36. Reguli de emitere Bani sub raportul și plata cheltuielilor de călătorie
Sume contabile - avansuri de numerar acordate angajaților întreprinderii de la casierie pentru cheltuielile micilor afaceri în călătoriile de afaceri.
Emiterea de numerar contra raportului de cheltuieli aferente calatorii de afaceri, se efectuează în limita sumelor datorate călătorilor de afaceri pentru plata costului deplasării la locul călătoriei de afaceri și retur, diurnă pentru fiecare zi a călătoriei de afaceri, cheltuieli pentru închirierea spațiilor pe durata călătoriei de afaceri în în conformitate cu legislația Republicii Belarus.
Conform raportului, sumele sunt emise pe baza cheltuielilor emise mandat de numerar. Persoanele care au primit numerar în cont sunt obligate, în cel mult trei zile lucrătoare de la expirarea perioadei pentru care au fost eliberate, să prezinte departamentului de contabilitate al organizației, antreprenorului un raport privind sumele cheltuite și să restituie banii neutilizați. la casierie.
O călătorie de afaceri este emisă printr-un ordin (instrucțiune) care indică destinația, numele organizației unde este trimis angajatul, termenul, scopul și durata călătoriei de afaceri. Muncitorului detașat i se eliberează un certificat de călătorie semnat de șeful organizației și sigilat. Este permisă cheltuirea sumelor primite în baza raportului numai în scopurile pentru care au fost emise.
Ziua plecării într-o călătorie de afaceri este ziua plecării vehiculului de la locul de muncă permanent al persoanei detașate, iar ziua sosirii este ziua în care vehiculul ajunge la locul de muncă permanent.
După întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri, angajatul întocmește un raport în avans privind utilizarea fondurilor în termen de trei zile. Este însoțit de un certificat de călătorie cu note privind ora plecării într-o călătorie de afaceri, sosirea la destinație, plecarea din aceasta și sosirea la locul de muncă, documente privind închirierea spațiilor rezidențiale, cheltuieli efective pe parcurs etc.
Cheltuielile pentru închirierea unei locuințe se rambursează în cuantumul facturilor (chitanțele) achitate. Atunci când serviciile suplimentare nu sunt incluse în prețul camerei (furnizarea unui televizor, un frigider și alte obiecte culturale și de uz casnic incluse în dotarea unei camere de hotel către un rezident), acestea sunt, de asemenea, supuse rambursării. Daca in costul camerei (locului) este inclus si costul micului dejun, diurna se ramburseaza calatorului in cuantum de 70% din tariful stabilit.
În cazul nedepunerii rapoartelor privind cheltuirea sumelor contabile în termenul stabilit sau nereturării la casieria organizației a soldurilor avansurilor neutilizate, departamentul de contabilitate are dreptul de a le reține din salariile angajaţilor în modul prescris.
37. Contabilitatea sintetică a sumelor contabile. Procedura de întocmire și termenele de depunere a rapoartelor anticipate.
Contabilitatea decontărilor cu persoane responsabile se ține în contul 71 „Decontări cu persoane responsabile”. Contul 71 este activ-pasiv în structura sa. Soldul debitor arată suma creanțelor la plata avansului emis, iar soldul creditor arată suma conturilor de plătit către persoanele responsabile în cazul depășirii avansului emis.
Contabilitatea analitică se efectuează pentru fiecare angajat care a primit bani în cont pe baza rapoartelor de casă și a rapoartelor anticipate. În condițiile utilizării formularului complet de jurnal-comandă, se ține contabilitate pentru contul 71 jurnal-mandat numărul 7. Este un registru combinat care combină contabilitatea analitică și sintetică cu o formă liniară de înregistrare. Aceasta înseamnă că în jurnalul de ordine este dat un rând pentru fiecare sumă emisă pentru raportare.
Înregistrări contabile pentru emiterea și returnarea sumelor contabile:
1. Bani eliberați în baza raportului de la casa de marcat D-t 71 Setul 50
2. Returnat nefolosit sume contabile la casieria D-t 50 K-t 71
3. Sumele contabile cheltuite conform rapoartelor anticipate sunt anulate din contul 71 cu urmatoarele inregistrari: cont Kt. 71 „Decontări cu persoane răspunzătoare”, Dt. 10 „Materiale”; Dr. c. 20 "Producție principală; cont Dt 44" Costuri de vânzare; Dr. c. 70 „Decontări cu personal pentru salarii”; Dr. c. 94 „Lipsuri și pierderi din daune aduse bunurilor de valoare.
Procedura de întocmire și termenele de depunere a rapoartelor anticipate.
Sume contabile - avansuri de numerar acordate angajaților întreprinderii de la casierie pentru cheltuielile micilor afaceri în călătoriile de afaceri.
