea optimizarii fluxurilor de documente, trasarea rutelor de circulatie a documentelor interne si externe;
- studiază procesul de creare, coordonare și aprobare a tuturor tipurilor de documente interne care se formează în companie;
- inspectează procedura de înregistrare și procesare a corespondenței de intrare și de ieșire;
- să evalueze modul în care păstrarea evidențelor companiei respectă normele și cerințele standardelor din industrie, legislația Federației Ruse;
- studiază procedura de formare a dosarelor, cerințele pentru stocarea lor curentă și transferul pentru stocare în arhiva organizației;
- luați în considerare ce procese de afaceri ar trebui automatizate;
- analizați datele obținute și formulați cerinte tehnice, care trebuie să îndeplinească managementul documentelor electronice EDMS.
Sistem. Operațiuni pe documente interne
Pasul 3 Efectuați un audit al proceselor de afaceri existente în companie înainte de a trece la gestionarea documentelor în în format electronic. Este necesară sistematizarea și eficientizarea muncii cu fluxurile de documente, pentru a optimiza întregul sistem de lucru de birou din companie. Elaborați reglementări pentru prelucrarea documentelor, întocmiți instrucțiuni în care stabiliți zone de responsabilitate între interpreți, notați procedura de interacțiune între aceștia. Faceți corecții și completări la local reguli, descrierea postului. Împreună cu serviciul IT, luați în considerare problemele de securitate, controlul accesului. Să fie ghidat de cerințele sistemului de standardizare în gestionarea documentelor stabilite în GOST R ISO 15489-1-2007.
Pasul 4 Realizați o diagramă a procesului de gestionare a documentelor, notați rutele fluxurilor de documente, ordinea și succesiunea execuției, coordonarea și aprobarea documentației. Asigurați posibilitatea accesului și colaborării simultane cu documentul pentru toți interpreții. Elaborați o sarcină tehnică ținând cont de dorințele și cerințele specifice.
Pasul 5 Studiați EDMS modern, luați în considerare ce modificări și completări pot fi aduse configurației standard, ținând cont de caracteristicile care caracterizează gestionarea documentelor electronice a EDI al organizației dumneavoastră. Multe companii de dezvoltare de software iau în considerare cerințele individuale ale clienților și fac ajustările necesare.
Pasul 6 Începeți să implementați un EDMS în organizația dvs. alegând una dintre cele două opțiuni:
- Implementați EDI pe tipuri de documente, atunci când procesarea unui tip de documente este mai întâi automatizată: comenzi și instrucțiuni, contracte și acorduri.
- Implementați EDMS pas cu pas pe departamente, când mai întâi joburile sunt automatizate în serviciul de birou, apoi în departamentul de personal, contabilitate și așa mai departe în întreaga companie.
Deoarece procesarea documentelor începe deja cu orice opțiune, obțineți certificate pentru executorii responsabili autorizați să semneze documente.
Tabelul arată ce tipuri de semnături digitale electronice există și la semnare ce documente pot fi utilizate.
Pasul 7 Creați o arhivă electronică prin conversia documentelor pe hârtie create anterior în formate electronice. În arhiva electronică, documentele pot fi stocate atât sub formă de scanări, cât și în formate de editor de text. Începeți să creați arhiva electronica este posibil de îndată ce conducerea decide necesitatea introducerii managementului electronic al documentelor.
Dosare electronice în nomenclatorul dosarelor firmei
Pasul 8 Integrați EDMS cu alte sisteme de contabilitate automatizate utilizate în companie. Lucrul în sistemele electronice de gestionare a documentelor, de regulă, presupune posibilitatea schimbului de date cu acele sisteme de contabilitate care au fost deja implementate și asigură acum personal automatizat, financiar, contabilitate de producție în companie.
Pasul 9 Oferă instruire angajaților, elaborează manuale de utilizare, ținând cont de caracteristicile specifice ale locurilor de muncă specifice.
Pasul 10 Asigurarea controlului asupra respectării procedurilor reglementate în perioada de adaptare a interpreților la noile condiții de muncă. Numiți angajați responsabili în unități care vor acorda asistență operațională celorlalți și se asigură că se respectă procedura stabilită de utilizare a EDS.
Trebuie înțeles că introducerea EDMS, fluxul de lucru în formate electronice- nu un scop în sine. Acesta este un instrument eficient pentru interacțiunea externă, și nu numai cu autoritățile executive și autoritățile de supraveghere. EDMS va oferi un singur flux de lucru cu diviziuni separateși schimbul prompt de documente cu contractanții. Luați inițiativa și partenerii, furnizorii și clienții dvs. Acest lucru va ajuta nu numai la îmbunătățirea calității și a vitezei schimbului de informații, ci și la reducerea timpului de rambursare a sistemului electronic de gestionare a documentelor implementat la întreprindere.
Lucrul cu documente este o parte integrantă a muncii de birou a oricărei companii. Un sistem de automatizare a fluxului de lucru (EDMS) ajută la rezolvarea unui număr de probleme:
Pentru a construi această lucrare, sistemele electronice de gestionare a documentelor (EDMS) sunt utilizate pe scară largă astăzi.
SED este un sistem multi-utilizator care vă permite să efectuați rapid toate acțiunile cu documente:
- Acceptare/creare.
- Schimb valutar.
- Semnătură.
- Execuție/Trimitere.
Astfel de sisteme sunt utilizate în mod activ pentru a organiza circulația documentelor în cadrul companiei, precum și pentru a le schimba cu contrapărțile. Cu ajutorul EDMS se asigură continuitatea lucrului cu fiecare document, controlul asupra stării sale actuale, precum și o căutare rapidă în baza de date, chiar dacă există un minim de date.
Există 2 opțiuni pentru utilizarea SED:- Aplicațiile client EDMS sunt instalate pe dispozitivul fiecărui angajat al companiei. Datorită acestui fapt, toată lumea are posibilitatea de a crea, primi și trimite documente, de a le modifica și de a le stabili pe ale lor semnatura digitala. Documentele sunt stocate într-o bază de date comună.
- Software-ul este instalat pe server. Fiecare angajat are acces la EDMS printr-un browser web de pe orice dispozitiv.
- Pregătește, coordonează și aprobă documentele necesare în cadrul fiecărui proces de afaceri.
- Pregătiți și conduceți întâlniri.
- Creați și urmăriți misiunile pentru angajați individuali.
Avantajele suplimentare ale produsului nostru sunt opțiunile largi de integrare, accesibilitatea printr-un browser și de pe dispozitive mobile și capacitatea de a scana și introduce documente în baza de date printr-o cameră a smartphone-ului.
