Співробітники компанії – її найголовніший ресурс, тому наявність повної і точної інформаційної бази них може значно поліпшити роботу кадрової служби. Інформаційна базав даному випадкупредставлена як особистих справ всіх працівників підприємства, у яких відбито їх трудова діяльність, документи та інші відомості.
Особиста справа заводиться після прийняття співробітника працювати і змінюється у міру його просування у компанії до розриву трудових відносинз роботодавцем.
У цій статті будуть розкриті особливості формування та правила ведення особових справ працівників, оформлення особових справ працівників та їх подальшого зберігання.
Що таке особиста справа співробітника і чи потрібно його починати?
Особиста справа складається з обкладинки особистої справи та документів співробітника, які містять вичерпні відомості про працівника та його трудової діяльності(якщо йдеться про студента, то відомості про його навчання).
Для підприємців, на відміну від державних установ, ведення особових справ працівників не обов'язково, оскільки порядок кадрового облікупрацівників приватних компаній встановлюється локальними нормативними актами, а чи не законодавчо. Тому кадрові працівники можуть заводити особисті справи не на всіх співробітників, а лише на основну частину, до якої входять:
- керівники та їх заступники;
- провідні спеціалісти;
- матеріально відповідальні працівники (касири, комірники тощо);
- працівники з перспективою підвищення на посаді та ін.
Однак практика показує, що набагато зручніше вести облік усіх співробітників незалежно від їх посади, тому що особиста справа – це впорядковане джерело інформації про кожного працівника, доступне у будь-який час.
Формування особових справ працівників
Перш ніж пояснити, як вести особисті справи працівників, необхідно зупинитися на їхньому грамотному оформленні. Порядок формування особистої справи працівника починається з прийняття співробітника працювати і триває до його звільнення з підприємства міста і наступного приміщення справи в архів. Кожне досьє міститься в окремій папці або, в крайньому випадку, в окремому файлі.
При формуванні особистої справи працівника слід пам'ятати про деякі нюанси:
- в особистій справіне повинні зберігатися документи тимчасового зберігання разом із документами для постійного зберігання;
- краще виключити з індивідуальної справи оригінали документів постійного зберігання, замінивши їх копіями;
- кожен документ має бути поданий в одному примірнику;
- одна справа не повинна перевищувати завтовшки 4 см;
- Додатки до документів повинні знаходитися в одній папці з документами.
Варто зауважити, що Федеральним законом «Про персональні дані» заборонено включати та обробляти такі дані про співробітника, як політичні та релігійні погляди, інформацію про приватного життябез його письмової згоди. При цьому вся особиста інформація може бути використана лише з метою працевлаштування або просування працівника по службі, забезпечення безпеки та збереження майна працівника.
Документи особистої справи працівника
Склад особової справи не регламентований законодавством, тому його перелік визначається інструкцією щодо кадрового діловодствакомпанії.
При влаштуванні працювати в особисту справу включаються копії документів і резюме, далі до них приєднується решта необхідної інформації.
До списку документів, які зазвичай перебувають в особистій справі працівника, входять:
- заповнена анкета компанії;
- копії паспорта (розворот з особистими даними та пропискою);
- копія ІПН;
- копія СНІЛЗ;
- копія військового квитка (для чоловіків);
- диплом чи інші документи про освіту;
- фотографія (кольорова або чорно-біла);
- характеристика із минулого місця роботи;
- заяву працівника про прийом на роботу;
- копія наказу про прийом співробітника працювати;
- копія трудового договору та посадової інструкції;
- опис документів у особистій справі;
- інші документи;
- копія заяви/наказу на звільнення працівника.
Для того, щоб пошук відомостей про співробітника був зручнішим, у особисту справу вкладається опис особистої справи співробітника з переліком усіх документів (номер документа, його найменування).
Розташовуватися документи мають у хронологічному порядку: найпершими будуть документи, прийняті до обліку за наймом працівника, далі – документи, які у міру роботи співробітника (накази, заяви, довідки).
Вимоги до оформлення особистої справи працівника
Однакове оформлення всіх особових справ та акуратне ведення журналу реєстрації особових справ покликане виключити можливість втрати важливих документів.
Особиста справа має бути оформлена у певному вигляді:
- на титульному аркуші особистої справи знаходиться вся основна інформація про працівника: ПІБ, дата заведення особистої справи;
- якщо особисті справи знаходяться в спільній папці, необхідно розташовувати їх за абеткою, щоб полегшити подальшу роботу;
- обов'язково потрібно стежити за кількістю сторінок в особистій справі: їх має бути не більше ніж 250.
Ведення журналу реєстрації особових справ працівників
Журнал реєстрації особових справ необхідний обліку особових справ працівників підприємства. Оскільки єдиної облікової формидля ведення журналу немає, його можна виготовити самостійно (роздрукувати за шаблоном з інтернету) чи купити у магазині. Вміст граф журналу також може змінюватись в залежності від компанії.
