Cada oficial de personal en su trabajo se enfrenta diariamente a la necesidad de crear documentos. En primer lugar, por supuesto, es necesario resolver la cuestión de qué documento debe crearse para formalizar qué situación. Después de eso, debe decidir la forma de este documento. Durante varios años, hemos estado utilizando (al menos en algunas de las situaciones más "corridas") formas unificadas de documentos desarrollados y aprobados por el Comité Estatal de Estadísticas de Rusia. Por supuesto, estos formularios no siempre eran cómodos de usar y la obligación de usarlos estaba en duda. Sin embargo, las formas unificadas de documentos de personal estaban en nuestro arsenal de trabajo, nos acostumbramos a ellas a lo largo de los años de trabajo y finalmente las adaptamos ... Pero desde el 1 de enero, la situación con el "primario" ha cambiado, hoy los empleadores deben aplicar esas formas de documentos de personal que ellos mismos desarrollaron y aprobaron. sobre lo mas asuntos importantes causado por cambios importantes en la documentación de las relaciones personales, y se discutirá en nuestro artículo.
El 1 de enero de 2013 entró en vigor la Ley Federal N° 402-FZ del 6 de diciembre de 2011 “Sobre Contabilidad” (en adelante, Ley N° 402-FZ). Este acto normativo no establece la obligación para las organizaciones de aplicar formas unificadas documentos contables primarios (excepto transacciones en efectivo por compañías comerciales y documentos contables primarios para organizaciones del sector público). Solo existe un requisito para la presencia en dichos documentos de una lista de indicadores que identifican una transacción comercial (partes 2 y 4 del artículo 9 de la Ley No. 402-FZ).
En nuestro artículo, le diremos cómo los requisitos de la nueva Ley de Contabilidad afectarán el trabajo del servicio de personal.
¡Nota! Con la terminación de la Ley No. 129-FZ del 1 de enero de 2013, los álbumes de formas unificadas previamente existentes en realidad pierden su validez (independientemente de si serán oficialmente cancelados o no)
¡Nota! El desarrollo y la aprobación de formularios unificados de documentos primarios no están incluidos en las funciones del Ministerio de Finanzas de Rusia ni de Rosstat. Actualmente, en nuestro país no existe un organismo encargado de la documentación primaria y que explique el procedimiento para su aplicación.
De conformidad con el apartado 1 del art. nueve ley Federal de fecha 21 de noviembre de 1996 No. (en adelante - Ley No. 129-FZ), que quedó sin efecto a partir del 1 de enero de 2013, todas las transacciones comerciales realizadas por la organización debían formalizarse con documentos de respaldo. Sobre la base de tales documentos primarios se llevaron registros contables y fiscales.
El uso obligatorio de formularios unificados aprobados como parte de los álbumes de formularios unificados de documentación contable primaria fue establecido por el párrafo 2 del art. nueve . Y solo para los documentos, cuya forma estaba contenida en estos álbumes, se proporcionó una lista detalles requeridos.
Cláusula 2 del Procedimiento para la introducción escalonada en las organizaciones, independientemente de la forma de propiedad, que operen en el territorio Federación Rusa, formularios unificados de documentación contable primaria, aprobados. resolución conjunta del Comité Estatal de Estadística de Rusia de fecha 29 de mayo de 1998 No. 57a y el Ministerio de Finanzas de Rusia de fecha 18 de junio de 1998 No. 27n, adoptada en cumplimiento de la Ley No. 129-FZ y para la implementación del Decreto del Gobierno de la Federación Rusa de fecha 8 de julio de 1997 No. 835 "Sobre los documentos contables primarios", se determinó que desde el 1 de enero de 1999 primario documentos contables se aceptan para la contabilidad si se elaboran de acuerdo con formularios unificados, aprobados. Goskomstat de Rusia en 1997-1998. Este requisito se aplicaba, entre otras cosas, a una sección de contabilidad como la contabilidad del trabajo y su pago.
¿En qué términos se deben desarrollar y aprobar los formularios de los documentos contables primarios?
Los formularios de documentos de personal desarrollados por los oficiales de personal deben transferirse de manera oportuna al departamento de contabilidad de la empresa, que prepara una orden de contabilidad. política contable o sus cambios para 2013. Desde las formas de hacer contabilidad, elegidos por la organización al formar la política contable, se aplican a partir del 1 de enero del año siguiente al año de aprobación del documento organizativo y administrativo correspondiente (cláusula 9 de la PBU 1/2008), entonces esto tuvo que hacerse antes del final de 2012.
Detalles obligatorios de los documentos.
Al desarrollar formularios de documentos de personal, debe tenerse en cuenta que los documentos contables primarios deben contener detalles obligatorios, cuya lista se encuentra en la Parte 2 del art. 9 de la Ley N° 402-FZ. Además, en esta Ley, esta lista es más específica en comparación con la anterior Ley N° 129-FZ. Para facilitar la comparación, en la Tabla 1 se dan siete detalles obligatorios de los documentos contables primarios.
En forma unificada de certificado de viaje, aprobado. El Decreto del Comité Estatal de Estadísticas de Rusia del 01/05/2004 No. 1 proporcionó los accesorios "Lugar de impresión". Al estar comprometidos en el desarrollo de nuestros formularios de documentos de personal, tomamos formularios unificados como base. Pero notamos que en la lista de detalles obligatorios de los documentos contables primarios en la nueva Ley de Contabilidad, tal detalle no está indicado. Por favor, explique lo que se debe hacer en esta situación. ¿En qué formas de documentos se debe proporcionar el requisito "Lugar de impresión" y en qué casos se puede renunciar a él?
tabla 1
Detalles obligatorios de los documentos contables primarios
De hecho, entre los siete detalles obligatorios del documento contable principal, no existe tal detalle como "M.P." ("lugar de sello").
Además, la impresión del sello no se incluyó en el número de detalles obligatorios hasta el 1 de enero de 2013 (cláusula 2, artículo 9 de la Ley No. 129-FZ, cláusula 13 del Reglamento sobre contabilidad y Estados financieros en la Federación Rusa, aprobado. por orden del Ministerio de Finanzas de Rusia del 29 de julio de 1998 No. 34n, por resolución del Servicio Federal Antimonopolio del Distrito de Moscú del 19 de junio de 2006 No. KA-A40 / 5456-06 en el caso No. A40-42008 / 33-05-337). Sin embargo, se incluyó en algunos formularios unificados, por ejemplo, en el formulario No. T-10 de un certificado de viaje.
Sin embargo, nuestra mentalidad no nos permite hacernos a la idea de negarnos a imprimir. Quienquiera que haya firmado el documento, en casi todos los casos, un documento con un sello es más creíble. Y a partir de la cantidad de documentos personales, esto se aplica, en primer lugar, a un certificado de viaje. Aquí, por supuesto, no debes rechazar los sellos.
Si la sola idea de no imprimir no te parece sediciosa, puedes dejarla a la hora de diseñar algunos formularios. Pero nuestro consejo: tenga cuidado: no descuide las prácticas comerciales establecidas (parte 1 del artículo 5 del Código Civil de la Federación Rusa) y use el sello en documentos contables primarios externos bilaterales y multilaterales (por ejemplo, en el acto de aceptación de trabajo realizado / servicios prestados en civil - un contrato legal con un individuo; un acto sobre la adquisición de la propiedad de la propiedad de individual; actuar sobre la transferencia de valores materiales a un individuo).
El derecho a firmar documentos.
La Ley No. 402-FZ no responde a la pregunta: ¿cómo deben las personas (persona) que realizaron (completaron) una transacción, operación y responsable (responsable) de la corrección de su ejecución, o la persona (persona) responsable (responsable) de la corrección del arreglo del evento. Al mismo tiempo, a partir del 1 de enero de 2013, el requisito de aprobar la lista de personas con derecho a firmar documentos contables primarios por parte del jefe de la organización de acuerdo con el contador jefe, que figuraba en el párrafo 3 del art. 9 de la Ley N° 129-FZ, ausente en la Ley N° 402-FZ. Tampoco hay indicación de que los documentos estén firmados por el jefe de la organización y el jefe de contabilidad o personas autorizadas por ellos.
Sin embargo, la lista de detalles requeridos indica que las firmas son colocadas por personas responsables de la corrección del registro del evento. Y el empleador, por supuesto, necesita tomar ciertas acciones para establecer tal responsabilidad.
¿Quién debe firmar los documentos contables primarios? ¿El jefe de la organización tiene que hacer esto? ¿Se pueden otorgar estos poderes a otros empleados?
Como regla general, los documentos contables primarios están firmados por el jefe de la organización, quien no necesita confirmar adicionalmente su autoridad con ningún documento para tales acciones. Además, el jefe de la organización puede delegar su autoridad para firmar documentos de personal a otros empleados, por ejemplo, su adjunto o jefe del departamento de personal.
Para formalizar la transferencia de tales poderes, en primer lugar, es necesario obtener el consentimiento por escrito de estos empleados para realizar tales funciones, luego celebrar acuerdos sobre la modificación de los términos del contrato de trabajo y luego emitir la orden correspondiente. La obligación de suscribir los documentos contables primarios también puede estar prevista en descripciones de trabajo empleados individuales.
Reglas de documentación
Al desarrollar sus formularios de documentos contables primarios, debe cumplir (además de los requisitos de la legislación contable) con las reglas y requisitos generales para el papeleo.
¡Nota! Para que las formas de los documentos contables primarios del personal desarrollados de forma independiente sean legítimas, no solo deben ser aprobadas por orden del jefe como parte de la política contable para 2013, sino que también deben tener los detalles obligatorios previstos en la Parte 2 del art. . 9 de la Ley N° 402-FZ, así como cumplir con los requisitos,, GOST R ISO 15489-12007, OK 011-93 . Clasificador de toda Rusia documentación de gestión
Por lo tanto, actualmente se utiliza OK 011-93. Clasificador de documentación de gestión de toda Rusia, aprobado. Decreto de la Norma Estatal de Rusia de fecha 30 de diciembre de 1993 No. 299 (OKUD). Los documentos utilizados en contabilidad son parte de este sistema, y en cada formulario aprobado en OKUD, puede encontrar el código del documento. Por lo tanto, en el formulario del documento de registro de personal correspondiente desarrollado por usted, debe ingresar el código de acuerdo con OK 011-93 OKUD (Tabla 2).
También debe guiarse por lo dispuesto en los siguientes documentos:
Ley Federal de 29 de diciembre de 1994 No. 77-FZ "Sobre la copia obligatoria de documentos";
GOST R 51141-98 “Trabajo de oficina y archivo. Términos y definiciones”, aprobado. Decreto de la Norma Estatal de Rusia de fecha 27 de febrero de 1998 No. 28;
GOST R ISO 15489-1-2007 Norma Nacional de la Federación Rusa. Sistema de normas sobre información, biblioteconomía y edición. Gestión de documentos. Requerimientos generales", aprobado. por orden de Rostekhregulirovanie de fecha 12.03.2007 No. 28-st;
- “Documentación organizativa y administrativa. Requisitos de documentación. Pautas para la implementación de GOST R 6.30-2003, aprobado. Rosarchivo.
Tabla 2
Códigos para OKUD de algunos documentos de personal
Formas de documentos contables primarios.
Los formularios de documentos contables primarios para contabilizar el trabajo y su pago deben desarrollarse en función de las necesidades y características de su organización según la lista de detalles obligatorios establecidos por la Parte 2 del art. 9 de la Ley N° 402-FZ.
Recomendación 1 . Al desarrollar documentos contables primarios para contabilizar el trabajo y su pago, puede ser creativo y lo suficientemente valiente como para tener en cuenta los detalles de sus actividades, por supuesto, sin violar los requisitos de la Parte 2 del art. 9 de la Ley N° 402-FZ.
Recomendación 3 . Si está desarrollando sus propios formularios basados en formularios unificados, intente rechazar solo aquellos detalles que no tengan ninguna carga semántica y creen el riesgo de completar el documento de manera incompleta.
De paso
¿Es posible tomar como base los formularios unificados utilizados anteriormente al desarrollar sus propios formularios de documentos primarios?
Creemos que es poco recomendable cambiar conceptualmente los documentos contables primarios del personal. Sería mucho mejor dejar las formas unificadas habituales de documentos en su empresa. Otra cosa es que ahora tienes la oportunidad de complementarlos con la información que necesitas, y eliminar información innecesaria.
Las formas unificadas que han perdido su relevancia son en su mayoría probadas por el tiempo, todos ya se han acostumbrado a ellas. Sí, y la base de muchos. sistemas electronicos flujo de documentos se pusieron formas unificadas de documentos. Otra cosa es que ahora los desarrolladores deberán corregirlos, teniendo en cuenta la lista actualizada de detalles obligatorios prevista en la Parte 2 del art. 9 de la Ley N° 402-FZ, además de tener en cuenta sus deseos (teniendo en cuenta las especificidades de la actividad).
La empresa tiene empleados que trabajan en un horario de turnos, que tienen una tasa de salario por hora y una contabilidad resumida de las horas de trabajo. Anteriormente en la columna 5 de la tabla de personal (formulario unificado No. T-3) de acuerdo con las Instrucciones para la Solicitud y Llenado de Formularios documentación primaria, aprobado El Decreto del Comité Estatal de Estadísticas de Rusia del 01/05/2004 No. 1 indicaba el salario mensual de un empleado a la tarifa (salario) en rublos. Dado que los salarios de los empleados que cobran por hora dependen de la cantidad de tiempo trabajado, no tienen un salario fijo como tal. Por lo tanto, fue imposible completar correctamente el formulario de dotación unificada antes del 1 de enero de 2013 en relación con dichos empleados. En tales situaciones, generalmente se recomienda gr. 5 "Tasa arancelaria (salario), etc., frotar". y gr. 9 "Total por mes, frotar". no rellene, pero en gr. 10 "Notas" indican: "Pago por hora" y dan un enlace a la ley reguladora local de la empresa que regula el monto de los salarios, por ejemplo, las Regulaciones sobre salarios.
Desde el 1 de enero de 2013, en una forma de dotación de personal desarrollada por usted mismo, puede proporcionar una columna separada "Tarifa por hora" (Apéndice 3).
En nuestra organización, queremos utilizar, como antes, formularios unificados aprobados por la resolución del Comité Estatal de Estadísticas de Rusia. Estamos satisfechos con todo en ellos, no queremos cambiar nada. ¿Cómo aplicarlos correctamente después del 1 de enero de 2013?
