Gestionarea electronică a documentelor a intrat în conflict cu principiul conform căruia un contract sau o altă parte importantă de text trebuie verificată printr-un autograf lizibil și fără ambiguitate identificabil. Multă vreme nu a existat o soluție la această problemă. Treptat, tehnologia EDS, semnătura digitală electronică, a devenit solicitată și chiar necesară în unele zone. Și, deși nu toți utilizatorii obișnuiți îl cunosc și îl folosesc, Microsoft a inclus suport pentru această tehnologie în aplicațiile sale pentru lucrul cu documente.
Documentele oficiale trebuie să fie autografate
Pe lângă ratificarea contractelor, EDS este folosit și ca instrument de verificare a autenticității e-mail-urilor, macro-urilor etc. Mecanismul de verificare este implementat prin tehnologii de criptare cu chei private, care adaugă puncte de securitate și stabilitate criptografică. Utilizarea acestuia garantează identificarea fără ambiguitate a persoanei care l-a folosit. De asemenea, „sigilarea” fișierului primit, deoarece este imposibil să faci modificări textului fără a semna din nou. Și „irevocabilitate”. Înțelesul acestuia din urmă este că autorul documentului nu și-a putut nega implicarea în acesta. Acest lucru este important într-un mediu corporativ (și nu numai).
Inserarea într-un document
Puteți certifica conținutul documentului cu EDS dacă acesta nu este expirat, iar certificatul sau proprietarul acestuia nu este compromis. Atunci nu există bariere în calea utilizării acestui instrument. Aplicațiile din pachetul Office care acceptă această tehnologie, și acestea sunt Word și Excel, verifică semnătura inserată pentru toate aceste semne. Numai cu un rezultat pozitiv, vă permit să verificați un fișier text cu ajutorul acestuia. Un astfel de control servește drept dovadă a autenticității autografului nu numai pentru autorul documentului, ci și pentru persoana căreia îi este destinat. Principiul securității reciproce și a făcut această tehnologie la cerere.
Înainte de a introduce o semnătură digitală în Word, asigurați-vă că aceasta îndeplinește toate cerințele menționate. Pentru a introduce o zonă specială destinată inserării unei semnături digitale, deschideți un document în Word, plasați cursorul în locația dorită și accesați fila „Inserare” din Panglica Setări. Acolo aveți nevoie de grupul „Text”, acesta va avea doar butonul „Linie de semnătură”. Făcând clic pe el, veți deschide un meniu drop-down în care ar trebui să selectați „Microsoft Office Signature Line”. Zona în care a fost plasat cursorul va fi lipită. În același timp, pe ecran va apărea dialogul de setări, în care se va putea specifica numele persoanei, dacă este necesar. Această persoană trebuie să verifice fișierul text, poziția și adresa E-mail. De asemenea, dacă aveți comentarii sau instrucțiuni pentru persoana semnatară, atunci acestea ar trebui introduse în câmpul „Instrucțiuni” din același dialog. În momentul în care face clic pe linia de semnătură, comentariile pe care le-ați introdus vor fi afișate într-o fereastră pop-up. Acest lucru este foarte util atunci când nu doriți să deteriorați formatarea documentului dvs. introducând text suplimentar în el sau creând un alt fișier sau notă cu explicații. Dacă aveți nevoie ca semnatarul să vă lase un răspuns, în aceeași casetă de dialog, bifați caseta cu permisiunea corespunzătoare. În momentul în care introduce un autograf în document, Word îi va oferi posibilitatea de a-l introduce pe al lui în dreptul comentariului tău. Astfel, Microsoft își extinde capacitățile procesorului său de text pentru procesarea în serie a fișierelor.
Toate în aceeași fereastră, puteți adăuga o dată, aceasta va fi afișată în linia de semnătură. Dacă ar trebui să existe mai multe astfel de zone, atunci va fi necesar să repetați această procedură de câte ori este necesar, completând de fiecare dată câmpurile obligatorii dacă este necesar.
