Адаптація персоналу в організації - це пристосування підприємства та працівника один до одного. Перед співробітником постають нові завдання, методи роботи, його оточують незнайомі колеги і йому необхідно звикнути до нових умов. Процес адаптації персоналу організації не завжди регульований. Не всі роботодавці вважають за потрібне розробляти систему, фінансувати її та відривати досвідчених працівників від роботи, щоб спростити входження на посаду нового працівника. Проте адаптація персоналу в організації повинна бути ретельно опрацьована, що дозволить уникнути витрат, пов'язаних із звільненням, пошуком, підбором та наймом персоналу
Види адаптації
Процес пристосування може бути наступних видів:
Первинна адаптація | період запровадження нового працівника, у якого немає трудового досвідута досвіду комунікації у робочому колективі. Найчастіше це молоді співробітники, випускники навчальних закладіврізних рівнів, молоді мами, які тільки-но вийшли з декрету. Цим кандидатам складніше адаптуватися у колективі та швидко почати працювати ефективно. |
Вторинна адаптація | процес впровадження нового співробітника, який вже має досвід роботи. Він знає, як відбуваються комунікації в організації, що таке трудовий колектив, які етапи необхідно пройти на початку діяльності на новому робочому місці. Цей процес вони переносять легше за новачків. Кандидати, які змінюють посаду в компанії, іноді переїжджають до іншого міста. Це теж специфічний різновид адаптації. |
Крім цього, виділяють ще й інші форми пристосування персоналу, які поділяються залежно від напряму навчання.
Основні форми адаптації
Організація роботи з адаптації персоналу повинна охоплювати як професійну діяльність працівника. Вона включає такі форми:
- Соціальна адаптація –Припускає пристосування особистості соціумі. Цей вид складається з етапів впровадження в цю середу, вивчення та прийняття поведінкових норм соціуму, а також взаємодії конкретної особи з цим суспільством.
- Виробнича адаптація– процес, включення працівника до нової йому виробничу сферу, засвоєння їм виробничих умов, норм трудової діяльності, встановлення та розширення взаємозв'язків між працівником та виробничим середовищем.
- Професійна адаптація –освоєння процесу роботи та її нюансів. Вироблення професійних якостейта навичок.
- Організаційна адаптація– Заснована на ознайомленні співробітника з посадовою інструкцією та розумінні місця його посади у організаційної структурипідприємства та ролі у виробничому процесі.
- Психофізіологічна адаптація –В даному випадку мова йдепро психічні та фізичні навантаження, а також умови праці на конкретному підприємстві.
- Соціально-психологічна адаптація –характеризуються входженням знову прийшов спеціаліста у колектив, його швидким прийняттям найближчого соціального оточення.
- Економічна адаптація –Під економічною адаптацією мається на увазі пристосування нового працівника до рівня зарплати та порядку її нарахування, оскільки в кожній організації передбачено індивідуальний порядокта особливості матеріальної винагороди.
Цілі та завдання адаптації персоналу
Як основні цілі такої процедури виділяється наступне:
- Зменшення початкових матеріальних витрат.Новий співробітник ще не вивчив своє робоче місцета обов'язки, тому на початкових стадіях він працюватиме недостатньо продуктивно, що неминуче призведе до витрат.
- Зменшення плинності кадрів.На новому місці новачок почуватиметься некомфортно і незатишно, тому призначенням на посаду може бути швидке звільнення.
- Зменшення тимчасових витрат керівного складу та інших працівників, Оскільки адаптація та робота, що проводиться за чітко наміченим планом, дозволяє заощадити час.
- Формування позитивного ставлення до трудової діяльності, почуття задоволеності своєю новою посадою
Завдання адаптації нової роботі виконує спеціальний підрозділ чи окремий спеціаліст. Для того, щоб працівник якомога швидше став повноправним членом трудового колективу, має проводитися таке:
- Проводяться різноманітні курси, семінари. На цих заходах розглядаються складні та спірні питання звикання на нової посадита у новому колективі;
- Розмова керівника та наставника з працівником. Вона може проводитися індивідуально з працівником, де розглядатимуться всі хвилюючі питання.
- Для керівних посад проводяться короткострокові курси;
- Ускладнення завдань у зв'язку із зростанням професійних навичок;
- Для кращої адаптації новому працівникові можуть давати різні суспільні завдання, які мають разовий характер.
Основні методи адаптації персоналу
Розглянемо основні методи як таблиці:
Наставництво | Досвідчені працівники консультують нового працівника та вводять у курс справи |
Тренінги та семінари | Навчання нового співробітника комунікабельності, ораторського мистецтва, як вести себе у стресових та непередбачених ситуаціях. В результаті працівник продуктивніше виконуватиме свої обов'язки. |
Розмова | Особиста розмова нового працівника з керівником, кадровим відділом у процесі, якою може отримати відповіді виникаючі питання. |
Спеціальні програми | Ці програми можуть включати різні рольові ігри, тренінги які сприяють зміцненню колективного духу і згуртованості. |
Екскурсія | При використанні цього методу новий співробітникзнайомиться з історією компанії, структурними підрозділами, територією, її співробітниками та корпоративною культурою. |
Анкетування | Після проходження періоду адаптації працівнику пропонується заповнити анкету-відгук. |
Атестація, тестування, корпоративні святаі т.д. | Всі ці методи спрямовані на те, щоб новий працівник зміг відчути, що він потрібен компанії, він зможе і при цьому у нього підвищується продуктивність. |
Усі методи можна використовувати як у комплексі, так і окремо для максимально продуктивного результату.
Роботодавець і претендент після проходження певних етапів прийшли до взаємної згоди, і в компанії з'являється новий співробітник. Проте як довго останній затримається у цій організації? Якщо 20 років тому люди пишалися тим, що в них трудовій книжцібуло всього два-три записи про роботу в тій чи іншій компанії, то це може навести на думку про незатребуваність такого працівника на ринку праці. Змінився час – змінилося ставлення.