Si está bastante satisfecho con los formularios unificados utilizados anteriormente para la contabilidad del trabajo y su remuneración y no desea ajustarlos, entonces para simplificar el flujo de trabajo y cumplir con el requisito de racionalidad previsto en la cláusula 6 del Reglamento Contable " Política contable de la organización" PBU 1/2008, aprobada. Por orden del Ministerio de Finanzas de Rusia del 6 de octubre de 2008 No. 106n, nadie le prohíbe continuar usándolos, pero ya teniendo en cuenta los requisitos de la Ley No. 402-FZ, fijando esto en la política contable (Apéndice 2).
Puede suceder que se haya atrasado con la aprobación de los formularios de contabilidad laboral y su pago al cierre del año pasado como parte de la política contable y con ello violó la cláusula 9 de la PBU 1/2008. Especial castigo administrativo porque esto no ha sido establecido. Pero, por ejemplo, un inspector fiscal tiene derecho a familiarizarse con este documento (subcláusula 1, cláusula 1, artículo 31 del Código Fiscal de la Federación de Rusia) y, por no presentarlo previa solicitud por escrito, imponer una multa de 200 rublos (Cláusula 1, Artículo 126 del Código Fiscal de la Federación Rusa).
Pueden ocurrir consecuencias más graves si, en ausencia de formularios de documentación contable primaria aprobados por la organización para la contabilidad del trabajo y su pago, ciertos tipos de gastos (para salarios, viajes de negocios, etc.) se reconocen en la contabilidad y la contabilidad fiscal. Esto puede considerarse una violación grave de las reglas de contabilidad de ingresos y gastos; en este caso, la multa puede ser del 20% del monto del impuesto no pagado, pero no menos de 40,000 rublos. (Cláusula 3, Artículo 120 del Código Fiscal de la Federación Rusa). Si, además, el monto acumulado del impuesto o cualquier elemento de los estados financieros se distorsiona en un 10 % o más, entonces, además de la sanción fiscal para la organización, el director o el contador pueden ser considerados responsables. responsabilidad administrativa dependiendo de quién será declarado culpable de cometer estos errores (Artículos 2.4 y 15.11 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación Rusa). El monto de la multa administrativa en este caso será de 2000 a 3000 rublos.
¿Qué se debe hacer si el empleador no cumplió con los plazos para la aprobación de los documentos contables primarios?
Si no cumplió con los plazos para aprobar los formularios de los documentos contables primarios, apruebe tan pronto como sea posible los formularios desarrollados de forma independiente para la contabilidad del trabajo y su pago o los formularios unificados utilizados anteriormente de la resolución del Comité Estatal de Estadística de Rusia con fecha 05.01.2004 No. 1 (teniendo en cuenta las normas del párrafo 2 del artículo 9 de la Ley No. 402-FZ) por una orden separada para la actividad principal. Esto puede ser, por ejemplo, una orden para aprobar los formularios de documentos contables primarios para la contabilidad laboral y salarios(Apéndice 4). Esto es mejor que la ausencia total de evidencia documental de los formularios utilizados por la organización.
DOCUMENTOS CONTABLES PRIMARIOS “PROPIOS” Y RIESGOS FISCALES
La contabilidad fiscal es más "sensible" a la exactitud de los documentos contables primarios: cualquier gasto en la determinación de la base imponible debe confirmarse mediante documentos redactados de acuerdo con la legislación de la Federación Rusa.
Por lo tanto, hasta el 1 de enero de 2013, las pretensiones de los inspectores fiscales a la ejecución de documentos contables primarios durante cameral y campo auditorías fiscales muy a menudo se convirtió en una fuente de disputas fiscales. Como regla general, surgieron desacuerdos en relación con la falta de uso o el llenado incorrecto de formularios unificados de documentación contable primaria.
A partir del 1 de enero de 2013, lamentablemente, es poco probable que tales reclamos disminuyan en las condiciones de aprobación independiente de la "organización principal". Por lo tanto, todo aquí depende de ti. Sujeto a todos los requisitos legales para la ejecución de documentos primarios de contabilidad de personal, la organización no debería tener problemas con las autoridades fiscales con respecto al reconocimiento de costos laborales, gastos de Viajes de negocios, gastos para el pago de vacaciones y otros gastos a efectos de la imposición de los beneficios sobre la base del apartado 1 del art. 252 del Código Fiscal de la Federación Rusa.
Opinión experta
Y EN. andreeva, candó. historia Ciencias, Profesor del Departamento derecho laboral y derechos seguridad Social academia rusa justicia Documentos contables primarios para la contabilidad del trabajo y su pago. Los documentos contables primarios para la contabilidad del trabajo y su pago se han utilizado en los servicios de personal de nuestro país durante muchos años, y su uso siempre ha estado asociado con numerosos problemas y dificultades sin resolver. Formularios estándar los documentos incluidos en este sistema de documentación unificado, por regla general, difícilmente "encajaban" en situaciones reales que surgieron en las condiciones de organizaciones específicas, y modelos de formularios de órdenes para el personal (sobre contratación, transferencia a otro trabajo, despido) durante mucho tiempo se completaron solo para trabajadores (para especialistas y empleados, dichas órdenes se emitieron en un formato de texto arbitrario). Por supuesto, el creador de estos formularios, el Comité Estatal de Estadísticas de Rusia, entendió la necesidad de “vincular” los documentos estándar a los detalles de las organizaciones y desarrolló las instrucciones apropiadas para ayudar a los profesionales. Así, el Decreto del Comité Estatal de Estadística de Rusia del 24 de marzo de 1999 No. 20 aprobó el Procedimiento para el uso de formularios unificados de documentación contable primaria, que permitió, si es necesario, la introducción de detalles adicionales en los formularios. Al mismo tiempo, no se permitió la eliminación de datos individuales de estos formularios. Como resultado, los formularios a menudo contenían información aparentemente redundante o partes que nunca se completaron. Además, no todos los formularios cumplían plenamente los requisitos derecho laboral(por ejemplo, en el formulario unificado No. T-7 del programa de vacaciones, no se proporcionan visas para familiarizar a los empleados con este acto regulatorio local), y se cometieron errores desafortunados en el desarrollo de algunos formularios (por ejemplo, en el unificado formulario No. T-8, se tacha información, lo que en principio es inaceptable en documentos de este tipo, como autos). En la actualidad, desde el 1 de enero de 2013, finalmente es posible crear tales formas de documentos contables primarios para contabilizar el trabajo y su pago, que reflejarán las características relaciones laborales en una organización en particular y de qué tipos de información innecesaria en esta organización serán excluidos. Por lo tanto, en general, creemos que los cambios que se están produciendo ahora en el área bajo consideración son de importancia positiva para los profesionales. Sin embargo, cabe señalar que los propios oficiales de personal tienen actitudes diferentes hacia estas innovaciones. Algunos están contentos con la oportunidad de mejorar las formas de los documentos y ya han hecho un trabajo bastante serio en esta dirección. A otros no les gustaría hacer esto y hacen preguntas sobre la posibilidad de usar el primero formularios estadísticos. Todavía otros se refieren a los sistemas de procesamiento de información automatizados en uso, que ya contienen los formularios del Comité Estatal de Estadística de Rusia, y creen que, por lo tanto, es imposible cambiar los formularios, ya que el sistema no funcionará. Y algunas personas no se enteraron de estos cambios en absoluto, lo que significa que no tuvieron tiempo para pasar todo el trabajo necesario a tiempo... Me gustaría aconsejar a los profesionales que aborden el desarrollo de nuevas formas de documentación contable primaria para contabilizar el trabajo y su pago desde el punto de vista de la razonabilidad, la racionalidad y la conveniencia. Por supuesto, uno no debe "reinventar la rueda", rechazando por completo las formas de los documentos familiares, que se han justificado en gran medida durante muchos años de experiencia en uso. Pero tampoco es deseable preservar por completo las formas antiguas, agregándoles solo un nuevo sello de aprobación. Es necesario analizar cuidadosamente cada formulario, evaluar su contenido, completar los detalles, el procedimiento de preparación, incluida la aprobación, y acercar el documento lo más posible tanto a las normas del Código Laboral de la Federación Rusa como a los detalles. de su organización. Por supuesto, esta no es una tarea fácil para muchos oficiales de personal, por lo que aquí hay algunos ejemplos de cómo puede volver a trabajar o corregir algunas de las formas habituales de los documentos. 1 en dotación de personal la sección “Recargos” podrá ser excluida si el Reglamento sobre remuneraciones adoptado en su organización no utiliza tal concepto. Es necesario estar de acuerdo con una propuesta muy razonable para introducir una nueva columna en este documento para reflejar la tarifa horaria (Anexo 3). 2. En forma de calendario de vacaciones, es necesario incluir visas de familiarización de empleados, por ejemplo, en forma de una columna adicional en la tabla de horario (Apéndice 5). 3. Es necesario prestar atención a las órdenes de extinción del contrato de trabajo. Aquí cabría señalar autos en forma independiente que formalicen la extinción de las relaciones laborales en determinados supuestos cuando no se pueda hablar de despido de un trabajador por su muerte o declaración judicial de su desaparición (Anexo 4 ). En tales órdenes, el uso del término "despedir" es inapropiado, ya que no hay empleado, sino solo contrato laboral, que debe ser rescindido. Naturalmente, los formularios revisados y aprobados de documentos contables primarios para contabilizar el trabajo y su pago deben reemplazar los formularios utilizados anteriormente como parte de sistemas automatizados tramitación de la documentación del personal. Además, es necesario abordar otras cuestiones importantes: 1) sobre el establecimiento de un círculo de personas que tendrán derecho a firmar y aprobar documentos contables primarios para contabilizar el trabajo y su pago; 2) sobre el procedimiento de delegación de autoridad para firmar y aprobar documentos de personal; 3) sobre el establecimiento en la organización de un nombre específico para los tipos de documentos administrativos para el personal: los documentos no deben llamarse "orden (instrucción)", debe decidirse si serán órdenes u órdenes; 4) sobre la exclusión de los formularios de documentos de información sobre la toma en cuenta de la opinión del órgano representativo de los trabajadores, si tal órgano no se crea en esta organización (anexos 4 y 5). En consecuencia, durante la creación posterior de dicho organismo, será necesario incorporar la información anterior en los documentos en los casos previstos por la ley; 5) en determinar los tipos de documentos que serán certificados adicionalmente por el sello de la organización de acuerdo con las costumbres comerciales (es difícil imaginar, por ejemplo, un certificado de viaje que no esté certificado con sellos). Probablemente, hay muchas organizaciones donde los trabajos anteriores aún no se han realizado, lo que significa que se realizarán con retraso. Sin embargo, el plazo vencido para la aprobación de los formularios de documentación contable primaria del personal 2014 © Gestión de registros de recursos humanos |
Documento
Orden sobre la aprobación de formularios de documentos primarios, que le permitirá utilizar sus propios formularios
Yu.N. Berezhnaya, experto de la revista Russian Tax Courier
Desde 2013, a las organizaciones se les ha permitido igualmente utilizar formularios unificados de documentos primarios y formularios aprobados de forma independiente por el director de la empresa. ¿Qué documentos no se pueden modificar? ¿Es obligatorio sellar en formularios de diseño propio?
Desde el 1 de enero de 2013, no existe ningún requisito en la legislación para el uso obligatorio de documentos primarios en formas unificadas (Artículo 9 de la Ley Federal N° 402-FZ del 12.06.11, en adelante - Ley N° 402-FZ). La ventaja es que tal innovación no prohíbe a las organizaciones usar las formas de documentos ya familiares, si es necesario, lo que simplifica enormemente las formas aprobadas. Solo en este caso es importante dejar los detalles requeridos, ya que el requisito de su presencia no ha sido cancelado (ver el cuadro a continuación).
uno . La empresa tiene derecho a aprobar los formularios de documentos primarios como parte de la política contable (un anexo a la misma), y por orden separada del jefe. Las disposiciones de la Ley No. 402-FZ no obligan a la empresa a prescribir la lista de formas desarrolladas de documentos primarios en la política contable. Anteriormente, tal requisito estaba directamente establecido en el párrafo 3 del artículo 6 de la Ley Federal de 21 de noviembre de 1996, N° 129-FZ, que quedó sin efecto.
Por lo tanto, el gerente tiene derecho a aprobar nuevos formularios mediante una orden separada (a continuación se presenta una muestra). Además, no está prohibido hacer tales actos locales y durante el año a medida que surja la necesidad de nuevas formas de documentos primarios. Por ejemplo, la organización comenzó a realizar un nuevo tipo de actividad, que en el momento del desarrollo y aprobación de los formularios "primarios" aún no se conocía.
Tenga en cuenta que, según algunos expertos, las formas de los documentos se aprueban únicamente como parte de la política contable. Al mismo tiempo, se refieren al párrafo 4 de la PBU 1/2008, según el cual, al formar una política contable, se aprueban las formas de documentos contables primarios, registros contables, así como documentos para estados contables internos.
Sin embargo, estas opiniones no se contradicen entre sí; lo principal es que los formularios deben aprobarse en principio.
2. Es más lógico fechar la orden general sobre la aprobación de los formularios de documentos primarios a más tardar el 31 de diciembre de 2012. No existe una regla directa sobre la fecha en que se aprueban los formularios de documentos primarios utilizados por la organización en la Ley N° 402-FZ. Al mismo tiempo, de conformidad con el numeral 5 del artículo 8 de esta ley, la política contable se aplica de manera consistente, año a año. Para garantizar la comparabilidad de los informes de varios años, se cambia desde el comienzo del año de informe, a menos que se estipule lo contrario por el motivo de dicho cambio. Por lo tanto, es más lógico firmar una orden general sobre la aprobación de los formularios de documentación primaria, que, de hecho, son parte de la política contable de la organización, a más tardar el 31 de diciembre de 2012.
Si durante el año la empresa necesita desarrollar nuevos formularios o complementar los ya aprobados a principios de 2013, esto también puede reflejarse en una orden adicional del jefe.
3 . En el orden, es más seguro fijar una lista clara de los documentos primarios que desarrolla la organización. Al desarrollar sus propias formas de documentación primaria, una empresa puede simplificar la tarea y tomar como base documentos unificados. De estos, la organización tiene derecho a eliminar los datos que no necesita, dejando solo los obligatorios (cláusula 2, artículo 9 de la Ley No. 402-FZ).
