Bună dragă colegă! Dezvoltare tehnologia Informatiei nu stă pe loc, iar procesele de afaceri se dezvoltă odată cu ele, dar ceva dispare complet. Deci, treptat, diverse companii, inclusiv agenții guvernamentale, trec de la fluxul de lucru pe hârtie la cel electronic. Conceptul " managementul documentelor electronice”, vom lua în considerare principalele forme de sistematizare și implementare în acest articol. Stai cu noi. Sper ca informațiile furnizate să reducă semnificativ timpul, forța de muncă și costurile financiare ale afacerii tale sau, dacă plănuiești doar să devii antreprenor, să previi greșelile în această direcție.
1. Ce este gestionarea electronică a documentelor și ce tipuri de EDI există?
Chiar și în urmă cu doar 5 ani, un astfel de concept precum „sistem electronic de gestionare a documentelor” putea fi văzut foarte rar. Treptat, odată cu introducerea tehnologiei informatice în viețile noastre, schimbul de date a început să fie introdus fără utilizarea suporturilor de hârtie.
Gestionarea electronică a documentelor în Rusia este tehnologie moderna, ceea ce vă permite să simplificați semnificativ procesele la nivelul întreprinderii, să reduceți timpul de căutare și generare de documente etc.
Deci, să ne uităm la conceptele de bază cu care va trebui să ne ocupăm în acest articol.
munca de birou este un ansamblu de măsuri de organizare a circulaţiei documentelor în întreprindere. Are un anumit algoritm, un set de reguli și diverse direcții. Deci, în multe organizații se poate distinge între tipuri precum munca de birou de personal, producție și așa mai departe. În esență, aceasta suport de documentare.
Document electronic este un document creat folosind tehnologia informatică, care poate fi semnat cu semnătură electronică și stocat ca fișier de format specializat pe un computer sau într-o rețea (locală sau pe Internet).
Fluxul documentelor este un sistem de mari dimensiuni pentru crearea, interpretarea, primirea, transmiterea, arhivarea documentelor, precum și monitorizarea implementării acestora și protejarea împotriva accesului neautorizat. Fluxul documentelor poate fi la fel de simplu ca suport de hârtie) și electronic.
Și, în sfârșit, managementul documentelor electronice este un set de procese automatizate în lucrul cu documente, efectuate în în format electronic, care poartă conceptul de „muncă de birou fără hârtie”.
Managementul electronic al documentelor poate fi atât în cadrul unei organizații, cât și între organizații.
Să ne uităm la ce tipuri de flux de lucru sunt:
- Fluxul de lucru de producție;
- Fluxul documentelor de management;
- Arhivare (un set de proceduri pentru arhivarea documentelor);
- Afaceri cu personal (un set de proceduri pentru fluxul de lucru al personalului);
- Fluxul documentelor contabile;
- Fluxul documentelor de depozit;
- Lucru de birou secret (confidențial);
- Fluxul documentelor tehnice și/sau tehnologice etc.
Evident, pot exista tot atâtea sisteme de management al documentelor câte procese există într-o întreprindere. Este posibil ca, de exemplu, managementul personalului și al evidenței contabile să lipsească în organizația dvs., deoarece veți efectua această contabilitate apelând la servicii și așa mai departe.
Care sunt sarcinile EDO?
- asigură transparența activităților organizației și eficiența managementului, datorită controlului automat asupra implementării sarcinilor la întreprindere;
- menține conformitatea standarde internaționale calitate;
- sprijină acumularea eficientă, gestionarea și accesul la informații și cunoștințe. Oferă flexibilitate personalului prin stocarea întregului istoric al activităților angajatului în întreprindere;
- înregistrează toate procesele;
- optimizează și automatizează procesele și mecanismele de afaceri pentru implementarea și controlul acestora în întreprindere;
- datorită excluderii documentelor pe hârtie din circulație, se realizează o mare economie de resurse prin reducerea costului hârtiei, cartuşelor. Datorită EDI, este mai ușor pentru o întreprindere să controleze mișcarea documentelor prin canalele organizației;
- simplifică și reduce costul stocării documentelor prin arhive electronice.
Astfel, am luat în considerare împreună cu dumneavoastră conceptele și tipurile de bază de EDI, precum și sarcinile pe care le rezolvă acest sistem.
2. Ce este automatizarea gestiunii electronice a documentelor. Managementul electronic al documentelor: argumente pro și contra
Managementul electronic al documentelor este un sistem informatic care permite utilizarea mai rațională și mai ușoară a datelor companiei. Include specializate software, e-mail, permițând comunicarea operațională, Internet, retea locala etc. În diferite organizații, acest tip de complex poate consta din diferite componente.
Principalele avantaje ale managementului documentelor electronice în comparație cu hârtiei sunt:
- capacitatea de a căuta fișiere în sistem folosind o varietate de filtre și parametri;
- contabilitatea completă a producției sau orice altă documentație;
- raportarea operațională a întreprinderii;
- managementul operațional al întreprinderii și schimbul de informații prin canale securizate de oriunde (nu este necesar să fim toți împreună pe același teritoriu pentru a interacționa);
- șabloane unificate pentru crearea documentelor;
- supravegherea si controlul asupra personalului;
- distribuirea drepturilor de acces la informațiile corporative în funcție de anumite criterii și parametri;
- reducerea costului hârtiei (și mai global, într-o oarecare măsură, rezolvarea problemelor de mediu);
- este posibilă reducerea personalului implicat în acte, precum și reducerea spațiilor închiriate (ocupate) din cauza lipsei documentelor de arhivă pe hârtie.
