El trabajo de oficina es una actividad que cubre documentar y organizar el trabajo con documentos.
Un documento es un certificado escrito de cumplimiento legal o confirmación de la implementación real de una transacción comercial, en el que se completan los detalles requeridos.
La organización del trabajo de oficina de Household Chemistry LLC es uno de los momentos más importantes de la empresa. Después de todo, el proceso de gestión incluye planificación, cuestiones organizativas, cuestiones de personal, financiación. Todo esto se recopila, procesa y transfiere a una gran cantidad de información, cuyo portador es el documento. Todas las etapas del trabajo deben estar reguladas, en instrucciones individuales para el trabajo de oficina para cada empresa. Los fundamentos comerciales incluyen lo siguiente:
Trabajar con la correspondencia entrante y saliente (recepción, procesamiento y clasificación de cartas entrantes (incluso por correo electrónico), registro y envío de documentación saliente);
Trabajo con flujo de documentos internos (memorandos, informes para el informe a la gerencia, orden, cartas sobre la solución de problemas de naturaleza de servicio y producción, reglas para usar la propiedad de la empresa, etc.);
Recopilación, formación, sistematización y posterior almacenamiento de archivos (esto debe incluir documentos que respalden directamente las actividades de la empresa (estatutos, reglamentos, reglas, instrucciones, protocolos, documentos organizativos y administrativos);
trabajos de imprenta y copia;
Organización del control sobre la conducción de los asuntos (establecimiento de documentos para el control, verificación de la entrega oportuna de documentos a los albaceas, información a los gerentes sobre violaciones de los plazos);
Gestión de personal.
La preparación de un documento en Química Doméstica comienza con la preparación de su borrador, que, por regla general, lleva mucho tiempo acordar. Para agilizar el proceso de elaboración de un documento, se duplica y las copias resultantes se transmiten simultáneamente a todas las autoridades (funcionarios) involucradas en la coordinación.
El contratista recoge copias visadas, informes sobre las modificaciones, comentarios, aclaraciones realizadas a los mismos. El orden de aprobación y aprobación de documentos, por regla general, está claramente regulado por las instrucciones para el trabajo de oficina en la organización. Luego, el contratista está obligado a verificar la corrección de su preparación y ejecución, la disponibilidad de las visas y solicitudes necesarias.
Los borradores preparados de los documentos salientes, junto con los materiales en base a los cuales se prepararon, se presentan para su firma al director o jefes de las divisiones estructurales que tienen derecho a firmar los documentos relevantes.
Los documentos firmados se envían para su envío. El procesamiento de la correspondencia enviada consiste en clasificarla por direcciones y tipos de envíos postales, poner la dirección en el sobre, doblar los documentos y ensobrar, sellar los sobres, determinar el costo del envío, compilar una lista de correos registrados correo.
Los documentos deben presentarse en la oficina completamente completados con una nota del remitente sobre el tipo de envío postal. La oficina verifica la corrección de la correspondencia, la presencia de los archivos adjuntos indicados en el documento principal.
Los documentos ejecutados incorrectamente se devuelven al contratista para la eliminación de las deficiencias.
Los documentos se procesan y envían el mismo día en que se presentan para su envío.
El registro está sujeto a documentos enviados a autoridades superiores, documentos iniciados y salientes, así como también requiere la ejecución de una respuesta. Los documentos se inscriben en el Registro de Salida de Documentos.
Después del registro, los documentos internos se envían para su ejecución. Las copias de los documentos se archivan en el expediente. Los documentos ejecutados después de poner una marca también se archivan en el caso. Las órdenes y otros documentos administrativos, protocolos que contienen instrucciones a varios funcionarios o departamentos de la organización se transfieren a los destinatarios en forma de duplicados o extractos de ellos.
Aparte de las órdenes para la actividad principal, se emiten órdenes para el personal. La orden debe contener los siguientes datos obligatorios: el nombre de la organización que expide el documento, el código de la organización, el nombre del tipo de documento, la fecha y número de registro, lugar de publicación, título del texto, texto, visas, firma.