Acum să abordăm această problemă din partea semnatarului. Pentru a introduce semnătura digitală în zona de semnătură, după deschiderea documentului, faceți clic pe el cu butonul stâng al mouse-ului. Acest clic va evidenția linia și vă va oferi un câmp de introducere pentru autograf. Acum puteți fie să vă introduceți numele pentru a introduce o versiune tipărită a semnăturii digitale, fie să specificați o imagine cu autograf pe hard disk în dialogul de selecție. Ambele vor începe procesul de verificare a semnăturii specificate, așa cum am menționat la începutul articolului, iar dacă rezultatul este pozitiv, un buton de confirmare va apărea chiar în fereastra Word. Făcând clic pe el, veți semna documentul. Pentru proprietarii de tablete, există o altă opțiune. Folosind avantajele ecranului tactil, puneți o semnătură electronică, ca de obicei, cu o lovitură de stilou, doar că în acest caz va fi înlocuit cu un stylus. Totuși, rețineți că pictura în acest caz nu ar trebui să difere de cea pe care ați specificat-o la înregistrare, ceea ce poate fi dificil. Tehnologie moderna Autorizarea amprentei începe treptat să fie utilizată în mecanismul de semnătură digitală, dar Word nu a primit încă o actualizare corespunzătoare.
O semnătură este ceva care poate oferi un aspect unic oricărui document text, fie că este un document de afaceri sau o poveste fictivă. Printre funcționalitățile bogate ale programului Microsoft Word, este disponibilă și capacitatea de a introduce o semnătură, iar aceasta din urmă poate fi atât scrisă de mână, cât și tipărită.
În acest articol, vom vorbi despre toate metodele posibile de a pune o semnătură în Word, precum și despre cum să pregătiți un loc special desemnat pentru aceasta într-un document.
Pentru a adăuga o semnătură de mână la un document, trebuie mai întâi să o creați. Pentru a face acest lucru, veți avea nevoie de o foaie albă de hârtie, un pix și un scanner conectat la computer și configurat.
Introducerea unei semnături de mână
1. Luați un pix și semnați pe o foaie de hârtie.
2. Scanați pagina cu semnătura dvs. folosind un scaner și salvați-o pe computer într-unul dintre formatele grafice comune (JPG, BMP, PNG).
Notă: Dacă întâmpinați dificultăți în utilizarea scanerului, consultați manualul livrat cu scanerul sau vizitați site-ul web al producătorului pentru instrucțiuni detaliate despre configurarea și utilizarea echipamentului.
- Sfat: Dacă nu aveți un scaner, o cameră pentru smartphone sau tabletă îl poate înlocui, dar în acest caz, poate fi necesar să încercați din greu să vă asigurați că pagina cu semnătura din fotografie este albă ca zăpada și nu iese în evidență în comparație cu pagina documentului electronic Word.
3. Adăugați o imagine cu o legendă în document. Dacă nu știți cum să faceți acest lucru, utilizați instrucțiunile noastre.
4. Cel mai probabil, imaginea scanată trebuie tăiată, lăsând pe ea doar zona în care se află semnătura. De asemenea, puteți redimensiona imaginea. Ghidul nostru vă va ajuta în acest sens.
5. Mutați imaginea scanată, decupată și redimensionată cu semnătura în locația dorită din document.
Dacă trebuie să adăugați text dactilografiat la semnătura dvs. scrisă de mână, citiți următoarea secțiune a acestui articol.
Adăugarea de text la o semnătură
Destul de des, în documentele care necesită o semnătură, pe lângă semnătura în sine, trebuie să indicați poziția, detaliile de contact sau alte informații. Pentru a face acest lucru, trebuie să salvați informațiile text împreună cu semnătura scanată ca AutoText.
1. Sub imaginea introdusă sau în stânga acesteia, introduceți textul dorit.
2. Folosind mouse-ul, selectați textul introdus împreună cu imaginea semnăturii.
3. Accesați fila "Introduce"și apăsați butonul „Blocuri expres” situat în grup "Text".
5. În caseta de dialog care se deschide, introduceți informațiile necesare:
- Colecție - selectați un articol "Text automat".
- Lăsați restul elementelor neschimbate.
6. Faceți clic "BINE"
7. Semnătura scrisă de mână pe care ați creat-o cu textul însoțitor va fi salvată ca AutoText, gata pentru utilizare ulterioară și inserare în document.
