El autor explica en detalle cómo redactar de manera competente instrucciones, órdenes y controlar su ejecución.
Los especialistas en administración creen que el 75% de la eficiencia de una empresa depende de la administración formalizada, es decir, de la capacidad de redactar de manera competente instrucciones, órdenes y controlar su ejecución.
Para que una orden sea efectiva, debe contener al menos tres elementos principales para cada elemento de la orden, a saber: qué debe hacerse, por cuánto tiempo y qué empleado es responsable de ello.
La mayoría de los gerentes no se adhieren a estas verdades comunes, por lo tanto, las órdenes a menudo carecen de una fecha límite o de un ejecutante. En una empresa de viajes, los empleados y clientes sometieron a revisión un pedido: "Para mejorar el servicio al cliente, ordenamos realizar todas las etapas con alta calidad". El jefe de otra empresa, habiendo estado en el extranjero, decidió introducir un código de vestimenta en el trabajo de acuerdo con los estándares occidentales. La orden firmada por él sonaba así: "Para mejorar la cultura del trabajo, obligo a todos los empleados a adherirse al estilo corporativo de vestimenta". Pero esta demanda del líder quedó sin respuesta. En primer lugar, nadie explicó a los empleados lo que el gerente considera "código de vestimenta corporativa". En segundo lugar, la orden no especifica el momento de la transición a este estilo y la persona responsable que supervisa la ejecución.
Hay tres tipos de órdenes:
- orden sobre cuestiones administrativas y económicas;
- orden de la actividad principal;
- órdenes de personal.
Orden de la actividad principal
Considere la metodología para compilar un pedido para la actividad principal.
Las órdenes para la actividad principal son actos jurídicos normativos que implementan la controlabilidad de los objetos de arriba hacia abajo, es decir, desde el organismo administrador hasta el administrado.
La preparación del pedido incluye varias etapas:
- iniciar la emisión de una orden;
- recopilación de la información necesaria;
- elaboración de un borrador de documento;
- convenio;
- verificar la corrección del diseño;
- firma;
- llevar la orden a los ejecutores.
La tramitación de los documentos administrativos puede regularse mediante el reglamento sobre el procedimiento para la preparación y entrada en vigor de los documentos administrativos de la organización o mediante la introducción de una sección adecuada en las instrucciones para el trabajo de oficina de la organización.
El texto de la orden consta de dos partes interrelacionadas: la indagatoria y la administrativa. La parte determinativa indica los motivos que sirvieron de base para dictar la orden. Por lo general, esta parte comienza con las siguientes frases hechas: "Con el fin de...", "Basado en...", "En relación con...".
Si la base para emitir una orden es cualquier acto normativo de un organismo superior, entonces en la parte de determinación es necesario indicar el tipo de acto, su autor, nombre completo (título), número y fecha, es decir, se dan todos los datos de búsqueda. Si no hay necesidad de dar aclaraciones, entonces la parte de determinación puede estar ausente.
La parte administrativa se separa de la enunciativa por el verbo “yo ordeno”, que se escribe en mayúsculas a partir de un renglón nuevo, sin párrafo y entre comillas, se colocan dos puntos al final del verbo. La parte administrativa se divide en párrafos y subpárrafos, los cuales están numerados en números arábigos. Cada párrafo de la parte administrativa indica el ejecutante, la acción prescrita y el plazo para la ejecución. Tanto los funcionarios individuales como las organizaciones pueden actuar como ejecutores. El número de artistas para cada artículo no está limitado. El ejecutante se indica en caso dativo. Por ejemplo: "A los directores de fábricas ...", "Al jefe del departamento de personal Ivanov V.P ...", etc. La acción prescrita se expresa mediante verbos en la forma indefinida "preparar", "inscribir", " proporcionar", "aprobar". El plazo debe ser realista, corresponder al alcance del trabajo propuesto. Por lo general, se establece una fecha de vencimiento separada para cada tarea. El último ítem de las órdenes indica la persona a quien se le encomienda el control de la ejecución del documento (cargo y nombre completo). Los documentos administrativos pueden tener anexos, a los que se hace referencia en los párrafos correspondientes de la parte administrativa. Sin embargo, el accesorio de "aplicación" en este caso no formalizado, las referencias a los anexos se dan entre paréntesis en los párrafos correspondientes. Por ejemplo: "Aprobar las instrucciones para el trabajo de oficina" (Anexo 1).
En la propia solicitud, en el ángulo superior derecho de la primera hoja, se imprime la palabra “Solicitud” (si son varias, se numeran) y se indica a qué orden o párrafo de la orden pertenece la solicitud, por ejemplo:
Diccionario de gestión de expedientes de personal. Ordenar - acto legal emitido por el jefe del órgano de gobierno, actuando sobre la base de la unidad de mando para garantizar las actividades principales y operativas.
Anexo al pedido - materiales adicionales de referencia, documentación o de otra naturaleza al texto principal del pedido.
Si el anexo a la orden es un documento aprobado (reglamento, reglas, instrucciones, etc.), se hace una anotación en el párrafo correspondiente de la parte administrativa: “(adjunto)”, y se coloca el sello de aprobación del documento en el apéndice en la esquina superior derecha.
En los borradores de órdenes que tengan una o más solicitudes, debe haber una sola paginación que abarque el texto principal y todas las solicitudes.
Los anexos a los proyectos de órdenes deberán ser visados por el ejecutor que los elaboró, los jefes de las divisiones estructurales. Se adjunta una lista de correo al borrador de la orden.
La orden se emite en una forma común de formato A4. Además, en el curso del trabajo sobre el proyecto de orden, siguen las etapas de aprobación y firma. Los borradores de pedidos preparados para su aprobación se redactan en hojas de papel estándar con todos los detalles necesarios y una indicación del campo superior del documento a la derecha: "Proyecto".