Los pedidos para el personal de "Química doméstica" son redactados en el departamento de personal por un especialista de personal.
La orden de empleo está redactada correctamente (Apéndice 6). Indica el nombre completo de la persona que se contrata, el nombre del cargo para el cual se contrata el empleado, el nombre de la unidad estructural en la que se desempeñará el empleado que se contrata, la fecha de ingreso, tipo de ingreso, tarifa o salario. Registro de documentos: asignación de un índice (número) y su fijación al documento, seguido de la grabación de breves datos al respecto en el diario. Es necesario registrarse para búsqueda rápida documentos, su contabilidad y control. Está prohibido enviar documentos a divisiones estructurales sin registro.
En el registro de registro de documentos entrantes, el albacea coloca su firma y la fecha de recepción del documento.
Después del registro, los documentos más importantes relacionados con el campo de actividad de la organización en su conjunto se transfieren al jefe para su consideración. Urgente, especialmente documentos importantes transferido al jefe antes del registro. Los documentos deben ser considerados por el jefe, como regla, el día en que son recibidos por la organización. El líder determina el ejecutor del documento, da instrucciones claras en forma de resolución. La información sobre la resolución se ingresa en el registro de registro. Después de la consideración del jefe, los documentos se transfieren para su ejecución a las divisiones estructurales. Luego de la ejecución de los documentos que se encuentran bajo control, se realiza una marca de ejecución en el registro de registro.
Para que los documentos ingresen al archivo, se lleva a cabo el registro total o parcial de los casos. Los casos de almacenamiento temporal (más de 10 años), permanente y personal están sujetos a registro completo.
Organización contabilidad en la organización
El objetivo principal de organizar la contabilidad en la empresa "Química doméstica" es la formación de información, agrupando datos para su posterior análisis, preparación, justificación y adopción de decisiones de gestión adecuadas, determinando las tácticas y estrategias de una empresa en una economía de mercado. Al mismo tiempo, cabe señalar que en la actualidad la contabilidad es una ciencia muy ramificada que combina una serie de áreas. Entre ellos: - la historia de la contabilidad, que implica la familiarización con el desarrollo del pensamiento contable y la formación de la profesión contable; - la teoría de la contabilidad, que establece los conceptos, principios y métodos fundamentales de la contabilidad; - contabilidad contabilidad financiera, que considera el procedimiento contable para objetos individuales de acuerdo con los requisitos de la legislación y normativa vigente en el campo de la contabilidad; - Contabilidad de gestión contable, dedicada al estudio de métodos y técnicas Según la información, los líderes de la organización reportan a los colectivos laborales, organismos gubernamentales. Los indicadores de informes se utilizan para el análisis. actividad económica en ciertas áreas de producción, para identificar los resultados positivos y negativos del trabajo, las razones de las desviaciones del plan, para identificar las reservas internas para mejorar la eficiencia de la organización.
La presentación correcta y oportuna de informes contribuye a la preservación de la propiedad, la búsqueda de formas de reducir costos, el fortalecimiento de la condición financiera de la organización, el cobro oportuno de las cuentas por cobrar y el pago de las cuentas por pagar.
La tarea principal de informar es encontrar reservas para un mayor crecimiento y mejora de las actividades de la organización, estabilidad en el mercado.
De conformidad con la Ley de la República de Bielorrusia "Sobre contabilidad e informes" y el Decreto del Ministerio de Finanzas de la República de Bielorrusia "Sobre la aprobación de formularios de estados contables", los principales requisitos que deben cumplir los estados contables son los siguientes :
formación de información completa y fidedigna sobre las actividades de la sucursal, su estado patrimonial, ingresos percibidos y gastos incurridos, necesaria para la gestión y gestión operativa;
el suministro de información oportuna sobre la presencia y movimiento de bienes y pasivos, así como sobre el uso de los recursos materiales, laborales y financieros de acuerdo con las normas, estándares y estimaciones aprobadas, cuando la sucursal realice operaciones comerciales de usuarios internos y externos;
prevención de resultados negativos de las actividades económicas de la sucursal e identificación de reservas para su estabilidad financiera.