Хорошими фахівцями на кадровому ринку сьогодні вважаються ті, хто працює в одній компанії понад три роки. А якщо працівник протягом цього періоду змінив три місця роботи, чи завжди він у цьому винний? Безперечно, є й такі, кого за радянських часів називали «летунами». Проте слід подивитися на ситуацію прийомів та звільнень очима фахівців. Для цього необхідно відповісти на кілька важливих питань:
- Чи ведеться у вашій компанії статистика плинності кадрів?
- Хто від вас йде, тобто які категорії співробітників частіше залишають вашу компанію?
- Коли (на якому році роботи) вашої компанії йдуть співробітники?
- Чому йдуть співробітники, тобто яка причина?
Причин звільнення співробітників, як ви розумієте, може бути безліч, але якщо у вас ведеться облік плинності, то відповівши на запитання «Коли?», Ви, можливо, відповісте і на наступне питання«Чому?». Якщо великий відсоток працівників залишає місце роботи у перші місяці трудової діяльності, це означає складну адаптацію (частково це може бути пов'язане з неправильним підбором персоналу). Якщо працівники, які вас як роботодавця влаштовують, йдуть із фірми протягом перших півтора року, це означає, що у організації погана мотивація. Якщо хороші фахівці звільняються, пропрацювавши близько трьох років, робіть висновок: у компанії немає перспектив зростання.
Згідно з дослідженнями, проведеними американськими вченими, ймовірність звільнення співробітника, що працює в компанії менше двох років, вдвічі вища порівняно зі співробітником, який працює більш тривалий період. У дослідженні взяли участь 47 тисяч американських працівників. У Росії такі масштабні дослідження не проводилися, проте, швидше за все, результати були б аналогічними.
Теми підбору персоналу, мотивації персоналу, кар'єрного зростання потребують окремого розгляду. Поговоримо про адаптацію нового співробітника до компанії.
Адаптація
Адаптація (від лат. adapto- пристосовую) - пристосування співробітника до трудової діяльності та внутрішнього клімату фірми. При цьому завдання менеджерів компанії - мотивувати співробітника на подальшу роботу в організації та за короткий термін вивести його на рівень повної віддачі під час виконання своїх функцій. Однак і це визначення, і практика показують, що адаптація співробітника в компанії може бути як керованим, так і стихійним, залежно від методів роботи з персоналом в організації.
Початковий етап роботи в нової організації- Завжди складний період для будь-якої людини незалежно від рівня її професійних якостей. Є так звана пам'ять мозку, яка дозволяє мимоволі робити вчинки у звичній ситуації. Щойно обстановка чи дії змінюються, мозку потрібно зафіксувати, т. е. запам'ятати ці зміни. При зміні роботи їх занадто багато, середовище стає іншим, отже, певний час людина перебуватиме в стані страху та тривоги, доки не звикне до нового оточення. При цьому очікування постійно зіставляються з дійсністю, у співробітника виникають такі думки: "Я розраховував на ...", "Чи вийде ...?", З'являються сумніви: "Потрібно було залишитися на колишньому місці / вибрати іншу пропозицію ...". Якщо на даному етапі не підтримати нового співробітника, його можна втратити, що неприйнятно в ситуації, якщо це кваліфікований спеціаліст, пошук якого був пов'язаний з гострою необхідністю і коштував значних вкладень. Таких працівників часто відпускають із напуттям: «Надумаєш – повертайся», тому він легко зможе повернутися на колишнє місце роботи або перейти в іншу компанію. Як правило, затребувані кандидати одержують і розглядають одночасно кілька пропозицій і часто продовжують їх отримувати, коли вибір уже зроблено. Таким чином, початковий етап роботи в компанії - час для змін сприятливий, тому що людина психологічно налаштована на позитивні зміни.
«Дорогий» новий співробітник
Новий співробітник для вас "дорогий" швидше в прямому, ніж у переносному сенсі, це пов'язано з наступним:
- Сума коштів, іноді чимала, витрачена на підбір: оплата оголошень про вакансію або послуги кадрового агентства.
- Проведення співбесід, перевірка рекомендацій: для HR-менеджера це функціональні обов'язки, а для керівника це відрив від роботи. Час топ-менеджера – ресурс дорогий.
- Залучення трудових ресурсівдля адаптації, а також для виконання необхідної роботи, яку новий співробітник ще не в змозі виконувати у повному обсязі.
- Помилки, які може робити новачок, зазвичай оплачує організація. Найчастіше вони виникають при виконанні функціональних обов'язків молодими спеціалістами з мінімальним досвідом роботи або за його відсутності, яких приймає компанія з метою економії на розмірі заробітної плати.
Часто процес адаптації працівника замінюють навчання. Однак адаптація - це не тільки навчання, тому що новий співробітник може бути набагато професійнішим, що вже працюють у компанії. Навчання є частиною системи адаптації, мета якої – дати необхідні знаннята розвинути навички для ефективного виконання роботи в цій організації. Особливо це необхідно, якщо переваги при доборі персоналу надаються працівникам з мінімальним чи нульовим досвідом роботи. Якщо ви переконалися у важливості адаптації, розглянемо її складові.
Адаптація до посади
Співробітнику необхідно зрозуміти формальну сторону спілкування, що склалася в організації, а саме:
- Систему підпорядкованості, т. е. ієрархії. Найпоширеніший спосіб пояснення цього – розгляд організаційної структури. Проте чи завжди посада відповідає реальному статусу співробітника у компанії. У кожній організації можуть бути і неавторитетні керівники, і сірі кардинали, і свої люди. Бажано якимось способом розповісти новому співробітнику про такі підводні камені.