Sin embargo, en algunos casos, está prohibido desarrollar sus propios formularios (consulte el cuadro a continuación). En particular, las formas de los documentos establecidos sobre la base de otras leyes federales siguen siendo de uso obligatorio (mensaje de información del Ministerio de Finanzas de Rusia No. PZ-10/2012).
También notamos que si una organización usa formularios de un programa de contabilidad especializado, entonces es menos costoso continuar usándolos que reprogramar el programa para eliminar algunas líneas en el documento principal.
4 . Al cambiar el documento principal en el curso de la transacción, no es necesario realizar correcciones en la orden que aprueba su forma. Es posible que la contraparte solicite cambiar o complementar la forma del documento primario, ya consagrado en la orden. El inciso 7 del artículo 9 de la Ley N° 402-FZ le permite hacerlo. En este caso, será necesario indicar la fecha y firmas de las personas que redactaron el documento en el que se efectuó la corrección, con indicación de sus apellidos e iniciales u otros datos necesarios para su identificación. Por lo tanto, no hay necesidad de aprobar por separado el documento principal acordado con la contraparte nuevamente en la orden.
Innovación principal
No es necesario aplicar formularios unificados de documentos primarios
La antigua ley de contabilidad establecía que los documentos primarios se aceptan para la contabilidad solo si se redactan de acuerdo con formularios unificados, y los documentos para los que no se proporciona dicho formulario deben contener detalles obligatorios.
Los mismos detalles ahora se enumeran en la nueva ley de contabilidad con la condición general de que cada hecho de la vida económica de una organización se registre en un documento primario que contenga dichos detalles (cláusula 2, artículo 9 de la Ley No. 402-FZ). En particular, estos son:
Título del documento;
- Fecha de preparación;
- el nombre de la organización que compiló el documento;
- el contenido de la transacción;
- el valor de la medida natural o monetaria de la operación, indicando las unidades de medida;
- el nombre del cargo de la persona que realizó la transacción y es responsable de la corrección de su registro, o el nombre del cargo de la persona responsable de la corrección del registro del evento;
- Firmas de personas indicando sus nombres completos u otros datos necesarios para su identificación.
Así, a partir del 1 de enero de 2013, no es necesario aplicar los formularios de documentos contables primarios contenidos en los álbumes de formularios unificados de documentación contable.
matiz importante
Las organizaciones tienen prohibido modificar la mayoría de las formas de documentos de efectivo
El Ministerio de Finanzas de Rusia anunció que las formas de documentos primarios establecidas por los organismos autorizados sobre la base de otras leyes federales son obligatorias (mensaje de información No. PZ-10/2012).
Por lo tanto, en 2013, las formas de efectivo y documentos bancarios aprobados en el Reglamento sobre el procedimiento para realizar transacciones en efectivo (aprobado por el Banco de Rusia No. 373P con fecha 10.12.11) siguen siendo válidos. En particular, estos son:
Órdenes de efectivo entrantes y salientes (No. KO-1 y KO-2);
- libro de pago(Nº KO-4);
- libro de contabilidad aceptado y emitido por el cajero Dinero(Nº KO-5);
- Estado de nómina (No. T-49);
- nómina (Nº T-53);
- orden de pago (código 0401060);
- orden de recogida (código 0401071);
- solicitud de pago (código 0401061).
Por lo tanto, las formas de efectivo y documentos bancarios que no se mencionan directamente en la regulación sobre el procedimiento para realizar transacciones en efectivo (por ejemplo, un informe de anticipo (No. AO-1), un registro de ingresos y gastos documentos en efectivo(No. KO-3)), la organización tiene el derecho de cambiar a su discreción
Esto se debe en parte a que cada documento de transacción bilateral es firmado por representantes de ambas partes, indicando sus iniciales y la fecha. Acciones enumeradas permiten concluir que las partes están de acuerdo con el contenido y la forma del documento. Así, el gestor puede fijar una plantilla de documento en el pedido indicando que puede modificarse durante la transacción. Sin embargo, los cambios en los documentos primarios solo pueden realizarse en detalles opcionales que no están especificados en el párrafo 2 del artículo 9 de la Ley N° 402-FZ.
5 . La organización tiene el derecho de no indicar el lugar para la impresión en las formas desarrolladas de los documentos primarios. Casi todos los documentos unificados tienen un lugar para imprimir, por lo que los contadores hasta 2013 se vieron obligados a dejarlo. Teniendo en cuenta que el uso de formularios unificados ha dejado de ser obligatorio, la organización tiene derecho a decidir de forma independiente si asigna o no espacio en el documento primario para colocar un sello (cláusula 4, artículo 9 de la Ley No. 402-FZ).
Aunque la falta de accesorios "Lugar de impresión" está plagada de disputas con las autoridades fiscales. En efecto, en la anterior Ley N° 129-FZ, el sello tampoco era un requisito obligatorio. Sin embargo, los inspectores a menudo negaron los gastos de organización, señalando que el documento principal se redactó en violación, por lo que no es confiable.
Los tribunales en la mayoría de los casos apoyaron a los contribuyentes, señalando que las deficiencias en la ejecución de los documentos no son una circunstancia que indique su invalidez, incluso en relación con las cartas de porte (por ejemplo, la decisión del Servicio Federal Antimonopolio del Distrito de Siberia Occidental de fecha julio 29, 2011 N° A70-10479/2010).
6. El jefe tiene derecho a establecer de forma independiente en la orden el período de almacenamiento de los documentos primarios. Las normas de la legislación fiscal y contable sobre este tema son contradictorias. Por lo tanto, el subpárrafo 8 del párrafo 1 del artículo 23 del Código Fiscal de la Federación Rusa establece que el contribuyente debe garantizar la seguridad de la documentación primaria durante cuatro años. Sin embargo, el numeral 1 del artículo 29 de la Ley N° 402-FZ establece un plazo mínimo de cinco años para el almacenamiento de dichos documentos. El Ministerio de Finanzas de Rusia tampoco aclara, citando estas normas (carta No. 03-03-06/1/270 del 26 de abril de 2011). Por lo tanto, es aconsejable que el jefe de la organización fije en la orden la aprobación de los formularios de los documentos primarios y el período de su almacenamiento. Es más seguro prescribir que dicho período sea de al menos cinco años.
Al mismo tiempo, en algunos casos, será necesario almacenar el "primario" durante más de 10 años. Por lo tanto, de la decisión del Presidium del Tribunal Supremo de Arbitraje de la Federación Rusa del 24 de julio de 2012 No. A40-9620 / 11-1404, se deduce que los documentos primarios que confirman la formación o transferencia de pérdidas de los contribuyentes al calcular el impuesto sobre la renta debe almacenarse durante 13 años. De estos, se prevén 10 años para traslado de pérdidas y 3 años para revisión.
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Comprobación de errores: contabilidad fiscal de pérdidas tecnológicas y pérdidas dentro del desgaste natural
¿Hasta qué punto una empresa puede dar cuenta de gastos de impuestos pérdidas tecnológicas? ¿Cómo cancelar la escasez de bienes, que se formó como resultado de una pérdida natural, si no se aprueban los estándares de pérdida correspondientes? ¿La empresa tiene derecho a tomar en cuenta las pérdidas de producción en exceso de las normas desarrolladas?
Las pérdidas por escasez o daño durante el almacenamiento y transporte del inventario, así como las pérdidas tecnológicas durante la producción o el transporte, la organización tiene derecho a tener en cuenta como parte de los costos de material (inciso y cláusula 7 del artículo 254 del Código Tributario de la Federación Rusa). La diferencia es que en el primer caso, las pérdidas ocurren debido a cambios naturales en las propiedades biológicas o fisicoquímicas del producto mientras se mantiene su calidad, como resultado de la evaporación, contracción, contracción, etc. La empresa tiene derecho a tomar en cuenta tales pérdidas solo dentro de los límites del desperdicio natural, aprobado por los ministerios pertinentes de acuerdo con el Ministerio de Desarrollo Económico de Rusia (Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 12 de noviembre de 2002 No. 814, en lo sucesivo denominado Resolución nº 814). Las pérdidas que superan las normas de pérdida natural no se tienen en cuenta en los gastos (carta del Ministerio de Finanzas de Rusia con fecha 04.07.11 No. 03-03-06 / 1/387).
En el segundo caso, las pérdidas se deben a las características tecnológicas del ciclo de producción o del proceso de transporte. La organización tiene derecho a tener en cuenta dichos gastos en su totalidad, siempre que estén económicamente justificados y respaldados por documentos (cláusula 1 del artículo 252 del Código Fiscal de la Federación Rusa y carta del Ministerio de Finanzas de Rusia del 21 de febrero). , 2012 N° 03-03-06/1/95).
En la práctica, las autoridades fiscales a menudo tratan de reclasificar ciertas pérdidas de bienes y materiales para reducir los montos tomados en cuenta al calcular el impuesto a las ganancias. Además, los inspectores a menudo hacen reclamos sobre la contabilización del IVA por pérdidas normalizadas.
Situación uno: la organización tuvo en cuenta en los gastos fiscales el monto de la pérdida natural de los bienes, cuyas normas no están aprobadas. ¡Arriesgado! El Ministerio de Finanzas de Rusia insiste en que, en ausencia de normas de desgaste aprobadas, la empresa no tiene derecho a tener en cuenta las pérdidas al calcular el impuesto sobre la renta (cartas No. 03-03-04/1/538 del 21.06.06 y No. 01/04/146). El Código Fiscal de la Federación de Rusia prevé expresamente la inclusión de dichos gastos precisamente dentro de los límites aprobados de conformidad con el Decreto No. 814 (subcláusula 2, cláusula 7, artículo 254 del Código Fiscal de la Federación de Rusia). Y no se proporciona el desarrollo independiente de estándares por parte del contribuyente.
Por lo tanto, en ausencia normativa vigente pérdida natural, aprobado por el ministerio correspondiente de acuerdo con el Ministerio de Desarrollo Económico de Rusia, la organización no tiene derecho a tener en cuenta dichos costos en la base imponible (ver cuadro a continuación).
¡Arriesgado! ¡Posibles pérdidas fiscales!
Situación dos: la empresa tuvo en cuenta en los costos el monto de las pérdidas tecnológicas en exceso de las normas establecidas por la legislación de la industria o desarrollada de manera independiente. ¡Arriesgado! A diferencia de las pérdidas en forma de desgaste (subcláusula 2, cláusula 7, artículo 254 del Código Fiscal de la Federación Rusa), las pérdidas tecnológicas no están estandarizadas, pero se incluyen en la base imponible en su totalidad (subcláusula 3, cláusula 7, artículo 254 del Código Fiscal de la Federación Rusa). El Ministerio de Finanzas de Rusia está de acuerdo con esto (carta No. 03-03-06/1/95 del 21 de febrero de 2012). El departamento financiero agrega que, con base en las características tecnológicas de su propio ciclo de producción y el proceso de transporte, los contribuyentes pueden determinar las normas por sí mismos (carta del 31.01.11 N° 03-03-06/1/39).
Al mismo tiempo, por ejemplo, las autoridades fiscales de Moscú insisten en que una organización tiene derecho a tener en cuenta las pérdidas tecnológicas solo dentro de los límites de los estándares desarrollados registrados en documentos: mapas tecnológicos, estimaciones proceso tecnológico etc. (carta del Servicio Federal de Impuestos de Rusia para Moscú del 21 de febrero de 2012 No. 16-15 / [correo electrónico protegido]). La práctica muestra que si una empresa tiene en cuenta las pérdidas tecnológicas que superan los estándares desarrollados por ella, los controladores presentan reclamos.
Sin embargo, los tribunales en la mayoría de los casos apoyan a las empresas. Los árbitros señalan que el Código Fiscal de la Federación de Rusia no contiene indicaciones de que las pérdidas tecnológicas se acepten dentro de los límites de cualquier estándar, específico de la industria o desarrollado de forma independiente (ver el cuadro a continuación). Por lo tanto, la empresa tiene derecho a tener en cuenta los costos en disputa en su totalidad (Resoluciones del Servicio Federal Antimonopolio del Distrito Volga-Vyatka del 21 de noviembre de 2011 No. A43-29213 / 2010 y la Oficina del Distrito de los Urales del 23 de junio de 2011). 2010 No. Ф09-4666 / 10-С2 distritos).
Nota
Es posible que las tasas de deserción aprobadas no se apliquen a todos los tipos de productos
En la práctica, existen situaciones en las que las normas de desgaste aprobadas de conformidad con el Decreto N° 814 no se aplican a ciertos tipos bienes. Por ejemplo, en los anexos a la orden del Ministerio de Desarrollo Económico de Rusia con fecha 07.09.07 No. 304, las normas de pérdida natural de productos alimenticios en el comercio y Abastecimiento. Al mismo tiempo, de acuerdo con este documento, las normas de pérdida natural no se aplican a:
Queso en salmuera cuando se almacena en refrigeradores (Anexo No. 19);
- pescado, productos pesqueros y mariscos distintos del pescado de todo tipo (congelados, glaseados) al por menor red comercial, así como durante el almacenamiento y despacho en pequeñas bases mayoristas (Anexos No. y);
- carne de ave envasada en una película de polímero, congelada, almacenada en almacenes y puntos de venta al por menor empresas comerciales y establecimientos de restauración (Anexo No. 32);
- Quesos en película polimérica (holandés, cheddar, lituano, etc.) durante su almacenamiento y distribución en despensas de establecimientos de restauración (Anexo nº 42), etc.
En consecuencia, si los gastos se reconocen como una pérdida natural en relación con dichos bienes, es probable que surjan disputas con las autoridades fiscales.
Situación tres: la organización califica las pérdidas durante el empaque de los productos manufacturados como tecnológicas y las castiga en la contabilidad fiscal, sin racionamiento. No es un error. La fabricación de envases y embalajes de productos (embalaje) es una parte integral del proceso tecnológico de producción (cláusula 4 del Decreto del Consejo de Ministros de la URSS de fecha 19.04.82 No. 321) . En consecuencia, las pérdidas como resultado del embalaje del producto están relacionadas con la tecnología (y no con el desperdicio natural) y pueden tenerse en cuenta en los gastos en su totalidad sobre la base del subpárrafo 3 del párrafo 7 del Artículo 254 del Código Fiscal de la Federación Rusa. .
¡Arriesgado! ¡Posibles pérdidas fiscales!
