У сучасному світібільшість розрахунків відбувається в безготівковій формі, але іноді все ж таки застосовуються розрахунки і в готівковій формі. А для фіксації проведення таких розрахунків потрібно знати, як вести касову книгу. Отже, розбираймося.
Касова книга- це спеціальний журнал (реєстр), куди вносять всі операції, які проводяться формою, з допомогою готівкової форми оплати.
Такий журнал включається у звітність індивідуального підприємця(ІП). Вести касовий журнал – обов'язковий захід за наявності операцій із готівкою. Ведення та складання регістру регулюється податковим законодавством. Починаючи з 2016 року, вести касовий регістр завдячують навіть ті підприємці, які працюють за спрощеною системою сплати податків.
Журнал оформляється за спеціальною формою КО-4. Вести касовий регістр потрібно уважно та ретельно, оскільки його перевіряють співробітники податкової за будь-якої перевірки податкових органів. Якщо журналі виявляться недостовірні відомості, помилки чи він неправильно оформлений, то підприємця накладають штраф. Кожного календарного року заводиться окремий касовий журнал.
Як ведеться касова книга
Перш ніж побачити приклад заповнення касової книги, розглянемо подробиці заповнення. Усе касові операції, що проводяться підприємцем протягом дня, мають бути занесені до касового журналу . Єдині дні, коли можна не вести журнал – вихідні. У касовій книзі містяться відомості про обіг готівки, що також відображено у прибутково-видатковій документації. Після закінчення робочого дня до неї вносять підсумкові дані, що містять відомості про ліміт каси та оборот.
За допомогою касового журналу всі готівкові фінанси фірми стають помітними і фіксуються. Крім обов'язкових відомостей, регістр може містити відомості, які туди вирішило внести керівництво фірми.
Іноді ІП може займатися веденням касового регістру, але у разі, якщо заробітна плата співробітників видається їм готівкою через касу, то ведення регістру обов'язково. Але навіть якщо заробіток співробітників перераховується ним у безготівковій формі, знання, як заповнюється касова книга, зайвими не будуть.
Відомості про ведення регістру у законах
На необхідність ведення журналу вказує Указ Центробанку від 11.03.2014 №3210-У. Там повідомляється, що слід вносити всі операції, пов'язані з надходженням чи відрахуванням готівки. комерційна організаціяможе мати лише один касовий регістр.
Кожен аркуш повинен бути пронумерований, аркуші прошиті і в кінці стояти мастичний або сургучний друк.
Після прошивки листи завіряє уповноважена особа чи керівник фірми. Будь-які відомості, які вносяться до регістру, мають бути продубльовані. Для дублювання можна використовувати звичайну копірку. Повинна бути можливість відірвати одну з копій, оскільки вона потрібна касиру для звіту. Оригінал записів залишається у журналі. Природно, що номери сторінок оригіналу та копії мають співпадати. Внесення виправлень до касового журналу можливе, лише якщо такі виправлення засвідчені підписами головного бухгалтера та касира. Можливе автоматизоване заповнення касового регістру або касова книга електронному вигляді. У такому разі сторінки створюються у вигляді машинограм, а листи нумеруються автоматично.
Категорично неприпустимо видавати кошти з каси, якщо немає підтвердження цієї операції у видатковому ордері підписом одержувача. Інакше відсутні кошти вважаються нестачею і підлягають стягненню з касира. Будь-які готівка, за відсутності необхідних касових документів, прирівнюються до прибутку підприємства.
Приміщення каси має бути обладнане таким чином, щоб забезпечити безпечне зберігання грошей. Також має бути забезпечена безпека транспортування грошових коштівв банк. Обов'язок із забезпечення безпеки лягає керівництво фірми. Невиконання цієї вимоги може призвести не тільки до адміністративної відповідальності, а й до кримінальної.
Читайте також: Зразок довіреності на право підпису документів за директора ТОВ
Відомості про забезпечення безпеки коштів є в Вказівках Центробанку. Вимоги до наявності або відсутності сигналізації в касовому приміщенні законодавчо не встановлені, але є рекомендації щодо зберігання готівки у сейфі, ключ від якого знаходяться у касира. Крім того, є вказівки, що на початку зміни, перед відкриттям приміщення та сейфа, касир повинен оглянути замки та переконатися в їх збереженні, також мають бути цілі решітки на вікнах та дверях. Якщо є сліди розтину, необхідно одразу повідомити поліцію та керівництво організації.