- Прописані та передбачувані повноваження. Вони визначають як вертикальні, а й горизонтальні зв'язку співробітника в організації, можливості його взаємодії з працівниками інших підрозділів. Бажано описати норми поведінки та спілкування, що склалися в компанії.
- Зміст документів, що закріплюють рівень відповідальності та регламентують діяльність працівника в організації. Слід надати інформацію про знаходження та доступність цих документів.
- Інформацію про:
- організації, її плани, продукти, клієнти, конкуренти;
- системі оплати праці, пільгах та причинах заохочень;
- можливостях кар'єрного чи професійного зростання.
Частково новий співробітник отримав відомості про ці аспекти ще на етапі співбесіди. На стадії початку роботи у компанії йому необхідні уточнення та підтвердження цього.
Професійна адаптація
Професійна адаптація пов'язана з такими факторами:
- Визначенням змісту роботи, тобто який має бути результат діяльності. Бажано пояснити співробітнику, які моменти під час виконання роботи вимагають особливого підходу, інакше кажучи, що оцінює безпосередній керівник, коли приймає роботу.
- З'ясування особливостей експлуатації обладнання. В даному випадку може бути необхідне навчання, або, як мінімум, демонстрація роботи техніки.
- Наданням новому співробітнику робочого місця: виділенням для нього столу, стільця, шафки/ящика в столі, тобто маленького шматочка своєї території. Психологи вважають за необхідне відчуття особистого простору. Відсутність закріпленого за співробітником робочого місця - одна з найпоширеніших причин догляду під час випробувального терміну.
- Визначенням вимог до документації, яку відповідає даний сотрудник. Спосіб підготовки документів то, можливо принципово іншим, ніж той, який застосовувався колишньому місці роботи.
Соціально-психологічна адаптація
Співробітник знайомиться з колективом, а також зі сформованими нормами спілкування та чинними правилами. Це адаптація до неформальної сторони спілкування, на яку впливають насамперед:
- керівник - людина, що оцінює роботу та поведінку персоналу (суб'єктивність або об'єктивність оцінки, наявність зворотнього зв'язку, уміння керівника спілкуватися вплине на психологічний стан нового співробітника);
- колектив - колеги з вже сформованою системою неформальних відносин, скріпленою традиціями, плітками, сварками і уподобаннями (формування взаємовідносин залежатиме і від колективу, і від нового співробітника: доброзичливість з одного боку, і реакція у відповідь - з іншого);
- організація - загальна всім працівників середовище взаємодії з деякими єдиними правилами і нормами поведінки, що відрізняють цю організацію з інших. Співробітникам важливо передати новачкові відчуття причетності до спільної справи, яка об'єднала цих людей.
Розглянемо, хто і як повинен або може впливати на процес адаптації працівника до компанії:
- Керівник. Він добре розуміє мету роботи та завдання співробітника, зацікавлений у швидкій віддачі від новачка. Проте дуже часто участь топ-менеджера обмежується особистою бесідою та уявленням співробітника колективу. Причини полягають не лише в нестачі часу: не кожен керівник здатний, хоч як це дивно, грамотно керувати людьми. Також зустрічаються ситуації, коли керівник не хоче так активно взаємодіяти зі своїми підлеглими.
- Колеги. Вони у будь-якому разі залучені до процесу адаптації, беруть активну чи пасивну участь у ньому: підказують, пояснюють, вказують основні моменти новому співробітнику. Зазвичай їхня участь носить масовий характер, кожен підтримує працівника, виходячи з власних інтересів: зі співчуття до новачка або з почуття самозбереження, якщо результат діяльності нового співробітника може вплинути на результати його колег. Якщо специфіка діяльності нового працівника створює конкуренцію, розраховувати на підтримку колег безглуздо: нікому не вигідно мати поруч сильного конкурента.
- HR менеджери. Їм відомі особливості компанії, вимоги до посади, вони зацікавлені у закріпленні працівника в організації. Перевага полягає в тому, що HR-менеджери розбираються в діяльності компанії та проведенні різних кадрових процедур, а недоліком є їхня висока завантаженість.
- Спеціалісти, що залучаються. На практиці послуги бізнес-тренерів та консультантів використовуються вкрай рідко, у тому випадку, коли в організації немає свого ресурсу для якісного введення спеціаліста на посаду. При цьому адаптація поєднується із навчанням. Великі компаніїзвертаються до фахівців, що залучаються, однак це пов'язано з фінансовими витратами і не скасовує власної роботи.
- Наставники. Організований процес адаптації нового співробітника у компанії зазвичай реалізується через наставництво. Для нас це традиційний інститут, однак у сучасних компаніях наставництво може позиціонуватись по-різному.
Наставництво
Наставництво - це додаткове навантаження до основного обсягу роботи, що потребує компенсації. За такого позиціонування необхідно розробляти систему мотивації, засновану як у матеріальному, і нематеріальному стимулюванні. У деяких ситуаціях працівники із задоволенням, навіть коли їх не просять про це, займаються наставництвом. Їх це спосіб самореалізації чи підвищення авторитету. Методи мотивації такого персоналу нематеріальні – визнання заслуг, моральна підтримка, подяка. Однак у більшості випадків наставництво має на увазі додаткову грошову винагороду.
Якщо у компанії буде створено систему мотивації, наставництво вплине і на навчання, і на дисципліну нового співробітника. Таким чином, наставництво позиціонується як:
- Обов'язкова функція керівника, яка вимагає розширення його компетенцій та фіксації їх у посадової інструкції, Щоб топ-менеджер усвідомлював обсяг особистої відповідальності. Не кожен керівник здатний займатися наставництвом, проте вміння наставляти необхідно як підлеглому, і керівнику. Багато в чому така форма допомоги новому співробітнику схожа на управління цілями.