Cât despre dezavantajele EDI (managementul electronic al documentelor), nu sunt atât de multe. Acesta este un software destul de costisitor și consumator de timp, atât pentru formarea angajaților, cât și pentru digitizarea documentelor existente. Dar dacă abia începi să conduci activitate antreprenorială, atunci nu ar trebui să aveți probleme cu introducerea managementului electronic al documentelor, deoarece personalul va fi deja activ stadiul inițial lucrează în acest sistem.
3. Ce este necesar pentru a trece la gestionarea electronică a documentelor?
Așadar, dacă ne-am dat seama de conceptul de EDI și de principalele avantaje, acum îmi propun să luăm în considerare principalele sisteme de automatizare de birou și managementul documentelor electronice, precum și procesele de implementare pentru aceste sisteme.
După cum a devenit deja clar din informațiile de mai sus, nu este suficient doar să achiziționați și să instalați software, este important să pregătiți angajații și să reconstruiți complet întregul proces de producție al întreprinderii dumneavoastră. Dacă abia începi să faci afaceri, atunci îți va fi puțin mai ușor, deoarece procesele de afaceri nu au fost încă lansate.
Procesul de introducere a EDI într-o companie deja funcțională ar trebui să aibă loc treptat. Conectând treptat toate diviziile structurale ale întreprinderii la lucru.
Primul pas va fi crearea unui birou automatizat. În toate etapele, este posibil să întâmpinați nu numai probleme tehnice, ci și psihologice, deoarece este dificil să „încălcați” regulile deja stabilite.
Este important să achiziționați și să instalați software pentru EDI de la un singur furnizor, apoi configurarea întregului sistem va fi mult mai ușoară și nu va eșua.
Să ne uităm la cerințele de bază pentru implementarea procesului de implementare a managementului documentelor electronice într-o organizație.
in primul rand, Disponibilitate tehnologia calculatoarelor pentru a instala software;
În al doilea rând, toți angajații întreprinderii implicați în acest proces trebuie să fie utilizatori de PC încrezători și să aibă acces la acesta;
În al treilea rând, între echipă ar trebui să fie mijloace electronice conexiuni precum E-mail, skype și așa mai departe;
Al patrulea, trebuie să creați o divizie specializată sau să o implicați ca companie de outsourcing (puteți citi mai multe despre externalizare în).
Și, în sfârșit, sectorul administrativ al companiei ar trebui să fie pregătit pentru faptul că în loc de semnătura obișnuită „manuală”, .
Astfel, dacă toate aceste cerințe sunt îndeplinite, este posibilă începerea tranziției către utilizarea documentelor electronice și managementul documentelor electronice.
4. Tipuri de sisteme electronice de management al documentelor
În acest paragraf al articolului, vom lua în considerare sistemele electronice de gestionare a documentelor. Aș dori să remarc că orice sistem poate conține elemente din categoriile de mai jos, dar practic au o orientare specifică în fiecare zonă care este legată de poziționarea produsului.
1. Arhive electronice
Arhive electronice (EA) - Acestea sunt sisteme electronice de gestionare a documentelor cu mijloace temeinic dezvoltate de stocare și căutare a informațiilor. Datorită sistemului perfect EA, puteți căuta nu numai după numele documentului, ci și după parametrii cheie.
2. Sisteme EDI cu instrumente avansate de flux de lucru (WF).
O categorie destul de complexă în care documentele în sine nu au o importanță capitală. Aici, munca iese în prim-plan, iar documentele le sunt deja atașate. Astfel, ei se deplasează de-a lungul unui anumit traseu (hard routing). Cu ajutorul unor astfel de sisteme, este posibil să se organizeze munca în anumite domenii, pentru care toți algoritmii sunt cunoscuți și prescriși în prealabil.
3. Sisteme EDI axate pe sprijinirea managementului organizației și acumularea unei baze de cunoștințe
Astfel de programe, de regulă, sunt hibride și pot combina elemente ale celor două anterioare. Mai mult, elementul de bază poate fi fie un document, fie o sarcină, în funcție de alegere. Pentru a implementa funcția de management a unei organizații, sunt necesare atât rutarea rigidă, cât și rutarea gratuită, atunci când traseul documentului este prescris de către șef (de exemplu: după înregistrare document de intrare, liderul îl „vopsește” în funcție de sensul și sarcina), astfel încât ambele tehnologii au un loc în care să fie într-o situație dată. Astfel de sisteme sunt utilizate activ de organele de stat, companiile mari, în care ierarhia este clar distribuită și există anumite reguli și proceduri. Angajații înșiși creează documente, le pregătesc, iau decizii și le monitorizează execuția.
4. Sisteme EDI de tip colaborare (colaborare)
Astfel de sisteme sunt axate pe colaborare și sunt noi în domeniul managementului electronic al documentelor. Au fost create prin schimbare conditiile magazinuluiși necesitatea de a fi clar concentrat pe anumite zone fără balast inutil. Sunt opusul sistemelor de mai sus, din cauza lipsei unei ierarhii clare în organizație și a formalizării fluxului de lucru. Lor sarcina principala este de a se asigura că oamenii din organizație lucrează împreună, chiar dacă sunt localizați în diferite părți ale lumii și de a salva rezultatele muncii depuse. De regulă, acestea sunt create după tipul de portaluri, care sunt servicii de stocare și publicare.
5. Sisteme cu servicii suplimentare avansate
Cred că ați auzit de mai multe ori așa ceva ca CRM (gestionarea relațiilor cu clienții) - acesta este un serviciu de management al relațiilor cu clienții, management de proiect, facturare și așa mai departe. Astfel de servicii sunt diverse și pot include seturi diferite de servicii.
