El correo electrónico siempre ha sido y sigue siendo el principal medio de comunicación en el mundo de los negocios. Una carta bien escrita ya es la mitad del éxito. Pero no todos pueden componer tales cartas. A veces, al leer una carta con una propuesta comercial, no queda del todo claro qué es exactamente lo que quieren ofrecerle, qué tipo de beneficio obtendrá de ello y por qué incluso dedicó su tiempo a leer y comprender esta carta.
La capacidad de escribir letras correctas y persuasivas viene con la práctica. Y es bueno cuando se comparte la experiencia acumulada, permitiendo así que otras personas no pisen el mismo rastrillo. Jeffrey James, autor de Business to Business Selling: Power Words and Strategies From the World's Top Sales Experts, ofrece su sencillo sistema de 6 pasos para escribir cartas persuasivas.
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1. Ten siempre claro sobre lo que vas a escribir.
El objetivo principal de la carta es hacer que el destinatario tome una decisión determinada. Por lo tanto, antes de comenzar a escribir una carta, pregúntese nuevamente qué es exactamente lo que quiere del destinatario. ¿Qué decisión debe tomar después de leer su carta?
EN este caso, la incertidumbre es tu enemigo jurado. Cuanto más claro sea su objetivo, más persuasiva será su carta.
2. Comienza tu carta con tu conclusión
Su conclusión es una declaración de la decisión que el destinatario debe tomar en función del contenido de su carta.
En la escuela, nos enseñaron a comenzar siempre con una introducción. En el caso de compilar cartas persuasivas, esta afirmación es incorrecta. En el mundo de los negocios, todo el mundo está demasiado ocupado para juzgar tu capacidad literaria. Por lo tanto, debe ponerse inmediatamente manos a la obra.
Por ejemplo, desea obtener el permiso de sus superiores para instalar un gimnasio en una de las instalaciones de su empresa.
No está bien:
"Jim,
Como saben, el ausentismo de los empleados en este momento es un problema importante que tiene un impacto financiero bastante fuerte tanto en nuestra empresa como en otras empresas de nuestra industria... bla, bla, bla... Por lo tanto, deberíamos considerar asignar dinero para instalar un gimnasio en la sede de nuestra empresa. »
Derecha:
"Jim,
Quiero que apruebe la instalación de un gimnasio en nuestra oficina".
3. Divide tus argumentos en varios párrafos fáciles de digerir
Para que los argumentos que respaldan su idea sean fáciles de leer y comprender, divídalos en varios párrafos.
No está bien
“Según un informe del gobierno publicado recientemente, los grupos de actividad física son extremadamente importantes, aunque pocas empresas están demostrando su compromiso con tales incentivos para los empleados. Muchas empresas definen a estos grupos como activos infravalorados, pero no tienen ningún plan para introducirlos en la industria, a pesar de que la aptitud física está estrechamente relacionada con el éxito corporativo y personal. Creo que si no introducimos estos grupos físicos en nuestra empresa, nos quedaremos muy atrás de la competencia”.
Derecha
“Un gimnasio en la oficina permitirá:
- reducir el ausentismo
- Aumentar la productividad general
4. Respalda cada argumento con evidencia
Si escribe una carta que consta de argumentos continuos, puede percibirse como una opinión personal continua y nada más. Todo argumento necesita una demostración. De lo contrario, ¿cómo entender que realmente funciona?
No está bien
“Un gimnasio en la oficina sería la solución adecuada porque la gente prefiere ir a trabajar que quedarse en casa. También ayudará a reducir la incidencia general en la oficina”.
Derecha
“Reducir el número de absentismo. Según una encuesta realizada por los Institutos Nacionales de la Salud entre 1.000 empresas que cuentan con gimnasios en sus oficinas, el ausentismo de los empleados en estas empresas es un 20% menor que en aquellas empresas que no cuentan con dichos equipos.
5. Repita su conclusión como un llamado a la acción
Al final de la carta, repita nuevamente la conclusión que expresó al principio. Sólo ahora, como un llamado a acción concreta. De esta manera, llevas al destinatario a una conclusión específica que debe hacer después de leer tu carta. Esta llamada debe ser simple y específica.
No está bien
"Le estaremos muy agradecidos si apoya este proyecto".