У журналі міститься інформація про особисті справи, які будь-коли були заведені в компанії. До граф заносяться номери особових справ, дата закладу, ПІБ працівника та інші необхідні дані. Закриття особистої справи супроводжується позначкою у журналі у вигляді дати та причини закриття. Якщо до бланку особистої справи працівника необхідно внести додаткову інформацію про працівника, можна використати графу «Примітки».
Зберігання особових справ працівників
Зберігання особових справ має бути організовано, в першу чергу, для збереження документів, що містять конфіденційні відомості про співробітників та зручності для пошуку особових справ. Тому для зберігання особових справ слід виділити невелике приміщення (якщо в компанії багато співробітників) або окрему шафу, що замикається на замок.
Розташовувати папки з документами слід вертикально, назовні корінцями. Доступ до сховища особових справ має бути обмежений працівниками кадрової служби. Систематизувати особисті відносинидопомагає спеціальний журнал або реєстр наступними способами:
- за допомогою нумерації;
- в алфавітному порядку;
- по структурним підрозділам підприємства.
Також, при великій кількості особистих справ, їх можна зберігати в нарядах, за алфавітом. Особисті справи співробітників будуть розсортовані на прізвища в алфавітному порядку. На початку кожного вбрання має бути опис особистих справ, що містяться в ньому.
Особисті справи звільнених працівників зберігаються в архіві, але копії документів можна видати на руки працівникам в останній день їхнього перебування на робочому місці. Таким чином, компанія більше не буде відповідальною за збереження особистих даних співробітника і зменшить розмір архіву. Термін зберігання особових справ працівників зазвичай перевищує 75 років, керівників може бути збільшено.
Ведення особових справ працівників обов'язкове не всім категорій роботодавців. Але більш точна та повна інформація про співробітників допомагає керівнику ефективніше керувати трудовим колективом. Для того щоб мати таку інформацію, фіксування даних, пов'язаних з трудовою діяльністю співробітників, і формування отриманої інформації в особисті справи є доцільним. Кому потрібно вести особисті справи обов'язково? Які документи можуть зберігатись у особистих справах? Відповіді на ці запитання ви знайдете у статті.
Законодавство передбачає обов'язкове ведення особових справ лише на державних цивільних службовців. На інших працівників обов'язковість цього визначається локальними нормативними актами організації.
Не зайве особисте
Бо для бюджетних організаційпорядок ведення особової справи не регламентований, рекомендуємо роботодавцю прийняти локальний нормативний акт, у якому буде врегульовано питання ведення, оформлення та зберігання особових справ.
До відома.Справа - це документ або сукупність документів, що належать до одного питання або ділянки діяльності, поміщених в окрему обкладинку. Справи вважаються заведеними з моменту включення до них першого виконаного документа.
Під час ведення особових справ працівників необхідно дотримуватися строгих правил, навіть якщо це не є обов'язковою вимогою до роботодавця.
Важливо пам'ятати, що незалежно від того, як називаються заведені папки («особисті дані», «досьє» або якось інакше), у них містяться персональні дані працівника, тому необхідно дотримуватись усіх вимог, передбачених гол. 14 ТК РФ та іншими федеральними законами про захист персональних даних.
Відповідно до ст. 85 ТК РФ під персональними даними розуміється інформація, необхідна роботодавцю у зв'язку з трудовими відносинами і що стосується конкретного працівника.
Як правило, особисті справи заводяться:
- На співробітників з числа керівного складу організації (керівник, його заступники (помічники), керівники структурних підрозділів тощо);
— на працівників, для яких відповідно до законодавства може встановлюватись матеріальна відповідальність ( головний бухгалтер(Бухгалтер), а також заступник головного бухгалтера і т.п.).
Однак у багатьох організаціях особисті справи ведуться усім працівників незалежно від рангу, статусу і виконуваної роботи. Насамперед це пов'язано з тим, що завдяки відомостям, що містяться в одній папці, можна швидко отримати об'єктивну інформацію про співробітника. Адже в особистій справі зберігаються всі копії особистих документів працівника, наказів щодо цього працівника та інші важливі папери.
Документи, що включаються до особистої справи, умовно можна розділити на три групи:
- Подаються при прийомі на роботу;
- фіксують прийом на роботу;
- що виникають у процесі трудової діяльності працівника в організації.
Форму особистої справи не уніфіковано, тому кожен роботодавець вирішує це питання самостійно. При оформленні справи не зайвим буде вивчити вимоги ГОСТ 6.30-2003 Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення».
Склад особистої справи
Перелік документів, що підлягають включенню до особистої справи, затверджено лише державних службовців. Однак організації, не пов'язані з державною службою, також можуть скористатися цим переліком та визначити, які документи у них включатимуться до особистих справ.