Порядок заповнення
Отже, як наповнювати касову книгу? Існують готові шаблони, відповідно до яких ведеться касова книга. Усі операції з готівкою за день повинні бути відображені на одному аркуші журналу.Наприкінці дня роботи необхідно зводити залишки та підбивати підсумки. Потім касовий працівник складає добовий звіт і здає всі готівку до бухгалтерії.
У касовому журналі кожна сторінка продубльована і копія знаходиться на відривній частині. Це зроблено для того, щоб цю копію касир міг додати до звіту.
Журнал має вісім колонок. Перша колонка «залишок початку дня». У цю колонку вносять суму, яка коштує у колонці «залишок на кінець дня» попереднього дня. Друга колонка «номер документа» у ній проставляється спецномер прибутково-витратних ордерів. Третя колонка містить дані ордерів. Сума у цій колонці пишеться повністю. Четверта колонка "кореспондентський рахунок або номер субрахунку". П'ята колонка «ПІБ підприємця або назва організації». Шоста колонка "перенесення", в ній підсумовуються операції, зафіксовані в попередніх колонках. Сьома колонка «разом за день», тут підбиваються добові підсумки. Восьма колонка "залишок на кінець дня". У ній повністю підбивається сума протягом дня. Ця цифра має збігатися із сумою готівки у касі. Зворотний бік бланка або заповнюють, або перекреслюють символом Z. Наприкінці записів ставляться підписи бухгалтера та касира.
Зовнішній вигляд регістру та правила ведення
Касовий регістр є 70-120 сторінковий журнал, який обов'язково містить титульний лист. на титульному листімістяться відомості про тимчасовий відрізок, протягом якого діє даний журнал, ПІБ ІП або ОКПО організації.
Якщо журнал ведеться вручну, то листи нумеруються, шнуруються і в такому вигляді опечатуються. Будь-який запис дублюється під копірку. Нижче наведено зразок заповнення касової книги вручну.
До обов'язків працівника каси входить:
- підрахунок підсумків за добу;
- зведення касового залишку початку майбутнього дня;
- звіт перед бухгалтерським відділом.
Перевірка всіх записів, внесених до касового журналу, доручається бухгалтера. Він перевіряє відповідність записів прибутково-касовим ордерам та ставить свій підпис.
У касовому журналі цілком допускаються виправлення шляхом перекреслення неправильного запису та внесення правильного. Таке виправлення має бути засвідчено підписом касира та бухгалтера. Затирання, підчистки та інше в регістрі неприпустимі.
Наприкінці дня, після підбиття підсумкових сум касир віддає до бухгалтерії відривну копію аркуша з касової книги та всю документацію, що підтверджує операції, проведені протягом дня. Потім касиром до регістру вноситься кількість відданих у бухгалтерію документів і ставиться підпис. Бухгалтером перевіряються всі дані та теж підписується книга.
Кожен новий день, у касовому журналі записи починають вносити з нового аркуша та обов'язково проставляється номер аркуша, дата, залишок готівки на початок дня та операції протягом доби.
На початку календарного року заводиться новий касовий журнал, а наприкінці – на останній сторінці прошнурованого журналу ставлять друк та пишуть «пронумеровано та прошнуровано» та вказують кількість аркушів. В інтернеті можна знайти зразок, як заповнити касову книгу.
Ведення касової книги одна з . У ній враховуються всі грошові кошти, що надходять і видані. Записи в касовій книзі здійснюються на підставі прибуткового та видаткового касового ордера.
Касова книга ведеться двома способами:
- записи робляться на папері власноруч або за допомогою технічних засобів. І тут засвідчується особистими підписами відповідальних осіб та печаткою;
- облік ведеться за допомогою комп'ютера в електронному вигляді та засвідчується електронним підписом.
Касова книга заводиться в єдиному екземплярі і включає всі фінансові операції з готівкою в незалежності від кількості видів діяльності і систем оподаткування, що використовуються для ведення бізнесу.
Варто зауважити, що з 01.06.2014 року з індивідуальних підприємців знімається обов'язок ведення касової книги на підставі Указу Центробанку під номером 3211-У. Вони повинні мати звітність у вигляді розрахункових та платіжних відомостей у разі наявності найманих робітників для виплати заробітної платита інших винагород.
У цій вказівці йдеться про надання права кожному ІП не вести касову книгу, але вона не забороняє її мати для зручності бухгалтерського обліку. Якщо у підприємця вона була до дати ухвалення указу, він може її вести й надалі. Тільки тепер жоден контролюючий орган не може її вимагати.