Derecha
"Si responde afirmativamente a esta carta, iniciaré el proceso de inmediato".
6. Indique el beneficio en el asunto del correo electrónico
La línea de asunto en la carta es casi la parte más importante. Ya que se debe anticipar el tema principal de la carta y configurar al destinatario de la forma que se desee. Y es por eso que debe completarlo en último lugar después de haber escrito todos los argumentos y evidencias que respaldan su conclusión principal.
Idealmente, el tema de la carta debe resolver dos tareas importantes: debe interesar tanto al destinatario que abra y lea la carta; y debe contener la conclusión que desea transmitir al destinatario.
En la mayoría de los casos, la mejor manera de hacer ambas cosas a la vez es escribir sobre los beneficios que conlleva tomar la decisión que desea.
No está bien
“Impacto en la salud de los empleados del programa de equipamiento gimnasios en oficinas"
Derecha
¿Cómo podemos reducir el ausentismo de los empleados?
Tu opinión es interesante. ¿Cómo reaccionaría ante ambas opciones y qué reglas sigue al escribir este tipo de cartas?
Si crees que el género epistolar ha caído en el olvido, estás profundamente equivocado. En la vida cotidiana, no se puede discutir, se ha convertido en una costumbre hacer llamadas telefónicas o intercambiar mensajes instantáneos ICQ, de manera simple y rápida. Sin embargo, las cartas todavía juegan un papel importante en las relaciones comerciales: una conversación telefónica, la correspondencia a través de ICQ no se puede conectar al caso: aquí se necesitan documentos más serios.
Es necesario tratar la escritura de cartas comerciales con escrupulosidad y responsabilidad. Para cualquier carta comercial, incluidas las enviadas por correo electrónico, se recomienda utilizar membrete, donde se indican los datos de la organización. Esto enfatiza que hay una empresa de confianza detrás de la carta y es posible tratar con ella. Asegúrese de incluir la fecha en que se escribió la carta. Es deseable escribir el mes en letras, las abreviaturas, como 20/01/02, se aceptan solo en Rusia y en práctica internacional no se usan
La carta comercial debe contener encabezamiento, revelando el contenido del texto. Esto facilita enormemente el procesamiento y la clasificación de las cartas por parte del destinatario. En primer lugar, debe asegurarse de que su carta se separe de la masa de cartas similares y se envíe al empleado adecuado. El asunto de la carta está subrayado o escrito en mayúsculas.
Dirección del destinatario se escribe dos veces: en el sobre en la parte inferior derecha y en la esquina superior izquierda de la carta. Si la carta está encerrada en un sobre con una ventana transparente, la dirección se escribe una vez, en la carta, y se dobla para que la dirección del destinatario esté en la ventana. La dirección se escribe en el siguiente orden: número de casa, calle, nombre de la ciudad, región, república (estado, condado, cantón, etc.), código postal, país.
Después de la dirección, las iniciales y el apellido del destinatario. Las iniciales van precedidas de las abreviaturas "Sr.", "Sra." o "Sra.". Si el destinatario tiene un rango o título, es mejor indicarlo en lugar de dirigirse a “Sr. En todos los países de Europa Occidental y en los Estados Unidos, se considera descortés omitir títulos. Sin embargo, escribir y decir "Sr. + título + apellido" es habitual solo en Alemania. En Francia e Inglaterra, el título de nobleza del destinatario siempre se indica en la dirección, pero no se acostumbra mencionarlo en el texto de la carta.
Las palabras "Señor" y "Señora" no suelen utilizarse sin apellido, y siempre se abrevian a "Señor" o "Señora", siendo conveniente escribir títulos y títulos completos. En Inglaterra, después del nombre del destinatario, a menudo se escribe el tratamiento cortés "Esquire" (Esquire - Esq.), y nunca se usa junto con la palabra "Mr". Si desea enviar una carta en persona, luego del apellido, indique: "Personalmente" (Privado - para Inglaterra, Personal - para los EE. UU.).
Si la carta está dirigida a una firma y debe ser leída por una persona específica, se utiliza la expresión "A la atención de...". Puede enviar una carta al domicilio de la empresa a una persona cuyo domicilio se desconoce, y la empresa en la que trabaja, mantiene una relación comercial con él, indicando "A través de" (Care of o C/O).