El proyecto antes de la firma está sujeto a acuerdo con todas las partes interesadas, así como con las unidades estructurales y los funcionarios a los que se refiere. La coordinación se lleva a cabo mediante el avistamiento. Las visas o el sello de aprobación, por regla general, se colocan en la primera copia del proyecto. En caso de desacuerdo con el proyecto, se redacta una conclusión razonada. Antes de firmar, el proyecto se revisa cuidadosamente en busca de errores ortográficos o de estilo. La orden está firmada por el jefe o subdirector de la empresa.
Para familiarizarse con el pedido, se pueden preparar extractos del pedido para cada artículo.
La orden de actividades administrativas y económicas se redacta de la misma forma que la orden de la actividad principal.
El empleador debe organizar el mantenimiento correcto y oportuno de los libros de trabajo, y la responsabilidad de mantener, almacenar, registrar y emitir los libros de trabajo recae en una persona especialmente autorizada designada por orden (instrucción) del empleador. La emisión de tal orden para la actividad principal es obligatoria, a pesar de que los deberes de trabajar con libros de trabajo siempre están incluidos en descripciones de trabajo y en contratos de trabajo empleados responsables de trabajar con libros de trabajo. En relación con el cambio periódico de los oficiales de personal, así como su posible ausencia temporal, parece indeseable indicar en el texto de la orden sobre el nombramiento de la persona responsable de trabajar con libros de trabajo el nombre del empleado que trabaja actualmente y usted puede limitarse al título del puesto (si se le asigna una unidad de personal).
orden de personal
Las órdenes de personal constituyen un grupo separado de documentación de personal y requieren ciertas reglas para la elaboración que son diferentes de las órdenes de actividades básicas. Ellos arreglan la contratación. reubicación laboral, despido del trabajo, establecimiento sueldos oficiales, vacaciones, viajes de negocios, cambio de nombre, incentivos, penalizaciones, etc.
En la actualidad, están en vigor formas unificadas de la mayoría de las órdenes de personal (Decreto del Comité Estatal de Estadísticas de Rusia de fecha 05.01.2004 N 1). Tienen características de redacción y ejecución: estas órdenes no se emiten para varias acciones, sino para una sola, es decir, se emite una orden de forma independiente para la contratación, de forma independiente para la transferencia, el despido, la adscripción. Cada pedido puede emitirse no para un empleado individual, sino para varios a la vez, lo cual es muy conveniente con una gran cantidad de empleados.
La introducción de formularios unificados provocó una variedad de opiniones: algunos creen que dichos formularios son convenientes y necesarios para el servicio de personal, otros creen que los nuevos formularios aumentan la complejidad del mantenimiento de registros de personal.
Sin embargo, debe tenerse en cuenta que la documentación de personal moderna tiene deficiencias tales como: la inadecuación de algunos documentos para su procesamiento por medio de computadoras electrónicas, una variedad injustificada de formularios que redactan tareas similares para organizar la gestión de personal, la falta de un solo documento normativo para la elaboración de la documentación del personal.
Los desarrolladores de formularios unificados de documentación de personal perseguían dos objetivos: agilizar y unificar el conjunto tradicional de documentos que redactan una serie de tareas para organizar la gestión de personal y adaptar estos documentos al procesamiento informático.
La introducción de formas unificadas de órdenes para el personal permitió introducir uniformidad en la estructura del texto del documento y alivió a los oficiales de personal de las dudas sobre la elección de una u otra variante de redacción de la parte administrativa.
Debido a que no se han desarrollado formularios unificados para todas las órdenes de personal, consideraremos las características generales del diseño de órdenes de personal que no están incluidas en la lista de formularios unificados.
La ejecución de órdenes para el personal no tiene instrucciones claras de GOST para la ejecución de documentación administrativa (GOST R 6.30-2003 "USD. USORD. Requisitos para la ejecución de documentos"), sin embargo, para introducir uniformidad en la preparación de este tipo de documento, es necesario cumplir con una serie de reglas que se especifican en las instrucciones para organizar el trabajo con documentos en una organización en particular.
Las órdenes de personal se emiten en formularios A4 y tienen la siguiente composición de detalles:
- nombre de la organización - el autor del documento;
- nombre del tipo de documento - "Pedido";
- fecha, número;
- lugar de publicación, título del texto;
- texto;
- firma;
- aprobación de visas;
- una marca en la familiarización con el orden del empleado;
- una marca en la ejecución del documento y su dirección en el caso.
Los pedidos se numeran durante el año natural. El número (índice) se escribe con la letra "k", lo que significa una orden para el personal, o l / s (una orden para el personal), son posibles otras designaciones de letras. Lo más importante que debe recordar es que los pedidos con diferentes períodos de almacenamiento no se pueden formar en un solo caso. Las órdenes suelen estar visadas por el subdirector de personal, un empleado del departamento de personal, el jefe del departamento al que se envía el empleado y las órdenes que tienen una cláusula sobre responsabilidad, debe ser visado por un contador. El empleado que mantiene la documentación personal debe familiarizar a cada empleado con la orden, luego de lo cual el empleado coloca su visa, que consta de los siguientes elementos: "He leído la orden", firma, transcripción de la firma y fecha de familiarización.
Las órdenes entran en vigor desde el momento en que se firman, pero en ocasiones el texto de la orden puede indicar una fecha diferente de su entrada en vigor legal. Por ejemplo, la orden se firmó el 22 de abril y el empleado fue designado para el puesto el 27 de abril.
Se imponen requisitos especiales a los textos de la orden sobre el personal: la redacción debe ser clara, precisa, ya que reflejan derechos laborales trabajador. Una orden de personal, a diferencia de una orden de actividades básicas, no puede contener una parte de declaración y la palabra de comando "Yo ordeno" (no está contenida en las órdenes de personal, a diferencia de una orden de actividades básicas). La palabra dominante en las órdenes de personal son las palabras: "Aceptar", "Despedir", "Asignar", "Cambiar", "Asignar", etc.