В даний час для ІП касова книга вважається допоміжним інструментом в організації своєї фінансової діяльностіта обліку руху готівкових коштів. Тому знання, як заповнювати касову книгу ІП, все одно залишається актуальним.
Основні правила оформлення касової книги
Цей документ є формою звітності при проведенні операцій з готівкою, тому він має стандартний вигляд та єдині правила оформлення. Вони полягають у наступному:
- оформлення починається з титульного листа, де зазначаються реквізити підприємств та індивідуальних підприємців. Тут же мають бути зазначені дати початку та кінця періоду, на який касова книга була заведена;
- кожна сторінка має бути пронумерована, а книга прошита;
- книга заводиться протягом одного календарного року та не може переходити на наступний рік.
Відповідальність за правильне заповненнявідповідних розділів касової книги лежить на касирі чи бухгалтері об'єкта малого бізнесу. У разі відсутності цих посад її може вести підприємець чи директор підприємства. Якщо було зроблено помилку під час заповнення документа не можна її, виправляти коректором чи будь-якими іншими способами. Необхідно акуратно закреслити та поставити підпис та завірити його печаткою. Якщо протягом робочого дня рух готівки через касу не проводилося жодних записів робити не потрібно.
Порядок заповнення касової книги
Касова книга ІП на УСН та інших системах оподаткування має єдину форму та вид. Якщо підприємець вирішив її оформлювати йому необхідно, скористатися наступною інструкцією та суворо дотримуватися певного порядку.
Заповнення титульного листа
У цьому розділі необхідно вказати повну назву відповідно до документів, що свідчать про відкриття ІП. Також вказується ОКПО, присвоєне Росстатом, якщо воно відсутнє необхідно поставити прочерк. Потім слід зазначити назву відділу, що заповнює книгу, за його відсутності ставиться прочерк. На цій сторінці необхідно вказати час, у який книга буде діяти. Важливо пам'ятати, що період дії касової книги не може перевищувати одного календарного року, також не можна ставити дату початку та дату закінчення періоду у різних роках.
Як заповнити касовий лист
Касова книга ІП має ті ж пункти, що й для ТОВ, тому для підприємців, які вирішили змінити форму правової відповідальності, жодних відмінностей не буде.
Касовий лист починається із запису, в якому вказується число, місяць, рік заповнення, а також порядковий номер підшитого листа. Потім вказується залишок у касі, який перейшов із попереднього дня. Далі вноситься вся інформація за робочий день відповідно до виписаних прибуткових та видаткових касових ордерів. Вона включає номери ПКО і РКО і кореспондуючі рахунки. При цьому необхідно враховувати, що для коштів, що надходять до каси та сум, що витрачаються, є окремі графи, і при заповненні приходу в графі витрата залишається порожнє місце. Прочерки ставити не треба.
Після закінчення робочого дня необхідно підрахувати підсумкові суми всіх операцій та записати у відповідних графах для грошей, що надійшли до каси, та ті, що були видані з неї.
Далі слід вказати залишок, що переходить наступного дня, при цьому необхідно окремо вказати суми, призначені для виплати допомоги, стипендій та заробітних плат. Наприкінці аркуша касир, який оформив його, ставить підпис із прізвищем та ініціалами. Потім лист підписує бухгалтер, який перевірив правильність оформлення касової книги і також вказує своє прізвище та ініціали.
Кожен підприємець сам має право вирішувати, чи має ІП вести касову книгу. І якщо він зважився на ведення цієї документації краще робити це з дотриманням усіх правил оформлення. Тому необхідно знати, як правильно підшити аркуші касової книги.
Компанії та підприємці, які у своїй діяльності використовують ККМ, разом з ними повинні обов'язково вести такий регістр, як журнал касира операційіста км 4. Цей звіт постійно просять надати компетентні органи під час перевірки правильності відображення отриманих доходів у вигляді готівкової виручки.
Цей регістр заводиться кожну ККМ. Його відкривають у момент реєстрації цієї апаратури в ІФНС. Тому журнал касира операційіста необхідно обов'язково відзначати у податковій. Для цього використовується придбаний регістр у друкарні.
Держстатом для нього передбачено спеціалізована формаКМ-4. Його нумерують, прошивають та запевняють візою директора та печаткою фірми. Після цього разом із документацією на ККМ цю книгу надсилають до податкової, яка поруч із печаткою організації ставить свій друк та підпис відповідної посадової особи.