Discurso de apertura tradicionalmente consta de las palabras " Estimado señor(Sra.) + apellido" o "Estimado Sr. (Sra.) + apellido". En cartas formales, no se acostumbra dirigirse a "usted", incluso si en la vida es bajo. Dependiendo del grado de cercanía con su corresponsal, la apelación puede comenzar con las palabras "Estimado + nombre" o "Estimado + apellido".
No es necesario escribir en apelación: “Uv. ¡Señor director! En este caso, las abreviaturas son inapropiadas. Las palabras "respetado", "señor", "señora", "director adjunto", "jefe de departamento" y similares deben escribirse en su totalidad. De lo contrario, el destinatario tiene derecho a pensar que realmente no lo respetas mucho.
Causan buena impresión las cartas comerciales en las que, tras el saludo, contienen algunos introducción de cumplidos. Suelen decir que se alegran de recibir a una empresa tan conocida, que será un gran honor para usted prestar servicios a un socio tan sólido, etc. Podemos expresar la esperanza de una cooperación a largo plazo y mutuamente beneficiosa.
Las cartas comerciales que contienen basura verbal (“Por supuesto, estamos seguros de que la cooperación con nosotros definitivamente será beneficiosa para usted.", cortesía excesiva (" Por favor lea esta carta por favor""), adjetivos vacíos ( excepcional, asombroso, maravilloso), pronombres adicionales (" todos estamos felices de cooperar con usted y su empresa »).
Al escribir cartas comerciales, no use directivas. frases de instrucción (« debe comunicarse con nosotros por teléfono..."). Con esa frase, psicológicamente pones a la gente en tu contra. No diga arrogantemente a los socios cómo deben comportarse. Es mejor escribir: Para discutir los detalles de nuestra oferta, puede contactarnos por teléfono..". El significado es el mismo, pero el tono de la carta te prepara para una actitud más amistosa hacia ti.
Al escribir sobre las actividades de su empresa, para crear la impresión de logros concretos, preste atención a elección de verbos. Los verbos perfectivos hablan de resultados reales: completado, desarrollado, aumentado, creado, hecho, etc.. Los verbos imperfectivos crean más indefinidos en relación al resultado de la actividad: producir, trabajar, realizar, participar. Dan una idea de las funciones realizadas más que de los resultados alcanzados. El uso de verbos perfectivos creará la impresión de éxito concreto, lo que significa que creará la impresión de solidez y respetabilidad de su empresa.
EN carta de solicitud, si es posible, indique brevemente el motivo, formule la solicitud claramente, gracias de antemano por la ejecución. Como muestra de agradecimiento por la respuesta, como expresión de disposición para cooperar o como mensaje informativo, escriba cartas de notificación. Debajo de tal carta, es suficiente poner la firma del referente.
Carta de recordatorio enviado en los casos en que las conversaciones telefónicas o el contacto personal no logran el resultado deseado. El propósito de dicha carta es recordarle con tacto la necesidad de cumplir con sus obligaciones.
Carta de confirmación es una garantía de promesas previamente dadas o condiciones ya pactadas. Tal carta es una expresión de cortesía y respeto por un socio. EN Carta de reclamo debe contener la reclamación propiamente dicha, los fundamentos de su presentación y requisitos específicos.
En respuesta a una queja escribir cartas de rechazo. Es mejor comenzar y terminar una carta de este tipo con información positiva: por ejemplo, enumerar con qué está de acuerdo y luego explicar el motivo de la negativa. La carta ayudará, a pesar de la negativa, a apoyar relacion normal con un cliente o socio.
carta de disculpa generalmente contiene una declaración de las razones por las cuales se viola repentinamente un acuerdo preliminar. En algunos casos, dicha carta se envía después de la notificación por teléfono. Carta de garantía enviado como obligación de pago de algo, indicando el tipo de operación a realizar. La carta termina con la frase "Garantizamos el pago" y una indicación de nuestro Detalles del banco y tiene dos firmas: el jefe y el jefe de contabilidad.
Felicitaciones, gracias, condolencias. es mejor escribir a mano para enfatizar una actitud sincera e individual hacia una pareja.
