Ведення касової книги одне з . У ній враховуються всі грошові кошти, що надходять і видані. Записи в касовій книзі здійснюються на підставі прибуткового та видаткового касового ордера.
Касова книгаведеться двома способами:
- записи робляться на папері власноруч або за допомогою технічних засобів. У цьому випадку засвідчується особистими підписамивідповідальних осіб та печаткою;
- облік ведеться за допомогою комп'ютера в електронному виглядіта засвідчується електронним підписом.
Касова книга заводиться в єдиному екземплярі і включає всі фінансові операції з готівкою в незалежності від кількості видів діяльності і систем оподаткування, що використовуються для ведення бізнесу.
Варто зауважити, що з 01.06.2014 з індивідуальних підприємців знімається обов'язок ведення касової книги на підставі Указу Центробанку під номером 3211-У. Вони повинні мати звітність у вигляді розрахункових та платіжних відомостей у разі наявності найманих робітників для виплати заробітної платита інших винагород.
У цій вказівці йдеться про надання права кожному ІП не вести касову книгу, але вона не забороняє її мати для зручності бухгалтерського обліку. Якщо у підприємця вона була до дати ухвалення указу, він може її вести і надалі. Тільки тепер жоден контролюючий орган не може її вимагати.
В даний час для ІП касова книга вважається допоміжним інструментом в організації своєї фінансової діяльностіта обліку руху готівки грошових коштів. Тому знання, як заповнювати касову книгу ІП, все одно залишається актуальним.
Основні правила оформлення касової книги
Цей документ є формою звітності при проведенні операцій з готівкою, тому має стандартний вигляд і єдині правила оформлення. Вони полягають у наступному:
- оформлення починається з титульного листа, де зазначаються реквізити підприємств та індивідуальних підприємців. Тут же мають бути зазначені дати початку та кінця періоду, на який касова книга була заведена;
- кожна сторінка має бути пронумерована, а книга прошита;
- книга заводиться протягом одного календарного року та не може переходити на наступний рік.
Відповідальність за правильне заповненнявідповідних розділів касової книги лежить на касирі або бухгалтері малого бізнесу. У разі відсутності цих посад, її може вести сам підприємець або директор підприємства. Якщо була зроблена помилка при заповненні документа її не можна, виправляти коректором або будь-якими іншими способами. Необхідно акуратно закреслити та поставити підпис та завірити його печаткою. Якщо протягом робочого дня рух готівки через касу не проводилося жодних записів робити не потрібно.
Порядок заповнення касової книги
Касова книга ІП на УСН та інших системах оподаткування має єдину форму та вид. Якщо підприємець вирішив її оформляти йому необхідно, скористатися наступною інструкцією та суворо дотримуватися певного порядку.
Заповнення титульного листа
У цьому розділі необхідно вказати повну назву відповідно до документів, що свідчать про відкриття ІП. Також вказується ОКПО, присвоєне Росстатом, якщо воно відсутнє необхідно поставити прочерк. Потім слід зазначити назву відділу, що заповнює книгу, за його відсутності ставиться прочерк. На цій сторінці необхідно вказати час, під час якого книга діятиме. Важливо пам'ятати, що період дії касової книги не може перевищувати одного календарного року, також не можна ставити дату початку та дату закінчення періоду у різних роках.
Як заповнити касовий лист
Касова книга ІП має ті ж пункти, що й для ТОВ, тому для підприємців, які вирішили змінити форму правової відповідальності, жодних відмінностей не буде.
Касовий лист починається із запису, в якому вказується число, місяць, рік заповнення, а також порядковий номер підшитого листа. Потім вказується залишок у касі, який перейшов із попереднього дня. Далі вноситься вся інформація за робочий день відповідно до виписаних прибуткових та видаткових касових ордерів. Вона включає номери ПКО і РКО і кореспондуючі рахунки. При цьому необхідно враховувати, що для грошових коштів, що надходять до каси та сум, що витрачаються, є окремі графи, і при заповненні приходу в графі витрата залишається порожнє місце. Прочерки ставити не треба.
Після закінчення робочого дня необхідно підрахувати підсумкові суми всіх операцій та записати у відповідних графах для грошей, що надійшли до каси, та ті, що були видані з неї.
