La presencia de un automóvil en una entidad legal impone ciertas obligaciones sobre el mantenimiento de registros cuando se usa el automóvil. Uno de los documentos requeridos en tal situación es una hoja de ruta para un automóvil de pasajeros form-3.
El documento es obligatorio durante la organización del transporte por parte de la empresa de transporte. Es necesario al planificar, contabilizar y realizar cualquier operación de transporte. Lista común documentos vinculantes, que son necesarios para un conductor regular, consisten en los siguientes elementos:
- documentos de registro para el automóvil y, si es necesario, para el remolque;
- licencia de conducir con la categoría vigente;
- hoja de ruta, que indica los parámetros de la carga transportada (en el formulario No. 1-T);
- permiso especial durante el movimiento de carga peligrosa, voluminosa o pesada;
- formulario completo de la carta de porte (formulario No. 3).
Sobre la base de este último, se lleva a cabo la contabilidad de los recursos de combustible para la empresa, y el parámetro también afecta las ganancias de los conductores a tiempo completo. Estos costos afectan directamente el nivel de impuestos. Con base en esta dependencia, se acostumbra referirse a la hoja de ruta como los principales documentos primarios.
Correcta gestión y contabilidad.
La legislación vigente implica la existencia de los siguientes formularios estándar:
- n.° 3 espec. y No. 3 - la forma de la carta de porte de un automóvil;
- No. 4 - utilizado con taxis de pasajeros;
- No. 4-P y No. 4-S - en casos con camiones;
- n.° 6 espec. y No. 6 - utilizado para autobuses.
Todas estas hojas deben ser llenadas de acuerdo con ciertas reglas estipuladas por la Orden N° 152 del ministerio correspondiente del 18 de septiembre de 2008. acto normativo implica la emisión de un documento para el turno o jornada laboral en curso. Sin embargo, la práctica muestra que los documentos a menudo se requieren por un período más largo, por ejemplo, para llamadas de larga distancia. Viajes de negocios o viajes largos.
Los empleados responsables pueden preparar por sí mismos una guía de muestra para un mes, lo cual no está prohibido por ley. eso plazo máximo permitido por la ley. El documento debe indicar las fechas de salida/llegada al garaje. El permiso se expide sobre la base de la orden del primer jefe.
El control sobre el mantenimiento de las cartas de porte en la empresa se lleva a cabo registrándolos en un diario atado. Cada página de este libro está numerada a mano, y las "colas" del cordón están selladas con un cuadrado de papel que tiene una impresión del sello. En su interior se mantienen las siguientes gráficas:
- número en orden;
- nombre del documento;
- la empresa proveedora del vehículo;
- parámetros del vehículo (matrícula, marca, etc.);
- habitación licencia de conducir y nombre completo del conductor;
- se proporcionan los parámetros de los documentos de licencia, si los hubiere, para un transporte específico;
- orden del conductor (tarea).
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El lado derecho de la página debe contener información del odómetro del vehículo, el resultado del consumo de combustible/rebasamiento, una descripción del estado técnico del automóvil. La presencia de un sello en el anverso confirma la autenticidad del original. Proporcionamos una muestra de cómo completar la hoja de ruta para un automóvil de forma 3.
La ejecución de este documento, por regla general, la lleva a cabo el despachador o un empleado autorizado por la orden correspondiente o la orden del jefe. En organizaciones pequeñas, este trabajo lo realiza un contador o su asistente.
El conductor no está involucrado en el llenado. Está obligado a verificar la exactitud de los datos ingresados, lo que confirma las firmas durante la aceptación / entrega del vehículo y la recepción de la hoja de ruta. Se debe emitir un nuevo boleto al conductor solo después de la devolución de la copia anterior en singular.
Durante el llenado, no se permiten campos vacíos. Todos los parámetros deben ser ingresados. El período durante el cual la empresa debe almacenar estos documentos es limitado. Se limita a cinco años.
El reverso contiene información sobre la ruta. La información se ingresa en la forma más detallada: la dirección completa con el nombre del asentamiento, distrito, calle, número de edificio, casa, entrada. Si la ruta implica más de un punto de la ciudad, se introducen todos los nombres de las calles.
El documento no debe contener aclaraciones, tales como “Por indicación del director…” o “Por orden del jefe…”, que no llevan información de carácter productivo.
Cómo completar correctamente una hoja de ruta para un automóvil (llenado de muestra)
Hay ciertos matices asociados con el llenado que deben tenerse en cuenta en diferentes organizaciones. Para las empresas cuyo transporte no está relacionado con su actividad principal, la carta de porte puede tener una forma arbitraria. Sin embargo, es conveniente reflejar en el documento toda la información necesaria sobre el vehículo y el conductor.
El conductor en tal situación debe tener un poder notarial para conducir un vehículo específico. De lo contrario, la policía de tránsito puede detenerlo y enviar el automóvil al área de penalización, así como imponer una multa.