Una carta comercial debe contener fórmula final de cortesía: "Respetuosamente", "Respetuosamente". EN carta oficial en el extranjero, por regla general, se usa muy sinceramente ("Sincerely yours"). Además, en la carta de respuesta es conveniente utilizar la misma fórmula de cortesía que en la recibida.
Como ves, todo es muy sencillo, aunque hay convenciones más que suficientes. ¡Escribir cartas!
Recuerda el famoso "Te escribo..." de Pushkin. Qué puede ser más placentero que recibir cartas, y recibirlas de un ser querido es doblemente placentero. Una carta de amor… Ahora suena un poco anticuado, pero ¡qué romántico! Estoy seguro de que casi todas las mujeres sueñan con que le escriban una carta así al menos una vez en la vida. Y no es necesario esperar hasta el 8 de marzo o el día de San Valentín, si amas, puedes hacer una agradable sorpresa así, sin ningún motivo. Aunque, qué digo, porque el Amor ya es la razón, la más grande y la más importante.
Una carta es un monólogo, hablas sin que te interrumpan. Esta es una de las mejores formas de expresar tus sentimientos. Y para ello no es necesario ser Pushkin o Blok. Lo principal es expresar la sinceridad y profundidad de tus sentimientos. Escribir una carta siempre requiere un estado de ánimo especial, un estado de ánimo especial. Después de todo, es muy difícil expresar con palabras el Amor y la Ternura, la Tristeza o la Soledad. Escribe lo que pienses. No escondas tus sentimientos. No tenga miedo de abrir su alma, deje que su ser querido sepa cuánto significa para usted. Si no encuentra las palabras adecuadas, puede utilizar un par de líneas poéticas sobre el amor.
Alguien dirá que en el patio del siglo XXI, la era de la tecnología y la pereza humana, es mucho más fácil llamar o simplemente escribir un SMS. Por supuesto, es más fácil, pero no puedes escribir mucho en SMS, pero en el teléfono "¿puedes decirle a tu alma?" Y, entonces, la palabra es un sonido (salió volando, no lo captarás), y la palabra escrita en el papel ya es algo material. Puedes verlo, acariciarlo, incluso tiene su propio olor. Esto es algo que solo te pertenece a ti. Este es el "Amor" que puedes mirar todos los días, incluso puedes besarlo y ponerlo debajo de tu almohada por la noche. Este “Amor” es diferente para todos: para unos es uniforme y gracioso, para otros es danzante y desordenado, para otros es ilegible y ondulado. Pero está dirigido solo a ti, por eso es tan caro. Este es un pedazo del alma, encerrado en un sobre, un pedazo de papel lleno de significado solo para dos.
Desde hace mucho tiempo se sabe que solo con la ayuda de las letras puedes formar una opinión sobre una persona, inspirar respeto por ti mismo e incluso enamorarte. Recuerda la increíble relación de P.I. Tchaikovsky con Nadezhda von Meck, capturado en su correspondencia, que se prolongó durante trece años. Nunca se conocieron, pero qué amor y ternura el uno por el otro se trasluce en sus cartas.
Durante siglos, hombres y mujeres han estado buscando diferentes formas de expresar sus sentimientos y transmitirlos a sus seres queridos. Escribir una carta hermosa se consideraba difícil. Tan difícil que muchas personas adineradas incluso contrataron secretarios especiales para esto. El ritmo de nuestra vida moderna nos deja cada vez menos tiempo para el romance. El género epistolar no está de moda ahora, la mayoría de nosotros ya hemos olvidado cómo expresar nuestros pensamientos y sentimientos en papel. Pero si amas, no te avergüences de escribir sobre eso. Siéntese ahora mismo y escriba una carta a sus seres queridos. Y no importa si lo escribes en papel o lo envías por correo electrónico, lo principal es que sea sincero.
Durante la última década, el correo electrónico se ha convertido quizás en uno de los medios más populares de comunicacion de negocios. Hoy en día es bastante difícil encontrar una persona que no utilice el correo electrónico en su práctica de comunicación interpersonal e intercultural. Escaneando rápidamente las direcciones y los asuntos de los mensajes entrantes con un vistazo, decidimos qué letras leer y cuáles eliminar sin revelar. La correspondencia puede ser comercial o privada dependiendo de la relación entre los corresponsales. Si la carta es privada, entonces no hay requisitos estrictos desde el punto de vista de la ética: el estilo de redacción y la forma de presentación dependen principalmente del grado de conocimiento del destinatario.