Avansuri la cheltuielile afacerii eliberat pentru până la 3 zile. Lista angajaților care au dreptul de a primi bani conform raportului se stabilește prin ordinul șefului întreprinderii la începutul anului. În termen de 3 zile, persoanele care au primit un avans trebuie să depună un raport în avans cu privire la sumele cheltuite sau să returneze banii la casieria întreprinderii.
După întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri, angajatul raportează despre munca depusă în timpul călătoriei de afaceri și utilizarea banilor primiți în termen de 3 zile. Cu privire la utilizarea fondurilor este compilat raport prealabil . Este însoțit de un certificat de călătorie cu însemnări privind ora plecării într-o călătorie de afaceri, sosirea la destinație, plecarea din aceasta și sosirea la locul de muncă, documente privind închirierea unei locuințe, cheltuieli efective de călătorie etc.
Raportul prealabil depus de călător cu documente justificative anexate este verificat de departamentul de contabilitate și aprobat de contabilul-șef și șeful organizației. Contabilul în raport cu fiecare sumă indicată în raportul de avans înregistrează conturi de debit.
În cazul nedepunerii rapoartelor de avans în termenul stabilit sau nereturării la casieria organizației a soldurilor avansurilor neutilizate, departamentul de contabilitate are dreptul de a le deduce din salariile angajaților în modul prescris.
Un angajat căruia o organizație i-a furnizat o sumă de bani pentru raportare este obligat să raporteze despre aceasta în termenul stabilit. Momentul exact al transmiterii raportului anticipat depinde de mulți factori. Să le luăm în considerare mai detaliat.
Când trebuie să trimiteți un raport?
Singurul act legislativ care reglementează termenul limită pentru ca un angajat să depună un raport cu privire la banii cheltuiți este Instrucțiunea Băncii Federației Ruse nr. 3210-U, conform căreia este de 3 zile lucrătoare.
Actul nu precizează însă din ce zi este necesară începerea numărătorii inverse. Prin urmare, apare adesea o eroare la contabilizarea fondurilor în avans, care constă în contorizarea acestei date de la data emiterii banilor. De fapt, perioada de trei zile pentru depunerea raportului anticipat începe:
- Din ziua lucrătoare următoare datei specificate în cererea de eliberare a fondurilor. Această dată este indicată de angajat ca parte a cererii de plată în avans. Dacă în cadrul cererii data este confirmată de șeful organizației, atunci este oficială. Și în termen de trei zile lucrătoare de la apariția acesteia, angajatul trebuie să depună un raport cu privire la banii cheltuiți.
- Din momentul în care angajatul a plecat la serviciu. De exemplu, în termen de trei zile lucrătoare de la întoarcerea sa dintr-o călătorie de afaceri, concediu, concediu medical. Această regulă se aplică și în cazul în care termenul limită de depunere a raportului de avans la departamentul de contabilitate a coincis cu weekend-urile sau sărbătorile legale. Salariatul este obligat să prezinte un raport asupra cererii în termen nu calendaristic, ci zile lucrătoare.
Nuanțe
În Directiva Băncii discutată mai sus, trei zile sunt definite ca termen maxim raportarea la departamentul de contabilitate al firmei. Totodată, angajatul are dreptul să-l furnizeze și mai devreme: chiar cu mult înainte de data indicată în cererea de eliberare a avansului de bani.
Nu există restricții stricte cu privire la perioada pentru care banii numerar sunt emiși unui angajat. Poate fi o zi lucrătoare, o lună, un an. Principalul lucru este că șeful aprobă această perioadă în ordinea corespunzătoare.
În același timp, pe entitate sau antreprenor are următoarele responsabilități:
- asigura siguranta fondurilor debursate in cazul mentinerii tranzactii cu numerar, precum și în timpul transportului și depozitării acestora;
- aprobă termenii și regulile de inventariere: este necesar să se constate faptul prezenței banilor în casa de marcat.
Astfel, dacă termenele de depunere a raportului de avans sunt destul de lungi, atunci este necesar să se prevadă măsuri de control al banilor emiși salariatului. O metodă de control a avansurilor pe termen lung este acceptarea periodică a documentației de la angajat care confirmă costurile continue ale sarcinii de producție. Un astfel de control este discutat în prealabil și înregistrat în ordine ca parte a raportării interne a întreprinderii.
Încă o nuanță: nu întotdeauna modurile de funcționare ale angajatului care a primit banii și ale contabilului (sau managerului) coincid. Se pune întrebarea: ce anume 3 zile lucrătoare ar trebui să fie considerate termenele limită pentru depunerea unui raport prealabil la departamentul de contabilitate în această situație?
În acest caz, ne bazăm pe următoarele:
- Potrivit legii, raportul trebuie depus unui contabil, contabil șef sau manager care îndeplinește funcțiile de contabil.