Înainte de a implementa programe de management electronic de documente la marile întreprinderi, vă sfătuiesc să efectuați o analiză aprofundată a sistemelor prezentate și să alegeți pe cel optim, cu o listă de sisteme aplicabile doar organizației dumneavoastră. Este important ca EDMS să reprezinte o oportunitate de management eficient al întreprinderii și transparență a tuturor proceselor sale, dar în același timp nivel inalt intimitate.
Atunci când alegeți platforme, vă sfătuiesc să acordați o atenție deosebită organizării arhivelor electronice de documente, automatizării fluxului de lucru, ținând cont de caracteristicile individuale ale întreprinderii dumneavoastră și implicării într-un sistem existent.
5. Probleme de implementare a sistemelor electronice de management al documentelor
Orice companie care se străduiește să modernizeze procesele și să țină pasul cu vremurile, într-un fel sau altul, se confruntă cu problemele introducerii de noi sisteme. Acest lucru se poate aplica și unei organizații care dorește să implementeze sisteme electronice de gestionare a documentelor.
Să aruncăm o privire la ce probleme poți întâmpina:
in primul rand, așa cum am spus deja, având în vedere avantajele și dezavantajele EDI, aceasta este o barieră psihologică, dar problema nu este doar în ea. De asemenea, educația scăzută a personalului întreprinderii, lipsa de dorință de a învăța, teama de transparență a proceselor pot deveni un obstacol. Într-un cuvânt, conservatorism.
În al doilea rând, multe întreprinderi, din păcate, nu s-au îndepărtat încă de tipul sovietic de management, și anume de factorul director al perioadei sovietice, când el însuși nu vrea să lucreze cu un computer, să vizualizeze și să editeze documente.
În al treilea rând, schimbări structurale frecvente în organizare și slabă formalizare a proceselor de afaceri.
Al patrulea, într-un fel sau altul, va trebui să interacționezi cu lumea exterioară, care încă nu a trecut complet la gestionarea electronică a documentelor, deși se străduiește să facă acest lucru.
6. Gestionarea electronică a documentelor în achizițiile publice
În această secțiune a articolului, aș dori să reflectez punctele principale regulament managementul documentelor electronice în achizițiile publice.
Potrivit articolului 5 din Legea federală din 5 aprilie 2013 nr. 44-FZ „Cu privire la sistemul contractual în domeniul achizițiilor de bunuri, lucrări, servicii pentru a satisface nevoile de stat și municipale”:
„În cadrul relațiilor specificate în partea 1 a articolului 1 din prezenta lege federală, este permis schimbul de documente electronice, prevazute de lege Federația Rusăși alte reglementări acte juridice privind sistemul contractual în domeniul achizițiilor, între participanții la sistemul contractual în domeniul achizițiilor, inclusiv depunerea cererilor de participare la determinarea furnizorului (antreprenor, executant), propuneri finale. Totodată, aceste cereri, propuneri finale și documente trebuie să fie semnate cu o semnătură electronică îmbunătățită și depuse folosind ”.
Acest articol mai precizează că cheile de semnătură electronică îmbunătățite și certificatele lor de verificare pot fi obținute numai de la centrele de certificare specializate care au primit acreditare în conformitate cu Legea federală nr. 63-FZ din 6 aprilie 2011.
Organismele abilitate elaborează procedura de interacțiune a acestor centre de certificare cu un singur sistem informațional și sunt dezvoltate și cerințe de securitate.
Astfel, dacă furnizorul (participantul la achiziții) are o semnătură electronică, nu există obstacole în calea participării la achizițiile publice.
Deci, în acest articol, am examinat principiile de bază ale managementului documentelor electronice. Dintre cele mai cunoscute corporații care oferă servicii de vânzare și instalare de software, se pot evidenția astfel de companii precum 1C, 1C-Rarus, ABBY și altele.
Asta e tot pentru azi. Sper că acest material v-a fost de folos. Vă doresc mult succes și ne vedem la următoarele ediții.
Era tehnologiei informației vă permite să automatizați mult. Și pentru a transfera o cantitate imensă de documente companie mareîn „mâna” computerelor – a ordonat însuși Dumnezeu. Sistem electronic de gestionare a documentelor - simplificare în muncă sau probleme suplimentare?
Din articol vei afla:
Fluxul de lucru este înțeles ca toate procedurile legate de crearea unui document, deplasarea acestuia într-o organizație, contabilitate, stocare, arhivare, protecția împotriva accesului de către terți și controlul asupra executării acestuia.
Dacă toate aceste procese sunt furnizate de un set special creat de programe de calculator, iar informația este formată din documente electronice, atunci un astfel de flux de documente numite electronice. La nivel filistin, se mai numește și „fără hârtie”.
Avantaje
Mișcarea documentelor fără hârtie are o serie de avantaje. De exemplu:
- economisirea de spațiu și hârtie (fără documente pe hârtie - nu este nevoie de dulapuri, mape, rafturi, arhive);
- economisirea de timp pentru angajați (găsirea unui document într-o bază de date electronică pentru un profesionist este o chestiune de câteva minute, dar găsirea unei versiuni pe hârtie într-un birou mare, și chiar creată cu ceva timp în urmă, este o altă căutare);
- posibilitatea unui acces mai restrâns al terților la informații, o protecție mai atentă a confidențialității (va fi mai dificil pentru persoane aleatorii să ajungă la informații în sistem electronic dacă problema de securitate este gândită, dar copierea unui document pe hârtie într-o mizerie generală este elementară);
- transparența procedurii de deplasare a documentului (dacă sistemul este configurat, atunci mai multe persoane pot monitoriza simultan trecerea documentului de către executori, controlori, manageri, este mai ușor să controlezi etapele, diligența, relevanța etc.);
- sistemul vă permite să legați mai multe documente între ele, să le vedeți pe cele care sunt cumva legate de un anume selectat sau să configurați un alt tip de funcționalitate);
- un sistem electronic de gestionare a documentelor permite angajaților să lucreze de la distanță, să acceseze documentația în departamente care sunt îndepărtate geografic unul de celălalt, economisind în același timp bani cheltuiți de obicei pe curieri obișnuiți, companii de curierat atrase, poștă etc.;
- economisind bani pe hârtie.