Hoy en día, es bastante difícil encontrar una empresa que no utilice el correo electrónico en su práctica de comunicación interpersonal. Cabe señalar que en la correspondencia comercial ordinaria por correo electrónico, existen reglas generalmente aceptadas que debe conocer y seguir. Echemos un vistazo más de cerca a los más importantes.
Regla 1 Al enviar un correo electrónico, asegúrese de completar todos los campos. En general, la estructura de un correo electrónico comercial se puede representar de la siguiente manera:
La dirección y el nombre del remitente.
Dirección del destinatario (o direcciones de los destinatarios cuando sea necesario enviar una carta con un texto a varios destinatarios).
La importancia de la letra (esto es si es necesario).
Tema de la carta.
Apéndice.
Una carta que consiste en un saludo; cuerpo del texto de la carta; conclusiones; y firmas.
Regla 2 La dirección y el nombre del remitente deben ser reconocibles. Por lo tanto, cuando inicie un buzón, ingrese siempre su nombre y apellido en la columna del nombre del remitente. La dirección de mayor confianza es aquella que contiene su nombre real, así como el nombre de su organización en el nombre de dominio, por ejemplo: Esta dirección Correo electrónico protegido contra spambots. Debe tener JavaScript habilitado para ver. .
regla 3 Asegúrese de completar el campo "Asunto". El tema de la carta es un atributo especial de la carta, cuya presencia facilita enormemente el trabajo con la correspondencia electrónica. El destino de una carta depende muy a menudo de su Asunto, especialmente si el nombre y la dirección del remitente no le dicen nada. El asunto de la carta debe ser breve (no más de 50 caracteres) y directo al grano. Cuanto más simple y claro sea el Asunto de la carta, más probable es que la carta sea leída y tenga una respuesta. Es especialmente necesario pensar detenidamente en el Tema cuando se escribe a alguien por primera vez.
regla 4 Utilice el icono ("Re:") solo para la respuesta. Usando el ícono ubicado en el campo de dirección de la carta a la que está respondiendo, abra el formulario para compilar una respuesta. Esta forma ya contiene la dirección de su interlocutor, el texto de su carta y el Asunto. El ícono (Re) es una abreviatura de la palabra en inglés "Reply:" o "Response:" y significa "Mi respuesta a:". Por lo tanto, si cambia el tema de la carta, el cambio de tema debe hacerse usando la flecha hacia abajo ubicada a la derecha del ícono Re. En la lista desplegable que se abre, seleccione el comando "cambiar tema".
Si, al responder el correo electrónico de alguien, cambia la idea principal del diálogo, cambie el Asunto en consecuencia, pero es mejor comenzar una discusión sobre una nueva pregunta creando una nueva carta.
Regla 5 Para evitar envíos prematuros, inserte la dirección del destinatario solo cuando la carta esté completa, verificada y lista para ser enviada. Ojo con el botón "Enviar": asegúrate de enviar la carta a la persona que quieres.
Regla 6 Asegúrese de escribir un saludo, que consista en una palabra de bienvenida y el nombre del destinatario, antes del cuerpo de la carta. Algunos usuarios creen que no es necesario escribir el saludo en un correo electrónico, ya que supuestamente es una reliquia sin sentido del correo en papel, que no lleva ninguna información significativa y contiene solo palabras comunes.
El saludo lleva información sobre la educación de la persona que está escribiendo la carta. Como saludo, use la siguiente forma de dirección: "¡Buenas tardes, querido (respetado) + nombre, patronímico del destinatario!" o "Estimado (querido) + nombre, patronímico del destinatario, ¡hola!" y solo entonces proceder al propósito de su mensaje.
En Europa se acostumbra dirigirse siempre a "Estimado señor/señora" o de manera menos formal, especialmente si está familiarizado con el destinatario, "Estimado + nombre". En los Estados Unidos, donde el ritmo de vida y la correspondencia es más intenso, un correo electrónico comienza con un título que consta de un nombre y un breve "Hola + nombre". En ruso, se coloca un signo de exclamación después de una dirección escrita en cualquier tipo de correspondencia: comercial, privada, oficial, etc., mientras que en idioma en Inglés en todos estos géneros se pone coma.