Далі слід вказати залишок, що переходить наступного дня, при цьому необхідно окремо вказати суми, призначені для виплати допомоги, стипендій та заробітної плати. Наприкінці листа касир, який оформив його, ставить підпис із прізвищем та ініціалами. Потім лист підписує бухгалтер, який перевірив правильність оформлення касової книги та також вказує своє прізвище та ініціали.
Кожен підприємець сам має право вирішувати, чи має ІП вести касову книгу. І якщо він наважився на ведення цієї документації краще робити це з дотриманням усіх правил оформлення. Тому необхідно знати, як правильно підшити аркуші касової книги.
В сучасному світібільшість розрахунків відбувається в безготівковій формі, але іноді все ж таки застосовуються розрахунки і в готівковій формі. А для фіксації проведення таких розрахунків потрібно знати, як вести касову книгу. Тож давайте розбиратися.
Касова книга - це спеціальний журнал (реєстр), куди вносять всі операції, які проводяться формою, з використанням готівкової форми оплати.
Такий журнал включається у звітність індивідуального підприємця(ІП). Вести касовий журнал – обов'язковий захід за наявності операцій із готівкою. Ведення та складання регістру регулюється податковим законодавством. Починаючи з 2016 року, вести касовий регістр зобов'язані навіть ті підприємці, які працюють за спрощеною системою сплати податків.
Журнал оформляється за спеціальною формою КО-4. Вести касовий регістр потрібно уважно та ретельно, оскільки його перевіряють співробітники податкової за будь-якої перевірки податкових органів. Якщо журналі виявляться недостовірні відомості, помилки чи він неправильно оформлений, то підприємця накладають штраф. Кожного календарного року заводиться окремий касовий журнал.
Як ведеться касова книга
Перш ніж побачити приклад заповнення касової книги, розглянемо подробиці заповнення. Усі касові операції, що проводяться підприємцем протягом дня, мають бути занесені до касового журналу. Єдині дні, коли можна не вести журнал – вихідні. У касової книзі містяться відомості про оборот готівки, яке також відображено у прибутково-видатковій документації. Після закінчення робочого дня до неї вносять підсумкові дані, що містять відомості про ліміт каси та оборот.
За допомогою касового журналу все готівка фірми стає видно і фіксується. Крім обов'язкових відомостей, регістр може також містити відомості, які туди вирішило внести керівництво фірми.
Іноді ІП може займатися веденням касового регістру, але у разі, якщо заробітна плата працівників видається їм готівкою через касу, то ведення регістру обов'язково. Але навіть якщо заробіток працівників перераховується їм у безготівковій формі, знання, як заповнюється касова книга зайвими не будуть.
Відомості про ведення регістру у законах
На необхідність ведення журналу вказує Указ Центробанку від 11.03.2014 №3210-У. Там повідомляється, що слід вносити всі операції, пов'язані з надходженням чи відрахуванням готівки. комерційна організаціяможе мати лише один касовий регістр.
Кожен лист повинен бути пронумерований, листи прошиті і в кінці стояти мастичний або сургучний друк.
Після прошивки листи засвідчує уповноважена особа чи керівник фірми. Будь-які відомості, що вносяться до регістру, мають бути продубльовані. Для дублювання можна використовувати звичайну копірку. Повинна бути можливість відірвати одну з копій, оскільки вона потрібна касиру для звіту. Оригінал записів залишається у журналі. Природно, що номери сторінок оригіналу та копії мають співпадати. Внесення виправлень до касового журналу можливе, лише якщо такі виправлення засвідчені підписами головного бухгалтера та касира. Можливе автоматизоване заповнення касового регістру або касова книга в електронному вигляді. У такому разі сторінки створюються як машинограм, а листи нумеруються автоматично.
Категорично неприпустимо видавати кошти з каси, якщо немає підтвердження цієї операції у видатковому ордері підписом одержувача. Інакше відсутні кошти вважаються нестачею і підлягають стягненню з касира. Будь-які готівка, за відсутності необхідних касових документів, прирівнюються до прибутку підприємства.
