Semnătură- detaliile documentului, care este o semnătură de mână a unui funcționar autorizat. unu
Parte recuzită „Semnătură”(recuzita 22) cuprinde: denumirea funcției persoanei care a semnat documentul (complet, dacă documentul nu este eliberat pe formularul documentului, și prescurtat - pe document, eliberat pe formular); semnătură personală; decodarea semnăturii (inițiale, prenume). 2
De exemplu:
sau pe formularul:
Orez. unu.
Un exemplu de înregistrare a „Semnăturii” într-o scrisoare
Nu este permisă semnarea documentelor cu prepoziția „Pentru” sau punerea unei bare oblice înaintea titlului postului. În cazul în care nu există nici un funcționar a cărui semnătură este întocmită pe proiectul de document, actul se semnează de către adjunctul șefului care are dreptul de a semna acte pentru șef, sau de un alt funcționar care are dreptul de a semna. Totodată, se indică poziția efectivă a persoanei care a semnat documentul și numele de familie. 3
La semnarea unui document de către o persoană care acționează în conformitate cu ordinea șefului temporar absent (vacanță, boală, călătorie de afaceri), semnătura se întocmește după cum urmează: 4
Este permisă în atributul „Semnătură” să se centreze titlul postului celui care a semnat documentul, raportat la rândul cel mai lung. 5
Inițialele și numele de familie din atributul „Semnătură” sunt tipărite cu un spațiu la nivelul ultimului rând al titlului postului. 6
De exemplu:
La întocmirea unui document pe antetul unui funcționar, funcția acestei persoane nu este indicată în semnătură. 7
Informațiile sunt disponibile numai pentru utilizatorii înregistrați.
Orez. 2.
Un exemplu de înregistrare a „Semnăturii” necesară pe antetul unui funcționar
Atunci când un document este semnat de mai mulți funcționari, semnăturile acestora sunt plasate una sub alta în ordinea corespunzătoare funcției deținute. opt
De exemplu:
Atunci când un document este semnat de mai multe persoane cu poziții egale, semnăturile acestora sunt plasate la același nivel. 9
De exemplu:
Dreptul de a semna documente de către oficialii organizației poate fi reprezentat prin: acte fondatoare organizații (carta, actul constitutiv, regulamentele de organizare); acte juridice de reglementare care determină procedura pentru activitățile organizației; documente administrative privind delegarea de competențe a șefului organizației; împuterniciri pentru a efectua anumite acțiuni în numele organizației. zece
Documentele care emană în numele organizației se semnează de către conducătorul sau adjuncții acestuia, documentele pe antet ale unităților structurale - de către șefii unităților structurale sau adjuncții acestora, documentele de informare și de referință (rapoarte și note explicative, referințe, declarații, recenzii etc.) - de către compilatorii lor direcți. unsprezece
La semnarea unui document comun, prima foaie se întocmește nu pe antet. 12
Documentele întocmite de comisie indică nu funcțiile persoanelor care semnează documentul, ci atribuțiile acestora în calitate de membri ai comisiei în conformitate cu repartizarea. 13
De exemplu:
„Semnătura” necesară este întocmită din câmp fără indentarea paragrafelor, lăsând în același timp 2-4 spații între rânduri față de „Textul” sau „Marca prezenței cererii” cerute.
Revenind la dicționarul explicativ, aflăm următoarele:
Semnătură. Nume, personal pus sub ceva.
Semn. Pune-ți semnătura în sprijinul a ceva.
Pictura. Sensul 1 și 2 este asociat cu pictura pe pereți, tavane, articole de uz casnic. Începeți să pictați Catedrala Vladimir. antic r. Al treilea sens este o listă scrisă, o listă de ceva. Și doar al patrulea, marcat Razg.=Semnătura.