Soluția bazată pe Comindware Business Application Platform este convenabilă pentru angajați, nu necesită instalarea de software special pe computerele angajaților și nici formare suplimentară. Introducerea unui astfel de EDMS pentru o organizație ajută la atingerea obiectivelor într-un timp scurt cu costuri relativ mici pentru achiziționarea și configurarea produsului.
Dacă sunteți interesat de soluții convenabile și rentabile, comandați o demonstrație a Platformei de aplicații de afaceri Comindware.
Elena Gaidukova, analist de marketing, brand manager de soluții bazate pe , specialist relații cu partenerii.
Odată cu răspândirea computerelor, 100% dintre documente sunt create electronic. Cu toate acestea, mai mult de jumătate dintre ele sunt încă tipărite pentru revizuire și aprobare.
Cât despre schimbul de documente și semnarea de acorduri între entitățile comerciale, aici suport de hârtie sunt aproape întotdeauna folosite.
Există trei metode de trimitere:
- Prin sistemul de livrare a mesajelor garantate în cont personal contribuabil;
- Pe medii magnetice cu EDS
- Prin programul „Terminal Contribuabililor” în birourile inspectoratului fiscal.
Creșterea eficienței și reducerea costurilor este scopul oricărei afaceri care intenționează să rămână în afaceri pentru anii următori. Și se poate realiza prin introducerea managementului electronic al documentelor, mai ales că acest lucru este prevăzut în legislația rusă.
În același timp, este important să acordați atenție acelor documente care ar trebui tipărite formular de hârtie conform legii și asigurați-vă că gestionarea documentelor pe hârtie și electronică nu se dublează, pentru că în acest caz nu se va salva nimic.
Dacă totul este organizat corect, atunci managementul electronic al documentelor este cheia eficienței unei întreprinderi moderne.
Proiectul de implementare EDMS nu se limitează la alegerea și achiziționarea de software. Puteți găsi un sistem excelent, dar, în același timp, puteți organiza o implementare eșuată. Produsul va fi instalat în organizație, dar nu va fi folosit la întregul său potențial, va fi incomod pentru utilizatori sau nu va aduce beneficiile așteptate.
Experiența proiectelor interne și străine de implementare a sistemelor de management al documentelor în organizații arată că clienții EDMS fac aceleași greșeli din nou și din nou, ceea ce duce la cel mai bun scenariu, la utilizarea ineficientă a EDMS, și în cel mai rău caz - la inutilitatea acestuia sau la faptul că proiectul de implementare se oprește la jumătatea drumului.
Am încercat să colectăm cele mai frecvente greșeli și să facem o listă cu ce nu trebuie făcut pentru o tranziție reușită la EDI.
Experții, furnizorii, consultanții implicați în implementarea managementului electronic al documentelor susțin aproape unanim că unul dintre primii pași în acest proces este organizarea unui grup de lucru pentru implementarea sistemului. Se recomandă implicarea în grupul de lucru atât a persoanelor din firma vânzătoare, cât și din organizația clienților.
Piesa de poticnire pe care o poate întâmpina proiectul în această etapă o constituie cei „șapte boieri” din grupul de lucru din partea clientului. O companie care implementează managementul electronic al documentelor poate avea mai multe divizii (sau departamente), iar fiecare dintre ele are proprii săi oameni interesați să implementeze managementul documentelor fără hârtie și managementul proceselor de afaceri.
Fiecare dintre inițiatori, desigur, va avea propria sa viziune asupra de ce este nevoie de managementul documentelor electronice și despre cum ar trebui să fie utilizat sistemul. Dacă, în același timp, toți membrii grupului de lucru au autoritate egală în organizarea activităților de implementare a EDMS, atunci poate apărea o situație în care fiecare inițiator va „trage pătura peste sine”.
În acest caz, proiectul se poate bloca, în cel mai bun caz, în faza de discuție. În scenariile mai puțin reușite - când fiecare dintre inițiatori a dat deja comenzi, a dezvoltat un fel de activitate pentru a introduce un EDMS în unitatea sa și a cheltuit bani. Există confuzie, organizatorică și financiară, iar proiectul este restrâns pentru a preveni alte pierderi.
Este important să se asigure un astfel de echilibru de forță încât grupul de lucru din partea Clientului să aibă un singur șef responsabil de managementul documentelor electronice - managerul de proiect, care va avea ultimul cuvânt de autor cu privire la strategia de implementare a EDMS. Desigur, propunerile altor participanți pot și trebuie luate în considerare. Dar responsabilitatea pentru desfășurarea cu succes a proiectului trebuie să fie luată de cineva singur.
Nu este greu de calculat cât costă un sistem electronic de gestionare a documentelor. Orice furnizor care se respectă vă va oferi un calculator de implementare, unde puteți estima aproximativ costul licențelor în funcție de ediția sistemului, numărul de utilizatori, disponibilitatea modulelor suplimentare și așa mai departe.
De fapt, costul mijloace tehnice asigurarea managementului documentelor electronice este incomparabilă cu costul resurselor umane și de timp necesare pentru implementarea cu succes. Pe lângă costul licențelor în sine, bugetul proiectului include planificare, consultanță, configurare, testare, instalare, instruire și suport suplimentar al sistemului - partea subacvatică a aisbergului bugetar, pe care nu o bănuiți până nu ajungeți în fața. față.
- De regulă, la calcularea bugetului și planificarea implementării, cel mai adesea uitat să țină cont de: costul upgrade-ului hardware pentru a asigura performanța optimă a sistemului (achiziționarea de servere, munca departamentului IT etc.);
- costul și timpul de lucru al grupului de lucru pentru implementarea EDMS;
- costurile umane, de timp și financiare ale digitizării și introducerii documentelor în EDMS; costul instruirii utilizatorilor și administratorilor.
Este mai bine să începeți cu un mic proiect și să îl planificați corect din punct de vedere financiar și greu din punct de vedere al timpului decât să încercați să automatizați totul dintr-o dată și, în final, să aflați că nu sunt suficienți bani sau timp pentru asta.
Neîncrederea în antreprenori și dorința de a face totul pe cont propriu este cuiul cu care a fost bătut în cuie mai mult de un sicriu din proiectul de implementare. Se întâmplă ca clientul să-și supraestimeze propriile puncte forte și punctele forte ale specialiștilor săi în convingerea că el însuși știe „cel mai bine” să implementeze managementul electronic al documentelor.