1) документи, що пред'являються працівником під час приймання на роботу:
- копію паспорта або іншого документа, що засвідчує особу;
- копії документів про освіту, кваліфікацію або наявність спеціальних знань;
- копію страхового свідоцтва державного пенсійного страхування;
- копії документів військового обліку для військовозобов'язаних та осіб, які підлягають призову на військову службу;
- копію свідоцтва про постановку на податковий облік фізичної особиу податковому органі;
— довідки про результати попереднього медичного огляду (обстеження), що проводиться для визначення придатності цих працівників для виконання роботи, що доручається (у випадках, передбачених законодавством);
- Довідку про наявність (відсутності) судимості та (або) факту кримінального переслідування або про припинення кримінального переслідування з реабілітаційних підстав при вступі на роботу, пов'язану з діяльністю, до здійснення якої відповідно до ТК РФ, іншим федеральним законом не допускаються особи, які мають або що мали судимість, які зазнали або зазнали кримінального переслідування;
2) документи, що фіксують прийом на роботу:
- Власноруч написана заява про прийом на роботу;
- Автобіографію;
- Особистий листок з обліку кадрів;
- копію наказу про прийом на роботу;
- Примірник трудового договору;
- копію трудової книжки із внесеним записом про прийом на роботу;
3) документи, що випускаються у період діяльності працівника в організації:
- Довідки про результати періодичних медичних оглядів (обстежень);
- копії документів, що підтверджують право працівника на податкові відрахування, передбачені ст. 218 НК РФ (наприклад, свідоцтво про народження дитини), при подачі працівником заяви про надання йому зазначених відрахувань;
- копії документів про встановлення інвалідності та обмеження здатності до трудової діяльності (для працівників, які мають дані показання);
- екземпляр додаткових угоддо трудового договору про зміну умов трудових відносин;
— копії наказів про переклад, заохочення, застосування та зняття дисциплінарних стягненьна роботу та інших наказів, що стосуються конкретного працівника;
- екземпляр договору про повну матеріальної відповідальності;
- Угода про нерозголошення інформації (для працівників, які мають доступ до такої інформації);
- Матеріали атестації;
- доповідні та пояснювальні записки, заяви працівника;
— документи, що підтверджують зміну анкетно-біографічних даних (свідоцтво про укладення або розірвання шлюбу, зміну прізвища тощо);
- Копію трудової книжки з внесеним записом про розірвання трудових відносин.
Зазвичай в особисту справу поміщають фотографію працівника (4 х 6 або 3 х 4 см), причому рекомендується періодично оновлювати її. Як правило, оновлення фотографій працівників відбувається не рідше ніж раз на п'ять років або після досягнення працівниками віку 20 та 45 років.
Ведення особових справ працівників
Особиста справа ведеться протягом усього періоду роботи кожного працівника організації. Ведення особистої справи передбачає:
- ведення записів у відповідних розділах особистої справи;
- поміщення документів, що підлягають зберіганню у складі особових справ;
- Вилучення документів, потреба в яких минула;
— періодичну перевірку стану особового справи щодо безпеки включених до нього документів.
При формуванні особистої справи працівника здійснюється також первинне оформленнящо означає привласнення справі облікового номера, внесення відповідних даних у рядки на лицьовій стороні, складання внутрішнього опису.
Про будь-які зміни персональних даних, включених до складу особистої справи, працівники зобов'язані своєчасно повідомляти відділ кадрів організації. Як правило, це робиться у письмовій формі із додатком документів, що підтверджують зміни. Після внесення записів до особистої справи оригінали документів повертаються співробітнику. У разі потреби з цих документів попередньо знімаються та засвідчуються копії, що долучаються до особистої справи.
У будь-якому разі внесення записів до документів особистої справи здійснюється на підставі оригіналів документів (або належно засвідчених копій документів). Всі записи, що виробляються в документах у процесі ведення особистої справи, робляться від руки пір'яною або кульковою ручкою чорного, синього або фіолетового кольору, розбірливо та без виправлень. У необхідних випадках ці записи засвідчуються підписом уповноваженої посадової особи відділу кадрів та печаткою організації (або печаткою відділу кадрів).
Для прискорення процесу оформлення записів у документах особистої справи допускається використання факсиміле (штампів) встановлених зразків. Документи, що накопичуються в процесі ведення, розподіляються в особистій справі за розділами та розташовуються у хронологічній послідовності.
Листи документів, що підшиті в особисту справу, підлягають нумерації. Відомості про ці документи, включаючи нумерацію сторінок, в межах яких вони розташовані в особистій справі, відображаються у внутрішньому описі.
Зразок оформлення внутрішнього опису особистої справи
Внутрішній опис документів особистої справи
─────────────────────────────────────────────────────────────────────────
(прізвище, ім'я, по батькові працівника)
N п/п | Назва документу | Кількість листів | Дата видачі документа | Кому видано документ | Дата повернення документа | Підпис працівника кадрової служби |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
1 | Доповнення до особистого листка з обліку кадрів | |||||
2 | Особистий листок з обліку кадрів | |||||
3 | Автобіографія | |||||
4 | Копія диплома про освіту | |||||
5 | Трудовий договір | |||||
… | ||||||
І т.д. |
Найменування посади особи,
Дата
Внутрішній опис складається для обліку документів певних категорій постійного та тимчасового (понад десять років) термінів зберігання, облік яких визначається специфікою даної документації (особливо цінні, особисті справи тощо).