Situación cuatro: la organización tuvo en cuenta la rotura de cristales durante el transporte como pérdidas tecnológicas.¡Arriesgado! El Ministerio de Finanzas de Rusia considera tales pérdidas como resultado de pérdidas naturales (subcláusula 2, cláusula 7, artículo 254 del Código Fiscal de la Federación Rusa) y propone tenerlas en cuenta solo dentro de las normas aprobadas. En particular, los expertos del departamento financiero recomiendan guiarse por los estándares de rotura de vidrios para el transporte por ferrocarril, transporte acuático o tráfico mixto, aprobado por el Ministerio de Industria y Materiales de Construcción de la URSS con fecha 21/10/82 (carta del Ministerio de Rusia de Hacienda de fecha 17/01/11 N° 11-03-11/06).
También en este momento hay normas de pérdidas (combate) materiales de construcción durante su transporte por carretera, almacenamiento y venta (Orden del Ministerio de Comercio de la URSS del 27 de noviembre de 1991 No. 95)
Sin embargo, esta posición no es indiscutible. La pérdida natural se entiende como una disminución en la masa de bienes y materiales manteniendo su calidad debido a un cambio natural en las propiedades de los bienes (Orden del Ministerio de Desarrollo Económico de Rusia del 31 de marzo de 2003 No. 95). En la situación en consideración, la rotura del vidrio se produce debido a las peculiaridades del transporte del producto: al cambiar las condiciones de transporte (por ejemplo, el embalaje de vidrio), se pueden reducir dichas pérdidas. Además, los vidrios rotos no son aptos para su uso, es decir, no se conserva la calidad de los productos.
Además, tanto los financieros como las autoridades fiscales atribuyen pérdidas durante el transporte de otros tipos de bienes y materiales a los tecnológicos (subcláusula 3, cláusula 7, artículo 254 del Código Fiscal de la Federación de Rusia), que no es necesario tener en cuenta. cuenta dentro de los límites. Por ejemplo, al descargar cemento transportado a granel como resultado de su pulverización (carta del Ministerio de Finanzas de Rusia con fecha 01.11.05 No. 03-03-04 / 1/328), al transportar petróleo (carta del Ministerio de Finance of Russia de fecha 19.04.05 No. /1/195), durante el transporte, almacenamiento y carga de gas licuado (carta del Servicio Federal de Impuestos de Rusia para Moscú de fecha 09.09.08 No. 20-12/084961).
Sin embargo, si la empresa cancela en la contabilidad fiscal el costo de romper el vidrio durante su transporte como pérdidas tecnológicas (en su totalidad y sin racionamiento), es probable que se presenten reclamos de los inspectores. No se pudieron encontrar decisiones judiciales sobre este tema.
La quinta situación: las pérdidas en la preparación para la venta de productos alimenticios (cortar salchichas, quesos, limpiar salchichas, quesos de envases, clips metálicos, verter y limpiar papas, verduras y frutas de la suciedad) son consideradas por la organización como tecnológicas y reconocidas en la cantidad real. No hay error. El Ministerio de Finanzas de Rusia aclaró que tales pérdidas están relacionadas con pérdidas tecnológicas (subcláusula 3, cláusula 7, artículo 254 del Código Fiscal de la Federación Rusa), lo que significa que pueden tenerse en cuenta en el monto de los costos reales ( carta del Ministerio de Finanzas de Rusia con fecha 31.01.11 No. 03-03-06 / 1/39).
Los tribunales también consideran posible tener en cuenta las pérdidas asociadas con la preparación previa a la venta de las mercancías. Por ejemplo, el Servicio Federal Antimonopolio del Distrito de Siberia Oriental, en su Decreto No. A33-5596/2010 del 21 de febrero de 2011, señaló que las pérdidas causadas por la preparación previa a la venta de mercancías, daño natural o pérdida de la presentación de el producto, así como el vencimiento de la vida útil del producto, se identifican y dan de baja diariamente en el proceso de preparación de preventa y venta de mercancías, no en el proceso de inventario. No están asociados a las acciones (inacción) de los perpetradores y no se deben a los procesos de pérdida natural. En consecuencia, la empresa correctamente contabilizó dichos montos como parte de otros gastos relacionados con la producción y las ventas, en el monto de los costos reales (subcláusula 49, cláusula 1, artículo 264 del Código Fiscal de la Federación Rusa). La prueba documental son los actos sobre la cancelación de tales pérdidas.
Estudios de caso
La empresa tiene el derecho de cancelar las pérdidas tecnológicas a su propia discreción, incluso si se aprueban sus estándares.
En la práctica, hubo un caso en el que una de las organizaciones involucradas en el procesamiento de una mezcla de condensado de petróleo y gas tuvo en cuenta los gastos que no estaban de acuerdo con la metodología para determinar los estándares de pérdidas tecnológicas de materias primas gaseosas y líquidas durante la compresión y el procesamiento. , aprobado por orden del Ministerio de Energía de Rusia con fecha 10.06.03 No. 222. Así, una empresa al final de cada mes (y no como forma de pérdidas tecnológicas) calculó las pérdidas tecnológicas totales (y no para cada instalación) y redactó un acta en virtud de la cual fueron tenidos en cuenta en la base imponible como gastos en su totalidad. Sin embargo, los tribunales reconocieron las acciones de la organización como legales (Decreto del Servicio Federal Antimonopolio del Distrito de Moscú del 1 de noviembre de 2010 No. КА-А40/13095-10).
En otro caso, la empresa tomó en cuenta en los gastos tributarios las pérdidas de agua en exceso de las normas previstas y aprobadas por la administración de la ciudad. Dichos gastos se reflejaron en base a actas periódicamente elaboradas con base en los resultados de los estudios de las causas de las pérdidas de agua (desgaste de tuberías), así como mapas tecnológicos.
El Servicio Federal Antimonopolio del Distrito de Siberia Oriental estuvo de acuerdo con la legitimidad de contabilizar tales costos (Decreto No. A74-2641 / 06-F02-717 / 07 del 28 de febrero de 2007)
Situación seis: la organización tuvo en cuenta la escasez en el almacenamiento de mercancías en el piso comercial de la tienda de autoservicio como parte de los costos de materiales como pérdidas como resultado del desgaste natural. No hay error. La empresa tiene derecho a tener en cuenta dichos gastos dentro de las normas establecidas sobre la base del subpárrafo 2 del párrafo 7 del Artículo 254 del Código Fiscal de la Federación Rusa. Por el momento, las normas para la pérdida natural de bienes en los pisos comerciales de las tiendas de autoservicio no han sido aprobadas por el Ministerio de Industria y Comercio y el Ministerio de Desarrollo Económico de Rusia (cláusulas 2-4 de la Resolución No. 814 ). El Ministerio de Finanzas de Rusia indica que, en este caso, la organización puede aplicar las normas de pérdida natural, aprobadas por orden del Ministerio de Comercio de la URSS con fecha 23.03.84 No. 75 (carta de fecha 29.11.05 No. 03-03-04 / 1/392).
Sin embargo, cabe señalar que estamos hablando de pérdidas como resultado de cambios naturales en las propiedades biológicas o fisicoquímicas de los bienes, es decir, la pérdida natural de bienes y materiales. Si la escasez se formó como resultado del robo, dichos costos se tienen en cuenta como parte de los gastos no operativos (subcláusula 5, cláusula 2, artículo 265 del Código Fiscal de la Federación de Rusia) solo si las personas responsables del robo no están identificados y este hecho está documentado por la autoridad estatal autorizada.
¡Arriesgado! ¡Posibles pérdidas fiscales!
Situación siete: se revelaron pérdidas durante el almacenamiento y transporte de mercancías que excedieron las normas de pérdida natural. La organización no restableció el IVA previamente aceptado para la deducción de estos bienes en términos de exceso de costos. ¡Arriesgado! El Ministerio de Finanzas de Rusia cree que el contribuyente tiene derecho a deducir el IVA solo en cantidades que correspondan a las normas de pérdida natural. Al mismo tiempo, la agencia se refiere a la disposición del párrafo 2 de la cláusula 7 del artículo 171 del Código Fiscal de la Federación de Rusia, por lo que, en el caso de que, a los efectos de la tributación de las ganancias, los gastos se acepten de acuerdo con el normas, el IVA sobre dichos gastos es deducible dentro de las normas especificadas (carta del Ministerio de Finanzas de Rusia con fecha 09.08.12 No. 03 -07-08/244). En consecuencia, si el IVA sobre bienes perdidos en exceso de las normas de pérdida natural fue aceptado para la deducción, debe ser restituido.
Sin embargo, los tribunales no apoyan esta opinión. Por ejemplo, el Servicio Antimonopolio Federal del Distrito de los Urales indicó que en esta situación no hay motivos para la recuperación del IVA, ya que el Código Fiscal de la Federación de Rusia contiene una lista cerrada de casos de recuperación de impuestos (cláusula 3 del artículo 170 del Código Fiscal). Código de la Federación Rusa) y el caso en cuestión no se menciona en él (decreto del 22.01.09 № Ф09-10369/08-С2).
Además, la organización puede hacer referencia a la resolución del Presidium del Tribunal Supremo de Arbitraje de la Federación Rusa de fecha 06/07/10 No. 2604/10. Dice que las restricciones en cuestión (párrafo 2, cláusula 7, artículo 171 del Código Fiscal de la Federación Rusa) se refieren exclusivamente a las deducciones del IVA pagado en viajes de negocios y gastos de hospitalidad (párrafo 1, cláusula 7, artículo 171 de la Código Fiscal de la Federación Rusa). Desafortunadamente, las autoridades reguladoras no tienen en cuenta esta conclusión del Presidium del Tribunal Supremo de Arbitraje de la Federación Rusa (carta del Ministerio de Finanzas de Rusia del 13 de marzo de 2012 No. 03-07-11 / 68).
Supongamos que la empresa, guiada por explicaciones oficiales, restableció el monto del IVA sobre gastos excesivos sobre la base del párrafo 7 del Artículo 171 del Código Fiscal de la Federación Rusa. Según el Ministerio de Finanzas de Rusia, los montos recuperados no se tienen en cuenta como gastos al calcular el impuesto sobre la renta (carta No. 03-04-11/201 del 11 de noviembre de 2004). Por lo tanto, es probable que un intento de incluir las devoluciones del IVA en la base del impuesto sobre la renta genere disputas con las autoridades fiscales. La organización tendrá que defender su posición en los tribunales
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Al devolver mercancías, las empresas suelen tener dudas relacionadas con la necesidad de una factura del comprador que devolvió las mercancías defectuosas, la calificación civil de la transacción
al devolver un producto defectuoso, así como ajustar la base del IVA para el producto devuelto en lugar de aceptar el impuesto para la deducción
Los editores de la RNC han elaborado una calificación situaciones difíciles enfrenta el comprador que devuelve la mercancía y el vendedor que acepta esta mercancía. Habiendo identificado los 12 casos más comunes, nos dirigimos a los auditores y asesores fiscales con la solicitud de clasificar las situaciones seleccionadas de acuerdo con la popularidad de su ocurrencia en la práctica, así como analizar las consecuencias fiscales de una transacción en particular (la lista de expertos se presenta en el cuadro a continuación). Con base en los resultados de la encuesta, derivamos el puntaje promedio e hicimos una calificación.
Al mismo tiempo, los editores sugirieron que los usuarios del sitio web www.rnk.ru indiquen qué harían en una situación particular relacionada con la devolución de bienes. Los resultados de la encuesta se presentan en forma de diagramas.
1. Disponibilidad de una factura del comprador para la aceptación de la deducción del IVA en relación con los bienes defectuosos
EJÉRCITO DE RESERVA. Kasyanova, Primera Vicepresidenta del Club Ruso de Directores Financieros
por la mayoría punto de discordia, tanto en opinión de los participantes de la encuesta realizada en el sitio www.rnk.ru, como en opinión de los expertos, es que el vendedor tiene una factura del comprador que confirma la devolución de la mercancía. Los votos de los participantes de la encuesta sobre este tema se dividieron por igual.
Según Tamara Kasyanova, primera vicepresidenta del Club Ruso de Directores Financieros, la disputa sobre quién debe emitir la factura en caso de devolución de bienes defectuosos depende de si el comprador logró registrar los bienes que devuelve. Entonces, si fueron aceptados para la contabilidad, el comprador emite una factura (cartas del Ministerio de Finanzas de Rusia con fecha 10.08.12 No. 03-07-11 / 280 y el Servicio de Impuestos Federales de Rusia con fecha 11.04.12 No. ED -4-3 / [correo electrónico protegido]).
Si el comprador no acepta los bienes para la contabilidad, entonces, en este caso, el vendedor emite una factura de ajuste, que refleja una disminución en la cantidad y el valor de los bienes enviados originalmente (cartas del Ministerio de Finanzas de Rusia con fecha 07.08.12 N° 12 N° 03-07-09/34 , ).
D.P. Kolesnikov, Asociado Senior del Departamento de Asesoría Jurídica y Fiscal, MSI FDP-Aval CJSC
Según Denis Kolesnikov, asociado sénior del Departamento de Asesoría Jurídica y Fiscal de MSI FDP-Aval CJSC, en cualquier caso, una factura emitida por el comprador no será superflua, ya que esto reducirá el riesgo de disputa con las autoridades fiscales. , quien seguramente exigirá que la transacción se refleje como una implementación inversa (carta del Ministerio de Finanzas de Rusia del 27 de febrero de 2012 No. 03-07-09 / 11).
La práctica judicial en este tema es contradictoria. Anteriormente, los tribunales han apoyado a las empresas al señalar que la devolución de bienes defectuosos es una negativa unilateral del contratante a cumplir con sus obligaciones, confirmando que la transacción no se produjo. Por lo tanto, no es necesario emitir una factura (Resoluciones del Servicio Federal Antimonopolio de Moscú de fecha 06.07.09 No. A40-50063 / 08-127-188 y Noroeste de fecha 07.11.08 No. A56-6327 / 2008 distritos ).
Sin embargo, en decisiones recientes, los árbitros respaldan cada vez más a las autoridades fiscales, señalando que sin una factura del comprador, la deducción del vendedor es en principio ilegal (Decisiones del Servicio Federal Antimonopolio de los Urales del 17 de febrero de 2012 No. A50-10130/2011 y Central No. A68-7345 de fecha 18 de agosto/2010 distritos).
