¿Sabes indicar correctamente el motivo del viaje de negocios? Por supuesto, se puede encontrar fácilmente un ejemplo en todo tipo de foros profesionales para contadores o especialistas en trabajo de personal. Pero copiar la experiencia de otra persona no siempre está justificado.
Los reglamentos no contienen una lista de los propósitos de los viajes de negocios. Sin embargo, vale la pena formular la razón por la cual el empleado se va de viaje de tal manera que los costos de viaje y viáticos puedan reflejarse en la contabilidad para reducir
Para ello, es importante tener en cuenta una serie de puntos.
¿Cuáles?
Los contadores en ejercicio citan fácilmente varios y señalan lo siguiente:
- El viaje de negocios de un empleado debe ser claramente en el mejor interés de la empresa. El propósito del viaje de negocios está formulado de tal manera que es claro: el “viaje” es beneficioso para la empresa, contribuye directa o indirectamente a que la empresa obtenga ganancias, aumente el volumen de actividades y mejore la calidad de los bienes y servicios. servicios. Un empleado de una organización no puede ser enviado en un viaje de negocios, encomendándole la tarea de “descansar”, “recuperar fuerzas” o “curar”. Para ello, se prevén vacaciones, anuales o por motivos de salud.
- El propósito del viaje no debe entrar en conflicto con descripción del trabajo trabajador. Por lo tanto, no se puede enviar a un contador en un viaje de negocios para negociar con los clientes. Y las empresas no pueden ser adscritas a otra ciudad con el propósito de "transporte de empleados".
- El motivo de realizar un viaje de negocios debe ser coherente con la duración del “viaje” y su recorrido. Si el propósito del viaje de negocios es, por ejemplo, la participación en una exposición, el empleado de la organización está obligado a "moverse" en la dirección opuesta dentro de las 24 horas posteriores a la finalización del evento.
- Debe tener mucho cuidado al justificar viajes de negocios los fines de semana. Si un empleado de la empresa va a otra ciudad, por ejemplo, para negociar el lunes, y el tiempo de viaje es de un día, entonces no puede irse antes del sábado por la noche. De lo contrario, el costo de los boletos o el combustible no se puede imputar a los costos.
- Es mejor evitar formulaciones generales. Es importante indicar por qué exactamente se envía a un empleado de la organización a trabajar fuera del lugar de trabajo permanente. De lo contrario, los controladores pueden tener dudas sobre la legalidad de la contabilidad fiscal.
- El propósito del viaje debe formularse de tal manera que sea posible llegar a una conclusión inequívoca sobre si la tarea asignada se completó o no. Después del viaje, el empleado deberá presentar un informe sobre los resultados, adjuntar documentos que confirmen la finalización de la tarea. Por cierto, es posible una situación en la que no se logra el propósito del viaje. En este caso, el empleador requiere que el empleado proporcione una "nota explicativa" que indique las razones por las cuales no se pudo completar la tarea laboral. Si tiene este documento, los gastos de viaje pueden aceptarse para la contabilidad fiscal.
- Si el propósito del viaje es voluminoso, consta de varias tareas, también es importante prescribir tareas de viaje individuales, la finalización de cada una de las cuales también deberá confirmarse.
- Si el trabajo de un especialista es viajar en la naturaleza y mudarse a otra localidad está asociado con el desempeño de los asuntos cotidianos, ese "viaje", según el Código Laboral, no se reconoce en absoluto como un viaje de negocios.
¿Se puede enviar a cualquier empleado en viajes de negocios?
Esto es tan importante como la cuestión de cómo determinar el propósito del viaje. Los ejemplos de casos en los que un empleador fue multado por enviar a un empleado que no podía ser enviado de viaje a otra ciudad no son aislados.
Antes de enviar a un empleado a otra ciudad o país, es importante considerar que:
- Está estrictamente prohibido "equipar en el camino" a mujeres embarazadas y trabajadores menores de edad (excepto el personal empleado en el campo de la creatividad).