Приміщення каси має бути обладнане таким чином, щоб забезпечити безпечне зберігання грошей. Також має бути забезпечена безпека транспортування коштів до банку. Обов'язок із забезпечення безпеки лягає керівництво фірми. Невиконання цієї вимоги може призвести не тільки до адміністративної відповідальності, а й до кримінальної.
Читайте також: Зразок довіреності на право підпису документів за директора ТОВ
Відомості про забезпечення безпеки коштів є у Вказівках Центробанку. Вимоги до наявності або відсутності сигналізації в касовому приміщенні законодавчо не встановлені, але є рекомендації щодо зберігання готівки у сейфі, ключ від якого знаходяться у касира. Крім того, є вказівки, що на початку зміни, перед відкриттям приміщення та сейфа, касир повинен оглянути замки та переконатися в їх збереженні, також мають бути цілі ґрат на вікнах та дверях. Якщо є сліди розтину, необхідно одразу повідомити поліцію та керівництво організації.
Порядок заповнення
Отже, як наповнювати касову книгу? Існують готові шаблони, відповідно до яких ведеться касова книга. Всі операції з готівкою за день повинні бути відображені на одному аркуші журналу.Наприкінці дня роботи необхідно зводити залишки та підбивати підсумки. Потім касовий працівник складає добовий звіт і здає всі готівку до бухгалтерії.
У касовому журналі кожна сторінка продубльована і копія знаходиться на відривній частині. Це зроблено для того, щоб цю копію касир міг додати до звіту.
Журнал має вісім колонок. Перша колонка "залишок на початок дня". У цю колонку вносять суму, що коштує в колонці "залишок на кінець дня" попереднього дня. Друга колонка «номер документа» у ній проставляється спецномер прибутково-витратних ордерів. Третя колонка містить дані ордерів. Сума у цій колонці пишеться повністю. Четверта колонка "кореспондентський рахунок або номер субрахунку". П'ята колонка «ПІБ підприємця або назва організації». Шоста колонка "перенесення", в ній підсумовуються операції, зафіксовані в попередніх колонках. Сьома колонка «всього за день», тут підбиваються добові підсумки. Восьма колонка "залишок на кінець дня". У ній повністю підбивається сума протягом дня. Ця цифра повинна збігтися із сумою готівки у касі. Зворотний бік бланка або заповнюють, або перекреслюють символом Z. Наприкінці записів ставляться підписи бухгалтера та касира.
Зовнішній вигляд регістру та правила ведення
Касовий регістр є 70-120 сторінковий журнал, який обов'язково містить титульний лист. На титульному аркуші містяться відомості про тимчасовий відрізок, протягом якого діє даний журнал, ПІБ ІП або ДКПО організації.
Якщо журнал ведеться вручну, то листи нумеруються, шнуруються і в такому вигляді опечатуються. Будь-який запис дублюється під копірку. Нижче наведено зразок заповнення касової книги вручну.
До обов'язків працівника каси входить:
- підрахунок підсумків за добу;
- зведення касового залишку початку майбутнього дня;
- звіт перед бухгалтерським відділом.
Перевірка всіх записів, внесених у касовий журнал, доручається бухгалтера. Він перевіряє відповідність записів прибутково-касовим ордерам та ставить свій підпис.
У касовому журналі цілком допускаються виправлення шляхом перекреслення неправильного запису та внесення правильного. Таке виправлення має бути засвідчене підписом касира та бухгалтера. Затирання, підчистки та інше у регістрі неприпустимі.
Наприкінці дня, після підбиття підсумкових сум касир віддає в бухгалтерію відривну копію аркуша з касової книги та всю документацію, що підтверджує операції, проведені протягом дня. Потім касиром до регістру вноситься кількість відданих у бухгалтерію документів і ставиться підпис. Бухгалтером перевіряються всі дані та теж підписується книга.
Кожен новий день, у касовому журналі записи починають вносити з нового листа та обов'язково проставляється номер листа, дата, залишок готівки на початок дня та операції протягом доби.
На початку календарного року заводиться новий касовий журнал, а наприкінці – на останній сторінці прошнурованого журналу ставлять друк та пишуть «пронумеровано та прошнуровано» та вказують кількість аркушів. В інтернеті можна знайти зразок, як заповнити касову книгу.