Журнал заповнюється вручну на підставі документа звіту касира операційніста. Він відображає надходження доходу у вигляді готівки за день або зміну. У ньому реєструється z-звіт, яким підводиться Загальний підсумокза певний період. На підприємстві цей обов'язок покладають на касирів або осіб, які їх замінюють. Якщо за поточний день знімали кілька звітів, кожен слід внести у відповідні поля журналу.
Записи в книгу проводяться постійно при роботі ККМ. Як тільки заповнюється останній рядок, його потрібно разом з новим відправити до податкового органу для реєстрації його зміни, яка відображається в заведеній раніше картці ККМ на цю організацію.
В даний час необхідно використовувати ККМ з ЕКЛЗ, яка розрахована на один рік. Якщо пропустити цей термін, апарат блокується і не дозволяє нічого по ньому пробивати. При її заміні журнал не закривається, а працівники ЦТО роблять відповідні позначки у ньому. Також ці фахівці згідно з укладеними договорами при щомісячному обслуговуванні ККМ на полях регістру можуть робити позначки про проведені роботи.
Журнал можуть заповнювати кілька касирів, які працюють на даному апараті позмінно та ведуть прийом грошей.
Важливо!У разі здійснення грошей за раніше пробитим у цьому ж дні чеком, складається акт на списання, який обов'язково відображається в журналі та зберігається разом з ним.
Правильність оформлення регістру перевіряє старший адміністратор чи головний бухгалтер, також він розписується у ньому під час здійснення прийому виручки протягом дня від касирів. На підставі касових стрічок, зареєстрованих у ньому, може виписувати загальну суму . Журнал він передає назад касиру, оскільки цей бланк має зберігатися разом із касовим апаратом.
Зразок заповнення журналу касира операціоніста
Розглянемо, як заповнювати журнал касира операціоніста.
Оформлення документа починається з обкладинки. У відповідних графах потрібно вказати повну назву фірми, її адресу знаходження та контактний телефон. Також тут зазначається код згідно з класифікатором ОКПО.
Якщо касовий апарат знаходиться у певному структурному підрозділі, його назва записується у графі нижче.
Потім зазначається назва касового апарату. У стовпці праворуч також потрібно вписати номери виробника та реєстраційний. Відрізняються вони тим, що номер виробника надається на заводі і його зазвичай можна знайти в паспорті та на корпусі каси. Реєстраційний номер- Це номер, який отримав апарат у податковій службі.
Під назвою документа проставляються дати початку та завершення заповнення журналу, а також посада та П.І.Б. відповідальної за це особи.
Журнал заповнюється рядковим, при цьому кожному Z-звіту відводиться один рядок. Не допускається пропускати їх або підсумовувати кілька звітів до одного запису.
У графу 1заноситься дата, за яку було з каси знято звіт.
У графі 2вказується номер відділу, яким було пробито сума. Дана графа не заповнюється, якщо відділи касовому апаратіне заведені, або використовується лише один.
У графу 3записується П.І.Б. касира.
У графу 4вноситься порядковий номер надрукованого Z-звіту. Він записаний на звіті.
Графа 5в даний час при заповненні книг не використовується, оскільки в сучасних касових апаратах прибрано функцію обнулення пам'яті. Тут можна поставити прочерк або дублювати номер Z-звіту з графи 4.
Графа 6показує накопичувальний результат всіх операцій, скоєний цьому апараті з початку роботи. Цифра береться початку дня. Цю суму можна переглянути на попередньому Z-звіті, або перенести з графи 9 попереднього дня.
У графах 7 та 8проставляють свої особисті підписикасир і адміністратор, запевняючи фінансовий результат початку дня.
У графу 9заноситься сума наростаючим підсумком під час завершення робочого дня. Він вказується на знятий Z-звіт. Крім цього, її можна перевірити, склавши наростаючий підсумок на початок дня та виручку за день. Зазвичай, цю суму відразу вписують у графу 6 наступного дня.
У графі 10відбивається вся виручка, пробита цьому даному касовому апараті протягом робочого дня. Сума обов'язково вказується на Z-звіті.
У графу 11заносять суму коштів, що надійшли до каси готівкою. Тобто. сюди не входять повернення, а також операції з карток.
У графах 12 та 13вказується кількість безготівкових операцій та їх сума. Якщо таких операцій не проводилося - тут ставляться прочерки. Крім цього, графи потрібно залишити порожніми, якщо не можна точно визначити кількість таких операцій за день або касовий апарат не має лічильника безготівкових операцій.