- Implicit, documentul trebuie depus in termen de 3 zile de la data la care angajatul a primit plata avansului sau din momentul inceperii lucrului.
Este dificil să se țină cont de ambele cerințe, cu diferențe în programul de lucru al angajaților, prin urmare, este necesar să se prevadă procedura de depunere a raportului în Reglementările relevante privind persoanele responsabile. De regulă, este întocmit de un contabil și aprobat de șef.
Raport pas cu pas asupra fondurilor plătite
Aceeași Instrucțiune a Băncii sub numărul 3210-U reglementează un raport în faze privind fondurile emise unui angajat:
- Predarea raportului prealabil. La acesta trebuie anexate documente care confirmă faptul cheltuielilor.
- Identificarea erorilor si inconsecventelor din raport, verificarea corectitudinii completarii acestuia.
- Transferul documentului la cap și aprobarea acestuia prin semnătură.
Pe parcursul procesului de verificare se poate constata nerespectarea normelor a documentatiei anexate. În cazul în care se suspectează că documentația este falsă sau că nu conține detaliile necesare, contabilul sau managerul poate solicita angajatului înlocuirea acestor documente sau să scrie o explicație despre nerespectarea acestora la cerințele legislației în vigoare.
Când șeful organizației a aprobat raportul, afișarea este finalizată, iar suma reziduală (dacă există) este plătită casieriei.
Termenele limită pentru emiterea unui raport în avans asupra sumelor necheltuite
Uneori, banii furnizați persoanei în cont nu erau cheltuiți nici măcar parțial de acesta. Este necesar să se facă un raport în acest caz?
Dreptul de a obliga un angajat să furnizeze un raport în avans cu privire la fondurile necheltuite este acordat șefului organizației. Nu există linii directoare clare în acest sens, așa că numai conducerea decide dacă îl obligă pe angajat să raporteze despre astfel de fonduri sau nu.
Cu toate acestea, autoritățile fiscale pot depune reclamații în lipsa unor rapoarte prealabile, chiar și pentru fondurile necheltuite. Prin urmare, este mai bine să întocmiți un proces-verbal indiferent de faptul cheltuielilor sau absența acestuia.
Totodată, termenele de depunere a raportului în avans sunt tot de 3 zile lucrătoare din momentul în care se eliberează fondurile, se întoarce angajatul dintr-o călătorie de afaceri sau alte puncte de referință stabilite în comandă.
Raportați despre fondurile transferate pe card
Fondurile necesare pentru implementarea sarcinilor companiei pot fi transferate către card bancar angajat responsabil. În același timp, cardul îi poate aparține sau poate fi corporativ - eliberat în numele companiei special pentru astfel de scopuri. Când raportăm și trimitem un raport prealabil în acest caz?
În ceea ce privește momentul întocmirii unui raport în avans la transferul de bani oficiali pe un card, nu există cerințe legislative clare în acest sens. Directiva nr. 3210-U reflectă doar regulile de lucru cu numerar (bancnote și monede ale Federației Ruse) și niciun element nu reflectă raportarea fondurilor fără numerar.
Astfel, întreprinderea, reprezentată de conducător, decide asupra termenelor în care salariatul este obligat să raporteze raport prealabil. De regulă, se practică procedura care reglementează munca cu bani contabili. Toate detaliile rapoartelor sunt prescrise în ordine și alte documente ale raportării interne a persoanei juridice.
36. Reguli pentru eliberarea de fonduri în baza raportului și plata cheltuielilor de călătorie
Sume contabile - avansuri de numerar acordate angajaților întreprinderii de la casierie pentru cheltuielile micilor afaceri în călătoriile de afaceri.
Eliberarea numerarului contra raportului privind cheltuielile aferente călătoriilor de afaceri se face în limita sumelor datorate călătorilor de afaceri pentru plata costului deplasării la locul călătoriei de afaceri și retur, diurnă pentru fiecare zi a călătoriei de afaceri, cheltuieli pentru închirierea spațiilor pe durata călătoriei de afaceri în conformitate cu legislația Republicii Belarus.
Conform raportului, sumele sunt emise pe baza unui ordin de numerar emis. Persoanele care au primit numerar în cont sunt obligate, în cel mult trei zile lucrătoare de la expirarea perioadei pentru care au fost eliberate, să prezinte departamentului de contabilitate al organizației, antreprenorului un raport privind sumele cheltuite și să restituie banii neutilizați. la casierie.
O călătorie de afaceri este emisă printr-un ordin (instrucțiune) care indică destinația, numele organizației unde este trimis angajatul, termenul, scopul și durata călătoriei de afaceri. Muncitorului detașat i se eliberează un certificat de călătorie semnat de șeful organizației și sigilat. Este permisă cheltuirea sumelor primite în baza raportului numai în scopurile pentru care au fost emise.