Hoja de ruta de un coche - Es un documento primario que refleja los resultados del trabajo de transporte en una determinada organización. Además, este documento es necesario para el cálculo salarios conductores Cómo emitir una hoja de ruta para un automóvil, aprenderá del artículo a continuación.
¿Qué es una hoja de ruta para un automóvil?
La hoja de ruta es un documento responsabilidad estricta y es necesario para fijar el consumo de combustible, calcular los salarios de los conductores, calcular la depreciación de un automóvil, contabilizar los costos de la flota de automóviles, etc. Es decir, su necesidad se argumenta desde el lado económico del problema. Sobre todo, lo necesitan los departamentos de contabilidad y los empleados de la inspección fiscal.
Se deben emitir guías de embarque en la organización para todos los autos que utiliza, incluidos los alquilados.
Hablando de la organización en el contexto de este artículo, también nos referimos a empresarios individuales, ya que también pueden ser propietarios de la flota.
La hoja de ruta se emite, por regla general, para un turno o para un día hábil. Sin embargo, el legislador previó la opción de emitir un documento por un mes, por ejemplo, en el caso de un viaje de negocios de un conductor.
Además, si varios conductores conducen un automóvil, cada uno debe tener su propia hoja de ruta.
Con base en lo anterior, concluimos que se necesita carta de porte únicamente para aquellos autos que se utilicen en interés de la organización y pertenezcan a su flota. Si el coche pertenece a un individuo y se usa solo para fines personales, entonces no se requieren documentos adicionales.
Además, está prohibido conducir un vehículo sin carta de porte en los siguientes casos:
- Al transportar ciudadanos con equipaje.
- Al transportar mercancías en autobús, tranvía, trolebús, automóviles o camiones.
La hoja de ruta también tiene derecho a solicitar a la policía de tránsito. A falta de un documento del conductor, la Parte 2 del art. 12.13 del Código de Infracciones Administrativas prevé una advertencia o una multa: 500 rublos.
A pesar de que el formulario fue aprobado por el Decreto del Comité Estatal de Estadística de la Federación Rusa del 28 de noviembre de 1997 No. 78, contiene una reserva de que las organizaciones no están obligadas a usar este formulario; tienen derecho a desarrollar su propia muestra y utilizarla para contabilizar el consumo de combustible y lubricantes.
Además, el Decreto N° 78 no aprueba el formato de la hoja para empresarios individuales, se recomienda únicamente entidades legales. Los empresarios individuales desarrollan su propia forma.
Sin embargo, aprobado por la organización ejemplo de itinerario en coche debe contener los datos requeridos:
- nombre y número del documento;
- información sobre fechas de vencimiento;
- información del conductor;
- información sobre el coche;
- información sobre el propietario del coche.
Los desarrolladores pueden, además de detalles requeridos incluir en la hoja de ruta otra información que tenga en cuenta las peculiaridades de la operación de un automóvil de pasajeros en una empresa en particular.
El Ministerio de Hacienda explicó que el uso de una hoja de ruta "no autorizada" es posible solo para automóviles, y luego si no transportan carga o pasajeros.
Muestra de carta de porte de un coche
Como carta de porte modelo, llamamos su atención sobre el Formulario No. 3 aprobado.
Asi que, carta de porte del coche contiene 2 caras de un documento: anverso y reverso. Como regla general, la carta de porte se hace en la imprenta.
La parte frontal incluye los siguientes detalles:
- serie, número y fecha de registro del documento;
- nombre de la compañía;
- marca de automóvil y matrícula;
- datos del conductor y sus derechos;
- información sobre la tarea al conductor;
- información sobre el estado técnico del vehículo.
parte trasera carta de porte del coche consta de una tabla en la que hay 6 columnas:
- número en orden;
- código de cliente;
- lugar de salida/destino;
- hora de salida/regreso;
- kilometraje recorrido;
- firma del conductor.
¿Cómo emitir una hoja de ruta para un automóvil por un mes (muestra)?
Se debe emitir una carta de porte por cada auto que se utilice en la organización. El legislador dispuso que el documento se puede completar tanto por un día como por un mes.
El documento es llenado por una persona autorizada. El conductor puede grabar solo en la parte que le concierne.
El título de la hoja debe indicar el tipo de vehículo, por ejemplo, un automóvil de pasajeros. Además, la persona autorizada de la organización coloca el número de serie y sella la organización.
Como regla general, la hora de salida y llegada del automóvil al estacionamiento, así como su kilometraje, son anotados por la misma persona autorizada firmada por él.
Unas palabras sobre el nombramiento de personas responsables. Por orden del jefe de la organización, se encarga a un empleado específico la responsabilidad de administrar la flota. Se puede introducir un puesto especial, como mecánico o gerente de garaje. El nombre del puesto no juega un papel, lo principal es que en descripción del trabajo los deberes del empleado se detallaron en detalle, incluida la inspección del automóvil antes de partir y el llenado de las hojas de ruta.
La vida útil de las cartas de porte es de 5 años.