Desigur, există exemple de succes de implementare independentă a unui sistem electronic de gestionare a documentelor și există multe dintre ele - noi înșine suntem sincer mândri de povestea de succes a unui astfel de client. Cu toate acestea, în majoritatea cazurilor proiect de succes Implementarea EDMS este rezultatul cooperării și înțelegerii reciproce dintre client și furnizor.
O parte a implementării EDMS la întreprinderi se prăbușește din cauza faptului că clientul este convins de expertiza sa, subestimează riscurile gestionării electronice a documentelor și refuză ajutorul profesioniștilor în implementarea EDI. În acest caz, dacă proiectul se blochează brusc, organizația rămâne singură cu problema și nu știe cum să o rezolve.
O altă parte a proiectelor are de suferit deoarece clientul încearcă în mod independent să găsească modalități de a-și implementa sarcinile și de a le impune specialiștilor contractorului atunci când stabilește termeni de referinta. În loc de „ce trebuie făcut”, clientul încearcă să explice el însuși „cum se face”, ceea ce, având în vedere lipsa cunoștințelor de specialitate, nu duce la nimic constructiv. E bine dacă poți ajunge la o înțelegere.
Este important să vă evaluați cu atenție propriile capacități și să nu refuzați cooperarea atunci când este necesar. În plus, un dialog onest și adecvat între client și antreprenor ajută la evitarea disputelor inutile și accelerează implementarea proiectului de implementare.
Există o glumă binecunoscută pe Web despre „ești un programator”: unii oameni cred că, dacă o persoană câștigă scriind programe, atunci implicit ar trebui să poată rezolva problemele cu orice tehnică, de la un computer la un electric. fierbător. Ceea ce în realitate este complet greșit și chiar dacă un programator, din bunătatea inimii sale, se angajează să-ți repare ibricul, nu este un fapt că o va face bine. Pentru că este opera unui maestru de electrocasnice.
Unii clienți își strica implementarea managementului electronic al documentelor alegând un integrator conform principiului „ești un programator”. Clientul presupune că, dacă o companie integratoare implementează sisteme de automatizare contabilă și „la grămada” și un EDMS, atunci este la fel de bine versat în ambele. Ceea ce, din nou, nu este chiar cazul.
Un integrator care ți-a automatizat cu succes contabilitatea, desigur, se poate ocupa de gestionarea documentelor, dar în cele din urmă se poate dovedi că procesul de implementare a gestionării electronice a documentelor durează de prea mult timp, iar rezultatul nu este cel de care ai nevoie. . O poveste similară i s-a întâmplat unuia dintre principalii clienți ai EDMS TEZIS - proiectul a blocat până când conducerea a decis să schimbe integratorul.
Atunci când încredeți automatizarea altor oameni, este important să alegeți specialiști în domeniul dvs. În ceea ce privește implementarea EDMS, acestea sunt companii de dezvoltare EDMS sau partenerii lor certificați.
Acest motiv pentru eșecul proiectului îl așteaptă pe clienții care decid să înlocuiască un EDMS învechit. Compania avea deja un sistem, a îndeplinit unele sarcini și, ca urmare, există o mare tentație de a organiza munca noului sistem după imaginea și asemănarea celui precedent.
Mai mult decât atât, se întâmplă adesea ca de la vechiul EDMS la cel nou, în primul rând, să doriți să transferați nu procesele de afaceri efective ale companiei, ci câteva lucruri mici familiare - locația elementelor de interfață, specificul (nerelativ). la funcționarea afacerii) funcționalitatea vechii platforme și altele. Acesta este un exercițiu destul de inutil - durează mult mai puțin timp pentru a te obișnui cu noua interfață decât pentru a o reproduce pe cea veche.
O problemă mai fundamentală este transferul proceselor de afaceri ineficiente de la cel vechi la noul EDMS. Nedorința de a optimiza procesele de lucru cu documente duce la faptul că o întreagă „coadă” de probleme de gestionare a documentelor electronice care anterior interferau cu organizația va veni de la sistemul vechi la cel nou. Aici, puteți și ar trebui să petreceți timp reorganizându-vă și gândindu-vă cum să faceți lucrul cu documente mai rapid și mai bun.
Acest punct este destul de controversat și este un element al disputei între susținătorii diferitelor abordări ale dezvoltării EDMS - „cutie” și platformă. Diferența dintre ele, în esență, constă în faptul că produsele „cutie” sunt adaptate utilizatorului în principal datorită setărilor și fișierelor de configurare furnizate de dezvoltator, iar acestea din urmă - în principal datorită programării. Prima metodă este mai simplă, dar mai puțin flexibilă, a doua este mai complexă, dar deschide oportunități largi de adaptare a sistemului la nevoile organizației.
Experții din industrie din partea „cutiei” susțin că nu ar trebui să vă lăsați duși de personalizarea sistemului. Ca argumente sunt date costul ridicat de implementare și suport al produsului final, precum și problemele cu actualizarea sistemului - funcționalitatea unică poate provoca probleme de compatibilitate la trecerea la versiuni noi ale sistemului „cutie”.
Noi, ca reprezentanți ai abordării platformei, desigur, credem (și observăm pe exemple reale de implementări EDMS TEZIS) că beneficiul personalizării depășește costul implementării acesteia. Costul creării unui modul nou pentru sistem se plătește datorită unei varietăți de factori - de exemplu, accelerarea activității companiei prin optimizarea procesului de lucru cu documente sau dezafectarea sistemelor învechite care anterior îndepliniu funcțiile implementate în noul modul. .
În ceea ce privește problemele cu actualizarea, acestea practic nu există pentru platforma modernă EDMS - mecanismele de creare a extensiilor de platformă, pe baza cărora se creează o nouă funcționalitate, vă permit să actualizați funcționalitatea platformei fără a pierde compatibilitatea cu „adăugat”. "funcționalitate. Acest principiu este unul dintre principiile fundamentale în construirea unei platforme EDMS. Atenție însă atunci când alegeți un sistem, nu toate platformele EDMS au astfel de avantaje.
Astfel, dacă EDMS selectat nu este proiectat inițial pentru personalizare flexibilă, este mai bine să nu vă lăsați dus de el - puteți eșua cu adevărat proiectul. Totuși, dacă produsul vă permite să vă personalizați la maximum, este ciudat să nu îl folosiți.
