Especialistas del Servicio de Impuestos Federales de Rusia explicaron cómo corregir un error cometido en un recibo fiscal impreso. Resulta que para esto necesita perforar un recibo de caja de corrección o un documento de devolución. Todos los contadores y vendedores deben saber cómo hacer esto.
A veces, al vender productos al comprador, el cajero puede cometer un error. Como saben, nadie es inmune a esto, lo principal es que los errores deben corregirse. Los especialistas del Servicio de Impuestos Federales hablaron sobre cómo corregir información inexacta en un recibo fiscal descubierto por un cajero o un comprador, así como también cómo romper un cheque de corrección. Esto es especialmente cierto en relación con el uso equipo de caja registradora, que transmite datos en línea sobre todas las transacciones a las autoridades fiscales. Hemos recogido las recomendaciones de las autoridades fiscales y las normas legislativas sobre esta materia en este material.
Que error puede haber en el recibo fiscal
No son tantos los errores que puede cometer un cajero a la hora de realizar una compra. Estos incluyen, en particular:
- indicación incorrecta de la forma de pago en el cheque: "efectivo" en lugar de "electrónico" o viceversa;
- valor punzonado incorrectamente de las mercancías;
- cantidad incorrecta de bienes.
Los funcionarios fiscales creen que es imperativo corregir tales errores inmediatamente después de que se descubran. A veces, una verificación de corrección está destinada a esto. prevé tal oportunidad, pero no proporciona un algoritmo claro de acciones al respecto. Después de todo, además del cheque correctivo, también hay un recibo de efectivo para un reembolso. Desafortunadamente, los vendedores, e incluso los contadores, a menudo confunden estos conceptos. El documento de devolución se utiliza cuando el comprador desea devolver la mercancía y recuperar el dinero, o si el cajero indica accidentalmente el precio incorrecto de la mercancía. Se necesita correctivo al identificar excedentes. Dinero, por ejemplo, cuando el monto de la transacción en la caja registradora resultó ser subestimado o no se incluyó en absoluto. La oficina de impuestos automáticamente considera que en esta situación hay ingresos no recibidos, por lo tanto, se debe perforar un control correctivo solo en casos extremos.
Cómo corregir un error en un recibo
Supongamos que el comprador pagó en efectivo por la compra y el cajero perforó el cheque, como al pagar tarjeta plástica. En este caso, solo es necesario abrir un nuevo documento, pero no una verificación de corrección. Al mismo tiempo, la caja registradora en línea ya ha transmitido información sobre la transacción a las autoridades fiscales, y los datos se han registrado en acumulador fiscal. Por lo tanto, el cajero necesita cancelar la operación con un nuevo cheque, será esencialmente reembolsable. En él, debe especificar el signo del cálculo "devolución de recibos". Este documento fiscal debe contener los mismos datos que el primario, incluyendo la forma de pago incorrecta por "electrónico", así como su atributo fiscal. Esto le permite deshacer la operación incorrecta. Después de eso, el cajero podrá sacar un nuevo cheque correcto con el signo de liquidación "entrante". El comprador en este caso debe recibir ambos documentos: retornable y corregido. Sin embargo, el viejo cheque erroneo no hay necesidad de reclamar de vuelta.
Los errores de caja más comunes
Entonces, los errores más comunes que cometen los cajeros cuando trabajan para KSA son:
Cheque mal formado (por una cantidad grande de lo que debería);
Eliminación de un informe de turno con una fecha incorrecta;
Registro incorrecto de entradas en el libro del cajero-operador;
No registrar la compraventa a través de la KSA (no perforar el cheque).
1. Cheque mal formado (por una cantidad mayor de lo que debería ser)
El vendedor-cajero de la tienda Tkani, pagando al comprador, en lugar de 1 metro 85 cm de tela, ingresó el número 185 en la caja registradora y lo multiplicó por el precio de 1 metro de tela. Sin mirar el indicador del cajero, donde aparece el monto de la compra, cerró el cheque. Y cuando vi el cheque, ya era demasiado tarde: en lugar de un rublo. 1 millón 850 mil rublos pasaron por la caja.
¿Qué debe hacer el cajero si el cheque está roto por una gran cantidad?
1. Realice la operación "cancelación del cheque" (el progreso de esta operación se describe en detalle en el manual de operación de KSA).
2. Generar el cheque correcto y emitirlo al comprador.
3. Llenar el registro de cheques generados erróneamente (en adelante, el registro).
4. Adjunte un cheque erróneo al registro.
5. Reportar el incidente al IP y escribir nota explicativa en su nombre, en el que se indique breve y claramente la situación, indique la fecha, el número de serie de KSA, el número de cheque, la cantidad erróneamente registrada en la caja registradora.