Regla 7 Estructura tu carta correctamente. Dado que leer desde la pantalla de un monitor es mucho más difícil que leer portador de papel. Divide el texto de tu correo electrónico en párrafos lógicos. Trate de que las oraciones no superen las 15 o 20 palabras. Separe los párrafos entre sí con una sangría o una línea en blanco.
Regla 8 Sea conciso y exprese sus pensamientos al grano. El texto principal de la carta desde el primer párrafo debe atraer la atención del lector no menos que su Asunto. Tenga en cuenta el tiempo limitado del lector potencial. Comience con el propósito de la carta, debe estar claramente establecido en la primera oración. Si las primeras oraciones se formulan correctamente, existe una probabilidad muy alta de que el destinatario de la carta la lea hasta el final. Un correo electrónico está diseñado para transmitir información rápidamente. Si necesita enviar información importante que contenga una gran cantidad, es mejor escribir un breve texto adjunto en un correo electrónico y organizar la información como archivo adjunto.
Regla 9 Adjunte un archivo adjunto antes de comenzar a escribir su correo electrónico. ¡¿Cuántas veces tuviste que recibir una carta, cuyo propósito era enviar un archivo adjunto, sin este archivo adjunto en sí?! Tal descuido puede no tener el mejor efecto en la reputación de su negocio.
regla 10 Cuando le escriba a alguien por primera vez, no adjunte ningún archivo adjunto. Si aún envía algún tipo de archivo adjunto sin el consentimiento del destinatario, asegúrese de escribir en el texto de la carta qué tipo de archivo es. No adjunte archivos adjuntos de más de 5 MB, porque una situación tan desagradable es posible: enviará su archivo al servidor de correo en un segundo y su destinatario lo descargará durante una hora.
Regla 11 Al redactar una carta de respuesta, responda TODAS las preguntas que se le hagan. Si le resulta difícil responder, simplemente escriba directamente.
Regla 12 Antes de enviar un correo electrónico, verifique la ortografía, la gramática y la puntuación. El hecho de que el correo electrónico sea una forma rápida de comunicarse no significa que tenga que ser descuidado. Construye tus frases de la forma más inteligente posible en términos de ortografía y gramática. Esto es importante no solo porque una carta analfabeta puede arruinar la impresión de usted, sino porque es muy difícil leer el texto sin comas y puntos.
Regla 13 Los correos electrónicos deben ser respondidos. El correo electrónico se trata de conectarse con otras personas, y un poco de cortesía nunca está de más. De acuerdo con las reglas de etiqueta, los correos electrónicos deben ser contestados y el tiempo de respuesta no debe exceder los tres días. Si no responde a un correo electrónico dentro de este período, se trata de una clara negativa a comunicarse. Si necesita más tiempo para responder a la carta, vale la pena explicar los motivos de la demora. Cuando reciba un correo electrónico que contenga un archivo adjunto, asegúrese de confirmar que el archivo adjunto haya llegado y se haya abierto normalmente. Al recibir cartas de personas desconocidas, no puede responderlas. Se pueden borrar sin leer. Si recibe un correo electrónico no solicitado con un archivo adjunto, debe eliminar el archivo sin descomprimirlo: lo más probable es que sea el origen de un virus informático.
Regla 14 No pida un recibo de lectura. Puede escribir la siguiente frase después del texto de la carta principal y antes de su firma: "Por favor, confirme la recepción de la carta a vuelta de carta o llamando a los números que aparecen a continuación".
Regla 15 Nunca se deben usar letras mayúsculas en el cuerpo del mensaje. EL TEXTO EN LETRAS MAYÚSCULAS se trata como gritos. En el mejor de los casos, se denomina analfabetismo en cuestiones de etiqueta en la red. Esto puede causar irritación u otra reacción indeseable en su lector.
Regla 16 Nunca proporcione información confidencial por correo electrónico. Tenga mucho cuidado al reenviar sus números tarjetas bancarias u otra información confidencial en el cuerpo de un correo electrónico. El correo electrónico durante la transmisión puede ser interceptado y utilizado para beneficio personal. Además, el correo electrónico enviado por usted permanece para siempre en la memoria de la computadora.