У графу 14вноситься загальна сума коштів, що поставили за день, включаючи готівкові платежі та безготівковий розрахунок, однак, виключаючи повернення покупцям та помилкові чеки.
У графу 15записується сума повернення за день, а також неправильно пробитих чеків.
Графи 16-18підписуються наприкінці дня відповідальними за касову дисципліну особами – касиром, адміністратором та керівником.
Нюанси ведення журналу
Якщо за день було знято кілька Z-звітів, то всі вони відображаються в журнал окремими рядками. Однак дата у графі 1 проставляється та сама.
Якщо для проведення безготівкових операцій на касовому апараті вводиться окремий розділ, то тоді у рядку, що відповідає йому, не заповнюється графа 11 (здана готівкою), але вказується інформація у графах 12 та 13 (кількість безготівкових операцій та їх сума).
Якщо протягом дня ніякі операції на касовому апараті не проводилися, то знімати Z-звіт наприкінці дня та робити запис у журналі не треба.
Дотримання правил касової дисципліни та ведення касової книги є обов'язковим для всіх організацій та приватних підприємців за будь-якої системи оподаткування, якщо вони оперують готівкою при веденні діяльності. Розглянемо як правильно вести касову книгу.
Порядок заповнення касової книги встановлено Положенням про проведення касових операцій, затвердженим Центробанком 12.10.2011 року. Відповідно до Положення суб'єкти господарювання під час проведення операцій із готівковими коштами зобов'язані вести касову книгу (форма КО-4). Щороку оформляється нова касова книга. У підприємця чи організації допускається одна касова книга.
На підставі отриманих прибуткових та видаткових касових документів касир заповнює відповідні розділи книги. Кожному касовому документу відповідає один запис у касовій книзі. Після закінчення робочого дня касир звіряє дані касових ордерів із даними касової книги, виводить кінцевий залишок коштів і засвідчує цю суму своїм підписом. Залишок коштів у касової книзі звіряється з фактичним залишком готівки у касі.
Головний бухгалтерперевіряє правильність відображення прибуткових та видаткових сум та розрахунок залишку на кінець дня, та підписує листи касової книги та за дату, що перевіряється. Якщо протягом дня не проводилося операцій з каси, то залишок коштів у постійній сумі переноситься наступного дня. При заповненні касової книги не допускаються помарок, це вважається порушенням касової дисципліни.
Якщо при заповненні касової книги було допущено помилку, що не впливає на розрахунок залишку коштів, слід закреслити однією рисою неправильне значення, над ним або під ним написати правильний варіант та завірити підписами касира та головного бухгалтера. Якщо допущена помилка спричинила неправильне відображення залишків та оборотів за певний період, то допускається одинарне перекреслення помилкових сторінок із позначкою «Анульовано» та складання нових касових листів із коректними даними.
При цьому касир має скласти рапорт на ім'я головного бухгалтера щодо виявлення помилки. Головний бухгалтер чи директор призначає комісію, відповідальну за внесення коригувань до касової книги. Після внесення виправлень касир складає бухгалтерську довідку з описом допущеної помилки та внесених виправлень.
Податкова інспекція має право перевіряти правильність ведення касової книги та штрафувати за порушення касової дисципліни. Проте слід врахувати, що інспектор має право оштрафувати підприємство чи підприємця за порушення касової дисципліни, якщо порушення виявлено менш як через 2 місяці з моменту його вчинення.
Титульний лист касової книги
На титульному аркуші касової книги пишеться повне найменування організації або ПІБ підприємця, і навіть рік, протягом якого ведеться касова книга.
Вкладний лист касової книги
Сторінка касової книги складається з двох однакових із заповнення частин — вкладного листа та звіту касира. Заповнювати касову книгу на паперовому носіїможна за допомогою копіювального паперу або без нього, дублюючи записи вкладного листа у звіті касира. Вкладний лист залишається в касовій книзі, а звіт касира прикладається до касових документівза операційний день
Зразок заповнення касової книги
Розглянемо правила, як правильно оформляти поля касової книги.
- В графі «Каса за»зазначається дата проведення операцій. У полі «Аркуш» вказується порядковий номер аркуша касової книги.
- В полі "Номер документа"вказується номер відповідного прибуткового чи видаткового ордера.
- В графі «Від кого отримано чи кому видано»пишуться ініціали фізичної особиабо найменування організації, що вносить чи отримує грошові кошти, і навіть характер операції.