Todos los deberes de los contadores se distribuyen entre ellos. Cada contador trabaja con sus propias cuentas.
La responsabilidad de mantener la cuenta "Cajero" en esta empresa "Productos químicos domésticos" se asigna al cajero. De acuerdo con la descripción del trabajo del cajero, sus deberes incluyen:
Realización de operaciones de recepción, contabilidad, emisión, almacenamiento Dinero y valores con observancia obligatoria de las normas que garanticen su seguridad;
Mantener un libro de caja sobre la base de las órdenes de efectivo entrantes y salientes;
Emisión de fondos bajo el informe;
Elaboración de estados de caja;
Transferencia de acuerdo con el procedimiento establecido de fondos a los recolectores.
Al vender artículos de inventario, la empresa Química Doméstica emite facturas por la venta de artículos de inventario de los formularios TTN-1 (Anexo 7) o TN-2. Indican el consignatario, el consignador, el motivo de las vacaciones. Los formularios de los formularios ТТН-1 y ТН-2 son formularios estrictamente contables.
Después de completar la transacción comercial, los documentos debidamente ejecutados y firmados se transfieren al departamento de contabilidad. El departamento de contabilidad también establece un determinado procedimiento para el procesamiento de documentos. Aquí, los documentos se verifican en forma y contenido, se agrupan según características homogéneas y sirven de base para las anotaciones en los registros contables.
Los principales registros contables son:
· libro principal;
diarios-órdenes;
hojas de facturación;
listas de agrupación.
Los registros contables están diseñados para sistematizar y acumular la información contenida en registros aceptados para la contabilidad. documentos primarios, su reflejo en las cuentas de contabilidad y en los estados financieros.
ANOTACIÓN
El manual trata los temas de soporte documental para la gestión, tecnología informática en instituciones educativas preescolares, sistemas de documentación, organización del flujo de trabajo y su análisis. Se describen las características y reglas de trabajo con documentación personal y documentos confidenciales. Se dan preguntas de control y asignaciones para el trabajo práctico.
Diseñado para estudiantes Facultad de Economía formas de educación diurna, vespertina y a tiempo parcial en la disciplina "Trabajo de oficina y flujo de documentos".
El tutorial es una versión electrónica del libro:
Siganova TV Trabajo de oficina y gestión de documentos. Edición de OmGU. Omsk, 2004.