Tipuri de sed
Sistem electronic de gestionare a documentelor sed este un produs software specific. Ei pot fi diferite feluri. Împărțirea în tipuri se datorează faptului că aceste sisteme sunt utilizate în diverse domenii de activitate și sunt, de asemenea, dobândite pentru a îndeplini diverse sarcini. O organizație trebuie să asigure, în primul rând, stocarea unui volum mare de documente electronice, cealaltă este importantă să asigure schimbul acestora între departamente, a treia evidențiază analiza și relația dintre documente. Cererea dă naștere la oferte - prin urmare, sistemele sunt diferite și, uneori, utilizatorul va avea o alegere dificilă.
Deci, sistemul electronic de schimb de documente poate:
Prezent Arhiva electronicași oferă capacitatea de a stoca și de a prelua rapid documentația; astfel de programe sunt baze de date specializate;
Furnizați fluxuri de lucru (în același timp, documentul electronic al sistemului electronic de gestionare a documentelor nu joacă rol principal, este o aplicație, o completare necesară la fluxurile de lucru reglementate de sistem);
Permiteți mai multor angajați să lucreze împreună la un document în același timp (dacă compania nu trebuie să furnizeze structura ierarhica fluxul de lucru și este crearea comună a documentelor care iese în prim-plan);
Includeți alte servicii necesare (e-mail, management de proiect și alte servicii) în sistemul de circulație a documentelor în sine.
Sistem de control managementul documentelor electronice poate combina elemente de tipurile descrise. Ele pot fi de asemenea distinse după tipul de activitate, după industrie și după alte criterii. Este important ca firma să înțeleagă ce sarcini dorește să îndeplinească cu ajutorul EDMS, fluxul de lucru trebuie să asigure eficiența și profitul structurii comerciale și îndeplinirea sarcinilor statutare ale altor organizații.
Citeste si:
sarcini sed
Pe lângă sarcina principală, sistemul electronic de management al documentelor asigură implementarea altor funcționalități, uneori importante pentru companie. De exemplu, ar putea fi:
- capacitatea de a încărca o cantitate mare de documentație electronică;
- lucrează simultan cu un grup de angajați cu un document în modul „online”;
- crearea unei discuții online a documentului;
- compararea diferitelor ediții de documente;
- proceduri de protejare a informațiilor conținute în document;
- copiere și arhivare;
- aplicarea mijloacelor de individualizare (de exemplu, filigrane);
- posibilitatea utilizării electronice semnatura digitala si etc.
Pe baza nevoilor, sarcinilor, capacităților financiare, prezenței sau absenței unui sistem extins de divizii structurale, se selectează domeniul de aplicare al companiei, unul sau altul. Sunt suficiente oferte pe piata.
Dezavantaje și probleme
Printre numeroasele avantaje (discutate mai sus), există și probleme. Utilizarea sistemelor electronice de gestionare a documentelor necesită anumite eforturi din partea personalului. Problemele de utilizare includ:
costurile de achiziție, instalare și întreținere a programelor (sau costurile de întreținere a propriului personal de dezvoltatori specialiști);
motivarea angajaților să învețe și să utilizeze toate funcționalitățile sistemului;
dificultatea de a lua în considerare toate nuanțele și schimbările din activitățile companiei în produsul software;
nevoia de a interacționa cu alte organizații care nu utilizează sisteme informatice de management electronic a documentelor în activitatea lor, ceea ce înseamnă că uneori trebuie să revii la documentele pe hârtie sau să le dublezi pe cele electronice;
uneori există probleme de acordare a forței legale documentelor atunci când opțiunile de semnătură digitală nu sunt utilizate.
Formarea și motivarea personalului pentru tranziția la tehnologiile digitale este o sarcină separată, mai ales dacă compania există de mult timp în „lumea hârtiei”, iar angajații nu sunt oameni tineri și creativi ai noii generații. Mai mult, nivelul de dezvoltare produse software toți angajații sunt diferiți. Și uneori trec mult timp și etape din momentul în care are loc decizia de a trece la digital până la implementarea efectivă. Procesul este ușor la prima vedere.
Dificultăți de alegere
O mulțime de regăsire a informațiilor în zilele noastre începe cu simpla introducere a unei interogări în caseta de căutare. Deci, ca răspuns la această acțiune (apariția expresiei în termenul de căutare " sistem electronic de gestionare a documentelorși documente”), căutătorul de informații primește un număr imens de oferte de diverse sisteme dezvoltate atât de specialiști ruși, cât și străini. Toată lumea declară cu voce tare soluția necondiționată a tuturor problemelor consumatorilor în această chestiune. Și aici intervine descoperirea - problema alegerii. Cum să nu greșești? Într-adevăr, pentru a înțelege caracteristicile funcționale ale programelor de calculator, este necesar să existe cel puțin rudimentele abilităților programatorilor și utilizatorilor avansați. Uneori trebuie să implicați profesioniști. Apoi se pune întrebarea cum să se înțeleagă corect reciproc, cum să explice programatorului sarcinile companiei, astfel încât acesta să caute cel mai corect o soluție la aceste probleme în sistemele propuse.