- В графі «Номер кореспондуючого рахунку, субрахунку»прописується номер рахунку, що кореспондує з рахунком 50, що вказує на спосіб надходження або витрачання коштів. Підприємці цієї графи не заповнюють.
- В рядку «Прихід»проставляється сума отриманих коштів за ПКО.
- В рядку «Витрата»вказується сума виплачених коштів за РКО.
- В графі «Разом за день»підраховуються загальні суми надходження та виплати коштів.
- В графі «Залишок коштів на кінець дня»розраховується сума залишку в касі, отримана додаванням залишку коштів на початок дня та надходжень за день за мінусом суми вироблених витрат.
Якщо у сумі коштів на кінець дня є кошти для видачі заробітної плати, допомог, стипендій, слід зазначити їх окремою сумою. Наприкінці сторінки прописом вказується кількість прибуткових та видаткових ордерів.
Як зшивати касову книгу
Сторінки касової книги нумеруються наскрізним способом. Вся книга прошнуровується та засвідчується печаткою та підписом директора та головного бухгалтера, щоб не було можливості вилучити аркуші з книги. На останньому аркуші касової книги вказується цифрами та прописом кількість прошнурованих аркушів книги.
Ведення електронної касової книги
Можливе оформлення касової книги у електронному вигляді. За допомогою спеціальної програми листи касової книги роздруковуються та зшиваються, а наприкінці року нумеруються та скріплюються печаткою та підписами відповідальних осіб. При оформленні касової книги в електронному вигляді титульний лист роздруковується наприкінці року та скріплюється із вкладними листами книги. У разі ведення касового регістру в електронному вигляді допускається оформлення касової книги поквартально, а не за рік.Чи потрібна касова книга для ІП?
До набрання чинності Порядком ведення касових операцій законодавство не вказувало прямо та однозначно на обов'язкове ведення підприємцями касової книги. У Арбітражної практиці також були рішення судів на користь підприємців, які під час операцій з готівкою не заповнювали касову книгу.
Відповідно до вітчизняного законодавства, всім організаціям наказано зберігати вільні фінанси у банку. При цьому більшу частину розрахунків юрособи повинні проводити між собою у безготівковій формі. Для готівкового обороту потрібна каса, співробітник, який працюватиме з нею, і книга, в якій вестиметься облік операцій. Далі розглянемо докладніше про особливості заповнення документації.
навіщо вона потрібна та як її вести?
Як показує практика, у більшості організацій оборот коштів здійснюється у безготівковій формі. Однак це зовсім не означає, що в ході діяльності цих компаній не використовується готівка. Якщо існує хоча б невеликий відсоток угод, які укладаються з використанням банкнот, то на підприємстві має бути касова книга. Як правильно вести цей журнал? Хто має вносити інформацію до нього? Ці питання турбують багатьох підприємців. Необхідно зазначити, що згідно із законом з 2014 року підприємства, на яких є доходи та витрати, можуть не оформлювати ордери за операціями з готівкою. Відповідно, касова книга, зразок заповнення якої буде описано далі, ними може не вестись. Проте, деякі підприємці продовжують її використовувати. Однак багато організацій здійснюють її складання неправильно. Щоб уникнути проблем з податковою інспекцією, санкцій та інших стягнень, слід з усією уважністю поставитися до виконуваних операцій і знати, як правильно вести касову книгу.
Нормативна база
До набрання чинності новими рекомендаціями з обліку операцій з готівкою в законодавстві не було прямих вказівок на те, що у всіх підприємців має бути касова книга. Зразок заповнення також не було встановлено. У практиці арбітражних судівмали місце випадки, коли рішення приймалося на користь підприємців, які не враховували операції з готівкою в журналі. З 2012 року було ухвалено Порядок заповнення касової книги. Інструкція наказує обов'язкову наявність журналу з операцій всім підприємцям, незалежно від того, яка система оподаткування ними використовується, якщо вони здійснюють операції з готівкою. За неправильне складання документації та інші порушення облікової дисципліни, які будуть виявлені під час перевірки, на організацію може накладатися стягнення у вигляді штрафу.