Специфіка складання внутрішнього опису документів особового справи у тому, що вона входить у справу відразу ж за його закладі і заповнюється у процесі його ведения. Саме тому у внутрішньому описі передбачено відображення включення до особистої справи нових документів, а також вилучення документів із особової справи, заміни оригіналів копіями (фіксується у графі «Примітка»).
Якщо справа вже переплетена і підшита, завірений укладачем внутрішній опис документів підклеюється верхнім краєм до внутрішній сторонілицьової обкладинки.
Зверніть увагу, що під час підготовки справи до здачі в архів листи внутрішнього опису нумеруються окремо від листів особистої справи.
Після звільнення працівника його особиста справа закривається, тобто витягується з папки і прошивається. При цьому важливо не забути оформити лист-засвідчувач.
Зразок оформлення листа-завірювача особистої справи
Аркуш-завіритель справи N
У справі підшито та пронумеровано _____ аркушів,
(цифрами та прописом)
в тому числі:
літерні номери листів _____;
пропущені номери листів________
+ аркушів внутрішнього опису__________
Найменування посади особи,
склав опис___________________
____________ ________________________
(підпис) (розшифровка підпису)
Дата
Лист-завіритель показує кількість сторінок у справі та зміни у складі та стані справи (пошкодження документів, приєднання нових документів). Завірювальний напис складається на окремому аркуші та підписується працівником кадрової служби.
Лист-засвідчувач забороняється виносити на обкладинку справи чи чистий обіг листа останнього документа. Якщо справа підшита або переплетена без бланка листа-завірювача, цей бланк наклеюється верхньою частиною поверхні на внутрішню сторону обкладинки.
Відповідальність за ведення особистих справ
Вся інформація, що зберігається в особистій справі, відноситься до категорії персональних даних, тому роботодавці повинні дотримуватись норм і вимог Закону про персональні дані та гол. 14 ТК РФ. Оскільки на роботодавця покладається обов'язок захисту персональних даних, рекомендуємо обладнати відділ кадрів таким чином, щоб виключити можливість розкрадання та втрати особових справ. Пам'ятайте, що з ст. 90 ТК РФ особи, винні у порушенні норм, що регулюють отримання, обробку та захист персональних даних працівника, притягуються до дисциплінарної та матеріальної відповідальності в порядку, встановленому ТК РФ та іншими федеральними законами, а також до цивільно-правової, адміністративної та кримінальної відповідальності в порядку , передбаченому федеральними законами
Відповідно до пп. "в" п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ трудовий договірз працівником може бути розірваний через розголошення таємниці, що охороняється законом, що стала відомою йому у зв'язку з виконанням трудових обов'язків, у тому числі через розголошення персональних даних іншого працівника. Оскільки таке звільнення відноситься до звільнень за порушення трудової дисципліни, такого працівника необхідно звільнити з дотриманням процедури, передбаченої ст. 193 ТК РФ.
Під матеріальним збитком у разі розуміється відшкодування роботодавцем моральної шкоди працівникові, а працівником відшкодовується прямий дійсний збиток, заподіяний роботодавцю, і навіть третім особам (ст. 238 ТК РФ). Якщо шкода працівникові була допущена з вини особи, яка була відповідальна за нерозголошення персональних даних, роботодавець може притягнути цю особу до матеріальної відповідальності за шкоду, яку було завдано працівнику такими діями. Відповідно до п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ матеріальна відповідальність у повному розмірі заподіяної шкоди покладається на працівника у разі розголошення відомостей, що становлять таємницю, що охороняється законом.
Так, адміністративним законодавством передбачено накладення адміністративних штрафів порушення встановленого законом порядку збору, зберігання, використання чи поширення інформації про громадян (персональних даних).
Статтею 13.11 КоАП РФ передбачено штраф у вигляді від 500 до 1 000 крб. для посадової особи, від 5000 до 10000 руб. - для організації.
Відповідно до ст. 13.14 КоАП РФ особа, яка розголосила інформацію, доступ до якої обмежений федеральним законом, за умови отримання доступу до такої інформації у зв'язку з виконанням службових або професійних обов'язківмає бути підданий адміністративному штрафу. Розмір штрафу для цивільних осіб становить від 500 до 1000 руб., Для посадових осіб - від 4000 до 5000 руб.
Якщо працівник, відповідальний за зберігання, обробку та використання персональних даних інших працівників, зловживаючи своїми службовими повноваженнями, розповсюджує відомості, що зберігаються в особистій справі, про приватне життя інших працівників без їхньої згоди, він може бути притягнутий до кримінальної відповідальності. Так, за незаконний збір чи розповсюдження відомостей про приватне життя особи, що становлять особисту чи сімейну таємницю, або оголошення цих відомостей у публічному виступі, що публічно демонструється творі або засобах масової інформації ст. 137 КК РФ передбачає такі заходи покарання, як штрафи, виправні, примусові роботи з позбавленням права обіймати певні посади чи займатися певною діяльністю, позбавлення волі.
Зберігання та облік особових справ працівників
Зберігання особових справ працівників має проводитися у відділі кадрів. Зазвичай відділ кадрів організації здійснює зберігання особових справ працівників. Особисті відносини звільнених працівників зберігаються, зазвичай, в архіві організації чи територіальному архіві.