1. La base terminológica de la documentación
1.1. Conceptos y términos básicos básicos
1.2. Funciones del documento
1.3. Sistemas de documentación
2. Requisitos reglamentarios para la composición de los detalles principales y su diseño.
2.1. Requisitos para la composición de props.
2.2. Requerimientos generales a la preparación de detalles
3. Formas de los documentos
4. Clasificación de los documentos
4.1. Clasificación general de documentos
5. Documentos organizativos
6. Documentos administrativos
6.1. Orden de la actividad principal
6.2. Extracto de la orden
6.3. Decreto, orden e instrucciones
7. Documentos de referencia e información
7.1. Acto
7.2. Protocolo
7.3. memorándum
7.4. memorándum
7.5. Nota explicativa y aclaratoria
7.6. Carta
7.7. Referencia
8. Documentos sobre el personal
8.1. orden de personal
8.2. Resumen
8.3. Declaración
8.4. Sistema de almacenamiento de documentos de recursos humanos
8.5. Historial de empleo
9. Organización del trabajo con documentos.
10. Organización del flujo de trabajo y sus principales etapas
10.1. Recepción y procesamiento de documentos entrantes.
10.2. Consideración de documentos por el jefe (resolución)
10.3. Trabajar con documentos salientes
11. Análisis del flujo de trabajo y métodos para su mejora
12. Trabajar con documentos confidenciales
13. Tecnología informática en el trabajo de oficina
14. Preguntas de seguridad
15. Tareas para trabajos prácticos.
Conclusión
lista bibliografica
Introducción
Los documentos forman la base del entorno de información de cualquier empresa, organización o institución. La información contenida en el mismo será legalmente vinculante y podrá ser utilizada en actividad profesional solo si se observa una serie de operaciones comerciales obligatorias. Al trabajar con documentos, a diario, debe resolver una gran variedad de problemas relacionados con el registro de documentos entrantes, salientes e internos, con la firma, aprobación, envío, archivarlos, determinar períodos de almacenamiento, transferirlos a el archivo o la destrucción. Sin una organización adecuada del trabajo, es imposible hacer frente al flujo de documentos, encontrar rápidamente el documento requerido, consultarlo y también controlar su ejecución o garantizar la seguridad.
realidades producción moderna y las empresas dictan ciertos requisitos en materia de soporte documental de la gestión (DOM). Con el sistema mixto de trabajo de oficina existente, cuando todos los flujos de documentos en la organización están dispersos entre divisiones estructurales para su ejecución obligatoria, el conocimiento en el campo de la educación preescolar es necesario para todos. Un joven especialista que llegó por primera vez a trabajar, además del conocimiento y las habilidades para redactar documentos, debe tener una idea sobre las características de la interacción y el movimiento de documentos en la empresa. Para los gerentes que no son, por regla general, ejecutores específicos de trámites, es importante conocer no solo la estructura del documento en sí, sino también tener una idea mediante la emisión de qué documento y cómo se puede resolver tal o cual situación administrativa. resuelto.
Así, hoy todos los empleados son participantes en un solo proceso administrativo. Hoy, junto con las habilidades profesionales, un empleado debe ser capaz de crear documentos de acuerdo con las normas, estándares estatales y leyes existentes. Federación Rusa, pautas Rosarchive, ministerios, departamentos y organizaciones. No olvide también que la creación y ejecución de un documento, por regla general, significa la realización de una tarea de producción específica por parte de un empleado, y la información contenida en un documento en particular a veces predetermina el desarrollo de un proceso de producción o gestión. Un documento debidamente ejecutado garantiza no solo la eficiencia del trabajo, sino que también crea la imagen de un socio comercial serio. En relación con la introducción de nuevas tecnologías en el trabajo de oficina, es muy importante el conocimiento sobre la organización del trabajo de oficina sin papel, cuya organización requiere no solo el uso de medios técnicos modernos (ordenadores, Red de computadoras y programas), adquiriendo conocimientos adicionales sobre la creación, uso y almacenamiento de documentos en soportes de máquina. Lo más importante es el desarrollo de enfoques fundamentalmente nuevos para la organización de la gestión de documentos, la mejora de la cultura general y el desarrollo de estándares morales universales para trabajar en una red colectiva.
También es necesario cambiar la psicología de la actitud hacia el documento y el flujo de trabajo, para definir claramente los criterios. valor del documento Finalmente, cree nuevas reglas para trabajar con documentos y aprenda a seguirlas. No basta con adquirir software y para unir todo el parque informático de la empresa en una red común, es necesario que todos los participantes en el "juego" aprendan las reglas, procedimientos y normas generales, que en muchos aspectos aún no se han creado ni implementado. En este momento, se ha acumulado mucha literatura educativa y de referencia sobre el trabajo de oficina en los estantes de las tiendas y en las bibliotecas. La información contenida en los mismos no siempre está actualizada y es correcta. Las publicaciones individuales contienen información y ejemplos que contradicen normas estatales Federación Rusa, las instrucciones de los Archivos Federales y violan las tradiciones nacionales del trabajo de oficina ruso. Tal "diversidad" de opiniones e información en material didáctico hace que sea difícil estudiarlos por su cuenta.
Justificado en la práctica. las formas y métodos racionales para crear el procesamiento de documentos pueden llevarse al nivel de una norma general solo con la condición de que todos los involucrados en estos procesos se adhieran en sus actividades a las reglas y normas uniformes de soporte documental para las actividades de gestión. En otras palabras, DOW es un “juego según las reglas”, y todos sus participantes deben conocer estas reglas.