Atunci când alegeți un produs, va trebui să efectuați un studiu întreg, să studiați funcționalitatea în condițiile în care dezvoltatorul-vânzătorul nu este întotdeauna interesat să dezvăluie tuturor nuanțele produsului. Sistemul electronic de management al documentelor EDMS ar trebui să fie convenabil, funcțional și util consumatorului. Mai mult, ținând cont de specificul activității sale. Va trebui să studiați videoclipuri despre program, recenzii ale utilizatorilor, să vizionați capturi de ecran, eventual să testați și să verificați în practică, să cumpărați module și blocuri individuale, dacă programul o permite, să introduceți treptat sistemul etc. Ei bine, prețul problemei nu este uneori ultimul număr de pe listă.
Utilizatorul rezolvă problemele alegerii unei platforme în moduri diferite înainte de implementarea organizării sistemelor electronice de gestionare a documentelor - unii o înțeleg singuri, cineva atrage specialiști și consultanți din afară, mulți se descurcă cu resurse proprii. angajați cu normă întreagă. În orice caz, trebuie să înțelegeți că sistemul SED este un pas responsabil în viața unei companii, care se face cel mai bine într-o manieră echilibrată și conștientă.
Sistem electronic de gestionare a documentelor (EDMS)- acesta este un sistem (program de calculator, software, etc.) care vă permite să organizați și să automatizați lucrul cu documente electronice (adică managementul documentelor electronice) pe toată durata lor ciclu de viață. Principala funcționalitate a EDMS ar trebui să includă capacitatea de a crea, modifica, stoca și ruta documente, precum și o serie de capabilități de servicii, cum ar fi căutarea, clasificarea etc.
SED, in plus, este conceput pentru a organiza si automatiza procesele de interactiune intre angajati (transfer documente, emitere sarcini, trimitere notificari etc.). Angajații pot primi rapid orice informații necesare despre clienții companiei. Totodată, documentele pot fi atât obiecte structurate ale sistemului informațional, care au un anumit set de detalii standard, cât și nestructurate (fișiere Word, Excel, .pdf, .jpg etc.). SED poate include o arhivă electronică de documente, care permite prelucrarea colectivă a informațiilor, și un sistem de automatizare a proceselor de afaceri (flux de lucru). De asemenea, EDMS este una dintre opțiunile de utilizare a sistemului BPM.
În mod tradițional, conceptul de automatizare a fluxului de lucru este asociat cu munca cu corespondență, documente administrative și organizaționale etc. dar SED de asemenea, vă permit să asociați fiecare document cu acțiunile care ar trebui efectuate asupra acestuia. Datorită unui astfel de sistem, devine posibilă urmărirea performanței anumitor lucrări de către angajați. Astfel, SED oferă nu numai management eficient fluxurile de documente și securitatea informațiilor în companie, dar și creșterea controlului asupra execuției lucrărilor pe documente și a productivității angajaților.
Sisteme electronice de gestionare a documentelor (EDMS) sunt utilizate în prezent în infrastructura IT a aproape oricărei companii - atât private, cât și publice. În majoritatea companiilor, fie EDMS a fost deja implementat, fie este planificat să-l implementeze în viitorul apropiat. Sistemele electronice de gestionare a documentelor rezolvă o gamă tot mai largă de sarcini, se integrează cu sistemele de contabilitate și vă permit să gestionați performanța unei întreprinderi (construiți sisteme KPI sau BSC).
Prin intermediul SEDîntreprinderea devine transparentă și gestionabilă: toate cele mai simple tranzacții comerciale (de exemplu, expedierea mărfurilor dintr-un depozit sau transferul materialelor în producție) sunt însoțite de reflectarea lor în sistemul contabil sub formă de documente electronice. Operațiunile de afaceri pot fi însoțite de indicatori contabili și de fixare a proceselor de afaceri. Informațiile acumulate despre indicatori sunt integrate în EDMS în indicatori de nivel superior, și astfel obținem un tablou de bord echilibrat, reflectat în panoul managerului.
Sisteme electronice de gestionare a documentelor au o serie de avantaje, care includ posibilitatea unei singure înregistrări a unui document electronic, executarea paralelă a operațiunilor necesare cu urmărirea persoanei responsabile de executarea acestora, precum și disponibilitatea unui sistem de căutare a documentelor organizat eficient și a unui sistem dezvoltat. sistem de raportare.
In afara de asta, SED, de regulă, conțin instrumente pentru lucrul în grup pe documente și proiecte, programareși încărcarea angajaților la locul de muncă cu documente, menținerea istoricului muncii cu documente și lucrul în siguranță cu birouri îndepărtateși divizii ale întreprinderii. Pe cea mai comună platformă din Rusia, exemplu „1C: Enterprise 8”. SED este un . Odată cu apariția platformei 1C:Enterprise 8, distribuția familiei de programe 1C a fost reorientată de la segmentele mici la mijlocii și corporative ale întreprinderilor. Managementul electronic al documentelor este un atribut al unui sistem informatic cu drepturi depline pentru astfel de întreprinderi, în timp ce sistemele de clasă de flux de lucru și o versiune mai avansată a BPMS sunt un modul standard al sistemului de informații corporative al unei întreprinderi, în care numărul muncitori la birou ajunge la peste 50 de persoane.
Nu ar trebui să fie specific industriei. Versiunea principală și cea mai comună a gestionării documentelor electronice sunt produsele în cutie, iar EDMS de pe platforma 1C nu face excepție.
In conditii dezvoltare modernă Afacerile EDMS ar trebui să rezolve problemele legate de optimizarea costurilor, cu posibilitatea economisirii resurselor interne ale întreprinderii. În același timp, cel mai mult cea mai bună opțiune este o astfel de situație pentru o întreprindere atunci când informațiile implementate sistem electronic de gestionare a documentelor vă permite să recuperați rapid (în 2-3 luni) costurile de implementare. Stare necesara pentru o astfel de implementare este prezența în întreprindere a unui angajat care are cunoștințe în domeniul managementului proceselor, abilități în construirea diagramelor de notații pentru descrierea proceselor de afaceri și reprezintă destul de bine procesele de afaceri care au loc în întreprinderea care implementează EDMS. Diagramele formalizate ale proceselor de afaceri pot fi un ajutor important.