Una dintre cele mai sigure modalități de a reduce eficiența sistemului este blocarea utilizării acestuia în back office. Da, funcția principală a EDMS este de a automatiza fluxul de lucru pe hârtie, dar la urma urmei, nu numai funcționarii lucrează cu documente - fluxurile de documente își finalizează doar călătoria pe rafturile arhivei.
EDMS existente automatizează cu succes funcția de control și contabilitate a biroului, accelerează procesarea documentelor - scanare, înregistrare, căutare, transfer, imprimare și așa mai departe, reduce pierderea documentelor, dar procesele de creare a documentelor în sine (crearea , avizare, avizare) vor rămâne în culise dacă zona este limitată la funcționarea sistemului numai de către compartimentul instituției de învățământ preșcolar.
De asemenea, nu vor fi acoperite procesele care urmează rezultatelor aprobării documentului - stabilirea sarcinilor pentru angajați și monitorizarea implementării acestora. Între timp, EDMS moderne conțin funcționalități care contribuie la adoptare decizii de managementși control asupra execuției lor - această funcționalitate este inclusă în pachetul standard al oricărui EDMS, iar dacă nu o utilizați, vor fi bani irositi.
Sistemele de gestionare a documentelor au depășit de mult limitele automatizării muncii unui funcționar. Pentru utilizarea cât mai eficientă a EDMS, toți participanții la sistemul electronic de gestionare a documentelor trebuie să lucreze în sistem - de la inițiatorul care creează prima schiță până la personalul arhivă.
Iată câteva plângeri tipice ale utilizatorilor cu privire la un EDMS ineficient: „nu este conectat la sistemul de care am nevoie pentru lucru”; „nu este integrat cu e-mailul și fac aproape totul prin e-mail”; „este imposibil să împărtășești ceva prin el”; „nu are legătură cu Word/Excel, dar lucrez în el”.
Integrarea inteligentă este întotdeauna utilă și îmbunătățește productivitatea. Majoritatea sistemelor moderne sunt construite pe o arhitectură orientată spre servicii, ceea ce face posibilă integrarea lor cu alte aplicații din infrastructura IT a organizației. SED nu face excepție.
În cele mai multe cazuri, în mod implicit, sistemele electronice de gestionare a documentelor includ integrarea cu aplicațiile de e-mail și de birou, ca serviciu separat - integrarea cu sistemele de contabilitate, ca soluție unică - integrarea cu sistemele de productivitate a afacerii, cum ar fi ERP și alte sisteme de automatizare a afacerii.
Sistemele de automatizare a afacerilor acceptă exportul de date în formate Word/Excel/PDF, care pot fi apoi încărcate în EDMS pentru revizuire sau arhivare. Datorită acestui fapt, un sistem modern de gestionare a documentelor poate juca rolul unui singur depozit de documente organizației.
Rezumat: Nu este necesară izolarea sistemului de infrastructura IT generală a organizației - o soluție integrată va fi mai convenabilă pentru utilizare de către angajații din afara departamentului PEI.
Poate fi extrem de dificil pentru persoanele care au lucrat toată viața doar cu documente pe hârtie să explice că EDS le va permite să lucreze mai rapid și mai eficient. Managementul unei organizații poate fi atât automatizarea fluxului de lucru, poate alege un EDMS, poate încheia un acord, chiar și instala un sistem într-o organizație - dar utilizatorii îl vor ignora.
Se întâmplă adesea ca la finalul proiectului să se dovedească că angajații nu înțeleg deloc de ce li s-a dat deloc un EDMS. Și dacă lucrează în ea, atunci doar „sub gena” liderului. De fapt, proiectul eșuează – iar motivul pentru aceasta este că conducerea nu s-a deranjat să asigure acceptarea sistemului de către utilizatori.
Acceptarea unui nou instrument software de către utilizatorul final este o problemă greu de rezolvat prin convingere. Este mult mai eficient să puneți utilizatorul într-o poziție în care el însuși este conștient de faptul că sistem nou el are nevoie.
Pe de o parte, este necesar să ne asigurăm că EDMS este disponibil și necesar în activitatea unei mase critice de angajați ai companiei. Pe de altă parte, o masă critică de documente solicitate de angajați ar trebui să fie disponibilă în sistem.
Dacă oricare dintre aceste condiții nu este îndeplinită, procentul total de utilizare a EDMS pentru companie are de suferit. În plus, nu trebuie uitat că sistemul ar trebui să fie cât mai prietenos cu un utilizator nepregătit - la urma urmei, în fosta sa lume, el nu a trebuit încă să compare gestionarea tradițională și electronică a documentelor.
Acest punct decurge direct de la precedentul. Punând angajații față în față cu SED, este important să previi o situație în care aceștia trebuie să facă față singuri unui program necunoscut până acum. Chiar și un EDMS implementat tehnologic strălucit nu va fi eficient până când utilizatorii vor primi o pregătire adecvată.
De fapt, acest lucru este valabil pentru orice aplicație, chiar și pentru cea mai familiară. Majoritatea utilizatorilor lucrează zilnic cu clientul E-mail sau Word/Excel, nu cunosc 90% din funcționalitatea acestor programe. Ce putem spune despre un sistem la scară largă de lucru cu documente?
Dacă doriți să eficientizați fluxul de lucru și să îmbunătățiți productivitatea angajaților cu gestionarea electronică a documentelor, cu siguranță nu merită să sacrificați 25% până la 95% din capacitățile sistemului de management al documentelor despre care utilizatorii pur și simplu nu vor ști, deoarece ați economisit în formare.
În plus, angajații tind să părăsească compania, iar în locul lor vin alții noi. Prin urmare, cursurile EDMS sunt un eveniment recurent din când în când, pentru care poate fi alocat în mod continuu un articol separat de cheltuieli.
Când sistemul trece de la operațiunea de testare la producție, poate domnea haosul - la început, subordonații care nu și-au dat seama încă sistemul pot încerca să stabilească sarcini pentru superiori și așa mai departe. Acest lucru este perfect normal, dar este mai bine ca această etapă să nu fie amânată.
Pentru a face acest lucru, de regulă, se introduce o procedură de lucru cu sistemul de management al documentelor, care este adusă la cunoștința angajaților prin comandă. Unii furnizori (inclusiv noi) oferă reglementări standard pentru lucrul cu EDMS-ul lor gratuit, ca parte a pachetului de servicii de implementare, după încheierea unui acord pentru implementarea unui sistem electronic de gestionare a documentelor.
Prevederea standard privind gestionarea documentelor electronice într-o organizație descrie pe scurt procedura de lucru cu funcțiile principale ale oricărui EDMS - în cazul nostru, cu sarcini, documente și birou. Dacă este necesar, este ușor să-l rescrieți „pentru dumneavoastră” și angajații dvs.