6. Haga una entrada apropiada en la columna 7 “Cantidades de dinero devueltas a compradores (consumidores) por recibos de efectivo» libros del cajero-operador.
¿Qué no debe hacer el cajero si el cheque está roto por una gran cantidad?
No intente utilizar (pagar) un cheque generado erróneamente durante la jornada laboral (turno). Esta prohibición está contenida en el párrafo 15 de la Instrucción sobre el procedimiento para el uso por personas jurídicas y empresarios individuales de cajas registradoras, sistemas informáticos especiales, máquinas de impresión de boletos, taxímetros para aceptar efectivo y (o) tarjetas plásticas bancarias como medio de hacer pagos en el territorio de la República de Bielorrusia al vender bienes, realizar trabajos y prestar servicios, aprobados por la resolución del Ministerio de Hacienda, en su forma enmendada. y adicional (en adelante - Instrucción N° 000).
¿Qué debe hacer un empresario individual si su cajero perfora un cheque con un error?
1. Tome una nota explicativa del cajero.
2. Redactar un acto sobre la base de una nota explicativa ( regulaciones esto no es obligatorio, pero la práctica demuestra que se debe hacer de esta manera), en el que debe indicar los mismos datos que indicará el cajero en su nota explicativa.
3. Si el cheque se emite por un monto elevado (como en esta situación), se recomienda que el CTO informe a la oficina de impuestos sobre el incidente (llame a su inspector de impuestos).
4. Controlar al cajero, quien deberá diligenciar el registro y anexarle un cheque erróneo.
5. Todos los papeles (registro, cheque, nota explicativa del cajero, acta) deben ser puestos en el libro del cajero-operador. Estos documentos son útiles en caso auditoria de impuestos: sobre su base, el monto erróneo se deducirá de la base imponible del impuesto sobre la renta.
Utilizar la información de los registros levantados durante el trimestre al momento de llenar la columna 8 “Fondos mal aceptados, incluyendo por cada caja registradora, sistema informático especial, máquina impresora de boletos, taxímetro, indicando su número de serie, la fecha de compilación de los cheques generados erróneamente " del informe sobre las cantidades de efectivo aceptadas utilizando el KSA. Se trata de en un informe trimestral a la inspección de impuestos en el formulario establecido por la Instrucción No. 000, que deben presentar los empresarios individuales que utilizan KSA y SKS (con la excepción de los empresarios individuales que pagan un impuesto único).
Algoritmo de acción
Puesta en marcha y registro de KSA
1er paso: concluir un acuerdo con el centro Mantenimiento(TsTO), que tiene un certificado para el derecho a reparar y mantener este modelo de KSA (según el párrafo 3 de la resolución del Consejo de Ministros y el Banco Nacional / 1, se prohíbe la operación de KSA sin contrato).
2do paso: infórmese en el IMNS en el lugar de registro en qué día están listos para registrar el KSA. El mismo día, acordar con la CTO la implementación del trabajo para poner en funcionamiento el KSA. Los inspectores fiscales suelen exigir que la KSA se registre el día en que el IP recibe los documentos de la TsTO.
3er paso: el día señalado, recibir documentos para el registro en la CTO (un acto de puesta en funcionamiento de la KSA, un acto de lectura de control y acumulación de contadores de dinero, una lista de KSA que están en funcionamiento en el IP) y registrar la KSA (IP - pagadores impuesto sobre la renta también registrar el libro del cajero-operador) en la oficina de impuestos.
Tenga en cuenta que al registrar una KSA, las inspecciones de impuestos no requieren un certificado de caja, un documento que otorga el derecho a trabajar en este modelo de KSA. Este documento se requerirá más adelante, durante las verificaciones sobre el cumplimiento del IP con las reglas para el funcionamiento de la KSA. Se puede obtener después de completar la formación o en el CTC, o después de graduarse de instituciones educativas especializadas.
en una nota
De acuerdo con el párrafo 12 de la Instrucción No. 000, KSA debe instalarse en lugares accesibles para que el comprador (consumidor) pueda ver visualmente la información del indicador del comprador (si KSA tiene dicho indicador de acuerdo con el estándar estatal de la República de Bielorrusia), que muestra la cantidad publicada en KSA. Los KSA, que no tienen un indicador de comprador, se instalan de tal manera que se proporciona visualización visual del dispositivo en sí, el sistema.
verdades comunes
Si el cajero no cerró el recibo (no presionó el botón "Total"), tiene la oportunidad de cambiar, es decir, revertir el monto de la última compra quitándolo del recibo presionando el botón correspondiente en la máquina . Esta operación también se puede utilizar si el comprador no tiene suficiente dinero para pagar todas sus compras.