Astfel, dacă vrem să lăsăm dovezi în document că l-am citit, verificat, asigurat, este corect să vorbim despre asta - semnătură. Foto: pixabay.com
În legislație, expresia „sub semnătură” este folosită în sensul acțiunii asupra verbului „subsemnează”: „Ordinul de angajare se anunță salariatului împotriva semnăturii”. (art. 68 Codul Muncii RF).
Din păcate, în legislatia actuala Rusia nu are o definiție clară și strictă a ceea ce este o semnătură, potrivită pentru toate situațiile.
Codul civil al Federației Ruse conține cerințe pentru necesitatea unei semnături într-un număr de cazuri, că o tranzacție în scris trebuie finalizată prin întocmirea unui document care exprimă conținutul acesteia și semnat persoana sau persoanele care efectuează tranzacția (clauza 1, articolul 160 din Codul civil al Federației Ruse); despre semnătura persoanei ca o cerință necesară a cecului (articolul 878 din Codul civil al Federației Ruse).
Documentul este invalid fără semnătură..
Conform cerințelor GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru executarea documentelor”, componența „Semnătură” necesară include: numele funcției persoanei care a semnat documentul (complet, dacă documentul nu este emis pe forma documentului și prescurtat - pe document, eliberat pe formular); semnătură personală; decodarea semnăturii (inițiale, prenume).
Și nu uitați de cerințele art. 19 din Codul civil al Federației Ruse conform căreia un cetățean dobândește și exercită drepturi și obligații sub propriul nume, inclusiv numele de familie și prenumele, precum și patronimul, dacă nu rezultă altfel din lege sau obiceiul național.
Adică, squiggle-ul nostru preferat, lung gândit, ar trebui să stea lângă numele complet citit lizibil.
Adesea, în practică, când șeful nu este la locul său sau trebuie să semnezi și să semnezi, se folosește un facsimil sau o metodă numită „slash”.
Acesta din urmă, voi spune imediat, este inacceptabil.
De exemplu, Regulamentul Guvernului de la Moscova indică (anterior o astfel de cerință a fost stabilită în ordinul nr. 33 al Arhivei Principale a URSS din 25 mai 1988): „Dacă nu există niciun oficial autorizat să semneze un document, atunci documentul poate fi semnat de persoana care ii are rolul de adjunctul acestuia . Nu este permisă semnarea documentelor cu prepoziția „pentru” și punând o bară oblică înaintea titlului postului. În cazul în care nu există nici un funcționar împuternicit să semneze documentul, acesta poate fi semnat de persoana care acționează în calitatea sa sau de adjunctul acestuia.
O fotografie:
(lat. „fa place”). Potrivit art. 160 din Codul civil al Federației Ruse, utilizarea reproducerii pe fax a unei semnături atunci când se efectuează tranzacții prin copiere mecanică sau de altă natură, semnatura digitala sau un alt analog al semnăturii olografe este permis în cazurile și în modul prevăzute de lege, alte acte juridice sau prin acordul părților.
Din care rezultă că faxul poate fi folosit, dar nu și în documentele financiare ( ordin de plata, factură), dar în scrisori, solicitări etc., dacă aveți o înțelegere în acest sens cu persoana care primește de la dumneavoastră documente cu semnătură fax.
Odată cu dezvoltarea electronicii, semnatura electronica . Problemele aplicării sale sunt reglementate lege federala„Despre semnătura digitală electronică”. Un EDS este un instrument software-criptografic (pur și simplu un program) care oferă:
— verificarea integrității documentelor;
— confidențialitatea documentelor;
- identificarea persoanei care a trimis documentul.
Mai mult, un mesaj electronic (document) semnat de un electronic semnatura digitala, este recunoscută dacă nu este stabilită sau implicită cerința întocmirii unui document pe hârtie în cazul în cauză.
Chiar și o persoană obișnuită poate folosi EDS. Oficial - atunci când utilizați servicii bancare prin internet și neoficial - când faceți schimb de scrisori cu prietenii etc.