Implementarea SED ar trebui să rezolve întotdeauna problema optimizării proceselor de afaceri și economisirii costurilor cu forța de muncă atât pentru conducerea, cât și pentru angajații obișnuiți ai întreprinderii. Totodată, efectul maxim din implementare se realizează atunci când managementul documentelor electronice funcţionează într-un singur spaţiu informaţional cu sistem de gestiune şi contabilitate. Un astfel de sistem combinat vă permite să rezolvați un număr mult mai mare de probleme.
Există o serie de aplicații standard SED pe platforma 1C, de exemplu, automatizarea lucrărilor contractuale. Dar soluția unor sarcini precum fluxul de documente de personal, lucru cu călătorii de afaceri și rapoarte anticipate, aplicații pentru bani gheata, procesele de susținere a vânzărilor, achizițiilor, producției și fluxului de lucru în depozit pot fi rezolvate doar într-un singur sistem informațional cu sistem contabil. De exemplu, pe platforma 1C 8 sistem electronic de gestionare a documentelor „PiterSoft: Process Management” sau
De exemplu, pe platforma 1C 8 sistem electronic de gestionare a documentelor poate lucra într-o singură bază de date cu produsul „1C: Managementul salariilor și al personalului” sau „1C: Managementul întreprinderii de producție”, care vă permite să rezolvați cuprinzător atât sarcinile funcționale (de exemplu, recrutarea), cât și contabilitatea (calculul salariului) și managementul (luarea unei decizii motivaționale cu privire la o creștere a salariului sau o amendă) și sarcinile de interacțiune și transfer de informații (trecerea unui document de-a lungul traseului, asociată cu notificarea la timp a tuturor participanților interesați la proces, în conformitate cu procedura aprobată anterior ).
"," Teza "și 1C: Managementul documentelor. Ponderea acestor soluții în baza TAdviser depășește 60%.
Totodată, de-a lungul anului trecut, au apărut informații despre aproximativ 600 de noi proiecte. În 2019, baza TAdviser a fost alimentată cel mai adesea cu informații despre implementările sistemelor Elma, „Teza”, DirectumRX și „1C: Managementul documentelor”.
Dacă luăm în considerare implementările de către furnizori, luând în considerare toate soluțiile unei anumite companii legate de EDMS / ECM, atunci în acest caz, Top 5, de la sfârșitul anului 2019, va arăta astfel: Directum, Elma,, Docsvizhn și Haulmont .
2018
În decembrie 2018, baza de date a proiectelor EDMS/ECM a TAdviser includea informații despre peste 5,1 mii de implementări. Din decembrie 2017, i.e. De la publicarea raportului anterior, acesta a fost completat cu aproape 700 de proiecte noi și de arhivă.
Jumătate din toate proiectele, despre care informații sunt disponibile pe site, se încadrează pe 5 sisteme casnice - Directum, Elma, Docsvision, Delo și Thesis.
Dacă te uiți la implementarea tuturor produselor din clasa EDMS / ECM a anumitor furnizori, atunci după numărul de proiecte primele cinci vor arăta astfel: Directum, Elma, Electronic Office Systems (EOS), Doksvizhn și Haulmont.
2017
Cele mai populare sisteme EDMS/ECM
La începutul lunii decembrie 2017, baza de date a proiectelor EDMS/ECM a TAdviser includea informații despre aproximativ 4.440.000 de implementări. Din noiembrie 2016, i.e. de la publicarea raportului anterior, acesta a fost completat cu 460 de proiecte noi și de arhivă.
Mai mult de jumătate din toate proiectele, despre care informații sunt disponibile pe site, se încadrează pe 5 sisteme domestice - Directum, Docsvision, ELMA, Delo și 1C: Document Management.
Dacă te uiți la implementarea tuturor produselor din clasa EDMS / ECM de către anumiți furnizori, atunci în ceea ce privește numărul de proiecte, primele cinci, ca acum un an, vor arăta astfel: Directum, Electronic Office Systems (EOS) , ELMA, Doksvizhn și 1C.
2016
Cele mai populare sisteme EDMS/ECM
De la începutul lunii noiembrie 2016, baza de proiecte TAdviser includea informații despre 3980 de implementări ale sistemelor EDMS / ECM în diverse industrii. Conform acestor date, cel mai mare număr de proiecte a fost finalizat folosind sistemele Directum (677 proiecte), ELMA (446), Delo (430), DocsVision (428) și 1C: Document Management (164).
Desigur, aceste cifre sunt departe de numărul real de implementări, deoarece, de exemplu, doar pe site-ul companiei 1C există informații despre peste 1,5 mii de implementări ale 1C: Document Management. Cu toate acestea, datele vocale fac posibilă înțelegerea ce sisteme sunt cele mai des utilizate în Rusia.
În primele zece sisteme implementate cel mai frecvent, sunt reprezentate doar două soluții străine - Documentum și SharePoint. Acest lucru se explică, în primul rând, prin faptul că proiectele în care se folosesc produse străine sunt preluate în volum, și nu în cantitate.
Furnizori după numărul de implementări EDMS/ECM
Graficul de mai sus arată implementările totale ale tuturor sistemelor anumitor furnizori care aparțin clasei EDMS/ECM. Dacă un proiect a folosit două sau mai multe soluții ale aceluiași furnizor, care sunt clasificate ca EDMS (ECM) în baza de date TAdviser, atunci implementarea fiecărei soluții a fost luată în considerare separat.