- Un empleado enviado en un viaje de negocios debe ser un relaciones laborales con un empleador. En el momento de la salida, ya se debe celebrar un contrato de alquiler, redactado de acuerdo con las leyes aplicables.
- Hay categorías de ciudadanos que tienen derecho a rechazar viajes de negocios. Enviarlos a otra ciudad o país por asuntos oficiales solo está permitido con su consentimiento por escrito.
Tales personas incluyen:
- Madres de niños menores de 3 años.
- Padres o tutores de personas con discapacidad menores de 18 años.
- Ciudadanos a cargo del cuidado de familiares enfermos, de acuerdo con informe médico.
- Madres y padres que crían hijos menores de 5 años sin cónyuge.
¿Qué documentos establecen el propósito del viaje?
Hasta 2015 se emitía un viaje de empleado:
- Pedido.
- Asignación de servicios.
- Certificado de mando.
- Informe.
Actualmente, todas las características del "viaje" están indicadas en el pedido. formularios uniformes Se cancelaron “asignación de servicios”, “certificado de viaje” e “informe”.
Para confirmar el hecho del viaje y cumplir con el pedido son: boletos, cartas de porte, cheques de pago de combustibles y lubricantes, informes, notas explicatorias, protocolos de negociaciones, certificados de formación, contratos celebrados, inventarios.
A partir de la composición y el contenido de estos documentos, debe quedar claro si se ha logrado el propósito designado del viaje.
Consideremos cómo se definen las tareas de viajes de negocios para diferentes categorías de empleados.
Director
El trabajo de las primeras personas de las empresas a menudo se asocia con "viajar".
El viaje de negocios del director de la empresa, por regla general, no se emite mediante una orden, sino mediante una orden que contiene la frase: "Me voy de viaje de negocios con el objetivo de ...".
El jefe de la empresa puede realizar un viaje de negocios, en particular, para conquistar nuevos mercados de ventas, buscar clientes, concluir contratos para el suministro de productos. ¿Cuál sería el propósito del viaje del director en este caso? Ejemplos:
- negociar y celebrar un contrato con Firma LLC;
- celebración de negociaciones con los participantes de la conferencia "Productos del futuro" en la ciudad de N-sk "___"________ 20__;
- demostración de muestras del producto "Item-1" de la empresa LLC "Gran cliente";
- para JSC buen cliente.
La primera persona de la empresa también puede viajar a otra ciudad o país para reunirse con clientes existentes de la empresa. Para este caso, los especialistas en recursos humanos ya han descubierto cómo escribir el propósito del viaje en el certificado de viaje. Ejemplos:
- discusión de los términos del contrato para el suministro de equipos de producción a Nash Friend LLC;
- aprobación del plan de adquisiciones para el 2do semestre de ____ con JSC "Preocupación".
Los directores de la empresa son enviados de vez en cuando a otras ciudades o países para "abrir una nueva sucursal de la empresa". Tal formulación del resultado deseado también es aceptable en los documentos. Sin embargo, en este caso, vale la pena designar viajes de negocios. Ejemplo:
“Me voy a la ciudad de Nsk para organizar el trabajo de una nueva unidad estructural.
- Estudio del mercado objetivo.
- Prueba y contratación de un empleado para el puesto de gerente de sucursal.
- Coordinación con el jefe de rama de los planes de trabajo para ___ año.
Además, el jefe de una pequeña empresa, como un especialista, puede viajar a otra ciudad o país para comprar nuevos equipos, celebrar contratos para el suministro de materias primas, materiales, componentes y negociar los términos de cooperación con los proveedores. En este caso, los documentos también deben indicar correctamente el propósito del viaje del director. Ejemplos:
- negociar con LLC "Socio" en la compra de un envío de bienes "Cosa";
- conclusión de un acuerdo para la compra de productos por parte de Pomoshnik LLC;
- compra de equipo "Máquina";
- estudio de muestras del producto "Shtuka" de Producer LLC.