Оскільки гол. 14 ТК РФ покладає на роботодавця обов'язок захисту персональних даних, з метою обмеження доступу до особистої інформації працівників сторонніх осіб особові відносини необхідно зберігати в сейфах або шафах. При цьому трудові книжки працівників повинні зберігатися окремо від особистих справ.
Право доступу до особистих справ співробітників може мати лише відповідальні посадові особи та керівники їх відділів. Облік особових справ може вестись у спеціальному журналі (такий варіант використовується у разі великої кількості збережених в організації особових справ працівників). Класифікація особових справ працівників може здійснюватися в номерному чи алфавітному порядку, і навіть по розділам, які відповідають назвам відділів підприємства. Класифікації всередині розділів особових справ працівників здійснюється у номерному чи алфавітному порядку.
Передача особових справ до архіву здійснюється не пізніше трьох років після завершення їх у діловодстві. Терміни зберігання різних документів з персональними даними працівників визначено у низці законодавчих та нормативних правових актів. Так, накази, розпорядження та інші первинні облікові документи, включаючи документи з обліку кадрів, робочого часу та заробітної плати, зберігаються протягом термінів, що встановлюються відповідно до правил організації державної архівної справи, але не менше п'яти років. Особисті справи керівника організації, членів керівних, виконавчих, контрольних органів, працівників, що мають державні та інші звання, премії, нагороди, ступеня, зберігаються в архіві постійно, а відносини інших працівників - 75 років. Позначка «ЕПК» на особистій справі означає, що частину документів можна віднести до постійного терміну зберігання.
Загальна інформація про опис документів
Якщо роботодавець вирішив вести особисті справи на працівників, одразу зазначимо, що жодних законодавчих актів, що регулюють складання та ведення цього документа, на сьогоднішній день не існує. У зв'язку з цим під час створення опису кадровий працівник може спиратися на локальний актпро ведення особових справ співробітників (за його наявності), на практику, що склалася, і власний досвід або скористатися інформацією, представленою в нашій статті.
Особиста справа формується з багатьох документів протягом усієї трудової діяльності працівника на конкретному підприємстві. Для зручності зберігання інформації необхідний опис. Функції цього переліку полягають також у наступному:
- фіксація надходження документів;
- швидке ознайомлення з історією праці працівника;
- фіксація вилучення та повернення документів.
Складаємо опис
Опис заповнюється в міру надходження документів у справу з дотриманням хронології інформації, що вноситься. У особисту справу можуть вкладатися як оригінали, і копії, що обов'язково фіксується у списку.
Завантажити форму опису документів |
Опис може складатися з одного або кількох аркушів. Якщо вона багатосторінкова, всі сторінки мають бути пронумеровані, причому нумерація йде окремо від нумерації документів особистої справи.
Опис можна приклеїти до зворотного боку титульного листапапки справи. Другий спосіб зберігання регістру — у самій папці, якщо вона багатосторінкова. У разі аналізований акт завжди підшивається поверх всіх документів.
Закінчуються формування особистої справи та складання опису зі звільненням працівника. Особиста справа працівнику не видається. Останні рядки опису перекреслюються знаком «Z», щоб уникнути туди будь-яких додаткових відомостей.
Зразок опису документів в особистій справі працівника
Опис особової справи № 37 працівника
виробничого кооперативу «Машбуд»
Аністратова Євгена Керимовича
Дата видання |
№ док-та |
Назва документу |
Номери аркушів справи |
Прим. |
Відмітки про видачу/повернення документа |
|
26.06.2011 |
НД 030405 |
Диплом про вищій освітіза фахом «інженер» |
Копія |
|||
30.01.2012 |
Заява про прийом на роботу |
Оригінал |
||||
30.01.2012 |
Трудовий договір |
Оригінал. |
02.12.2012 - видача у юр. відділ 05.02.2013 - повернення з юр. відділу |
|||
30.01.2012 |
Наказ про прийом на роботу |
Оригінал |
||||
25.12.2012 |
Наказ про відпустку |
Оригінал |
||||
26.03.2013 |
Наказ про переведення на посаду головного інженера |
Оригінал |
||||
15.11.2013 |
Заява про звільнення |
Оригінал |
||||
30.11.2013 |
Наказ про звільнення |
Оригінал |
Фахівець з кадрів Єгорова О. В. Єгорова
30.11.2013
Отже, наявність опису особистому справі співробітника багато в чому полегшує роботу кадровика з документами. Упорядкування її не регламентовано законодавством. Зміст цього переліку обумовлено лише його функціональністю та визначається кожним кадровим працівником самостійно.
Підзвітні суми, зокрема. на покупку бензину, можна видати працівникові не тільки готівкою, а й перевести безготівково на його «зарплатну» картку.
Правила оформлення особових справ працівників
Оновлення: 6 березня 2017 р.