Відповідно до вітчизняного законодавства, всім організаціям наказано зберігати вільні фінанси у банку. При цьому більшу частину розрахунків юрособи мають проводити між собою у безготівковій формі. Для готівкового обороту потрібна каса, співробітник, який працюватиме з нею, і книга, в якій вестиметься облік операцій. Далі розглянемо докладніше особливості заповнення документації.
навіщо вона потрібна і як її вести?
Як показує практика, у більшості організацій оборот коштів здійснюється у безготівковій формі. Однак це зовсім не означає, що під час діяльності цих компаній не використовується готівка. Якщо існує хоча б невеликий відсоток угод, які укладаються з використанням банкнот, то на підприємстві має бути касова книга. Як правильно вести цей журнал? Хто має вносити інформацію до нього? Ці питання турбують багатьох підприємців. Необхідно зазначити, що згідно із законом з 2014 року підприємства, на яких є доходи та витрати, можуть не оформлювати ордери за операціями з готівкою. Відповідно, касова книга, зразок заповнення якої буде описано далі, ними може не вестись. Проте, деякі підприємці продовжують її використовувати. Проте багато організацій здійснюють її складання неправильно. Щоб уникнути проблем із податковою інспекцією, санкцій та інших стягнень, слід з усією уважністю поставитися до виконуваних операцій і знати, як правильно вести касову книгу.
Нормативна база
До набрання чинності новими рекомендаціями з обліку операцій з готівкою в законодавстві не було прямих вказівок на те, що у всіх підприємців має бути касова книга. Зразок заповнення також не було встановлено. У практиці арбітражних судівмали місце випадки, коли рішення приймалося на користь підприємців, які не враховували операції з готівкою в журналі. З 2012 року було прийнято Порядок заповнення касової книги. Інструкція наказує обов'язкову наявність журналу з операцій всім підприємцям, незалежно від того, яка система оподаткування ними використовується, якщо вони здійснюють операції з готівкою. За неправильне складання документації та інші порушення облікової дисципліни, які будуть виявлені під час перевірки, на організацію може накладатися стягнення у вигляді штрафу.
Характеристика документа
Перш ніж розповісти, як вести правильно касову книгу, слід роз'яснити, що вона є. З наведеної вище інформації ясно, що це спеціальний журнал для запису всіх операцій із готівкою. Крім того, касова книга включена до переліку документації бухгалтерської звітності. Постановою Держкомстату затверджено форму облікового журналу. Вона називається КО-4. Правильний порядок заповнення касової книги визначено відповідним Положенням. Приписи було затверджено Центробанком у 2011 році. Знання про те, як правильно вести касову книгу, дуже важливі, оскільки контролюючі інспекції перевіряють її досить часто. Щороку складається новий документ.
Зразок заповнення та ведення касової книги: основні положення
Документ складається із 50 або 100 сторінок. Щодо питання, коли потрібно вести касову книгу, то відповідно до законодавства встановлено, що журнал складається з початку року та за зростаючою. На титульній сторінці проставляється період дії документа. Якщо журнал закінчився до закінчення року, складається новий. Записи не перериваються і продовжуються із збереженням хронологічної послідовності. На нового журналу вказується дата початку та закінчення його складання. І тут послідовність документів буде легко визначити. Як правило, підприємство набуває вже готової, надрукованої в друкарні касової книги, з розкресленими стовпцями та графами. Можна складати документ і в електронному вигляді (як правильно вести касову книгу в такому форматі, буде розказано нижче). Усі сторінки нумеруються одразу у всьому журналі. Загальна кількість листів проставляється наприкінці (на останній сторінці). Вказана кількість засвідчується підписами начальника та відповідальної особи. Прошиту книгу опечатують сургучним або мастичним друком.