¿De qué otra manera se puede formular el propósito del viaje de negocios de la primera persona de la empresa? Ejemplos:
- capacitación;
- participación en una exposición, seminario, conferencia” (eventos de visita relacionados con las actividades financieras y económicas de la empresa);
- desarrollo profesional;
- desarrollo de nuevas tecnologías;
- comprobar la calidad del trabajo del departamento.
Gerente de ventas
En los departamentos dedicados a la venta de bienes y servicios, el propósito de los viajes de negocios, por regla general, se prescribe con gran detalle. Los empleados reciben instrucciones detalladas por escrito, indicando qué tareas deben completarse y qué indicadores cuantitativos se logran.
Primero, se establece el propósito principal del viaje de negocios del gerente de ventas. Ejemplos:
- aumento de los volúmenes de venta en la región;
- investigación de mercado;
- Negociaciones con clientes potenciales.
Una asignación de trabajo "grande" se divide en etapas, luego de la finalización de cada una de las cuales el empleado redacta un informe escrito. Los siguientes "objetivos secundarios" a menudo se establecen ante el gerente de ventas:
- realizar visitas a los clientes existentes, de acuerdo con el programa de visitas;
- visitar clientes potenciales de acuerdo con el plan de reuniones;
- recopilar información sobre un nuevo mercado para el departamento de marketing;
- visitar los puntos de venta de la competencia, realizar un análisis comparativo.
Ingenieros, personal de producción.
Los viajes de negocios de estas categorías de empleados son de larga duración, ya que suelen estar asociados a proporcionar trabajo efectivo Herramientas de máquina líneas automáticas, robots.
Para ingenieros y trabajadores, también es muy importante formular correctamente el propósito del viaje en el certificado de viaje. Ejemplos:
- instalación, ajuste de equipos;
- capacitación de empleados responsables para trabajar con la línea de producción;
- inspección, ensayo de máquinas herramienta;
- reparación en garantía, servicio de mantenimiento de dispositivos suministrados bajo el Contrato No. ___ con fecha "___" __________;
- mantenimiento de rutina, mantenimiento preventivo de equipos.
Muchos ingenieros realizan viajes de negocios para comunicarse con colegas y adquirir nuevos conocimientos prácticos. Este es un propósito muy común de un viaje de negocios. Ejemplo:
- intercambio de experiencias con los desarrolladores de dispositivos "Potentes".
Contador
Los contadores principales van a otras ciudades para verificar la calidad del trabajo de los especialistas en contabilidad, capacitar a los empleados, recopilar información y resumir las actividades financieras y económicas de la empresa.
Un contador ordinario puede emprender un viaje para mejorar sus habilidades, intercambiar experiencias con colegas y participar en una reunión.
¿Cómo se puede formular el propósito del viaje de negocios de un contador? Ejemplo:
- realizar una auditoría interna, verificando la corrección del reflejo en la contabilidad de las operaciones financieras y económicas de la sucursal.
Cualquier otro propósito del viaje correspondiente a la descripción del trabajo del contador también es aceptable. Ejemplo:
- visita de negocios.
trabajadores agrícolas
Agricultores, agrónomos, operadores de máquinas, criadores de ganado, avicultores se enfrentan a la necesidad de realizar viajes de negocios, quizás con mucha más frecuencia que los especialistas "urbanos". Trabajando en áreas rurales, deben estar constantemente en contacto con la "civilización": comprar semillas, alimento para animales, asistir a exhibiciones de logros economía nacional, familiarizarse con las nuevas tecnologías y, finalmente, vender productos a empresas de la ciudad y particulares, visitantes del mercado.
De acuerdo con los objetivos de un viaje en particular, se formula el propósito del viaje de negocios de los trabajadores agrícolas. Ejemplos:
- compra de fertilizantes;
- obtención de permisos;
- representación proyecto de inversión en una exposición especializada;
- participación en la conferencia de agricultores, intercambio de experiencias;
- compra de equipos especiales;
- venta de productos en la feria de la ciudad;
- entrega de un envío de mercancías a la planta JSC "Cliente".