Оформлення роботодавцем особової справи є обов'язковим щодо працівників, зайнятих у різних органах державної (муніципальної) влади. За загальним правилом особливості оформлення особових справ працівників, зокрема і те, як оформляється анкета працівника особового справи (зразок цієї форми), встановлюються відповідними державними органами влади. У більшості випадків ці правила розробляються відповідними відомствами на підставі Положення про персональні дані державного цивільного службовця. Російської Федераціїта ведення його особистої справи, утв. Указом Президента РФ від 30.05.2005 N 609 (далі - Положення).
Правила оформлення особових справ працівників: загальні вимоги
З Положення слідують такі загальні правила оформлення особових справ працівників:
- ведення особистих справ та забезпечення безпеки даних справ здійснює кадрова служба;
- в особистій справі містяться всі необхідні персональні дані про співробітника, відомості про освіту, вступ на державну службу, проходження даної служби та звільнення з неї;
- до особової справи долучаються копії паспорта та трудової книжки, копії документів про освіту, власноруч заповнена анкета для особистої справи співробітника з фотографією, копії документів про заохочення та накладення дисциплінарного стягнення, копії документів про переклад працівника, проведення його атестації, присвоєння йому класного про доходи та майно співробітника, копія свідоцтва ІПН та страхового полісуобов'язкового медичного страхування, документи про допуск співробітника до відомостей, що становлять таємницю, що охороняється законом;
- до особової справи долучаються також письмові пояснення працівника після ознайомлення його з особою, а також інші документи, передбачені нормативними актами;
- сторінки долучених до особової справи документів нумеруються, документи брошуруються;
- Обов'язковим розділом особового справи є опис документів, залучених до особового справи працівника.
При цьому сама форма особистої справи працівника, кількість розділів у ній та інші особливості можуть встановлюватись відповідними відомчими актами (наприклад,
Особисті справи обов'язково ведуться лише державних службовців (Федеральний закон від 27.07.2004 № 79-ФЗ, Указ Президента РФ від 30.05.2005 № 609), інші організації індивідуальні підприємціможуть вести їх за бажанням. Але, незважаючи на це, особисті справи ведуться майже скрізь. Це пов'язано з тим, що наявність особистої справи спрощує доступ до необхідної інформації про працівників та допомагає систематизувати всі дані про їхню трудову діяльність.
Нагадаємо, що справа є документ або сукупність документів, що належать до одного питання або ділянки діяльності, поміщених в окрему обкладинку (підп. 95 п. 3.2.2 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. наказом Федерального агентстваз технічного регулювання та метрології від 17.10.2013 № 1185-ст).
Оскільки порядок ведення особових справ працівників для організацій та підприємців ніяк не регламентований, то буде доцільно розробити та затвердити положення про порядок формування та ведення особових справ. У ньому можна відобразити склад особових справ, порядок його формування та ведення, коло співробітників, на яких необхідно вести справи, режим зберігання та порядок доступу до справ тощо.
Склад особистої справи працівника
В особисту справу містяться як оригінали документів, так і копії. При цьому всі копії мають бути належним чином засвідчені. В особисту справу слід поміщати документи, які мають постійний чи тимчасовий (понад 10 років) термін зберігання. Терміни зберігання документів встановлені наказом Мінкультури Росії від 25.08.2010 № 558. Однак на практиці у справах зберігаються практично всі документи, що належать до співробітника, оскільки це зручно.
Документи, що включаються до особистої справи, можна умовно розбити на три групи. По-перше, документи, що надаються співробітниками, та документи, що фіксують прийом на роботу. До них відносяться:
- анкета;
- резюме;
- рекомендації та характеристики з попередніх місць роботи (за наявності);
- копії паспорта, СНІЛЗ, ІПН (якщо є), документів про освіту, документів військового обліку (для військовозобов'язаних та осіб, які підлягають призову на військову службу);
- довідка про наявність (відсутність) судимості або факту кримінального переслідування або про припинення кримінального переслідування за реабілітуючими підставами (при вступі на роботу, пов'язану з діяльністю, до здійснення якої не допускаються особи, які мали або мали судимість, які зазнали або зазнали кримінального переслідування);
- заява про прийом на роботу;
- медичні довідки (при працевлаштуванні неповнолітніх та інших у випадках, передбачених ТК РФ);
- трудовий договір;
- особиста картка по (утв. Постановою Держкомстату РФ від 05.01.2004 № 1);
- копія наказу приймання працювати тощо.
По-друге, документи, що у процесі трудової діяльності працівників. Цей перелік може включати:
- копії свідоцтва про шлюб (розлучення), свідоцтв про народження дітей, посвідчень водія;
- договір (його копія) про матеріальну відповідальність (для матеріально відповідальних осіб);
- посадові інструкції;
- додаткові угоди до трудового договору;
- копії наказів про переклад, заохочення, застосування та зняття дисциплінарних стягнень, підвищення тощо;
- довідки про результати періодичних медичних оглядів (обстежень);
- копії документів про встановлення інвалідності та обмеження здатності до трудової діяльності (для працівників, які мають дані показання);
- угоду про нерозголошення інформації (якщо працівник має доступ до конфіденційної інформації);
- атестаційні листи;
- доповідні, пояснювальні записки, службові записки, заяви про надання відпустки працівнику;
- різні акти та повідомлення;
- копії документів щодо підвищення кваліфікації тощо.