Opțiuni pentru utilizarea EDS entitati legale la semnarea scrisorilor și a contractelor, depunerea cererilor în timpul tranzacționare electronică prevăzute de prevederile de mai sus ale Codului civil al Federației Ruse.
sau pe formularul:
Informațiile sunt disponibile numai pentru utilizatorii înregistrați.
Orez. unu.
Un exemplu de înregistrare a „Semnăturii” într-o scrisoare
Nu este permisă semnarea documentelor cu prepoziția „Pentru” sau punerea unei bare oblice înaintea titlului postului. În cazul în care nu există nici un funcționar a cărui semnătură este întocmită pe proiectul de document, actul se semnează de către adjunctul șefului care are dreptul de a semna acte pentru șef, sau de un alt funcționar care are dreptul de a semna. Totodată, se indică poziția efectivă a persoanei care a semnat documentul și numele de familie. 3
La semnarea unui document de către o persoană care acționează în conformitate cu ordinea șefului temporar absent (vacanță, boală, călătorie de afaceri), semnătura se întocmește după cum urmează: 4
Este permisă în atributul „Semnătură” să se centreze titlul postului celui care a semnat documentul, raportat la rândul cel mai lung. 5
Inițialele și numele de familie din atributul „Semnătură” sunt tipărite cu un spațiu la nivelul ultimului rând al titlului postului. 6
De exemplu:
La întocmirea unui document pe antetul unui funcționar, funcția acestei persoane nu este indicată în semnătură. 7
Atunci când un document este semnat de mai mulți funcționari, semnăturile acestora sunt plasate una sub alta în ordinea corespunzătoare funcției deținute. opt
De exemplu:
Atunci când un document este semnat de mai multe persoane cu poziții egale, semnăturile acestora sunt plasate la același nivel. 9
De exemplu:
Dreptul de a semna documente de către oficialii organizației poate fi reprezentat de: actele constitutive ale organizației (carta, actul constitutiv, regulamentul de organizare); acte juridice de reglementare care determină procedura pentru activitățile organizației; documente administrative privind delegarea de competențe a șefului organizației; împuterniciri pentru a efectua anumite acțiuni în numele organizației. zece
Documentele emise în numele organizației sunt semnate de conducătorul sau adjuncții acestuia, documentele pe antet ale unităților structurale - de către șefii unităților structurale sau adjuncții acestora, documentele cu caracter informativ și de referință (rapoarte și note explicative, certificate, declarații, recenzii etc.) - de către compilatorii lor direcți. unsprezece
La semnarea unui document comun, prima foaie se întocmește nu pe antet. 12
Documentele întocmite de comisie indică nu funcțiile persoanelor care semnează documentul, ci atribuțiile acestora în calitate de membri ai comisiei în conformitate cu repartizarea. 13
Ajutor: elemente de recuzită „Semnătură”
PROPRIETATI "SEMNATURA"
„Semnătura” necesară este cea mai importantă dintre cerințele de certificare. Fără semnătură, documentul va fi invalid, astfel încât fiecare document trebuie să aibă o semnătură, indiferent de varietatea, autorul, tipul de suport de material etc.
Compoziția „semnăturii” necesare include următoarele elemente:
Denumirea funcției persoanei care a semnat documentul;
Semnătura personală;
Descifrarea semnăturii persoanei care a semnat documentul (inițiale și prenume).
Numele postului în „semnătura” necesară este scris cu litere mici. Literele mari sunt folosite numai în cazurile prevăzute de regulile gramaticale.
Exemplu
Director de întreprindere | Semnătură | P.A. Linnik |
Semnătura indică titlul funcției de șef al organizației, care include numele specific al organizației (de exemplu, directorul întreprinderii).
Dacă numele poziției din „semnătura” necesară nu se potrivește pe o singură linie, atunci ar trebui să fie transferat pe rândurile a doua, a treia și ulterioare. În acest caz, semnătura personală și transcrierea acesteia se află la nivelul ultimului rând din titlul postului al persoanei care a semnat documentul.