El texto de la orden, en relación con la práctica establecida, puede redactarse de dos formas.
La primera opción, cuando la parte administrativa suele comenzar con el verbo: "Cambiar", "Asignar", "Declarar", etc., impresa en mayúsculas sin párrafo a partir de una nueva línea después del encabezamiento al texto. El encabezado del texto de las órdenes responde a la pregunta "¿sobre qué?": sobre la admisión, sobre el despido, sobre el cambio de apellido, sobre la amonestación, sobre la transferencia a otro trabajo, etc. Además, de una nueva línea, del párrafo, se escribe el apellido completo, el nombre, el patronímico del empleado a quien se emite la orden y a la que está sujeta la orden.
Anunciar:
Ivanova Irina Sergeevna, Experta Senior del Departamento de Ventas, reprendida por
actitud negligente hacia deberes oficiales que causó daño
equipo técnico.
En la segunda variante, la palabra de comando se escribe en la misma línea que la acción. Considere redactar una orden para modificar documentos que contengan datos personales del empleado en relación con el matrimonio del empleado. Esta orden no tiene una forma unificada y se redacta de acuerdo con las reglas para la expedición de documentos administrativos. El texto de dicha orden debe contener necesariamente información sobre los datos antiguos y nuevos del empleado, los detalles de los documentos en base a los cuales se ingresa nueva información sobre él. El nombre recomendado para tal orden es "Orden sobre enmiendas a documentos que contienen datos personales del empleado".
No se recomienda usar una redacción común como "A partir de tal y tal fecha, considere a Ivanova Lebedeva en relación con el registro del matrimonio ...", porque esto es analfabeto. ¿Podría pensar que sin una orden del empleador, Ivanov no sería considerado Lebedeva? Se la considera Lebedeva sobre la base de un certificado de registro de matrimonio, y no sobre la base de una orden de su empleador.
Otra redacción común también es incorrecta: "Realizar cambios en los datos personales del empleado". Cambiar los datos personales de un empleado es competencia de organismos estatales especiales, y no del departamento de personal del empleador. El servicio de personal solo realiza cambios en los documentos que contienen datos personales sobre la base de documentos sobre el cambio de datos personales de los empleados emitidos por organismos estatales especiales.
La fecha del pedido es la recepción de una copia del pasaporte por parte del departamento de personal.
Registro y almacenamiento de pedidos.
Una orden para modificar documentos que contengan datos personales se registra en el registro de órdenes correspondiente.
Con la orden de modificar los documentos que contienen datos personales, todas las partes interesadas están familiarizadas con la firma: el propio empleado, los empleados relevantes del servicio de personal y el departamento de contabilidad.
Con base en tal orden, se harán cambios a libro de trabajo trabajador, tarjeta personal empleado, cuenta personal del empleado y otros documentos del departamento de personal, departamento de contabilidad, servicio de seguridad y otras divisiones estructurales.
Los pedidos de actividades principales tienen un período de retención "permanente". Órdenes sobre cuestiones administrativas y económicas - un período de almacenamiento de 5 años.
Las órdenes de personal sobre la admisión, el despido y el movimiento de empleados se almacenan durante 75 años. Sin embargo, las órdenes para la provisión de vacaciones de estudio, servicio, sanciones, viajes de negocios a corto plazo dentro de Rusia tienen una vida útil de 5 años de acuerdo con el art. 6 de la Lista de documentos estándar de gestión generados en las actividades de la organización, indicando los períodos de almacenamiento. Los pedidos en el caso se organizan de acuerdo con los números de serie de los pedidos.
Bibliografía
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3. Doronina L. A. Organización del flujo de trabajo: Manual didáctico y metodológico. M.: GUU, 2005.
4. Una lista de documentos de gestión estándar generados en las actividades de la organización, indicando los períodos de almacenamiento. Moscú: Rosarkhiv; VNIIDAD, 2002.
L. Doronina K. e. PhD, Profesor Asociado, Director Adjunto del Instituto de Sistemas de Gestión de la Información de la Universidad Estatal de Gestión
Firmado para imprimir el 20.06.2010 "Oficial de personal. Gestión de registros de recursos humanos", 2010, Nº 7
formas unificadas de órdenes para el personal
Ejemplo de pedido para cambiar el nombre de un empleado
- RRHH y Derecho Laboral
Una orden es un documento administrativo legal emitido por el jefe de una organización con el fin de resolver las tareas estratégicas y tácticas que se presentan en el curso de las actividades. El proceso de preparación de una orden prevé la etapa de desarrollo de un proyecto, coordinándolo con todos los funcionarios interesados, divisiones estructurales, redactando y firmando un documento.
Las órdenes para la actividad principal se redactan en formularios generales. Los detalles de la orden incluyen: detalles de la forma longitudinal (o angular) indicando el nombre del tipo de documento, fecha de emisión y número de la orden, título del texto, texto de la orden con la firma del encabezado, detalles de aprobación y avistamiento, marcas en la ejecución del documento, marcas para búsqueda automática documento.
El texto de la orden, por regla general, consta de dos partes: determinativa y administrativa.
La parte determinativa establece los motivos o razones que llevaron al jefe de la organización a emitir esta orden, indica las metas y objetivos de la orden.
La parte administrativa comienza con la palabra ORDENO (sin comillas), impresa con una nueva línea desde el margen izquierdo (posición cero tabulado) en letras MAYÚSCULAS. Se colocan dos puntos después de la palabra ORDENO.
Dado que la orden a menudo prevé varias acciones diversas, su parte administrativa se divide en párrafos y, a veces, en subpárrafos.