По-третє, документи про припинення трудової діяльності, наприклад:
- заяву працівника про звільнення;
- копія наказу про звільнення.
Варто зазначити, що в особисту справу можна розмістити копію трудової книжки, але не саму книжку. Нагадаємо, що трудові та вкладиші до них зберігаються як документи. суворої звітності, тобто у металевих шафах, сейфах або спеціально обладнаних приміщеннях в умовах, що виключають їх псування та розкрадання, та видаються особі, відповідальній за їх ведення, лише за його заявкою.
Формування та ведення особистої справи
Особисті відносини можуть вестися усім співробітників чи лише певних (наприклад, на керівний склад, співробітників бухгалтерії, матеріально відповідальних осіб тощо.). Оформленням особистої справи здебільшого займається співробітник відділу кадрів, призначений відповідальним за їх ведення та зберігання. До обов'язків даного працівника зазвичай входить формування особистої справи, внесення до нього різних записів, приміщення та вилучення документів, завірка копій, ведення внутрішнього опису, періодична перевірка стану справ тощо.
Формування особистої справи починається в останній момент прийому співробітника працювати і ведеться протягом усієї його трудової діяльності у цій організації. Кожна особиста справа повинна зберігатися в окремій папці, на титульній сторінці якої зазначаються:
- найменування організації;
- структурний підрозділ, у якому працівник працює;
- номер особистої справи;
- заголовок, тобто П. І. О. співробітника;
- дата початку ведення особистої справи (зазвичай це дата видання наказу про прийняття на роботу);
- дата закінчення його відання (дата видання наказу про звільнення);
- кількість аркушів самої справи (найкраще цю графу заповнювати при здачі особистої справи в архів);
- термін зберігання (прописується під час закриття особистої справи).
Бланк титульного листа наведено у додатку 11 до Основних правил роботи архівів організацій (далі – Правила), ухваленим рішенням Колегії Росархіву від 06.02.2002 р.
Після заповнення титульного листа в папку поміщаються всі необхідні документиу хронологічному порядку. Проте дуже часто виникають питання щодо порядку розташування документів, які пред'являються працівником, та паперів, що фіксують факт працевлаштування. Пов'язано це з тим, що на них практично завжди стоїть та сама дата. Найчастіше дані папери розташовуються так:
- особиста картка з;
- анкета;
- резюме;
- заява про прийом на роботу;
- копія наказу про прийняття на роботу;
- трудовий договір;
- копії паспорта, СНІЛЗ, ІПН (за наявності), документів військового обліку (для військовозобов'язаних та осіб, які підлягають призову на військову службу) тощо.
Одночасно з особистою справою починають вести його внутрішній опис, який складається на окремому аркуші і прикріплюється до справи. Опис складається для обліку документів постійного та тимчасового (понад 10 років) зберігання. Внутрішній опис заповнюється протягом усього часу ведення особистої справи. У ній фіксуються надходження нових документів чи вилучення паперів (наприклад, термін зберігання закінчився), і навіть заміна оригіналів копіями. Бланк внутрішнього опису наведено у додатку 10 до Правил та повинен містити:
- номер та заголовок (П. І. О. працівника) особистої справи, до якої вона складається;
- графу "порядковий номер документа";
- графу "індекс документа" (заповнюється за наявності);
- графу "дата документа";
- графу "заголовок документа";
- графу "дата включення документа в особисту справу";
- графу «примітка», у якій зазвичай відбивається зміна складу документів справи (вилучення, заміна копіями тощо. буд.).
Усі особисті відносини реєструються у журналі обліку. Форму журналу не затверджено, і його можна виготовити самостійно. Найчастіше до граф заносяться номери особових справ, дати їх закладу, заголовки, дати закриття.
Зберігання особистої справи
Усі особисті відносини містять персональні дані працівника. Нагадаємо, що під персональними даними розуміється будь-яка інформація, що відноситься до прямо або опосередковано визначеної або визначеної фізособи (ст. 3 Федерального законувід 27.07.2006 (№ 152-ФЗ). Роботодавець зобов'язаний дотримуватися всіх вимог захисту персональних даних, передбачені главою 14 ТК РФ і Федеральним законом від 27.07.2006 № 152-ФЗ.
Зверніть увагу
Особи, винні у порушенні положень законодавства в галузі персональних даних, можуть бути притягнуті до дисциплінарної (підп. у п. 6 ст. 81 та ст. 192 ТК РФ) та матеріальної (п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ) відповідальності , і навіть до цивільно-правової, адміністративної (ст. 13.11 і 13.14 КоАП РФ) і кримінальної (ст. 137 і 140 КК РФ).
Так, керівник організації зобов'язаний призначити відповідним наказом осіб, відповідальних за ведення та зберігання особових справ. У цьому особи, отримали доступом до персональним даним, зобов'язані не розкривати третім особам і поширювати ці дані без згоди суб'єкта персональних даних, якщо інше передбачено федеральним законом.