Puede realizar la operación de "reversión" en cualquier KSA. Lo principal es notar el error cometido a tiempo y no apresurarse a presionar la tecla "Resultado". Al presionar la tecla “PI” (“total preliminar”), el cajero puede verificar el monto que el comprador debe pagar antes de cerrar el cheque.
Es necesario que tenga como regla controlar sus acciones utilizando la información que se muestra en el indicador del cajero, y solo después de asegurarse de que esta información sea verdadera, complete la generación del recibo presionando la tecla "Total".
Los importes de KSA invertidos se registran en el informe de cierre de turno (informe z).
2. Eliminar un informe de turno con una fecha incorrecta
El cajero eliminó el informe Z sin verificar de acuerdo con el informe X (informe sin restablecer los registros de efectivo y operativos de la KSA), si la fecha y la hora de esta operación están indicadas correctamente. La fecha se ha extraviado y, en consecuencia, la KSA ha sido bloqueada.
¿Qué debe hacer el cajero si el KSA está bloqueado?
Asegúrese de que la cantidad de efectivo en cajón de efectivo corresponde a los datos del informe Z. Además, puede consultar la cinta de control, en la que se imprimen todos los recibos del turno de trabajo (consulte el importe total con una calculadora).
Si el número de informe Z es correcto, ingrese los datos en el libro del cajero-operador.
Notifique al IP (puede llamar inmediatamente al CTO) sobre lo sucedido.
Para el período de reparación de KSA, se acepta efectivo utilizando documentos contables primarios, cuya información sobre la producción y venta se ingresa en un banco de datos electrónico: recibo de órdenes de efectivo del formulario KO-1, cupones del formulario 20-FS, recibos del formulario KB-1.
¿Qué debe hacer un empresario individual si la KSA está bloqueada?
1. Lleve el KSA al CTO o llame a un representante del CTO al lugar (según los términos del acuerdo celebrado con el CTO).
2. Notificar al IMNS por teléfono sobre la próxima reparación de la unidad de memoria fiscal KSA. Una vez completada la reparación del KSA, los documentos que confirman la finalización de la reparación se envían al IMNS.
3. A más tardar el día siguiente al día del inicio del trabajo del KSA reparado, informe a la Inspección de Impuestos los datos sobre el número de órdenes de pago, cupones o recibos usados.
en una nota
Según STB “Resumen de cajas registradoras y sistemas informáticos especiales. Requisitos para mantenimiento y reparación ”cada TsTO debe tener un fondo de reserva de la KSA, que un empresario individual puede usar durante la reparación de un dispositivo defectuoso. Las condiciones para la emisión de una KSA de reserva están previstas en el acuerdo con la TsTO. Algunos CTO brindan este servicio de forma gratuita.
verdades comunes
La información contenida en el informe X corresponde a la información del informe Z, pero, a diferencia del informe Z, no se registra en memoria fiscal KSA. El informe X es conveniente porque el cajero puede controlarse a sí mismo en cualquier momento.
Al final de la jornada laboral (turno), antes de generar un informe Z, el cajero debe verificar si la cantidad de efectivo en el cajón de efectivo y la cantidad indicada en el informe X coinciden. Luego, debe verificar si la hora y la fecha impresas en el informe X son correctas. En caso de discrepancia en al menos uno de estos indicadores, el informe Z no se elimina. El siguiente paso debe ser ponerse en contacto con el CTO. En algunos casos, una consulta telefónica será suficiente para que el cajero aborde el problema por su cuenta.
El informe X también se utiliza en situaciones controvertidas para establecer la verdad. Por ejemplo, el cajero dice que recibió del comprador. rub., y el comprador afirma que le dio 50 mil rublos. El cajero puede eliminar el informe X y mostrar que, por ejemplo, de 8:00 a 10:00, se rompieron 200 mil rublos en la caja. y esta cantidad también está presente en la caja registradora.
3. Incorrecto registro de asientos en el libro del cajero-operador
Se hizo una entrada incorrecta en el libro de caja. (Esta situación no se aplica a los contribuyentes únicos, ya que hoy en día, de acuerdo con el inciso 9 de la Instrucción N° 000, están exentos de llevar un libro de cajero-operador).