Inserarea unei semnături de mână cu text dactilografiat
Pentru a insera o semnătură de mână cu textul creat de dvs., trebuie să deschideți și să adăugați blocul expres pe care l-ați salvat în document "Text automat".
1. Faceți clic în locul documentului unde ar trebui să fie semnătura și accesați fila "Introduce".
2. Apăsați butonul „Blocuri expres”.
3. În meniul derulant, selectați elementul "Text automat".
4. Selectați blocul necesar din lista care apare și lipiți-l în document.
5. O semnătură de mână cu textul însoțitor va apărea în locația specificată în document.
Inserarea unei linii de semnătură
Pe lângă o semnătură scrisă de mână, puteți adăuga și o linie de semnătură la un document Microsoft Word. Acesta din urmă poate fi realizat în mai multe moduri, fiecare dintre acestea fiind optim pentru o anumită situație.
Notă: Metoda de creare a unei linii de semnătură depinde și de dacă documentul va fi tipărit sau nu.
Adăugarea unei linii de semnătură prin sublinierea spațiilor într-un document obișnuit
Mai devreme am scris despre cum să subliniați textul în Word și, pe lângă literele și cuvintele în sine, programul vă permite și să subliniați spațiile dintre ele. Direct pentru a crea o linie de semnătură, trebuie să subliniem doar spațiile.
Pentru a simplifica și accelera soluționarea problemei, este mai bine să folosiți file în loc de spații.
2. Apăsaţi tasta „TAB” una sau de mai multe ori, în funcție de cât de lung șirul de semnătură doriți.
3. Activați modul de afișare a caracterelor neprintabile făcând clic pe butonul cu semnul „pi” din grup "Paragraf", fila "Acasă".
4. Evidențiați caracterul sau filele pe care doriți să le subliniați. Acestea vor fi afișate ca săgeți mici.
5. Efectuați acțiunea necesară:
6. În locul spațiilor pe care le-ați setat (caracterele tabulatoare), va apărea o linie orizontală - o linie pentru semnătură.
7. Opriți afișarea caracterelor care nu se imprimă.
Adăugarea unei linii de semnătură prin sublinierea spațiilor într-un document web
Dacă trebuie să creați un șir de semnătură subliniat nu într-un document imprimabil, ci într-un formular web sau într-un document web, trebuie să adăugați o celulă de tabel în care este vizibilă doar chenarul de jos. Ea este cea care va acționa ca o linie pentru semnătură.
În acest caz, când introduceți text în document, sublinierea pe care ați adăugat-o va rămâne pe loc. O linie adăugată în acest fel poate fi însoțită de text introductiv, de exemplu, "Data", "Semnătură".
Inserare linie
1. Faceți clic în documentul în care doriți să adăugați o linie de semnătură.
2. Tab "Introduce" apasa butonul "Masa".
3. Creați un tabel cu dimensiunea unei celule.
4. Mutați celula adăugată în locația dorită din document și redimensionați-o pentru a se potrivi cu dimensiunea necesară a liniei de semnătură care este creată.
5. Faceți clic dreapta pe tabel și selectați „Granii și umbrire”.
6. În fereastra care se deschide, accesați fila "Frontieră".
7. Sectiunea "Tip" selectați elementul "Nu".
8. Sectiunea "Stil" selectați culoarea de linie necesară pentru linia de semnătură, tipul acesteia, grosimea.
9. Sectiunea "Probă" faceți clic între marcatorii de afișare a marginii inferioare de pe diagramă pentru a afișa doar chenarul de jos.
Notă: Tipul de chenar se va schimba în "Alte", în locul celor selectate anterior "Nu".
10. Sectiunea "Aplica pentru" selectați opțiunea "Masa".
11. Faceți clic "BINE" să închidă fereastra.
Notă: Pentru a afișa un tabel fără linii gri care nu va fi imprimat pe hârtie la imprimarea unui document, în filă „Aspect”(capitol „Lucrul cu mesele”) selecteaza o optiune „Grilă de afișare”, care se află în secțiunea "Masa".