2. Calificación de la transacción al devolver un producto defectuoso
El tema de la calificación civil de una operación de devolución de bienes en la práctica de los auditores y asesores fiscales es bastante común. Esto se debe al hecho de que las autoridades fiscales reconocen tales transacciones como la venta inversa de bienes y las organizaciones consideran que el suministro de bienes defectuosos es una transacción fallida.
Como mostraron los resultados de la encuesta, el 32% de los participantes está de acuerdo con las autoridades fiscales, al considerar dicha transacción como una venta inversa.
Sin embargo, el 68% de los encuestados, apoyándose en las normas del Código Civil, cree que el suministro de bienes defectuosos no se reconoce como una operación completa. Esta opinión se basa en el hecho de que el procedimiento para la venta de cualquier producto está regulado por un acuerdo (artículo 454 del Código Civil de la Federación Rusa). Y si el vendedor no ha cumplido con los términos del contrato relacionado con los bienes (calidad, surtido, embalaje, documentación adjunta), entonces el comprador tiene derecho a negarse a comprar los bienes unilateralmente (cláusula 1 del artículo 469 del Código Civil). de la Federación Rusa). La negativa a comprar no significa una venta inversa, dijo Olga Cherevadskaya, directora de auditoría de CJSC Financial Control and Audit. Esta posición es apoyada por la mayoría de los tribunales (por ejemplo, las decisiones del Servicio Federal Antimonopolio del Distrito de Moscú del 28 de enero de 2010 No. A40-66254 / 09-35-406, del 6 de julio de 2009 No. A40- 50063/08-127-188 y la 19 AAC de fecha 16 de febrero de 2009 No. A14-10429/2008/359/9).
Sin embargo, como enfatizó Tamara Kasyanova, el acuerdo puede declararse inválido solo si los defectos de los bienes se descubrieron durante su aceptación y el comprador se negó a aceptarlo. Y si, antes del descubrimiento del matrimonio, la propiedad de los bienes pasó al comprador, entonces la devolución de los bienes ya representa una venta inversa. El Ministerio de Finanzas de Rusia está de acuerdo con esta posición (cartas No. 03-07-09/11 del 27 de febrero de 2012 y No. 03-07-09/17 del 2 de marzo de 2012).
En consecuencia, si el comprador devuelve la mercancía defectuosa al vendedor, cuyo derecho de propiedad ha pasado a él, entonces es más seguro reconocer tal operación como una venta inversa con todas las consecuencias para el cálculo del IVA.
3. El derecho del vendedor a no reflejar la compra de productos defectuosos como una transacción separada a efectos del IVA, si el comprador devolvió los bienes que no tuvo en cuenta
Según la mayoría de los participantes en la encuesta (71 %) realizada en el sitio web www.rnk.ru, el vendedor tiene derecho a ajustar la base del IVA para los bienes enviados antes, pero solo con la condición de que, por acuerdo con la contraparte , será posible volver a emitir los documentos de transacción previamente elaborados. Sin embargo, el 29% cree que el ajuste de la base imponible es una violación de la legislación fiscal, que implica la deducción de impuestos del vendedor (cláusula y artículo 171 del Código Fiscal de la Federación Rusa).
Expertos
Gracias por su ayuda en la preparación del material.
irina borovskoy, Especialista en Auditoría, Alinga Consulting LLC
Anastasia Weinberg, Consejero general de AVEPIKO LLC
Tamara Kasyanov, Primer Vicepresidente del Club Ruso de Directores Financieros
Denis Kolésnikov, Abogado Senior del Departamento de Asesoría Legal y Fiscal de MSI FDP-Aval CJSC
elena kuranova, jefe de proyecto de auditoría de una empresa de auditoría
olga razin, Jefe Adjunto del Departamento de Metodología de Contabilidad y Tributación de CJSC “Firma de Auditoría “Audit-Classic””
Serguéi Soloviov, asesor fiscal de la empresa auditora "Marillion"
Olga Cherevadskaya, Director de Auditoría de CJSC "Control y Auditoría Financiera"
Natalia Shamonova, Auditor de LLC "Finanzas del grupo"
Al ajustar la base del IVA mediante la reemisión de documentos, lo principal es que no haya inconsistencias con otros documentos, por ejemplo, documentos de reenvío, señaló Denis Kolesnikov. Por lo tanto, si el vendedor decide seguir este camino, es importante que considere cuidadosamente todos los documentos ejecutados anteriormente.
IV Borovskaya, especialista en auditoría, Alinga Consulting LLC
Sin embargo, como señaló Irina Borovskaya, especialista en auditoría de Alinga Consulting LLC, no hay venta si el comprador devuelve los bienes que no estaban registrados. En este caso, el vendedor debe emitir una factura de ajuste y, sobre esta base, deducir el IVA en términos del valor de los bienes devueltos (cláusula 10, artículo 172 del Código Fiscal de la Federación Rusa). Las autoridades apoyan tal posición, señalando la necesidad de redactar una factura correctiva (cartas del Ministerio de Finanzas de Rusia con fecha 10.08.12 No. 03-07-11 / 280, con fecha 07.08.12 No. 12 No. AS-4-3/ [correo electrónico protegido]).
4. La presencia de una factura del comprador para la aceptación de la deducción del IVA en relación con la devolución de bienes de buena calidad.
La mayoría de los encuestados (93 %) está de acuerdo en emitir una devolución de un producto de calidad como una venta inversa, y solo el 7 % de los encuestados cree que es posible prescindir de la emisión de una factura si tal condición está prevista de forma preliminar en el contrato.
O. A. Razina, Jefa Adjunta del Departamento de Metodología de Contabilidad y Tributación de la firma de auditoría "Audit-Classic"
Según Olga Razina, directora adjunta del Departamento de Metodología Contable y Tributaria de Audit-Classic, la devolución de bienes de calidad adecuada por acuerdo de las partes es una venta inversa. De hecho, en virtud del contrato de suministro primario, el vendedor ha cumplido plenamente sus obligaciones y el comprador no tiene motivos legales para devolver la mercancía, además de celebrar un nuevo contrato de suministro, en virtud del cual actuará como vendedor. Esta posición es apoyada por el Ministerio de Finanzas de Rusia y los tribunales (cartas del 23 de marzo de 2012 No. 03-07-11 / 79 y del 2 de marzo de 2012 No. 03-07-09 / 17, decisión del Supremo Tribunal de Arbitraje de la Federación Rusa de fecha 19 de mayo de 2011 No. distrito de fecha 02.09.10 No. А14-17197/2009605/28).
5. El método de contabilización del costo del reembolso del costo de los productos al comprador, si el momento de la devolución de los productos de baja calidad no coincide con el período de su venta.
El Ministerio de Finanzas de Rusia cree que si el momento de la devolución de los productos defectuosos no coincide con el período de su venta, el costo del reembolso al comprador por el costo de los productos de baja calidad se tiene en cuenta como parte de la costos no operativos del vendedor como pérdidas de años anteriores identificados en el período de informe. Tal conclusión está contenida en oficios de fecha 03/06/10 N° 03-03-06/1/378, de fecha 02/06/10 N° 03-03-06/1/370 y de fecha 05/02/10 N° 03-03-06/1/51. Los tribunales tienen una opinión similar (decreto del Servicio Federal Antimonopolio del Distrito de Siberia Occidental del 24 de enero de 2007 No. A67-4678 / 06).
A.Yu. Weinberg, Consejero General, AVEPICO LLC
Por lo tanto, al devolver bienes de baja calidad, el contribuyente tiene derecho a tomar en cuenta los costos en disputa como parte de los gastos no operativos como pérdidas de años anteriores, señaló Anastasia Veinberg. La mayoría de los encuestados (76%) está de acuerdo con este punto de vista.
Sergei Solovyov, asesor fiscal de la empresa de auditoría "Marillion", señaló que la devolución de bienes puede interpretarse como una venta, porque al devolver la propiedad de los bienes se transfiere del comprador al vendedor. Esta posición fue previamente expresada por el Ministerio de Finanzas de Rusia (cartas No. 03-04-11/60 del 21 de marzo de 2005 y No. 03-04-11/136 del 25 de agosto de 2004).
Pero desde el punto de vista del derecho civil, la devolución de bienes de baja calidad no es una venta, sino una rescisión del contrato de venta (cláusula 1, artículo 454 y cláusula 2, artículo 475 del Código Civil de la Federación Rusa ). Por lo tanto, hoy tanto el departamento financiero como los tribunales creen que los costos de reembolso al comprador del costo de dichos productos se toman en cuenta como parte de los gastos no operativos como pérdidas de años anteriores.
Sin embargo, en aclaraciones recientes, las autoridades fiscales indicaron que si la devolución de bienes de baja calidad, cuya propiedad no ha pasado al comprador, se realiza después de que el proveedor haya presentado una declaración del impuesto sobre la renta, entonces el proveedor presenta una declaración actualizada. para este período de informe (carta del Servicio Federal de Impuestos de Rusia para Moscú con fecha 11.03.12 No. 16-15/ [correo electrónico protegido]). Solo el 24% de los encuestados estuvo de acuerdo con esta posición.
6. El derecho del vendedor a reconocer como gastos los bienes devueltos que hayan caducado o no tengan liquidez
La mayoría de los encuestados (71%) cree que el vendedor puede reconocer los bienes devueltos como gastos de impuestos, sin embargo, el 29% de los encuestados cree que tales costos no se pueden tener en cuenta.
Como señaló Denis Kolesnikov, este tipo de gastos no se mencionan directamente en la legislación tributaria, sin embargo, la lista tanto de otros gastos como de los no operativos está abierta (inciso 49, inciso 1, artículo 264 e inciso 20, inciso 1, artículo 265 del Código Fiscal de la Federación Rusa). Al mismo tiempo, el costo de los bienes sujetos a destrucción o eliminación en virtud de la ley puede tenerse en cuenta en los gastos con riesgos mínimos, ya que los contribuyentes cuentan con el apoyo de organismos oficiales y tribunales (cartas del Ministerio de Finanzas de Rusia fechado 10 de septiembre de 2012 No. 03-03-06 / 1/477, Servicio Federal de Impuestos de Rusia No. 3-2-09/139 de fecha 16 de julio de 2009 y Resolución del Servicio Federal Antimonopolio del Distrito de los Urales de fecha 24 de agosto de 2011 A60-42997/2010).
Sin embargo, si el vendedor vuelve a comprar otros bienes vencidos, existen riesgos fiscales. Así, en relación con los productos alimenticios con una vida útil limitada, las autoridades niegan la posibilidad de reconocer el costo de recompra (cartas del Ministerio de Finanzas de Rusia con fecha 27.06.08 No. 03-03-06 / 1/373 y el Servicio Federal de Impuestos de Rusia para Moscú del 26/06 al 12/060196).
La más segura es la contabilidad de costos para los fabricantes de productos de panadería y confitería. La posición del Ministerio de Finanzas de Rusia sobre este tema es inequívoca: los costos asociados con la compra por parte del proveedor de la red minorista de productos de confitería y panadería no vendidos con un período de venta vencido, así como los costos de eliminación de dichos productos reducir la base del impuesto sobre la renta (cartas de fecha 11.06.12 N° 03-03 -06/1/573 y de fecha 09.10.12 N° 03-03-06/1/479).
N. N. Shamonova, auditora de Finance Group LLC
Como señaló Natalya Shamonova, auditora de Finance Group CJSC, las autoridades fiscales se oponen a la aceptación de gastos en los casos en que la obligación de comprar bienes vencidos no está establecida por reglamento (carta del Ministerio de Finanzas de Rusia con fecha 16.08.11 No. 03-03-06/1/491).
Sin embargo, los tribunales en esta materia son más leales a los contribuyentes, por ejemplo, en la resolución de 03.04.12 No. A40-44303 / 11-116-125 del Servicio Federal Antimonopolio del Distrito de Moscú señaló la legitimidad de reconocer el costos de recompra al comprador de productos propios vendidos previamente con una vida útil vencida, incluso en ausencia de una obligación de recompra de bienes en los contratos celebrados.
Pero en relación con otros bienes estropeados e ilíquidos, el riesgo de reclamaciones por parte de las autoridades fiscales es mucho mayor. Por lo tanto, en la carta del Ministerio de Finanzas de Rusia con fecha 07.06.11 No. 03-03-06 / 1/332, se explica que al deshacerse de bienes ilíquidos, los costos de su adquisición y posterior liquidación no pueden considerarse como obtener ingresos de actividad empresarial. En consecuencia, el costo de los bienes ilíquidos devueltos no se tiene en cuenta en los gastos fiscales de la organización.
7. El uso de estados de cuenta de elaboración propia, si ninguna de las partes tiene dicho documento aprobado en la política contable.
Según la mayoría de los participantes (58%), las partes tienen derecho a aprobar la forma de un acto de devolución de bienes como anexo al contrato, y el 42% de los encuestados cree que todos los documentos desarrollados se aprueban precisamente en el política contable.
EA Kuranova, jefe de proyecto de auditoría de una empresa de auditoría
Según Elena Kuranova, directora de proyectos de auditoría de una empresa de auditoría, las partes tienen derecho a utilizar actos desarrollados de forma independiente sobre la devolución de bienes, incluso si ninguna de las partes ha aprobado la forma del acto sobre la devolución de bienes en la política contable. Lo principal es que dicho documento primario contenga detalles obligatorios y sea aprobado por el jefe de la organización (cláusula y artículo 9 de la Ley Federal del 6 de diciembre de 2011 No. 402-FZ sobre contabilidad) 1.
8. El derecho del comprador a incluir en los gastos el coste de la mercancía dañada, si decide no devolverla, aunque tenía derecho a hacerlo
Si los términos del contrato prevén el derecho del comprador a devolver los bienes dañados y el comprador no los utilizó, este último no puede reconocer el costo de dichos bienes como gastos, señaló Elena Kuranova. Después de todo, los bienes dañados siguen siendo propiedad del comprador. Y debido al hecho de que el comprador no hizo uso de su derecho a devolver los bienes al proveedor, lo más probable es que el contribuyente no pueda probar en los tribunales la validez de cancelar el costo de dichos bienes como gastos al calcular los ingresos. impuesto. Después de todo, no se cumple uno de los requisitos principales del artículo 252 del Código Fiscal de la Federación de Rusia: la viabilidad económica de los costos. El 78% de los encuestados está de acuerdo con esta posición.