¿Cómo hacer correcciones?
La línea está completamente tachada y reescrita en un espacio libre (debido al hecho de que no se debe violar la cronología de las entradas en el libro de caja, el cajero a veces tiene que tachar y reescribir fragmentos bastante grandes). La corrección está certificada por la firma del cajero u otra persona autorizada para aceptar efectivo.
verdades comunes
Los asientos en el libro del cajero-operador se realizan diariamente en orden cronológico, con pluma estilográfica o bolígrafo, sin borrones. Al comienzo de la jornada laboral (turno), el cajero registra la fecha y las lecturas de los contadores de efectivo acumulados del dispositivo (rotación de efectivo) al comienzo de la jornada laboral (turno). Los datos están certificados por la firma de la persona responsable (el propio empresario individual o un empleado designado por él, por ejemplo, el mismo cajero). Al final de la jornada laboral (turno), el cajero completa el resto de los datos previstos en el formulario del libro del cajero-operador (inciso 9 de la Instrucción N° 000).
4. No registro de compra y venta a través de KSA (no perforar un cheque).
El cajero no rompió el cheque y, en consecuencia, no se lo entregó al comprador.
Esta es la única situación cuyas consecuencias pueden volverse irreparables a partir del 1 de noviembre.
El 1 de noviembre de 2005 entraron en vigor nuevos requisitos del Decreto "Sobre la concesión de licencias para ciertos tipos de actividades" (modificado el 1 de enero de 2001), según los cuales, en caso de repetición (dos o más veces durante un año calendario) ) violación por parte del licenciatario del procedimiento para aceptar dinero en efectivo establecido por la ley dinero al vender bienes (obras, servicios) y (o) utilizar KSA y (o) SCS, la autoridad licenciante estará obligada a tomar una decisión para cancelar la licencia dentro de dos semanas con base en la presentación de un impuesto u otra autoridad estatal que controle el cumplimiento del procedimiento especificado dentro de su competencia.
cheques
El control sobre las actividades de la CTO y sus clientes lo llevan a cabo subdivisiones de la Norma Estatal, Ministerio de Impuestos, KGC. Además, una comisión de representantes de la ciudad y regionales inspecciones fiscales, Ministerio de Hacienda, Gosstandart, Instituto de Investigación de Informática, que comprueba las instalaciones comerciales de la capital (incluido el uso del método de compra de prueba). Se verifica la presencia de KSA, los medios de control (deben instalarse en ciertos lugares, de acuerdo con la Norma Estatal y el Ministerio de Hacienda, la serie y los números de los dispositivos de control deben corresponder a los datos indicados en el formulario (pasaporte) del KSA). Además, la existencia de un acuerdo con la TsTO para el mantenimiento y reparación de la KSA, un formulario (pasaporte) de la KSA, un libro de registro para el mantenimiento y reparación (en el que el empleado de TsTO debe hacer notas mensuales), y un certificado del cajero se comprueban.
El incumplimiento de cualquiera de estos requisitos será interpretado por los inspectores como una violación del procedimiento por el uso de KSA para aceptar efectivo al vender bienes (realización de trabajos, prestación de servicios), por lo que se prevé una multa de 20 a 100 BV ( el inciso 1.10 del Decreto "De medidas adicionales para regular relaciones economicas", con rev. y añadir.).
Las reglas no son para todos.
Empresarios individuales: los contribuyentes individuales no tienen que llevar un libro de cajero-operador, en el punto de venta pueden no tener documentación operativa para KSA, así como documentos que confirmen la emisión de efectivo al cajero, otra persona autorizada antes del inicio de la jornada laboral (turno) de efectivo por adelantado para transacciones de débito por un monto de no más de 5 BV por una KSA (párrafos 9, 10 y 11 de la Instrucción No. 000).
Además, los contribuyentes únicos no tienen que presentar un informe sobre las cantidades de efectivo aceptadas utilizando cajas registradoras, sistemas informáticos especiales, máquinas de impresión de boletos, taxímetros y (o) fondos retirados de tarjetas plásticas bancarias a través de estos dispositivos, sistemas, automóviles , taxímetros, al vender mercancías, realizar trabajos y prestar servicios.
Los cajeros fueron más afortunados que los zapadores, porque el cajero que cometió un error, por regla general, tiene la oportunidad de corregir la situación. solo tienes que saber como hacerlo...