Inserarea unei linii cu text însoțitor pentru o linie de semnătură
Această metodă este recomandată pentru acele cazuri în care nu trebuie doar să adăugați o linie de semnătură, ci și să specificați un text explicativ lângă ea. Un astfel de text poate fi cuvântul „Semnătură”, „Data”, „Nume”, funcția deținută și multe altele. Este important ca acest text și semnătura în sine, împreună cu linia pentru el, să fie la același nivel.
1. Faceți clic în locul documentului unde ar trebui să fie linia de semnătură.
2. Tab "Introduce" faceți clic pe butonul "Masa".
3. Adăugați un tabel 2 x 1 (două coloane, un rând).
4. Schimbați locația mesei, dacă este necesar. Redimensionați-l trăgând mânerul din colțul din dreapta jos. Reglați dimensiunea primei celule (pentru textul explicativ) și a celei de-a doua (linia subtitrare).
5. Faceți clic dreapta pe tabel, selectați elementul din meniul contextual „Granii și umbrire”.
6. În caseta de dialog care se deschide, accesați fila "Frontieră".
7.În secțiune "Tip" selectați opțiunea "Nu".
8. Sectiunea "Aplica pentru" Selectați "Masa".
9. Faceți clic "BINE" pentru a închide caseta de dialog.
10. Faceți clic dreapta în locul tabelului unde ar trebui să fie linia pentru semnătură, adică în a doua celulă și selectați din nou elementul „Granii și umbrire”.
11. Accesați fila "Frontieră".
12. Sectiunea "Stil" alegeți tipul de linie, culoarea și grosimea potrivite.
13. Sectiunea "Probă" faceți clic pe marcatorul care afișează marginea de jos pentru a face vizibilă doar marginea de jos a tabelului - aceasta va fi linia pentru semnătură.
14. Sectiunea "Aplica pentru" selectați opțiunea "Celula". Clic "BINE" să închidă fereastra.
15. Introduceți textul explicativ necesar în prima celulă a tabelului (marginile acestuia, inclusiv linia de jos, nu vor fi afișate).
Notă: Chenarul cu puncte gri care înconjoară celulele din tabelul pe care l-ați creat nu este imprimat. Pentru a-l ascunde sau, dimpotrivă, pentru a-l arăta dacă este ascuns, faceți clic pe butonul „Granii” situat în grup "Paragraf"(fila "Acasă") și selectați o opțiune „Grilă de afișare”.
Asta, de fapt, este tot, acum știi despre toate metodele posibile de a pune o semnătură într-un document Microsoft Word. Poate fi fie o semnătură scrisă de mână, fie o linie pentru adăugarea manuală a unei semnături pe un document deja tipărit. În ambele cazuri, semnătura sau spațiul de semnătură poate fi însoțit de text explicativ, despre care v-am mai spus despre cum să adăugați.
Semnarea fișierelor folosind semnatura digitala a devenit un lucru obișnuit pentru antreprenori. Dar totuși, mulți începători au o întrebare despre cum să semneze un document Word cu un EDS. Cel mai adesea, atunci când trebuie să lucrăm cu EDS, ne confruntăm cu MS Office. Dar mai întâi, merită să înțelegeți ce este acest element în documentele computerizate.
Acest concept include un obiect virtual, cu ajutorul căruia se poate stabili identitatea autorului care l-a creat. În consecință, ajută la verificarea validității și integrității fișierului digital. În funcție de semnătura digitală pe care o utilizați, veți putea, de asemenea, să urmăriți modificările ulterioare ale conținutului raportului cu acest instrument modern de protecție a drepturilor de autor. De aceea, merită să știi cum să faci o semnătură electronică în Word.
Înainte de a vă da seama cum să semnați un document Word cu un EDS, ar trebui mai întâi să îl creați. După aceea, va urma crearea liniei de semnătură și numai după aceea va apărea semnătura în sine.
În funcție de software-ul pe care îl utilizați, procesul de semnare a unui fișier Word poate avea unele diferențe, dar esența rămâne aceeași. Luați în considerare secvența de acțiuni care este recomandată pentru versiunea 2007 a programului.