Conductor
Depende de la tarea específica cómo escribir el propósito del viaje en el pedido. Ejemplos de controladores:
- entrega de bienes a la empresa "Nuestro Cliente" LLC (dirección);
- transporte del director comercial;
- entrega de bienes y materiales, recepción de facturas.
¿De qué otra manera puede “parecer” el propósito del viaje de negocios de un conductor? Ejemplos:
- compra de repuestos para reparación de automóviles;
- diagnósticos de automóviles programados;
- entrega de los documentos originales de la transacción.
Investigador
Científicos, investigadores, expertos, teóricos de diversas industrias, profesores de secundaria y superior. Instituciones educacionales realizar viajes de negocios para participar en congresos y concursos, compartir experiencias, estudiar fuentes singulares, visitar exposiciones y museos especializados, participar en excavaciones arqueológicas.
¿Cómo se puede formular el propósito del viaje? Ejemplo:
- Recopilación de información para trabajo científico sobre el tema (nombre).
- Examen de los documentos originales.
Conclusión
No es necesario en absoluto utilizar los "términos" estándar en los que generalmente se describe el propósito del viaje de negocios. Los ejemplos solo facilitan el proceso de elegir palabras "apropiadas". La experiencia de muchos empleados demuestra que la redacción de la tarea puede ser libre.
Para enviar a un empleado en un viaje de negocios o un viaje de negocios, el jefe debe redactar una orden que necesariamente refleje el propósito del viaje. En este artículo, aprenderá más sobre el proceso de registro de un empleado para un viaje de negocios y también verá ejemplos concretos fines de viaje.
Cómo reservar un empleado en un viaje de negocios
La legislación cambia constantemente, y las regulaciones más recientes hasta la fecha datan de 2015. De acuerdo con la ley, para enviar a un empleado en un viaje de negocios, el jefe debe firmar una orden en el formulario No. T-9, en algunos casos se permite un formulario arbitrario. El propósito del viaje se refleja en esta orden, y hasta el 29 de diciembre de 2014, el propósito del viaje se refleja en la asignación de trabajo. Puede obtener más información sobre cómo organizar un viaje de negocios para un empleado en el siguiente video:
Por regla general, el departamento de personal, o un subsecretario, se ocupa del registro de un empleado en un viaje de negocios. Pero si lo organiza usted mismo, no olvide que necesita, entre otras cosas, obtener el consentimiento del empleado para un viaje de negocios.
Ejemplos de propósito de viaje
La orden debe indicar el propósito del viaje. En la práctica, parece que se escribe un objetivo comprimido en el documento, a menudo se indica formalmente. Y verbalmente o en forma de instrucción o instrucciones escritas, se explica detalladamente al empleado el propósito de su viaje. Sin embargo, de acuerdo con la ley, debe indicar el propósito del viaje de negocios, y esta formalidad debe ser observada. Los objetivos pueden variar, aquí hay una lista parcial de ejemplos de objetivos:
- Negociación;
- Compra de bienes, materias primas, etc.;
- Representación publicitaria y presentación de un producto o servicio;
- Estudios de mercado y objetivos de marketing;
- Participación u organización de eventos, conferencias, etc.;
- Formación o intercambio de experiencias;
También hay objetivos universales: el desarrollo del negocio de la empresa. En este caso, definitivamente debe explicar en detalle al empleado sus tareas. Por ejemplo, las negociaciones pueden ser tanto para atraer clientes como para atraer nuevos socios o inversores. Los ejemplos anteriores de objetivos son algunos de los más comunes, también hay tareas altamente especializadas:
- Comprobación de sucursales;
- Franquiciamiento;
- Auditoría y otras verificaciones;
- Mantenimiento de sucursales y divisiones en las regiones;
El propósito del viaje está escrito de manera concisa y seca. No es necesario explicar los detalles y características de este viaje en el pedido. Sin embargo, las recomendaciones de viaje del empleado y los objetivos exactos también deben hacerse por escrito. Incluso puede ser un simple correo electrónico o un documento de servicio que contenga tareas y objetivos específicos. En este documento, es necesario reflejar completamente las tareas, porque es para ellas que se cumplirán los objetivos establecidos. La información oral también es aceptable, pero tenga en cuenta las obligaciones legales.