Особисті справи обов'язково повинні зберігатися в місці, що виключає доступ до них третіх осіб, а також можливість їх розкрадання або втрати. Наприклад, у сейфах чи металевих шафах. Систематизуватися індивідуальні відносини у місці зберігання можуть у алфавітному порядку, за номерами чи з структурним підрозділам організації.
Зверніть увагу, що особи, винні у порушенні положень законодавства в галузі персональних даних, можуть бути залучені до дисциплінарної (підп. у п. 6 ст. 81 та ст. 192 ТК РФ) та матеріальної (п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ) відповідальності, і навіть до цивільно-правової, адміністративної (ст. 13.11 і 13.14 КоАП РФ) і кримінальної (ст. 137 і 140 КК РФ).
Також з метою забезпечення захисту персональних даних, що зберігаються у роботодавця, працівники мають право:
- на повну інформацію про їх персональні дані та обробку цих даних;
- вільний доступ до своїх персональних даних, включаючи право на отримання копій будь-якого запису, який містить їх персональні дані, за винятком випадків, передбачених п. 8 ст. 14 Федерального закону від 27.07.2006 № 152-ФЗ;
- визначення своїх представників захисту своїх персональних даних;
- доступ до медичної документації, що відображає стан їх здоров'я, за допомогою медичного працівникана їх вибір;
- вимога про виключення чи виправлення невірних (неповних) персональних даних, і навіть даних, оброблених із порушенням вимог законодавства. У разі відмови роботодавця виключити або виправити персональні дані працівника він має право заявити у письмовій формі роботодавцю про свою незгоду з відповідним обґрунтуванням такої незгоди. Персональні дані оцінного характеру працівник має право доповнити заявою, яка виражає його власну точку зору;
- вимога про сповіщення роботодавцем всіх осіб, яким раніше були повідомлені невірні (неповні) персональні дані працівника, про всі виключення, виправлення або доповнення;
- оскарження до суду будь-яких неправомірних дій чи бездіяльності роботодавця при обробці та захисті його персональних даних.
Персональні дані можуть бути передані третім особам лише за письмовою згодою працівника. Винятком є передача цих даних стороннім особам з метою попередження загрози життю та здоров'ю працівника, а також в інших випадках, передбачених федеральними законами.
Закриття особистої справи
Якщо працівник звільняється, то особиста справа закривається у його звільнення. Закрита особиста справа необхідно повністю оформити. Для цього слід перевірити наявність усіх документів та їх розташування в папці (документи повинні розташовуватись у хронологічному порядку), а також нумерацію аркушів (усі аркуші нумеруються арабськими цифрами валовою нумерацією у правому верхньому кутку аркуша простим олівцем або нумератором).
До внутрішнього опису складається підсумкова запис, у якій вказуються цифрами і прописом кількість включених до неї документів і кількість листів самого опису. Внутрішній опис підписується її укладачем. Аркуші опису нумеруються окремо від аркушів особистої справи.
На окремому аркуші складається лист-завірювач (форма наведена у додатку 9 до Правил). У ньому вказуються:
- цифрами та прописом кількість пронумерованих аркушів справи;
- кількість листів внутрішнього опису;
- особливості нумерації номерів справи (наявність літерних номерів справи, пропущених номерів, номерів аркушів із наклеєними фотографіями, номерів великоформатних аркушів, конвертів із вкладеннями та кількість вкладених у них аркушів);
- наявність в особистій справі друкарських екземплярів брошур з кількістю аркушів у них, якщо вони не були відзначені у загальній валовій нумерації у справі.
Лист-завіритель справи підписується його укладачем. Усі наступні зміни у складі та стані особистої справи (пошкодження, заміна справжніх документів) зазначаються у аркуші-завірителі з посиланням на відповідний акт.
Далі особиста справа підшивається. При цьому наприкінці кожної справи підшивається лист-завіритель, а на початку справи внутрішній опис. Якщо дані документи до справи були підшиті, то опис приклеюється до внутрішньої стороні лицьової обкладинки особового справи, а лист-заверитель приклеюється поверх опису за верхню частину листа.
Далі на титульному листі особистої справи вказується дата його закриття, тобто дата видання наказу про звільнення та термін його зберігання. Обчислюється термін зберігання з початку року, наступного за роком закриття особистої справи. Відповідно до статті 22.1 Федерального закону від 22.10.2004 № 125-ФЗ термін зберігання може становити як 50 років (якщо особиста справа створена після 2003 року), так і 75 років (якщо особиста справа створена до 2003 року). Зверніть увагу, якщо в особистій справі підшиті документи з різними максимальними термінамизберігання (наприклад, у наказу про прийом на роботу він становить 75 років, а у наказу про звільнення – 50 років), то всю справу зберігаємо за старшим терміном.
За наявності незатребуваних особистих документів працівника (посвідчень особи, трудових книжок, військових квитків) ці документи вкладаються в конверт, що підшивається до його особистої справи.
Підшиті у справу конверти з вкладеннями нумеруються. При цьому спочатку нумерується конверт, а потім черговим номером кожне вкладення в конверті.
Особисті відносини передаються до архіву не пізніше ніж через три роки після їх завершення у діловодстві.
Ізольда Світлична, юрист