Pentru a adăuga linia necesară în Microsoft Office, aveți nevoie de:
- Mutați cursorul astfel încât să fie în locul în care doriți să introduceți linia care conține semnătura computerului.
- Deschideți fereastra „Inserare” și faceți clic pe grupul „Text”. După aceea, cursorul este plasat lângă coloana de meniu „Linie de semnătură”. Selectați și faceți clic pe Microsoft Word Signature Line.
- După aceea, va trebui să faceți setări în fereastra care se deschide, adică să specificați informații despre persoana care semnează fișierul.
- Dacă este necesar, poate fi necesar să creați o altă linie pentru a indica o semnătură suplimentară (în timp ce rămâneți la punctele de mai sus).
Caz special: observare pe rând
Pentru a semna o linie, va trebui să selectați linia pentru introducerea directă a unei semnături digitale. Pentru a efectua o acțiune precum semnarea document electronic EDS, ar trebui să deschideți fereastra „Semnătură” și să efectuați oricare dintre următoarele acțiuni:
- Selectați numele dorit de lângă X.
- De asemenea, când faceți clic pe funcția „Selectați imaginea”, puteți aplica imaginea EDS-ului dumneavoastră.
- Cu condiția să utilizați o tabletă, veți avea opțiunea de a adăuga o semnătură scrisă de mână.
- Dacă ai ceva special software pentru semnăturile digitale, puteți pur și simplu să faceți clic pe butonul „Semnați”.
- Dacă vă întrebați cum altfel puteți semna semnatura electronica Document Word, ar trebui să fiți conștient de încă o opțiune. Puteți deveni creatorul unei semnături invizibile care nu va fi afișată. Dar, dacă deschideți linia „Semnătură”, care se află în partea de jos a ecranului pe bara de stare, atunci aceasta va fi afișată.
Pe lângă informațiile despre cum să semnați un document electronic, trebuie să știți despre software-ul special dezvoltat, a cărui sarcină este de a controla certificatele de tip digital și de a efectua operațiuni cripto. Un astfel de software poate facilita procesul de semnare a fișierelor cu o lovitură digitală. Avantajul acestui program este că poate fi folosit pentru a semna fișiere de diferite formate, precum și arhive sau pachete de fișiere. Cu ajutorul acestuia, este, de asemenea, posibil să aplicați un EDS îmbunătățit și suplimentar.
Pentru prima dată, în mulți ani, a trebuit să folosesc în munca mea de text în Word semnatura digitala. Dacă nu era nevoie urgentă, nu aș fi știut niciodată de existența unei astfel de oportunități. Folosesc Microsoft Word de aproximativ 10 ani și nu am întâlnit niciodată un EDS (semnătură digitală electronică). A trebuit să trec prin toate opțiunile documentului. După 15 minute de căutare, am găsit o funcție pentru a face o semnătură în Word. Acum voi împărtăși cu voi.
Puteți pune o semnătură digitală în Word oriunde în document. Pentru a face acest lucru, trebuie să activați zona necesară cu cursorul mouse-ului și apoi să continuați să efectuați acțiunile pe care le-am indicat mai jos.
Metoda 2. Cum se introduce o semnătură într-un document Word
Acest proces este prezentat mai clar în acest videoclip:
Realizarea unei semnături în Microsoft Word 2010
- Acum, în ceea ce privește Microsoft Office
- Selectați opțiunea „Fișier”, apoi faceți clic pe „Detalii”.
- Verificați fila „Adăugați semnătură digitală”.
- După aceea, trebuie să selectați un certificat de semnare și să confirmați alegerea.
- Totul, semnătura va apărea pe documentul Word 2010.
Există o a doua opțiune pentru a face o semnătură în Word 2010
- Accesați fila „Inserare”, apoi în panou acces rapid Selectați pictograma „Microsoft Office Signature Line”.
- În câmpul ce, se va deschide fereastra de setări de semnătură. Trebuie să introduceți inițialele, poziția și adresa de e-mail în el.
- Apoi, faceți clic pe „Ok” și semnătura digitală apare pe document.
Puteți vedea acest proces în detaliu în acest videoclip.