La empresa debe llevar un registro del movimiento de guías de embarque. Consta de las siguientes columnas:
- número de serie del documento;
- fecha de emisión;
- Nombre completo y número de personal del conductor;
- número de garaje del coche;
- firmas del conductor, persona autorizada y contador;
- notas
Todas las hojas de ruta emitidas por la organización deben registrarse en este diario.
Por lo tanto, se debe emitir una hoja de ruta para todos los automóviles disponibles en la flota de una organización en particular. El documento se emite por un día (turno) o por un mes. Si el automóvil es conducido por varios conductores, se emite la carta de porte para cada uno. Los formularios están sujetos a informes estrictos, la información sobre ellos se registra en un diario especial.
Rellenar hojas de ruta todos los días... ¿Qué podría ser más aburrido? Un contador estaba cansado de hacer esto y el juez lo apoyó.
“La hoja de ruta hay que llenarla diariamente, contiene un kilometraje, un acta para dar de baja combustible y lubricantes, todo esto es para dar de baja gasolina para gastos”, argumenta en voz baja un contador amante del papeleo. Pero si lo piensas, entonces, de hecho, ¿por qué hacer esta rutina todos los días? Porque los inspectores exigen. Solo que, como resulta, no pueden fundamentar de manera competente este requisito. El federal tribunal de arbitraje Distrito Noroeste (resolución de 5 de abril de 2004 en el expediente No. A56-22408/03).
En este caso, el juez consideró una situación típica de las empresas que utilizan automóviles para llevar a cabo la gestión, recoger documentos, reunirse con alguien. Y el tribunal no consideró racional escribir hojas de ruta para tales viajes todos los días. Así es como fue.
No todos los días, pero una vez al mes.
Durante la verificación sociedad Anónima Los inspectores de "Viena" revelaron que las hojas de ruta no se emitían para cada día, sino para todo el mes. Consideraron que esto era una violación de las reglas para el mantenimiento de cartas de porte, estipuladas en la resolución del Comité Estatal de Estadística de Rusia del 28 de noviembre de 1997 No. 78 (p. 2). También dice que "la hoja de ruta es válida solo para un día o turno". Con base en esta frase, las autoridades fiscales decidieron que el documento primario se redactó incorrectamente. Y si es así, el costo de comprar gasolina no se puede tomar en cuenta al gravar las ganancias. Y a la empresa se le cobró impuesto sobre la renta.
¿Cuantos más papeles, mejor?
El jefe de "Viena" demandó la inspección. Y, como se vio después, no en vano. El juez falló a su favor. En su decisión, indicó que las cartas de porte fueron redactadas correctamente, y en general su forma “tiene como finalidad primordial registrar operaciones de transporte de mercancías”. compañías de transporte y registro de transacciones comerciales con terceros.
El tribunal también se refirió a los motivos para cancelar la gasolina. Estos “... por regla general, son cartas de porte, así como recibos de efectivo estaciones de servicio, otros documentos que le permitan establecer el costo de los combustibles y lubricantes comprados. La firma, sin embargo, podía presentar órdenes de pago y cheques, por lo que, señaló el árbitro, formaba correctamente los gastos.
¿Por qué necesita una hoja de ruta?
Ahora puede dudar si se necesita una hoja de ruta. Resulta que es posible cancelar los costos de combustible sobre la base de los documentos que confirman los costos ( recibos de efectivo o "pagos"). Y la naturaleza de producción del automóvil es fácil de confirmar con documentos internos. Por ejemplo, una orden sobre el uso de producción de vehículos oficiales. Podría verse así:
Pero todavía no le recomendamos que abandone la práctica de escribir cartas de porte por completo. Esto está plagado de problemas con los funcionarios fiscales. La hoja de ruta todavía está documento principal sobre la contabilidad de la operación de los vehículos de pasajeros. Y su ausencia despertará sospechas entre los inspectores: ¿la máquina fue operada con fines de producción? Es aconsejable escribir las hojas de ruta solo una vez al mes.
En conclusión, notamos un matiz más. Esta vez está lejos de la contabilidad. Las normas de tránsito exigen que “en casos establecidos” el conductor del automóvil debe tener una hoja de ruta (cláusula 2.1.1). Durante la conversación, el inspector de la policía de tránsito, el teniente Alkhasov V.N. explicó: “Se necesita una hoja de ruta si la empresa no ha emitido un poder notarial para el conductor por el derecho a conducir un vehículo. Entonces, si no tiene un poder notarial o una carta de porte, le impondremos una multa de 50 rublos y enviaremos el automóvil a un estacionamiento”. Para los desinformados, señalamos: en la capital, en un estacionamiento de este tipo, la "tarifa de invitado" es de 300 rublos por día.
documento
Moscú CJSC Aktiv
Orden No. 21
sobre el uso de vehículos de la empresa para fines comercialesPara garantizar un uso racional Vehículo Ordeno:
1. La operación de los vehículos sólo se realizará en caso de necesidad oficial.
3. Asignar la obligación de controlar el uso de producción de vehículos al jefe del garaje Mihyuk L.M.
4. Mihyuku L. M. se instruye a familiarizar a los choferes del departamento de transporte con esta orden.