Cada párrafo comienza con una indicación en caso dativo del funcionario o unidad estructural responsable, luego, en una formulación clara y concisa, se establecen las acciones prescritas y se indican los plazos para la implementación de las medidas. El último párrafo de la orden designa un funcionario o unidad estructural que se encarga del control de la ejecución de la orden. El modelo para construir un pedido en una forma longitudinal se muestra en la fig. ¡diez!.
Al emitir órdenes y otras actividades operativas de circulación interna en una hoja de papel en blanco usando una PC, se usa ampliamente la disposición angular de los detalles permanentes. En este caso, se utiliza el número mínimo de ellos: el nombre de la organización, el tipo de documento, la fecha, el número de registro y el título del texto. Los detalles se realizan utilizando el método de la bandera (desde la línea del campo izquierdo) de acuerdo con el ejemplo dado. El resto de los detalles se emiten de forma idéntica a la orden en el formulario con su disposición longitudinal.
ESTADO
UNIVERSIDAD
Yu.04.2003 No. 22
Sobre el trabajo de investigación para la cuenta 2003/2004. año.
Un ejemplo de orden para la actividad principal en forma longitudinal se muestra en la fig. once.
1 Diseño: un modelo del documento, que se muestra en el texto que establece la metodología de diseño y el área para colocar sus detalles. Copias de restricción de buitre.
№NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN datos de referencia sobre la organización
00.00.0000 No. 00 lugar de compilación
Comienza el título del texto | con la preposición "sobre", responde a la pregunta "sobre qué"
La parte determinativa establece los motivos, objetivos que impulsaron a la dirección de la organización a emitir una orden. En algunos casos, cuando los motivos son evidentes, se omite la parte enunciativa. La parte administrativa comienza con la palabra:
ORDENO: 1.
Al inicio del párrafo se da el nombre del cargo del ejecutante, su nombre completo, o el nombre de la unidad estructural (en caso dativo), luego se establece claramente el contenido de las acciones propuestas (comienza con un verbo indefinido) y se indica la fecha límite. 2.
La estructura de los siguientes párrafos es similar. Los elementos se pueden dividir en subelementos (1.1, 2.3, etc.). En algunos casos, el texto puede presentarse en forma de tabla. 3.
El último párrafo de la orden contiene una indicación de control sobre la ejecución de la orden: El control sobre la ejecución de la orden está atribuido a... (indicar el cargo, nombre completo o nombre de la unidad estructural).
Cada empresa en el curso de su actividad laboral, se utilizan bastante activamente pedidos para el negocio principal, ya que es correcto redactar este documento para que cumpla con los estándares del trabajo de oficina.
Para redactar una decisión reglamentaria y administrativa, es necesario redactar. Estas órdenes son compiladas por especialistas de las divisiones empresariales en las condiciones de su competencia oficial por orden de la dirección. La responsabilidad de redactar un pedido de la actividad principal recae en el responsable de esta unidad estructural, no obstante, el servicio de gestión de registros es responsable de la correcta ejecución de este documento.
Formulario de pedido para la actividad principal de la empresa.
Se compila este documento, que tiene forma unificada. Es bueno, si en su empresa, la instrucción para el trabajo de oficina, tiene un formulario de pedido. Cada hoja del formulario de pedido tiene márgenes que están limitados en tamaño desde la parte inferior, superior, izquierda - 20 mm, el campo de la derecha tiene un tamaño - 10 mm. Si el texto de la orden es demasiado grande, se numera a partir de la segunda hoja, comenzando por la parte superior o central.
Cómo hacer un pedido
- Título
El texto del pedido debe tener un título corto que debe estar alineado al centro de la página. El título responde a la pregunta: “¿sobre qué?” Se escribe en el texto sin el uso de comillas, por ejemplo, sobre el nombramiento de un responsable…, sobre la aprobación del cargo.
- Declaración de la orden
Como regla general, el texto de la orden comienza con una descripción de los motivos, la preparación principal de la orden se llama preámbulo. Las opciones más habituales con las que se puede iniciar el texto son “En ejecución”, “De conformidad”, “En orden”, etc. En el pedido, la palabra ordeno completa el texto, es recomendable prescribirlo en descarga, y también no cambiar a nueva hoja No recomendado.
- Parte administrativa
El texto de la orden incluye enumeraciones de acciones prescritas. En este caso, la precisión y la posibilidad de control futuro sobre la ejecución son muy importantes. Las acciones que se enumeran en la parte administrativa se dividen mejor en puntos, pero esto no es un requisito previo.
Los ejecutores de las órdenes pueden ser unidades estructurales o personas físicas. Los plazos están determinados por la necesidad, se fijan por orden de carácter reglamentario o regular.
El texto de la orden no debe contener una frase como "para familiarizarse con la orden". Simultáneamente con el borrador de la orden, el ejecutor en cualquier forma prepara una lista de correo, que enumera las personas específicas o unidades estructurales necesarias que deben familiarizarse.
Cómo se emiten las órdenes para las principales actividades de la empresa.
Algunos conjuntos de información, debido a su impresionante volumen, se suelen redactar en forma de anexos especiales a las órdenes, por ejemplo, otra documentación aprobada por la orden (reglamentos, mesas de personal, diagramas, gráficos, instrucciones, etc.). Si hay varias solicitudes en el pedido, deben estar numeradas.
En nuestro tiempo, la pregunta se ha vuelto relevante, ¿cuál es el Orden para la actividad principal y cómo redactarlo correctamente? En nuestro artículo, tratamos de analizar en detalle todos los aspectos de este tema, dimos las reglas y ejemplos de registro de este documento.
Una orden es un acto legal emitido únicamente por el jefe de una institución, organización, empresa para resolver problemas de producción.