Відповідальна особа
На підприємстві є співробітник, у віданні якого перебуває касова книга. Як правильно вести цей журнал, наведено у відповідних рекомендаціях, які службовець повинен знати. Цей працівник здійснює операції з готівкою та вносить інформацію про них у документ. Заповнений лист засвідчується підписом. Це означає, що службовець приймає всю відповідальність за виконані операції та внесені відомості він. Після закінчення робочого дня співробітник передає залишок готівки до бухгалтерії. Разом з ним передається і вся документація – первинні прибутково-витратні ордери. Заповнений лист книги також підписується приймаючим бухгалтером. Якщо останнього немає для підприємства, підпис ставить керівник. Ця процедура виконується щоденно. Щоб здійснювати касові операції, відповідальний співробітник, уповноважений начальником, повинен під розпис бути ознайомлений зі своїми обов'язками, правами та відповідальністю. Якщо говорити про те, як вести касову книгу ІП, то сам процес аналогічний тому, що здійснюється в організації. Проте в індивідуального підприємця який завжди передбачено штат співробітників, зокрема, необов'язково є відповідальна особа за здійснення та облік операцій із готівкою. Якщо ІП працює один, то він і здійснює прийом та витрати коштів. Відповідно, він вносить записи до журналу сам і підписує заповнені сторінки. Тим, хто не знає, як правильно вести касову книгу, поради, представлені нижче, допоможуть зорієнтуватися в вимогах.
Титульний аркуш
На цій сторінці має бути наступна інформація:
Внутрішня частина документа
Говорячи про те, як правильно оформити касову книгу, слід зазначити, що записи, як видаткові, так і прибуткові, вносяться на одну сторінку. Наприкінці дня зводиться залишок і підбивається результат. За проведеними операціями складається звіт. Кожен аркуш книги складається із двох частин з лінією відриву. Перша половина - сторінка журналу, куди вносять відомості про операції. На другій частині складається Можна зігнути листок уздовж лінії відриву і вести запис під копірку. Після внесення інформації лист розрізається. Перша частина сторінки має бути підшитою. До звіту додають документи, які підтверджують проведення операцій (ці папери називають "первинкою"). Наприклад, це можливо виписка з розпорядження, прибутково-касовий ордер, заяву на видачу авансу, довіреність тощо.
Внесення інформації до граф
Вгорі сторінки має бути вказана дата внесення інформації. Заповнення аркуша починається з графи, де вказується залишок початку зміни. Тут проставляється сума, яка переноситься з кінця попередньої сторінки. Далі вписується порядковий номер касового ордера. Його вказують у графі "Номер документа". У наступний рядок вписується той, кому видано або від кого отримано цей папір. Якщо це фізособа, то вносяться П. І. О., якщо юридична особа - найменування організації. У наступній графі вказують номер кореспондує рахунки або субрахунки. Вписують відомості, які свідчать про спосіб надходження чи витрачання готівки. Наприклад, р/р - рах. 51, зарплата – рах. 70, замовники та покупці - рах. 62. Тут слід зазначити, що дані рядки не заповнюються
Далі йдуть графи "Витрата" та "Прихід". Вони проставляються суми у рублях цифрами. Копійки вказують після коми. Наприклад, сума коштів, які видані, виглядає так: 129,05 грн. Кожна операція фіксується відразу після скоєння. Записи робляться лише на підставі первинних документів. У графі "Перенесення" міститься інформація про суму операцій за попередніми рядками. Наприкінці необхідно підрахувати загальний результат. Він вноситься до графи "Підсумок за день". Результат підраховується окремо за виданими грошима та отриманими коштами. Далі записується "Залишок". Необхідно скласти всю готівку, що надійшла та залишилася з попереднього дня. З цієї суми вилучаються видані кошти. Записана у книзі цифра має збігтися з фактичним станом готівки у касі. Ті рядки, що залишилися вільними, слід перекреслити. Це потрібно для того, щоб ніхто не заповнив порожні графи. Робиться це буквою Z. Наприкінці сторінки вказуються прізвища касира та бухгалтера. Крім цього, вказується кількість складених за день прибутково-витратних ордерів. Якщо протягом дня не було зроблено жодної операції з готівкою, сторінка залишається порожньою. При цьому залишок на кінець дня переноситься на наступний без коригування.