- Додаткова можливість для наставника, що не вимагає компенсації, тому що він отримує її у вигляді роботи новачка. Однак у цій ситуації новий співробітник навряд чи незабаром досягне добрих самостійних показників.
- Загальна справа команди, що пов'язано з наявністю навичок командоутворення керівника. У разі наставництво буде завданням, на вирішення якої знадобиться узгодженість у роботі команди.
Адаптувати співробітника слід у будь-якій компанії. Необхідно, щоб усі процеси організації були керованими, а чи не протікали безконтрольно. Наставництво ефективно розвивати у тих організаціях, де:
- працювати приймаються співробітники, які вимагають навчання;
- є складність у виконанні роботи;
- має місце інтенсивне зростання.
Також варто використовувати метод наставництва у тих компаніях, де приділяється увага
формуванню організаційної культурита командної роботи, де декларування керівниками гарних фраз переростає у діючу компетенцію.
Помилки під час використання програм адаптації
Автору статті відомі дві добре опрацьовані програми з адаптації нових співробітників у виробничій та торгової організації. Проте їхнє застосування не дає позитивних результатів. З урахуванням помилок таких програм слідує:
- Створюючи систему адаптації, добре продумувати заходи підтримки - мотивацію працівників, які у цьому процесі. Це може бути як колективне, і персональне стимулювання, що включає кілька складових, і навіть мотивація певних працівників. Головне, щоб було забезпечено процес регулярності виконання.
- Розробляючи методи контролю проходження адаптації та оцінки результатів, використовувати принцип протилежності: чим зрозуміліше та простіше, тим ефективніше. Як говорила Катерина Велика: «Видаючи закон, став себе на місце того, хто повинен йому підкорятися». Дотримуючись цього правила, ви забезпечите досягнення позитивних результатів та збережете у вашій організації перспективних співробітників.
Нині роботодавці відчувають дефіцит працівників багатьох затребуваних професій. При цьому до таких фахівців висуваються високі вимоги, а заробітня платапропонується невелика. Ситуація буде посилюватися з кожним роком, і через кілька років утворюється критична маса кадрів, що бракують. Невідомо, яких заходів вживе уряд, проте компаніям необхідно шукати вихід із становища.
- Адаптація, онбординг
Ключові слова:
1 -1
Дізнайтесь, що таке адаптація персоналу. Докладно розповімо про види адаптації. На конкретні прикладиПокажемо, як правильно побудувати систему адаптації. Бонус: 6 найпоширеніших помилок адаптації.
Зі статті ви дізнаєтесь:
Адаптація персоналу: чого боїться новачок
HR-ам добре відомо, що кожен новий співробітник відчуває стрес. Він боїться не правильно виконати завдання, не порозумітися з колегами або порушити, якесь неписане правило і викликати сміх або нарікання.
Рейтинг фобій нового працівника
- Не впораюся з обов'язками, не зможу вкластися вчасно.
- Не знайду спільної мови із колегами.
- У мене знайдуть професійні недоліки чи прогалину у знаннях.
- Не спрацюю з керівником.
- Втрачу це місце.
Втім, у багатьох первісний стрес швидко минає, і вони починають ефективно працювати. Але є працівники, які довго ухвалюють рішення.
Щоб прискорити процес адаптації таких співробітників, розробляються спеціальні програми, інструменти та методи.
Прикладом адаптації може стати програма «Три торкання». Мета програми – швидке залучення новачків до роботи. До кінця другого місяця роботи нові співробітники показують відмінні результати і починають рухатися кар'єрними сходами.
Докладніше про розповіла на сторінках журналу «Директор з персоналу» Ксенія Левикіна, HR-бізнес-партнер компанії HiConversion.
Традиційно виділяють 2 види адаптації працівників- виробничу та позавиробничу.
Виробнича адаптаціявключає професійну, психофізіологічну, організаційну та санітарно-гігієнічну адаптації.
За цими довгими і незграбними словами ховаються стандартні для всіх компаній процедури:
- співробітника знайомлять із правилами роботи;
- визначають коло обов'язків;
- показують робоче місце;
- представляють колегам.
Далі з компетенції HR-а співробітник потрапляє до компетенції інспектора з охорони праці. Чи знаєте ви, що адаптувати співробітників можна вже на етапі підбору ? Експерти системи кадри розкажуть, як це зробити.
Позавиробнича адаптація- це вибудовування неформальних стосунків із колегами. Святкові корпоративи, спортивні змагання, виїзди на природу, словом, все, що дасть співробітникам можливість побачити одне в одному не тільки штатних одиницьта функціональних виконавців, а звичайних людей, які можуть бути друзями.
Класифікація адаптації за видами немає прямого практичного призначення. Ви не можете сказати співробітнику: У понеділок у нас соціальна адаптація, у вівторок – виробнича, у середу – психофізіологічна, у четвер – організаційна, а у п'ятницю – економічна та банкет». Усі види адаптації співробітник буде проходити одночасно: і у понеділок, і у вівторок, і протягом кількох дуже складних для нього тижнів.
★Важливий факт. 80% працівників, які звільнилися в перші шість місяців після прийому, ухвалили це рішення у перші 2 тижні роботи на новому місці. Це означає, що рішення звільнитися працівник ухвалив саме у період адаптації.
Адаптацією рядових співробітників займається HR, а хто займається адаптацією HR? Про це йшлося на вебінарі -
Приклад комплексної адаптації
Щоб співробітник успішно пройшов всі види адаптації на робочому місці, потрібна комплексна система. Система адаптації передбачає проведення різних заходів та призначення відповідальних них. Дані про заходи та відповідальні найзручніше подати у вигляді таблиці.