SB Solovyov, asesor fiscal de la empresa de auditoría "Marillion"
Según Sergei Solovyov, si el comprador puede justificar las razones económicas para no devolver los bienes dañados al proveedor, si el comprador tiene ese derecho, el costo de los bienes dañados puede reflejarse en los gastos fiscales. Por ejemplo, si el comprador prueba que el costo de transportar los bienes dañados al vendedor fue mayor que el costo de cancelar dichos productos. O que la devolución de dichos bienes resulte en no alcanzar el volumen de compras de bienes al vendedor necesario para recibir un descuento en entregas posteriores.
Sin embargo, lo más probable es que el contribuyente tenga que demostrar ante los tribunales la justificación económica de tales gastos. No se pudieron encontrar decisiones judiciales que apoyen tal o cual posición, pero el 22% de los encuestados está listo para crear un precedente judicial.
9. El plazo para que el vendedor refleje la operación de devolución de la mercancía, si el comprador presentó la factura significativamente después de la fecha de la devolución efectiva de la mercancía.
El 60% de los encuestados cree que el vendedor de bienes refleja la transacción de devolución en el período de recepción de la factura y el 40% en el período de recepción real de los bienes.
En la legislación fiscal, se estipula que en caso de devolución de bienes, el vendedor tiene derecho a deducir el impuesto transferido al presupuesto solo dentro de un año a partir de la fecha de devolución después de que las operaciones de ajuste correspondientes se reflejen en la contabilidad. registros. Esto se indica en el párrafo 5 del Artículo 171 y el párrafo 4 del Artículo 172 del Código Fiscal de la Federación Rusa.
Los tribunales a menudo toman otras decisiones, indicando que la deducción fiscal se realiza en el momento de la devolución real de los bienes (decisiones del Servicio Federal Antimonopolio del Distrito de Siberia Oriental del 01.09.11 No. A19-21727 / 10 y Moscú de 05.04.10 No. A40-134551 / 09-99-1073 distritos).
Sin embargo, según Olga Razina, si el comprador viola el plazo de cinco días para emitir una factura, el vendedor puede usar la deducción solo durante el período de recepción de la factura y siempre que la transacción de devolución se refleje en la contabilidad. Después de todo, de conformidad con el párrafo 1 del artículo 172 del Código Fiscal de la Federación Rusa, la deducción fiscal se realiza sobre la base de una factura. Por lo tanto, el IVA no puede deducirse antes del trimestre en el que el vendedor recibió la factura, siempre que se cumplan los demás requisitos para la deducción del impuesto. El Ministerio de Finanzas de Rusia comparte un punto de vista similar (carta de fecha 03.02.11 No. 03-07-09/02).
Como señaló Denis Kolesnikov, para evitar disputas con las autoridades fiscales, es más seguro para el contribuyente esperar a que se reciba la factura del comprador.
10. El derecho del vendedor a reconocer en los costos el costo de los bienes defectuosos que aceptó de vuelta, aunque según los términos del contrato el comprador ya no tenía derecho a devolverlos.
La mayoría de los encuestados (67 %) está de acuerdo en que tales gastos son económicamente injustificados, y el 33 % de los encuestados intentará demostrar su conveniencia ante las autoridades fiscales.
O.E. Cherevadskaya, Directora de Auditoría de Control Financiero y Auditoría CJSC
El contribuyente tiene derecho a evaluar de forma independiente y exclusiva la eficacia y conveniencia de su actividad económica, ya que, en virtud del principio de libertad de actividad económica, la realiza de forma independiente por su cuenta y riesgo, señaló Olga Cherevadskaya. Así lo confirmó la Resolución N° 8905/10 del 9 de marzo de 2011 del Presidium del Tribunal Supremo de Arbitraje de la Federación Rusa, que indicó que la legislación tributaria no contiene disposiciones que permitan a los controladores evaluar los gastos del contribuyente desde el punto de vista de su viabilidad económica.
El Tribunal Constitucional de la Federación Rusa también ha señalado repetidamente que el propio contribuyente determina la validez y conveniencia de los costos incurridos (determinaciones del 16 de diciembre de 2008 No. 1072-O-O y del 4 de junio de 2007 No. 366-O-P). El Ministerio de Finanzas de Rusia está de acuerdo con esto (cartas No. 03-03-06/1/341 del 21 de mayo de 2010 y No. 03-03-06/1/14 del 21 de enero de 2010).
Sin embargo, es probable que las autoridades fiscales lleguen a la conclusión de que dichos gastos no están económicamente justificados. Por lo tanto, la tarea del vendedor en este caso- Justifica tus acciones. Por ejemplo, la explicación de esto puede ser el deseo de mantener su reputación tanto con el comprador mayorista como con el consumidor final. Además, tales acciones estimulan la demanda de nuevos productos del vendedor (Resolución del Servicio Federal Antimonopolio del Distrito de Moscú del 3 de abril de 2012 No. A40-44303 / 11-116-125).
Puede reducir el riesgo de reclamaciones concluyendo acuerdo suplementario con el comprador y prescribiendo en él un plazo mayor para la devolución de las mercancías defectuosas.
11. Legalidad de deducir el IVA del vendedor con respecto a los bienes que le devuelve el comprador que no es contribuyente del IVA
Las opiniones de los participantes sobre este tema estuvieron divididas casi por igual. Por lo tanto, el 52% de los encuestados cree que el vendedor tiene derecho a recibir una deducción independientemente del estado fiscal del comprador, y el 48%, que el vendedor tiene derecho a corregir solo el envío de mercancías realizado anteriormente.
Según Denis Kolesnikov, las partes pueden hacer lo siguiente: firmar un acuerdo para reducir la cantidad de bienes suministrados y devolver el exceso de bienes sobre la base de este acuerdo. Entonces, en esta situación, el vendedor emitirá una factura correctiva y deducirá el IVA sobre la base del párrafo 13 del Artículo 171 del Código Fiscal de la Federación Rusa.
Como señaló Sergey Solovyov, el Código Fiscal de la Federación de Rusia no contiene una prohibición sobre el uso de una deducción fiscal en caso de devolución de bienes por parte de un comprador que no paga el IVA. Pero en este caso, el vendedor original no tendrá base documental para aplicar tal deducción, porque el comprador no emitirá factura.
El Ministerio de Finanzas de Rusia en cartas recientes señaló que en esta situación el vendedor emite facturas correctivas (cartas No. 03-07-09 / 96 del 31 de julio de 2012, No. 03-07-09/56). Es decir, el vendedor reduce el monto del IVA a pagar, que se relaciona con el valor de los bienes devueltos.
12. El derecho a tomar en cuenta los costos de exportación y liquidación de bienes que han caducado
Según el 77 % de los encuestados, la parte que exporta y desecha los bienes vencidos tiene derecho a tener en cuenta los costos incurridos al calcular el impuesto sobre la renta, y el 23 % cree que el Código Fiscal de la Federación Rusa no otorga tal derecho.
Olga Cherevadskaya señaló que los costos de exportación de productos dañados son una parte integral de los costos totales asociados con la destrucción de bienes dañados, por lo tanto, pueden incluirse en otros gastos sobre la base del inciso 49 del párrafo 1 del Artículo 264 del Impuesto. Código de la Federación Rusa.
Además, la ley prohíbe el hallazgo de mercancías de baja calidad en circulación. Por lo tanto, de acuerdo con los artículos y la Ley Federal del 2 de enero de 2000 No. 29-FZ "Sobre la calidad y seguridad de los productos alimenticios", los productos alimenticios peligrosos y de mala calidad con una vida útil vencida se retiran de la circulación y, en para determinar la posibilidad de destrucción o eliminación, están sujetos a un examen apropiado. Al mismo tiempo, los productos alimenticios de baja calidad que representan una amenaza para la vida y la salud humana se eliminan o destruyen sin un examen (cláusula 4 del Reglamento sobre el examen de materias primas y productos alimenticios peligrosos y de baja calidad, aprobado por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 29 de septiembre de 1997 No. 1263).
Por lo tanto, según los tribunales, el vendedor tiene derecho a tener en cuenta los costos incurridos en relación con la compra de productos con una vida útil vencida, así como los costos asociados con la destrucción de dichos productos, al calcular el impuesto sobre la renta ( Decreto del Servicio Federal Antimonopolio de Moscú de fecha 03.04./11-116-125 y distrito de los Urales de 24.08.11 No. А60-42997/2010).
En cuanto a los interventores, tal y como se describe en el punto 6 de la calificación, no les importa aceptar los costes de eliminar principalmente productos de panadería y medicamentos(cartas del Ministerio de Finanzas de Rusia de fecha 06.11.12 No. 03-03-06/1/573 y fecha 04.05.12 No. 03-03-06/1/227)
1 Para obtener más información sobre la aprobación y elaboración de formularios de documentos primarios, consulte también el artículo “Orden sobre la aprobación de formularios de documentos primarios, que le permitirá utilizar sus propios formularios” en la pág. 58 de este número.
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control de impuestos
¿Qué información en el sitio web de la empresa puede conducir a reclamos de impuestos y qué información ayudará a proteger
R. M. Lakhman, experto de la revista Russian Tax Courier
Un sitio web es la tarjeta de presentación de la mayoría de las empresas. Al mismo tiempo, la información publicada en las páginas web a menudo sirve como prueba en disputas fiscales. En particular, la pestaña en el sitio
"Nuestras obras" ayudarán a evitar el cargo adicional del impuesto a la propiedad. Por el contrario, la sección "Galería de fotos" confirmará indirectamente la subestimación de los ingresos.
En general, si una organización no evade el pago de impuestos y presenta los informes en tiempo y forma, la información más detallada en su sitio web solo será útil.
Así, en uno de los casos, después de haber estudiado las impresiones del sitio web de la empresa, el Servicio Federal Antimonopolio del Distrito del Volga acordó que la organización realiza actividades reales y no fue creada para subestimar los impuestos (decreto No. A12-35362/05 de fecha 05.10.06).
Sin embargo, la información del sitio web de la empresa no es en sí misma una confirmación de la presencia o ausencia de culpa del contribuyente. Dichos argumentos solo pueden presentarse junto con otras pruebas.
Un historial detallado en el sitio web sobre las actividades de la empresa en la sección "Acerca de nosotros" puede contradecir la información proporcionada en el informe "cero".
En las secciones del sitio web de la empresa denominadas "Sobre nosotros", "Sobre la empresa", por regla general, se presenta toda la historia de la organización, desde el momento de su fundación. Además, como una mejora de la imagen, muchas organizaciones buscan hablar de sí mismas con el mayor detalle posible. Sin embargo, en términos fiscales, esa franqueza a menudo puede ser insegura.
Supongamos que, para atraer clientes, la organización en su “biografía” indica que exporta desde hace 10 años. Al mismo tiempo, cada año, el costo y el volumen de las entregas bajo contratos con compradores extranjeros solo aumentan y constituyen la mayor parte de las ventas totales.
Habiendo descubierto este hecho, es probable que las autoridades fiscales analicen la evolución de los ingresos por operaciones de exportación. Si resulta que tales cantidades representan solo una pequeña fracción de los ingresos totales de la organización, entonces los controladores inevitablemente tendrán reclamos. Peor aún, si resulta que durante el período de entregas de exportación supuestamente exitosas, la empresa presentó informes "cero".
La dirección indicada en el sitio web en la sección "Contactos" confirma la ubicación real de la empresa
A menudo, las empresas no están ubicadas en el domicilio legal indicado en sus documentos fundacionales. En este caso, existe el riesgo de que la organización no reciba el correo enviado por la autoridad fiscal en tiempo y forma (actos de inspección, solicitudes de pago de impuestos y tasas o para la presentación de documentos).
Sin embargo, si la información sobre la ubicación real está contenida en el sitio web de la empresa, existe la posibilidad de probar que las autoridades fiscales sabían a dónde enviar la correspondencia, pero no lo hicieron.
Una "biografía" franca de una empresa en su sitio web no es segura para los impuestos
Así, la mayoría de los árbitros indican que si los controladores, junto con dirección Legal empresa, se conoce su ubicación real, entonces los inspectores deben enviar los documentos exactamente allí (Decreto del Servicio Federal Antimonopolio del Distrito del Cáucaso Norte de fecha 03.04.08 No. F08-995 / 08-338A, confirmado por las definiciones de la Suprema Tribunal de Arbitraje de la Federación Rusa de fecha 12.08.08 No. 5436/08 y fecha 28.04.08 No. 5436/08). Por lo tanto, al tomar una captura de pantalla de la página donde se enumeran los contactos de la empresa, será posible probar el hecho de que las autoridades fiscales están ignorando información sobre su ubicación real (ver cuadro a continuación).
Además, el Servicio Federal Antimonopolio del Distrito Volga-Vyatka en su resolución No. A82-2320 / 2006-27 de fecha 03.07.07 señaló que la empresa puede indicar la dirección real en el membrete. Por lo tanto, muchas empresas en el sitio publican varios documentos internos o muestras redactadas en papel con membrete (cartas a las contrapartes, declaraciones). Es decir, si es necesario, las autoridades fiscales pueden encontrar la dirección real de la organización en la sección "Documentos de muestra", "Formularios internos de documentos", etc.
Las fotos de las instalaciones de producción en construcción, publicadas en el sitio web de la empresa, ayudarán a evitar el impuesto a la propiedad adicional.
La controversia sobre la cuestión del devengo del impuesto predial sobre objetos de construcción en curso se reduce en la práctica a establecer el hecho de que tales objetos son utilizados en las actividades de la empresa.
Por lo tanto, según el Ministerio de Finanzas de Rusia, el impuesto a la propiedad sobre bienes inmuebles se cobra independientemente del hecho del registro estatal de los derechos sobre los mismos. Lo principal es que el edificio sea efectivamente utilizado por el contribuyente en actividades de producción y finalmente se forma su costo según datos contables (carta del 22.06.11 N° 03-03-06/1/370). Los tribunales están de acuerdo con este enfoque (por ejemplo, las decisiones del Servicio Federal Antimonopolio del Distrito de Moscú No. A41-22413/10 de fecha 25 de abril de 2012 y del Distrito del Cáucaso Norte No. A53-21781/2010 de fecha 20 de marzo de 2012 ).
Por lo tanto, una fotografía del sitio de construcción publicada en el sitio web de la empresa puede convertirse en una de las pruebas que indiquen que la instalación está en construcción y no se utiliza realmente en actividades comerciales. Como regla general, tales fotos se publican en el sitio en pestañas como "Desarrollo", "Acerca de nosotros", "Noticias", etc.