„Sistemul vă cere să faceți totul printr-un browser web/client desktop, iar eu lucrez de pe un smartphone sau tabletă”, este o altă plângere comună a angajaților cu privire la un EDMS implementat ineficient.
Dacă un angajat care este obișnuit să lucreze de pe propriul dispozitiv mobil nu are acces la informatii generaleîn SED folosind un gadget familiar, apoi trebuie să treacă la un computer, ceea ce transformă lucrul cu sistemul într-un chin inutil. Procesele de afaceri încep să meargă mai încet.
Viteza cu care datele intră în lucru, de exemplu, aplicații, contracte sau protocoale, între timp, depinde de viteza de finalizare a sarcinilor. În plus, dacă fiecare angajat are acces constant la datele legate de munca la proiect, va face mai eficientă discutarea cu managerii și colegii la întâlniri.
Acești indicatori - viteza și eficiența muncii - toți încearcă să-i sporească prin introducerea managementului electronic al documentelor. Mobilitatea contribuie la aceasta și nu trebuie ignorată atunci când alegeți hardware și software pentru gestionarea electronică a documentelor.
Singurul lucru constant din lume este că se schimbă constant. Așteptările pieței cu privire la afaceri se schimbă, iar așteptările utilizatorilor cu privire la sistemele IT se schimbă în același mod.
Fiecare nouă lansare include noi funcționalități și îmbunătățiri ale caracteristicilor existente, remedieri de erori.
Prin urmare, este esențial să actualizați sistemul în mod regulat pentru a-l menține să funcționeze fără erori și pentru a beneficia de noile funcții ale sistemului. În caz contrar, după un anumit timp, posibil foarte semnificativ, după finalizarea implementării, va trebui să rulați proiect nou- înlocuiți sistemul învechit cu un alt EDMS nou.
Când deschizi cortina și toată lumea ridică un pahar de șampanie pentru a te felicita pentru finalizarea cu succes a unui proiect EDMS, nimănui nu trece prin minte că acest moment frumos s-ar putea transforma în curând într-un coșmar.
Din experiența noastră, punerea în funcțiune a sistemului este cea mai haotică și dificilă parte a proiectului. În procesul de implementare a managementului electronic al documentelor, clientul întâmpină constant diverse nuanțe pe care furnizorul trebuie să le contracareze „din mers” cu actualizări constante.
Prin urmare, este important ca cel puțin în primele șase luni până la un an de la implementarea sistemului, furnizorul se angajează să vă furnizeze remedieri de erori și modificări la cererea dvs., precum și să mențină sistemul într-o stare stabilă. Reînnoirea contractului de asistență vă garantează, de asemenea, actualizări în timp util - cele două merg mână în mână.
„Managementul proceselor de afaceri, în primul rând, nu este despre tehnologie, ci despre schimbare”, spun analiștii de la Gartner Research.
Schimbarea este ceva la care fiecare ființă umană rezistă în mod natural. Introducând ceva nou într-o organizație, trebuie să fiți în acord cu faptul că schimbarea este ceva care se întâmplă tot timpul și aduce noi oportunități.
Un proiect de succes trebuie să aibă un plan clar de schimbare, iar primul pas în el este să găsești în rândul angajaților aceleași oameni cu gânduri la schimbare, care pot conduce procesul de schimbare în organizație.
Echipa ta trebuie să fie sigură că implementarea sistem electronic managementul documentelor este un atu valoros pentru o organizație și această schimbare trebuie implementată. Niciun proiect nu s-a încheiat cu succes fără chef de a câștiga.
Trebuie remarcat faptul că introducerea EDMS nu este un panaceu pentru toate problemele întreprinderii. Scopul principal al implementării sale este de a crește eficiența fluxului de lucru al unei întreprinderi sau organizații și, prin urmare, într-o oarecare măsură, și eficiența muncii lor în ansamblu. Există, de asemenea, o părere că scopul principal implementarea EDMS este crearea unui mediu eficient pentru managementul și funcționarea unei întreprinderi sau organizații.
Înainte de a alege un EDMS, este imperativ să formulați o listă de sarcini care ar trebui să ajute la rezolvarea implementării acestuia. În plus, este necesar să se elaboreze un plan organizațional detaliat pentru implementarea acestuia. Furnizarea și implementarea EDMS ar trebui să fie efectuate de o companie externă care poartă întreaga responsabilitate legală față de întreprindere pentru succesul proiectului de implementare. Alegerea unei companii furnizor și implementarea unui EDMS trebuie abordată cu mare atenție, deoarece după semnarea unui contract, plata oricăror fonduri și începerea implementării unui EDMS, nu va fi ușor să încetați relațiile cu această companie dacă compania nu va satisface pe deplin calitatea muncii sale. De fapt, în cazul alegere greșită contractorii, banii, timpul și nervii vor fi irosite. Desigur, atunci când alegeți un EDMS, este necesar să studiați cu atenție toate ofertele disponibile pe piață și să aveți grijă să faceți o licitație. De asemenea, este foarte important să ne gândim dacă există experiență implementari de succes de la furnizorul EDMS și modul în care acesta corespunde specificului întreprinderii sau organizației.
La rândul său, la implementarea unui EDMS, trebuie să se confrunte cu următoarele probleme principale, a căror rezolvare determină succesul întregului proiect de implementare:
- - în majoritatea cazurilor, necesitatea unei reorganizări la scară largă a întreprinderii;
- - formalizarea slabă a proceselor de afaceri și lipsa standardelor corporative;
- - EDMS trebuie implementat și utilizat în întreaga întreprindere (oriunde unde informațiile sunt create, corectate și stocate), altfel succesul implementării sale va fi minim (dacă este deloc);
- - prezența unei anumite rezistențe la introducerea EDMS din partea angajaților întreprinderii („rezistență la schimbare”), adesea cauzată de lipsa de voință a vreunei „transparențe” a activităților acestora;
- - lipsa nivelului necesar de pregătire în rândul angajaților întreprinderii (inclusiv managerii de nivel inferior, mediu și superior) pentru a lucra cu EDMS.