Los errores comunes que cometen los cajeros al trabajar en equipos de caja registradora, en adelante KSA, son:
- mal formado documento de pago(cheque) (por una cantidad mayor de lo que debería);
- falta de registro del cambio en el documento de pago;
- eliminación de un informe Z reemplazable con una fecha incorrecta;
- registro incorrecto de entradas en el libro de caja;
- no registrar la compraventa a través de KSA (no hay documento de pago emitido).
Situación 1
El vendedor-cajero de la tienda Tkani, que atiende al comprador, en lugar de 1 metro 85 cm de tela, ingresó el número 185 en el KSA y lo multiplicó por el precio de 1 metro de tela. Sin mirar el indicador del cajero, la KSA, donde se muestra el monto de la compra, generó un documento de pago. Y cuando lo vi en forma impresa, ya era demasiado tarde: en lugar de 18.500 rublos. la KSA registró la cantidad de 1 millón 850 mil rublos.
¿Qué debe hacer el cajero si el documento de pago se genera por un monto incorrecto?
1. Generar el documento de pago correcto y emitirlo al comprador.
2. Al final de la jornada laboral (turno), elabore un registro de documentos de pago generados erróneamente para equipos de efectivo en el formulario, de conformidad con el Apéndice 3 de la "Resolución del Consejo de Ministros de la República de Bielorrusia y el Banco Nacional de la República de Bielorrusia de fecha 06.07.2011 No. 924/16”.
3.
Adjunte un documento de pago formado erróneamente al registro.
4. Realice una entrada adecuada en la columna 11 "La cantidad de documentos de pago generados erróneamente según el registro, rublos" del libro de caja.
¿Qué no debe hacer el cajero si se genera un documento de pago erróneo?
1. No utilice un documento de pago formado erróneamente para la liquidación con el comprador, no lo destruya (no lo tire).
2. No intente utilizar (reembolsar) un documento de pago generado erróneamente durante la jornada laboral (turno). Esta prohibición está contenida en el párrafo 20 de la Resolución del Consejo de Ministros de la República de Belarús y el Banco Nacional de la República de Belarús de fecha 06.07.2011 No. 924/16 Sobre el uso de equipos de efectivo, terminales de pago, electrónicos automáticos dispositivos electrónicos, máquinas expendedoras y sobre la aceptación de efectivo, tarjetas de pago bancarias como medio de liquidación en el territorio de la República de Bielorrusia al vender bienes, realizar trabajos, prestar servicios, realizar actividades en el campo de los juegos de azar, actividades de lotería, Realización de juegos electrónicos interactivos.
verdades comunes
Si el cajero no cerró el documento de pago generado (no presionó el botón de cierre del cheque), siempre tiene la oportunidad de corregir, es decir, revertir (cancelar) el monto de la compra eliminándolo del documento de pago presionando las teclas correspondientes en la caja registradora o cancelar completamente el documento de pago generado.
Puede realizar la operación de "reversión" ("cancelar") en cualquier KSA. Lo principal es notar el error cometido a tiempo y no apresurarse a presionar el botón de cierre de verificación.
Es necesario establecer una regla para controlar sus acciones utilizando la información que se muestra en el indicador del cajero, y solo después de asegurarse de que esta información sea verdadera, complete la formación del documento de pago presionando el botón para cerrar el cheque. Los importes de KSA invertidos se registran en el informe de cierre de turno (informe Z) y en el informe X.
situación 2
Al comprar bienes por valor de 28 000 rublos, el comprador transfirió 30 000 rublos al cajero. El cajero generó un documento de pago por un monto total de 28,000 rublos, en el que no había información sobre la cantidad de efectivo recibida del comprador y la cantidad de cambio.
¿Qué son los requerimientos?
De acuerdo con los requisitos de la STB 1364-0-2007 “TOTALIZACIÓN DE DISPOSITIVOS DE EFECTIVO Y SISTEMAS INFORMÁTICOS ESPECIALES. ESPECIFICACIONES GENERALES”, la información impresa en el recibo, incluyendo lo siguiente:
- la cantidad pagada por el comprador
- cantidad de cambio (si no es cero)
verdades comunes
Después de registrar todas las compras en el cheque, antes de cerrarlo, el cajero debe presionar la tecla subtotal en la caja registradora y anunciar el costo final de las compras al comprador. Luego acepta el dinero del comprador y cuéntalo:
- si no hay suficiente dinero, avíselo al comprador;
- si el monto es igual al costo de las compras, cierre el cheque;
- si el monto depositado es mayor que el costo de las compras, entonces es necesario depositarlo en la KSA y cerrar el cheque.