Електронний варіант
Повсюдне використання комп'ютерних технологій не оминуло і касову книгу. Електронний варіант складання журналу значно полегшує роботу працівників. Для ведення книги використається спеціальна програма. Вона відображає журнал на екрані комп'ютера. Графи заповнюються так, як було описано вище. Щодня відповідальний співробітник вносить необхідну інформацію, а наприкінці зміни друкує аркуш. У паперовому варіанті має бути дві частини: безпосередньо сам звіт та вкладна половина. Касир підписує сторінку. Якщо у співробітника є електронний підпис, то допускається нею користуватись, як і звичайною. Кожна така сторінка нумерується. По завершенню року формується книга із роздрукованих аркушів. На останній сторінці вказується загальна кількість вкладишів. Воно засвідчується підписами та печаткою підприємства. Електронну книгудопускається складати раз на квартал, а не на рік. Звіти та документація, що додається, відправляються до фінансового відділу.
Прихід та витрати
Надходження готівки оформляється касовим прибутковим ордером. Квитанція - його відривна частина - має бути підшито до банківської виписки. Операції з вибуття коштів оформляються відповідно одним або декількома видатковими ордерами. При здачі готівки до банку співробітнику видають квитанцію та ордер. Перша підшивається до каси, а друга - до виписки.
Виправлення у журналі
Якщо в книзі була допущена описка, яка не суттєво впливає на звітність, її можна виправити. Виривати аркуші із журналу категорично забороняється. Не допускається також використання штриха, маркера, підтирання лезом, гумкою та інші аналогічні маніпуляції. Якщо описка не тягне за собою зміни в залишках якогось періоду, то її виправлення здійснюється наступним чином: перекреслюється акуратно неправильний записпоряд ставиться правильна. Коригування має бути обов'язково засвідчено підписами. Розписатися має сам касир та бухгалтер. Якщо виправлень на сторінці кілька, кожне з них має бути завірено. Якщо припущено серйозну помилку, то касиром складається заява на ім'я головного бухгалтера. Керівником підприємства збирається комісія, яка нестиме відповідальність за виправлення. За помилкою складається бухгалтерська довідка. У ній описується характер неточності та метод її виправлення.
Перевірка звітної дисципліни
Правильність ведення касового журналу має право проконтролювати банківська організація, що обслуговує рахунок підприємства. Про те, що проводитиметься перевірка, керівник повідомляється повідомленням. У банк для оцінки необхідно буде надати вкладні листи, повністю оформлені, звіти касира разом із документацією, що додається, та авансові папери, якщо гроші видавалися під звіт. Якщо перевірка зачіпатиме поточний рік, журнал зшивати немає необхідності (це робиться наприкінці року). Після завершення контрольних заходів книга буде повернена на підприємство. При цьому уповноважений орган видасть акт про виконану перевірку звітної дисципліни. Якщо документ містить зауваження, їх необхідно усунути у встановлений контролюючим органом термін. Також правильність заповнення касової книги може перевіряти податкова інспекція. За порушення, виявлені під час контрольних заходів, можуть бути застосовані санкції. При цьому слід сказати, що інспектор може накласти штраф на підприємство у разі, якщо помилки було виявлено протягом двох місяців з їхнього припущення.
Дотримання правил касової дисципліни та ведення касової книги є обов'язковим для всіх організацій та приватних підприємців за будь-якої системи оподаткування, якщо вони оперують готівкою при веденні діяльності. Розглянемо як правильно вести касову книгу.
Порядок заповнення касової книги встановлено Положення про ведення касових операцій, затвердженим Центробанком 12.10.2011 року Відповідно до Положення господарюючі суб'єкти під час проведення операцій із готівковими коштами мають вести касову книжку (форма КО-4). Щороку оформляється нова касова книга. У підприємця чи організації допускається одна касова книга.
На підставі отриманих прибуткових та видаткових касових документів касир заповнює відповідні розділи книги. Кожному касовому документу відповідає один запис у касової книги. Після завершення робочого дня касир звіряє дані касових ордерівз даними касової книги, виводить кінцевий залишок коштів і засвідчує цю суму своїм підписом. Залишок коштів за касової книги звіряється з фактичним залишком готівки в касі.
Головний бухгалтерперевіряє правильність відображення прибуткових та видаткових сум та розрахунок залишку на кінець дня, та підписує листи касової книги та за проверяемую дату. Якщо протягом дня не проводилося операцій з каси, то залишок коштів у постійній сумі переноситься наступного дня. При заповненні касової книги не допускаються помарок, це вважається порушенням касової дисципліни.