Introducerea unui EDMS ar trebui efectuată treptat, începând cu cea mai importantă verigă din fluxul de lucru (bine descrisă și de înțeles), a cărei automatizare va obține rapid un efect pozitiv. În procesul de implementare a EDMS, este necesar să se asigure posibilitatea de a lucra atât cu tehnologia nouă, cât și cu cea veche, pentru a nu interfera cu activitățile zilnice ale întreprinderii. Joacă un rol foarte important sprijin real conducerea întreprinderii a proiectului de implementare (așa-numitul „factor prima persoană”). În absența unui astfel de sprijin (de exemplu, chiar și în organizarea obținerii tuturor informațiilor necesare în timpul anchetei întreprinderii), în cel mai bun caz, sistemul va fi implementat numai în anumite divizii ale întreprinderii (este puțin probabil ca orice se poate aștepta rentabilitatea investiției din aceasta).
De regulă, implementarea unui EDMS într-o întreprindere include următoarele etape principale:
- - o analiză amănunțită a proceselor de afaceri ale întreprinderii, a stării echipamentelor și a tehnologiilor utilizate;
- - dezvoltarea unui model informaţional-funcţional al unei întreprinderi, reinginerirea proceselor sale de afaceri;
- - analiza posibilei configurații hardware și software necesare implementării EDMS;
- - selectarea si furnizarea hardware-ului si software-ului necesar implementarii EDMS;
- - furnizarea si instalarea EDMS;
- - adaptarea si ajustarea EDMS;
- - transferul și conversia datelor din sistemele vechi;
- - instruirea administratorilor de sistem și a utilizatorilor pentru a lucra cu EDMS;
- - pregătirea unui exemplu de control, programe și metode de testare, testarea completă a EDMS;
- - elaborarea proiectării, software-ului, documentației tehnice și de utilizare;
- - finalizarea implementarii EDMS, punerea lui in exploatare comerciala;
- - întreţinerea SED.
Scopul părții practice este trecerea întreprinderii la un sistem electronic de gestionare a documentelor, pentru care trebuie să îndepliniți următoarele sarcini.
În primul rând, este necesar un model de organizare; acesta este prezentat în Fig. 2.1
EDMS „DocsVision” va fi luat ca exemplu. Cu un cost scăzut al unei licențe de produs, s-a impus ca un sistem cu funcționalitate bună. Va trebui să dezasamblați arhitectura acestui EDMS și să faceți setările necesare, precum și să identificați avantajele și dezavantajele acestuia atunci când este implementat într-o organizație.
Structura documentului electronic
Un document în DocsVision constă dintr-un card de document și posibile surse de date externe pentru acesta. Cardul de document conține un set de atribute standard și câteva atribute suplimentare. O sursă de date externă este unul sau mai multe tabele cu detalii suplimentare. Un exemplu tipic de astfel de document este o factură.
Dacă un document are documente subordonate, atunci se creează un card separat corespunzător tipului său pentru fiecare document subordonat. Indexul documentului părinte este indicat în fișa documentului subordonat. Când vizualizați un card de document părinte, sistemul afișează o listă cu toate documentele subordonate cu hyperlinkuri către cardurile acestor documente.
Figura 3.2 - Model de document electronic
Configurarea instalării sistemului. Pentru instalarea „DocsVision” este alocată o adresă IP separată (de obicei, aceasta este adresa acestui computer în retea locala) - instalatorul vă va cere să îl introduceți.
Nu puteți aloca o adresă IP separată pentru ca DocsVision să funcționeze, dar introduceți adresa IP 127.0.0.1 în timpul procesului de instalare, în acest caz DocsVision poate fi apelat de pe computerul pe care este instalat sistemul, dar nu va fi posibil să apel de la alte computere din rețea prin adresa IP.
Ulterior, dacă devine necesară conectarea utilizatorilor de pe alte computere la DocsVision, va trebui să specificați adresa IP reală a computerului principal din sistem în setările site-ului web DocsVision, care este diferită de 127.0.0.1, pentru pentru a permite utilizatorilor să apeleze DocsVision de pe alte computere.calculatoare prin adresa IP reală.
Baza de date a versiunii instalate a sistemului „DocsVision” conține exemple complete de documente, directoare și procese de afaceri, astfel încât să vă puteți familiariza cu funcționarea sistemului.
După ce fișierele temporare de antrenament nu mai sunt necesare, va fi necesar să înlocuiți fișierul bazei de date de sistem care conține exemple cu același fișier cu o bază de date goală care nu conține aceste exemple - astfel încât exemplele conținute în versiunea instalată să nu interfereze cu lucrul cu documente și directoare reale care au fost încărcate inițial.
Crearea de forme complexe de documente. De asemenea, sistemul electronic de management al documentelor este conceput pentru a funcționa cu forme complexe de documente. Documentele complexe sunt compilate pentru a îmbunătăți fluxul de lucru, simplifică munca ambelor departamente individuale ale organizației și jurisdicție generală managementul documentelor în întreprindere. Documentele complexe sunt documente pentru care este necesară introducerea unui număr mare de detalii în sistem; calculează automat o parte din detalii pe baza valorilor altor detalii; crea arbitrar tipărire a formularelor, cuprinzând detaliile documentului.
Ieșirea documentului generat în MS Word. Sistemul DocsVision se integrează cu MS Office, dar cea mai populară aplicație este MS Word.
Pentru a asigura ieșirea corectă a documentului generat în MS Word, este necesar să se asigure că marcajele specificate în document în MS Word corespund câmpurilor cardului standard de document și câmpurilor surselor de date externe asociate documentului.
Pentru documentele simple care conțin nu mai mult de o sursă externă de date, o astfel de conformitate este asigurată fără utilizarea setărilor programului, doar prin numele marcajelor din fișierul MS Word, care trebuie să corespundă detaliilor standard ale cardului documentului.
Utilizarea mai multor surse de date externe într-un document, ieșirea de expresii calculate arbitrare într-un document MS Word și utilizarea numelor de marcaje arbitrare într-un document MS Word necesită utilizarea setărilor programului.
Fiecare tabel al sursei de date externe și lista documentelor subordonate trebuie să corespundă unui tabel situat separat în documentul MS Word.
Dacă conexiunea cu MS Word nu este configurată, atunci sistemul va genera o eroare la emiterea unor astfel de documente.
Calculul eficacității implementării sistemului electronic de management al documentelor. Pentru început, să calculăm toate costurile de implementare a sistemului. Să introducem câteva ipoteze și notații, să facem cele mai simple calcule.
Costul unei licențe de software. Licența pentru acest EDMS este de 184 USD per utilizator și depinde în mare măsură de numărul de licențe achiziționate, adică de numărul de locuri de muncă din EDMS. În cazul nostru, numărul de locuri de muncă este de 38. Astfel, costul implementării va fi: mai întâi, convertiți dolari în ruble, astăzi cursul de schimb al dolarului este de 31,30 ruble, apoi înmulțiți costul unei licențe cu numărul personal administrativ 5759,2 * 38 \u003d 218.849,6 ruble.