2015
Cele mai populare sisteme EDMS/ECM
Potrivit TAdviser, sistemul electronic de management al documentelor Delo este lider în numărul de implementări. În baza de date TAdviser pentru întreaga perioadă de observație, există 418 proiecte finalizate folosind această soluție. Au fost implementate puțin mai puține proiecte folosind DocsVision - 416 implementări. Tot în primele cinci din punct de vedere cantitativ se află și sistemele ELMA, Directum și „1C: Document Management 8” - 393, 368 și, respectiv, 124. În total, baza de date TAdviser, din noiembrie 2015, conține informații despre peste 3,3 mii de proiecte.
Dintre toate proiectele finalizate în 2014, și sunt aproximativ 500 dintre ele în baza de date TAdviser, cel mai mare număr de implementări a căzut pe ELMA, Directum, Delo, DocsVision și „
29.05.18 71 255 13
Documentele pot fi semnate pe hârtie sau electronic. Pe hârtie de mult timp, electronic - nu este clar cum.
Pavel Ovchinnikov
12 ani de lucru cu documente electronice
Dar aici mă ocup de documente electronice de doisprezece ani și vă spun: acesta este un fior incredibil. Să vă spun cum funcționează totul, cu exemple.
Pe scurt vorbind
Pentru a începe gestionarea documentelor electronice, aveți nevoie de:
- Convingeți contrapărțile să înceapă să facă schimb de documente electronice.
- Cumpărați un certificat de semnătură electronică.
- Decideți modalitatea de trimitere a documentelor: printr-un serviciu special sau fără acesta.
Cine are nevoie de documente electronice
În ciuda confortului și modernității, puțini efectuează gestionarea electronică a documentelor. Dacă un antreprenor cu impozitare simplificată încheie câteva contracte pe an, s-ar putea să nu-i fie atât de frică să trimită documente tipărite de câteva ori. Există însă cazuri în care gestionarea electronică a documentelor este extrem de utilă.
Companii mari documente electronice contribuie la reducerea costurilor dacă volumul corespondenței externe depășește câteva sute de documente pe lună. Pentru ei, livrarea valorilor mobiliare afectează direct viteza tranzacțiilor. Costurile fluxului de documente se pot ridica la sute de mii de ruble pe an, iar riscurile asociate cu pierderile, erorile și amenzile de la autoritățile fiscale cresc costurile și mai mult.
Chiar dacă acum semnezi un act la șase luni, asta nu înseamnă că afacerea ta nu va crește. Este posibil să aveți parteneri mari care lucrează cu documente electronice și vă vor solicita același lucru.
De exemplu
Magazinul online a acumulat în mod regulat creanțe în valoare de zeci de milioane din cauza faptului că factura a fost din nou greșită: marfa se află într-un camion, nu poate fi dusă la depozit. In timp ce asteapta sa soseasca de la furnizor curierul cu documentul corectat, trec zilele. Am introdus documentele electronice, iar acum toate ajustările documentelor durează mai puțin de o oră.
Și într-o companie mare de vânzări de energie în timpul excursiilor controale fiscale inspectorii au constatat anual încălcări și erori în documente. Cecul pentru amenzi a ajuns la 120.000 de ruble pe an. S-a ajuns la punctul în care departamentul de finanțe a pus acești bani în buget în avans ca cheltuieli generale. Au introdus managementul electronic al documentelor, iar acum corectitudinea documentelor este controlată de programe, nu de oameni. Nu mai sunt erori.
Ce este un document electronic
Un document electronic este un document obișnuit sau fișier pdf care poate fi creat și citit în orice editor. Este important ca acesta să fie semnat cu o semnătură electronică specială și trimis într-un mod special.
Pentru ca un partener, avocat sau judecător să nu aibă nicio îndoială că tu ai semnat documentul electronic și nimeni nu l-a schimbat, experții în securitate digitală au venit cu semnatura electronica. Este ca o amprentă suprapusă pe un set unic de biți și octeți din documentul dvs. În linii mari, semnând ceva cu o semnătură electronică, spui: „Confirm autenticitatea acestui set de biți”.
La orice document se atașează o semnătură electronică, după care se consideră semnată. Documentul poate fi citit fără semnătură. Vă garantează doar că aveți în față același document neschimbat, în forma în care v-a fost trimis. Dacă modificați ceva în document și îl salvați, setul de biți se va schimba - semnătura va fi invalidă.
De exemplu
Cele două companii au decis să semneze contract electronic. Am făcut un contract și am convenit asupra termenilor. Acum o companie semnează contractul cu semnătura sa și îl trimite alteia. Ea deschide contractul și decide să repare în liniște ceva, de exemplu, suma amenzilor. Corectează. Salvează. Trimite primul. Ea arată - hopa! - semnătura originală de pe acest contract este ruptă. Deci ceva s-a rezolvat, răufăcători. Apoi se duc să bată fața, probabil.
De unde să obțineți o semnătură electronică
O semnătură electronică este cumpărată într-un centru special de certificare. Este suficient doar să găsești un centru convenabil în orașul tău. Principalul lucru este ca acesta să fie inclus în lista centrelor acreditate a Ministerului Comunicațiilor al Federației Ruse.
La fel se poate face chiar la biroul centrului de certificare: trebuie doar să veniți cu toate documentele și să completați o cerere. Dar în acest caz, va trebui să așteptați ca plata fără numerar să fie efectuată - aceasta poate dura câteva ore. Este imposibil să plătiți un certificat pentru o companie în numerar, la fel cum este imposibil să îl primiți de la distanță.
Cum funcționează o semnătură electronică?