Таблиця. Адаптація нових співробітників у перші дні їхньої роботи в компанії
Коли проводити |
Ціль |
Що організувати |
Відповідальний |
Ознайомити з організацією, дати уявлення про її структуру |
Співробітник оформляється у відділі кадрів. Надати новачкові загальні відомостіпро робочу дисципліну та оплату праці |
Інспектор з кадрів, менеджер з персоналу |
|
Проводиться Welcome-тренінг, на якому в інтерактивній формі дають основну інформацію про структуру компанії, її місію та цінності, про правила поведінки в компанії. |
Менеджер з персоналу (контроль - директор з персоналу) |
6 поширених помилок адаптації
Помилка 1. Новачка перевантажують неструктурованою інформацією.
Помилка 2. Співробітнику доводиться виконувати обов'язки, які обговорювалися на співбесіді.
Помилка 3. Адаптаційний період надто короткий.
Помилка 4. HR-а немає на місці першого дня роботи новачка.
Помилка 5. Новий співробітник наданий сам собі.
Помилка 6. Новачок не може відразу приступити до роботи з якихось причин.
Програма адаптації персоналу - це комплекс заходів, спрямований на більш ефективне включення новоприйнятих працівників трудовий процес, який передбачає ознайомлення з нормами та правилами корпоративної етики, способами здійснення професійної діяльності, встановлення неформальних зв'язків у колективі Розкажемо, з чого вона складається та як її організувати.
Що таке адаптація персоналу
Кожен стикається з необхідністю влаштовуватися на нову роботу, влитися в колектив. Цей процес мовою трудового законодавстваназивається трудова адаптація.
Чим швидше пройде процес адаптації персоналу, тим простіше та логічніше нова людина включиться у трудову діяльність. Інакше людина, яка затрималася у фазі звикання, не зможе налагодити стосунки з трудовим колективомі надалі стане ізгоєм серед колег. Ситуація, звичайно, залежить і від самого працівника, від його вміння знаходити спільну мову з іншими людьми, вибудовувати взаємини з колегами, від професійних знань і умінь, рівня його психологічної підготовки.
Успішно пройдена професійна адаптація персоналу говорить про високому рівнійого моральної та матеріальної винагороди надалі, отриманні соціального визнання та інших благах.
Цілі та завдання адаптації персоналу в організації
Організація управління профорієнтацією та адаптацією персоналу - це робота кадрової служби та керівника того підрозділу, де працює новий співробітник.
Адаптація - це в управлінні персоналом важливий момент, від якого залежить, які кадри працюватимуть в організації, який психологічний клімат у колективі і наскільки добре та продуктивно працівники виконуватимуть обов'язки.
Цілями роботи з адаптації нових співробітників є:
- прискорення процесу запровадження нового працівника на курс справи, ознайомлення з його трудовими обов'язками;
- повне усунення чи зниження рівня плинності кадрів у створенні;
- мотивація працівників на зацікавленість у результаті, настрій більш якісне виконання своїх трудових обов'язків, максимальну віддачу своїй справі;
- збільшення продуктивність праці;
- оздоровлення психологічного клімату у колективі.
Тільки облік всіх перерахованих факторів та робота в цьому напрямку дасть найкращий результат.
Етапи адаптації персоналу
Адаптація персоналу для підприємства — процес тонкий і багатоетапний. У кожній організації є програма та власні вироблені підходи до вирішення цього питання.
Але всі можливі етапи адаптації персоналу можна поділити на:
- Початковий (підготовчий). Після прийому нового працівника керівник представляє його іншим членам колективу. Знайомить самого працівника з його новим робочим місцем, призначає куратора (більш досвідченого співробітника, який допомагатиме новачку спочатку роботи), закінчує оформлення всіх необхідних документів. У цей етап може входити знайомство з історією підприємства, його структурою, місією, продукцією, порядками, правил корпоративної етики.
- Теоретичний (навчання). На цьому етапі працівника знайомлять із теоретичною частиною його основної роботи, функціональними обов'язками та вимогами до подальшого виконання роботи.
- Практичний (застосування знань). Безпосереднє виконання якихось практичних завдань: спочатку під наглядом наставника, потім самостійно.
- Заключний (проходження випробувального терміну). Полягає у підбитті підсумків роботи нового працівника. Оцінюється, наскільки успішно він освоївся у новому колективі, зумів освоїти нові йому навички, влився у колектив. На цьому етапі вже видно сильні та слабкі сторони працівника, його успіхи та невдачі. На підставі всього в сукупності керівництво приймає рішення про його подальшій долі. Чи пройшов він випробування і продовжить працювати чи ні, і компанія його послуг більше не потребує.
Виходячи з викладеного, можна зрозуміти, наскільки трудова адаптація персоналу - річ важлива і серйозна, і про те, що це один із показників, на підставі якого приймається рішення, чи залишиться претендент в організації або шукатиме роботу в іншому місці.
Вдалий приклад адаптації
Адаптація персоналу у створенні, з прикладу однієї з підприємств, відбувалася так. Більш досвідченим працівникам приділялася роль наставників. Працівник, який відповідає за систему пристосованості новачків, щодня вивантажував з облікової системи дані про людей, яким потрібно швидко виходити на роботу. Вручну призначали кожному за свого наставника. Вони мали працювати парно. Наставники вибиралися з будь-якого підрозділу, крім того, де надалі працюватиме новачок. Попарно працювати зручніше з урахуванням різного графіка завантаженості та простіше спілкуватися з незнайомими людьми. Після затвердження наставників їм надсилалися автоматичні повідомлення, до календаря додавали нагадування про день виходу нового співробітника.
За день до цього новачкові дзвонив наставник для заочного знайомства і щоб надалі новачок зв'язався з ним після приходу в офіс для зустрічі та обговорення робочих моментів. Наставник повинен перевірити, чи все готове для прийому нового співробітника, переконатися в організації робочого місця, нагадати начальнику відділу, куди влаштовується новачок, про вихід нового працівника.