Ziua plecării într-o călătorie de afaceri este ziua plecării vehiculului de la locul de muncă permanent al persoanei detașate, iar ziua sosirii este ziua în care vehiculul ajunge la locul de muncă permanent.
După întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri, angajatul întocmește un raport în avans privind utilizarea fondurilor în termen de trei zile. Este însoțit de un certificat de călătorie cu însemnări privind ora plecării într-o călătorie de afaceri, sosirea la destinație, plecarea din aceasta și sosirea la locul de muncă, documente privind închirierea unei locuințe, cheltuieli efective de călătorie etc.
Cheltuielile pentru închirierea unei locuințe se rambursează în cuantumul facturilor (chitanțele) achitate. Atunci când serviciile suplimentare nu sunt incluse în prețul camerei (furnizarea unui televizor, un frigider și alte obiecte culturale și de uz casnic incluse în dotarea unei camere de hotel către un rezident), acestea sunt, de asemenea, supuse rambursării. Daca in costul camerei (locului) este inclus si costul micului dejun, diurna se ramburseaza calatorului in cuantum de 70% din tariful stabilit.
În cazul nedepunerii rapoartelor privind cheltuirea sumelor contabile în termenul stabilit sau nereturării la casieria organizației a soldurilor avansurilor neutilizate, departamentul de contabilitate are dreptul de a le deduce din salariile angajaților. în modul prescris.
37. Contabilitatea sintetică a sumelor contabile. Procedura de întocmire și termenele de depunere a rapoartelor anticipate.
Contabilitatea decontărilor cu persoane responsabile se ține în contul 71 „Decontări cu persoane responsabile”. Contul 71 este activ-pasiv în structura sa. Soldul debitor arată suma creanțelor la plata avansului emis, iar soldul creditor arată suma conturilor de plătit către persoanele responsabile în cazul depășirii avansului emis.
Contabilitatea analitică se efectuează pentru fiecare angajat care a primit bani în cont pe baza rapoartelor de casă și a rapoartelor anticipate. În condițiile utilizării formularului complet de jurnal-comandă, se ține contabilitate pentru contul 71 jurnal-mandat numărul 7. Este un registru combinat care combină contabilitatea analitică și sintetică cu o formă liniară de înregistrare. Aceasta înseamnă că în jurnalul de ordine este dat un rând pentru fiecare sumă emisă pentru raportare.
Înregistrări contabile pentru emiterea și returnarea sumelor contabile:
1. Bani emiși contra unui raport de la casierie Dt 71 Kt 50
2. Sume contabile neutilizate returnate casieriei Dt 50 Kt 71
3. Sumele contabile cheltuite conform rapoartelor anticipate sunt anulate din contul 71 cu urmatoarele inregistrari: cont Kt. 71 „Decontări cu persoane răspunzătoare”, Dt. 10 „Materiale”; Dr. c. 20 "Producție principală; cont Dt 44" Costuri de vânzare; Dr. c. 70 „Decontări cu personal pentru salarii”; Dr. c. 94 „Lipsuri și pierderi din daune aduse bunurilor de valoare.
Procedura de întocmire și termenele de depunere a rapoartelor anticipate.
Sume contabile - avansuri de numerar acordate angajaților întreprinderii de la casierie pentru cheltuielile micilor afaceri în călătoriile de afaceri.
Avansuri la cheltuielile afacerii eliberat pentru până la 3 zile. Lista angajaților care au dreptul de a primi bani conform raportului se stabilește prin ordinul șefului întreprinderii la începutul anului. În termen de 3 zile, persoanele care au primit un avans trebuie să depună un raport în avans cu privire la sumele cheltuite sau să returneze banii la casieria întreprinderii.
După întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri, angajatul raportează despre munca depusă în timpul călătoriei de afaceri și utilizarea banilor primiți în termen de 3 zile. Cu privire la utilizarea fondurilor este compilat raport prealabil . Este însoțit de un certificat de călătorie cu însemnări privind ora plecării într-o călătorie de afaceri, sosirea la destinație, plecarea din aceasta și sosirea la locul de muncă, documente privind închirierea unei locuințe, cheltuieli efective de călătorie etc.
Raportul prealabil depus de călător cu documente justificative anexate este verificat de departamentul de contabilitate și aprobat de contabilul-șef și șeful organizației. Contabilul în raport cu fiecare sumă indicată în raportul de avans înregistrează conturi de debit.
În cazul nedepunerii rapoartelor de avans în termenul stabilit sau nereturării la casieria organizației a soldurilor avansurilor neutilizate, departamentul de contabilitate are dreptul de a le deduce din salariile angajaților în modul prescris.