En cualquier organización, existen dos grupos de órdenes: órdenes para actividades básicas y órdenes para personal. La orden de la actividad principal es un documento reglamentario que refleja las decisiones de gestión en temas de producción y actividades económicas, planificación, informes, financiamiento, préstamos, ventas de productos, actividad económica exterior, mejorando la estructura y organización de la empresa (creación, cambio en la escala de actividades, liquidación de una unidad estructural, aprobación o cambio de reglamentos, instrucciones, reglas, planes, estructura, nombramiento de comisiones, etc.).
Las órdenes se desarrollan a nombre del titular de una institución, organismo, empresa, jefes de divisiones estructurales o de un funcionario a cuyo trabajo se vinculará o cuyas actividades estén relacionadas con su ejecución.
La orden se emite en un formulario especial y contiene los siguientes detalles:
- detalles permanentes de la forma "única":
- emblema (03);
- nombre de la organización (06);
- nombre del tipo de documento (08) (PEDIDO);
- detalles variables de la forma "única":
- fecha (09);
- número de registro (10);
- lugar de compilación o publicación del documento (12);
- título (17);
- texto (19);
- marca en la presencia de la aplicación (20);
- firma (21);
- visados (23).
El título de la orden (17) responde a la pregunta "¿sobre qué?". Por ejemplo: Sobre la designación de una persona responsable de trabajar con los recursos de los ciudadanos. El título debe reflejar de manera breve y precisa el contenido del texto de la orden. No hay punto al final del encabezado.
La preparación del pedido incluye los siguientes pasos:
- estudiar la esencia del problema y recopilar la información necesaria;
- preparación de un borrador de orden;
— coordinación del proyecto;
- firmado por el jefe.
El texto de la orden consta de 2 partes:
- determinación, en la que se da la razón de ser de las actuaciones administrativas. La justificación puede ser la necesidad de lograr los objetivos previstos y resolver las tareas establecidas para la empresa, o cualquier acto normativo, interno o emitido por una autoridad superior (por ejemplo, una decisión de la junta directiva, un documento reglamentario de estado o autoridades municipales). Si las acciones prescritas no necesitan explicación, se puede omitir la parte de declaración;
- administrativo, que contiene instrucciones. La parte administrativa comienza con la palabra ORDENO, que siempre se indica en mayúsculas en un renglón separado del borde del margen izquierdo.
La parte administrativa se divide en párrafos, los cuales están numerados con números arábigos. Cada ítem debe responder a las preguntas “¿a quién? ¿qué? cuando hacerlo? Como respuesta a la pregunta "¿a quién?" indicar el cargo (en caso dativo), apellido (en caso dativo), iniciales del ejecutante. Por ejemplo:
1. Al director comercial Ivanov I.I….
Si una orden se da a varios albaceas que tienen la misma posición, luego del nombre generalizado del puesto, se listan entre paréntesis los nombres de los intérpretes (en caso dativo) y sus iniciales. Por ejemplo:
1. Jefes de departamento (Ivanov I.I., Petrov P.P., Sidorov S.S.) ...
Como albaceas en la orden, sólo se señalan diputados de primera persona o jefes de divisiones estructurales.
La acción prescrita se expresa mediante un verbo en forma indefinida, por ejemplo: preparar, proporcionar/organizar, desarrollar y someter a consideración (si se va a firmar el proyecto) o... a aprobación (si se va a aprobar el documento ).
El plazo para la ejecución de una orden está fijado únicamente por tres pares de números arábigos. Por ejemplo: Fecha límite 20/07/2010 o ... hasta el 20/07/201 0 o ... antes del 20/07/2010.
Un artículo de pedido se puede dividir en subartículos si: a un ejecutor se le dan varias instrucciones; varios artistas tienen un plazo común para la actuación; una orden dada a varios ejecutantes se formula de la misma manera.
El último párrafo de la parte administrativa podrá contener información sobre la unidad o funcionario a quien se le encomiende el control de la ejecución de la orden. Por ejemplo:
3. Imponer el control sobre la ejecución de la orden al Director Adjunto de Producción Ivanov G.I.
3. Me reservo el control sobre la ejecución de la orden.
Las personas cuyo rango oficial es superior al rango oficial de los artistas intérpretes o ejecutantes deben indicarse como controladores.
Si la orden aprueba o pone en vigor regulaciones, entonces la parte administrativa no podrá indicar los ejecutantes, plazos y controladores. Por ejemplo:
ORDENO:
- Aprobar instrucciones comerciales.
- Para que entre en vigor la instrucción a partir del 15/11/2010
Si el contratista recibe una orden permanente, en lugar de la fecha límite, se indica la frecuencia de su implementación. Por ejemplo:
una…. proporcionar un resumen semanal….
La orden entra en vigor desde el momento de la firma.
La redacción del auto debe ser exhaustivamente precisa, específica, no admitiendo diversas interpretaciones. No está permitido el uso de los verbos “aumentar”, “mejorar”, “activar”, “fortalecer”, “prestar atención”, el adjetivo “necesario” y construcciones del lenguaje como “si…, entonces…” , "cuando ...".
En la etapa de preparación de la Orden, se realizan las siguientes operaciones
- elaboración del proyecto de Orden;
- redacción de la Orden.
La preparación y ejecución de borradores de Órdenes la llevan a cabo funcionarios - Jefes de departamentos (especialistas) en nombre del Jefe de la empresa.
1. Elaboración del proyecto de Orden
Al preparar un borrador de Orden, se estudia el tema y se redacta el texto del borrador de Orden.
El texto de la Orden, por regla general, consta de dos partes: determinativa y administrativa.
En la parte determinativa expondrán los fundamentos (hechos, hechos, documentos, etc.) y motivarán el objeto de dictar la Orden.
La parte enunciativa de la Orden se omite si su parte administrativa no necesita aclaración (es decir, la razón para emitir la Orden es obvia).
La parte determinativa de la Orden se separa de la parte administrativa por la palabra divisoria "ORDENO:", la cual se imprime en línea separada del cero del tabulador, en mayúsculas con dos puntos, sin espacio y entre comillas.