Situación 3
El cajero generó un informe Z sin verificar, utilizando el informe X (un informe sin restablecer los registros operativos y de caja de la KSA), si la fecha y la hora de esta operación se indicaron correctamente. La fecha no se correspondía con la actual y, en consecuencia, se bloqueó la KSA.
¿Qué debe hacer el cajero si el KSA está bloqueado?
1. Asegúrese de que la cantidad de efectivo en la caja registradora coincida con los datos del informe Z. Adicionalmente, puede consultar la cinta de control, en la que se imprimen todos los documentos de pago generados por el turno de trabajo (consultar el importe total mediante calculadora).
2. Si el número de informe Z es correcto, ingrese los datos en el libro de caja.
3. Póngase en contacto con el centro de servicio técnico de KSA para las reparaciones adecuadas.
Referencia
Durante el período de reparación del KSA, si es imposible reemplazarlo con equipo reparable o en caso de un corte temporal de energía, la aceptación de efectivo al vender bienes, realizar trabajos, prestar servicios se lleva a cabo con la emisión de un documento con cierto grado de protección a cada comprador (consumidor), se incluye información sobre la producción y venta del formulario a un banco de datos electrónico de formularios de documentos y documentos con cierto grado de protección y productos impresos. (Cláusula 23 del Decreto del Consejo de Ministros y del Centro Nacional de la República de Belarús del 06/07/2011 No. 924/16).
verdades comunes
La información contenida en el informe X corresponde a la información del informe Z, pero, a diferencia del informe Z, no se registra en la memoria KSA, es decir, es de referencia y confiable en el momento de su formación. El informe X es conveniente porque el cajero puede controlarse a sí mismo en cualquier momento.
Al final de la jornada laboral (turno), antes de generar un informe Z, el cajero debe verificar si la cantidad de efectivo en el cajón de efectivo y la cantidad indicada en el informe X coinciden. Luego, debe verificar si la hora y la fecha impresas en el informe X son correctas. Si al menos uno de estos indicadores no coincide, no se genera el informe Z. El siguiente paso debe ser ponerse en contacto con el CTO. En algunos casos, una consulta telefónica con un ingeniero CTO será suficiente para que el cajero aborde esta situación por su cuenta.
El informe X también se utiliza en situaciones controvertidas para establecer la verdad. Por ejemplo, el comprador afirma que transfirió 50 mil rublos, y el cajero dice que recibió 20 mil rublos del comprador. El cajero debe eliminar el informe X, contar el efectivo en la caja registradora y demostrar que, por ejemplo, de 8.00 a KSA se pagaron en efectivo y se registraron ventas en efectivo por un monto de 200 mil rublos. Esta cantidad también está presente en la caja registradora. En esta situación, la información de la cinta de control, impresa o almacenada en la memoria del KSA, puede ser útil.
situación 4
Se hizo una entrada incorrecta en el libro de caja. (Esta situación no se aplica a los contribuyentes únicos, ya que hoy, de conformidad con el párrafo 14 del Reglamento del Consejo de Ministros y el Centro Nacional de la República de Bielorrusia con fecha 06/07/2011 No. 924/16, son exentos de llevar un libro de caja.
¿Cómo hacer correcciones?
Tachando los asientos erróneos e inscribiendo los correctos, que estén certificados por las firmas de una persona autorizada por una persona jurídica y (o) un empresario individual.
verdades comunes
Los asientos en el libro de caja se realizan diariamente en orden cronológico, con pluma estilográfica o bolígrafo, sin borrones. Al comienzo de la jornada laboral (turno), se registran la fecha, las indicaciones de la creciente rotación de equipos de efectivo al comienzo de la jornada laboral (turno) y la cantidad de efectivo recibida por el cajero antes de comenzar a trabajar para transacciones de débito. Los datos están certificados por la firma de la persona responsable (el propio empresario individual o un empleado designado por él, por ejemplo, el mismo cajero). Al final de la jornada laboral (turno), el cajero cumplimenta el resto de datos facilitados en el formulario del libro de caja. ( párrafo14 correos. Consejo de Ministros y Centro Nacional de la República de Bielorrusia de fecha 06.07.2011 No. 924/16).
situación 5
El cajero no generó un documento de pago y, en consecuencia, no lo emitió al comprador.
Esta es una situación cuyas consecuencias pueden llegar a ser administrativamente sancionables para el cajero.
El artículo 12.18 del Código de Infracciones Administrativas de la República de Bielorrusia estableció que una violación del procedimiento establecido para aceptar efectivo en la venta de bienes (obras, servicios) por efectivo por parte de un empleado de un empresario individual o entidad legal o la violación del procedimiento establecido para aceptar dinero en efectivo en la venta de bienes (obras, servicios) por dinero en efectivo IP implicará imposición de una multa de 20 a 50 unidades básicas
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Natalia Zabavskaya,Especialista en Capacitación, Servicio UE Tucson.