Regla 17 No abuses de las abreviaturas y el diseño emocional. En el correo electrónico comercial, evite el uso de abreviaturas como BTW (por cierto) o LOL (ríe a carcajadas), también conocidas como emoticonos ("caras sonrientes"). Son inapropiados en la correspondencia comercial, especialmente porque el destinatario de la carta puede no saber su significado.
Regla 18 Asegúrese de poner su firma al final de la carta. Una firma es un pequeño bloque de texto agregado al final de sus mensajes que lo identifica y contiene su Información del contacto. Mantenga su firma corta: no más de cuatro a siete líneas. Una firma larga ocupa mucho espacio y puede resultar molesta. Incluya varias formas posibles de contactarlo (generalmente números de teléfono y fax), así como un enlace al sitio web de su empresa.
Basado en artículos:
1. 32 consejos de etiqueta de correo electrónico más importantes. [ recurso electrónico] http://www.emailreplies.com/ Consultado el 19/09/2015.
2. Las 26 reglas más importantes de etiqueta de correo electrónico. [Recurso electrónico] http://email.about.com/od/emailnetiquette/tp/core_netiquette.htm Consultado el 20/09/2015.
El material fue elaborado por Shutilina L.A., metodóloga del GMC DOgM
Considere qué tan formal debe ser la carta. Esto está determinado por la relación con el destinatario de la carta. Por ejemplo:
- Si le escribe a un funcionario, a un futuro empleador, a un supervisor oa alguien más con quien tenga una relación puramente profesional y comercial, entonces la carta debe ser formal.
- Si le escribe a su empleador actual, colega, pariente y alguien que no conoce muy bien, entonces la escritura semiformal es aceptable.
Piensa en cómo enviarás la carta, por correo electrónico o en papel. Esto también afecta el grado de formalidad de la carta.
- Las cartas más formales deben ser mecanografiadas en ordenador, impresas y enviadas por correo, excepto, por supuesto, cuando el asunto sea urgente o el destinatario prefiera el correo electrónico.
- Para cartas informales, también es adecuado un correo electrónico o una carta escrita a mano.
- En el caso de cartas semiformales, se debe realizar una llamada telefónica. Si durante la conversación decidió que la correspondencia debe realizarse por correo electrónico, bueno, esa es la razón. Si no está seguro de esto, escriba letras ordinarias.
Utilice un formulario impreso o escriba su dirección en la parte superior de la página (en el caso de cartas formales). Si está escribiendo una carta comercial y la empresa tiene sus propios membretes, utilícelos. Si no hay formularios, pero desea que la carta se vea más sólida, cree dichos formularios usted mismo en un editor de texto. De lo contrario, puede simplemente escribir la dirección completa de su casa en la parte superior de la página, justificada a la izquierda. El orden en que se escribe la dirección varía de un país a otro, así que tenga en cuenta los antecedentes culturales del destinatario.
Pon la fecha. Si ya has escrito la dirección, sangra dos líneas y escribe la fecha. Si la dirección aún no ha sido escrita, escriba primero la fecha, alineándola a la izquierda.
- Escribe la fecha completa. Recuerda que, por ejemplo, “1 de enero de 2012” parece mucho más formal que 1/1/2012.
- Si está enviando una carta no formal por correo electrónico, entonces la fecha no es necesaria, se indicará en los datos del correo electrónico.
Escribe el nombre, cargo y dirección de la persona a la que le estás escribiendo la carta (en el caso de cartas formales). Coloca una sangría de dos líneas después de la fecha y escribe el nombre completo y el cargo del destinatario de la carta. En la segunda línea, escriba el nombre de la organización (si se conoce). En la tercera línea, escriba la calle, en la cuarta, la ciudad, la región y el código postal.
- Sin embargo, en el caso de los correos electrónicos, esto es redundante.
- En el caso de todas las cartas manuscritas no formales y semiformales, también. El nombre y la dirección del destinatario en el sobre es suficiente.
- Si su carta es una solicitud, pero no la envía a una persona específica, sino simplemente a la dirección de una organización, simplemente escriba el nombre de la organización y su dirección.