En la parte administrativa de la Orden, se indica "a quién" (el contratista o unidad estructural - los responsables de la ejecución), "qué hacer" (indicar el trabajo específico), "hasta qué fecha" (los plazos para su terminación). Si la instrucción al ejecutante se da de forma permanente, entonces la fecha límite para la ejecución puede estar ausente.
La parte administrativa del texto de la Orden, por regla general, se divide en párrafos, que se numeran en números arábigos. El último párrafo indica la persona o unidad estructural que tiene encomendada la dirección de la ejecución del Pedido en su conjunto.
Si es necesario, un párrafo separado al final de la Orden enumera los documentos emitidos anteriormente (Órdenes, Decisiones, etc.) o partes de ellos, que son cancelados, modificados o complementados por esta Orden.
Las tareas separadas (por ejemplo, una tarea que contiene datos digitales) o los documentos reglamentarios puestos en vigor por la Orden (Instrucciones, Reglamentos, Reglas, etc.), por regla general, se redactan en forma de Apéndice de la Orden con referencia a ellos en los párrafos pertinentes de la Orden. En la primera página del Anexo en el ángulo superior derecho, se hace la inscripción: "Anexo a la orden del Titular de la JSC "NOMBRE DE LA FIRMA" de fecha 00.00.00 N° 000".
Las páginas de la Orden y las Solicitudes están numeradas como un solo documento.
2. Registro del proyecto de Orden
La ejecución del borrador de Orden consiste en colocar en lugares estrictamente definidos un formulario o una hoja estándar del conjunto de detalles necesario (definido para este tipo de documento) (según GOST 6.38-90). En esta etapa, se adjuntan los siguientes detalles al proyecto de Orden:
- el emblema de la organización;
- código de organización según OKPO;
- código de documento según OKUD;
- nombre de la compañía;
- nombre del tipo de documento;
- lugar de compilación o publicación;
- título del texto;
- texto;
- una marca en la presencia de la aplicación;
- nombre del artista y número de teléfono.
Los pedidos para la actividad principal (la primera hoja) se redactan, por regla general, en el membrete General de la empresa.
Firma de la orden
- aprobación del proyecto de Orden;
- transferencia del borrador de Orden al servicio DOW;
- verificar la corrección de la ejecución del proyecto de Orden;
- ajuste del proyecto de Orden;
- colocar el requisito "el sello de restricción de acceso al documento";
- firmar el proyecto de orden.
3. Aprobación del proyecto de Orden
La firma del proyecto de Orden se inicia con su aprobación. El funcionario que elabore el proyecto de Orden deberá coordinarlo con:
- jefes de divisiones estructurales;
- un abogado;
- contador jefe;
- otros funcionarios interesados.
Dicha aprobación se realiza mediante la colocación de la "visa" requerida en un lugar estrictamente definido forma general o una hoja estándar en la que se redacta el borrador de Pedido (en adelante, "en el Formulario de Pedido"). Si surgen comentarios durante la coordinación, se indican en la visa misma (si el comentario es breve), o en una hoja separada con una nota apropiada en el Formulario de pedido ("Los comentarios se adjuntan" al lado de la visa). Los visados se recogen en la última página del proyecto de Orden.
4. Transferencia del borrador de Orden al servicio DOW
Una vez completada la aprobación, el Oficial que lo preparó presenta el borrador de Orden al servicio DOW para que lo firme el Jefe de la empresa (o su suplente que tenga los derechos correspondientes, en adelante "su suplente").
5. Comprobación de la corrección de la ejecución del proyecto de Orden
Antes de transferir el borrador de la Orden para su firma al Jefe de la empresa (su adjunto), el empleado del servicio DOW verifica la exactitud de su ejecución de acuerdo con el actual normas estatales sobre documentación organizativa y administrativa. Un borrador de Orden ejecutado incorrectamente se devuelve al Funcionario que lo preparó para su revisión.
6. Corrección del proyecto de Orden
El jefe de la empresa (su adjunto) puede realizar cambios y adiciones al borrador de Orden recibido del especialista del servicio DOW para su firma. Dichos cambios y adiciones se convierten en parte integral del proyecto de Orden y no violan su fuerza legal.
7. Poner el requisito "El sello de restricción de acceso al documento"
Si el proyecto de Orden contiene información incluida en la Lista de información que constituye un secreto comercial de la empresa, el jefe (su adjunto) deberá colocar los accesorios "restricción de acceso al documento" en el proyecto de Orden.
8. Firma del proyecto de Orden
El pedido está firmado (coloca la "firma" requerida en el Formulario de pedido) por el Jefe de la empresa (o su adjunto, que tiene los derechos apropiados). Se firma la primera copia de la Orden (original). La orden entra en vigor desde el momento de su firma, a menos que se especifique lo contrario en su texto.
Registro de pedidos
En esta etapa se realizan operaciones tecnológicas relacionadas con:
- registro de la Orden;
- colocando la "Marca de control" requerida.
9. Registro de la Orden
Una Orden completamente preparada, ejecutada y firmada, antes de transferirla al Contratista para el trabajo (ejecución), es registrada por especialistas del servicio DOW. El registro es necesario para garantizar la seguridad de los documentos, su pronta búsqueda, contabilidad y control. Existen varias formas de registro de documentos: centralizado, descentralizado y mixto (en este material no nos detendremos en sus características detalladas).
El registro de un Pedido es una fijación del hecho de su creación al poner en él los detalles "índice" y "fecha" (en el Formulario de Pedido) con el registro posterior de la información necesaria sobre el Pedido en los formularios de registro (revistas y / o tarjetas).
El pedido se registra solo una vez, el día de su firma. Al transferir un Pedido registrado de una unidad estructural de la empresa a otra, no se vuelve a registrar.
La "fecha" requerida se adjunta a la Orden después de su firma (por especialistas del servicio DOW).