Першого дня пара наставників зустрічає новачка вранці, розповідаючи про доступну інформацію на корпоративному порталі. На це йде пара годин. Ця зустріч дає зрозуміти співробітникові, що на нього чекали. У решту днів у разі виникнення питань він може зв'язуватися зі своїми наставниками, ставити їм питання для вирішення будь-якої ситуації, від поломки стільця до конфліктної ситуації з іншим колегою, і вони допомагають їх вирішити. Після закінчення випробувального терміну працівник повинен оцінити роботу наставників та їхню допомогу. Наставникам за це нараховуються бали, які надалі впливають на їхнє матеріальне заохочення.
Методи адаптації персоналу
Програма дослідження системи адаптації персоналу виділяє такі форми адаптації персоналу:
- наставництво (надання допомоги на початковому етапіроботи більш досвідченим співробітником шляхом консультування, введення у курс справи, допомога у знайомстві з колективом);
- відвідування тренінгів та семінарів (навчання та розвиток певних навичок працівника, наприклад, комунікативних, навичок ораторської майстерності, підготовка презентацій, розвиток стресостійкості та інше);
- бесіда (ознайомча бесіда новачка з менеджером з персоналу, керівником, співробітником відділу кадрів, у якій співробітник отримує відповіді на питання);
- спеціалізована програма(наприклад, навчальні фільми чи командні рольові ігри, створені задля згуртування колективу);
- екскурсія (оглядова екскурсія по організації, її структурним підрозділам, території, ознайомлення з історією компанії, співробітниками, корпоративною культурою);
- запит зворотного зв'язку (по завершенню періоду звикання та проходження випробувального терміну працівнику пропонують заповнити анкету-відгук);
- інші методи ( корпоративні заходи, атестації, тестування, навчання тощо).
Види адаптації персоналу
Адаптація буває наступних видів:
- професійна передбачає навчання новим спеціальним навичкам, отримання нового або підвищення вже наявного вміння або професійної навички. Цей вид залежить від бажання та вміння новачка вчитися, прагнення нових знань, його навчальності. Сюди ж входить підготовка робочого місця та забезпечення всіма необхідними матеріалами;
- соціально-психологічна має на увазі пристосованість людини до роботи в новому колективі, під керівництвом нового начальника, підпорядкування сформованим в організації традиціям, норм та правил поведінки;
- організаційна ґрунтується на розумінні працівником того, що від нього вимагається, роботі з посадовими інструкціями, визначенні його місця у структурі підприємства, участі у виробничому процесі.
Тільки комплексний підхіддо професійної та психологічної адаптації веде до успішного проходження випробувального терміну працівником та економії витрат компанії на пошук, навчання та оцінку персоналу.
З чого складається програма з адаптації
Адаптаційна програма для співробітників є планом введення працівника на посаду. Цей документ необхідний застосування одноманітного підходи до процедури адаптації підрозділах організації. Документ є великим списком дій для працівника, що адаптується, і для його куратора, який допомагатиме пристосуватися до нових трудових умов.
Для працівника найскладнішим періодом стають перші два-три місяці, які збігаються, як правило, з його випробувальним терміном. Часто тривалість програми дорівнює тривалості цього періоду.
Для оптимально сформованої програми характерні такі ознаки:
- чітке планування;
- ясний зміст;
- Суворий розподіл ролей та завдань.
Документ складається із двох частин: загальної та індивідуальної.
Орієнтовна структура наступна:
1. Загальна частина, яка допомагає формуванню загального уявлення про підприємство, його особливості, ієрархії, встановлені взаємовідносини між підрозділами, розподіл функціоналу, трудові умови тощо.
Складається з:
- орієнтує вступної бесіди;
- особистого ознайомлення з підприємством та персоналом;
- знайомства з місцем здійснення трудових обов'язків;
- орієнтує бесіди з керівником, який очолює структурний підрозділ.
2. Індивідуальна частина, що формується безпосереднім керівником, який займається введенням на посаду працівника. Вона погоджується з керівником за напрямом діяльності та начальником відділу кадрів. Ця складова допомагає працівнику отримати докладні відомості про діяльність організації та прямих функціональних обов'язкахпрацівника.
Складається з:
- плану вступу на посаду;
- плану оцінки етапів вступу;
- визначення куратора-наставника;
- звіту співробітника за результатами виконаної роботи, інформації про оцінки та відгуки наставників та керівника.
Як виглядає план
Єдиного встановленого алгоритму розробки документа немає. Причина — необхідність орієнтувати документ на конкретні умови організації.
Однак є ряд ознак, спільних для різних програм:
- включають кілька етапів;
- мають схожі цілі.
План включає позиції:
Дії |
Залучений персонал |
|
---|---|---|
День адаптації №1 |
|
Відділ кадрів Фахівець з охорони праці |
Тиждень адаптації персоналу №1 |
|
|
Місяць адаптації №1 |
|
Керівник підрозділу, наставник |
Місяці адаптації №2-3 |
|
Керівник підрозділу, наставник |
Результатом успішно реалізованої програми адаптації стане показник тривалості роботи працівника у конкретній установі. Успіх адаптаційної процедури багато в чому залежить від другої сторони, що бере участь у процесі, — керівника або наставника. їхнє бажання допомогти новачкові допоможе останньому освоїтися в організації якнайшвидше.
Положення про адаптацію персоналу, зразок
Ставте запитання, і ми доповнимо статтю відповідями та поясненнями!