Los contadores a veces no prestan la debida atención a la disciplina del efectivo, a pesar de que se prevé responsabilidad administrativa por violaciones. Expliquemos qué errores hay en la conducta. transacciones en efectivo y la ejecución de documentos en efectivo ocurren con mayor frecuencia, cómo evitarlos o corregirlos si están permitidos.
Las transacciones en efectivo las realiza un cajero u otro empleado (por ejemplo, un contador), a quien se le asignan las funciones correspondientes, o incluso el jefe de la organización. Esto está previsto en la cláusula 4 del Procedimiento para realizar transacciones en efectivo, aprobado por la instrucción del Banco Central de la Federación Rusa del 11 de marzo de 2014 No. 3210. Si el jefe realiza transacciones en efectivo, también firma documentos en efectivo.
Para que los inspectores no consideren que las transacciones en efectivo en la organización son realizadas por una "persona no identificada", es necesario documentar correctamente el hecho de transferir los poderes apropiados al empleado:
- Obtener el consentimiento del empleado para realizar transacciones en efectivo.
- Si al empleado no le importa hacerse cargo de la realización de transacciones en efectivo, entonces debe hacer adiciones a contrato laboral. Si el empleado desempeñará las funciones de un cajero en el principal tiempo de trabajo, entonces debe guiarse por las reglas para combinar profesiones, consagradas en el art. 60.2 del Código Laboral de la Federación Rusa.
- Emitir un documento administrativo, por ejemplo, una orden del jefe de la organización.
- Llegar a un acuerdo con el empleado. responsabilidad.
Límite de saldo de efectivo
Las personas jurídicas determinan de manera independiente el límite de saldo de efectivo con base en la naturaleza de la actividad, tomando en cuenta el volumen de recibos o el volumen de retiros de efectivo (Anexo a la Directiva N° 3210-U). pequeñas empresas, así como empresarios individuales permitido realizar transacciones en efectivo bajo un esquema simplificado. Por ejemplo, los empresarios individuales y las pequeñas empresas no pueden establecer un límite de efectivo (párrafo 10, inciso 2 de la Directiva N° 3210-U).Especialmente surgen muchas preguntas cuando se realizan transacciones en efectivo de divisiones separadas. Consideremos varias situaciones prácticas y demos recomendaciones sobre la mejor manera de proceder.
Ejemplo 1 EN subdivisión separada las organizaciones al final de la jornada laboral disponen de efectivo dentro del límite establecido. Todos los ingresos en efectivo de una subdivisión separada se transferirán a la caja de la organización matriz. A la mañana siguiente, se emite dinero de la caja para el cambio.
Si la obligación de entregar todo recibos de efectivo no se ha establecido una subdivisión separada en la caja de la organización matriz, pero solo se fija el derecho, entonces todo es legal. Es legal dejar efectivo en una división separada de la organización (independientemente de dónde se encuentre) al final de la jornada laboral dentro de los límites establecidos.
Las subdivisiones separadas que transfieren los ingresos al banco a la cuenta de una persona jurídica determinan de forma independiente el límite del saldo de fondos (cláusula 2 de la Directiva No. 3210-U). La pregunta es quién debe aprobar este límite por orden: la propia unidad o la organización matriz.
Ejemplo 2 Con base en los resultados de la auditoría, la autoridad fiscal estableció que el director de la sucursal de la organización aprobó mediante orden un nuevo límite al saldo en la caja de la sucursal. Según el inspector, el límite debe ser aprobado por orden del jefe de la organización. Por lo tanto, la autoridad fiscal llegó a la conclusión de que no se fijó el límite del saldo en la caja de la sucursal. La organización fue reclutada para responsabilidad administrativa bajo el art. 15.1 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación Rusa (multado).
Las acciones de la autoridad fiscal son legales. El jefe de la sucursal de la organización no tiene derecho a aprobar el límite del saldo de efectivo en la caja mediante su orden. Dicha orden debe estar firmada por el jefe de la persona jurídica.
Documentos en efectivo
Distintas personas pueden redactar documentos de caja:- gerente, si no hay contador o jefe de contabilidad;
- contador jefe, contador u otro funcionario, por ejemplo, un cajero.