El "índice" requerido de la Orden, por regla general, son números arábigos sin letras, colocados en orden cronológico (numeración de serie simple) desde el comienzo del año calendario. Este requisito se coloca en la Orden (en el Formulario de pedido) por especialistas de las divisiones estructurales relevantes (el servicio de la institución de educación preescolar, la división estructural cuyo jefe preparó el borrador de la Orden), según la forma de registro de documentos adoptada en la empresa.
Los índices no se adjuntan a los Anexos de la Orden.
Los pedidos para la actividad principal se registran en formularios de registro separados (Diarios de registro de pedidos para la actividad principal). La forma del registro de registro no está regulada, es decir, la composición y disposición óptimas de las columnas de registro (detalles) las determina el servicio DOW de la empresa a su discreción. La forma y el procedimiento para mantener dichos diarios se fijan en las "Instrucciones para mantener un diario (tarjetas) para registrar Pedidos para actividades principales" que está desarrollando la empresa. Como regla general, los siguientes campos de registro se utilizan en los formularios de registro:
- índice y fecha;
- autor (desarrollador);
- quién firmó;
- título y/o resumen;
- aplicaciones;
- resolución (contenido de la orden, ejecutante, autor de la orden, fecha);
- el recibo del contratista de la recepción del Pedido;
- plazo de ejecución;
- marca de control;
- progreso de la ejecución;
- nota de ejecución;
- número de caso;
- transferir datos a un soporte de máquina
Si la Orden contiene información incluida en la Lista de información que constituye un secreto comercial de la empresa, la Orden se registra en un formulario especial de contabilidad (registro). La tecnología de pasar documentos que contienen secretos comerciales en la empresa no se considera en este material.
10. Colocación de la "Marca de control" requerida
El registro de la Orden puede considerarse como Primera etapa control sobre su implementación. Después de que el Jefe (su adjunto) de la empresa haya indicado que la Orden debe ser puesta bajo control, el especialista de la institución de educación preescolar coloca la "marca de control" requerida en el margen izquierdo de la Orden frente al requisito "encabezado a el texto" (con menos frecuencia, frente a los puntos controlados de esta Orden).
Ejecución y control de ejecución de la orden
En esta etapa se realizan operaciones tecnológicas relacionadas con:
- reproducción de la Orden;
- certificación de copias duplicadas de la Orden;
- distribución de la Orden (copias) a los artistas intérpretes o ejecutantes;
- realizar una Orden de control;
- verificar la recepción oportuna de la Orden (copias) por parte de los albaceas;
- ejecución de la Orden;
- verificación y regulación de la ejecución de la Orden;
- informar al Jefe de la empresa sobre la implementación de la Orden;
- aceptar cambiar los términos y el procedimiento para la ejecución de la Orden;
- cambiar los términos y el procedimiento para la ejecución de la Orden;
- finalización de la ejecución de la orden.
El pedido, firmado por el Jefe (su adjunto) y registrado por los especialistas del servicio DOW, se transfiere a los Contratistas indicados en él contra recibo para trabajar en su implementación.
11. Reproducción de la Orden
Si se indican varios Ejecutores en la Orden, para garantizar la pronta ejecución de la Orden, se permite reproducirla en el número requerido de copias. La necesidad de reproducir la Orden y el número de copias (lista de correo) lo determina la persona que organiza su ejecución (Ejecutor responsable). La lista de correo indica el nombre de la Orden, el nombre del ejecutante, la unidad estructural, el número de copias transferidas, la fecha. La responsabilidad de determinar la circulación y compilación correcta de la lista de correo recae en el funcionario que preparó esta Orden.
12. Certificación de copias duplicadas de la Orden
Las copias replicadas de la Orden están certificadas por especialistas del servicio DOW. Para certificar una copia de la Orden, un especialista del servicio DOW coloca en el Formulario de la Orden, en el que se emite cada copia de la Orden, los accesorios "certificación de la copia".
Todas las copias reproducidas y certificadas de la Orden son transferidas por los especialistas del servicio DOW al Ejecutor Responsable para su autodistribución a los Contratistas, o los propios especialistas del servicio DOW las distribuyen a cada Contratista. Las copias de la Orden se transfieren a los Ejecutores bajo firma personal, que ellos adjuntan a la lista de correo (generalmente en el reverso de la última página de la Orden original). En el primer caso, firmará el Ejecutor Responsable, indicando el número de copias recibidas, en el segundo caso, firmarán todos los Ejecutores que hayan recibido copia de la Orden.
La tramitación de los Pedidos y su traslado para obra (ejecución) a los Contratistas deberá realizarse en el plazo de un día hábil desde el momento de recepción de los mismos previa firma del servicio DOW.
14. Enunciado de la Orden de control
La ejecución de todas las Órdenes registradas está sujeta a control.
Responsable de organizar el control sobre la ejecución de la Orden es el Jefe (su adjunto) de la empresa. El objetivo principal de la organización del control es garantizar la ejecución oportuna y de alta calidad de la Orden. El control sobre la ejecución de la Orden lo llevan a cabo especialistas del servicio DOW y el funcionario que preparó esta Orden.
Para poner el Orden bajo control, los especialistas de la institución educativa preescolar llenan las columnas correspondientes en los formularios de registro (revistas y/o tarjetas).
15. Verificación de la recepción oportuna de la Orden (copias) por parte de los albaceas
Si la distribución de la Orden (sus copias) a los Contratistas fue realizada de manera independiente por el Contratista Responsable, entonces los especialistas del servicio DOW deben verificar su recepción oportuna por parte de los Contratistas para comenzar a trabajar en la ejecución de las instrucciones registradas en eso.
16. Ejecución de la Orden
Realización de trabajos específicos por parte del Contratista en cumplimiento de la asignación (tarea) registrada en la Orden.