У цій статті ми зупинимо увагу на таких питаннях
- Принципи та поради для максимальної ефективності адаптації персоналу
- Як впровадити систему адаптації в компанії та стимулювати новачків
- Якої економії для компанії допомагає досягти професійної адаптації персоналу
Також Ви дізнаєтесь
- Яку ідею компанії Enter вдалося впровадити у своїй системі адаптації, ґрунтуючись на сюжеті «Зоряних воєн»
Наше підприємство мали кардинальні зміни - було розширено виробництво, прийнято рішення про необхідність залучати безліч нових співробітників. Усіх необхідних спеціалістіву республіці знайти не вдавалося, тому почався пошук також у інших регіонах. У тому числі, із Санкт-Петербурга запрошено директора з якості. Звичайно, ми не хотіли втрачати цінного співробітника із зарплатою 100-200 тис. рублів після проходження випробувального терміну, оплати переїзду (включаючи автомобіль, житло, медичну страховку та інші витрати). Для будь-якої компанії плинність кадрів вигідною вважати не доводиться. Тому задумалися над створенням та впровадженням на своєму підприємстві системи адаптації персоналу, яка призначалася для зменшення плинності кадрів.
Розглянемо основні елементи, у тому числі і складалася наша система адаптації персоналу.
План роботи новачка в перший день та перший тиждень
План1- го робочого дня:
- Зустріч із своїм безпосереднім начальником.
- Знайомство з колективом – під керівництвом голови підрозділу.
- Знайомство з робочим місцем проводиться керівником підрозділу.
- Ознайомлення з організаційною структурою (керівник підрозділу).
- Перегляд корпоративного навчального фільму, заповнення свого робочого зошита.
- Знайомиться із куратором.
- Обов'язковий інструктаж з технічної безпекита ін (організується фахівцями відділу з охорони праці).
План 1-го тижня адаптації працівників:
- Вивчення посадової інструкції, ставлячи запитання своєму керівнику
- Вивчення чинних програм навчання та розвитку в рамках зустрічі з керівником складається графік навчання.
- Також на цій зустрічі складається графік поїздок та вказуються їх цілі – за необхідності знайомства із працівниками інших підрозділів.
- Уточнення у керівника критеріїв, які будуть використовуватись для успішності випробувального терміну, з отриманням завдань на цей період, рекомендацій для досягнення поставленої мети.
- Вивчення основних правил та положень у роботі підприємства – надаються обов'язкові для вивчення документів відділом кадрів, їх новому співробітнику потрібно буде знайти на корпоративному сервері самостійно.
- Знайомство з колегами, дізнатися про завдання кожного їх, обговорити методи роботи, обмінятися своїм досвідом.
Розглянемо способи адаптації персоналу, які добре зарекомендували себе в нашій компанії.
Програма адаптації персоналу: 7 підходів
Навчальний фільм.Було знято 40-хвилинний ролик, у якому знайомили глядача з інформацією про наше підприємство. У тому числі, наводилася інформація про виробничий процес, канали продажів, бренди, стратегію, територію роботи та ін. Була запрошена робоча група, яка займалася сценарієм і зйомками. До складу цієї групи входили директор з якості, техдиректор, комерційний директор, начальник виробництва. За зйомку відповідальним став співробітник роботи зі ЗМІ (з департаменту маркетингу). Окремо запрошувати довелося лише оператора-монтажера за договором підряду - виділивши близько 40 тисяч рублів за його послуги. Ми відмовилися від надмірної деталізації інформації у своєму фільмі. Вирішили, що глядачам було досить загального уявлення про наше підприємство, а конкретні знання співробітник зможе отримати під час роботи у своєму відділі.
Наша компанія стала першою у холдингу, яка зайнялася зйомками такого фільму. Для налагодження зворотного зв'язку вирішили показувати свій фільм іншим керуючим директорам, також віце-президентам та деяким співробітникам інших фірм, що входять до нашої групи (фокус-група складалася приблизно з 20 осіб). Фільм був удостоєний позитивних відгуків від фокус-групи. Інші підприємства наслідували наш приклад – знявши цього ж року свої навчальні фільми. Такий підхід сьогодні активно застосовується і у роботі головної компанії холдингу. Підприємства нашої групи знаходяться у різних куточках країни, тому працівники не можуть особисто відвідувати головну компанію.
Зазвичай новачки дивляться створений фільм на перший або другий день на робочому місці. Потім співробітник заповнює спеціальну робочий зошит– щоб переконатися у правильності відповідей. Призначений такий зошит лише для самоконтролю, можна вказувати записи під час перегляду фільму або спілкування зі співробітниками компанії – перевіряти ніхто не буде. Новачку слід самому розуміти - при безлічі неправильних відповідей слід потім переглянути записаний фільм або уточнити питання, що виникли у своїх колег.
Інформування про сленгу підприємства.Враховуючи специфіку компанії, у нашій роботі використовується безліч абревіатур, запам'ятати всі з яких просто неможливо. Щоб говорили співробітники однією мовою, було складено алфавітну таблицю абревіатур за алфавітом. Розташовується цей каталог на сервері, тому будь-який співробітник може його завантажити і роздрукувати. Ми залишили у своєму каталозі вільні поля, щоб сам співробітник міг фіксувати свої коментарі або вказувати нові абревіатури, які не зафіксовані в загальному списку, але необхідні йому для роботи.
Брошура-посібник для нових співробітників.Надається брошура з 20 аркушів, із зазначенням імен, контактів і посад співробітників, інформації про правила трудового розпорядку, організаційну структуру підприємства, відповіді на питання, що часто ставляться, основні тези нашої політики. Також у цій брошурі наводиться список завдань, які покладаються на співробітника під час випробувального терміну. Надаються електронні та друковані брошури.
Зустрічі новачків із працівниками інших відділів. Для всіх новачків помічник відділу формує графік зустрічей із працівниками інших відділів своєї компанії – департаменти маркетингу, продажу, виробництва, бухгалтерія та ін. Тривалість кожної зустрічі становить близько години, під керівництвом провідного спеціаліста чи керівника відділу.