Una característica importante de la legislación rusa es que no puede haber objetivos a lo largo de la ruta, solo pueden estar en el destino. Esto significa que si su empleado tiene alguna tarea en medio del viaje, dicho viaje de negocios debe emitirse por separado y luego el próximo viaje de negocios al objetivo final debe procesarse por separado. La única excepción a esta regla es si envía un conductor en un viaje de negocios. Las funciones directas de dicho empleado son la entrega de carga o el transporte de otros empleados, en cuyo caso el propósito del viaje de negocios puede ser el viaje mismo.
No es raro que un contable, pagando tal o cual cantidad a un empleado, se plantee la pregunta: ¿este pago está sujeto al IRPF ya las primas de seguros? ¿Cuenta a efectos fiscales?
Plan de viaje y propósito: ejemplos
El propósito de enviar a un empleado en un viaje de negocios se indica en una decisión escrita (orden) del empleador, sobre la base de la cual se envía al empleado a un viaje de negocios y que debe contener una asignación oficial que debe llevar a cabo el empleado en un viaje de negocios (parte 1 del artículo 166 del Código Laboral de la Federación Rusa, cláusula 3 del Reglamento ). El propósito del viaje (a continuación se dan ejemplos de propósitos) se formula según la naturaleza de la tarea oficial asignada al empleado.
Ejemplos de propósitos de viajes de negocios incluyen los siguientes:
- participación en negociaciones con ____ (indicar la contraparte) sobre el tema de ____ (indicar el tema de las negociaciones);
- participación en una audiencia judicial Corte de arbitraje ___ (indicando el nombre del tribunal) en caso ___ (indicando el número de caso);
- realizar una inspección del trabajo de una sucursal (oficina de representación) en ____ (se indica la ubicación de la sucursal (oficina de representación) de la organización);
- participación en una conferencia internacional ___ (nombre de la conferencia), etc.
Propósito del viaje y autorización de viaje
Desde el 08/01/2015, la preparación de un certificado de viaje no es obligatoria (Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 29/12/2014 N 1595), pero puede ser proporcionado por local regulaciones empleador. En este caso, el propósito del viaje en el certificado de viaje (ejemplos de propósitos enumerados anteriormente) se indica solo si las regulaciones locales del empleador prevén la obligación de emitir un certificado de viaje que indique el propósito del viaje de negocios.
Haciendo un plan de viaje
Se elabora un plan de viaje de negocios en los casos en que las regulaciones locales del empleador prevén la preparación de dicho plan (artículos 8, 22 del Código Laboral de la Federación Rusa). En algunos casos, la necesidad de elaborar un plan de viaje de negocios está prevista por regulaciones internas (ver orden de la Agencia Federal de Administración de Propiedades del 02/03/2009 N 51, orden del Ministerio del Interior de la Federación Rusa de 11 /15/2011 N 1150, orden del Departamento Judicial del Tribunal Supremo de la Federación Rusa del 12/05/2007 N 152).
El plan de viaje (un ejemplo del cual suele estar indicado en las reglamentaciones locales) está firmado por el jefe de la organización u otro funcionario al que las reglamentaciones locales del empleador le otorgan tal derecho. Es necesario familiarizar al empleado enviado en un viaje de negocios con el plan de viaje de negocios.
El plan de viaje de negocios contiene información sobre los empleados enviados a un viaje de negocios, el propósito del viaje de negocios, el lugar (organización) a donde se envía el empleado, las actividades (asuntos) a realizar (decisiones) en un viaje de negocios, la duración del viaje de negocios.