17. Verificación y regulación de la ejecución de la Orden
El ejecutor responsable controla personalmente e independientemente el progreso de la ejecución de la Orden.
Especialistas del servicio DOW controlan el plazo de ejecución de la Orden. El plazo para la ejecución de la Orden es el período de tiempo asignado para la ejecución de la Orden, o la fecha natural en que está prevista la ejecución. Los plazos de ejecución de la Orden pueden ser estándar o individuales.
Los plazos típicos para la ejecución de los documentos se establecen mediante actos de los más altos órganos del poder y la administración del Estado. Se asignan 10 días para considerar e informar sobre la ejecución de Órdenes dentro de los plazos de ejecución estándar, si el plazo de ejecución no se especifica en la Orden.
Los términos individuales de ejecución los indica el autor de la Orden en su texto o los establece el Jefe (su adjunto) de la empresa. Los plazos típicos e individuales se calculan en días naturales desde el momento de la firma (entrada en vigor) del Pedido. Si el plazo individual para la ejecución de la Orden difiere del estándar, se considerará que el plazo individual es el plazo de ejecución. Si es necesario cumplir los puntos del Pedido en diferentes momentos, cada punto tiene su propio plazo de ejecución.
El control de la ejecución de la Orden se realiza diariamente, si faltan de 1 a 5 días antes de la fecha límite de ejecución, y dos veces durante el período, si faltan de 5 a 10 días antes de la fecha límite de ejecución.
18. Informe al Jefe de la empresa sobre la implementación de la Orden
El ejecutor responsable y los especialistas del servicio DOW, con base en los resultados del control, informan al Jefe (su adjunto) de la empresa sobre el progreso de la ejecución de la Orden, los resultados alcanzados y las circunstancias que han surgido que impiden la ejecución de la Orden a tiempo.
19. Coordinación de cambios en el tiempo y procedimiento para la ejecución de la Orden
Si es necesario, el Jefe (su adjunto) de la empresa y el ejecutor Responsable acordarán un cambio en el tiempo y el procedimiento para la ejecución de la Orden. La base para esto es el memorando del Ejecutivo Responsable con la motivación de la necesidad de dichos cambios. La decisión de cambiar el momento y el procedimiento para la ejecución de la Orden se refleja en la resolución del Jefe (su adjunto) de la empresa.
El cambio de los términos y el procedimiento para la ejecución de la Orden debe ejecutarse al menos dos días antes del vencimiento de la Orden.
20. Cambio de los términos y procedimiento para la ejecución de la Orden
Con base en la resolución del Jefe (su adjunto) de la empresa, los especialistas del servicio DOW cambian los términos y el procedimiento para la ejecución de la Orden haciendo los ajustes necesarios en las columnas correspondientes en los formularios de registro (revistas y / o tarjetas).
21. Finalización de la ejecución del Pedido
La orden se considera ejecutada si efectivamente se llevan a cabo las medidas previstas en la misma (se completa una tarea específica, se prepara una respuesta por escrito, etc.) o se redacta otro documento para ejecutarla.
Transferencia de la orden ejecutada al caso
En esta etapa se realizan operaciones tecnológicas relacionadas con:
- devolución de la Orden ejecutada al servicio DOW;
- un registro de la ejecución de la Orden;
- retiro del control de la Orden ejecutada y su archivo en el caso.
22. Devolución de la Orden ejecutada al servicio DOW
La orden registrada por los especialistas del servicio DOW, después de la ejecución, debe ser devuelta por el Ejecutor Responsable al servicio DOW para su archivo en el caso (formación de casos).
23. Acta de ejecución de la Orden
El resultado de la ejecución de la Orden se presenta en un informe escrito o se anota en forma corta en la Orden misma (El ejecutor responsable y/o especialistas del servicio DOW llenan en el Formulario de Orden el campo "breve información sobre la ejecución" del requisito "marcar en la ejecución del documento y enviarlo al caso") . Además, los especialistas del servicio del PEI realizan las marcas necesarias (registros) en las columnas correspondientes de los formularios de inscripción (revistas y/o carnets).
24. Retirada del control de la Orden ejecutada y archivo del mismo
La orden se elimina del control después de su ejecución. Si la necesidad de ejecutar la Orden ha desaparecido, la persona que la puso bajo control la quita del control. Al mismo tiempo, los especialistas de la institución educativa preescolar realizan las marcas necesarias (registros) en las columnas correspondientes de los formularios de registro (revistas y / o tarjetas).
Archivar una Orden en un caso (formación de casos) es una agrupación de Órdenes ejecutadas en casos de acuerdo con la Nomenclatura de Asuntos de una empresa. La formación de casos la lleva a cabo un especialista al servicio de la institución educativa preescolar bajo la supervisión directa del Jefe de la empresa.
En el Formulario de la Orden presentada en el caso, los especialistas del servicio DOW anotan el requisito "marcar en la ejecución del documento y enviarlo al caso" y hacen las marcas necesarias (registros) en las columnas correspondientes del formularios de inscripción (revistas y/o carnés).
Al crear casos, se deben observar los siguientes requisitos:
- solo se colocan en el caso Órdenes ejecutadas y correctamente ejecutadas;
- Los pedidos de actividades principales se agrupan por separado de los pedidos de personal;
- por regla general, las Órdenes de un año se agrupan en el caso (a excepción de las que pasan);
- una copia (original) de la Orden se incluye en el caso;
- Los pedidos dentro del caso se organizan en secuencia numérica (en orden ascendente de sus números de registro (secuenciales));
- Los Anexos (el documento lleva la marca "Apéndice") a la Orden se archivan en el expediente junto con la Orden correspondiente;
- los documentos de las Órdenes se agrupan y archivan por separado y los conserva la persona que preparó sus borradores;
- Los pedidos que contienen información incluida en la Lista de información que constituye un secreto comercial de la empresa se agrupan y archivan en un archivo separado.