Comience con un hola. El tipo de saludo, nuevamente, está determinado por la relación que tiene con el destinatario de la carta, así como, de hecho, la formalidad de la carta. Aquí hay algunas opciones:
- Si está escribiendo una carta formal a un destinatario desconocido, puede comenzar con las palabras "Para información de todas las partes interesadas", con dos puntos después de "personas".
- Si el destinatario aún es desconocido, pero está seguro de que es él (o ella), entonces hay más opciones. "Estimados señores", " queridas damas", "Damas y caballeros". Sin embargo, tenga cuidado con esos saludos: no quiere ofender a nadie, ¿verdad?
- Si está escribiendo una carta formal y sabe a quién se la está escribiendo, puede comenzar con la palabra "Estimado #". Sin embargo, si le parece que esto es demasiado poco comercial, entonces puede usar la palabra "Estimado / th #".
- Si está escribiendo una carta semiformal, las opciones como "Hola" o "Estimado" servirán.
- Si la carta no es nada formal, entonces hay muchas más opciones. Aquí y "hola", aquí y "genial", aquí y "hola", y así sucesivamente.
Especifique el nombre del destinatario después del saludo.
- En una carta formal, use el llamado. título de cortesía (Sr., Sra.) o puesto/título seguido del apellido del destinatario.
- Si la carta es semiformal, tendrás que decidir si dirigirte al destinatario por su nombre o no. Lo más seguro que puede hacer, si no está seguro, es arreglárselas con un título de cortesía.
- En el caso de una carta informal, a su vez, se supone que puedes dirigirte al destinatario por su nombre. Excepto, por supuesto, las cartas a familiares mayores que usted. Luego, debe escribir algo como, por ejemplo, "Hola, abuela #" o "Hola, tío #".
Comience la carta en sí. Sangre dos líneas del saludo, o simplemente comience en una nueva línea si está escrito a mano.
- Si está escribiendo una carta personal, comenzará con una pregunta sobre negocios, salud y todo eso. Hay muchas opciones, desde formales hasta no tanto, así que elija.
- Si está escribiendo una carta comercial, vaya directamente al grano. El tiempo es dinero, y no querrás desperdiciar el tiempo del destinatario, ¿verdad?
Piensa sobre qué escribir. El objetivo principal de la carta es la comunicación, la comunicación, el intercambio de información. Por lo tanto, pregúntese qué información debe aprender el destinatario de la carta, qué debe contarle. ¿Sobre los nuevos precios de los productos profesionales? ¿Que lo extrañas? ¿Sobre agradecerte por tu regalo de cumpleaños? Cualquiera que sea el tema, recuerda el propósito de escribir: compartir información.
- Recuerda que puedes escribir no sobre todo. Una carta escrita con ira, por ejemplo, no es una carta que valga la pena enviar. Si la carta ya ha sido escrita, pero estás dudando si enviarla o no, entonces es mejor dejarla a un lado por un par de días. Quizás tenga tiempo para cambiar de opinión y ver la situación de una manera nueva.
Revisa tu carta. Antes de enviar una carta, léala un par de veces y asegúrese de que no haya errores. Si lo desea, deje que otra persona revise la letra o use los módulos de revisión gramatical en los editores de texto. Y, por supuesto, corregir todos los errores.
Completa la carta correctamente. De esta forma, podrás despedirte del destinatario de la carta de una forma digna. Coloque una sangría de dos líneas desde el último párrafo y escriba una expresión adecuada de cortesía con la que terminan las cartas.
- Para cartas formales, opciones como “Respetuosamente” o “Saludos cordiales” son adecuadas.
- Más adecuado para cartas semiformales versiones cortas fórmulas formales de cortesía.
- Para cartas informales, fórmulas de cortesía como “Amor”, “Tuyo”, etc.
- Si lo desea, puede usar fórmulas de cortesía antiguas en cartas formales (o si está escribiendo una carta amigo cercano quien puede apreciarlo). Para hacer esto, inserte la fórmula en la última oración. Luego, sangrando dos líneas, escribe algo como "Atentamente/tu/tu/tu". Aquí puede ser un poco creativo y crear un final de letra realmente único.