La dirección de la empresa, indicada en su sitio web en la sección "Contactos", puede confirmar que al enviar correspondencia, las autoridades fiscales deberían haber conocido la ubicación real de la organización.
La práctica muestra que los tribunales aceptan tales pruebas como apropiadas. Por lo tanto, el Servicio Federal Antimonopolio del Distrito de los Urales en su resolución del 22 de febrero de 2012 No. F09-257 / 12 señaló que las fotografías del objeto inmueble reconstruido, junto con los actos en el formulario No. KS-2, confirman que hay no hay motivos para cobrar el impuesto a la propiedad sobre el objeto en disputa.
Referencia
Tribunales aceptan captura de pantalla como prueba en litigios fiscales
Una captura de pantalla es una captura de pantalla que contiene una foto de una página web 1 . La práctica muestra que una captura de pantalla diseñada correctamente en disputas fiscales ayudará a confirmar, en particular:
Confiabilidad de la empresa y su contraparte (Resoluciones del Servicio Federal Antimonopolio de los distritos de los Urales del 25.08.10 No. A47-7911 / 2009 y Volga-Vyatka del 27.04.11 No. A82-12456 / 2010);
- la legitimidad de contabilizar ciertos costos como parte de los gastos fiscales (Decisiones del Servicio Federal Antimonopolio del Distrito de Moscú con fecha 10.03.12 No. A40-112441 / 90-11-469 y el Distrito de Siberia Occidental con fecha 28.06.12 No. A03-18522 / 2011 distritos)
Las imágenes de los trabajos terminados en la pestaña "Galería" ayudarán a probar la realidad de las transacciones y la legitimidad de la contabilidad de los costos correspondientes.
Para la contraparte de la empresa que se está verificando, tales fotografías serán útiles, porque con su ayuda, el socio podrá confirmar adicionalmente el hecho de la realidad de la transacción y, en consecuencia, la legitimidad de sus gastos (Decretos de la Federal Antimonopolio Servicio del Noroeste de fecha 08.11.12 No. A21-10329/2011 y de fecha 04.04.12 No. A21-3883 / 2011 y distrito de los Urales de 20 de diciembre de 2011 No. F09-8354 / 11 distritos).
Pero para la propia empresa, existen riesgos asociados principalmente a la subestimación de los ingresos fiscales. Especialmente si, durante el control, la organización no tiene certificados de trabajo completado en la reparación y reconstrucción de las instalaciones del cliente, mientras que las fotos del objeto en disputa en el que se completaron todos los trabajos de construcción se publicarán en el sitio.
Otro ejemplo: la empresa en la sección "Galería" publicó fotos de un objeto técnicamente complejo y costoso, que supuestamente fabrica fácilmente para cada cliente que lo desee. Si, durante una auditoría, las autoridades fiscales no encuentran ingresos por la venta de dichos productos, así como equipos destinados a su producción, en la contabilidad de la empresa, lo más probable es que los inspectores tengan sospechas sobre la subestimación de los ingresos.
Un reportaje fotográfico de la conferencia convencerá a los controladores de la legitimidad de los gastos de viaje y los gastos para organizar seminarios y conferencias.
En general, los tribunales y las autoridades no se oponen a la contabilidad de los gastos de la empresa por viajes de negocios y la organización de diversos tipos de conferencias. Así, el Servicio Federal Antimonopolio del Distrito de Moscú, en su resolución No. KA-A40/4968-08 del 30.06.08, indicó que la empresa tomó en cuenta legítimamente los costos de un viaje de negocios de los empleados para participar en una conferencia internacional en gastos fiscales (subpárrafo 12, párrafo 1, artículo 264 del Código Fiscal de la Federación de Rusia) . De hecho, en el marco de este evento, los empleados recibieron información útil sobre nuevos y formas efectivas ejecución de las actividades productivas de la organización.
Y según el Ministerio de Finanzas de Rusia, la empresa tiene derecho a tener en cuenta los gastos por la participación de un empleado en un seminario educativo como parte de otros gastos relacionados con la producción y las ventas (subcláusula 23, cláusula 1 y cláusula 3 , artículo 264 del Código Fiscal de la Federación de Rusia, carta de fecha 28 de febrero de 2007 No. 03 -03-06/1/137).
Sin embargo, las disputas con respecto a tales costos ocurren principalmente debido a su insuficiente documentación. Entonces, además de los documentos primarios recibidos de la organización organizadora y el informe del empleado, la empresa puede confirmar la participación real de este último en el seminario con fotografías del evento, que representan a sus participantes, incluido el empleado de la empresa. .
Además, los tribunales aceptan como prueba un reportaje fotográfico publicado tanto en el sitio web de la organización participante (Decreto del Servicio Federal Antimonopolio del Distrito Noroeste del 14 de septiembre de 2009 No. 11 No. KA-A40/2332-11- PAG). Una empresa puede guiarse por argumentos similares incluso si ella misma actúa como organizadora de tales eventos.
Las fotos del piso de negociación, junto con el plano del piso, confirmarán la validez de la solicitud y la corrección del cálculo de UTII
Otra confirmación de la participación del empleado en un seminario pagado puede ser una grabación de audio o video de su discurso publicado en el sitio web de la empresa. Sin embargo, como enfatizó el Servicio Federal Antimonopolio del Distrito de los Urales en su resolución No. Ф09-3055/09-С3 del 19 de mayo de 2009, dicha evidencia es insuficiente si es imposible identificar con precisión a la persona cuyo discurso fue grabado. Es decir, antes del inicio del discurso, el empleado debe presentarse, indicando su nombre y cargo en la empresa.
Enumerar los nombres de los socios en el sitio en la sección "Nuestras contrapartes" puede confirmar la presencia de interdependencia y probar su ausencia.
Para mejorar la imagen, algunas empresas indican los nombres de sus principales contrapartes en la sección correspondiente del sitio. Esto puede probar el hecho de la interdependencia de las partes o refutarlo.
En particular, el Servicio Antimonopolio Federal del Distrito de Moscú, en su Resolución No. КА-А40/13573-05 de fecha 19.01.06, 13.01.06, confirmó la ausencia de interdependencia entre los comerciantes de equipos. De hecho, según una copia impresa del sitio web oficial de la empresa, el concepto de sus actividades implica el uso de distribuidores independientes. Y en ausencia de interdependencia, las autoridades fiscales no podrán reconocer la transacción como controlada, volver a calcular los precios establecidos inicialmente por las partes de la transacción (Artículo 105.14 del Código Fiscal de la Federación Rusa).
Por el contrario, la interdependencia de las empresas se puede indicar directamente en sus sitios web (decisiones del Servicio Federal Antimonopolio del Distrito de Moscú de fecha 26.08.11 No. КА-А40/8250-11 y fecha 25.01.11 No. КА-А40/ 16951-10). Así, en una de las disputas en el sitio web de la organización, se indicó explícitamente que ella y sus contrapartes son parte de un solo holding o grupo de empresas, están en la misma dirección y tienen un solo número de teléfono de centro de llamadas y autoridad ejecutiva (Decisión del Servicio Antimonopolio Federal del Distrito de Moscú con fecha 19.09.12 No. A40-136050/11-99-581). En este caso, la organización debe estar preparada para los controles de precios realizados en el marco de las normas de precios de transferencia.
La imagen de los locales comerciales y de almacén demostrará la exactitud del cálculo de los indicadores para el uso de UTII.
Muchos comercian o empresas de manufactura en su sitio web realizan un "recorrido" virtual para los visitantes: publican fotos de su comercio, producción y instalaciones de almacenamiento.
En primer lugar, tales imágenes, junto con los planos de planta de las instalaciones, pueden jugar en las manos de los pagadores de UTII. Después de todo, el procedimiento y la legalidad de la aplicación de este régimen depende, entre otras cosas, de la presencia o ausencia de un piso de negociación, su área, la disponibilidad de utilidad y las instalaciones de almacenamiento (incisos e incisos 2 y 3 del artículo 346.29 de el Código Fiscal de la Federación Rusa).
Pero a menudo, el costo de los alimentos en un comedor corporativo se establece sin el uso de beneficios: un nivel de precios tanto para los empleados como para otros visitantes. En este caso, la información sobre el menú del comedor corporativo, publicada en la página web de la empresa con precios, puede ayudar a evitar los reclamos de los controladores.
Así, dado que la empresa no proporciona comidas gratuitas a sus empleados, sino que proporciona servicios pagados catering, no está obligada a devengar primas de seguro y retener el IRPF de dichas cantidades.
La discrepancia entre los salarios indicados en la descripción de la vacante en el sitio web de la empresa y los pagos reales puede dar lugar a la acumulación adicional de primas de seguro
Muchas organizaciones en la sección "Vacantes" de su sitio web publican información sobre los puestos vacantes, indicando, junto con los requisitos para los candidatos, el monto de la remuneración. En opinión de los controladores, si a los candidatos se les ofrece una remuneración sustancialmente superior al salario real, esto indica que se trata de pagos no oficiales.
Sin embargo, los tribunales apoyan a los contribuyentes. Por ejemplo, el Servicio Federal Antimonopolio del Distrito Noroeste en su resolución No. А56-32859/2009 del 13 de mayo de 2009 señaló que es imposible determinar los ingresos de los empleados únicamente sobre la base de su testimonio personal y anuncios, sin que existan otras pruebas documentales que así lo demuestren sin duda alguna. Y en la decisión del 26.01.09 No. A56-4256/2008, el tribunal del mismo distrito señaló que la descripción de las vacantes, por regla general, indica el salario máximo. Al mismo tiempo, el monto real de la remuneración depende de muchos factores y finalmente lo establece el empleador en relación con las calificaciones, la antigüedad en el servicio y las condiciones de trabajo de un empleado en particular. La FAS del Distrito de los Urales llegó a la misma conclusión en su resolución del 08/04/09 No. Ф09-1768 / 09-С3.
Por lo tanto, solo sobre la base de la información sobre las vacantes publicadas en el sitio web de la empresa, las autoridades fiscales no tienen derecho a afirmar inequívocamente que el empleador paga los salarios "en un sobre".
La lista de precios de bienes y servicios ayudará a evitar controles de precios y confirmará la razonabilidad del monto de los gastos para pagar los servicios del contratista.
Como regla general, el precio de transacción se compara con el precio de mercado de bienes, obras y servicios similares (artículo 105.7 del Código Fiscal de la Federación Rusa). Al publicar una lista de precios de bienes, obras y servicios en su sitio web, la empresa puede demostrar a los controladores que los precios que aplica son los mismos para todas las contrapartes, es decir, de hecho, son precios de mercado.
Además, la información sobre los precios de los servicios de contraparte publicados en su sitio web confirmará la razonabilidad de la cantidad de gastos incurridos por la empresa. En particular, al resolver una disputa sobre el monto de la compensación por los gastos de los servicios de un representante, el Servicio Federal Antimonopolio del Distrito de Moscú en su resolución del 16 de febrero de 2012 No. A40-48569 / 14-08-170 indicó que el importe de los gastos incurridos por la organización corresponde a la lista de precios bufete de abogados publicado en el sitio web de este último.
Sin embargo, gastos reales las empresas pueden exceder significativamente los precios de los servicios indicados en el sitio web del contratista. Esto puede deberse al hecho de que las impresiones enviadas desde el sitio indican el costo mínimo de los servicios relevantes. En realidad, los precios dependen del tipo y la complejidad del servicio prestado, el volumen y el tiempo dedicado al trabajo.
Así, aunque los costos incurridos por la empresa para pagar los servicios del contratista excedan los precios indicados en su sitio web, tales costos, si están debidamente documentados, están justificados (resoluciones del Servicio Federal Antimonopolio del Distrito Noroeste de junio 29, 2012 No. A56-58882 / 2010 y de fecha 17.12.08 No. А56-18864/2007).
El banner colocado en el sitio web de la empresa confirma el hecho de los gastos de publicidad.
Muchas empresas anuncian sus productos y servicios a través de Internet, incluso mediante la colocación de banners tanto en sus sitios web como en sitios web de terceros. El Ministerio de Finanzas de Rusia, en una carta del 29 de enero de 2007 No. 03-03-06 / 1/41, señala que la empresa tiene derecho a tener en cuenta dichos costos como parte de los costos de publicidad en su totalidad (cláusula 4 del artículo 264 del Código Fiscal de la Federación Rusa).
Al mismo tiempo, el cliente puede confirmar los gastos de publicidad no solo mediante un acuerdo con un agente de publicidad, actos de trabajo realizados y documentos primarios, sino también mediante capturas de pantalla de páginas de Internet que contienen dichos pancartas publicitarias así como fotos anuncios. De esta manera, el hecho de proporcionar servicios de publicidad se confirmó en los casos considerados en las resoluciones del Servicio Federal Antimonopolio de la región del Volga con fecha 13 de mayo, 08 No. A65-26012 / 2007 y el distrito Volga-Vyatka con fecha 19 de septiembre de 2006 No. A79-1054 / 2006 distritos.
Por el contrario, en la Resolución No. КА-А40/7332-11 del 27 de julio de 2011, el Servicio Federal Antimonopolio del Distrito de Moscú indicó que las capturas de pantalla de las páginas en las que supuestamente se colocaron los carteles publicitarios de la empresa se realizaron utilizando una computadora especial. programas Es decir, de hecho, la empresa no hizo publicidad en Internet. Por lo tanto, el contribuyente no tenía derecho a tener en cuenta los montos en disputa en los gastos tributarios.
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Es recomendable fijar las formas de los documentos primarios en la política contable. Ventajas y desventajas de los formularios de desarrollo propio.
A principios de 2013, las empresas seguramente tendrán que revisar sus políticas contables. Esto fue consecuencia del hecho de que la Ley Federal del 6 de diciembre de 2011 N° 402-FZ introdujo cambios significativos en las normas contables, incluidas las relacionadas con los documentos primarios.
Las empresas que utilizan el sistema tributario simplificado ahora también necesitan elaborar una política contable completa, ya que desde 2013 están obligadas a llevar la contabilidad en igualdad de condiciones con el resto.
Es recomendable fijar las formas de los documentos primarios en la política contable
El principal cambio introducido por la Ley Federal del 6 de diciembre de 2011 No. 402-FZ se refiere a los documentos primarios. Ahora los formularios uniformes se han vuelto opcionales y la propia empresa elige qué formularios usar.