Exemplu
Numele funcției persoanei care a semnat documentul, de regulă, indică numele specific al organizației. Numele specific al organizației nu trebuie confundat cu numele prescurtat.
Exemplu
Este necesar să se indice numele complet al organizației în titlul postului numai în cazurile în care documentul nu este emis pe antet. O astfel de situație apare, de exemplu, la pregătirea documentelor comune (scrisoare comună, comandă comună, contract, acord etc.).
În transcrierea semnăturii, inițialele sunt întotdeauna indicate mai întâi, iar apoi numele de familie. În acest caz, nu există spațiu între inițiale și prenume.
Exemplu
Unele documente trebuie să fie semnate de mai multe persoane. Pe un document se întocmesc două sau mai multe semnături în cazul în care mai multe persoane sunt responsabile pentru conținutul acestuia. De exemplu, două semnături (președintele și secretarul) sunt aplicate pe documentele adoptate colectiv (procese verbale, hotărâri, rezoluții etc.).
În plus, se întocmesc, de regulă, două semnături pe documente de natură financiară, precum și pe certificate personale: pe dimensiunea salariile(semnat de șeful organizației și Contabil șef), privind vechimea în muncă (șeful organizației și șeful departamentului de personal) etc.
Atunci când un document este semnat de mai mulți funcționari, semnăturile acestora sunt plasate una sub alta în ordinea corespunzătoare funcțiilor sau atribuțiilor îndeplinite în organul colegial (comisie). De exemplu, pe protocol, semnăturile vor fi formatate după cum urmează:
Dreptul de a semna mai întâi documentele financiare aparține șefului organizației sau adjunctului acestuia, în conformitate cu atributii oficiale, iar al doilea - contabilului șef sau unei persoane care deține autoritatea corespunzătoare. Cele două semnături conțin întotdeauna scrisori de garanție.
Exemplu
Exemplu înregistrarea semnăturilor pe certificatul de vechime:
Dacă documentul este semnat de persoane care nu sunt subordonate în funcție (de exemplu, ordin comun, rezoluție, scrisoare), semnăturile acestora sunt plasate la același nivel.
Exemplu
Într-un document întocmit de o comisie (de exemplu, un act), semnătura nu indică pozițiile persoanelor care l-au întocmit, ci repartizarea atribuțiilor în componența comisiei (președintele comisiei și membrii Comisia). Totodată, semnăturile membrilor comisiei, indiferent de funcțiile acestora, sunt aranjate în ordine alfabetică.
Exemplu
La semnarea documentelor de ieșire, de regulă, prima copie a documentului este semnată, iar copia rămasă în organizație (așa-numita vacanță) este certificată de serviciu suport de documentare management.
La semnarea documentelor administrative (comandă, directivă etc.), se semnează doar primul exemplar, iar cele ulterioare sunt replicate și certificate. La întocmirea documentelor comune, actele, protocoalele, acordurile, semnăturile sunt aplicate pe toate copiile documentelor, care dobândesc astfel statutul de originale înmulțite (fiecare exemplar este un original).
Proiectul de document se depune spre semnare funcționarului relevant (pe baza competenței sale) integral executat, verificat, agreat, împreună cu anexele și (dacă este cazul) materialele pe baza cărora a fost întocmit.
În activitățile organizațiilor, apare adesea o situație când proiectul unui document pregătit și deja agreat prevede semnătura unui funcționar (de exemplu, un director), care din anumite motive este absent (boală, vacanță, călătorie de afaceri etc. .) și nu o pot semna. În acest caz, semnarea documentului se efectuează de către adjunctul șefului sau persoana care îl înlocuiește temporar, iar semnătura se întocmește după modelul:
Actele juridice de reglementare nu permit înlocuirea abrevierei „Acting”, „Deputat”. semnul „/” sau prepoziţia „Pentru”. Decodificarea semnăturii trebuie să corespundă și cu numele funcționarului care a semnat documentul.