Характеристика документа
Перш ніж розповісти, як вести правильно касову книгу, слід роз'яснити, що вона є. З наведеної вище інформації ясно, що це спеціальний журнал для запису всіх операцій із готівкою. Крім того, касова книга включена до переліку документації бухгалтерської звітності. Постановою Держкомстату затверджено форму облікового журналу. Вона називається КО-4. Правильний порядок заповнення касової книги визначено відповідним Положенням. Приписи було затверджено Центробанком у 2011 році. Знання про те, як правильно вести касову книгу, дуже важливі, оскільки контролюючі інспекції перевіряють її досить часто. Щороку складається новий документ.
Зразок заповнення та ведення касової книги: основні положення
Документ складається із 50 або 100 сторінок. Щодо питання, коли потрібно вести касову книгу, то відповідно до законодавства встановлено, що журнал складається з початку року та за зростаючою. На титульній сторінці проставляється період дії документа. Якщо журнал закінчився до закінчення року, складається новий. Записи не перериваються і продовжуються із збереженням хронологічної послідовності. На нового журналу вказується дата початку та закінчення його складання. І тут послідовність документів буде легко визначити. Як правило, підприємство набуває вже готової, надрукованої в друкарні касової книги, з розкресленими стовпцями та графами. Можна складати документ і в електронному вигляді (як правильно вести касову книгу в такому форматі, буде розказано нижче). Усі сторінки нумеруються одразу у всьому журналі. Загальна кількість листів проставляється наприкінці (на останній сторінці). Вказана кількість засвідчується підписами начальника та відповідальної особи. Прошиту книгу опечатують сургучним або мастичним друком.
Відповідальна особа
На підприємстві є співробітник, у віданні якого знаходиться касова книга. Як правильно вести цей журнал, наведено у відповідних рекомендаціях, які службовець повинен знати. Цей співробітник здійснює операції з готівкою та вносить інформацію про них у документ. Заповнений лист засвідчується підписом. Це означає, що службовець приймає всю відповідальність за виконані операції та внесені відомості про себе. Після закінчення робочого дня співробітник передає залишок готівки до бухгалтерії. Разом з ним передається і вся документація – первинні прибутково-витратні ордери. Заповнений лист книги також підписується приймаючим бухгалтером. Якщо останнього немає для підприємства, підпис ставить керівник. Ця процедура виконується щодня. Щоб здійснювати касові операції, відповідальний співробітник, уповноважений начальником, має під розпис бути ознайомлений зі своїми обов'язками, правами та відповідальністю. Якщо говорити про те, як вести касову книгу ІП, то сам процес аналогічний тому, що здійснюється в організації. Однак у індивідуального підприємця не завжди передбачено штат співробітників, а зокрема, не обов'язково є відповідальна особа за здійснення та облік операцій із готівкою. Якщо ІП працює один, то він і здійснює прийом та витрату коштів. Відповідно, він вносить записи до журналу сам і підписує заповнені сторінки. Тим, хто не знає, як правильно вести касову книгу, поради, представлені нижче, допоможуть зорієнтуватися в вимогах.
Титульна сторінка
На цій сторінці має бути наступна інформація:
Внутрішня частина документа
Говорячи про те, як правильно оформити касову книгу, слід зазначити, що записи, як видаткові, так і прибуткові, вносяться на одну сторінку. Наприкінці дня зводиться залишок і підбивається підсумок. За проведеними операціями складається звіт. Кожен аркуш книги складається із двох частин з лінією відриву. Перша половина - сторінка журналу, у якому вносять інформацію про операціях. На другій частині складається Можна зігнути листок уздовж лінії відриву і вести запис під копірку. Після внесення інформації лист розрізається. Перша частина сторінки має бути підшитою. До звіту додають документи, що підтверджують проведення операцій (ці папери називають "первинкою"). Наприклад, це можливо виписка з розпорядження, прибутково-касовий ордер, заяву на видачу авансу, довіреність тощо.