En este sentido, la tarea urgente es estudiar las normas básicas del trabajo de oficina. Y dado que la universidad capacita a los futuros administradores y ejecutantes, surge cada vez más la pregunta de que un especialista con educación superior debe adquirir conocimientos y habilidades modernos en el campo de la gestión de documentos, independientemente de la especialidad elegida. Esta circunstancia determina la importancia de estudiar una disciplina como “Trabajo de oficina y gestión documental”.
Versión electrónica del libro.: [Descargar, PDF, 563,01 KB].
Para ver el libro en formato PDF requiere Adobe Acrobat Reader, cuya nueva versión se puede descargar de forma gratuita desde el sitio web de Adobe.
El secretario-empleado de la empresa es un puesto bastante demandado, cuya vacante a menudo se publica en anuncios de los empleadores. Este empleado realiza funciones bastante importantes para procesar grandes volúmenes de varios documentos. Cada empresa tiene un flujo de documentos que requiere el orden de contabilidad y almacenamiento de documentos.
La dirección específica de cada empresa individual depende de los tipos de sus actividades y la cantidad de documentos internos y externos que pasan. Los tipos de actividad de la empresa se determinan en su Carta. En las estructuras estatales, en las esferas legal y municipal, incluso en el campo de la educación (guarderías, escuelas) y la medicina (clínicas, hospitales), hay una gran cantidad de flujo de documentos. Del mismo modo, esto se aplica a las actividades científicas y de personal.
Para una organización, una parte importante de sus actividades es mantener correspondencia de negocios, negociación, firma de contratos. Estos factores determinan el volumen interno del flujo de documentos. Por lo tanto, la demanda y el grado de importancia del trabajo de un secretario-empleado es bastante alto.
A primera vista, esta profesión es bastante aburrida y rutinaria. Sin embargo, los deberes directos del secretario del secretario no son solo trabajar con documentos, sino también comunicarse con socios, clientes y empleados. Además, en las grandes empresas, el volumen de flujo de documentos es lo suficientemente grande y solo un profesional puede manejarlo de manera eficiente y rápida. Por lo tanto, casi cualquier empresa contiene unidad de personal secretaria comercial Sus tareas principales:
- estructurar, procesar y mantener registros del flujo de trabajo;
hacer y recibir llamadas, negociar con los clientes;
ocuparse de la correspondencia entrante y saliente; - controlar la documentación elaborada por otros empleados;
- enviar documentación para su almacenamiento en el archivo.
El aspirante a la posición de secretario-empleado deberá cumplir con los siguientes requisitos de calificación:
- tener una educación adecuada: educación primaria vocacional o secundaria completa, capacitación teórica especial, conocer las normas y reglas del trabajo de oficina;
- poseer habilidades profesionales en la gestión de documentos;
- ser capaz de manejar equipo de oficina, tener fluidez en computación, conocer programas de oficina;
- comunicarse de manera cortés y competente con los clientes, socios y empleados.
Tales requisitos se aplican al secretario. Las responsabilidades de un currículum generalmente las establece el empleador en un anuncio para cubrir un puesto vacante.
Además de los conocimientos y habilidades, el aspirante al puesto de secretario-empleado debe tener cualidades personales idóneas para este puesto. La opción ideal puede ser una persona que por su naturaleza y cualidades cumpla con los siguientes requisitos:
- una mentalidad analítica que le permitirá velocidad máxima analizar una gran cantidad de documentación y tomar las decisiones correctas;
- la capacidad de concentrarse en un problema durante mucho tiempo;
- la capacidad de realizar varias tareas al mismo tiempo, por ejemplo, realizar llamadas a clientes y procesar documentos;
- buen recuerdo para recordar gran volumen información;
- alto sentido de la responsabilidad;
- buena voluntad;
- sociabilidad;
- discurso claro competente;
- carácter tranquilo y resistencia al estrés, en caso de que el trabajo requiera un ritmo rápido y grandes volúmenes;
- Aceptación tranquila de las críticas.