Deber empresas comerciales el sello fue cancelado, por lo que los contadores se preguntan si poner un sello en los documentos primarios, recibos de PKO (formulario No. KO-1), libro de caja (formulario No. KO-4), diario de cajero-operador (formulario No. KM -4) y BSO.
Desde el 7 de abril de 2015, JSC y LLC tienen el derecho, pero no están obligados a tener un sello. Si la empresa decide tener un sello, este hecho se hace constar en el acta constitutiva. Independientemente de si el estatuto proporciona un sello o no, la empresa tiene derecho a no poner un sello en los documentos primarios, recibos para un formulario de pedido de recibo de efectivo No. KO-1), en el libro de caja (formulario No. KO- 4), el diario del cajero-operador (formulario No. KM-4) y formularios responsabilidad estricta. La ley federal no prevé tal obligación.
Si el uso del sello está previsto no solo por el estatuto de la empresa, sino también por la contabilidad política contable, entonces documentos fuente es necesario certificar con un sello (cláusula 4 PBU 1/2008 " Política contable organización", aprobado por orden del Ministerio de Finanzas de Rusia con fecha 06.10.2008 No. 106n).
Sucede que el cajero o contador que realiza transacciones en efectivo no sabe cómo poner correctamente un sello redondo en el recibo orden de pago en efectivo y un recibo por ello. Por ejemplo, algunos están seguros de que el sello del borde debe capturar la orden y su parte principal debe ubicarse en el recibo. De hecho, el sello debe colocarse en el recibo de la orden de recepción de efectivo (PKO), sin capturar la PKO en sí. En caso de desacuerdo, se debe presentar un recibo al tribunal con firmas (con una decodificación del apellido) y un sello (el formulario fue aprobado por el Decreto del Comité Estatal de Estadísticas de Rusia del 18 de agosto de 1998 No. 88 ). Si no hay firma y sello, el recibo no tiene fuerza legal, ya que no hay detalles requeridos documento. Tal posición se expresa, por ejemplo, en la decisión del Décimo Cuarto Tribunal Arbitral de Apelación del 09 de octubre de 2013 en el caso No. A66-686/2012.
Libro de pago
Noticias libro de pago al realizar transacciones en efectivo, es obligatorio (formulario No. KO-4), y está permitido tanto en copia impresa, así como en formulario electronico(inciso 4.7 cláusula 4 de la Directiva N° 3210-U).Ejemplo 3 La organización lleva un libro de caja en en formato electrónico. Después de firmar, se detectó un error en el libro de caja.
Una organización que lleva un libro de caja en forma electrónica, después de firmarlo, no tiene derecho a hacer correcciones. La Instrucción N° 3210-U no explica cómo resolver la situación.
¿Qué se puede ofrecer? Si se encuentra un error en el libro, puede redactar la primaria documento contable Básicamente un estado contable. Su forma debe ser aprobada por el jefe de la organización. Y en el certificado para explicar qué tipo de error contiene el libro de caja. El documento debe estar firmado por las mismas personas que firmaron el libro de caja.
Si la organización tiene divisiones separadas en las que se realizan transacciones en efectivo, se debe llevar un libro de caja en cada una de esas divisiones separadas. Su mantenimiento solo en la casa matriz es ofensa administrativa(parte 1 del artículo 15.1 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación Rusa).
Ejemplo 4 Después de verificar dos divisiones separadas, la organización fue multada con un total de 80 mil rublos. bajo el art. 15.1 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación Rusa. La razón fue que la organización no llevaba libros de caja para ambas divisiones separadas.
Las actuaciones de las autoridades fiscales no contradicen legislación actual. Por la ausencia de un libro de caja en una subdivisión separada, la organización puede ser multada en virtud de la Parte 1 del art. 15.1 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación Rusa por un monto de 40,000 a 50,000 rublos. (Sentencia del Décimo Quinto Tribunal Arbitral de Apelaciones de fecha 23 de abril de 2014 N° 15AP-4779/2014). Castigo administrativo asignado por cada infracción cometida. En esta situación se registraron dos infracciones. Entonces, una multa de 80,000 rublos. aplicado razonablemente.
Por cierto, los empresarios pueden no llevar un libro de caja, no emitir una orden de pago saliente cuando emitan dinero de la caja y una orden de pago entrante cuando reciban efectivo (párrafo 2 subpárrafo 4.1 y párrafo 9 subpárrafo 4.6 párrafo 4 de la Directiva nº 3210-U) . De lo contrario, tanto las pequeñas empresas como los empresarios deben cumplir con el procedimiento actual para realizar transacciones en efectivo en su totalidad.