Під час зустрічі працівнику розповідають про вплив роботи департаменту на досягнення спільних стратегічних цілей компанії, які завдання відводяться відділу, які новачкові питання потрібно буде обговорювати з фахівцями підрозділу. Проводяться такі зустрічі протягом перших 2 тижнів роботи новачка. Він зможе дізнатися – як різні співробітники у компанії взаємодіють, на майбутнє розуміти всі етапи робочого процесу та з ким обговорювати виконання проекту. Зустрічі зазвичай проводяться окремо для кожного новачка. Хоча якщо працевлаштувалися одночасно 2-3 співробітники, зустрічі відвідують разом.
Нововведення було нормально прийнято керівниками підрозділу, оскільки їм було зрозуміло – сьогодні вони присвятять годину роботи співробітникам інших відділів, а завтра їхні колеги допоможуть вводити у курс справи вже потрібних йому підлеглих. Така допомога виявилася вигідною всім, тому новачки всіх відділів швидше засвоювали необхідну інформацію про діяльність підприємства.
Куратор для кожного нового працівника.На роль куратора зазвичай запрошується працівник із досвідом роботи від 3 років, рекомендований на цю посаду своїм керівником. Однак не слід когось примусово залучати на цю роль (така робота додатково не оплачується) – тому потрібно вибирати лише серед охочих, які підходять під встановлені вимоги. Куратор допомагатиме новачкові корисними рекомендаціямиза фахом та роботою, вирішувати побутові питання, якщо співробітник перебрався з іншого міста. У тому числі, порадить найкращі місця для оренди квартири, пошуку дитячих садків або шкіл, фітнес-центрів та ін.
Запит зворотнього зв'язку.Досить поширений інструмент у нашій роботі. Для цього пропонуємо бланк, який співробітник може надіслати колегам електронною поштою, попросивши їх заповнити. У тому числі можна попросити дати оцінку і в усній бесіді (необов'язкова процедура). Цьому ми навчаємо під час тематичних семінарів.
Підсумки випробувального терміну.За результатами проходження випробувального терміну працівнику потрібно самому організувати зустріч з керівником. Нам необхідно бачити ініціативу кожного співробітника компанії, а не просто виконання своїх обов'язків. Новому працівнику в рамках зустрічі належить підвести результати роботи протягом минулих місяців (3-6 міс., Залежить від конкретної посади), повідомити про результати своїх завдань, досягнення певних цілей, поїдитися враженнями від роботи.
Якщо керівника влаштовує новий підлеглий і готовий залишити його у штаті, новий начальник має скласти плани працівника на найближчі півроку.
Результати впровадження системи адаптації персоналу
Результати використання системи адаптації персоналу.Щомісяця в нашій компанії проводиться вимірювання рівня плинності кадрів, з аналізом даних протягом кварталу та року. Завдяки програмі адаптації ми змогли значно змінити ситуацію в компанії:
- плинність кадрів серед менеджерів середньої ланки скоротилася на 65% за рік.
- зменшення плинності кадрів у числі топ-менеджерів на 30% на рік.
- зниження кількості тих, хто звільняється за перше півріччя – на 250%.
- економія коштів підприємства на компенсації медогляду працівників. Адже у роботі харчового підприємстваподібні витрати необхідно компенсувати - економія становила близько 200 тис. рублів щорічно (за кожний огляд близько 3 тисяч рублів).
- знизили витрати на оплату обов'язкового навчання для працівників різних спеціальностей- Приблизно на 50 тисяч рублів на рік.
Сумарний економічний ефект за рахунок системи адаптації в нашій компанії сягнув близько 3 мільйонів рублів. Також переваги доповнились загальним покращенням атмосфери в колективі.
Приклади адаптації персоналуОлексій Дмитрієв,Директор з корпоративного розвитку торгової мережі Enter, Москва Програма адаптації та наставництва у нашій компанії націлена на офісних працівників. Програма під назвою «Шлях сили» (за мотивами «Зоряних війн») внесла низку покращень у роботу компанії. Найбільш досвідченим співробітникам відводиться роль джедаєв, новачки залишаються падаванами. Співробітник, відповідальний за систему адаптації співробітників, щодня вивантажує з облікової системи дані про працівників, які мають скоро виходити працювати. Далі вручну призначає кожного свого джедая. У нас встановлені 2 правила - працювати джедаї повинні попарно, можуть бути з будь-яких підрозділів, крім того, куди влаштовуватиметься новий співробітник. Працювати попарно зручніше - враховуючи різний графік завантаженості, також простіше спілкуватися з незнайомими людьми. Коли джедаї затверджені, надсилається їм повідомлення автоматично, також до календаря додається нагадування про день виходу співробітника на роботу. Заочне ознайомлення.За день до того, як новий співробітник виходить на роботу, йому зателефонує джедай - представиться і попросити зв'язатися з ним відразу після появи в офісі для зустрічі та обговорення робочих моментів. Джедай у цей день також встановлює, чи все підготовлено для роботи нового співробітника – переконується в наявності комп'ютера, необхідних програм, телефонує начальнику відділу новачка, щоб нагадати про вихід нового співробітника. 1-й робочий день нового працівника.Пара наставників зустрічає нового співробітника зранку, розповідаючи про доступну інформацію на корпоративному порталі. Як правило, для цього достатньо кількох годин. Подібна зустріч дає новачкові зрозуміти, що на нього чекали. Наступні дні.У нового співробітника є можливість поставити будь-які питання своїм джедаям, наприклад, що робити при поломці випорожнень або для вирішення конфлікту з колегою. Наприкінці випробувального терміну він отримує листа, в якому ми просимо оцінити допомогу джедаїв. Наставникам за виконану роботу встановлюються бали для корпоративної гри «Олімпіада» – з метою заохочення відмінних результатів наших працівників. |
Світлана Кузьмичова, Заступник віце-президента з виробництва та розвитку ТОВ «Комос груп»
gd.ru/
- Адаптація, онбординг
Ключові слова:
1 -1