Якщо при заповненні касової книги була припущена помилка, що не впливає на розрахунок залишку коштів, слід закреслити однією рисою неправильне значення, над ним або під ним написати правильний варіант та завірити підписами касира та головного бухгалтера. Якщо припущена помилка спричинила неправильне відображення залишків та оборотів за певний період, то допускається одинарне перекреслення помилкових сторінок із позначкою «Анульовано» та складання нових касових листівз коректними даними.
При цьому касир має скласти рапорт на ім'я головного бухгалтера щодо виявлення помилки. Головний бухгалтер чи директор призначає комісію, відповідальну за внесення коригувань до касової книги. Після внесення виправлень касир складає бухгалтерську довідку з описом припущеної помилки та внесених виправлень.
Податкова інспекція має право перевіряти правильність ведення касової книги та штрафувати за порушення касової дисципліни. Проте слід врахувати, що інспектор має право оштрафувати підприємство чи підприємця за порушення касової дисципліни, якщо порушення виявлено менш як через 2 місяці з моменту його вчинення.
Титульний лист касової книги
На титульному аркуші касової книги пишеться повне найменування організації або ПІБ підприємця, і навіть рік, протягом якого ведеться касова книга.
Вкладний лист касової книги
Сторінка касової книги складається з двох однакових із заповнення частин — вкладного листа та звіту касира. Заповнювати касову книгу на паперовому носіїможна за допомогою копіювального паперу або без нього, дублюючи записи вкладного листа у звіті касира. Вкладний лист залишається в касовій книзі, а звіт касира прикладається до касовим документамза операційний день
Зразок заповнення касової книги
Розглянемо правила, як вірно оформляти поля касової книжки.
- В графі «Каса за»зазначається дата проведення операцій. У полі «Аркуш» вказується порядковий номер аркуша касової книги.
- У полі "Номер документа"вказується номер відповідного прибуткового чи видаткового ордера.
- В графі «Від кого отримано чи кому видано»пишуться ініціали фізичної особиабо найменування організації, що вносить чи отримує грошові кошти, і навіть характер операції.
- В графі «Номер кореспондуючого рахунку, субрахунку»прописується номер рахунку, кореспондує з рахунком 50, що вказує на спосіб надходження або витрачання коштів. Підприємці цієї графи не заповнюють.
- У рядку «Прихід»проставляється сума отриманих коштів за ПКО.
- У рядку «Витрата»вказується сума виплачених коштів за РКО.
- В графі «Разом за день»підраховуються загальні суми надходження та виплати коштів.
- В графі «Залишок коштів на кінець дня»розраховується сума залишку в касі, отримана додаванням залишку грошових коштів на початок дня та надходжень за день за мінусом суми вироблених витрат.
Якщо у сумі коштів на кінець дня є кошти для видачі заробітної плати, допомог, стипендій, слід зазначити їх окремою сумою. Наприкінці сторінки прописом вказується кількість прибуткових та видаткових ордерів.
Як зшивати касову книгу
Сторінки касової книги нумеруються наскрізним способом. Вся книга прошнуровується та засвідчується печаткою та підписом директора та головного бухгалтера, щоб не було можливості вилучити аркуші з книги. На останньому аркуші касової книги вказується цифрами та прописом кількість прошнурованих аркушів книги.
Ведення електронної касової книги
Можливе оформлення касової книги у електронному вигляді. За допомогою спеціальної програми листи касової книги роздруковуються та зшиваються, а наприкінці року нумеруються та скріплюються печаткою та підписами відповідальних осіб. При оформленні касової книги в електронному вигляді титульний лист роздруковується наприкінці року та скріплюється із вкладними листами книги. Під час ведення касового регістру в електронному вигляді допускається оформлення касової книги поквартально, а не за рік.Чи потрібна касова книга для ІП?
До набрання чинності Порядком ведення касових операцій законодавство не вказувало прямо та однозначно на обов'язкове ведення підприємцями касової книги. В Арбітражній практиці також були рішення судів на користь підприємців, які при скоєнні операцій із готівкою не заповнювали касову книгу.