Las formas de los documentos primarios elegidos por la organización son aprobadas por el jefe. Esto está indicado en el párrafo 4 del artículo 9 de la Ley Federal del 6 de diciembre de 2011 No. 402-FZ.
De esta norma, podemos concluir que basta con aprobar las formas de los documentos primarios por orden separada del jefe, y no se pueden dar en la política contable. Pero no es así. Del numeral 4 de la PBU 1/2008 se desprende que la política contable de la empresa debe establecer formas primarias. Y nadie canceló este PBU. Además, la nueva ley establece explícitamente que las reglas contables y contables actuales se aplican hasta el momento en que los funcionarios aprueben nuevos estándares federales y de la industria. Esto está previsto en el párrafo 1 del artículo 30 de la Ley Federal del 6 de diciembre de 2011 No. 402-FZ.
Por lo tanto, como antes, es mejor establecer en la política contable todas las reglas necesarias con respecto a los documentos primarios. Y sus formas se dan en el apéndice de la misma.
Los funcionarios fiscales siempre han estudiado la sección dedicada al sector primario durante las inspecciones. Dado que, de acuerdo con el párrafo 1 del artículo 252 del Código Fiscal de la Federación de Rusia, la contabilidad de los gastos al calcular el impuesto sobre la renta depende de esto. No menos importante es la primaria para las deducciones del IVA, que se establece en el párrafo 1 del artículo 172 del Código Fiscal de la Federación Rusa.
Ahora, cobran aún más importancia las disposiciones de la política contable en cuanto a los documentos primarios, ya que la propia empresa determina qué formularios utilizar, y por ende qué documentos serán la base para el cálculo de los impuestos. Por lo tanto, el lenguaje para la política contable necesita ser cuidadosamente considerado.
¿Por qué son convenientes las formas unificadas?
Como hemos escrito más de una vez, la forma más fácil es seguir utilizando las formas unificadas habituales de los documentos primarios, sobre todo porque no se han cancelado. Las resoluciones pertinentes del Goskomstat de Rusia continúan operando, pero los formularios aprobados por ellos se han vuelto opcionales.
La ventaja de los formularios estándar radica principalmente en el hecho de que están integrados en los programas de contabilidad y, por lo tanto, no es necesario modificarlos.
Además, los formularios unificados no tendrán que verificarse por la presencia de detalles obligatorios, cuya lista se establece en el párrafo 2 del artículo 9 de la Ley Federal del 6 de diciembre de 2011 No. 402-FZ. Como regla general, todos estos formularios contienen los detalles necesarios. Además, los formularios estándar son bien conocidos por los contratistas y, desde este punto de vista, no suscitarán dudas. No menos significativo es el hecho de que las autoridades fiscales están acostumbradas a los formularios unificados.
Como resultado, si una empresa utiliza formas unificadas de documentos primarios, esto se puede escribir en la política contable, por ejemplo, de la siguiente manera:
"Para contabilizar las transacciones comerciales, aplique formularios unificados aprobados por el Decreto del Comité Estatal de Estadísticas de Rusia con fecha 25 de diciembre de 1998 No. 132".
Sin embargo, también hay un inconveniente. Muchos formularios unificados contienen muchos detalles de todo tipo, y si no se completan todos, las autoridades fiscales suelen tener reclamaciones. Por lo tanto, de acuerdo con los formularios unificados, los compradores continuarán enfrentándose a las molestias de los controladores y vendedores, con solicitudes de los clientes para rehacer el documento.
Ventajas y desventajas de los documentos primarios de desarrollo propio
Para desarrollar sus propios formularios primarios, puede tomar los mismos formularios unificados como base, pero eliminar los detalles innecesarios de ellos. Por ejemplo, si una empresa vende solo productos que no se miden por peso, sino por paquetes o piezas, puede eliminar los indicadores de peso de la factura No. TORG-12. Las ventajas aquí son obvias: no tiene que completar datos innecesarios. Sin embargo, aún debe verificar que todos los formularios modificados contengan los detalles requeridos, así como reconfigurar el programa de contabilidad.
La política contable debe indicar el hecho de que la empresa utilizará formularios de elaboración propia y proporcionar estos formularios en la solicitud. Un ejemplo de redacción es:
“Para contabilizar las transacciones comerciales, se aplican los formularios de una carta de porte, un acto sobre una discrepancia establecida al momento de la aceptación de las mercancías... que figuran en el Apéndice No. 3.”
Al aprobar formularios primarios, es posible no prever la presencia de un sello en ellos, ya que no está incluido en la lista de detalles obligatorios establecida por la Ley Federal No. 402-FZ del 6 de diciembre de 2011. En este caso, en los formularios desarrollados, no es necesario indicar el lugar para imprimir "M.P." Esto se puede hacer para el primario interno de la empresa.
Puede prescindir de la impresión en los documentos que están firmados con las contrapartes, siempre que esto no les cause objeciones. Sin embargo, un documento certificado con un sello parece más significativo tanto para los socios como para las autoridades fiscales.
Documentos que habrán de redactarse según formularios unificados
No todos los documentos primarios se pueden redactar de acuerdo con formularios desarrollados de forma independiente. El caso es que además de la ley de contabilidad, existen otras regulaciones, que regulan las formas de los documentos primarios. Esto también fue enfatizado por funcionarios del Ministerio de Finanzas de Rusia en una carta de información No. PZ-10/2012.
Documentos para los que es necesario utilizar únicamente los formularios especificados en las disposiciones reglamentarias:
- documentos en efectivo;
- Documentos de pago;
- Hoja de ruta.
Documentos en efectivo. El procedimiento para transacciones en efectivo está establecido por el Reglamento No. 373-P del 12 de octubre de 2011, aprobado por el Banco de Rusia.
De acuerdo con esta disposición, la empresa debe utilizar los siguientes formularios unificados aprobados en la resolución del Comité Estatal de Estadística de Rusia del 18 de agosto de 1998 No. 88:
- Orden de efectivo entrante (formulario No. KO-1);
- orden de efectivo de gastos (No. KO-2);
- Libro de caja (No. KO-4);
- Libro de contabilidad de fondos recibidos y emitidos por el cajero (No. KO-5);
- Liquidación y nómina (Nº T-49);
- Nómina (Nº T-53).
Documentos de pago. Para los documentos que se utilizan para pagos que no son en efectivo, también es imposible desarrollar sus propios formularios. Se trata de acerca de orden de pago, solicitud de pago y otros documentos. En relación con ellos, aún es necesario cumplir con los requisitos establecidos en el Reglamento del Banco de Rusia de fecha 19 de junio de 2012 No. 383-P.
Hoja de ruta. El conocimiento de embarque tiene muchos detalles y completar este documento es bastante difícil, por lo que puede ser tentador aprobar su propio formulario en lugar del formulario estándar. Sin embargo, esto no debe hacerse.
La factura confirma la conclusión del contrato de transporte. La forma de esta carta de porte y el procedimiento para su cumplimentación se establecen en las normas de transporte de mercancías. Esto está indicado en los párrafos 1 y 2 del artículo 8 de la Ley Federal del 8 de noviembre de 2007 No. 259-FZ.
Con base en estas normas de la ley, el gobierno aprobó la forma de la carta de porte en el Decreto Gubernativo de fecha 15 de abril de 2011 No. 272. Así, con base en otras normas, el formulario de conocimiento de embarque es de uso obligatorio para todas las empresas.
Dificultades que pueden surgir con los documentos a doble cara
El hecho de que la empresa ahora decida de forma independiente qué formas de documentos primarios usar es, por supuesto, bueno. Pero debido a esto, pueden surgir reclamos innecesarios de las autoridades fiscales. Así como dificultades en las relaciones con los contratistas. Después de todo, pueden tener sus propios requisitos para la primaria.
Supongamos que la empresa ha fijado en la política contable cierta forma del documento primario, por ejemplo, la forma desarrollada del acto de aceptación y transferencia de activos fijos. Al vender dicho objeto, la empresa redactó un acta y se lo entregó al comprador. La contraparte no está satisfecha con la forma del documento, porque su política contable implica el uso de formularios unificados. Incluido el acto de aceptación y enajenación del activo fijo N° OS-1.
Si la empresa rehace el acto en un formulario estándar, entonces se resolverá la situación con la contraparte. Sin embargo, no se pueden descartar reclamaciones de las autoridades fiscales.
Después de todo, resulta que uno se registrará en la política contable, pero de hecho se redacta otra forma del documento. Es posible que este punto llame la atención de los inspectores. Incluso pueden alegar que en este caso no existe ningún documento primario debidamente ejecutado, ya que el acto de aceptación y transferencia no corresponde a la política contable de la empresa. Y aplicarán una multa en virtud del artículo 120 del Código Fiscal de la Federación Rusa, cuyo monto es de al menos 10 mil rublos.
Si tales discrepancias entre política contable y el primario disponible surgirá del comprador, los controladores pueden, sobre esta base, encontrar fallas en los costos y las deducciones del IVA.
De esto podemos sacar las siguientes conclusiones. Primero. Es deseable decidir sobre las formas de la primaria incluso en la etapa de celebración de un acuerdo, para que luego no haya disputas al respecto. Lo mejor es prescribir directamente en el contrato qué formulario debe redactar el proveedor de bienes o el prestador de servicios (obras). Si se trata de un formulario unificado, debe proporcionar su nombre y número. Para mayor claridad, también puede agregar un enlace al documento que lo aprobó.
Si las partes han acordado utilizar un formulario no uniforme, puede proporcionar una muestra del mismo en un anexo del contrato.
Segundo. En la política contable, es mejor fijar reglas flexibles para los documentos bilaterales. Su esencia es que dichos valores se aceptan para la contabilidad en las formas acordadas con la contraparte. Por ejemplo, puedes escribir algo como esto:
“Para la contabilización del trabajo realizado y de los servicios prestados, se aplican los formularios de actos de trabajo realizados (servicios prestados), acordados con las contrapartes de la organización.”
Puede acordar las formas de valores con las contrapartes directamente en el contrato. Si el acuerdo no dice sobre las formas del primario, entonces las formas de los documentos firmados por ambas partes de la transacción se considerarán acordadas. Estos detalles también se pueden escribir en la política contable:
“Para la contabilidad de los servicios prestados y de los trabajos realizados, se aplicarán aquellas formas de documentos primarios que se establezcan en los contratos de prestación de servicios o de ejecución de obras con contratistas específicos.
Si los contratos especificados no establecen las formas de los documentos primarios, aplique las formas de los documentos que acuerden el jefe de la organización y la contraparte al firmar estos documentos.
Así, utilizando las disposiciones de la política contable, es posible acreditar la corrección de los documentos primarios utilizados por los inspectores fiscales y, por lo tanto, confirmar los gastos de la empresa.
En este artículo encontrará respuestas a preguntas típicas sobre la ejecución de documentos contables primarios. Qué hacer si las contrapartes envían sus formularios primarios, si no envían ningún documento, quién aprueba el formulario primario, etc.
Formas de documentos contables primarios en la política contable.
Pregunta: ciertas formas de documentos primarios están fijadas en nuestra política contable. Algunos contratistas redactan y presentan otros formularios no proporcionados por nosotros. ¿Deberíamos aprobar cada vez en nuestra política contable las formas primarias utilizadas por las contrapartes?
Respuesta: Este tema no está regulado por la ley. Tenga en cuenta lo siguiente: en su política contable, fija solo aquellas formas de documentos primarios que expone su empresa. No es necesario aprobar los formularios principales que recibe de las contrapartes.
Pregunta: ¿Es posible prescindir de hoja de ruta al tomar en cuenta el consumo de combustibles y lubricantes, habiéndolo registrado en la póliza contable?
No, esto no se puede hacer. El Departamento Financiero proporciona una serie de aclaraciones sobre este tema. Lea, por ejemplo, la carta del Ministerio de Finanzas de la Federación Rusa del 20 de febrero de 2006 No. 03-03-04 / 1/129.
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Primario con una contraparte. Sanción por falta de documentos primarios
Pregunta: los socios extranjeros no presentan ningún documento, simplemente transfieren fondos por los servicios prestados. Dicen que no tienen tales conceptos en circulación comercial. ¿Qué nos amenaza con la ausencia de un acto de aceptación de los servicios prestados (nuestros ingresos)?
Respuesta: la ausencia de documentos contables primarios es una violación grave de las normas de contabilidad de ingresos y gastos, de conformidad con el artículo 120 del Código Fiscal de la Federación Rusa. Este artículo también indica el monto de las multas.
Pregunta: ¿cuál es la responsabilidad por la falta de "primaria"?
Respuesta: la ausencia de una "organización primaria" es una grave violación de las reglas de contabilidad de ingresos y gastos. El monto de las multas se especifica en el artículo 120 del Código Fiscal de la Federación Rusa.
Quién aprueba las formas de los documentos primarios
Pregunta: ¿Las formas unificadas de documentos contables primarios deben ser aprobadas por el jefe de la organización?
Respuesta: si, definitivamente. Según el art. 9 de la Ley del 12.06.11 No. 402-FZ, las formas de los documentos contables primarios son aprobadas por el jefe de la entidad económica a propuesta del funcionario encargado de la contabilidad.
Registro de documentos primarios
Pregunta: si hemos prestado un servicio que no tiene contador natural, y en la factura se puede poner guiones en las columnas 1 a 4, ¿será esto una infracción?
Si no pone guiones, será una violación. Consulte el Apéndice N 1 del Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 26 de diciembre de 2011 N 1137.
Pregunta: ¿los hechos de la vida económica necesitan ser elaborados con certificados contables?
No, no es necesario. La información contable se utiliza con el propósito de contabilidad tributaria. Se utiliza para fijar el cálculo de cualquier cantidad, de cuya determinación es responsable el contador. Por ejemplo, al mantener una contabilidad separada para transacciones sujetas a IVA y no sujetas a IVA. Debemos formalizar los hechos de la vida económica con documentos contables primarios.
Pregunta: si el recibo para el recibo orden de pago impreso en un borrador, ¿es legalmente vinculante?
Respuesta: Sí, lo tiene, siempre que esté redactado de acuerdo con las normas exigidas por la legislación vigente.
Continúan los conflictos con formas unificadas, la UPD cobra impulso, gestión de documentos electrónicos se pone de moda. Escuchemos los comentarios del auditor en el webinar "".
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