Costul echipamentelor suplimentare necesare implementării EDMS (calculatoare, imprimante, scanere etc.). Valoarea, în cele mai multe cazuri, este practic proporțională cu numărul de locuri de muncă.
CJSC „Syrkombinat Tikhoretsky” are toate echipamentele necesare pentru implementarea EDS, astfel încât nu vor exista costuri suplimentare, ceea ce este foarte important în timpul implementării.
Costul lucrărilor de implementare a sistemului. Această valoare nu este proporțională cu dimensiunea organizației, dar, desigur, este într-o anumită dependență de aceasta. Costul implementării depinde în mare măsură de modul în care va fi organizată implementarea, de forțele cui va fi realizată, în câte etape.
Compania dispune de personal propriu capabil sa organizeze implementarea sistemului si trebuie doar sa implice un consultant pentru rezolvarea celor mai dificile probleme. Domeniul tipic de lucru privind implementarea sistemelor informatice din această clasă este de obicei de aproximativ 5 persoane. Dintre acestea, aproximativ 2 muncă umană consultant, care costa mai mult, inca doi, dat fiind numarul destul de mare de angajati din organizatie. Costul mediu al personalului propriu al unui departament tipic este de aproximativ 15.000 de ruble. pe luna. Costul unui consultant, în funcție de condițiile de furnizare a serviciilor, este de la 50.000 la 150.000 de ruble. pe luna. Pentru certitudine, să presupunem că este egal cu 100.000 de ruble. În total, obținem o estimare a costului lucrărilor de implementare:
X \u003d a * b + c * d, (1)
unde X este costul lucrărilor de implementare;
a este numărul de personal;
b - salariul lunar pentru personalul obișnuit;
c - numărul de personal angajat;
d - salariile personalului angajat
5 * 15.000 + 2 * 100.000 \u003d 275.000 de ruble.
Astfel, costurile totale ale implementării unui astfel de sistem cu o organizare rezonabilă a procesului pot fi:
X = a + b + c, (2)
unde X - costurile totale de implementare;
a este costul implementării;
b - cheltuieli de personal;
c - costul de întreținere.
218.849,6 +275.000+ 200.000=693.849,6 ruble Costul suportului va fi de aproximativ 200.000 de ruble. Trebuie remarcat faptul că pentru o organizație atât de mare, această cifră este destul de mică.
Evaluarea efectului. Să începem cu o estimare a economiilor directe de costuri. Să includă doar costul hârtiei economisite prin implementarea unui astfel de sistem și costul timpului economisit al angajatului. Acestea sunt costuri fixe, așa că haideți să calculăm costurile pe lună pentru a estima apoi perioada de rambursare.
Costul maxim al hârtiei consumate pe lună poate fi calculat pe baza capacității unui angajat de a citi și asimila numărul de pagini de documente pe lună. Pe baza experimentului, se poate constata că în timpul zilei de lucru un angajat mediu este capabil să citească nu mai mult de 100 de foi dactilografiate. Pe de altă parte, volumul minim de pagini pe care un angajat le citește în timpul unei zile lucrătoare nu poate fi mai mic de 4-5 pagini, în caz contrar acest angajat nu lucrează cu documente, ceea ce înseamnă că nu prezintă interes din punct de vedere al implementarea unui EDMS. Răspândirea este mare, dar pentru un design grosier, să presupunem că există 30 de pagini pe zi per angajat într-o organizație medie.
Dacă P este costul unei coli de hârtie cu informații tipărite (copiator, imprimare), atunci costul lunar al hârtiei va fi:
X = a * b * c, (3)
unde X este costul lunar al hârtiei;
a - numărul de zile lucrătoare pe lună;
b - consumul de foi pe zi;
c - costul unei foi (aproximativ 0,5).
21*30* c. Să presupunem că o coală tipărită în organizație costă aproximativ 0,5 ruble. Apoi:
Hârtia costă \u003d 21 * 30 * 0,5 * 38 \u003d 11.970 de ruble. pe luna.
Costul timpului de lucru economisit este mai greu de evaluat. În primul rând, constă din următorii factori:
Economisiți efort prin reutilizarea documentelor existente.
Economisirea timpului de căutare documente necesare datorită sistematizării în stocarea documentelor şi mijloacelor eficiente de regăsire a informaţiilor.
Accelerarea tuturor proceselor de afaceri datorită automatizării, formalizării și controlului disciplinei de performanță.
Să încercăm să transpunem acești factori în estimări specifice.
Deoarece orice organizație rezolvă în mod constant sarcini care sunt destul de asemănătoare între ele, este evident că posibilitatea de a reutiliza documentele existente este foarte reală. Daca pentru unele tipuri de documente (contracte, scrisori, invitatii) asemenea reutilizare este o practică consacrată în majoritatea locurilor, apoi pentru documente ca oferte comerciale, recenzii analitice, proiecte preliminare, sau chiar doar corespondență, din păcate, procentul de reutilizare în majoritatea cazurilor este zero.
Bazat pe faptul că pentru aproape orice document în demult organizatie existenta exista un prototip. Cel mai adesea, va fi posibil să „luați” de la 20 la 30% din prototip (nu din volumul textului, ci din costurile forței de muncă pentru creare), restul este specificul unui anumit caz, care necesită gândire. prin și luarea deciziilor. Prin urmare, se va proceda de la un factor de reutilizare de 25%. Dacă presupunem că fiecare angajat își petrece aproximativ 30% din timpul de lucru creând noi documente (acest parametru nu a fost măsurat nicăieri, dar, în opinia mea, este destul de aproape de adevăr), atunci economiile totale în timpul angajatului vor fi de aproximativ 7,5% (0,25 * 0,30) din timpul lor complet de lucru.
Economisiți timp la căutarea unui document. LA scopuri publicitare cifre de apel care ajung până la 30% din timpul de lucru al angajatului. În realitate, desigur, această cifră este mai mică și, cel mai probabil, este în intervalul 5-10%. Pentru certitudine, să luăm 5,5%. Astfel, economiile totale în timpul de lucru pentru acești doi factori vor fi de aproximativ 13% (7,5% + 5,5%).