Внесення інформації до граф
Вгорі сторінки має бути вказана дата внесення інформації. Заповнення аркуша починається з графи, де вказується залишок початку зміни. Тут проставляється сума, яка переноситься з кінця попередньої сторінки. Далі вписується порядковий номер для касового ордера. Його вказують у графі "Номер документа". У наступний рядок вписується той, кому видано або від кого отримано цей папір. Якщо це фізособа, то вносяться П. І. О., якщо юридична особа - найменування організації. У наступній графі вказують номер кореспондуючого рахунку або субрахунку. Вписують відомості, які свідчать про спосіб надходження чи витрачання готівки. Наприклад, р/р - рах. 51, зарплата - рах. 70, замовники та покупці - рах. 62. Тут слід зазначити, що ці рядки не заповнюються
Далі йдуть графи "Витрата" та "Прихід". Вони проставляються суми у рублях цифрами. Копійки вказують після коми. Наприклад, сума коштів, які видані, виглядає таким чином: 129,05 грн. Кожна операція фіксується відразу після здійснення. Записи робляться лише на підставі первинних документів. У графі "Перенесення" міститься інформація про суму операцій за попередніми рядками. Наприкінці необхідно підрахувати загальний результат. Він вноситься до графи "Підсумок за день". Результат підраховується окремо за виданими грошима та отриманими коштами. Далі записується "Залишок". Необхідно скласти всю готівку, що надійшла та залишилася з попереднього дня. З цієї суми вилучаються видані кошти. Записана у книзі цифра має збігтися з фактичним станом готівки у касі. Ті рядки, що залишилися вільними, слід перекреслити. Це потрібно для того, щоб ніхто не заповнив порожні графи. Робиться це буквою Z. Наприкінці сторінки вказуються прізвища касира та бухгалтера. Крім цього, вказується кількість складених за день прибутково-витратних ордерів. Якщо протягом дня не було зроблено жодної операції з готівкою, сторінка залишається порожньою. При цьому залишок на кінець дня переноситься на наступний без коригування.
Електронний варіант
Повсюдне впровадження комп'ютерних технологій не оминуло і касову книгу. Електронний варіант складання журналу значно полегшує роботу працівників. Для ведення книги використовується спеціальна програма. Вона відображає журнал на екрані комп'ютера. Графи заповнюються так, як було описано вище. Щодня відповідальний співробітник вносить необхідну інформацію, а наприкінці зміни роздруковує аркуш. У паперовому варіанті має бути дві частини: безпосередньо сам звіт та вкладна половина. Касир підписує сторінку. Якщо у співробітника є електронний підпис, Допускається нею користуватися, як і звичайною. Кожна така сторінка нумерується. По завершенню року формується книга із роздрукованих аркушів. На останній сторінці вказується загальна кількість вкладишів. Воно засвідчується підписами та печаткою підприємства. Електронну книгудопускається складати раз на квартал, а не на рік. Звіти та документація, що додається, відправляються до фінансового відділу.
Прихід та витрата
Надходження готівки оформляється касовим прибутковим ордером. Квитанція - його відривна частина - має бути підшито до банківської виписки. Операції з вибуття коштів оформляються відповідно одним або декількома. видатковими ордерами. При здачі готівки до банку співробітнику видають квитанцію та ордер. Перша підшивається до каси, а друга - до виписки.
Виправлення у журналі
Якщо в книзі була допущена описка, яка не суттєво впливає на звітність, її можна виправити. Виривати аркуші із журналу категорично забороняється. Не допускається також використання штриха, маркера, підтирання лезом, гумкою та інші аналогічні маніпуляції. Якщо описка не тягне за собою зміни в залишках якогось періоду, то її виправлення здійснюється наступним чином: перекреслюється акуратно неправильний запис, поряд ставиться правильна. Коригування має бути обов'язково засвідчено підписами. Розписатися має сам касир і бухгалтер. Якщо виправлень на сторінці кілька, кожне з них має бути завірено. Якщо допущено серйозну помилку, то касиром складається заява на ім'я головного бухгалтера. Керівником підприємства збирається комісія, яка нестиме відповідальність за виправлення. За помилкою складається бухгалтерська довідка. У ній описується характер неточності та метод її виправлення.
Перевірка звітної дисципліни
Правильність ведення касового журналу має право проконтролювати банківська організація, що обслуговує рахунок підприємства. Про те, що проводитиметься перевірка, керівник повідомляється повідомленням. У банк для оцінки необхідно буде надати вкладні листи, повністю оформлені, звіти касира разом із документацією, що додається, та авансові папери, якщо гроші видавалися під звіт. Якщо перевірка зачіпатиме поточний рік, журнал зшивати немає необхідності (це робиться наприкінці року). Після завершення контрольних заходів книгу буде повернуто на підприємство. При цьому уповноважений орган видасть акт про перевірку звітної дисципліни. Якщо документ містить зауваження, їх необхідно усунути у встановлений контролюючим органом термін. Також правильність заповнення касової книги може перевіряти податкова інспекція. За порушення, виявлені під час контрольних заходів, можуть бути застосовані санкції. При цьому слід сказати, що інспектор може накласти штраф на підприємство у разі, якщо помилки було виявлено протягом двох місяців з їхнього припущення.