Forța juridică a semnăturii electronice este descrisă în legea federală „Cu privire la semnătura electronică”.
Legea definește tipurile de semnături: simple, necalificate și calificate. Poți semna documente cu oricare dintre ele, dar cu rezerve: calificat - pentru taxă, licitație și în unele cazuri pentru instanță; simplu și necalificat - pentru orice altceva.
Semnătură simplă sau necalificată
Opțiune accesibilă și ieftină, dar cu aplicație limitată. O semnătură necalificată conține algoritmi criptografici, dar nu este verificată de nicio autoritate de certificare. Unul simplu este doar o combinație între un nume de utilizator și o parolă, un cont pe un site web de servicii publice sau o adresă de e-mail a unei contrapărți.
Astfel de semnături sunt potrivite dacă nu participați la licitatie electronica, nu faceți schimb de documente electronice primare și nu trimiteți raportare fiscală. O semnătură simplă poate fi folosită pentru contracte, facturi și acte, dar va trebui să semnați un acord separat cu contrapartea și să înregistrați consimțământul părților de a avea încredere într-o astfel de semnătură.
Dacă aveți zeci de contrapărți și documente diferite, schema nu va funcționa. Va trebui să semnați un astfel de document cu toată lumea, iar în timp acest proces va încetini, nu va accelera munca. Atunci este mai bine să te gândești la un alt certificat de semnătură electronică.
Pentru a utiliza o semnătură electronică simplă, trebuie să tipăriți și să semnați o versiune pe hârtie a acordului sau să includeți o clauză specială în contractul cu contrapartea - aceasta este o cerință a legii.
Semnătura calificată
Această semnătură este potrivită pentru facturi și taxe. Prin lege, facturile electronice pot fi semnate doar cu o astfel de semnătură. Cheltuieli certificat calificat de la 1000 R, îl puteți cumpăra doar la un centru de certificare care face parte din zona de încredere FTS.
În fiecare an, certificatul de semnătură calificată trebuie reînnoit, ceea ce se adaugă la griji: trebuie să monitorizați perioada de valabilitate și să comandați o reeditare la timp.
Pentru a lucra cu o semnătură calificată, trebuie să instalați un program special - un mijloc de protecție a informațiilor criptografice. Programul atașează documentului o semnătură electronică și verifică semnăturile celorlalți participanți la schimb.
Puteți alege un program plătit ("Cryptopro DSP") sau gratuit ("Vipnet DSP"). Din punct de vedere funcțional, sunt aproape la fel, dar pot exista probleme de compatibilitate cu cel gratuit. Ambele funcționează pe Windows și Mac. Cea plătită costă aproximativ 1000 R, plata anuală pentru certificatul de semnătură electronică este de circa 1000 R.
Unii folosesc o semnătură electronică bazată pe cloud, pentru care nu trebuie să instalați un program de criptoprotecție. Semnătura cloud este stocată în serviciul de schimb și de fiecare dată când semnați un document, primiți un SMS de confirmare a acțiunii pe telefon. Un astfel de certificat este mai ieftin și mai convenabil de utilizat, dar mai puțin sigur decât un program de protecție criptografică.
De ce aveți nevoie de un procesor de documente?
Un document electronic semnat poate fi trimis prin e-mail obișnuit, dar acest lucru nu este sigur. Dacă e-mailul este piratat, documentele vor fi în mâinile atacatorilor. Prin urmare, de exemplu, oficiu fiscal acceptă declarații numai prin servicii speciale. Prin aceleași servicii, trebuie să faceți schimb de facturi electronice, altfel veți încălca ordinul Ministerului de Finanțe al Rusiei. Astfel de servicii se numesc operatori de flux de documente.
Pentru un utilizator simplu, acesta este un e-mail pompat. Funcționează printr-un browser, există foldere cu intrare și ieșire, director de adrese, căutare încorporată, editor de documente. Inside - un serviciu extrem de încărcat, cu canale de comunicații securizate și criptare, care asigură securitatea transmiterii documentelor.
Nici măcar nu este necesară încheierea unui acord cu un operator de gestionare electronică a documentelor. Doar înregistrați-vă, încărcați un certificat de semnătură electronică și plătiți factura. Operatorul se ocupă de restul: anunță Serviciul Federal de Taxe că v-ați alăturat bursei, monitorizează formatele și garantează conformitatea cu legislația Federației Ruse.
Există câteva zeci de astfel de servicii în Rusia. În ceea ce privește prețul, funcționalitatea, fiabilitatea și viteza, sunt aproximativ aceleași. Este obișnuit să alegeți operatorii în funcție de calitatea serviciului: cât de repede funcționează suportul tehnic, dacă operatorul este pregătit să ajute să conecteze contrapărțile, ce oportunități oferă și dacă are consultanți analiști care vă vor ajuta să implementați serviciul în muncă.
De asemenea, contrapartea dvs. va trebui să se conecteze la operator. El îl poate alege pe al tău sau pe oricare altul - apoi schimbul va trece prin roaming, ca în comunicare celulară.
Cât costă documentele electronice
Lucrând prin operator, plătiți doar pentru documentul semnat de ambele părți. În medie, costul trimiterii unui document este de aproximativ 6-8 R, iar toate cele primite sunt gratuite.
De obicei, începătorii cumpără un pachet minim de 300 de documente, care se termină foarte repede. Apoi trebuie să cumpărați următorul pachet. Este mai profitabil să cumperi un pachet anual nelimitat sau să fii de acord conditii individuale.
Trecerea la documente electronice este benefică dacă trimiteți 100 sau mai multe documente pe lună sau cel puțin 1000 de documente pe an. Apoi vei reduce costul hârtiei și al livrării de aproape 5 ori.
Cât costă documentele
1000 de documente pe hârtie