Accelerarea proceselor de afaceri este cel mai evident beneficiu al implementării unui EDMS. Cu fluxul de lucru pe hârtie, corespondența este de obicei distribuită angajaților de către birou de două ori pe zi. Astfel, în funcție de lista de aprobare, un document poate trece prin instanțe de la trei zile la o lună sau mai mult. Orice întârziere în execuție nu face decât să mărească această perioadă. Este imposibil de controlat întârzierea executării documentelor individuale, iar controlul cuprinzător al disciplinei de performanță a unui angajat individual este complicat de lipsa de transparență a activităților sale. La implementarea unui EDMS, documentele sunt transferate la următoarea instanță imediat după execuție. Pentru orice întârziere a oricăruia dintre interpreți, puteți vedea atât momentul întârzierii, cât și încărcarea interpretului cu alte lucrări și, în consecință, puteți lua măsuri. Având în vedere acest lucru, un document care se execută de obicei cel puțin trei zile poate fi executat în una sau două zile, iar timpul de execuție a documentelor care trec prin aprobare și aprobare în mai multe etape poate fi redus de mai multe ori. Cu alte cuvinte, aceasta este o altă economie de 10-30% în timpul de lucru.
Astfel, cea mai pesimistă estimare a reducerii costurilor cu forța de muncă a fost de aproximativ 20%.
În calculul de mai sus, deficiențele pot fi identificate cu ușurință. În primul rând, costul implementării unui EDMS poate fi de câteva ori mai mare - în funcție de ce formă de implementare va fi aleasă și de modul în care cerințele organizației diferă de capacitățile deja încorporate în sistem. În al doilea rând, eficacitatea implementării poate să nu fie atât de evidentă, deși o economie de 20% la efort este o valoare destul de realizabilă pentru o organizație care lucrează constant cu documente.
Probleme de implementare a EDMS. Unul dintre greșeli comune efectuat în timpul tranziției la gestionarea electronică a documentelor este studiul lor insuficient, ceea ce duce la rândul său la funcționarea ineficientă a sistemului. De foarte multe ori, conducerea companiei considera ca organizarea managementului documentelor este nesemnificativa, nemeritatoare de o atentie deosebita, dar pana la urma tocmai aceste „lucruri” devin decisive in imbunatatirea eficientei proceselor de business ale companiei. Interesul insuficient al managementului pentru proiect poate duce la faptul că implementarea poate fi amânată foarte mult timp.
Un alt obstacol comun este modul în care sunt construite sistemele electronice de gestionare a documentelor. Potrivit experților, dezvoltarea independentă a unui EDMS la scară corporativă de către departamentul IT condamnă organizația în avans la un lung proces de îmbunătățiri și, în plus, face ca întregul proiect să fie dependent de dezvoltatorii de sistem.
Mai sunt posibile câteva dificultăți în etapele următoare ale implementării sistemelor electronice de management al documentelor. Printre acestea, lipsa elaborării documentelor interne corporative care reglementează procesele de flux de lucru în organizație și slaba atenție din partea managementului la problemele de instruire a utilizatorilor finali.
Efect de implementare sistem automatizat Managementul electronic al documentelor constă din două părți principale:
Primul grup de efecte include:
- 1) economii de costuri (datorită utilizării unei tehnologii mai ieftine de procesare a documentelor în formular electronic): pentru consumabile (hârtie), pentru echipamente (copiatoare, etc.), pentru livrarea informațiilor pe hârtie; pentru depozitarea documentelor pe hârtie (inclusiv eliberarea fizică a spațiului);
- 2) economisirea timpului de lucru al angajaților:
- - pentru prelucrarea manuală a datelor și efectuarea funcțiilor de serviciu (transfer, copiere etc.);
- - pentru trecerea documentelor;
- - să caute documentele necesare; pentru reutilizarea documentelor.
Al doilea grup de efecte (nenumărate) include:
- 1) accelerarea trecerii documentelor și a prestării serviciilor este asociată cu promptitudinea și eficiența luării deciziilor în cazurile în care situația depinde de informațiile conținute în document. Procesele de lucru colectiv cu documente (coordonare și aprobare etc.) sunt accelerate semnificativ;
- 2) optimizarea proceselor de afaceri legate de fluxul de documente, creșterea transparenței acestora și îmbunătățirea controlului asupra tuturor fluxurilor și proceselor de informații din organizație. Tehnologiile moderne fac posibilă monitorizarea centralizată a progresului întregului proces de lucru cu documente, controlul disciplinei executive, sistematizarea și analizarea rezultatelor controlului și, prin urmare, identificarea problemelor și luarea de măsuri pentru îmbunătățirea sistemului de management;
- 3) îmbunătățirea calității muncii cu informații, a posibilității de a efectua noi tipuri sau metode de efectuare a muncii. Odată cu introducerea unui sistem electronic de gestionare a documentelor, un domeniu mai larg de aplicare a informațiilor din document devine disponibil pentru utilizatori, cererea de date care influențează luarea deciziilor crește, ceea ce, la rândul său, duce la o îmbunătățire a activității organizației;
- 4) formarea unui singur spaţiu informaţional la scara organizaţiilor distribuite. Un sistem modern de gestionare a documentelor ar trebui să rezolve problema distanței geografice a oamenilor (de exemplu, angajații sucursalelor sau filiale) și să asigure posibilitatea lucrului lor în comun în cadrul unei singure infrastructuri;
- 5) dezvoltare cultură corporatistă stimulat de utilizare tehnologii moderne pentru munca colectivă a angajaților și oportunitățile de informare și comunicare pe care le oferă.
Studiul conceptului de „sisteme control electronic documente” va ajuta la distingerea, în funcție de caracteristicile și metodele de rezolvare a sarcinilor de birou, „sisteme electronice de documentare”, „sisteme electronice de gestionare a documentelor”, „sisteme electronice de gestionare a documentelor corporative”.
Analiza sistemelor automatizate efectuată în lucrare a făcut posibilă formularea principalelor criterii de alegere a celui mai eficient sistem automatizat care să rezolve majoritatea sarcinilor de birou. Aceste criterii includ: criterii pentru funcționalitatea sistemului, posibilitatea setărilor personale, versatilitatea specificații, ușurința de implementare, criteriu pentru politica de preț a sistemului, criteriu pentru securitate și ușurință în utilizare.
Se calculează eficiența introducerii EDMS într-o întreprindere simulată. Asa de
Astfel, perioada de amortizare a sistemului, chiar și cu previziuni pesimiste, nu va depăși doi ani.
Introducerea unui EDMS la o întreprindere va ajuta la rezolvarea problemelor de birou identificate anterior în clauza 2.4.