Pentru a accelera pregătirea documentelor, a îmbunătăți fluxul de documente și a economisi timpul managerului în organizații, se recomandă delegarea dreptului de a semna anumite documente funcționarilor în conformitate cu competența și responsabilitățile lor. Delegarea dreptului de semnătură ar trebui să fie stabilită prin lege; se realizează, de regulă, prin emiterea unui ordin corespunzător de către șeful organizației sau se reflectă în alte acte juridice organizație (cartă sau regulament privind organizația, ordin privind repartizarea responsabilităților între conducere, instrucțiuni pentru munca de birou în organizație etc.).
Nu este permisă efectuarea de corecții și completări la documentele semnate fără permisiunea persoanei care a semnat documentul.
14 martie 2008
Andrei Rybakov, director
Institutul de Cercetare din Belarus
documentare si arhivare,
Candidat la Științe Istorice
De la editor: Pentru utilizarea corectă a fonturilor și a spațiilor la formatarea textului și a detaliilor documentului cu mai multe linii, consultați Beneficiu
21 . Funcționarii semnează documente (iau decizii și poartă responsabilitatea pentru acestea) cu privire la problemele care țin de competența lor (a funcționarilor) și în cadrul competențelor care le sunt delegate. Componența „Semnăturii” obligatorie include numele funcției persoanei care a semnat documentul, semnătura personală și transcrierea acesteia (inițiale și prenume). „Semnătura” necesară este situată sub text (în jos cu una sau două rânduri) sau sub marcajul despre prezența cererii (mai jos cu una sau două rânduri). Numele poziției este fixat de la marginea câmpului din stânga. Abrevierile cuvintelor nu sunt permise. De exemplu, dacă documentul este emis pe formular:
sau, dacă documentul nu este pe antet:
În cazul în care titlul postului cuprinde mai mult de două cuvinte, acesta se întocmește pe mai multe rânduri, cu lungimea maximă de 73 mm. Decodificarea semnăturii este indicată pe ultimul rând al titlului postului. De exemplu:
Documentul poate fi semnat de un funcționar în exercițiu, indicându-și funcția actuală, parafa și numele de familie. Nu este permisă nicio sugestie Pe, inscripție de mână Adjunct sau bară oblică înainte ( / ) înainte de titlul postului.
Oficialii semnează documentele originale.
Documentul are o singură semnătură. Excepțiile sunt: un act, un protocol, un acord, o scrisoare de garanție, o scrisoare colectivă, o procură pentru operațiuni financiare și de afaceri.
La semnarea unui document de către mai mulți oficiali ai organizației, semnăturile acestora sunt plasate una sub alta în conformitate cu rangurile oficiale. De exemplu:
Atunci când un document este semnat de mai multe persoane de același rang, semnăturile acestora sunt plasate la același nivel. De exemplu:
22 . Coordonare - o evaluare preliminară a conținutului și designului documentului.
Există două forme de aprobare: aprobare externă, i.e. evaluare preliminară de către specialiști terți. Avizul extern se eliberează cu ștampilă de aprobare (recuzita 22); coordonare internă (observare), adică evaluare prealabilă a specialiştilor organizaţiei-autor (recuzita 23).
Aprobarea externă (recuzita 22) se eliberează în două moduri:
- prin lipire semnătura personală oficial;
- prin emiterea unei ordonanţe.
La aprobarea unui document de către un funcționar, ștampila de aprobare constă în cuvântul ACORD (fără ghilimele, fără două puncte), numele funcției persoanei care a aprobat documentul, semnătura personală, parafa și prenumele (decodarea semnăturii), data aprobării. Data aprobării se înscrie manual după aplicarea unei semnături personale. De exemplu:
În cazul în care aprobarea se realizează printr-un document organizatoric și administrativ (scrisoare, decizie, act, protocol etc.), ștampila de aprobare a documentului este formată din cuvântul ACORD (fără ghilimele, fără două puncte) și denumirea tipului de document. în cazul nominativ, data și numărul acestuia, adică . link-uri către ORD. De exemplu: